PROGRAM ALAT NON MEDIS

PROGRAM ALAT NON MEDIS


LATAR BELAKANG
Instalasi Pemeliharaan Sarana Medis, Non Medis dan Perbengkelan harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan terkait seluruh peralatan medis berdasarkan kejadian yang telah terjadi maupun yang bersifat pencegahan. Selama tahun 2015 terdapat 2015 unit alat medis yang mengalami kerusakan yang berbeda, melihat banyaknya kerusakan yang terjadi maka diperlukan pemeliharaan preventive, kalibrasi dan perencanaan sparepart sehingga apabila terdapat perbaikan yang memerlukan sparepart, perbaikan dapat dilakukan secepatnya.

TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
Tujuan umum:
Alat non medis dapat berfungsi dengan baik, dan tingkat keamanan dalam penggunaan alat terjamin.

Tujuan khusus :
Melaksanakan program manajemen peralatan medik meliputi pemeriksaan, percobaan (tes), pemeliharaan, kalibrasi dan perbaikan peralatan medik serta pendokumentasiannya.


RUANG LINGKUP
Instalasi Gas medis
Pemeliharaan AC
Lift
Boiler
RISK REGISTER PERALATAN NON MEDIS
Risk risiko peralatan non medis dibagi menjadi beberapa bagian:
Risk risiko Instalasi gas medis

Risk risiko pemeliharaan AC
Risk risiko lift
Risk risiko boiler

No
Risk register
Frekwensi /tahun
Resiko terhadap pasien/ petugas
Mampu kelola
Jumlah
Grade
1
Kegagalan fungsi alat medis yang tidak bisa ditangani
406
5
3
414
I
2
Kecelakaan pada pasien dan petugas pada penggunaan alat medis

0
5
3
8

3
Kerusakan bawaan pabrik

0
4
5
9
VII
4
Kesalahan pengoperasian oleh operator

3
3
1
7
VIII
5
Tidak terpelihara sesuai jadwal

201
4
3
208
III
6
Tidak terkalibrasi sesuai jadwal

256
5
3
264
II
9
Kehabisan suku cadang

10
3
2
15
V
10
Kesalahan instalasi

2
4
3
9
VI
12
Peralatan tidak ditemukan saat pemeliharaan

15
0
1
16
IV

Analisa dan Pengelolaan Resiko
Dalam mengidentifikasi risiko keselamatan pada proses pengelolaan Alat Kesehatan yang lebih berisiko adalah kalibrasi karena mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran, Perbaikan dan pemeliharaan. Semua Resiko ini dapat diminimalisasi dengan kegiatan sbb:

Tabel 2. Rencana Kegiatan berdasarkan identifikasi prioritas
No
Risk register
Grade
Pencegahan resiko
1
Kegagalan fungsi alat medis yang tidak bisa ditangani
I
-Inspeksi harian
-Melaksanakan perbaikan
2
Tidak terkalibrasi sesuai jadwal

II
Melaksanakan kalibrasi
3
Tidak terpelihara sesuai jadwal

III
Melaksanakan pemeliharaan
4
Peralatan tidak ditemukan saat pemeliharaan

IV
Inventarisasi peralatan
5
Kehabisan suku cadang

V
Perencanaan suku cadang
7
Kesalahan instalasi

VI
Uji coba/uji fungsi alat baru
8
Kerusakan bawaan pabrik

VII
Uji coba/uji fungsi
9
Kesalahan pengoperasian oleh operator

VIII
Pelatihan bagi user






















PELAKSANAAN DAN TANGGUNG JAWAB
Pelaksanaan program manajemen peralatan medik dan tanggung jawabnya dijelaskan pada tabel di bawah ini.

Tabel 1. Kegiatan dan Penanggung Jawab
NO
KEGIATAN
PENANGGUNG JAWAB
1
Inspeksi harian
Teknisi /user
2
Pelatihan
Teknisi Level I (coordinator )
3
Membuat perencanaan suku cadang
Kepala IPSMNP
4
Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan
Teknisi level 3
5
Melaksanakan kalibrasi
Teknisi level 2
6
Melaksanakan uji fungsi dan uji coba
Teknisi level 2
7
Melaksanakan facility tour
Teknisi sebagai Tim MFK
8
Evaluasi dan pelaporan
Kepala IPSMNP

JADWAL PELAKSANAAN
Di bawah ini adalah tabel yang memuat langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan program teknologi medis selama satu tahun.

Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
NO

KEGIATAN
BULAN


1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
Membuat perencanaan kerja












2
Membentuk tim kerja












3
Menyiapkan anggaran












4
Membuat jadwal pelaksanaan program












5
Melaksanakan inspeksi rutin












6
Melaksanakan pemeliharaan rutin












7
Melaksanakan uji fungsi dan uji coba
Sesuai kebutuhan
8
Melaksanakan facility tour rutin












9
Menindaklanjuti permasalahan












10
Laporan triwulan












11
Evaluasi program tahunan
Bulan Januari tahun berikutnya


PENATALAKSANAAN
Penatalaksanaan peralatan medis di rumah sakit berkaitan dengan kebijakan dan prosedur mulai dari pengadaan, pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan.
Inventarisasi alat Medis
Inventaris alat medis dilakukan terhadap data-data seperti nama alat, tipe alat, no seri, lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat dengan bantuan komputer. Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat milik pihak ketiga (kerjasama operasi atau sewa) dan peralatan hibah. Data inventaris sangat diperlukan, dengan tujuan untuk menghitung beban kerja pemeliharaan, kebutuhan biaya pemeliharaan dan data equipment record (riwayat alat) dan ketepatan untuk digantikan dengan alat yang baru
Teknisi IPSMNP melakukan inspeksi setiap bulan terhadap peralatan kritikal (Defibrilator, Incubator bayi, dan Ventilator) untuk mengetahui perkembangan kondisi peralatan tersebut. Hasil inspeksi berupa data selanjutnya akan digunakan untuk perencanaan perbaikan dan juga perencanaan kebutuhan rumah sakit .
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan alat dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya.
Melakukan uji coba/uji fungsi untuk setiap alat baru selanjutnya disesuaikan dengan aturan pabrik atau perencanaan rumah sakit, yang dilengkapi dengan data hasil inspeksi dan pengujian serta dibuatkan rekomendasinya.
Dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan tersebut sebagai tindakan pencegahan terhadap peralatan tersebut dari kerusakan ataupun masalah kecil yang berdampak pada ketidakamanan alat saat digunakan pada pasien. Jadwal pemeliharaan selalu ditepati oleh petugas. Semua bukti pemeliharaan alat tercatat dan di buatkan rekomendasi untuk peralatan tersebut selalu aman dan siap pakai. Pemeliharaan dapat berupa pemeliharaan fisik dan kalibrasi alat. Apabila Pemeliharaan preventif dilakukan oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama operasi), maka dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSMNP. Program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil PM dan riwayat perbaikan alat. Penetapan frekwensi pemeliharaan preventive peralatan kesehatan berdasarkan klasifikasi ratio adalah sebagai berikut:
Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan Pemeliharaan + Skor Riwayat Kerusakan Alat


Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi
Kategori
Deskripsi Fungsi
Skor
Contoh
Therapetik
Life support (penunjang hidup)
10
Defibrillator,
ventilator,
pacemaker, infant
incubator

Surgical and intensive care (bedah dan perawatan intensif)
9
Electrosurgical unit,laser

Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan pengobatan)
8
Dialysis machine,
infusion pump,traction unit,diathermy
Diagnostik
Surgical and intensive care monitoring (monitoring bedah dan perawatan intensif)
7
EEG machine, noninvasive blood
pressure monitor,
x-ray generator

Additional physiological monitoring and diagnostic (monitoring fisik tambahan dan diagnostik)
6
adult scale, tympanic
thermometer, ultrasound unit
Analitik
Analytical laboratory (analisa laboratorium)
5
blood gas analyzer,
clinical chemistry
analyzer, cell counter

Laboratory accessories (asesoris laboratorium)
4
shaker, centrifuge,
incubator, microtome

Computers and related (komputer dll)
3
computer, ticket
printer, QC system
Lain-lain
Patient related and other (terkait pasien dll)
2
X-ray view box,
sterilizer, chair lift

Non patient related (tidak terkait pasien);
Test equipment (peralatan uji)
1
ECG simulator,
office equipment,
kitchen equipment,
UPS




Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis
Deskripsi risiko penggunaan
Skor
Contoh
Potensi kematian pasien
5
Defibrillator,ventilator, anesthesia machine
Potensi cedera pasien atau operator
4
Hypo/hyperthermia unit, laser,electrosurgical unit
Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat
3
ECG machine, blood
gas analyzer,centrifuge
Kerusakan alat
2
Gel warmer, heat
sealer, suction pump
Risiko tidak signifikan
1
Exam light, computer
terminal, video printer

Tabel 5. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan
Kebutuhan Pemeliharaan
Skor
Contoh
Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid
5
Dialysis machine,
ventilator, anesthesia
machine, x-ray table
Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid tapi terutama elektronik
4
Infant incubator,
blood warmer, laser,
portable x-ray system
Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan
3
Defibrillator, infusion
pump, electrosurgical
unit, traction unit
Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja
2
Lab microscope,scales, general medical device
Minimal inspeksi visual
1
Exam light, computer
terminal, video camera

Tabel 6. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat
Frekuensi Kerusakan Alat
Skor
Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan
+2
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan
+1
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan
0
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan
-1
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan
-2

Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 125 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali pertahun. Nilai total skoring 5-9 berjumlah 410 alat, frekuensi PPM 2 kali pertahun. Nilai total skoring 10-19 berjumlah 198 alat, frekuensi PPM 3 kali pertahun. Dan nilai total skoring 20 berjumlah 2030 alat, frekuensi PPM 4 kali pertahun. Namun karena frekwensi pemakaian peralatan medic di RSUP Sanglah yang cukup tinggi dan untuk memudahkan pelaksanaan di lapangan, maka pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan sekali

