Sipsi Manuel d Utilisation Portail de Declaration

MANUEL UTILISATEUR PORTAIL DE TELEDECLARATION

© Version 1 (20/07/2016)

Objectifs du document Ce document présente les fonctionnalités du portail de télédéclaration, à destination des entreprises étrangères. Les fonctionnalités sont documentées de la manière suivante : 

Introduction à la fonctionnalité



Description de linterface et des actions possibles !illustration avec des captures décran"



Détail des points de difficulté dusage et#ou de compré$ension.

%ésumé Lapplication &I'&I permet au( entreprises étrangères dinformer les services de linspection du travail du détac$ement de salariés en )rance. Les déclarations préalables de détac$ement !D'D" sont saisies dans le portail de télédéclaration &I'&I, *ui reproduit

les Cerfas

actuellement en vigueur !formulaires de déclarations de détac$ement prévues au( articles %. +-/, %. +-/0 et %. +-/- du code du travail, enregistrés sous les numéros C1%)2 +3045 4+, +30+5 4+ et +305 4+". Les agents de linspection du travail sont informés et peuvent consulter les déclarations transmises, via un portail intranet de gestion. Lutilisation du télé/service &I'&I dispense lentreprise étrangère dun envoi de sa déclaration par dautres mo6ens et lui évite ainsi de rec$erc$er les coordonnées du service dinspection du travail territorialement compétent. 7n accusé de réception est automati*uement adressé par courriel à lentreprise déclarante et à son représentant en )rance, avec la déclaration transmise

en

référentiels,

pièce

jointe,

duplication

Certaines

dune

fonctionnalités

déclaration8"

facilitent

!auto/complétion ou

réduisent

à la

partir saisie

de des

informations récurrentes.

Le portail de télédéclaration facilite la déclaration de salariés détac$és en )rance. 9rois modèles de déclaration sont disponibles : +.

Cas général

.

Intragroupe

.

9ravail temporaire

Le portail est en langue franaise et anglaise.

URL d’accès au portail de télédéclaration : www.sipsi.travail.gouv.fr

SIPSI_Manuel_d'Utilisation_Portail_de_Délaration!1"do#

2

Table des matières Objectifs du doc ument ............................. .............................. ..........  %ésumé ............................... .............................. .............................. 

'ortail de télédéclaration ........................................................ 0 +.+. ;énéralités ............................. .............................. .................... 0 +.. Conne(ion à &I'&I ............................. .............................. .......... 3 +.. Créer son compte télédéclarant ................................................. +.0. Demander lenvoi dun nouveau mot de passe ............................ < +.3. 'age daccueil ........................................................................ +4 +.-. =odifier son c ompte .............................. .............................. ... + +.>. ;érer ses référentiels ............................. .............................. ... + +.?. &aisir une déclara tion préalable d e détac$ement ....................... ++.<. ;érer les déclarations ............................................................. + +.<.+. Lister les déclaration s ................ ................ ................ ............... + +.<.. Consulter une déclaration ..........................................................  +.<.. =odifier une déclar ation .................. ............... ................ ..........  +.<.0. &u pprimer une décl aration ................ ............... ................ ..........  +.<.3. C ompléter une déclar ation ................ ............... ................ ..........  +.<.-. 9ransme ttre une décl aration ............... ................ ................ ....... 0 +.<.>. Dupli*u er une déclaration .......................... ................ ............... 3 +.<.?. 2 ccéder à l$istori*ue des C1%)2 dune déclaration ............... ....... 3

+.+4. Consulter les nouvelles ......................................................... +.++. Consu lter la )2@ ............................. .............................. ........ +.+. Consulter les mentions légales .............................................. ? +.+. 2ffic$er la page Contacts ...................................................... <


$

'ortail de télédéclaration +.+. ;énéralités Le portail de télédéclaration regroupe les fonctionnalités suivantes : 

2ut$entification de lutilisateur



'age daccueil



;érer le compte télédéclarant !créer, modifier"



