Partes Interesadas

MATRIZ DE PARTES INTERESADAS INTERNAS Versión: 2 Vigente a partir de junio de 2018

PARTE INTERESADA

FUNCIONARIOS

NECESIDAD / EXPECTATIVA

¿QUÉ HACE LA ENTIDAD PARA ATENDER EL REQUISITO?

Asig Asigna naci ción ón sala salari rial al just justa a

Se defi define ne códi código go y gra grado do de los los car cargo goss en en el el man manua uall esp espec ecíf ífic ico o de de func funcio ione nes, s, requ requis isit itos os y comp compet eten enci cias as labo labora rale less para para los los empleos de la planta de personal del COPNIA, el cual se basa en el Decreto del Gobierno Nacional para la asignación de salarios a funcionarios públicos.

Contar con los recursos necesarios para cumplir con las funciones (fiscos y tecnológicos)

Los recursos son asignados con el Presupuesto Presupuesto aprobado por la Junta Nacional para la vigencia el cual corresponde al Plan Estratégico Estratégico y las necesidades de las áreas

Procesos y procedimientos definidos

Sistema de Calidad ISO 9001:2015 implementado, mantenido mantenido y certificado. Publicaci ón en la intranet y en la página web de los documentos vigentes de cada proceso.

Oportunidad en los pagos de nómina y de derechos laborales

Establece una fecha de pago de sueldo fija para todo los meses e incorpora en sus procedimientos previsiones previsiones en tiempo para la liquidación y pago de prestaciones. Definió Definió un cronograma de cierres financiero que involucra los procesos de nómina.

Programa de bienestar laboral que tenga en cuenta Plan de bienestar adoptado mediante Resolución nacional 667 de 2017 las necesidades de los funcionarios Programa de capacitación acorde a las necesidades de Plan institucional de Capacitación adoptado mediante Resolución Nacional 23 de 2018. los cargos Sistema de Gestión de Seguridad Seguridad y Salud en el Trabajo Sistema de Gestión de Seguridad Seguridad y Salud en el Trabajo adoptado mediante Resolución Nacional 322 de 2017, incluye definición de política y objetivos del sistema. Cumplimiento de la misión de la Entidad Se tiene definido el Plan Estratégico de la Entidad 2016-2018, el cual se encuentra alineado a las directrices de la Entidad y el cual se concreta en las actividades definidas definidas para cada vigencia y se le hace su respectivo seguimiento. Cumplimiento de los planes y programas aprobados

Informe de gestión gestión trimestral. trimestral. A través del Comité de Desarrollo Administrativo se realiza el seguimiento a la ejecución presupuestal, a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y a los planes de acción de la vigencia. El registro se videncia en las actas del Comité.

Procesos ético profesionales sustanciados y decididos conforme al debido proceso, que garanticen la seguridad jurídica frente a una demanda que pueda afectar el patrimonio del COPNIA.

Control de la segunda instancia sobre los fallos de primera instancia. Emisión de directrices jurídicas. Emisión de observaciones técnicas. Comité de conciliación (como última instancia en caso de presentarse una demanda) demanda)

JUNTA NACIONAL

MATRIZ DE PARTES INTERESADAS INTERNAS V.2

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MATRIZ DE PARTES INTERESADAS INTERNAS Versión: 2 Vigente a partir de junio de 2018 Capacitación a los consejeros acerca de sus funciones Mediante la directriz DJ-DR-007-2017 DJ-DR-007-2017 de la Subdirección Jurídica la cual fue comunicada mediante memorando NAL-CI-2017NAL-CI-2017y responsabilidades. responsabilidades. 03098 se estableció la responsabilidad de la Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento, Seguimiento, la Sbdirección Jurídica y las Secretarías Secretarías Seccionales, de comunicar a los miembros de las Juntas, el documento de presentación del COPNIA en el que se informan las responsabilidades responsabilidades que se asumen al s er miembros de las Juntas. Se incluyó en el Plan de acción 2018, la actividad 3.1.1.1 "Desarrollar una cátedra virtual ética como mecanismo preventivo de la función deinspección, control y vigilancia de la entidad" Conoci Conocimie miento nto de de la gest gestión ión de de la Enti Entidad dad

