IDACIÓN ECONÓMICA ECONÓMICA Y SOC IAL DEL PER Ú “AÑO DE LA CONSOL IDACIÓN ” ”
UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
DIAGNÓSTICO DE LA EVOLUCIÓN EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARES CONTABLES UTILIZADOS EN LOS ESTUDIOS ESTUDIOS CONTABLES UBICADOS EN EL DISTRITO DE HUANCAVELICA DURANTE LOS AÑOS 2005 Y 2009
TESIS PRESENTADA POR: Bach. DE LA CRUZ MANCHA, Lebana Betsahida Bach. PACO MATAMOROS, Yudit
PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO HUANCAVELICA – PERÚ 2010
________________________ ____________________________________ ____________ Dr. LOZANO NUÑEZ, Carlos
Presidente ________________________ ____________________________________ ____________ CPCC. MEDINA HERNANDEZ, Luis
Secretario ________________________ ____________________________________ ____________ Mag. FLORES PALOMINO, Magno Francisco
Vocal
CPCC. AGUIRRE VILCHEZ, Kenia
Con mucho afecto par mis padres y hermanos, por su apoyo incondicional. Lebana.
Para todas las personas que me apoyaron de forma incondicional. Yudit.
ÍNDICE PORTADA PÁGINA DE JURADOS PÁGINA DE ASESOR DEDICATORIA ÍNDICE RESUMEN INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. Planteamiento del problema ............................................................. 13 1.2. Formulación del problema................................................................. 16 1.2.1. Problema general .................................................................. 16 1.2.2. Problemas específicos ........................................................... 16 1.3. Objetivos ........................................................................................... 16 1.3.1. Objetivo general..................................................................... 16 1.3.2. Objetivos específicos ............................................................. 16 1.4. Justificación del estudio ................................................................... 17 1.5. Importancia del estudio .................................................................... 18
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1. Antecedentes del estudio .................................................................. 20 2.2. Bases teórico científicas ................................................................... 21 2.2.1. El Software Contable ............................................................. 23 2.2.2. El Sistema de Información Contable ...................................... 25 2.2.3. La Organización del Estudio Contable................................... 68 2.2.4. El suite CONTASIS ................................................................ 88
2.3. Definición de términos básicos ......................................................... 97 2.4. Sistema de hipótesis ......................................................................... 98 2.4.1. Hipótesis de investigación ..................................................... 98 2.5. Variable ............................................................................................. 98 2.6. Operacionalización de la variable ..................................................... 99
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1. Tipo de investigación ...................................................................... 100 3.2. Nivel de la investigación .................................................................. 100 3.3. Diseño de la investigación .............................................................. 101 3.4. Métodos de la investigación ............................................................ 102 3.4.1 Método general ...................................................................... 102 3.4.2 Métodos específicos .............................................................. 102 3.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos ........................... 103 3.6. Población y muestra ........................................................................ 103 3.7. Procedimientos de recolección de datos......................................... 104 3.8. Técnicas de procesamiento y análisis de datos .............................. 104
CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS 4.1. Presentación de resultados y discusión .......................................... 106 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS
vi
RESUMEN Actualmente gracias al avance científico y tecnológico, el mundo de los negocios y especialmente el de los estudios contables, presenta transformaciones significativas caracterizados por una clientela mas exigente y un Estado mas rígido en cuanto a normas para presentar la información a los entes respectivos. Mucho se ha hablado acerca de los que puede aportar en los distintos capos del mundo de los negocios, no muy lejos tenemos los adelantos científicos logrados gracias a la ayuda de los software contables que son inherente a ellos; así pues en el mundo de la contabilidad los software se introducen no sólo como un medio de trabajo, sino también como un fin del giro del negocio. Sobre las premisas planteadas, el presente trabajo de investigación se plantea en los siguientes términos: ¿Cómo fue la
evolución de la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009? Para lo cual se recabo información de los estudios contables de la localidad de Huancavelica, la que incluyo aquellos formales e informales. Se logro identificar una cantidad de 38 estudios contables en la localidad de Huancavelica. El estudio fue realizado con una muestra de 16 estudios contables, de los cuales 10 son formales y 6 son informales.
El presente trabajo de investigación por su naturaleza corresponde al tipo de investigación básica. Asimismo se ubica dentro del nivel de investigación descriptivo, pues únicamente se estudio la evolución de la implementación del Software Contable en los estudios contables de la localidad de Huancavelica. Ante la problemática planteada, se planteó la Hipótesis de investigación en los siguientes términos:
La evolución de la
implementación de los Softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009 fue lenta y no estuvo acorde a las exigencias de los usuarios. En todo momento la investigación estuvo orientado por el método científico como método general y como métodos específicos el inductivodeductivo, analítico-sintético, el histórico; las técnicas que apoyaron fueron: fichaje y análisis documental; entre los instrumentos tenemos las fichas, las fichas de observación y las fichas del análisis documental. En cuanto al diseño de la investigación se uso el descriptivo simple Al finalizar el estudio se obtuvieron las siguientes conclusiones: 1. En el periodo del 2005-2009, la evolución de los estudios contables estuvo acorde con la evolución de las MYPE de la localidad de Huancavelica, es decir tuvo un crecimiento inercial.
2. El proceso de automatización de sus procesos y operaciones de los Estudios Contables, no satisface las expectativas de los clientes potenciales. Existe una inconformidad de los clientes por la tardanza en la solución y llevado de libros contables 3. Los estudios contables en la localidad de Huancavelica, hasta el 62,5% se dedican fundamentalmente a una labor tributaria; seguido del 18,8% a actividades de asesoría empresarial. 4. Los clientes principales de los estudios contables de la localidad de Huancavelica en su 62,5% son MYPEs dedicadas fundamentalmente a actividades de comercio al por mayor y menor. 5. Los Administradores de los estudios contables de la localidad de Huancavelica durante el periodo 2005-2009 no han realizado un inversión significativa en Tecnologías de Información para la automatización de sus procesos. El 68,8% en el último lustro usan el software Microsoft Office. 6. Existe una limitación del personal que trabaja en los estudios contables de lo referente al dominio de tecnologías de información y comunicación. Solo el 18,8% presenta un índice alto de dominio. Las investigadoras.
INTRODUCCIÓN Señor Presidente y Miembros del Jurado Calificador: De conformidad a lo dispuesto por el Reglamento de Grados y Títulos de la Facultad de Ciencias Empresariales, pongo a vuestra consideración el presente trabajo de investigación titulado “ DIAGNÓSTICO DE LA
EVOLUCIÓN CONTABLES
EN
LA
IMPLEMENTACIÓN
DE
SOFTWARES
UTILIZADOS EN LOS ESTUDIOS CONTABLES
UBICADOS EN EL DISTRITO DE HUANCAVELICA DURANTE LOS AÑOS 2005 Y 2009” que al ser aprobado nos permitirá optar el Título Profesional de Contador Público. El presente trabajo de investigación cuyo problema es: ¿De qué
manera ha evolucionado la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009? bajo las premisas de que en un mundo globalizado y en constante cambio en cuanto al tratamiento de la información, los estudios contables no pueden ser ajeno a ello; ante lo cual como punto de partida es imprescindible el conocimiento de las formas en que ha evolucionado la implementación de los software contables, además las exigencias formales de la SUNAT para las empresas, nos muestra que los estudios contables tienen que automatizar sus procesos. En este sentido esta problemática tiene como componente
principal la evolución de los Softwares Contables por los Estudios Contables de la localidad de Huancavelica. El trabajo tiene como objetivo general: Conocer la evolución de
la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009. El presente trabajo está constituido por cuatro capítulos, que a continuación mencionamos:
El Capítulo I: Se esboza el Área Problemática comprendido por los siguientes sub temas: identificación del problema, formulación del problema, objetivos de la investigación, justificación y limitaciones de la investigación.
El Capítulo II: Comprende el marco teórico, donde se describe los antecedentes de la investigación, las principales teorías que explican la evolución de los software contables en los estudios contables, la definición de términos básicos y el sistema de hipótesis.
El Capítulo III: Se desarrolló la metodología de investigación, donde se consideró el tipo, nivel y diseño de la investigación. Asimismo la población, la muestra y las técnicas e Instrumentos de recolección de datos.
El Capítulo IV: Se realiza el proceso de contraste del sistema de hipótesis a partir de la evidencia empírica hallada, se realiza el análisis e interpretación de los resultados. Las investigadoras.
CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Los softwares contables son vistos actualmente como una fuente inagotable de recursos que son tímidamente explotados por los estudios contables de la localidad de Huancavelica o por las empresas que hacen uso de la información financiera. Incluso muchas organizaciones con algún tipo de negocio ven a la computadora como una herramienta de trabajo similar a una máquina de escribir sin pensar que constituye una en una valiosa ayuda en un diario quehacer con los clientes, pues pueden emplearse como material para afianzar la presentación afectiva y oportuna de la información a los entes como la SUNAT. Las constantes quejas de
los clientes hacia los titulares de los estudios contables en la presentación de la información ante la SUNAT, muestra que los estudios contables
presentan muchas debilidades antes que
fortalezas. Una de las debilidades fundamentales, de los estudios contables radica en el manejo de los sistemas de información, que en últimas instancias se refleja en el escaso uso de los softwares contables. El diagnóstico realizado, nos muestra que durante los últimos cinco años se han asignando a los estudios contables de la localidad de Huancavelica mayores y más complejas tareas relacionadas con el desarrollo de la actividad empresarial y tributaria, de la misma manera con los niveles de la satisfacción de sus clientes, constituido principalmente por los pequeños microempresarios de la localidad. Por otra parte, la SUNAT como principal ente recaudador de tributos hacia el gobierno central es el ente que mayor contacto ha tenido con los estudios contables. Además teniendo en cuenta que de acuerdo con el INEI 1 en los últimos cinco años, en la localidad de Huancavelica se ha tenido un crecimiento muy significativo los negocios que tienen la obligación
1
INEI. XI Censo Económico Nacional 2008. 14
de realizar los pagos de sus tributos, por lo cual se deduce que los clientes de los estudios contables han aumentado de forma considerable. Pese a ello se ha notado que los titulares de estos estudios contables cuya función primordial consiste en llevar la contabilidad de los negocios, no han realizado inversiones significativas en lo referente a los Sistemas de Información 2. El manejo de información esta limitado al uso de hojas de cálculo y herramientas mecánicas como calculadoras y métodos de contometría. De continuar esta forma de trabajo en los estudios contables, las exigencias de los usuarios se agudizará, lo cual con llevará a que los estudios contables pierdan su posicionamiento en el mercado lo que va en detrimento de la profesión contable. Ante este panorama, urge realizar un estudio mas profundo de las razones por la cual en los estudios contables de la localidad de Huancavelica en el último lustro; que en otros términos se expresa como la evolución de la implementación de los Software Contables, cuya repercusión general esta representado por el manejo de los Sistemas de Información.
