A INTRODUCCIÓN .
A.1. Finalidad A.2. Botones u tilizado s en e l sistema A.3. Ingreso al sistema 1 Base de Datos 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12
Artículos Logística Proveedores Clientes Almacenes Transacciones Ubicación de a rtículos Transpo rtista Manteni miento de Kits Mantenimiento de lotes Mantenimiento de Orden de Fabricación Tablas de ayuda
1.12.1 Documentos 1.12.2 Definición de documentos 1.12.3 Formato de impresión 1.12.4 Unidades de medida 1.12.5 Familias de artículos 1.12.6 Autorizado 1.12.7 Tipo de artículo 1.12.8 Giro proveedor 1.12.9 Centro de cost os 1.12.10 Distritos 1.12.11 Tipo de cambio 1.12.12 Clase de artículo 1.12.13 Color de artículo 1.12.14 Máquinas 1.12.15 Concept os Generales 2
Listados 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
Catálogo de Artículos Catálogo de Clientes Catálogo de Proveedores Catálogo por Ubicación Catá logo de Artícul os po r precio
3 Transacciones 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
Nota de Ingreso Nota de Salidas Transferencia Directa Transferencia por conversión de unidades Nota de ajuste Proceso de guías
3.6.1 Guías de Remisión 3.6.2 Guías de Ventas por Facturar 3.6.3 Guías Guías de de TVentas Contra Factura 3.6.4 ransferencia 3.7
Ingreso po r compras
3.7.1 Ingreso por orden de Compras 3.7.2 Ingreso por Importación 3.7.3 Guía de Compras 3.8
Manejo de Kits
3.8.1 Armado de Kits 3.8.2 Desarmado de Kits 4 Consultas
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5
Stock de Artículos Documentos Proveed or por Artícul o Consulta Documentos Valorizados. Resumen Anual d e Artículo
5 Reportes 5.1
Inventario en Unidades
5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.2
Stock de Artículos Stock de artículos mensual Stock de lotes mensual Stock por Lote/Serie Kardex de Artículos Kardex artículo - Lote Kardex con Referencias
Inventario Valorizado
5.2.1 Inventario Valorizado por Empresa 5.2.2 Kardex valorizado por Empresa 5.2.3 Resumen por Almacén 5.2.4 Kardex Kardex Valorizado Detallado por Almacén 5.2.5 Análisis de movimientos por familias 5.3
Documento de Almacén
5.3.1 Documentos de Almacén por Tipo 5.3.2 Documentos Valorizados por Tipo 5.3.3 Resumen de Transacción por Artículo 5.4
Ingresos por Compra
5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5
Salidas y C onsumo por Centro de Costo
5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.6 5.7 5.8
Ingresos al Almacén por Artíc ulos Ingresos al Almacén por Proveedores Ingresos Comparativos por Mes. Ingresos por producción Consumo por Artículo y Centro de Costo Consumo por Centro de Costo y Artículo Consumo por Centro de Cost o c omparativo por meses Consumo por Centro de Costo / familias Análisis de Reposición de Stock
Consumo por órdenes de fabricación Documentos de s alidas po r familias Consumo de máquinas
5.8.1. Consumo de artículos por fecha de mantenimiento 5.8.2. Consumo de artículos por máquina y máquina por artículo 5.8.3. Consumo por Centro de Costo por artículo por máquina 5.8.4. solicitante Consumo de porCentro artículode Costo y máquina por personal 5.9
Logísticos
5.9.1 5.9.2 5.9.3 5.9.4
Alerta Logística Rotac ión de Stoc k Artículos sin movimiento Artículos c on Stoc k negativo
5.10
Despacho de Artículos
5.11
Despacho de Artículos
5.10.1 Guías Pendientes 5.11.1 Guías Emitidas 5.11.2 Facturas con Guías Emitidas 5.11.3 Pendientes por Cliente 6 Procesos 6.1
Corrección de Documentos
6.1.1 Modificación de Documentos 6.1.2 Eliminación de Documentos 6.1.3 Anulación de Guías 6.2
Procesos de Recálculo
6.2.1 Recálculo de Movimientos vs. Stock 6.2.2 Recálculo de Stock por Series / Lotes 6.2.3 Correcc ión de Series vs. St ock 6.3
6.2.4 Correcc de Lotes vs. St ock Valorización de ión Inventarios 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6
6.4
Valorización de Documentos Faltantes Corrección de la Valorización de Documentos Valorización de artículos en grupo Revalorización t otal de Inventarios Cierre Mensual Valorizado Restaurar Cierre Mensual Valorizado
Inventario Físico
6.4.1 Emisión de reporte para Inventario Físico 6.4.2 Registro del conteo de inventarios
6.5
Contabilización
6.5.1 Generación del Asiento 7 Auditoria 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8
Artículos s in familia Artículos con saldos ne gativos Artículos con unidades de medida diferentes Artículos con movim iento no existentes Artículos con lote / serie descuadrad os Documentos sin Valorizar Tipos de Cambio no Registrados Reportes de Ajuste al Sistema
8 Herramientas 8.1 8.2 8.3 8.4
Corregir numeraci ón de Almacene s Corregir Tipos de Ca mbio en Documentos Reversión de impresión para guías Verificar Base de Datos
9 Configuración 9.1
Crear
9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6
Empresa Usuarios Administradores Usuarios para Ajustes
Parámetros Fondo de pantall a Cambiar Empresa Cambiar Almacén Cambiar Fecha de l Sistema
A.1. FINALIDAD.(subir)
La presente Guía de Operación del Software StarSoft – Inventarios versión SQL tiene por finalidad explicar de una manera fácil y didáctica el manejo del Software de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno Sistema de Información.
A.2. BOT ONES UT ILIZADOS EN EL SISTEMA. (subir) Botón para ingresar datos nuevos por ejem.: un nuevo proveedor. Botón para modificar los datos que ya existen. Botón para eliminar datos que no deseamos en el sistema Botón para salir de la pantalla. Botón para llenar una ficha técnica de un articulo.
Botón para consultar un documento. Botón para grabar los datos ingresados.
Botón para imprimir, visualizar o grabar en un disco un reporte. Botón para ingresar los equivalente de las Unidades de medida. Botón para ingresar o visualizar las líneas de las Familias. Botón para ingresar o visualizar los grupos de las líneas. Nota: La tecla F1 s irve para consultar la Tabla de a yuda sobre la información a ingresar.
A.3. INGRESO AL SISTEMA. (subir) A.3.1. INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA. Para acceder al Software StarSoft - INVENTARIOS, la primera ventana que se muestra en el sistema es la deINICIO DE SESION , donde los usuarios con autorización digitarán su código de usuario y contraseña o clave secreta, luego se debe registrar el Tipo de Cambio del día, cabe mencionar que el Sistema de Inventarios asumirá el Tipo de Cambio ingresado en el Sistema StarSoft de – CONTABILIDAD. Finalmente se presionará el Botón de Aceptar.
1. BASE DE DATOS (subir) En este conjunto de opciones se ubican las principales Tablas de datos necesarios a ser definidos para iniciar operaciones con el Sistema, es importante rec alcar que la definición que se establezca a cada una de las Tablas será utilizada por el sistema para sus operaciones de Transac ción y Reportes, por lo tant o deben definirse en primer lugar qué información se ingresa al Sistema. Nota.- Es importante que antes complete las tablas de las opciones 1.12 Tablas de Ayuda y luego regrese a estas opciones que mencionaremos a continuación. 1.1 ARTICULOS (subir) Esta opción es para ingresar todos los datos de los artículos nuevos, realizar búsquedas de los existentes, modificarlos o eliminarlos. 1.1.1 Artículos Registrados ; la primera pantalla se presenta al seleccionar esta opción es de la tabla de Artículos Registrados con varios campos que van a contener todos los datos que necesarios. Sobre ella vemos a un buscador que nos ayudara a encontrar más rápido a un o unos artículos en particular ya sea por código, descripción, grupo, familia, línea, orden de fabricación o tipo actuando como un FILTRO. Cuando ya tengamos artículos ingresados podemos darles un clic sobre ellos y realizar modificaciones o borrar los necesarios con los botones de la barra superior de la pantalla (Modificar, Eliminar).
1.1.2 Datos del Artículo; la siguiente pestaña que se ve es la de Datos del Artículo entramos dándole clic al botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla aquí podemos ingresar todos los datos necesarios de un artículo; cada articulo es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el articulo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.
