KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT DAN SASARAN UKM
SOP
No. Dokumen
:
No. Revisi
: 00
Tanggal Terbit Halaman
/ SOP/UKM/CT/2018
: 15/05/2018 : 1/5
Kepala Puskesmas drg. Apriemi Simanjuntak
Kelurahan Cakung
NIP
Timur
1. Pengertian
196704281992022001
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi yang dilakukan oleh puskesmas untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat dan untuk mendapatkan umpan balik masyarakat.Komunikasi dengan masyarakat dilakukan baik secara verbal maupun tertulis
2. Tujuan 2. Tujuan
SOP ini disusun sebagai acuan untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat dan mendapatkan umpan balik masyarakat.
3. Kebijakan
a. SK Kepala Puskesmas Kecamatan Cakung No.
Tahun 2018
tentang Media Komunikasi Yang Digunakan Untuk Menangkap Keluhan Masyarakat Atau Sasaran UKM. b. SK Kepala Puskesmas Kecamatan Cakung No.
Tahun 2018
tentang Media Komunikasi yang Digunakan untuk Umpan Balik Terhadap Keluhan Masyarakat atau Sasaran Kegiatan UKM. c. SK Kepala Puskesmas Kecamatan Cakung No. tentang
Komunikasi
Internal
dan
Koordinasi
Tahun 2018 Program
di
Puskesmas. d. Referensi
Buku Pedoman Manajemen Puskesmas.
e. Langkah langkah
1. Menyampaikan informasi kepada masyarakat: a. Tertulis: 1) Papan pengumuman: a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab pelayanan menentukan informasi yang harus disampaikan lewat papan pengumuman. b. Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan dan memasang informasi tersebut ke papan pengumuman
2) Leaflet/Poster/Spanduk: a. Kepala
puskesmas
bersama
penanggung
jawab
menetapkan informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam leaflet/Poster/Spanduk b. Petugas mendisaign leaflet/Poster/Spanduk c.
Kepala puskesmas menyetujui
d. Petugas
melakukan
order
pencetakan
leaflet/Poster/Spanduk ke Puskesmas Kecamatan. e.
Petugas
mendistribusikan
leaflet/Poster/Spanduk
ke
pendaftaran, f.
Petugas
Pendaftaran
memberikan
leaflet
kepada
masyarakat yang berobat ke puskesmas dan menaruh leaflet di tempat yang mudah dilihat oleh masyarakat g. Petugas mendistribusikan leaflet kepada masing – masing pelaksana program untuk dibagikan kepada sasaran program terkait dengan isi leaflet yang dibuat. h. Petugas memasang Poster/Spanduk di tempat – tempat umum seperti kantor Kelurahan, Kantor RW, Posyandu dan tempat-tempat umum lainnya.
b. Lisan, Lembar Balik dan Media Elektronk (LCD) : 1). Penyuluhan di Puskesmas: a.
Kepala
puskesmas
bersama
penanggung
jawab
menetapkan informasi apa saja yang perlu disampaikan pada penyuluhan di Puskesmas b. Petugas membuat perencanaan penyuluhan, materi penyuluhan yang akan disampaikan kepada sasaran program di Puskesmas c. Petugas menyampaikan informasi kepada petugas pendaftaran untuk memberitahukan rencana kegiatan penyuluhan di Puskesmas d. Petugas mengumpulkan peserta penyuluhan berdasarkan sasaran yang akan diberikan penyuluhan di puskesmas e. Petugas memberikan penyuluhan secara lisan kepada peserta penyuluhan
2/2
KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT DAN SASARAN UKM
SOP
No. Dokumen
:
No. Revisi
: 00
Tanggal Terbit Halaman
/ SOP/UKM/CT/2018
: 15/05/2018 : 3/5
Kepala Puskesmas drg. Apriemi Simanjuntak
Kelurahan Cakung
NIP
Timur
196704281992022001