;érer les référentiels



&aisir une déclaration préalable de détac$ement !trois modèles"



;érer les déclarations !modifier, compléter, supprimer, dupli*uer, transmettre"



Consulter les nouvelles



Consulter la )2@



Consulter les mentions légales



Consulter la page des contacts


%

+.. Conne(ion à &I'&I

+" Aloc dinformation présentant lapplication &I'&I ainsi *ue les modalités

de la

procédure de télédéclaration. " Aouton permettant de créer son compte télédéclarant. 2u clic sur le bouton, le formulaire dinscription est affic$é. " )ormulaire de conne(ion à lapplication : •

. Lidentifiant peut Btre saisi en ignorant la casse.


&

•

Le mot de passe est celui renseigné lors de la création du compte

•

La case à coc$er %etenir mon identifiant permet de conserver lidentifiant lors de la proc$aine conne(ion.

&i les informations saisies sont correctes, lutilisateur est dirigé vers la page daccueil de &I'&I. 0" Le lien =ot de passe oublié ouvre un formulaire permettant de demander lenvoi dun nouveau mot de passe . 3" Informations de bas de page : •

Le lien =entions légales ouvre une page informant lutilisateur sur les aspects ju ri di *u es du se rv ic e de té lé dé cl ar at io n

•

Le lien )2 @ ouvre une page recensant les *uestions les plus fré*uemment posées.

•

Le lien Contact ouvre une page indi*uant les coordonnées des interlocuteurs en régions

%emar*ues : •

2près 3 erreurs daut$entification avec le mBme identifiant !login", le mot de passe du compte en *uestion est réinitialisé et transmis sur la boite mail de lutilisateur.

•

1n cas doubli du mot de passe, lutilisateur peut demander lenvoi dun nouveau mot de passe en cli*uant sur le lien =ot de passe oublié

+.. Créer son compte télédéclarant 'our pouvoir télédéclarer, lutilisateur doit au préalable créer un compte et renseigner lensemble des c$amps du formulaire dinscription. Le formulaire dinscription comporte trois sections. +"

Dans la première section, lutilisateur saisit les données de lentreprise étrangère. .


6

"

Dans la deu(ième section, lutilisateur renseigne les informations sur le dirigeant de lentreprise :


7

&aisie du mot de passe : 7n indicateur informe lutilisateur sur le niveau de sécurité du mot de passe saisi. La couleur rouge indi*ue *ue le mot de passe est de faible comple(ité. La couleur verte indi*ue *ue le mot de passe a une comple(ité élevée.

Lutilisateur doit ensuite confirmer le mot de passe en le retapant à lidenti*ue dans le c$amp Confirme le mot de passe. &i le mot de passe de confirmation saisi diffère du mot de passe initial, lindicateur de validité est rouge :

Le niveau de sécurité du mot de passe est donné à titre indicatif. Il est tout à fait possible de créer un compte avec un mot de passe faible. "

Dans la troisième section, lutilisateur doit saisir un C2'9CE2 pour pouvoir finaliser son inscription :




&i le C2'9CE2 affic$é est illisible, lutilisateur peut en générer un nouveau en cli*uant

sur le bouton

'our

soumettre

les

informations

saisies,

lutilisateur

cli*ue

sur

le

bouton

2 la validation du formulaire, un mail de confirmation de création de compte est envo6é à lutilisateur, sur ladresse mail indi*uée dans le formulaire. Lutilisateur est ensuite redirigé vers lécran de conne(ion.

'our annuler linscription en cours, lutilisateur cli*ue sur le bouton

.

Lutilisateur sera alors redirigé vers la page de conne(ion.

+.0. Demander lenvoi dun nouveau mot de passe 'our recevoir un nouveau mot de passe, lutilisateur doit renseigner son identifiant !adresse mail de contact saisie à la création du compte" dans le formulaire suivant :




2 la validation du formulaire, un nouveau mot de passe sera transmis à ladresse mail indi*uée.

