SURAT KEPUTUSAN DIREKSI
PT. ……………….
NO. _________________
"Menetapkan :" MEMUTUSKAN "
" "Kebijakan Perjalanan Dinas Karyawan yang berlaku di "
" "lingkungan kelompok usaha PT …………………………………… "
Pasal 1
PENGERTIAN
1. Perjalanan Dinas adalah sebuah perjalanan ke luar negeri atau ke luar
kota tempat dimana karyawan ditugaskan secara resmi oleh perusahaan untuk
melakukan pekerjaan tertentu, mengikuti seminar, pelatihan, atau
pertemuan rapat yang jaraknya lebih dari 50 km dari kantor tempat
karyawan bekerja.
2. Surat Tugas Perjalanan Dinas adalah surat tugas yang diberikan oleh
perusahaan Pemimpin Unit Kerja (manager/kepala divisi/direksi) kepada
karyawan sebagai dasar karyawan yang bersangkutan untuk memperoleh uang
perjalanan dinas.
3. Uang Perjalanan Dinas adalah uang muka yang diberikan perusahaan kepada
karyawan yang melakukan perjalanan dinas, yaitu dapat berupa uang makan,
uang saku, uang transport, dan atau uang akomodasi sesuai dengan jabatan
karyawan yang bersangkutan.
4. Uang Makan Perjalanan Dinas adalah uang yang diberikan perusahaan kepada
karyawan sebagai tambahan uang makan harian bagi karyawan yang melakukan
perjalanan dinas.
5. Uang Saku Perjalanan Dinas adalah uang (allowance) yang diberikan
perusahaan kepada karyawan sebagai insentif bagi karyawan yang melakukan
perjalanan dinas ke luar negeri.
6. Uang Transport Perjalanan Dinas adalah uang yang diberikan perusahaan
kepada karyawan untuk penggantian biaya transportasi yang dikeluarkan
karyawan dalam melakukan perjalanan dinas.
7. Uang Akomodasi adalah uang yang diberikan perusahaan kepada karyawan
untuk penggantian biaya penginapan (hotel) yang dikeluarkan karyawan
dalam melakukan perjalanan dinas.
8. Bukti Perjalanan Dinas adalah bukti-bukti yang diperoleh karyawan yang
telah melakukan perjalanan dinas ke tempat tujuan.
9. Kota Propinsi adalah ibu kota propinsi dan ibu kota daerah istimewa yang
ada di Indonesia.
10. Kota Kabupaten adalah kota-kota di luar ibu kota propinsi dan daerah
istimewa yang ada di Indonesia.
11. Home Base adalah kota dimana karyawan pertama kali ditempatkan
Perusahaan untuk bekerja.
Pasal 2
UANG MAKAN MAKAN PERJALANAN DINAS
1. Karyawan berhak menerima uang makan perjalanan dinas perhari untuk 3
(tiga) kali makan dengan ketentuan sebagai berikut:
" "Level Jabatan"Dalam Negeri "Luar Negeri "Keterangan "
"1 "Level 1 ABC "Bill base "Bill base "Tambahan uang makan "
" " " " "untuk perjalanan dinas"
" " " " "ke kota yang "
" " " " "dikategorikan sebagai "
" " " " "kota termahal di "
" " " " "Indonesia dihapuskan, "
" " " " "karena ditambahkan dan"
" " " " "disamakan semuanya "
" " " " "untuk seluruh kota. "
"2 "Level 2 A "Bill base "Bill Base " "
" "Level 2 BC "Rp. 120.000,-- "USD 35 " "
"3 "Level 3 ABC "Rp. 110.000,-- "USD 35 " "
"4 "Level 4 ABC "Rp. 100.000,-- "USD 30 " "
"5 "Level 5 ABC "Rp. 90.000,--"USD 25 " "
"6 "Level 6 ABC "Rp. 80.000,--"USD 20 " "
"7 "Level 7 AB "Rp. 70.000,--"USD 15 " "
2. Karyawan variable salary yang melakukan perjalanan dinas tetap
memperoleh uang makan dan atau uang transportasi (uang kehadiran)
hariannya.
