QUI TRÌNH GIAO NHẬN VÀ LƯU TRỮ HÀNG HÓA TẠI KHO TRUNG TÂM GEMADEPTVINMART HÀ NỘI Qui trình thống nhất giữa giữa Công Công ty cổ phần phần siêu siêu thị thị Vinmart Vinmart và công ty TNHH tiếp vận vận Gemadept Gemadept
Gemadept Logistics Hà Nội, 08/2015 Version: 1.0 Approved by:
THÔNG TIN CHUNG
THÔNG TIN CHUNG
Khái quát dự án Phạm vi GLC Phạm vi chịu trách chịu trách nhiệm Phụ trách Phụ trách
TTCU Bộ phận mua hàng
NCC
Công việc
Đặt hàng
Giao hàng
Kho GMD Nhập hàng
Lưu trữ
Xuất hàng
Nhà vận tải
Vinmart Vinmart+
Vận chuyển
Nhận hàng
Phạm vi dịch vụ a ủ c p t ấ r c a
g m n n i u V c à h N
Kho trung tâm miền Bắc - Gemadept
Nhận hàng
từ Nhà cung cấp của Vinmart vào Kho trung tâm Kiểm đếm, phân loại Chia hàng/Lưu kho Xếp hàng lên xe Theo dõi, quản lý, báo cáo xuấtnhập- tồn
Vinmart (6 supermartkets) Vinmart+ (120 stores)
Thông số về hàng hóa – qui cách chất xếp Hàng bách hóa: hàng tiêu dùng, thực phẩm, gia vị, nước giải khát, sữa, bia, hóa phẩm, mỹ phẩm, đồ gia dụng, quầy kệ, trang thiết bị dùng trong siêu thị,..
Danh mục từ viết tắt trong SOP Viết tắt
Giải nghĩa
Ghi chú
WHS Sup
Warehouse Supervisor
Giám sát kho
CS
Customer Service
Bộ phận dịch vụ khách hàng
CMS
Commercial Dept
Thương vụ
Data
Nhân viên nhập liệu
P/L
Picking list
Phiếu soạn hàng
WR/ GR
Warehouse Receipt/ Goods Receipt
Phiếu nhập hàng
WS/ GI
Warehouse Shipment/ Goods Issue
Phiếu xuất hàng
WMS
Warehouse Management System
Hệ thống quản lý kho
SMP
Hê thống booking (đặt lịch) giao hàng
GLC
Gemadept Logistics
ST
Siêu thị Vinmart
CH
Cửa hàng tiện ích Vinmart+
VM/ VM+
Vinmart/ Vinmart+
NCC
Nhà cung cấp của VM/VM+
ĐH/ PO
Đơn đặt hàng/ Purchasing Order
QLNH/ NVNH
Quản lý ngành hàng/ Nhân viên ngành hàng
TTCU
Trung tâm cung ứng của Vinmart
TO
Transfer Order- Phiếu xuất hàng của VM/ VM+
Hoặc Bộ phận mua hàng
Thông tin liên hệ Gemadept Logistics (GLC)
Group email cua dự án:
[email protected] STT Công việc 1 Project sponsor 1 Project leader 2 Project owner Project coordinator (Marketing, Customer care) 3 Warehouse Sup 4 Data leader 5 IT 6 Commercial/ Accounting 7 Project supporter (SOP, contract) 8 Project supporter (SOP, contract)
Vinmart (VM) STT 1 Project sponsor 2 Project leader
Công việc
3 Phụ trách Vinmart miền Bắc (warehouse, transport) 4 Phụ trách Vinmart+ miền Bắc (warehouse) 5 Data 6 Accounting 7 8
Người phụ trách
Nguyễn Thị Bạch Yến
[email protected]
Điện thoại 0903812600 0917429999 0912232413 0933246950
Trần Đình Tuấn
[email protected]
0987026727
Văn Thị Thùy Dung Nguyễn Vũ Đan Khuyên
[email protected] [email protected]
0989212492 0933714889
Nguyễn Thanh Bình Kurt Bình Hà Thu Hoa
E-mail
[email protected] [email protected]
[email protected] om.vn
Người phụ trách
Nguyễn Hà Hải
E-mail
Điện thoại
QUI TRÌNH NHẬP HÀNG
Khái quát qui trình nhập hàng VM tạo đơn hàng
VM gửi đơn hàng cho NCC và GLC + gửi file chia đơn cho GLC. GLC upload ĐH lên SMP
NCC xác
nhận đơn hàng
NCC truy cập hệ thống book (đặt lịch giao hàng) để xác nhận ĐH, đăng ký khung giờ giao hàng.
