BAB 3 PENGENDALIAN TINDAKAN, PERSONEL, DAN BUDAYA
Pengendalian tindakan merupakan bentuk paling langsung dari pengendalian manajemen karena meliputi pengambilan langkah-langkah tertentu untuk memastikan karyawan bertindak sesuai dengan keinginan perusahaan dengan membuat tindakan karyawan sendiri sebagai fokus pengendalian. Pengendalian tindakan memiliki empat bentuk dasar, yaitu pembatasan perilaku, penilaian pratindakan, akuntabilitas tindakan, dan redundansi. Pembatasan Perilaku Pembatasan Pembatasan perilaku perilaku merupakan merupakan bentuk bentuk pengendali pengendalian an tindakan tindakan yang bersifat
negative atau memaksa. Pembatasan perilaku memaksa karyawan untuk melakukan hal-hal yang seharusnya tidak dilakukan. Pembatasan perilaku dapat diterapkan secara fisik atau administratif. Pembatasan fisik dapat berupa tindakan penguncian meja, memasang kata sandi untuk komputer, dan membatasi akses karyawan ke area-area tertentu. tertentu. Sedangkan Sedangkan pembatasan pembatasan administrati administratiff dapat berupa pemisahan pemisahan tugas. Hal ini meliputi pemecahan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang perlu penanganan khusus, sehingga tidak memungkinkan seseorang untuk menyelesaikan tugas tertentu seorang diri. Terkadang pembatasan fisik dan administratif dapat dikombinasikan dengan suat suatu u isti istila lah h yang ang diseb isebu ut poka-yokes yang yang dira diranc ncan ang g untu untuk k memb membua uatt suat suatu u prosessistem menjadi foolproof . Poka-yokes merupakan tahapan yang dibangun ke dalam sebuah proses untuk mencegah terjadinya penyimpangan dari urutan tahapan yang benar. !ontoh penerapan poka-yokes penerapan poka-yokes adalah dipasangnya sebuah saklar di pintu oven microwave sehingga microwave sehingga oven tidak dapat beroperasi apabila pintu terbuka. Penilaian Pratinakan Penilaian pratindakan mencakup adanya penyelidikan kritis terhadap rencana
tindakan tindakan dari para karyawan karyawan yang dikendalik dikendalikan. an. Penilai Penilai dapat menyetujui menyetujui atau tidak menye menyetuj tujui ui tindak tindakan an yang yang diajuk diajukan, an, memint memintaa dilaku dilakukan kanny nyaa modifik modifikasi asi,, maupun maupun meminta agar perencanaannya dirancang lebih seksama lagi sebelum memberikan persetujuan akhir. Penilaian pratindakan umumnya berlangsung selama proses perencanaan dan penganggaran yang ditandai oleh berbagai berbagai level penilaian. Akuntabilitas Tinakan
"kuntabilitas tindakan ialah meminta karyawan untuk bertanggung jawab atas tindakan yang mereka lakukan. "gar bisa diterapkan dengan baik, pengendalian akuntabilitas tindakan membutuhkan hal-hal berikut, yaitu # $% mendefinisikan tindakan apa yang dapat diterima maupun yang tidak dapat diterima &% mengkomunikasikan definisinya kepada karyawan '% mengobservasi dan melacak apa yang terjadi (% memberikan imbalan kepada tindakan yang baikmemberikan hukuman kepada tindakan yang menyimpang dari norma Reunansi )edundansi yang melibatkan penugasan lebih banyak karyawan *atau mesin%
pada sebuah tugas yang penting dengan tepat, atau setidaknya memiliki cadangan karyawan *atau mesin% yang tersedia, juga dapat dikatakan sebagai pengendalian tindakan karena hal ini dapat meningkatkan peluang bahwa sebuah tugas akan terselesaikan dengan memuaskan. )edudansi umumnya ada dalam fasilitas-fasilitas komputer, fungsi-fungsi pengamanan, operasi-operasi kritis lainnya. +agaimana pun, redudansi jarang digunakan pada area yang lain karena mahal. ebih jauh, penugasan lebih dari satu karyawan pada tugas yang sama biasanya mengakibatkan konflik, frustasi, danatau kebosanan. Pengendalian-pengendalian tindakan berjalan karena mereka, seperti tipe lain dari pengendalian, menyebutkan satu atau lebih dari ' masalah pengendalian. Tabel '.$ menunjukkan tipe-tipe masalah yang disebutkan oleh setiap pengendalian pengendalian tindakan. Tabel 3!" #asala$ %en&enalian 'an& tinakan *enis Pen&enalian Tinakan Kuran&n'a Pen&ara$an Pembatasan Perilaku Penilaian Pratindakan "kuntabilitas Tindakan )edundansi Pen-e&a$an Dan Peneteksian Pengendalian tindakan dapat
isebabkan (le$ )enis %en&enalian #asala$ Pen&enalian #asala$ #(ti+asi Pembatasan Per(ran&an
diklasifikasikan
berdasarkan
apakah
pengendalian ini ditujukan untuk mencegah atau mendeteksi perilaku yang tidak diinginkan. ibuatnya pembedaan ini penting karena pengendalian yang mencegah munculnya tindakan yang tak diinginkan merupakan bentuk pengendalian yang paling kuat karena dapat mencegah timbulnya biaya dan kerusakan akibat perilaku yang tidak diinginkan
Tabel '.& menunjukkan contoh permasalahan umum dari pengendalian tindakan yang diklasifikasikan berdasarkan tujuannya *untuk mencegah dan mendeteksi masalah%. Tabel 3!. /(nt($ %en&enalian tinakan 'an& iklasi0ikasikan berasarkan tu)uan Ti%e Pen&enalian Tinakan Pembatasan Perilaku
