MAKALAH MANAJEMEN PROYEK (Project Time Management)
Disusun Oleh: Adhitya Pratama (111080245) Milsa Fitria Dewi (111100161) Ratih Kusuma Wardhani (111110022) Akalily Mardhiyya (111110060) Ifan Fadlina Anhar (111110098) Fahry Adnantya (111111341) Aldiano F D E M (111118025)
Project Time Management
Definisi Project Time Management
Tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk atau servis atau hasil unik dari proyek Secara keseluruhan tahapan-tahapan dalam project time management bisa dilihat dari diagram berikut ini
1. DEFINE ACTIVITIES Mengidentifikasi aktifitas khusus atau secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek.
1.1 INPUTS a. Scope Baseline Penyampaian proyek, kendala, dan asumsi dasar didokumentasikan dalam lingkup proyek yang dipertimbangkan secara eksplisit saat mendefinisikan aktivitas. b. Enterprise Enviromental Factors Faktor eksternal atau internal yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek c. Organizational Process Assets
Berisi perencanaan yang berhubungan dengan kebijakan prosedur dan pedoman d. Work Breakdown Structure ( WBS ) Input utama untuk menjadwalkan definisi aktifitas e. WBS Dictionary Berisi jadwal definisi aktifitas f.
Project Management Plan Rencana management proyek berisi perencanaan jadwal kegiatan dan rencana proyek lingkup management
1.2 TOOLS AND TECHNIQUES a. Decomposition Mendefinisikan output akhirnya sebagai aktifitas bukan penyampaian b. Templates Daftar kegiatan standar dari proyek yang sebelumnya c. Rolling Wave Planning Perencanaan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu dekat d. Expert Judgment Anggota tim proyek atau ahli yang berpengalaman dan terampil e. Planning Component Komponen perencanaan untuk menguraikan cabang dan WBS ke paket pekerjaan Ada 2 Planning Component :
Control Akun : Titik control management, di tempatkan dengan dipilih dari WBS diatas tingkat paket
Paket Perencanaan : Komponen WBS dibawah control akun tapi diatas paket pekerjaan. Komponen ini digunakan untuk mengetahui isi perencanaan pekerjaan yang tidak ada dijadwal
1.3 OUTPUTS a. Activity List Aktivitas yang akan dimasukan ke dalam jadwal proyek yang mencakup nama aktifitas, no / identitas aktifitas, deskripsi singkat
Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary
Sebaiknya dibuat berdasarkan standar atau template activity list yang telah biasa digunakan oleh organisasi yang bersangkutan
b. Activity Atributes Menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktifitas, seperti:
Identitas
aktivitas,
kode
aktivitas,
deskripsi
aktivitas,
aktivitas
pendahulunya, aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas, hal yang mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi
Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan
Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan
Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat berdiri sendiri
c. Milestone List
Daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dan lain-lain
Berguna dalam membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan proyek Misalnya penyelesaian penandatanganan dokumen oleh customer dan penyelesaian produk – produk spesifik
d. Request Change Proses definisi aktifitas dapat menghasilkan perubahan yang diminta yang dapat mempengaruhi laporan proyek lingkup dan WBS, diproses untuk review melalui proses control perubahan yang terintegrasi.
2. SEQUENCE ACTIVITIES Sequences activities Merupakan sebuah proses dalam proyek yang bertujuan untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan hubungan antar aktivitas dalam suatu proyek.
Sequnce activities mencakup :
Peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu dengan yang lain
Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan critical path analysis Terdapat 3 bagian dalam sequence activities, yaitu input, tools & techniques, dan
output.