NCC in và dán nhãn thùng hàng
NCC in label từ SMP, dán label lên 100% thùng hàng
NCC giao hàng
đến kho
NCC nộp chứng từ cho VM để kiểm tra. Sau khi được VM đồng ý, NCC dỡ hàng xuống pallet
GLC
kiểm tra số lượng
GLC quét barcode xác nhận số lượng
GLC
kiểm tra QA
GLC kiểm tra QA random hoặc 100% tùy thuộc supplier level: luồng xanh (100% auto passed, luồng vàng, luồng đỏ.
GLC
kiểm tra hạn sử dụng GLC kiểm tra expiry random hoặc 100% tùy thuộc supplier level: luồng xanh (100% auto passed), luồng vàng, luồng đỏ.
Xác
nhận chứng từ nhập hàng
GLC và NCC ký xác nhận Phiếu nhập kho, BBGCHH. Hoàn tất qui trình nhập hàng
Một số lưu ý: Đối với hàng chuyển nội bộ (hàng vật tư tiêu hao, promotion) VM vẫn cung cấp đầy đủ chứng từ Biên bản giao chuyển hóa, dán nhãn kiện hàng để GLC cập nhật hệ thống, quản lý. GLC sẽ chịu trách nhiệm cân kiện hàng của từng SKU, item khi nhận hàng từ NCC. Số liệu cân thực tế sẽ được cập nhật vào Master data. VM đồng ý mức chênh lệch +10%. File chia đơn: VM cung cấp cho GLC không muộn hơn thời điểm NCC giao hàng đến kho trung tâm. Đối với hàng top sales, file chia đơn không gửi muộn hơn 14:00pm của ngày hôm trước (D-1).
Hướng dẫn xử lý hàng nhập OSD (Overage-Shortage-Damaged)
Đối với hàng NCC giao nhiều hơn hoăc ít hơn so với Đơn đặt hàng: Nếu hàng giao nhiều hơn: Checker báo Data GLC Data GLC báo cáo VM để được hướng dẫn xử lý. Nếu hàng giao ít hơn: Checker vẫn nhận hàng và ký nhận số lượng thực tế cho NCC Checker báo Data GLC Data GLC báo Data để VM nhận file chia đơn mới (được điều chỉnh theo sl nhập hàng thực tế). Đối với việc mở thùng kiểm random, checker GLC căn cứ theo qui định của VM về tỷ lệ lấy mẫu kiểm tra số lượng sản phẩm (bản bên cạnh). Nếu số lượng mẫu lỗi dưới tỷ lệ lỗi cho phép Checker vẫn cho nhập kho và ký nhận theo số lượng thực nhận đạt yêu cầu. Nếu số lượng mẫu lỗi trên tỷ lệ lỗi cho phép Checker từ chối toàn bộ đơn hàng, lập Biên bản sự việc ký xác nhận cùng với NCC.
