UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA OFICINA CENTRAL DE POSGRADO
DIPLOMADO DE POSGRADO
SALUD OCUPACIONAL, HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL EN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS Módulo I: Sesión 3:
AUDITORÍA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Expositor: Mag. ROSALINDA BACA ROSAS
REGLAS GENERALES
OBJETIVOS DEL CURSO Los Participantes al final de la sesión, serán capaces de conocer: • Cómo planificar una auditoria • Cómo ejecutar una auditoria • Cómo documentar un Informe de Auditoria • Cómo realizar actividades de seguimiento a una auditoria.
CONTENIDO
Gestión de la auditoría Etapas de la auditoria Preparación. Ejecución. Informe. Seguimiento. Técnicas de auditoria. Desempeño y competencia de los auditores.
Gestión de la auditoria
AUDITORÍA Definición (ISO 9000) “Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoría” ...
Evidencias de Auditoría: información verificable, registros o declaraciones de hechos.
AUDITORÍA
Definición (cont.) ... “con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría” Criterios de Auditoría: políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoría.
PROPOSITOS DE UNA AUDITORÍA Determinar si el Sistema de Gestión Es conforme con las disposiciones
planificadas, los estándares y los requisitos de las normas aplicables Está funcionando / implementado
Es efectivo y produce los resultados previstos Proveer información para la Revisión por la Dirección
CUÁNDO REALIZAR UNA AUDITORÍA?
Cuando se debe cumplir el programa que se ha establecido Cuando existen desviaciones al desempeño esperado Cuando se producen cambios en el SGSSO Cuando se buscan oportunidades de mejora Cuando una parte interesada lo solicite
TIPOS DE AUDITORIA Según el propósito:
De procesos operativos Del sistema de gestión De legislación / contable / etc.
TIPOS DE AUDITORIA
Según la organización involucrada: • Internas (de 1° parte) Las que realiza la organización a su propio Sistema de Gestión • Externas (de 2° parte) Entre clientes y proveedores (contractual) • De certificación (de 3° parte) Conducidas por un Organismo de Certificación
PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA
AUDITOR
AUDITADO
CLIENTE
EVIDENCIA DE AUDITORIA
Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación, medición, entrevistas, etc
ALGO QUE LE DIJO UN DIRECTIVO DE LA EMPRESA
LOS PROCEDIMIENTOS, REGISTROS, DOCUMENTOS Y DATOS
ALGO QUE USTED VIO
Lo que dijo un trabajador describiendo como Entiende la aplicación de un procedimiento en la empresa
HALLAZGO DE LA AUDITORIA
Es el resultado de evaluar la evidencia de la auditoria.
El Hallazgo puede clasificarse en: - Fortaleza - Conformidad - No conformidad - Observación y - Oportunidad de mejora
PRINCIPIOS DE AUDITORIA AUDITORES: Conducta ética: Confianza, integridad, confidencialidad, Discreción. Presentación imparcial: informar con veracidad y exactitud. Cuidado profesional: aplicación de esmero y criterio al auditar. Confidencialidad: Discreción en el uso y protección de la información de la Organización. PROCESO DE AUDITORIA:
Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoria. Conclusiones basadas en evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles.
ETAPAS DE UNA AUDITORIA
ETAPAS DE UNA AUDITORÍA
1 – PREPARACIÓN 2 – EJECUCIÓN 3 – INFORME 4 – SEGUIMIENTO
ETAPAS DE UNA AUDITORIA: PREPARACIÓN EJECUCIÓN INFORME SEGUIMIENTO
PLANIFICACION Y PREPARACION DE LA AUDITORIA PROGRAMACION DE LA AUDITORIA DESIGNACIÓN DEL AUDITOR LIDER / EQUIPO REVISIÓN DOCUMENTARIA PLAN DE AUDITORIA. DOCUMENTOS DE TRABAJO DEL AUDITOR (Lista
de verificación y otros)
PROGRAMACION DE LA AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORIA:
“Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”.
