Para qué sirve Visual Basic en Excel https://es.justexw.com/tutoriales/tutorial-de-visual-basic-para-excel
Excel nos proporciona muchas herramientas para manipular la información inf ormación de la hoja de cálculo
pero en ocasiones, deseamos realizar las acciones repetitivas en Excel de una manera más sencilla o crear funcionalidades que no están contempladas en la aplicación de Office. Visual Basic funcionará a través de macros, vistos en el tutorial de Excel avanzado, avanzado, que nos
permitirán crear tareas automatizadas paso a paso. Este lenguaje de programación nos servirá para facilitarnos el trabajo y aunque en un primer momento nos puede intimidar el hecho de aprender a programar en VB, gracias a los ejemplos de VB para Excel podremos conseguirlo de forma adecuada.
Cómo activar Visual Basic en Excel Para empezar a trabajar con este lenguaje de programación, deberemos activar Visual Basic en Excel. Para ello, habilitaremos la ficha de Programador siguiendo los pasos indicados: o
Hacer clic en el botón de Office Offi ce y seleccionar Opciones de Excel.
o
Elegiremos la opción más frecuentes de la lista de opciones.
o
En el panel de la derecha, seleccionamos la opción op ción mostrar ficha de programador en la cinta cint a de opciones y aceptamos la cambios.
o
Se mostrará la ficha de programador en la cita de opciones.
Ejemplos de Visual Basic para Excel A lo largo de este tutorial de Excel, veremos distintos ejemplos de Visual Basic para Excel y nos ayudarán a poder crear macros, automatizar tareas y diseñar nuevas herramientas útiles útil es para Excel. Os proponemos los siguientes tutoriales de Visual Basic para Excel y los distintos trucos que podemos aprender para utilizar el lenguaje de programación VB:
Tutoriales de VB para Excel o
Cómo usar el editor de Visual Basic en Excel o
El editor de Visual Basic en Excel es un programa que no depende de la aplicación de Office, pero que nos permitirá crear macros para Excel. Además, con el siguiente tutorial de Visual Basic para Excel podremos Excel podremos abrir el editor de Visual Basic de distintas maneras y comenzar a explorar los proyectos, insertar módulos o escribir el código VBA directamente. Se podrán utilizar las distintas plantillas distintas plantillas de Excel para Excel para después emplear el editor de Visual Basic en Excel y ejecutar distintas acciones.
o
Abrir el editor de Visual Basic en Excel 2007
o
Podemos abrir el editor de Visual Basic en Excel de diferentes formas y os explicaremos cómo hacerlo para que conozcáis varias opciones para realizar esta acción. Para abrir el editor de VBA en Excel pulsaremos el botón de Visual Basic de la ficha de Programador o
con la combinación de teclas adecuada.
o
o
Botón de Visual Basic en Excel La primera de las opciones para abrir el editor de Visual Basic en Excel es pulsando el botón de VB en Excel. Para ello pulsaremos sobre el botón Visual Basic de la ficha de programador. Automáticamente, se abrirá el editor y podremos utilizar los menús y herramientas de la ventana.
o
o
o
Atajo con el teclado para abrir editor de Visual Basic en Excel La segunda de las opciones para abrir el editor de Visual Basic en Excel será utilizando la combinación de teclasALT+F11 permitiéndonos abrir la ventana de forma rápida.
o
o
o
Editor de Visual Basic en Excel 2010 La diferencia entre el editor de Visual Basic en Excel 2007 y el editor de Visual Basic en Excel 2010, es la forma en que activamos el editor. En Excel 2010 seleccionaremos en el
menú Archivo el botón opciones. Seguidamente, pulsaremos la opción Personalizar cinta de opciones y escogeremos fichas principales en el desplegable de la parte derecha. Entre las fichas principales elegiremos la opción Programador para activar di cho menú y poder hacer uso del Editor de Visual Basic en Excel 2010 . o
Por otro lado, para activar el editor de Visual Basic en Excel 2007 podemos seguir el tutorial de Visual Basic para Excel.
o
Cómo insertar macros en Excel con Visual Basic
En el momento que creemos un macro en Excel podremos utilizarlo cuando lo necesitemos. Para insertar macros en Excel con Visual Basic deberemos seguir unos pasos y aprender acerca del lenguaje de programación Visual Basic para acceder a las funcionalidades de Excel y ampliar la aplicación hasta donde queramos. Además, podremos utilizar las plantillas de Excel para formatear la hoja de cálculo e insertar macros de forma fácil.