Chi tiết công việc- Data STT 1
2 3
4
Công việc Thời gian Nhận kế hoạch nhập hàng của VM và Thông tin Ngay sau khi TTCU chia đơn hàng theo từng CH (file chia). Cập nhật hoặc Bộ phận mua PO vào SMP và WMS. hàng của VM gửi PO cho NCC Trích xuất thông tin nhập hàng từ SMP và gửi Sau khi NCC confirm cho Sup. PO trên SMP In WR và put away list chuyển cho checker để Sau khi checker nhận hàng. BBGCHH ghi nhận thực nhận Nhận lại put away list và WR để cập nhật WMS Sau khi nhận lại WR, số liệu thực tế và vị trí put away (nếu có thay đồi put away list mà so với location chỉ định của WMS) checker, Sup và NCC đã ký
Công cụ KH nhập hàng, file chia (bằng file excel), SMP, WMS Mail thông báo, list nhập BBGCHH, đã có NCC ký nhận, WR, Put away list WR đã ký, Put away
Lưu ý
Chi tiết công việc- Checker STT 1 2 3
4 5 6
Công việc Được WHS Sup hướng dẫn quy trình, quy cách làm hàng Nhận kế hoạch nhập nhập trong ngày từ Sup. Kiểm tra tình trạng các mặt container, seal (nếu nhập hàng bằng container). Nếu có dấu hiệu bất thường cần chụp hình, lập biên bản dưới sự xác nhận của tài xế NCC. Cắt seal, cho công nhân dỡ hàng (đối với hàng nhập bằng container)
Thời gian Trước lần làm hàng đầu tiên Trước khi xe hàng đến Khi xe hàng đến
Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra cont, seal Nhận bộ chứng từ nhập hàng từ tài xế. Kiểm tra nếu ĐH có dấu xác nhận Sau khi xe đến kho của VM “Đồng ý nhận hàng” thì mới cho NCC dỡ hàng xuống pallet. Kiểm đếm ghi nhận ĐH, WR đối chiếu thực tế về: Sau khi NCC dỡ hàng lên pallet -
Mã hàng,
-
Số lượng thùng
-
Tình trạng vỏ thùng.
-
Hạn sử dụng: VM qui định hạn sử dụng phải đạt 2/3 đối với hàng sx trong nước, và ½ đối với hàng nhập khầu.
Nhãn dán trên thùng hàng. Label phải thể hiện: tên NCC, số đơn hàng, item code, tên hàng, số kiện, giao đi đâu (đối với đơn hàng khai trương hoặc ST) Nếu hàng không đạt chuẩn (OSD- Overage-Shortage-Damage), tách riêng, Trong quá trình kiểm hàng lập biên bản hàng hỏng và báo cho WHS Sup xử lý.
Công cụ SOP Kế hoạch nhập hàng Biên bản tình trạng container
Đơn đặt hàng, WR Đơn hàng, BBGCHH, WR, check list
-
7 8
9
Ký nhận chứng từ nhập hàng, giữ lại 1 bản BBGCHH có chữ ký của tài xế, Sau khi đã kiểm đếm xong trả các bản còn lại cho tài xế để nộp Data . Yêu cầu tài xế hoặc đại diện NCC ghi rõ họ tên, ngày giao hàng. Nộp lại cho Data BBGCHH để cập nhập hệ thống số liệu nhập hàng thực Ngay sau khi hoàn tất nhận hàng tế và lưu chứng từ. từ NCC
Check list, Biên bản hàng hỏng Chứng từ nhận hàng
BBCGHH, WR
Lưu ý
Chi tiết công việc- Picker/ FL STT 1 2 3
4
5
Công việc Thời gian Được WHS Sup hướng dẫn quy trình, quy cách Trước lần làm hàng làm hàng đầu tiên Nhận kế hoạch nhập trong ngày từ Sup. Trước khi xe hàng đến Nhận yêu cầu của checker phân loại hàng theo file Sau khi checker chia, xếp hàng lên pallet theo từng CH, quấn màng hoàn tất nhận hàng co pallet (nếu cần thiết), chuyển vào line chỉ định. với NCC Chuyển hàng không đạt chuẩn (OSD- Overage- Sau khi checker Shortage-Damage) ra khu vực riêng hoàn tất nhận hàng với NCC Cập nhật lại vị trí thực tế trên put away list và nộp Ngay sau khi hoàn lại Data để cập nhập WMS vị trí thực tế và lưu tất put away chứng từ.
