Tujuan Strategis Biasanya : Untuk memperoleh dan mempertahankan keuntungan kompetitif Untuk memperoleh dan mempertahankan posisi sosial Apa yang dilakukan SI untuk Bisnis? Mendukung operasional bisnis Mendukung pembuatan keputusan manajerial Mendukung keuntungan kompetitif strategis Mencapai Keuntungan Kompetitif : -Dengan biaya Menawarkan barang/servis lebih murah -Dengan differentiation Membuat persepsi positif kustomer pada kualitas produk & customer service -Penggunaan TI dapat menolong pada dua metode tersebut -Otomatisasi proses dapat mengurangi pegawai dan biaya overhead laiinya yang mem ungkinkan kompetisi pada harga Model : Amazon.com -Personalisasi dan peningkatan customer service pada penggunaan kemudahan differ entiation Terminal SABRE untuk agen travel Mrs. Fields Cookies Amazon.com ----------------------------------------Definisi SI : Kombinasi terorganisasi dari orang, peralatan, instruksi pemrosesan informasi, k anal informasi dan penyimpanan data yang mendapatkan, menyimpan, menggubakan dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi Definisi TI : Teknologi Komputer (hardware & software) untuk memroses & menyimpan informasi da n teknologi komunikasi & teknologi jaringan untuk mentransfer informasi Latar Belakang perkembangan SI/TI : -Kebanyakan organisasi di segala sektor baik industri, perdagangan dan pemerinta han tergantung pada SI/TI -Kebangkitan Digital Enterprise -Pemahaman akan peran SI/TI dalam organisasi penting untuk pengelolaan SI/TI sec ara strategis -Perkembangan Bisnis -Ketatnya persaingan (Hypercompetion) -Tuntutan untuk Memenangkan Persaingan SI/TI sebagai Enabler : menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya b erfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis). -Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untu k menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam pe rsaingan. -Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperluka n untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri. IT mendukung perusahaan/organisasi di level : Strategik Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keselu ruhan Taktis Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka mela kukan perubahan menuju sukses
Operasional Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja Strategi TI diperlukan untuk : -Pengetahuan mengenai teknologi baru -Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis -Dibahas dalam diskusi perusahaan -Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi Domain Strategis SI : -SI untuk Keuntungan Kompetitif -Menerapkan PSSI untuk organisasi -Inovasi & Perubahan dalam Organisasi -e-Commerce -Globalisasi -Outsourcing & Downsizing -Evaluasi, Pengukuran & Manajemen Resiko -------------------------------------SISP merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi portofolio aplikasi berbasis komputer yang akan membantu organisasi dalam menjalankan perencanaan bisnisnya dan mewujudkan tujuan bisnisnya -Sebaliknya, SISP dapat juga menghasilkan permintaan aplikasi dengan pengaruh ya ng tinggi dan kemampuan untuk membuat keuntungan/keunggulan diantara pesaingnya -Vitale ( 1986 ) menyatakan perbedaan dari dua pendekatan diatas dan menyebutkan bahwa pernyataan pertama sebagai usaha untuk align tujuan MIS dengan tujuan org anisasi sementara pernyataan kedua sebagai usaha untuk impact strategi organisas i Beberapa metodologi PSSI sesuai dengan urutan waktunya : -BSP (IBM) -Method/1(Arthur Anderson) -SSM (Peter Checkland) -IE (JMA, Arthur Young) -SPIS (Cranfield) -Guidelines for SPIS (CCTA UK Govt.) 5 Pendekatan PSSI Earl : -Business Led -Method Driven -Administrative -Technological -Organisational Definisi Manajemen : -Definisi Konvensional: Pencapaian tujuan-tujuan organisasional dengan jalan yang efektif dan efisien, m elalui: Empat fungsi utama manajemen, .Perencanaan (Planning) .Pengelolaan (Organizing) .Leading (Leading) .Kontrol (Controlling) .dan beberapa otoritas tambahan: Staffing -Planning Menentukan tujuan organisasi dan memilih serangkaian aksi dari beberapa alternat if yang ada untuk mencapai tujuan tersebut Menentukan apa yang harus dilakukan, bagaimana, kapan dan siapa yang melakukan
