SISTEM INFORMASI ABSENSI SISWA BERBASIS SMS GATEWAY GUNA MEMPERCEPAT PENYAMPAIAN DATA ABSENSI SISWA DI MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 CIREBON Imam Agus Faisal, Yudhistira Arie Wijaya ABSTRAK
Seiring dengan berkembangnya teknologi komunikasi dan sistem informasi, maka semakin banyak pula dibuat sistem informasi akademik berbasis SMS. Dipilihnya teknologi komunikasi dalam bentuk SMS ini dikarenakan lebih praktis, murah dan efisien untuk menyampaikan informasi. informasi. Short Message Service (SMS) adalah teknologi yang sangat banyak diminati dan digunakan oleh banyak kalangan masyarakat. Selain karena unggul dari segi kepraktisan dan kemudahan dalam penggunaannya, teknologi ini juga hadir dengan tarif yang ralatif lebih murah untuk fasilitas pengiriman data pesan atau transfer informasi dalam kapasitas kecil dibandingkan dengan layanan suara. Aplikasi Informasi Absensi Siswa Berbasis SMS ini dirancang dan mempunyai fungsi sebagai pemberi informasi absensi siswa di sekolah kepada orang tua siswa agar lebih mudah dan efisien melalui SMS. Orang tua tidak perlu repot lagi datang ke sekolah hanya untuk mengetahui kegiatan dan a bsensi siswa. Keyword : SMS Gateway, Informasi Absensi. A.
LATAR BELAKANG Short Message Service disingkat dengan SMS, merupakan pesan singkat berupa teks yang dikirim dan diterima antar sesama pengguna telpon, pada awalnya pesan ini digunakan antar telpon genggam, namun dengan berkembangannya teknologi, tekno logi, pesan tersebut bisa dilakukan melalui komputer ataupun telpon rumah. (jurnal : aplikasi short message service (sms) gateway untuk layanan informasi registrasi administrasi mahasiswa : Azkal Fikri : 2004). Dalam dunia pendidikan sekarang ini banyak dijumpai Sekolah Dasar Full Day yaitu anak sekolah dari jam 07.00 pagi sampai jam 14.00 atau bahkan sampai sore. Sekarang banyak orang tua memilih sekolah dasar full day karena kesibukan orangtua sehingga pendidikannya terjamin, belajar dengan teratur, anak-anak juga disibukkan dengan kegiatan - kegiatan di sekolah sehingga lebih terarah dan terhindar dari pergaulan yang tidak jelas. Pihak sekolah juga harus melaporkan kepada orang tua apa saja kegiatan para siswa di sekolah dan absensi siswa, orang tua juga pasti ingin memperoleh informasi perkembangan putra/ putri di sekolah dengan mudah, mengetahui data absensi, dan kegiatan yang akan dilaksanakan sekolah dengan mengundang orang tua (jurnal sistem informasi sekolah dasar berbasis sms : Ariza Novianti, Ami Fauzijah : 2009). Kehadiran siswa di sekolah adalah kehadiran dan keikutsertaan siswa secara fisik dan mental terhadap aktivitas sekolah pada jam-jam efektif di sekolah. Sedangkan ketidakhadiran adalah ketiadaan partisipasi secara fisik siswa terhadap kegiatan-kegiatan sekolah. Pada jam-jam efektif sekolah, siswa memang harus berada di sekolah. Kalau tidak ada di sekolah, seharusnya dapat memberikan keterangan yang sah serta d iketahui oleh orang tua atau walinya. Berdasarkan kuisioner yang di lakukan hampir semua orang tua siswa pada umumnya tidak mengetahui kehadiran anaknya di sekolah, dikarenakan kesibukan orang tua siswa yang tidak sempat mengecek kehadiran anaknya di sekolah. Akhmad Sudrajat mengungkapkan dalam lintas berita.com (17 Oktober 2010), bahwa pada umumnya ketidakhadiran siswa dapat dibagi kedalam tiga bagian : 1. Alpha yaitu ketidakhadiran tanpa keterangan yang jelas, dengan alasan yang tidak bisa dipertanggungjawabkan. 2. Izin yaitu ketidakhadiran dengan keterangan dan
