E SCUE CUE LA DE NE GOCI GOCI OS
P r esenta sentad do por :
Ma M atr i cula ula:
T ema:
F aci lit li tador :
1. Redacción de un reporte con las respuestas de las preguntas de las páginas 49 y 66 del texto básico.
1) ¿Qué es un sistema administrativo?, ¿Cuál es la función principal de este tipo de sistema?
Es aquel sistema utilizado por las empresas para el procesamiento de la información generada por todas sus operaciones. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma. 2) ¿Qué diferencia básica puede encontrar entre un sistema contable y un sistema no contable?
Una diferencia que podemos encontrar entre un sistema contable y no contable es el registro de las operaciones y su centralización en una sola base de datos. 3) ¿Cuál es el sistema que reúne y centraliza todas las operaciones de una empresa?
El sistema contable 4) ¿Existe alguna relación entre todos los sistemas administrativos diferentes del sistema contable y el sistema contable propiamente propiamente dicho?
Existe una característica común entre todos los sistemas administrativos y es la de no manejar directamente las informaciones que se registran en la contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad. Podemos decir entonces que estos son sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las transacciones y no a los aspectos financieros. El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los demás sistemas.
5) ¿Cuáles son los objetivos objetivos de un sistema contable?
Registrar todas aquellas transacciones que de alguna manera tienen impacto en los estados financieros o mejor dicho todas las operaciones que sean medibles de alguna manera en términos monetarios. 6) ¿Cuándo se considera que dos o más sistemas funcionan en forma integral?
Cuando comparten información entre ellos. 7) ¿Qué razón puede darse para para establecer una relación entre dos o más sistemas?
a) Eliminar redundancia de la información b) Facilitar el acceso a los los datos o información. c) Facilitar la elaboración de informes. 8) ¿Cuál es el objetivo principal de un sistema integrado?
Reducir el trabajo que implica registrar, por ejemplo, toda la facturación mensual de la empresa en forma manual y luego, copiar de nuevo esas operaciones para obtener un listado de venta por cliente y producto, ya que du una u otro forma los registros contables son más o menos estándares. 9) ¿Qué etapas podemos identificar en un sistema integrado?
a) Definición de parámetros. b) Captura de la información. a) Transferencia de la información. b) Controles sobre la transferencia. 10) ¿Cuál es el objetivo principal en la definición de parámetros?
Es una definición inicial que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento. Su objetivo es determinar claramente diferentes aspectos como; grado de integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.
11) ¿Cuál es el e l objetivo principal de la captura c aptura de información en un sistema integrado?
Esta etapa se refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro. Para que exista e xista la captura de información, los movimientos deben estar parametrizados totalmente. 12) ¿Qué procesos realiza un sistema sist ema cuando lleva a cabo la etapa de transferencia de información?
La transferencia de información puede ser en forma automática o iniciada por algún usuario autorizado. En el caso de que sea automática la transferencia de información es realizada en forma automática, previamente haberse definido los parámetros correspondientes para el usuario. En el caso de que sea iniciada esta se transfiere a través de un proceso iniciado por un usuario: esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando los movimientos de cualquier sistema son acumulados y actualizados en los archivos maestros de datos. Previo a la transferencia de información, debe hacerse una relación de los datos que serán actualizados a fin de asegurar que se transfieran únicamente movimientos validos. 13) ¿Cómo deben información?
ser los controles sobre
la transferencia
de
Los controles sobre la transferencia de información en un sistema integrado, se pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata, o al final del periodo. Si es inmediata, es decir, si la información es transferida y actualizada en el momento en que ocurren las operaciones, los controles sobre el ingreso de datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no validos. y si la información es transferida a posteriori, los datos son validos o controlados generalmente en el momento en que se corre el proceso de transferencia correspondiente. 14) ¿Cuál es la característica caract erística principal de un sistema no integrado?
La principal característica de un sistema no integrado es que el concepto de información compartida no existe. 15) ¿Qué significa el concepto de información compartida?
Este concepto significa que la información es distribuida entre los sistemas, ósea que existe una vinculación ente los distintos sistemas que intervienen. 16) ¿Cuántos niveles n iveles de integración se s e pueden identificar entre los sistemas?