+.3. 'age daccueil 7ne fois connecté, lutilisateur peut accéder à la page daccueil de &I'&I :


10

+"

"

=enu déroulant permettant daccéder au( fonctionnalités suivantes : •

=odifier les informations de son compte

•

;érer ses référentiels

•

&e déconnecter

2ccès au( différents formulaires de déclaration : trois modèles sont disponibles. •

'our créer une déclaration , lutilisateur cli*ue sur le nom du modèle sou$aité.

•

Le bouton

permet daffic$er la description du modèle :


11

"

2ffic$age du nombre de déclarations par critère. Le clic sur ce nombre permet daccéder à la liste des déclarations filtrée selon ce critère : / le nombre de déclarations transmises !inclut les déclarations Fà compléterF" / le nombre de déclarations non transmises et *ui ris*uent dBtre supprimées / le nombre de déclarations à compléter !*ui ont donc été modifiées par le gestionnaire"

2u clic sur ces informations, lutilisateur est redirigé vers la liste des déclarations. 0"

Aloc affic$ant les actualités de lapplication &I'&I


12

+.-. =odifier son compte Le formulaire de modification de compte présente les mBmes sections *ue le formulaire de création de compte , %emar*ue : 'our modifier le mot de passe, lutilisateur doit cli*uer sur la case à coc$er =odifier le mot de passe.

+.>. ;érer ses référentiels Les référentiels permettent denregistrer des informations récurrentes !par e(emple, une liste de salariés" et de réduire ainsi ultérieurement, grGce à lauto/complétion le temps de saisie des déclarations. Lutilisation des référentiels demeure facultative pour le déclarant. 'our accéder au( référentiels, lutilisateur cli*ue sur le menu déroulant :

2u clic sur =es référentiels, un sous/menu saffic$e listant les référentiels du compte.


1$

Lutilisateur cli*ue sur le nom du référentiel *uil sou$aite modifier. La liste des éléments du référentiel sélectionné est affic$ée à lécran :


1%

9ous les référentiels fonctionnent de la mBme faon. +"

Aouton de(port permettant de(porter lensemble des éléments du référentiel dans un fic$ier au format C&H. Les colonnes e(portées sont les colonnes du tableau !$ors actions". %emar*ue : le(port ne prend pas en compte les filtres actifs

"

Aloc de filtres, dépliable, permettant de filtrer la liste des éléments affic$és. Les filtres proposés correspondent au( colonnes du tableau. %emar*ue : aucun filtre nest proposé sur les dates de naissance.

1(emple de filtres sur le référentiel des dirigeants :

Lutilisateur renseigne les valeurs de filtres sou$aitées dans les c$amps du formulaire.

' ou r a pp li *u er le s f il tr es , l u ti li sa te ur cl i* ue su r l e b ou to n r ec $e rc $e r

. Le s6 st èm e

va rec$erc$er les enregistrements *ui contiennent les valeurs de filtres saisies. %emar*ue : •

La rec$erc$e est insensible à la casse.

•

Lutilisateur peut utiliser le caractère joer J dans les filtres.


1&

"

2ctions disponibles sur un élément de la liste :

•

•

'ermet de modifier # visualiser le détail de lélément 'ermet de supprimer lélément.

%emar*ue : le référentiel des dirigeants doit au minimum contenir un dirigeant. 0"

2ctions et options de navi gation dans la liste : de gau c$e à d roite : bouton de rec$argemen t, pagination et navigation entre les pages, liste déroulante indi*uant le nombre de résultats par page, nombre denregistrements total

3"

Aouton permettant dajouter un élément au référentiel e(istant.

-"

Aouton permettant de revenir sur la page daccueil

+.?. &aisir une déclaration préalable de détac$ement Depuis la page daccueil, lutilisateur a le c$oi( entre trois modèles de déclaration : +.

Cas général !détac$ement dans le cadre dun contrat de prestation de service ou pour compte propre"

.

Intragroupe

.