2
Informe anual de la Cámara de Comercio de Huancavelica 2009. 15
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Así pues, una vez identificado el problema, el mismo lo planteamos en los siguientes términos:
1.2.1. PROBLEMA GENERAL ¿De qué manera ha evolucionado la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009?
1.2.2. PROBLEMAS ESPECIFICOS ¿Cuáles son las causas de la escasa implementaron de los softwares contables en los estudios contables del distrito de Huancavelica? ¿Cómo fue el proceso de implementación de los softwares en los estudios contables del distrito de Huancavelica?
1.3. OBJETIVOS 1.3.1. OBJETIVO GENERAL Conocer la evolución de la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar las causas de la escasa implementación de Software Contables en los estudios contables del distrito de Huancavelica. 16
Describir el proceso de implementación de los Softwares en los estudios contables del distrito de Huancavelica.
1.4. JUSTIFICACION DEL ESTUDIO En la actualidad en nuestro medio, la falta de innovación de las nuevas tecnologías en el mundo de los negocios y especialmente en los estudios contables es carente y si a ello sumamos que muchas empresas que brindan servicios que inciden en el manejo de la información no se capacitan en el manejo de software especializados; esto repercute en las estructuras de las mismas empresas que hacen uso de la información, la cual se caracterizan por ser eminentemente de servicios. Resulta insuficiente el tiempo que los titulares de los estudios contables disponen para afrontar las responsabilidades en sus labores, la cual les imposibilita realizar el conjunto de acciones y funciones para la innovación. La introducción gradual de las computadoras en los estudios contables ha influido mucho para que sus titulares vean la necesidad de dejar atrás los métodos tradicionales. Las funciones que desempeñan los estudios contables ante la SUNAT exigen que sean mas veloces y efectivas; en mas de los
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casos el desarrollo de sus destrezas esta limitado al uso de hojas de cálculo. Por consiguiente en los estudios contables, es bastante la responsabilidad
de los titulares, para lo cual el empleo de los
software contables es de vital importancia. En consecuencia el trabajo de investigación se orienta a poner el relieve la importancia del uso de los softwares contables, para lo cual es necesario el estudio de su evolución en el tiempo; para que los titulares de los estudios contables vean la necesidad de innovar en sus procesos y métodos. Desde el punto de vista social se justifica socialmente porque nos permitirá contribuir con el saber universal y específicamente con el saber de la carrera de contabilidad en el área especializada de contabilidad computarizada. Hecho que se genera dado las últimas tendencias del entorno al que se sujeta nuestra sociedad.
1.5. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO La importancia radica en que permitirá conocer el proceso de la implementación de los softwares contables en la provincia de Huancavelica, que servirán de base y sustento para futuras investigaciones en el ámbito.
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El conocimiento de la cantidad de estudios contables que llevan contabilidad computarizada nos reflejará el nivel de innovación de softwares en el que se encuentra la localidad de Huancavelica, buscando siempre un avance en la utilización de tecnología moderna Finalmente, la importancia de éste conocimiento permitirá conocer exactamente cuáles y cuantos estudios contables llevan una contabilidad computarizada y en qué año fueron implementados.
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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO 2.1. ANTECEDENTES DEL ESTUDIO FERNÁNDEZ BARRETO, David (2006) en su trabajo titulado “Mitos y realidades del software libre en latinoamerica ” resume que por
diversos motivos el software está acompañado por una serie de mitos que poco tienen que ver con su realidad. Se presentan algunos de estos mitos y como herramienta para contrastar los mitos con la realidad actual, se analizan algunas de las principales iniciativas que hay respecto al software libre en un ámbito concreto como es la Administración Pública. Además nos muestra como es la participación de los consultores contables en esta labor, definiendo
sus horizontes y áreas de atención fundamentalmente en áreas de asesoramiento tributario. RIVERO BOLAÑOS, Arianna (2008) en su trabajo “Las TIC y el nuevo enfoque de la contabilidad ” el trabajo se realiza en la
universidad de la Habana. El presente trabajo aborda las limitaciones e insuficiencias de la contabilidad tradicional para incorporar, todos los elementos que integran en una empresa las TICS, principalmente el capital intelectual al balance enmarcados en lo que se ha dado en llamar la nueva economía o economía de la era del conocimiento. Además del rol de las labores de orientación de los estudios contables lo cual es fundamental para el buen funcionamiento del estado.
2.2. BASES TEÓRICO CIENTÍFICAS Los negocios debido al sistema económico en el que se encuentran, presenta cierta tendencia a crecer, la que puede estar ausente por escasez de utilidades y por la falta de inversión. Es precisamente la búsqueda de mayor utilidad una de las causas principales de la expansión empresarial, aunque como meta única este objetivo va perdiendo más adeptos, esto no quiere decir que no sea importante maximizar las ganancias, pues si la entidad no gana se vería restringido el crédito o la obtención de capital y de hecho esto limitaría su desarrollo. 21
Este nuevo orden económico ha puesto de manifiesto la necesidad de que las unidades empresariales modifiquen tanto sus estructuras de gestión, como los procesos convencionales de toma de decisiones. El entorno en que se desenvuelven la mayoría de los negocios obliga a sus dirigentes a incrementar la flexibilidad operativa de su organización y adaptarse con rapidez, a los cambios y paradigmas contables con el propósito de lograr la mayor eficiencia, así pues los estudios contables juegan un rol fundamental. Los grandes retos que enfrentan las organizaciones como por ejemplo: los cambios tecnológicos, la intensificación de la competencia internacional, acortamiento del ciclo de vida de los productos, desarrollo de mercados altamente competitivos, la calidad como estrategia diferenciadora, diversidad de oferta y nuevos productos, demanda exigente y selectiva por parte de los consumidores y la explosión de los servicios; exige que los administradores de los negocios dirigentes, se encuentren actualmente en el proceso de buscar nuevas maneras de administrar y dirigir sus empresas para enfrentar la competencia. Sin embargo, no es solamente la magnitud de los cambios, lo que causa problemas a las organizaciones, sino la velocidad creciente con que éstos están ocurriendo.
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2.2.1. EL SOFTWARE CONTABLE Software3 se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la realización de tareas específicas; en contraposición a los componentes físicos del sistema, llamados hardware. Tales componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, aplicaciones informáticas como procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a edición de textos; software de sistema, tal como un sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones por ejemplo de tipo contable financiero, también provee una interfaz para el usuario. Considerando esta definición, el concepto de software va más allá de los programas de cómputo en sus distintos estados: código fuente, binario o ejecutable; también su documentación, datos a procesar e información de usuario
3
Diccionario de la lengua española 2005 (2010). 23
forman parte del software: es decir, abarca todo lo intangible, todo lo "no físico" relacionado. El término “software” fue usado por primera vez en este sentido por John W. Tukey en 1957. En las ciencias de la computación y la ingeniería de software, el software es toda la información
procesada
por
los
sistemas
informáticos:
programas y datos. El concepto de leer diferentes secuencias de instrucciones desde la memoria de un dispositivo para controlar los cálculos fue introducido por Charles Babbage como parte de su máquina diferencial. La teoría que forma la base de la mayor parte del software moderno fue propuesta por vez primera por Alan Turing en su ensayo de 1936, " Los números computables", con una aplicación al problema de
decisión. Software de aplicación, es aquel que permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre otros: Aplicaciones para Control de sistemas y automatización industrial Aplicaciones ofimáticas.
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Software educativo . Software contable empresarial . Bases de datos . Telecomunicaciones (p.ej. internet y toda su estructura lógica) Software médico. Software de Cálculo Numérico y simbólico. Software de Diseño Asistido (CAD). Software de Control Numérico (CAM).
2.2.2. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa. la contabilidad de costos o contabilidad interna.
LA CONTABILIDAD FINANCIERA Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los 25
proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información
también
es
de
mucho
interés
para
los
administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
LA CONTABILIDAD DE COSTOS Estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
PROPÓSITO Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes
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toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.
ELEMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar.
El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los programas (software). Que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados.
Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica. Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, 27
como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objetivo es el estudio e identificación de las deficiencias actuales en el ambiente del usuario (a través de relevamientos, en cuentas), establecer nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.
Análisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se modelan las necesidades del usuario a través de diagramas especiales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones estructuradas.
Diseño: En esta etapa se "diseña" el sistema, determinando los módulos componentes del sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada, a los procesadores (hardware) y a la función.
Implantación (desarrollo): Esta actividad incluye la codificación e integración de los módulos con técnicas de programación estructurada.
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Generación del test de aceptación: Consiste en preparar un conjunto de casos para efectuar las pruebas del sistema.
Garantía de calidad: En esta etapa se efectúa el TEST final de aceptación del Sistema.
Descripción de procedimiento: Consiste en la elaboración de la "descripción formal" del nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedimiento.
Conversión de la base de datos : Esta actividad sólo se realiza cuando existen sistemas funcionando.
Instalación: Es la actividad final. Sistema de información tiene como objetivo básico para brindar información para gestionar la planificación de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los responsables de conducir la entidad. El ciclo de vida del sistema de información se realiza varios pasos para que este bien procesado para una buena toma de decisiones. Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y terminando con la
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instalación, por eso se llama ciclo de vida del sistema de información. Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos. El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con 30
exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica". La
contabilidad
debe
plantear
un
sistema
de
información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. Como indica Kaplan y Norton:
"las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de 31
crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no"4 He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento) Y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios.
MANUALES O COMPUTARIZADOS Son llevados de la siguiente forma Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es decir, facturas, copias de cheques, etc. que representan los datos contables. Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registradas. Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.
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Senn, J. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial MacGraw Hill. México 32
SISTEMA MANUAL Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación. Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico. Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor. Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar. Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor. Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre. Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.