Dos niveles: el primer nivel de integración con respecto al sistema contable y el segundo nivel de integración entre sistemas. 17) ¿Qué es un sistema auxiliar? ¿Cuándo puede ser considerado un sistema como auxiliar?
Es aquel que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio. EJEMPLO: producción, venta, facturación, inventarios, cuentas por pagar etc.Se puede considerar un sistema como integral cuando estos son distintos al sistema contable. 18) ¿Qué nivel de detalle en la información, maneja un sistema auxiliar?
A nivel de los sistemas considerados como auxiliares, el detalle debe ser mayor que a nivel del almacenamiento de la información financiera.
Página 66. Análisis de los sistemas contable.
1. ¿Cuáles son los objetivos principales para llevar a cabo la tarea de analizar un sistema contable?
a) Asegurar la integridad de los datos. b) Adecuado registro y procesamiento de las operaciones. c) Presentar la información financiera en forma contable. d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
2. ¿Qué es un estándar pre establecido por una empresa? ¿para que se definen tales medidas de actuación?
Cuando se habla de estándares establecidos por una empresa nos referimos a toda una filosofía que la empresa refleja en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos, y en general cualquier vía de información en donde se plasmen principalmente las políticas que, de alguna forma, pudieran afectar el desempeño de los empleados en relación con el proces amiento de la información contable. 3. ¿Qué significa la confiabilidad de la información financiera?, ¿Qué hace a un estado financiero más confiable?
Laconfiabilidad de la información es la referente a la protección de los registros en el computador.Para que el estado financiero sea más confiable se limitan el acceso a oficinas, documentos contables, terminales de computador, programas de computación, y en general medidas que restrinjan el acceso a cualquier cua lquier activo o información valiosa. 4. ¿Qué determina la corrección en los registros contables y cómo influye el aumento del volumen de las operaciones efectuadas por una entidad?
Está determinado por el constante cambio en el mundo de los negocios debido a que los registros deben adaptarse a daptarse constantemente a las nuevas condiciones reinantes, más el crecimiento de la empresa generando
mayor cantidad de informaciones y más complejas, causando la necesidad de corregir e agrandar la estructura del sistema contable. 5. ¿Cuáles serían las consecuencias que se pueden dar si los datos no son grabados íntegramente?
Silos datos no son gravados correctamente se puede dar un descontrol en una de las salas de operadores que podría traer como consecuencias, un proceso de actualización contable sea corrido duplicadamente o con archivos errados, lo cual necesariamente generara errores por inconsistencia de la información. 6. ¿Porque se realiza el análisis de un sistema contable? ¿Cree usted que
un
sistema
está
constituido
por
el
software
contable
únicamente?
El análisis del sistema contable se realiza para verificar que la información que la información procesada por el sistema se esté efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. El sistema contable está constituido por:
Hardware donde se procesa la información
Software o programas
Recursos humanos
Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.
7. ¿Cuántas son las áreas de análisis que se pueden definir para conocer el funcionamiento del sistema contable?
Dentro del funcionamiento de un sistema contable, bajo un enfoque global, debemos definir 4 áreas de análisis:
Área tecnológica
Programas y software relacionados
Políticas contables
Estructura organizacional
El área tecnológica de la empresa empr esa por lo general es una área áre a que se deja para el revisión de un especialista en la materia, sin embargo, resu lta que tales especialistas a veces limitan su trabajo al área eminentemente tecnológica, dejando de lado, el impacto que la tecnología tiene so bre las cifras financieras. Discuta. 8. ¿Cuál debe ser el enfoque que debe tener un profesional de este tipo, para no perder la perspectiva global que necesariamente debe tener su análisis?
Debe tener en cuenta que es un sistema integrado y que todas las partes que conforman el sistema deben ser revisada de igual forma, para garantizar la salud de las informaciones que brinde el sistema. 9. En la figura 4-2 del capítulo se presenta un inventario parcial de las las operaciones que son susceptibles de registros contables para un banco. Elabore una gráfica similar para todas las transacciones que generan registros contables para una empresa manufacturera.