9ravail temporaire

Les modèles de déclaration sont conformes à la réglementation actuellement en vigueur !formulaires de déclarations de détac$ement prévues au( articles %. +-/, %. +-/0 et %. +-/- du code du travail, enregistrés sous les numéros C1%)2 +3045 4+, +30+5 4+ et +305 4+". 2u clic sur le nom du modèle, le formulaire de saisie correspondant saffic$e.

Le formulaire comporte plusieur s onglets dans les*uels lutilisateur doit

renseigner lensemble des c$amps. C$a*ue modèle de déclaration a ses propres onglets et c$amps de saisie. Le formulaire de saisie est composé de *uatre ones. 1(emple avec le modèle nK+ Cas général :


16

+"

1ntBte : affic$e le titre du formulaire.


17

"

Liste des onglets. C$a*ue onglet contient un ensemble de c$amps spécifi*ues. 9ous les c$amps doivent Btre renseignés par lutilisateur.

"

)ormulaire de saisie des données de longlet sélectionné. 'oints dattention : •

Les c$amps de longlet 1ntreprise 1trangère sont automati*uement pré/remplis avec les informations entreprise du compte utilisateur.

•

Certains c$amps comme le nom dun organisme de recouvrement de cotisations sociales ou le nom dun dirigeant sont auto/complétés à partir des données des référentiels du compte utilisateur. 2insi, lors*ue lutilisateur saisit les premiers caractères du nom, le s6stème lui propose la liste des valeurs correspondant issues du référentiel. Lutilisateur sélectionne la valeur sou$aitée dans la liste. Le s6stème pré/remplit les c$amps liés. 1(emple : &aisie auto/complétée du nom du dirigeant :

'ré/remplissage des informations du dirigeant :

•

2utre c$amp auto/complété : le c$amp code postal  ville est auto/complété pour les communes franaises.


1

•

ContrMle du c$amp &I %19 : si le n uméro &I%19 s aisi dans l e formulai re de déclaration de t6pe Intragroupe ne(iste pas dans le référentiel des entreprises et établissements

franais !base

&I1N1", al ors lind icateur sui vant est af fic$é :

Il est tout à fait possible de créer une déclaration avec un &I%19 inconnu dans &I1N1. 1n revanc$e, si le format du &I%19 est incorrect, alors la déclaration ne peut Btre créée. •

0"

&aisie des c$amps de t6pe $oraire : c$oi( de l$eure par sélection avec le curseur :

2ctions disponibles : 'ermet den registrer la déclaration dans létat  non tr ansmis P. Lutilis ateur pourra la modifier ultérieurement. Les données saisies au niveau des dirigeants # représentants # prestation # donneurs dordre # $ébergement # organismes #

salariés vont alimenter les référentiels du compte de lutilisateur. 'ermet dabandonner la saisie en cours. Lutilisateur est redirigé vers la liste des déclarations.

'ermet de transmettre la déclaration à linspection du travail. &i la déclaration est complète et si lutilisateur confirme la transmission, la déclaration est envo6ée à


1

linspection du travail Q un C1%)2 est généré au format 'D) et attac$é à la déclaration. Le C1%)2 généré est envo6é par mail à lutilisateur, avec copie au représentant en )rance.

Aoutons de navigation : 'ermet daccéder à longlet suivant

'ermet daccéder à longlet précédent.

3" Aouton permettant dajouter un élément répétable !comme un dirigeant, un organisme de

cotisation

sociale,

une

prestation

lutilisateur cli*ue sur le bouton

ou

un

salarié".

'our

supprimer

un

élément,

du bloc à supprimer.