alasan tertentu yang bisa dipertanggungjawabkan, dipertanggungjawabkan, biasanya disertai surat pemberitahuan dari orang tua. 3. Sakit yaitu ketidakhadiran dengan alasan gangguan kesehatan, biasanya biasanya disertai surat pemberitahuan pemberitahuan dari orang tua atau surat keterangan sakit dari dokter. Penyampaian informasi kehadiran siswa kepada orang tua oleh pihak sekolah sulit dilakukan jika melalui surat, mengingat waktu yang dibutuhkan cukup lama dan juga sering tidak sampainya surat peringatan kepada yang bersangkutan. Tidak adanya saling check data absensi a ntar guru dan guru piket sehingga akurasi data absensi sering tidak sesuai. Madrasah Aliyah Negeri 2 Cirebon yang berlokasi di Jl. Pelandakan berdiri sampai sekarang sudah menggunakan teknologi informasi berbasis komputer dalam pengolahan data dan informasi dalam pengajaran siswa, tetapi sering terjadi ketidak akuratan data absensi sehingga dalam pembuatan laporan data sering kali tidak sesuai dengan kenyataan. Dengan adanya penyampaian informasi absensi siswa berbasis sms gateway diharapkan dapat mempercepat penyampaian data absensi siswa kepada orang tua mereka sehingga siswa dapat lebih terkontrol. B.
RUMUSAN MASALAH Berdasarkan uraian di atas agar lebih terarah dan spesifik maka di dapatkan perumusan masalah sebagai berikut : 1. Lambatnya waktu penyampaian data absensi siswa kepada orang tua di Madrasah Aliyah Negeri 2 Cirebon. 2. Tidak tersedia informasi yang up to date serta terbatasnya ruang dan waktu untuk mengakses informasi absensi di Madrasah Aliyah Negeri 2 Cirebon. C.
TINJAUAN PUSTAKA a. SMS (Short ) Shor t M essage essage Servi Servi ce Short Message Service (SMS) merupakan salah satu fitur GSM yang dikembangkan dan di standarisasi oleh ETSI ( European Telecommunication Standars Institute) Institute ) untuk mengirim dan menerima pesan singkat [1]. SMS adalah layanan pesan singkat berbasis tulisan (teks) teks) dengan media komunikasi ponsel. Pesan
teks yang biasa digunakan huruf, angka, atau karakter alfanumerik . Satu paket pesan teks biasanya berkapasitas 160 karakter huruf latin [1]. SMS terdiri dari 2 layanan dasar yaitu : 1. Short Message Mobile Terminated (SMMT) Yaitu kemampuan sistem GSM untuk menyampaikan pesan pendek yang dikirimkan dari Service Centre (SC) ke satu Mobile Station (MS), dan menghasilkan informasi tentang pengiriman itu baik delivery report atau status report dengan mekanisme tertentu. Seperti terlihat pada Gambar berikut ini [1].
JAVA, PHP yang berfungsi sebagai pengirim pesan. d.
Mekanisme SMS Gateway 1. Menerima SMS sesuai dengan keyword yang ditentukan. 2. Melakukan fungsi logik tertentu terhadap data-data yang diterima dari SMS gateway. 3. Mengirimkan informasi kepada user berdasarkan keyword sesuai dengan permintaan.
e.
Cara Kerja SMS Gateway SMS Gateway adalah suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk menghantar dan menerima SMS dari peralatan mobile (HP, PDA phone, dan lain-lain) yang menggunakan keyword tertentu. SMS Gateway adalah komunikasi SMS dua arah. SMS Gateway merupakan salah satu perkembangan fungsi yang dimiliki SMS. Cara kerja sistem SMS Gateway ini terbagi menjadi dua bagian yaitu dengan menggunakan proses autoreply dan tanpa menggunakan proses autoreply. Di dalam paper ini hanya akan dibahas mengenai SMS Gateway dengan autoreply seperti di perlihatkan pada gambar.
Gambar 1. Short Message Mobile Terminated SCMS 2.