SISTEMA COMPUTARIZADO Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo. Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
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Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento. El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente. Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta. Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente. La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático. El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El
sistema
contable
de
cualquier
empresa
independientemente del sistema contable que utilicé, se deben 34
ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. 2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos
o
categorías.
Se
deben
agrupar
aquellas
transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. 35
3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa grande seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
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CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
CUALIDADES
DE
UN
SISTEMA
DE
INFORMACIÓN
CONTABLE Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
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La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe 38
proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
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OBJETIVOS
DE
UN
SISTEMA
DE
INFORMACIÓN
CONTABLE La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
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PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna. a) Utilidad .- Una de las características de la información
contable es la de adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en función de su contenido y de su oportunidad. • Contenido.- La información contable debe tener la capacidad de representar simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes estadios temporales, así como los resultados de su operación, por la relevancia, veracidad y comparabilidad de la información. •
Oportunidad.-
La
información
contable
debe
llegar
oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organización.
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b) Confiabil idad ..- El proceso de cuantificación contable, o sea
la operación del sistema debe ser estable, objetivo y verificable. • Estabilidad.Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su presentación. • Objetividad.Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica de veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria. • Verificabilidad.Verificabilidad. - Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes. .- Significa que la información contable no c) Provisio nalidad nalidad .representa hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información.
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UTILIZACIÓN
DE
UN
SISTEMA
DE
INFORMACIÓN
CONTABLE La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
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PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD 1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.) 2. Preparar una lista de chequeo. 3. Elaborar informes. 4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento 5. Diseñar formularios para todas las operaciones. 6. Diseñar reportes 7. Preparar los libros.
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por: 1. El Balance General. 2. Estado de G y P. También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
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1. Estado de Costo Estimado. 2. Estadisticas de ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades. Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.
Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos. Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar. Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
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Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad. Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General 1. Activo. 2. Pasivo. 3. Capital. Estado de Resultado 4. Ingreso 7- Otro ingresos. 1. Costos 8- Otros egresos. 2. Gastos. En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas de débito y crédito para obtener un balance. La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.
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Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.) Toda operación debe ser respaldada por un comprobante
o
formulario
que
permita
su
apropiada
contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: 1. Numeración. 2. Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. 3. Redacción clara, sin errores. 4. Además del original, emitir las copias necesarias.
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5. Poseer firmas. Entre los principales formularios tenemos: Facturas. Recibos. Ordenes de compra Otros, etc. La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confía es conservada por el que lo recibe.
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La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía. La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras. El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.
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El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos. La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución. Entre los reportes podemos mencionar: Nomina. Ventas. Compras. Cheques emitidos. Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.
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Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo. El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a corto/largo plazo. El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o fracaso durante un período determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros donde se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.
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Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entrada original. El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros. Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.
Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: Proteger los activos. Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera.
Promover la eficiencia de las operaciones.
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El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. Control
interno
administrativo:
métodos,
medidas
y
procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos: Activos Caja chica Efectivo Inventarios Ventas Etc. Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características: Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
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Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar f raude.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias Todo aquello disponible para pagos sin restricción. Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas. La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías: Operaciones en el mostrador (ventas). Ingresos ejecutados por cobradores. Remesas por correos.
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Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar: 1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos. 2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja. 3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso. 4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que: 1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro. 2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada. 3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos. Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la 55
cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad. Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco. La caja se divide en dos: . Caja chica. . Caja general. La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Entre las medidas de control están: 1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. 2. Que estos volantes estén numerados. 3. Manejados por una sola persona. 4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica. 5. Depositar el dinero de la caja general. 6. Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja. 56
CONTROL INTERNO DE LAS VENTAS Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa. Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago, el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para el almacén, el despacho de la mercancía deben hacerlo mediante un documento. Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son: Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago - al contado o crédito). Nota de despacho o conduce. Recibo de ingreso a caja. Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes. 57
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos. Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial. Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente. Sobre el control interno de las ventas podemos decir: 1. Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente. 2. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada. 3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
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CLASIFICACIÓN Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos. Los activos fijos pueden ser: Tangibles o Intangibles. Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo: Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento. Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario. Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida. La depreciación puede realizarse por tres métodos: Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas. Entre las medidas de control tenemos: 59
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos. 1. Poseer una relación detallada y actualizada 2. Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación. 3. Hacer chequeo periódico de los mismos. 4. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
LOS INVENTARIOS Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
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UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la tarjeta de control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir. Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: 1. Hacer conteos físicos periódicamente. 2. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables. 3. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos. 4. Realizar
entrega
de
mercancías
únicamente
con
requisiciones autorizadas. 5. Proteger los inventarios con una póliza de seguro. 6. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.
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Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo: Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
Lista de chequeo A. Organización y clasificación de la compañía. A-1 Nombre y dirección de la compañía. A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección. A-3 tipo de negocio que realizan. A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño. .1 Compañía por acciones. .2 Sociedad en Comandita Simple. .3 Sociedad en Comandita Compuesta. .4 Sociedad en participación. .5 Negocio de único dueño. A-5 Socios. A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales. A-7 Historia del capital. 62
.1 Inversión Original. .2 Inversiones Subsecuentes. .3 Ganancias Capitalizadas. A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas. A-9 En caso de compañía por acciones. .1 Clase de acciones. .2 Número de acciones de cada clase. .3 Valor nominal de las acciones en cada clase. .4 Acciones de cada clase circulando. .5 Capital autorizado. A-10 Registros de la empresa. A-11 Personas responsables de estos registros. A-12 Lugar donde se mantienen registros. A-13 Fecha de terminación del año fiscal. B. División funcional y departamental. B-1 División funcional.
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B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada de transacciones principales realizadas en cada departamento. B-3 Formulario de cada departamento. B-4 Personal de cada departamento. B-5 Localización de cada departamento. C. Libros y registros usados o a usarse. .1 De entrada original. .2 De entrada secundaria. D. Código de cuentas. .1 Número o letras o números y letras combinados. .2 Clasificación de las cuentas en el código. E. Reportes y estados. .1 Balance General. .2 Estado de Resultado. .3 Etc. F. Equipo mecánico a usarse.
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.1 Máquina sumadoras. .2 Máquinas calculadoras. .3 Máquinas porteadoras y normalizadoras. .4 Etc. G. Control administrativo sobre operaciones. .1 Recibos y desembolsos de caja. .2 Inventarios. .3 Cuentas a cobrar. .4 Costo. .5 Gastos. .6 Nómina de pago. .7 Cuentas a pagar. .8 Inversiones. .9 Activo Fijo. .10 Presupuestos. .11 Auditoría Interna.
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H. Departamento de contabilidad. .1 Personal. .2 Sistema de registro. .3 Equipo mecánico. .4 Condiciones del local. .5 Temperatura en el local.
LIMITACIONES
DE
UN
SISTEMA
INFORMACIÓN
CONTABLE Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Información Contable van a depender del tipo de información que se esta utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.
Costos Unitarios Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las 66
utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos. Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes: 1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse increméntales. 2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes. 3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios
generalmente
son
una
aplicación
de
tasas
predeterminadas a los costos indirectos.
Costos Estándares Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación 67
real.
Los
costos
estándares
contables
no
necesitan
incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación a la producción. Las limitaciones de estos costos serian: 1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica. 2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión. 3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.
VENTAJAS
DE
UN
SISTEMA
DE
INFORMACIÓN
CONTABLE La disminución de los costos permite entre otras cosas. 1. 1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad. 68
2. Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos. 3. El margen de ganancia se incrementa en forma continua. 4. Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.
DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE 1. Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. 2. El sistema origina cierta burocracia. 3. Se necesitan suficientes recursos. 4. Es costoso.
2.2.3. LA ORGANIZACIÓN DE UN ESTUDIO CONTABLE La
estructura
organizacional
que
soporte
los
requerimientos de los clientes de hoy, inmersas en un contexto complejo y dinámico debe ser concebida en función de los principios de delegación motivación y la continúa interacción en equipos altamente capacitados en los cuales la identificación de sus miembros con los fines últimos de la organización a la que pertenecen sea una de los variables determinantes del éxito perseguido.
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Los profesionales deben adaptarse a los problemas que atraviesan las medianas y pequeñas empresas, como son el incremento de la presión tributaria, mora en el pago de las obligaciones, dificultades para el acceso al crédito y baja rentabilidad de las empresas que sumado a los anteriores puede llevar a la discontinuidad de la actividad o a la necesidad urgente de replantear su posicionamiento en el mercado. Las cuatro circunstancias mencionadas han provocado modificaciones en nuestro ejercicio profesional: PRE SIÓN IMPO SITIVA : Incremento en la rutina de atención al
cliente. Se incorporan a las tareas habituales (liquidación de sueldos, impuestos, etc.) la contestación y el seguimiento del mayor número de intimaciones e inspecciones que existen en la actualidad y la incorporación de nuevas metodología de trabajo. EL
ATRASO
EN
LOS
PAGOS
IMPOSITIVOS
Y
PREVISIONALES : es una de las causas de mayor cantidad de
intimaciones. Las moratorias son una solución parcial a las circunstancias mencionadas y originan nuevas rutinas de trabajo. Obtención de créditos: la necesidad de los clientes por acceder a los mismos determina el pedido constante de certificaciones de ingresos, manifestaciones de bienes y copias certificadas de
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estados contables, incrementándose de esta manera la tarea habitual. EMPRESA S EN DIFICULTA DES : el empresario de las Pymes
en la Argentina de hoy advierte que necesita ayuda profesional. Un profesional que lo acompañe más en la gestión. Hoy las empresas necesitan especialistas en marketing, estrategia competitiva, producción, costos, etc. EL ASESOR: El contador es la nueva figura que aparece en
nuestros días, el cual debe adaptar su estudio a las necesidades de los clientes, la meta de hoy es el cliente totalmente satisfecho, con lo cual debemos tratar de que el empresario sienta que recibe un servicio más del esperado.
ATENCIÓN Y SERVICIOS AL CLIENTE Cada usuario de los servicios tiene asignado un responsable de clientes que resuelve la rutina mensual y los problemas de índole operativa que pudieran surgir. Los responsables de clientes desarrollan su actividad bajo la supervisión de un coordinador de área, quien controla los productos finales emitidos por el estudio. El titular realiza visitas, atiende entrevistas personales y resuelve consultas telefónicas. 71
Al ingresar un nuevo cliente se le asigna un responsable a cargo de la rutina mensual, se establece el régimen de visitas o entrevistas con el titular Servicios al cliente.
