PLANIFICACI PLANIFICACIÓ ÓN Y CONTROL DE PROYECTOS Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente parcialme nte ordenadas y generalmente generalmente dirigidas dirigidas a la obtención de un resultado importante, importante, por lo que requiere un largo período de tiempo para su finalizaci finalizaci ón.
Planificació n y control de proyectos
DIRECCIÓN DIRECCI ÓN DE PROYECTOS
Planificación Fases
Programación Control
Direcció Direcci ón de la Producción. Curso 20062006-2007
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Determinación de objetivos
Definición de l Definición proyecto
Determinar los recursos necesarios
Organización del proyecto
Fases de un proyecto
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Secuencia de actividades
Programación de recursos
Asignación de Asignación recursos
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
CONTROL DEL PROYECTO COSTES Direcció Direcci ón de la Producción. Curso 20062006-2007
CALIDAD
TIEMPO
Planificació Planificación del Proyecto Planificació n del proyecto
1.- Determinación de objetivos Resultado Coste Tiempo
2.- Definición del proyecto Proyecto, hitos, su b-hitos y actividades
3.- Determinación de los recursos necesarios 4.- Organización del proyecto Equipos de proyecto Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DF
DF
I+D
EQUIPO AUTÓNOMO
DF
FAB
DF
DF
MAR
I+D
Organizació Organizació n equipos de proyecto
DF
FAB
DF = Director funcional DP = Director de proyecto E = Enlace funcional I+D = Dpto. I+D FAB = Dpto. Fabricación MAR = Dpto. Marketing
MAR
DP
E ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUIPO INFLUYENTE DF
DF
I+D
DP
E
E
ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUIPO POCO INFLUYENTE
DF
DF
DF
FAB
MAR
E
E
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E
I+D
DP
E
ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUILIBRADA
DF
DF
DF
FAB
MAR
E
E
I+D
DP
E
DF
FAB
MAR
E
E
Programació Programación y control del proyecto Programació Programación y control del proyecto
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relaci ón existente entre las distintas actividades para lograr una asignaci ón de recursos óptima
Gráficos Gantt y los métodos CPM y PERT
CONTROL DEL PROYECTO Coste Calidad Tiempo
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Planificació Planificación, programació programación y control del proyecto Planificación del proyecto: 1. Establecer los objetivos. 2. Definir el proyecto. 3. Establecer necesidades a las actividades del proyecto previstas. 4. Organizar el equipo.
Estimaciones de tiempo y coste. Presupuestos. Planos de ingeniería. Diagramas de los flujos de caja. Detalles de la disponibilidad de material.
Programación del proyecto: 1. A signar recursos a las actividades específicas. 2. Relacionar acti vidades entr e sí. 3. Poner al día y revisar so bre una base regular.
CPM/PERT. Diagramas Gantt. Diagramas Milestone. Programas de flujo d e caja.
Control del proyecto: 1. Vigilar los recursos, costes, calidad y presupuestos. 2. Revisar y cambiar los p lanes. 3. Variar los r ecursos p ara responder a demandas. An tes del pr oy ect o Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
Durante el proyecto
Informes: • Presupuestos. • Ac ti vi dad es r etr asadas . • Ac ti vi dad es con mar gen .
Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos A.- GRÁFICAS GANTT
Grá Grá ficas Gantt
Fecha actual (15 de Julio) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS DESARROLLO DEL CONCEPTO TESTS DE VIABILIDAD DISEÑO PRELIMINAR DISEÑO DEL PROCESO FABRICACIÓN DE PROTOTIPOS PRUEBAS DE MERCADO DISEÑO FINAL LANZAMIENTO
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul
Ago Sep Oct Nov Dic
Tiempo (meses)
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Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos B.- MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM)
M é todo del camino crí tico t ico (CPM)
ETAPAS
1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades. 2.- Calcular los tiempos de cada actividad. 3.- Calcular la holgura de cada actividad. 4.- Determinar el camino o caminos críticos.
