PROCEDIMIENTO Y FLUJO DE INFORMACION Materia: Control de almacenes e inventarios
Por: José de Jesús Noriega de Alba
El procedimiento de compras esta ligado estrechamente a casi todas las otras funciones incluidas en una organización y también con el medio externo, creando una necesidad de sistemas completos de información.
Flujo de información Toda actividad funcional dentro de la empresa genera información y requiere de información del sistema de compras, el cual a su vez requiere información externa a la empresa
FLUJOS DE INFORMACION EXTERNA HACIA COMPRAS Condiciones de trabajo
Impuestos y derechos por ventas y uso
Nivel de producción de los proveedores
Costos de transportación
Capacidad de los proveedores
Disponibilidad de transportación
Información sobre nuevos productos
Fuentes de abastecimiento
Condiciones generales del mercado
Precio y descuentos
compras
Información sobre productos
Compras
Flujos internos de información de compras hacia la organización
Ordenes asignadas
Almacenes
contratos
Dpto. Jurídico
Disponibilidad de producto, tiempo de producción, y calidad
Producción
Fuente de productos, información de precios
Ingeniería
Condiciones económicas
Administración general
Información sobre productos y precios
Desarrollo de productos
Condiciones competitivas
Mercadotecnia
Compromisos presupuestales
Finanzas
Costos, precios, ajustes
Contabilidad
Etapas en el sistema de compras 1. Reconocimiento de una necesidad
2. Descripción de la necesidad exacta del producto que se requiere 3. Determinación y análisis de las posibles fuentes de abastecimiento 4. Determinación del precio y de los términos 5. Preparación y asignación de la orden de compra 6. Seguimiento y, o expedición de la orden 7. Recepción e inspección de los artículos 8. Liquidación de la factura y pago al proveedor 9. Mantenimiento de registros Estas solo son las etapas indispensables
1.-Reconocimiento de una necesidad Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organización. El departamento de compras es el responsable de ayudar a anticiparse a las necesidades de los demás departamentos, para evitar un numero excesivo de ordenes de urgencia
Ordenes Pequeñas Debido a que la falta de un articulo pequeño puede crear un gran molestia, a pesar de tener un bajo valor monetario Algunas posibles soluciones serian: Acumular las requisiciones pequeñas hasta alcanzar una cantidad justificable de dinero
Establecer un calendario para recibir las requisiciones pequeñas Orden de compra con Cheque en Blanco
2.-Descripción exacta de la mercancía requerida En las requisiciones se deben incluir la siguiente información: 1.Fecha. 2.Número (identificación). 3.Departamento que le dio origen. 4.Cuenta a la cual se deberá de cargar. 5.Una descripción completa del material que se necesita, así como su cantidad. 6.Fecha en que se necesita el material
7.Instrucciones de embarque especial. 8.Firma de la persona autorizada para hacer la requisición.
Cuando menos se deben hacer dos copias de la requisición: el original será conservado por el departamento de compras y el duplicado será retenido por quien hace la requisición
Ejemplo de una requisición
Tipos de requisiciones Requisición Viajera Requisición pre-establecida de productos estándar o materiales periódicos, donde los datos variables son la fecha en lo que lo necesitan así como su cantidad
Nota de Requisición de Materiales Documento que se utiliza en empresas que fabrican un articulo estándar por un periodo prolongado, el documento contiene el numero total de artículos a producir en un tiempo limitado, así como la cantidad de materiales necesarios para realizar un articulo
Compras sin almacenar o contratación de sistemas Se utiliza principalmente cuando se compran diversos tipos de artículos y que se necesitan de inmediato, y se logra gracias a contratos con los proveedores
3.-Selección de las posibles fuentes de abastecimiento Constituye un papel importante en las funciones de compras, en la se incluye la localización de fuentes calificadas y una evaluación del acuerdo de compra sobre el tiempo y forma del producto solicitado
Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizada deben existir: Los contratos contra los cuales se asignan las ordenes a medida que se requiere. Una clasificación de productos y articulo comprados. Un registro de los vendedores
4.-Analisis de las Cotizaciones Después de recibir las Cotizaciones, se pueden reunir en un solo cuadro comparativo, para comparar calidad, tiempo de entrega y precio. El cual ayudara al encargado a seleccionar al vendedor
5.-Preparación de la orden de compra Las formas para ordenes de compras varían ampliamente, tanto en el formato como en el proceso a seguir dentro de la organización. Los requerimientos indispensables en cualquier orden de compra son: 1.
El numero de serie
2.
La fecha de emisión
3.
El nombre y dirección de la empresa que recibe la orden
4.
La cantidad y descripción de los artículos que se ordenan
5.
La fecha de envió requerida
6.
Las direcciones para su embarque
7.
El precio
8.
Términos de pago y condiciones que regulan la orden
6.-Seguimiento y, o expedición de la orden Después que se ha enviado una orden de compra al vendedor, el comprador puede desear seguir y/o expedir la orden. Cuando la orden es emitida se indica una fecha apropiada de seguimiento.
Además le puede dar Seguimiento a la compra, es decir, verificarla rutinariamente la orden de compra, para asegurar que el vendedor será capaz de satisfacer las promesas de envió.
7.-Recepción e inspección de los artículos Esta etapa es de vital importancia y en la mayoría de las empresas tienen la recepción total bajo un departamento único. La recepción esta ligada a la compra y probablemente mas del 70 % de los casos de recepción esta directa o indirectamente bajo la responsabilidad del dpto. de compras Por lo que en algunas ocasiones, se le entrega una copia de la orden de compra, al encargado de recibir los materiales
8.-Liquidación de la factura y pago al proveedor El procedimiento relativo a la liquidación de una factura no es uniforme.
Existe diferencia de opiniones sobre la comprobación y aprobación de las facturas es función del departamento de compras o el departamento de contabilidad, Normalmente el departamento de contabilidad es el encargado de manejar todo lo relacionado a las facturas. Lo que esta claro es que una factura debe ser revisada y comprobada.
9.-Mantenimiento de registros Esta etapa comprende de reunir y archivar las copias del Dpto. de compras de todos los documentos relacionados a las ordenes de compras (OC) y trasferir los datos que el Dpto. desea conservar , a un registro.
El registro básico debe contener: 1. Registro de las OC, el cual identifica todas la OC por un numero e indica el estado de cada una de ellas. 2. Expediente de OC, que contiene una copia de todas las OC, archivadas numéricamente 3. Archivo de artículos(fecha, precio, numero de OC)
vendedor,
4. Archivo con el historial de vendedores.
cantidad,
Uso de sistemas computarizados
Ventajas Reduce el esfuerzo manual El envió de información es casi instantáneo
Mejora el control de las operaciones