Tecnica Secretarial

TECNICA SECRETARIAL  Formación secretarial

I AUTOEVALUACION:

FECHA DE ENTREGA: ………………………………………… ………………………………………… 1. De usted su concepto sobre técnica secretarial como curso de capacitación. Diga uién es secretaria ! cu"l es su importancia dentro de la empresa.

Es un curso teórico – práctico que nos enseña a tra!s "e conocimientos como "e#e "esenolerse $ "esempeñar sus %unciones la secretaria& A 'n "e que al salir a e(ercer su carrera lo )a*a "e %orma e'ca+ $ e%ectia, cola#oran"o as- con el crecimiento "e su empresa $ con el su$o mismo pro%esionalmente&  Tam#i!n  Tam#i!n se su*iere "escu#rir sus cuali"a"es $ "e#ili"a"es para po"er ser consciente "e lo que pue"e aportar $ sacar "e su personali"a" a 'n "e a"quirir aptitu"es $ cuali"a"es en el carácter que para la secretaria son in"ispensa#les& .a práctica es mu$ aliosa con estas se esperan pulir los conocimientos para po"er a#rirle puertas $ oportuni"a"es más *ran"es se*/n el carácter e importancia que a$a a"quirien"o en ella misma su "esarrollo pro%esional&

#& .a secretaria como $a mencionamos es una persona capacita"a que con su preparación $ #uen criterio a$u"a al tra#a(o "el e(ecutio, es una persona importante en la empresa como relaciona"ora pu#lica $ cola#ora"ora en muc)as otras %unciones se e inmiscui"a $ comprometi"a con to"a la actii"a" empresarial $ esto la anima a sentirse responsa#le responsa#le "el !0ito o %racaso "e su (e%e $ "e la empresa&  To"as  To"as estas responsa#ili"a"es responsa#ili"a"es no son ima*inarias sino que son reales $ a$u"an a er a la secretaria como la persona más importante "e la empresa& #. Dé usted su opinión de la mu$er en la empresa. Cite nombres de mu$eres importantes a ni%el local& nacional e internacional.

1e parece que la mu(er )a "emostra"o "es"e que su luc)a empe+ó 234567 que no )a si"o en ano sino que )a seri"o para rea'rmar lo que es )o$ en "io su inte*ración en el mun"o $ en la socie"a" en *eneral& En la )istoria "e su cali"a" empren"e"ora )an aporta"o al "esarrollo "esarrollo "e la econom-a, en muc)os casos más que los )om#res $ si*uen )aci!n"olo "e manera e%ectia $a que las mu(eres que tra#a(an son en n/mero más que los )om#res&

Ella misma se )a "a"o cuenta que aunque )u#iera "esenta(as en cuanto a constitución muscular, )i(os, presión %amiliar, i"eas erra"as 2el mac)ismo7 no supera su capaci"a" "e ser *ran"es pro%esionales $ ocupar puestos superiores& A)ora se reconoce más sus capaci"a"es para "iri*ir una empresa, enti"a"es, instituciones a"ministratias, para "iri*ir una %amilia& 8e reconoce su aporte a la socie"a" $ al mun"o empresarial&

'. De(na ue es personalidad ! cu"les son sus cualidades ! porue nos interesa conocer dentro de nuestra )ormación pro)esional.

Es un con(unto "e cuali"a"es $ caracter-sticas que ca"a persona "emuestra en su con"ucta $ comportamiento con el mun"o e0terior, que lo )ace actuar "e manera peculiar a las situaciones que se presentan en la i"a coti"iana& El carácter es la manera como se mani'esta la personali"a" $ se presenta "e "os maneras #ásicas: "e %orma e0troerti"a, que es la que se relaciona %ácilmente con las personas $ se pro$ecta )acia el e0terior $ la %orma introerti"a es la que tiene ma$ores reseras con el mun"o que lo ro"ea $ )ace amista"es "e manera calcula"a& En tal caso uno no pue"e cam#iar totalmente su personali"a" pero pue"e mo"i'car los aspectos que per(u"ican su "esarrollo personal& 8e necesita una olunta" %uerte& #& .a secretaria "e#e tener una personali"a" "e'ni"a, "e#e sa#er relacionarse con las personas& *. De(na ! ponga e$emplo de ue es responsabilidad& puntualidad& presencia personal& dedicación& buen criterio& ambición.

