Proyecto para la Implementación del CABLEADO ESTRUCTURADO PARA LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN ROMAN
1.- TÍTULO DEL I sPROYECTO a
2
e cableado m estructurado para la muncpaldad pro!ncal de san roman t s i S e d a í r e i 2.- ITRODUCCI! n e g n I e Uno de lo" a"pecto" ma" importante" en el camino #ace el e$ito radicaen d o t c e mane%o de la in&ormacion' lle(ando incl)"o a a&irmar"e de *)e +*)ien y o r P
el
mane%a la in&ormacion,mane%a elpoder+
En la )"*)eda de e"e "endero al e$ito "e #a enido de"arrolando la teoria de la" rede" in&ormactica", lo c)al no e" al(o reciente. La necesidad de compartir recursos e información fue una inquietud permanente desde los primeros tiempos de la información. En la actualidad sigue siendo una necesidad acceder a los recursos de las redes desde sus propios host( e*)ipo *)e e"t/
conectado a )na red de m/*)ina" y e" re"pon"ale de la tran"mi"ión y almacenamiento de dato".).
Hoy por hoy Gracias a los avances tegnologicos actuales La municipalidad pronvincial de San Roman ha orientado todos sus esfueros y recursos a me!orar los pro"lemas de intercam"io de información y la sistemacion de sus datos# de tal forma que ellos contituyan el soporte indispensa"le e insepara"le en la forma de decisiones. $ara lograr este o"e!ito# nada me!or que implementar una e%celente red e d datos# que permita la facil y fuida circulacion de informacion por todos y cada uno de los departamentos que conforman la empresa# por todosy cada uno de los esla"ones que constituyen la piramide !erarquicadela administracion# eso si# con apego a las me!ores especificaciones tecnicas y a la me!or vision futurista que en elmomento sea posi"le# para el desarrollo de esto# plantearemos una solución de ca"leado estructurado el cual me!orara la comunicación $odremos definir un sistema de ca"leado estructurado como infraestructura de equipos# elementos de cone%ión# accesorios y ca"les que transmiten& datos# video# seguridad# etc. . 0.- PROLE3TIC4 -Problemática Se la puede resumir en los siguientes puntos: Convivencia de cables de varios tipos diferentes, telefónico, coaial, par tren!ado sin apantallar, con diferente n"mero de conductores, etc# $e%ciente o nulo eti&uetado del cable, lo &ue impide su uso para una nueva función incluso dentro del mismo sistema# Imposibilidad de aprovec'ar el mismo tipo de cable para e&uipos diferentes# Peligro de interferencias, averías y da(os personales, al convivir en muc'os casos los cables de transmisión con los de suministro el)ctrico# Problemática *ra!ados diversos de los cables a trav)s del edi%cio +distintas topologías# Posibilidad de accidentes# -n diversos casos la acumulación de cables en el falso tec'o 'a provocado su derrumbe# .ecableado por cada traslado de un puesto de traba/o, con el subsiguiente costo de materiales y sobre todo de mano de obra# 0uevo recableado al efectuar un cambio del e&uipo informático o del telefónico# Problemática 1nte niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 esta problemática una solución &ue satisfaga los I s parece imposible encontrar a m re&uerimientos t)cnicos de los fabricantes y las necesidades actuales y futuras e t s i S e de los mismos# 9os factores &ue permiten modi%car este panorama son: d a í r e i *endencia a la estandari!ación de Interfaces por parte de gran n"mero de n e g n I fabricantes# -stándares internacionalmente reconocidos para .$SI +.ed $igital e d o t c de Servicios Integrados# Problemática -volución de grandes sistemas e y o r P informáticos 'acia sistemas distribuidos y redes locales# *ecnologías de fabricación de cables de cobre de alta calidad &ue permite mayores velocidades y distancias# 1parición de la %bra óptica y progresivo abaratamiento del costo de la electrónica asociada# --
0.1. E&ecto" del prolema5 '... umento del tiempo promedio en el tr*mite o atención de un documento# de"ido a que se repiten las tareas# ocasionando olvidos y+o documentos traspapelados. '..,. -isminución de la efectividad por el aumento significativo de la cantidad de actividades manuales que son las m*s suscepti"les a los errores. '..'. -isminución en la productividad al contar con procesos lógicos para la atención de la documentación. '... /ncremento de costos en el uso de papel# aumentando dr*sticamente los gastos por este concepto. '..0. La 1"icación de un documento en tr*mite tarda mucho tiempo al tener que sumergirse en voluminosos archivos f2sicos para u"icar un determinado documento pues que no dispone de acceso instant*neo a la información espec2fica. '..3. La -ocumentación emitida no tiene un formato est*ndar (cartas# memos# oficios# resoluciones# convenios# etc.). 0.2. Ca)"a" del prolema5 '... La falta de empleo de tecnolog2as inform*ticas y de telecomunicaciones. '..,. La 4alta Equipos tecnológicos (computador# impresora# etc.) apropiados para el desempe5o de sus funciones. '..'. Empleo de procesos deficientes de gestión al no tener una estandariación de los procesos y un óptimo flu!o de la documentación. '... 6o 7ontar con un sistema inform*tico que permita mantener un óptimo flu!o de la documentación# asegurando su seguridad e integridad 0.0. De&inición del prolema5 /ne%istencia de recursos tecnológicos en los procesos de gestión de tr*mite documentario y no contar con un sistema inform*tico integral que permita tener el control de la u"icación f2sica y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de la municipalidad# as2 como de la que se genera al interior de la misma. 6.- O7ETI8O95 niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 6.1.- O7ETI8O9 I s :EER4LE95 a m 8rindar una me!or e atención r*pida y efica a los ciudadanos de la $rovincia de San t s i S e d Rom*n que desean realiar a í run tr*mite documentario en la 9unicipalidad.