Se puede registrar todo tipo de artículos: Materias Primas, product os en proceso, product os terminados, mercaderías, repuestos, suministros. Incluso servicios, pero que no tendrán afectación en el Stock luego haga un clic en el botón de grabar en la parte superior de su pantalla y sus datos se habrán guardado en su base de datos. 1.1.3 Ficha Técnica; datos adicionales del artículo importantes para usted. Esta pantalla es opcional Nota.- Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, estos se toman de las tablas de Ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos de los artículos es importante verificar que las tablas de ayuda esté n completas con los datos requeridos. Código: Registra la identificación del product o por el Sistema, su registro es 20 caracteres alfanuméricos.
obligatorio. Tiene una longitud de hasta un máximo de
Cod. Fabricante : Registra el c ódigo del artículo asignado por el proveedor. Su uso es opcional. T iene una longitud máxima de hasta 15 caracteres alfanuméricos. Descripción: Registra el nombre o denominación del artículo, máximo 50 caracteres. Descrip. Alterna: Registra la desc ripción complementaria de los Art ículos. Unidad Medida: Registra la respectiva unidad de medida en Stock. Familia: Registra la agrupación Principal de Artículos. Línea: Registra la subagrupación de la familia a la c ual pertenece el artículo. Grupo: Registra la subagrupación de la línea a la cual pertenece el artículo. Tipo Artículo: Registra la clasificación de Tipo Producto.
Peso de Artículo: Registra cantidad en kilogramos del product o. Clase : Registra la agrupación Clase de Artículos. Color: Registra una característica del Artículo. Talla: Registra la medida de c ada artículo. Estado : (ACTIVO / INACTIVO) Opción por el cual un producto puede ser inactivado para que no sea tomado en cuenta para ninguna transacción. Stock x Serie: Control que permite llevar el Stock del Artículos detallado por serie de productos, es decir equipos, maquinaria, todo aquello que tenga código de garantía. Stock x Lote : Control que permite llevar el Stock del Artículos detallado por lote de producción o fabricación. Libre: Control que establece para el Artículo solo llevar Stock general. Servicio: En caso de ser un tipo de servicio a emplear. Comentario : Se debe tener en cuenta es referente a la clasificación de Artículos, es decir el Sistema brinda 3 agrupaciones, que son: La agrupación por Familia como por ejemplo: Artefactos su Línea seria: Línea Blanca su Grupo sería Refrigeradoras. Los Reportes que se emiten en el sistema, se podrán emitir ordenados según estas tres clasificaciones. 1.2 LOGISTICA
(subir)
Muestra la por pantalla donde encontraremos el stock mínimo de cada uno de los artículos que posee la empresa ordenados ordende deReposición registro dede losStock, artículos.
En esta pantalla podemos realizar búsquedas por código o descripción para hacer modificaciones, o consultas. Cuando Ud. Presiona el botón de Modificar le permite solo hacer algunas modificaciones a ciertos campos.
Código Interno: Visualiza el código interno del artículo. Cod Fabricación: Visualiza el código de fabricación. Descripción: Visualiza el nombre del artículo.
Unidad Medida: Visualiza la unidad de medida del artículo. Clasificación: Prioridad que se tiene del artículo Tipo de Compra: Registra el tipo de compra que tendrá el artículo Stock Actual: Visualiza el stock actual del artículo. Stock Mínimo: Registra el stock mínimo que debe tener el artículo. Stock máximo: Registra el stock máximo que debe tener el artículo. Punto de Pedido: Registra el punto desde el cual se abastecerá el artículo Tiempo de Rep. : Registra el tiempo máximo de reposición del artículo.
1.3 PROVEEDORES.
(subir)
Empezamos c on la pantalla de Actualización Datos Generales de Proveedor aquí se registran todos los dat os de los Proveedores de la empresa. En la parte superior encont ramos un FILTRO que nos ayudara a se lecc ionar solo a los proveedores que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre del proveedor deseado. El sistema nos mostrara solo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. La búsqueda la realiza por el Código o la Razón Social del Proveedor, además podemos modificar o eliminar los datos con los botones que se encuentran en la parte inferior de la pantalla, así como hacer la transferencia a Contabilidad.
Cada proveedor es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de registrar al proveedor, este código no puede ser modificado, ni reasignado para ot ro proveedor.
Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta c on Ayudas en línea – HELP. Presionando la tec la F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, por ejemplo si nos encontramos en el campo Giro Proveedor pulsamos la tecla F1 y aparecerá los giros q han sido registrados en las tablas de ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos de los artículos es importante verificar que las tablas de ayuda estén completas con los datos requeridos. A continuación los significados de
cada campo : Código: Código del Proveedor asignado por la empresa. . R.U.C.: Al ingresar el RUC. Nombre: Razón Soc ial del Proveedor. Obligatorio. Dirección: Dirección completa del proveedor. Obligatorio. Localidad: Localidad donde se ubica el proveedor. País Proc.: País de procedencia del Proveedor. Giro Prov. : Agrupación del proveedor según giro o rubro del negocio. Teléfono: Números de T eléfonos del proveedor. Fax. : Numero de facsímil del proveedor. Representante: Nombre del Representante Legal del Proveedor. C. Representante: Cargo del Representante Legal del Proveedor. T. Representante : Teléfono directo del Representante Legal del Proveedor.
1.4 CLIENTES
(subir)
Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de los Clientes de la empresa. Cada cliente es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de registrar, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro cliente.
La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opción de Actualización de datos generales, es una tabla con la relación de clientes, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudara a seleccionar solo a los clientes que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del código o nombre del proveedor deseado. El sistema nos mostrara solo aquellos registros que se igualan a los caract eres digitados. El filtro est a ordenado por Código, Desc ripción o RUC así nos es posible modificar o e liminar los datos de los clientes ya existentes (excepto el código), o consultar cualquier dato requerido de los clientes. 1.4.1 ACTUALIZA DATOS GENERALES DEL CLIENTE. Al presionar el botón Nuevo en la pantalla Actualización de Datos Generales es posible ingresar clientes nuevos, mostrándonos la pantalla de Ingreso de Datos del Cliente c on una ventana de Datos Requeridos y otra de Datos Adicionales.
Datos Requeridos : Código: Registra el c ódigo del cliente, asignado por la empresa. Consta de 11 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio RUC: Registra el No de RUC del cliente, el cual es verificado por el sistema Razón Social: Registra la Razón Social del c liente Dirección Fa ctura: Registra la dirección donde será enviada la factura al cliente. Dirección Entrega: Registra la dirección de entrega del artículo al cliente. Se pueden registrar varias direcciones, dándole doble clic. País: Registra e l país de srcen del cliente. Departamento: Registra el Dpto. donde será enviado el artículo. Provincia: Registra la provincia donde será e nviado el artículo. Distrito: Registra el distrito donde será enviado el artículo. Teléfono: Registra el número telefónico del c liente. Fax: Registra el número de fax del cliente. E-ma il Cliente: Registra el E-mail del cliente. Web Cliente: Registra la página Web del cliente. Banco: Registra el Banco con el que trabaja el cliente. Cta. Cte.: Registra el No. de Cta. Cte. del cliente en el banco indicado. Adicionalmente tenemos que registrar los siguientes datos, respecto a la facturación:
Datos Adicionales : Dscto.: Registra el porcentaje de dscto. que le otorga la empresa al cliente. Tipo de pago: Registra la forma de pago que t endrá el cliente con la empresa. Precio Factura: Registra el tipo de precio que manejará la empresa c on el c liente. Moneda crédito: Registra el tipo de moneda del crédito otorgado al cliente.
Límite crédito: Registra el límite de crédito otorgado al cliente. Giro cliente
: Registra el rubro del cliente.
Vendedor: Registra el vendedor que atenderá los pedidos del cliente. Representante: Registra al Representante legal del cliente. Fecha registro: Fecha de registro del cliente. Por defecto será la fecha del sistema. Principal: Registra si el cliente es un cliente principal o no. Grupo: Registra el grupo empresarial al cual pertenece un cliente principal. Nota.- Se puede registrar una ficha técnica del cliente, donde se ingresará los datos adicionales del cliente requeridos por la empresa, como: Referencias comerciales, tipos de crédito otorgados por otras empresas, etc. Para ello requerimos ingresar a FICHA Para simplificar el registro de dat os siempre se cuenta c on Ayudas en línea – HELP. Presionando la tec la F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos. 1.5
ALMACENES
(subir)
En esta base de Datos se registran todos los datos de los Almacenes que tiene la empresa. Cada almacén es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de registrar el almacén, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro almacén, los datos si son modificables (excepto el código) como también anular los datos de un almacén que no tenga movimiento y cuyo stock sea cero.
1.5.1 ADICIONAR ALMACENES. Con el botón de Adicionar se puede crear un nuevo almacén,. Es posible crear hasta 99 almacenes, cada uno con su propia numeración de Notas de Ingreso, Notas de Salida y Nro. de Serie para guías de remisión. Hay que tener mucho c uidado con la actualización de est a base de datos, ya que la información se registra y almacena tomando los datos de control de este archivo.
Código: Código del almacén, se puede asignar desde 01 hasta 99 Almace nes. Nombre: Descripción o nombre que identifica el almacén. Dirección: Dirección donde esta ubicado el almacén. Distrito: Distrito al cual pertenece el almacén. Teléfono: Teléfono del almacén. Tipo de artículo: Define el tipo de artículo que se guardarán en el almacén Numeración: Para numerar automáticamente los Doc. Entradas y salidas. Nro. P/Ingreso: Numeración automática de partes de entrada. Muestra el Numero actual. Numero Serie.: Numero de serie de las guías de remisión asignadas al Almacén. Ult. Guía Imp.: Numero de la última guía emitida en el almacén. Numero Final: Numero limite de la serie de guías asignadas al almacén. 1.6
TRANSACCIONES.