Área Contable Impositiva
Área Gestión Empresaria
Contabilidad
Contabilidad gerencial
Impuestos
Intervención de empresas
Auditoría
Negocios
Previsional
Capacitación
Laboral
Selección de RRHH Financiación
Auditoría técnica
Auditoría técnica de gestión Proyectos especiales.
Área contable impositiva. Contabilidad Definición de planes de cuenta. Imputaciones contables en libros manuales o registros computarizados. Confección de estados contables en moneda nacional o extranjera. Análisis, interpretación y proyección de estados contables.
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Impuestos Asesoramiento general. Liquidación de impuestos nacionales, provinciales y municipales. Confección y presentación de declaraciones juradas. Inclusión en regímenes de moratoria. Atención personalizada de inspecciones.
Auditoría Planeamiento, confección de programas y definición de papeles de trabajo. Determinación de papeles de auditoría y análisis del sistema de control interno. Toma de inventarios, conciliaciones y ajustes contables. Confección
del
dictamen
del
auditor
y
carta
de
recomendaciones.
Previsional / Laboral Asesoramiento general. Liquidación de sueldos y jornales. Confección y presentación de declaraciones juradas ante los organismos de control previsional, obras sociales y sindicatos. 73
Atención personalizada de inspecciones.
Área gestión empresarial Contabilidad Gerencial. Implementación de sistemas de presupuestos y control presupuestario. Definición y seguimiento del cash-flow. Análisis e implementación de un sistema de costos. Desarrollo de sistemas de información para toma de decisiones.
Intervención de empresas en dificultad Optimización en el uso de RRHH. Implementación de programas de calidad total. Relevamiento, diagnóstico y reformulación de estructuras organizacionales y procedimientos administrativos. Administración del cambio organizacional.
Capacitación Ciclo informativo mensual. Ciclo de capacitación mensual. Boletín informativo mensual.
Selección de RRHH Asistencia al cliente en la definición de perfiles para cada puesto. 74
Banco de datos con antecedentes de los postulantes.
Financiación Análisis e implementación de sistemas de financiación a medida, orientados a afrontar desfasajes temporales. Instrumentación del financiamiento. Administración de créditos.
Auditoría externa de gestión Evaluación de la gestión empresaria. Visitas a los locales de atención al público. Encuestas a los clientes. Medición de los aspectos no monetarios de la operatoria de las empresas.
Proyectos especiales Análisis de la realidad del mercado ante nuevos escenarios. Determinación de procedimientos a través de los cuales se canalicen las necesidades de nuestros clientes en vinculación con un determinado proyecto especial. Asesoramiento en la concreción del proyecto.
Negocios Evaluación de proyectos de producción productivos. 75
Definición del encuadramiento laboral, impositivo, contable y administrativo de cada tipo de actividad. Análisis comparativo de alternativas. Concreción y puesta en marcha de negocios. Seguimiento de la gestión. Debemos acompañar a los empresarios en las distintas etapas Búsqueda y elección
Puesta en marcha
Seguimiento de gestión
Actividad base
Análisis organizacional Emisión de para
informes
toma
de
decisiones Búsqueda, análisis y Selección de los RRHH Auditoría externa de selección
de
gestión
alternativas Análisis de rentabilidad Asesoramiento
Reuniones mensuales:
y retorno de la inversión contable-impositivo
Políticas/ presupuestos
3. Relación entre la contabilidad informática y el contador El contador necesita de la tecnología informática en forma creciente. La relación inicial entre el profesional y las máquinas surgió en la época de los equipos electromecánicos. Luego se perfeccionó con la computación clásica. En la actualidad este vínculo es muy necesario debido a que las empresas y los
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organismos de gobierno están computarizando sus sistemas administrativos y contables. Desde que en las empresas se instalaron los primeros sistemas
de
procesamiento
electrónicos
de
datos,
los
responsables de la registración y el control de las operaciones contables y financieras se han visto involucrados con las computadoras. Además los analistas reciben la información requerida para los estados contables desde los sistemas y archivos procesados en los centros de cómputos. Cada vez más contadores se apoyan en los sistemas de contabilidad automatizada para realizar su trabajo. Los discos, CD, DVD y otros soportes electrónicos están reemplazando los elementos de prueba utilizados en cualquier evaluación de control interno. Hay empresas que no usan más papeles, sino que trabajan sobre teclados y pantallas más sensibles a la escritura manual, generando documentos que fluyen por redes de comunicación alámbricas e inalámbricas. En estos casos las registraciones son totalmente electrónicas y sólo quienes conocen la ingeniería que está detrás de los sistemas pueden saber donde se almacenan físicamente la información. 77
4. Administración de los recursos humanos del estudio Personal administrativo. Por pequeño que sea un despacho, la práctica ha demostrado que se deben buscar personas de menor nivel, que ejecuten trabajos de: contabilidad interna, mensajería, etc. Ya que si estos recaen en un ejecutivo, le limita su tiempo para promover y proyectar hacia arriba el despacho. En la medida que el despacho sea más grande deberá ir asignando funciones de administración interna, a individuos no ejecutivos, y si su estructura se lo permite, es conveniente que contrate un gerente de nivel ejecutivo que supervise y vigile toda la tarea de administración interna del despacho y evite que se quite tiempo a ejecutivos productivos que pueden desarrollar trabajos con clientes. Otro personal de oficinas El personal que se debe utilizar en las funciones de oficina y administración del despacho, debe ser lo suficientemente capaz, pues de él depende en su totalidad la calidad de presentación de los trabajos de la firma, que es el producto final del cliente. El personal se puede dividir en 4 áreas: Contador y auxiliares de oficina.
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Secretarías. Recepcionista. Mensajero y cobrador. La función de archivo puede ser cubierta por la recepcionista o alguna secretaría, en tanto no se justifique la contratación de otra persona de tiempo completo para esta función, la cual a su vez podría cubrir los trabajos de una biblioteca. Personal profesional. Reclutamiento y selección. Las fuentes de reclutamiento pueden ser: - Recomendaciones de algún miembro del despacho o de un cliente o amistades del despacho. - Por reclutamiento directo en las principales universidades. - Por bolsas de trabajo de los colegios de cada localidad. Capacitación y entrenamiento El despacho tiene el compromiso de proveer el más alto servicio profesional a sus clientes. Asimismo, reconocer que la calidad profesional depende de quien lo desarrollen, por lo tanto, el despacho tiene el compromiso de entrenar técnicamente a su personal a su máxima capacidad.
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Desarrollo profesional El propósito de un despacho debe ser el de ayudar a su personal técnico a desarrollar planes para su mejoramiento profesional. Niveles y descripción Los niveles se asignan básicamente en función a la experiencia técnica y a la habilidad para manejar los trabajos, incluyendo las relaciones con el cliente y con el personal de la firma. Las clasificaciones más comunes en los despachos son: Nivel staf: Ayudantes. Semi - encargados. Encargados. Nivel ejecutivo Supervisores. Gerentes. Socios. Trabajo realizado por cada uno de los componentes de los niveles dentro del despacho. Ayudantes El trabajo del ayudante es la base para el desarrollo de los
80
trabajos donde se requiera la obtención de información. Requisitos técnicos A. Pasante o estudiante de la carrera de contador público. B. Conocimientos básicos, pero sólidos en prácticas de contabilidad, costos, impuestos y auditoría. C. Habilidad para comunicarse verbal y por escrito D. Tener mente inquisitiva y alerta y poder habituarse al estudio e investigación. E. Asistir puntualmente y participar en los cursos de entrenamiento que organice el despacho. Deberes y responsabilidades. Obtener la evidencia de los hechos señalados en los programas de trabajo y a las instrucciones recibidas. Comprender la naturaleza del trabajo a desarrollar y saber reconocer problemas. Comunicación oportuna con los encargados del avance de los trabajos. Documentar bien el trabajo realizado. Establecer buenas relaciones de trabajo. Controlar el presupuesto de trabajo. Atento a servir a los clientes. Terminar el trabajo sin pendientes. 81
Que todo trabajo sea evaluado. Semiencargados Requisitos técnicos. A. Estudiante del último semestre o pasante. B. Experiencia de ayudante de por lo menos un año. C. Que haya intervenido en trabajos completos. D. Poder controlar un segmento importante de un trabajo. E. Poder obtener conclusiones de un trabajo y definir problemas. F. Tener conocimientos sólidos en el área que este desarrollando. G. Haber cursado bien los cursos de entrenamiento para ayudantes. Deberes y responsabilidades. Realizar secciones completas de un trabajo. Supervisar y orientar a los ayudantes que le hayan sido asignados. Mantener comunicación oportuna y adecuada con los encargados, supervisores y clientes. Dominar el presupuesto en la sección que le fue asignada.
82
Asegurar que su trabajo como el de sus ayudantes ha sido debidamente concluido. Estar alerta a proporcionar trabajos adicionales a los clientes. Recibir y dar entrenamiento sobre la marcha. Obtener y dar las evaluaciones del personal. Encargados: Estos son la columna vertebral en la estructura de un despacho. La responsabilidad inicial ante los clientes recae en la buena función de un encargado. Requisitos técnicos. A. Pasante o próximo a recibirse. B. Tener una experiencias de 2 a 3 años como mínimo en el área. C. Tener amplios conocimientos técnicos en área donde se esta desarrollando y conocer los aspectos relevantes de otras áreas. D. Tener el hábito del estudio y de la investigación en la literatura técnica. E. Habilidad
para
resolver problemas
proponiendo las
soluciones. F. Tener conocimiento en el proceso electrónico de datos. 83
Deberes y responsabilidades. Responsabilidad total del desarrollo de los servicios en el campo del trabajo. Asegurar que el trabajo se desarrolle en conformidad con los programas. Llevar sobre la marcha el entrenamiento de los ayudantes o semi -encargados que trabajan con él y contestar las preguntas que le hagan. Supervisar el trabajo de sus ayudantes y semi-encargados asignados. Revisar todos los papeles de trabajo, determinar los pendientes
y
responsabilidades
que
sean
cubiertas
adecuadamente. Llevar a cabo el trabajo en las secciones más difíciles. Localizar problemas y comunicárselo oportunamente al supervisor. Mantener informado al cliente de los avances y problemas del trabajo. Preparar los informes y estados financieros y sus notas que como resultado deben formularse. Llevar un control estricto del presupuesto de tiempo. Formular las hojas de evaluación de sus ayudantes.