Công cụ SOP Kế hoạch nhập hàng Put away list
Put away list
Put away list
Lưu ý
Chi tiết công việc- bộ phận đặt hàng/dữ liệu Vinmart STT 1
2
3
4
Công việc Gửi kế hoạch nhập hàng và thông tin chia đơn hàng từng CH (file chia) cho Data GLC đề upload SMP. Gửi lại Đơn hàng để GLC cập nhật lên SMP nếu NCC đăng nhập SMP nhưng không tìm thấy số PO. Kiểm tra số lượng và tính hợp lệ của chứng từ mà NCC nộp cho VM khi đến kho giao hàng. Đóng dấu “Đồng ý nhận hàng”, trả lại chứng từ cho NCC để họ ra khu vực giao hàng để dỡ hàng xuống pallet. Ghi nhận và đối chiếu số liệu nhập mà Data GLC báo mỗi ngày.
Thời gian Công cụ Ngay khi TTCU hoặc KH nhập hàng, fie chia Bộ phận mua hàng đặt hàng với NCC Sau khi nhận được Mail thông báo, ĐH yêu cầu của NCC Khi NCC xuất trình chứng từ giao hàng
ĐH, Hóa đơn, BBGCHH, chứng từ khác
8:00am hàng ngày
Bao cáo xuất, nhập và Báo cáo tồn kho(Daily Inventory Report)
Lưu ý
Chi tiết công việc- NCC STT 1 2 3 4 5
Công việc Nhận Đơn đặt hàng của VM. Xác nhận Đơn hàng trên SMP. • In label từ SMP và dán lên từng kiện hàng • IN BBGCHH từ hệ thống SMP Giao hàng đến kho theo đúng khung giờ qui định trong SMP Nộp chứng từ cho Data VM để kiểm tra số lượng và tính hợp lệ của chứng từ. Chứng từ nhập hàng gồm: - Đơn đặt hàng (bản photo)
Thời gian
Sau khi đã xác nhận ĐH trên SMP Sau khi hoàn tất dán label Sau khi đã đăng tài
Công cụ ĐH SMP Label, SMP
Chứng từ giao hàng
- Hóa đơn (1 bản gốc và 3 bản photo) - BBGCHH (3 bản có đóng dấu đỏ)
6
7
- Chứng từ khác (nếu cần)- giấy chứng nhận xuất xứ, tờ khai HQ- nếu hàng nhập khẩu. Sau khi VM xác nhận chứng từ đủ đáp kiện nhập hàng, NCC dỡ hàng xuống pallet tại khu vực nhập hàng, xếp theo từng item và báo checker kho kiểm đếm và ký xác nhận. Kiểm tra và ký xác nhận với checker đối với các trường hợp
Sau khi VM kiểm tra chứng từ hợp lệ Khi có sự cố
Chứng từ giao hàng
Biên bản hiện trường
Lưu ý
Chi tiết công việc- Bảo vệ STT 1 2 3 4
5
6
Công việc Kiểm tra và tạm thu giấy tờ của tài xế (CMND, bằng lái). Cấp số thứ tự đăng tài cho tài xế. Hướng dẫn tài xế vào nơi đỗ xe tạm thời (nếu chưa có cửa nhập trống). Thông báo tài xế vào cửa nhập hàng. Kiểm soát quá trình giao hàng của NCC, không cho tài xế, người không phận sự vào khu vực chứa hàng trong kho. Cập nhật Sổ bảo vệ thời gian xe vào kho, thời gian xe vào cửa, thời gian kết thúc làm hàng, thời gian xe rời kho. Nhập số liệu vào file excel gửi GLC báo cáo cuối tháng. Trả lại giấy tờ cho tài xế sau khi tài xế xuất trình bản sao BBGCHH có đóng dấu của kho “Đã nhận hàng”
Thời gian Ngay khi xe đến kho Sau khi cho tài xế đăng tài Suốt thời gian làm hàng Suốt thời gian làm hàng
Sau khi NCC hoàn tất giao hàng
Công cụ
Lưu ý
QUI ĐỊNH CHẤT XẾP TRONG KHO
Các qui định về chất xếp hàng hóa trong kho
1.5m
100% thùng hàng nhập vào kho đều có nhãn và mã vạch in từ hệ thống
Chiều cao pallet có hàng max 1.5m
- Các thùng hàng nhẹ, phải dùng màng co quấn, băng keo bản to để các thùng hàng không bị xô lệch, đổ khi di chuyển. - - Các thùng hàng nặng, dùng dây nylon ràng buộc lại
Các qui định về chất xếp hàng hóa trong kho
Hạn chế tối đa các mặt hàng kỵ nhau trên cùng 1 pallet hoặc để sát cạnh nhau, vd: mắm, nước mắm không để cạnh hàng hóa mỹ phẩm, không để hàng thực phẩm cạnh các chất tẩy rửa, khử mùi. Chỉ 2 pallet với các thùng hàng carton, cùng kích thước mới được xếp chồng đôi, chiều cao double stack pallet
Các qui định về chất xếp hàng hóa trong kho
2/3 pallet
Càng FL phải đưa vào ít nhất 2/3 pallet.