(subir)
Es la Base de Datos donde se registran todos los tipos de movimientos de entrada o salida del almacén. Cada articulo es identificado mediante un código que es asignado por única vez al momento de crear el tipo de transacción o movimiento de cada almacén, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem. Se puede registrar todo tipo de transacciones. Un código de movimiento esta compuesto por 2 caracteres alfanuméricos, se recomienda al crear los códigos, que estos reflejen el tipo de transacción por sus iniciales. En esta pantalla se encontrara primero todas las transacciones correspondientes a los ingresos y las salidas.
1.6.1 ADICIONAR DATOS DE TRANSACCIONES.
Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar nuevas transacciones, modificar los datos de las transacciones ya existentes (excepto el código), eliminar o consultar cualquier dato requerido de las transacciones o movimientos de almacén. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información: ·
Código Transacc .: Registra el tipo de movimiento de almacén.
·
Tipo Transacción: Registra si al transacción es ingreso =I o salida = S
·
Transacción: Descripción de la transacción.
·
Configurar Datos del Documento: Los códigos de movimientos tienen datos de control mediante los cuales se espec ifica que datos debe solicitarse cuando se registra cada transac ción, así como las carac terísticas sobre los stoc k que afect an y su tipo de valorización de inventarios. Esto permite que el ingreso de datos sea paramétrico según las necesidades de cada empresa. Si marcamos el cas illero, el sistema solicitara el registro del dato, caso c ontrario el sistema obviara el registro del dat o c orrespondiente.
·
Proveedor: Al marcarse solicitara el código del proveedor.
·
Documento Ref.: Solicitara el documento de referencia del proveedor
·
Autorizado: Solicitara el nombre de la persona que autoriza.
·
Cliente: Al marcarse solicitara el código de cliente.
·
Orden Fabricación: Se solicitará la orden de fabricación creada anteriormente.
·
Maquinas / Equipos: Solicit ará maquinas y equipos.
·
Almacén: Solicitara el almacén destino, en las transferencias.
·
Asiento Consumo: Si se marca en una transac ción det erminada, el sistema generará un asiento por consumo. Devolución: Se marcará para transacciones tipo devolución.
·
Valorizado: Solicitara el tipo de costeo para la transacción.
·
Centros Costos : Al marcarse solicitara el c ódigo del ce ntro de costos.
·
Orden Compra: Solicitara el numero de al Orden de Compra.
·
Comentario: Solicitara una glosa o texto.
·
Cuenta Contable: El sistema solicitará una cuenta contable por cada transacción.
·
Nota: Es muy importante definir correctamente esta t abla de transacc iones pues un error puede repercutir en el proceso adecuado de la valorización de los inventarios y en el proceso de control de existencias. También se debe tener mucho cuidado de no eliminar transacciones que tengan correcta aplicación del tip odocumentos de c osteo. registrados. Esta tabla debería ser verificada por el contador de la empresa para revisar la 1.7
UBICACIÓN DE ARTICULOS
(subir)
Esta opción nos permite registrar detalladamente el lugar donde se encuentran cada uno de los artículos, sirve para mantener el almacén mas ordenado. No solo para saber en que almacén se encuentra el stock de los productos sino también en que lugar del almacén se encuentran ubicados. Cuenta con la siguiente información:
·
Código: Ingresa el Código del articulo a ubicar o F1
·
Descripción: La descripción aparecerá automáticamente.
·
Ubicación: Se registra el lugar donde est a ubicado el articulo mencionado.
1.8 TRANSPORTISTA
(subir)
En esta opción se registran las Empresas o Personas Naturales que brindan el servicio de Transporte de los productos hacia los Clientes o de los Proveedores a los Almacenes.
Los datos que se registran en el mantenimiento de Transportistas son los siguientes:
Datos del Transportista: · · · · · · · · · ·
Código: Identificación del Transportista en el Sistema. RUC : Ruc del Transportista. Nombre: Nombre o Razón Soc ial del Transportista. Dirección: Dirección del Transportista. Teléfono: Teléfono del Transportista. DNI: Número del DNI del Chofer Placa: Placa del Vehículo que conduce. Brevete : Número de Brevete. Modelo: Marca / Modelo de la unidad de transporte. Nº Inscripción: Número de Inscripción.
Datos de la Empresa donde trabaja el Transportista: · · · ·
Razón Social: Nombre o Razón Social de la Empresa. RUC : Ruc de la Empresa Dirección: Dirección de la Empresa. Teléfono: Número de teléfono de la Empresa.
1.9 MANTENIMIENTO DE KITS
(subir)
En esta opción se crean paquetes de Productos llamados KITS, con la finalidad de venderlos.
Primero hay que crear el Artículo principal o KIT en el maestro de artículos y luego dar click en el botón Crear, seleccionar el Kit (presionando F1) y dar click en el botón Adicionar para registrar que productos componen el paquete, indicando el número de unidades necesarias.
1.10 MANTENIMIENTO DE LOTES (subir) En esta opción se registran información de lotes, solamente de los artículos que su control de stock sea por Lotes.
Los dat os ingresados se muestran en la pant alla siguiente:
Lote: No de lote del producto Fecha Vcto. : Fec ha de vencimiento del lote Fecha Fabrica.: Fec ha de fabricac ión del lote
Datos Adicionales: Datos complementarios del lote 1.11 MANTENIMIENTO DE ORDENES DE FABRICAC ION (subir) En esta opc ión se registra información de las órdenes de fabricac ión la que va a permitir llevar el control de los artículos utilizados en cada una de ellas.
Los dat os ingresados se muestran en la pant alla siguiente:
No Ord. Fab: Numero asignado a la orden de fabricac ión Cod. Cliente : Código del cliente que esta solicitando la orden de fabricación Fecha Inicial: Fecha que inicia la orden de fabricación Fecha final: Fecha que termina la orden de fabricación 1.12 TABLAS DE AYUDA. (subir) La Tabla de Ayuda permite datos para los diferentes procesos del sistema. Estas tablas están disponibles cuando el usuario emplea la tecla de función F1 durante el registro de datos. Se cuenta con las siguientes tablas de ayuda: 1.12.1 DOCUMENTOS Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Documentos que emitirá la empresa por facturación. Cada documento es identificado mediante un código, el cual se recomienda sean las letras que identifican a los documentos, que es asignado por única vez al momento de registrar al documento, este código no puede ser modificado, ni reasignado para ot ro documento.
Los datos requeridos para la creación de documentos son los siguientes:
CODIGO: Registra el c ódigo del documento, se recomienda ingresar las primeras letras del documento a ingresar. Contiene dos caracteres alfanuméricos. DESCRIPCIÓN:Registra el nombre del documento a ingresar. Contiene hast a 30 c aract eres alfanuméricos. COD. CONTABLE: Registra el código contable del documento a ingresar. COD. SUNAT: Código del Documento de acuerdo a SUNAT. 1.12.2 DEFINICION DE DOCUMENTOS En esta opción se definen la numeración de Documentos de las Guías, su mantenimiento es similar al explicado en el manual de Facturación.
Registra la siguiente información:
Tipo de Documento: Registra el código del tipo de documento. Se puede obtener ayuda presionando la tecla [F1]. Doc. Contable: Después de ingresar el código del tipo de documento, el documento contable se registrará automáticamente. Descripción: Después de ingresar el c ódigo del tipo de documento, el nombre se registrará automáticamente. Serie Documento: Registra el Número de serie de los documentos a emitirse. No. Inicio: Registra el número del primer documento a emitirse. No Final: Registra el número del último documento a emitirse. Ultimo No Correlativo: Registra el último número correlativo del documento. Código SUNAT: Registra el código SUNAT. Formato de Impresión: Cuenta con los siguientes campos: Líneas Imp.: Registra el No de líneas que se imprimirá en el documento. Impresora: Define el nombre de la impresora. Controlador: Define el tipo de controlador de impresora Puerto de Imp.: Define el puerto de impresora a usar. Luego el Sistema dispone de una configuración de datos para cada tipo de documento. · · · · · · · · · · · · ·
1.12.3 FORMATO DE IMPRESIÓN En esta opción se define el nombre del reporte asignado para cada documento que se imprimirá por el sistema.
1.12.4 UNIDADES DE MEDIDA En la primera pantalla encontramos la relación de las unidades de medida ingresadas las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra las unidades de medida que se asignaran a los artículos para su control de stock.
