User Guide to the optimization code OptistructFull description
pipesimDescripción completa
rwetrkjhgFull description
VodiaFull description
Wastewater Network Analysis and Design Software Product. SewerGEMS is a fully dynamic, multi-platform, sanitary and combined sewer modeling solution. Engineers can analyze sanitary or combi…Description complète
Descripción completa
C:\AVEVA\Plant\PDMS12.0.SP6\Manuals\Docs
This is the official instruction manual for the Motorola-brand Model GM 338 Professional Mobile Radio for Conventional System. This version of the manual was published in 2010, and was scanned f...Full description
SaludosFull description
For inspiration to conduct investigationsFull description
Descrição: rwetrkjhg
Fibersim 15 userguide
EclipseDeskripsi lengkap
User guide for installing Liaison Dsc System.Full description
panduan sevima go feederFull description
Introduction to an excellent program for editing ones scans and PDFs.
تعرٌؾ المستخدم بأ مكانٌات النظام الكبٌرة والجانب النظري الخاص باألنظمة المتوفرة فً النظام بشكل كامل حتى ٌتمكن من تحدٌد الخٌارات التً ٌرٌد استخدمها من عدم فً الفصل التالً (التهٌمة)
الفصل االول النطم االدارٌة فً النظام وفً هذالفصل سوؾ نشرت الجانب النظري للنظم المفترض على المدٌر معرفتها:
مجموعة االوراكل (نظام الربط والفصل والربط بٌن االنظمة) مجموعة االوركل تتوفر فٌها مجموعة كبٌارة مان االنظماة مان انتااج شاركة ٌمان ساوفت والتاً تتمٌز بما ٌلً: اإل عااداد المساابق للتهٌمااة بمااا ٌتناسااب مااع حجاام ونشاااط المنشااأة وذلااح لعاادد األرقااام فااً الاادلٌل المحاسبً وأرقام الو امق وربط االنظمة المختلفة المكونة للنظام ببع ها إ افة الى إعادادات ك ٌرة ومختلفة. متعدد الفروع حٌث ٌمكن العمل على النظام لعدد( )999فرع أو منشأة بشكل مستقل. م تعدد مراكز التكلفاة :حٌاث ٌمكان إنشااء دلٌال للمراكاز المختلفاة او الفاروع المكوناة للمنشااة وذلح إلى عدة مستوٌات وحسب رؼبة المنشأة فً تقسٌم دلٌل مراكز التكلفاة وذلاح فاً الفارع الواحد من فروع النظام. متعدد المستخدمٌن حٌث ٌمكن أن ٌعمل على النظام ( )9999999.....مستخدم فً نفاس الوقات وفً نفس الفرع وبأرقام وصالحٌات مختلفة بموجب كلمة سر تمنح لكل مستخدم على حدة. متعدد العمالت حٌث ٌمكن إنشااء أي عادد مان العماالت التاً تساتخدمها وتتعامال بهاا المنشاأة ومع إمكانٌة القٌد باك ر من عملة فً القٌد الواحد وللحساب الواحد. نامً اللؽة (عربً -إنجلٌزي) حٌث ٌمكن أن تستخدم اللؽة التً ترٌدها من خالل تحدٌدها فً شاشة الدخول إلى النظام عند الدخول إلى النظام مع إمكانٌة إ افة إي لؽاة أوخارب بادال عان الؽة االنجلٌزٌة أو العربٌة بطلب ذلح من الشركة.
نظام االونكس برو ٌتكون نظام االونكس برو من مجموعة من األنظمة التً تتكامل فٌما بنها لتعطً للمستخدمٌن كل ما ٌحتاج من المعلومات و البٌانات واهم األنظمة األساسٌة فً أي نظام محاسبً نظامٌن هما نظام متابعة ومراقبة الحسابات ونظام متابعة ومراقبة المخازن اللذان ٌتكونان من انظمة فرعٌة (استاذ عام – مخازن – مشترٌات – مبٌعات ) م ٌأتً نظام االونكس برو بمجموعة من األنظمة تساعد فً تحلٌل وتجمٌع وتقٌٌم البٌانات والمعلومات م ل نظام الفروع ونظام مراكز التكلفة ونظام المشارٌع ونظام االنشطة ونظام المراجعة والمراقبة والعدٌد من األنظمة الفرعٌة االخرب والٌح عزٌز المستخدم نبذه مختصرة عن هذه األنظمة وطرٌقة التعامل معها فً النظام وقبل الدخول فً شرت تلح االنظمة الٌح فً هذه المقدمة نبذه مختصرة عن ممٌزات النظام:
ممٌزات نظام االونكس برو ٌ وفر النظام دورة مستندٌة متكاملة (سندات وفواتٌر) ولكل مستند شاشة مستقلة وٌمكن إصدار الدورة المستندٌة للمنشاة آلٌا من قبل النظام. إمكانٌة التنوٌع فً قٌود الٌومٌة (التسوٌة) وتكون كل األنواع بتسلسال رقماً واحاد أو متعاددة التسلسل بحٌث ٌكون لكل نوع تسلسل رقمً مستقل. إمكانٌة و ع موازنات تقدٌرٌة ومخصصات شهرٌة تقدٌرٌة للفروع أو لمراكز التكلفة وعلى مستوب كل الحسابات ومقارنة هذه الموازنات مع األرصدة الفعلٌة للحسابات فً الفرع أو فً مركز التكفة وإستخراج تقارٌر تو ٌحٌة لالنحرافات اإلٌجابٌة والسلبٌة. إستخراج الو امق المختلفة من النظام وعمل القٌود الخاصة بكل منها آلٌا بمجارد حفاظ الو ٌقاة وترحٌاال آ ارهااا المالٌااة والمحاساابٌة إلااى السااجالت والاادفاتر والقااوامم المختلفااة آلٌااا كمااا ٌمكاان للمستخدم و ع بٌان إٌ احً عن كل حركة مدٌناة ودامناة لكال منهاا ،كماا ٌمكان تكارار هاذا البٌان آلٌا لكل االطراؾ المدٌنة والدامنة. إمكانٌة تأجٌل عملٌة اإلقفال السنوي ماعدا اإلقفال المخزنً إلى أي وقت فً السنة الجدٌدة مع السمات ب دخال عملٌات السنة الجدٌدة دون إقفال السنة السابقة. ٌ تم نقل األرصدة النهامٌة للسنة المالٌة حسابات ومخازن إلى السنة الجدٌدة آلٌا . ٌ عماال نظااام االونكااس باارو بنظااام الحساااب الواحااد لكاال العمااالت كمااا ٌمكاان إنشاااء العدٌااد ماان الصنادٌق والبنوح والمخازن. تسلساال الو ااامق تسلسال آلااً حسااب نااوع المسااتند أو حسااب المركااز أو اال نااٌن معااا وخٌااارات أخرب عدٌدة للحسابات والمخازن والمشترٌات والمبٌعات. إمكانٌااة إسااتعراض جمٌااع التقااارٌر ( ماادخالت ،عملٌااات ،و ااامق ،التقااارٌر المختلفااة )علااى الشاشة قبل القٌام بعملٌة الطباعة.
توفر آلٌة حماٌة للبٌانات من خالل توزٌع الصالحٌات بٌن المستخدمٌن حسب وظاامؾ النظاام حٌاث ٌمكان للمسااتخدم الادخول للبرناامم والساامات لا بتنفٌاذ وظٌفااة معٌناة دون أخارب ،كااأن ٌسمح ل باإلدخال فقط أو إستعراض حسابات معٌنة دون أخرب. إمكانٌة توقٌؾ فترة معٌنة ومنع المستخدمٌن من إدخال سندات أو فواتٌر أو أي عملٌة فً تلح الفترة مع إلؽاء ذلح األ ر فً أي وقت أٌ ا. القدرة علاى تحدٌاد ساقؾ أعلاى أو أدناى ألي حسااب مان حساابات النظاام بحٌاث ٌقاوم النظاام بتنبٌة المستخدم فً حالة تجاوز أحدها . ال راء فً التقارٌر حٌث ٌمكان إساتخراج الك ٌار مان التقاارٌر الخاصاة بالمادخالت والعملٌاات المختلفة. القدرة علاى تقساٌم الادلٌل المحاسابً إلاى مجموعاات وإساتخراج التقاارٌر لكال مجموعاة مان المجموعات المختلفة. إمكانٌة إستخدام الحساب الواحد فً الدلٌل المحاسبً للمراكاز المختلفاة دون تحلٌال الحساابات لكل مركز على حدة. تحدٌد الفترات المالٌة للنظام حسب رؼبة المستخدم نفسا واإلحتفااظ بالمعلوماات المالٌاة لعادد ؼٌر محدد من السنوات. ماان إعاادادات النظااام ٌمكاان تحدٌااد المسااتوٌات المطلوبااة للاادلٌل المحاساابً ودلٌاال األصااناؾ والمراكااااز المختلفااااة للنظااااام كمااااا ٌمكاااان تحدٌااااد نااااوع األرقااااام المسااااتخدمة حسااااب رؼبااااة المستخدم(أرقام أو أرقام وحروؾ). نظام شامل متك امل لام ٌكتفاً بمعالجاة العملٌاات المتعلقاة با دارة الحساابات فحساب ولكان لباى رؼبة اإلدارات المختلفة للمنشاة (مخازن ومشترٌات ومبٌعات)ب عتبارها ذات صلة ببع ها. معالجة سهلة وبسٌطة لإلعتمادات المستندٌة مع نظام متكامل للموردون والمشترٌات. الرقابة على النظام والمحافظة علٌها فلقاد كاان جال اهتماام القااممٌن علاى هاذا النظاام الرقاباة المالٌة واإلدارٌة ،حٌث ٌمكن معرفة القاممٌن بالعمل فً لحظة معٌنة من دونهم ومادي كفااءة كل منهم من حٌث اإلدخال أو التعدٌل للبٌانات إ افة إلى ممٌزات أخرب ك ٌرة. إمكانٌة توزٌع العماالء حساب منااطقهم ،وتصانٌفهم تحات أناواع معٌناة حساب طبٌعاة عملهام ما ال او حسااب المااواد التااً ٌتعاااملون بهااا أو حسااب أي تصاانٌؾ آخاار ٌااراه المسااتخدم مناساابا لنشاطة وإحتٌاجات .
نظام االوصول ال ابتة:
ممٌزات النظام
إن من أهم المميزات التي تميز نظام االصول الثابتة و تجعله أكثر قبووال لو ا المخوت مين والمخووتدي ين موون م رجاتووه هووي خوواولة اخووت امه وتوووتر الم رجووات التووي تلبووي ر بوواتام واحتياجاتام وق اشتمل نظام األصول الثابتة على ع ة مميزات أهماا :
متعدد المجموعات :حيث يمكن تتح مجموعات م تلدة بق ر المجموعات الرئيخية والدرعية لألصول التي تمتلكاا المنشأة . متعدد المواقع :حيث يمكن إنشاء ع ة مواقع تي إطوار الدورا الواحو م كموا يمكون إنشاء مواقع رئيخية وتتدرا مناا مواقع ترعية على أكثر من مختوا . متعدد المستخدمين :حيوث يمكون أن يعمول علوى النظــــوـام أكثور مون مخوت م توي وقت واح وبموجب كلمة خر تمنح لكل مخت م على ح ة . صالحيات مختلفة :من ولل مونح وتوزيوع الصولحيات بوين المخوت مين بحخوب األعمال الموكلة إليام . إمكانية تح ي أوقات معينة للمخت م يمنح للاا صلحية ال ول إلوى النظوام وال يخمح له بال ول ارج تلك األوقات . الرقابة على أعمال المخت مين حيث يظاور توي كول خوجل اخوم كول مخوت م يقوم بإ راج أية بيانات توي أ شاشوة مون شاشوات النظوام موع إظاوار تواري إ راج تلك البيانات . تأثير العمليات الم رجة تي أ شاشة ال يتم على باقي الشاشات إال بع اعتما تلوك العمليات مما يتيح مراجعة ومراقبة تلك البيانات . المرونة تي إ ال البيانات األخاخية وبما يتناخب مع نشاط المنشأة . إمكانية التنقل بوين الحقوول و ياراتاوا بخواولة وبو ون اللجووء للمواوت توي م تلو شاشات النظام . إمكانية مج م رجات بيانات الدروا تي ترا رئيخوي توي النظوام أو اخوتقللية كول ترا على ح ة .
) onyxخوواء علوى مخوتوا الحخوابات أو
إمكانيوة الوربط موع النظوام المحاخوبي مراكز التكلدة . إمكانيوة اخوتعراا الو ليل المحاخوبي للنظوام المحاخوبي ) onyxللدورا المورتبط بنظام األصوول توي الحقوول التوي يتطلوب إ راج الحخوابات تياوا وكورلك اخوتعراا ليل مراكز التكلدة . يقوم النظام بإنشاء القيو المالية اللزمة لم تلـ العمليـات شوراء – إضواتات – اختبعا -إهلك – بيع ... -ال ) . إمكانية ترحيل القيو المحاخبية إلى ترا النظام المحاخبي المرتبط به آليا . يختوعب جميع أنواا األصول الثابتة خواء كانت أصول مختقلة أو أصول مركبة . إمكانية إهلك األصول إهلكا مب ئيا تي أ وقت واختعراا تقارير اإلهلك . إمكانية تحويل األصل من موقع إلى موقع ومن موظ إلى موظ . إمكانية تحويل األصل من ترا إلى ترا آ ر . إمكانية متابعة األصل لم تل حاالته خواء المالية شراء – إضاتات – اختبعا إهلك – بيع ... -ال ) أو تنقلتوه بوين المواقوع والمووظدين الورين كوان بعاو تاممن تاري الشراء وحتى آ ر لحظة . الثوووراء توووي التقوووارير التوووي يحتووواج لاوووا المخوووت م واخوووت راجاا لم تلووو البيانوووات والحركات التي تمت على األصول تي وقت قصير وقياخي . توتر آلية حماية للبيانات من لل عمل نخ احتياطي لتلك البيانات وارج النظوام تي أ وقت وحدظاا خواء ا ل جااز الكمبيوتر أو ارجه . يمكن تشغيل النظام على الشبكات . توتر رخائل إرشا ية للمخت مين عن قيامام بعمليات اطئة أو ير مصرح باا . إضافة إلى العديد من المميزات التي يحتوي عليها النظام في جميع مراحله
نظام الشؤون االدارٌة
النظام اإلداري الشامل وبأقوى اللغات وأحدثها ،وأفضل المميزات وأنسبها ،نظام يجمع نظامين في نظام واحد ،ويحقق التكامل والشمول في الجانب المالي و اإلداري ىي: نظام المرتبات و األجور :ويمثل الجانب المالي الخاص بالموظفين من إحتساب بدالتو إستقطاعات دائمة ومتغيرة ومنح السلف وإصدار كشف المرتبات نهاية كل شهر وعمل القيد المالي الخاص بالمرتبات وتصديره إلى نظام أال ونكس برو المحاسبي نظام الشئون أال داريو :وفي ىذا النظام جمعت كل المتطلبات الخاصة بالشئون اإلداريةوالتي تفيد المدير اإلداري في إي منشاة عند التعامل معها وفي الرقابة على الموظفين وعمل تقارير مفيد عن الموظفين وفي تقييم أداء كل الموظفين وفي تسجيل كل الحركات التي يقوم بها الموظفين من تنقل من إدارة إلى أخرى ومن إعارة أو انتداب ومن إجازات ودورات وغيرىا من الحركات ويعتبر نظام الشئون اإلدارية بحق الواحة الممتعة للمدير اإلداري في إي منشاة.
نظام التكالٌؾ
النظام االك ر استخدام فً الصناعة والمكون من العدٌد من االنظمة هً نظااام االنتاااج لمتابعااة العملٌااات االنتاجٌااة فااً صاااالت االنتاااج حسااب الخطااوطوالمراحل والعملٌات والوردٌات والوارد والمنصرؾ من المواد واصدار كارت التشؽٌل نظام التكالٌؾ لؽرض توزٌع التكالٌؾ على مراكز االنتاجٌاة والخدمٌاة ومان امتوزٌعهاا علاى المنتجااات النهامٌاة بؽاارض احتسااب تكلفاة المنااتم النهامٌاة حسااب اسس توزٌع وتحمٌل ٌقوم المستخدم بو عها نظااام ادارة الجااودة والمراقبااة لؽاارض عماال االختبااارات الخاصااة بالمنتجاااتالنهامٌة والموافقة علٌها حسب شروط والموصفات التً ٌتم تجهٌز النظام بها
ممٌزات نظام التكالٌف ٌ ااوفر النظااام دورة مسااتندٌة تكالٌفٌااة متكاملااة (سااندات ) ولكاال مسااتند شاشااة مسااتقلة وٌمكاان إصدار الدورة المستندٌة للمنشاة آلٌا من قبل النظام. إمكانٌة التنوٌاع فاً (التساوٌة المخزنٌاة) وتكاون كال األناواع بتسلسال رقماً واحاد أو متعاددة التسلسل بحٌث ٌكون لكل نوع تسلسل رقمً مستقل. إستخراج قوامم التكالٌؾ و قوامم االنتاج بعدة صور وقوامم مالٌة أخرب فً أي وقت من السنة وألي فتاارة ماان الفتاارات علااى مسااتوب الفاارع أو علااى مسااتوب مراكااز التكلفااة مااع إمكانٌااة الحصول على تقرٌر تجمٌعً لكل فروع النظام فً حالة أنشاء عدة فروع فً النظام. إمكانٌة و ع موازنات تقدٌرٌة مبٌعات و انتاج و عناصر تكلفة ومخصصات شهرٌة تقدٌرٌة للفااروع أو لمراكااز التكلفااة وعلااى مسااتوب كاال عناصاار التكلفااة و علااى مسااتوب المنتجااات ومقارنة هذه الموازنات مع األرصدة الفعلٌة لعناصار التكلفاة فاً الفارع أو فاً مركاز التكفاة وإستخراج تقارٌر تو ٌحٌة لالنحرافات اإلٌجابٌة والسلبٌة. إستخراج الو امق المختلفة من النظام وعمل القٌود الخاصة بكل منها آلٌا بمجارد حفاظ الو ٌقاة وترحٌاال آ ارهااا المالٌااة والمحاساابٌة إلااى السااجالت والاادفاتر والقااوامم المختلفااة آلٌااا كمااا ٌمكاان للمستخدم و ع بٌان إٌ احً عن كل حركة مدٌنة ودامنة لكل منها. إمكانٌااة ربااط النظااام بااأي نظااام آخاار (نظااام المرتبااات وأجااور ،نظااام االونكااس باارو ،نظااام األصول ). إمكانٌااة إسااتعراض جمٌااع التقااارٌر ( ماادخالت ،عملٌااات ،و ااامق ،التقااارٌر المختلفااة )علااى الشاشة قبل القٌام بعملٌة الطباعة.
وفً االخٌر فان مجموعة االوراكل توفر إمكانٌة ربط أي نظاام باأي نظاام آخار منهاا م ال رباط نظااام االونكااس ب (نظااام المرتبااات وأجااور فااً الشاامون االدارٌااة ،نظااام تكااالٌؾ األنتاااج فااً المصااااااانع ،نظااااااام األصااااااول ال ابتااااااة ،نظااااااام الفنااااااادق ،نظااااااام الحااااااواالت و الصاااااارفة و........................إلخ).
لذلح فاً االجازاء القادماة ساوؾ نقاوم بشارت النظاام مان خاالل هاذه الجواناب حتاى نلباً رؼباة المستخدمٌن العاملٌن على النظام بكافة اشكالهم الربط بالجانب االداري فً نظام االونكس
انٌا :ادارة نظام االونكس لتحقٌق االهداؾ ومن اجل تحقٌق االهداؾ السابقة تم تقسٌم نظام االونكس الى مجموعاة مان االنظماة الفرعٌا مقسمة حسب الوظامؾ واالستخدام داخل النظام ألى: نظام أستاذ عام :خاص بادارة الحسابات والحصول على التقارٌر الخاصة بها-
أدارة (العملٌات) والدوره المستندٌه ٌوفر النظام آلٌا للمدٌر بؽرض توزٌع العمل بٌن كافة المستخدمٌن فً العمل المحاسبً والمالً مجموعة من شاشات العملٌات التً تتفاعل مع االنظمة المكونة للنظام من نظم ادارة الحسابات ونظم اداراه المخازن ونظم االدارة المالٌة ونظم المراجعة والرقابة بؽرض قٌد كافة العملٌات فً المنشاة العاملة على النظام وبالتالً التمكن من الحصول على التقارٌر المطلوبة وفق المعاٌٌر الدولٌة والتً ٌمكن تقسٌمها الى الث مجموعات من الشاشات كما ٌلً: • مجموعة شاشات العملٌات االجرائٌةٌ :قصد بالعملٌات االجرامٌة هً العملٌات التً لٌس لها تأ ٌر محاسبً أو مخزنً ولكن لها تأ ٌر من جانب رقابً وتوزٌع مهام بٌن مختلؾ المستخدمٌن وبؽرض التمكٌن من المراجعة السابقة لمسمول النظام على ادخاالت المستخدمٌن االخرٌن بمعنى اخرب ان العملٌات االجرامٌة (الدورة المستندٌة االجرامٌة ) تهدؾ الى تعزٌز الرقابة على العملٌات االساسٌة التً سوؾ
نشرحها فً الجزء القادم من هذا الفصل بحٌث ٌمكن منع العمل فً العملٌات االساسٌة فً النظام عن مستخدمٌن واعطامهم العملٌات االجرامٌة وبعد الموافقة على االجرامٌة ٌتم عمل العملٌة االساسٌة والتً لها تأ ٌر على الحسابات والمخازن مع العلم ان الشاشة اإلجرامٌة تتوفر فٌها نفس حقول وبٌانات شاش العملٌة االساسٌة بحٌث ٌمكن ان انزلها فً العملٌة االساسٌة بسهولة تامة كما ٌمكن االستؽناء عن العملٌات االجرامٌة والدخول مباشرة فً العملٌات االساسٌة فً حالة الرؼبة فً ذلح م ل طلبات القٌود والسندات – طلب الصرؾ وطلب التحوٌل المخزنً واذن التورٌد طلب الشراء وعروض الشراء وعروض االسعار للعمالء و طلباتهم • مجموعة شاشات العملٌات االساسٌة ٕٗ ٚاىؼَيٞبد االعبعٞخ اىز ٜىٖب رأصٞش ٍذبعج ٜلقػ أٗ ىٖب رأصٞش ٍذبعجٍ ٗ ٜخضٍّ ٜؼب لها دورة مستندٌ متكامل م ل قٌود ٌومٌة -سندات قبض – سندات صرؾ – فواتٌر مشترٌات ومردودات – فواتٌر مبٌعات ومردودات – اوامر تورٌد – اوامر صرؾ التحوٌل واالستالم المخزنً
• مجموعة شاشات عملٌات خاصة بعملٌة المراجعة والمتابعة : تسوٌة بنكٌة -والجرد المخزنً -التسوٌة المخزنً - •
وهذا ما سوؾ نناقش فً الباب ال الث
اداره التقارٌر ٌ مكن إستخراج كافة انواع التقارٌر والقوامم المالٌة على عده انواع: تقارٌر اساسٌه من مٌزان مراجعاة ومٌزانٌاة عمومٌاة وأرباات وخساامر وقاوامممالٌة أخرب فً أي وقت من السنة وألي فترة من الفترات تقااارٌر تيلٌلٌااة علااى مسااتوب الفاارع أو علااى مسااتوب مراكااز التكلفااة أو علااىمستوب مجموعة من الحسابات مع إمكانٌة الحصاول علاى تقرٌار تجمٌعاً لكال فروع النظام فً حالة أنشاء عدة فروع فً النظام.
ال ا نظام االنشطة (الشركات) والفروع مفهوم االنشطة فً بعض المجموعات الكبٌرة من الشركات تكاون لكال شاركة نشااط معاٌن مساتقل عان الشاركة االخرب وٌساعد النظام المادٌر فاً ادخاال بٌاناات الشاركات المتخلفاة فاً المجموعاة علاى شاكل انشطة وٌصدر بعد ذلح تقرٌر خاص بكل نشاط باال افة لتقرٌار المجموعاة وفاً النظاام التاالً ٌمكن تقسٌم الشركة إلى فروع.
نظام الفروع مفهوم نظام الفروع فً الشركات الكبٌرة متعددة الفروع هناح عملٌات ك ٌرة ومتنوعة تتم سوب فً المركز الرمٌسً أو فً الفروع وهً عملٌات قد تكون مستقلة خاصة بكل فرع على حدة او قد تكون عملٌات تبادلٌة بٌن الفروع بالتالً ٌحتاج األمر من القاممٌن على العمل المحاسبً واإلداري فً الشركة القٌام بعملٌة تجمٌع وتصنٌؾ وتحلٌل ومراقبة البٌانات والمعلومات من مختلؾ الفروع ومن م إصدارها فً شكل تقارٌر متنوعة تكون هذه التقارٌر بشكلٌن الشكل األول موحدة على مستوب المنشاة والشكل ال انً منفصل كل فرع على حدة مع اٌبراز العالقة مع الفروع األخرب باعتبارها أطراؾ أخرب هذا التنوع فً مستوب التقارٌر ٌمكن القاممٌن على الشركة من اتخاذ القرارات المناسبة فً كافة المستوٌات ومن أهم التقارٌر التً ٌتم إصدارها تقارٌر قٌاس وتحلٌل نتٌجة النشاط( األربات والخسامر )وتقارٌر المركز المالً( المٌزانٌة العمومٌة )باإل افة إلى العدٌد من التقارٌر األخرب بجانبها م ل كشوفات الحسابات وحركة الصنؾ ومعدالت الدوران األصناؾ والحسابات وتقارٌر المقارنة مع باقً السنوات السابقة وتبدأ أول خطوة فً نظام االونكس برو فً التعامل مع الفروع من شاشة الدخول للنظام كما ٌظهر فً الشكل
التالً:
وٌعمل نظام االونكس برو على تسهٌل عملٌات تجمٌع وتحلٌل ومراقبة البٌانات و المعلومات الخاصة بالفروع ومن م الحصول على التقارٌر الخاصة بذلح من خالل مٌزة فتح فروع فً النظام فً أي وقت من النشاط الواحد وهذه الطرٌقة لها الممٌزات التالٌة مع مالحظة ان ٌمكن العمل فً النظام بنظام الفرع الوحد فً حالة الشركات التً لها فرع واحد فقط:
ممٌزات فتح فروع فً النظام: • مساعدة المستخدم على تقسٌم النشاط الواحد لعدة فروع مع إ افة أي فرع فً أي وقت ٌرٌد وربطها جمٌعا عبر جهاز السٌرفر وربط المستخدمٌن فً الفروع بشبكة االنترنت او عبر الشبكة محلٌة بالسٌرفر الذي ٌكون موجود عادة فً المركز الرمٌسً • تسلسل المستندات( الدورة المستندٌة ) مستقلة على مستوب الفروع بما ٌمنح استقاللٌة فً ادخال العملٌات فً اي وقت • اإل افة فً شاشة العملٌات تتم إلى الفرع الذي تم الدخول من بالتالً الحصول على تقرٌر مستقلة عن عملٌات كل فرع • الرقابة على المستخدمٌن والتحكم فً عملٌاتهم من خالل ربط المستخدمٌن بالفروع ومنع المستخدم التابع لفرع معٌن من التعامل مع الفروع األخرب ؼٌر فرع وظهور تنبٌهات بذلح من النظام • إمكانٌة استعراض عملٌات كل الفروع دون السمات بالحذؾ أو بالتعدٌل إال من خالل الفرع الذي تم عمل العملٌة فٌة. • التهٌمة والمدخالت ٌمكن القٌام بها مرة واحده لكافة الفروع عند بداٌة العمل على النظام بدون الحاجة لتهمٌة كل فرع لحال مع ادخال البٌانات (الحسابات) المستقلة لكل فرع بشكل مستقل
• فً شاشة التقارٌر ٌمكن استعراض تقارٌر حسب الفرع او حسب مجموعة فروع او كلً على مستوب المنشاة كاملة.
