Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk Berbasis Website Studi Kasus Pada Desa Batah Timur
Ismail Sardi1, Ilyas Nuryasin2, Evi Dwi Wahyuni3
Jurusan Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Malang
ismail sardi92.aj@gmail1,
[email protected], 3
ABSTRAK
Kantor Desa Batah - Timur merupakan sebuah lembaga instansi pemerintahan yang berada di Desa Batah – Timur Kecamatan Kwanyar Kabupaten Bangkalan. Dimana Kantor Desa Batah – Timur sebagai pondasi awal dalam pelayanan terhadap masyarakat mengenai pendataan penduduk, pengurusan surat – surat dan pengaturan laporan bulanan terhadap Kantor Kecamatan. Dimana dalam pelaksanaannya banyak sekali masalah yang di hadapi pihak Kantor Desa, Permasalahan tersebut biasanya terjadi dalam pencatatan penduduk ke dalam buku besar dimana pencatatannya masih menggunakan proses pencatatan manual, Sehingga menghambat kinerja dari sekretaris desa / pegawai desa dalam melakukan pekerjaannya. Dengan adanya penelitian ini untuk menjelaskan tentang Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk Berbasis Website yang ada di Kantor Desa Batah – Timur. Oleh karena itu dengan adanya pembuatan sistem ini dapat mempermudah kinerja sekretaris desa / pegawai desa dalam memberikan pelayanan tehadap masyarakat
Pada pendataan biodata penduduk yang masuk ke kecamatan banyak memiliki permasalahan, sulitnya mencari arsip/berkas data-data penduduk. Hal ini akan mengakibatkan terlambatnya pendataan penduduk yang seharusnya sudah masuk ke kabupaten. Dengan adanya Sistem informasi ini diharapkan kebutuhan-kebutuhan instansi terkini dan masalah-masalah yang sering terjadi pada prosses pengolahan data bisa teratasi dengan baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja dari pihak terlibat dalam proses pengolahan data. aplikasi kependudukan kantor desa batah timur sebagai alat untuk dapat mempercepat dan mepermudah proses pendataan penduduk, pencatatan kelahiran, kematian, pindahan, pendatang dan pengolahan surat-surat kependudukan.
Kata Kunci : Kantor Desa Batah, Sistem Informasi Kependudukan.
East batah Village Office is an institution of government agencies in the village east batah District Kwanyar Bangkalan. Where east Batah Village Office as early foundation in service to the community regarding collection of population data, processing of letters and monthly report to the district office. Which in a lot of problems faced by the Office of the Village, the problems usually occur in recording the population into a ledger in which the recording is still using manual recording process, so that hinder the performance of the secretary of the village / municipal officials in their work. Given this research to explain Population Data Management information System Based Website in the establishment of this system can facilitate the performance of village secretary / village officials in providing services to the community.
Keyword : East batah village office
Pendahuluan
Dalam perkembangan Teknologi Informasi yang sangat pesat seperti sekarang, adanya sebuah pelayanan dan sarana informasi sangatlah penting terutama untuk masyarakat yang berada di kota dan di desa. Salah satu pemanfaatan teknologi informasi berupa sistem pendataan penduduk di suatu desa terutama pada proses pendataan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), dan Surat- Menyurat yang memerlukan kecermatan dan ketelitian sangat tinggi. Sehingga dalam waktu yang singkat pembuatan laporan pendataan penduduk tersebut di atas dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dan dapat memberikan laporan secara cepat dan tepat. Namun melihat kondisi yang terjadi di masyarakat belum menunjukan bahwa pelayanan tersebut kurang berjalan secara maksimal .
Sejalan dengan adanya penyelenggaraan pendataan penduduk, maka dari itu pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil sebagai pilar dari kependudukan perlu ditata dengan sebaik mungkin agar dapat memberikan manfaat yang banyak kepada masyarakat. Selain itu perolehan data kependudukan yang berada di Kantor desa Batah-Timur sendiri masih tergantung pada data yang diperoleh secara pencatatan dalam bentuk buku besar. Atas dasar pertimbangan tersebut maka diperlukan petunjuk pencatatan dan pemutakhiran biodata penduduk, pengelolaan data penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota, dimana dalam pelaksanaanya di awali dari desa/kelurahan selaku ujung tombak dalam pendaftaran penduduk. Dalam pelayanan tersebut harus dilakukan dengan benar dan cepat agar penduduk mendapatkan pelayanan yang memuaskan.
