SIKLUS PENDAPATAN •
•
•
•
Fia Rahma Muwachidatul Ummah Yeni Puri Rahayu Ervilah
CC
105020301111006 105020301111027 105020301111030 105020301111032
Sales Order 1 Credit / Customer REVENUE CYCLE
Service 2
(SUBSYSTEM) Cash Receipts/ Collections 6
Shipping 3
Billing/ Accounts Receivable 4/5
#
Sales Order 1 Credit / Customer REVENUE CYCLE
Service 2
(SUBSYSTEM) Cash Receipts/ Collections 6
Shipping 3
Billing/ Accounts Receivable 4/5
#
Revenue Cycle Databases •
•
Master file Pelanggan Piutang Persediaan Transaksi dan Open Document Files Pesanan penjualan Faktur penjualan Penerimaan kas
•
File lainnya – File pengiriman data dan harga referensi – File referensi kredit (mungkin tidak diperlukan) – File penjual (mungkin master file) – File rekap penjualan – File rekap penerimaan kas – File laporan piutang #
DFD of Sales Order Process
#
Sales Order Process Flowchart
#
Sales Order Process Flowchart
#
Proses Manual : Sales Order •
Dimulai dengan pemesanan oleh pelanggan Departemen penjualan mencatat rincian penting pada formulir order penjualan. Disahkan melalui persetujuan kredit oleh departemen kredit. Informasi penjualan diserahkan ke: Bag. Penagihan, Bag. Gudang, dan Bag. Pengiriman Barang diambil dari Gudang dan dikirim ke Pengiriman. Catatan stok disesuaikan. Barang, slip kemasan, dan tagihan disiapkan oleh bag. Pengiriman dan dikirim ke pelanggan. Pengiriman menyatukan barang dagangan yang diterima dari Gudang dengan informasi penjualan pada slip pengepakan. Informasi pengiriman dikirim ke Penagihan. Penagihan mengkompilasi dan menyatukan fakta yang relevan dan masalah faktur ke pelanggan dan update jurnal penjualan. Informasi ditransfer ke: bag. Pitutang dan bag. Pengontrol persediaan # –
•
•
•
•
–
•
–
•
•
Proses Manual : Sales Order •
•
•
•
Bag. A / R mencatat informasi dalam akun pelanggan dalam buku besar akun piutang usaha. bag. Pengontrol persediaan menyesuaikan buku besar pembantu persediaan. Penagihan, A / kontrol R, dan Inventarisasi menyampaikan ringkasan informasi ke General Ledger dept, yang kemudian menyatukan data ini dan posting ke akun pengendali dalam G / L. Dilakukan penjurnalan sbb: Inventarisasi-Control DR Retur dan Potongan Penjualan DR Harga Pokok Penjualan CR Piutang-Control CR #
DFD of Sales Returns
#
Sales Returns Flowchart
#
DFD of Cash Receipts Processes
#
Cash Receipts Flowchart
#
Proses Manual : Penerimaan Kas •
Cek dr pelanggan diterima Seorang petugas ruang surat menyiapkan prelist kas dan mengirimkan prelist dan cek untuk Penerimaan Kas. Prelist kas juga dikirim ke A / R dan pengontrol. Penerimaan Kas: memverifikasi akurasi dan kelengkapan pemeriksaan update jurnal penerimaan kas menyiapkan slip setoran mempersiapkan jurnal bukti untuk mengirim ke G / L Posting ke buku besar pembantu piutang. Secara berkala, ringkasan dari postingan dikirim ke G / L. G / L departemen: menyatukan voucher jurnal dari Penerimaan Kas dengan ringkasan dari A / R Pengontrolan rekonsiliasi dengan rekening bank. # –
–
•
–
–
–
•
–
•
–
•
Summary of Internal Controls
#
Pengontrolan ; Otorisasi
•
•
Otorisasi transaksi (dokumentasi) harus terjadi sehingga hanya transaksi yang valid diproses. Dalam siklus pendapatan, otorisasi harus dilakukan jika: penjualan dilakukan secara kredit (otorisasi) pengembalian dana tunai diminta (otorisasi) posting pembayaran tunai diterima ke account pelanggan (tunai pra-daftar) –
–
–
#
Pengontrolan ; Pemisahan Fungsi Terdapat tiga aturan dalam pemisahan fungsi 1.Otorisasi transaksi harus terpisah dari proses transaksi. 2.Pemeliharaan Aset harus terpisah dari pencatatannya. 3.Organisasi harus terstruktur dg baik utk menghindari penipuan yg melibatkan dua atau lebih individu. Sales Order Processing Otorisasi kredit terpisah dari proses SO Pengontrol persediaan terpisah dari gudang Pengontrol BB. Pembantu piutang terpisah dr BB. piutang Kas Penerimaan Pengolahan Penerima kas terpisah dari pencatatan akuntansi Pengontrol BB. Pembantu penerimaan kas terpisah dr BB. Kas #
Pengontrolan ; Supervisi
•
•
Sering digunakan ketika tidak bisa memberlakukan pemisahan tugas yang tepat. Pengawasan karyawan berfungsi sebagai pencegah tindakan tidak jujur dan sangat penting dalam bagian surat-surat.