Crear macros en Excel con Visual Basic Podremos crear macros en Excel gracias a la herramienta que dispone Excel conocida como grabar macro. La grabación del macro permitirá realizar de forma automática las tareas repetitivas sin necesidad de saber programar. Y entonces, ¿por qué necesitamos saber Visual Basic? Para poder crear nuevas funcionalidades de las que no dispone Excel tendremos que introducirnos en el mundo de la programación. Este método de grabar un macro para motorizar una acción la utilizamos en el tutorial de cómo hacer gráficos con macros en Excel. Para crear macros en Excel con Visual Basic seguiremos estas instrucciones: o
Hacer clic en el menú de programador
o
Seleccionar la opción Visual Basic donde se abrirá el Editor de Visual Basic en Excel
o
Crearemos nuestro primer macro indicando la subrutina con la palabra Sub y el nombre del macro “PrimerMacro”
o
Al hacer intro, automáticamente nos aparecerán los paréntesis al final del nombre y End Sub que indica el final de la subrutina
o
De esta forma delimitaremos el código que va a contener nuestro macro
o
Guardamos el macro con la extensión .xlsm para habilitar los macros y a continuación ejecutaremos el macro en la flecha verde de la barra de herramientas o con el comando F5+botón ejecutar.
o
En el momento que ejecutemos el macro, Excel nos mostrará el cuadro de diálogo con el mensaje que habíamos escrito “Nuestro primer macro”.
o
Cómo insetar un módulo en Visual Basic para Excel Con Visual Basic para Excel podremos crear módulos desde el Editor de Visual Basic para Excel. Para insertar un módulo en Visual Basic para Excel seguiremos algunas instrucciones, pudiendo crear módulos estándar o módulos de clases. Los módulos estándar serán los que utilicemos ya que los módulos de clases servirán para representar objetos. Se podrán utilizar las distintas plantillas de Excel e insertar módulos en VBA seguidamente.
Crear un módulo en Visual Basic para Excel
Para crear un módulo en Visual Basic para Excel llevaremos a cabo algunos pasos para insertar el módulo en VB. A continuación, os explicamos los pasos para crear un módulo en visual Basic para Excel: o
Seleccionar la opción de la ficha de programador el botón Visual Basic.
o
Hacer clic sobre el menú insertar del Editor de Visual Basic.
o
Seleccionar la opción módulo.
o
Se insertará en la carpeta módulos un módulo nuevo.
o
Cómo usar las funciones en Excel con Visual Basic En Visual Basic podemos utilizar gran parte de las funciones de Excel y llamarlas a través del objeto WorksheetFunction en VB. En nuestro ejemplo, veremos cómo llamar a la función MAX y la aplicaremos a un rango de valores, pero podremos emplear el resto de funciones de Excel . Además, con las plantillas de Excel daremos formato a la hoja de cálculo.
Instrucciones para utilizar las funciones de Excel en Visual Basic Si queremos utilizar las funciones de Excel en VB podremos hacerlo siguiendo los pasos para introducir el código en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si queremos emplear la función MAX para sacar el número máximo de un rango escribiremos el siguiente código en el Editor de Visual Basic:
A continuación, explicaremos cada elemento de esta subrutina de VBA: o
Declaración de la variable Rango que estará formada por el rango de valores del cual queremos extraer el número máximo.
o
Asignación a la variable Rango los valores de A1 aB6 de la Hoja1.
o
Aplicar la función Max al rango.
o
Mostrar el resultado por pantalla.
Cómo sumar en Excel con VB
De la misma manera que hemos insertado la función MAX podremos utilizar otras funciones en Excel como puede ser realizar la suma en Excel con VB empleando la función SUMA. Para ello,
escribiremos el siguiente código:
o
Cómo imprimir una hoja en Excel con Visual Basic Para imprimir en Excel con VB podremos hacerlo utilizando el Editor de Visual Basic para Excel e insertando un botón de impresión en VBA para realizar la acción. Podremos utilizar las plantillas de Excel y las distintas funciones de Excel para realizar cálculos y dar formato a las hojas de cálculo.