Untuk alat yang rusak namun tidak mungkin diperbaiki, rumah sakit menarik alat tersebut dari penggunaannya untuk selanjutnya dilakukan suatu proses sesuai ketentuan yang berlaku untuk pemusnahan maupun pengeluaran alat tersebut dari rumah sakit
Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran
Rumah sakit mengeluarkan suat edaran untuk informasi bila ada alat yang ditarik oleh pabrik/ pemasok ke seluruh unit pelayanan pasien dan informasi pemberhentian pemakaian pada alat tersebut. Selanjutnya kepala IPSMNP akan melaporkan kepada Direktur umum dan operasional untuk penarikan alat tsb dari unit pelayanan. Alat-alat yang sudah ditarik akan dilaporkan oleh direktur utama ke pabrik/ pemasok untuk dilakukan tindakan selanjutnya.


KOORDINASI DAN KEWENANGAN
Proses administrasi dan pengawasan dari pengelolaan peralatan medis dibawah tanggung jawab kepala instalasi IPSMNP yang melakukan koordinasi kepada kepala bidang pelayanan medis, Tim K3RS, dan Tim MFK
Ka IPSMNP membuat perencanaan kegiatan inspeksi, pemeliharaan.
Kegiatan inspeksi dan pemeliharaan peralatan medis dibuktikan dengan dokumentasi, dan dilaporkan hasil dan rekomendasinya kepada direktur umum dan operasional. Laporan ini menjadi satu dengan laporan perkembangan Penatalaksaan Fasilitas dan Keselamatan rumah sakit
Hasil inspeksi dan pemeliharaan menjadi bahan untuk penyusunan pengadaan peralatan medis rumah sakit


PROGRAM REVIEW DAN EVALUASI
Inspeksi dilaksanakan oleh user, meliputi kebersihan fisik alat medis dan fungsi alat medis saat dilakukan inspeksi, hasil inspeksi ditulis dalam file. Apabila dalam pelaksanaan inspeksi harian terdapat ketidaksesuaian fungsi alat atau kerusakan, maka user melapor ke IPSMNP.
Tim IPSMNP melakukan pemeliharaan berkala setiap bulan dan melakukan pengelolaan resiko untuk setiap alat yang ada
Pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan
Kalibrasi (ekternal) alat medis dilakukan setiap tahun oleh BPFK Surabaya atau vendor lain yang telah tersertifikasi
Kalibrasi yang bersifat verifikasi dilakukan oleh teknisi IPSMNP
Membuat laporan hasil pemeliharaan setiap bulan yang juga digunakan sebagai bahan penyusunan kebutuhan peralatan medis rumah sakit. Laporan monitoring dilaporkan secara rutin setiap bulan ke manajer fasilitas dan Direktur umum operasional
Laporan tahunan dilaksanakan pada awal tahun berikutnya
Pendidikan dan ujian staf pengguna alat dikoordinasikan oleh Kepala instalasi kepada Ka Bag Diklit yang dilakukan setiap 6 bulan .


PROGRAM PENDIDIKAN
Program pendidikan dilakukan dengan sasaran staff pengguna peralatan medis, teknisi peralatan medis, serta kepala dan koordinator peralatan medis. Program pendidikan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan kemampuan agar lebih terlatih dalam pengoperasionalan peralatan medis meliputi ECG dan Defibrilator (bagi user), pemeliharaan, perbaikan dan kalibrasi peralatan medis (bagi teknisi) dan pengelolaan peralatan medis (bagi kepala dan koordinator alat medis). Perencanaan program pendidikan dapat dilihat pada table berikut:

NO
Jenis Pelatihan
Ruang Lingkup
Sasaran
Periode
1
Pelatihan untuk mengoperasikan peralatan medis
ECG dan Defibrilator
Staff Pengguna peralatan medis
6 bulan
2
Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan
Seluruh peralatan medis
Teknisi peralatan medis (secara bergilir)
3 bulan
3
Pelatihan Kalibrasi peralatan medis
Seluruh peralatan medis
Teknisi peralatan medis
1 tahun

4
Pelatihan menejemen pengelolaan peralatan medis
Seluruh peralatan medis
Kepala dan koordinator alat medis
1 tahun
Tabel program pendidikan peralatan medis di rumah sakit
Program pendidikan untuk mengoperasikan alat medis dilakukan setiap 6 bulan sekali secara global meliputi peralatan ECG dan Defibrilator. Hal ini disebabkan karena kedua peralatan tersebut sering mengalami kerusakan hanya karena kesalahan dan pengoperasionalan. Sedangkan untuk peralatan lain selain kedua alat tersebut, pelatihan dapat dilakukan sewaktu-waktu oleh teknisi peralatan medis bagi pengguna yang memerlukan.
Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medis bagi teknisi dilaksanakan 3 bulan sekali secara bergantian dengan tujuan agar seluruh teknisi peralatan medis dapat memiliki kompetensi untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan alat medis.
Dengan adanya program pendidikan ini, diharapkan seluruh staff pengguna, teknisi maupun kepala dan koordinator peralatan medis dapat memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya sehingga resiko terhadap peralatan medis dapat dikurangi.