2.1 INPUT a. Activity List Merupakan tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek, mencakup:
Nama aktivitas
Nomor atau identitas aktivitas
Deskripsi singkat tentang aktivitas
Kriteria Dalam pembuatan Activity List:
Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary
Project Deliverables,hambatan dan asumsi yang tertera dalam scope statement juga menjadi bahan pertimbangan ketika membangun Activity List
Sebaiknya dibuat berdasarkan standar/template activity list yang telah biasa digunakan oleh organisasi yang bersangkutan
b. Activity Attribute Menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas, misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas yang ada dalam proyek. Biasanya dalam sebuah Activity attribute terkandung :
Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas pendahulunya, aktivitas yang mengikutinya, relasi logis antar aktivitas,
hal yang
mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi
Orang yang bertanggungjawab mengeksekusi suatu pekerjaan
Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan
Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjaan dengan pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang dapat berdiri sendiri
c. Milestones List Merupakan daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan, laporan, dsb. Milestone List Berguna dalam monitoring kemajuan proyek. d. Project Scope Statement Merupakan acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud. Project Scope Management atau Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam sebuah proyek. e. Organizational Process asset Dapat mempengaruhi proses urutan kegiatan tetapi tidak terbatas pada file proyek dari basis pengetahuan perusahaan digunakan untuk
2.2 TOOLS AND TECHNIQUES a. Presedence Diagramming Method
PDM adalah metode yang digunakan di CPM untuk membangun sebuah jadwal proyek diagram jaringan yang menggunakan kotak atau persegi panjang, disebut
sebagai node,untuk mewakili kegiatan, dan menghubungkan mereka dengan panahyang menunjukkan hubungan logis yang ada di antara mereka. b. Dependency Determination
Mandatory dependencies : Sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek, sering disebut juga hard logic
Discretionary dependencie: : Ditentukan oleh tim proyek, sering disebut soft logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yg sesudahnya
External dependencies : mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek
c. Schedule Network Template Membuat standarisasi Template jaringan diagram jadwal dapat digunakan untuk mempercepat penyusunanaktivitas jaringan proyek.
2.3 OUTPUT a. Project Schedule Network Diagram Merupakan gambaran skematis yang mempresentasikan Jadwal kegiatan Proyek beserta ketergentungan yang ada dari setiap aktivitas dalam sebuah proyek. b. Project Document Update Dalam Dokumen sebuah Proyek harus selalu diperbaruhi, misalnya saja:
Daftar Aktivitas
Atribut Aktivitas
Risk Register
3. ESTIMATE ACTIVITY RESOURCES Proses estimasi jumlah sumber daya yang akan digunakan dalam suatu aktivitas dalam proyek.
3.1 INPUTS a. Activity List Activity list adalah mengidentifikasikan schedule kegiatan untuk sumberdaya yang dilakukan estimasi b. Activity Attributes dikembangkan sepanjang proses activity definition , memberikan data sebagai masukan utama untuk mengestimasi sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap shedule kegiatan yang ada di daftar kegiatan. c. Resource Calendar Kalendar/penanggalan sumberdaya gabungan untuk dokumenproyek secara harian dan hari
tidak bekerja
ditetapkantanggalnya,
baik
material
atau
personel
yang aktif maupun yang idle. Project resource calendar biasanya mengidentifikasikansumberdaya khusus yang digunakan pada hari libur danperiode ketersediaanya.Juga mengidentifikasi jumlah/kuantitas
dari masing-masing
ketersediannya sumberdaya
selama
periode ketersediaan. d. Enterprise Environtmental Factors Suatu proses yang berguna untuk mengetahui ketersediaan infrastructure sumberdaya. e. Organizational Process Assets memberikan kebijakan kepada organisasi terkait dengan Staffing, dan sewa atau beli apa yang dibutuhkan termasuk alat. Jika tersedia, informasi proyek lama yang hampir mirip yang terkait dengan jenis kebutuhan sumberdaya yang dubutuhkan direview. f.
Project Management Plan Schedule Management plan adalah bagian komponen dari Project Management Plan dipakai dalam activity resources estimating.