RE89N8A;<.? tiene un tra#a(o pen"iente para el lunes@ )o$ es iernes $ sus ami*as la initaron a una 'esta pero ella "eci"e )acer el tra#a(o )o$ as- po"rá reisarlo $ po"rá entre*ar un #uen in%orme, aunque ten*a que sacri'carse por un 'n "e semana& 9NTA.
Demuestra tam#i!n "e'ciencia "e la secretaria al entre*ar su tra#a(o al tiempo asi*na"o& E(emplo& .a 8rta& 1iran"a raras eces lle*a temprano a la o'cina, to"os sus compañeros lo sa#en pero ella lo si*ue i*noran"o, no le alcan+a el tiempo para )acer su tra#a(o $ $a llea retrasa"a "-as en ciertos in%ormes& 8u (e%e siempre le pi"e unos "ocumentos a cierta )ora pero nunca están, $a a semanas en lo mismo& Esto po"r-a )acer que su (e%e "ispense "e ella para #uscar al*uien más e'ciente& 9RE8ENC
pen"ientes en cómo act/a nuestro (e%e en situaciones importantes para la empresa $ tam#i!n en como act/a en situaciones internas "e la empresa& E(emplo& .a "ecisión "e comprar "os nueas computa"oras para el área "e Reseras recae so#re la 8rta& 1art-ne+ ella sa#e que necesitan $a nueas computa"oras& Reisa el presupuesto, saca las cuentas, se in%orma so#re qu! empresa )a esta"o sien"o proee"or /ltimamente& As- que "eci"e comprarlos& A1;
8on: D<8CREC<N: Es recor"ar $ escuc)ar cuan"o sea necesario )acerlo, )a$ que sa#er cuán"o recor"ar $ oli"ar so#re to"o ante el peli*ro "e posi#les pre*untas "e los "emás& Nos enseña no ser impru"entes ni saltar %rases a me"io "ecir que per(u"iquen la con'"enciali"a" en la empresa& .EA.TAD: 8i*ni'ca o#rar con%orme a le$, no )acer en*año, "e%en"er la ima*en "e tu (e%e %rente a otros car*os, "e i*ual mo"o cui"ar la ima*en "e la empresa en cuanto a las relaciones p/#licas, "e i*ual mo"o con sus compañeros "e tra#a(o sien"o consecuente con ellos& ET
Hacer el tra#a(o completo Cola#orar en la marc)a "e la empresa  8er leal a la misma a/n "espu!s "e termina"o el tra#a(o 1DE8T
. Como deben ser las relaciones entre el $e)e ! la secretaria. •

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Entre (e%e $ secretaria /nicamente "e#e e0istir las relaciones la#orales, es "ecir el compromiso con la institución que es el i"eal com/n, /nico $ supremo que comparten& El (e%e "e#e ser trata"o en to"o momento como 8eñor o por el t-tulo que ostente 2
#& Descri#a el "ecálo*o "e la secretaria& 3 En la primera parte "ice quela misión "e la secretaria es contri#uir al tra#a(o "e su (e%e@ $o pienso que "e#e )acerlo "e manera e'ciente $ consciente $ que esto se po"rá lo*rar por los conocimientos que a$amos a"quirien"o mas las prácticas que ten*amos que )acer, $a que la misión "e la secretaria es esa&  En la se*un"a parte nos "ice que cono+camos nuestro car*o, para conocerlo #ien $ mantenernos en !l& Esto se lo*ra al a"quirir los conocimientos $ capacitación "e#i"a para no ser improisa"os $ "esarrollarlo con con'an+a u "e se*uro con nuestro tra#a(o e0celente nos reconocerán i"eales para ese tra#a(o&  No es su'ciente *anarse la con'an+a "el (e%e, es necesario conserarla& Cuan"o entramos por primera e+ en un tra#a(o nos esmeramos con nuestro es%uer+o, con la me(or "emostración "e nuestros alores, que somos "i*nos para ese puesto pero una e+ ocupa"o nos oli"amos "e to"o por lo que )emos luc)a"o $ eso nos llea a cometer *ran"es errores& I A"emás "e otras )a#ili"a"es $ conocimientos que )a$amos a"quiri"o en nuestra e"ucación 2Taqui*ra%-a, arc)iista, tramita"ora, etc&7, tam#i!n es importante "esarrollar una #uena personali"a" $a )emos isto cuáles son sus cuali"a"es $ )emos isto que no solo #ene'ciará nuestro centro "e tra#a(o sino a nosotras mismas $ nos a$u"ará a ser un =ente positio? en la empresa& J El recor"ar: 9or qu!, para qu!, cómo, para cuan"o nos )ace recor"ar para que estamos en ese tra#a(o $ nos a$u"a a concentrarnos pensan"o en porque inicialmente )e ele*i"o esta pro%esión, para que la esto$ e(ercien"o, como "e#o e(ercerla, para cuan"o la necesito 2esto en cuanto a to"as las tareas que se "an7 K ReLe0ionar so#re lo que tenemos que )acer en e+ "e solo ele*ir el apuro $ rapi"e+ nos "ará tranquili"a" mental, nos a$u"ará aunque pare+ca mentira a or*ani+arnos me(or $ el resulta"o un me(or tra#a(o, sin las equiocaciones que per"er-amos más tiempo corri*ien"o por )a#er ele*i"o el apuro, en al*unos casos resultan *raes esos errores& M 8i no se compren"e #ien al*/n encar*o o tra#a(o asi*na"o oler a pe"ir in"icaciones o sino anotarlo to"o $ "espu!s tratar "e reLe0ionar "e que se trata& 8i no le "ices al (e%e con sinceri"a" que no entien"es cometerás un *rae error $ te *anarás una llama"a "e atención& 6 Na"ie comien+a "es"e arri#a $ como "ice este man"amiento que "e#emos tener presente, "e#emos alorar nuestro puesto, apren"ien"o en !l, to"o lo que po"amos para pasar más capacita"o al si*uiente, a"emás sea cual sea nuestro puesto "entro "e la empresa to"os contri#u$en al tra#a(o, más a/n cuan"o aloran su puesto&