PROGRAMA DE AUDITORIAS - PAUTAS
Considerar:
Importancia de la actividad, relacionada con los resultados de las evaluaciones de riesgo
Estado de la actividad
Resultados de auditorías previas
Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
Requisitos legales aplicables El programa suele ser anual o semestral
GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
EL PROGRAMA DE AUDITORIAS PAUTAS 1.
Objetivos para el programa de auditoria y para las auditorias individuales
2.
Extensión/número/tipos/Duración/lugares/cronograma de la auditoria
3.
Procedimiento para el programa de la auditoria
4.
Criterios de auditoria
5.
Métodos de auditoria
6.
Selección del Equipo auditor
7.
Recursos necesarios, incluido viajes y hospedaje
8.
Procesos de manejo de la confidencialidad, seguridad de la información, salud y seguridad y otros problemas similares.
PROGRAMA DE AUDITORIAS - PAUTAS
• ¿Qué hacen en el Area / sector? • ¿Cuán grande es? • ¿Qué procesos operan? • ¿Qué criterios se deben cumplir? • Complejidad de las operaciones • Se deben cubrir todos los requisitos de las Normas
PROGRAMA DE AUDITORIAS DE LA EMPRESA YAGO SAC CODIGO DE AUDITORIA
PROCESO/AREA AUDITADA
EQUIPO AUDITOR
FECHA PROPUESTA PARA LA AUDITORIA
ALCANCE PROPUESTO
REQUISITOS DE OHSAS
2012/1
PLANTA
SANDRA PAREDES/BENJAMIN MEZA
ENERO 2012
TODOS LOS PROCESOS DE PLANTA
2012/2
LABORATORIO
MARZZIA MEZA/JORGE PAREDES
ABRIL 2012
TODAS LAS ACTIVIDADES DE LABORATORIO
2012/3
MANTENIMIENTO
FELIPE/ VILLAR/NATALIA OLIVOS
JULIO 2012
TODOS LOS TIPOS DE MANTENIMIENTO REALIZADO
2012/4
SEGURIDAD
PAULA ALVAREZ/ DANIEL ZEGARRA
OCTUBRE 2012
ACTIVIDADES DE PLANIFICACION, EJECUCION (INSPECCIONES, CAPACITACION, IPERS, CONTROLES OPERACIONALES, MONITOREOS SSO
4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4,
ELABORADO POR REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
REVISADO POR REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
APROBADO POR GERENTE GENERAL
DESIGNACIÓN DEL AUDITOR LIDER / EQUIPO
El rol del auditor es establecer la información sobre hasta que punto se cumplieron los requisitos de la auditoría.
Todas las conclusiones deben estar firmemente basadas en evidencia objetiva.
El auditor líder debe siempre estar a cargo de la auditoría.
No se puede mostrar la imagen en este momento.
PERFIL DE AUDITORES - Objetivo - Persistencia - Liderazgo - Disciplinado, - Mente abierta - Comunicativo….
- Amable - Constructivo - Informativo - Perceptivo - Diplomático - Honesto - Modesto - Con Tacto
HABILIDADES
CARACTERÍSTICAS POSITIVAS
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS Crítico
Poco práctico
Emite juicios
“Sabelotodo”
Precipitado Agresivo Inconsistente Inflexible Perezoso Susceptible
PREPARACION DEL AUDITOR ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS... • Mapear el sistema – Procesos – Entradas & salidas – Controles – Secuencia de procesos – Interacciones
• Elaborar el Plan de Auditoría y los documentos de soporte de la auditoria. Ej. Lista de verificación
PLAN DE AUDITORIA “Descripción
de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria: Fechas, lugares, duración, procesos, responsables, objetivos, cláusulas, auditores”.
PLAN DE AUDITORÍA •
Objetivo y alcance
•
Lugares, fechas y recursos.
•
Criterio: Documentos o requisitos aplicables.
•
Integrantes del Equipo de Auditoría.