e i n e g n I d $rioriar y agiliar la atención de e los usuarios $or medio del Seguimiento de su o t c e o documento presentado en mesa y de r P partes# simplificando los procesos
administrativos# con la incorporación de :/7;S (:ecnolog2as de /nformación y 7omunicación) que permitir* me!orar la calidad del servicio y transparencia que sustentan los procesos de moderniación del Estado.
6.2.- O7ETI8O9 E9PECÍ;ICO95 .,.. -isminución del tiempo promedio en el tr*mite o atención de un documento# de"ido a que se eliminan tareas repetitivas# evitando olvidos y+o documentos traspapelados. .,.,. 1"icación r*pida de un documento en tr*mite# lógica y f2sicamente. .,.'. umento en la productividad gracias a la implantación de procesos lógicos para la atención de la documentación. .,.. umento de la efectividad por la disminución significativa de la cantidad de actividades manuales que son las m*s suscepti"les de errores. .,.0. horro considera"le de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos f2sicos para u"icar un determinado documento pues dispone de acceso instant*neo a la información espec2fica con funciones de "
4 PROPUESTA 5.1. Implementar una solución integral &ue permita mantener un óptimo
u/o de la documentación, asegurando su seguridad e integridad de tal forma &ue la documentación ingresada llegue oportunamente a su destino, permitiendo su atención de manera e%ca! y e%ciente; así como tambi)n la posterior administración del documento en el 1rc'ivo Central de la -ntidad# 5.2. -stablecer políticas de seguridad por roles para: visuali!ación de
epedientes, imprimir documentos, copia documentos, enviar por correo electrónico, imprimir pantalla, entre otros, es decir el sistema debe permitir las siguientes funcionalidades: − $ar acceso a la documentación del epediente a todo personal de la 4unicipalidad Provincial de San .omán# − $ar acceso a la documentación del epediente a un grupo de personas &ue no participan en el epediente#
niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 a la documentación del epediente sólo a las − $ar Iacceso s a −
− − −
m e t personas &ue participan en el epediente# s i S e d a .estringir el acceso a algunos documentos del epediente# -sto í r e i n e g implica &ue sólo n algunas personas puedan revisar esta I e o t información# -stas d personas pueden participar o no del c e y o r P epediente# -l acceso será de lectura# Capacidad de auditoría de eventos +crear, iniciar, aprobar# -tc# 1condicionamiento para el uso de %rma digital +Certi%cados $igitales#
Capacidad de establecer comunicación en línea con los supervisados para intercambio de información, &ue permita la noti%cación electrónica de documentos con valor legal# 5.3.