3. Kekurangan uang makan perjalanan dinas menjadi tanggungjawab masing-
masing karyawan, dan kelebihan uang makan tidak perlu
dipertanggungjawabkan.
4. Uang makan perjalanan dinas prinsipnya diberikan kepada masing-masing
karyawan, tidak digabungkan menjadi satu dengan karyawan lainnya kecuali
atas kesepakatan bersama, maka uang makan dapat digabungkan menjadi satu
untuk kepentingan bersama.
5. Apabila karyawan pergi bersama-sama dengan pejabat yang uang makannya
berdasarkan bill base, maka uang makannya tidak diberikan kepada karyawan
itu tetapi digabungkan menjadi satu bersama pejabat tersebut, kecuali
untuk sopir.
6. Apabila karyawan harus melakukan perjalanan dinas pada hari libur sesuai
perintah atau persetujuan dari atasannya langsung, maka karyawan berhak
mendapatkan tambahan uang makan sebesar 1 (satu) kali dari hari libur
yang bersangkutan.
Pasal 3
UANG SAKU PERJALANAN DINAS
1. Karyawan berhak menerima uang saku (pengganti biaya komunikasi)
perjalanan dinas perhari dengan ketentuan sebagai berikut:
" "Level Jabatan "Pulau Jawa "Luar Pulau "Luar Negeri "
" " " "Jawa " "
"1 "Level 1 A "- "- "USD 40 "
" "Level 1 BC "- "- "USD 35 "
"2 "Level 2 ABC "- "- "USD 30 "
"3 "Level 3 ABC "- "- "USD 25 "
"4 "Level 4 ABC "- "- "USD 20 "
"5 "Level 5 ABC "- "- "USD 15 "
"6 "Level 6 ABC "- "- "USD 10 "
"7 "Level 7 AB "- "- "Nil "
2. Uang saku perjalanan dinas diberikan kepada masing-masing karyawan,
tidak digabungkan menjadi satu dengan karyawan lainnya.
3. Penggunaan uang saku perjalanan dinas sepenuhnya menjadi hak karyawan
masing-masing, dan tidak perlu dipertanggungjawabkan kepada perusahaan.
Pasal 4
UANG TRANSPORT
1. Bagian HRD dan atau pemimpin unit kerja berhak memilih, menentukan, dan
menyetujui alat transportasi yang akan dipergunakan oleh karyawan
berdasarkan efektifitas dan efisiensi biayanya yang sepadan dengan tugas
dan jabatan karyawan yang melakukan perjalanan dinas.
2. Karyawan yang menggunakan TRANSPORTASI UMUM (pesawat, kereta api, bus,
travel) berhak menerima uang penggantian semua biaya yang dikeluarkan
untuk perjalanan dinasnya dari dan ke kota tujuan sesuai dengan bukti
yang dimiliki. Dengan ketentuan kelas tiket sebagai berikut:
" "Level jabatan"Pesawat "Kereta Api / "Di kota tujuan "
" " " "Bus/Travel "(maksimum) "
" " " "(maksimum) " "
"1 "Level 1 A "Eksekutif "eksekutif "Taxi "
" "Level 1 BC "Bisnis "eksekutif "Taxi "
"2 "Level 2 ABC "Ekonomi "eksekutif "Taxi "
"3 "Level 3 ABC "Ekonomi "eksekutif "Taxi "
"4 "Level 4 ABC "Ekonomi "eksekutif "Taxi "
"5 "Level 5 ABC "Ekonomi "eksekutif "Angkutan umum "
"6 "Level 6 ABC "Ekonomis "eksekutif "Angkutan umum "
"7 "Level 7 AB "Nil "Bisnis / eksekutif "Angkutan umum "
3. Karyawan level 4 – 5 boleh menggunakan taxi di kota tujuan, wajib
melaporkan waktu dan tempat dari dan ke tempat tujuannya dengan
pembatasan maksimal biaya taxi Rp.100.000,-- untuk satu kali jalan ke
tempat tujuan. Penggunaan taxi di luar negeri tidak berlaku pembatasan
ini.