•
Cronograma de actividades, con tareas asignadas a los auditores. Debe ser acordado con el auditado
PLAN DE AUDITORIA EMPRESA
Ver.: 00
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA AUDITOR LÍDER: CRITERIOS DE AUDITORIA EQUIPO AUDITOR: OBSERVADOR ES: ALCANCE DE LA AUDITORÍA:
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA:
ÁREA / PROCESO
FECHA
HORA INICIO
HORA TERMINO
DURACIÓN
DUEÑO DE PROCESO
AUDITORES
CLÁUSULAS 18001
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por :
(Nombre, Cargo y Fecha)
(Nombre, Cargo y Fecha)
(Nombre, Cargo y Fecha)
Lead Auditor: JENNIFER LOPEZ Team Member(s): A2, A3, E1, E2
Time
Activity
0900
REUNION DE APERTURA
09:15
09:15
09:15 10:00
PLAN DE AUDITORIA Audit Type: SEGUIMIENTO1/2; OHSAS 18001: 2007 e ISO 14001:2004 Audit Start Date: FEBRERO 2013 Audit Finish Date: FEBRERO 2013 Audit to be conducted against the following standard(s) 1. ISO 14001: 2004 2. OHSAS 18001: 2007
Process
Auditor (Initials)
AUDITORIA
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION 18001: 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.5.3, 4.5.4
A1
AUDITORIA
PdR y GA 18001: 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4
A3 A4
--------------------------------------------
A2
LOGISTICA (RELACIONADO CON OBRAS)
A2
TRASLADO A OFICINA DE ALDABAS
AUDITORIA
18001: 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4 13:00
REFRIGERIO
14:15
AUDITORIA
14:15
AUDITORIA
DIVISION DE ELECTROMECANICA
18001: 4.2, 4.5.1, 4.5.4 TECNOLOLOGIA DE LA INFORMACION (SOPORTE PARA OBRAS)
A2 A3
18001: 4.4.5, 4.5.4 14:15
14:15
AUDITORIA
AUDITORIA
ALTA DIRECCION
18001: 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.6 RECURSOS HUMANOS 18001: 4.4.1. 4.4.2, 4.4.5, 4.5.4 EXAMENES MEDICOS/PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO DE PERSONAL.
16:30
ENLACE DE AUDITORES
--------------------------------------------
17:00
RETROALIMENTACION AL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
--------------------------------------------
A1
A4 A1 A2 A3 A4 A1 A2 A3 A4
3 SEDE
09:00
A1 A2 E1
REUNION DE APERTURA JEFATURA DE PdRGA 18001: 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 BACK UPS DE LA INFORMACION/ CALIBRACION DE EQUIPOS JEFE DE PERSONAL 18001: 4.2, 4.4.6, 4.4.1, 4.4.2
09:30
AUDITORIA
09:30
AUDITORIA
12:00
REFRIGERIO
13:00
AUDITORIA
13:00
AUDITORIA
COMITÉ SST 18001: 4.4.3 RELACIONES COMUNITARIAS 18001: 4.2, 4.3.1, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.6
15:00
ENLACE DE AUDITORES
-------------------------------------------
16:00
RETROALIMENTACION AL RESPONSABLE DE LA SEDE
-------------------------------------------
09:00
REUNION DE APERTURA
09:15
AUDITORIA
09:15
AUDITORIA
12:00
REFRIGERIO
13:00
AUDITORIA
13:00
AUDITORIA
15:00
ENLACE AUDITORES
16:00
RETROALIMENTACION AL RESPONSABLE DE LA SEDE
17:00
REUNON DE CIERRE
JEFATURA DE PdRGA 18001: 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4 BACK UPS DE LA INFORMACION/ CALIBRACION DE EQUIPOS JEFE DE PERSONAL 18001: 4.2, 4.4.6, 4.4.1, 4.4.2
JEFATURA DE ALMACEN 18001: 4.3.1, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.4 COMITÉ SST 18001: 4.4.3
A1 E1
A2
A1 E2 A2 A3 E2 A3 E2 A1 A2 E1
A1 E1
A2
A2 E1 A1
REVISIÓN DOCUMENTARIA
Busca determinar si la documentación del SGSSO cumple con los requisitos de las Norma OHSAS 18001 Una buena práctica es: Revisar el enunciado del Manual SGSSO y verificar que
respondan en su redacción a todos los requisitos de la Norma. Verificar que existan los documentos descritos en cada enunciado del Manual SGSSO. Para que sirve? - Entender el SGSSO - Asistir en el Planeamiento - Identificar omisiones a los requisitos de la Norma - Iniciar la preparación de Listas de Verificación
RECOMENDACIÓN Si se encuentra que la documentación es inadecuada,