Imprimir con Visual Basic en Excel Para imprimir con Visual Basic en Excel insertaremos un botón de control de los controles de formulario de Excel. Para ello, llevaremos a cabo los siguientes pasos:
o
Hacer clic en el menú insertar del menú programador y seleccionar el botón de comando de controles ActiveX.
o
Cambiar el nombre del botón a Imprimir haciendo clic sobre el botón+propiedades y rellenando el campo de Caption.
o
Hacer clic con el botón derecho sobre el botón imprimir y seleccionar ver código.
o
Automáticamente, se añadirá la subrutina del botón al hacer clic.
o
Borraremos el código y añadiremos el siguiente:
o
En el momento en que ejecutemos el código podremos imprimir en Excel apareciéndonos el siguiente cuadro de diálogo.
o
Cómo ingresar datos en Excel con Visual Basic o
¿Te gustaría ingresar datos en Excel con Visual Basic ? En VBA podremos insertar datos utilizando el método InputBox que mostrará una ventana emergente a los usuarios para que puedan rellenar los datos. Si quieres mostrar la ventana para incluir los datos deberás utilizar un módulo del Editor de Visual Basic. Para ello, previamente habremos aprendido cómo utilizar VBA con el tutorial de Visual Basic para Excel.
o
Pasos para insertar datos en Excel con Visual Basic
o
Uno de los ejemplos que veremos a continuación nos pedirá ingresar un número y nos lo mostrará por pantalla. Por ello, para insertar datos en Excel con Visual Basic escribiremos el siguiente código dentro de la subrutina ingresarDatos:
o
o
o
De esta forma podremos capturar los datos que introduzcan los usuarios y realizar funciones en Excel operando con los valores de manera fácil y sencilla.
o
Cómo hacer un formulario con Visual Basic en Excel
En el Editor de Visual Basic podremos insertar formulario en VBA donde incluiremos distintos controles que nos ayudarán a solicitar los datos del usuario. Podremos colocar botones, listas desplegables, texto, etiquetas, cuadros combinados, etc. Además, podremos emplear las distintas funciones de Excel para realizar cálculos en las hojas de cálculo de Excel.
Crear un formulario con Visual Basic en Excel En el Editor de Visual Basic podremos crear un formulario con Visual Basic siguiendo los pasos enumerados a continuación:
o
Hacer clic en el menú insertar y seleccionar la opción UserForm.
o
Automáticamente, se insertará el formulario y podremos elegir del cuadro de herramientas los controladores necesarios.
o
Además, podremos insertar los distintos controles del formulario en Excel, desde el menú programador y eligiendo la opción insertar.
o
Qué errores pueden aparecer en Visual Basic para Excel
o
Cómo utilizar Visual Basic en Excel para Mac
Trucos de Visual Basic para Excel o
Comandos en Visual Basic para Excel o
En Visual Basic existen una serie de comandos que se podrán utilizar para realizar distintas funciones en Excel. Además, gracias al tutorial de Visual Basic para Excel aprenderemos los comandos más comunes de Visual Basic para Excel de manera sencilla y adecuada. Para poder acceder a las propiedades y métodos de VBA para Excel lo haremos colocando un punto detrás del nombre del objeto. En el Editor de Visual Basic podremos ver la lista de propiedades y métodos de cada objeto al escribir el código y poner un punto después del objeto.
o
o
Instrucciones en VBA para Excel Algunos de las instrucciones o comandos en Visual Basic para Excel más utilizados en programación de VBA son los que veremos a continuación:
o
Activar una hoja en Visual Basic para Excel : para ir a una hoja de cálculo de Excel
utilizaremos el siguiente comando en VBA Shetts (“Hoja”).Select o
Convertir texto en un número en Excel : si queremos convertir el texto a un valor numércio
usaremos la función val(TextoAConvertirNumero) o
Abrir un formulario en Excel con VBA : para abrir un formulario usaremos la siguiente
instrucción NombredelFormulario.show o
Mostrar un mensaje con Visual Basic : si queremos mostrar un mensaje al usuario
usaremos el comando MsgBox “mensaje entre comillas” o
Escribir en una celda de Excel : para escribir en una celda de Excel realizaremos la
instrucción Activecell, el nombre de la fórmula y el texto que deseamos insertar en la celda. o
Poner negrita en Visual Basic para Excel : la negrita se podrá utilizar en Visual Basic
gracias al comando Selection.FontBold=True o
Letra cursiva en Excel con VB: la cursiva la utilizaremos con la instrucción
Selection.Font.Underline=True o
Alinear el texto a la izquierda y derecha : para alinear el texto a la izquierda emplearemos
los siguientes comandos, siendo necesario cambiar el xlLeft por xlRight si queremos alinear el texto a la derecha: o
With Selection
o
o
.HorizontalAlignment=xlLeft
o
End With
Cómo crear hojas de Excel con Visual Basic
Para crear hojas de Excel con Visual Basic podremos hacerlo a través de un botón pulsando en el mismo e insertando de forma automática una nueva hoja en Excel a través de la programación de Visual Basic. Gracias al tutorial de Visual Basic para Excel podremos utilizar al evento Click de VBA y generar la hoja de cálculo.