84
Estar alerta para proporcionar servicios adicionales a sus clientes. Hacer el seguimiento d que los informes se entreguen a tiempo. Obtener entrenamiento sobre la marcha. Supervisores Requisitos técnicos. A. Contador público titulado. B. Experiencia de 4 a 5 años en el despacho. C. Conocimientos técnicos sólidos del área asignada. D. Costumbre de resolver problemas a través del estudio. E. Conocer aspectos fundamentales de otras áreas. F. Habilidad para resolver problemas. G. Participar como instructor en cursos del despacho. H. Tener 2 o más especialidades técnicas en dos o más industrias. Deberes y responsabilidades Responsabilidad de la planeación oportuna. Responsabilidad de terminar totalmente los trabajos. Supervisar varios trabajos, visitando físicamente cada empresa.
85
Orientar técnicamente al encargado y al semi - encargado. Estar alerta a localizar problemas técnicos así como de su pronta solución. Conocer las peculiaridades de las empresas que maneja. Mantener buenas relaciones con los clientes. Controlar adecuadamente el presupuesto. Discutir con el cliente aspectos de cobranza y fijación de honorarios. Mantener informado al socio de los aspectos sobresalientes del trabajo. En todos los trabajos que se presenten debe revisarlos y en caso de problemas, presentar alternativas a los socios. Asegurarse que al término del trabajo no existan pendientes. Participar como asesor en el programa de desarrollo profesional. Gerentes La función del gerente es la continuación del servicio que un socio proporciona. Un gerente debe actuar como socio y tener mentalidad como tal. Requisitos técnicos. A. Capacidad para reconocer y llevar a cabo aquellos factores que ayudan al desarrollo del despacho. 86
B. Técnicamente deberá ser experto del área que desarrolla y tener conocimientos sólidos en otras áreas. C. Debe participar en todos los cursos de entrenamiento del despacho y participar como instructor. D. Participar en conferencias. E. Formular todo tipo de informe y discutirlo con el cliente. F. Lograr la cobranza convenida con los clientes. G. Habilidad para resolver problemas. H. Responsabilidad para lograr el cobro de tiempos en exceso al presupuestado, cuando sea por causa imputables al cliente. Deberes y responsabilidades Participar decididamente en la calendarización de los trabajos. Revisar los trabajos asegurándose que se hicieron con la calidad y que se cumplieron con los programas y evidenciar su participación en un memorándum. Mantener contacto con los clientes. Socios: Los socios son los responsables máximos del despacho y esto incluye todos los aspectos de control, atención del cliente,
87
evaluación de las tareas, desarrollo del despacho, promoción y evaluación de los componentes humanos del despacho.
5. Políticas administrativas de un despacho. En la mayoría de los despachos pequeños y medianos, para lograr los objetivos trazados es necesaria emplear políticas y procedimientos. Para apoyar al personal dedicado y para que no sean absorbidos por otros despachos se debe tener en cuenta: Calendario de trabajo. Lista de asistencia. Período y forma de pago. Gastos de movilización. Tarjetas de presentación Bonos. Seguros. Vacaciones. Posibilidades de crecimiento dentro del despacho. Cursos de capacitación para todos los niveles del despacho. Servicio de biblioteca. Hay dos cosas que destacan ante los clientes y terceros estas son:
88
La presentación de las oficinas. La presentación de los informes. Para un adecuado control de la información externa e interna un despacho deberá contar con: Papel membretado en original y copia. Memorándum para comunicaciones internas. Sobres membretados. Formas de reportes de tiempo. Forma de lista de asistencia. Forma de gastos de viaje. Forma de hoja de instrucciones. Forma de control de biblioteca. Carpetas para papeles de trabajo.
2.2.4. EL SUITE CONTASIS El SISTEMA COMERCIAL es un producto de la Línea XPERT CONTABLE, especialmente diseñado por ContaSis para apoyar la actividad de los profesionales en Contabilidad, que permite potenciar al máximo su capacidad profesional. El siguiente gráfico muestra su pantalla de pr esentación:
89
En nuestro medio solamente 02 empresas utilizan este tipo de producto como software contable. La suite CONTASIS comprende:
SISTEMA EXPERTO: Que automatiza al máximo la generación de información contable-financiera.
CERTIFICACIÓN: Que permite complementar el perfil del nuevo contador profesional en el uso de TICS (tecnologías de información y comunicación)
SOPORTE TECNOLÓGICO: Que asegura y respalda la operatividad de los sistemas durante su utilización y la actualización de versiones.
INVESTIGACIÓN
Y
DESARROLLO: Que
permite
la
generación de nuevos aplicativos y promueva una cultura del contador
profesional,
ContaSis
investigación en relación a los TICs. 90
realiza
trabajos
de
Los pasos a seguir para utilizar este sistema se pueden resumir en dos circunstancias: 1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna tabla:
2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y otras tablas en la cual desea trabajar:
En Contasis la forma de trabajo comienza con el proceso de creación de la empresa asimismo la actualización y mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el número de empresas posible a registrar esta en función a la capacidad del hardware. El siguiente gráfico muestra la pantalla de creación de empresas en Contasis.
91
Campos
Descripción
Código
Código que sirve para identificar a una empresa dentro de la Suite.
Descripción
Nombre o razón social de la empresa.
Dirección
Dirección o domicilio fiscal de la empresa.
Giro
Giro comercial de la empresa.
N.I.T
Código de identificación tributaria de la empresa.
Cada empresa tiene propiedades para cada ejercicio o año de proceso que necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada empresa. Esta definición se realiza haciendo un clic en el botón respectivo de la ventana anterior, y aparece la ventana Propiedades de la Empresa que se esta definiendo:
92
Descripción Año Cuenta de IGV Porcentaje de Impuesto
Cuenta De Ganancia
Cuenta De Pérdida
Asiento automático de Costo
Sub Diario de Ingresos
Identifica el periodo o año de proceso de la empresa. Cuenta contable que va a controlar el acceso a los registros de compras y ventas. Porcentaje vigente del impuesto a las ventas, este porcentaje se utilizará cuando se este ingresando datos para el registro de compras y ventas. Identifica la cuenta contable que controlará los importes por diferencia de cambio, cuando se genere una ganancia (Ejm: 776 ) Identifica la cuenta contable que controlará los importes por diferencia de cambio, cuando se genere una pérdida. (Ejm: 6760097 ) Al activar esta opción, se realizará en forma automática el asiento de costo, por cada operación de salida, en el módulo de Contabilidad; el asiento de costo que va a generar el sistema es definido al crear los productos. Se indica el sub diario en donde se destinarán las operaciones con incidencia contable de ingresos a inventarios (en forma de asientos), esto permitirá que al hacer una operación de compra, el asiento será registrado en forma automática en el Módulo de Contabilidad.
93
Sub Diario de Salidas
Método de Valuación de Inventarios
Se indica el sub diario en donde se destinarán las operaciones con incidencia contable de Salidas de inventarios (en forma de asientos), esto permitirá que al hacer una operación de venta, el asiento será registrado en forma automática en el Módulo de Contabilidad. Costo Promedio Ponderado Móvil: Al activar esta opción el inventario de la empresa será valorizado mediante este método.
PEPS – Primeras entradas Primeras Salidas: Los inventarios serán valorizados mediante el método PEPS (primeras en entrar primeras en salir).
UEPS
Valorizar documentos
Ruta
Ruta Seguridad
–
Ultimas Entradas Primeras Salidas: Los
inventarios serán valorizados mediante el método UEPS (últimas en entrar primeras en salir) Al activar esta opción, se realizará en forma automática la valorización del inventario por cada operación de salida, para el buen funcionamiento de esta opción es necesario que el ingreso de las operaciones se realicen de manera ordenada. Identifica la ruta de la carpeta donde se van a localizar los archivos del módulo de la empresa para ese año. Identifica la ruta de la carpeta donde el sistema propone la creación de copias de seguridad (backup)
Luego de haber creado la empresa y configurado los principales parámetros, se procede a crear lo usuarios. La siguiente pantalla muestra los resultados.
94
Descripción Código
Identifica el código del usuario dentro del Sistema. Corresponde al nombre del usuario, con éste se ingresará al sistema.
Nombre Apellidos Paterno
Apellido paterno del usuario.
Apellido Materno
Apellido materno del usuario.
Los posteriores pasos para el manejo de Contasis, incluyen: Actualización del tipo de cambio. Movimientos. Centros de costos. Almacenes. Formas de pago. 95
Reportes. En la siguiente pantalla se muestra un modelo de reporte del mes en una empresa comercial: Este reporte nos permite obtener los ingresos, salidas y saldos, en unidades físicas, de los diferentes productos (de 6 a 12 dígitos) por cada mes en forma resumida (solo los totales); así como también los ingresos, salidas y saldos, en unidades físicas, de los diferentes productos y por cada almacén. Para poder obtener el reporte es necesario ubicarse sobre el producto a consultar (de 6 a 12 dígitos).
Pestaña Por meses
Entre almacenes
Descripción Una vez colocado sobre el producto a consultar y al hacer clic sobre esta pestaña el reporte nos muestra los ingresos, salidas y saldos en los diferentes meses. Al hacer clic en esta pestaña el reporte nos muestra los ingresos, salidas y saldos del producto en los diferentes almacenes y en un determinado mes.
96
Este reporte puede ser visualizado en formato decimal o Sub unidades (activando la opción FORMATO UNIDADES).
2.3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS Software: Software de Aplicación, programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de trabajo. Posee ciertas características que le diferencia de un sistema operativo (que hace funcionar al ordenador), de una utilidad (que realiza tareas de mantenimiento o de uso general) y de un lenguaje (con el cual se crean los programas informáticos).
Sistemas operativos.- Los sistemas operativos pueden ser de tarea única o multitarea. Los sistemas operativos de tarea única, más primitivos, sólo pueden manejar un proceso en cada momento. Por ejemplo, cuando la computadora está imprimiendo un documento, no puede iniciar otro proceso ni responder a nuevas instrucciones hasta que se termine la impresión.
