PEPSU
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Definición del proceso Conjunto de actividades que transforman o convierten uno o más insumos en resultados que proporcionan un valor a quien usa, aplica o demanda dichos resultados. Definición del PEPSU Es una representación visual sencilla de cómo opera el proceso con relación a sus proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios. Este tipo de diagrama es muy útil ya que nos presenta un mapa de primer nivel del proceso. El PEPSU representa el flujo del proceso total: Proveedores = Proporciona las entradas Entradas = Lo que el proceso concierte en salidas Proceso = El proceso de convertir las entradas en salidas Salidas = Resultado del proceso Usuarios = Aquellos que reciben las salidas PROVEEDORES Son entidades que proporcionan materiales, información, energía, etc., a los procesos
Reciben retroalimentación de las mediciones
ENTRADAS Son todos los materiales, información, apoyo, energía, etc., tangible o intangible, necesaria para operar los procesos Deben ser medibles Desarrollar mediciones y analizar Retroalimentación de los proveedores
PROCESOS Son actividades, movimientos, acciones, etc., para convertir las entradas en salidas Definir, entender, analizar y graficar los procesos Desarrollar la mediciones y analizar
SALIDAS Son los resultados tangibles o empíricos de un proceso. Las salidas deben ser medibles Desarrollar mediciones y analizar ¿Es constante el proceso? NO SI Observar, preguntar, trabajar para lograr la consistenci a del proceso ¿Satisface el proceso las necesidades del usuario? NO SI Asignar un Observar, equipo de realizar proyecto encuestas para entre los mejorar el usuarios, proceso buscar oportunida des para la superación
USUARIOS Son las personas para las cuales se crea la salida
Hacer encuestas para obtener los criterios de adecuación al uso (necesidades)
Mejorar el proceso cuando sea necesario
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Diagnóstico del Proceso Es el análisis de los diversos factores que en conjunto determinan la percepción que se tiene del proceso con respecto a su nivel de eficiencia. 1. ¿Cuál es el principal objetivo del proceso seleccionado? 2. ¿Qué considera que no se esta cumpliendo del objetivo dentro del proceso? 3. Del proceso seleccionado describa cuales son los productos o servicios que se generan. 4. ¿De acuerdo a su percepción las características de los productos o servicios cumplen con los estándares establecidos? 5. ¿De acuerdo a su percepción las características de los productos o servicios satisfacen las necesidades de sus usuarios? 6. ¿El proceso tiene una clara relación con la misión, visión, objetivos estratégicos y políticas de la institución? 7. ¿Considera usted que el proceso cuenta con controles que permitan identificar posibles desviaciones? 8. ¿Actualmente existen acciones de mejora que se estén ejecutando en el proceso? 9. ¿Cuáles considera usted que son los problemas principales que existen en el proceso seleccionado? 10.¿Cómo considera usted que debería operar el proceso seleccionado (en cuanto a tiempo, costo, calidad, etc.)?
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Observar las actividades del proceso Hoja de trabajo Es una herramienta que nos permite identificar las actividades que componen al proceso con la secuencia en que se presentan, sus responsables, tiempos y volúmenes; así como las áreas de oportunidad en las que pudiera implementarse acciones de mejora. Aplicación •
Seleccionar el proceso a analizar.
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Levantamiento de flujos del proceso, listando las actividades componentes.
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Identificar los tipos de actividades que se realizan (operación, traslado, demora, verificación, archivo o corrección).
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Identificar el tiempo que se utiliza para desarrollar cada actividad, así como acciones de mejora.
MAPEO DE PROCESOS Concepto
Un flujogramas o diagrama de flujo es la representación gráfica de las secuencias de pasos que integran un proceso. 3
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Características: Incorporar toda la información necesaria para que sea de mayor utilidad. Se representan por símbolos para representar lo que ocurre en el proceso de trabajo. Dar visibilidad al trabajo Mejora la comunicación y el conocimiento para aquellas personas involucradas con el proceso. Documentar las rutas que se emplean para aumentar el nivel de satisfacción del cliente Esto va a llevar a reducir el tiempo del ciclo del proceso, disminuir defectos, abatir costos, establecer mediciones de desempeño orientadas al cliente, reducir el número de pasos y elevar la productividad Se emplean para mostrar: Cómo se llevan acabo los trabajos en una organización Revelan la combinación específica de funciones, pasos, entradas y salidas que la organización utiliza para aportar valor a sus clientes. Se realiza para ilustrar cómo se desea que la organización realice el trabajo. Los principales uso de los diagramas son los siguientes: Orientar a los nuevos empleados. Organizar el trabajo. Aclarar papeles y contribuciones. Identificar oportunidades de mejora. Como ayuda para medir el desempeño SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO LIMITE (inicio o final): identifica el principio o el final de un proceso OPERACIÓN identifica una actividad o tarea en el proceso que modifica un insumo. MOVIMIENTO O TRANSPORTE indica el transporte de un resultado de un lugar a otro. INSPECCIÓN identifica una detención en el flujo del proceso para evaluar la calidad del resultado o para obtener autorización para continuar DEMORA identifica cuando algo debe esperar o ser puesto en almacenamiento temporal ALMACENAMIENTO identifica en resultado almacenado en espera de un cliente.
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PEPSU DECISIÓN designa un punto de decisión o división del flujo del proceso. Debe anotarse en su interior la cuestión a decidir, identificar cada ruta que surge del punto de decisión con las opciones resultantes de la resolución, como: SI o NO. DOCUMENTO indica que el resultado de una actividad se registra en un medio impreso.
BASE DE DATOS identifica cuando la salida de una actividad se almacena en un medio electrónico.
CONECTOR indica que una salida de un flujograma representa una entrada para otro. Se anota una letra en el interior que denote una salida o entrada. A veces, una punta de flecha asociada a este símbolo indica si se trata de una entrada o salida; si la punta de la flecha señala el interior, representa una entrada; si marca hacia el exterior ilustra una salida. FLECHAS (flujos de las entradas o salidas): indica la secuencia y dirección del flujo de un proceso, y por lo general representa la transferencia del resultado de una actividad a la siguiente.
Como crear un flujograma 1.- Definir los límites del proceso
2.- Mantener el flujo del proceso de izquierda a derecha y de arriba abajo
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3.- Incorporar información al diagrama utilizando los símbolos
4.- Mantener los símbolos equidistantes
5.- Las entradas y salidas deben pasar por encima o por debajo, en vez de hacer intersección.
6.- Asegurar que los resultados de los símbolos de decisión ostenten etiquetas.
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