Agregar una hoja de Excel con Visual Basic Si queremos añadir una hoja en el libro de Excel podremos emplear un botón ActiveX y al hacer clic sobre él podremos ejecutar la instrucción adecuada de VBA que crea la nueva hoja de Excel . Vamos a seguir los siguientes pasos para generar la nueva hoja con Visual Basic: o
Insertar un botón de comando de ActiveX desde el menú programador+insertar+botón de comando dentro de los controles de ActiveX.
o
Cambiar el nombre al botón haciendo click derecho sobre el mismo y elegir la opción propiedades. En el campo Caption le asignaremos el nombre que queramos al botón.
o
Hacer doble click sobre el botón y añadir el siguiente código detallado a continuación.
o
Automáticamente, al ejecutar el código nos generará una nueva hoja de cálculo en Excel gracias a las comandos de Visual Basic para Excel.
o
Operaciones con las hojas de Excel en Visual Basic o
Entre las operaciones con las hojas de Excel en Visual Basic que podemos realizar están la de abrir un libro de Excel y la hoja de cálculo correspondiente con el tutorial de Visual Basic para Excel o simplemente activar una hoja teniendo ya el libro abierto. Podremos movernos a la primera hoja de Excel con distintas instrucciones de programación en VBA y realizar muchas más operaciones desde el Editor de Visual Basic.
o
o
Cómo abrir una hoja en Excel con Visual Basic Para abrir una hoja en Excel con Visual Basic utilizaremos una serie de instrucciones en VBA que nos servirán para realizar la operación en Excel. Para ello escribiremos el siguiente código en el Editor de Visual Basic.
o
o
A continuación, podremos abrir un libro de Excel y una hoja determinada de Excel con el siguiente código de Visual Basic:
o
o
o
Cómo activar una hoja en Excel con Visual Basic Para activar o seleccionar una hoja en Excel con Visual Basic utilizaremos la instrucción específica que se utiliza en VBA a través del comando Shetts (“NombreHoja”).Select. De esta manera, activaremos de forma automática la hoja de Excel a través de la programación con VBA.
o
Si queremos por ejemplo activar la hoja2 crearemos el siguiente código en el Editor de Visual Basic y al ejecutarlo pasaremos automáticamente a la hoj a2.
o
o
o
Además, podremos movernos a la primera hoja del libro con la siguiente instrucción:
o
o
Cómo guardar un archivo en Excel con Visual Basic
Con el siguiente tutorial de Visual Basic para Excel podremos guardar un archivo en Excel con Visual Basic de manera sencilla y utilizando la programación en VBA para conseguir guardar el
documento en la ubicación donde nosotros le indiquemos. Para ello, realizaremos una serie de pasos que nos ayudarán a crear las instrucciones necesarios para guardar en Excel .
Pasos para guardar un archivo en Excel con Visual Basic Para guardar un un archivo en Excel con Visual Basic seguiremos las instrucciones necesarias para conseguir guardar el documento en la ubicación del ordenador que nosotros queramos y le indicaremos el formato del archivo, la contraseña y los permisos del archivo de Excel.
o
Insertar un botón de comando en los controles de ActiveX de las opciones de insertar en el menú programador de Excel.
o
o
Hacer doble clic sobre el botón y escribir el siguiente código en el Editor de Visual Basic.