Short Message Mobile Oriented (SMMO) Yaitu kemampuan dari sistem GSM untuk menyampaikan pesan pendek yang dikirimkan dari Mobile Station (MS) ke satu Short Message Entity (SME) melalui sebuah Service Centre (SC), dan menghasilkan informasi tentang pengiriman itu baik delivery report atau failure report.
Gambar 2 : Short Message Mobile Oriented b.
SMS Gateway Secara umum SMS Gateway adalah sebuah sistem yang dipergunakan untuk memudahkan seseorang atau sebuah perusahaan mengirimkan pesan SMS yang sama dalam waktu yang bersamaan pada banyak orang. Selain itu, semakin berkembangnya fungsi SMS, SMS Gateway juga dapat dimanfaatkan untuk keperluan lain seperti melakukan polling, transaksi dengan sebuah sistem, pemantauan, dan sebagainya.
c.
Keuntungan SMS Gateway SMS Gateway merupakan pintu gerbang bagi penyebaran Informasi dengan menggunakan SMS. SMS Gateway dapat menyebarkan pesan ke ratusan nomor secara otomatis dan cepat yang langsung terhubung dengan database nomornomor ponsel saja tanpa harus mengetik ratusan nomor dan pesan di ponsel karena semua nomor akan diambil secara otomatis dari database tersebut sehingga dapat menghemat waktu. Selain itu, kebutuhan untuk SMS Gateway juga tidak terlalu berlebihan karena hanya menggunakan sebuah PC dengan menggunakan sebuah ponsel, modem, kabel data, kartu GSM, dan sebuah program yang dapat dibangun sendiri menggunakan bahasa pemrograman seperti
Gambar 3 : Cara Kerja Sistem SMS Gateway Dengan proses autoreply, proses komunikasi antara pengguna dengan sistem SMS Gateway dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. SMS dikirim oleh handphone pengguna ke telepon selular server. 2. SMS yang masuk ke telepon selular server diambil oleh Gammu dan dimasukkan ke dalam tabel inbox. SMS pada telepon selular server akan dihapus saat Gammu mengambil pesan SMS tersebut. 3. SMS yang terdapat pada tabel inbox akan diproses oleh PHP. Pesan SMS yang telah diproses oleh PHP dinamakan autoreply. 4. Autoreply SMS akan di-query melalui PHP kemudian dimasukkan kedalam tabel outbox. 5. Autoreply pada tabel outbox di salin kedalam tabel sentitems. 6. Autoreply pada tabel sentitems di ambil oleh Gammu dan dikirim ke telepon selular server dan selanjutnya dikirim ke telepon selular pengguna. f.
Pengertian Kehadiran Kehadiran adalah sebuah pembuatan data untuk daftar kehadiran yang biasa digunakan bagi sebuah lembaga atau instansi yang sangat perlu membutuhkan sistem seperti ini.
Kehadiran menuaikan sebuah sistem yang harus di pergunakan sebagai konsep sistem kehadiran, di saat sistem membutuhkan sebuah data maka sistem akan dijadikan sebagai aplikasi yang sanggup menjalankan dan membuat data kehadiran tersebut.
a. Arsitektur Rancangan Informasi Program Berdasarkan dari seluruh total siswa yang ada di madrasah aliyah negeri 2 cirebon yang berjumlah total 480 siswa dari kelas 1 sampai dengan kelas 3 maka di buat 6 titik atau 6 gerbang untuk melakukan absensi dimana 1 titik dapat menampung jumlah 80 siswa, ber ikut gambarannya. 36'-0"
D.