3.2 TOOLS & TECHNIQUES a. Expert Judgement Sering diperlukan untuk menilai sumberdaya yang terkait sebagai masukan pada proses ini. Individu atau kelompok orang dengan spesialisasi pengetahuan dalam perencanaan sumberdaya dan estimating dapat disiapkan sebagai tenaga ahli b. Alternatives Analysis Banyak schedule activities mempunyai beberapa alternatif metode dalam memenuhi persyaratan proyek. Termasuk dalam menggunakan berbagai tingkat kemampuan/keandalan sumberdaya, berbagai ukuran atau jenis mesin peralatan, berbagai peralatan (manual atau automatis), dan keputusan untuk membeli atau membuat terkait dengan sumberdaya c. Published Estimating Data Beberapa perusahaan secara rutin mengeluarkan kepada publik suatu informasi terbaru dari harga satuan produksi dan satuan biaya sumberdaya untuk tenaga kerja, material dan peralatan di berbagai letak geograpis suatu negara. d. Bottom-up estimating Ketika
suatu
schedule
activity tidak
bisa
diestimate
dengan
tingkat
yang masuk akal, pekerjaan pada schedule activity dibagi lebih rinci. Sumberdaya yang diperlukan pada tingkat paling bawah diestimate dan estimasi tersebut kemudian
dikumpulkan
kedalam
total
quantity disetiap
schedule
activity resources (dari bawah keatas). Diantara
schedule
activity mungkin
tidak
atau
belum
memiliki ketergantungan yang bisa berdampak pada penerapan dan penggunaan sumberdaya.Jika ada ketergantungan, pola penggunaan sumberdaya tercermin dalampersyaratan estimasi schedule activity dan didokumentasikan. e. Project Management Software Memiliki kemampuan untuk membantu dalam perencanaan, pengorganisasian, dan mengelola penyatuan sumberdaya, pengembangan estimasisumberdaya. Tergantung kerumitan dari perangkat lunaknya, resource breakdown structures , ketersediaan sumberdaya dan satuan sumberdaya yang bisa digambarkanseperti juga berbagai resource calendars.
3.3 OUTPUTS a. Activity Resource Requirements Mengidentifikasi jenis dan jumlah sumber daya yang diperlukan untuk setiap kegiatan di paket pekerjaan. b. Activity Atributes (updates) Jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang diperlukanuntuk setiap schedule activity itu dikumpulkan kedalam activity attribute. c. Resource Breakdown Stucture Resource Breakdown Stucture adalah hirarki struktur dari sumber daya yang diidentifikasi berdasarkan kategori sumber daya dan tipe sumber daya. d. Project Document Updates Proyek dokumen yang dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas pada:
Activity List
Activity Attributes
Resoures Calendars
e. Requested Changes Proses Activity resources Estimating bisa menghasilkan permintaan perubahan untuk menambah atau mengurangi schedule activity yang telah direncanakan sesuai daftar
aktifitas.Permintaan
perubahan
diproses
untuk
mendisposisikan melalui proses Integrated Change Control
mereview
dan
4.
ESTIMATE ACTIVITY DURATION
Setelah membahas tentang estimasi aktifitas resources , telah didapat prakiraan jumlah sumber daya yang dibutuhkan selama pengerjaan proyek yang disajikan dalam bentuk hirarki sesuai dengan tipenya. Bagian kali ini akan dibahas kapan resource tersebut akan digunakan sesuai dengan aktifitas aktifitas dalam proyek.
Demi menyelesaikan waktu pengerjaan proyek yang sesuai, perlu adanya penghitungan durasi untuk menyelesaikan aktifitas aktifitas yang terlampir dalam WBS. Durasi aktifitas diselesaikan menurut ketersediaan sumber daya manusia , kalender resource , kebutuhan sumber daya source lainnya. Dalam hal ini, activity resource requirement , resource calendars, activity attributes sebagai input yang akan
mempengaruhi durasi tiap tiap aktifitas proyek. Dalam hal estimasi durasi ini, yang penting adalah mempertimbangkan upaya kerja dan jumlah ketersedian sumber daya. Tentunya urutan pengerjaan aktifitas juga disesuaikan dengan kalender projek.
4.1 INPUTS a. Activity list b. Activity attributes c. Activity resource requirements Bagian ini mempengaruhi pada durasi aktifitias karena sumber ketersediaan kualitas sumber daya yang ada. Contohnya jika pekerja yang mempunyai jam terbang sedikit akan memperlambat pengerjaan aktifitas. d. Resource calendar Bagian ini terdiri dari kalender waktu yang membagi dalam tipe, ketersediaan dan kemampuan sumber daya manusia. Contohnya dalam pengerjaan sebuah aktifitas yang sama dikerjaan oleh staff senior dan staff junior, yang mana staff junior lebih membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaan. e. Project scope statement f.
