“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PERUANO ALEMÁN
EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA EMPRESA “ALASKA INTERNACIONAL S.A.”
INTRODUCCIÓN
Con el fin de presentar el proyecto de tesis para la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo, el presente trabajo de investigación desarrolla el tema !El "erfil Secretarial en la Empresa Alas#a $nternacional $nternacional S.A.%. "ara abordar este trabajo se ha recurrido al m&todo e'perimental ya (ue se utilizó el m&todo comprensivo, analítico y otros como entrevistas, encuestas
ÍNDICE D&'()*+,-(* I+-,'/))(0 Í'()&
1.>.#. A3)*)&8 '& 3* (=&8+(7*)(0 1.@. L(2(+*)(,&8 '& 3* (=&8+(7*)(0
11 11
CAPÍTULO II ASPECTOS TEÓRICOS #.1. A+&)&'&+&8 '& 4-,53&2*8
1#
#.#. B*8&8 +&0-()*8
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#.#.1. L* 8&)-&+*-(*
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CAPÍTULO I METODOLOGÍA >.1. T(4, '& (=&8+(7*)(0
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>.. D(8)/8(0 '& R&8/3+*',8
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CAPÍTULO ASPECTOS ADMINISTRAT ADMINI STRATIOS IOS
CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
aja competitividad.
5 L* D&8)-(4)(0 '& 3,8 P-,53&2*8
/esistencia al cambio.
E'cesiva conformidad.
Sin desarrollo de cuadro de liderazgo.
0esconocimiento de estilo de gestión.
1.#. F,-2/3*)(0 D&3 P-,53&2* 1.#.1. P-,53&2* G&&-*3 ".1. 2a falta de importancia del perfil secretarial en la empresa
1.;. OBJETIOSDE LA INESTIGACIÓN 1.;.1. O5<&+(=, G&&-*3 8.1. 0ar a conocer la importancia del perfil secretarial para ponerlo en pr*ctica en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%.
1.;.#. O5<&+(=,8 E84&)9:(),8 8.E.3. $mplementar un perfil secretarial con compromiso del personal y del e(uipo.
8.E.6. /ealizar un diagnóstico de la situación actual de la
1.>.#. A3)*)&8 '& 3* (=&8+(7*)(0 2a justificación de $mplementar un perfil secretarial competitivo con compromiso de la secretaria y del e(uipo, permitir* (ue la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% sea eficiente y logre los cambios ventajosos,
transform*ndose
en
una
organización
e'itosa
reconociendo (ue el ser humano es el centro de desarrollo (ue la modernización, es hecho por y para los seres humanos.
Esta implementación, permitir* a los directivos de la organización, formular estrategias claras de !arriba hacia abajo% impulsada por la visión,
los
valores
culturales
son
impulsados
visibles
y
mente por el 0irector91erente y todos los miembros de la
CAPÍTULO II ASPECTOS TEÓRICOS
prioridad operativa se perfilaban m*s como derivados (ue como prioridades. Estos cambios parecen ser muy significativos, si asumimos
(ue
nuestra
cultura
empresarial
ha considerado
tradicionalmente la utilización eficiente del perfil secretarial como el factor operativo de mayor importancia y los beneficios a corto plazo como el objetivo primordial de las empresas. Aun(ue no negamos la necesidad empresarial de obtener beneficios, es fundamental (ue estos deban considerarse, m*s bien, como la recompensa al &'ito de la compa)ía. En este nuevo conte'to, el liderazgo deviene en ser, hoy en día, la m*'ima prioridad de cual(uier empresa.
presentando su mejor cara. ;o se trata de mentir, sino de resaltar nuestros puntos fuertes en los procesos de selección de personal.
Reexiones del Perfl Secretarial en la Empresa “Alaska Internacional S.A.” +ay (ue refle'ionar sobre
•
L, /& 8& 4/&'& ,:-&)&- * 3*8 &24-&8*8 conocimientos, e'periencia, habilidades personales, etc.
•
E3 4-,?&)+, 4-,:&8(,*3 (u& nos gusta hacer y (u& se
En tal sentido, dicha secretaria para haber obtenido una plaza laboral en dicho centro se sobreentiende (ue el comienzo de todo ha sido preparar su currículo y es allí donde comienza el mercadeo de su persona present*ndose como una profesional capaz de cumplir los re(uerimientos profesional y personales (ue la institución a postular solicita, ya (ue no ser* sólo ella la (ue postule, sino muchas otras se)oritas profesionales en secretariado, tanto t&cnicas o profesional y no sólo dominando aspectos de su profesión sino tambi&n capacitadas en Administración, Computación Comercio E'terior, etc. Es allí dónde empezar* a preparar una hoja de vida (ue cause un efecto admirable en la persona (ue separe los currículos (ue
algunos casos dependiendo del *rea se contratar* personal muy joven @en el caso de /ecepción o Atención al Cliente, o de m*s edad y con e'periencia @en el cado de Secretaria Administrativa, de 1erencia o 0irectorio. ?ambi&n se evaluar* el modo de vestir correctamente, de caminar, de dialogar, de la (uímica con el cliente, así como tambi&n de ma(uillarse, es allí donde la profesional ya luego de pasar por toda esta prueba logra su objetivo de ser contratada.