-Organizing Menentukan bagaimana aktivitas dan sumber daya dikelompokkan Menentukan komposisi tim kerja dan aktivitas koordinasi -Leading Serangkaian proses yang digunakan untuk membuat semua personel organisasi bekerj a sama untuk meningkatkan keuntungan Memotivasi dan berkomunikasi dengan SDM organisasi untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai -Controlling Memonitor kemajuan organisasi dalam mencapai tujuan Proses membandingkan hasil dan harapan, dan melakukan perubahan-perubahan yang t epat -Staffing Rekruitasi, seleksi, pemberian tugas, pelatihan, pengembangan, evaluasi dan pemb erian kompensasi kepada staff Efektif -Tingkat pencapaian tujuan -Membuat keputusan yang tepat dan sukses dalam mengimplementasikannya -Melakukan hal yang tepat, dengan tepat, di waktu yang tepat Efisien -Menggunakan sumber daya minimal untuk menghasilkan output dengan volume yang di harapkan -Menggunakan sumber daya secara bijak dan hemat -Mengoperasikan dengan sesuai sehingga tidak ada sumber daya yang terbuang Manajer adalah : Seseorang yang kewajiban utamanya adalah melakukan proses manajerial Seseorang yang merencanakan dan membuat keputusan, mengatur, memimpin, dan mengo ntrol sumber daya manusia, finansial,fisik dan informasi Dasar Kemampuan Manajemen : .Teknis Keahlian dibutuhkan untuk menyelesaikan atau untuk memahami bidang pekerjaan yan g dilakukan dalam organisasi .Konseptual Kemampuan untuk berpikir abstrak dan melihat organisasi sebagai satu kesatuan un it dan untuk mengintegrasikan dan memberikan arahan sehingga tujuan dapat dicapa i .Diagnostik Kemampuan untuk memvisualisasikan respon yang paling tepat terhadap situasi tert entu .Komunikasi Kemampuan baik menyampaikan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain m aupun menerima ide dan informasi secara efektif dari luar .Interpersonal Kemampuan untuk berkomunikasi, memahami, dan memotivasi diri maupun tim .Pengambilan Keputusan
Kemampuan untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dan kesempatan secara tepat dan kemudian memilih serangkaian aksi yang tepat untuk menyelesaikan masalah da n memperbesar kesempatan .Manajemen Waktu Kemampuan menentukan prioritas kerja, bekerja secara efektif, dan untuk mendeleg asikan pekerjaan secara tepat Kondisi Manajemen SI/TI Saat Ini : -Organisasi seharusnya tidak lagi memandang portofolio aplikasi sistem informasi sebagai prioritas output satu-satunya dari proses SISP -Namun permasalahan manusia, organisasi dan infrastruktur sekarang merupakan kom ponen kritis (Galliers,1991) -Model ketiga, model fit yang diusulkan oleh Ruohonen (1991). Model ini memberik an perhatian utama pada budaya organisasi, kebutuhan sumber daya manusia dan kem ampuan untuk berubah karena penggunaan teknologi informasi, strategi perusahaan dan faktor organisasi seharusnya harus fit bersama Ruohonen (1991). -------------------------------------Organization is : a consciously co-ordinated social entity, with a relatively identifiable boundary, that functions on a relatively continuous basis to achieve a common goal or set of goals. (Stephen P. Robbins) Organizational model is : A set of interrelated concepts that represent A simplified understanding or image of key aspects of an organization Generic aspects of organizational structure : . Formalization . Differentiation . Integration . Centralization Formalization is : degree to which jobs, procedures, and processes are standardized and codified wi thin the organization. 2 Form of Formalization : -Formal organization refers to the official organization, which typically appears in print in a variety of forms ranging from the organizational chart to job .descriptions to policies, procedures, and operations manuals. These artefacts r epresent, standardize, and codify the organization as it should be. -Informal organization refers to all of the behaviors, interactions, activities, goals, objectives, and relationships that are not necessarily sanctioned by the organization. These aspects of informal organization may support and/or undermi ne the policies, procedures, reporting relationships, and objectives of the form al organization. Differentiation is : the extent or degree of differentiation of tasks, roles, responsibilities, funct ions, etc. within an organization. There are three forms of differentiation : 1. Horizontal differentiation is a function of the division of the organizations work into multiple jobs, tasks
, roles, etc. within each level of the organization gree of specialization)
(also referred to as the de
