Mulyadi (2001, p.214), dokumen yang digunakan dalam sistem Penjualan Kredit adalah : a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut. Tembusan dokumen ini berupa : 1. Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 2. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. 3. Surat Muat (Bill of Lading) Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. 4. Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. 5. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. b. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. c. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. pesanannya.
d. Faktur dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa : 1. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang. 2. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 3. Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga. 4. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya. e. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. f. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Berdasarkan pendapat Hall (2001, p. ), dapat disimpulkan bahwa fungsi yang terkait dengan penjualan kredit meliputi : 1. Bagian penjualan Menerima order pelanggan baik melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis
dan kuantitas barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti potongan harga, dan ongkos angkut.) 2. Departemen Kredit Bagian kredit menentukan batas kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman. 3. Gudang Bagian gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan. 4. Departemen Pengiriman Bagian pengiriman bertanggung jawab untuk mencocokkan barang dengan surat perintah pengeluaran barang, dokumen pengiriman dari bagian penjualan, dan surat jalan untuk memastikan kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman, dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian melakukan tugas-tugas sebagai berikut : a. Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang. b. Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan. c. Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen tagihan bongkar muat barang. 5. Departemen Penagihan Bagian penagihan ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan, membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order penjualan ke bagian piutang. 6. Departemen Akuntansi Bagian piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian piutang, membuat
laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang Dihasilkan Dalam Penjualan Kredit Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Mulyadi (2001,p.232), laporan yang digunakan dalam penjualan kredit adalah : 1. Laporan order penjualan 2. Laporan pengiriman barang 3. Laporan pencatatan piutang 4. Laporan penagihan 5. Laporan pencatatan penjualan.
F. Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit a. Bagan Order penjualan 1) Menerima order dari pelanggan. 2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur. 3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal. 4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanan menurut abjad. 5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9. 6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan. b. Bagian Kredit 1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit. 2) Memberikan otorisasi kredit. 3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan. c. Bagian Gudang 1) Berdasarkan Surat Order Pengiiman lembar 1, dilakukan penyiapan barang. 2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang. 3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang. 4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman. d. Bagian Pengiriman 1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5. 2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. 3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan.
4) Mengembaliakn Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Pengiriman dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan. 5) Surat Oder Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut. e. Bagian Penagihan 1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan. 2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan. 3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang. 4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan. 5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal. 6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga. f. Bagian Piutang 1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang. 2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut. g. Bagian Kartu Persediaan 1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut. 2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik. 3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial. 4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal. h. Bagian Jurnal 1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut. 2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan. 3. Metodologi Metode penelitian yang digunakan adalah riset lapangan dengan melakukan wawancara langsung dengan direktur dan karyawan-karyawan, khususnya bagian penjualan. Selain itu melakukan pengamatan pada kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, khususnya pada alur penjualan kredit. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yang peroleh secara langsung dari perusahaan yang berupa copy bukti-bukti transaksi perusahaan. Untuk menganalisis data-data yang terkumpul, digunakan metode analisa deskriptif yang bertujuan agar dapat menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan kredit. 4. Hasil dan Pembahasan Dalam melaksanakan penjualan, PT.ACP menggunakan transaksi penjualan kredit. Untuk transaksi penjualan kredit biasanya diberikan kepada pelanggan lama yang reputasi pembayaran kreditnya baik dan supplier-supplier besar. Tetapi, terkadang PT.ACP akan melakukan transaksi kredit kepada pelanggan baru, hal ini dilakukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang telah dipikirkan oleh perusahaan. 4.1 Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit pada PT ACP antara lain, sebagai berikut: 1) Prosedur Order Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, departemen ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman. 2) Prosedur Pengiriman Kegiatan pengiriman diawali dengan pembuatan dokumen pengiriman yang disebut surat pengantar barang (SPB). SPB dibuat untuk melakukan pengiriman barang kepada pelanggan. Seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirim barang kepada pelanggan dicantumkan dalam SPB. SPB disiapkan oleh bagian pengiriman barang. Bagian produksi membuat barang sesuai dengan pesanan dan menyiapkan barang, kemudian bagian pengiriman (gudang) mengirimkan barang dan nota kepada pelanggan sesuai dengan informasi yang tercantum pada SPB yang sudah di otorisasi oleh bagian gudang. Bagian gudang ini juga melakukan penginputan secara komputerisasi, kemudian data tersebut ditransfer ke bagian penagihan untuk dicocokan dengan penginputan secara manual. 3) Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan. Faktur penjualan adalah dokumen yang biasanya disiapkan setelah barang benar-benar dikirim. Informasi yang dicantumkan ke dalam faktur penjualan berasal dari pesanan penjualan atau dari dokumen pengiriman. Suatu faktur penjualan akan disiapkan dan selanjutnya dikirim ke pelanggan. 4) Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur pencatatan piutang ini, bagian akuntansi mencatat surat penagihan ke dalam buku piutang sebagai rekapan dari piutang PT.ACP kepada pelanggannya. 4.2 Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit Dalam sistem penjualan kredit, dokumen yang digunakan oleh PT.ACP adalah sebagai berikut : 1. Surat order pengiriman 2. Lembar Disposisi (LD) 3. Surat Pengantar Barang (SPB) 4. Faktur penjualan 5. Surat Penagihan 4.3 Catatan Akuntansi Yang Digunakan Adapun catatan akuntansi yang digunakan PT.CP dalam sistem akuntansi penjualan kredit, yaitu : 1. Jurnal Penjualan 2. Kartu Piutang 3. Kartu Gudang 4.4 Bagian Yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Kredit Adapun bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit pada PT.ACP adalah sebagai berikut :
1. Bagian Penjualan
2. 3. 4. 5. 6.
Bagian Produksi Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bagian Penagihan Bagian Akuntansi
4.5 Uraian Bagan Alur Dokumen Sistem Penjualan Kredit Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit akan di uraikan perbagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit.
Sumber : http://fajar26.blogspot.com/2012/03/sistem-informasi-akuntansipenjualan.html#ixzz1x5icz3YT