Pada pendataan biodata penduduk yang masuk ke kecamatan banyak memiliki permasalahan, sulitnya mencari arsip/berkas data-data penduduk. Hal ini akan mengakibatkan terlambatnya pendataan penduduk yang seharusnya sudah masuk ke kabupaten. Dengan adanya Sistem informasi ini diharapkan kebutuhan-kebutuhan instansi terkini dan masalah-masalah yang sering terjadi pada prosses pengolahan data bisa teratasi dengan baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja dari pihak terlibat dalam proses pengolahan data.
Oleh karena itu berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengambil judul " Sistem Informasi Data Penduduk Berbasis Website" dengan tujuan agar dapat memecahkan masalah yang timbul di instansi tersebut.
Rumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan pada latar belakang di atas, maka masalah yang akan dibahas sebagai berikut :
Bagaimana merancang dan membangun siste informasi pengelolaan data penduduk pada kantor desa batah timur.
Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas, penulis membatasi masalah pada :
Sistem informasi ini ditujukan untuk kantor desa batah timur
Sistem informasi ini mendata tentang data penduduk, data pindah, data kematian, data lahir dan data pendatang.
Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai dalam tugas akhir in adalah menghasilkan sebuah sistem informasi pengelolaan data penduduk yang dapat mempermudah dalam proses pelayanan kependudukan serta dapat menghasilkan sebuah data – data yang terkait seperti data kematian, dat pindah dan data penduduk.
Landasan Teori
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering di gunakan merujuk kepada interaksi antara orang, algoritik, data, dan teknologi. Dalam pengertian lain istilah ini di gunakan untuk merujuk tidak hanya pada pengguna organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) akan tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis, kesehatan dan pendidikan.
Definisi Penduduk
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering di gunakan merujuk kepada interaksi antara orang, algoritik, data, dan teknologi. Dalam pengertian lain istilah ini di gunakan untuk merujuk tidak hanya pada pengguna organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) akan tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis, kesehatan dan pendidikan.
Pengertian Sistem Informasi Kpendudukan
Sistem Informasi Kependudukan adalah suatu yang di susun berdasarkan prosedur – prosedur dan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang bertujuan untuk menata sistem kependudukan di Indonesia, sistem ini meliputi pandataan penduduk dan pencatatan sipil. Data penduduk antara lain : Nomor Induk Kependudukan (NIP), Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Panduduk (KTP), Akta Kelahiran, Akta Kematian , Akta Nikah, dan sebagainya. Selain itu pendataan kependudukan dan catatan sipil yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Namun pada pelaksanaanya dilapangan, sistem ini memiliki banyak kelemahan sebagaimana sebuah sistem yang mengelola data kependudukan berdasarkan hasil evaluasi terhadap SIMDUK, maka pemerintah Indonesia membuat SIAK sebagai sistem yang mengolah data kependudukan dan pencatatan sipil di Indonesia. Kelebihan dari SIAK selain untuk mendata penduduk secara akurat tetapi juga dapat memberikan NIK yang secara otomatis dan tetap untuk satu penduduk, sehingga dapat mengeliminasi terjadinya kepemiliki identitas ganda. Selain itu negara berkewajiban untuk memberikan perlindungan dan pengakuan status pribadi dan status hokum setiap penduduk, baik yang berada di Indonesia maupun di luar negri
Pengertian Web Server dan Fungsi Web Server
Web Server adalah merupakan perangkat lunak (software) dalam server yang berfungsi untuk menerima permintaan (request) berupa halaman web melalui protocol HTTP dan HTTPS dari client yang lebih dikenal dengan nama browser kemudian mengirimkan kembali (respon) hasil permintaan tersebut ke dalam halaman-halaman web yang ada pada umumnya berbentuk dokumen HTML.