Operaciones
Subsistemas
Efectivo recibido de clientes. Efectivo pagado a proveedores. Efectivo pagado por intereses, etc.
Ventas de activos fijos. Adquisición de activos fijos.
Actividades de inversión
Préstamos públicos. Emisión de acciones. Pago de dividendos.
Actividades de financiamiento.
Sistema
Actividades operativas Sistema de contabilidad
10. ¿Qué ambientes de hardware hardw are pueden ser identificados en el e l análisis del área tecnológica?
Deben identificarse al menos tres:
Acceso a la información
Procesamiento de los datos
Emisión de Informes
11. ¿Por qué existe la tendencia en muchos usuarios a culpar a los sistemas cuando estos generan información errada? Esta actitud, ¿Es necesariamente cierta? ¿Quiénes en todo caso elaboran los Sistemas?
Porque no tienen el conocimiento y la capacidad para manejar el sistema.Esta actitud no es cierta, pues la elaboración del sistema se lleva a cabo por una persona, la cual al momento de instalar el sistema debe asegurarse que todos los sistemas estén integrados y de que el sistema tenga todas las medidas de seguridad necesaria para su funcionamiento eficiente. 12. El acceso a la información, el procesamiento de datos y la emisión de informes, son tres aspectos que deben tomarse en cuenta para evaluar la seguridad de los datos, desde el punto de vista contable. Explique en forma detallada. ¿Qué implica cada uno de ellos?
E l acc acc eso es o a la informa infor maci ci ón se refiere al conjunto de técnicas para buscar,
categorizar, modificar y acceder a la información que se encuentra en un sistema. El procesamiento de datos esta manejado y controlado por el usuario,
donde debe establecerse si este es manejado por el usuario principal o si es compartido por otro empleados. Emisión de informes todo sistema contable captura datos, los procesa y
luego los emite y tiene como objetivo suministrar información pa ra la toma de decisiones.
13. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta cuando se están analizando los programas que generan la información contable?
a) El acceso a la información. b) El procesamiento de datos. c) Emisión de informes. 14. ¿Cuántas visiones se pueden identificar entre el usuario final y un programador?
Visión de usuario final.
Visión de usuario operativo.
Visión de un programador.
15. ¿Qué importancia tiene la estructura estr uctura organizativa en el análisis a nálisis de un sistema contable?
Es de vital importancia ya que es la forma que adopta una empresa para poder llevar acabo todas sus funciones. 16. ¿Qué importancia tiene el conocimiento contable en el contexto del actual lenguaje de los negocios, de acuerdo con lo expresado por Horngren y Harrison?
La Contabilidad ha sido considerada por muchos como el "lenguaje de los negocios", ya que le compete identificar, medir y comunicar todo lo relacionado a la información económica necesaria para tomar decisiones. 17. ¿Cómo empieza la relación entre una empresa y la contabilidad? ¿Qué funciones cumplen los servicios prestados por una empresa de servicios externos de contabilidad?
Se dedican al procesamiento de información contable por
terceras
empresas por las cuales son contratadas.
18. ¿Cuáles son las causas más comunes que generan atrasos en la actualización de la información financiera y contable?
a) Servicios externos de contabilidad b) Problemas con el software contable c) Personal no capacitado d) Ausencia de las normas y procedimientos establecidos
2. Análisis de los problemas aplicados 04-03, 04-04 de la la página 69 y 0303 de la página 51, del texto básico.
a. Realice un resumen de las principales ideas que debe tener en cuenta el analista encargado a fin de delimitar todas las funciones posibles en el área administrativa financiera.