4. Karyawan level 6 – 7 yang menggunakan angkutan umum (bus, kereta api,
angkot, ojeg) di kota tujuan, wajib melaporkan dari dan ke tempat
tujuannya dengan pembatasan maksimal biaya angkutan umum sebesar Rp.
25.000,-- untuk satu kali jalan ke tempat tujuan. (Dibuat tertulis dalam
rincian laporan pertanggung jawaban DL dan ditandatangani atasan)
5. Setelah mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajer terkait,
karyawan dapat menyewa kendaraan roda empat di kota tujuan dan
sekitarnya, dengan persyaratan sebagai berikut:
a. Kendaraan dipergunakan sepanjang hari (minimal 8 jam)
b. Jumlah lokasi yang akan dituju lebih dari 3 tempat yang jaraknya cukup
jauh atau berada di luar jangkauan angkutan kota.
c. Jumlah orang yang ikut serta dalam kendaraan minimal 3 orang
d. Biaya sewa kendaraan perhari maksimal sebesar Rp.400.000,-- (empat
ratus ribu rupiah).
e. Biaya bahan bakar, tol maupun parkir di ajukan secara reimbursment
6. Untuk menyewa kendaran roda 2 di kota tujuan, karyawan harus
mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari manajer terkait, dengan
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Kendaraan dipergunakan sepanjang hari (minimal 8 jam)
b. Jumlah lokasi yang akan dituju lebih dari 3 tempat yang jaraknya cukup
jauh atau berada di luar jangkauan angkutan kota.
c. Biaya sewa kendaraan roda dua perhari maksimal sebesar Rp.100.000,--
(Seratus ribu rupiah)
d. Biaya bahan bakar dan parkir diajukan secara reimbursement.
7. Karyawan yang menggunakan KENDARAAN DINAS OPERASIONAL KANTOR semua biaya
yang dikeluarkannya untuk bahan bakar minyak, tiket tol, dan karcis
parkir ditanggung oleh perusahaan.
8. Karyawan yang menggunakan KENDARAAN DINAS PRIBADI dan atau KENDARAAN
MILIK PRIBADI berhak menerima uang pengganti semua biaya yang
dikeluarkannya untuk bahan bakar minyak, tiket tol dan karcis parkirnya.
9. Apabila karyawan pergi bersama-sama dengan karyawan yang jabatannya
lebih tinggi, maka alat transportasinya dapat bersama-sama dengan
karyawan yang jabatannya lebih tinggi tersebut.
Pasal 5
UANG AKOMODASI
1. Karyawan berhak mendapatkan uang penggantian akomodasi hotel perhari
maksimal sebesar:
" "LEVEL "KELAS "KOTA "KOTA "LUAR NEGERI"
" "JABATAN "HOTEL* "PROPINSI/har"KABUPATEN/hari" "
" " " "i " " "
"1 "Level 1 ABC"Bintang 3 – "Bill base "Bill base "Bill base "
" " "4 " " " "
" " "Standar room" " " "
"2 "Level 2 A " "Bill base "Bill base "Bill base "
" "Level 2 BC " "Rp. "Rp. 600.000,--" "
" " " "700.000,-- " " "
" " " " " "Kebijakan "
" " " " " "direksi. "
"3 "Level 3 ABC"Bintang 1-2 "Rp. "Rp. 500.000,--" "
" " "Standar room"600.000,-- " " "
"4 "Level 4 ABC" "Rp. "Rp. 400.000,--" "
" " " "500.000,-- " " "
"5 "Level 5 ABC"Melati 3 "Rp. "Rp. 350.000,--" "
" " "AC + TV "400.000,-- " " "
"6 "Level 6 ABC" "Rp. "Rp. 300.000,--" "
" " " "350.000,-- " " "
"7 "Level 7 AB "Melati 1 "Rp. "Rp. 200.000,--" "
" " " "250.000,-- " " "
*kelas hotel adalah minimal standar referensi karyawan dengan biaya
maksimal plafond yang ditentukan.