انواع الفروع والعالقة بٌنها: ٌوجد نوعٌن من الفروع فً الهٌكل التنظٌمً ألي منشاة كما ٌظهر فً الشكل التالً: االدارة العامة( المركز الرئٌسً ):وهذا النوع من الفروع ٌكون ل الممٌزات التالٌة : 1-هو المؤسس لبقٌة الفروع والمسٌطر علٌها ٌكون الجهاز الرمٌسً لنظام االونكس برو( سٌرفر )موجود فٌة واالختصارات لنظام • االونكس برو موجودة فً االجهزة الطرفٌة الموجودة فً الفروع االخرب وٌوجود فً االدارة العامة مدٌر النظام الذي ٌعطً الصالحٌات للمستحدمٌن االخرٌن • فً الفروع . وٌف ل المحاسبون واالدارٌون فً االدارة العامة دامما السٌطرة على مشترٌات • ومصروفات الفروع والتسوٌات الخاصة بالفروع والعملٌات التبادلٌة بٌن الفروع( النقدٌة والمخزنٌة )وسعر بٌع الفرع وعملٌات التعدٌل والحذؾ للبٌانات بؽرض الرقابة والتحكم المحاسبً ومنع التالعب بالبٌانات من قبل المستخدمٌن فً الفروع. فروع نقاط بٌع:وهذا النوع الفروع ٌتمٌز بما ٌلً: ٌم ل نقطة طرفٌة فً النظام أو فً المنشاة • ٌتم نقل البٌانات المدخلة مباشرة إلى فرع االدارة العامة لالستعراض والرقابة • وتؤسس ؼالبا بؽرض ان تكون نقطة بٌع نقدي او اجل • وٌف ل العاملٌن فً هذه الفروع التحكم ب افة البٌانات والعملٌات المستقلة الخاصة • بالفرع والتقارٌر الخاصة بهم سوب العملٌات النقدٌة والعملٌات المخزنٌة من بٌع ب اعة أو إستالم نقدٌة وا افة عمالء وتقارٌرهم وتقارٌر المخزون ٌتم منحهم صالحٌات من قبل مدٌر النظام من خالل الصالحٌات مع منعهم من عملٌة • التعدٌل أوالحذؾ. • • •
فروع تيت فروع :وهذا النوع ٌتمٌز بما ٌلً ٌم ل نقطة طرفٌة فً النظام او المنشاة تحت فرع معٌن تؤسس ؼالبا تحت اشراؾ مدٌر الفرع بؽرض زٌادة المبٌعات فً الفرع
وسوؾ نقوم بشرت وفً لمو وع العالقة بٌن االدارة والفروع فً عملٌات نظام االونكس برو فً الجزء الخاص بالعملٌات حٌث سوؾ نحاول تفصٌل العملٌات المتوفرة فً النظام حسب العملٌات المرتبطة باالدارة بؽرض السٌطرة و الرقابة والعملٌات المتعلقة بالفرع بؽرض انجاز االعمال
انوع العملٌات التً تتم بٌن الفروع
توجد فً الشركات ذات الفروع نوعٌن من العملٌات: عملٌات تتم بٌن االدارة والفروع(عملٌات اساسٌة ) :وهً عملٌات ذات نوعٌن( نقدي • ومخزنً النوع االول صرؾ نقدٌة من االدارة للفرع لمواجة مصروفات أو صرؾ نقدٌة من • الفرع لإلدارة وهً النقدٌة المستلمة من العمالء وٌتم أرسال لإلدارة كسداد لقٌمة الب اعة المستلمة منهم أو صرؾ مخزون النوع ال انً صرؾ مخزون :وٌتم ؼالبان من االدارة للفرع خالل السنة لموجة • المبٌعات وٌقوم الفرع عادتا ب رجاع الب اعة المتبقٌة لدٌة نهاٌة كل سنة عند عملٌة الجرد عملٌات تتم بٌن الفروع :وهً غالبا ذات نوعٌن: عملٌات مخزنٌ لتؽطٌة حاجة فرع معٌن من اصناؾ معٌنة مطلوبة متوفرة فً فرع • اخر عملٌات مدٌونٌة ٌقوم بها فرع نٌب عن فرع اخر م ل بٌع ب اعة لعمٌل فرع اخر او سداد دٌون فرع اخر مراحل العمل على نظام الفروع ٌمر مستخدم النظام بطرٌقة الفروع بأربع مراحل للوصول إلى مرحلة الحصول على التقارٌر الموحدة والمستقلة للفروع وعلى مستخدم النظام أن ٌفهمها وسوؾ نقوم بشرحها وهً كما ٌظهر فً الشكل التالً: مرحلة ا افة الفروع
تنفٌذ النظام بطرٌقة الفروع مراحل العمل فً نظام الفروع
مريلة اضافة الفروع :وٌتم فً هذه المرحلة ا افة الفروع فً النظام بؽرضالتعامل معها فً النظام مع العلم ان ٌمكن فتح فرع واحد فً النظام مريلة التنفٌذ والتهٌئة للنظام وتجهٌزه بطرٌقة الفروع :وفً هذه المرحلة ٌتمالتهٌمة والتجهٌز لنظام بطرٌقة الفروع حتى ٌصبح جاهز للعمل علٌة من جمٌع المستخدمٌن فً الفروع والمركز الرمٌسً.
مريلة العمل على النظام وعملٌات الفروع :وفً النظام ٌتم إدخال عملٌاتالفروع المتنوعة سوب المستقلة أو التبادلٌة وسوؾ نقوم فً الباب ال الث ب ٌ ات اهم تلح العملٌات (الدورة المستندٌة االجبارٌة واالختٌارٌة ) والتأ ٌرات المحاسبٌة التً ٌجب أن تؤخذ بعٌن االعتبار والقٌود التً تعمل فً حالة العملٌات التبادلٌة بٌن الفروع وتأ ٌر الصالحٌات فً عملٌات الفروع مريلة استخراج تقارٌر الفروع :وفً النظام هناح العدٌد من التقارٌر الخاصةبالفروع سوب تقارٌر موحدة على مستوب المنشاة أو تقارٌر مستقلة على مستوب الفروع وسوؾ نقوم بشرت طرٌقة استعراض التقارٌر الخاصة بالفروع قبل وبعد الترحٌل واهم المٌزات المتوفرة فً اهم تقارٌر النظام(ٌومٌة عامة – كشؾ حساب – مٌزان المراجعة – المٌزانٌة العمومٌة –االربات والخسامر) فً الباب الربع من هذا الكتاب
المستخدم رقم :1 وٌقصد برقم المستخدم هو رقم المستخدم الذي ٌرٌد الدخول على النظام وال ٌمكن الدخول الى النظام دون تحدٌد هذا الرقم ،والرقم اإلفترا ً هو الرقم ( )1وٌم ل رقم المستخدم األول المتااوفر آلٌااا فااً النظااام الااذي لاا الصااالحٌة المطلقااة علااى النظااام وفااً الاادخول والخاروج فااً كافاة الشاشااات والاذي ٌقااوم بمانح الصااالحٌات لكال المسااتخدمٌن االخاارٌن سوب عادٌٌن(صندوق – مبٌعات – مخازن – مشترٌات ) او اساسٌن (محاسب – مراجع – مدٌر مالً) وٌمكن للمدٌر منح هذا المٌزة للشخص المناسب اذا لم ٌكن لدٌة وقت ا نااء عملٌااة التهٌمااة والااذٌن سااوؾ نتطاارق لهاام فااً الفصااول القادمااة ماان هااذا الباااب فااً جانااب الرقابة والمتابعة والمراجعة
الفصل االول نظم متابعة ومراقبة الحسابات أهداف المياسبة تهدؾ المحاسبة لتجمٌع المعلومات والبٌانات المالٌة التً تحدث فً المنشاة وتقدٌمها فً صورة تقارٌر مفهومة ألتخاد القرارات المتنوعة فً كافة مستوٌات المنشاة وٌتم من اجل ذلح فتح السجالت المحاسبٌة فً شاشة (الدلٌل المحاسبً) للتعامل مع النظم التالٌة التً تصب ارصدتها فً تقرٌر المٌزانٌة او تقرٌر االربات والخسامر:
نظام (الفترة المحاسبٌة) والتقارٌر الختامٌة
على اعتبار ان المنشاة سوؾ تستمر فً مزاولة نشاطها إلى ماال نهاٌة أو لوقت طوٌل ولحاجة المعنٌن بها لتقٌم نشاطه ا من ربح أو خسارة كل مكان ذلح ممكن ٌتم من الناحٌة المحاسبٌة تقسٌم حٌاتها إلى فترات محاسبٌة (سنة محاسبٌة ) نهاٌة كل فترة ٌصدر تقارٌر خاص بها (تقرٌر اإلربات والخسامر وتقرٌر مٌزانٌة عمومٌة) لتقٌم تلح السنة أو الفترة ونجد ان النظام ٌتبع هذا الفرض من خالل توفٌره لمٌزة تعدد السنوات فً النشاط الواحد واستقاللٌة السنوات فً البٌانات والمعلومات المدخلة أو الصادرة منة ونبداء بتجهٌز النظام بهذا الفرض من خالل شاشة الفترات التً من خالل نحدد اول سنة فً التعامل مع النظام م من خالل عملٌة اإلقفال السنوي ٌتم فتح الفترة التالٌ ة أو السنة التالٌة سنوٌا وٌقوم النظام ب صدار تقارٌر تقٌم نهاٌة كل سنة او كل شهر عن نتٌجة اعمال المنشاة وٌمنع النظام المستخدم من التعامل مع توارٌخ خارج السنة المالٌة التً ٌعمل علٌها وٌصدر بذلح رسامل تحذٌر وٌجب هنا التنبٌة لمجموعة من المبادب المحاسبٌة المرتبطة بنظام الفترة المحاسبٌة كما ٌلً: مبدءا االعتراؾ باإلٌراد: بمعنى أن ٌتم االعتراؾ فً السنة التً حدث بها ،لذلح ٌمنع النظام العمل فً سنة ؼٌر السنة التً ٌعمل بها المستخدم وٌرجع على المستخدم فً الرقابة على ذلح مبدءا ال بات وٌقصد ب بات المستخدم فً االجراءات المحاسبٌة خالل سنة القٌاس و السنوات التالٌة وٌتم تطبٌق ذلح من خالل تحدٌد االجراءات التً سوؾ نتبعها فً النظام من خالل شاشات المتؽٌرات التً تم ل كل منها اجراء معٌن فً النظام ال ٌسمح النظام بتعدٌلة بعد استخدم وٌقوم النظام بتحدٌد نفس االجراءات للسنة التالٌة عند عملٌة االقفال السنوي مبداء مقابلة المصروفات باالٌرادات ٌتم تحـمٌل السنة المالٌة جمٌع المصارٌؾ والنفقات التً تمت خـالل العام ،ومقابلتها باإلٌرادات التً أنتجتها خالل نفس الفترة فقط لٌتم تطبٌق هذا المبداء ٌقوم المحاسبٌن بعملٌة الجرد السنوٌة للمخازن وعمل التسوٌات البنكٌة وعمل قٌود االقفال الخاصة ب هالح االصول وؼٌرها من القٌود المحاسبٌة لذ ٌوفر النظام شاشة خاصة بقٌود الٌومٌة (التسوٌات) وشاشة خاصة بالتسوٌات البنكٌة وشاشة خاصة بعملٌة الجرد وشاشة خاصة بالتسوٌات المخزنٌة مع توفٌرة كشوؾ حساب بؽرض المصادقة ومصادقات تخرج من النظام مبداء التكلفة التارٌخٌة ومبداء اليٌطة واليذر وٌقوم هذا المبداء على ان بعض الحسابات ٌتم تقٌٌمها على اساس التكلفة التارٌخٌة م ل حسابات االصول ال ابتة ولكن فً حالة الت خم واتباع لمبداء الحٌطة والحذر الذي ٌقوم على اساس اخذ المصروفات (الخسامر)المحتملة الناتجة عن الت خم فً الحسابان ٌمكن أعادة التقٌٌم ألرصدتها وٌسمح النظام بأعادة تقٌٌم آلً لبعض االصول والخصوم التً تتعامل بالعملة األجنبٌة بسعر السوق بالعملة المحلٌة(تسمى فروق عملة) وذلح بؽرض اخذ الحٌطة من ظهورها بالتكلفة التارٌخٌة بٌنما سعرها السوقً قد تؽٌٌر بما ٌودي إلى أتخاذ قرارات خاطمة وهذا ٌخل بمبداء االفصات المحاسبً وٌتم ذلح من خالل خٌارات خاصة بفروق العملة فً شاشة االقفال الشهري او فً شاشة قٌود الٌومٌة (قٌود التسوٌة) وكذلح ٌسمح النظام ب عادة تقٌٌم تكلفة المخزون من خالل شاشة تسوٌة المخزون
نظام فتح السجالت الحسابات (الدلٌل المحاسبً )
وهنا ٌتمكن المحاسب من فتح السجالت األساسٌة فً العمل فً المنشاة بحٌث ٌتم منع فتح السجالت الؽٌر مهمة أو التً لٌس لها رورة وٌتكون الدلٌل المحاسبً من عدة مستوٌات منها الرمٌسً ومنها الفرعً
نظام البٌان
ٌقصد بالبٌان هو كتابة شرت للعملٌة بؽرض إظهاره فً التقارٌر المتنوعة سواء فً فاً كشؾ الحساب او فً ؼٌرة من التقارٌر نظام القٌاس (المبلغ) ٌقوم النظام بعملٌة القٌاس :وٌقصد ب قٌاس كل العملٌات التً تسجل فً النظام المحاسبً بوحدة النقد وسوؾ تجد ان كل العملٌات فً النظام مقٌمة بالعمالت وربط كل عملٌة بالحسابات وهذه الحسابات مرتبطة بالعمالت (وحدة قٌاس النقد)
فً ياله استخدام العمالت األجنبٌة: ٌتٌح لنا النظام استخدام أي عمالت أجنبٌة باإل افة إلى العملة المحلٌة للنظام وبؽض النظر عن العملة المحلٌة التً تستخدمها المنشأة وك ل عملٌة بعملة اجنبٌة البد من تحوٌلها للعملة المحلٌة بموجب سعر الصرؾ الذي ٌحدده المستخدم فً العملٌة حٌث ٌٌمكن النظام المستخدم لشاشة قٌد الٌومٌة م ال أو سندات الصرؾ و القبض من عمل قٌد ٌومٌة أو سند صرؾ أو قبض للحساب الذي بالعملة األجنبٌة مع السمات ل بالتعدٌل فً المبلػ المعادل (المحلً) للمبلػ بالعملة األجنبٌة والنظام بدوره ٌقوم بتحدٌد سعر الصرؾ آلٌا بقسمة المبلػ بالعملة المحلٌة على المبلػ بالعملة األجنبٌة وتفٌد هذه الطرٌقة فً تجنب الكسور التً تظهر فً المبلػ بالعملة المحلٌة نتٌجة ل رب سعر التحوٌل فً المبلػ بالعملة األجنبٌة آلٌا بحٌث ٌظهر المبلػ بالعملة المحلٌة ؼٌر مطابق للمبلػ الذي نرٌد تماما.
نظام الصنادٌق (النقد) ٌقوم النظام ب دارة حركة الصنادٌق بوسطة فتح حساب الصندوق والذي ٌقوم بالقٌد علٌة مستخدم واحد هو امٌن الصندوق ٌقوم بتحرٌر مقبو ات ومدفوعات الصندوق ومن اجل ذلح ٌقوم امٌن الصندوق بأستخدم دورة مستندٌة خاصة بالنقدٌة ٌوفرها النظام م ل سندات القبض النقدٌة وسندات الصرؾ النقدٌة وفواتٌر المبٌعات النقدٌة والمشترٌات النقدٌة وبقٌة الدورة المستندٌة ٌمكن ان تستخدم حساب الصندوق حسب الصالحٌات الممنوحة من قبل المراجع وٌتكون كشؾ حساب الصندوق من جانبٌن :
نظام ادارة يسابات البنوك (الشٌكات) ٌقوم النظام ب دارة حركة البنوح بوسطة فتح حساب البنوح والذي ٌقوم بالقٌد علٌة مستخدم واحد هو مسمول حسابات البنوح والشٌكات والذي ٌقوم بتحرٌر مقبو ات البنوح ومدفوعات البنوح ومن اجل ذلح ٌقوم مسمول البنوح باستخدام دورة مستندٌ خاصة بالبنوح ٌوفرها النظام م ل سندات القبض شٌح وسندات الصرؾ شٌح وفواتٌر المبٌعات شٌح والمشترٌات شٌح وبقٌة الدورة المستندٌة ٌمكن ان تستخدم حساب البنح حسب الصالحٌات الممنوحة من قبل المراجع والمراقب الداخلً وٌتكون كشؾ حساب البنح من جانبٌن:
طرٌقة ادارة يسابات البنوك مع الشٌكات الشٌكات عبارة عن أوراق مالٌة لم تحول بعد إلى سٌولة كما هو الحال فً الصندوق. لذلح فلها معالجة خاصة نوعا ما مان حٌاث عملٌاة قب اها او صارفها حٌاث ٌمكان أن ٌكون إصدار هذا األوراق فً تارٌخ معٌن واستحقاقها (صرفها او قب ها مان البناح) فً تارٌخ آخر ،لذلح قٌدها محاسابٌا فاً الساجالت ٌاتم بتوساٌطها فاً حسااب وساٌط بدل عن حساب البنح حتى تارٌخ استحقاقها ومان ام ٌاتم تخفٌ اها مان حسااب البناح وٌحدد النظام أربع طرق لمعالجة الشٌكات مع تارٌخ استحقاقها وهً: الترحٌل بتارٌخ المستند:
وٌقوم النظام بموجب هذه الطرٌقة بعمل نفس القٌد لكن فً تارٌخ االستحقاق حٌث أنة عند اختٌار هذه الطرٌقة ٌظهر حقل تارٌخ االستحقاق ٌاتم فٌا و اع تاارٌخ اساتحقاق الشٌح.
توسٌط أوراق الدفع – ترحٌل مباشر:
وفً هذه الطرٌقة ٌتم توسٌط حساب أوراق الدفع عن طرٌق تعرٌف فاً تهٌماة النظاام شاشااة الحسااابات الوسااٌطة اام اختٌااار هااذه الطرٌقااة التااً بموجبهااا ٌقااوم النظااام بعماال قٌدٌن آلٌا بعد الترحٌل القٌد األول فً تارٌخ المستند لصالح الماورد والقٌاد ال اانً فاً تارٌخ االستحقاق ٌقٌد على البنح. ادخال االستحقاق ٌدوٌا:
وفااً هااذه الطرٌقااة ٌقااوم النظااام بعماال القٌاادٌن السااابقٌن لكاان القٌااد األول وٌااتم عملا بموجااب ترحٌل السند من قبل المستخدم عن طرٌق شاشة الترحٌل والقٌد ال انً ٌتم بعاد اعتمااده مان قبال المستخدم من خالل شاشة الشٌكات المستحقة السداد م شاشة الترحٌل. وباإلمكااان ماان خااالل اسااتخدام هااذا الخٌار(إدخااال االسااتحقاق ٌاادوي) عكااس القٌااد األول أو إرجاع وذلح فً حالة إرجاع الشٌح من قبل المورد ألي سبب أو أرجاء الشٌح إلى تارٌخ أخر وذلح من شاشة الشٌكات المستحقة بحٌث ٌكون قٌد المرتجع: م ٌتم بعد ذلح ترحٌل السند من شاشة الترحٌل فً عملٌات األستاذ
تأثٌر شٌكات سندات القبض على يساب العمٌلٌ :اتم التاأثٌر علاى يسااب العمٌال عناد تريٌال الشٌكات بنفس تارٌخ استالم الشٌك وباإلمكان ان ال ٌتم التأثٌر علاى يسااب العمٌال فاً تاارٌخ أستالم الشٌك ولكن فً تارٌخ االستيقاق مع توسٌط يسابات وسٌطة ال تمام العملٌة
اليسابات الوسٌطة فً عملٌات الشٌكات ٌقوم النظام بتوسٌط حسابات معٌنة بدل عن حسابات البنوح وهً: أوراق الدفع :هو حساب وسٌط ٌوسط النظاام عناد ترحٌال ساند الصارؾ شاٌح ،وٌقفل فً حساب البنح فً تاارٌخ اساتحقاق الشاٌح وساوؾ ٌاتم تو اٌح ذلاح فاً شرت سند الصرؾ و الترحٌل.
أوراق القبض :هو حساب وسٌط ٌوسط النظاام عناد ترحٌال ساند القابض شاٌح ،وٌقفل فً حساب البنح فً تارٌخ استحقاق الشٌح وسوؾ ٌتم تو اٌح ذلاح أٌ اا فً شاشة سند القبض وشاشة الترحٌل.
نظام ادارة يسابات العمالء ٌوفر نظام االونكس نظام ادارة خاصة لحساابات العماالء مان خاالل حسااب العماالء الذي ٌتم فٌة قٌد كافة العملٌات الخاصة بحساب العمٌل وٌوفر النظام الدورة المستندٌة الخاصااة بااذلح ماان فااواتٌر مبٌعااات وسااندات قاابض وفااواتٌر مااردودات المبٌعااات مااع امكانٌااة التعاماال مااع حساااب العمٌاال بكافااة العملٌااات التابعااة للنظااام وٌااتم اصاادار كافااة التقارٌر الخاصة بالعمٌل كشؾ حساب او مبٌعات او مقبو ات او مردودات وٌظهار كشؾ حساب العمٌل كما فً الشكل التالً
كشؾ حساب العمٌل
مدٌن فواتٌر مبٌعات (اجل)
الفارق ٌم ل رصٌد العمٌل (ٌدخل تقرٌر المٌزانٌة العمومٌة)
نظام ادارة حسابات المخزون: ٌم ل هذا حساب المخزون فً الادلٌل المحاسابً الحسااب الاذي تنتماً إلٌا األصاناؾ المخزنٌاة ، ورقم حساب المخزون حساب فرعً بعملة واحدة (عملة تقٌٌم المخزون) ، وٌتأ ر هذا الحساب بكل العملٌات المالٌة التً تتاأ ر بهاا هاذه األصاناؾ المخزنٌاة آلٌاا وٌكاون تاأ ر هذا الحساب محاسبٌا كما ٌظهر فً الشكل االتً: الو ٌقة
نوع التأ ٌر فً حساب المجموعة
أمر التورٌد واالستالم المخزنً
ٌؤ ر فً الجانب المدٌن ( زٌادة فً قٌمة المخزون)
أمر الصرؾ والتحوٌل من المخزن
ٌؤ ر فً الجانب الدامن (نقص فً قٌمة المخزون)
مردود أمر التورٌد
ٌؤ ر فً الجانب الدامن من حساب المخزون
فاتورة المشترٌات
تؤ ر فً الجانب المدٌن( زٌادة فً قٌمة مخزون)
فاتورة مردودات المشترٌات ومردود التورٌد
تؤ ر فً الجانب الدامن (بنقص فً قٌمة المخزون)
فاتورة المبٌعات
تؤ ر فً الجانب الدامن (نقص فً قٌمة مخزون)
فاتورة مردودات المبٌعات
تؤ ر فً الجانب المدٌن( زٌادة فً قٌمة مخزون)
وٌف اال أن ٌكااون حساااب المشااترٌات هااو الماادرج فااً حالااة الجاارد الدوري(عاادم انشاااء قٌااود تكااالٌؾ المبٌعااات) حتااى تكااون اإل ااافة أو الاانقص تااتم فااً حساااب المشااترٌات وٌظاال حساااب المخاازون ٌم اال حساب ب اعة أول المدة وٌصب رصٌد حساب المخزون فً تقرٌر المٌزانٌة العمومٌة طرق فتح حساب المخزون بالحسابات أما عن طرٌق حسابات مجموعة األصاناؾ (مخازون ماواد الكهربااء – مخازون الماواد الخاام )أو عن طرٌق حسابات مخازن م ل (حسااب مخازن المركاز الرمٌساً – حسااب مخازن الفارع (ا) –حساب مخزن الفرع (ب) وٌترتاب علاى تحدٌاد إحادب هاذه الخٌاارات تحدٌاد طرٌقاة تقساٌم حسابات المخزون فً الدلٌل المحاسبً
نظام ادارة يسابات االعتماد (البضاعة فً الطرٌق) والنظام المتكامل لالعتمادات الذي ٌوفره هذا النظام ،والاذي ٌعتبار أٌ اا نظاماا فرٌادا كسار حاجز الوقت الذي كان ٌق ٌ المحاسب فاً حسااب تكلفاة الوحادة الواحادة ألصاناؾ االعتمااد ، وساهل ماا كااان صاعبا فااً حسااب هااذه التكاالٌؾ ،وجعال للمسااتخدم الخٌاار فااً تحلٌال التكااالٌؾ المختلفة لالعتماد ،وحسب كل نوع من أنواع االعتمادات. وكما هو معروؾ فان لإلعتمادات أنواع مختلفة ولكل نوع تكالٌف المتعددة من مصدر الب ااعة (مخازن البامع) حتى وصولها مخازن المنشأة ،لذلح وفر النظام شاشاة خاصاة لتحلٌال االعتمااد
هذا النوع ٌتحمل بموجب المشتري كل تكالٌؾ الب اعة من مصادرها حتاى وصاولها مخازن المنشأة (فاتورة +شحن +تأمٌن +جمارح +مصارٌؾ أخرب) وال ٌشترط أن تكون نفس هذه المسمٌات أو العدد للمصارٌؾ أو للتكالٌؾ وإنما الخٌاار للمساتخدم لتحلٌل مصارٌؾ االعتماد على أال ٌتجاوز خمسة وعشرون مصارٌؾ. -
النوع ال انً (:)CIF
وفً هذا النوع ٌتحمال المشاتري كال التكاالٌؾ ماا عادا التاأمٌن والشاحن اللاذان ٌتكفال بهما المورد أو ت اؾ قٌمتهما إلى الفاتورة وتكون المصارٌؾ التً ٌتحملها المشتري هً ( فاتورة +جمارح +مصارٌؾ أخرب). المشترٌات المحلٌة :وٌقصد ب دفع قٌمة الفاتورة مع بعض المصاارٌؾ االخاربالتً ت اؾ على قٌمة الفاتورة اليسابات الوسٌط فً االعتمادات 1األصناؾ المفقودة :حساب وسٌط ٌقفل فٌ النظام آلٌا الفرق بٌن قٌمة فاتورة المشاترٌات(قٌمة الكمٌة المتفق علٌها مع المورد ) وقٌمة إذن التورٌد المخزنً (قٌمة الكمٌة الواصلة فعال للمخازن) عند عملٌة اإلقفال المالً و المخزنً لالعتمادات المستندٌة بحٌث ٌتم إقفال قٌمة الب اعة الوصالة فعاالا الموجااودة فااً إذن التورٌااد فااً حساااب المخاازون والب اااعة الؽٌاار واصاالة أو المفقااودة بٌااتم إقفالها فً هذا الحساب آلٌا. 2حساب فروق االعتماد :وهذا الحساب ٌستخدم النظام عند عملٌة اإلقفال لإلعتمادات فً نظام المااوردٌن حٌااث ٌااتم إقفااال الفااوارق و الكسااور التااً تنشااأ أ ناااء عملٌااة اإلقفااال لالعتمااادات نتٌجااة لتحوٌل مبلػ االعتماد من حساب االعتماد الذي ٌكون بعملاة االعتمااد إلاى حسااب المخازون الاذي ٌكون بعملة المخزون .
-نظام ربط االعتمادات المستندٌة بالحسابات
متعدد الحسابات حٌث ٌتم إ افة حسابات مستقلة فً الدلٌل المحاسبً لكل اعتمادعلى حدة: حسااابات ابتااةٌ :ااتم إ ااافة حسااابات خاصااة بالتكااالٌؾ باادون الحاجااة إلااى تكاارارالحسااابات حسااب االعتمااادات بمعنااى إمكانٌااة فااتح اعتماااد باانفس الحسااابات باادون الحاجة إلى إقفال االعتماد السابق بحٌث ٌاتم تقساٌم المباالػ داخال الحسااب الواحاد حسب رقم االعتماد وهذا ما سوؾ نقوم بشرح عند شرت خطوات االعتماد.
نظام ادارة اليسابات تكمٌلٌة( لغرض مٌزان المراجعة جاري الفروع االخرب( مدٌنة أو دامنة –)راس مال(جاري المركز الرمٌسً :وٌقصد بها الحسابات التً تكمل العملٌات التبادلٌة بٌن الفروع بحٌث ٌصبح مٌزان مراجعة كل فرع متزن رؼم ان العملٌة فً احد اطرافها تمت فً فرع والطرؾ االخر تم فً فرع اخر شرت طرٌقة التوسٌط : من المعلوم محاسبٌا طرٌقة استخدام جاري الفروع فً حالة ان كل فرع ل دلٌلة وحسابات الخاصة وبٌانات الخاصة ب وتتلخص هذه الطرٌقة كالتالً : ٌ-1تم ترمٌز حسابات جاري الفروع لكل فرع حساب مستقل فً دلٌل كل فرع . -2العملٌات بٌن فرعٌن او اك ر فً الفرع الواحد ٌتم تحمٌلها حساب الجاري للفرع المعنً فم ال تم صرؾ مبلػ معٌن من احد الفروع على حساب فرع اخر كٌؾ ستقٌد هذه العملٌة نالحظ ان سٌتم عمل قٌدٌن احدهما فً الفرع الصارؾ واالخر فً الفرع المستفٌد القٌد االول : من ت/جاري الفرع المستفٌد الى ت/الصندوق القٌد ال انً : من ت/المصروؾ الى ت/جاري الفرع الصارؾ
االن فً حالة ان الدلٌل لدٌنا مركزي ونستخدم مراكز التكلفة كفروع ولكً نحقق الطرٌقة السابقة وعلى نفس الم ال السابق سٌكون القٌد قبل التوسٌط كالتالً :
من ت/المصروؾ
مركز تكلفة الفرع المستفٌد الى ت/الصندوق مركز تكلفة الفرع الصارؾ
نالحظ ان هذا القٌد سٌعمل خلل فً المركز المالً للمركز الواحد الن العملٌة الواحدة ؼٌر موزونة على مستوب المركز ولذلح وجب توسٌط جاري المراكز وسٌكون
القٌد بعد التوسٌط كالتالً: الحساب العملٌة من ت/المصروؾ
مركز مصدر
المركز مركز تكلفة الفرع المستفٌد
الى ت/جاري المراكز مركز تكلفة الفرع المستفٌد
مركز تكلفة الفرع الصارؾ
من ت /جاري المراكز مركز تكلفة الفرع الصارؾ المستفٌد
مركز تكلفة الفرع
الى ت/الصندوق
مركز تكلفة الفرع الصارؾ
نالحظ ان هناح حقل زٌادة وهو مركز مصدر العملٌة (من اي مركز تكلفة جاءت العملٌة ) وذلح لحساب جاري المراكز فقط وذلح الن حساب الجاري حساب عام لكل الفروع وعند اصدار كشؾ حساب لحساب الجاري لفرع معٌن سٌعطٌنً كشؾ الجاري بداللة حساب الجاري ومركز التكلفة للعملٌة وان كنت ارٌد كشؾ حساب لحساب الجاري لفرع معٌن وللعملٌات اللتً البد ان اشترط مركز مصدر العملٌة . تخص فرع معٌن ف ن
نطام ادارة حسابات راس المال: والمقصود ب أن للمشروع أو المنشاة أو الشركة شخصٌة معنوٌة مستقلة عن صاحب الشركة واعتبار راس مال المشروع دٌن على المنشاة لصاحب العمل لذلح سوؾ تالحظ عزٌزي المستخدم ان من من الخصوم ال ابتة أو االلتزامات ال ابتة على المنشاة ٌقوم المحاسبٌن بتحدٌد حساب راس المال عن طرٌق المعادلة التالٌة : االصول – الخصوم المتداولة = راس المال وذلح ٌتم بعد تحدٌد قٌمة حسابات االصول وحسابات الخصوم االخرب
نظام ادارة حسابات ال رٌبة : ٌقوم النظام ب دارة حسابات ال رامب لنوعٌن من انوع ال رامب
رٌبة القٌمة الم افة هذا النظام ٌقوم باحتساب رٌبة المبٌعات وهً القٌمة الم افة فً فاتورة المبٌعات ومردود فاتورة المبٌعات وفاتورة المشترٌات ومردود فاتورة المشترٌات وٌتم ترحٌل هذه ال رٌبة عندما ٌتم ترحٌل المستندات المذكورة الى االستاذ العام والتً علٌها رٌبة وٌتم خصم رٌبة المشترٌات من قٌمة رٌبة المبٌعات ولها انواع ٌمكن التعامل بها فً : 1
رٌبة حسب الصنؾ
2
رٌبة حسب الفاتورة بمعنى حسب اجمالً قٌمة فاتورة المبٌعات أو المشترٌات
-
بمعنى صنؾ علٌة
رٌبة وصنؾ اخرب ال
رٌبة االربات :وهً ال رٌبة التً ٌتم احتسابها على صافً النشاط بنسبة معٌنة
الحسابات المرتبطة بعملٌة احتساب ال رٌبة
حساب رٌبة المبٌعات :وٌستخدم هذا الحساب فً تجمٌع مبالػ رٌبة المبٌعات التًٌقوم النظام باحتسابها فً نظام المبٌعاات بحٌاث ٌاتم قٌادها فاً الجاناب الادامن مان هاذا الحساب وقٌدها فً حساب العمٌل أو فً حساب الصندوق فً الجاناب المادٌن كماا ٌاتم احتسابها وتجمٌعها فً نظام المشترٌات و المخازن وتساجٌلها فاً الجاناب المادٌن مان هااذا الحساااب وال ٌظهاار هااذا الحقاال إلااى إذا تاام تحدٌااد الخٌااار أسااتخدام اارٌبة القٌمااة الم افة فً المتؽٌرات العامة للنظام الحساااب الماادٌن ل اارٌبة االربااات ٌ :تفعاال هااذا الحساااب عنااد تفعٌاالبحٌث ٌرحل الٌة الجانب المدٌن (المصروؾ)بقٌمة رٌبة االربات .