Se rea realiz lizan an jorna jornada da de de Rendi Rendición ción de Cuen Cuentas tas la la cual cual se encu encuen entra tra progr programa amada da en en el Plan Plan Anticorr Anticorrupc upción ión y de Aten Atenció ción n al Ciudadano en el componente 3. Rendición de cuentas. Adicionalmente se publica en la página web en la sección de transparencia transparencia la presentación realizada en la rendición de cuentas así como el video de la audiencia pública.

Control ético profesional activo y efectivo en función de las actividades de ingeniería que se desarrollan en la región. Decisiones de archivos de quejas, de preliminares preliminares y fallos de primera instancia, oportunas y con calidad en su sustanciación respetando respetando el debido proceso.

Está incluido en el Plan de Acción 2018 en el numeral 1.4.1.1 "Efectuar el monitoreo a la apertura de investigaciones investigaciones de Oficio"

Justas Seccionales

CONTROL DE CAMBIOS Versión / Fecha Versión 1/Octubre 2017 Versión 2/ Junio 2018

Está incluido enel Plan de Acción 2018 Numeral 1.3.1.8 "Implementación "Implementación de la metodología de planificación de los rocesos disciplinarios y quejas en primera instancia" Numeral 1.5.1.1 "Definir e implementar el mecanismo de apropiación de los conceptos emitidos por la Subdirección Jurídica a través del sistema de relatoría del COPNIA"

Descripción

Se crea el documento. El cual fue consolidado con la información suministr suministrada ada por los Profesionales de Gestión y los Secretarios Seccionales Se realizan ajustes en la columna ¿Qué hace la Entidad para atender el requisito?





MATRIZ DE PARTES INTERESADAS EXTERNAS Versión: 2 Vigente a partir de junio de 2018

PARTE INTERESADA

NECESIDAD/ EXPECTATIVA

QUÉ HACE LA ENTIDAD PARA ATENDER EL REQUISITO? DEFINIDO POR LOS PROCESOS CORRESPONDIENTES

C on on tr tr at at is is ta tas

C um um pl pl im im ie ie nt nt o d e l o p ac act ad ad o e n l os os co co nt nt ra rat os os

Designacion de un supervisor para que sea el canal de comunicación efectivo entre la Entidad y el contratista, adicionalmente para que tramite los compromisos de la Entidad en el Contrato. Procedimiento documentado CT-pr-08 "Supervisión "Supervisión de contratos"

E nt nt es es d e Co Co nt nt ro ro l

A te te nc nc ió ió n op op or or ttu u na na a lo lo s re re qu qu er er im im ie ie nt nt os os

Se remite por parte de la Direccion General el requerimiento enviado por el ente de control a la Oficina de Control Interno, con el fin de coordinar con las áreas la respuesta. Una vez recpcionada, verificada y consolidada la respuesta, se asigan el documento a la Direccion General para firma y envio en los tiempos establecidos en el requerimiento. Programación de entregas de informes de requerimientos de ley por parte de la Oficina de Control Interno para cada vigencia.

Grem io s

Pre se senci a d el el CO COPNI A en su sus ev even to tos o act ividades programadas

El COPNIA participa en eventos de tipo académico, gremial y empresarial para divulgar la misionalidad y cumplir los objetivos estratégicos. La participación del COPNIA queda registrada el los informes de gestión.