Cuando ejecutemos el comando o pinchemos sobre el bot ón guardar, se guardará el archivo en la ruta que le hayamos indicado entre comillas.
o
Cómo quitar una contraseña en Excel con Visual Basic o
Para quitar una contraseña en Excel con Visual Basic podremos emplear un código de VBA en el Editor de Visual Basic desbloqueando la hoja de Excel de manera sencilla. Para ello, aprenderemos este lenguaje de programación en el tutorial de Visual Basic para Excel. Además, con Visual Basic podrás utilizar las funciones de Excel y dar formato a las hojas de cálculo con las plantillas de Excel para descargar.
o
Pasos para quitar un contraseña en Excel con VBA
o
Con los siguientes pasos para quitar una contraseña en una hoja de Excel con Visual Basic podrás eliminar la protección de manera segura y fácil. Inserta el siguiente código en
el Editor de Visual Basic para suprimir la contraseña en Excel y cambia la contraseña de la aplicación de Office:
o
o
o
Con el código de Visual Basic explicado anteriormente podremos desbloquear el documento de Excel sin problemas.
o
Cómo ordenar los datos en Excel con Visual Basic
En la aplicación de Office, podremos crear un macro para ordenar datos en Excel con Visual Basic utilizando el Editor de Visual Basic para insertar el código necesario. Con el método Sort realizaremos la ordenación de los datos y en nuestro caso lo emplearemos para ordenar una
columna en Excel después de haber aprendido las nociones del tutorial de Excel avanzado.
Ordenar datos de una columna en Excel con Visual Basic Conseguiremos ordenar datos de una columna en Excel con Visual Basic utilizando un macro en Excel e insertando el código de VBA para ordenar los datos automáticamente. Os explicamos las
instrucciones necesarias para realizar la ordenación de una columna: o
A partir de los siguientes nombres en la columna A de Excel ordenaremos los datos programando en VBA.
o
Hacer clic en la opción Visual Basic del menú de programador.
o
Inmediatamente se abrirá el Editor de Visual Basic y elegiremos la Hoja1.
o
En la Hoja1 escribiremos el siguiente código, para que cada vez que añadamos un nombre se ordene con el método Sort. El evento Change nos servirá para que cuando se produzca un cambio en la columna se ordene de manera automática. Veamos el código a conti nuación:
o
Cómo hacer gráficos en Excel desde Visual Basic Visual Basic para Aplicaciones (VBA) permite, entre otras acciones, crear gráficos en Excel. Si
quieres aprender cómo hacer gráficos en Excel desde Visual Basic podrás seguir el siguiente tutorial. Además, crearemos un libro de Excel que contendrá el gráfico insertado en una hoja de cálculo.
Insertar y hacer gráficos en Excel desde Visual Basic Para incrustar un gráfico en Excel desde Visual Basic podremos seguir los siguientes pasos y obtener un gráfico en Excel: o
Crear un nuevo proyecto en Visual Basic.
o
Se creará un Form1.
o
Añadir un botón de comando al formulario.
o
En el evento click del comando añadiremos el siguiente código: Private Sub Command1_Click()
Dim oXL As Object
‘ Excel application
Dim oBook As Object
‘ Excel workbook
Dim oSheet As Object
‘ Excel Worksheet
Dim oChart As Object
‘ Excel Chart
Dim iRow As Integer
‘ Index variable for the current Row
Dim iCol As Integer
‘ Index variable for the current Row
Const cNumCols = 10
‘ Number of points in each Series
Const cNumRows = 2
‘ Number of Series
ReDim aTemp(1 To cNumRows, 1 To cNumCols) ‘Insertar Excel y crear un nuevo libro Set oXL = CreateObject(“Excel.application”) Set oBook = oXL.Workbooks.Add Set oSheet = oBook.Worksheets.Item(1) ‘ Insertar datos al azar en las dos series Randomize Now() For iRow = 1 To cNumRows For iCol = 1 To cNumCols aTemp(iRow, iCol) = Int(Rnd * 50) + 1 Next iCol Next iRow oSheet.Range(“A1”).Resize(cNumRows, cNumCols).Value = aTemp ‘Añadir gráfico en la primera hoja del libro Set oChart = oSheet.ChartObjects.Add(50, 40, 300, 200).Chart oChart.SetSourceData Source:=oSheet.Range(“A1”).Resize(cNumRows, cNumCols) ‘ Hacer visible Exccel: oXL.Visible = True oXL.UserControl = True End Sub
o
Cómo convertir números a letras en Excel
En Excel, no existe una función para convertir de números a letras y por ello, deberemos crear nosotros la función de Excel a través de macros. Para insertar un macro seguiremos el tutorial avanzado de Excel y podremos realizar la función de convertir números a letras en Excel con el tutorial de Visual Basic para Excel.