اارٌبة االربااات
الحساب الدامن ل رٌبة االربات ٌ :تفعل هذا الحساب عند تفعٌل رٌبة االربات بحٌثٌرحل الٌة الجانب الدامن بقٌمة رٌبة االربات (مصلحة ال رامب) . نظام ادرة حسابات المتاجر ٌقوم النظام ب صدار تقرٌر المتاجرة والاذي ٌم ال مجمال رباح النشااط عان عملٌاات المنشااة ساوب شااراء او بٌااع او صاارؾ خااالل الفتاارة المالٌااة اامن تقرٌاار االربااات والخسااامر ولهااذا التقرٌاار مجموعة من الحسابات التً ٌتعامل معها النظام بشكل الً والتً على المحاساب فتحهاا فاً الادلٌل المحاسبً وهً : حساب مبٌعات :عند استخدام نظام العمالء البد لبٌع صنؾ من أصناؾ مجموعاة مخزنٌا التاأ ر مالٌا بحساب المبٌعاات فاً الادلٌل المحاسابً ،لاذلح تام إ اافتة فاً الادلٌل المحاسابً ،لٌتاأ ر آلٌاا بكل المبالػ المالٌة لمبــٌعات االصناؾ والذي ٌتــم إ ــافت فً اإلٌرادات فً الــــاـدلٌل المحاسابً فً قاممة االربات والخسامر.
حساب تكلفة مبٌعات :لنفس الؽرض الذي انشأ من أجل حسااب المبٌعاات ،أنشاأ حسااب التكلفاة ، وذلح لقٌاد قٌماة تكلفاة الب ااعة المباعاة بتكلفتهاا المنصارفة بهاا مان المخاازن فاً هاذا الحسااب ، وذلح لألصناؾ التً ٌتم تخزٌنها وبٌعها فقط أما األصناؾ الخدمٌة ال تؤ ر فً هذا الحساب حساااب مااردودات المبٌعااات :حساااب مااردودات المبٌعااات ٌتااأ ر كااذلح بااأي مرتجعااات ماان العمااالء ،لااذلح عنااد عماال فاااتورة مااردودات المبٌعااات ٌتااأ ر حساااب المااردودات بقٌمااة الب اعة المرتجعة حساب الخصم المسموت ب ٌُ :حمل بقٌمة الخصم الممنوت للعمالء فً فاتورة المبٌعات وهو حساب فرعً فً المصروفات أو اإلٌرادات مردودات مبٌعات سنوات سابقةٌ :مكن أن ٌكون هذا الحساب هو حساب ماردودات المبٌعاات السابق الذكر وإنما للفصل بٌن مردودات هاذا العاام والعاام الساابق ٌاتم الفصال بٌنهماا تلبٌاة لرؼبة المستخدم فً الفصل بٌن الحسابٌن تكلفااة مبٌعااات مااردودات ساانوات سااابقة :الحساااب الااذي تقٌااد فٌ ا تكلفااة مااردودات المبٌعااات للب اعة التً تم بٌعها فً السنة المالٌة السابقة ،وٌمكن أن ٌكون هذا الحسااب هاو حسااب تكلفة المبٌعات السابق الذكر وإنما للفصل بٌن تكلفة ماردودات هاذا العاام والعاام الساابق تام الفصل بٌنهما تلبٌة لرؼبة المستخدم فً الفصل بٌن الحسابٌن . حساب الخصم المكتسب :وٌقصد ب الحسااب الاذي ٌرحال إلٌاة قٌماة الخصام الممناوت مان المورد والموجود فً فاتورة المشترٌات المحلٌة وقٌمة الكمٌات المجانٌة فٌها حساب تكلفة مبٌعات الكمٌات المجانٌة :وٌقصد ب الحساب الذي ٌرحل إلٌ تكلفاة الب ااعة التً تباع مجانا فً فاتورة المبٌعات بدون أن ت ااؾ قٌمتهاا علاى العمٌال وٌاتم صارفها لا وقٌاادها فااً هااذا الحساااب وذلااح بؽاارض فصاال تكلفااة قٌمااة كمٌااات المبٌعااات الفعلٌااة وقٌمااة الكمٌات المجانٌة حساااب تكلفااة مااردودات الكمٌااات المجانٌااة ٌ :سااتخدم النظااام هااذا الحساااب فااً قٌااد تكلفااة الكمٌات المجانٌة التً ٌتم ارجاعها فً فواتٌر مردودات المبٌعات فً نظام المبٌعات حساب تكلفة مشاترٌات الكمٌاات المجانٌاة وهاذا الحسااب ٌتباع االٌارادات وٌساتخدم فاً قٌاد قٌمة الكمٌات المجانٌة الممنوحة من المورد فً حالة الرؼبة فً إدخالها إلى المخازن بسعر التكلفة بحٌث ال تؤ ر فً متوسط التكلفة.
نظام ادرة حساب فروق العملة واعادة التقٌٌم
ولفهم المقصود من فروق العملة نسرد الم ال التالً م ال :تم التعامل مع العمٌل علً محمد بالدوالر وكان كشؾ حساب كما ٌلً: البٌان
مدٌن بالدوالر
الرصٌد الحالً
1,000
دامن بالدوالر
بالعملة دامن المحلٌة
مدٌن المحلٌة
بالعملة
190,000
وفً نهاٌة الشهر تم إعادة تقٌٌم حساب بالعملة المحلٌة فأت ح أن ٌساوب ( )195000و ح الطرق التً ٌمكن إن تستخدم فً النظام من أجل إعادة تقٌٌم رصٌد العمٌل. توجد فً النظام طرٌقتٌن: 1
ٌدوٌة باستخدام قٌود تسوٌة فروق العملة .
2
آلٌا باستخدام اإلقفال الشهري .
وٌكون شكل كشؾ حساب السابق بعد التسوٌة كما ٌلً: دامن بالدوالر
مدٌن بالعملة المحلٌة
البٌان
مدٌن بالدوالر
الرصٌد السابق
1000
190000
قٌد فروق العملة
0
5000
الرصٌد الحالً
1000
195000
دامن بالعملة المحلٌة
وٌمكن التعامل مع النظام بثالث طرق لتقٌم اليسابات:
تقٌم كل الحسابات :وٌعنً هذا الخٌار أن ٌقوم المستخدم بتحدٌد و بتقٌٌم جمٌعالحسابات األجنبٌة بسعر الصرؾ الموجود أمام كل عملة والقٌام بالتسوٌات الالزمة للفوارق بالعملة المحلٌة الناتجة عن عملٌة إعادة التقٌٌم وإقفال الفوارق فً حساب فروق أسعار الصرؾ. حسابات محددة :بمعنى إجراء التسوٌات لفروق العمالت لحسابات محددة منالحسابات االجنبٌة اليسابات الوسٌط المرتبطة
حسااب فااروق العملاة :وهااو حسااب فرعااً وساٌط بالعملااة المحلٌاة ٌقفاال فٌا النظااام آلٌااافروق العملة الناشمة عن الزٌاادة أو الانقص فاً ساعر الصارؾ المحادد فاً شاشاة تهٌماة العمالت وذلح عند عملٌة اإلقفال الشهري أو السنوي .
نظام يسابات االعباء ٌقصد باألعباء أي المصروفات األخرب التً ت اؾ على فاتورة المبٌعات وتقٌد على حساب العمٌل الذي بٌعت ل الفاتورة وقد تكون هذه المصروفات قد دفعت نقدا من صندوق المنشأة م بعد ذلح تم عكس جزاء منها فً حساب العمٌل وقد تكون هذه األعباء عبارة عن إٌرادات ت اؾ إلى إٌرادات الشركة وذلح فً حالة اعتبار األعباء التً تحمل على العمٌل أٌراد بالنسبة للشركة م ل استخدام وسامل النقل الخاصة بالشركة فً توصٌل الب اعة إلى العمٌل وتم قٌد مبلػ معٌن على العمٌل مقابل أجور النقل وقد ٌكون مبلػ أعباء المبٌعات هو عبارة عن التزام على المنشأة تجاه طرؾ خارجً نتٌجة لبٌع الب اعة وتكون الشركة بموجب ملتزمة بتحصٌل المبلػ من العمٌل وتسدٌدة لهذا الطرؾ حاالت استخدام االعباء ؼٌر مستخدم :وٌقصد ب عدم استخدام أعباء المبٌعات وبالتالً عدم القدرة على إ افة أي مبلػ فً فاتورةالمبٌعات على العمٌل ؼٌر قٌمة األصناؾ. حسب الصنؾ :وٌقصد ب إ افة أعباء المبٌعات على مستوب الصنؾ بحٌث ٌقوم النظام بتعدٌل الخٌاراتالخاصة بشاشة أعباء المبٌعات لتوافق هذا الخٌار وٌكون التعامل مع العبء فً فاتورة المبٌعات كما فً الجدول األتً: أسم العبء
الكمٌة
أسم الصنؾ
أجور نقل
لمبة وات
أبو
40
أجور نقل
لمبة وات
أبو
20
السعر
اإلجمالً
مبلػ العبء
250 1000
2000 250000
250 1000
1000 250000 53000
إجمالً الفاتورة
نالحظ من الجدول السابق أن مبلػ العبء ٌحدد على مستوب الصنؾ بؽض النظر عن العمٌل الذي بٌعت ل الفاتورة وقد ٌكون مبلػ العبء إما مبلػ معٌن كما فً الجــــدول أو نسبة معٌنة من مبلػ الصنؾ فً الفاتورة وذلح حسب تحدٌد المستخدم فً شاشة أعباء المبٌعات حسب الصنؾ فً حالة ٌك ون العبء حسب الصنؾ ونوع العمٌل :وٌقصد بهذا الخٌار إن ٌتم إ افة مبلػ العبء حسبالصنؾ وحسب نوع العمٌل بمعنى أن لو كان لدٌنا األنواع اآلتٌة من العمالء( :عمالء مؤسسات ،عمالء شركات :عمالء مقاولون ،عمالء آخرون) ف ن النظام ٌطلب بتحدٌد أعباء المبٌعات لكل صنؾ حسب األنواع السابقة وذلح كما فً الجدول األتً: جدول تحدٌد األعباء للصنؾ األول (لمبة أبو 40وات) وذلح حسب نوع العمٌل أسم العب رقم العبء ء
نوع العمٌل
رقم الصنؾ
أسم الصنؾ
مبلػ العبء
1
أجور نقل
عمالء مؤسسات
001-001
لمبة أبو 40 وات
2000
1
أجور نقل
عمالء شركات
001-001
لمبة أبو 40 وات
2200
1
أجور نقل
عمالء مقاولون
001-001
لمبة أبو 40 وات
2300
1
أجور نقل
عمالء آخرون
001-001
لمبة أبو 40 وات
2400
ونالحظ من الجدول السابق أن ٌتم تحدٌد مبلػ العبء لنفس الصنؾ أك ر من مرة وذلح حسب أنواع العمالء. وٌقوم النظام ب افة عمود جدٌد خاص بأنواع العمالء فً شاشة أعباء المبٌعات حسب الصنؾ حتى تتناسب مع هذا المتؽٌر : حسب الصنؾ والعمٌل :ف ن النظام ٌتعامل مع هذا المتؽٌر بنفس طرٌقة التعامل مع المتؽٌر السابق (حسبالصنؾ ونوع العمٌل) مع الفارق أن تحدٌد العبء ٌتم على مستوب العمٌل ولٌس حسب أنواع العمالء لذلح ف ن النظام ٌقوم ب افة عمود رقم العمٌل باإل افة إلى عمود نوع العمٌل فً شاشة أعباء المبٌعات حسب الصنؾ
نظام ادارة حسابات مندوبٌن المبٌعات عندما ٌقوم كل مندوب بعملٌة البٌع فانة ٌحصل على عمولة من عملٌة البٌع وهذه العمولة تعتبر حق منطقً لا وٌعمال هاذا النظاام علاى ترحٌال العماوالت مباشارة بمجارد تحرٌار فاتورة المبٌعات خاصة بالمندوب وقٌدها فً حساب كقٌد استحقاق فً الجانب الدامن وقٌد العمولة فً من حسابات المصروفات فً الجانب المدٌن الحسابات الوسٌطة المرتبطة رقم حساب العمولة :وٌستخدم من أجل ترحٌل عمولاة المنادوبٌن لهاذا الحسااب ماع جعال حساب المندوب مدٌن فهذه العملٌة حساب المندوب :لقٌد قٌمة العمولة لصالح المندوب
نظام الضمان
ربط اليسابات بالضمان :من خالل هذا النظام ٌمكن اختٌار عمل قٌد اجباري للضمانات او اختٌاري بيسب تيدٌد المستخدم فً شاشة الضمانات او عدم عمل قٌد.
الفصل ال انً نظام متابعة ومراقبة المخازن ٌعتبر نظام المخازن من اهم االنظمة التً ٌتم التعامل بها مع النظام للرقابة علاى المشاترٌات والكمٌات المخزنٌة والكمٌات المباعة ولاة عادة انظماة فرعٌاة ولا مفااهٌم ٌجاب علاى المساتخدم معرفتها منها : مكونات النظام المخزنى ٌتكون نظام المخازن من ال أقسام كما ٌظهر فً الشكل التالً:
مكونات نظام المخازن األصناؾ
مخازن
دورة مستندٌ تورٌدات وصرؾ
تقسٌم االصناف االساسً: نتبع فً النظام التقسٌمات التالٌة األساسٌة لتقسٌم المخزون بؽرض الحصول على التقارٌر: تقسااٌم المخاازون إلااى مجموعااات متجانسااة حسااب النااوع أو طبٌعتهااا :بؽاارض إمكانٌااةالحصول على تقارٌر م ل :المخزون المتوفر مان كال مجموعاة ،المخازون المبااع مان كل مجموعة ،معدل دوران كال مجموعاة ،نسابة الاربح مان كال مجموعاة وؼٌاره مان التقارٌر التً تفٌد فً التحلٌل المالً واحتساب النسب المالٌة م ل :متوسط فترة التخزٌن لكل مجموعة وكذلح معرفة الكفاءة اإلنتاجٌاة لكال مجموعاة ومتوساط المبٌعاات الٌومٌاة لكل مجموعة وؼٌرها من التقارٌر
تركٌب الصنف داخل النظام ٌتركب أي صنؾ من الث اشٌاء اساسٌة هً: و ٌكون الجزء األول من رقمٌ :مكن ان ٌصٌر رقم أول صنؾ م ال بالشكل من الشمال (ٌ )001م ل رقم المجموعة والجزء ال اانً مان الشامال (ٌ )001م ال رقام أول صانؾ ب افة صفرٌن م الرقم لنتمكن مان إ اافة وهكذا ،فرقم الصنؾ ال انً ٌكون بالشكل ( )999رقم تحت المجموعة األولى. مع العلم ان باإلمكان أٌ ا استخدام األحرؾ فاً هاذا الحقال بحٌاث ٌكاون التقساٌم لألصاناؾ تحت المجموعة الواحدة ٌ ،م ل أٌ ا مجموعات فرعٌة ،م ل اللمبات األحمر ما ال نقاوم بكتاباة حٌااث ٌم اال الاارقم ( )001ماان الشاامال رقاام المجموعااة رقاام أول صاانؾ فٌهااا بالشااكل األولى (اللمبات) والحرؾ ( )Rمجموعة اللمبات الحمراء والجزء األخٌر من الارقم (ٌ )001م ال رقم أول صنؾ من اللمبات الحمراء. كما أن باإلمكان إ افة عدد األرقام أو األحرؾ التً نرٌدها فً هذا الحقال وبحساب اإلعاداد لها من تهٌمة النظام (المتؽٌرات) طول رقم الصنؾ ،وفً حالة استخدام نظام (ألبااركود) ٌمكان كتابة هذا الصنؾ بدون رقم المجموعة وبالشكل المدون على الصانؾ الماراد إ اافة بٌاناتا فاً الشاشة. وإذا كانت هذه األصناؾ ال توجد لها أرقاام معتمادة فٌاتم كتاباة الصانؾ بارقم المجموعاة ام ٌلٌا مباشرة الرقم دون وجود أي فواصل م ل( )001020رقم الصنؾ 20من المجموعة األولى. اسم :وهو االسم الذي نتعامل معة صنؾ بة اما -وحدة القٌاس م ل الحبة الباكت الكرتون والمرتبطة بالصنؾ
انٌا المخازن
وٌقصد بالمخازن اماكن و ع الب اعة م ل الهناجر والمستودعات وسٌارات المندوبٌن وؼٌرها وفً حالة وجود فروع ٌعتبر كل فرع مخزن ال ا الدورة المسندٌة (الحركة المخزنٌة) ٌوجد نوعٌن من الحراكات فً المخازن أما حركة تورٌد أو حركة صرؾ يركة التورٌد ٌ :وجد نوعٌن من طرق التورٌد تورٌد مباشر: أي بدون تكالٌؾ ا افٌة على قٌمة فاتورة المورد وتظهر حركة التورٌد المباشر فً النظام من خالل عملٌة التورٌد المخزنً وعملٌة االستالم المخزنً تورٌد ؼٌر مباشر: أي مع مصارٌؾ ا افٌة ت اؾ على فاتورة المورد ونظاام االعتماادات المساتندٌة المتاوفر فً نظام المشترٌات اكبار م اال علاى ذلاح حٌاث ٌهادؾ لحسااب تكلفاة الوحادة الواحادة ألصاناؾ االعتماد ،وتحلٌل التكالٌؾ المختلفة لالعتماد ،حسب كل نوع من أنواع اإلعتمادات. انواع االعتمادات المستندٌة وكمااا هااو معااروؾ فااان لإلعتمااادات أنااواع مختلفااة ولكاال نااوع تكالٌف ا المتعااددة ماان مصاادر الب اعة (مخازن البامع) حتى وصولها مخازن المنشأة ، النوع األول ( :)FOBهذا النوع ٌتحمل بموجب المشتري كال تكاالٌؾ الب ااعة مان مصادرهاحتى وصاولها مخاازن المنشاأة (فااتورة +شاحن +تاأمٌن +جماارح +مصاارٌؾ أخارب) وال ٌشترط أن تكون نفاس هاذه المسامٌات أو العادد للمصاارٌؾ أو للتكاالٌؾ وإنماا الخٌاار للمساتخدم لتحلٌل مصارٌؾ االعتماد على أال ٌتجاوز العشرة مصارٌؾ. الناوع ال اانً ( :)CIFوفاً هاذا الناوع ٌتحمال المشاتري كال التكاالٌؾ ماا عادا التاأمٌن والشاحناللااذا ن ٌتكفاال بهمااا المااورد أو ت اااؾ قٌمتهمااا إلااى الفاااتورة وتكااون المصااارٌؾ التااً ٌتحملهااا المشتري هً ( فاتورة +جمارح +مصارٌؾ أخرب). النوع ال الاث ( :) )cfوفاً هاذا الناوع ٌتحمال المشاتري كال التكاالٌؾ ماا عادا الشاحن الاذبٌتكفل بهما المورد أو ت اؾ قٌمت إلى الفاتورة وتكون المصارٌؾ التً ٌتحملها المشتري هً ( فاتورة +جمارح +التامٌن +مصارٌؾ أخرب). مع مالحظة:
أ ن ٌتم تحلٌل التكالٌؾ حسب رؼبة المساتخدم للنظاام علاى أال ٌتجااوز التحلٌال 25تكاالٌؾ ، وٌفٌد تحلٌل التكالٌؾ فً أن النظام ٌتٌح إمكانٌاة تحمٌال األصاناؾ بنساب مختلفاة مان مصاروؾ إلى آخر ح تى ٌتم احتساب تكلفة األصناؾ بشاكل عاادل وسالٌم وال ٌعتبار المساتخدم مجبار علاى إدخال كل األنواع ولكن ٌكتفً ب دخال األنواع التً تناسب نشاط . حركة صرؾ المخزون: ٌتبااع المحاساابٌن ااالث طاارق الحاساابٌة التالٌااة الحتساااب تكااالٌؾ الب اااعة المنصاارفة ماان المخزن بؽرض و ع قٌمتها فً تقرٌر االربات والخسامر وهً: 1طرٌقة الوارد أوال ٌصرؾ أوال :وتقوم هذه الطرٌقاة علاى أن الب ااعة التاً ٌاتم شاراءها أوال ٌاتم صرفها أوال ولذلح ٌتم تحدٌد تكلفة الب اعة المباعة على أساس سعر أول ب ااعة وصالت إلى المخازن وعند نفاذ الكمٌة تسعر تكلفاة المبٌعاات علاى ساعر الب ااعة التاً تام تورٌادها بعد الكمٌة األولى وكما ٌظهر فً الجدول األتً: الـــــــــــــــــوارد التارٌخ
الــبـــــــــــــــٌان
كمٌة
تكلفة الوحدة
إجمالً
كمٌة
تكلفة الوحدة
إجمالً
كمٌة
3/7
مبٌعات
500 600
40
تكلفة الوحدة
2/5
مشترٌات
الــمــنـــــــصرؾ
20
إجمالً
1/1
رصٌد
الــــــــرصٌـــــد
10000
24000 300
20
6000 200
20
4000
600
40
24000
ٌالحظ من الجدول السابق أن الب اعة المنصرفة تم تقٌٌمها على أساس قٌمة الب اعة األقدم والتً تم ل فً الم ال ب اعة 1/1بقٌمة ( )20مع العلم أن هناح ب اعة ماوردة فاً تاارٌخ تاالً بسعر( ) 40وٌتم تسعٌر الب اعة المتبقٌة فً المخازن على أساس أحدث األسعار كما هو وا ح من الجدول السابق فً خانة الرصٌد.
وفً حالة بٌع
500
وحدة فً 7/15فسوؾ ٌتم التعامل معها كما فً الجدول األتً:
والمالحظ من الجدول السابق أن فً حالة صرؾ الب اعة من كمٌات تختلؾ فً التكلفة فان هذه الطرٌقة تستلزم صرؾ الكمٌاات األقادم ام التاً تلٌهاا فاً األقدمٌاة وهكاذا حٌاث تام صارؾ الكمٌااات التااً بتكلفااة ( ) 20حتااى تاام اإلنتهاااء منهااا اام تاام الصاارؾ ماان الكمٌااة التااً بتكلفااة ()40 وبالنسبة للمخزون ف ن الب اعة التً فٌ تكون بأحدث األسعار وهً (.)40 2طرٌقة الوارد اخٌرا ٌصرؾ أوال :وتقوم هذه الطرٌقة على إن الب اعة التً ٌتم شراءها أخٌرا ٌتم صرفها أوال وبل التالً ٌتم تحدٌد تكلفة الب اعة المباعة على أساس سعر أخر ب ااعة وصالت إلى المخازن وعند نف اذ الكمٌة تسعر تكلفاة المبٌعاات علاى ساعر الب ااعة التاً تام تورٌادها قبال الكمٌة األخٌرة وكما ٌظهر فً الجدول األتً: التارٌخ
الــبـــــــــــــــٌان
كمٌة
تكلفة الوحدة
إجمالً
كمٌة
تكلفة الوحدة
إجمالً
كمٌة
3/7
مبٌعات
500 600
40
تكلفة الوحدة
2/5
مشترٌات
الــمــنـــــــصرؾ
20
إجمالً
1/1
رصٌد
الـــــــــــــــــوارد
الــــــــرصٌـــــد
10000
24000 300
40
12000 300
40
12000
500
20
10000
ٌالحااظ علااى الجاادول السااابق أن الب اااعة المنصاارفة تاام تقٌمهااا علااى أساااس قٌمااة الب اااعة األحدث والتً تم ل فاً الم اال ب ااعة 2/5بقٌماة( )40ماع العلام أن هنااح ب ااعة موجاودة فاً تارٌخ سابق بسعر( )20وٌتم تسعٌر الب اعة المتبقٌة فً المخازن على أساس اقدم األساعار كماا هو وا ح من الجدول السابق فً خانة الرصٌد وفاً حالاة بٌاع 500وحادة فاً 7/15فساوؾ ٌاتم التعامل معها كما ٌظهر فً الجدول األتً:
التارٌخ
الــبـــــــــــــــٌان
كمٌة
تكلفة الوحدة
إجمالً
كمٌة
تكلفة الوحدة
إجمالً
كمٌة 300
40
500 300
40
12000
200
20
4000
تكلفة الوحدة
7/15
مبٌعات
الــمــنـــــــصرؾ
12000
20
300
إجمالً
7/3
رصٌد
الـــــــــــــــــوارد
الــــــــرصٌـــــد
10000
6000
20
والمالحظ من الجدول السابق أنة فً حالة صرؾ الب اعة من كمٌات تختلؾ فً التكلفة فان هذه الطرٌقة تستلزم صرؾ الكمٌات األحدث م التاً قبلهاا فاً التورٌاد وهكاذا حٌاث تام صارؾ الكمٌااات التااً بتكلفااة ( )40حتااى تاام اإلنتهاااء منهااا اام تاام الصاارؾ ماان الكمٌااة التااً بتكلفااة ()20 وبالنسبة للمخزون ف ن الب اعة التً فٌ تكون بأقدم األسعار وهً (.)20 3المتوسااط الماارجح :وفقااا لهااذه الطرٌقااة ٌااتم تحدٌااد متوسااط تكلفااة الوحاادة بقساامة إجمااالً تكلفااة المخزون السابق +المشترٌات على عدد وحادات المخازون الساابق +عادد الوحادات المشاتراة كما ٌلً :متوسط التكلفة = إجمالً تكلفة الب اعة فً المخزن السابق +تكلفة المشترٌات عدد وحدات المخزون السابق +عدد الوحدات المشتراه متوسط التكلفة =
()40×600( + )20×500 + 500
=
30,91
رٌـــال
600
وتقوم هذه الطرٌقة على أن الب اعة التً ٌتم شراءها أخٌرا ٌاتم جمعهاا ماع تكلفاة الموجاودة فً المخازن وقسمتها على إجمالً الكمٌة و بالتالً ٌتم تحدٌد تكلفة الب اعة المباعة على أساس سعر المتوسط بؽض النظر عن وقت وصول الب اعة وما إذا كانت الكمٌة المنصرفة األولى أو األخٌرة كما فً الجدول التالً: التارٌخ
طرٌقة الجرد توجد طرٌقتان للجرد اما جرد مستمر أو جارد دوري والؽارض مان الطرٌقتاان الرقاباة علاى المخزون كمٌاات وتكاالٌؾ ،خ اصاة عناد إساتخدام نظاام الجارد المساتمر ورباط نظاام المخازون بالنظام المحاسبً لٌتأ ر النظام المحاسبً بكل العملٌات المالٌة التً تتم فً نظام المخزون. وٌظهر الفارق بٌن الجرد المستمر والجرد الادوري فاً القٌاود المحاسابٌة كماا تام شارحة فاً الجزء الخاص بالقٌود والفارق ال انً بٌن الجرد المستمر والجرد الادوري فاً النظاام السامات بالتعادٌل و الحاذؾ و اإل افة حسب األسبقٌة فً العملٌة فم ال كانت حركة أحد األصناؾ على النحو األتً:
أمر تورٌد
1 /1
ف اتورةم بٌعات أمر تورٌد فً
1 /2
1 /3
ف اتورةم بٌعات فً
1 /4
فً حالة أردنا التعدٌل أو حذؾ الصنؾ فً فاتورة المبٌعات التً بتارٌخ 1/2فً حالة الجارد المستمر ف ن النظام ال ٌسمح بالتعدٌل أو الحاذؾ مباشارة إال إذا تام حاذؾ الحركاة الالحقاة وهاً حركة فاتورة المبٌعات فً 1/4وأمر التورٌد فً 1/3وفً حالة الجرد الدوري فأن النظام ٌسمح بالتعدٌل مبـــاشرة فً فاتورة المبٌعات فً 1/2بدون الحاجة لحذؾ الحركة الالحقة. السمات بكمٌات ساالبة :فاً الم نشاتت التاً تساتخدم الرقاباة علاى نظاام المخازون كمٌاات فقاط بدون تكالٌؾ ،ممكن أن تقوم بصرؾ كمٌات من المخزن قبل أن تقوم بعملٌة التورٌاد للب ااعة وذلح فً حالة الجرد الدوري كما ٌوحد فارق بٌن الطرٌقتٌن من ناحٌة القٌود المحاسبٌة والتً تم شرحها فً الجزء السابق وٌعمل داخل نظام المخازن عده انظمة فرعٌة اختٌارٌة االستخدام: نظام تعدد الوحدات فً الصنؾ الواحد: ٌسخدام هذا النظام فً حالة إستخدام عدة وحدات قٌاس للصنؾ الواحاد فاً نفاس الوقات م ال الكرتون والباكت والحبة. ف ن النظام ٌسمح ب دخال أك ر من وحدة قٌاس للصنؾ الواحد وكل وحدة قٌاس تدخل كصنؾ مااع الااربط بٌنهااا عاان طرٌااق رقاام الصاانؾ األعلااى كمااا فااً الجاادول وشاشاااة بٌانااات األصااناؾ التالٌٌن: رقم الصنؾ
أسم الصنؾ
وحدة القٌاس
الصنؾ األعلى
أسم العبوة
العبوة
001-001
الوحدة الصؽٌرة
حبة
0
1
-
001-002
الوحدة المتوسطة
درزن
001-001
12
حبة
001-003
الوحدة الكبٌرة
كرتون
001-002
50
درزن
نظام إستخدام رقم الدفعة (:)Batch N. ٌستخدم هذا النظام فً حالة الرؼبة فً مراقبة حركة الصنؾ فً أي دفعاة وصال ولمان تام صرف وما هً الدفعة التً تم صرفها ،حٌث ٌسامح النظاام ب دخاال رقام الدفعاة لألصاناؾ التاً نرٌد التعامل فٌها مع رقم الدفعة وٌكون تأ ٌر هذا المتؽٌر علاى نحاو ماا هاو مساجل فاً الجادول األتً:
الــــــــــــــــــــوارد الكمٌة
الــمــنـصــــــــــــــــــــرؾ
رقم الدفعة
100
12111
200
12112
الكمٌة
50
رقم الدفعة
12112
ٌقوم النظام ب صدار تقرٌر خاص بأرقام الدفع للب اعة الموجودة فً المخازن وذلح كما فاً الجدول األتً: الكمٌة المتبقٌة
رقم الدفعة
100
12111
150
12112
نظام الصنؾ المركب: ٌسمح هذا الخٌار ب افة االصناؾ المركبة والتً تستخدم عنادما ٌكاون هنااح عادة اصاناؾ تباع كصنؾ واحد م ل جهازالكمبٌوتر الذي ٌتكون من الماوس ،الشاشة ،الكٌبورد ،الجهااز ، وٌتم بٌع هذة األصناؾ كصنؾ واحد بمسمً جهاز كمبٌوترولتو ٌح تا ٌر إستخدام هذا المتؽٌر نو ح ذلح فٌما ٌلً: األصناؾ األولٌة
الصنؾ المركب
الماوس الكٌبورد
جهاز الكمبٌوتر
الشاشة الجهاز
ٌتم إدخال جمٌع االصناؾ كأصناؾ مستقلة بمافٌها الصنؾ المركب وتحدٌاد الصانؾ مركاب وعند بٌع الصنؾ المركب ٌكون المستخدم بٌن خٌارٌن: 1بٌع األصناؾ األولٌة كل صنؾ على حدة فً الفاتورة. 2أو تركٌب االصناؾ وتكوٌن الصنؾ المركب وبٌعة كصنؾ واحد وألؼراض السارعة ٌاتم إستخدام طرٌقة الصنؾ المركب. عند نظام الصنؾ المركب ٌتم عمل امار تركٌاب لٌقاوم النظاام بعمال أمار صارؾ بالمكوناات (األصناؾ األولٌة) وتورٌد الصنؾ المركب ب جمالً تكلفة األصناؾ المكونة للصانؾ المركاب.