Enterprise environmental factors
g. Organizational process assets
4.2 TOOLS & TECHNIQUES a. Expert judgment Keputusan oleh seorang ahli dengan mengandalkan pengalaman proyek serupa sebelumnya.
b. Analogous estimating Cara estimasi ini dengan memanfaatkan parameter parameter dari proyek lain yang serupa, seperti : ukuran, biaya, durasi, beban.
Sehingga tidak perlu
mengkaji ulang jika dirasa aktifitas yang akan dilakukan ternyata sudah pernah dilakukan dan ada datanya. Hanya menyesuaikan beberapa parameter saja. Cara ini dianggap minim biaya dan waktu, namun cukup riskan jika estimasi tidak cukup akurat karena hanya mengandalkan data historical dari proyek sebelumnya yang serupa. Apalagi resiko berpotensi tinggi jika cara ini diterapkan dalam semua estimasi aktifitas proyek. c. Parametric estimating Cara estimasi ini lebih ditekankan pada perhitungan parameter parameter seperti cara di atas. Hanya saja perhitungan hasil parameter ini lah yang akan menjadi hasil estimasi nanti. Contohnya saja, ada aktifitas pembuatan tembok dari batu 2
bata. Tiap pekerja mampu menyelesaikan 2 m per jam, jika luas tembok adalah 2
100 m maka dibutuhkan 50 jam untuk menyelesaikannya. Dengan adanya penghitungan, cara ini dianggap lebih akurat apalagi jika diterapkan ke semua aktifitas dalam proyek. d. Three-point estimates Ada 3 jenis yang cara estimasi untuk hal ini :
Most likely (tm) Durasi aktifitas yang didasarkan pada jumlah ketersedian sumber daya, produktifitas, dan dengan mempertimbangkan factor factor resiko yang akan terjadi.
Optimistic (to) Estimasi yang didasarkan pada kerja optimum sebuah aktifitas (tidak adanya hambatan).
Pesimistic (tp) Estimasi yang didasarkan pada resiko resiko yang akan terjadi pada aktifitas berpotensi menunda durasi pengerjaan proses sebagaimana mestinya.
Te : Waktu rata rata dari ketiga estimasi
e. Reserve analysis Cara ini lebih ditekankan pada penanggulangan preventif jika pada suatu aktifitas terjadi hambatan yang memperlambat pengerjaan proyek, maka dihitung waktu tambahan untuk menyelesaikannya.
4.3 OUTPUTS a. Activity duration estimates Setelah menghitung durasi aktifitas aktifitas, didapat waktu tetap dan waktu toleransi nya. Contoh : 3 minggu ± 2 hari mengindikasikan bahwa paling tidak dibutuhkan 14 hari untuk dan tidak lebih dari 17 hari waktu pengerjaan. b. Project document updates
5. DEVELOP SCHEDULE Develop Schedule adalah proses menganalisis urutan kegiatan, jangka waktu kegiatan, kebutuhan sumber daya, dan masalah penjadwalan untuk membuat jadwal proyek. Dengan memasukkan kegiatan, jangka waktu, dan sumber daya ke dalam alat penjadwalan maka kita akan memperoleh jadwal dengan tanggal yang sudah direncanakan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Pengembangkan jadwal proyek dapat diterima dengan proses yang berulang-ulang. Hal itu untuk menentukan awal dan akhir tanggal yang direncanakan untuk kegiatan proyek. Pengembangan jadwal memerlukan review dan revisi perkiraan durasi dan perkiraan sumber daya untuk membuat jadwal proyek yang disetujui yang dapat berfungsi sebagai dasar untuk melihat kemajuan suatu proyek.
5.1 INPUT a. Activity List Daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua jadwal aktivitas yang dibutuhkan dalam suatu proyek.
b. Activity Attributes Deskripsi
kegiatan
dengan
mengidentifikasi
beberapa
komponen
yang
berhubungan dengan setiap aktivitas. c. Project Schedule Network Diagram Tampilan skematik dari aktifitas proyek dan hubungan logic yang bergantung kepada aktifitasnya. d. Activity Resource Requirement Suatu identifikasi dan uraian jenis dan kuantitas dari sumberdaya yang dibutuhkan pada setiap jadwal aktivitas. e. Project Resource Calendar Mengidentifikasikan sumber daya khusus yang akan digunakan dan periode ketersediaanya. f.