"ideli#ación -idelizar significa mantener BlealB a un cliente con el
alternativa de compra, eliminando cual(uier otra posible, lógicamente, la (ue provenga de la competencia. Se puede afirmar (ue la satisfacción plena se consigue por la suma de un conjunto de BaccionesB de valor a)adido, cuantificables o no, y (ue en la mayoría de las veces nada tiene (ue ver con la propia actividad del establecimiento. Ahora bien, 4cómo detectar esa satisfacción plena en el establecimiento5, para ello el detallista debe partir de la i dea de (ue debe contar con un fuerte canal de comunicación, pues cada cliente puede tener diversos motivos de compra o necesidades diferentes (ue deber* detectar mediante el uso de
valoración, su personalidad y status, sus in(uietudes, etc., todo ello teniendo presente (ue el cliente cada vez es m*s e'igente y (ue cuenta con mayor educación de consumo. Al final con la fidelización lo (ue consigue el establecimiento es una diferenciación de la competencia (ue desarrolla su actividad en el mismo sector de negocio. +acerse diferente a la competencia conlleva un alto grado de creatividad para inventar lo no inventado y de innovación para crear lo no creado. E'iste un alto porcentaje de personas (ue no vuelven a repetir sus compras, y lo (ue es peor, muchas de ellas sin motivo
un factor generador de Bvalor a)adidoB, al menos el (ue se presupone (ue debe acompa)ar al producto. En realidad lo (ue hoy (uiere el cliente es una BsorpresaB @positiva (ue suponga un factor multiplicativo (ue sobrepase la esperanza percibida de la relación 0etallista9"roducto9Cliente.
#.#.1.;. R&3*)(,&8 P53()*8 #.#.1.;.1.
I2*7&
4&-8,*3
&24-&8*-(* Eti$%eta e ima&en personal
?
&+(/&+*
brazos. Al mover el pie iz(uierdo @apoyando primero la punta se mover* ligeramente el brazo derecho y viceversa avanzar ligeramente sin espaciar demasiado los pasos.
El Aseo Personal
Es una gran base de estimación social por(ue comunica a todo nuestro e'terior un atractivo irresistible y anuncia en nosotros una pulcritud de buenas cualidades. ;ada hay (ue comuni(ue mayor grado de belleza y elegancia (ue el aseo y la limpieza.
considerarse como una se)al de vanidad, aun(ue es perfectamente normal (ue todos mostremos cierta vanidad moderada.
2o fundamental es aceptarnos tal como somos con puntos positivos y negativos (ue todos tenemos y hacer lo (ue est& a nuestro alcance por mejorar nuestra apariencia personal en todo sentido. 2a imagen (ue proyectamos ante los dem*s no se basa
"ara la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% , la eti(ueta de la secretaria debe reflejar personalidad, elegancia, buena educación y cortesía en todos sus actos. El estudio y sobre todo la pr*ctica (ue le d& una secretaria a la eti(ueta le servir*n y le ser* de ayuda en su vida laboral ya (ue ella tendr* (ue tratar con toda clase de estatus de personas. +ay personas civilizadas (ue cumplen al pie de la letra en cuanto eti(ueta se refiere, cual(uier falta (ue ellos pueden notar seria grave ya (ue la secretaria reflejaría incidencia y poca cultura.
4Cu*les son5 E'isten algunas habilidades gen&ricas (ue son consideradas importantes para la mayoría de las profesiones y otras específicas referidas a cada especialidad. ;o es necesario convertirse en un especialista en //. ++. para ubicar las habilidades gen&ricas m*s valoradas competencia t&cnica en su profesión, buen nivel de interrelación personal y trabajo en e(uipo, liderazgo, visión estrat&gica, capacidad de trabajar por objetivos. E'isten tambi&n patrones de conducta (ue son especialmente valorados por el mercado dinamismo y
posicionamiento de los compa)eros estudioso, h*bil, responsable,
maduro,
metódico.
?ambi&n
podr*
distinguir a a(uellos (ue tienen dificultades en su capacidad t&cnica o en su capacidad para e'presarse o interrelacionarse con otras personas. "iense ahora en su propio posicionamiento y descubra hacia dónde debe dirigir sus esfuerzos por mejorar.
El tema resulta importantísimo. 2a posibilidad de (ue participe en un proceso de selección de profesionales muchas
veces
posicionamiento
estar*
determinada
por
su
pues es usual (ue se soliciten
Con la cobertura de dichos puntos, estar* iniciando su actividad de perfil secretarial.
)a com%nicación pers%asi*a Estrate&ias
de
la
Com%nicación
Pers%asi*a Se debe saber (ue las estrategias del perfil secretarial para la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% son muy
en (u& ideas insiste, (u& tipo de preguntas haceD Eso nos ayudar* a deducir lo (ue realmente le importa @las personas, los resultados económicos, el trabajo bien hecho. Este an*lisis re(uiere pr*ctica, pero con el tiempo es muy eficaz.