el auditor Líder debería informar al cliente de la auditoria, a los responsables de la gestión del programa de auditoria y a los auditados. No se deberían asignar nuevos recursos a la auditoria hasta que estos problemas se resuelvan
DOCUMENTOS DE TRABAJO: LISTA DE VERIFICACIÓN
4 Guía para asegurar la continuidad de la Auditoría 4 Organiza la toma de notas 4 Ayuda a administrar el tiempo 4 Define el camino de la investigación 4 Mantiene claros los objetivos
LISTA DE VERIFICACIÓN Mal uso de la Lista de Verificación: 4 Omisión de investigar temas importantes por no estar incluidos 4 Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas (obstrucción de la comunicación) 4 Tener una perspectiva estrecha del sistema de Calidad
LISTA DE VERIFICACION LISTA DE VERIFICACION Proceso Auditable
:
Pagina
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
Sistema de Gestión Evaluado :
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001
N° / Tipo de Auditoría :
Primera
Segunda
Especial
Pto. Doc.
Item Requisito 1
4.2
POLITICA
x
Comentarios del Auditor
Requerimientos a Verificar DIFUSION VERIFICACION DE ENTENDIMIENTO DISPONIBLE AL PUBLICO CONTROL DE POLITICA COMO DOCUMENTO
1
4.1
2
4.3.3
3
4.3.1
ALCANCE
DEL SGSSO:LUGARES/SERVICIOS
OBJ/PROG VERIFICACION DE OBJETIVOS MEDIBLES PROGRAMAS DE GESTION: RESPONSABLES/RECURSOS/PLAZOS PROCED
METODOLOGIA IPER MATRIZ IPER DIFUSION DE PROCEDIMIENTOS Y MATRICES
4
4.4.4/4.4.5
PROC
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS: APROBACION/REAPROBACION/DIFUSION/EXTERNOS/VIGENCIA DOCUMENTOS OBSOLETOS
5
4.5.4
PROC
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS: IDENTIFICACION/ALMACENAMIENTO/PROTECCION/TIEMPO DE RET ACCESIBILIDAD/DISPOSICION FINAL/LEGIBILIDAD/TRAZABILIDAD
6
4.5.5
PROC
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS REGISTROS; PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS/PLAN DE AUD INFORME DE AUDITORIA/ACCIONES CORRECTIVAS DE AUDITORIA ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE AUDITORIA VERIFICACION DE COMPETENCIA DE AUDITORES PARTICIPANTES
4.5.3.1/4.5.3. 2
PROC
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS VERIFICACION DE ANALISIS DE CAUSAS IMPLEMENTACION DE LAS ACCIONES/EFICACIA DE LAS MISMAS
4.4.3
PROC
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
Acciones a Verificar / Observaciones :
Auditor Líder :
PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPP Fecha Auditoría
Auditor Asistente (s) :
PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPP
:
/
/
#
de
#
ETAPAS DE UNA AUDITORIA: PREPARACIÓN EJECUCIÓN INFORME SEGUIMIENTO
PROCESO DE AUDITORIA
Las relaciones entre auditores y auditados son críticas para el buen desarrollo de la auditoria
Buen día , he venido a ayudar
Auditor
Sea bienvenido
Auditados
COMUNICACIÓN Emisor codifica
Mensaje Receptor decodifica e interpreta
Respuesta
COMUNICACIÓN Barreras frente a la comunicación
Físicas Intelectuales Psicológicas
COMUNICACIÓN Creando un clima para la comunicación: Espacio Tiempo Contacto visual Lenguaje corporal Paralenguaje TOMAR EN CUENTA:
Ponga cómodo al auditado Elimine temores Explique el Objetivo Explique sobre las notas Mantenga al auditado informado de sus decisiones
EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
• Reunión de Apertura
encias
• Recopilación de evid • Reunión de Cierre
REUNION DE APERTURA Se establecen las reglas generales para la realización de la Auditoría Contenidos: − Presentaciones − Exponer cuál es el propósito de la Auditoría − Revisión del Plan de Auditoría − Identificar los responsables de las áreas a ser auditadas (interlocutores válidos)
REUNION DE APERTURA Contenidos (cont.) : − Aclarar que la Auditoría es una muestra − Arreglos logísticos − Aclaración de dudas − Acordar horario de la reunión de cierre − Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es necesario) La Reunión de Apertura no se debe suprimir!