Pasar de números a letras en Excel Para crear la función y pasar de números a letras en Excel , insertaremos un módulo en Visual Basic siguiendo las instrucciones explicadas a continuación: o
Hacer clic en el menú de programador
o
Seleccionar la opción Visual Basic
o
Hacer clic en el menú Insertar módulo
o
Utilizar el siguiente código de VB que os detallamos: Function CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero As Long) As String
Dim Unidades, Decenas, Centenas Dim Resultado As String ‘************************************************** ‘ Nombre de los números ‘************************************************** Unidades = Array(“”, “Un”, “Dos”, “Tres”, “Cuatro”, “Cinco”, “Seis”, “Siete”, “Ocho”, “Nueve”, “Diez”, “Once”, “Doce”, “Trece”, “Catorce”, “Quince”, “Dieciséis”, “Diecisiete”, “Dieciocho”, “Diecinueve”, “Veinte”, “Veintiuno”, “Veintidos”, “Veintitres”, “Veinticuatro”, “Veinticinco”, “Veintiseis”, “Veintisiete”, “Veintiocho”, “Veintinueve”) Decenas = Array(“”, “Diez”, “Veinte”, “Treinta”, “Cuarenta”, “Cincuenta”, “Sesenta”, “ Setenta”, “Ochenta”, “Noventa”, “Cien”) Centenas = Array(“”, “Ciento”, “Doscientos”, “Trescientos”, “Cuatrocientos”, “Quinientos”, “Seiscientos”, “Setecientos”, “Ochocientos”, “Novecientos”) ‘************************************************** Select Case Numero Case 0 Resultado = “Cero” Case 1 To 29 Resultado = Unidades(Numero) Case 30 To 100 Resultado = Decenas(Numero \ 10) + IIf(Numero Mod 10 <> 0, ” y ” +
CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero Mod 10), “”) Case 101 To 999 Resultado = Centenas(Numero \ 100) + IIf(Numero Mod 100 <> 0, ” ” + CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero Mod 100), “”) Case 1000 To 1999 Resultado = “Mil” + IIf(Numero Mod 1000 <> 0, ” ” + CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero Mod 1000), “”) Case 2000 To 999999 Resultado = CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero \ 1000) + ” Mil” + IIf(Numero Mod 1000 <> 0, ” ” + CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero Mod 1000), “”) Case 1000000 To 1999999 Resultado = “Un Millón” + IIf(Numero Mod 1000000 <> 0, ” ” + CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero Mod 1000000), “”) Case 2000000 To 1999999999 Resultado = CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero \ 1000000) + ” Millones” + IIf(Numero Mod 1000000 <> 0, ” ” + CONVERTIRNUMEROLETRA(Numero Mod 1000000), “”) End Select CONVERTIRNUMEROLETRA = Resultado End Function o
Una vez copiado el código anterior de Visual Basic guardaremos el documento con extensión .xlsm que habilita los macros en Excel.
o
Seguidamente emplearemos la función que hemos creado en cualquier celda utilizando la siguiente sintaxis: =CONVERTIRNUMEROLETRA(A1)
o
Tutorial de Excel avanzado: Cómo usar macros en Excel Con el tutorial de Excel avanzado podréis aprender hacer tablas, tablas dinámicas, macros y filtros así como utilizar las distintas plantillas de Excel. Además, aprenderéis
a validar datos en Excel y definir formatos condicionales de forma práctica y de gran utilidad. Con el manual de Excel Avanzado mejorarás en el uso de la hoja de cálculo y organizarás los datos de forma más efectiva.
Cómo usar macros en Excel
Podremos usar macros en Excel realizando la grabación de una acción previamente, pudiendo ser utilizado en cualquier momento para realizar la tarea. Además, podr ás conocer cómo programar en Visual Basic los macros con eltutorial de Visual Basic para Excel. Para grabar el macro realizaremos los siguientes pasos: o
En el menú de programador elegiremos la opción de grabar macro.
o
Asignaremos un nombre al macro, una combinación de letras y la descripción.
o
Al pinchar en aceptar, comenzará la grabación del macro y realizaremos la acción que deseemos.
o
A continuación, cuando terminemos de llevar a cabo la tarea, detendremos el macro.
o
De esta forma, tendremos almacenada la acción y la podremos ejecutar en cualquier momento.
o
Para ejecutar el macro iremos a la opción Macro y seleccionaremos el Macro que queramos.