METODE Linear Sequential model mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode pengujian, dan pemeliharaan.[9] Model sekuensial linier melingkupi aktivitas-aktivitas sebagai berikut : 1. Rekayasa dan permodelan sistem / informasi. Karena perangkat lunak selalu merupakan bagian dari sebuah sistem (bisbis) yang lebih besar, kerja dimulai dengan membangun syarat dari semua elemen sistem dan mengalokasikan beberapa subset dari kebutuhan ke perangkat lunak tersebut. Pandangan sistem ini penting ketika perangkat lunak harus berhubungan dengan elemen-elemen yang lain seperti perangkat lunak, manusia dan database. 2. Analisis kebutuhan perangkat lunak. Proses pengumpulan kebutuhan diintensifkan dan difokuskan, khususnya pada perangkat lunak. Untuk memahami sifat program yang dibangun, perekayasa perangkat lunak (analis) harus memahami domain informasi, tingkah laku, unjuk kerja dan antar muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan baik untuk sistem maupun perangkat lunak didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan. 3. Desain Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda ; struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail ( algoritma) prosedural. Proses desain menerjemahkan syarat / kebutuhan kedalam sebuah representasi perangkat lunak yang dapat diperkirakan demi kualitas sebelum dimulai pemunculan kode. 4. Kode Desain harus diterjemahkan kedalam bentuk mesin yang bisa dibaca. Langkah pembuatan kode melakukan tugas ini. Jika desain dilakukan dengan cara yang lengkap, pembuatan kode dapat diselesaikan secara mekanis. 5. Pengujian Proses pengujian berfokus pada logika internal perangkat lunak, memastikan bahwa semua pernyataan sudah di uji, dan pada eksternal fungsional yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan. 6. Pemeliharaan Perangkat lunak akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan (perkecualian yang mungkin adalah perangkat lunak yang dilekatkan). Pemeliharaan perangkat lunak mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnnya dan tidak membuat yang baru lagi. E.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Server Absensi
Scanner Barcode 1
Scanner Barcode 2
Modem
Scanner Barcode 3
Scanner Barcode 4
" 8 / 5 9 ' 8 2
S ca nn er Ba rc ode 5
1.
2.
3.
4.
5.
Sc ann er Ba rc od e 6
Gambar 4 : Rancangan arsitektur tempat absen Proses yang akan berjalan pada aplikasi absensi siswa berbasis sms gateway yaitu di mulai dari administrator / guru piket menginputkan data dari formulir absensi siswa yang di dapat oleh siswa, berupa data siswa, data semester, data orangtua, data kelas dan data jurusan bagi yang sudah dapat setelah proses input data semua selesai. Administrator mencetak ID card siswa yang berisi data siswa berupa nis, nama, alamat, foto dan sebagainya. NIS siswa pada ID Card tersebut berbentuk barcode sehingga dapat digunakan untuk absensi pada saat jam sekolah. Setiap siswa memilliki nomor induk siswa (nis) yang berbeda dengan siswa yang lain. Setiap nis di ambil dari tgl,tahun ajaran,no urut. Siswa ketika memasuki jam sekolah di mulai harus mengisi absen terebih dahulu dengan cara menempelkan ID Card siswa masingmasing pada alat barcode scanner. Jika ada siswa yang datang terlambat pun harus menempelkan ID cardnya karena nantinya akan di dapatkan hasil data siswa tersebut bahwa terlambat datang sekolah. Jika ada siswa yang tadinya hadir tiba-tiba ijin pulang ketika jam sekolah belum selesai, siswa pun harus menempelkan kan ID cardnya kembali, karena nanti nya akan di dapatkan data terakhir absen siswa tersebut bahwa keterangan ijin. Setelah jam sekolah selesai para siswa sebelum pulang di minta untuk melakukan pengabsenan ulang dengan cara menempelkan ID Card siswa, yang nantinya di dapatkan data informasi absensi sesungguhnya, apakah hadir, alpha, terlambat atau ijin.
b.