2. Apabila karyawan melakukan perjalanan dinas berdua, maka akomodasi
karyawan tersebut wajib digabung menjadi satu kamar dengan syarat mereka
berdua satu gender dan satu level jabatan atau 2 level di atas dan
bawahnya dengan menggunakan fasilitas hotel yang sama dengan level
jabatan yang tertinggi. Ketentuan ini tidak berlaku untuk level 1A.
(Contoh: Penggabungan kamar dapat dilakukan level 4 minimum dengan level
6, dan level 3 dengan level 5)
3. Untuk karyawan level 7 (driver) dapat menambah extra bed di hotel yang
sama, apabila diizinkan oleh atasan yang bersamanya dengan ketentuan
penambahan biaya maksimal sesuai plafondnya.
4. Apabila karyawan menginap dirumah familinya, rumah temannya, rumah
penduduk atau di dalam tenda, maka karyawan yang bersangkutan hanya
berhak atas biaya penggantian akomodasi sebesar 25% dari tarif hotel yang
sepatutnya dia diterima perhari, maksimal sebesar tarif hotelnya jika
perjalanan dinas dilakukan lebih dari 4 malam.
5. Apabila perusahaan sudah menyediakan mess karyawan atau tempat tinggal
bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, maka bagi karyawan Level 5
– 7 wajib tinggal di mess karyawan tersebut, sehingga seluruh ketentuan
uang akomodasi tersebut di atas tidak berlaku bagi karyawan yang harus
tinggal di mess karyawan.
6. Apabila karyawan menetap lebih dari 10 hari di suatu kota, maka karyawan
yang bersangkutan mulai hari kedua wajib mencari tempat kost dengan biaya
perbulan maksimal sebesar:
" "LEVEL "KOTA "KOTA "IBU KOTA "
" "JABATAN "PROPINSI "KABUPATEN "JAKARTA "
"1 "Level 4 "Rp.1.000.000,--"Rp. 800.000,-- "Rp. 1.200.000,-- "
"2 "Level 5 – "Rp. "Rp. 600.000,-- "Rp. 1.000.000,-- "
" "7 "800.000,-- " " "
7. Karyawan yang dinas luar lebih dari 3 hari berhak untuk mencuci
pakaiannya masing masing 1 (satu) stel dihari keempat, kelima dan
seterusnya sampai dinas luarnya berakhir.
Pasal 6
CUTI DALAM PERJALANAN DINAS
1. Cuti Dalam Perjalanan Dinas adalah permohonan cuti tahunan yang diajukan
karyawan pada waktu bersamaan baik sebelum maupun sesudah melakukan
perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri, sebagaimana ditugaskan
oleh perusahaan kepada karyawan yang bersangkutan.
2. Cuti dalam perjalanan dinas dapat diizinkan oleh perusahaan apabila
karyawan masih memiliki sisa cuti tahunan yang belum dipergunakan, serta
diajukan dengan memenuhi syarat dan ketentuan sebagai berikut:
"No "LEVEL "LAMA "DIUSULKAN "DISETUJUI "KETERANGAN "
" "JABATAN "CUTI "(rekomendasi)" " "
"1 "Level 1 – 2"4 hari "Chief terkait"CEO "Diajukan "
" " "kerja " " "minimal 14 hari"
" " " " " "sebelum "
" " " " " "keberangkatan. "
"2 "Level 3 – 4"3 hari "Kadiv terkait"Dir / CEO " "
" " "kerja " " " "
"3 "Level 5 – 6"2 hari "Manager "Dir / " "
" " "kerja "terkait "Chief " "
3. Tugas dan tanggungjawab karyawan yang melakukan cuti dalam perjalanan
dinas adalah sebagai berikut:
a. Karyawan wajib mengutamakan tugas pekerjaannya lebih dahulu sampai
selesai sesuai jadual yang telah ditentukan oleh atasannya.
b. Karyawan wajib memberikan laporan hasil perjalanan dinasnya melalui
email atau sarana komunikasi lainnya kepada atasannya atau
mendelegasikan kepada bawahannya apabila ada hal yang harus segera
ditindaklanjuti.
