PROPOSAL PRAKTEK KERJA LAPANGAN
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN PERJALANAN DINAS BERBASIS WEB DI DINAS SOSIAL, TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN KUDUS
Disusun Oleh :
Nama
: Yulfita Fatmiyati
NIM
: 2012 53 086
Program Studi
: Sistem Informasi
Fakultas
: Teknik
UNIVERSITAS MURIA KUDUS KUDUS 2015
2
1. Judul Praktek Kerja Lapangan Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus.
2. Latar Belakang Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus merupakan unsur pelaksana pemerintah Kabupaten yang mempunyai tugas melaksanakan urusan sosial, ketenagakerjaan dan ketransmigrasian, berkewajiban untuk memberikan pelayanan dan memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan permasalahan di bidang sosial, ketenagakerjaan dan transmigrasi. Dalam pelaksanaan tugas tersebut, Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus tidak terlepas dari kegiatan perjalanan dinas. Proses tata kelola perjalanan dinas masih menggunakan microsoft word sehingga belum maksimal dan belum efektif. Banyak terjadi kesalahan – kesalahan pengetikan dalam menginputkan data serta laporan perjalanan dinas yang belum bisa memberikan informasi yang terperinci. Selain itu terjadi bentrok jadwal kegiatan perjalanan dinas antara satu pegawai dengan pegawai lainnya, terjadinya rangkap dua kali atau lebih pembayaran untuk satu kegiatan perjalanan dinas, terjadi kerusakan atau kehilangan data perjalanan dinas karena proses dan tata cara penyimpanan data yang tidak baik serta waktu pembuatan laporan perjalanan dinas yang cukup lama karena jika kepala dinas membutuhkan laporan tentang perjalanan dinas dalam waktu satu tahun maka admin dalam bagian keuangan harus membuka kembali berkas – berkas yang sudah tersimpan. Dokumen pendukung di dalam pengelolaan perjalanan dinas tersebut, antara lain: surat tugas dari kepala dinas, surat perintah perjalanan dinas, surat undangan seperti: undangan rapat kerja, pendidikan atau latihan, undangan sosialisasi atau seminar, dan bentuk undangan formal lainnya yang terkait dengan kegiatan perjalanan dinas dan bukti fisik mengenai biaya yang dikeluarkan di dalam
3
melakukan perjalanan dinas, seperti: tiket transportasi, kuitansi penginapan, dan kuitansi sewa kendaraan. Berdasarkan hal tersebut maka diperlukannya suatu sistem yang dapat membantu dalam proses pengelolaan perjalanan dinas sehingga menjadi lebih efektif yaitu, “Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi”.
3. Rumusan Masalah Dari uraian diatas maka penulis dapat mengambil suatu perumusan masalah yaitu bagaimana merancang suatu Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
4. Batasan Masalah Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada maka penulis hanya membatasi permasalahan pada : 1. Pengolahan Data mencakup proses pembuatan Surat Perintah Tugas (SPT), Surat Perjalanan Dinas (SPPD) dan rincian biaya. 2. Perancangan sistem ini dibuat untuk pengelolaan perjalanan dinas dalam negeri. 3. Data – data yang digunakan diantaranya Data Pegawai, Data Pejabat Pemberi Perintah Jalan, Data MAK, Data Surat Tugas dan Data Surat Perintah Perjalanan Dinas, Data Rincian Biaya. Dari data tersebut menghasilkan informasi Laporan Perjalanan Dinas dan Laporan Rincian Biaya Perjalanan Dinas. 4. Perancangan sistem ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL .
5. Tujuan Merancang suatu sistem informasi yang berupa website untuk menghasilkan informasi mengenai pengelolaan perjalanan dinas di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus
4
6. Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan dalam penulisan Laporan PKL ini adalah: 6.1 Bagi Penulis 1. Menambah wawasan dan pengalaman dalam menganalisis sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Perjalanan Dinas berbasis web di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi. 2. Merupakan sarana untuk melatih mahasiswa dalam menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama kuliah. 6.2 Bagi Akademis 1. Sebagai salah satu wujud bentuk pendidikan nyata (dalam bentuk praktek) yang diberikan pada mahasiswa. 2. Untuk dijadikan bahan referensi penyusunan laporan PKL bagi mahasiswa lain. 6.3 Bagi Instansi 1. Membantu dalam pembuatan program pengelolaan perjalanan dinas yang terkomputerisasi di dalam instansi. 2. Sebagai tambahan informasi dan referensi bagi mahasiswa yang akan melakukan PKL di dalam instansi tersebut.