#
Pengontrolan ; pencatatan akuntansi •
Bila jejak audit dipelihara dengan baik, sangat mudah untuk melacak transaksi melalui sistem dan menemukan di mana dan kapan kesalahan dibuat: pra-nomor dokumen sumber jurnal khusus buku besar pembantu perusahaan buku besar file –
–
–
–
–
#
Pengontrolan ; kontrol akses •
•
Akses terhadap aset dan informasi (catatan akuntansi) harus dibatasi. Dalam siklus pendapatan, aset yang dilindungi adalah kas dan persediaan dan akses ke catatan seperti piutang buku pembantu dan jurnal kas harus dibatasi.
#
Pengontrolan ; verifikasi independen •
Prosedur fisik serta pencatatan harus independen dan ditinjau pada berbagai titik dalam sistem untuk memeriksa akurasi dan kelengkapan: memverifikasi pengiriman barang dikirim dari gudang benar jenis dan kuantitasnya gudang menyesuaikan slip pengeluaran barang dan slip pengepakan penagihan menyesuaikan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan buku besar menyesuaikan jurnal voucher dari penagihan, kontrol persediaan, penerimaan kas, dan piutang –
–
–
–
#
Mengotomasi Siklus Pendapatan •
•
•
•
•
Otorisasi dan akses data dapat dilakukan melalui layar komputer. Ada penurunan jumlah kertas. Jurnal manual dan buku besar diubah ke file transaksi disk Input adalah masih biasanya dari dokumen hard copy dan kemuadian melalui satu atau lebih proses komputerisasi. Proses menyimpan data dalam file elektronik (tape atau disk) atau mempersiapkan data dalam bentuk laporan hardcopy. #
Pengotomatisan siklus pendapatan •
Program siklus pendapatan dapat meliputi: format layar untuk mengumpulkan data Mengedit cek melalui data yang dimasukkan Instruksi untuk memproses dan menyimpan data Prosedur keamanan (password atau ID pengguna) Langkah-langkah untuk menghasilkan dan menampilkan output Untuk memahami file, harus mempertimbangkan desain catatan dan tata letak. Dokumen-dokumen dan file yang digunakan sebagai sumber input harus berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan laporan output. –
–
–
–
–
•
•
#
Sistem Akuntansi Terkomputerisasi •
•
•
Teknologi CBAS dapat dilihat sebagai sebuah rangkaian dari: otomatisasi - menggunakan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas rekayasa ulang - menggunakan teknologi untuk merestrukturisasi proses bisnis dan organisasi perusahaan
#
Example: Automated Batch Sales
#
Reengineering Sales Order Processing Using Real-Time Technology •
•
Prosedur manual dan dokumen fisik diganti dengan koneksi komputer interaktif. Real-time diguanakan pd input dan output, walau beberapa file induk masih menggunakan batch. Real-time - masuknya pesanan pelanggan, cetakan pelepasan saham, slip kemasan ; update dari file kredit, file persediaan, penjualan, dll. Batch - cetakan faktur, update dari order penjualan tertutup (jurnal), rekening buku besar rekening kontrol piutang dan umum –
–
#
Real-time Sales Order
#
Keuntungan dari Real-Time Processing
•
•
•
•
Siklus kas perusahaan akan lebih pendek karena dikuuranginya waktu antara tanggal order dan tanggal penagihan Manajemen persediaan yang lebih baik dapat meningkatkan keunggulan kompetitif Minimalisasi kesalahan, mengurangi kesalahan dlm hal perbedaan item yg dikirim dan diorder Mengurangi jumlah dokumen kertas mahal dan biaya penyimpanan
#
Rekayasa Ulang ; Penerimaan kas •
•
•
•
•
Bag. Penyimpanan berkas sering menjadi sasaran bagi rekayasa ulang Perusahaan mengirim pelanggan mereka amplop pracetak dan jumlah yg harus dibayar. Setelah diterima, ini amplop di-scan untuk menyediakan prosedur kontrol terhadap pencurian. Mesin yang membuka amplop, memindai jumlah yg harus dibayar dan cek, dan memisahkan cek. Kecerdasan buatan dapat digunakan untuk membaca tulisan tangan, seperti jumlah pengiriman uang dan tanda tangan. #
Automated Cash Receipts
#
Point pada sistem penjualan •
•
•
