Proyecto Final ARNOLDO EYZAGUIRRE SOTO Administración de Recursos Informáticos Instituto IACC 13 de noviembre del 2017
Desarrollo
La necesidad de vigencia tecnológica es fundamental en prácticamente todos los rubros, entre los más importantes está el del área de educación, ya que, si una institución educativa no dispone de los medios informáticos y tecnológicos actualizados y operativos, tendrá una imagen frente al mercado y la competencia, lo que sin duda afectará su despliegue comercial para captar nuevos alumnos o mantener los ya matriculados. Mientras mayor uso tecnológico tenga, más centralizado puede estar todo el sistema y por lo mismo podría ser más eficiente el control y actualización de los recursos informáticos, si es que en verdad hacen bien el trabajo. El disponer de un sistema centralizado permitirá que el inventario tanto de software como del hardware pueda ser llevado en forma uniforme, ya que se sabrán qué equipos necesitan actualizar tales o cuales programas y estos pueden incluso de manera remota ser ya sea instalados o actualizados, lo que permitirá en muchos casos adquirir bolsas de licencia, lo que podría abaratar costos, además de ser instalados solo en los equipos que requieran dicho software. Respecto del hardware, este puede ser revisado de manera remota, teniendo acceso a cada terminal y realizar el chequeo de funcionamiento con el programa adecuado, sin embargo, a reparación de un elemento en particular deberá ser realizado por el encargado zonal, ya sea en un servicio técnico autoriza de la ciudad donde se encuentra la sede, o enviado a la casa central para su cambio. Esto será definido según el protocolo establecido por la autoridad respectiva de la institución. Lo mismo sucedería con los equipos dados de baja y que deban ser enviados a la sede central, para su proceso de deseche y rebaja de inventario.
Los equipos deberían estar en un sistema de inventario que pueda llevar los datos de modelos, tipo de equipo, antigüedad, insumos necesarios, programas que necesita, fechas de caducidad de los mismos, etc. de manera que el mismo sistema esté avisando con la suficiente anterioridad -definida por la gerencia- para poder realizar las gestiones financieras y de adquisición con la suficiente anticipación, para evitar que los equipos queden fuera de funcionamiento. Un programa recomendado es GLPI, ya que permite mantener un inventario remoto tanto del hardware como del software, el que puede ser adaptado a las necesidades en la institución, y las distintas sedes que dispone, lo que permite la flexibilidad para poder mantener el control necesario de todo el informático que dispone el Instituto. Podrá tener por separado los programas y su caducidad, o sus versiones más actualizadas que permitirán un mejor desarrollo de las funciones a las que se asignan. Lo mismo sucedería respecto a los terminales, impresoras y otros hardware, los que deben tener un periodo máximo de uso antes de su mantención o reposición, para esto el programa debe tener establecido las fechas topes junto a la información crucial que permitirá tomar las decisiones, información cómo modelo y año del equipo, tiempo de uso diario y semanal que se le da, cuáles son los daños más comunes que sufre, para tener una clara referencia del tiempo que deberán tener una revisión y la mantención adecuada. Este inventario debe ser respaldado por la información local de cada administrativo a cargo del área, ya que son ellos los que permitirán tener información actualizada de cualquier imprevisto que ocurra. Esto es importante, pues aun cuando se tenga el inventario y la programación para las diversas mantenciones, puede registrarse alguna situación que requiera una intervención inmediata no programada, para mantener el servicio de manera óptima y que no entorpezca el normal ejercicio de los docentes, en el caso de los terminales o equipos que ellos dispongan, o de las áreas administrativas, importantes para mantener el correcto desarrollo
institucional, de la misma manera los equipos que utilizan los alumnos, como los que se encuentran en la biblioteca, ya sea para estudio o de impresión. Para poder mantener los recursos informáticos óptimos, tanto hardware como software, es necesario que todo el personal, tanto en la casa central, como el encargado por sede, están al día en los conocimientos tanto técnicos como administrativos, para esto es necesario desarrollar un proceso de capacitación para esta área, que abarque los contenidos propios de su trabajo. Para desarrollar esto no es necesario la asistencia física a clases a alguna sede central, sino que se puede ejecutar mediante una capacitación e-learning, de esta forma todos los componentes de esta área tendrán la misma información y podrán realizarlo dentro de un periodo de tiempo que les permita avanzar y terminarlo según la disponibilidad que les quede y no entorpezca su normal trabajo. Así en un periodo determinado, todos comenzarán y terminarán, pudiendo hacer las retroalimentaciones de acuerdo a los avances que obtuvieron con sus notas, de manera de tener un nivel parejo en conocimientos. De la misma manera, el personal de administración y finanza deberá tener capacitación constante y programada, junto a eso la retroalimentación necesaria de sus funciones, no solo para actualizar sus conocimientos, sino para reforzar los ya adquiridos. Las evaluaciones serán un índice que servirá para medir cada uno sus propios conocimientos y entendimiento. Esto además permitirá que cada usuario interno pueda cumplir con expectativas de desarrollo y cumplimiento de metas, que redundarán en el avance de cada departamento en sus funciones, además de mantener el estándar de desempeño requerido. Respecto a la nueva Intranet, es imprescindible que todo el personal del Instituto, lo mismo que los profesores sean capacitados para este cambio. Deberá ser diferenciado el tipo de usuario para poder preparar capacitaciones enfocadas a cada área de interés. Por ejemplo, el cuerpo docente y el personal de apoyo, necesita tener un tipo de acceso, para poder tener los