،م ٌتم إصدار فااتورة مبٌعاات بالصانؾ المركاب وبٌعا بحالتاة كصانؾ مركاب ،وعناد عمال مردود مبٌعات ٌتم ارجاع الصنؾ المركب وإصدار أمر تفكٌح لتفكٌكة إلى مكـوناتة. وعنااد التعاماال بااأوامر التورٌااد وأواماار الصاارؾ و التحوٌاال المخزنااً وفااواتٌر المشااترٌات والمردودات ٌتم التعامل فقط ماع األصاناؾ األولٌاة وٌاتم التعامال ماع الصانؾ المركاب فقاط فاً فاتورة المبٌعات.
نظام تارٌخ اإلنتهاء: بعض المنشتت ٌلزمها معرفة تارٌخ إنتهاء الصالحٌة لمنتجاتها أو للسالع التاً تساتخدمها فاً نشاااطها التجاااري م اال التااً تتعاماال مااع األدوٌااة أو المااواد الؽذامٌااة حتااً تااتمكن ماان تصاارٌؾ الب اعة قبل أنتهامها وإال حققت خسارة قد تكون كبٌرة. ولذا فقد تم تجهٌز النظام ب مكانٌة التعامل مع تأرٌخ اإلنتهاء فً كل الشاشات التً تتعامل مع األصناؾ وبما ٌُمكن من الحصول على تقارٌر تفٌاد فاً معرفاة تاوارٌخ إنتهااء كال صانؾ علاى حده. حٌااث ٌساامح النظااام ب دخااال تااارٌخ إنتهاااء لألصااناؾ التااً نرٌااد التعاماال معهااا حسااب تااارٌخ اإلنتهاء وٌكون تأ ٌر هذا الخٌار على نحو ما هو مسجل فً الجدول األتً: الــــــــــــــــــــــــوارد
الكمٌة
تارٌخ اإلنتهاء
100
2003/1/1
200
2009/1/1
المنصـــــــــــرؾ
الكمٌة
50
تارٌخ اإلنتهاء
2009/1/1
م ٌقوم النظام ب صدار تقرٌر خاص بتوراٌخ اإلنتهاء للب اعة الموجودة فاً المخاازن وذلاح على النحو ماهو مسجل فً الجدول األتً: الكمٌة المتبقٌة
تارٌخ اإلنتهاء
100
2003/1/1
150
2009/1/1
الرقم التسلسلً (:)Serial N.
بعض المنشتت ٌكون نشاطها تجارة أصناؾ مخزنٌ وتتمٌز كل وحدة من هذه األصناؾ برقم تسلسلً مستقل م ل أجهزة التلٌفون السٌار و شرامح التلفونات وما شاب ذلح. لا ذلح تاام تجهٌااز النظااام بحٌااث ٌااتمكن المسااتخدم ماان الرقابااة الكاملااة علااى القطااع (الوحاادات) المختلفة من مصدرها وحتى إرسالها للمستهلح ،ومعرفة مصٌر كال قطعاة فاً أي وقات ممكان وذلح بالتأشٌر على استخدام الرقم التسلسلً ( )Serial N.فً هذه الشاشة. وبالتالً سوؾ ٌقوم النظام بتفعٌل حقول وأعمدة إ افٌة فً الدورة المساتندٌة المتعلقاة بنظاام المخزون والموردٌن والعمالء لتحدٌد ( )Serial N.لكل صنؾ ولكل وحدة مان هاذه الصانؾ علاى حدة وكما ٌظهر فً الجدول األتً: ف ذا تم التورٌد ( )10وحدات من أحد األصناؾ التً تستخدم الرقم التسلسلً: الوحااااااااااااااااااادات رقم الوحدة الموردة
5وحدات
الرقم التسلسلً للوحدة
الوحدة األولى
121
الوحدة ال انٌة
122
الوحدة ال ال ة
123
الوحدة الرابعة
124
الوحدة الخامسة
125
وحسب الجدول السابق نالحظ ان عند استخدام الرقم التسلسلً ف ن عند تورٌد أي وحادة مان الصاانؾ ٌجااب تحدٌااد الاارقم التس لساالً لهااا لكااً ٌحااتفظ بهااا النظااام وعنااد الصاارؾ ٌقااوم النظااام باستعراض األرقام التسلسلٌة المتاوفرة مان الصانؾ بحٌاث ٌاتم الصارؾ أو البٌاع حساب األرقاام التسلسلٌة المتوفرة فم الاً وحسب الجدول السابق تم الصرؾ على النحو األتً: الوحااااااااااااااااااااااااااادات رقم الوحدة المصروفة
3وحدات
الرقم التسلسلً للوحدة
الوحدة األولى
121
الوحدة ال ال ة
123
الوحدة الخامسة
125
وٌقوم النظام بدوره ب صدار تقرٌار بالوحادات المتاوفرة فاً المخاازن و الوحادات المصاروفة كما ٌظهر فً الجدول األتً:
الوحدات الموردة
الوحااااااااااااااااااااااااادات المصروفة
121
121
122 123
123
124 125
125
وم ا ن خااالل التقرٌاار السااابق ٌمكاان معرفااة األرقااام التسلساالٌة التااً كاناات متااوفرة واألرقااام التسلساالٌة المصااروفة والوحاادات التااً لاام تصاارؾ بعااد حٌااث تم اال الخانااات الفارؼااة فااً عمااود الوحدات المصروفة األرقام ؼٌر المصروفة. نظام ارقام الباركود لتفهم دور هذه البركودات نقوم ب رب م ال على ذلح حٌث ٌمكان كتاباة أي عادد مان االرقاام كماا ٌلاً ( ) 1212211111111()001-001ورقاام ( )12122222222كاارقم للصاانؾ وعنااد القٌااام بااأي عملٌة مخزنٌة ٌمكن كتابة أي رقم من االرقاام ال ال اة ٌادوٌا أو باساتخدام قاارل الباار كاود لٌقاوم النظاام باعتماد العملٌة للصنؾ فم ال لوكتبت فً امر التورٌد المخزناً الارقم ( )12122222222فاان النظاام ٌقوم بالموفقة علٌة مع تحوٌل رقم الصانؾ مان الارقم الساابق إلاى رقام الصانؾ الرمٌساً ()001-001 وكتابة اسم الصنؾ وتستخدم هذه الباركودات فً الحالة واحده فقط أن الصنؾ ل اك ر من رقام بااركود وبالتالً نحتاج إلى التعامل ماع كافاة البركاودات داخال النظاام ولانفس الصانؾ لهاذا ٌقاوم النظاام بتاوفٌر هذه المٌزة وفً اسفل الشاشة توجد خٌارات خاصة بطباعة الٌٌبالت بطابعة الباركود م ال عادد اللٌابالت المطلاوب طباعتها وهل ترٌد طباعة السعر و االسم فً اللٌبل
نظام الصنؾ البدٌل: قد ٌستخدم صنؾ لفترة معٌنة فً المخازن وقد ٌتوقؾ التعامل مع ذلح الصنؾ ،لسبب معٌن ،م ل دخول فً إنتاج منتم معٌن ممكن إستخدام صنؾ آخر ٌدخل كماادة خاام وٌحال محال هاذا الصنؾ فً المناتم الجدٌاد ومان هناا ٌمكان القٌاام بتحدٌاد إمكانٌاة إساتخدام م ال هاذه األصاناؾ ، وتحدٌد إستخدام الصانؾ البادٌل ٌظهار أ اره فاً شاشاة بٌاناات األصاناؾ المخزنٌاة ،بفاتح حقال جدٌد إل افة الصنؾ البدٌل اإلفترا ً.
نظام الملحقات: ٌسااتخدم هااذا النظااام فااً التعاماال مااع ملحقااات األصااناؾ ربااط الصاانؾ بملحقااات بتحدٌااد الملحقات التً تدخل فً معامالت الصنؾ وحركاتة م ل اللون(اللاون -المقااس -الشاكل) وأراد المستخدم تقرٌر ٌبٌن حركة الملحقات فٌمكن ذلح من خالل تقرٌر حركة الملحقات وٌمكن ربط الصنؾ بأك ر من وٌسمح النظام بخمسة ملحقات للصنؾ الواحد نظام المواصفات: ٌقصد بالمواصفات بٌانات إ افٌة على الصنؾ ٌتم إدخالها فً شاشة بٌانات األصاناؾ م ال درجة أولى درجة انٌة. وهذه ا لمواصفات ال تنزل عند طباعة المستند ولكن تظهر مالزمة السم الصنؾ فً العملٌات المخزنٌة المختلفة وتستخدم هذه المٌازة عناد ماا ٌكاون هنااح صانفٌن متشاابهٌن فاً االسام ولكان ٌختلفان من حٌث التكلفة وسعر البٌع.
نظام عبوة الصنؾ: ٌقصد بالعبوة هو الوحدة الصؽٌرة التً تتكون منها وحدة قٌاس أي صنؾ م ل ان ٌكون لدٌنا كرتون وفٌ 24حبة بالتالً هنا الحبة تسمى عبوة .وعند إ افة الصنؾ ٌتم تحدٌاد وحادة قٌاساة كرتون والعبوة 24وتظهر العبوة كبٌان عند التعامل مع عملٌات نظام المخازن.
وبعد استخدام نظام الحسابات ونظام المخازن والحصول على التقارٌر التابعة لهما الناتجة عن الدورة المستندٌة التً ٌتم التعامل معها فً النظام حسابٌا ومخزنٌا نظام الخصم
استخدام الخصم على مستوب األصناؾ :فاً فااتورة المشاترٌات ٌُمكان عمال خصم تجارب للفاتورة بمبلػ معٌن على إجمالً الفاتورة وإذا كناا نرٌاد عمال خصاام علااى مسااتوب كاال صاانؾ ماان أصااناؾ الفاااتورة ٌ ،ااتم التأشااٌر علااى فً هذه الشاشة ،والذي بموجب ٌقوم النظاام ب
اافة
عمود باسم التخفٌض فً فاتورة المشاترٌات إلدراج التخفاٌض علاى مساتوب كل صنؾ من أصناؾ الفاتورة طرٌقة احتساب الخصم: ٌوجد لهذا المتؽٌر خٌاران:
ٌ وزع على تكلفة الصنؾ. ٌ رحل إلى حساب الخصم المكتسب. ٌ 1وزع على تكلفة الصنؾ :وٌقصد بهذا المتؽٌر بأن ٌقوم النظام بتخفٌض قٌمة الخصم مان تكلفة األصناؾ الموردة فً فاتورة المشترٌات ف ذا كانت لدٌنا فاتورة المشترٌات التالٌة:
وكان الخصم المكتسب فٌها ٌساوي $25000ف ن النظام سوؾ ٌقوم بتوزٌع قٌمة الخصم على األصناؾ وتخفٌض قٌمة األصناؾ وٌعتبر أن قٌمة األصناؾ مجتمعة تسااوي $50000وبالنسابة لطرٌقة التً ٌتبعها النظام فً توزٌع الخصم (التخفٌض) على األصناؾ فتوجد حالتٌن: حالة إدخال التخفٌض على مستوب الصنؾ كما تم شارح ساابقا فاً هاذه الحالاة ٌقاوم النظاام بخفض تكلفة الصنؾ بما ٌقابلها من خصم حسب إدخال المستخدم فً عمود التخفٌض. حالة إدخال التخفٌض علاى مساتوب الفااتورة :فاً هاذه الحالاة ٌقاوم النظاام بتوزٌاع التخفاٌض على األصناؾ فً الفاتورة بنسب إجمالً كل صنؾ من إجمالً الفاتورة ففً الفاتورة بالشكل السابق نالحظ أن إجمالً األصناؾ
نسبة كل صنؾ من إجمالً الفاتورة
الصنؾ األول
50000
%66.66666
الصنؾ ال انً
25000
%33.33333
إجمالً الفاتورة
75000
الصنؾ
التخفٌض الذي ٌحصل علٌ كل صنؾ من مبلػ التخفٌض = %66.66666 × 25000 16666.67 25000
×
= %33.33333
3333.33
إجمالً التخفٌض =
05222
ٌ 2رحل إلى حساب الخصم المكتسب :وٌقصد بهذا الخٌار أن النظام ال ٌعترؾ بقٌمة الخصم علااى أساااس أنهااا تخفااٌض ماان قٌمااة الصاانؾ ولكاان ٌعتبااره أٌااراد حصاالت علٌااة المنشااأة ماان المشااترٌات ف ٌُاادخل قٌمااة الخصاام المكتسااب علااى أساااس أنااة إٌااراد ٌرحاال إلااى اإلٌاارادات وتاادخل األصناؾ إ لى المخازن بقٌمتها بدون تخفٌض وٌكون قٌد الخصم المكتسب بالقٌد األتً: مدٌن /محلً
دامن /محلً
البٌان
التارٌخ
من حـ/المخزون
25000
25000
تارٌخ إلاااااى حاااااـ/اإلٌرادات (الخصااااام اإلقفال المكتسب) القٌد الخاص بالخصام المكتساب فً االعتماد رقم ( )
اسااتخدام الخصام علااى مسااتوب الصاانؾ :وٌقصااد بهااذا المتؽٌاار هااو ظهااور عمااود فااً فاااتورة المبٌعات ومردودات المبٌعات ٌسمى (التخفٌض) نقوم فٌ بتحدٌاد نسابة التخفاٌض علاى مساتوب كل صنؾ على حدة وذلح فً حالة تحدٌد هذا المتؽٌر وفً حالة عدم التحدٌد لهذا المتؽٌر ٌختفً هذا ٌقوم النظام ب ظهاار حقلاٌن األول خااص بتحدٌاد ناوع الخصام الاذي ساوؾ ٌخصام مان قٌماة الفاتورة وال انً خاص بتحدٌد عدد الخصومات التً سوؾ تخصم فً الفاتورة (وحد – ا ناان – ال ة ) أما الحقل السابق الخاص بالنوع فتظهر فٌ عدد من ا لخٌارات كما ٌلً: -
إما أن ٌكون مبلػ محدد ٌقوم المستخدم بتحدٌده فً فااتورة المبٌعاات فً حقل الخصم
-
أو نسبة من صافً مبلػ الفاتورة ٌتم كتابتها فً حقل نسبة التخفٌض
أو قٌمة و نسبة وٌؤدي هذا الخٌار إلى ظهور حقلٌن فاً الفااتورة حقال للقٌماة وحقال للنسابة وٌتم التعامل مع أحداهما نقوم بتحدٌد الخٌار المناسب للمنشاة التً تعمل على النظام.
ا افة الكسور إلى الخصم آلً فً فاواتٌر المبٌعات:عنادما تظهار لناا كساور عشارٌة فاً اجماالً قٌمة الفاتورة فان النظام ٌقوم عند التأشٌر على هذا المتؽٌر بخصمها من القٌمة االجمالٌاة وإ اافتها إلاى قٌمة الخ عدم أظهار نسبة الصنؾ من الخصم و المجانً آلٌا
إذا تم فً شاشة بٌانات األصناؾ كتابة نسابة الخصام و نسابة الكمٌاات المجانٌاة فاأن النظاام ٌقوم ب نزالها فً فاتورة المبٌعات بشكل آلً ما لم نقوم بالتاشٌر على هذا الخٌار . صم . نوع منح المجانً فً المبٌعات -نوع منح الخصم فً المبٌعات المسموحات سوب كانت كمٌات مجانٌة أو خصومات من قٌمة المبٌعات ٌتم تحدٌادها فاً فااتورة المبٌعات وهنا ٌتم تحدٌد نوعٌة هذه المسموحات وكٌفٌة أحتسابها وتوجد فً هذٌن الحقلاٌن نفاس الخٌارات وعلى المستخدم تحدٌد الخٌارات التً تناسب العمل فً المنشاة
* التكالٌؾ اإلجمالٌة لكل صنؾ = (تكلفة الصنؾ +نصٌب الصنؾ من مصروفات االعتماد األخرب)
من خالل الجدول السابق نالحظ أن التكالٌؾ اإلجمالٌة للصنؾ بما فٌها المصروفات األخرب الخاصة بالصنؾ تم تجمٌعها وقسمتها على الكمٌاات الماوردة مان الصانؾ للحصاول علاى تكلفاة الحبة الواحدة من الصنؾ بالتالً تعتبر الكمٌات المجانٌاة هناا تخفاٌض فاً التكلفاة المفتارض أن تكون تكلفة للصنؾ.
ٌ 2رحل إلى حساب الخصام المكتساب :وٌعناى هاذا الخٌاار أن النظاام ساوؾ ٌعتماد للكمٌاات المجانٌة نفس قٌمة الكمٌات الؽٌر مجانٌة وذلح حسب قٌمتها فً الفاتورة وٌقوم باحتساب تكالٌفها من تكلٌؾ الصنؾ وترحٌل قٌمتها إلى حساب الخصم المكتسب ك ٌراد كما ٌلً: الكمٌات الموردة الصنؾ
الؽٌر مجانٌة
المجانٌة
التكالٌؾ اإلجمالٌة لكل صنؾ
الصنؾ األول
50000
500
35333.33
الصنؾ ال انً
25000
250
17916.67
تكلفة الوحدة الواحدة ÷ 50500حباااااة =
35333.33 0.71 ÷ 17916.67 0.71
25250حباااااة =
نالحظ من الجدول السابق أن التكالٌؾ اإلجمالٌة للصانؾ األول زادت بمبلاػ $500والصانؾ ال انً $250وهً تم ل تكلفة الكمٌات المجانٌة (الكمٌات المجانٌة×فً السعر الموجود فً فاتورة المشترٌات) وٌكون القٌد الخاص بالكمٌات المجانٌة على النحو األتً: مدٌن /محلً
عدم أظهار نسبة الصنؾ من الخصم و المجانً آلٌا إذا تم فً شاشة بٌانات األصناؾ كتابة نسابة الخصام و نسابة الكمٌاات المجانٌاة فاأن النظاام ٌقوم ب نزالها فً فاتورة المبٌعات بشكل آلً ما لم نقوم بالتاشٌر على هذا الخٌار . نوع منح المجانً فً المبٌعات -نوع منح الخصم فً المبٌعات المسموحات سوب كانت كمٌات مجانٌة أو خصومات من قٌمة المبٌعات ٌتم تحدٌادها فاً فااتورة المبٌعات وهنا ٌتم تحدٌد نوعٌة هذه المسموحات وكٌفٌة أحتسابها وتوجد فً هذٌن الحقلاٌن نفاس الخٌارات وعلى المستخدم تحدٌد الخٌارات التً تناسب العمل فً المنشاة
نظام االوزان هو نظام ٌستخدم فً ادخل بٌانات مبٌعات االصناؾ باالوزان بالنسبة لألصناؾ التً لٌس لها باركود خاص بها أو كمٌة معٌنة للبٌع م ل اصناؾ البهارات و الخ روات و اللحوم وؼٌرها والتً ٌ طر المستخدم إلى وزنها وبٌعها بالمٌزان وٌرتبط نظام االوزان بالمٌزان اللكترونً الحدٌث لٌقوم بقراءة الوزن وذلح بعد تحدٌد الصنؾ المرؼوب فً بٌعة عن طرٌق مفتات االختصار الخاص بة
الفصل ال الث نظم التحلٌل والتخطٌط المالً والتقٌٌم والحصول على التقارٌر (نظم المدٌر المالً) : ٌهدؾ المدٌر المالً إلى تحلٌل كافة أوج النشاط داخل المنشاة وتقٌٌمها وٌوفر نظام االونكس برو مجموعة من االنظمة تساعدة على القٌام بهذه المهمة وهً االنظمة ٌمكن أن نتعامل معها بكافة شاشات النظام ومنها نظام تقٌٌم مراكز التكلفة ونظام تقٌٌم المشارٌع باإل افة إلى أنظمة التخطٌط وتحلٌل المدخالت والعملٌات
وتقسٌم وتصمٌم تقارٌر ونظام الحدود بكافة اشكالها حساب واصناؾ والتً سوؾ نتكلم عنها ب ٌجاز هنا مع ربطها بالجزء السابق :
نظام مراكز التكلفة : ٌشبة هذا النظام نظام الفروع الذي تم التكلم عنة سابقا وٌعتبر نظام الفروع تطوٌرا لنظام مراكز التكلفة حٌث كان نظام االونكس برو فً مرحلة سابقة ٌعمل بنظام الفروع ولكن بأستخدام مراكز التكلفة كفروع أي ان الفروع كانت عبارة عن مراكز تكلفة و ٌتم ادخالها فً شاشة مراكز التكلفة وهذا الطرٌقة تقرٌبا ٌعمل بها العدٌد من المنشتت السباقة فً العمل على نظام االونكس برو االصدار السابق. ولكن حدث ان قام المطورون فً ٌمن سوفت بأستحداث تطوٌر جدٌد فً النظام وطرٌقة جدٌدة م اف وهو نظام الفروع وباستخدام الفروع ٌمكن االستؽناء عن استخدام مراكز التكلفة (كفروع) فً المنشتت الجدٌدة ماعدا فً حالة استخدام مراكز التكلفة فً تحدٌد التسلسل المختلؾ بٌن الفروع كما سوؾ ٌتم شرت ذلح فً المتؽٌرات فً الجزء االول من الجانب العملً او جود اك ر من فرع دخل الفرع الواحد مع مالحظة ان كال الطرٌقتان صحٌحة من ناحٌة الربط المحاسبً ومن ناحٌة اصادر التقارٌر المتنوعة (ختامٌة +اخرب) وٌمكن اٌ ات اهم الفوارق واوجة التشابة كما ٌلً: اهم الفوارق بطرٌقة الفروع الجدٌدة ٌتم تجمٌع عملٌات الفرع عن طرٌق الفرع الذي تمالدخول الٌة حٌث ٌقوم النظام آلٌا بعد تحدٌد رقم الفرع فً شاشة الدخول بتجمٌع العملٌات التً ٌقوم بها المستخدم وا افتها واعتبارها تتبع الفرع المحدد وٌصدر بها تقارٌر الفرع المتنوعة (ختامٌة +اخرب )ماعدا عملٌة ادخال االرصدة االفتتاحٌة للحسابات فً شاشة االرصدة االفتتاحٌة التً ٌتم فٌها تحدٌد رقم الفرع وقٌود الٌومٌة وسندات القبض والصرؾ لؽرض تسهٌل عملٌة االدخال وعملٌات الفروع. اما بالطرٌقة السابقة فكان على المستخدم تحدٌد مراكز التكلفة فً كل عملٌة من عملٌات النظام م ٌقوم النظام بتجمٌع تلح العملٌات فً تقارٌر مراكز التكلفة المتنوعة (لذلح كانت مراكز التكلفة اجبارٌة) ٌمكن اعتبار طرٌقة مراكز التكلفة طرٌقة النشاط الواحد متعدد مراكز التكلفةاما طرٌقة الفروع فهً طرٌقة النشاط الواحد متعدد الفروع متعدد مراكز التكلفة لذا ٌمكن استخدام مراكز التكلفة فً جوانب فتح فروع داخل الفروع . او فتح اقسام داخل الفرع او لتقٌم انشطة معٌنة داخل الفرع م ل مشروع تحت التشؽٌل.
بطرٌقة مراكز التكلفة والفروع ٌمكن اجراء العملٌات التبادلٌة بٌن الفروعفً عملٌة واحدة فً القٌود والسندات الصرؾ والقبض فً طرٌقة (الفروع) مراكز التكلفة او طرٌقة الفروع ٌمكن فً العملٌاتالتبادلٌة بٌن الفروع وتوسٌط حساب جاري المراكز أو الفرع بشكل آلً اي ان ٌقوم المستخدم بعمل عملٌة واحدة تخص فرعٌن (مركزٌن) لٌقوم النظام بعمل قٌدٌن محاسبٌا قٌد فً الفرع االول (مركز التكلفة االول) وقٌد اخر فً الفرع ال انً (مركز التكلفة ال انً). وسوؾ ٌتم فً هذه المنهجٌة شرت تنفٌذ النظام بطرٌقتٌن طرٌقة الفروع الجدٌدة فً االصدار الجدٌد من النظام وطرٌقة مراكز التكلفة السابقة بحٌث ٌستطٌع المستخدم عمل فروع اخرب داخل الفرع الواحد بواسطة مراكز التكلفة مع التو ٌح للجوانب التً ٌمكن االستؽناء عنها بؽرض التو ٌح للمستخدمٌن لنظام االونكس برو والمنفذ بطرٌقة مراكز التكلفة وكذلح لكً ٌفهم المستخدمون الجدٌدٌن والقدمٌن الطرٌقة الجدٌدة. وٌحتاج نظام مراكز التكلفة لتفعٌل التعامل مع من خالل شاشة المتؽٌرات العامة اما الفروع فٌتم التعامل معها مباشرة فً النظام ولو بنظام الفرع الواحد
ٌوجد خٌارات مختلفة ٌوفرها النظام تخص استخدام مراكز التكلفة وهً .1
ؼٌر مستخدم :هنا ٌقوم النظام باخفاء الشاشات الخاصة بتهٌمة مراكز التكلفة وٌخفً اٌ ا حقل مركز التكلفة فً ك ٌر من الشاشات التً تتعامل مع مركز التكلفة .
.2
اختٌاري :هنا ٌمكن النظام من استخدام مراكز التكلفة فً كافة النظام مع كافة الحسابات بشكل اختٌاري اال اذا كان تسلسل المستند ٌعتمد على المركز فٌكون المركز فً هذة الحالة اجباري .
.3
اجباري :هنا ٌمكن النظام من استخدام مراكز التكلفة فً كافة النظام مع كافة الحسابات بشكل اجباري بحٌث ال ٌتم حفظ المستند اال بعد ادخال المركز.