Hàng nhạy cảm với nhiệt độ cao như chocolate phải để tại nơi thoáng mát Team Vinmart cung cấp danh sách hàng nhạy cảm
Toàn bộ hàng hóa lưu kho đều phải xếp lên pallet, đặc biệt hàng FNB (thực phẩm) để bảo đảm hàng hóa phải cách mặt đất min 1.5cm (theo qui định của Bộ Y tế)
QUI TRÌNH XUẤT HÀNG
Một số lưu ý: Form Phiếu xuất kho của GLC: xem file att. Form TO (Transfer Order) của VM: xem file att. Công đoạn Picker quét barcode để confirm “Hàng sẵn sàng xuất” rất quan trọng cột mốc thời gian để VM đánh giá KPI của GLC. Đối với hàng xuất lẻ từng mặt hàng (cái, chiếc,..): Picker sẽ chia hàng vào thùng nhựa, seal, dán nhãn lên thùng, quét barcode và giao cho NVT VM. Nếu xảy ra thiếu hàng tại CH, hướng xử lý: sẽ truy xuất dữ liệu từ camera tại CH để xác định lỗi. Nếu CH chứng minh được tại thời điểm mở thùng nhận hàng, hàng đã bị thiếu thì GLC sẽ đền bù lượng hàng thiếu, và ngược lại.
QUI TRÌNH KIỂM KHO VÀ GỬI BÁO CÁO XUẤT-NHẬP-TỒN
Một số lưu ý: Form báo cáo inventory: xem file att. Người nhận báo cáo inventory của VM:…. Người nhận báo cáo inventory của GLC:…. Lệch tồn: - Lệch về mặt số liệu: Data GLC kiểm tra với Data VM - Lệch về mặt thực tế hàng: Sup GLC kiểm tra camera ghi nhận tác nghiệp nhập/xuất hàng của ĐH thiếu (do NCC giao thiếu, do lỗi bất cẩn của nhân sự GLC) và làm việc với Giám sát ngành hàng của VM để xin xác nhận theo số liệu thực tế.
QUI TRÌNH XÁC NHẬN NGUỒN LỰC PHÁT SINH TRONG THÁNG & THANH TOÁN
Một số lưu ý: Form xác nhận nguồn lực: xem file att. Hình thức gửi: bằng mail. Người VM có trách nhiệm xác nhận thông tin:…. Thời gian xác nhận sự vụ riêng lẻ phát sinh: trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được thông báo của GLC. Thời gian xác nhận bản kê tháng: trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận được bản kê của GLC.
QUI TRÌNH XỬ LÝ HÀNG TRẢ LẠI NHÀ CUNG CẤP (TỒN XẤU)
Một số lưu ý:
Tồn xấu là hàng: Hàng của VM+: là hàng chất lượng ko tốt mà checker/Picker phát hiện ra khi kiểm đếm/ chia hàng, hàng này để riêng ở KV hàng tồn xấu chờ xử lý Hàng trả lại từ VM, VM+: mà GSNH của Vinmart đồng ý cho nhận hàng vào lại kho trung tâm để trả lại nhà cung cấp. Đối với hàng chờ hủy: Sau khi nhận được thông báo của VM, GLC sẽ chuyển hàng vào khu vực chờ hủy và cập nhật tình trạng lưu kho trong Daily inventory report. VM hướng dẫn GLC cách thức xử lý hàng này muộn nhất 7 ngày kể từ khi chuyển đổi trạng thái từ hàng thường sang hàng chờ hủy.