contenidos de las materias, lo mismo que las fechas de controles y pruebas y notas obtenidas por los alumnos, por lo tanto para todo el cuerpo docente es necesario preparar una capacitación elearning, el que debería hacerse en la segunda mitad de semestre anterior a la implementación, de manera de tener el tiempo de retroalimentar a todos y responder todas las dudas que surjan, siendo posible una segunda capacitación si es que las dudas son similares en el grueso de los participantes, además que la información estará fresca en cada uno de ellos, y así poder trabajar óptimamente con la intranet. En el caso del personal administrativos, necesitarán otro tipo de capacitación, ya que sus funciones son distintas y requerirán conocimientos distintos, por lo mismo será necesario preparar un sistema de capacitación que apunte a sus necesidades. Personal técnico y de apoyo requerirán otra capacitación, por lo que finalmente serán 3 o 4 cursos distintos, pero con los que se puede alcanzar a la totalidad de las personas que prestan servicio en el Instituto, así todos recibirán la misma información y se podrán aclarar las dudas en conjunto, con foros dentro de cada módulo de las clases. Necesita la institución de un sistema de evaluación, para conocer de los usuarios la calidad del servicio educativo, además de la calidad de la infraestructura y los elementos de soporte a su proceso académico, para esto antes de finalizar el semestre, sería recomendable que los alumnos realizaran la encuesta de evaluación, al que debe ir separada en los diversos ítem que corresponda según lo descrito anteriormente, que además las preguntas y alternativas sean claras y entendibles, para que puedan ser contestadas o evaluadas de la forma más certera posible. Es importante este ejercicio, pues de esta manera se puede tener una información fresca de parte de los que son los usuarios principales de todos los recursos que dispone el instituto, los mismos que serán los primeros en recomendar la institución donde se encuentran estudiando.
Otra evaluación debería ser interna, donde las diferentes áreas puedan opinar de cómo funciona la maquinaria administrativa y de apoyo, de cómo perciben el ambiente laboral, las condiciones de trabajo, el aporte que siente que hacen los funcionarios a la institución, así como el aporte que la institución hace en dirección a sus trabajadores. Tenerle miedo a las evaluaciones tanto internas como de los usuarios, es la peor forma de dirigir una empresa, ya que la constante evaluación y superación, permitirá mantener vigente la empresa que es el instituto. Finalmente es importante disponer de un sistema de protección informática, que permita el normal funcionamiento de la red, evitando que sufra infiltración que solo buscará dañar las bases de datos de los diversos estamentos, para esto es necesario disponer de Antivirus y cortafuegos, tanto a nivel usuario, como de cada sede y la Casa Central. Pero también la red necesita una protección, por lo mismo se debe adquirir en el mercado el mejor servicio para este tipo, ya que se convertirá en una inversión de bajo costo en contra de la pérdida total de la información docente, administrativa y financiera, incluso si la instalación en toda la red tiene un costo relativamente alto. Para esto hay varias alternativas de licencias para red y varios terminales, como el caso de McAffe, Norton, Panda Kapersky, etc, todas con potencia y actualizaciones constantes. De igual forma el Sistema Operativo debe ser con licencia original para tener las actualizaciones constantes. El servidor debe contar con un potente cortafuego, para evitar que sea hackeado y dañado o desconectado, así la red se mantendrá operativa, incluso deberá tener un programa que pueda discriminar cuando están intentando ingresar de forma fraudulenta y bloquear al intruso, al tiempo que da aviso a los operativos informáticos para que puedan actuar en tiempo real y con la información total.
Finalmente es necesario disponer de la imagen de cada disco duro, para con esto volver a iniciar los programas guardados lo mismo que la información, lo que será más rápido y de bajo costo que volver a instalar todos los programas, lo que llevará mayor tiempo influyendo en la operatividad del equipo Como se aprecia, este computador ya dispone de la función para poder realizar la restauración. Tal como indica el proveedor, esa parte de los archivos no debe ser modificado o no podrá recuperarse el sistema cuando sea requerido. Es importante tener claro donde esta guardada la imagen, para evitar cometer el error de borrar esos archivos o desinstalar algún programa que permita la recuperación
Dependiendo del Sistema Operativo instalado es la forma en que el menú permite realizar la recuperación del Disco. En el caso del Windos 10, en el menú hay que dirigirse a la pestaña de configuración y una vez ahí a la opción de “Actualización y seguridad”
Una vez ahí ubicar la opción “Recuperación”
En la opción “Recuperación” se especifica lo que hay que hacer para comenzar el proceso de inicio y recuperación.
En el caso puntual de este computador, la imagen de recuperación se encuentra en una unidad de memoria Flash, la que se encuentra debidamente guardada y etiquetada, para evitar su uso erróneo.
Bibliografía
Contenido del curso Conocimientos previos