•
-tili#ar
la
/cnica
del
Acompasamiento: a(uí adem*s de observar hay (ue copiar. 0eberemos imitar con tacto @nunca debe parecer una burla los movimientos, la gesticulación y el tono de voz del entrevistador. El
2a comunicación persuasiva es la base del perfil secretarial en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%, pero para (ue funcione debe formar parte de una estrategia para construir nuestra propia imagen. Eso significa presentarnos a los dem*s de una determinada manera, aun(ue sin intentar enga)arles ni cambiar nuestra personalidad.
2a imagen se crea a partir de todos los elementos de comunicación hablamos,
(ue
miramos,
nos
rodean
escribimos,
cómo
vestimos,
gesticulamos
y
•
?ampoco tendría sentido (ue destac*ramos nuestra gran autoconfianza y mientras lo hacemos no estemos mirando al entrevistador a los ojos.
•
2a propia imagen se construye poco a poco, pero empieza con los detalles y por mucho (ue la cuidemos, si no somos naturales, sinceros y respetuosos con nuestros interlocutores, nunca nos tomar*n en serio. Sólo la gente sanamente ambiciosa puede obtener resultados &ticos y duraderos cuando se vende a sí misma.
eventos, manejo de tiempo, toma de decisiones, resolución de problemas, desempe)o bajo presión, manejo de prioridades (ue le permitan alcanzar sus objetivos en el campo laboral. Adem*s de la preparación acad&mica es necesario hacer &nfasis en la urgencia del compromiso con la propia formación integral, como ser humano.
+ay
(ue
completar
los
conocimientos
ad(uiridos, esforz*ndose por cultivar y desarrollar cualidades y
habilidades
personales,
los
cuales
podemos clasificar en intelectuales, morales, sociales y físicas.
•
Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas.
•
Concentración en las diferentes tareas (ue se realizan.
•
Aptitud para desarrollar dos o m*s actividades simult*neamente.
•
$niciativa.
•
Sentido com
•
+abilidad para seguir instrucciones.
•
>etas personales y profesionales.
C%alidades Sociales: Es importante destacar •
Capacidad para trabajar en e(uipo Alcanzar objetivo mediante el trabajo en conjunto.
•
Capacidad
para dirigir
0istribuir tareas
y
coordinar el trabajo de personas (ue est&n a su cargo. •
8rden En los documentos, en los elementos (ue se utilizan en el trabajo (ue se realizan en la presentación personal y en el desarrollo de las
C%alidades "2sicas: Convienen se)alar las siguientes •
E'celente presentación personal Esta se reflejar* no solo en el muestrario sino tambi&n en el estado de salud, el ma(uillaje (ue se apli(ue, los accesorios (ue se utilice y los modales (ue practi(uen.
•
Adecuada modulación de voz.
•
Agudeza visual.
•
Coordinación de movimientos.
"or ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa (ue se dirijan al director.
?ienen (ue ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.
"ero tambi&n deben hacerse cargo de otras funciones de car*cter ejecutivo (ue el jefe suele delegar en ellas, aun(ue el tipo y la cantidad de tareas encomendadas
•
0on de gente tienen (ue ofrecer la mejor imagen posible. +an de ser amables, comunicativas y capaces de relacionarse con todos los compa)eros.
•
0iscreción por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos (ue afectan a todos los departamentos. 0e ella se espera (ue mantenga el secreto profesional.
•
$niciativa para resolver los problemas.
#.#.1.>.;. S&)-&+*-(* P*-+()/3*- Ser secretaria es una vocación y no una salida laboral f*cil. Al menos así lo defienden fuentes del sector, (ue
Como debe ser la personalidad del personal secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” Siendo la secretaria una persona (ue realiza su labor con personas, ser* m*s efectiva su labor cuanto mayor sean sus conocimientos acerca de los seres humanos. Es una verdad corriente, pero no por ello menos cierta, (ue cada hombre es un caso particular. Sin embargo, todos poseen ciertas características, comunes, las cuales constituyen el ser completo del hombre.
)a personalidad no es est4tica Es un error considerar a la personalidad como un sistema fijo e inmutable, y ello lo sabe muy bien el personal de la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%. Estando la personalidad, como en realidad lo est*, relacionada con el crecimiento y desarrollo, su constante solo puede acaecer en períodos limitados. El conocimiento de la personalidad es fundamental para el logro de una mejor relación entre los individuos. Este conocimiento es una tarea (ue nunca acaba, se perfecciona a lo largo de toda la vida y reserva innumerables sorpresas.
perfeccionamiento. >encionaremos ac*, las (ue consideramos m*s importantes.
C%alidades 52sicas 1at%ralidad.3 Se le define como Bsencillez sin afectaciónB 2a secretaria (ue oculta su personalidad para ad(uirir otra, falsa, la cual e'tra)a a todas luces así mismo, afecta el prestigio (ue debería ganar en su trabajo como tambi&n el prestigio de la empresa para la cual trabaja.
6%ena Sal%d.3 >ediante sencillas normas higi&nicas,
vestido discretamente y con buen gusto, es decir como corresponde a su profesión.