Actualmente los sistemas y tecnologías de la información constituyen un elemento clave para las empresas, facilitando nuevos diseños organizativos, al tiempo que dan un lugar a nuevos procedimientos de gestión, nuevas
estrategias y nuevos valores, y pueden convertirse en el verdadero motor del cambio y principal fuente de ventajas competitivas. La verdadera importancia de estos un nuevos sistemas no resisten tecnologías en sí mismas, si no en la aplicación que se hace de ellas. Cuando nos refiriéndonos al ámbito de las organizaciones, es necesario conseguir una integración adecuada con los distintos aspectos de los que depende el éxito de estas: sus estrategias e strategias como la correcta realización de los procesos, el adecuado desarrollo e integración de las personas, etc. El análisis de un sistema contable puede efectuarse bajo distintas miradas o enfoques, su principal objetivo es el de analizar un sistema contable, verificar que la información procesada este conforme confo rme los procedimientos establecidos por la empresa y que estos están especificados en manuales, instructivos comunicaciones, entre otros. Tiene como finalidad la emisión de los estados financieros. Otros de los objetivos son:
Asegurar la integridad de los los datos
Adecuado registro y procedimiento de las operaciones
Presentar la información financiera en forma confiable
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
La información contable le sirve a muchos usuarios entre estos los dueños del negocio y de acuerdo a como vaya creciendo aumentará la demanda de información hacia otros usuarios. Algunos de los problemas que pueden presentar los sistemas contables suelen ser debido a:
Personal no capacitado
Procesamiento de la información información se realice por servicios externos
Problemas con el software Ausencia de normas y procedimientos.
b. ¿Qué estructura propondrías para el área contable?
Dentro de una organización empresarial empresar ial el sistema de contabilidad se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados prese ntados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio. Estos sistemas se basan en los principios, normas, reglamentaciones y procedimientos establecidos por la profesión para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras. La eficiencia y eficacia en la implementación de un sistema de contabilidad depende de su implementación dentro de la empresa. Este debe estar hecho con base en los objetivos organizacionales y debe estar ligado con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional de la empresa. Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente:
El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.
Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física, actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc.
Elaborar un informe preliminar de la situación de la la empresa.
Verificar la aplicación de las normas legales
Instaurar (Si no existe) un catálogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos
Implementar metodologías metodologías de recolección de información
Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la la realidad económica de la empresa.
Preparar los informes pertinentes
Registrar las operaciones en los libros correspondientes
Elaborar los informes financieros
La implementación de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición financiera.
Respuestas: a. Agregue nuevas características a las anteriormente nombradas.
Equilibrio
Información Rápida
Seguridad
b. ¿Por qué considera que se definió como una característica la confiabilidad?
Porque importante para la toma de decisiones que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. c. ¿Cuáles de las características considera usted como indispensables? indispensables?
La seguridad, un sistema debe tener seguridad para que solo tengan acceso
aquellas personas asignadas por la empresa, que las demás personas no puedan manipular ni ver las informaciones confidenciales de la empresa registradas en el sistema.
Respuestas: a. De acuerdo con la exposición del del caso, ¿Cuáles ¿Cuáles son todos los los asientos contables
parametrizados
que
deberá
efectuar
el
sistema
producción y manejo de materia prima PMP?
F echa 00/00/00
Detall Detalle e
Débito Débi to
C rédito
X Inventario de materia prima Cuentas Por Pagar Para registrar la Compra de materia prima @
---------------
de
Inventario de producción en
--------
proceso Inventario de materia prima
---------
Para registrar el uso de materia prima
b. ¿Por qué aparece en el texto que debe existir una integración entre los módulos de producción y manejo de materia prima PMP y el de compra s y pagos? ¿Considera que alguna información en común será compartida?
Por qué el Inventario de Materias primas representan valores significativos en los estados financiero ahora si bien es cierto esto, es necesario que los inventarios estén actualizados de manera que se pueda determinar cuándo falte material y por tanto realizar la respectiva compra, en claro que al hacer la compra se nos originara un deuda por lo consiguiente es necesario que esta se registre también. De esta forma mantenemos actualizados los inventarios y la contabilidad para que al momento de solicitar los informes podamos conocer las cifras ciertas de que representan los inventarios y las cuentas por pagar . c. ¿Qué problema proyecta la empresa, en razón a que los sistemas no se encuentran funcionando de forma integrada?
Par la empresa que sus sistemas no estén integrados representa una falencia muy importante ya que podría causar grande problemas en la producción al quedarse sin materia prima por causa de actualización de los inventarios así como también podría darse el caso de que exceda en la compra de los mismos originándose gastos innecesarios y e incluso que se pierda material. Ahora esto también ocasiona que la información financiera presentada no sea real lo que originaría una mala toma de decisiones por parte de los administradores.
