P ág ina 1 S is tema emas de pólizas pólizas en soft s oftwa ware re ¿Qué es una póliza integral? Es una póliza diseñada a la medida de sus necesidades en la cual se integrará por medio de un servicio de outsourcing, un equipo e quipo de trabajo especializado para llevar a cabo las tareas de Gestión y soporte de las diferentes áreas de T ecnologías de la Información y las comunicaciones con las que cuenta una organización empresarial. ¿Qué beneficios tiene el outsourcing VS tener un equipo interno en el departamento de sistemas? Si las tareas comerciales de la empresa no son enfocadas a brindar servicios de informáticos, el departamento de sistemas interno se convierte en una dependencia que afecta el negocio por cuanto su actividad operativa, puede ser desarrollada por otra empresa disminuyendo costos de administración. Las ventajas básicas son: 1. Menos carga de personal en nómina. 2. Personal entrenado y capacitado para las tareas que va a desempeñar al interior de la empresa. 3. Especialización en las diferentes áreas para resolver los problemas que requieran especialistas en alguna área específica de la empresa que demanda el contrato de servicios de outsourcing. 4. Disminución de costos. 5. Servicios de soporte y nuevos contratos. Tipos de pólizas que se pueden considerar para el desarrollo de software y su respectivo soporte. a. Póliza Premium b. Póliza Standard c. Póliza Básica Un tipo de póliza busca que el cliente tenga derecho a todas las versiones y actualizaciones del software, durante el tiempo de vigencia de la póliza sin costos adicionales para la empresa en factores que incluyan cambios de carácter mercantil, tributario y legal dispuesto por el gobierno nacional o entidades de orden nacional que afecten el componente tecnológico del producto.
Pág ina 2 S is temas de pólizas en software SISTEMA DE PÓLIZAS
DEFINICIÓN. Es un sistema de registro manual o electrónico, que se caracteriza por la realización de una póliza para cada operación o transacción económica, sin embargo, el formato del libro diario o diario continental se sigue manteniendo tanto en sus características como en sus datos. En caso de que el asiento principal genere complementarios sí se registran en la misma póliza Al finalizar el periodo de registro, se totalizan las columnas de las pólizas y se prepara un asiento de concentración, el cual se pasa al diario general y de ahí al mayor general. Las pólizas se elaboran con las copias que se necesiten (por duplicado, triplicado, etc.) y a la póliza original, se le anexa el documento fuente (documento comprobatorio). CLASIFICACIÓN: Podemos encontrar dos clasificaciones en el sistema de pólizas, la cual se elegirá, dependiendo el tipo de control que se quiera tener en la entidad económica: I. Basándose en los movimientos del efectivo: 1. Pólizas de entradas de efectivo. Se registrarán todas las operaciones que impliquen entradas de efectivo (Cargos a efectivo). Se registran en hojas de color azul. 2. Pólizas de salidas de efectivo o pólizas cheque. Se registrarán todas las operaciones que impliquen salidas de efectivo (Abonos a efectivo). Se registran en hojas de color amarillo. 3. Pólizas de diario. Se registrarán todas las operaciones que no impliquen entradas o salidas de efectivo, o que al mismo tiempo implique entrada y salida de efectivo por el mismo importe monetario. Se registran en hojas de color verde. II. Basándose en los ingresos y egresos. Ingresos. (NIF A-5 p 43-50). Un ingreso es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente. Si partimos de que un ingreso es lo contrario a un egreso, definiríamos a los egresos como: Un egreso es el decremento de los activos o el incremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto desfavorable en la utilidad
o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el déficit, respectivamente. 1. Póliza de ingresos. Se utilizan para registrar los ingresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color azul. 2. Póliza de egresos. Se utilizan para registrar los egresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color amarillo. 3. Póliza de diario. Se utilizan para registrar las operaciones que no implican ingresos o egresos de la entidad económica, o que implican ambos en el mismo momento. Se registran en hojas de color verde. Ventajas de la utilización del sistema de pólizas:
Permite la división del trabajo, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente. Fortalece el control interno, ya que para que una póliza sea registrada, debe estar debidamente revisada y autorizada por personal autorizado. El empleo de las copias, facilita los pases a los auxiliares y tabulares, sin necesidad de interrumpir actividades de otros empleados. El registro se efectúa con mayor rapidez.
Desventajas de la utilización del sistema de pólizas:
La falta de cuidado en el registro de las operaciones, ocasionaría una serie de errores.
PRÁCTICA: Registrar en sistema de pólizas (basándose en las entradas y salidas de efectivo y después basándose en los ingresos y egresos), las siguientes operaciones (Todas las operaciones son independientes, por lo que no se pide procesamiento de datos, ni obtención de estados financieros): 1. Se vende de contada mercancía por $100,000.00 más IVA. (Procedimiento de inventarios perpetuos). 2. Se compra a crédito mercancía por $37,000.00 más IVA. (Procedimiento de inventarios perpetuos). 3. Se recibe un pago de un deudor por $15,000.00 (De una op eración que no incluía IVA). 4. Se le pagan a un proveedor $28,000.00 (De una operación que incluía IVA) 5. Se compra a crédito un automóvil para uso de su administrador por $185,000.00 más IVA.
6. Los socios aportan $500,000.00 en efectivo, para constituir la sociedad. 7. Se registra la depreciación de una computadora por $800.00. 8. Se paga la renta de un edificio con un cheque por $10,000.00. 9. Se realiza un traspaso por $250,000.00 de una cuenta del banco “X” a una cuenta del banco “Y” (Ambas cuentas son a nuestro nombre).
10. El banco nos paga una comisión por $8,000.00, incluyendo IVA. 11. Pagamos con efectivo físico $600.00 de intereses por un crédito que obtuvimos.
Pág ina 3 Sis temas de pólizas en software Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo: 1.- Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. 2.-En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades. 3.-Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. 4.-Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. 5.-Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
Pág ina 1 C atálogo de cuentas ¿Qué es el catálogo de cuentas? El catálogo de cuentas en contabilidad electrónica es una lista ordenada de las cuentas contables que se necesitan para que una empresa registre sus operaciones, se crea según las actividades desarrolladas en cada empresa. hay cuentas básicas que no deberías de dejar de usar. Cada empresa puede diseñar su catálogo con el formato y nomenclatura que ellos quieran, sin embargo, el SAT ha establecido un código agrupador donde sugiere un orden específico de las cuentas que conforman el catálogo de cuentas. ¿Cómo se clasifica el catálogo de cuentas? Las cuentas se clasifican en: Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Capital Cuentas de Orden Cuentas de Resultados (ventas, costos y gastos).
Ejemplo de catálogo de 3 niveles de cuentas
1120-000-000 BANCOS 1120-001-000 Bancos Moneda Nacional 1120-001-001 Banamex 741107-1 suc 201
Estructura del archivo del catálogo de cuentas
Versión del formato. RFC del contribuyente que envía los datos. Mes en que inicia la vigencia del catálogo. Año en que inicia la vigencia del catálogo. Total, de cuentas (número de cuentas que se envían en el archivo).
Por cada cuenta contable:
Código agrupador. Cuenta contable. Descripción de la cuenta. Cuenta del nivel inmediato superior.
Nivel de la cuenta en el catálogo. Naturaleza- deudor o acreedor.
Pág ina 2 Catálogo de cuentas Este es un PDF donde se puede encontrar una definición más de catálogo de cuentas. http://www.cucea.udg.mx/include/publicaciones_drupal/pdfs/catalogo_cuentas.pdf