.4
اربات وخسامر :هنا ٌمكن النظام من استخدام مراكز التكلفة فً كافة النظام مع حسابات االربات والخسامر بشكل اجباري كما ٌمكن ان ٌخص ترحٌل القٌود الواردة من ؼٌر االستاذ العام م ل المبٌعات ومردوداتها بحٌث ٌتم ترحٌل كافة الحسابات فً القٌد وربطها بالمركز أو ٌمكن فقط ان حسابات االربات والخسامر فً القٌد هً فقط التً ٌتم ربطها بالمركز
م ال :على مراكز التكلفة إجباري (تقٌم الفروع) إج باريعلى ج مٌع ال حسابات
فً ت قارٌر ال حسابات
فً ت قارٌر مراك ز ال تكل فة
ونالحااظ ماان الجاادول السااابق أن النظااام ٌقااوم بتقسااٌم القااٌم المقٌااد فااً جمٌااع الحسااابات علااى مراكز التكلفة وٌكون ذلح حسب إدخال المستخدم فً شاشة العملٌات. وقااد تاام أخااذ الحسااابات ا لرمٌسااٌة للحسااابات كم ااال فااً الجاادول السااابق مااع أن النظااام ٌتااٌح الحصول على التقسٌم السابق على مستوب الحسابات الفرعٌاة وأٌ اا ٌظهار لناا أن النظاام ٌقاوم بتشااكٌل مٌاازان مراجعااة لكاال مركااز وبالتااالً الحصااول علااى قاممااة المٌزانٌااة العمومٌااة وقاممااة األربات والخسامر. م ال على مراكز التكلفة أربات وخسامر ( تقٌٌم األقسام )
إج باريعلى المصروفاتواإلٌرادات
فً ت قارٌر ال حسابات
اسم ال حساب
رصٌ د ال حساب
فً ت قارٌر مراك ز ال تكل فة
ق سم الص در
ق سم ال باط نٌة
ق سم العظام
المصروفات
300,000
150,000
50,000
100,000
اإلٌرادات
450,000
200,000
50,000
70,000
الربح ال خسارة /
150,000
50,000
0
()30,000
ونالحظ من الجدول الساابق أ ن النظاام ٌهاتم فقاط بتقساٌم القاٌم المقٌادة فاً اإلرباات والخساامر (المصروفات واإلٌرادات ) علاى مراكاز التكلفاة إذا قمناا بتجمٌاع القاٌم المقٌادة فاً المراكاز لكال حساب من حساابات المصاروفات و اإلٌارادات فا ن اإلجماالً ٌم ال رصاٌد الحسااب فاً تقاارٌر الحسابات. وٌعتبر تقسٌم القٌم المقٌدة فً حسابات المٌزانٌة العمومٌة إختٌاري وبالتالً فأن النظاام ٌمكان من الحصول على تقرٌر األربات والخسامر على مستوب المركز. م ال على مراكز التكلفة إختٌاري اسم الحساب
رصٌد الحساب
مشروع – أ
مشروع – ب
األصول المتداولة
400,000
150,000
50,000
مشروع – ج 100,000
ونالحظ من خالل الجدول السابق أن النظام ال ٌهاتم بتقساٌم القاٌم المقٌادة فاً الحساابات علاى مراكز التكلفة بل ٌترح األمر للمستخدم فً التحدٌد القٌمة التً تدخل فً المراكز و القٌم التاً ال تاادخل فااً تقرٌاار المراكااز ونالحااظ ماان خااالل الجاادول السااابق أنااة لااو قمنااا بتجمٌااع أرصاادة المصروفات المقٌدة فً المشارٌع فأنها التساوب رصٌد المصروؾ المقٌاد فاً الحساابات بمعناى أخر هناح إمكانٌة لعدم قٌد بعض العملٌات على مراكز التكلفة إذا رأب المستخدم ذلح . وأهم العملٌات التً ٌمكن عملها من خالل استخدام مراكز التكلفة: العملٌات ال تً ٌمكن عملها ح سب مراك ز ال تكل فة
فوات ٌر المبٌعاتومردوداتها
فوات ٌر المشترٌاتومردوداتها
مردود أمر ال تورٌد
أوامر ال تورٌد والصرؾ
ق ٌود ال ٌوم ٌة
سنداتالصرؾ وال قبض
الموازنة ال ت قدٌرٌة
أه م ال ت قارٌر ال تً ٌمكن ال حصول علٌها من استخ دام مراك ز ال تكل فة
األرصدة االف تتاح ٌة
أهم التقارٌر التً ٌمكن الحصول علٌها من إستخدام مراكزالتكلفة
ت قرٌر
ت قرٌر أ
ت قرٌر
ت قرٌر
ت قرٌر
ت قرٌر
ت قرٌر
ك شو
أرص د
ت قرٌر
ت قرٌر
نظام المشارٌع وهذ النظام ٌعمل بنفس طرٌقة مراكز التكلفة والفروع ول نفس الؽرض تجمٌع البٌانات من مختلفة عملٌات النظام التابعة لمشروع معٌن واصدار تقارٌر بها كما فً مراكز التكلفة نظام االنشطة وهذ النظام ٌعمل بنفس طرٌقة مراكز التكلفة والفروع و الؽرض منة اٌ ا تجمٌع البٌانات من مختلفة عملٌات النظام التابعة لنشاط معٌن واصدار تقرٌر بها كما فً مراكز التكلفة
ماليظة ال ال ة األنظمة السابقة تعمل بشكل مستقل عن األخر وال ٌوجد تداخل بٌنها ال عند الرؼبة فً ذلح وٌتم ربطها فً التهٌمة او عند استعراض تقارٌر متداخلة حسب فرع معٌن ولمركز تكلفة معٌن ولمشروع معٌن ولنشاط معٌن وٌمكن اعتبار كل واحد بدٌل عن االخر او معٌن لألخر فً جوانب معٌنة تفٌد المدٌر المالً فً تحلٌل المالً
نظام التخطٌط
ٌقوم المدٌر المالً بتخطٌط اؼلب العملٌات المالٌة بشكل مسبق وبالتالً التعرؾ على االنحرافات التً تحدث ومعالجتها وٌقوم النظام بمساعدة المدٌر المالً فً ذلح من خالل مجموعة من شاشات التخطٌط وعلى عدة مستوٌات
-
تخطٌط المصروفات واالٌرادات عن طرٌق الموازنة التقدٌرٌة :حٌث تعتبر الموازنات التقدٌرٌة فً النظام هً أداة فً ٌد إدارة المنشاة المالٌة لو ع المخططات المالٌة التقدٌرٌة (المستقبلٌة) لها وو ع حلول لإلنحرافات التً قد تظهر فً التنفٌذ الفعلً لتلح المخططات ،والتً تظهر فً تقرٌر ٌو ح االنحرافات المختلفة بالزٌادة أو النقص ،لكً تستطٌع الشركة متابعة خططها وتقٌمها ومعالجة االنحرافات بما ٌؤدي إلى الوصول إلى االهداؾ المخططة مستقبال بدقة أكبر والحصول على الؽاٌة الم لى(االربات) جسب ماتم رسمها
تخطٌط المشترٌات :ادارة المشترٌات هً من العملٌات المهمة التً ٌجب القٌام بهابتخطٌط مسبق حتى ال تكون هناح اصناؾ منتهٌة او راكدة او ارصدة صفرٌة لألصناؾ وٌوفر النظام هذه الشاشة لمساعدة القاممٌن على المشترٌات على تخطٌط الشراء وما ٌودي لة من تخطٌط المخزون من االصناؾ وتعتمد خطط المشترٌات على خطط المبٌعات و االمكانٌات المتوفرة و المورد المتاحة للتخزٌن وٌقوم النظام مسبقا بتوفٌر تقارٌر عن سنوات سابقة مبٌعات ومشترٌات وتقارٌر عن االصناؾ المطلوبة ولٌست مخزنة من قبل وٌوفر شاشة خاصة ب دخال االصناؾ المطلوبة -
تخطٌط المبٌعات ٌقوم مدراء المبٌعات فً المنشاة بمتابعة عملٌات البٌع لألصناؾ من قبل مندوبً المنشاة ومدب جدٌتها فً تحقٌق إٌرادات تساعد فً استمرارٌة المنشاة و تجنب الوقوع فً مخاطر االنتهاء ومن من عملٌات المراقبة التً ٌقومون بها عملٌة التأكد من ان ال ٌوجد أصناؾ راكدة أو مندوب ؼٌر عامل أو ان مبلػ المبٌعات السنوي لٌس اقل من تكالٌؾ المنشاة السنوٌة أو ان العامد على راس المال (الربح) اقل من سعر الفامدة السوقٌة وحتى تسٌر عملٌة البٌع بشكل منظم ووفق منظور مسبق على مدٌر المبٌعات القٌام بعملٌة تخطٌط المبٌعات بشكل عام بحٌث ٌحقٌق اهداؾ المراقبة السابقة ومن م علٌة تفرٌػ تلح المخططات العامة بشكل تفصٌلً فً جمٌع الفترات الزمنٌة التقوٌمٌة الممكنة خالل الفترة ( السنة أو الشهر أو الٌوم ) وعلى مستوب المندوب أو المندوب والعمٌل أو على مستوب الصنؾ أو على مستوب الصنؾ و العمٌل والمندوب أو على مستوب مجموعة االصناؾ وؼٌرها من أسالٌب التخطٌط التفصٌلً التً تحقق الهدؾ العام
المخطط الشهري للعمالء مبالغ (شهري) وٌستخدم م ل هذا التخطٌط فً إدخال بٌاناتالمخطط الشهري العمالء مبالػ فقط وٌقوم النظام بالمقارنة بٌن المبٌعات المخططة والمبٌعات الفعلٌة وإصدار تقرٌر باالنحرافات الشهرٌة بمبٌعات العمالء مع إمكانٌة و ع حد أدنى أو أعلى للمبٌعات على مستوب كل عمٌل تخطٌط التحصٌل :إدخال بٌانات المخطط الشهري للتحصٌل على مستوب الشهر أوعلى مستوب الٌوم وٌقوم النظام بالمقارنة بٌن التحصٌل المخططة والتحصٌل الفعلً وإصدار تقرٌر باالنحرافات الشهرٌة للتحصٌل -
مستعٌن بذلح بمجموعة من التقارٌر لسنوات سابقة
-
باستخدام انظمة التقٌٌم المتوفرة فً النظام سوب للمخزون أو للعمالء أو للموردون ولبقٌة الحسابات
نظام الحدود ٌقوم المدٌر المالً دامماا بو اع حادود للتعامال ماع الحساابات او ماع االصاناؾ وؼٌرهاا مان الحدود بؽرض تالفً تعرض المنشاة لخطار معاٌن لام ٌكاون مو اوع فاً االعتباار ومان اجال العمل على منع تجاوز بعض الحدود فً العملٌات الخاصة بالنظام فاناة ٌاتم و اع نظاام الحادود داخلة والحصول على تنبهات من النظام وهً : ياادود اليسااابات :بحٌااث ٌااتم و ااع حاادود لكاال حساااب حااد اعلااى وحااد ادنااى وبكافااةالعمالت حسب المراكز او حسب الحساب يد الطلب :وٌقصد بة الكمٌة التً نقوم عندها ب عادة طلب الصنؾ مرة أخرب من قسمالمشترٌات وٌقاوم النظاام بعارض تقرٌار باالصاناؾ المتجااوزة لحاد الطلاب ماع إمكانٌاة أنزالها فً طلبات الشراء فً نظام المشترٌات بشكل آلاً .وٌوجاد لهاذا المتؽٌار خٌاارٌن األول حد الطلب حسب الصنؾ ال انً حسب الصنؾ و المخزن يد الدٌن(يساب العمٌال –العمٌال و المركاز) :حاد الادٌن ٌاتم تحدٌاده علاى مساتوب كالعمٌل فً شاشة بٌانات العمالء ٌمنع النظام تجاوزه فً المبٌعات وهنا ٌتم نوع حد الدٌن أما ٌتم حسب العمٌل أو حسب العمٌل ومركز التكلفاة وبالتاالً ظهاور حقاول لحاد الادٌن بعدد مراكز التكلفة فً شاشة بٌانات العمالء -
يد الدٌن وفترة االئتمان للعمالء فً طلبات العمالء :عند ٌقوم العمٌل بطلب ب اعة معٌنة بكمٌة معٌنة وسعر معٌن ٌجب على القاممٌن علاى عملٌاة االمتماان مان التأكاد مان البٌانااات الخاصااة بالعمٌاال م اال حااد الاادٌن وفتاارة االمتمااان الخاصااة ب ا بؽاارض مناقشااة العمٌل بها فً المقام االول وبؽرض عدم تجاوزها
نظام تقسٌم وتنوٌع التهٌمة والعملٌات تحلٌل البٌات المدخلة فً النظام من اجل الحصول على بٌانات تحلٌلٌة ٌتم على نوعٌن :
تقسٌم خاص بالتهٌمة :م ل تصنٌؾ دلٌل الحسابات الى مجموعة الحسابات وتصنٌؾالحسابات وتصنٌؾ العمالء الى انواع العمالء ودرجات عمالء وتصنٌؾ الموردٌن الً أنواع الموردون ودرجات الموردٌن وتصنٌؾ االصناؾ الى مجموعات فرعٌة وتحت فرعٌة ومساعدة ومما لة ودرجات االصناؾ والرتب وانواع االصناؾ وانشطة االصناؾ
تقسٌم العملٌات :م ل أنواع سندات القبض والصرؾ وأنواع قٌود الٌومٌة وانواعالفواتٌر المشترٌات والمبٌعات ومردوداتها ونواع اوامر التورٌد واوامر الصرؾ والتحوٌل واالستالم وؼٌرها من الو امق
نظام تحلٌل وادارة التسوٌق والمبٌعات والتسعٌرة لكون المبٌعات اهم جزء فً اي منشاة فهً تعتبر اهم جزء فً التحلٌل المالً وٌوفر النظام مجموعة من الخٌارات التً تهدؾ لمتابعة التسوٌق والمبٌعات على الث مجموعات: جغرافٌة التسوٌق وبٌع :حسب الدول والمدن والمحافظات و المناطق موظفً مبٌعات وتسوٌق :المندوبٌن وخطوط السٌر وعمولة المندوب وعمولة عمٌل-
تسعٌرة االصناف :وٌوجد ل خٌارٌن األول حسب الصنؾ أي لكل صنؾ سعر معٌن ال انً حسب الصنؾ و المخزن أي ٌختلؾ السعر حسب المخزن كما ٌمكن ت بٌت مستوب التسعٌرة للعمٌل فً المبٌعات وكما ٌمكن ادخال مستوٌات ك ٌرة من مستوٌات التسعٌرة
نظام التنبٌهات
لتمكٌن المدٌر المالً من ادارة العملٌات المالٌة بدون قلق ٌقوم النظام بارسال تنبٌهات باهم االمور المالٌة التً ٌتهمة وٌترح ل تحدٌد مدة كل تنبٌ المحددة فً التهٌم واهم التنبٌهات هً : -اظهار تنبٌه الشٌكات المستيقة للسداد قبض:وهذا تنبٌ
فً النظام
للمستخدمٌن تظهر قبل موعد استحقاق الشٌح خالل المدة المحددة تنبٌه الشٌكات المستيقة للسداد صرف :وهو تنبٌ فً النظام للمستخدمٌنتظهر قبل موعد استحقاق الشٌح خالل المدة المحددة
اظهار تنبٌه انتهاء الضمان قبل :فً حالة استخدام خطابات ال مان حٌث ٌقومالنظام ب رسال رسالة تنبٌ قبل موعد استحقاق ال مان خالل الفترة التً ٌتم تحدٌدها فً التهٌئة. أظهار تنبٌه بانتهاء االعتماد قبل :وٌقصد بهذا الخٌار أن ٌقوم النظامب صدار تنب قبل انتهاء االعتماد بالفترة التً سوؾ تحددها باألٌام فً هذا الحقل وٌكون شكل التنبٌ كما فً الشكل األتً:
اظهار تنبٌة أستيقاق االعتماد قبل :وٌستخدم هذا الخٌار فً إظهار تنبٌة قبال موعاددفع قٌمة االعتماد لتنبٌاة المساتخدمٌن ب ارورة دفاع قٌماة االعتمااد إلاى البناح فاً موعده وٌتم تحدٌد تارٌخ االستحقاق فً شاشة بٌانات االعتماد. اظهار تنبٌه استيقاق االقساط قبل فً المشترٌات :وٌستخدم هذا الخٌار فً إظهارتنبٌة قبل موعد دفع قٌمة االقساط لتنبٌة المستخدمٌن ب رورة دفع قٌمة االقساط إلى المورد فً موعده اظهار تنبٌه استيقاق االقساط قبل فً المبٌعات :فً فاتٌر المبٌعات االجلة ٌمكانتقسااٌط قٌمتهااا علااى عاادة اقساااط وعنااد الوصااول إلااى تااارٌخ االسااتحقاق البااد ماان تحصٌل مبلػ القسط وحتى ال ٌنساى القااممون علاى النظاام هاذه العملٌاة فاان النظاام ٌمكن ان ٌقاوم بهاا بشاكل الاى مان خاالل اساتخدام هاذا المتؽٌار وتحدٌاد الفتارة التاً ٌمكن ان ٌنبة المستخدم فٌها على استحقاق القسط -اظهار تنبٌة استيقاق الكمبٌالة قبل :نفس السابق ومع الفارق انة خاص بالكمبٌاالت
الفصل الرابع نظم مراجعة ومتابعة
ومراقبة العملٌات الداخلٌة: قام البعض بتعرٌؾ المراجعة الداخلٌة على أنها " مجموعة من أوج النشاط المستقلة داخل المشروع تنشمها اإلدارة للقٌام بخدمتها فً تحقٌق العملٌات والقٌود بشكل مستمر ل مان دقة البٌانات المحاسبٌة واإلحصامٌة وفى التأكد من كفاٌة االحتٌاطٌات المتخذة لحماٌة أصول وأموال المنشأة وفى التحقق من إتباع موظفً المنشأة للسٌاسات والخطط واإلجراءات اإلدارٌة المرسومة لهم ،وأخٌرا فى قٌاس صالحٌة تلح الخطط والسٌاسات وجمٌع وسامل المراقبة األخرب فً أداء أؼرا ها واقترات التحسٌنات الالزم إدخالها علٌها وذلح حتى ٌصل المشروع إلى درجة الكفاٌة اإلنتاجٌة القصوب هدؾ نظم المراجعة والمراقبة الداخلٌة إلى:
-
مراقبة العملٌات والتأكد من موافقة الجهات المخولة علٌها
منع األخطاء المحاسبٌة فً النظام ومنع تكرار العملٌات مراقبة ادخال كل مستخدم من ان فً الحدود المسموت ب وفً حدود مسمولٌات التأكد من صحة التقارٌر الصادرة من النظام وصحة الربط بٌن أجزاموٌستعٌن المراجع بنظم المحاسبٌة والمخزنٌة وانظمة التخطٌط المالً السابقة الذكر باإل افة إلى االنظمة التالٌة:
نظام مرجعة الو امق: هذا النظام ٌعمل علً فتح شاشة مراجعة الو امق واٌ ا ٌفعل امر خاص بمراجعة الو ٌقة فً كل الشاشات التً لها ترحٌل وتأ ٌر على الحسابات وال ٌقبل النظام بترحٌل اي و ٌقة لم ٌتم مراجعتها. نظام الصالحٌات (نظام المستخدمٌن):
ٌتكون نظام االونكس برو من اقوي نظام صالحٌات حٌث ٌوفر النظام للمدراء العدٌد من الخٌارات واإلجراءات التً تسهل علٌهم عملٌة المتابعة والمراقبة للمستخدمٌن والعاملٌن على النظام ٌتم تفعٌل هذا النظام عند عملٌة الدخول للنظام وعند تحدٌد رقم الفرع ورقم المستخدم فً شاشة الدخول لٌتم تفعٌل الصالحٌات المرتبطة بهما أوالً عالقة نظام الصاليٌات بنظام الفروع بشكل آلً: ٌتم ربط الفرع مع بعض شاشات المدخالت (الصنادٌق – البنوح – المخازن – المستخدم) كما سوؾ ٌتم شرحة فً شاشات التهٌمة بالتالً هناح صالحٌات تتم بشكل آلً: تاثٌرات هذا الربط على عملٌات النظام :
منع المستخدم من ادخال سندات قبض وصرؾ لصندوق اوبنح ؼٌر صندوق او بنح الفرع الذي تم الدخول منة منع المستخدم من العمل فً مخازن ؼٌر مخازن الفرع الذي تم الدخول من
ثانٌا الصاليٌات المرتبطة برقم المستخدم وتاثٌراتها:
ٌتم ربط المستخدم بمجموعة من الصالحٌات من خالل التهٌمة التً تتم فً نظام ادارة النظام بالتالً عند الدخول إلى النظام برقم المستخدم الخاص بفرع معٌن ٌظهر نظام االونكس برو التأ ٌرات التالٌة : الشاشات التً تظهر :فقط تظهر الشاشات التً تم منح المستخدم صالحٌة التعامل معها الحسابات التً تظهر :فقط تظهر الحسابات التً تم منح المستخدم صالحٌة التعامل معها مراكز التكلفة التً تظهر :فقط ٌظهر مركز تكلفة وحٌد هو المرتبط بالمستخدم العمالء الصنادٌق البنوح الموردون المخزون فقط ٌظهر البنود التً تم منح صالحٌة للمستخدم بالتعامل معها وهً المرتبطة بالفرع الذي ٌعمل بة المستخدم
نظام اإلجبار على استخدام مٌزات معٌنة لكافة المستخدمٌن ٌعمل هذا النظام على اجبار كافة المستخدمٌن على استخدام مٌزات معٌنة سوب كانت فً العملٌات أو التهٌمة بحٌث ال ٌمكن تجاوز العملٌة بدون تحدٌد هذا المٌزة م ل كتابة البٌان أو كتابة رقم المرجع
نظام التمكٌن على استخدام مٌزات معٌنة لكافة المستخدمٌن ٌعمل هذا النظام على تمكٌن كافة المستخدمٌن على استخدام مٌزة معٌنة فً النظام وٌكون االختٌار للمستخدم فً استخدامها من عدم م ل استخدام رقم الشٌح فً قٌود الٌومٌة َظبو انزشدٛم: ٝغزخذً ٕزٓ اىْظبً ٍِ أجو اىزأصٞش ػي ٚاىذغبثبد اىَخزي خ ٗ ،إظٖبس مو ػَيٞخ لٜ دغبثٖب ٗ ،رىل ثزشدٞو اى٘صبئق إى ٚاىذلبرش ٗاىغجالد اىَذبعجٞخ ،ثؼذ اىزأمذ ٍِ أُ
ٌعتبر الترحٌل مهما للؽاٌة فً النظام المحاسبً وذلح ألن ٌقوم بتحقٌق عادة أهاداؾ نلخصاها فٌما ٌلً: 1ترحٌل العملٌات المالٌة بشكل قٌد محاسبً (معادلة الطرؾ المادٌن فٌهاا باالطرؾ الادامن) إلاى الٌومٌة العامة وذلح للمحافظة على معادلة المٌزانٌة وسالمة التقارٌر والقوامم المالٌة. 2ترحٌل العملٌات المالٌة التً ٌحتوي علٌها قٌد الٌومٌة المذكور إلى الادفاتر المسااعدة (األساتاذ العام) وذلح بشكل تحلٌلً لكل حساب على حده. 3بعااد القٌااام بعملٌااة الترحٌاال ٌُمكاان النظااام ماان إصاادار التقااارٌر المختلفاة الموجااودة فااً النظااام المحاسبً (االونكس برو) والتً تصل إلى ممات التقارٌر ،وأهمها تقرٌار مٌازان المراجعاة و تقرٌر األربات والخسامر و تقرٌر المٌزانٌة العمومٌة. 4بعد ترحٌل السندات وتأ ٌرهاا علاى الحساابات ال ٌمكان القٌاام بعملٌاة التعادٌل أو الحاذؾ ألي منها اذا كان ذلح متات فً النظام 5مع مالحظة ان باإلمكان تحقٌق معظم هذه األهداؾ بمجرد حفاظ الو ٌقاة مباشارة وذلاح إذا تم اختٌار طرٌقة الترحٌل أ ناء إدخال الو ٌقة فً التهٌمة. و تظهاار فااً الترحٌاال الشاشااات المختلفااة للو ااامق الرساامٌة فقااط التااً تااؤ ر محاساابٌا علااى الحسابات المختلفة إ افة إلى المرتبات واألصول الذي تختص بترحٌل الخالصة النهامٌة لنظاام شمون الموظفٌن ونظام األصول وكذلح الترحٌل من نظام إدارة الفنادق.
مكونات شاشة العملٌات من االنظمة الرقابٌة:
تتكون كل شاشة من شاشات العملٌات(اجرامٌة واساسٌة )من مجموعة الحقول التً تساعد فً التعامل مع نظم الحسابات والمخازن ونظم التحلٌل والتقٌٌم المالً التً تم شرحها فً الفصول السابقة باال افة للنظم التالٌة تفٌد فً عملٌة الرقابة والمتابعة كما ٌلً: نظام التارٌخ
وٌقصد ب تارٌخ الو ٌقة التً نعمل على ادخالها وتوجد لهذا النظام الث آلٌات وطرق للتعامل مع إظهار التارٌخ فً النظام كما ٌلً: آلً ٌمكن تعدٌل :وٌقصد ب أن ٌقوم النظام ب ظهار التارٌخ آلٌا وذلح عند النقر علىإ افة وٌكون قابل للتعدٌل إدخال ٌدوي :بمعنى أن النظام سوؾ ٌترح حقل التارٌخ فارغ وذلح عند النقر علىإ افة وٌقوم المستخدم بتعبمت ٌدوٌا بالتارٌخ الذي ٌرٌد. آلً وال ٌمكن تعدٌل :إي أن ٌظهر التارٌخ فً حقل التارٌخ آلٌا وال ٌسمح النظامللمستخدم بتؽٌر التارٌخ أي ٌقوم بت بٌت التارٌخ الذي ٌظهر عند النقر على إ افة آلٌة تثبٌت التارٌخ ت بٌت التاارٌخ (ت بٌات القالاب) :النظاام ٌؽٌار التاارٌخ عناد كال إ اافة لمساتند جدٌاد إلاى تارٌخ الٌوم التً ٌعمل فٌها النظام ،لكن إذا أراد المستخدم ت بٌت التارٌخ بحٌث الٌتؽٌار مع كل إ افة حتً ٌقوم بتعدٌلة بنفسة إلى أي تارٌخ اخر ٌ ،ستخدم مٌزة ت بٌت التارٌخ.
نظام تسلسل الوثائق(رقم المستند):
وٌقصد با التسلسال الرقماً للو ٌقاة التاً نتعامال معهاا وتوجاد لهاذا النظاام االث آلٌاات وطارق للتعامل مع إظهار رقم المستند فً النظام كما ٌلً: آلً ٌمكن تعدٌل :وٌقصد ب أن ٌقوم النظام ب ظهار رقم المستند آلٌا وذلح عند النقر علاىإ افة وٌكون قابل للتعدٌل إدخال ٌدوي :بمعنى أن النظام سوؾ ٌترح حقل رقم المستند فارغ وذلح عناد النقار علاىإ افة وٌقوم المستخدم بتعبمت ٌدوٌا بدخال رقم المستند الذي ٌرٌد. آلً وال ٌمكن تعدٌل :إي أن ٌظهر رقم المستند فً حقل رقم المستند آلٌا وال ٌسامح النظاامللمستخدم بتؽٌر رقم المستند أي ٌقوم بت بٌت رقم المستند الذي ٌظهر عند النقر على إ افة
وتوجد لهذا النظام عدة انواع لرقم المستند فً النظام كما ٌلً: تسلسل واحد(تراكمً) :إذا تم تحدٌد هذا الخٌاار فاان تسلسال أرقاام المساتند بكافاة أنواعاسوؾ ٌكون تسلسل واحد وال ٌمكن تكرار أي رقم فاتورة أك ر من مرة واحدة. حسب النوع :أي و ع تسلسل مستقل حسب األنواع التً ٌتم طرحها فاً شاشاة أناواعالمستند تعاادد التسلساال حسااب طرٌقااة الاادفع :هااذا اإلعااداد سااوؾ سااٌقوم النظااام بموجبا ،بجعاالتسلسل أرقام الفواتٌر لكل نوع من األنواع األربعة السابقة (نقد أو شٌح أو نقدا وشٌح أو آجل) ،تسلسل مستقل ٌبدأ من الرقم ( )1إلى آخر رقم تام تحدٌاده فاً طاول رقام الو ٌقاة المحدد فً التهٌماة النظاام المتؽٌارات العاماة ،وٌمكان تكارار رقام معاٌن م ال الارقم ()1 أربع مرات بعدد أنواع الفواتٌر. نوع الفاتورة
التسلسل
نقدٌة
فً دفتر الفواتٌر النقدٌة
شٌح
فً دفتر فواتٌر الشٌح
نقدي وشٌح
فً دفتر فواتٌر النقدي والشٌح
اجل
فً دفتر فواتٌر األجل
تسلساال حسااب مراكااز التكلفااة :هنااا ٌقااوم النظااام بتاارقٌم الفااواتٌر بموجاب مراكااز البٌااع أو المناطق البٌعٌ أو الفروع التً ٌتم تجهٌزها كمراكز تكلفة فً النظام وبمجرد تحدٌد رقم المركز ٌقوم النظام بتحدٌد رقم الفااتورة بتسلسال واحاد مساتقل لكال مركاز ،وٌمكان تكارار رقام فااتورة المبٌعات بعدد مراكز التكلفة المستخدمة فً النظام. نوع الفاتورة
ونالحظ من الجداول السابقة أن التسلسل ٌختلؾ فً حالة تؽٌر مركز التكلفة. تسلسل حسب المخزن :هنا ٌتم تحدٌد التسلسال حساب المخازن الاذي تتعامال معاة المساتند وبمجرد تحدٌد رقم المخزن ٌتم تحدٌد رقم المستند ،وبعدد المخازن التً ٌتم التعامل معها ٌمكن إصدار مستندات بنفس الرقم وإصدار تسلسالت مستقلة م ال فواتٌر المبٌعات: نوع الفاتورة
رقم المخزن
نقدٌة شٌح
1 1
نقدي وشٌح
1
اجل
1
نوع الفاتورة
رقم المخزن
نقدٌة شٌح
2 2
نقدي وشٌح
2
اجل
2
التسلسل
فً تسلسل واحد ودفاتر فواتٌر مبٌعات مستقلة
التسلسل
فً تسلسال ودفااتر فاواتٌر مبٌعات مستقلة عان دفااتر الجدول السابق
ونالحظ من الجداول السابقة أن التسلسل ٌكون منفصل فً حالة تؽٌار رقام المخازن وبالم ال ٌتم فتح تسلسل مستقل فً النظام عند إ افة مخازن جدٌدة إلى النظام. تسلساال حسااب المخاازن وطرٌقااة الاادفع :هااذا اإلعااداد هااو نفااس اإلعااداد السااابق ماان حٌااث ا لمخزن لكن التسلسل ٌكون لكل نوع مستقل فً المخزن الواحد ،أي أن الفواتٌر النقدٌة للمخزن األول سوؾ ٌكون لها تسلسل مستقل ٌبدأ من الرقم ( )1إلى ...الخ وبالم ل األنواع األخارب كماا ٌظهر فً الجدول التالً:
نوع الفاتورة
رقم المخزن
التسلسل
نقدٌة
1
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
شٌح
1
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
نقدي وشٌح
1
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
اجل
1
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
نوع الفاتورة
رقم المخزن
التسلسل
نقدٌة
2
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
شٌح
2
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
نقدي وشٌح
2
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
اجل
2
فً تسلسل ودفاتر مستقلة
وحسب الجدول السابق ٌوجد لدٌنا مانٌة تسلسالت لفواتٌر المبٌعات وكل تسلسال مساتقل بأرقااام فااواتٌره عاان التسلساال األخاار وٌمكاان أن ٌتكاارر رقاام فاااتورة معٌنااة فااً جمٌااع أنااوع التسلسالت السابقة. نظام رقم المرجع ٌقصد برقم المرجع :حقل ٌظهر فً كافة شاشات النظام بؽرض كتابة رقم مرجع ٌساعد فً اللبحث أو متابعة المستند الذي نعمل لة رقم مرجع ّظبً سثػ اىؼَيٞخ اإلجشائٞخ ثبىؼَيٞخ االعبعٞخ دقو (اّضاه ثٞبّبد ٍِ) ٌعمل هذا النظام على انزال بٌانات العملٌة االساسٌة بموجب عملٌة اجرامٌة وتوجد حالتٌن للتعامل مع هذا الخٌار -
اجباري :وهنا ٌقوم النظام ب جبار المستخدم على التعامل مع العملٌة االجرامٌة اوال م العملٌة االساسٌة م ال oربط الفاتورة باألمر واالمر بالطلب :وٌعمل هذا على فرض اجراءات الشراء على المستخدم بحٌث ٌقوم المستخدم ب دخال طلب الشراء م امر الشراء م فاتورة الشراء وبشكل اجباري بدون ذلح ال ٌسمح للمستخدم ب دخال فواتٌر الشراء
-
اختٌاري :وٌكون المستخدم حر فً التعامل مع العملٌة اإلجرامٌة من عدم
وٌجب ان تتظافر جهود كافة القاممٌن على المنشاة ادارٌن ومحاسبٌن ومستخدمٌن عادٌن من اجل انجاز هذا الباب من النظام
ادارة نظام االونكس لعملٌات التنفٌذ والتهٌئة المقدمة إن أي نظام البد ان ٌمر بمراحل مختلفة حتى ٌصبح نظاما جاهزا للعمل علٌة وٌعطً التقارٌر والمخرجات المطلوب ،وٌمر النظام (األونكس برو) بمراحل مختلفة سوؾ نشرحها فً ال ال ة الفصول التالٌة وقبل الدخول فً عملٌ التٌهمة ٌجب ان نو ح طرٌقة الدخول للنظام:
طرٌقة الدخول إلى النظام ٌظهر موقع النظام على سطح المكتب مو ح علٌة اسم النظام (األونكس برو) باللؽة العربٌة او اللؽة االنجلٌزٌة وبمجرد النقر المزدوج علاى ذلاح الموقاع باالزر االٌسار للمااوس ٌاتم تشاؽٌل النظام وتظهر أول شاشة فٌ بالشكل التالً:
وكما ٌالحظ من خالل الشكل السابق ف ن ٌحتوي علاى خمساة حقاول ٌاتم مان خاللهاا تحدٌاد: (السنة ،الفرع ،رقم المستخدم ،كلمة السر ،اللؽة) وال ٌمكان الادخول الاى النظاام اال مان قبال مستخدم ل دراٌة كاملة بمدخالت الحقول المو حة على هاذه الشاشاة وفٌماا ٌلاً تو اٌحا لتلاح الحقول واألوامر والؽرض من كل منها: 1
السنة :وٌم ل السنة المالٌة للمنشأة ومن خالل ٌتم تحدٌد السنة التً ٌرٌد المستخدم الدخول الى النظام للعمل على بٌاناتها او إساتعراض مادخاللتها ومخرجاتهاا وتكاون أول سانة فاً النظام معدة من قبل منزل النظام فً جهازح عزٌزي المساتخدم وتكاون نفاس سانة الشاؽل على النظام .