Tu)uan Pen&enalian Pen-e&a$an Deteksi - engunci aset berharga Tidak tersedia - embagi tugas Penilaian Pratindakan - Persetujuan biaya Tidak tersedia - Penilaian anggaran "kuntabilitas /ebijakan praspesifikasi - "udit internal yang
Tindakan
terkait dengan harapan akan imbalan dan hukuman enugaskan banyak orang
)edundansi
berorientasi pada kepatuhan - )ekonsiliasi kas - Penilaian rekan kerja Tidak tesedia
untuk satu tugas penting Pengendalian tindakan tidak dapat digunakan secara efektif dalam setiap situasi. ereka hanya efektif ketika kondisi-kondisi berikut terjadi, setidaknya ke beberapa tingkat# $ manajer-manajer mengetahui tindakan-tindakan apa yang diinginkan *tidak diinginkan% & manajer-manajer dapat memastikan bahwa tindakan-tindakan yang diinginkan terjadi *atau tindakan-tindakan yang tidak diinginkan tidak terjadi% Pemahaman mengenai perilaku yang diinginkan dapat dicari dan dipelajari dengan dua cara. Pertama dengan menganalisis pola tindakan dalam situasi khusussituasi yang mirip sepanjang waktu untuk mengetahui tindakan apa yang memberikan hasil yang terbaik. /edua dengan cara mendapatkan informasi dari orang lain, khususnya untuk keputusan strategis. Pen&enalian Pers(nel
Pengendalian
personalia
membangun
kecenderungan
alami
karyawan
untuk
mengendalikan atau memotivasi diri mereka sendiri. Pengendalian personalia menjalankan ' tujuan dasar yaitu # $% beberapa pengendalian personel membantu mengklarifikasikan harapan. Pengendalian iuni membantu memastikan bahwa tiap karyawan memahami apa yang diinginkan perusahaan.
&%
beberapa pengendalian personel membantu memastikan bahwa tiap karyaw0an mampu melakukan pekerjaan dengan baik
'% beberapa pengendalian personel meningkatkan kemungkinan bahwa tiap karyawan akan terlibat dalam self-monitoring .
Tiga metode utama dari penerapan pengendalian personalia adalah sebagai berikut. $. Pemilihan dan Penempatan enemukan orang yang tepat untuk melakukan tugas tertentu dan memberikan mereka baik lingkungan kerja yang bagus dan sumberdaya-sumberdaya yang penting dapat dengan jelas meningkatkan peluang sebuah pekerjaan akan dilakukan dengan semestinya. Perusahaan mencurahkan waktu dan usaha untuk pemilihan dan penempatan karyawan, dan sebuah literatur yang besar mendeskripsikan bagaimana tugas-tugas ini seharusnya dilakukan dengan baik &. Pelatihan Pelatihan adalah cara umum yang lain untuk membantu memastikan bahwa karyawan-karyawan
melakukan
pekerjaan dengan baik.
Pelatihan
dapat
menyediakan informasi yang berguna mengenai hasil atau tindakan apa yang diharapkan dan bagaimana memberikan tugas agar dapat dikerjakan dengan baik. Pelatihan juga dapat memiliki pengaruh motivasional yang positif karena para karyawan dapat diberikan rasa profesionalisme yang lebih baik, dan mereka sering kali lebih tertarik untuk bekerja dengan baik dalam tugas-tugas yang dipahami dengan lebih baik '. Pendesainan Pekerjaan dan /etentuan dari Sumber aya yang Penting !ara lain untuk membantu karyawan bertindak dengan tepat dengan memastikan pekerjaan yang didesain adalah mengi1inkan para karyawan yang bermotivasi dan berkualifikasi sehingga memiliki kemungkinan yang tinggi untuk berhasil.
Pen&enalian Bua'a
Pengendalian budaya didesain untuk mendorong pengawasan bersama, sebuah bentuk tekanan kelompok yang kuat pada individu-individu yang menyimpang dari nilai dan norma kelompok. Pengendalian budaya yang kuat dihasilkan oleh proses pengawasan bersama yang juga ada dalam satu-satu organisasi. Tekanan-tekanan dapat diciptakan di antara sesama pekerja di mana para pekerja yang tidak mampu menyesuaikan diri sering kali ditekan untuk menerima norma-norma kelompok.
Tekanan-tekanan sosial yang kuat juga dapat diciptakan dalam sebuah arah bawah ke atas, seperti seorang atasan merasa tertekan untuk memenuhi harapan-harapan bawahan mengenai peranan mereka. /ebudayaan-kebudayaan dibangun berdasarkan tradisi, norma, kepercayaan, nilai,
ideologi,
sikap, dan
cara
perilaku bersama.
/ebudayaan-kebudayaan
organisasional secara relatif disediakan dari waktu ke waktu, bahkan ketika strategistrategi mereka, taktik-taktik, dan tujuan-tujuan perlu beradaptasi untuk mengganti kondisi-kondisi bisnis. 2orma-norma budaya diwujudkan dalam peraturan-peraturan tertulis dan tidak tertulis yang mengatur perilaku-perilaku karyawan. anajer-manajer mencoba untuk menciptakan dan membentuk kebudayaankebudayaan organisasional dalam banyak cara, baik dengan kata-kata maupun contoh. ima
metode
penting
untuk
membentuk
pengendalian-pengendalian budaya, adalah # $% /ode etis &% Pemberian imbalan berdasarkan kelompok '% Pemindahan-pemindahan dalam organisasi (% Persiapan fisik dan sosial 3% Sifat yang utama
kebudayaan,
dan
mempengaruhi
