Solicitud de Viaje

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Solicitud de Viaje | 1

Tabla de Contenido Solicitud de Viaje ............................................................................................................................ 3 Elementos del proceso............................................................................................................. 6 Registrar Solicitud Soli citud de Viaje ............................................................................................. 6 Aprobar Solicitud de Viaje............................................................................................. 7 ¿Solicitud Aprobada? ....................................................................................................... 8 Enviar Notificación de Rechazo ...................................................................................16 Gestionar el Anticipo de Viaje ......................................................................................12 Notificar al Empleado ..................................................................................................... 14 Desembolsar Anticipo de Viaje ................................................................................... 14 Registrar reservas .............................................................................................................. 9 Notificar Reservaciones ..................................................................................................10 Comprar Tiquetes ............................................................................................................. 11 Notificar al Empleado ...................................................................................................... 11 Reportar Gastos ........................................................... Error! Bookmark not defined. d efined. Reporte de Gastos ........................................................................................................................ 17 Elementos del proceso............................................................................................................ 17 Registrar Reporte de Gastos .........................................................................................18 Aprobar Reporte de Gastos ......................................................................................... 20 ¿Aprobado? ....................................................................................................................... 22 Revisar Políticas ................................................................................................................ 22 ¿Políticas Ok? .................................................................................................................... 24


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Registrar Gastos ............................................................................................................... 24 Participantes .................................................................................................................................. 26


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Solicitud de Viaje

Descripción Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud. El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos, así como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos.


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Forma Global


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Modelo de datos


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Elementos del proceso Registrar Solicitud de Viaje Descripción En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y anticipos si son requeridos.

Ejecutantes Solicitante

Duración 4 Horas

Acciones Tipo

Descripción

Al Entrar

Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basándose en la ubicación del solicitante.

Al Salir

Regla para establecer el total del anticipo requerido


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Forma

Aprobar Solicitud de Viaje Descripción El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o solicitar cambios si lo considera necesario.

Ejecutantes Jefe

Duración 4 Horas


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Forma

¿Solicitud Aprobada? Descripción Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe del solicitante.

Condiciones de la compuerta   

SI: La solicitud fue aprobada NO: La solicitud fue rechazada CAMBIOS REQUERIDOS: Es necesario realizar cambios a la solicitud.


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Registrar reservas Descripción El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para vuelos y hoteles si es requerido.

Ejecutantes Asistente administrativo

Duración 1 Día

Forma


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Notificar Reservaciones Descripción Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la información de la reserva.

Script 1. Su Reservación de Vuelo Estimado , Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el número de caso . Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid) Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la r eservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo 2. Su reservación de Hotel Estimado Estimado Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso : Hotel Dirección Teléfono Ciudad País Fecha de Ingreso Fecha de Salida Saludos Cordiales, Equipo Administrativo


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Comprar Tiquetes Descripción En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez se confirma la reservación del vuelo.

Ejecutantes Asistente Administrativo

Duración 1 Día

Forma

Notificar al Empleado Descripción Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.


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Script Asunto: Su tiquete de VueloEstimado Estimado, , Adjunto se encuentra el tiquete electrónico para su viaje asociado al número de caso: . Saludos Cordiales, Equipo Administrativo

Gestionar el Anticipo de Viaje Descripción En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total del anticipo a desembolsar.


Duración 1 Día

Acciones Tipo

Al Entrar

Al Guardar


Descripción 1-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañía basados en el país destino. 2-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos solicitados. 1-Regla para establecer el anticipo total aprobado

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Al Salir

1-Regla para establecer el anticipo total aprobado

Forma


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Notificar al Empleado Descripción Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos aprobados.

Script Su información de anticipo solicitado Estimado , Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de caso : Anticipo de Alimentación Anticipo de Transporte Otros Gastos Total, del Anticipo Moneda Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo

Desembolsar Anticipo de Viaje Descripción Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de desembolsos



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Duración 1 Día

Forma


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Enviar Notificación de Rechazo Descripción Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud

Script Estimado , Su Jefe ha rechazado su solicitud de viaje desde en la fecha . Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado Su Jefe ha rechazado su solicitud de viaje con ciudad de partida en la fecha . Saludos Cordiales, Equipo Administrativo


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Reporte de Gastos

Global Form


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Elementos del proceso Registrar Reporte de Gastos Descripción En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos efectuados durante el viaje.

Ejecutantes Solicitante

Duración Basado en la fecha de llegada

Acciones Tipo Al Entrar

Descripción Regla para establecer la duración de la tarea

Al Guardar

Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito

Al Salir

Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito.


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Forma


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Aprobar Reporte de Gastos Descripción En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos hecho por el solicitante.

Ejecutantes Jefe

Duración 1 Día


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Forma


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¿Aprobado? Condiciones de la compuerta 



SI: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente actividad. NO: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar Gastos para realizar los cambios pertinentes.

Revisar Políticas Descripción El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía.


Duración 1 Día


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