Fungsi utama dari web server adalah untuk mentransfer atau memindahkan berkas yang diminta oleh pengguna melalui protocol komunikasi tertentu. Oleh karena dalam satu halaman we biasanya terdiri dari berbagai macam jenis berkas seperti gambar, video, teks, audio dan lainnya sebagainya. Maka pemanfaatan web server berfungsi juga untuk mentranfer keseluruhan aspek pemberkasan dalam halaman tersebut termasuk teks, gambar, video, audio dan lain sebagainya. Pada saat anda ingin mengakses sebuah halaman website, biasanya anda mengetik halaman tersebut di browser seperti Mozilla, chrome dan lain-lain. Setelah anda meminta (biasanya dengaan menekan enter) untuk dapat mengakses halaman tersebut browser akan melakukan permintaan ke webserver. Disinilah web server berperan sehingga web server akan mencari data yang akan diminta browser, lalu mengirimkan data tersebut ke browser atau menolaknya jika ternyata data yang diminta tidak ditemukan. Ada beberapa contoh web server yang paling banyak di gunakan di antaranya adalah.(Kadir, 2005) :
3 Analisa dan Perancangan Sistem
3.1.3 Flowchart
Flowchart Diagram ini menggambarkan proses – proses pembuatan "Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk di Desa Batah Timur Kecamatan Kwanyar Kabupaten Bangkalan Kepulauan Madura ", adapun langkah – langkahnya sebagai berikut :
Gambar 3.5 Flowchart Diagram Login Admin
Pada Gambar 3.5 akan dijelaskan bahwa admin melakukan Login terlebih dahulu dengan memasukan nama dan password. Selanjutnya dilakukan pengecekan ke database, jika tidak valid maka akan kembali lagi ke Login. Setelah login sukses maka admin akan masuk ke dalam halaman Sistem Informasi Pengelolaan Data Desa. Setelah itu admin dapat melakukan liat profil, input data dan surat – menyurat.
Gambar 3.6 Flowchart menu utama aplikasi
Pada gambar 3.6 akan di jelaskan ketika admin berhasil melakukan login maka admin akan di sajikan menu admin, yang terdiri dari:
Menu penduduk berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data penduduk, yaitu tambah penduduk, update penduduk, dan delete penduduk.
Menu kelahiran berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data kelahiran, yaitu tambah data kelahiran, update data kelahiran, dan delete kelahiran.
Menu pindahan berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pindahan, yaitu tambah data pindahan, update data pindahan, dan delete data pindahan.
Menu pendatang berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data pindahan, yaitu tambah data pindahan, update data pindahan, dan delete data pindahan.
Menu kematian berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data kematian, yaitu tambah data kematian, update data kematian, dan delete data kematian.
Menu surat berfungsi untuk melakukan manajemen terhadap data surat menyurat, yaitu tambah data surat menyurat, update data surat menyurat, dan delete data surat - menyurat, dan cetak surat.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan penguraian suatu informasi utuh dalam bagian komputer yang dimaksud, sehingga tidak menghilangkan nilai ke fungsional dari sistem itu sendiri. Selain itu dalam sistem ini akan memuat beberapa fitur utama yang akan ditampilkan yaitu profil desa, profil perangkat desa, data penduduk, administrasi, dan surat – menyurat. Serta nanti fitur tersebut dapat di implementasikan seluruhnya kedalam kebutuhan operasional sistem. Sehingga sekretaris desa dapat dengan mudah memberi pelayan ke pada masyarakat.
3.2.1 DFD (Data Flow Diagram)
DFD memuat hasil dari pendataan penduduk yang didapat dari Kantor Desa Batah – Timur dimana DFD ini menggambarkan proses – proses pembuatan "Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk di Desa Batah Timur Kecamatan Kwanyar Kabupaten Bangkalan Kepulaun Madura ", adapun langkah – langkahnya sebagai berikut :
Diagram Konteks
Gambar 3.1 Diagram Konteks
Dalam Diagram Konteks ini terdiri dari 2 entitas yaitu admin dan penduduk. Admin dapat melakukan penginputan data ke aplikasi berupa input data pendatang, pindah, meninggal dan melahirkan. Selain itu Admin mempunyai hak akses penuh pada aplikasi penduduk desa. Sedangkan penduduk tidak mempunyai hak untuk melakukan penginputan data. Penduduk hanya mempunyai hak dilayani oleh admin untuk di inputkan ke pembukuan desa.
Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relation Diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi. Sementara teknik diagram atau alat peraga yang memberikan dasar untuk database relasional yang mendasari sistem informasi yang telah dikembangkan. ERD bersama – sama dengan detail merupakan model data yang pada gilirannya digunakan untuk membuat database sebagai contoh seperti pada gambar di bawah ini.
Gambar 4.1 Desain Database Sistem pengelolaan data penduduk
Pada gambar 4.1 menjabarkan bahwa Admin memiliki suatu relasi kepada semua data yang ada di dalam database tersebut. Sehingga Admin dapat melakukan suatu akses kepada semua data di database. Untuk lebih jelasnya lagi berikut penjelasan tentang field – field yang ada di dalam data database pada gambar di atas.