2
رقم النشاط :وٌقصد ب رقم النشاط الذي ٌرٌاد ان ٌعمال علٌا المساتخدم ممكان مان خاالل شاشااة ترمٌااز االنشااطة فااً شاشااة تهٌمااة المخااازن ترمٌزانااواع انشااطة حسااب نوعٌااة االصناؾ التً تعمل علٌها المنشاة وربطها بالمستخدم وبالتالً ٌتم التحكم بعمل المستخدم حسااب االصااناؾ (النشاااط) المصاارت لااة التعاماال ب ا و تعتباار شاشااة الاادخول هااً شاشااة التوجٌة للنظام فً اعطاء صالحٌة العمل على نشاط معٌن
3
الفرعٌ :تكون النظام من عدة فروع ٌمكن إستخدام كل منها إلدخال بٌانات مالٌة ومحاسبٌة لشركة أو فرع من فروعها او شركة شقٌقة وٌكون كال فارع مساتقل اساتقالل تاام ببٌاناتا المختلفة (مدخالت ومخرجات ) وباإلمكاان الحصاول علاى تقاارٌر تجمٌعٌاة لهاذه الفاروع فً تقرٌر واحد كما سنو ح الحقا.
4
رقم المستخدم :وهو رقم المستخدم الذي ٌرٌد الدخول علاى النظاام وال ٌمكان الادخول الاى النظااام دون تحدٌااد هااذا الاارقم ،والاارقم اإلفترا ااً هااو الاارقم ( )1وٌم اال رقاام المسااتخدم األول الاااذي لااا الصاااالحٌة المطلقاااة علاااى النظاااام والاااذي ٌقاااوم بمااانح الصاااالحٌات لكااال المستخدمٌن االخرٌن.
5
كلماااة السااار :وهاااً الكلماااة او الااارقم الاااذي ٌمنحااا المساااتخدم األول لكااال مساااتخدم مااان المستخدمٌن لؽرض حماٌة البٌانات والمعلومات المالٌة المسجلة فً النظام مان التفشاً أو اإلستعراض الؽٌر مسمول والؽٌر مبرر من قبل أشخاص ؼٌر مخولٌن باذلح وكاذلح لمناع االزدوج فااً اإلدخااال للبٌانااات وفاارض مبااداء تحماال المساامولٌات لٌتحماال كاال شااخص المساامولٌة عاان البٌانااات و المعلومااات التااً تكااون تحاات صااالحٌاتة و كلمااة الساار ٌمكاان للمستخدم األول تحدٌدها وكذلح ٌمكن لكل مستخدم و ع كلمة السر الخاصة بة.
وٌتم الادخول الاى النظاام بصاورة أولٌاة( :السانة 2003 :أو 2009أو ،2010النشااط رقام1: الفرع ، 1:المستخدم ، 1 :كلمة السر )1 :مع إمكانٌة التعدٌل فً رقم المستخدم وكلمة السر بعاد الدخول الى النظام من صالحٌات المستخدمٌن التاً سانتنأولها بالتفصاٌل فاً شارت إدارة النظاام لكل من البٌانات الساابقة ماع مالحظاة أنا ٌشاترط أن ٌكاون القاامم بعملٌاة التعادٌل هاو المساتخدم األول للنظام (مدٌر النظام) وتظهار الشاشاة بعاد إ اافة البٌاناات الساابقة علٌهاا قبال تنفٌاذ االمار موافق بالشكل التالً:
مع مالحظة أن السنة المالٌة ( )2014تتؽٌر بتؽٌر السنة المالٌة للنظام ،واذا كانت البٌانات التً ٌتم تحدٌدها فً الشاشة السابقة صحٌحة بمجرد تنفٌذ االمر موافق تظهر الشاشة التالٌة:
واجهة البرنامج
اداره تنفٌذ الربط مع مجموعة االوراكل لتنفٌذ الربط مع االنظمة االخر توجد فً المتغٌرات العامة (اول شاشة فً النظام )خٌارات خاصة باستخدام االنظمة االخر كما ٌلً :
الربط مع االنظمة الخارجٌة :هناح اك ر من متؽٌر ٌخص الربط مع انظمة تخص الشركة عند تفعٌلة ٌفعل نوع خاص بالنظام فً الٌومٌة العامة وبعض االنظمة عند تفعٌلها ٌفعل حقول فً بعض المستندات التً لهل عالقة م ال عند تفعٌل نظام االنتاج ٌفعل حقول خاصة فً التورٌد والصرؾ من اجل التورٌد من نظام االنتاج او الصرؾ الٌة .
مسار برنامم االكسٌل :لربط النظام بنظام االكسٌل ن ع فٌ مسار تطبٌق االكسٌل م ال (. )C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\EXCEL.EXE
الربط مع االنظمة الداخلٌة :هناح اك ر من متؽٌر ٌخص الربط مع انظمة الداخلٌة هً: .1
استخدام االستاذ العام فقط :عند التأشٌر على هذا المتؽٌر ٌقوم النظام ب خفاء االنظمة الفرعٌة االخرب (المخزون –نظام الموردون –نظام العمالء ).
.2
استخدام نظام المخزون المنفصل :التأشٌر على هذا المتؽٌر ٌقوم النظام ب خفاء االنظمة الفرعٌة االخرب (االستاذ العام –نظام الموردون –نظام العمالء ).
.3
الربط مع نظام نقاط البٌع او نظام الالٌت ٌ :ظهر فً هذه الشاشة عند تفعٌلة من البرنامم الخاص ب نشاء الفروع .
اداره نظام االونكس لعملٌة التنفٌذ ٌدٌر نظام االونكس عملٌة التنفٌذ فً قاممتٌن تسمى االولى قاممة التهٌمة وتسمى ال انٌة قاممة المدخالت وسوؾ نقوم باستعراض شاشاتها مع تعرٌؾ مختصر لها ودورها فً النظام على النحو االتً : فً التهٌمة العامة :
من تهٌمة النظام
وكما ٌظهر فً الشاشات السابقة ان النظام من اجل عملٌة التهٌمة والتنفٌذ للنظام وفر العدٌد من الشاشات والتً ٌمكن تقسٌمها حسب االؼراض االستخدامٌة الى ماٌلً: مجموعة الشاشات االدارٌه :وتستخدم فً تحدٌد اجراءات العمل فً النظام وا افةنظم تعامل داخل النظام بما ٌساعد على اخذ النظام الشكل االم ل للمنشاة مجموعات شاشة تهئٌة اليسابات :وهً الشاشة االجبارٌة من اجل التعامل داخلالنظام من الناحٌة المحاسبٌة مجموعة شاشات تهٌئة المخزون :وهً الشاشات االجبارٌة من اجل التعامل معالنظام المخزنً مجموعة شاشات التيلٌل والتخطٌط المالً :وهً شاشات اختٌارٌة التنفٌذ ولكنها مفٌدةفً التقارٌر فً تحلٌل العملٌات مجموعة شاشات المراقبة والمتابعة :وتعمل هذه الشاشات على متابعة العمل داخلالنظام والرقابة علٌة من ناحٌة المستخدمٌن واالدخال والٌك عزٌز المستخدم تعرٌف مختصر لكل شاشة ودورها فً النظام وفً عملٌة التنفٌذ
مجموعة الشاشات االدارٌة وهً على نوعٌن شاشات تهٌمة بٌانا الشركات والفروع والنوع ال انً مجموعة شاشة المتؽٌرات:
اوال شاشات (تهٌئة الشركات والفروع )وهً :
بٌانات الشركاتمن خالل هذه الشاشة ٌمكننا التعامل مع البٌانات الخاصة بالشاركة حٌاث ٌمكنناا التعادٌل فً جمٌع البٌانات الخاصة بالشركة ماعدا رقم الشركة كما ٌمكننا تحدٌد شعار الشركة .
ثانٌا ً مجموعة شاشات المتغٌرات تهدؾ هذه الشاشات الى ربط الجانب النظري السابق شرحة فً الباب االول ماع النظاام ماع انواع االنشطة المتوفرة فً سا وق العمال والتاً تعمال فاً النظاام فنجاد فاً ساوق العمال انشاطة متنوعة كما ٌلً: شااركات ادوٌااة ومااواد ؼذامٌااة -سااوبر ماركاات ونقاااط بٌااع -شااركات اتصاااالت -شااركاتتجارٌة اخرب كهربامٌة ومواد بناء -شركات صناعٌة فنجد فً سوق العمل ان الذي ٌشتؽل على النظام احد هذه االنواع ولٌس كل االنظماة فاً النظاام مناسبة ل لذا علٌة تفعٌل المناسب لاة وتارح االناواع ؼٌار المناسابة لا لاذا فاً النظاام تام تجهٌاز مجموعة من شاشات المتؽٌرات ٌ ،مكن من خاللها القٌام بتجهٌز النظام بما ٌتناساب ماع حجام و
باألنظمة التً تكلمنا عنها فً الجزء السابق: مع مالحظة :أن إستخدام النظام فً أي شاشة تتعلق بالمتؽٌرات السابقة ،الٌمكن بعدها القٌام ب عملٌة التعدٌل فً هذه المتؽٌرات إال بداٌة السنة المالٌة الجدٌدة ،لذلح ٌجب التحري عند إختٌار المتؽٌرات المختلفة فً هذه الشاشة ب ختٌار الخٌارات المناسبة قبل البدء ب ستخدام النظام. وسوؾ نتكلم عن هذه المتؽٌرات عند الكالم عن تنفٌذ النظام والعملٌات فً الفصول القادمة
ثانٌا
مجموعات شاشات تهئٌة وتنفٌذ اليسابات :
ٌدٌر نظام االونكس تهٌمة الحسابات من خالل مجموعة الشاشات التالٌ بحٌث ان التعامل مع الحسابات ٌصبح جاهز فً النظام بعد تهٌمة هذه الشاشات وسوؾ نشرت ذلح فً الفصل ال انً من هذا الباب وقد تم ترتبٌها هنا حسب اولٌة العمل علٌها : شاشة فترات النظام ٌتم فً هذه الشاشة تحدٌاد عادد الفتارات المالٌاة المكوناة للفتارة المحاسابٌة (السانة المالٌاة) وقاد تكاون هذه الفترات فترات شهرٌة أو فتارات أخارب ؼٌار شاهرٌة حساب رؼباة المساتخدم نفسا ،ماع العلام أن النظام ٌُمكن المستخدم من تحدٌد الفترة المالٌة التً ٌرٌدها بؽض النظر كانت مطابقة للسانة المٌالدٌاة أو متداخلة بٌن سنتٌن مٌالدٌتٌن كما هو الحال فً المدارس والجامعات. شاشة أنواع الحسابات مان خااالل هااذه الشاشااة ٌااتم التمٌٌااز بااٌن نااوعٌن ماان الحسااابات الرمٌسااً و الفرعااً التااً ٌااتم استخدامها فً الدلٌل المحاسبً
شاشة أنواع تقارٌر الحسابات هذه الشاشة ُخصصت إلدخال أنواع التقارٌر الختامٌاة كقامماة األرباات والخساامر (قامماة الادخل) ،و قاممة المركز المالً (المٌزانٌة العمومٌة ) وأي تصنٌؾ أخر للتقارٌر الختامٌة. شاشة تهٌمة العمالت من خالل هذه الشاشاة شاشاة تهٌماة النظاام ممكان أن نقاوم ب فً العملٌات وبحسب حاجة المنشأة لها
اافة أي عملاة الساتخدامها فاً النظاام
1الاادلٌل المحاساابً :وهااو ٌعتباار الركٌاازة األولااى التااً ترتكااز علٌهااا عملٌااة إدخااال البٌانااات المحاسبٌة والمخزنٌة وما ٌترتب علٌها من عملٌات تشؽٌل وتنظٌم وترتبب وقٌد لتلاح البٌاناات خالل الفترة المحاسبٌة مما ٌُمكن من الخصول على مخرجات وتقارٌر مختلفة ومنظمة .
ترمٌز البٌان الؽرض منها ترمٌز اك ر نصوص البٌان المتكررة الستخدامها مباشرة فً شاشة قٌود الٌومٌة وشاشة القبض والصرؾ من اجل التوفٌر فً وقت المستخدم حٌث ٌتم استدعامها مباشرة بF9 فً حقل البٌان مع امكانٌة التعدٌل فٌة .
شاشة الحسابات الوسٌطة . تسهٌال من النظام للمختصاٌن فاً قٌاد العملٌاات المالٌاة وتساجٌلها فقاد صاممت شاشاة خاصاة بالحسابات الوسٌطة الشامعة االستخدام فً الحسابات المالٌة م ال فاروق العملاة ووساٌط األوراق المالٌة (أوراق القبض و الدفع )...الخ.
مجموعة شاشات تهٌئة المخزون : شاشة وحدات القٌاس: وتسااتخدم هااذه الشاشااة لؽاارض ترمٌااز الوحاادات المسااتخدمة فااً قٌاااس وتعرٌااؾ كمٌااةاالصناؾ المخزنٌة الموردة أو المصروفة أو المتبقٌة فً المخازن م ل حبة –كرتون – درزن ...إلخ. شاشة بٌانات المجموعات المخزنٌة :تعتبر هذه الشاشة أهم شاشة فً المخازون ألسابابعدٌاادة سااوؾ نو ااحها الحقااا منهااا إدراج جاازء ماان دلٌاال المخاازون هااو المجموعااات رمٌسٌة للمخزون. شاشة مجموعة المخازن وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال مجموعات المخازن وذلاح فاًحالة ربط نظام المخازن باألستاذ العام حسب المخزن
شاشاااة بٌاناااات المخاااازن :مااان خاااالل هاااذه الشاشاااة نقاااوم بااا دراج المخاااازن و الهنااااجروالمعارض المختلفة التً ُتخزن فٌها المنشأة الب امع الجاهزة والمواد الخام وؼٌرها من المواد التً تستخدم فً نشاط المنشاة. شاشة بٌانات الرفوؾ وتستخدم هذه الشاشة فً تقسٌم أي مخزن إلى رفوؾ واشالؾ شاشة بٌانات األصناؾ:فً هذه الشاشة ٌتم إدراج الجزء ال انً من دلٌل المخازون وهاودلٌل األصناؾ ببٌاناتها المختلفة من رقم وأسم ووحدة قٌاس وربط كل صنؾ بمجموعت التً ٌنتمً إلٌها. شاشة مواقع األصناؾ (الرفوؾ) :تستخدم هذه الشاشة فً تحدٌد مواقع األصناؾ بحٌثٌكون كل صنؾ فً رؾ لتسهٌل الرجوع إلى القطع التً تخزن فٌها فً أي لحظة . شاشة تسعٌرة األصناؾٌ :تم هنا إدراج قٌم مستوٌات األساعار المختلفاة لكال صانؾ مانأصناؾ المخزون وذلح لؽرض استخدامها فً عملٌاة البٌاع فاً فااتورة المبٌعاات أو فاً عروض األسعار. شاشااة المخاازون االفتتاااحً :صااممت هااذه الشاشااة خصٌصااا إلدراج كمٌااات المخاازوناالفتتات (مخزون أول المدة) المتوفرة فً المخازن المختلفة للمنشأة. شاشة تكالٌؾ األصناؾ :وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال التكالٌؾ المعٌارٌاة لألصاناؾبؽرض تورٌد األصناؾ فً شاشة أوامر التورٌد بموجب تلح التكالٌؾ آلٌاً. شاشة ربط االصناؾ الملحقاتٌ :تم من خالل هذه الشاشة ربط االصناؾ التً تم تحدٌادانها ترتبط بالمحلقات فً شاشة بٌانات االصناؾ بلملحقات التً تخصها ٌدوٌا
مجموعة شاشات التيلٌل والتخطٌط المالً :ٌدٌر نظام االونكس عملٌة تنفٌذ التحلٌل والتخطٌط المالً من خالل مجموعة من الشاشات التالٌة والتً سوؾ نرتبها حسب تشابها فً العمل فً النظام بحٌث ٌستطٌع المدٌر المالً من تهٌمتها بشكل مناسب وتحدٌد البدٌل االنسب ل وسوؾ نشرت التنفٌذ الفعلً فً الشاشات فً الفصل الرابع تنفٌذ التحلٌل المالً تنفٌذ مراكز التكلفة :
لتنفٌذ نظام مراكز التكلفة ٌتم التعامل مع الشاشات التالٌ : شاشة أنواع مراكز التكلفةذكرنا فً ممٌزات النظام أن النظام متعدد المراكز بل باإلمكان إنشاء دلٌال كامال للهٌكال التنظٌماً للمراكز (األنشطة) المختلفة المكونة للمنشاة
شاشة مجموعة مراكز التكلفةمن خالل هذه الشاشة ممكن أن نقوم ب افة مجموعات لمراكز التكفة لؽرض تمكٌن المساتخدم مان استعرض تقارٌر متتوعة لمختلؾ المراكز حتى لوكانت فً مستوٌات مختلفة او فً شجرة مختلفة . شاشة مراكز التكلفة:من خالل هذه الشاشة سوؾ نقوم ب دخال دلٌل آخر ولكن لٌس دلٌل محاسبٌا وإنما دلٌل لمراكز التكلفة والتً قد تكون عبارة عن إدارات أو فروع أو مشارٌع التً تتكون منها المنشأة أو الفروع التابعة لها أو وٌمكن إدخال مراكز التكلفة فً إي أؼراض أخرب . تنفٌذ المشارٌع شاشة مجموعة المشارٌعمن خالل هذه الشاشة ممكن أن نقوم ب افة مجموعات لمجموعة المشارٌع لؽرض تمكٌن المستخدم من استعرض تقارٌر متتوعة لمختلؾ المشارٌع حتى لوكانت فً مستوٌات مختلفة او فً شجرة مختلفة .
األرصدة اإلفتتاحٌة :ومن خالل هذه الشاشة ٌتم تلح األرصدة اإلفتتاحٌة لبداٌة الفترة المحاسبٌة القادمة و التً تم ل أرصدة ختامٌة للفترة المحاسبٌة السابقة لها. مخطط المشترٌات اما هذه الشاشة فٌمكن فٌها و ع تقدٌرات للمشترٌات التً سوؾ تقوم بها المنساة من كل صنؾ خالل الفترة القادمة من السنة تفصٌلً وعلى مستوب ٌومً أو شهري أو سنوي وعلى مستوب المورد أو النوع أو المدٌنة او المركز أو الفروع وبالتالً ٌمكن ومن خالل النظام من الحصول على تقرٌر عن االنحرافات بٌن الشراء الفعلً و التقدٌري والذي ٌمكن بدورة من الرقابة على مشترٌات المنشاة وعملٌات الفروع وتحقٌق االهداؾ العامة للمبٌعات وللمنشاة وللتخزٌن المخطط الشهري لألصناؾ وتستخدم هاذه الشاشاة إلدخاال المخطاط الشاهري للمبٌعاات و التاً ٌتم فٌها تحدٌد األصناؾ والكمٌات المتوقع بٌعها فً المستقبل لٌقوم النظام بعمال مقارناة شاهرٌة بٌن المبٌعات المخططة والمبٌعات الفعلٌة.
.المخطط الشهري للعمالء وتستخدم فً تخطٌط المبٌعات حسب العمٌل
المخطااط الشااهري للعمااالء و االصااناؾ وتسااتخدم هااذه الشاشااة فااً تخطااٌط المبٌعااات الشااهرٌة حسب العمٌل و األصناؾ مخطط التيصٌل :وتستخدم هذه الشاشة فً تخطٌط عملٌة التحصٌل من العمالء وفً و ع أهداؾ تحصٌل شهري للمحصلٌن شاشات تصنٌف المدخالت شاشة مجموعات الحسابات تعتبر هذه الشاشة اختٌارٌة ٌمكن استخدامها لتقسٌم الدلٌل ،أو فً تجمٌع حساابات معٌناة فٌا فً مجموعات ،وذلح فً حالة عدم القدرة على تجمٌعها فً شاجرة الحساابات التاً ٌاتم إدخالهاا فً الدلٌل المحاسبً م ل تقسٌم الدلٌل حسب تقسٌم النظام المحاسبً الموحد للمساتوٌات المختلفاة (اإلجمالً ،العام ،المساعد ،التحلٌلً) أو تقسم الدلٌل لً حسابات حسب النشاط فً حالاة تناوع األنشطة فً المنشأة
تصنٌؾ الحسابات شاشة تصنٌؾ الحسابات عملها مشااب لعمال شاشاة مجموعاات الحساابات حٌاث ان مان ٌرٌااد تقسااٌم اخاار للحسااابات ٌختلااؾ عاان التقسااٌم الموجااود فااً مجموعااات الحسااابات فهً من الشاشات التً تظهر مخرجاتها بعد استخدامها فاً تقساٌم الادلٌل المحاسابً فاً تقارٌر األستاذ العام على شكل كشوفات حساب إجمالٌة أو تحلٌلٌة للتصنٌؾ.
مجموعات البنوح من خالل هذه الشاشة ممكن أن نقوم ب افة مجموعات البنوح لؽرض تمكٌن المستخدم من استعرض تقارٌر متنوعة لمختلؾ البنوح حتى لوكانت فً مستوٌات مختلفة او فً شجرة مختلفة . شاشة أنواع األصناؾ: وهذه الشاشة تستخدم فً ترمٌز أنواع األصناؾ من حٌث اإلستخدام أو التخزٌن وتحدٌاد ا ار كاال نااوع علااى كااال ماان نظااام المخااازن ونظااام األسااتاذ العااام (الحسااابات) ونظااامً المااوردٌن والعمالء. شاشاة المجموعاات الفرعٌاة :وتعتبار هاذه الشاشاة اختٌارٌا االساتخدام ولكان تفٌاد فاً إدخاال مستوب انً من تقسٌم المجموعات المخزنٌة بعد التقسٌم األول الذي ٌتم إدخال فً شاشة بٌانات المجموعات شاشة المجموعاات تحات الفرعٌاة وتعتبار هاذه الشاشاة أختٌارٌاة االساتخدام وتفٌاد فاً إدخاال مسااتوب الااث ماان تقسااٌم المجموعااات المخزنٌااة بعااد التقسااٌم ال ااانً الااذي ٌااتم إدخالااة فااً شاشااة المجموعات الفرعٌة شاشااة المجموعااة المساااعدة و شاشااة المجموعااة التفصااٌلٌة :تعتباار هااذه الشاشااات اختٌارٌااة االسااتخدام وتفٌاادان فااً ادخااال المسااتوب الرابااع و الخااامس ماان تقسااٌمات المخاازون بعااد التقسااٌم الخاص بالشاشة السابقة.
شاشااة مجموعااة المتما لااة وتسااتخدم هااذه الشاشااة فااً إدخااال مجموعااة الباادامل أو مجموعااة األصناؾ المتما لة و التً ٌعتبر كل صنؾ فٌها بدٌل لألخر.
شاشة أنواع الموردٌن :حٌث تقوم المنشاأة بتصانٌؾ الماوردٌن إلاى أناواع مختلفاة ،كال ناوع ٌحتوب على فمة أو مجموعة من الموردٌن ،ومن هذه الشاشة ٌتم إدراج هذه األنواع ،وهاى شاشة اختٌارٌ تظهر مدخالتها فً شاشة بٌانات الموردٌن ،وعند إدراج مورد ما ٌتم تحدٌاد المجموعة التً ٌنتمً إلٌها هذا المورد كما أدخلت فً هذه الشاشة.
دراجات الموردٌن :وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال درجات الموردٌن م ال ماوردٌن درجاة اولى موردٌن درجة انٌة أو أؼٌرها من التقسٌمات . شاشة أنواع العمالء:
ومنها ٌتم تصنٌؾ العمالء إلى فمات متعددة وحسب رؼبة المستخدم فاً عملٌاة
التصنٌؾ. شاشة درجات العمالء:
وٌقصد بدرجة العماالء تقساٌم العماالء حساب درجاات معٌناة ٌرهاا المساتخدم
مناسبة ل . بٌانات بطامق االمتمان شاشة أنواع الفٌزا :وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال بٌانات الفٌزا التاً ٌاتم التعامال بهاا وقبولهاا عناد التعامل مع فواتٌر المبٌعات.
شاشات تصنٌؾ العملٌات هذه التصنٌؾ ٌمكننا من تقسٌم العملٌات فً النظام إلى أك ر من نوع حسب أي إعتبار ، بحٌث نقوم بتصنٌؾ العملٌات إلى أنواع متعددة حسب الحاجة فً إستخراج التقارٌر حٌث ٌقوم النظام بعرض هذه األنواع التً نقوم ب افتها فً هذه الشاشات عند إستخدامنا لشاشة العملٌة المقابلة بحٌث نقوم ب دخال نوع األمر الذي نقوم بأ افتة من خالل إختٌار أحد األنواع الم افة فً الشاشات التالٌ :
شاشة أنواع الو امق وفً هذه الشاشة ٌمكن أن نقوم بتصنٌؾ القٌود إلى أناواع مختلفاة م ال (قٌاد تساوٌات بنكٌاة ، قٌد تسوٌات العهد ،قٌاد تساوٌات جردٌا ،قٌاد اساتحقاق..الخ) وذلاح ب عطااء كال ناوع مان هاذه األنواع رقم خاص ب ،وتسلسل مستقل إذا رؼب المستخدم فً ذلح. انواع القبض والصرؾ هذة الشاشة الؽرض منها ترمٌز انواع لسندات القبض او سندات الصرؾ او اال نٌن معا فباالمكان ان تسجل االنواع بحسب بنود المصروفات او بنود المقبو ات المتشابهة او بحسب الفروع او المراكز او المشارٌع او الفترات ...الخ مع امكانٌة تخصٌص بعض االنواع لسندات الصرؾ واخرب للقبض او للصرؾ والقبض معا.
شاشة أنواع ال مان وتساااااتخدم هاااااذه الشاشاااااة فاااااً إدخاااااال أناااااواع ال ااااامان م ااااال نهامً..............الخ.
ااااامان إبتااااادامً صااااامان
انواع االشعارات تستخدم هذه الشاشة لترمٌز انواع االشعارات وربطها باالشعارات المدٌنة او االشعارات الدامنة وٌمكن ترمٌز انواع االشعارات بحسب طبٌعة االشعار او المركز او الفرع او المشروع او الحساب ..الخ وتستخدم انواع االشعارات الدامنة فً شاشة االشعارات الدامنة وانواع االشعارات المدٌنة فً شاشة االشعارات المدٌنة
شاشة انواع (التورٌد – الصرؾ –التحوٌل المخزنً –انواع الطلبات ) وهذة الشاشات مخصصة ل تقسٌم الو امق السابقة إلى أناواع حساب رؼباة المساتخدم مفٌادة فاً التقارٌر مع إمكانٌة و ع تسلسل رقمً مستقل لكل نوع .