2). Komunikasi Pertemuan Lokakarya Mini Lintas Sektor a. PJ UKM membuat KAK Kegiatan Lokakarya mini lintas sektor b. Kepala Puskesmas berkoordinasi dengan Lintas Sektor terkait c. Kepala Puskesmas menugaskan Tata Usaha untuk membuat surat undangan. d. Kepala Puskesmas dan Penanggung Jawab menyiapkan materi yang akan disampaikan. e. PJ UKM menyiapkan daftar hadir f. Kepala Puskesmas menyampaikan Materi dan Diskusi dan RTL g. PJ UKM menyusun Notulen 3). Komunikasi dengan masyarakat melalui MMRW a. PJ UKM membuat hasil analisis Survey Mawas Diri b. PJ UKM membuat KAK Kegiatan MMRW c. PJ UKM berkoordinasi dengan Kepala Puskesmas d. PJ UKM melakukan koordinasi dengan Ketua RW e. PJ UKM menyiapkan materi dan undangan untuk pelaksanaan MMRW f. Ketua RW menyampaikan hasil Survey Mawas Diri g. Kepala Puskesmas dan PJ UKM Memimpin diskusi mencari solusi masalah. h. PJ UKM membuat laporan hasil MMRW 4). Penyuluhan di masyarakat a. PJ UKM Membuat Kerangka Acuan Kegiatan penyuluhan mengenai program terkait b. PJ UKM Berkoordinasi dengan lintas sektor terkait untuk pelaksanaan penyuluhan c. PJ UKM menyiapkan materi yang diberikan pada saat penyuluhan d. PJ UKM Memberitahukan jadwal pelaksanaan kepada lintas sektor agar diumumkan kepada masyarakat
e. PJ UKM Menyampaikan materi penyuluhan secara lisan maupun mengunakan media lembar balik atau media elektronik (LCD). c. Media Elektronik HP 1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab pelayanan menentukan
informasi
yang
harus
disampaikan
lewat
komunikasi via Hp bisa melalui telephone, SMS, W hatsapp atau media komunikasi elektronik social lainnya. 2. Penanggung jawab program dan pelaksana menyampaikan informasi kepada sektor terkait.
2. Mendapatkan umpan balik dari masyarakat secara langsung 1. Petugas Puskesmas menerima keluhan dari pelanggan (lisan, Telepon, sms, email, facebook, kotak saran, dan kotak kepuasan), 2. Untuk kotak saran, petugas puskesmas membuka kotak saran setiap hari , 3. Untuk survey kepuasan masyarakat dan sasaran, petugas puskesmas mengecek dan merekap hasil survey kepuasan pada hari pelayanan di masyarakat. 4. Petugas puskesmas mencatat keluhan dan saran dari pelanggan maupun masyarakat, 5. Petugas Puskesmas bersama dengan Tim Mutu melakukan pembahasan terhadap keluhan dan umpan balik dari masyarakat untuk menentukan rencana perbaikan, 6. Tim mutu melaporkan rencana perbaikan kepada Kepala Puskesmas, 7. Kepala Puskesmas memberikan masukan dan persetujuan terhadap rencana perbaikan yang akan dilakukan, 8. Tim mutu menyampaikan hasil pembahasan keluhan dan umpan balik dari masyarakat pada pertemua lokakarya mini puskesmas atau rapat staf.
3. Menanggapi keluhan dan umpan balik dari masyarakat melalui survey IKM a. Tim Mutu merecanakan untuk dilakukan survey IKM,
b. Tim Mutu membuat instrumen survey IKM, c. Tim Mutu melaksanakan survey IKM, d. Tim Mutu merekap hasil survey IKM, e. Tim Mutu menganalisa hasil survey IKM,
4/2
KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT DAN SASARAN UKM
SOP
No. Dokumen
:
No. Revisi
: 00
Tanggal Terbit Halaman
/ SOP/UKM/CT/2018
: 15/05/2018 : 5/5
Kepala Puskesmas drg. Apriemi Simanjuntak
Kelurahan Cakung
NIP
Timur
196704281992022001
f. Tim Mutu melakukan monitoring dan evaluasi
terhadap hasil
survey IKM,
g. Tim kel pelanggan melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Kepala Puskesmas untuk mendapatkan persetujuan,
h. Tim keluhan pelanggan menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi survey IKM di pertemuan lokakarya mini puskesmas atau rapat staf.
6. Diagram Alir
7. Unit Terkait
a. Kepala Puskesmas b. Penanggung Jawab UKM c. Lintas Sektor d. Pelaksana Program
a. Rekaman Historis Perubahan
No.
Yang Diubah
Isi Perubahan
Tgl. Berlaku