Activity Duration Estimates Waktu pembebanan yang digunakan untuk menyelesaikan suatu aktifitas, seperti periode waktu pengerjaan dalam suatu aktifitas.
g. Project Scope Statement Memberikan pemahaman umum dari ruang lingkup proyek kepada pemangku kepentingan proyek. Terdiri dari asumsi dan constraint yang bisa berdampak pada pengembangan project schedule.
Asumsi : Faktor yang terkait dengan jadwal, didokumentasikan, dipakai untuk tujuan pengembangan jadwal, dan disesuaikan menjadi lebih benar, nyata atau pasti.
Constraint : Faktor yang akan membatasi pilihan dari project management team pada waktu melakukan schedule network analysis.
h. Enterprise Environmental Factors Enterprise environmental factors pada develop schedule ini tidak terbatas, alat penjadwalan hanya dapat digunakan dalam pengembangan jadwal proyek ini. i.
Organisasional Proses Asset Organisasional proses asset dalam develop schedule ini sangat bergantung pada pengembangan jadwalnya, namun untuk metodology penjadwalan dan kalendar penjadwalan disini tidak terbatas.
5.2 TOOLS & TECHNIQUES a. Schedule network analysis Suatu teknik yang menghasilkan project schedule. Dengan membuat model jadwal dan berbagai teknik analysis, seperti CPM, CCM, What if-analysis, Resource leveling untuk menghitung early dan late start dan finish dates.
Program Evaluation and Review Technique (PERT) Adalah teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual. PERT juga menggunakan estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas optimistic, most likely, and pessimistic.
b. Critical pat method Mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas proyek secara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis dapat diketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal. Cara pembuatan CPM, yaitu :
AOA(Activity On Arrow)
AON(Activity On Node)
Contoh :
c. Critical chain method Teknik analisis jaringan jadwal proyek yang memodifikasi jadwal proyek dengan menghitung dan mempertimbangkan terbatasnya sumber daya yang ada. d. Resource leveling Analisis matematika yang sering menghasilkan jadwal awal yang memerlukan lebih banyak sumber daya selama berjangka waktu tertentu dari yang tersedia, atau membutuhkan perubahan tingkat sumber daya yang tidak terkelola. e. What-if scenario analysis Analisis dari sebuah pertanyaan “apa yang akan dilakukan jika situasi digambarkan oleh skenario ‘x’ terjadi?“ Suatu network analysis dilakukan menggunakan model jadwal untuk menghitung scenario yang berbeda. Seperti keterlembatan pengiriman komponen, perpanjangan waktu pelaksanaan, atau memperkenalkan faktor luar, seperti serangan atau perubahan dalam proses perijinan. f.
Adjusting leads and lags Ketergantungan antara keakuratan perkiraan dengan suatu proyek apakah lebih cepat atau lebih lambat , ada delay atau tidak.
g. Schedule compression Mempercepat waktu project dengan tanpa mengubah atau mengganti bagian dari proyek tersebut, untuk menemukan jadwal yang memaksa dalam menyelesaikan proyek, jatuh tempo.
Crashing : Biaya dan jadwal proyek dianalisis untuk menentukan cara untuk memperoleh jumlah kompresi terbesar sehingga biaya tambahan menjadi minimal.
Fast Tracking : Melakukan aktifitas secara bersamaan dan berurutan , namun hal ini sering menghasilkan pengerjaan ulang dan resiko cenderung sering terjadi.
h. Scheduling tool Alat bantu dalam penjadwalan yaang terdapat di dalam menginput aktifitas ialah diagram jaringan, durasi aktifitas dan sumber daya.
5.3 OUTPUTS a.
Project Schedule Jadwal yang ditetapkan sebagai acuan dalam proses penyelesaian proyek.