2. Vertical differentiation refers to the height and/or depth of the organizational hierarchy. .It increases as the number of levels of horizontal structure in the organizat ion increase. .It may also increase as specialization and departmentalization within an orga nization increase as a means of co-ordinating the increasingly differentiated ho rizontal structure. 3. Spatial differentiation is the degree to which an organizations people, activities, and locations are geo graphically dispersed. Complexity Complexity increases as an organization becomes more horizontally, vertically, a nd spatially differentiated. Centralization is .the degree to which decision-making is concentrated at a single point in the or ganization. .Stephen Robbins : the degree to which the formal authority to make discretionary choices is concentrated in an individual, unit, or level (usually high in the organization), thus permitting employees (usually low in the organization) minimum input into their work. MINTZBERGS FIVE NATURAL CONFIGURATIONS : » Simple structures are characteristic of the early, entrepreneurial years of most organizations. » Machine bureaucracies are a by-product of industrialization. » Professional bureaucracies These structures are based on standardized skill sets rather than tasks, jobs, o r work processes as in machine bureaucracies. » Divisionalized form This is the result of the diversification of an organization s product lines. » Adhocracy This structure is a highly flexible, adaptive, informal, organic model of organi zation. ---------------------------------------Metode Perumusan Strategi Latar Belakangnya : -Untuk mencapai kesuksesan baik individu maupun organisasi haruslah memiliki str ategic framework -Framework adalah kerangka yang akan membantu mengorganisir dan mengembangkan sp esifik projek menjadi lebih mudah dan terarah -Framework tidak menunjukkan bagaimana melakukan perencanaan strategis tapi mema ndu hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan perencanaan strategis Framework biasa terdiri dari: .Visi .Misi .Value .Strategi
.Tujuan dan Rencana Kerja Visi : Kemana perusahaan akan dibawa Apa yang diinginkan perusahaan Jelas, tegas, menarik Big Hairy Audacious Goals (BHAG) Misi : Alasan mengapa TI diterapkan Tujuan dan fungsi TI Dikaji ulang untuk mengidentifikasi tema dan ide Identifikasi nilai inti Strategi : Bagaimana visi dapat dicapai dalam periode waktu tertentu Penggunaan checkpoint Benchmark untuk memeriksa efektifitas strategi Diselaraskan dengan misi dan nilai inti perusahaan Menjadi jembatan antara visi dan misi Strategi SI/TI : .Terdiri dari 2 bagian : Sistem Informasi > IS strategy defines the organizations requirement or demand for i nformation and systems to support the overall strategy of the business. It isfir mly grounded in the business, taking into consideration both the competitive imp act and alignment requirements of IS/IT Teknologi Informasi > The IT strategy is concerned with outlining the vision of h ow the organizations demand for information and systems will be supported by tech nologyessentially, Strategi TI adalah : .Suatu proses menentukan tujuan organisasi/perusahaan dan mengidentifikasi aplik asi potensial yang perlu diimplementasikan oleh organisasi/perusahaan tersebut. .IT Strategic Planning merupakan perencanaan strategis mengenai penerapan IT dal am suatu organisasi atau perusahaan, baik penerapan yang benar benar baru atau pen gembangan dari sistem yang telah ada. .IT Strategic Planning bergantung kepada sejauh mana visi yang diterapkan organi sasi/perusahaan dapat didukung oleh teknologi yang akan digunakan. Alasan yang mendasari suatu organisasi/perusahaan untuk mengadopsi proses dari strategi SI/TI adalah: .Untuk mengidentifikasi dimana SI/TI dapat berkontribusi paling besar sehingga d apat ditentukan prioritas dalam berinvenstasi. .Untuk meningkatkan competitive advantage dari peluang bisnis yang dibuat dengan menggunakan SI/TI. .Membangun sebuah cost-effective. .Mengembangkan sumber daya dan kompetensi yang sesuai untuk mengimplementasikan SI/TI dengan sukses dalam organisasi. >>Tujuan inti dari pengembangan strategi SI/TI adalah untuk meyakinkan bahwa nil ai yang sebaik mungkin dapat dihasilkan dari investasi SI/TI. Dampak Bila Tidak ada Strategi SI/TI : .Systems investments are made that do not support business objectives. .Loss of control of IS/IT, leading to individuals often striving to achieve inco mpatible objectives through IS/IT. .Systems are not integrated. This can also lead to duplication of effort and dat a leading to inaccuracy and no coherent information resource. .No means of setting priorities for IS projects/resources and constantly changin g plans leading to lower productivity, etc.