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Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos M é todo PERT
c.- MÉTODO pert Duraciones aleatorias Tiempo pesimista Tiempo normal o m ás probable Tiempo optimista
t e
=
t0
+ 4t m +
t p
6
y
σ
2
t
t p − t o = 6
2
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Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos M é todo PERT
c.- MÉTODO pert Duraciones aleatorias Tiempo pesimista Tiempo normal o m ás probable Tiempo optimista
t e
=
t0
+ 4t m +
t p
6
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y
2
σ t
t p − t o = 6
2
PERT y CPM n n
n
n
Técnicas de red. Ambas elaboradas en los años cincuenta: ¡ CPM por DuPont para plantas químicas. ¡ PERT por la marina de Estados Unidos para los misiles Polaris. Consideran las relaciones de precedencia y las interdependencias. Cada una estimaciones diferentes respecto a la duración de cada actividad.
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PERT y CPM Estas dos técnicas pueden responder a las siguientes preguntas: ♦
♦
♦
♦
¿Está el proy ecto dentro de lo p rogramado, por d elante de lo pr ogramado o tiene un retraso consid erable a lo programado? ¿Se ha gastado más o menos di nero de la cantidad presupuestada? ¿Hay sufic ientes recursos d ispo nibles para acabar el proyecto a tiempo? Si el proyecto tiene que estar acabado antes de lo que se había progr amado, ¿cuál es el mejor mod o de cons eguirlo al mínimo coste?
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PERT y CPM Estas dos técnicas siguen seis pasos básicos: À Definir el proyecto y todas sus actividades o tareas importantes. Á Desarrollar las relaciones entre las actividades: decidir qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a las otras. Á Dibujar la red que conecta todas las actividades. Ã Asignar las estimaciones de duración y coste a cada actividad. Ä Calcular el camino de mayor duración de la red. Éste es el denominado camino crítico. Ä Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto. Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
RED
Proyecto: obtener una licenciatura en ciencias Matricularse
1 Suceso (Nodo) Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
Recibir título Asistir a clase, estudiar, etc. 4 años Actividad (Flecha)
2 Suceso (Nodo)
Relaciones entre las actividades
2 A
1 B
3
A y B pueden aparecer de forma conjunta Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
Relaciones entre las actividades A debe haberse realizado antes de que C y D puedan comenzar
2
A
C
1 B
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D
3
4
Relaciones entre las actividades
2 A
D C
1
4 E
B
3
B y C deben haberse realizado antes de que E pueda comenzar
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Actividades ficticias n
Las actividades se definen por los sucesos iniciales y finales. ¡
n
Cada actividad debe tener un único par de sucesos iniciales y finales. ¡
n
Ejemplo: Actividad 2-3.
De otra forma, los programas de computador tendrían problemas.
Las actividades ficticias mantienen una gran importancia. ¡
No consumen tiempo, ni recursos.
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Ejemplo de actividad ficticia 2-3
Incorrecta 1-2
1
3-4
2
3
4
2-3 Correcta
1
1-2
2-4
2 2-3
3
4
4-5
5
3-4: Actividad ficticia
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n
Duració Duraci ón de las actividades de PERT 3 estimaciones de duración: ¡ ¡ ¡
n
n n
Duración optimista (a). Duración más probable (m ). Duración pesimista (b).
·¸ ¹
Siguen la distribución de probabilidad beta. Duración esperada: t = (a + 4m + b)/6 Varianza del tiempo: v = (b - a)2 /6
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Aná Análisis del camino crí crí tico tico n
n
Ofrece información sobre la actividad: ¡ Fecha más temprana (ES) y más tardía (LS) de inicio. ¡ Fecha más temprana (EF) y más tardía (LF) de finalización. ¡ Tiempo de holgura (S): retraso permitido. Identifica el camino crítico. ¡ Camino más largo en la red. ¡ Se puede finalizar el proyecto en el menor tiempo. ¡ Cualquier retraso en las actividades del camino crítico retrasaría el proyecto. ¡ Las actividades del camino crítico tienen un tiempo de holgura igual a cero.
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Pasos para calcular la fecha de comienzo y finalizació finalización má más temprana n
n
n
n
Comenzar por las actividades iniciales hasta las actividades finales. ES = 0 para las actividades que comienzan. ¡ ES es la fecha comienzo más temprana. EF = ES + duración de la actividad. ¡ EF es la fecha de finalización más temprana. ES = EF máxima de todas las actividades predecesoras que no han comenzado.