5.4. Capacidad de poder interrelacionar vía Servicios
sistemas de la 4unicipalidad Provincial de San .omán &ue lo permitan#
5.5. Control de pla!os de atención del epediente para las solicitudes
del *P1 y a nivel total#
5.5. *ener un sistema de alertas en cual enviará correos electrónicos
cuando se está por vencer o se 'an vencido los pla!os totales# 9as alertas se remitirán al responsable del proceso y a la persona &ue tiene el documento# 9a frecuencia de remisión de las alertas será con%gurable en base a días 'ábiles o calendario# 5
4LC4CE Y LIIT4CIOE9
<.1. 9I9TE4 I;OR3TICO DE :E9TI! DOCUET4RI45 -esarrollo e implementación del Sistema /nform*tico de Gestión -ocumentaria de la 9unicipalidad $rovincial de San Rom*n# que de"er* comprender& ... 9ane!o de seguridad a trav=s de niveles de roles y funciones. ..,. Gestión y administración de toda la documentación que ingresa por 9esa de $artes como aquella que genera la 9unicipalidad $rovincial de San Rom*n . ..'. Generar consultas y seguimientos para la gestión de toda la documentación en el proceso y almacenada# permitiendo el acceso a los diferentes tipos de usuarios. ... >peratividad total del sistema de"e ser llevada en forma *gil# fle%i"le y amiga"le# el sistema de"er* gestionar# clasificar y distri"uir los documentos y el archivo de su organiación. ..0. 9anuales y gu2as de usuarios y administradores del sistema. ..3. -efinición de las propuestas normativas respecto del proceso de gestión documentaria y las directivas para su implementación# prue"as# puesta en niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 control y me!ora continua del Sistema marcha# I s operación# mantenimiento# a m /nform*tico e de Gestión -ocumentaria. t s i S
e d a í r e i n e <.2. RE=UERIIETO9 ;UCIO4LE9 ÍIO9 DEL 9I9TE45 g n I e d La solución de"e considerar el proceso integral de Gestión -ocumentaria# esto es# o t c e y los procesos de recepción# registro# o derivación# seguimiento de información# r P
generación de documentación interna y de respuesta a comunicaciones e%ternas. ?.@ 9R7> :EAR/7> =#># antecedentes 7 MARCO CONCEPTUAL 1
Defniciones: 8.1.2. Tr!i"e: -s la forma por la cual se reali!an acciones sobre
un documento o epediente en las diferentes instancias encargadas de su canali!ación, atención, estudio o solución# 8.1.3. Mes# $e P#r"es: Son las áreas &ue conforman la
organi!ación de la 4unicipalidad Provincial de San .omán y &ue se encargan de recepcionar documentos# 8.1.4. E%&e$ien"e: Con/unto
de documentos debidamente foliados y ordenados cronológicamente# Son generados interna o eternamente, y tratan sobre un asunto especí%co#
2
Descri&ci'n (ener#) $e) *+,o $e "r!i"e $oc+!en"#rio: 8.2.1. P)#"#-or!# $e rece&ci'n orien"#ci'n #) ci+$#$#no:
9a recepción de los documentos se inicia por la 6%cina de *rámite $ocumentario +4esa de Partes, la Plataforma de 1tención al suario +P1 o por mesa de partes perif)rica +de eistir# -stos en cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de ?estión $ocumentaria# 8.2.2. C)#sifc#ci'n $is"ri/+ci'n:
$e acuerdo a la naturale!a del trámite estos se clasi%can y distribuyen a las áreas de la 4unicipalidad responsables de la atención del trámite seg"n corresponda a lo dispuesto en los 4anuales de Procedimiento y el *P1# 8.2.3. A"enci'n $e) "r!i"e 0(es"i'n:
-s la actividad propia de la atención de las solicitudes o epedientes reali!ada por las diferentes áreas de la municipalidad, niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 seg"n sus y la de%nición de los procesos I s competencias funcionales a m e establecidos en los 4anuales de Procedimientos# t s i S e d a í r e i n e 8.2.4. No"ifc#ci'n $e res+)"#$os: g n I e d 9uego &ue las áreas t)cnicas emiten su o t c e y o r trámite solicitado, el funcionario P competente
opinión respecto del emite una resolución, autori!ación o respuesta, seg"n corresponda a la naturale!a del trámite, lo cual debe ser %nalmente comunicado a la persona o entidad &ue solicitó el trámite# 8.2.5. Arcio Cen"r#):
-sta es la fase %nal de todo trámite, en la cual con las medidas de seguridad se almacenan los documentos físicos y7o digitales &ue corresponden a un epediente# 9os usuarios internos de la municipalidad pueden solicitar información especí%ca vía correo electrónico o re&uerir el pr)stamo de la documentación completa o parcial del epediente; los usuarios eternos a la municipalidad sólo podrán solicitar visuali!ar el contenido digital del epediente# 3 M'$+)o $e re(is"ro $e E%&e$ien"es:
-l registro de los epedientes ingresados por 4esa de Partes será "nico, identi%cado el lugar donde se ingresó# Si en mesa de pares al momento de recibir el epediente eisten documentos faltantes, despu)s del pla!o establecido por ley, deberá arc'ivar automáticamente y enviar alerta para generar o%cio de devolución# 4ane/o de epediente# Cada documento ingresado debe formar parte de un epediente administrativo, y no &ue considerado cada documento por separado con 'o/as de trámite, como actualmente sucede# 1l epediente, deben anearse los documentos vinculados &ue se generen en el sistema del trámite, como o%cios, memos, informes, arc'ivos de diferentes formatos, etc# $e%nir responsables de proceso y de la atención de las solicitudes o de las acciones a reali!ar# -n el caso &ue se cree un epediente con un documento recibido y el área a la cual se 'a derivado dic'o documento identi%ca &ue pertenece u otro epediente, el sistema debe permitir uni%car de tal manera &ue se tenga el epediente completo# -n el caso &ue se cree un epediente con un documento recibido y el área identi%ca &ue pertenece a otro epediente, el sistema debe permitir uni%car de tal manera &ue se tenga el epediente completo# *ipos de estado del epediente: -n trámite, suspendido, arc'ivado# 9os documentos internos no tendrán estado# $el sistema se generará la numeración de los documentos# niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 resultados de los trámites# sistema se registrará los − -n el I s a m e t s − @ormulario electrónico para &ue valide los re&uerimientos del i S
d a í *P1 por asunto# r e i n g n 9ista desplegable e de asuntos# I e d o t c Cuando se identi%ca &ue faltan presentar e y o r P documentación7información re&uerida# -l sistema generará formatos de cargo de recepción indicando la documentación7información faltante y el n"mero de epediente correspondiente# 1signación del analista responsable de la atención, conforme a lo establecido en el u/o del proceso# 9a 'erramienta deberá permitir con%gurar rutas libres, es decir, rutas &ue se van armando conforme uye el proceso# Se clasi%caran los asuntos del sistema en *P1 y 06 *P1# -l sistema y el proceso estará certi%cado de tal manera &ue la documentación electrónica ingresada o generada tenga valide! legal +Certi%cación $igital# e
− −
− − − −
4 M'$+)o $e Tr!i"e: − ?eneración automática de la numeración interna y foliación
digital del epediente# − -stablecer funcionalidades, como &ue permita anear comentarios, correcciones sobre los documentos, correos electrónicos, versiones de documentos o 'istorial de cambios# − Con respecto a las imágenes capacidad para reali!ar anotaciones, resaltar !onas, colocar postAit electrónicos sobre cual&uier documento e imagen# 5 M'$+)o $e Des&#co:
$ebe considerar el u/o completo de despac'o, como actualmente se reali!a, es decir: − .ecepción del documento# − $espac'o − .ecepción de cargo 7 .ecepción de cargo m"ltiple# M'$+)o $e Arcio Cen"r#):
$ebe incluir una función &ue consigne todos los datos sobre pr)stamo de documentos# niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 7 M'$+)o $e Re&or"es Es"#$s"ic#s: I s
a m e t s i $ebería tener S e por lo menos las siguientes funciones: d a í r e i n e − -misión de reportes &ue permitan veri%car el estado de los g n I e d procesos, permitiendo o diferentes criterios de b"s&ueda: por t c e y o r remitente, por área responsable, por participantes del u/o de P
− −
−
−
traba/o# Por actividades +arc'ivadas, suspendidas, en trámite, entre otros# -stos reportes re&uieren tener la opción de impresión y representación grá%ca# -portar reportes del nuevo sistema de trámite documentario a -cel, P$@, Beb# Consulta de los documentos asociados al epediente por diversos criterios de b"s&ueda: temas, motivos, asuntos, fec'as, comentarios, tetos &ue forman parte de los documentos digitali!ados ad/untos al epediente# Proveer información completa acerca del epediente, sus actividades relacionadas, días transcurridos, estados de las solicitudes de información, contenido de los documentos asociados +o%cios, memorandos, documentación sustentatoria, entre otros, mecanismos de noti%cación y alerta por incumplimiento en la actividad y en los pla!os# Capacidad para &ue en cual&uier etapa del proceso se pueda consultar la información y documentos ad/unto relacionados al epediente, ba/o cual&uier formato#
8 A$!inis"r#$or $e )os e%&e$ien"es:
Con las opciones de: − 1signar roles &ue pueda: desarc'ivar, retornar, modi%car un epediente o documento emitido# − sar capacidades para priori!ar instancias, un mismo procedimiento se pueda reali!ar en simultáneo varias veces# − tili!ar funciones de reali!ar auditorías de procesos +porcenta/e de avance, participantes, tareas reali!adas, tiempos transcurridos, entre otros 6 Acceso #) Sis"e!#:
.estricciones de utili!ación del sistema y de acceso a los datos e información a las personas autori!adas, mediante mecanismos &ue permitan la identi%cación, autenticación, la gestión de derec'os de accesos u en su caso la gestión de privilegios# 1