Sistem titik penjualan digunakan secara ekstensif dalam perusahaan ritel. Ex: Pelanggan mengambil persediaan dari rak dan membawa mereka ke kasir. Petugas itu memindai kode produk universal (UPC). Sistem POS terhubung ke file persediaan, dimana harga dan deskripsi yang akan diambil.Tingkat persediaan yang diperbarui dan menyusun ulang kebutuhan segera dapat dideteksi. Sistem ini menghitung jumlah kewajiban. Pembayaran, baik kartu tunai, cek, ATM atau kredit dalam banyak kasus. Tidak ada piutang Jika cek, ATM atau kartu kredit yang digunakan, link on-line untuk menerima persetujuan yang diperlukan. Pada akhir hari atau shift kasir, uang dan penerimaan dalam laci disesuaikan dengan pita mendaftar kas internal atau print out dari database komputer. Kekurangan atau kelebihan kas harus dicatat # –
•
•
–
Computerized POS
#
Reengineering Using EDI •
•
EDI membantu untuk mempercepat transaksi. Komputer: menentukan persediaan yang diperlukan memilih pemasok dengan siapa bisnis memiliki perjanjian bisnis formal cepat deal dengan komputer pemasok dan tempat pesanan Pertukaran tersebut benar-benar otomatis. Tidak ada campur tangan manusia atau manajemen –
–
–
•
–
#
EDI System Company B
Company A
Sales Order System
ApplicationPurchases System Software EDI Translation Software
Applicatio Software
EDI Translation Software
Direct Connection Communications Software
Communications Software Other Mailbox
Company A’s mailbox
VAN Other Mailbox
Company B’s mailbox
#
Reengineering Using the Internet •
•
•
Biasanya, tidak ada kesepakatan bisnis formal seperti yang dilakukan dalam EDI. Sebagian besar pesanan yang dibuat dengan kartu kredit. Terutama dilakukan dengan sistem e-mail, dan dengan demikian waktu penyelesaian diperlukan Agen cerdas diperlukan untuk menghilangkan jeda waktu. Keamanan dan kontrol atas data merupakan masalah dengan transaksi Internet. –
•
#
Pertimbangan CBAS Control •
Otorisasi - secara real-time sistem, kewenangan yang otomatis Aturan keputusan terprogram harus diawasi secara ketat. Pemisahan Fungsi - konsolidasi tugas oleh komputer adalah umum Lindungi program komputer Coding, pengolahan, dan pemeliharaan harus dipisahkan. Pengawasan - dalam sistem POS, tape internal kasir atau database adalah bentuk tambah pengawasan Akses Kontrol - catatan magnet yang rentan terhadap kedua paparan resmi dan tidak sah dan harus dilindungi Harus memiliki aksesibilitas file yang terbatas Harus menjaga dan memantau program komputer –
•
–
–
•
•
–
–
#
CBAS Control Considerations •
Pencatatan Akuntansi- sisanya pada keandalan dan keamanan data digital yang tersimpan Akuntan harus skeptis mengenai akurasi dari hard copy cetakan. Backup - sistem perlu memastikan bahwa backup dari semua file terus disimpan Verifikasi Independen - mengkonsolidasikan tugas akuntansi di bawah satu program komputer dapat menghapus kontrol tradisional verifikasi independen. Untuk mengatasi masalah ini: melakukan bets balancing kontrol setelah tiap kali menjakankannya menghasilkan laporan manajemen dan ringkasan # untuk pengguna akhir untuk ditinjau –
•
–
–
Sistem akuntansi berbasis PC •
•
•
Digunakan oleh perusahaan kecil dan beberapa perusahaan besar yang terdesentralisasi Memungkinkan individu satu atau beberapa untuk melakukan fungsi akuntansi secara keseluruhan Kebanyakan sistem dibagi menjadi modul yg dikontrol oleh program berbasis menu: buku besar pengendalian persediaan daftar gaji pengeluaran kas pembelian dan hutang penerimaan kas # order penjualan –
–
–
–
–
–
–
PC Control Issues •
•
•
Pemisahan Tugas cenderung tidak memadai dan harus dikompensasi dengan peningkatan pengawasan, laporan manajemen rinci, dan verifikasi independen sesering mungkin Access Control akses kontrol untuk data yang disimpan di komputer cenderung menjadi lemah; metode seperti enkripsi dan penguncian perangkat disk harus digunakan Catatan Akuntansi Kegagalan disk pd komputer menyebabkan kerugian data, metode backup eksternal perlu diterapkan untuk memungkinkan pemulihan data #