4. Apabila karyawan membawa anggota keluarganya, maka semua biaya
transportasi, akomodasi, dan konsumsi untuk keluarganya menjadi tanggung
jawab karyawan sendiri. perusahaan hanya menanggung biaya perjalanan
dinas karyawan yang bersangkutan sesuai ketentuan yang berlaku.
Pasal 7
PROSEDUR PENGAJUAN PERJALANAN DINAS & UANG MUKANYA
1. Karyawan yang mendapat tugas perjalanan dinas wajib mengisi formulir
perjalanan dinas yang disediakan perusahaan, dan memperoleh persetujuan
dari pemimpin unit kerja setempat.
2. Formulir perjalanan dinas yang telah disetujui wajib diserahkan kepada
bagian HRD untuk diketahui dan diperiksa kesesuaian kebutuhan budget uang
makan, akomodasi, transportasi, dan uang sakunya, sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
3. Selanjutnya yang bersangkutan mengajukan uang muka perjalanan dinas
karyawan kepada bagian Finance untuk mendapatkan persetujuan dan menerima
uang mukanya minimal sebesar 100% dari total kebutuhannya.
4. Pengajuan budget uang muka perjalanan dinas apabila masih satu
departemen dibuat dalam satu formulir sedangkan apabila berbeda
departemen (SBU) dibuat secara secara terpisah, kecuali untuk sopir
diajukan secara terpisah oleh bagian Ekspedisi.
5. Setelah karyawan kembali dari perjalanan dinasnya karyawan yang
bersangkutan wajib memperhitungkan uang muka tersebut dengan semua biaya
transportasi, akomodasi yang dikeluarkannya sesuai ketentuan yang berlaku
dan bukti-bukti pembayarannya diverifikasi oleh bagian HRD dan diserahkan
buktinya kepada bagian Finance paling lambat 3 (tiga) hari kerja.
6. Apabila biaya akomodasi dan transportasi yang dipergunakan karyawan
melebihi batas budget (plafond) yang telah ditetapkan menurut surat
keputusan direksi ini, maka kekurangannya menjadi tanggungan (beban)
karyawan yang bersangkutan sendiri kecuali telah mendapatkan persetujuan
lebih dahulu dari direksi / GM dengan alasan yang dapat diterima.
7. Biaya transportasi karyawan yang tidak memiliki bukti pembayarannya,
maka wajib diperincikan dalam laporan dan ditandatangani oleh atasan
minimal level manager dan bagian HRD.
8. Kemudian bagian Finance membukukan biaya-biaya tersebut pada Pos Biaya
Perjalanan Dinas sesuai beban dan budget kantor (bagian) yang mengutus
karyawan yang bersangkutan.
Pasal 8
LAIN-LAIN
1. Karyawan Level 4 – 7 yang melakukan perjalanan dinas melebihi tengah
malam, sehingga tiba di home base pada hari kerja berikutnya atau jatuh
pada hari libur, maka karyawan berhak untuk terlambat masuk kerja atau
mendapatkan tambahan uang makan perjalanan dinas sebagai berikut:
" "JAM TIBA DI "TIBA PADA HARI KERJA "TIBA PADA HARI LIBUR "
" "HOME BASE "Masuk kantor pukul "Tambahan uang makan "
"1 ">24.00 – 02.00 "10.00 "Rp. 20.000,-- "
"2 ">02.00 – 04.00 "13.00 "Rp. 40.000,-- "
"3 ">04.00 – 08.00 "Tidak masuk kerja "Rp. 60.000,-- "
2. Untuk menentukan waktu tiba di home base melebihi tengah malam, maka
karyawan wajib memberikan bukti tiket kereta, tiket pesawat, tiket toll
dalam kota (copynya), dan atau bukti keterangan lainnya yang logis dan
dapat diterima.
