Sebagai Kepala SPI saya bertugas menyusun program kerja SPI selama 1 ta hun. Berikut program kerja saya silahkan kalau mau untuk perbandingan dan kami terbuka terhadap masukan serta revisi.
PROGRAM KERJA SATUAN PENGAWAS INTERNAL (SPI) RUMAH SAKIT QIM TAHUN 2016
Jl. Urip Sumoharjo Sambong Batang Telp. (0285) 4495 222 (Hunting 3 Line) Fax. (0285) 4495 224 email :
[email protected] website www.rsqim.com 1. PENDAHULUAN Dalam ekonomi dan lingkungan pasar yang kompetitif serta peraturan yang terus berubah, setiap perusahaan, termasuk rumah sakit, terus berjuang untuk mengidentifikasi mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mereka hadapi. Memaksimalkan nilai dan efektivitas s angat penting untuk berkembang pada saat ini. Tantangan-tantangan bisnis yang baru mendorong mendorong Direktur dan manajemen untuk terus mencari cara agar senantiasa meng-upgrade meng- upgrade manajemen manajemen risiko yang dilakukan. Membangun fungsi strategis Satuan Pengawas Internal (SPI) merupakan solusi untuk mengatasi tantangan tersebut. Rumah sakit perlu melakukan pengawasan/audit internal pada selang waktu yang terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan telah memenuhi persyaratan standar Internasional. Hal i ni akan menentukan apakah sistem manajemen mutu dipelihara dan telah diimplementasikan secara efektif.
Dalam rangka peningkatan mutu yang berkelanjutan ( continual improvement ), organisasi harus terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan, serta kajian manajemen (management review). SPI dapat memainkan peran penting dalam proses tata kelola organisasi, khususnya di bidang manajemen dan pengendalian risiko. Dalam banyak organisasi rumah sakit, harapan yang diberikan pada SPI telah meningkat dan fungsi SPI sedang diandalkan untuk dapat memberikan kontribusi yang signifikan pada rumah sakit.
2. LATAR BELAKANG Undang-undang nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pada pasal 36 menyebutkan bahwa setiap rumah sakit harus menyelenggarakan tata kelola rumah sakit dan tata kelola klinis yang baik. Kaidah-kaidah tata kelola rumah sakit yang baik (Good Corporate Governance) tersebut meliputi antara lain transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, kemandirian, serta kewajaran/kepatutan sesuai dengan prinsip korporasi yang sehat dan taat kepada peraturan perundangan. Mekanisme dan sistem pengendalian internal melalui SPI merupakan salah satu sarana utama untuk dapat memastikan bahwa pengelolaan rumah sakit telah dilaksanakan sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor1684/MENKES/PER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit juga menunjukkan pentingnya SPI sebagai bagian dari struktur manajemen rumah sakit.
3. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS 4. Tujuan Umum Melakukan monitoring, verifikasi, dan asesmen terhadap proses pengelolaan organisasi serta membuat rekomendasi secara tepat untuk meningkatkan proses pengelolaan organisasi dan pencapaian tujuan organisasi 1. Tujuan Khusus
Mengidentifikasi dan menindaklanjuti proses yang tidak efisien. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti pelanggaran terhadap prosedur. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti ketidakpatuhan terhadap kebijakan manajemen. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti ketidakpatuhan pada undang-undang dan peraturan. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti adanya keterbatasan kompetensi. Mengidentifikasi dan menindaklanjuti adanya kecurangan (fraud)
4. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN 5. Pengembangan SDM Mengikuti pelatihan SPI
1. Kegiatan Kesekretariatan
Membuat dan menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT) Menfasilitasi kegiatan administrasi auditor Pengaturan rapat rutin intern dan rapat lainnya yang diperlukan Menyusun Laporan hasil review dan Laporan Hasil Audit Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI
1. Kegiatan Audit Keuangan
Memfasilitasi/mendampingi/berkoordinasi dengan auditor eksternal pada pelaksanaan audit Laporan Keuangan Tahunan tahun 2015 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2016 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun 2016 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun 2016 Melakukan review atas Laporan Keuangan Semester I tahun 2016
1. Kegiatan Audit Non Keuangan
Melakukan audit rutin terhadap unit kerja.