أنواع طلبات الشراء وتستخدم هذه الشاشة فً تقسٌم طلباات الشاراء إلاى اناواع حساب رؼباة المستخدم والتقارٌر التً ٌرٌد الحصول علٌها أنواع أوامر الشراء :وهذه الشاشة اٌ ا تستخدم فاً تقساٌم أوامار الشاراء إلاى اناواع حساب رؼبة المستخدم فً ذلح
شاشة بٌانات الدول: وتسااتخدم هااذه الشاشااة فااً إدخااال بٌانااات الااد ول التااً ٌااتم البٌااع فٌهااا وذلااح فااً حالااة البٌااع علااى مستوب الدول وتفٌد هذه البٌانات عند إدخال بٌانات المدن (المحافظة )
بٌانات المحافظات تستخدم هذه الشاشة فً إدخال بٌانات المحافظات التً ٌتم التعامل معها و البٌع فٌها وٌقوم النظام ب صدار تقرٌر بالمبٌعات حسب المحافظة وترتبط هذه الشاشة مع بٌانات الدول بحٌث ٌتم تصنٌؾ الدولة إلى محافظات بٌع وتفٌد هذة البٌانات عند اخال بٌانات المدن لربط العمالء بالمدن فً شاشة بٌانات العمالء .
شاشة بٌانات المدن: تستخدم هذه الشاشة فً إدخال بٌانات المدن التً ٌتم التعامل معها و البٌع فٌها وٌقاوم النظاام ب صادار تقرٌار بالمبٌعاات حسب المدٌنة وترتبط هذه الشاشة مع بٌانات المناطق بحٌاث ٌاتم تصانٌؾ المادن إلاى منااطق بٌاع ام ٌاتم رباط العماالء بالمناطق فً شاشة بٌانات العمالء.
شاشة بٌانات المناطق: شاشة بٌانات المناطق ،التً من خاللها سوؾ نقوم ب دراج الهٌكل التنظٌمً للمناطق التً توزع فٌها ب امع ومنتجات المنشأة
األصناؾ المطلوباة :وفٌها ٌتم إ افة األصناؾ الجدٌدة المطلوبة والتً لم ٌتم التعامل معها مان قبل ولٌست من من أصناؾ الشركة ولكن ٌالحظ وجود طلب علٌها من قبل العمالء. بٌانات التورٌد :وتستخدم هذه الشاشة فً ربط كل صنؾ بمورد واألسعار المعتمدة مان قبال ذلاح المورد لهذا الصنؾ ،وٌستفاد من هذه المدخالت فً العملٌات المختلفة لنظام الموردٌن وبالتاالً المخرجات المختلفة الناتجة عن هذه العملٌات. بٌانات المحصلٌنٌ :تم من خالل هذه الشاشة إدراج المحصلٌن الاذٌن ٌقوماون بتحصاٌل المباالػ من العمالء. بٌانات المنادوبٌن :فاً هاذه الشاشاة ٌاتم إدراج وتهٌماة كال البٌاناات المتعلقاة باالموزعٌن الاذٌن تولٌهم المنشأة مهام توزٌع الب اعة والمنتجات على العمالء. شاشة أعباء المبٌعات :ومان خاالل هاذه الشاشاة ٌاتم إ اافة أي أعبااء ممكان إن ت ااؾ علاى الفاتورة م ل شحن الب اعة. ترمٌز عمولة العمالء وتسخدم هذه الشاشة فً إدخال أنواع عموالت المبٌعات التً تصدر عن المنشاة سوب كانت عمولة مندوبٌن أو عموالت أخرب
-
مجموعة شاشات تنفٌذ نظام المرجعة والمراقبة والمتابعة :
شاشة ترجمة النصوص تستخدم هذه الشاشة فً تؽٌٌر بعض بعض المصطلحات المستخدمة فً النظام والتًٌمكن التؽٌٌر فٌها وال تو ر فً وجهات النظام وشاشات والتً ٌرؼب دامما المستخدمٌن فً تؽٌٌرها وتظهر هذه المصطلحات باللؽة العربٌة
بٌانات اإلدارات وتسخدم هذة الشاشة لترمٌز اإلدارات التً سوؾ ٌتم إستخدامها فً بٌانات الموظفٌن ،لتقسٌم الموظفٌن على اإلدارات المنتمً الٌها . بٌانات الموظفٌن فً هذة الشاشة ٌتم ادخل بٌانات الموظفٌن (رقم -اسم -ادارة -عنوان ...الخ) وٌتم الربط مع رقم الموظؾ فً شاشات اخرب م ل شاشة العهد المخزنٌة .
شاشة صالحٌات المستخدمٌن: تقوم هذه الشاشة بعملٌاة الاتحكم الكاملاة بماا ٌنبؽاً لكال مساتخدم القٌاام با فاً النظاام وماا ال ٌنبؽااً عمل ا وبااذلح ٌمكننااا أن نقااول أن هااذه الشاشااة تقااوم بعملٌااة الرقابااة التااً تساابق العملٌااات المحاسبٌة.
شاشة صالحٌة الحسابات: من خاالل هاذه الشاشاة ٌمكناح الاتحكم فاً تعامال المساتخدم ماع الحساابات بؽاض النظار عان الصالحٌة المتاحة ل فً الشاشات. صالحٌات حسابات العمالء من خالل هذه الشاشة ٌمكنح التحكم فً تعامل المستخدم مع العمالء بؽض النظر عن الصالحٌة المتاحة ل فً الشاشات شاشة صالحٌات حسابات الموردٌن من خالل هذه الشاشاة ٌمكناح الاتحكم فاً تعامال المساتخدم ماع الماوردٌن بؽاض النظار عان الصالحٌة المتاحة ل فً الشاشات.
شاشة صالحٌات العملٌات: م ن خالل هذه الشاشة ٌمكن التحكم فً الخٌاارات المتعاددة المتاحاة فاً المبٌعاات بحٌاث نقاوم بمنح الصالحٌات على حسب االختصاص والمسؤولٌات فً المبٌعات.
.
انٌا نظام األوامر ال ابتة واختصارات النظام وطرٌقة التعامل مع الشاشات األوامر هً االزرار التً ٌنفذها المستخدم فً الكمبٌوتر لؽرض القٌام بتنفٌاذ إجاراء اوعملٌاة ماا فً النظام وتنقسم األوامر ال ابتة الى قسمٌن مختلفٌن هما:
القسم ال انً الرموز واإلختصارات: ماان المتعااارؾ علٌااة أن الباادٌل للماااوس فااً تنفٌااذ األواماار المختلفااة التااً ٌتلقاهااا النظااام م ان المستخدم هً لوحة المفاتٌح ،وٌف ل الك ٌر من المستخدمٌن التعامل مع الكمبٌاوتر مان خاللهاا نظرا لسرعة اإلنجاز عند إستخدامها ،وسهولة التعامل بها. لذلح فقد قدم األونكس برو الشامل لمستخدمٌ هذه المٌزة كمٌزة هامة من مٌزاتا التاً ٌتمٌاز بها ،وقد خصص النظام مفاتٌح معٌنة فً لوحة المفاتٌح ألداء هذه المهمة. ولتسهٌل التعامل مع لوحة المفاتٌح ،وتو ٌح اإلختصارات المختلفة للنظام ٌ ،مكان الادخول إلى قاممة عرض األوامر واإلختصارات التً تستخدم فً كل شاشة من شاشات النظام ،وحسب الموقع الذي تستدعى فٌ وذلح بتنفٌذ األمر ( )Ctrl+F1ومن خالل ذلاح ٌقاوم النظاام ب ظهاار هاذه القاممة كما فً الشكل التالً:
والشااكل السااابق ٌو ااح العملٌااة المااراد تنفٌااذها واألماار المسااتخدم لتلااح العملٌااة ،وفٌمااا ٌلااً تو ٌحا موجزا لكل عملٌة واالختصار الخاص بها وذلح فً أؼلب شاشات النظام:
الحفااظ : Acceptللقٌااام بحفااظ البٌانااات و المسااتندات نسااتخدم األماار ( )f10بعااد أن نكون قد انتهٌنا مان إدراج كال بٌاناات هاذا المساتند أو أي بٌاناات فاً أي شاشاة نرٌاد حفظ البٌانات من خاللها . خروج : Cancelللخروج من قامماة العارض أو أي قامماة لعارض أي بٌاناات نقاوم بتنفٌذ األمر(.)Esc ياذف البٌاناات Clear Field Itemلمساح أو حاذؾ بٌاناات فاً حقال معاٌن م ال حذؾ اسم المستفٌد فً حقل (بٌان الصندوق/البنح) فً سند القبض ونرٌد إلؽاء ماا تام كتابت فً ذلح الحقل لكتابة بٌان آخر نستخدم األمر (.)Ctrl +u اضااافة : Createإل ااافة بٌانااات جدٌاادة أو مسااتند جدٌااد فااً أي شاشااة ماان شاشااات الدورة المستندٌة للنظام نستخدم األمر (.)F6 يذف كلمات : Delete Backwardلحاذؾ كلماة أو جازء مان كلماة بعاد إ اافتها فً أي حقل من النظام نستخدم األمر (.)Back Space ناوع الخطاأ : Display Errorلمعرفاة ناوع الخطاأ فاً حالاة حصاول أخطااء فاً النظام فنٌا نقوم ب ستخدام األمر ()Shift+F1 نسخ اليقل الى Duplicate Itemلنسخ البٌانات الم افة فً أي حقل إلى أي حقل آخار نقااوم ب سااتخدام األماار ( )F3م ال نسااخ البٌااان فااً الصااؾ األول ماان شاشااة قٌااد الٌومٌة م ال إلى البٌان فً الصؾ ال انً من القٌد . نسخ سجل : Duplicate Recordنستخدم األمر ( )F4لتكارار حسااب فاً صاؾ من صفوؾ المستندات والقٌود نقوم بتنفٌذ األمر ( )F4عندما ٌكون المؤشر فاً بداٌاة السااجل (رقاام الحساااب م ا ال ) وبااذلح سااوؾ ٌقااوم النظااام بتكاارار الحساااب وبٌانات ا المختلفة فً السجل المحدد. تعدٌل تيرٌر : Editللتعدٌل فً بٌاناات مساتند ماا أو بٌاناات أي شاشاة مان شاشاات النظام نقوم ب ستخدام األمر (.)Ctrl + E ياااذف : Deleteلحاااذؾ بٌاناااات مساااتند بالكامااال بعاااد أن ٌاااتم حفظااا نقاااوم بتنفٌاااذ األمر(.)F6 + Shift بيث :Searchللبحث عن الساندات والبٌاناات المختلفاة نساتخدم األمار( )F7إلخفااء البٌانات من الشاشة م تحدٌد جزء من البٌانات التً ٌتم البحث عنها .
االسترجاع Excute Queryلعرض البٌانات المراد البحث عنها علاى الشاشاة بعاد تنفٌذ األمر ( )F7وكتابة جزء من هذا البٌانات م ل جزء من اسم الحساب أو رقما ، نقوم ب ستخدام األمر ( )F8لعرض البٌانات على الشاشة . طباعة printلطباعة مستند معٌن أو تقرٌر معٌن نقوم بتنفٌذ األمر(.)Shift + F8 F9 تستخدم فً عملٌة اإلستعراض للبٌانات. Enter أو Tabتستخدم فً التنقل من حقل الى اخر . Shift + Tab تستخدم فً العودة من حقل معٌن الى الحقل السابق. ومن خالل هذه األوامر ٌتم العمل على النظام وإ افة البٌانات المختلفة والتحكم بهاا وساوؾ نقوم بتنفٌذ هذه األوامر للدخول إلى النظام. ماليظة ( ) 1ان هذه األوامر كلها (اضافة ،تعدٌل ،يذف ،عرض ،بيث) ال ٌمكن أن نقوم بها اذا كانت ال توجد لدٌنا صاليٌة بها من المستخدم األول (مدٌر النظام) الذي ٌعتبر له الصاليٌة المطلقة على النظام.
كما ٌوجد فً النظام أوامر اخر وهً: تحدٌث الشجرة ٌ :قوم بتحدٌث بٌانات الشجرة بأخر حسابات تم إدخالها فً الدلٌل. فح بٌانات الشجرة :وٌقوم بتو ٌح كافة بٌانات شجرة الدلٌل المحاسبً تجمٌع الشجرة :وٌقوم بتجمٌع كل بٌانات الشجرة حتى التظهر للمستخدم سوب بٌانات الحسابات الرمٌسٌة
هناح أوامر إ افٌة متوفرة فً فً النظام اخرب م ال فً شاشة بٌانات االصناؾ توجد االوامر التالٌة:
االمر شجرة األصناؾ ٌظهر شجرة األصناؾ التً تم ترتٌب االصناؾ فٌها تسعٌرة األصناؾ تفتح شاشة التسعٌرة من أجل تسعٌر الصنؾ بسعر البٌع المخزون االفتتاحً من أجل إدخال الرصٌد االفتتاحً للصنؾ استٌراد تقرٌار مان اكسالٌ :عمال هاذا عناد النقار علٌاة علاى اظهاار شاشاة ا اافٌة كماا فاًالشكل التالً :
وتستخدم لسحب البٌانات من ملؾ اكسل وفق الخطوات التالٌة ترتٌب بٌانات األصناؾ فً اعمادة ملاؾ األكسال وفاق طرٌقاة معٌناة كماا هاو ظهاار فاًالمستطٌل (صٌؽة الملؾ) الظاهر فً الشكل السابق بشارط تارح الساطر األول فاً ملاؾ االكسل بدون بٌانات نرٌد سحبها الن النظام سوؾ ٌبدءا قرام الملؾ من السطر ال انً. م ومن خالل هذه الشاشة ٌتم تحدٌاد مساار ملاؾ األكسال مان خاالل حقال مساار برناامممل ا ؾ األكساال وبمجاارد تحدٌااده ٌقااوم النظااام مباشاارة بسااحب كافااة البٌانااات المدخلااة فااً اإلكسٌل إلى داخل الشاشة مبدمٌا وبعد الحفظ ٌتم إدخالها فً النظام بشكل نهامً مالحظة ٌ :جب ان ٌكون مسار برنامم االكسٌل فً شاشة المتؽٌرات العامة قد تم تحدٌده قبل البدء فً الخطوات السابقة وإال سوؾ ٌرفض النظام عملٌة السحب
تنفٌذاالنشطة والفروع ٌتم تنفٌذ االنشطة والفروع فً التهٌمة العامة للنظام على خطوتٌن هما :
ادخال بٌانات الشركة (النشاط) ادخال بٌانات الفروع التابعة للنشاط -تهٌمة الحسابات والمخازن وفق لنظام الفروع :
ادخال الشركات من خالل هذه الشاشة ٌمكننا ادخال البٌانات الخاصة بالشاركة (النشااط) مان اسام وعناوان ورقام تلفون وشعار
كما ٌمكننا التعدٌل فً جمٌع البٌانات الخاصة بالشركة ماعدا رقم الشركة كما ٌمكننا تحدٌد شعار الشركة .
ادخال الفروع
فً شاشة بٌانات الفروع والتً تظهر كما فً الشكل التالً بعد ا افة فرع المركز الرمٌسً:
المرحلة ال ال تنفٌذ النظام بطرٌقة الفروع فً باقً شاشات التهٌمة وتشمل هذه المرحلة ال ة أنواع من التهٌمة تم ترتٌبها وفق طرٌقة تنفٌذ نظام االونكس فً منشاة فروع هً:
-تهٌئة للمدخالت العامة للمنشاة :تهدؾ هذه المرحلة من التهٌمة للعملعلى تجمٌع البٌانات من كافة الفروع بشكل آلً فً مستوٌات معٌنة من التقارٌر بالتالً الحصول تقارٌر تجمٌعٌة لكافة الفروع او بع ها ونجد ذلح من خالل إدخال الحسابات الرمٌسٌة الموحدة فً الدلٌل المحاسبً وإدخال المجموعات المخزنٌة الرمٌسٌة وإدخال بٌانات االصناؾ تهٌئة خاصاة بكال فارع علاى يادة :تهادؾ هاذه المرحلاة مان التهٌماة للعمالعلى استقاللٌة الفروع فً مدخالتها وعملٌات ومخرجاتهاا بادون تعاارض ماع الفروع األخرب مع امكانٌة التوسع فً ادخال بٌانات جدٌدة خاصاة بكال فارع على حدة فً اي وقت من العمل على النظام تهٌئة خاصة بالمستخدمٌن العاملٌن على النظام :تعتبر هذه المرحلة اهممرحلة وٌتم فً هذا المرحلة ربط المستخدمٌن التابعٌن للفروع بالتهٌمات التً
تمت كل مستخدم بالتهٌمة الخاصة بفرعة وبالتالً حصر عملٌات التً سوؾ ٌعملها ببٌانات فرعة فقط وٌمكن اٌ ات اهم الشاشات المتا رة بتنفٌذ نظام الفروع كما فً الشكل التالً وفق ترتٌب العمل بالشاشات المتؽٌرات العامة
تنفٌذ نظام الفترة وتجهٌز التقارٌر الختامٌة المتؽٌرات المرتبطة بهذا النظام: طرٌقة اقفال االربات والخسامرٌ:مكن من خالل هذا المتؽٌر تحدٌد متى نرٌد اقفال االربات والخسامر اما بشكل شهري أو بشكل سنوي
اقفال فروق العملة ٌ:سمح هذا المتؽٌر بتحدٌد طرٌقة اقفال فروق العملة اما بشكل ٌومً أو بشكل شهري
تنفٌذ فترات النظام وتظهر شاشة إعداد فترات النظام بالشكل التالً:
و من خالل الشكل السابق نقوم بتحدٌاد السانة المالٌاة (الفتارة المحاسابٌة) للمنشاأة وذلاح ب الفترات كما ٌلً:
اافة هاذه
فً حالة اختٌار فترات ؼٌر شهرٌة (فترات المستخدم): مان مروناة النظاام انا ٌمكان مان اختٌاار الفتاارات المكوناة للسانة المالٌاة حساب رؼباة المنشاأة كااأن تكون شهرٌة أو ربع سنوٌة أو نصؾ سنوٌة أو خالفة وتتم عملٌة اإل افة لهذه الفترات كما ٌلً: عدد فترات النظاام :فاً الحقال عادد الفتارات نقاوم بتحدٌاد الفتارات التاً نرؼاب ب فترات وٌعتبر العدد 12فترة هو األك ر استخداما.
اافتها ولاٌكن ()4
أنواع فترات النظاام :مان خاالل الصاندوق ( )Combo Boxأناواع فتارات النظاام نختاار الخٌاار(فترات المستخدم) التً ٌتم اختٌارها عند استخدام فترات أخرب ؼٌر الفترات الشهرٌة. ٌقااوم النظااام بفااتح حقااول جدٌاادة للفتاارات تساااوب عاادد الفتاارات المحااددة فااً الحقاال السااابق (عاادد الفترات) ،وقرٌن كل رقم فترة ٌوجد حقلٌن هما (من تارٌخ) (إلى تارٌخ ) الظاهر بالشكل التالً:
تحدٌد بداٌة ونهاٌة الفترة :نقوم بتحدٌد بداٌة ونهاٌة كل فترة من الفترات األربع حسب رؼبة المستخدم مع العلم بأنة ٌمكن أن ٌتم تحدٌد الفترات ابتداء من أي ٌوم بالشهر وال ٌشترط أول ٌوم بالشهر وكذلح نهاٌة الفترة. فااً يالااة اختٌااار فتاارات شااهرٌة :الساانة المالٌااة التااً تحصاال فااً نهاٌتهااا المنشااأة علااى تقااارٌر األربات والخسامر و المركز المالً ؼالبا ماا تتكاون مان 12شاهر فاً أؼلاب المنشاتت و قاد تكاون اقل 12شهر فً بعض الحاالت م ل بداٌة عمل المنشأة أو نهاٌتها(تصفٌتها) وقاد تارح لاح النظاام عزٌزي المستخدم حرٌة تحدٌد عدد الفترات الشهرٌة التاً تورٌاد بحٌاث تكاون سانة كاملاة أو أقال من سنة وتتم عملٌة اإل افة للفترات الشهرٌة فً الشاشة ب تباع الخطوات التالٌة: عدد فترات النظامٌ :ظهر المؤشر فً حقل عدد الفترات وذلح لتحدٌد الفترات التً تتكاون منهاا السانة المالٌة ولٌكن م ال عدد الفترات ( )12شهر . أنواع فترات النظام :ننتقل إلى الصندوق ( )Combo Boxأنواع فترات النظام ،ونختار فً هاذه الحالاة (فترات شهرٌة) عندها وبمجرد االنتقال إلى ما بعده ٌقوم النظام بفتح أربعاة حقاول جدٌادة تم ال بداٌاة الفترة (شهر وسن ) وكذلح نهاٌتها . تحدٌد بداٌة ونهاٌة الفترةٌ :تم تحدٌد بداٌة السنة المالٌة ونهاٌتها بالشهر والسنة بالشكل:
وبذلح فان النظام لن ٌسمح بتعدٌل هذه الفترة بعد إدخال أي بٌانات كما ان لن ٌسمح ب أي عملٌات خارج نطاق هذه الفترة أٌ ا .
تنفٌذ أنواع الحسابات
افة
مان خااالل هااذه الشاشااة ٌاات م التمٌٌااز بااٌن نااوعٌن ماان الحسااابات الرمٌسااً و الفرعااً التااً ٌااتم استخدامها فً الدلٌل المحاسبً:
وتحتوي الشاشة السابقة على حقلاٌن األول مخصاص لارقم ناوع الحسااب واآلخار السام ناوع الحساب وٌتم إدراجها فً الشاشة كما ٌلً: وذلاح لكتاباة رقام أول ناوع مان أناواع 1رقم النوعٌ :ظهر المؤشار فاً الحقال الحسابات م ل الارقم ( )1أو أي رقام آخار مان الارقم ( 1وحتاى الارقم )99999كال رقام ٌعتبار كرمز لنوع من أنواع الحسابات. 2اسم نوع الحساب :بعد تحدٌد رقم النوع ولٌكن الرقم ( )1نقوم باالنتقال إلى الحقل (اسم الحساب) باستخدام األمر ( ) Enterونقوم بكتابة اسام أول ناوع مان األناواع ولاٌكن (رمٌساً) ما ال ،ماع العلم ان باإلمكان تسمٌة أناواع الحساابات حساب رؼباة المساتخدم فاً التسامٌة ،كاأن ٌسامٌها بتسمٌة النظام المحاسبً الموحد لمساتوٌات الادلٌل (اإلجماالً ،العاام ..الاخ ) ماع التمٌٌاز باٌن الحسابان اللذان و حنا هما مسبقا من حٌث التأ ر بالعملٌات المالٌة. وذلاح فاً حالاة إ اافة ٌ 3تأ ر بالعملٌات المالٌاةٌ :اتم التأشاٌر ( )Chq Boxعلاى النوع الذي نرٌده أن ٌتأ ر بالعملٌات المالٌة (الفرعً أو التحلٌلً) ،وذلاح بو اع إشاارة () وبذلح سوؾ ٌعتمد النظام هاذا الناوع كناوع ٌاتم بحٌث ٌصبح بالشكل التالً تحدٌده عند إدراج الحسابات فً الدلٌل المحاسبً لكال الحساابات التاً ساوؾ تتاأ ر بالعملٌاات المالٌة وهً الحسابات التحلٌلٌة الموجودة فً المستوب األخٌر فً الدلٌل المحاسبً. طرق البيث و االستعرض التً سوف نذكرها ٌمكن تطبٌقها فً جمٌع شاشات النظام) مثال استعراض أنواع اليسابات فً شاشة انواع اليسابات: الاذي لالستعراض أو لالستعالم عن أناواع الحساابات ممكان أن نقاوم بتنفٌاذ األمار بواسطت تظهر قاممة بأنواع الحسابات بالشكل المقابل وممكن إنزال بٌانات أي نوع إلى الشاشاة كما ٌلً: عن طرٌق رقم نوع اليسااب :وذلاح بكتاباة رقام ناوع الحسااب فاً الحقال ()Find المو ح فً الشكل التالً:
بمجرد ظهور هذه القاممة عندها سٌبقى رقم ذلاح الناوع فقاط علاى هاذه القامماة وبتنفٌاذ األمار ( )Enterأو ال ؽط على زر ( )OKسوؾ ٌقوم النظام ب نزال بٌانات إلى الشاشة. 1عن طرٌق اسم النوع :وذلاح بكتاباة جازء مان اسام الناوع فاً الحقال ) (Findبعاد عالماة % كجزء من كلمة ( فرعاً ) وباساتخدام ( )Enterساوؾ ٌظهار وذلح بالصورة النوع فرعً فقط على القاممة وإلنزال البٌانات إلاى الشاشاة نقاوم بتنفٌاذ األمار ( )Enterمارة انٌة أو ( )OKعندها سٌقوم النظام ب نزال البٌانات إلى الشاشة. انجذث ػٍ إَٔاع انذغبثبد: ممكن أن نقوم بالبحاث عان أناواع الحساابات عان طرٌاق ال اؽط علاى األمار بحاث الذي بواسطت ممكن أن نقوم بالبحث عن أنواع الحسابات بطرٌقتٌن مختلفتٌن هما: صوٌ مزبثوخ سقوٌ اىْو٘ع صوٌ (ثذوش) ػٍ غشٚك سلى انُٕعٗ :رىل ثزْ ٞز األٍش (ثذوش) ٍشح صبّٞخ ػْذ رىل ع٘ن ٝقً٘ اىْظبً ثإظٖبس ّ٘ع اىذغبة ٍجب شح ػي ٚاىشب خ . وم ال ذلح :بحث م كتابة رقم النوع ولٌكن ( )2م بحث مرة أخرب سوؾ ٌظهر النوع رقام ()2على الشاشة مباشرة. مارتٌن متتاالٌتٌن ام كما ٌمكن أن نقوم بالبحث عن كل أنواع الحسابات بتنفٌاذ األمار الااذي ماان خاللا نقااوم باالنتقااال ماان أول التنقاال بااٌن السااجالت (األنااواع) بواسااطة األماار سجل (أول نوع) وحتى آخر سجل (آخر نوع) أو العكس . البيااث عاان نااوع اليساااب عاان طرٌااق االساام :نقااوم بالبحااث عاان نااوع معااٌن ماان أنااواع الحسابات عن طرٌق اسم الحساب بطرٌقتٌن: 1البيث عن نوع اليساب عن طرٌق بداٌة االسم :وتتم هذه الطرٌقة بتنفٌذ األمر بحث م كتابة جزء من بداٌة االسم م ل (فر) كجزء من كلمة (فرعً) م %م تنفٌذ األمر بحث مارة انٌاة عند ذلح سٌقوم النظام ب ظهار الحساب المذكور على الشاشة.
2البيث عن نوع اليساب عن طرٌق جزء من االسم :وتتم هذه الطرٌقة بتنفٌاذ األمار بحاث ام ام بحاث كتابة %م الجزء األخٌر من االسم(عً) كما هو ظااهر بالصاورة مرة انٌة. وهكذ ا ٌمكن البحث عن أي اسم مهما كان تكوٌن كلمة أو أك ر بحٌث ٌسابق األحارؾ الماراد البحث عن نوع الحساب عن طرٌقها عالمة % مع مالحظاة أن البحاث عان ناوع حسااب عان طرٌاق جازء مان اسام ٌستحسان بالبحاث عان األحرؾ النادرة فٌ التً ال تتكرر فً ؼٌره من األنواع. التعدٌل والحذؾ فً هذه الشاشة : ٌمكاان القٌااام بعملٌااة التعاادٌل الساام نااوع ماان أنااواع الحسااابات فااً أي وقاات وذلااح باستعرا ا علااى الشاشة كما و حنا سابقا م تنفٌذ األمر تعدٌل وبعد ذلح القٌام بعملٌة التعادٌل السام الناوع ام حفاظ العملٌة بتنفٌذ األمر حفظ. أما عمٌلة الحذؾ للنوع ال ٌمكن أن تتم إذا تم استخدام هذا النوع فً الدلٌل المحاسبً.
تنفٌذ أنواع تقارٌر الحسابات (تجهٌز التقارٌر الختامٌة) تظهر شاشة أنواع التقارٌر بالشكل التالً:
وكما هو مالحظ ف ن الشاشة تحتوي على الحقول التالٌة : 1الرقم :رمز أو رقم افترا ً للتقرٌر (القاممة) وٌكون هذا الرقم م ل 1أو ...2إلخ. 2اساام التقرٌاار :وٌاادرج فااً هااذا الحقاال اساام التقرٌاار المااراد ظهااوره فااً الاادلٌل المحاساابً م اال ( األربات أو الخسامر والمٌزانٌة العمومٌة ).