Milestones Adalah peristiwa penanda yang mempunyai durasi nol. Kriteria
SMART
dalam membuat milestones, yaitu :
Specific
Realistic
Measurable
Time-framed
Assignable
Gantt charts Menampilkan
jadwal
proyek
dengan
format
standar,
yaitu
dengan
menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format kalender. Simbol-simbolnya :
A black diamond: milestones or significant events on a project with zero duration
Thick black bars: summary tasks
Lighter horizontal bars: tasks
Arrows: dependencies between task
b. Schedule baseline Versi spesifik jadwal proyek yang dikembangkan dari analisis jaringan, versi spesifik dari jadwal analysis jaringan, schedule baseline ini akan diterima dan dilaksanakan oleh jadwal team manajemen proyek dengan standard waktu dimulai dan waktu selesai proyek. c. Schedule Data Data jadwal proyek yang didalamnya minimal terdapat jadwal utama, jadwal aktivitas, aktivitas atribut, dan dokumentasi dari selruh asumsi dan batas yang telah diidentifikasi d. Project Document Update
Activity Resource Requirements Resource leveling dapat memberikan efek dalam perkiraan dalam perencanaan dari tipe dan kuantitas sumber daya yang diminta.
Activity Attributes Meliputi persyaratan sumberdaya yang direvisi dan yang terkait dengan persetujuan perubahan yang ditimbulkan oleh proses Develop Schedule.
Project Calendars Kalender untuk masing-masing proyek dapat menggunakan unit kalender yang berbeda sebagai dasar untuk penjadwalan proyek.
Risk Register Daftar resiko mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan peluang atau ancaman yang dirasakan melalui asumsi penjadwalan.
6. SCHEDULE CONTROL Schedule control adalah proses dimana memonitor status dari project untuk mengetahui update dari progres proyek tersebut serta mengatur perubahan jadwal proyek dari garis dasarnya.
Schedule control dapat diperhatikan meliputi :
Menentukan status terakhir dari proyek tersebut
Mempengaruhi faktor-faktor yang dapat merubah schedule proyek
Menentukan bahwa project schedule telah berubah
Mengatur perubahan yang sudah terjadi
Banyak hal yang harus dilakukan dalam control schedule seperti : menerapkan proses proyek, mengawasi dan melaporkan kinerja proyek, memastikan kesesuaian antara proses dengan standar yang dijabarkan dalam rencana kualitas, menyesuaikan rencana proyek untuk mengawasi dan mengontrol perkembangan proyek, melaporkan dan mengeksalasi resiko dan isu-isu proyek, mengelola sumber daya teralokasi berdasarkan cakupan yang dinyatakan dari proyek, mendokumentasikan implentasi hasil monitoring dan control implementasi proyek. Adanya kemampuan
perubahan-perubahan
dalam
mendefinisikan
didalam
proyek
aktivitas-aktivitas
dikarenakan proyek
kurangnya
termasuk
urutan
pelaksanaannya, kurang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu aktivitas, dan lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek sehingga menyebabkan adanya keterlambatan dalam pengerjaannya Schedule control dapat dibagi menjadi 3 bagian, yakni : Input, Tools and Techniques, dan Output.
6.1 INPUTS a. Project Management Plan Berisikan tentang schedule management plan dan schedule baseline. Schedule management plan mendeskripsikan bagaimana schedule tersebut dapat dirubah dan diatur, sedangkan schedule baseline digunakan untuk membandingkan dengan kondisi sebenarnya jika terdapat perubahan, tindak korektif atau pereventif jika perlu. b. Project Schedule Merupakan langkah langkah atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan. Ini juga termasuk bagaimana team akan memonitor project schedule dan mengatur perubahan setelah baseline schedule disetujui. c. Work performance Informasi tentang kinerja proyek, apakah proyek tersebut sudah dimulai, kinerja dari pekerja, dan proyek yang sudah selesai.
d. Organizational Process Assets Mempengaruhi proses control schedule Seperti formal dna informal schedule control yang berhubungan dengan kebijakan, prosedur, dan pedoman, schedule control tools, memonitor dan melaporkan metoda yang digunakan.