Lenguaje
de
programación.-
programación, en informática, cualquier
Lenguaje
lenguaje
artificial
de que
puede utilizarse para definir una secuencia de instrucciones para su procesamiento por un ordenador o computadora.
Eficacia.- Es la parte vital de la gerencia, como el lograr que los objetivos marcados se cumplan. Si desarrollamos un producto o un
97
proyecto será eficaz si acabamos ese proyecto o diseñamos el producto buscado con sus especificaciones.
Metas.- Objetivos por alcanzar a corto plazo. Muchas veces pueden confundirse con los objetivos inmediatos
o con los objetivos
operacionales. Las metas más comunes son: producción mensual, facturación mensual, recaudo diario, etc.
Objetivo.- Es una meta hacia cuya consecución dirige su actividad un sistema u organización después de seguir un proceso de deliberación y decisión.
2.4. SISTEMA DE HIPÓTESIS 2.4.1. HIPÓTESIS DE INVESTIGACIÓN La evolución de la implementación de los Softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009 fue lenta y no estuvo acorde a las exigencias de los usuarios
2.5. VARIABLE El presente estudio, por su tipo manejará una sola variable es decir será univariable y esta es: Diagnóstico y Evo lución de la Implementación d e los Software Contables .
98
2.6. OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE Por la naturaleza de la variable y los métodos para la obtención de la información, se prescindirá de su operacionalización.
99
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN Por su finalidad la investigación es de tipo básica. Sierra (1995) manifiesta que de las investigaciones básicas tienen como finalidad el mejor conocimiento y comprensión de los fenómenos sociales, asimismo porque es el fundamento de otras investigaciones. En ese sentido, la presente investigación busca en constituirse como una línea de base, recopilando información histórica de la evolución de los softwares contables, para que futuros estudios referente al tema de estudio lo tomen como referencia.
3.2. NIVEL DE INVESTIGACIÓN Por el grado de profundidad de la variable en estudio, el nivel de investigación será es descriptivo.
Así pues para Carlessi (1998) los estudios descriptivos consisten fundamentalmente en describir un fenómeno o una situación mediante el estudio del mismo en una circunstancia témporo-espacial determinada. En este caso el espacio temporal será el intervalo de tiempo del 2005 al 2009 y el objeto de estudio serán los softwares contables.
3.3. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN Según la notación de Campbell y Stanley (1966) el diseño será el Descriptivo Simple. En la notación de Campbell y Stanley (1966) y Hernández Sampieri (2006) su esquema lógico es:
M
O
Donde: M O
: Muestra. : Observación.
El diseño hace referencia, por una parte, a la esencia de la investigación social: la prueba y la aplicación del método científico; y por otra la esencia del trabajo científico: la validez de los resultados obtenidos. Según la notación de Stanley, en primer lugar se ha determinado la muestra en estudio, que en este caso son los estudios contables de la localidad de Huancavelica. Posteriormente se realiza 101
la respectiva medición de la variable en estudio sobre la muestra elegida, para así obtener los respectivos resultados y la generalización de las mismas.
3.4. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN 3.4.1. MÉTODO GENERAL El Método de investigación es el científico; es un procedimiento de actuación general que se sigue en el conocimiento científico. Ahora bien, el procedimiento científico, se concreta en un conjunto de fases o etapas. A decir de Carrasco (2006) 5 sus procedimientos son: Identificación del problema de investigación. Formulación del problema de investigación. De tal manera que su solución sea viable y posible. Formulación de la hipótesis de investigación. Someter a prueba la hipótesis de investigación, de acuerdo al diseño y planteamiento del problema. Procesar los datos con el propósito de proporcionar nuevos conocimientos a la ciencia.
3.4.2. MÉTODOS ESPECÍFICOS: a) LA OBSERVACIÓN.
. Díaz, Carrasco. Metodología de la Investigación Científica. Pag. 271.
5
102
b) ANÁLITICO – ANÁLITICO – SINTÉTICO. SINTÉTICO. c) INDUCTIVO. d) DEDUCTIVO. e) HISTÓRICO.
3.5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Las técnicas e instrumentos para la recolección de datos que se han utilizado en la ejecución del presente trabajo de investigación son:
TÉCNICA
INSTRUMENTO
Fichaje
Ficha
Entrevista
Cuestionario de entrevista
3.6. POBLACIÓN Y MUESTRA La presente investigación se llevo en los 38 Estudios Contables6 de la localidad de Huancavelica. La misma que agrupa a aquellos formales e informales. La muestra estuvo constituida por 16 estudios contables elegidos de forma aleatoria o probabilística. En la localidad de
6
Cámara de Comercio 103
Huancavelica se ubican 16 estudios contables dedicados a asesorías en temas concerniente a su área. El tipo de muestra será el estratificado, y el tamaño total de la muestra para un nivel de error de 0,05 será:
n
z 2
p q E 2
3.7. PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN RECOLECCIÓN DE DATOS El instrumento de obtención de información será aplicado a los administradores y personal calificado de los Estudios Contables identificados. Luego la información será analizada utilizando métodos hermenéuticos y estadísticos. Para posteriormente presentarlos en forma de tablas y gráficos.
3.8. TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS ANÁLISIS DE DATOS Para el análisis de la información obtenida mediante el instrumento de medición se usaran básicamente dos técnicas: a) Es tad íst ic a Desc ri pt iv a
Tablas de frecuencias. Tabla de respuestas múltiples. Medidas de tendencia central, dispersión y forma. b) Es tad íst ic a Infer enc ial
Prueba de Independencia Chi Cuadrado. 104
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS OBTENIDOS En la obtención de las conclusiones del del presente trabajo de investigación investigación a partir de los datos obtenidos, se ha tenido presente el procesamiento y análisis a través de las técnicas de la estadística descriptiva, tales como: cuadros de resumen simple, gráfico de barras, medidas de tendencia central y medidas de dispersión. Así como de la estadística inferencial para la contrastación de la significancia estadística de la hipótesis, mediante el estadístico de prueba prueba “ Chi Cuadrado” Cuadrado” previa evaluación de los correspondientes requisitos y el diseño de investigación, al nivel de significancia estadística de 0,05 (5%). Asimismo, para obtener resultados más fiables, se procesó los datos datos con los paquetes estadísticos estadísticos de SPSS 17.0 (Programa Estadístico para las Ciencias Sociales).
4.1. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y DISCUSIÓN TABLA Nº 01 A c t i v i d a d e s p r i n c i p a l es d e lo s e s t u d i o s c o n t a b l e s Actividad principal de los estudios contables
f
%
10
62,5
Asesoria laboral
2
12,5
Presupuestos
1
6,3
Asesoria empresarial
3
18,8
Total
16
100
Asesoria tributaria
Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 01 representa a las Actividades Principales de los Estudios Contables en el Distrito de Huancavelica desde el año 2005 hasta el año 2009. El mas alto porcentaje de estudios contables en 62,5% (10) realiza sus actividades principales en asesoría tributaria, seguido del 12,5% (2) de estudios contables que tiene como actividad principal en el campo de la asesoría Laboral, el 18,8%(3) estudios contables realiza sus actividad principal en asesoría empresarial y el menor porcentaje de estudios contables en 6,3%(1), realiza sus actividades principales en presupuestos.
106
el área de
GRÁFICO Nº01 A c t i v i d a d e s % p r i n c i p a le s d e l o s e s t u d i o s c o n t a b l e s 62,5%
18,8% 12,5% 6,3%
Asesoria tributaria
Asesoria laboral
Presupuestos
Asesoria empresarial
Actividad principal de los estudios contables Fuen te: Tab la Nº 01
El gráfico Nº 01 representa, en forma porcentual, a las actividades principales a las que se dedican los estudios contables en el distrito de Huancavelica. Es evidente que el más alto porcentaje de estudios contables (62,5%) realiza sus actividades principales en asesoría tributaria, el 18,8% de estudios contables se dedica a la asesoría empresarial, el 12,5% de estudios contables se dedica al rubro de la asesoría laboral y el menor porcentaje de estudios contables (6,3%) tiene como actividad principal a los presupuestos. 107
TABLA Nº 02 Añ o d e inicio de fun cion amiento de los estudio s c ont ables Año de inicio de operaciones de los estudios contables
f
%
hasta 2005
6
37,5
2006
1
6,3
2007
2
12,5
2008
3
18,8
2009
4
25,0
Total
16
100
Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla (02) de frecuencias representa el año de inicio de operaciones de los estudios contables en el distrito de Huancavelica. De manera general el más alto porcentaje de estudios contables en 37,5%(6) inició sus operaciones hasta el año 2005, a diferencia de solo un (6,3%) estudio contable que inició sus operaciones en el año 2006, pero en los años 2007, 2008 y 2009 hubo un incremento de estudios contables que iniciaron sus operaciones en: 2(12,5%), 3(18,8%), 4(25%) respectivamente, en cada año.
108
GRÁFICO Nº 02 E v o l u c i ón d e l p e r i o d o d e i n i c i o d e f u n c i o n a m i e n t o d e l o s e s t u d i o s c o n t a b l es 37,5%
25,0%
18,8%
12,5%
6,3%
hasta 2005
2006
2007
2008
2009
Año de inicio de operaciones de los estudios contables Fuen te: Tab la Nº 02
El gráfico 02 representa el año de inicio de operaciones de los estudios contables en el distrito de Huancavelica. El más alto porcentaje de estudios contables en 37,5% inició sus operaciones hasta el año 2005, a diferencia del 6,3% de estudios contables que inicio sus operaciones en el año 2006, pero en los años 2007, 2008 y 2009 iniciaron sus operaciones: 2(12,5%), 3(18,8%) y 4(25%) estudios contables, respectivamente, en cada año. 109
TABLA Nº 03 Clientes princip ales d e los estud ios con tables 2005 y 2009 Clientes principales de los estudios contables
f
%
MYPEs
10
62,5
PYMEs
1
6,3
Municipios
3
18,8
Empresas privadas
2
12,5
16
100
Total
Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
En la tabla Nº 03 se presenta a los clientes principales de los estudios contables
en el distrito de Huancavelica. El más alto
porcentaje de estudios contables en 62,5%(10) tienen como clientes principales a las MYPEs, a diferencia de solo un (6,3%) estudio contable que tiene por cliente principal a las PYMEs, el 18,8% (3) de estudios contables tienen por clientes principales a los Municipios, finalmente, el 12,5%(2) de estudios contables tiene por clientes a las empresas privadas.