Los dat os requeridos para actualizar las unidades de medida son las siguientes:
Código: Se ingresa el código de la unidad de medida. Descrip.: Se ingresa la desc ripción de c ada unidad de medida. Después de ingresar la Unidad de Medida se puede registrar su equivalente en otro tipo de unidades. Por ejemplo: si la Unidad de medida principal es 1 Docena, su equivalente sería 12 Unidades. Para lo cual presionaremos el botón EQUIVALENTE y enc ontraremos la siguiente pantalla:
Esta pantalla registra el equivalente de la Unidad de medida principal, la c ual se puede buscar mediante Código o Descripción. También se puede ingresar un nuevo factor de conversión, modificar, eliminar o visualizar los ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente información:
Código: Registra el tipo de unidad equivalente. Se puede ingresar hasta 6 caracteres Factor: Registra el factor de conversión. Se puede ingresar hasta 25 caracteres. 1.12.5 FAMILIAS DE ARTÍCULOS En la primera pantalla encontramos la relación de las Familias de los artículos, las cuales podemos consultar por Código o Descripción. Registra el tipo de familias de los artículos que se ingresen al Sistema.
Los datos requeridos para actualizar la Tabla de Familias es la siguiente:
Código: ingresa el de código de la de familia a registrar. Contiene hasta 4 caracteres. Nombre:Se Descripción la familia artículos. Registra hasta 45 caracteres. Asiento Costo Venta Cuenta Contable: Código de la Cuenta Contable según Contabilidad. (DEBE / HABER) Asiento De Consumo Cuenta Contable: Código de la Cuenta Contable según Contabilidad. (DEBE / HABER) Después de ingresar el tipo de Familia de los artículos se puede registrar las líneas correspondientes a la Familia. Por ejemplo: si la Familia es Acabado para la Construcción, una de sus líneas puede ser Cerámicos. Para lo cual presionaremos el botón LINEAS y encont raremos la siguiente pantalla:
Esta pantalla registra las Líneas de las Familias de los artíc ulos, las cuales se puede buscar mediante Código o Descripción. Se puede registrar una nueva línea para la misma familia, modificar, eliminar o visualizar las líneas ya existentes. Para ello se cuenta con la siguiente información:
Código: Registra el código asignado a la línea. Se ingresa hasta 6 caracteres Nombre: Registra el detalle de la línea. Se puede ingresar hasta 45 caracteres. Después de haber ingresado la Línea también podemos registrar el Grupo correspondiente a dicha Línea. Para ello se debe presionar la tec la GRUPO y enc ontrará la siguiente pantalla:
En esta pantalla se visualiza los Grupos de las Líneas de las Familias de los artículos. En la primera pantalla se puede crear, modificar, eliminar, consultar, imprimir u observar los grupos que contiene dicha línea de artículos. Para el caso de las Grupos ya registrados podemos buscarlos por código o descripción. Se registra la siguiente información:
Código: Se ingresa el código del Grupo a registrar. Contiene hasta 8 caracteres. Nombre: Se ingresa el nombre del grupo de artículos. Tiene hasta 45 caracteres. 1.12.6 AUTORIZADO En la primera pantalla encont ramos la relación de las personas que están autorizadas para la emisión de notas ingresos o de salidas.
En estas tablas se puede crear nuevos elementos de ayuda, modificar (Editar), o eliminar a las personas autorizadas. Cuenta con los siguientes campos:
Código: Se ingresa el código de la persona a registrar. Contiene hasta 5 carac teres. Personal Autor.: Nombre de la persona autorizada. 1.12.7 TIPO DE ARTICULO Es la tabla donde se registrará los diferentes Tipos de Artículos que la Empresa posea. Cada Tipo de Artículo es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar a dicho tipo de Artículo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de Artículo.
Los datos requeridos son los siguientes:
CODIGO: Registra el código del tipo del de Artículo. DESCRIPCION: Registra el nombre tipo de Artículo. 1.12.8 GIRO DE PROVEEDOR Es la Tabla donde se registran todos los datos referentes al giro del proveedor que se ingresará al registrar los datos del Proveedor. Cada giro del Proveedor es identificado mediante un c ódigo, que es asignado por única vez al momento de registrar el giro del Proveedor, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro giro del Proveedor.
Los datos requeridos son los siguientes:
GIRO PROVEED.:Registra el código del giro del proveedor. Contiene 8 caracteres alfanuméricos. DESCRIPCIÓN:Registra el nombre del giro del proveedor a ingresar. Contiene hasta 40 c aract eres alfanuméricos. 1.12.9 CENTRO DE C OSTOS En esta tabla se registran los Centros de Costos o unidades de la Empresa que representa un Costo y por lo tanto debe controlarse contablemente.
Los datos requeridos son los siguientes:
Código Centro de Costos: Identificación del Centro de Costos, estos deben registrarse a niveles de 2, 4, 6, 8 y 10 dígitos, de acuerdo a la contabilidad. Descripción: Nombre o denominación del Centro de Costos. 1.12.10 DISTRITOS
Es la Tabla donde se registran todos los datos de los Distritos que se asignaran a los Proveedores durante su creación. Cada distrito es identificado mediante un código, que es asignado por única vez al momento de registrar al distrito, este código no puede ser modificado, ni reasignado para ot ro distrito.
Los datos requeridos para su creación son los siguientes:
DISTRITOS:Registra el código de los distritos. Contiene 8 caracteres alfanuméricos. DESCRIPCIÓN:Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanuméricos. 1.12.11 TIPO DE CAMBIO Es la Tabla donde se registran todos los datos referentes a los Tipos de Cambio que se ingresará para el proceso de Facturación. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un filtro ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio será ingresado sólo en el c aso que e l Departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su sistema previamente.
Los datos requeridos son los siguientes:
FECHA: Registra la fecha del día en que todos los procesos trabajarán con dicho el tipo de cambio. TIPO COMPRA:Registra el tipo de c ambio de c ompra. TIPO VENTA:Registra el tipo de cambio de venta. 1.12.12 CLASE DE ARTICULO Clasificación de artículos según el tipo de producto o calidad del producto. 1.12.13 COLOR DE ARTICULO Clasificación de Colores de productos. 1.12.14. MAQUINAS
Esta opción sirve para crear las máquinas, si es que se desea llevar un control de consumo por cada una de ellas 1.12.15.
CONCEPTOS GENERALES
Esta opción es una tabla de la documentación de la empresa sirve para casos de configuración del sistema. Se recomienda que el usuario no ingrese en esta opción, salvo previa coordinación con el personal de soporte de StarSoft.
2. LISTADOS. (subir) En esta opción podemos consultar y/o imprimir Catálogos de Artículos, Catálogos de Clientes y Catálogos de Proveedores. 2.1 CATALOGO DE ARTICULOS(subir)
Este listado puede ser ordenado por: Código Interno, Descripción, por Familia, por Código de Fabricante, por Cuenta Contable, por Tipo Artículo y por Ubicación. Luego de seleccionar la opción elegida el sistema solicitara los limites inicial y final, para mostrar solo los artículos que se enc uentren entre los limites escogidos. El reporte se podrá visualizar en pantalla, Impresora.
2.2 CATALOGO DE CLIENTES (subir) En esta base de datos se registra la información completa de los clientes que tiene la empresa, datos que serán utilizados para procesar Guías, Facturas, consultar datos y emitir reportes de venta. Podemos consultar los datos de los clientes, por Código o nombre, en Pantalla, Impresora. El Sistema muestra las siguientes alternativas de Reporte:
2.3 CATALOGO DE PROVEEDORES (subir) En esta base de datos se registra toda la información de los proveedores. Pudiendo consultar, por Código o Nombre, mediante Pantalla, Impresora.
2.4 CATÁLOGO POR UBICACIÓN(subir)
2.5 CATALOGO DE ARTICULOS POR PRECIO (subir)
3 TRANSACCIONES. (subir) En este menú registramos todas las transacciones de Entrada, Salida Interna y Salida Externa de los artículos en el almacén de trabajo seleccionado. 3.1 NOTA DE INGRESO
(subir)
Aquí se registran todos los ingresos de mercadería al almacén, debiendo especificar obligatoriamente la razón del ingreso o tipo de transacción y demás datos solicitados en MANTENIMIENTO – TRANSACCIONES.