Manuales y tutoriales de Excel avanzado Para conseguir utilizar el tutorial de Excel avanzado deberemos haber realizado previamente el tutorial de Excel básico y el tutorial de Excel intermedio. Después, podrás aprender de forma sencilla con los manuales y tutoriales de Excel avanzado consiguiendo un control de Excel en profundidad, con las herramientas más avanzadas de la aplicación de Office. A continuación, os proponemos los tutoriales de Excel avanzado para conseguir dominar el programa: Si consigues hacer tablas dinámicas en Excel, los datos de tu hoja de cálculo cambiarán de forma dinámica. Con el siguiente tutorial de Excel podrás utilizar las funciones de Excel y las plantillas de Excel así como aprender a crear tablas dinámicas en Excel de forma fácil y sencilla.
Crear tablas dinámicas en Excel paso a paso
Con las tablas dinámicas en Excel podrás generar informes sin necesidad de utilizar fórmulas en Excel. Para crear tablas dinámicas en Excel sigue las siguientes instrucciones y conseguirás unas tablas dinámicas adecuadas. o
A partir de los siguientes datos crearemos una tabla dinámica.
o
Seleccionamos las 3 columnas de Productos, Ventas y Ciudad y elegimos del menú insertar tabla dinámica.
o
Al elegir la opción de tabla dinámica aparecerá un cuadro de diálogo donde podrás colocar el informe en una nueva hoja de cálculo o en un ya existente.
o
En nuestro caso, elegiremos la opción de crear la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo.
o
A continuación, en la parte izquierda aparecerá la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos de la misma.
o
Deberemos seleccionar qué campos queremos que aparezcan en el informe de Excel y en qué áreas deseamos que aparezcan.
o
Finalmente, arrastraremos el campo ciudad al área de rótulos de columnas obteniendo el siguiente resultado:
Podréis conocer más acerca de las tablas dinámicas en los tutoriales que os proponemos a continuación: o
Agrupar fechas en tablas dinámicas de Excel
o
Cómo usar buscarV en tablas dinámicas de Excel
o
Cómo bloquear las tablas dinámicas en Excel
o
Cómo borrar las tablas dinámicas en Excel
o
Contar registros únicos en tablas dinámicas de Excel
o
Aplicar filtros en las tablas dinámicas de Excel
o
Cómo ordenar en las tablas dinámicas de Excel Los filtros en Excel son de gran ayuda para filtrar la información cuando se tiene un gran número de datos. Al filtrar en Excel podremos buscar los datos que cumplan ciertos criterios y mostrar las filas que cumplen con dichas condiciones. Podrás utilizar las plantillas de Excel y las distintas funciones de Excel para operar con los datos de la hoja de cálculo.
Cómo hacer filtros en Excel Si queremos aplicar un filtro en Excel podremos seguir el siguiente tutorial de Excel y aprender a filtrar de forma adecuada. Os recomendamos los siguientes pasos a seguir para realizar un correcto filtrado de los datos: o
A partir de los siguientes datos, seleccionaremos las 3 columnas para aplicar el filtro.
o
En la pestaña inicio, seleccionaremos en el grupo de opciones modificar la opción ordenar y filtrar.
o
A continuación, elegiremos la opción filtro.
o
Una vez insertado el filtro aparecerá en la primera celda de cada columna una flecha en el lado derecho de cada celda.
o
Si queremos filtrar por el nombre seleccionaremos la flecha de la columna nombre y elegiremos el nombre por el que queremos filtrar en Excel.
o
De esta manera al aceptar el filtro obtendremos sólo como resultado las filas que coincidan con el nombre de Ana.
La validación de datos en Excel nos sirve para controlar el tipo de información que los usuarios pueden introducir en una celda de Excel. Para validar los datos en Excel podremos emplear las listas desplegables que nos ayudarán a tener bajo control los datos que escriban los usuarios en la hoja de cálculo. Junto con la validación de datos en Excelse podrán usar plantillas de Excel y funciones de Excel.