110
GRÁFICO Nº 03 Clientes princip ales d e los estud ios con tables 2005 y 2009 62,5%
18,8% 12,5% 6,3%
MYPEs
PYMEs
Municipios
Empresas privadas
Actividad rinci al de los estudios contables Fuen te: Tab la Nº 03
La tabla Nº 03 representa a los clientes principales de los estudios contables en el distrito de Huancavelica. Del más alto porcentaje de estudios contables (62,5%) sus clientes principales son las MYPEs, muy distinto del solo el 6,3% de estudio contable que tiene por cliente principal a las PYMEs, el 18,8% (3) de estudios contables tienen por clientes principales a los Municipios,
el
12,5%(2) de estudios contables tiene por clientes a las empresas privadas. 111
TABLA Nº 04 Personal que labor a en los estud ios c ontables 2005 y 2009 Número de personal que labora en los estudios contables
f
%
Unipersonal
2
12,5
2 a 4 personas
8
50,0
5 a 6 personas
4
25,0
7 personas a +
2
12,5
16
100
Total Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
En la tabla Nº 04 se presenta al número de personas que laboran en los estudios contables del distrito de Huancavelica. La mitad de estudios contables, es decir el 50,0% (8) tienen de 2 a 4 personas que laboran, la cuarta parte de estudios contables, ósea 25,0% (4) tienen laborando de 5 a 6 personas, finalmente, el 12,5% (2) de estudios contables tienen de 7 personas a mas laborando.
112
GRÁFICO Nº 04 Personal que labor a en los estud ios c ontables 2005 y 2009 50,0%
25,0%
12,5%
Unipersonal
12,5%
2 a 4 personas
5 a 6 personas
7 personas a +
Número de personal que labora en los estudios contables Fuen te: Tab la Nº 04
En el Gráfico Nº 04 se representa el número de personas que laboran en los estudios contables del distrito de Huancavelica. El mas alto porcentaje de estudios contables (50,0%) tienen laborando en sus instancias de 2 a 4 personas, el 25,0% de estudios contables tienen laborando en sus instancias de 5 a 6 personas, finalmente, el 12,5% de estudios contables tienen laborando de 7 personas a mas y el otro 12,5% estudios contables cuentan con solo una persona en sus instancias para las respectivas labores.
113
TABLA Nº 05 A c t i v i d a d e c o n ó m i c a p ri n c ip a l d e l o s c l i en t e s d e l o s estudio s c ont ables 2005 y 2009 Actividad económica principal que asesoran los estudios contables
f
%
Comercio al por mayor y menor
7
43,8
Administración pública
3
18,8
Alojamiento y restaurantes
3
18,8
Activ. profesionales y técnicas
2
12,5
Otros tipos de servicios
1
6,3
Total
16
100
Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 05 representa las actividades económicas principales a las que asesoran los estudios contables del distrito de Huancavelica. El mas alto porcentaje de estudios contables en 43,8% (7) asesoran, principalmente, en la actividad económica: comercio al por mayor y menor; a diferencia de solo un (6,3%) estudio contable que brinda su asesoramiento en otros tipos de servicios; el 12,5%(2) de estudios contables asesora en actividades profesionales y técnicas; el 18,8% (3) de estudios contables asesoran en la actividad económica de administración pública y otro porcentaje similar 12,5% (2) de estudios contables brinda asesoramiento en la actividad económica de alojamiento y restaurantes.
114
GRÁFICO Nº 05 A c t i v i d a d e c o n ó m i c a p ri n c ip a l % d e l o s c l i en t e s d e l o s estudio s c ont ables 2005 y 2009 43,8%
18,8%
18,8%
12,5%
Comercio al por mayor y menor
Administración pública
Alojamiento y restaurantes
Activ. profesionales y técnicas Actividad económica p rincipal que asesoran los estudios contables
Fuen te: Tab la Nº 05
El gráfico Nº 05 representa las actividades económicas principales a las que asesoran los estudios contables del distrito de Huancavelica. El mas alto porcentaje de estudios contables en 43,8% asesoran en la actividad económica del comercio al por mayor y menor; a diferencia de solo el 6,3% de estudios contables brindan asesoramiento en otros tipos de servicios; el 12,5% de estudios contables asesora en actividades profesionales y técnicas; el 18,8% de estudios contables asesoran en la actividad económica de administración pública y otro porcentaje similar 12,5% de estudios contables brinda asesoramiento en la actividad económica de alojamiento y restaurantes. 115
TABLA Nº 06 Ap licaciones inform áticas u sadas en estu dios con tables 2005 y 2009 Aplicación informática mas usado en los estudios contables
f
%
Suite Microsoft Office
11
68,8
SYSCONT
1
6,3
SIAF
3
18,8
Otros
1
6,3
16
100
Total Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 06 presenta las aplicaciones usadas en los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2 009. El mas alto porcentaje de estudios contables en 68,8% (11) utilizó la aplicación informática suite Microsoft Office; a diferencia de solo un (6,3%) estudio contable que utilizó otra aplicación informática, otro porcentaje semejante de estudios contables (6,3%) utilizó la aplicación informática SYSCONT; finalmente, el 18,8% (3) de estudios contables utilizó la aplicación informática SIAF.
116
GRÁFICO Nº 06 Ap licaciones inform áticas u sadas en estu dios con tables 2005 y 2009 68,8%
18,8%
6,3%
Suite Microsoft Office
6,3%
SYSCONT
SIAF
Otros
Aplicación informática m as usad o en los estudios contables
Fuen te: Tab la Nº 06
El gráfico
Nº 06 representa, en forma porcentual, las
aplicaciones usadas en los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2 009. El mas alto porcentaje de estudios contables en 68,8%
utilizó la aplicación informática suite
Microsoft Office; a diferencia de solo el 6,3% estudio contable que utilizó otra aplicación informática, otro porcentaje semejante de estudios contables (6,3%) utilizó la aplicación informática SYSCONT; finalmente, el 18,8%
de estudios contables utilizó la aplicación
informática SIAF.
117
TABLA Nº 07 Nivel de dom inio de las TIC por el personal de los estudios co ntab les 2005 y 2009 Nivel de dominio de las TIC del personal de los estudios contables
f
%
Baja
6
37,5
Media
7
43,8
Alta
3
18,8
16
100
Total Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 07 representa el nivel de dominio de la TIC por el personal que labora en los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2009. El más alto porcentaje del personal que labora en los estudios contables: 43,8% (7), presente un nivel de domino de las TICs Media; seguido 37,5% (6) del personal que labora en los estudios contables que presente un nivel de domino de las TICs Baja; finalmente, solo el 18,8%(3) del personal que labora en los estudios contables presente un nivel de domino de las TICs Alta.
118
GRÁFICO Nº 07 Nivel de dom inio % d e las TIC por el personal de los estudio s c ontables 2005 y 2009 43,8%
37,5%
18,8%
Baja
Media
Alta
Nivel de dominio de las TIC del personal de los estudios contables
Fuen te: Tab la Nº 07
En el gráfico Nº 07 se observa el nivel de dominio de la TIC por el personal que labora en los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2009. El más alto porcentaje del personal que labora en los estudios contables (43,8%) presente un nivel de domino de las TICs Media; seguido 37,5% del personal que labora en los estudios contables que presente un nivel de domino de las TICs Baja; finalmente, solo el 18,8% del personal que labora en los estudios contables presente un nivel de domino de las TICs Alta. 119
TABLA Nº 08 Nivel de inversión en Software en los estu dios c ontables 2005 y 2009 Nivel de inversión de los Adm. de los estudios contables en Software Especializado 2005-2009
f
%
12
75,0
Media
3
18,8
Alta
1
6,3
16
100
Baja
Total Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 08 representa el nivel de inversión en software especializados
por
los
estudios
contables
del
distrito
de
Huancavelica en el año 2005 y 2009. El más alto porcentaje de estudios contables en 75,0% (12) presente un nivel de inversión en software especializados: Baja; a diferencia de solo un (6,3%) estudio contable que presenta un nivel de inversión en software contable: Alta y el 18,8% (3) de estudios contables presentan un nivel de inversión en software contables: Media.
120
GRÁFICO Nº 08 Nivel de inversión % en Software en los estud ios co ntables 2005 y 2009 75,0%
18,8%
6,3%
Baja
Media
Alta
Nivel de inversión de los Adm. de los estudios contables en Software Especializado 2005-2009
Fuen te: Tab la Nº 08
El gráfico Nº 08 representa el nivel de inversión porcentual en software especializados por los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2009. El más alto porcentaje de estudios contables (75,0%) presente un nivel de inversión en software especializados: Baja; a diferencia de solo el 6,3% de estudios contables presentan un nivel de inversión en
software
contables: Alta y el 18,8% de estudios contables presentan un nivel de inversión en software contables: Media.
121
TABLA Nº 09 Factores qu e repercu ten de m anera negativa en la i m p l e m e n t a c i ón d e s o f t w a r e e n l o s e s t u d i o s c o n t a b l e s 2005 y 2009 Factores que repercupeten negativamente en la implementación de Software Especializado 2005-2009
Visión de los Administradores Mercado limitado de clientes Costo de licencia del Software Total
f
%
4
25,0
10
62,5
2
12,5
16
100
Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 09 representan los factores que repercuten de manera negativa en la implementación de software en los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2009. En el más alto porcentaje de
estudios contables en 62,5% (10) se
presentó como factor que repercute negativamente en la implementación de software contable: El mercado limitado de clientes; a diferencia de solo 12,5% (2) de estudios contables que presentó como factor que repercute negativamente en la implementación de software contable: El costo de licencia del software; finalmente, el 25,0% (4) de estudios contables presentó como factor que repercute negativamente en la implementación de software contables: La visión de los administradores.