Halidation du formulaire Des contrMles de complétude sont réalisés lors de lenregistrement ou de la transmission de la déclaration. &i des c$amps obligatoires nont pas été renseignés, un message derreur rouge est affic$é en $aut du formulaire. Ce message indi*ue le nombre derreurs trouvées. 7n indicateur derreur est également affic$é au niveau des onglets concernés. 'our visualiser le détail des erreurs, lutilisateur doit cli*uer sur longlet en *uestion. 7n message derreur rouge est positionné au niveau du c$a*ue c$amp invalide :


20

+.<. ;érer les déclarations +.<.+. Lister les déclarations La liste des déclarations est accessible depuis la page daccueil. Les déclarartions affic$ées correspondent au critère sélectionné par lutilisateur dans la page daccueil !non transmise, transmise ou  à compléter P"

+"

1ntBtes du tableau •

Id : identifiant tec$ni*ue # référence de la déclaration

•

9itre : intitulé de la déclaration

•

NK de transmission : numéro gén éré lors de la transmissio n de la déclaratio n. )ormat du numéro : Rles  premières lettres du code pa6s de lentrepriseSTRles 3 premières

lettres

de

la

communeSTRidentifiant

du

compte

télédéclarantS/

Ridentifiant tec$ni*ue de la déclarationS •

Date denvoi : date de transmission à linspection du travail

•

=ise à jour le : date de dernière mise à jour

•

=odèle : t6pe de dé claration !+ U cas général,  U intr agroupe,  U travail temporaire"

•

&tatut : état de la déclaration !en cours de saisie ou transmise ou à compléter"


21

•

2ctions possibles sur la déclaration

9ri par défaut : les déclarations sont classées par identifiant !ordre décroissant". Lutilisateur peut modifier le tri appli*ué en cli*uant sur les entBtes du tableau. %emar*ues 

Les déclarations incomplètes sont signalées en orange.



Les

déclarations

non

transmises,

*ui

ris*uent

dBtre

supprimées

automati*uement par le s6stème, sont signalées en rouge.

"

2ctions disponibles :

•

'ermet de modifier une déclaration

•

'ermet de supprimer une déclaration non transmise

•

'ermet de compléter une déclaration

•

'ermet de dupli*uer une déclaration transmise

•

Lien vers la dernière version du C1%)2. 2u clic sur le bouton, le C1%)2 est affic$é dans loutil de visualisation de fic$iers 'D) du poste de lutilisateur.

"

2ctions et options de navi gation dans la liste : de gau c$e à d roite : bouton de rec$argemen t, pagination et navigation entre les pages, liste déroulante indi*uant le nombre de résultats par page, nombre denregistrements total

0"

Aouton permettant de revenir sur la page daccueil


22

+.<.. Consulter une déclaration 'our consulter une déclaration, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander à la modifier ou la compléter !bouton

" .

Le formulaire de modification saffic$e à lécran, présentant les informations de la déclaration. &i la déclaration a déjà été transmise, alors lutilisateur peut

accéder au C1%)2!s"

généré!s".

+.<.. Modifier une déclaration 'our modifier une déclaration, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander à la modifier !bouton

" .

'oint dattention : lutilisation de cette fonctionnalité permet de mettre à jour, compléter une déclaration, compte tenu de lévolution à venir des conditions de(écution

dune

prestation !par e(emple, en cas de prolongation dun c$antier, modification de la liste des salariés". 1lle ne(onère pas lentreprise de son obligation de transmettre

au

détac$ement de ses salariés une déclaration complète et précise. La transmission dune déclaration par ce biais ne remplace pas la ou les déclarations précédemment transmises, *ui sont arc$ivées et toujours accessibles au( agents de linspection de travail. Le formulaire de modification saffic$e à lécran, présentant les informations de la déclaration. Lutilisateur modifie les c$amps sou$aités. Le formulaire de modification se comporte comme le

formulaire de création !mBme

contrMles de complétude, mBme principe de réutilisation#alimentation des référentiels8"

+.<.0. Supprimer une déclaration &eules les déclarations non transmises peuvent Btre supprimées. 'our supprimer une déclaration, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander sa suppression !bouton

" .

7ne popin de confirmation est affic$ée à lécran. &i lutilisateur confirme la suppression, alors la déclaration est définitivement supprimée du compte.

+.<.3. Compléter une déclaration Cette fonctionnalité permet de modifier une déclaration jugée incomplète par linspection du travail.


2$

'our compléter une déclaration, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander à la compléter !bouton

" .