.No mechanisms for deciding optimum resource levels or the best means of supplyi ng systems. .Poor management information; it is either not available, inconsistent, inaccura te or too slow. .Misunderstanding between users and IT specialists leading to conflict and dissa tisfaction. .Technology strategy is incoherent and constrains options. .Inadequate infrastructure investments made. .All projects evaluated on financial basis only. .Problems caused by IS/IT investments can become a source of conflict between pa rts of the organization. .Localized justification of investments can produce benefits that are actually c ounterproductive in the overall business context. .Systems, on average, have a shorter than expected business life and require, ov erall, considerably greater IS/IT spending to redevelop more frequently than sho uld be necessary. Contoh Metodologi Perumusan Strategi : .Metode IT Strategic Plan Model oleh Bernard Boar .Metode Strategy Process by Venzin .Balance Scorecard .Strategic Grid .Strategic maps .SWOT .Porters 5 Force Analysis Detil ITSP Bernard Boar : Assessment .Assessment adalah analisis menyeluruh terhadap lingkungan bisnis untuk memutusk an fokus apa yang harus ditetapkan. .Di tengah banyaknya hal yang harus diperhatikan, maka melalui assessment ini ak an difilter yang paling sesuai dengan kebutuhan strategis. .Dalam melaksanakan tahap ini, organisasi IT harus dipandang sebagai sebuah bis nis. Pendefinisian posisi (Positions) Posisi adalah ilustrasi dari kondisi dari area strategis di sepanjang satu atau lebih dimensi. Pendefinisian posisi harus dilakukan dalam dimensi : -Posisi sekarang (current position) -Posisi perhatian strategis -Posisi kompetitor -Posisi yang diinginkan di masa depan. ----------------------------------------Enterprise Achitecture .Enterprise > organisasi (atau badan lintas organisasi) yang mendukung lingkup b isnis dan misi yang telah ditetapkan [2] .Architecture > kumpulan bidang arsitektural dan stategis yang meliputi informas i, sistem bisnis dan arsitektur teknik[3] .Enterprise Architecture: Adalah kumpulan bidang arsitektural dan stategis yang meliputi informasi, sistem bisnis dan arsitektur teknik. Perspektifnya holistik antara lain : .People .Process .Business .Technology. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan strategi SI/TI
dengan strategies Enterpris
e. Fungsi EA (Enterprise Architecture): .Pemanfaatan Enterprise Architecture sebagai blueprint untuk kapabilitas eksisti ng dan yang akan datang dengan memfasilitasi analisis gap .Pemanfaatan EA sebagai tool untuk rencana strategis, akuisisi , dan investasi k apital .Mengetahui kebutuhan stakeholder .Penyelarasan antara TI dan bisnis .Integrasi dan sharing data .Security and dependability .Data integrity, consistency .Mengurangi duplikasi Contoh EA Framework yg paling sering digunakan : .Zachman Framework .Federal Enterprise Architecture Framework (FEAF) .The Open Group Architectural Framework (TOGAF) Kriteria Pemilihan Framework EA : -Karakteristik Framework EA yang bagus -Disesuaikan dengan Tujuan dari EA -Tergantung Input yang diperlukan untuk aktivitas EA -Tergantung Output yang diinginkan dari aktivitas EA Zachman Framework -Karakteristiknya : .Mengkategorikan deliverables dari EA .Kegunaan EA yang terbatas .Banyak diadopsi di seluruh dunia .Perspektif view yang kurang menyeluruh .Merupakan tool untuk perencanaan FEAF -Karakterstik: .Merupakan EA Reference Model .Standar yang dipakai oleh pemerintahan Amerika Serikat .Menampilkan perspektif view yang menyeluruh .Merupakan tool untuk perencanaan dan komunikasi TOGAF dikembangkan oleh The Open Groups Architecture Framework pada tahun 1995. -Karakteristik: .Detil .Fleksibel .Open source .Persepektif view menyeluruh .Planning tool Komponen TOGAF : 1. Architecture Development Method (ADM) 2. Foundation Architecture (Enterprise Continuum) -Technical Reference Model, -Standard Information dan -Building Block Information Base 3. Resource Base Step2 TOGAF : 1. Input -Request for Architecture Work
-Strategi bisnis, tujuan bisnis, dan pendorong bisnis -Prinsip Arsitektur termasuk prinsip bisnis (jika sudah ada) -Enterprise Continuum dokumentasi arsitektural eksisting (deskripsi framework, d eskripsi arsitektural, dll.) 2. Steps -Establish the Project -Identifikasi tujuan bisnis dan pendorong bisnis -Review Prinsip Arsitektur termasuk prinsip bisnis -Tentukan Scope -Tentukan Constraints -Identifikasi Stakeholders dan titik perhatiannya, kebutuhan bisnis, dan visi Ar sitektur -Develop Statement of Architecture Work and Secure Approval 3. Output -Approved Statement of Architecture Work : .Scope and constraints .Plan for the architectural work -Pernyataan tujuan bisnis dan pendorong strategis yang sudah diperbaharui -Prinsip Arsitektur termasuk prinsip bisnis -Visi Arsitektur (Business Scenario/Architecture Vision)