2as personas reciben un elevado porcentaje de sensaciones a trav&s de la vista. 2a apariencia del vendedor afectar* a los clientes en la misma proporción.
•
El buen gusto, la moda cl*sica, debe dar la pauta en el vestuario, los zapatos, su bolso o cartera, este buen gusto se debe mantener, tambi&n a la hora de utilizar accesorios o de ma(uillarse. Fs
bl
li
ia
it
l
ll
)
•
"rocurar (ue las corbatas sean discretas, limpias y bien planchadas.
•
1ene 1enera ralm lmen ente te,, los los clie client ntes es cons consid ider eran an como como mala malass maneras
Su indiferencia ante el buen servicio.
2a actitud fría e impersonal.
Contradecirlos o discutir.
2as interrupciones o instrucciones a gritos.
>ascar chicle, fumar, o comer en presencia de los clientes.
Corta Cortars rse e las las u)as u)as o llev llevar ar pali palillllos os en la boca boca al
•
Saber escuchar, el vendedor (ue escucha con atención, encontrar* (ue el propio cliente le muestra el cambio para lograr la venta.
•
+ablar de lo (ue le interesa a los dem*s, de esta forma le demuestra al cliente (ue se le est* prestando una asesoría para (ue ad(uiera lo m*s conveniente para &l.
•
Admirar y elogiar con tacto y sinceridad. sinceridad.
Si usted es capaz de interesarse aut&nticamente por la otra persona, de nombrarla, de escucharla atentamente, de hablarle de lo (ue a ella le guste, de darle la oportunidad de hablar de sí
2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% debe poseer todas estas cualidades b*sicas, lógicamente unas m*s (ue otras, pero todas ellas deben estar presentes. 2a ausencia de alguna de ellas dificultaría ejercer un aut&ntico liderazgo. Como cualidades b*sicas se)alamos
secretari aria a de !Alas# !Alas#a a $ntern $nternaci aciona onall S.A.% S.A.% se (8(,*-(* la secret caracteriza por su visión a largo plazo, por adelantarse a los acon aconte teci cimi mien ento tos, s, por por antic anticip ipar ar los los prob proble lema mass y dete detect ctar ar oportunidades mucho antes (ue los dem*s. 2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% no se contenta con
B-(33*+& la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% sobresale sobre el resto del e(uipo, bien por su inteligencia, bien por su espíritu combativo, bien por la claridad de sus planteamientos, etc., o probablemente por una combinación de todo lo anterior.
C,-*<& la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% no se amilana ante las dificultades las metas (ue propone son difíciles @aun(ue no imposibles, hay (ue salvar muchos obst*culos, hay (ue convencer a mucha gente, pero la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% no se desalienta, est* tan convencido de la importancia de las mismas (ue luchar* por ellas, superando a(uellos obst*culos (ue vayan surgiendo.
entusiasmo, el conseguir (ue el e(uipo le siga, (ue comparta sus objetivos.
G-* ),2/()*',-* otra cualidad (ue caracteriza a la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% son sus dotes de buena comunicadora, habilidad (ue le va a permitir BvenderB su visión, dar a conocer sus planes de manera sugerente.
C,=()&+& la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% es persuasiva sabe presentar sus argumentos de forma (ue consigue ganar el apoyo de la organización.
2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% es una persona compresiva, pero no una persona blanda @los subordinados le perderían el respeto. 2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% no puede abusar del Bordeno y mandoB ya (ue resulta imposible motivar a un e(uipo a base de autoritarismo, pero debe ser capaz de aplicar su autoridad sin temblarle el pulso en a(uellas ocasiones (ue lo re(uieran.
E(7&+& con sus subordinados, pero tambi&n, y muy especialmente, consigo mismo. 2a lucha por unas metas difíciles re(uiere un nivel de e'celencia en el trabajo (ue tan
El carisma es una habilidad natural para seducir y atraer a las personas, es aut&ntico magnetismo personal. El carisma permite ganarse al e(uipo, (ue se siente atraído por su líder. ;o obstante, hay (ue se)alar (ue es perfectamente posible un líder sin carisma. "ara una empresa es preferible tener un líder sin carisma con un alto sentido de la honestidad, (ue un líder carism*tico (ue utilice la organización en su propio beneficio.
H,&8+('*' unos elevados valores &ticos son fundamentales para (ue el perfil secretarial se mantenga en el tiempo. El e(uipo tiene (ue tener confianza plena en la secretaria, tiene
C,&-&+& la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% tiene (ue vivir a(uello (ue predica. Si e'ige dedicación, ella tiene (ue ser la primera si habla de austeridad, ella tiene (ue dar ejemplo si demanda lealtad, ella por delante. 2a
secretaria
de
!Alas#a
$nternacional
S.A.%
predica
principalmente con el ejemplo no puede e'igir algo a sus subordinados (ue ella no cumple. Adem*s, el mensaje de la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% debe ser coherente en el tiempo. ;o puede pensar hoy de una manera y ma)ana de otra radicalmente distinta confundiría a su e(uipo. Esto no implica
2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% debe demostrar a sus empleados (ue es perfectamente compatible una gran dedicación profesional con una rica vida privada. El entusiasmo, la energía, la ilusión (ue e'ige el liderazgo sólo se consigue con una vida intensa, entretenida, variada. 2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% es una persona (ue sabe disfrutar de los placeres de la vida.