Los demás a registrar en la cabecera de una transacción de entrada, son los siguientes: Fecha Doc.: Automátic amente aparecerá la fecha ac tual, pudiendo ser esta modificada dependiendo de la fec ha que se produjo el movimiento del almacén. Valorizado: Este campo cuando esta marcado le indica al Sistema que debe registrar el detalle de los Artículos no solo la cantidad sino también su Costo. En caso contrario solo registrará la cantidad. Transacciones:Se colocara el tipo de transac ción a registrarse, el cual indicara el motivo de la operación. Los tipos de transacciones se pueden visualizar con la tecla F1. Proveedor: Es necesario indicar el proveedor que nos esta abastec iendo él articulo. Tip Doc. Ref.: Hace referencia al tipo de documento con el que ingresa él Articulo. Orden Compra: Es necesario indicar él numero de la orden de compra que se emitió al proveedor. Numero Doc.: Se indica él numero de documento interno que identifica la transacción. Este es el número del Documento que es
generado por el Sistema y que puede ser modificado por el usuario de acuerdo a la necesidad de identificar el documento. Numero Ref.: Se indica él numero del documento en referencia con que sé esta ingresando él articulo. Muy Importante : el Sistema de Inventarios no solo nos permite llevar el control de los Stock, sino también la valorización bajo el método de Costo Promedio Diario, para ello los ingresos que por compras se efectúen y en caso de ser responsabilidad del encargado de Almacén, debe marcar el campo Valorizado para que el sistema nos permita visualizar el campo de Precio Unitario en la pantalla de Detalle, que nos permitirá promediar cost os c omo vemos en el siguiente gráfico :
En caso de no estar marcado el campo Valorizado, el Sistema no mostrará el campo de para el campo de Precio Unitario. Nota.- Una indicación muy importante es tener presente el Almacén sobre el cual se encuentra el usuario trabajando, ya que podría producirse errores de registrar datos en un Almacé n que no c orresponde. Código: Se registra el código del articulo, se puede pedir ayuda con F!. Descripción: Nombre del Producto. Serie / lote: Registra el número de Serie o Lote del Producto, est o dependiente de la configuración establec ida al Artículo, durante su c reación. Unidad Está ndar: Unidad de medida del artículo. Unidad de Ingreso: La unidad de medida con que ingresa el artículo. Cantidad Ingresar: La cantidad que a de ingresar al almacén. Precio Unitario: Registra el precio unitario o costo de adquisición del Artículo. Total: Campo calculado resultante de la cantidad por el costo. En el detalle se dispone de tres botones: Registrar los datos del Artículo. Borra los dat os registrados e n la pantalla. Sale de la ventana de registro de Artículo
3.2 NOTA DE SALIDAS.
(subir)
En esta opción se registran las salidas o movimientos internos del almacén o entre almacenes, tales como Salidas por Consumo, Transferencia entre Almacenes, a Producción, etc. El registro de datos es similar al explicado en el punto anterior. Los campos que se registran dependen de la configuración establecida para la transacción durante su creación, a continuación se detallan estos c ampos y sus c aracterísticas:
·
Fecha Doc.: Fecha del documento o de la operación
·
Num. Doc.: Número del documento, asignado correlativo por el Sistema.
·
Transacción: Código de la operación.
·
Proveedor: Código del Proveedor
·
Tip. Doc. Ref.: Tipo del documento de Referencia, por ejemplo Requerimiento, Orden de Consumo, etc.
·
Num. Ref.: Número del c orrespondiente documento de refe rencia.
·
Orden Compra: Número de la Orden de Compra.
·
Autorización: Código de la persona autorizado o responsable de la operación
·
Cod. Cliente : Código del Cliente.
·
·
Almacén Destino: Código del Almacén destino, solo en caso de efec tuar una operación código de movimientoTD. Centro de Costos: Código del Centro de Costos.
El registro del det alle del documento de Salida es el siguiente:
·
Código: Código del Producto.
·
Descripción: Nombre del Producto.
·
No Serie/Lote: Código de la Serie o Lote del Producto.
·
Cantidad Stock: Stoc k actual del Pro ducto.
·
Unidad Está ndar: Unidad de Medida del producto.
·
Cantidad a Salir: Número de unidades a retirar del Almacén.
de Transferencia entre Almacenes, con el
Para el registro de los productos el Sistema dispone de la ayuda de Artículos el cual esta disponible solo con presionar la tecla de función F1 en el campo Código, esta ayuda mostrará el Stock del Product o. Finalmente con el botón Enviar se grabará el registro. Durante el registro de datos se dispone de opciones de botón para Modificar, Eliminar, Cancelar o Grabar el documento. Solo al finalizar el documento se obtiene una impresión del mismo como control del registro. 3.3 TRANSFERENCIA DIREC TA (subir) Este caso solo será activada en el caso de que realice una transferencia de almacén a otro almacén. Aquí como vamos a poder realizar modificac iones o eliminar artículos que se encuentran en los diferentes almacenes.
Al darle clic al botón Adicionar nos mostrará la siguiente pantalla de registro de artículos que serán enviados al almacén de recepción de artículos.
3.4. TRANSFERENCIA POR CONVERSION DE UNIDADES
(subir)
Esta opción sirve para poder hacer notas de ingreso y de salida a la vez por motivos de conversión de unidades en un articulo que tenga dos presentaciones
3.5. NOTA DE AJUSTE
(subir)
En esta opción se registran las notas de ingreso y salida por ajuste, en el caso de ajustar el stock de los artículos del almacén. Se activa el permiso a los usuarios en la opción Configuración / Crear / Usuarios para Ajustes.
3.6. PROCESO DE GUIAS
(subir)
3.6.1. GUIAS DE REMISIÓN En esta opción se registran las salidas de mercadería a través de la Guía de Remisión, su registro es muy similar al explicado en el punto 3.2.
Transacción: Código de Transacción u Operación. Serie: Número de serie de la Guía de Remisión. Fecha Doc.: Fec ha de la Transacc ión. Valorizado: Para registrar valores en soles
Cod. Doc. Ref.: Tipo de Documento de referencia. Num. Doc.: Número del documento de referencia. Moneda: Moneda de venta, solo si se va a registrar una Guía con detalle de Precios de venta. Tip. Ca mb.: Tipo de Cambio, solo si se va a registrar una Guía con detalle de precios de venta. Cod. Cliente : Código del Cliente. Dirección : Dirección Forma Pago : Códigodel de Cliente la forma de financiamiento al Cliente, solo si se va a registrar una Guía con detalle de precios de vent a. Vendedor: Código de Vendedor, solo si se va a registrar una Guía con detalle de Precios de ve Orden de Compra : Número orden dedestino, compra.solo en caso de efectuar una operación de Transferencia entre Almacenes, con el Transportista Almacén código Destino movimientoTD : Código : Código delde Transportista. dellaAlmacén
El registro del det alle valorizado se efec túa de la siguiente manera:
·
Código: Código del Producto.
·
Descripción: Nombre del Producto.
·
No Serie/Lote: Código de la Serie o Lote de Producto.
· · · · · · ·
Stock Actual: Stoc k del Producto. Cantidad Bruta: Valor del artículo al principio. Cantidad: Número de unidades a despachar Unidad Está ndar: Unidad de medida del Producto Valor Vta.: Precio de Venta del Producto. Descuento % : Porcentaje de descuento a aplicar al precio del Producto. Precio Vta.: Precio descontado
Nota.- Si no marca el campo de Valorizar aparece la pantalla anterior sin los campos de Valor Vta. Descuento y Precio Vta. 3.6.2 GUIAS DE VENTAS POR FACTURAR Se utiliza cuando la venta se efectúa primero atendiendo con la Guía y luego por el Sistema de Facturación se invoca a la Guía para su facturación.
3.6.3. GUIAS DE VENTAS CONTRA FACTURA Se utiliza enlazado al Sistema de Facturación, es decir que primero se emite la Factura y luego a través de este código se copia los datos hacia una Guía de Remisión, en esta operación el Sistema no afectará los Stock por que estos ya se descontaron al emitir la Factura.
3.6.4. GUIAS DE TRANSFERENCIA Se utiliza cuando se transfiere mercadería entre almacenes. Los almacenes tienen que estar registrados en el Sistema.
3.7. INGRESO POR COMPRAS
(subir)
3.7.1. INGRESO POR ORDEN DE COMPRA En esta opción damos registro a las ordenes de compra de los artículos.
3.7.2. INGRESO POR IMPORTACIÓN Esta opción se encuentra enlazado con el Sistema de Importaciones y permite registrar el ingreso de Mercadería para luego ser
valorizado automáticamente al liquidar la Importación. Su registro consiste en identificar el número de Importación y luego establecer la fecha de ingreso, en el detalle de datos se indicará el número de unidades que se reciben, es decir que puede ser una recepción parcial o total de la Importación.
·
Número de Importación: Número de la Orden de Importación o Compra.
·
Proveedor: Código del Proveedor, este es leído de la Importación
·
Emisión: Fecha Emisión de la Importación.
·
Entrega: Fecha de promesa de Entrega.
·
Fecha : Fecha de Ingreso al Almacén.
·
Tip./Fact.: Tipo y número de la Factura o Guía de Remisión.
·
Almacén: Código del Almacén donde se ingresan.
·
Tipo Movim.: Código de la Transacción de Compra.
Una vez identificado por el Sistema la existenc ia de la Importación en el Sistema de Importaciones, el Sist ema mostrará como det alle los artículos requeridos en la Orden, finalmente el usuario indicará en el campo Cant. Recibida el número de unidades que ingresan, esto actualizará el saldo por entregar de la orden, para una siguiente recepción. Por último la valorización de este ingreso se dará automáticamente al efec tuarse la Liquidación de la Importac ión. 3.7.3. GUIA DE COMPRAS Esta opc ión nos permite ingresar todos los artículos que deseamos c omprar c omo vemos tiene botones de modificac ión y eliminación que sirven para poder realizar cualquiera de estos dos trabajos.
Al presionar el botón de Adic ionar obtenemos esta pantalla donde nos permite dar ingreso o registro a los art ículos a comprar.