RECOPILACION DE EVIDENCIAS TEMAS A INVESTIGAR Y SECUENCIA EN LA AUDITORIA
1.- El SGSSO está diseñado conforme a las normas aplicables? 2.- El SGSSO está implementado y funciona según la planificación? 3.- El SGSSO es eficaz? ¿ Es capaz de lograr los objetivos y alcanzar la satisfacción de las partes interesadas?
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS EVIDENCIAS OBJETIVAS
Información verificable Se basan en:
- entrevistas - examen de documentos - observación de actividades y condiciones - resultados de mediciones y ensayo - registros
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS TÉCNICAS DE INDAGACIÓN Preguntas abiertas Preguntas cerradas y directas Preguntas aclaratorias Las preguntas deben: Apuntar a la información relevante No sugerir respuestas Incorpore las preguntas a la conversación regular No responda con preguntas
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS PREGUNTAS ABIERTAS:
¿Qué? – ¿Quién? – ¿Por qué? – ¿Cuando? –
¿Donde? ¿Cómo ...? – ¿para qué? Dirija una respuesta informativa No son ilimitadas, pueden cambiar una conversación de rumbo. Una manera de evitar diluirse:
Muéstreme!
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS PREGUNTAS CERRADAS Y DIRECTAS
Preguntas cerradas – respuesta: Si / No Pregunta directa - respuesta: pocas palabras Se intenta dirigirse a información muy específica Desventajas: No dan mucha información Si se usan muy seguido dan la sensación de interrogatorio
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS PREGUNTAS ACLARATORIAS
Relizadas para clarificar información y
evitar malos entendidos Permiten completar la idea Desventajas: Si se usan muy seguido crean la impresión de que uno no escucha Consumen mucho tiempo Si no está preparado para escuchar por completo,
no las haga
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS - TIPS
• El auditor debe mantener el control
• Listar los nombres de los participantes en la auditoria
• Auditar dentro de la actividad planeada
• Recabar evidencias objetivas en todas sus formas
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS - TIPS • Investigar todo lo necesario • Seguir la pista de auditoría • Tomar muestras representativas • Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad
• Verificar la competencia del personal • Disponibilidad de documentos • Condiciones de trabajo
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS - TIPS • Verificar lo expuesto durante las entrevistas
• Comunicar al auditado los hallazgos: No conformidades si son evidentes.
• Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas
• Registrar todos los hallazgos: No Conformidades, Observaciones, Oportunidades de Mejora.
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS - TIPS • Control de no conformidades • Análisis de incidentes / Causas / Acciones • Mejoramiento continuo. • Preparación y respuesta ante emergencias • Verificar la efectividad de las acciones correctivas aplicadas a no conformidades en auditorias previas.