P&-8&=&-*+& las metas (ue fija la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% son difíciles de alcanzar y tan sólo con un esfuerzo sostenido se pueden lograr. 2os obst*culos ser*n numerosos y en ocasiones pueden
Fn aut&ntico líder no teme (ue por cambiar su punto de vista o por aceptar la opinión de un subordinado est& dando muestras de debilidad. ?odo lo contrario, proyectaría una imagen de persona
abierta,
dialogante,
fle'ible,
pragm*tica,
(ue
contribuiría a aumentar su prestigio entre los colaboradores.
A/+,',2((, la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% es la referente del e(uipo, debe ser capaz de controlar sus emociones, especialmente en los momentos delicados no puede mostrar su abatimiento ante un suceso negativo @si &l cae, la organización se derrumba. 2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% tiene (ue ser una
2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% conoce los puntos fuertes y las debilidades de su grupo, respeta a sus adversarios, asume riesgos controlados tras un an*lisis riguroso. 2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% tiene (ue luchar contra el endiosamiento, entendido como un e'ceso de autosuficiencia (ue le puede llevar a perder la prudencia.
R&*3(8+* la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% est* siempre con los pies en el suelo, sabe compaginar su visión del largo plazo con el día a día, conoce las dificultades (ue conllevan sus objetivos, el esfuerzo (ue e'ige a los empleados.
H/2** la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% es una persona cercana, pró'ima, c*lida, comprensible. Esta cualidad es b*sica lograr no sólo el respeto del e(uipo, sino tambi&n su aprecio. El ser una persona e'igente y rigurosa, el tener (ue utilizar en ocasiones su autoridad, no tiene por (u& estar re)ido con mostrase de una manera sencilla y natural, preocupado por su gente. /esulta absurda @y contraproducente la actitud de muchos secretarias de mostrarse altivas, frías y distantes.
A))&8(53& la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% tiene
humildad no es síntoma de debilidad, sino de persona realista, con los pies en la tierra. 2a humildad ayuda a ganar el respeto del e(uipo. 2a secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% (ue va de prepotente dispone a la organización en su contra.
G&&-,8* la generosidad es fundamental en todo líder. 2os empleados han depositado en &l su confianza, pero adem*s de interesarles el futuro de la empresa, les preocupa su situación personal. 2a relación profesional no deja de ser una transacción en la (ue el trabajador aporta su trabajo a cambio de un salario, una
El conocimiento es fuente de ideas, muchas de las cuales podr* aplicar en la gestión de su organización.
I/(&+* la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% es una persona inconformista, (ue le gusta indagar, aprender de la gente. Esta in(uietud le lleva a estar permanentemente investigando nuevas alternativa, a ir por delante del resto. En el mundo actual, una persona conformista termina (ued*ndose obsoleta inmediatamente.
C, 8&+(', '&3 /2,- el humor es fundamental en la vida, siendo especialmente
O4+(2(8+* el optimismo es contagioso, se e'pande al resto de la organización. El optimista es una persona (ue no teme las dificultades, (ue ve los obst*culos perfectamente superables esto le lleva a actuar con un nivel de audacia (ue le permite alcanzar algunas metas (ue una persona normal ni si(uiera se plantearía. Adem*s, la persona optimista se recupera r*pidamente de los fracasos y tiende siempre a mirar hacia adelante.
E 5/&* :,-2* :98()* la secretaria de !Alas#a $nternacional S.A.% tiene (ue cuidarse, llevar una vida sana, hacer deporte, cuidar su alimentación, descansar. Es la
2a documentación generada por !Alas#a $nternacional S.A.% es la
Si una organización destruye su contabilidad anual de manera accidental tendr* serios problemas para cumplir con sus obligaciones tributarias, y por tanto su permanencia est* en juego. J si una empresa descuida y guarda toda la documentación (ue produce, puede suponer, aparte de un importante gasto en espacio, una ralentización de sus actividades económicas. Con estos ejemplos se aprecia (ue el archivo es un buen activo de cual(uier organización y su gestión es clave para el buen funcionamiento.
8rganizar esta documentación para el uso diario
Si la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% desapareciera, la documentación (ue protege la ley suele ir con el director, y una vez (ue no es necesaria es destruida, eliminando la
#.#.#.;.#. C,:(-2*- )(+*8 2lamar al cliente siempre identificando la empresa, hacer la confirmación de la cita con la persona indicada.
M*&<, '& ),+*)+,8 +&3&:0(),8 Se le da seguimiento a todos sus clientes, si solicitan
•
Evaluación de los estados financieros.
•
Cuestiones financieras.
•
?ramitación de reclamaciones financieras.
#.#.#.>.;. R&)&4)(0 ? *),7('* '& =(8(+*+&8 •
/ecepción y acogida a las visitas situaciones (ue pueden presentarse, formas para resolver las dificultades con &'ito. ?ipos de clientes. "autas a seguir con un cliente difícil.