4.1.1 Tampilan Halaman Login Admin
Halaman Login Admin ini merupakan halaman pertama saat admin masuk. Halaman ini berfungsi untuk memberi pengamanan agar tidak semua orang dapat melakukan perubahan data yang ada di di dalam aplikasi penduduk.
Gambar 4.1 Tampilan Menu Login
Dari potongan skrip diatas terdapat variable $user dan $pass yang berfungsi untuk menampung inputan username dan password kemudian variable tersebut akan di cocokkan kedalam database dengan query jika data ditemukan maka sistem akan memanggil halaman index.php jika tidak di temukan akan muncul notifikasi login gagal..
4.1.2 Tampilan Halaman Utama Admin
Halaman utama Admin ini merupakan halaman utama yang menyajikan menu- menu yang dapat di akses oleh admin. Berikut merupakan tampilan menu utama admin:
Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama Admin
4.1.3 Tampilan Halaman profile
Halaman profile merupakan tampilan yang akan menjelaskan tentang profile dari desa Batah Timur. Berikut merupakan tampilan halaman profil desa batah timur:
Gambar 4.4 Tampilan profile admin
4.1.4 Tampilan Halaman Aparatur
Halaman aparatur merupakan halaman yang akan menjelaskan struktur organisasi yang ada pada kelurahan/desa batah timur. Berikut merupakan halaman struktur organisasi di kantor desa batah timur:
Gambar 4.4 Tampilan menu aparatur
4.1.5 Tampilan Halaman Penduduk
Halaman penduduk merupakan halaman yang akan menampilkan daftar penduduk dan terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah penduduk yang berfungsi untuk memanggil form tambah data penduduk, tombol edit berfungsi untuk menampilkan form update data penduduk, dan tombol hapus yang berfungsi untuk menghapus data penduduk dari database. Berikut merupakan tampilan dari halaman penduduk:
Gambar 4.4 Tampilan daftar penduduk
4.1.6 Tampilan Halaman Kelahiran
Halaman Kelahiran merupakan halaman yang akan menampilkan daftar Kelahiran dan terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah Kelahiran yang berfungsi untuk memanggil form tambah data Kelahiran, tombol edit berfungsi untuk menampilkan form update data Kelahiran, dan tombol hapus yang berfungsi untuk menghapus data Kelahiran dari database. Berikut merupakan tampilan dari halaman Kelahiran:
Gambar 4.4 Tampilan daftar Kelahiran
4.1.7 Tampilan Halaman Pindahan
Halaman Pindahan merupakan halaman yang akan menampilkan daftar Pindahan dan terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah Pindahan yang berfungsi untuk memanggil form tambah data Pindahan, tombol edit berfungsi untuk menampilkan form update data Pindahan, dan tombol hapus yang berfungsi untuk menghapus data Pindahan dari database. Berikut merupakan tampilan dari halaman Pindahan:
Gambar 4.4 Tampilan daftar Pindahan
4.1.8 Tampilan Halaman Pendatang
Halaman Pendatang merupakan halaman yang akan menampilkan daftar Pendatang dan terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah Pendatang yang berfungsi untuk memanggil form tambah data Pendatang, tombol edit berfungsi untuk menampilkan form update data Pendatang, dan tombol hapus yang berfungsi untuk menghapus data Pendatang dari database. Berikut merupakan tampilan dari halaman Pendatang:
Gambar 4.4 Tampilan daftar Pendatang
4.1.9 Tampilan Halaman Kematian
Halaman Kematian merupakan halaman yang akan menampilkan daftar Kematian dan terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah Kematian yang berfungsi untuk memanggil form tambah data Kematian, tombol edit berfungsi untuk menampilkan form update data Kematian, dan tombol hapus yang berfungsi untuk menghapus data Kematian dari database. Berikut merupakan tampilan dari halaman Kematian:
Gambar 4.4 Tampilan daftar Kematian
4.2.0 Tampilan Halaman Surat