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS - TIPS ACTITUD Y ENFOQUE
• Manténgase tranquilo, cortés y receptivo • Mantenga una voz suave y amigable • No juzgue ni saque conclusiones precipitadas • Reduzca al mínimo las interrupciones • Evite desperdiciar el tiempo • Agradecer por la atención prestada
SEGUIR LA PISTA • Recopile información sobre el proceso a auditar • Identifique el documento con el que inicia el proceso, considerar sus registros asociados (Orden de trabajo, Orden de fabricación, orden de servicio, etc) • Verifique el contenido del documento • Verifique cómo son controlados • Realice el seguimiento al documento investigando a qué otros documentos se encuentra vinculado. • El principio aquí es: MANTENGA LOS OJOS ABIERTOS. SEGUIR LA PISTA LE AYUDARÁ A TENER UNA BUENA IDEA DE CÓMO EL SISTEMA EN RELACION A LOS PELIGROS IDENTIFICADOS.
SEGUIR LA PISTA - RECOMENDACIONES • La técnica no debe ser usada aisladamente, es decir mientras esté siguiendo la pista a un proceso no descuide asuntos tales como identificación de situaciones de emergencia, acceso a los documentos, etc. SEGUIR LA PISTA LE AYUDARA A TENER UNA BUENA IDEA DE COMO EL SISTEMA OPERA / SIMILAR / PELIGROS
AUDITORIA P-H-V-A
PLANEAR •¿En donde se evidencia la Planificación? •Método para la identificación de peligros •Planes de emergencia LOS PROCESOS DEL SGSSO SON INTERACTIVOS
AUDITORIA P-H-V-A HACER •Revisar el cumplimiento de procedimientos operativos •Revisar registros y evidencias de la ejecución de los procedimientos •Medidas de control operacional: procedimientos, ATS, Hojas de seguridad, programas de mantenimiento, capacitación, entre otros. •Simulacros – Evidencia •Mantenimiento VERIFICAR •¿Qué métodos se aplican para monitoreos? •Evidencia de monitoreo de Seguridad y Salud • Calibración – verificación de equipos •¿Cuándo fue la ultima auditoria interna •¿Qué indicadores se tienen de la medición de parámetros? •Muéstreme evidencia de estos indicadores
AUDITORIA P-H-V-A ACTUAR • ¿Cómo evidencia las acciones tomadas sobre los resultados del monitoreo? • ¿Cómo evidencia la mejora sobre los resultados del análisis? • ¿Qué acciones Correctivas / Preventivas han ejecutado? • Verificar eficacia de acciones correctivas y preventivas • Seguimiento a los planes de acción LOS PROCESOS DEL SGSSO SON INTERACTIVOS
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
ESCUCHAR Importante. Dejar que la gente hable si usted siente que
le están dando la información adecuada. La gente se mantiene hablando cuando les prestan atención. Mantenga contacto visual y de vez en cuando realice un gesto que denote su interés por el tema.
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
MIRAR Es importante ser buen observador. Le
mostrarán documentos, ítems de identificación, máquinas, áreas de trabajo, registros y gente en acción. Condiciones sub estándar / Actos sub estándar Documentos importantes faltantes Personas claves ausentes
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
TOMAR NOTAS El auditor debe tomar notas de la evidencia que conduce a un
hallazgo: Lugar Identificación y cargo de la persona entrevistada Identificación del contrato y otros documentos, y el tamaño de muestra examinada. Identificación de la muestras, lote de productos o materiales, instrumentos o equipos examinados. Debe obtener, como mínimo, toda la información que necesita para poder describir el hallazgo. En la reunión final esté preparado para sustentar sus declaraciones de no conformidades.
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PROCESO DE ENTREVISTA Tácticas del auditado Manejar al auditor
Perder tiempo
Muy emotivo
Respuestas limitadas
Situación no usual
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ASPECTOS GENERALES A REVISAR -MUESTREOSELECCIÓN DE LA MUESTRA: •Al azar •En base a no conformidades anteriores •Por reclamos de clientes SELECCIÓN DEL TAMAÑO DE MUESTRA: •Estadística •Juicio del auditor
HALLAZGOS – NO CONFORMIDADES No se puede mostrar la imagen en este momento.