Instituciones de Educación Convenios con valor agregado para sus egresados superior Divulgación de la Ley 842 de 2003

Está incluido en el Plan de Acción 2018 en el numeral 1.1.1.1 "Definir y ejecutar agenda de acercamiento con entidades Estatales y particulares para lograr el apoyo en el cumplimiento de la gestión institucional" En el procedimiento ICV-pr-03 Charlas de divulgación, está defindo que cada seccional programa para la vigencia las charlas a las Instituciones de Educación Superior de su jurisdicción. La ejecución del programa es monitoreado de manera trimestral en el Comité de Desarrollo Administrativo. Está incluidas en el Plan de Acción 2018 las siguientes acciones: 3.1.1.4 "Tramitar la actualización de la información del COPNIA en las páginas Web y demás medios de comunicación de las instituciones de educación superior." 3.2.1.1 Identificar, documentar, proponer y coordinar los eventos académicos de posible participación del COPNIA a nivel nacional, en cumplimiento de las funciones misionales.

Listados de egresados entregados al COPNIA por un único

Está incluido enel plan de acción 2018 en el numeral 1.3.1.1 "Diseñar e iniciar la ejecución de una estrategia de actualización de Listados de Universidades"






Oferentes

Información técnica clara de las necesidades de la entidad para participar en los procesos de selección.

Se establece tanto en el estudio previo como en el pliego de condiciones la información necesaria respecto al bien o servicio a contratar así c omo las condiciones que deben cumplir los oferentes para participar en el proceso de selección. Lo mismo se establece en el aviso e convocatoria o en la invitación publica. Siempre se define unos requisitos técnicos del bien o servicio a contratar. Procedimiento CT-pr-02 Gestión contractual La información se publica en la página web del COPNIA y en la página del SECOP.

Conocer el resultado de su participación en los procesos de El Área de contratación publica dentro del término de ley todas las actuaciones del proceso de selección. Cuando se trata de evaluaciones se publican en el tiempo indicado en el cronograma que respeta los términos legales para que oferentes realicen observaciones al mismo. Procedimiento CT-pr-02 Gestión selección. contractual La información se publica en la página web del COPNIA y enla página del SECOP. Se incluyó en el Plan de Acción 2018 en el numeral 2.6.1.10 la actividad "Realizar la implementación SECOP II"

Profesionales Información precisa para la realización del trámite competencia del COPNIA (Nacionales y Extranjeros)

Conocimiento del Código de Ética

Información actualizada y precisa en los canales de atención de la entidad: pagina web, atención telefónica, correo electrónico, chat y atención presencial. Se cuenta con un esquema de publicación coordinado por el área de Comunicaciones. Están definidos los protocolos de atención a los usuarios, documento que se encuentra publicado publicado en la intranet y en el mapa de procesos.

Está incluido en el plan de acción 2017 el numeral 3.1.1.2 "Desarrollar una cátedra virtual ética como mecanismo preventivo de la función de inspección, control y vigilancia de la entidad" Está incluido en el plan de acción 2018 el numeral 3.1.1.1 "Desarrollar una cátedra virtual ética como mecanismo preventivo de la función de inspección, control y vigilancia de la entidad"

Facilidades para la Entrega de tarjetas según sitio de preferencia.

Está incluido en el plan de acción 2018 el numeral 1.3.1.7 "Definir el mecanismo para el envío de Tarjetas Profesionales a lugar de preferencia del usuario"

Constancia del trámite en línea

A través de la página Web del COPNIA, el ciudadano puede realizar la consulta del estado de su trámite. https://copnia.gov.co/tramites-y-servicios/consu https://copnia.gov.co/tramites-y-servicios/consultalta-






Conocimiento de las funciones del COPNIA

Divulgación a través de diferentes medios, mensajes y canales de comunicación para llegar a los diferentes públicos, de acuerdo a plan de trabajo del área de comunicaciones (Folletos, prensa, televisión, etre otros) En el Plan de Acción 2018, se tiene definida la actividad 3.2.1.2 "Identificar, documentar, proponer y coordinar los posibles espacios públicos y privados en donde la Dirección General pueda participar, buscando el reconocimiento del COPNIA en la c omunidad con el fin de socializar las funciones misionales.

Página web amigable

Se diseñó y restructuró el portal web (Diseño y contenidos) de la entidad. El lanzamiento de la página web se realizó el 25 de septiembre de 2017.