Halaman Surat merupakan halaman yang akan menampilkan daftar Surat dan terdapat beberapa tombol yaitu tombol tambah Surat yang berfungsi untuk memanggil form tambah data Surat, tombol edit berfungsi untuk menampilkan form update data Surat, dan tombol hapus yang berfungsi untuk menghapus data Surat dari database. Berikut merupakan tampilan dari halaman Surat:
Gambar 4.4 Tampilan daftar Surat
4.2.1 Tampilan Halaman Template Surat
Halaman template surat merupakan halaman yang akan menampilkan daftar template surat yang dapat di gunakan langsung, berikut merupakan tampilan menu template surat:
Gambar 4.4 Tampilan Menu Template Surat
4.2.2 Analisa Pengujian UAT (User Acceptance Test)
Dimana pengujian ini untuk mengetahui tampilan pada sistem yang kita buat, UAT biasanya dinilai oleh user atau pengguna sistem tersebut, Selanjutnya akan dilakukan pengujian dengan memberikan 8 pertanyaan kepada pegawai kantor dengan kriteria tingkat pertanyaan yang dapat dipilih sebagai berikut :
Tabel 4.2 Bobot Nilai Jawaban
Jawaban
Bobot
A
Sangat Baik
5
B
Cukup Baik
4
C
Baik
3
D
Kurang Baik
2
E
Tidak Baik
1
Skor total = (jumlah SBx5)+ (jumlah Bx4)+ (jumlah CBx3)+ (jumlah
KBx2)+ (jumlah TBx1)
= (25x5)+(5x4)+(4x3)+(3x2)+(3x1)
= 125+20+12+6+3
= 166
Prosentase = (SkorTotal/MaksimumSkor)x 100%
= (166/200)x100%
= 83%
Tabel 4.4 Hasil Pengujian User Acceptance
Kriteria Jawaban
Hasil Responden
Bobot Responden
Sangat Baik
25
125
Cukup Baik
5
20
Baik
4
12
Kurang Baik
3
6
Tidak Baik
3
3
Kesimpulan Dan Saran
Kesimpulan
Dari percobaan dan pengujian yang dilakukan pada tugas akhir ini, didapatkan beberapa kesimpulan diantaranya:
Aplikasi kependudukan kantor desa batah timur sebagai alat untuk dapat mempercepat dan mepermudah proses pendataan penduduk, pencatatan kelahiran, kematian, pindahan, pendatang dan pengolahan surat-surat kependudukan.
Berdasarkan hasil pengujian dengan menggunakan butir uji diatas, aplikasi ini dapat berjalan dengan baik secara fungsional sistem dan dapat menghasilkan output yang diharapkan. Sehingga dapat disimpulkan aplikasi ini sudah sesuai dengan tujuan utama pembuatan aplikasi.
Berdasarkan hasil pengujian UAT (User Acceptance Test) menghasilkan tingkat kesesuaian dengan sebesar 83% yang berarti bahwa sistem sesuai dengan keinginan user dengan nilai diatas 80%.
Saran
Untuk penelitian kedepan, saran yang dapat diberikan untuk pengembangan yang mungkin dapat dilakukan pada aplikasi kependudukan ini adalah:
Aplikasi ini tidak hanya digunakan untuk pencatatan kependudukan, Mungkin kedepannya dapat di kembangkan untuk dapat terintegrasi dengan kantor kecamatan.
Aplikasi ini dapat dikembangkan dengan fitur yang lebih lengkap.
Sistem ini masih belum menitik beratkan pada sistem keamanan sehingga kemungkinan masih terdapat celah untuk disusupi oleh peretas.
Aplikasi ini dapat di kembangkan dengan memanfaatkan smartphone sebagai salah satu media populer saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Abdul Kadir 2014. Pengenalan Sistem Informasi Yogyakarta : ANDI
[2] Stikom dan Institut Bisnis Informatika Surabaya, Jawa Timur.
[3] Abdur Rokhman. 2011. Rancang Bangun Sistem Informasi Pernikahan. Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional Veteran Surabaya
[4] http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-sistem-informasi-menurut.html
[5] http://www.dosenpendidikan.com/12-pengertian-dan-fungsi-sistem-informasi-menurut-para-ahli/
[6] https://carapedia.com/pengertian_definisi_penduduk_info2150.html
[7] http://apajahbol.blogspot.co.id/2013/07/pertumbuhan-dan-perkembangan-penduduk.ht
[8] https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_administrasi_kependudukan
[9] http://wrigrammer.blogspot.co.id/2014/06/pengertian-dan-sejarah-css.html
[10] http://caralengkap.com/2012/10/definisi-interfaceantar-muka-dan-contohnya.html
[11] http://wikitekno.net/2016/01/pengertian-ui-user-interface.html
[12] https://aristysaputri3.wordpress.com/analisis-perangkat-lunak-2/pengenalan-rekayasa-kebutuhan/