¿Qué es una No Conformidad?... No cumplimiento de un requisito del cliente o de otras partes interesadas Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas
NO CONFORMIDADES OBS
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
NC
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 2 condiciones mínimas:
• Debe estar basado en evidencias objetivas • Debe demostrarse incumplimiento de requisitos: De la norma OHSAS 18001 y otros estándares aplicables Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios
ANALISIS DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES No Conformidad Mayor: Ausencia total de un requisito de las Normas, el incumplimiento de un requisito legal, o falla sistemática en el cumplimiento de un requisito dentro del Sistema Integrado de Gestión. No Conformidad Menor: Falla puntual en el Sistema Integrado de Gestión contra algún requisito establecido por la organización, los requisitos legales o las Normas de gestión.
REDACCION DE NO CONFORMIDADES FORMA DE REDACTAR • En forma clara y concisa • Utilizando el lenguaje de la organización • Utilice los prefijos: no se evidenció, se evidenció, se pudo
evidenciar, para describir el problema • Haga referencia al requisito de la norma • Puntualice el nombre, código, versión, punto y página • En lo posible documente los hallazgos con un ejemplo y
mencionando las evidencias
REDACCION DE NO CONFORMIDADES
TECNICA PARA REDACTAR NO CONFORMIDADES Area/Proceso Hallazgo (evidencia objetiva) Clasificación del Hallazgo Requisito incumplido Firma
REDACCION DE NO CONFORMIDADES Ejemplo : REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
Al visitar las actividades fuera del lugar de trabajo en el proveedor XYZ S.A., se pudo evidenciar que 2 de las 3 personas que efectuaban la revisión de los equipos no portaban el protector respiratorio tal como se encuentra indicado en el instructivo de trabajo seguro FDG-T.01 ítem. 5.3. incumpliendo el requisito 4.4.6 de la Norma OHSAS 18001:2007. SEGURIDAD
ANALISIS DE HALLAZGOS Y CONCLUSIONES ANTES DE REDACTAR EL INFORME DE AUDITORIA:
Permitir que los auditados presenten sus descargos sustentados con evidencias El equipo auditor debe revisar sus apuntes buscando las evidencias que
sustenten su decisión a fin de comprobar si existen errores al respecto. CORROBORAR los hallazgos mediante la utilización de distintas fuentes. No conformidades, Observaciones, oportunidades de mejora Es conveniente avanzar el análisis de hallazgos al final de cada día El auditor líder es quien finalmente confirma o califica los hallazgos El Equipo auditor extrae sus conclusiones antes de la reunión de cierre
RESUMEN Enfoque exitoso de la auditoria ►Establecer clima adecuado ►Hacer que el auditado se sienta cómodo ►Usar preguntas apropiadas: abiertas, preguntas
cerradas y/o aclaratorias, sólo cuando sea necesario ►Utilizar adecuado lenguaje corporal ►Observe, escuche y tome notas, registre evidencias ►Tenga en cuenta que una no conformidades se
estructura con evidencias objetivas y criterios claros. ►Ser amigable y diplomático
ETAPAS DE UNA AUDITORIA: - PREPARACIÓN - EJECUCIÓN - INFORME - SEGUIMIENTO
INFORME DE AUDITORÍA • • • • • • •
Área auditada
•
No conformidades y observaciones
Lugar y Fecha Equipo de Auditoría Auditados Documentación aplicable Objetivo, Alcance y Conclusiones Resumen de los resultados: fortalezas y debilidades del SGSSO
REUNIÓN DE CIERRE
•
Agradecimientos
•
Objetivos y alcance de la Auditoría
•
Aclarar que la Auditoría fue una muestreo
Conclusiones: - ¿Existe un SGSSO? - ¿Está implementado? - ¿Es eficaz? En relación al objetivo de la auditoría, ¿cuál es la conclusión?