· · · · · · · · · ·
Código: Código del Producto. Descripción: Nombre del Producto. No Serie/Lote: Código de la Serie o Lote de Producto Cantidad en stock: Número de artículos disponibles. Unidad Está ndar: Unidad de Medida del artículo Cantidad Bruta: Número de artículos al principio Dscto %: Porc entaje que se disminuye Cantidad Neta: Cantidad actual Precio Bruto: Valor al principio Precio Neto: Valor total
3.8. MANEJO DE KITS
(subir)
3.8.1. ARMADO DE KITS Esta opción se registra con la Transacción IK (Ingreso por Elaboración de Kits) ,para que esta opción funcione es necesario haber establecido los Productos Kits en la opción Mantenimiento de Kits del Menú de Base de Datos, automáticamente se generará un documento que efectúa una operación de Ingreso del grupo de productos como Kit y un documento de salida solo de los componentes en forma individual.
·
Fecha Documento: Fecha de registro de la operación.
·
Num. Docu.: Número del documento asignado por el Sistema.
·
Transacción: Código de la Operación, debe ser IK.
·
Tip. Doc. Ref.: Tipo de Documento de Referencia.
·
Num. Ref.: Número del documento de Referencia.
·
Orden de Compra: Número de la Orden de Compra.
·
Autorización: Código de la persona autorizada o responsable.
·
Moneda: Moneda de la Operación
3.8.2. DESARMADO DE KITS Esta opción es el caso contrario del explicado en el punto 3.7.1, ya que consiste en la descomposición del Kits como producto en sus componentes individuales, es decir que el sistema registra a través de la Transacción SK (Salida para elaboración de Kits), la emisión de un documento de salida del Producto Kit y luego la emisión de un documento de Ingreso por los componentes del mismo en las cantidades establecidas durante su creación. Los datos de registro de la cabecera son similares al anterior punto.
4. CONSULTAS (subir) Esta opción es de gran ayuda para Ud. Como usuario ya que le va a permitir realizar las diferentes consultas sobre Saldos de Productos, documentos emitidos, movimientos de Productos, etc, de todo lo que necesite ubicar en forma rápida. Nota.- Debemos resaltar que la información que se obt iene es solo del Almacé n sobre el cual se encuentra trabajando. 4.1 STOCK DE ARTÍCULOS(subir) Por esta opc ión se dispone de la información sobre saldos de Productos, el Sistema permite ubicar a un Producto por diferentes c riterios de búsqueda, los cuales se pueden obtener en el campo Índice, los criterios de búsqueda son Código de Producto, Descripción, Familia, Cod. Fabricante, luego en el campo filtro se escribe la clave de búsqueda.
Con el botón de se obtiene la información detallada del Producto. La consulta de Saldos que se obtiene se actualiza constantemente por las operaciones de Ingreso o Salidas efectuadas y si se encuentra enlazado con Facturación a través de las facturas o Notas de Crédito efectuadas.
Y si se trata de un producto que ha sido configurado durante su creación que va a llevar Stock por Serie o Lote, entonces ubicados sobre el producto se debe presionar doble Click, de esta forma el Sistema nos mostrará otra ventana con información detallada del Stock de Lotes o Serie de c ada Producto. 4.2 DOCUMENTOS(subir) Tiene por finalidad obtener una consulta sobre los documentos emitidos hasta la fecha, para ello el Sistema solicitará que se le establezca si desea la consulta de solo Notas de Ingreso, Notas de Salida, Guías o por todos los mencionados anteriormente y emitidos entre un rango de fechas. Tal como se muestra en la siguiente pantalla.
Una vez establecido los parámetros de datos el Sistema mostrará los documentos emitidos. El usuario dispone del campo Índice para ordenar la información de acuerdo a su criterio de búsqueda. La consulta detalla del documento se obtiene presionando Click el botón Consultar.
4.3 PROVEEDOR POR ARTICULO(subir)
Esta consulta es muy interesante porque permite obtener información sobre las compras efectuadas relacionando el Artículo con el Proveedor.
Como se muestra en el gráfico anterior el Sistema busca entre un rango de fechas la información de compras de un Proveedor o de un Articulo. El orden que primero se muestra es de Proveedor – Artículo, pero se puede invertir el orden de la siguiente manera: ubique el puntero del mouse sobre la columna Artículo y presione el botón izquierdo, sin soltarlo llévelo hasta la c olumna Proveedor, luego suelte el botón izquierdo. 4.4 CONSULTA DOCUMENTOS VALORIZADOS (subir) En esta consulta se muestra la información de los documentos que han tenido un ingreso valorizado, registrados por compras u otra operación en la cual se tenga que registrar el costo de adquisición de la mercadería.
La Información resultante será producto de haber establecido el Criterio de Búsqueda, para lo cual dispone por Núm. Documento y Código de Proveedor, luego se establecerá el rango de fechas a evaluar, el detalle de la consulta mostrará la relación de los ingresos, la fecha de registro, el tipo de operación y el Proveedor. A continuación se explica la finalidad de los botones que se muestran en la pantalla: : Permite obtener un reporte del documento, c omo la impresión de la Nota de Ingreso, con todos sus det alles como el precio unitario, el costo promedio, etc.. : Permite obtener un reporte de t odos los documentos obt enidos en la primera consulta, c ada documento estará totalizado, es decir que este reporte es un resumen de cada documento, en un rango de fechas determinado. 4.5 RESUMEN ANUAL DE ARTICULO(subir) Permite obtener una información resumida del movimiento anual de un producto. Podemos ingresar el artículo presionando la tecla F1 en el campo de Artículo y elegimos el artículo que queremos ver su movimiento.
Una vez seleccionado el artículo se emite el reporte tal como se muestra en la siguiente figura:
5. REPORTES
(subir)
En esta opción se encuentran diferentesdeinformes queLaseinformación desean imprimir cantidades de productos Productos,del Kardex de Productos, consumos de Centro de Costos, los Valorización Stock, etc. que sesobre obtiene es sobre los Almacén en el cual se encuentre trabajando. 5.1 INVENTARIO EN UNIDADES (subir) 5.1.1 STOCK DE ARTICULOS
En este reporte se imprime la información sobre la cantidad disponible de cada producto que se encuentra en almacén, se recuerda que el saldo del artículo se encuentra en constante actualización producto del inventario o de la facturación. Para obtener el reporte se debe establecer algunos parámetros según sea la necesidad de la información, a continuación se explican los parámetros requeridos: Tipo de Consulta: Aquí se puede solicitar la información del almacén de trabajo o de alguno otro. Así mismo existen los casilleros de Consolidado ( saldo total del producto en todos los almacenes) y con Costo ( ultimo valor de ingreso). Parámetros: El reporte permite seleccionar uno de los varios criterios de clasificación, estos pueden ser ordenado por Artículo, Familias, Líneas, Grupos de Productos y por ubicación. ·
·
·
·
Criterio elegido: Él titulo de este cuadro cambiará según se halla seleccionado en el recuadro anterior, aquí se dispone de elegir si desea el reporte por Todos los artículos pertenecientes a un criterio o por Rango (especificar solo un grupo). Con Serie o Lote : Este recuadro se marca solo si se trabaja con productos que llevan saldo por código de Lote o Serie.
Ordenado por: Aquí se puede solicitar que el reporte se ordene por Código de Producto o por Nombre del mismo.
5.1.2. STOCK DE ARTICULOS MENSUAL
Podemos ver en esta opción un stock de artículo a un mes dado 5.1.3. STOCK DE LOTES MENSUAL
5.1.4. STOCK POR LOTE / SERIE Veremos aquí un reporte de todos los artículos deseados con sus respectivos nro. de serie o lotes si es el caso. Podemos además ordenarlo por código o desc ripción y consolidar sus datos si lo desea.
5.1.5. KARDEX DE ARTICULOS Este es una de los más importantes reportes del Sistema ya que permite informar sobre el movimiento detallado de cada producto, el detalle de operaciones son por las Notas de Ingreso o Salida, las Guías de salida, las Facturas, Boletas de Venta y devoluciones por Nota de Crédito.
Los parámetros requeridos para est e reporte son los siguientes: ·
·
·
Artículos: En este recuadro se establece primero el o los artículos a evaluar así como las fechas entre las cuales se desea obt ener la información del movimiento. Tipo: Se establece si se desea el reporte detallado por cada documento en el cual se registro o resumen de totales de ingresos y salidas. Clase : Se establece si se desea el reporte solo de los Artículos que han tenido movimiento o por todos en general.
5.1.6. KARDEX DE ARTICULOS – LOTES 5.1.7. KARDEX CON REFERENCIAS Esta opción reporta una lista de los artículos que deseamos con todas sus referencias detalladas.
5.2. INVENTARIO VALORIZADO(subir) En este segundo grupo de Reportes se obtiene la información referente a la valorización de los productos. El Sistema efectúa el tipo de valorización Costo Promedio, los reportes que se pueden emitir tanto en soles como en dólares de uno o varios almacenes. 5.2.1. INVENTARIO VALORIZADO POR EMPRESA
5.2.2. KARDEX VALORIZADO POR EMPRESA
5.2.3. KARDEX VALORIZADO RESUMEN POR ALMACEN En este reporte se obtiene la información de movimiento del artículo en forma resumida valorizando cada producto así como el saldo y costos unitario del mismo en soles o dólares.