#.#.#.>.>. (8(+* , 4-&=(8+*
F*8& '& 43*+&*2(&+, 2a persona responsable de la toma de una decisión individual debe analizar y definir las variables siguientes •
?ipo de decisión. "roblemas, causas, dificultades (ue la motivan.
•
Estrategia de la toma de decisión. ;ecesidad de consultar,
de
entrevistarse
con
personas
implicadas o de realizar una reunión con ellas. •
>omento oportuno para tomar la decisión y llevarla a cabo.
•
"ersonas implicadas.
F*8& '& '&3(5&-*)(0 Es el momento del estudio y an*lisis de los problemas o dificultades de las diferentes propuestas, de los pros y contras de cada una de ellas, de las posibles consecuencias, del momento apropiado para tomar la decisión, comunicarla y llevarla a la pr*ctica.
F*8& '& '&)(8(0 2a persona responsable debe hacer en esta fase la elección de la alternativa y llegar a una conclusión sobre la decisión m*s conveniente o necesaria.
2a secretaria (ueda sin autoridad para tomar otras decisiones si no ejecuta y pone en pr*ctica a(uellas (ue ha tomado con anterioridad.
F*8& '& 8&7/(2(&+, ? ),+-,3 '& 3* '&)(8(0 *',4+*'* El seguimiento y control de las decisiones tomadas, así como la puesta en pr*ctica de las tareas y actividades (ue llevan consigo, es una labor esencial. Comprende el conjunto de actuaciones (ue permiten comprobar el cumplimiento de las tareas y actividades decididas e introducir modificaciones en caso necesario.
2a duración de una reunión es una variable (ue debe tener en cuenta la persona o personas (ue la preparan o coordinan. A
mayor
participación
en
la
empresa
!Alas#a
$nternacional S.A.%, mayor n
supera los 3LH clientes corporativos del Estado y otros 3HH clientes de empresas privada calificados en todo el territorio de la /epublica. Sobre la base de ofrecer la m*s reciente tecnología y brindar servicios diferenciales en atención al cliente, !Alas#a $nternacional S.A.% ha programado mantener anualmente el ritmo de crecimiento histórico de la empresa así como
capacitarse permanente con las
principales marcas de fabricantes ?$ como son 7Com, Advance, A8C, A"C, Asus, en(, ?C, $mation, $mprimiun, $ntel, $omega, 2e'mar#, 21, 2ogitech, >icrosoft, >S$, 8M$, "anda, "anduit, "C Chips "hilips,
2a variedad de productos nos permite atender diversos segmentos como la industria, minería, construcción, vivienda y el Estado. Sus unidades de transporte entregan la mercadería en cual(uier lugar de 2ima >etropolitana sin costo adicional y tambi&n provincias. J es comercializadora de las siguientes marcas S?A;2EJ, 1E08/ES, /$01$0, 0NA2?, >E?A;8, >AF$?A, S+F2?O, ;$ME, 2ACM P 0ECME/, ?F>$, ?/A>8;?A;A, A2"+A, "+$2$"S, ?$C$;8, $;0EC8, >A?FS$?A, -A>AS?$2, MF2M8;$, M0, 8; E228?A ?/F""E/, >SA/SE1, -8/?E,
A4+(+/' En psicología, es cual(uier característica psicológica (ue permite pronosticar diferencias interindividuales en situaciones futuras de aprendizaje. >ientras (ue en el lenguaje com
Cualidad Cada una de las circunstancias o caracteres, naturales o ad(uiridos, (ue distinguen a las personas o cosas.
E24-&8* 2a empresa es un sistema en el (ue se coordinan factores de producción, financiación y comerciales para obtener sus fines.
E8+-*+&7(* ?&cnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo.
E+(/&+* Conjunto de los estilos, normas, usos y costumbres (ue se debe guardar en los actos p
H*5(3('*'
Es el tipo de mar#eting el cual consiste aplicar el mar#eting en nosotros mismos pues nosotros somos mar#eting.
P&-:(3 S&)-&+*-(*3 Es el perfil (ue debe tener y mantener toda secretaria, muy importante para la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% .
P&-:(3 "erfil Conjunto de rasgos peculiares (ue caracterizan a una persona o cosa.
P&-8,*3('*' Conjunto de las características y diferencias individuales (ue distingue a una persona de otra.
CAPÍTULO III HIPÓTESIS Y ARIABLES
+.E.6. Con la implementación del perfil secretarial eficiente a la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% , se lograr* una nueva imagen.
#.>. *-(*53&8 ARIABLES
INDICADORES -unciones del trabajo
iQ 2a secretaria moderna
/elaciones p
dQ 2a empresa !Alas#a $nternacional S.A.%
0esarrollo b*sico de la empresa 0esarrollo y ejecución especializada de la empresa
CAPÍTULO I METODOLOGÍA DE LA INESTIGACIÓN
>.#. D(8&, '& (=&8+(7*)(0 Encuesta.
N(=&3 '& (=&8+(7*)(0 El nivel de investigación (ue escogimos para nuestro tema es el tercer nivel !e'plicativo%, por(ue de esta manera podremos determinar los orígenes, a fin de profundizar nuestro tema, formulando hipótesis.