REUNIÓN DE CIERRE
•
No conformidades presentadas por cada auditor
•
Acordar fechas de verificación de acciones correctivas
•
Aclaración de dudas
ETAPAS DE UNA AUDITORIA: - PREPARACIÓN - EJECUCIÓN - INFORME - SEGUIMIENTO
TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES DECLARA LA NO CONFORMIDAD
TOMA DISPOSICIÓN
INVESTIGA LA CAUSA
DETERMINA LA ACCIÓN CORRECTIVA VERIFICACA LA IMPLEMENTACIÓN
Auditor
Auditado VERIFICACA LA EFICACIA
INVESTIGACION DE CAUSA RAIZ Evidencias objetivas NC-ACC-INC
No se puede mostrar la imagen en este momento.
Por qué?
NC
La ACCION INMEDIATA ataca al síntoma
Síntomas
Por qué?
Causas aparentes
Por qué? Por qué?
ALCANCE Implicancias ocultas
Alcance
Implicancias ocultas
Por qué?
? La ACCION CORRECTIVA ataca a la causa
Causa Raíz
Su propósito es evitar que el problema vuelva a suceder
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ CAUSA RAIZ
Es aquella causa no observable fácilmente u oculta, que ha de investigarse para ser encontrada. Estas causas se agrupan en: • Factores Personales • Factores de Trabajo
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ ¿Por qué?
ACCIONES CORRECTIVAS PARA EVITAR QUE VUELVAN A OCURRIR
¿Por qué?
¿Por qué?
CORRECCIONES O ACCIONES INMEDIATAS
FACTORES PERSONALES:
Sin Concentración: Atento, o concentrado en el trabajo que realiza. Limitaciones Físicas y/o mentales
FACTORES PERSONALES
• No escucha bien, no ve, etc. • No puede hacer fuerza. • No entiende
Desmotivada: • Atender, escuchar, dialogar. • Realizar la tarea.
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ Diagrama de Causa-Efecto y familias de causas... PERSONAL
METODOS
MATERIALES
Por qué? Por qué?
CAUSAS
Por qué?
EFECTO
NC-Acc-Inc
Por qué? Por qué?
MAQUINAS
MEDICION
MEDIO AMBIENTE
¿De qué manera el Personal /los Métodos / los Materiales / las Máquinas etc pueden haber contribuido a provocar la NC-Acc-Inc?
SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACION EVIDENCIAS DE: •Capacitación •Nuevos procedimientos •Cambios en la infraestructura •Nuevos registros SEGUIMIENTO A LA EFICACIA “NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, IMPACTOS, ACCIDENTE O INCIDENTE”
DESEMPEÑO Y COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE UN AUDITOR: 1. 2. 3. 4.
Norma OHSAS 18001 Principios de Auditoria, procedimientos y técnicas Documentos del SGSSO Situaciones de la organización, para entender el contexto de las operaciones (Leyes aplicables, reglamentos y otros requisitos pertinentes) 5. Conocimiento y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditoria, para permitir al equipo auditor llevar a cabo la Auditoria de manera eficiente y con eficacia; para el caso de los auditores Líderes del equipo.
AUDITORES LÍDERES DE EQUIPO CALIFICACIÓN DEL AUDITOR LÍDER DE EQUIPO: Participación previa como auditores calificados en un número mínimo de auditorias completas de acuerdo al requisito de la organización. Demostrar capacidad de comunicación, tanto oral como escrita.
ATRIBUTOS PERSONALES a) Ético: imparcial – sincero – honesto y discreto b) De mentalidad abierta: dispuesto a considerar ideas c) Diplomático: con tacto en las relaciones con las personas d) Observador: e) Perceptivo: capaz de entender y adaptarse a las situaciones f)
Versátil: capaz de adaptarse a diferentes situaciones
g) Tenaz: persistente, orientado a la ejecución de objetivos h) Decidido: alcanza conclusiones oportunas i)
Seguro
de
si
mismo:
actúa
y
funciona
de
forma
independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.
Aprende del Pasado, Vive el Presente y Prepárate para el Futuro Thomas S Monson
GRACIAS Ing. Rosalinda Baca R