4 Anotar to"o, %ec)arlo to"o, no "e(emos na"a al a+arO No es una e0a*eración la mente es %rá*il, $ es que amos a estar llenas "e o#li*aciones ca"a "-a, para eso "e#emos usar nuestra a*en"a, nos salará "e muc)os apuros $ no "e#emos oli"ar reisarla constantemente, sino no serir-a "e na"a& De#emos tener en or"en to"o para que el tiempo sea nuestro ami*o& 35 Es mu$ importante recor"ar tener #uenas relaciones con los compañeros eso )ará tu lu*ar "e tra#a(o muc)o más a*ra"a#le $ si al*/n 2na7 compañero es "i%-cil /nase poco a poco, "e#erá *anarse su simpat-a con respeto, paciencia, soli"ari"a" $ tantos otros alores que pue"es poner en práctica&

/. 0Cómo debe ser la relación de la secretaria con sus compa,eros de traba$o

F1ENTAR E. E89
Estos e(emplos mostra"os en lo que es el =esp-ritu "e equipo? $ la coniencia nos a$u"an a "esarrollar nuestra personali"a" que no se re'ere a otra cosa que el "esarrollo "e alores $ re%or+amiento en los puntos "!#iles "e nuestro carácter& En este caso quiere "ecir que si no sa#emos resaltar las capaci"a"es "e nuestros compañeros "e#emos empe+ar )acien"o resaltar sus alores personales& Nuestras actitu"es "e#en ir a la par con el "esarrollo "e nuestras aptitu"es, "e#emos e(ercitarlas poni!n"olas en práctica para no "eni*rar las se*un"as& 8i los ponemos en práctica )a#rá siempre al*uien que los alore&

2. -ué entiende ! como interpreta usted la identi(cación con la empresa. Cite algunos e$emplos de )alta de identi(cación de la secretaria con la empresa.

.a secretaria se i"enti'ca con su empresa, con su o'cina, (e%e, compañeros "e tra#a(o& na manera "e e0teriori+ar este sentimiento a%ectio es cuan"o se e0presa "e su la#or como su$a, "e su (e%e como =mi (e%e?, "el escritorio como =su escritorio?, "e la institución como =su institución?& Este sentimiento se pone "e mani'esto cuan"o uno se siente comprometi"o con los o#(etios $ misión "e su empresa, sintien"o los lo*ros $ !0itos "e su empresa, con las preocupaciones "e sus e(ecutios, en tal caso sintien"o tal encariñamiento con su empresa pon"rá oluntariamente to"os sus es%uer+os, sacri'cios, *anas, animo, )a#ili"a"es, metas, ilusiones en el "esarrollo "e su empresa& .a i"enti"a" es querer a una institución, a una persona, compartir sueños e ilusiones $ apo$ar porque estos se lo*ran "e manera cooperatia $ sacri'ca"a oli"an"o cansancios $ "errotas& 8i una secretaria )a#la mal "el lu*ar "e tra#a(o en que estuo le %alta i"enti"a" por el centro "e tra#a(o que la aco*ió& De#e "ar la cara por su empresa $ sentirse or*ullosa por su (e%e $ compañeros $ "e%en"erlos ante e0traños& na secretaria no participa "e las actii"a"es $ reuniones "e camara"er-a "e su empresa, no le importa ser parte "e ella& Cuan"o no se pone "e parte "e su empresa en momentos "i%-ciles apo$án"olos incon"icionalmente& Ha$ que usar la inte*ri"a"&

3. La secretaria tiene una serie de obligaciones& enumere ! e4pliue cu"les son auellas ue tiene )rente al despac5o de su  $e)e.

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16. Secretos para administrar si tiempo.

9ARA A.CANSAR 88 1ETA8 8TED DE;ER E8TA;.ECER 9R<R 8EG
Dii"a los planes "e tra#a(o *ran"es en pasos más pequeños $ %áciles "e mane(ar& 9ara un plan "e tra#a(o mu$ *ran"e es /til usar un calen"ario& BCómo se )ace se un )orario "e tra#a(o $ ase*/rese "e usar uni"a"es "e tiempo %uncionales 2relo(7 Ha*a solo una cosa a la e+& Termine por completo sus actii"a"es2o "e(e #ien anota"os los pen"ientes para que no pier"a tiempo al re*resar7 HAGA. AHRAO 1e "o$ tiempo como pasa el tiempo&