>.;. U(=&-8, 4,53*)(0 ? 2/&8+-* U(=&-8, 2a empresa !Alas#a $nternacional S.A.%.
>.@. T)()*8 '& -&),3&))(0 '& '*+,8 CUESTIONARIO A"E22$08S J ;8>/ES RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRR E0A0 RRRRRRR SE8 RRRRRRRRRRRRRRRRR
1.
C-&& U'. /& &8 (24,-+*+& ),+*- ), / &)&3&+& &3 4&-:(3 8&)-&+*-(*3 & 3* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.” a Sí @
b ;8 @
#. I'&+(:()* &3 4-,408(+, /& +(&& &3 4&-:(3 8&)-&+*-(*3 4*-* 3* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.” a Sí @
b ;8 @
;. C/3&8 8, 3*8 *)+(+/'&8 /& +,2*8 4*-* ),+*- ), / 5/& 4&-:(3 8&)-&+*-(*3 & 3* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.”
b Adecuada modulación de voz
@
c Agudeza visual
@
d Coordinación de movimientos
@
. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & P-&4*-*)(0 A)*'2()* a 2enguaje y comunicación, idiomas @especialmente ingl&s @
b /edacción y administración de documentos
@
c ?oma y trascripción de dictados
@
d ?&cnicas de oficina
@
e Administración de recursos empresariales
@
f >anejos de clientes o ventas y habilidades ejecutiva
@
a Cultura 1eneral
@
b Capacitación y actualización profesional permanente
@
6. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & C/*3('*'&8 I+&3&)+/*3&8
b Capacidad para dirigir
@
c -le'ibilidad
@
d Sentido del humor
@
e Solidaridad
@
>.. T-*+*2(&+, &8+*'98+(), 1. C-&& U'. /& &8 (24,-+*+& ),+*- ), / &)&3&+& &3 4&-:(3 8&)-&+*-(*3 & 3* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.” a Sí @
b ;8 @
#. I'&+(:()* &3 4-,408(+, /& +(&& &3 4&-:(3 8&)-&+*-(*3 4*-* 3* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.” a Sí @
b ;8 @
;. C/3&8 8, 3*8 *)+(+/'&8 /& +,2*8 4*-* ),+*- ), / 5/& 4&-:(3 8&)-&+*-(*3 & 3* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.” a b c d e
"ositiva $nnovadora /utinaria "esimista Conformidad
@ @ @ @
@
@. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & 3* ),2/()*)(0 4&-8/*8(=* a Escuchar activamente
@
b Analizar la e'presión de lenguaje
@
c Alinearnos con su estilo de comunicación
@
d 8bservar el entorno
@
. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & 3*8 )/*3('*'&8 :98()*8 a E'celente presentación personal
@
b Adecuada modulación de voz
@
c Agudeza visual
@
d Coordinación de movimientos
@
. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & P-&4*-*)(0 A)*'2()* a 2enguaje y comunicación, idiomas @especialmente ingl&s @
b /edacción y administración de documentos
@
c ?oma y trascripción de dictados
@
d ?&cnicas de oficina
@
e Administración de recursos empresariales
@
f >anejos de clientes o ventas y habilidades ejecutiva
@
6. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & C/*3('*'&8 I+&3&)+/*3&8 a Cultura 1eneral
@
b Capacitación y actualización profesional permanente
@
c Capacidad de observación y amplitud de memoria
@
@
@
@
d Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas. e Aptitud para desarrollar dos o m*s actividades simult*neamente. f >etas personales y profesionales.
%. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & C/*3('*'&8 M,-*3&8 a /esponsabilidad
@
b 0iscreción
@
c "aciencia
@
d Sinceridad
@
e /espeto
@
f Eficiencia
@
1$. S&*3& 3, 28 (24,-+*+& & C/*3('*'&8 S,)(*3&8 a Capacidad para trabajar en e(uipo
@
b Capacidad para dirigir
@
c -le'ibilidad
@
d Sentido del humor
@
e Solidaridad
@
>.. D(8)/8(0 '& R&8/3+*',8 P-&7/+* N 1 El THI de las entrevistadas @T respondieron (ue SU creen (ue es importantes contar con un e'celente el perfil secretarial en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%, el 6HI restante @6, (ue ;8.
P-&7/+* N # El VHI de las entrevistadas @ V respondieron (ue SU identifican el propósito (ue tiene el perfil secretarial para la $nternacional S.A.%, el 7HI @7, (ue ;8.
empresa !Alas#a
P-&7/+* N @ El 6HI de las entrevistadas @6 respondieron (ue lo m*s importante en la comunicación persuasiva es escuchar activamente, el 7HI @7 analizar la e'presión del lenguaje, el 3HI @3 alinearnos con su estilo de comunicación, y el WHI @W observar el entorno.