3. Karyawan yang tidak dapat membuktikan waktu ketibaannya di kota home
basenya, maka karyawan tidak dapat mengajukan haknya untuk terlambat
masuk kerja atau mendapatkan tambahan uang makan perjalanan dinasnya.
4. Home base untuk sopir adalah kantor tempat bekerja dengan kesesuaian
waktu dari tiket keluar tollnya.
Pasal 9
KETENTUAN PENUTUP
1. Seluruh ketentuan mengenai perjalanan dinas yang ada dan bertentangan
dengan surat keputusan direksi ini dinyatakan tidak berlaku.
2. Keputusan ini diberlakukan mulai tanggal 2 Januari 2014 di kelompok
usaha milik PT. SEBELAS TIGA ENAM.
3. Ketentuan dalam surat keputusan direksi ini dari waktu ke waktu akan
ditinjau secara berkala sesuai tingkat inflasi pertahun dan kondisi
kemampuan perusahaan, dan apabila dikemudian hari ternyata ada kekeliruan
dalam surat keputusan ini, maka akan diadakan pembetulan sebagaimana
mestinya.
4. Surat keputusan direksi ini hanya boleh dicopy untuk level 3 (tiga) ke
atas.
Demikian surat keputusan direksi ini dibuat dan ditetapkan, agar segera
disosialisasikan dan dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab.
Ditetapkan di …………………
Pada tanggal …………………..
(……………………………………)
FORMULIR PERJALANAN DINAS
Nama Lengkap : _______________________________________________________
Level Jabatan :
_______________________________________________________
Departemen : _______________________________________________________
Handphone : _______________________________________________________
Pergi bersama :
_______________________________________________________
Level Jabatan :
_______________________________________________________
Kota Tujuan : _______________________________________________________
Alasan Penugasan : _______________________________________________________
Lama Perjalanan : _____ hari, _____ malam.
Pergi tanggal & jam : _____________ jam ______
Pulang tanggal & jam : _____________ jam ______
Alat Transportasi :
_______________________________________________________
Akomodasi : [ ] Hotel [ ] Mess Karyawan [ ] Family [
] ____________
Perkiraan Uang Muka Perjalanan Dinas:
Uang Makan : _______________________________________________________
Uang Saku : _______________________________________________________
Uang Akomodasi : _______________________________________________________
Uang Transportasi :
_______________________________________________________
Total uang muka : _______________________________________________________
Uang akomodasi dan uang transportasi wajib dipertanggungjawabkan dan
diperhitungkan pada saat kembali paling lambat 2 (dua) hari kerja dengan
memberikan bukti kuitansi / bill / tiket yang diperoleh selama perjalanan
dinas.
"FINANCE SC "MANAGER HRD "PEMIMPIN UNIT "PEMOHON "
" " "KERJA " "
" " " " "
" " " " "
" " " " "
" " " " "
FORMULIR PERTANGGUNGJAWABAN PERJALANAN DINAS
Nama Lengkap : ________________________________________________
Pergi bersama :
________________________________________________
Lama Perjalanan : _____ hari, _____ malam.
Pergi tanggal & jam : _____________ jam ______
Pulang tanggal & jam : _____________ jam ______
Uang Muka Perjalanan Dinas :
_________________________________________________
Biaya makan * : __________________________________ (kuitansi
terlampir)
Biaya akomodasi : __________________________________ (kuitansi
terlampir)
Biaya transportasi : __________________________________ (kuitansi
terlampir)
Kelebihan / kekurangan : _________________________________________________
Keterangan : _________________________________________________
_________________________________________________
"DEPARTEMEN "DEPARTEMEN "PEMIMPIN UNIT "PEMOHON "
"FINANCE "HRD "KERJA " "
" " " " "
" " " " "
" " " " "
" " " " "
Catatan (*) : Pertanggung jawaban yang bill base