Unit-unit kerja yang diaudit terdapat pada tabel 1. Tabel 1. Unit Kerja di Rumah Sakit yang Di Audit secara rutin No
Unit Kerja
1
Instalasi Gawat Darurat
2
Rawat Jalan
3
Rawat Inap
4
Kamar Bedah
5
ICU
6
Kamar Bersalin
7
Perinatologi
8
Rehabilitasi Medik
9
Rekam Medik
10
Radiologi
11
Laboratorium
12
Farmasi
13
Gizi
14
Sarana Prasarana
15
Pemulasaraan Jenazah
16
Sterilisasi Unit
17
Sanitasi
18
Laundry
19
Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
20
Kesehatan dan keselamatan Kerja RS
21
Promosi kesehatan RS
22
Voluntary Counseling Test
23
TB DOTS
23
PONEK
24
Finance, Accounting & IT
28
HRD
30
PR
31
Komite Medik
32
Komite Keperawatan
33
Satuan Pengawas Internal
34
Sentral Dokumen
35
PMKP
Melakukan audit khusus (insidental atas permintaan direktur)
5. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Langkah-langkah audit dan review dilakukan sesuai dengan Buku rencana kerja SPI dan buku pegangan audit, serta menggunakan instrumen berupa kertas kerja audit yang sesuai dengan tujuan audit/review. 2. Audit dapat menggunakan data sekunder berupa dokumen-dokumen dari unit yang diaudit/direview maupun data primer yang diperoleh sendiri oleh SPI. 3. Setiap pelaksanaan review/audit diikuti dengan penyusunan laporan review/audit 4. Laporan audit terdiri atas:
Temuan Penyebab Akibat atau konsekuensi dari temuan Saran pemecahan masalah
1. Rekomendasi dari laporan review/audit akan ditindaklanjuti oleh unit atau bidang dan setelah itu dapat dilakukan review kembali atas tindak lanjutyang sudah dilakukan. 2. Metode-metode audit yang dilakukan antara lain:
Inspeksi
Inspeksi merupakan cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama mata untuk memperoleh pembuktian atas sesuatu keadaan atau suatu masal ah pada saat tertentu. Inspeksi merupakan usaha auditor untuk memperoleh bukti-bukti secara langsung, yang berarti auditor sendiri yang harus berada disaat keadaan ata u masalah tersebut ingin dibuktikan.
Observasi
Observasi atau pengamatan adalah cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama mata, yang dilakukan secara kontinyu. Hal tersebut dilakukan selama kurun waktu tertentu untuk membuktikan sesuatu keadaan atau masalah.
Tanya Jawab
Teknik tanyajawab ini berkenaan dengan pertanyaan-pertanyaan untuk memperoleh pembuktian. Tanyajawab dapat dilakukan dengan cara : 1. Tanya jawab secara lisan (Wawancara) 2. Tanya jawab secara tulisan.
Konfirmasi
Konfirmasi merupakan uapaya untuk memperoleh informasi atau penegasan dari sumber lain yang independen, baik secara lisan maupun secara tertulis dalam angka pembuktian audit. Jenis konfirmasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : 1. Lisan 2. Tulisan, terdiri dari dua macam, yaitu konfirmasi positi f dan negatif.
Analisis
Teknik analisis merupakan memecah atau menguraikan sesuatu keadaan atau masalah kedalam beberapa bagian atau elemen dan memisahkan bagian tersebut untuk digabungkan dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang lain.
Perbandingan
Perbandingan adalah usaha untuk mencari persamaan dan perbedaan antara dua atau lebih gejala atau keadaan. Hasil dari perbandingan kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisis sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Pemeriksaan Bukti-bukti Tertulis (vouching dan verifikasi)
Teknik vouching yaitu suatu langkah pemeriksaaan otentik tidaknya serta l engkap tidaknya bukti yang mendukung suatu transaksi.Sedangkan verifikasi adalah istilah yang digunakan dalam arti umum untuk memeriksa ketelitian tentang perkalian, penjumlahan, pembukuan, dan eksistensinya.
Rekonsiliasi
Teknik Rekonsiliasi yaitu penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tetapi masing-masing dibuat oleh pihak-pihak yang independen untuk mendapatkan data yang benar.
Trasir
Trasir merupakan cara memeriksa dengan jalan menelusuri proses suatu keadaan, kegiatan maupun masalah sampai pada sumber atau bahan pembuktiannya.
Rekomputasi
Rekomputasi merupakan cara menghitung kembali kalkulasi yang telah ada untuk menetapkan kecermatannya.
Scanning
Scanning berarti melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan hal-hal yang memerlukan audit lebih lanjut.