Promover el cumplimiento de la Ley 842 de 2003

Son estrategias del Plan Estratégico 2016-2018 Estrategia 1.1 "Aumentar el número de inscritos en el Registro Profesional de Ingenieros, Afines y Auxiliares de competencia del COPNIA" Estrategia 1.2 "Reducir la brecha existente entre el número de egresados y el número de profesionales inscritos en el Registro Profesional de Ingenieros, Afines y Auxiliares de c ompetencia del COPNIA." Estrategia 1.4 "Promover la función de tribunal de ética mediante la apertura de investigaciones disciplinarias de oficio debidamente sustentadas"

Que se comuniquen las sanciones

Establecido en el procedimiento PD-pr-01 Procesos Ético Profesionales: Publicación en la página web del COPNIA Comunicación a la Procuraduría General de la Nación Comunicación a Entidades Públicas relacionadas

Recibir adecuada respuesta, información y orientación

Se encuentran definidos, publicados publicados y socializados los protocolos de Atención al Ciudadano en la página web y en el mapa de procesos. Se tienen dispuestos diferentes mecanismos para la recepción y atención de peticiones: página web, chat, correo electrónico, teléfono y atención personal.






Sociedad

Reconocimiento institucional

En el Plan Estratégico 2016-2018 se estableció como estrategia ""Diseñar e implementar estrategias de comunicación para el logro de reconocimiento institucional interno y externo". Dentro de esta estrategia se estableció la siguiente actividad, entre otras: 3.2.1.2 "Identificar, documentar, proponer y coordinar los posibles espacios públicos y privados en donde la Dirección General pueda participar, buscando el reconocimiento del COPNIA en la comunidad con el fin de socializar las funciones misionales"

Facilitar e incentivar mecanismos para interponer quejas

A través del Área de Atención al Ciudadano se facilitan canales de atención telefónico, presencial, correo electrónico, página web y chat.

Actuar con imparcialidad y justicia

Se tienen definidos Principios y Valores, los cuales fueron adoptados mediante la Resolución Nacional 1446 del 21 de diciembre de 2015 y se encuentran publicados en la página web.

Conocimiento de las funciones del COPNIA

Programa de charlas realizado por las Secretarías Seccionales. ICV-pr-03 Charlas. Programa de trabajo del área de Comunicaciones. Se encuentra definida como una act ividad del Plan de Acción 2018: 3.2.1.2 "Identificar, documentar, proponer y coordinar los posibles espacios públicos y privados en donde la Dirección General pueda participar, buscando el reconocimiento del COPNIA en la comunidad con el fin de socializar las funciones misionales.

Cumplimiento de la labor de Inspección y Control por parte En el procedimiento ICV-pr-01 Inspección, control y vigilancia, está definido que cada seccional programa para la vigencia las actividades de inspección, control y vigilancia en su jurisdicción. del COPNIA. En el Plan de acción 2018, se incluyó la siguiente actividad 1.7.2.1 "Analizar viabilidad jurídica jurídica y generar, en su caso, propuesta de documentación para la imposición y recaudo de multas derivadas del proceso de inspección, control y vigilancia del COPNIA"

Divulgación de los sancionados y el ejercicio ilegal

En el procedimiento PD-pr-01 Proceso ético profesional está establecida la actividad de comunicación del fallo este para el caso de los sancionados. En el procedimiento ICV-pr-02 Denuncias, se encuentra establecida la actividad de publicación en l a página web de los casos detectados de ejercicio ilegal. En la página web, en la sección Tribunal de Ética, se publican los sancionados y las personas que están ejerciendo ilegalmente.








CONTROL DE CAMBIOS Versión / Fecha Versión 1 Octubre 2017 Versión 2 junio 2018

Descripción Se crea el documento. El cual fue consolidado con la información suministrada por los Profesionales de Gestión y los Secretarios Seccionales

Se realizan ajustes en la columna ¿Qué hace la Entidad para atender el requisito?

Partes Interesadas

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