122
GRÁFICO Nº 09 Factores % qu e repercuten de m anera negativa en la i m p l e m e n t a c i ón d e s o f t w a r e e n l o s e s t u d i o s c o n t a b l e s 2005 y 2009 62,5%
25,0%
12,5%
Visión de los Administradores
Mercado limitado de clientes
Costo de licencia del Software
Factores que repercupeten negativamente en la implementación d e Software Especializado 2005-2009
Fuen te: Tab la Nº 09
El gráfico Nº 09 representan los factores porcentuales que repercuten de manera negativa en la implementación de software en los estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2009. En el más alto porcentaje de estudios contables en (62,5%) se presentó como factor que repercute negativamente en la implementación de software contable: El mercado limitado de clientes; a diferencia de solo el 12,5% de estudios contables que presentó como factor que repercute negativamente en la implementación de software contable: El costo de licencia del software; finalmente, el 25,0% de estudios contables presentó como factor que repercute negativamente en la implementación de software contables: La visión de los administradores.
123
TABLA Nº 10 Grado de satisfacción de los l os clientes de los estud ios co ntab les 2005 y 2009 Grado de satisfacción de los clientes de los estudio contables
f
%
Insatisfecho
9
56,3
Medianamente satisfecho
5
31,3
Satisfecho
2
12,5
16
100
Total Fuente: Ficha de encu esta aplicada.
La tabla Nº 10 representa el grado de satisfacción de los clientes de os estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 - 2009. En el más alto porcentaje de clientes en 56,3% (9) mostró un grado de satisfacción: satisfacción: Insatisfecho frente a los servicios servicios que le brindó el estudio contable; a diferencia del menor porcentaje de clientes en 12,5% 12,5% (2) que mostró mostró un grado grado de satisfacción: Satisfecho frente a los servicios que le brindó el estudio contable; finalmente ,un porcentaje importante, el
31,3% (5) de clientes
manifestó un grado de de satisfacción: Medianamente Medianamente satisfecho satisfecho frente a los servicios que le brindó el estudio contable.
124
GRÁFICO Nº 10 Grado de satisfacción % de los clientes de los estud ios co ntab les 2005 y 2009 56,3%
31,3%
12,5%
Insatisfecho
Medianamente satisfecho
Satisfecho
Grado de satisfacción satisfacción de los clientes de los estudio contables Fuen te: Tab la Nº 10
El gráfico Nº 10 representa el grado de satisfacción de los clientes de os estudios contables del distrito de Huancavelica en el año 2005 y 2009. En el más alto porcentaje de clientes en 56,3% demostró un grado de satisfacción: Insatisfecho frente a los servicios que le brindó el estudio contable; a diferencia del menor porcentaje de clientes (12,5%) que que mostró un grado de satisfacción: Satisfecho Satisfecho frente a los servicios que le brindó el estudio contable; finalmente el 31,3%
de
clientes
manifestó
un
grado
de
satisfacción:
Medianamente satisfecho frente a los servicios que le brindó el estudio contable. 125
CONCLUSIONES 1. En el periodo del 2005 y 2009, la evolución evolución de los estudios estudios contables contables estuvo acorde con la evolución de las MYPE de la localidad de Huancavelica, es decir tuvo un crecimiento inercial. 2. El proceso de automatización de de sus procesos y operaciones de los Estudios Contables, no satisface las expectativas de los clientes potenciales. Existe una inconformidad de los clientes por la tardanza en la solución y llevado de libros contables 3. Los estudios contables en la localidad de Huancavelica, hasta el 62,5% se dedican fundamentalmente a una labor tributaria; seguido del 18,8% a actividades de asesoría empresarial. 4. Los clientes principales de los estudios estudios contables de la localidad localidad de Huancavelica en su 62,5% son MYPEs dedicadas fundamentalmente a actividades de comercio al por mayor y menor. 5. Los Administradores de los estudios contables de la localidad de Huancavelica durante el periodo 2005-2009 no han realizado un inversión significativa en Tecnologías de Información para la automatización de sus procesos. El 68,8% en el último lustro usan el software Microsoft Office.
6. Existe una limitación del personal que trabaja en los estudios contables de lo referente al dominio de tecnologías de información y comunicación. Solo el 18,8% presenta un índice alto de dominio.
RECOMENDACIONES 1. Para los años sucesivos, los estudios contables deben implementar planes de expansión que consideren actividades de asesoría contable en áreas de tributación y gestión empresarial, que impulsen la adopción de Tecnologías de Información y Comunicación en sus procesos. 2. Los estudios contables deben implementar con Software Contable especializado todos sus procesos. Puesto que la SUNAT tiene la tendencia a usar herramientas tecnológicas para sus procesos de declaraciones. 3. La implementación de los Software Contables en los estudios contables, debe servir para que los administradores expandan sus servicios a otras áreas. De tal manera que su fin último sea la de captar clientes de otras esferas de las actividades comerciales. 4. Los administradores de los Estudios Contables de la localidad de Huancavelica deben orientar su visión, de tal manera que el uso de las Tecnologías de Información y Comunicación les sea inherente.
BIBLIOGRAFIA 1. COHEN, Daniel. (2005). “Sistemas de Información para los
negocios”. Editorial McGrwHill. Tercera Edición. 413 pp. 2. DAVID, Fred R. (2003) “Conceptos de Contabilidad de Gestión”. Editorial PEARSON – Prentice Hall, Novena Edición. Naucalpan de Juárez. Edo de México. 336 pp. 3. DRUCKER PETER F. “La Sociedad Post Capitalista”. Edit. Norma. 4. DRUCKER PETER F. (2002). “Gerencia para el Futuro”. Edit. Norma. 5. DRUCKER
PETER
F.
“Una
Nueva
Dimensión
de
la
Administración”. Edit. Norma.
6. HARVARD BUSSINES, R. (1999)
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Editorial Planeta Colombiana S.A. Bogotá. 229 pp. 7. HERNANDEZ SAMPIERI, Roberto (2003) “Metodología de la Investigación”. Editorial Mc Graw-Hill, Tercera Edición. Mexico. 706
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9. MCLEOD, Raymond. (2000). “ Sistemas de Información Gerencial”. Editorial Pearson. Séptima Edición. 655 pp. 10.Normas Internacionales Contabilidad- 38 Activos Intangibles. 11. Ruso Álvarez, Eduardo. Castaños Sagóls, Emilio. Soto de León, Yania. Tecnología de la Información. Maestría de Contabilidad 20052006. 12. Senn, J. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial MacGraw Hill. México.
ANEXOS
MATRIZ DE CONSISTENCIA TITULO DIAGNOSTIC O DE LA EVOLUCION EN LA IMPLEMENTA CION DE LOS SOFTWARES CONTABLES EN LOS ESTUDIOS CONTABLES DEL DISTRITO DE HUANCAVELI CA DUTANTE LOS AÑOS 2005 Y 2009
PROBLEMA
OBJETIVOS
HIPÓTESIS
TIPO – NIVEL – DISEÑO
PRINCIPAL
GENERAL:
INVESTIGACI N:
TIPO:
¿De qué manera ha evolucionado la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009?
Conocer la evolución de la implementación de los softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009
La evolución de la implementación de los Softwares utilizados en los estudios contables ubicados en el distrito de Huancavelica durante los años 2005 y 2009 fue lenta y no estuvo acorde a las exigencias de los usuarios.
Básico
ESPECÍFICOS:
POBLACIÓN – MUESTRA POBLACI N:
NIVEL:
Los 38 estudios contables de la localidad de Huancavelica.
Descriptivo simple
MUESTRA:
DISEÑO: Descriptivo simple:
16 estudios contables elegidos de forma aleatoria o probabilístico.
Identificar las M O causas de la escasa ESPECÍFICOS: implementación de softwares ESPECÍFICOS en los estudios contables del La causa fundamental Donde: distrito de Huancavelica . para la escasa implementación de los M: Muestra. ¿Cuáles son las causas de la Describir el proceso softwares contables por O: Observación. escasa de implementación de los los estudios contables es implementaron de softwares en los estudios la baja demanda de los los softwares contables del distrito de clientes. contables en los Huancavelica. estudios contables El proceso de del distrito de implementación de los Huancavelica? softwares contables en los estudios contables del distrito de Huancavelica ¿Cómo fue lenta. fue el proceso de implementación de los softwares en los estudios contables del distrito de Huancavelica?
VARIABLES
MÉTODOS Y TÉCNICAS
INSTRUMENTOS
El presente estudio, GENERAL: por su tipo manejará una sola variables Científico es decir será Univariable y esta ESPECÍFICOS: es: Inductivo Deductivo Diagnóstico y Analítico Evolución de la Descriptivo Implementación de Explicativo los Software Históricoi Contables.
Ficha. Cuestionario de entrevista.
TÉCNICAS: El fichaje La Entrevista
PARA LOS TRABAJADORES DE LOS ESTUDIOS CONTABLES DEL DISTRITO DE HUANCAVELICA
INSTRUCCIÓN: Por favor marque o complete con toda sinceridad los recuadros. La información es anónima y con fines solamente estadísticos. Edad [
]
Sexo [M] [F]
NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL: …………………………………………………………………………………………….
I. INFORMACIÓN DEL ESTUDIO CONTABLE: Actividad principal
Año de inicio
Principales clientes
Asesoría tributaria ......... [ ]
Hasta 2005 ..................... [ ]
MYPEs ............................[ ]
Asesoría laboral............. [ ]
2006 ............................... [ ]
PYMEs ............................[ ]
Presupuestos.................. [ ]
2007 .............................. [ ]
Municipio .........................[ ]
Asesoria empresarial ...... [ ]
2008 ............................... [ ]
Empresa privada .............[ ]
2009 ............................... [ ] # de Personal que labora
Software usado
Actividad económica cte.
Unipersonal ................... [ ]
Comercio + y - .............. [
]
Microsoft Office .............. [ ]
2 a 4 personas ............... [ ]
Administración .............. [
]
CONTASIS ..................... [ ]
5 a 6 personas ................[ ]
Aloj. Y restaurante ......... [
]
SIAF ................................[ ]
7 a mas ..........................[ ]
Act. Profesionales ......... [
]
Otros ...............................[ ]
Otros tipos de serv. ....... [
]
¿Qué tanto conoces TIC?
Inversión en software
Satisfacción de clientes
Baja ............................... [ ]
Baja ............................... [ ]
Insatisfechos ...................[ ]
Media ............................. [ ]
Media............................. [ ]
Median. Satisfecho ..........[ ]
Alta ................................. [ ]
Alta ................................. [ ]
Satisfecho .......................[ ]