6. SASARAN Sasaran atau obyek penilaian Satuan Pengawas Intern (SPI) rumah sakit yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Keuangan Operasional dan Pelayanan Pemasaran Sumber daya manusia Pengembangan Sasaran khusus (misalnya untuk tahun ini proyek pembangunan gedung rawat inap dan gedung rawat jalan atau proses insidental lainnya)
7. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Bulan No
Kegiatan
1
Membuat dan menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT)
2
Mengikuti pelatihan SPI
3
Menfasilitasi kegiatan administrasi auditor
4
Pengaturan rapat rutin intern dan rapat lainnya yang diperlukan
5
Menyusun Laporan hasil review dan Laporan Hasil Audit
6
Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI
7
Memfasilitasi/mendampingi/berkoordinasi dengan auditor eksternal pada pelaksanaan audit Laporan Keuangan Tahunan tahun 2015
8
Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2016
9
Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun 2016
1
2
3
4
5
6
7
8
10
Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun 2016
11
Melakukan audit Instalasi Gawat Darurat
12
Melakukan audit Instalasi Rawat Jalan
13
Melakukan audit Instalasi Rawat Inap
14
Melakukan audit Instalasi Kamar Bedah
15
Melakukan audit ICU
16
Melakukan audit Kamar Bersalin
17
Melakukan audit Perinatologi
18
Melakukan audit Rehabilitasi Medik
19
Melakukan audit unit Rekam Medik Bulan
No Kegiatan 20
Melakukan audit unit Radiologi
21
Melakukan audit unit Laboratorium
22
Melakukan audit instalasi Farmasi
23
Melakukan audit Instalasi Gizi
24
Melakukan audit Sarana Prasarana
25
Melakukan audit Pemulasaraan Jenazah
26
Melakukan audit Sterilisasi Unit
27
Melakukan audit Sanitasi
28
Melakukan audit Laundry
29
Melakukan audit Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
30
Melakukan audit Kesehatan dan keselamatan Kerja RS
31
Melakukan audit Promosi kesehatan RS
32
Melakukan audit Voluntary Counseling Test
33
Melakukan audit TB DOTS
34
Melakukan audit PONEK
35
Melakukan audit Finance, Accounting & IT
36
Melakukan audit HRD
37
Melakukan audit PR
38
Melakukan audit Komite Medik
39
Melakukan audit Komite Keperawatan
41
Melakukan audit Sentral Dokumen
42
Melakukan audit PMKP
1
1. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN 1. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan.
2
3
4
5
6
7
8
Evaluasi pelaksanaan program Satuan Pengawas Intern (SPI) direncanakan untuk dilakukan setiap tiga bulan sekali. Evaluasi tersebut dilakukan secara langsung oleh kepala Satuan Pengawas Intern (SPI). Hasil evaluasi akan dibahas dan didiskusikan dengan semua fungsional umum di SPI untuk mengetahui proses pelaksanaan dan hasil yang dicapai dalam periode tersebut. Setiap kendala dan hambatan dalam proses tersebut akan dicarikan solusi sehingga tidak menjadi gangguan terhadap program-program selanjutnya. Format evaluasi pencapaian kinerja setiap triwulan ditunjukkan dalam Tabel 2. Tabel 2. Format Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Per-Triwulan
Triwulan : ……………. No
Uraian Tugas/Kegiatan
Tahun : ……………..
Target Pencapaian
Realisasi
Kendala/Hambatan
Solusi
Ket
1 2
1. Pelaporan Kegiatan Laporan evaluasi kegiatan akan dibuat dalam format tabel. Tabel t ersebut mencakup keterangan mengenai uraian kegiatan, target, capaian, kendala/permasalahan yang dihadapi, rekomendasi pemecahan masalah, serta keterangan. Dengan format tersebut, pembaca laporan akan dapat melihat hasil capaian (kinerja) selama tiga bulan berjalan. Laporan tersebut akan dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada Kepala SPI. Kemudian Kepala SPI beserta bagian kesekretariatan SPI akan membuat rekapitulasi terhadap semua laporan evaluasi kegiatan untuk disampaikan kepada Direktur.
2. PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN 1. Pencatatan dan Pelaporan Semua kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan SPI dalam melaksanakan program yang telah disusun sesuai dengan skedul akan dibuat catatan yaitu Kertas Kerja Audit (KKA). Catatan-catatan tersebut akan menjadi bukti yang autentik serta juga sebagai dokumen untuk pemeriksaan dan evaluasi audit yang telah dilaksanakan. Kertas Kerja Audit (KKA) juga sebagai dokumen dan bukti terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor eksternal. 1. Evaluasi Kegiatan Evaluasi sistem pelaporan yang disusun tim SPI terhadap kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan skedul adalah hasil review dan audit terhadap suatu bidang pelayanan disusun dalam bentuk laporan tertulis yang akan disampaikan langsung kepada Direktur pada akhir tahun
berjalan. Isi laporan dimaksud mencakup temuan, kesimpulan, dan rekomendasi dari hasil review/ audit yang telah dilaksanakan oleh tim SPI menjadi masukan dalam pengambilan suatu kebijakan dan keputusan.