6.2 TOOLS & TECHNIQUES a. Performance Review Mengukur, membandingkan, dan menganalisis schedule performance, seperti tanggal dimana proyek dimulai dan berakhir, persentase penyelesaian proyek, dan durasi waktu dari kinerja proyek. Hal terpenting dari schedule performance ialah jika terdapat variasi schedule yang membutuhkan tindakan korektif. Misalnya, delay yang terdapat di beberapa aktifitas bukan di critical path yang dapat membuat pengaruh terhadap keseluruhan jadwal proyek, sedangkan jika terdapat delay di critical maka harus di kerjakan dengan segera. Mengukur, membandingkan, dan menganalisis schedule performance, seperti tanggal dimana proyek dimulai dan berakhir, persentase penyelesaian proyek, dan durasi waktu dari kinerja proyek. Hal terpenting dari schedule performance ialah jika terdapat variasi schedule yang membutuhkan tindakan korektif. Misalnya, delay yang terdapat di beberapa aktifitas bukan di critical path yang dapat membuat pengaruh terhadap keseluruhan jadwal proyek, sedangkan jika terdapat delay di critical maka harus di kerjakan dengan segera. b. Variance Analysis Pengukuran schedule performance (SV, SPI) yang di gunakan untuk menilai besarnya variasi dengan dasar jadwa semula. Total float variansi juga merupakan komponen perencanaan yang penting mengevaluasi project time management. Salah satu aspek penting dari project schedule control menentukan penyebab dan derajat variansi relatif dari schedule baseline dan memutuskan apakah tindak korektif atau preventif yang harus dilakukan. c. Project Management Software
Digunakan untuk menyediakan penjadwalan yang dapat digunakan untuk melacak antara jadwal perencanaan dengan jadwal sebenarnya, dan dapat meramalkan efek perubahan dari project schedule. d. Resource Leveling Mengoptimasi distribusi kerja diantara sumber daya. Sehingga sumber daya yang ada digunakan secara optimal. e. What-if scenario analysis Digunakan untuk mereview berbagai skenario untuk membawa skenario ke dalam urutan rencana. f.
Adjusting leads and lags Menyesuaikan pekerjaan yang sudah selesai dan pekerjaan yang belum selesai terhadap urutan rencana.
g. Schedule Compression Merupakan cara mempersingkat project schedule tanpa merubah project scope. Ada dua teknik yaitu :
Crashing Teknik mengkompresi schedule dengan melihat biaya dan pertukaran jadwal yang dianalisis untuk menentukan bagaimana memperoleh jumlah terbesar dari kompresi untuk dana tambahan yang paling sedikit.
Fast tracking Teknik mengkompresi schedule dengan melihat fase atau aktivitas normal yang dapat dikerjakan secara berurutan maupun secara paralel. Contoh : membangun fondasi bangunan sebelum meneyelesaikan gambar arsitektur. Fast tracking hanya dapat bekerja jika aktivitas dapat dikerjakan bersamaan untuk mempersingkat durasi.
h. Scheduling Tools Alat untuk memperbaharui dan menyusun kedalam schedule untuk mendapatkan aktual progres dari proyek tersebut dan dapat mengetahui kapan proyek akan selesai.
6.3 OUTPUTS a. Work Performance Measurement memperhitungkan nilai
SV dan SPI untuk komponen WBS, khususnya work
package dan control account yang di dokumentasikan dan di informasikan kepada stakeholders. b. Organizational Process Update Merupakan update data dari yang sebelumnya. Meliputi :
Penyebab perbedaan
Aksi korektif yang dipilih dan alasanya
Jenis pelajaran yang diajarkan di project schedule control
c. Change Request Analisis perbedaan schedule, sepanjang terdapat review dari progress report, hasil dari pengukuran performansi, dan modifikasi terhadap project schedule dapat menghasilkan perubahan permintaan schedule baseline dan/atau komponen dari project management plan yang lain. d. Project Management Plan Updates
Schedule baseline Berhubungan dengan perubahan project scope, resource activity, or activity duration estimates.
Schedule management plan Dapat diperbaharui untuk mencerminkan perubahan dengan cara jadwal yang dikelola.
Cost baseline Dapat diperbaharui disebabkan dengan compression atau crashing techniques.
e. Project Document Update Meliputi :
Schedule data Diagram jaringan proyek baru dapat dikembangkan agar dapat terlihat durasi perkiraan yang dapat diterima dan modifikasi rencana kerja.
Project schedule Schedule project yang diperbaharui akan dihasilkan dari schedule data untuk mencerminkan perubahan schedule dan manage the project.