7. Tinjauan Pustaka Aginta dan Febriliyan (2013) dalam jurnalnya yang berjudul “Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan (SIPD-Kanwil DJPBN)”, menjelaskan bahwa Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan memiliki fungsionalitas sesuai dengan kebutuhan pengguna yakni: pembuatan surat tugas, surat perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, SPPD rampung, pembatalan tugas, pembebanan pembatalan tugas, kebutuhan fasilitas upload arsip digital terhadap dokumen dan atau bukti fisik yang berkaitan dengan kegiatan perjalanan dinas, selain itu, terdapat fasilitas pencatatan history logs mengenai perubahan data aplikasi dan fasilitas backup dan restore data. Dengan adanya sistem informasi perjalanan dinas ini diharapkan dapat membantu Bagian Umum dan Bagian
5
Keuangan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk membuat surat dan atau laporan perjalanan dinas menjadi lebih baik. Sinta Mariyani (2014) dalam skripsinya yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang” menjelaskan tentang perancangan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang dapat menampilkan data-data surat yang masuk maupun yang keluar, menampilkan halaman form pendataan yang dapat digunakan untuk menyimpan, merubah, menghapus data surat masuk, melakukan proses upload dan juga menampilkan scan dokumen surat. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini dirubah menjadi sistem informasi komputerisasi, sehingga tidak menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilang dan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses pendataan, pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar. Muttaqin (2013) dalam skripsinya yang berjudul “Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic Pada Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh” menjelaskan tentang pengolahan data surat tugas yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic sehingga mendukung pruduktifitas pegawai dalam pencarian data atau menginput data dengan mudah dan cepat. Dengan menggunakan teknologi komputer dan Microsoft Visual Basic sebagai alat pengolahan data surat perintah tugas maka, menjadi lebih mudah dan cepat untuk mengolah data surat perintah tugas. Sedangkan dalam penelitian ini, akan dijelaskan mengenai data perjalanan dinas di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus meliputi data : pegawai, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas, kegiatan dan biaya.
8. Objek PKL Nama Instansi : Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus. Alamat
: Jl. Mejobo No. 65 Kudus (59319)
Telepon
: (0291) - 438691
6
9. Metode Penelitian Metode yang nantinya akan digunakan pada penelitian ini adalah : 9.1. Jenis dan sumber data 9.1.1 Jenis data a. Data Primer Adalah data yang diperoleh langsung dari Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus.. b. Data Sekunder Adalah data yang diperoleh secara tidak langsung yaitu melalui dokumentasi data dari buku-buku literatur mengenai sistem informasi pengelolaan. 9.1.2 Sumber Data a. Internal Yaitu data yang diperoleh dari obyek penelitian yang didapatkan dengan cara wawancara dan observasi . b. Eksternal Merupakan data yang diperoleh selain dari obyek penelitian baik dari dokumen-dokumen maupun buku-buku 9.2. Metode Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data yang benar-benar akurat, relevan dan valid maka penulis mengumpulkan data dengan cara : 9.2.1 Observasi Pengumpulan data dilakukan secara langsung dengan mengamati objek penelitian dan melakukan pencatatan terhadap hasil penelitian objek di Kantor Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus. 9.2.2 Interview Pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab langsung dengan Kepala Bagian Keuangan di Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Kudus.
7
9.2.3 Studi Pustaka Pengumpulan data dilakukan dengan mencari teori atau konsep yang dapat digunakan sebagai landasan teori atau kerangka dalam penelitian, untuk mencari metodologi yang sesuai dan membandingkan antara teori yang ada dengan fakta yang ada di lapangan. 9.3. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode yang digunakan yaitu paradigma Waterfall (Classic Life Cycle), waterfall adalah permodelan dalam suatu perangkat lunak merupakan suatu hal yang dilakukan di tahapan awal. Di dalam suatu rekayasa perangkat lunak, sebenarnya masih memungkinkan tanpa melakukan permodelan. Hal ini tidak dapat lagi dilakukan dalam suatu industri perangkat lunak. Tahapan dari paradigma Waterfall ini adalah : a. System Engineering (Rekayasa Sistem), merupakan kegiatan untuk menentukan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem atau menentukan kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibuat. b. Analisys System (Analisis Sistem), dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem, menganalisis data – data yang ada dalam sistem yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan perjalanan dinas. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan dan kekurangan sistem. c. Design (Perancangan), merupakan perancangan sistem baru berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya dengan cara merancang perangkat lunak diantaranya Unified Modeling Language (UML), Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur File, Struktur Menu, Merancang input dan rancangan Output. d. Coding (Pengkodean), yaitu suatu kegiatan untuk membuat program atau mengimplementasikan hasil rancangan program aplikasi yang didalamnya memuat pengkonversian data kedalam sistem yang baru dan pengkonversian sistem secara berkala termasuk dalam hal pemeliharaan sistem itu sendiri. e. Testing (Pengujian), yaitu kegiatan untuk melakukan pengujian program yang sudah dibuat, apakah sudah benar atau belum, sudah sesuai atau belum
8
diuji dengan cara manual jika testing sudah benar maka program boleh digunakan. f. Maintenance (Perawatan), yaitu merupakan suatu kegiatan untuk memelihara program aplikasi yang telah dibuat, agar keutuhan program dapat terjaga seperti validasi data, updating data, dan menjaga program dari serangan virus, orang yang tidak berhak yang dapat merusak program.
10. Jadwal Kegiatan Kegiatan
Pelaksanaan Proposal Laporan PKL Pengajuan BAB I Pengajuan BAB II Pengajuan BAB III Pengajuan BAB IV Pengajuan BAB V Seminar
Bulan Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
9
11. Daftar Pustaka Geniusa, A. dan Samopa, F. (2013). “Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan (SIPDKanwil DJPBN)”. Jurnal Teknik Pomits. 2, (2). 366-370. Muttaqin. (2013). “Sistem Informasi Surat Perintah Tugas (SPT) Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic Pada Badan Kepegawaian Pendidikan Dan Pelatihan (BKPP) Provinsi Aceh”. Skripsi. STMIK U’budiyah Indonesia. Banda Aceh. Mariyani, S. (2014). “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”. Skripsi. STMIK Raharja. Tangerang. Jogiyanto. (2005). “Analisa Dan Desain Sistem Informasi”. Andi Yogjakarta. Yogyakarta