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Pasos para calcular la fecha de comienzo y finalizació finalización má más tardí tardí a n
n
n
n
Comenzar por las últimas actividades hacia las iniciales. LF = EF máxima para actividades que finalizan. ¡ LF es la fecha de finalización más tardía; EF es el la fecha de finalización más temprana. LS = LF - Duración de la actividad. ¡ LS es la fecha de comienzo más tardía. LF = LS mínima de todas las actividades sucesoras que no han finalizado.
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Camino crí crí tico tico en la red
Verter cemento e instalar la estructura
2
Realizar diseño de interiores 3 sem.
6 sem.
Tejado 2 sem.
1 3 sem. Comprar arbustos, etc.
3
4 Ajardinamiento 4 sem.
El camino crítico es el camino más largo: 12 semanas. Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y finalizació finalización má más temprana
Proyecto de la construcción de una casa 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Actividad 1-2 Cimientos y estruc estructtura ura 1-3 Comprar Comprar arbusto arbustoss 2-3 Tejado 2-4 Diseño de interiores int eriores 3-4 Ajardinamiento
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Diagrama de Gantt: fecha de
comienzo y finalizació finalizaci ón má más tardí tard í a
Proyecto de la construcción de una casa Actividad 1-2 Cimientos y estruct ura estruc tura 1-3 Comprar Comprar arbustos arbusto s 2-3 Tejado 2-4 Diseño de int eriores interiores 3-4 Ajardinamiento
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1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Duració Duraci ón del proyecto n
Duración del proyecto estimada (T ): ): ¡
n
Utilizada para obtener la probabilidad de la finalización del proyecto
Suma de las actividades del camino crítico, t
Varianza del proyecto (V ): ¡
Suma de las varianzas de las actividades del camino crítico, v
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Ejemplo de probabilidad de finalizaci ón de PERT Supongamos que es un diseñador de proyectos de General Dynamics. El proyecto de un submarino tiene una duración de finalización estimado de 40 semanas, con una desviación estándar de estándar de 5 semanas. ¿Cuál es la probabilidad de finalizar el submarino en 50 semanas o menos? Direcció Dirección de la Producción. Curso 20062006-2007
© 1995 Corel Corp.
Conversió Conversi ón a la variable está estándar Z
=
-
X
T
s
=
50 - 40 = 2,0 5
Distribución normal
Distribución estándar normal
s Z =1
s =5
T
= 40 50
mz = 0 2,0
X
Z
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Obtenció Obtenci ón de la probabilidad Tabla de la probabilidad estándar normal
Z
0,00
0,01
0,02
0,0 0,50000 0,50399 0,50798
:
:
:
sZ = 1
:
2,0 0,97725 0,97784 0,97831
0,97725
2,1 0,98214 0,98257 0,98300
mz = 0 2,0 Probabilidades en conjunto
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Z
Figura 16.9
Coste 600$
Ac tivi dad 5 -6 (t = 9)
Coste
Ac ti vi dad 2 -4 (t = 16)
3.000$
500$ 400$
2.000$
300$
1.000$
Duración (semanas)
Duración (semanas)
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Ventajas de PERT/CPM n
n n n
n n n
n
n
Se utilizan en varias etapas de la dirección de proyectos. No son complejos matemáticamente. Utilizan representaciones gráficas. Proporcionan un camino crítico y tiempo de holgura. Proporcionan documentación del proyecto. Sirven para controlar los costes. costes. Las redes creadas proporcionan valiosa documentación del proyecto y señalan gráficamente quién es el responsable de las diferentes actividades. actividades. Aplicables a una gran variedad de proyectos e industrias. industrias. Se utilizan para controlar no controlar no sólo programas, programas, sino también costes. costes.
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Limitaciones de PERT/CPM n
n n
n n n
n
n
n
n
Las actividades deben estar definidas de forma clara, independientes y estables. Se deben especificar las relaciones de precedencia. Las duración de las actividades (PERT) siguen la distribución de probabilidad beta. Estimaciones de duración subjetivas. Demasiado énfasis en el camino crítico. crítico. No es posible asumir independencia entre las actividades del proyecto. Su utilización de complica cuando se inician actividades antes de concluir la actividad precedente. Difícil definición el comienzo y la finalización de un actividad. actividad. Excesiva subjetividad en la estimación de las duraciones de cada actividad Uso de la distribución beta y las fórmulas simplificadas utilizadas
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