Le formulaire de modification saffic$e à lécran, présentant les informations de la déclaration. Les c$amps à compléter sont signalés par une bulle

. 2u survol de la souris, une

info/bulle affic$e la suggestion de modification émise par l2gent de contrMle :

Lutilisateur peut modifier les c$amps en consé*uence et retransmettre le formulaire une fois complété.

+.<.-. Transmettre une déclaration Cette fonctionnalité permet denvo6er la déclaration saisie à linspection du travail.


2%

'our transmettre une déclaration, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander à la modifier !bouton

" .

Le formulaire de modification saffic$e à lécran. Lutilisateur

cli*ue

sur le bouton

pour transmettre la déclaration.

&i la déclaration est complète, une fernBtre de confirmation est affic$ée à lécran. &i lutilisateur confirme la transmission, les informations de la déclaration sont envo6ées à linspection d u travail Q un C1%)2 est génér é au format 'D) et attac$é à la dé claration. Le C1%)2 généré est envo6é par mail à lutilisateur.

+.<.>. Dupliquer une déclaration Cette

fonctionnalité

permet

à

lutilisateur

de

créer

une

nouvelle

déclaration

pré/

renseignée à partir dune déclaration e(istante. &eules les déclarations transmises peuvent Btre dupli*uées. 'our dupli*uer une déclaration, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander à la dupli*uer !bouton

" .

Le formulaire de création saffic$e, pré/rempli avec les données de la déclaration dupli*uée. Les dates de mission et les dates de détac$ement des salariés ne sont pas recopiées dans la nouvelle déclaration et doivent Btre renseignées par lutilisateur. Le formulaire de duplication se comporte comme le

formulaire de création !mBme

contrMles de complétude, mBme principe de réutilisation#alimentation des référentiels8"

+.<.?. Accéder à l’historique des CERFA d’une déclaration Cette fonctionnalité permet daccéder au( différentes versions du C1%)2 !'D) générés lors des transmissions successives de la déclaration". 'our accéder à l$istori*ue des C1%)2s, lutilisateur doit sélectionner la déclaration dans la liste et demander à la compléter !bouton

".

Le formulaire de modification saffic$e à lécran, présentant les informations de la déclaration. Dans lentBte du formulaire, une liste déroulante Cerfas permet daccéder au( 'D) générés :


2&

2u clic sur un C1%)2, le C1%)2 est affic$é dans loutil de visualisation de fic$iers 'D) du poste de lutilisateur.

+.+4. Consulter les nouvelles Lutilisateur doit Btre connecté à lapplication pour visualiser les actualités du site. La page des nouvelles est accessible depuis la page daccueil de lutilisateur.

+"

'ar défaut, les nouvelles sont affic$ées franais. Le contenu en anglais est accessible en cli*uant sur longlet NeVs.

+.++. Consulter la )2@ La page )2@ est accessible depuis lécran de conne(ion à &I'&I. 'ar défaut la )2@ est affic$ée en franais. Le contenu en anglais est accessible en cli*uant sur longlet )re*uentl6 2sed @uestions.


26

Lutilisateur

doit

cli*uer

sur

une

*uestion

pour

visualiser

la

réponse.

Le

bloc

dinformation se déplie, présentant la réponse :


27

+.+. Consulter les mentions légales La page des mentions légales est accessible depuis lécran de conne(ion à &I'&I. 'ar défaut, les informations légales sont affic$ées en franais. Le contenu en anglais est accessible en cli*uant sur longlet Legal Information

Lutilisateur doit cli*uer sur le libellé dune information légale pour en visualiser le détail. Le bloc dinformation se déplie, présentant le descriptif.


2

+.+. 2ffic$er la page Contacts La page des contacts est accessible depuis lécran de conne(ion à &I'&I. 'ar défaut, les contacts sont affic$és en franais. Le contenu en anglais est accessible en cli*uant su r longlet Contact


2

Sipsi Manuel d Utilisation Portail de Declaration

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