Validación de datos en Excel La validación de datos en Excel permitirá restringir los datos que se deben escribir en una celda. Además, podremos especificar mediante mensajes qué tipo de datos son válidos para cada celda e instrucciones para ayudar a los usuarios. Dentro de herramientas de datos encontraremos todas las opciones de validación de datos pudiendo configurar los datos de la siguiente forma:
En nuestro ejemplo de validación de datos vamos a poner que el usuario sólo pueda introducir como valor un número igual a 9. Cuando el usuario introduzca un valor distinto le saldrá un mensaje de error que le informará que ese valor no es correcto.
Para realizar buscarV en Excel podremos emplear la función BUSCARV que nos servirá para buscar un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla devolviendo el valor buscado en la tabla. Con el siguiente tutorial de Excel conseguiremos encontrar el valor que estamos buscando, recorriendo la información de forma vertical. Además, nos servirán las plantillas de Excel y funciones de Excel para dar un formato profesional al libro de Excel.
Función buscarV en Excel Para utilizar la función buscarV en Excel emplearemos 4 argumentos: el valor buscado, la matriz o rango de valores a buscar, el indicador de columnas y el orden. A continuación, explicaremos el significado de cada argumento: o
Valor buscado: será el valor a buscar en la primera columna de la tabla. Emplearemos una referencia a una celda o el texto entre comillas que deseamos encontrar.
o
Matriz: rango de valores o tabla que contiene el valor buscado.
o
Indicador de columnas: número de columna que queremos obtener.
o
Ordenado: este argumento es opcional y devolverá verdadero o falso, siendo el valor falso una búsqueda exacta y el verdadero una búsqueda aproximada. Seguidamente, os mostramos el siguiente ejemplo de buscarV en Excel, utilizando la siguiente sintaxis: =BUSCARV(A3;A1:B6;2;FALSO)
MINIMIZAR ARCHIVOS DE EXCEL Quizá uno de los mayores hándicaps de Excel es que con este programa no siempre se puede mover un gran volumen de datos. Los archivos de Excel de gran tamaño, como los que superan los 100 MB de peso, te pueden provocar fallos de apertura o guardado, a veces funcionan muy lentos y el resultado es que te impiden trabajar con ellos al ritmo deseado. Además, puedes
tener problemas a la hora de enviar un Excel muy pesado por e-mail , así que vamos a descubrir 4 métodos para reducir el tamaño de un archivo de Excel .
1. Guarda los archivos de Excel en formato .xlsb Quizá sea el mejor método, ya que nos permite reducir el tamaño del archivoExcel cerca de un 50% en el mejor de los casos . Como bien sabrás, el formato .xlsx es un ZIP que incluye un archivo
XML. El objetivo de guardarlo con la extensión .xlsb es hacerlo en formato binario, un método que pesa mucho menos que el habitual. No solo reducieremos el tamaño, sino que al ser datos binarios estos cargan mucho más rápido que los convencionales, abriéndo o guardándo antes los archivo de Excel. Por último, nos permite ejecutar fórmulas de Excel que excedan el límite de
8.192 caracteres de Excel.
2. Un método de compresión más efectivo Todavía sin abandonar el hilo del método anterior, podemos intentar utilizar un método de compresión más efectivo. Lo primero será guardar una copia del Excel en un lugar seguro, y le cambiaremos manualmente la extensión .xls o .xlsx a .zip.
En caso de que no puedas sigue este itinerario: Disco C > Organizar > Opciones de carpeta y búsqueda y en la ventana emergente que te saldrá ves a Ver y desmarca Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos y Aceptar). Al descomprimir el archivo de Excel comprimido (con WinZip, WinRar, etc.) te aparecerán tres archivos. Selecciona los cuatro a la vez y comprímelos con la misma herramienta que utilizaste para descomprimirlos. Ahora haz el cambio de extensión a la inversa, de .zip a .xlsx. El tamaño del archivo se habrá reducido más de un 10% , un porcentaje a tener en cuenta pese a ser el método menos efectivo ya que nos permitirá mantener el archivo tal cual estaba antes de reducirle el tamaño, no como los dos métodos que veremos a continuación.
3. Eliminar el contenido de las celdas sin utilizar Para hacerlo busca la última fila de Excel en uso de cada libro, y elimina el contenido de las filas que estén por debajo. Busca la última columna de cada hoja del archivo, borra todas las columnas de