Para obtener el reporte se establece los siguientes criterios: ·
Almacén: Se puede elegir a uno de los Almacenes de trabajo.
·
Mes: El Sistema efect úa la valorización diariamente por cada transac ción que se registra, pero lo informa mes a mes.
·
Moneda: Se establece el tipo de moneda en el cual se va emitir el reporte.
·
Del y Al.: Se establece el rango de Artículos a evaluar.
A continuación se muestra el reporte en su forma detallada que consiste en informar los documentos a través de los cuales tuvo movimiento el producto, estos documentos pueden provenir del movimiento de Almacén de ingresos o salidas y de la Fac turación por las ventas y devoluciones al Almacén.
En este reporte se muestra un SALDO INICIAL que corresponde al Saldo final del Mes anterior, este saldo anterior se obt iene efec tuando el Cierre Mensual de Valorización en el menú de Procesos, luego se muestra el movimiento valorizado del producto y al final el costo unitario y el valor del saldo de stock. 5.2.4. KARDEX VALORIZADO DETALLADO PORALMACEN En costesta os deopción salida.se obtiene el reporte valorizado del movimiento de los artículos en forma detallada, teniendo la opción de incluir los
5.2.5. ANALISIS DE MOVIMIENTO POR FAMILIAS
5.3. DOCUMENTO DE ALMACEN(subir) En esta opción se emite el reporte de los documentos emitidos al almacén de trabajo definiendo primero el tipo de documento ya sea de nota de entrada de salida, guías de salida o todos, luego se ingresa el tipo de transac ción. Encontramos los siguientes sub. Menús: 5.3.1. DOCUMENTOS DE ALMACEN POR TIPO 5.3.2. DOCUMENTOS VALORIZADOS POR TIPO 5.3.3. RESUMEN DE TRANSACCIÓN POR ARTICULO 5.4. INGRESOS POR COMPRA / PRODUCCION (subir) 5.4.1. INGRESOS AL ALMACEN POR ARTICULOS
En este sub. Menú se muestra una estadística y se emite un reporte de todos los ingresos habidos al almacén catalogados por artículos.
5.4.2. INGRESOS AL ALMACEN POR PROVEEDORES En este sub. Menú se muestra una estadística y se emite un reporte de todos los ingresos habidos al almacén catalogados por proveedores.
5.4.3. INGRESOS COMPARATIVOS POR MES En este sub. Menú se muestra una estadística y se emite un reporte comparativo de todos los ingresos catalogados por mes de ingreso.
5.4.4. INGRESO POR PRODUCCION
5.5. SALIDAS Y CONSUMO POR C. COSTOS (subir) 5.5.1. CONSUMO POR ARTICULO Y CENTRO DE COSTOS En este reporte se obtiene la información del movimiento por artículos, es decir el reporte que se emite es encabezado con el nombre del artículo y su respectivo(s) consumo por centro de costos, para ello se establece la siguiente entrada de datos:
5.5.2. CONSUMO POR CENTRO DE COSTOS Y ARTICULO En este reporte se obtiene la información del movimiento de los centros de costos por artículos, para ello se establece la siguiente entrada de datos:
5.5.3. CONSUMO POR CENTRO DE COSTO COMPARATIVO POR MESES En este reporte se obtiene la información del movimiento de los centros de costos del año que Ud. elija, para ello se establece la siguiente entrada de datos:
5.5.4. CONSUMO POR CENTRO DE C OSTO / FAMILIA
5.5.5. ANÁLISIS DE REPOSICIÓN DE STOCK
5.6. CONSUMO POR ORDENES DE FABRICACION (subir) En este reporte se obtiene la información del movimiento de los artículos por órdenes de trabajo. Para ello se establece la siguiente entrada de datos:
5.7. DOCUMENTOS DE SALIDAS POR FAMILIAS (subir)
5.8. CONSUMO DE MAQUINAS(subir) 5.8.5. CONSUMO DE ARTICULOS POR FECHA DE MANTENIMIENTO Por est a opc ión obtendremos un reporte que muestra los c onsumos por art ículo por c ada mantenimiento que se le hace a una maquina
5.8.6. CONSUMO DE ARTICULO POR MAQUINAY MAQUINA POR ARTICULO Por esta opción se muestra un reporte por los consumos que tiene una maquina o agrupados por artículos y mostrando en que máquina se consumieron, según sea la elección
5.8.7. CONSUMO POR C. COSTO POR ARTICULO POR MAQUINA Este reporte permite mostrarnos información acerca de los consumos en maquina distribuidos por centro de costos
5.8.8. CONSUMO DE C. COSTO Y MAQUINAS POR PERSONAL SOLICITANTE POR ARTICULO
5.9. LOGISTICOS(subir) 5.9.5. ALERTA LOGÍSTICA En este sub. Menú se puede realizar un reporte de todos los artículos que estén en alerta logística, es decir que esté en stock cero, que estén por debajo del punto de pedido, debajo del punto mínimo, sobre el punto máximo o aquellos que no tengan definición logística.
5.9.6. ROTACION DE STOCK En este reporte se obtiene la información sobre la rotación de stock, es decir el movimiento que un producto a tenido en un periodo de tiempo.
5.9.7. ARTICULOS SIN MOVIMIENTOS Emite un reporte de todos los artículos sin movimiento desde una fecha determinada hasta la fecha actual del sistema.
5.9.8. ARTICULOS CON STOCK NEGATIVO Emite un reporte de todos los artículos que se encuentren con un stock en negativo. Este reporte se puede emitir por tipo de almacén y ordenar por código o descripción.
5.10. DESPACHO DE ARTICULOS (subir) 5.10.5. GUIAS PENDIENTES Los resultados que se obtienen son las guías de los artículos que aún no se han despachado, podemos obtenerlos ingresando un rango de fechas y que me visualice por el tipo de clientes.
5.11. DESPACHO DE ARTICULOS (subir) 5.11.1 GUIAS EMITIDAS El sistema emitirá un reporte de todas aquellas Fac turas por Despacho que se hallan elaborado por almacén.
5.11.2 FACTURAS CON GUIAS EMITIDAS
5.11.3 PENDIENTES POR CLIENTE
6. PROCESOS (subir) En este módulo se agrupan a un conjunto de opciones como de efectuar procesos de valorización de almacenes, modificar, eliminar documentos, esto con la finalidad de corregir errores de usuario, así como de opciones de toma de inventarios, entre otros. 6.1 CORRECION DE DOCUMENTOS(subir) En este módulo se permite efectuar correcciones o eliminaciones de documentos de Ingreso o Salida, el uso de esta opción debe efectuarse de manera responsable ya que alteraran los registros impresos que se tengan contra los del Sistema y a su vez actualizará el saldo de cada producto, es por ello que se encuentra dentro de Procesos Especiales. 6.1.1 MODIFICACION DE DOCUMENTOS En esta opción se permite efectuar modificaciones a los datos de cabecera y detalle de los partes de entrada y salida, para ello se debe especificar el tipo de documento así como el periodo de fechas en el que se registro.
Una vez establecido el tipo y fecha del documento se presionará el botón CONSULTAR, se mostrará la relación de documentos que cumplen con la condición, debiendo selecc ionar el que corresponda y elegir el botón CONSULTAR nuevamente, para efec tuar la modificac ión. Luego el Sist ema mostrará el det alle del documento.
Tal como se muestra en el gráfico se puede efectuar correcciones sobre cualquiera de los datos de la Cabecera del documento, para modificar el detalle se debe presionar el botón con lo cual se podrá hacer uso de las opciones de MODIFICAR y ELIMINAR un registro, con esto se actualizará el saldo de los productos. Para terminar de efectuar las modificaciones se concluye con el botón SALIR.
6.1.2 ELIMINACION DE DOCUMENTOS La finalidad de esta opción es eliminar un documento en su totalidad, normalmente se usa por errores de usuario. El procedimiento es sencillo pues se debe establecer el tipo de documento, luego seleccionar el correspondiente y con el botón de ACEPTAR indicar al Sistema la eliminación. El programa preguntará si esta seguro de efectuar la eliminación.
6.1.3 ANULACION DE GUIAS Por esta opción se puede llevar a cabo la anulación de una Guía, en este proceso el Sistema procederá a efectuar la devolución de los productos a su stock. Para anular una Guía el Sistema mostrará la relación de documentos, pudiendo ubicar uno por el recuadro de Buscar.
Una vez que se a seleccionado el documento se elige la opción Aceptar, efectuando luego el Sistema la pregunta de confirmación. Una vez anulado el Sistema le asignará el estado de ANULADO (A ). 6.2 PROCESOS DE RECALCULO (subir) 6.2.1 RECALCULO DE MOVIMIENTOS VS. STOCK El Sistema tiene un proceso de reconstrucción del saldo de cada producto en base al movimiento de inventario y facturación, esta opción solo se efectúa cuando ha ocurrido alguna anormalidad durante el funcionamiento del Sistema y que ocasione la perdida de la información del Saldo.