Diagram Konteks
Gambar 20. Edit data kelas
Gambar 13: Hapus Data Siswa Sub menu Orang tua Gambar 21. Hapus Data Kelas Sub menu Jurusan
Gambar 14: Sub menu Orang tua Penjelasan : a. Untuk menambahkan data orang tua klik tanda ( + ) di bawah pojok kiri b. Untuk edit data klik Edit dan Hapus data klik Delete c. Lalu tampil form data orang tua
Gambar 22. Data Jurusan Penjelasan : a. Untuk menambahkan data kelas klik tanda ( + ) di bawah pojok kiri b. Untuk edit data klik Edit dan Hapus data klik Delete c. Lalu tampil form data jurusan Gambar 23. Form Jurusan
Gambar 15. Form Data Orang tua
Gambar 24. Edit data jurusan
Gambar 25. Hapus data jurusan Gambar 16. Edit data orang tua Data Semester
Gambar 17. Hapus Data Orang tua
Gambar 26: Data semester Penjelasan : Menu ini untuk set semester yang aktif saja
Sub menu Kelas
Gambar 27. Set Semester yang aktif Gambar 18. Data Kelas Penjelasan : a. Untuk menambahkan data kelas klik tanda ( + ) di bawah pojok kiri b. Untuk edit data klik Edit dan Hapus data klik Delete c. Lalu tampil form data kelas
Gambar 19. Form Input Kelas
Tab Inbox Untuk melihat pesan masuk sms dari orang tua yang request info absensi siswa nya
Gambar 28. Inbox Outbox Untuk melihat pesan sms keluar yang dikirimkan oleh sistem tersebut untuk orang tua yang merequest dan memberikan respon atomatis jika ada siswa yang tidak hadir pada hari dan t anggal yang berlangsung.
Gambar 29: Outbox Absensi Untuk melihat dan mengedit data absensi siswa jika ada yang sakit dan mengirimkan pesan nya satu-satu
Gambar 30. Daftar Absensi Cetak Laporan Absensi tiap bulan dan per kelas Disini administrator dapat mencetak laporan perbulan dan per kelas nya untuk mengetahui seluruh absensi siswa yang absen..
Gambar 31. Laporan Perbulan dan kelas
Gambar 32. Laporan Absen Tiap Bulan dan per Kelas Print kartu siswa Kartu tersebut digunakan untuk melakukan absensi dengan cara menempelkan ID Card tersebut ke lampu laser pada Scanner barcode.
Gambar 33: ID Card siswa
F.
KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang didapat maka diambil beberapa kesimpulan, sebagai berikut: 1. Dalam menggunakan program sistem informasi absensi siswa berbasis sms gateway ini mendapatkan respon 80% sangat baik oleh siswa dan orang tua siswa pada MAN 2 Cirebon, terbukti dapat mempercepat penyampaian informasi absensi dilihat dari tabel persentase skor nilai yaitu rentang skor
b.
20,079 > 1.653 2. Dari hasil penelitian yang didapat maka, dengan adanya penyampaian informasi melalui sms dapat memberikan informasi absensi siswa yang up to date dilihat dari tabel statistic bahwa nilai up to date menunjukan rata – rata / mean 24.0287. Saran Hal hal yang menjadi saran dari penulis untuk peneliti selanjutnya yaitu : 1. Jumlah pc untuk dijadikan tempat scanner barcode ID Card absensi siswa perlu ditambahkan, dikarenakan jumlah interface yang dibutuhkan tidak memadai. 2. Alangkah baiknya ditambahkan interface baru berupa finger print untuk di integrasikan dengan system aplikasi tersebut. Agar lebih meminimalisir kecurangan dalam absensi siswa. 3. Alangkah baiknya jika server modem yang di gunakan untuk server sms gateway bukan server dari handphone yang dijadikan modem, tetapi dari pabrikan kartu sim card seluler dengan cara bekerja sama contohnya indosat, telkomsel, xl. Agar tidak terlalu berat server yang digunakan jika memakai modem dari handphone.
DAFTAR PUSTAKA [1] Dan Remenyi. 1996. Effective Measurement & Management of IT. Butterworth Heinemann. Oxford. [2] Gordon B Davis 2005. Managment Information System. Conceptual Fondation Structure and Development. Edisi Indonesia, Mac Millan. New York. [3] Husein Umar , 2005, “Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis”. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. [4] John Burch and Gary Grudnitski, 1998, Information System. Theory and Practice. John Wiley, Singapore. [5] Jenner Simarmata, 2006. Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. CV. Andi Of fset. Bandung. [6] Jujun S. Suriasumantri. 1999. Filsafat Ilmu. Suatu Pengantar Populer. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta. [7] Riduan, 2007. Metode dan Teknik Menyusun Tesis. Cetakan 7. Alfabeta. Bandung. [8] Sutrisno Hadi 2008. Dasar Metode Research. Jilid I. Andi Offset. Yogyakarta