P-&7/+* N El 7HI de las entrevistadas @7 respondieron (ue lo m*s importante en las cualidades físicas es la e'celente presentación, el 3HI @3 una adecuada modulación de voz, el LHI @L la agudeza visual, y el 3HI @3 coordinación de movimientos.
observación y amplitud de memoria, el 3HI @3 saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas, el 3HI @3 aptitud para desarrollar dos o m*s actividades simult*neamente, y el 3HI @3 metas personales y profesionales.
P-&7/+* N % El WHI de las entrevistadas @W respondieron (ue lo m*s importante en cualidades morales es la responsabilidad, el 3HI @3 discreción, el 3HI @3 paciencia, el 6HI @6 sinceridad, el 3HI @3 respeto, y el 3HI @3 eficiencia.
CAPÍTULO ASPECTOS ADMINISTRATIOS
@.#. P-&8/4/&8+, C,8+,8 M*+&-(*3&8
U('*' '& 2&'('*
C,8+, /(+*-(,
C,8+, T,+*3 S.
BIENES "apel bond +oja cuadriculada 2apicero 2*piz /esaltador 0is(uette C0 regrabable 2i(uid paper 2ibro SERICIOS -otocopia ?ipeo $mpresión $nternet Espiralado
3 millar 3H unds. 6 unds. 3 und. 6 unds. 6 unds. 3 und. 3 und. W unds.
9 H.3H 3.HH 3.6H 6.LH 3.HH W.L 7.HH 6L.HH
36.HH 3.HH 6.HH 3.6H L.HH 6.HH W.LH 7.HH 3HH.HH
TH unds. WH unds. WH unds. 36 horas 3 und.
H.HW 3.HH H.6H 3.HH 7.HH
7.6H WH.HH T.HH 36.HH 7.HH
RESUMEN Es importante poseer conocimientos b*sicos sobre el perfil secretarial, ya (ue con &l, todo profesional en especial la Secretaria Ejecutiva, mostrar* un buen perfil secretarial en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.% .
2a profesional en Secretariado Ejecutivo proyectar* siempre una buena
CONCLUSIONES
El perfil secretarial muestra diversas utilidades, entre otras, sirve como medio para mejorar las relaciones con los clientes, efectuar encuestas y estudios de mercado,
tambi&n como canal de distribución en las
transacciones comerciales así como medio de información, capitación & incitación al mayor consumo, como instrumento de captación de nuevos
RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS
BIBLIOGRAFÍA •
A22E?, Y. "erfil secretarial $ntegrado, Ed. arcelona 6HH3.
A1E70S
EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA EMPRESA “ALASKA INTERNACIONAL S.A.” ARIABLES ( L* 8&)-&+*-(* 2,'&-* ' L* &24-&8* “A3*8* I+&-*)(,*3 S.A.”
INDICADORES F/)(,&8 '&3 +-*5*<, R&3*)(,&8 453()*8 A)+(+/'&8 ? *4+(+/'&8 O-7*(*)(0 & &3 +-*5*<, F,-2*)(0 7&&-*3 '& 3* &24-&8* D&8*--,33, 58(), '& 3* &24-&8* D&8*--,33, ? &<&)/)(0 &84&)(*3(*'* '& 3* &24-&8*
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MATRIV DE CONSISTENCIAS
EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA EMPRESA “ALASKA INTERNACIONAL S.A.” FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
OBJETIOS
HIPÓTESIS
UNIERSO POBLACIÓN Y MUESTRA
P-,53&2* G&&-*3 2a falta de importancia del perfil secretarial en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%.
O5<&+(=, G&&-*3 0ar a conocer la importancia del perfil secretarial para ponerlo en pr*ctica en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%.
H(40+&8(8 G&&-*3 Si se conociera la importancia del perfil secretarial en la empresa, se pusiera en pr*ctica en la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%.
U(=&-8, 2a empresa !Alas#a $nternacional S.A.%. P,53*)(0 6H colaboradoras del *rea de /ecursos +umanos de la empresa !Alas#a $nternacional S.A.%.
P-,53&2*8 E84&)9:(),8 H(40+&8(8 E84&)9:()*8 O5<&+(=,8 E84&)9:(),8 4Se ha implementado un perfil $mplementar un perfil secretarial con +.E.3. Si se implementa un buen perfil secretarial con compromiso del compromiso del personal y del secretarial en la empresa !Alas#a M/&8+-* personal y del e(uipo5 $nternacional S.A.%, con compromiso de 2a muestra comprender* el *rea de e(uipo. la secretaria y de e(uipos, se lograr* Secretaría 3H secretarias. 4Se ha realizado un diagnóstico de la /ealizar un diagnóstico de la transformar a nuestra empresa en una situación actual de la secretaria de la situación actual de la secretaria de la organización con &'ito. empresa !Alas#a $nternacional S.A.% y empresa !Alas#a $nternacional S.A.% y +.E.6. Con la implementación del perfil de la empresa en su conjunto5 de la empresa en su conjunto. secretarial eficiente a la empresa 4Cómo se aplicaría la implementación Aplicar la implementación de un perfil !Alas#a $nternacional S.A.% , se lograr* de un perfil secretarial en la empresa secretarial en la empresa !Alas#a una nueva imagen. !Alas#a $nternacional S.A.%5 $nternacional S.A.%
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