6.2.2 RECALCULO DE STOCK PORSERIES / LOTE Realiza el proceso de reconstrucción de saldos de todos los artículos que están registrados por lotes o series.
6.3 VALORIZACION DE INVENTARI OS (subir) 6.3.1 VALORIZACION DE DOCUMENTOS FALTANTES Esta opción nos permite ingresar los costos a los artículos de los documentos valorizados que están pendientes. Para este fin el Sistema mostrará en una ventana la relación de productos pendientes de valorización, tal como se muestra en el siguiente gráfico:
Para registrar el valor del product o se selecc iona el botón de VALORIZAR, luego el Sistema mostrará los datos del registro con los campos correspondiente para su registro, una vez valorizado este registro desaparecerá y pasara a la opción de Corrección de Artículos Valorizados.
Una vez que se accede al registro se muestra en primer lugar los datos del ingreso del producto en la respectiva Nota de Ingreso. Los campos que se deben registrar son: · · · · · · ·
Factura: Número si lo tuviera. Moneda Moneda de la Factura valorización. Conversión: Tipo de Cambio a utilizar. Tipo de Cambio: Valor del tipo de cambio. Costo Unitario: Valor unitario del product o. Cantidad: Número de unidades ingresadas. Total: Campo calc ulado por el Sistema.
6.3.2 CORRECCION DE LA VALORIZACIÓN DE DOCUMENTOS Esta opción es complementaria a la anterior ya que permite efectuar correcciones a Artículos valorizados, el proceso de registro es similar al explicado en el punto anterior.
El proceso de actualización se efectúa con el botón de CORREGIR, los datos a actualizar son los mismos a los explicados en el punto anterior. 6.3.3. VALORIZACION DE ARTICULOS EN GRUPO
6.3.4. REVALORIZACION TOTAL DEINVENTARIOS Este sub. Menú nos permite realizar una revalorización de todo el inventario del sistema, siguiendo unos pasos que le son indicados por el asistente del programa.
Nota : La revalorización total realiza el recalculo de stock y el costo promedio, teniendo en cuenta todos los almacenes registrados en el sistema. 6.3.5. CIERRE MENSUAL VALORIZADO Se ingresa el mes al cual se le va a dar el cierre, teniendo en cuenta que todos los documentos tienen que estar valorizados, y haber ejecutado el proceso de Revalorización Total.
6.3.6. RESTAURAR CIERR E MENSUAL VALORIZADO Se ingresa el mes al cual se va a restaurar el cierre.
6.4. INVENTARIO FISICO (subir) 6.4.1. EMISION DE REPORTE PARA INVENTARIO FISICO En esta opción se puede obtener un reporte para efectos de toma de inventarios, y registrar los stocks por conteo.
6.4.2. REGISTRO DEL CONTEO DEL INVENTARIO Emite un informe en el cual muestra las diferencias existentes entre el stock actual y el ingreso del stock por conteo.
6.5. CONTABILIZACION(subir) 6.5.1. GENERACION DE ASIENTO El Asiento contable que emite el Sistema de Inventarios es Costos de Ventas, para ello se establece en primer lugar el tipo de moneda, luego el tipo de cambio de la operación.
7. AUDITORIA (subir) 7.1 ARTICULOS SIN FAMILIA (subir) Podemos ver un listado de t odos los artículos que no se le ha definido una Familia.
7.2 ARTICULOS CON SALDOS NEGATIVOS (subir) Podemos ver un listado de todos los artículos que cuentan con saldos negativos.
7.3 ARTICULOS CON UNIDADES DE MEDIDA DIFERENTES (subir) Podemos ver un listado de todos los artículos que cuentan con unidades de medida diferentes.
7.4 ARTICULOS CON MOVIMIENTO NO EXISTENTES (subir) Podemos ver un listado de todos los artículos que han sido eliminados en el mantenimiento de artículos y tienen aún movimientos en las transacciones del almacén.
7.5 ARTICULOS CON LOTE / SERIE DESCUADRADOS (subir) Emite un listado de artíc ulos donde su stoc k ya sea por serie o lote es diferente al de su stock general.
7.6 DOCUMENTOS SIN VALORIZAR(subir) Emite un listado de todos los documentos sin valorar de cada almacén.
7.7 TIPOS DE CAMBIO NO REGISTRADOS (subir) Lista todos los documentos que no tienen tipos de cambios registrados correspondiente a la fecha de cada documento.
7.8 REPORTES DE AJUSTES AL SISTEMA (subir) Emite un listado de todos los ajustes realizados al sistema, este listado se cataloga por almacén y se puede también ajustar la opción de tipo de movimiento.
8. HERRAMIENTAS (subir) 8.1. CORREGIR NUMERACIÓN DE ALMACENES (subir) Corrige cualquier mala numeración del sistema operado por el usuario de todos los almacenes.
8.2. CORREGIR TIPOS DE CAMBIO DE DOCUMENTOS (subir) Sincroniza el tipo de cambio de cada documento del almacén con los registrados en contabilidad para cada fecha.
8.3. REVERSION DE IMPRESIÓN PAR A GUIAS(subir) Por est a opc ión se liberan los documentos ya impresos para poder ser modificados o eliminados.
8.4. VERIFICAR BASE DE DATOS (subir)
Actualiza la base de datos con los últimos cambios realizados en el ejecutable
9. CONFIGURACION
(subir)
Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parámetros y configurar el sistema según las características de cada empresa. Estas opc iones deben ser usadas ex clusivamente por el administrador del sistema y / o por el personal de soporte técnico. 9.1 C REAR (subir) Nos permite c rear nuevos usuarios, administradores del sistema y empresas nec esarios para t rabajar con el Sist ema. 9.1.1 EMPRESA En esta opción se registran todos los datos de las empresas que tendrán acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que es asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.
Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (except o el c ódigo o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Se debe registrar los siguientes datos:
Nota : Solo se puede crear la empresa cuando no se tiene instalado el sistema StarSoft Contabilidad, caso contrario la empresa tiene que ser creada por el sistema StarSoft Contabilidad.
· · · · · · · · ·
Código: Registra el código asignado a la empresa por ingresar. Este código contiene 3 caracteres alfanuméricos. RUC: Registra el número de RUC de la empresa, el cual será verificado por el sistema. Razón Social: Registra el nombre de la empresa. Dirección: Registra la direcc ión de la empresa. Teléfono: Registra el número telefónico de la empresa. Fax: Registra el número de fax de la empresa. Representante: Registra al Representante Legal de la empresa. Pantalla: Registra la pantalla que será utilizada por la empresa. Reporte: Registra los reportes que podrá obtener la empresa ingresada.
9.1.2 USUARIOS Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al Sistema. Cada usuario es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al usuario, est e c ódigo no puede ser modificado, ni reasignado para ot ro usuario. Durante la Actualización de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.
Si presionamos el botón de nuevo nos aparecerá la siguiente pantalla, para indicar las opciones que tendrán los usuarios :
Se cuenta con las siguientes opciones: · · · ·
Código Usuario: Registra el código de usuario. Cuenta con 8 caracteres. Nombre Usuario: Registra el nombre del usuario que t endrá acc eso al sistema. Password Usuario: Registra el password con el que se identificará el usuario. Confirmar: Se confirma el password con el que se identificará el usuario.
9.1.3. ADMINISTRADORES Es la Base de Datos donde se registran a los administradores que tendrán acceso al uso del Sistema integrado StarSoft. Cada administrador es identificado mediante un c ódigo asignado por única v ez al momento de c rearlo, est e c ódigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro administrador.
Al presionar el botón de nuevo visualizamos al siguiente pantalla donde ingresaremos los datos del nuevo administrador
9.1.4 USUARIOSPARA AJUSTES Este sub - menú permite autorizar a los usuarios y administradores para que puedan registrar notas de ajustes.
9.2 PARAMETROS(subir) En esta opción se establecen parámetros de trabajo del Sistema, subdiario para los asientos de costo de ventas, el almacén por defecto.
9.3. FONDO DE PANTALLA (subir) Por est a opc ión se podrá c onfigurar cualquier imagen como fondo de pantalla del módulo
9.4. C AMBIAR EMPRESA (subir) Este sub. Menú permite cambiar de empresa. Hay que ubicarse en la empresa y presionar el botón aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta cerrar todas las ventanas previamente. Se tendrá acceso a los menús según lo especificación dada por el administrador a cada usuario (Accesos autorizados). Para ingresar a esta pantalla también se puede presionar la tecla [F12].
9.5 CAMBIAR ALMACEN (subir) Este sub - menú permite c ambiar de Almacén de trabajo, c on lo c ual se acce derá a la información de Documentos y saldos de los productos del respectivo almacén.
9.6 CAMBIAR FEC HA DEL SISTEMA (subir) Este sub. menú permite cambiar la fecha de trabajo cuando se quiere trabajar con una fecha distinta a la actual.
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