M#n"eni!ien"o $e T#/)#s P#r!e"ros:
Para registrar en el sistema los parámetros y tablas: niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 de acciones especi%cadas para la derivación de escritos − 9ista I s a − − −
− − −
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m e internos o t s eternos# i S e d a *ipo de documentos eternos e internos# í r e i n e g -stados de trámite n de I elos documentos# d o t c Calendario anual y mane/o de feriados +%/os, y a&uellos &ue el e y o r P Poder -/ecutivo %/a por decreto supremo, los días in'ábiles, a efecto del cómputo de pla!os administrativos# reas internas de la entidad# Personal adscrito a cada una de las áreas orgánicas, seg"n estructura orgánica# Procedimientos administrativos de la 4unicipalidad Provincial de San .omán +*P1#
Proceso $e Rece&ci'n Doc+!en"#): − -l sistema debe permitir l proceso a cargo de la unidad general −
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−
−
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de recepción documental, o mesa de partes# Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la entidad y la salida de documentos emitidos por la entidad dirigidos a otros órganos o administrados# ?eneración de cargo automático para los administrados, indicando el n"mero correlativo del documento ingresado +autogenerado, respetando el orden de ingreso o salida# -l cargo debe permitir registrar datos del documento ingresado, indicando como mínimo su n"mero, naturale!a, remitente destinatario# ?enerar Do/a de .uta del documento ingresado, debiendo permitir registrar las derivaciones subsiguientes &ue fueran necesarias# .egistro de documentos eternos provenientes de administrados u organismos, registrando diversos datos como: identi%cación del documento recibido +0E, fec'a, asunto, remitente F nombre y cargo, original, copia, entre otros# $istribución de documentos o escritos recibidos a destinatarios +unidades orgánicas, en forma individual o masiva#
Proceso $e Deri#ci'n $e Doc+!en"os: − -l sistema debe permitir la derivación de los documentos seg"n
corresponda a las necesidades propias del asunto o procedimiento administrativo a &ue se re%era el escrito, lo cual signi%ca &ue el documento puede navegar por diversas instancias de la entidad#
niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
permitir − $ebe I s a
13
2 establecer
u/os
predeterminados para administrativos &ue lo
m e t documentos especí%cos o procedimientos s i S e d re&uieran# a í r e i n e g n I e d o Proceso $e Se(+i!ien"o: t c e y o r P
− Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados
a la entidad, y conocer su estado, con la %nalidad de incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno y7o eterno# − @acilitar la consulta de documentos seg"n el per%l de acceso por usuarios# − bicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos, todas las fec'as# -tc# 14
Con"ro) $e $oc+!en"ose%&e$ien"es o escri"os 9+e in(res#n s#)en $e )# En"i$#$:
-l control de documentos sea de ingreso o salida es anual# -l periodo se inicia el G> de enero y termina el H> de diciembre del a(o respectivo# $ebe tener en cuenta este criterio para efectos de generar el código autogenerado &ue se le asignará al documento o epediente# 15
Tie!&o es"i!#$o 9+e "iene &#r# #"en$er +n $oc+!en"o:
-l sistema debe permitir establecer tiempo para: − 6btener respuesta por parte del área destinataria a un documento generado internamente y remitido a dic'a área# − 1tender determinado documento &ue ingrese# − Procedimientos *P1: los pla!os para atender los procedimientos administrativos son los &ue %guran en el *P1# − 1visos y alarmas: el sistema debe advertir a los usuarios acerca de determinadas situaciones, como estados críticos de documento, cumplimiento de pla!os, etc# 1
Es"#$s"ic#s rfcos: − 6btención de estadísticas: el sistema debe permitir la obtención
de estadísticas de la documentación &ue procesan las diversas unidades orgánicas y mesa de partes# *anto de las &ue se generan internamente como de las &ue se reciben del eterior# − ?eneración de grá%cos: las estadísticas deben estar acompa(adas de grá%cos tipo columnas, barras, circular seg"n niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
2 por lo &ue el sistema debe estar en lo &ue I smás sea conveniente, a m e capacidad de generar grá%cos# t s i S
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e d a í r e i n e Procesos $e ;ns"#)#ci'n: g n I e d o t c e y o r -l proceso de instalación del P
sistema deberá ser de fácil instalación, para lo cual se deberá establecer un "nicos procedimiento o programa del sistema
niversidad *ecnológica del Per" 3 4ic'ael .aul 5alles 6/eda76scar *a&uiri 8enavides