تنفٌذ تهٌمة العمالت ) تظهر هذه الشاشة بالشكل التالً:
اما طرٌفة اإل افة للعمالت فً الشاشة فتتم من خالل عدة حقول كما ٌلً: 1رقم العملة :وٌظهر بشكل آلً ترقٌم العمالت فً النظام حسب اإلدخال. 2اسم العملة :وٌكتب فٌها اسم العملة التً نرٌد إ افتها إلى النظام بالحروؾ فم الً نكتابة اسم العملة (لاير ٌمنً) بدون (الـ) التعرٌفٌة وٌظهر أسم العملة فً الشاشاات التاً ٌتم فٌها كتابة األرقام مفقطة بلحروؾ وهً شاشات طباعة المساتندات فما الً عناد طباعاة ساند قبض بمبلػ عشرٌن الاؾ ٌاتم كتاباة عباارة اساتلمت مبلاػ وقادرة (عشارٌن ألاؾ )لاير ٌمناى فقاط كشرت لعملٌة قبض عشرٌن ألؾ لاير ٌمنى . 3االسم االجنبً :وٌكتب بة اسم العملة باللؽة االنجلٌزٌة
4رمز العملة :وٌعتبر من أهم مدخالت هذه الشاشة حٌث ٌدرج فٌ رمز العملاة وٌجاب أن ٌكاون هذا الرماز رماز وا اح ومعاروؾ م ال ( )Y.Rكرماز للالاير الٌمناً أو( )$كرماز للادوالر أمرٌكاً ..لخ. 5الفكااة :وٌقصااد بهااا الوحاادة الصااؽرب للعملااة التااً ٌااتم إ ااافتها إلااى الشاشااة م اال (فلااس) للاالاير الٌمنً (سنت) للدوالر األمرٌكً...الخ. 6االسم االجنبً :اي إسم الفكة باللؽة االنجلٌزٌة. 7العملة المحلٌة :ونقوم بالتأشٌر علٌة فً حالة انة نقوم ب افة العملة الرمٌسٌة للمنشاة التً تقاٌم بها عملٌاتهاا المختلفاة م ال قٌاود الٌومٌاة والتقاارٌر الختامٌاة مان مٌازان مراجعاة وأرباات و خساامر ومٌزانٌة عمومٌة ،وال ٌمكن إ افة أك ر من عملة محلٌة فً نفس الفرع من فروع النظام 3العملة األجنبٌة :ونقوم بالتأشٌر علٌة فً حالة انة نقوم ب افة العمالت التً تساتخدم كعماالت مرافقة للعملة المحلٌة ،وٌمكن إ افة أك رمن ( )99عملة أجنبٌة فً الفرع الواحد من فروع النظاام وذلح الستخدامها فً القٌد والتسجٌل للعملٌات المالٌة المختلفة للمنشأة. 9عملة المخزون :وتستخدم هذا الخٌار فً تحدٌد العملة التً تستخدمها المنشأة فً تقٌٌم مخزونها ،وفً معرفة تكلفة المخزون وٌمكن إستخدام أي عملة فً تقٌٌم المخزون بؽاض النظار عان العملاة الرمٌسٌة للمنشأة (العملة المحلٌ ) ،التً تستخدمها المنشأة فً تقٌاٌم العملٌاات المالٌاة فاً الحساابات (األستاذ العام) وال ٌمكن تعدٌل هذه العملة بعد إدراج البٌانات فً شاشات نظام المخازن . 10سعر التحوٌلٌ :ظهر هذا الحقل فاً حالاة تحدٌاد الخٌاار عملاة أجنبٌاة فقاط وذلاح لتحدٌاد ساعر صرؾ هذه العملة بما ٌقابلها من العملة المحلٌة للمنشاة ،مع العلم أن هذا السعر ٌمكن أن ٌعدل فاً أي وقت ،كما ٌمكان تعدٌلا نهاٌاة كال شاهر قبال عملٌاة اإلقفاال الشاهري لؽارض التقٌاٌم لألرصادة المختلفة للحسابات التً بالعملة األجنبٌة كما هو معروؾ محاسبٌا . كما أن هذا السعر ٌظهر فً المستندات والو امق المختلفة للنظام وٌمكن القٌام بعملٌاة التعادٌل لهااذا السااعر فااً كاال و ااامق النظااام ،وٌستحساان فااً أول ماارة ٌسااتخدم فٌهااا النظااام إدخااال سااعر الصرؾ الاذي تام إقفاال الفتارة الساابقة بموجبا ،وذلاح لٌتطاابق األرصادة االفتتاحٌاة للحساابات األجنبٌة فً النظام مع األرصدة النهامٌة للفترة التً تم إدخال أرصدتها النهامٌة فً النظام. الحد األعلى :وهو الحد االعلى لسعر التحوٌل الذي الٌمكن ان ٌقوم أي مساتخدم عناد تعادٌل سعر الصرؾ فً شاشة العملٌات بتجاوزة . الحد االدنى :هو الحد األدنى لتعدٌل سعر التحوٌل الذي ال ٌمكن أن ٌقاوم المساتخدمٌن للنظاام بالنزول عنة فً شاشة العملٌات.
تنفٌذ نظام فتح سجالت الحسابات(حسابات)
ٌرتبط هذا النظام بالمتؽٌرات التالٌة:
ترمٌااز الحسااابات التحلٌلٌااة فقااط :عنااد التاشااٌر علااى هااذا المتؽٌاار ال ٌساامح النظااام اال بمستوب واحد فً الدلٌل المحاسبً هو المستوب التحلٌلً .
عدم ت مٌن رقم الحساب االعلى فً رقم الحساب :اي حساب ال باد ان ٌحتاوي مان بداٌة رقمة على رقم حسابة االعلى اال اذا تم التأشٌر على هذا المتؽٌر.
فتح حساب فً الدلٌل المحاسبً: بناء على المالحظات والتوصٌات التاً ذكرناهاا فاً فصال التقاارٌر الختامٌاة الموزوناة الباب الرابع وعلى إعتبار أن الدلٌل هناح هو المراد ادخالة هاو دلٌال المنشاأة فٌماا ٌلاً شاارحا مفصااال إلدراج حسااابات الاادلٌل المحاساابً فااً الحقااول المختلفااة للشاشااة السااابقة وذلح فٌما ٌلً:
وسوؾ نتكلم عن الحقول االجبارٌة الخاصة ب دخال الحساب وبقٌ الحقول سوؾ نتكلم عنها فً تنفٌذ التحلٌل المالً فً الفصل ال الث من هذا الباب فً هذا الحقل هً: 11الحساب الرمٌسً:
ٌظهر المؤشر مباشرة بمجارد تنفٌاذ األمار إ اافة فاً أول حقال مان حقاول الادلٌل المحاسابً الحساب الرمٌسً وفاً هاذا الحقال نقاوم ب اافة رقام الحسااب األعلاى لارقم الحسااب الاذي نقاوم ب دراجااا فاااً النظاااام وٌكاااون الحسااااب الرمٌساااً لالربعاااة العناصااار الرمٌساااٌة أو المجموعاااات المحاسبٌة (األصول ،الخصوم ،المصاروفات ،اإلٌارادات) هاو الارقم (صافر) لكون هذه المجموعات رمٌسٌة لٌس لها حساب أعلى. والحساب الرمٌسً لألموال النقدٌة الذي ٌحمل الرمز ( )111هو رقم الحساب الاذي قبلا وهاو رقاام األصاااول المتداولااة الاااذي ٌحمااال الرمااز( )11والحسااااب الرمٌساااً للصاانادٌق الاااذي ٌحمااال الرمز( )11101هو رقم حساب األموال الجاهزة أو النقدٌة ( )111وهكذا بقٌة الحسابات فً الدلٌل المحاسبً ،كل حساب ٌكون حساب الرمٌسً هو الحساب األعلى ل الساابق للمساتوب الاذي هاو فٌ . 12وٌعتبر هذا الحقل إجباري ال ٌمكن تجاوزه وٌسمح النظام بتعدٌل فً أي وقت بشرط عدم تأ ره بعملٌات مرحلة وال ٌوجد فٌ أي رصاٌد ساابق و ٌكاون الحسااب األعلاى (الرمٌساً) لارقم الحسااب مت اامنا فااً رقاام الحساااب مااا لاام ٌقااوم النظااام ب رسااال رسااالة تنبٌ ا تقول"البااد أن ٌكااون الحساااب الرمٌسً مت منا فً رقم الحساب 13رقم الحساب: وهذا الحقل ٌعتبر حقال إجبارٌا وعادد األرقاام الاذي ٌمكان رقم الحساب إ افتها فً هذا الحقل ٌتم تحدٌدها من متؽٌارات النظاام (طاول رقام الحسااب) ،وطبعاا هناا ٌاتم إ افة رقم الحساب الذي ٌتم إدراج بٌانات فً الدلٌل المحاسبً والٌمكن قبول رقم حساب قاد تام إ افتة من سابق حٌث تظهر لنا رسالة تقول رقم الحساب موجود مسبقا. ونبدأ ب دراج الحساب األول من حسابات الدلٌل المحاسبً وهو الحساب األعلاى المحادد فاً الاادلٌل المو ااح بالشااكل السااابق و هااو حساااب األصااول ( )1وٌظهاار عنااد إ ااافة هااذا الاارقم مع العلم أن النظام ال ٌسمح بتعدٌل هذا الرقم بعد حفظ . بالصورة وفً حالة الرؼبة بالتعدٌل نقوم بحذؾ الحساب ومن م إ افت من جدٌد بشرط ان ال توجد فٌ أي حركة أو لم ٌتم إنشاء حسابات متفرعة منة ،وتكاون لادب القاامم بهاذه العملٌاة صاالحٌة بذلح. . 14اسم الحساب العربً: الاذي نقاوم ب اافت إلاى الادلٌل المحاسابً ٌ 15كتب فً هاذا الحقال اسام الحسااب وهوحقال إجبااري ال ٌمكان تجااوزه ،وٌمكان أن ٌعادل فاً أي وقات خاالل الفتارة المالٌاة للمنشااأة ، ولكونناااا ن اااٌؾ حسااا اب األصاااول مااان الااادلٌل الساااابق نكتاااب فاااً هاااذا الحقااال كلماااة األصاااول
وهكذا كلما ٌتم إ افة رقم حساب فً الحقل رقم الحساب ٌتم هنا إ افة اسم ذلح الحساب 16اسم الحساب األجنبً: وٌعتبار هاذا ب ستخدام األمر (ٌ )Enterنتقل المؤشر بعد ذلاح إلاى حقال الحقل إختٌاري فً حالة إستخدام اللؽة العربٌة فاً العمال علاى النظاام (لؽاة واحادة) أماا إذا كاان المستخدم ٌرؼب ب ستخدام لؽة أخرب إلى جانب اللؽة العربٌاة (إساتخدام لؽتاٌن معاا) فا ن النظاام ٌعرض الحسابات حسب رقم الحساب واسم الحساب الذي ٌادون فاً حقال رقام الحسااب العرباً . إذا تم دخول المستخدم إلى النظام على الو ع وٌعرض الحسابات حسب رقم الحساب واسم الحساب الاذي ٌادون فاً اسام الحسااب األجنباً وٌمكان تعادٌل بٌاناات (إنجلٌزي) إذا تم الادخول علاى الو اع (انجلٌازي) هذا الحقل فً أي وقت ممكن. 17الرتبة: إذا كانت إجراءات اإلدخال للحساب سلٌمة فً الخطوات السابقة ساوؾ تظهار رتباة الحسااب ً والتاً تو اح المساتوب الاذي ٌقاع فٌا هاذا (المستوب) آلٌا ( )1كما فً الشكل الحساب وهو المستوب األول ( )1فً م النا ،وٌتم تحدٌد المستوب ألي حساب بناء على مستوب حساب الرمٌساً م اافا إلٌا ( )1لاذلح تظهار رتباة الحسااب األول للادلٌل المحاسابً (األصاول) الرتبة األولى. 13نوع الحساب : ب ستخدام األمر ) (Enterننتقل إلى نوع الحساب وأنواع الحسابات تتحدد طبقاا لتأ رهاا بالعملٌاات المالٌة ،وٌمكن إعاداد هاذه األناواع مان تهٌماة النظاام أناوع الحساابات ،حساب رؼباة المساتخدم نفسا وذلااح بحسااب المسااتوٌات ك عطاااء كاال مسااتوب اساام معااٌن م اال النظااام المحاساابً الموحااد (اإلجمالً ،العام ،المساعد ،الفرعً ،التحلٌلاً) ،أو االكتفااء بناوعٌن فقاط (رمٌساً وفرعاً) للتمٌٌز بٌن الحسابات التً تتا ر بالعملٌات المالٌة مباشرة من دونها ،وٌمكان تو اٌح ذلاح فٌماا ٌلً: حساب فرعً :هو الحساب الذي ٌحتل آخر مستوب فً الدلٌل المحاسبً وال ٌتفرع من أي حساب آخر من حٌاث التحلٌال للحساابات وهاو الحسااب الاذي ٌظهار فاً الادورة المساتندٌة وٌتااأ ر بالعملٌااات المالٌااة مباشاارة عاان طرٌااق التعاماال مع ا مباشاارة عنااد إدخااال العملٌااات المالٌة. وتتم ل الحسابات الفرعٌة فً حسابات المستوب الخامس من الادلٌل المحاسابً التاً تم ال (الصندوق الرمٌسً ،صندوق الن رٌات ،البنح اإلسالمً الٌمنً ... ،إلخ ) وٌتم تحدٌد النوع فرعً بال ؽط على الرقم ( )2فً لوحة المفاتٌح عندما ٌكون المؤشر فً نوع الحساب.
حساااب رمٌسااً :وٌاادخل تحاات هااذا النااوع ،كاال حساااب ٌتفاارع من ا حساااب أو اك اار ماان حسااابات الاادلٌل المحاساابً ،و ٌتم اال فااً حسااابات المسااتوٌات األربعااة األولااى ماان الاادلٌل السابق. مع العلم أن هذه الحسابات ال تتأ ر بالعملٌات المالٌة مباشرة وانما تتأ ر بالعملٌات المالٌة عن طرٌق تأ ر الحسااب الفرعاً النهاا ال تظهار فاً الو اامق والمساتندات وٌعبار عان مجموعاة مان الحسابات تصب فٌ خالصة كل العملٌات التً تتا ر بها هذه الحسابات التً ٌتكون منها ،كما ال ٌشترط أن تكون كل الحسابات الفرعٌة فً مستوب واحد فالنظام ٌعطٌنا المرونة الكاملة فً هاذا الجانب وٌسمح ب نشاء حساب فرعً فً أي مساتوب مان مساتوٌات الادلٌل المحاسابً ماع وجاود أف لٌة أن تكون كل الحسابات الفرعٌة فً مستوب واحد من إجل الحصول على تقاارٌر منظماة فً إي مستوب من مستوٌات الدلٌل المحاسبً كما تم شرت ذلح سابقا. بال اؽط علاى لذلح ..سوؾ نختار لحساب (األصول) النوع رمٌساً الرقم ( ) 1فً لوحة المفاتٌح وذلح الن حساب األصول ٌم ل أحاد الحساابات الرمٌساٌة وحساابات المستوب األول من الدلٌل المحاسبً ،وتندرج تحت كل حسابات األصول ،وهكذا ٌتم تحدٌد هذا النوع لكل المستوٌات األربعة األولى من الدلٌل المحاسبً ،والي حساب ٌندرج تحت حساب أو اك ر سواء كان كما هو فً الدلٌل السابق أو فً مستوب آخر(راجع المالحظات السابقة). 19نوع التقرٌر: بٌانات هذا الحقل كذلح ٌتم إعدادها مان تهٌماة النظاام أناواع التقاارٌر وٌمكان إعاداد أك ار مان نوع من التقارٌر ،والذي ٌجاب التنبا إلٌا عناد عملٌاة إختٌاار التقرٌار أن عملٌاة تحدٌاد التقرٌار لحساب ما (ٌعنً تحدٌد القاممة التً ٌظهر فٌها هذا الحساب فً تقارٌر النظام الختامٌة) ف ذا كان الحساااب الااذي نقااوم ب ااافتة أحااد حسااابات األربااات والخسااامر م ا ال ٌااتم إختٌااار نااوع التقرٌاار (األربات والخسامر) وإذا تم بالخطأ إختٌار المٌزانٌة العمومٌة ف ن النظام سوؾ ٌظهر رصٌد هذا الحساااب فااً قاممااة المٌزانٌااة وأ اار ذلااح محاساابٌا سااوؾ ٌكااون كبٌاارا جاادا علااى قاممااة المٌزانٌااة واألربات. وكااذلح حسااابات المٌزانٌااة العمومٌااة ٌجااب إختٌااار التقرٌاار (المٌزانٌااة العمومٌااة) فا ن إختٌااار تقرٌر األربات والخسامر ألصل م ال ٌعنً إظهار األصل من قاممة األربات والخسامر وظهور خسارة بقٌمة األصل و اٌاع قٌماة أصال كاون حساابات األرباات والخساامر تقفال بمجارد إنتهااء السنة المالٌة وال تنتقل ارصدتها إلى السنة الجدٌدة. 20حالة الحساب: هً النقطة التً ٌتم تحدٌدها بعد إختٌاار المجموعاة وهنااح عادة خٌاارات لحالاة الحسااب كماا ٌلً:
فعااالٌ :قصااد با أن هااذا الحساااب ممكاان أن ٌعماال با كاال المسااتخدمٌن للنظااام ،وبحسااب صالحٌة المستخدم وٌمكن إختٌاره بال ؽط على حرؾ (غ) فً لوحة المفاتٌح ب عتبار أن حرؾ (غ) أول حرؾ من (ؼٌر موقؾ).
موقؾ داخلٌا :وٌقصد بذلح ان ال ٌمكن العمل على هذا الحساب فً نظام (األونكس برو) من قبل المحاسبٌن وٌمكن العمل علٌة من قبل العاملٌن على أي نظام آخار فاً حالاة رباط النظام بنظام آخر م ل نظام شمون الموظفٌن أو األصول ال ابتة.
موقؾ خارجٌا :وٌقصد بهذه الحالة أن هذا الحساب ممكن أن تقٌد علٌة فً نظام األونكس برو ،وال ٌمكن التعامل مع من أي نظام آخر أي أن هذه الحالة عكس الحالة السابقة.
موقؾ كلٌا :وهذا الخٌار لتوقٌؾ الحساب كلٌا عن العمل دخال النظام
21طبٌعة الحساب (المدٌن والدامن): ٌنتقل بعد ذلح المؤشر إلى المدٌن ،والدامن ولٌس لذلح أي أ ر محاسبً وإنما لتو ٌح فقط طبٌعة الحساب الذي ٌتم إ افت إلى الدلٌل فً النظام المحاسبً. 22العمااالت أمااا إذا كااان الحساااب الجاااري إدخالا حساااب تحلٌلااً (فرعااً) فسااتظهر لنااا العمااالت المختلفة لؽرض تحدٌد عملة الحساب الفرعً وذلح بالشكل التالً: مااع مالحظااة إن العمااالت التااً ٌااتم إدخالهااا فااً بٌانات العمالت ،هً التاً تظهار فاً هاذا المرباع (اسام العملااة ) ،وإذا أردنااا إ ااافة عملااة أخاارب ، ٌمكاان العااودة إلااى بٌانااات العمااالت فااً التهٌمااة ، وإ افة العملة التً نرٌد ،وٌتم تحدٌاد العملاة ألي حساب بالنقر علٌها بالزر األٌسر للماوس فً مربع التأشٌر المتوفرة أمام رمز العملة . ون ٌؾ أن فً النظام مٌزة ناادرة وممتاازة فاً األنظماة المحاسابٌة ،وهاً أنا ٌعمال بنظاام الحساااب الواحااد لكاال العمااالت وٌعنااً ذلااح أنا ب مكاننااا اعتماااد كاال العمااالت المتااوفرة للحساااب التحلٌلً (الفرعً) الواحد وكما سٌظهر فً الشاشة الحقا العمٌل الاذي اعتمادت لا كال العماالت المتوفرة مع إمكانٌة إستعراض كشؾ حساب لحركتة لكل عملة على حدة. مثال 0العرض والبيث والتعدٌل واليذف فً الدلٌل المياسبً أوالً :عرض:
إن إستعراض الحسابات التً تم إدخالها فً الدلٌل المحاسبً عن طرٌق األمر عرض ٌتم بتنفٌذ األمر عرض الذي بدوره ٌقوم بعرض قاممة بالحسابات المختلفة التً تم إ افتها فً الدلٌل المحاسبً بالشكل التالً:
ومن خالل هذه الشاشة ٌتم استعراض اليسابات وتتم هذه العملٌة بطرٌقتٌن مختلفتٌن وذلك كما ٌلً: األولى :عن طرٌق رقم اليساب عملٌة اإلستعراض للحسابات عن طرٌق رقم الحساب ،تكون إما لكل الحسابات أولجزء من الدلٌل المحاسبً أو لحساب واحد فقط وسوؾ نو ح ذلح بالتفصٌل فٌما ٌلً:
إلستعراض كل الحسابات :نقوم بتنفٌذ األمر عرض عندها تظهر لنا قاممة تو ح الحسابات التً تم إدخالها فً الدلٌل المحاسبً كما فً الشكل السابق مع مالحظ أن الحسابات فً هذه الحالة تظهر على هذه القاممة مرتبة حسب رقم الحساب وباال مكان التنقل من أول سجل فً الدلٌل إلى آخره عن طرٌق األسهم فً لوحة المفاتٌح. 1إستعراض جزاء مان الادلٌل أو حسااب معاٌن فٌااة :بعااد ظهااور قاممااة الحسااابات المااذكورة ٌااتم كتابة جازاء مان رقام الحسااب الماراد إساتعراض بٌانات فً الحقل
وذلاح مان
الٌسار إلى الٌمٌن م ل إستعراض رقم أحد العمالء كما ٌظهر فً الشكل التاالً الاذي ٌو اح أناة تم كتابة جزاء من رقام أحاد العماالء (رقام العماالء الرمٌساً) فاً الحقال
مماا
أدب إلى قٌام النظام ب ظهار ما تحت هذا الرقم من حسابات فرعٌة مرتبة حسب الرقم مع اختفااء بقٌة الحسابات التً ال تت من رقم حساب العمالء وتظهر الحسابات على الشاشة بالشكل التالً: وإذا أردنا إنزال البٌانات الخاصة بحساب معاٌن نقاوم بتحدٌاد الحسااب المطلاوب أومتابعاة كتاباة رقما فااً الحقاال ( ،)Findاام تنفٌااذ األماار ( ، )Enterساانجد أن النظااام آلٌااا قااام با نزال البٌانااات الخاصة بذلح الحساب إلى الشاشة.
الطرٌقة ال انٌة :عن طرٌق اسم الحساب
عملٌة البحث عن الحساابات عان طرٌاق االسام تكاون بانفس الطرٌقاة الساابقة ماع مراعااة أن ألن المؤشر ٌكون فً هذا الحقل مباشرة ٌكون المؤشر الٌزال فً الحقل عند تنفٌذ األمر (عرض) ولإلستعالم عن طرٌق اسم الحساب نقوم بالتالً: تنفٌذ األمر عرض
كتابة جزء من بداٌة االسم فً الحقل
بعد عالمة %كما ٌظهر فً الحقل ( )Findجزء من اسم العمٌل نجٌب تنفٌذ األمر ( )Enterبذلح ٌقوم النظام آلٌا باالحتفاظ بذلح االسم واالسماء التً تحتوي على ال ال ة االحرؾ المو حة بالشكل وإخفاء بقٌة الحسابات األخرب التً ال تحتوي على ال ال ة الحروؾ ،فنقوم بتحدٌد الحساب المطلوب. إلنزال بٌانات ذلح الحساب إلى الشاشة نقوم بتنفٌذ األمر OKأو ب ستخدام ( )Enterأو بالنقر المزدوج بزر الماوس األٌسر. ثانٌاً :بيث ألن النظام ٌتمتع بمرونة كاملة فً مختلؾ العملٌات ومنها البحث واإلستعراض للحسابات ،فهو مزود بتلٌة لتسهٌل البحث عن الحسابات وذلح من خالل األمر بحث والذي من خالل ٌمكن القٌام بعملٌة البحث عن الحسابات بطرٌقتٌن مختلفتٌن كما ٌلً:
الطرٌقة األولى :عن طرٌق رقم اليساب وٌتم البيث بهذه الطرٌقة بثالث ياالت مختلفة كما ٌلً:
البحث عن كل الحسابات :وتتم هذه العملٌة بالنقر المزدوج على األمر بحث لٌظهر أمامنا أول حساب من الحسابات الموجودة فً الدلٌل المحاسبً وب ستخدام األسهم ٌتم التنقل بٌن السجالت (الحسابات) المختلفة من أول سجل فً الدلٌل إلى أخر سجل تم إ افت إلى الدلٌل المحاسبً. البحث عن حساب معٌن فً الدلٌل المحاسبً :إذا أردنا البحث عن حساب ما من الحسابات المختلفة للدلٌل المحاسبً ولٌكن م ال رقم حساب عمٌل من عمالء المنشأة نقوم بتطبٌق القاعدة بحث
م بحث
م كتابة رقم الحساب م
مرة أخرب نجد أن الحساب ببٌانات المختلفة ٌظهر أمامنا آلٌا على شاشة الدلٌل المحاسبً. البحث عن رقم حساب رمٌسً مع حسابات المختلفة :وٌتم البحث فً م ل هذه الحالة عن الحساب الرمٌسً م ل البحث عن العمالء م ال بالخطوات التالٌة: بحث
م كتابة رقم الحساب الرمٌسً مع مالحظة كتابة رقم الحساب الرمٌسً
للعمالء م و ع عالمة % بعد ذلح ٌتم النقر على االسهم
م بحث
مرة أخرب م
التً ٌتم بوسطتها التنقل بٌن السجالت المختلفة
للعمالء من عمٌل إلى آخر. كما ان ٌمكن البحث عن الحسابات فً الدلٌل المحاسبً بنفس الطرٌقة السابقة ،فٌمكن البحث عن الحسابات حسب المجموعات حسابات المجموعة األولى م ال ،وذلح من صندوق المجموعات. وبتطبٌق نفس القواعد السابقة(بحث م إختٌار المجموعة م بحث) وكذلح حسب التقرٌر للبحث عن الحسابات التً ٌت منها تقرٌر المٌزانٌة العمومٌة...الخ ،كما ٌمكن البحث من أي حقل من حقول الدلٌل المحاسبً ،وهذه تعتبر مٌزة ممتازة وفرت خدمة كبٌرة للمستخدم للبحث عن الحسابات بالطرٌقة التً تناسب .
الطرٌقة الثانٌة البيث عن طرٌق اسم اليساب: وتتم عملٌة البيث بهذه الطرٌقة عن اليسابات بالكٌفٌة التالٌة:
البحث عن أول اسم من الحساب :وتتم هذه العملٌة بالخطوات التالٌة: كتابة جزء من بداٌة االسم للحساب م عالمة %
بحث
مرة أخرب وبذلح ٌظهر الحساب على الشاشة ببٌانات المختلفة.
م بحث
البحث عن أي جزء من اسم الحساب :وتتم عملٌة البحث هذه بالخطوات التالٌة: كتابة إي جزء من إسم الحساب
بحث
م بحث
مرة أخرب
وكما ٌالحظ من خطوات الطرٌقة السابقة ان تم إ افة %قبل و بعد األحرؾ التً ٌتم البحث من خاللها عن الحساب. وب فتراض أن البحث ٌتم عن حساب (شٌكات تحت التحصٌل) وب عتبار ان ٌسبق كلمة (تحت)أحرؾ وتلٌها أحرؾ أخرب لذلح ٌتم استبدال هذه األحرؾ السابقة لـ (تحت) والالحقة لها بعالمة %وبدون مسافات ( )spaceمع مالحظة أن األحرؾ التً ٌتم كتابتها ٌستحسن أن تكون أحرؾ وا حة وممٌزة فً اسم الحساب الذي نبحث عن وبذلح ٌتم االستعالم عن أرقام الحسابات أو اسمامها سواء بالبحث أو العرض فً كل شاشات النظام المحاسبً األونكس برو التً توجد فٌها حقول باسم رقم الحساب أو اسم الحساب.
ثالثا ً التعدٌل واليذف فً الدلٌل األخطاء واردة عند إدخال أي بٌانات سواء كانت هذه البٌانات فً شاشة الدلٌل المحاسبً أو ؼٌرها لذلح قام المختصون ب
افة األمر( تعدٌل) وكذا األمر (حذؾ) ولكل منهما
استخدام معٌن لمعالجة األخطاء التً قد تحدث وسوؾ نبدأ بشرت التعدٌل وذلح فٌما ٌلً: تعدٌل يسابات:
تحدث عملٌة الخطأ عند إ افة حساب ما إلى الدلٌل المحاسبً ومن الممكن القٌام بعملٌة التعدٌل لبٌانات حساب فً حقول معٌنة دون أخرب والحقول التً ال ٌمكن التعدٌل فٌها (رقم الحساب -النوع -العملة) وذلح الن التعدٌل فٌها ٌؤدي إلى حدوث أخطاء فً حسابات أخرب مرتبطة بالحساب الذي ٌتم التعدٌل فٌ . لذلح وللحرص على عدم الوقوع فً تلح األخطاء تمٌز النظام بعدم التعدٌل فً تلح الحقول وفً حالة الرؼبة فً التعدٌل فً هذه الحقول نقوم أوال بعملٌة حذؾ الحساب من الدلٌل وبعد ذلح ٌتم إدخال من جدٌد. ولتعدٌل يساب ما نقوم بتطبٌق الخطوات التالٌة: إستعراض بٌانات الحساب المراد التعدٌل فٌ على الشاشة و تنفٌذ األمر تعدٌل والذي بتنفٌذه ٌنشط األمر حفظ
يذف اليسابات: بعد إستعراض الحساب وإظهار بٌانات على الشاشة ٌمكن أن نقوم بحذؾ الحساب المراد إزالت من الدلٌل المحاسبً ،وذلح بنفس طرٌقة تعدٌل الحساب السابقة الذكر مع اختالؾ فً تنفٌذ األمر حذؾ بدال عن األمر تعدٌل ،وب جراء الخطوة األخٌرة (حذؾ) سوؾ تظهر رسالة تنبٌ إذا كان الحساب رمٌسً تقول" ال ٌمكن حذؾ الحساب لوجود حسابات فرعٌة مرتبطة بة " لذلح نقوم أوال بحذؾ الحسابات الفرعٌة لهذا الحساب ،م نقوم بعد ذلح بتطبٌق خطوات حذؾ ذلح الحساب من الدلٌل المحاسبً.
أما إذا كان الؽرض حذؾ حساب تحلٌلً (فرعً) ف ن النظام سوؾ ٌرسل رسالة تنبٌ أخرب تقول " هل ترٌد حذؾ الحساب ؟ " وعند تنفٌذ األمر
ٌقوم النظام بحذؾ
الحساب المذكور من الشاشة نهامٌا بشرط عدم تأ ره بعملٌات مالٌة فً حقول أخرب ،وإذا كان اإلختٌار
سوؾ ٌبقً الحساب فً موقع من حسابات الدلٌل المحاسبً دون أي
تؽٌٌر . ترمٌز البٌان الغرض منها ترمٌز اكثر نصوص البٌان المتكررة الستخدامها مباشرة فً شاشة قٌود الٌومٌة وشاشة القبض والصرف من اجل التوفٌر فً وقت المستخدم يٌث ٌتم استدعائها مباشرة ب F9فً يقل البٌان مع امكانٌة التعدٌل فٌه.
تنفٌذ نظام اداره حسابات الصنادٌق ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات الصنادٌق ب الث مراحل -
تحدٌد المتؽٌر المرتبط فً المتؽٌرات
-
فتح حساب الصندوق فً الدلٌل
-
م تهٌمة الصنادٌق
المتغٌرات المرتبطة بهذه اليساب السمات بربط اك ر من صندوق بحساب واحدٌ :عمل هذا المتؽٌر على السمات للمساتخدمماان تقسااٌم الصاانادٌق فااً شاشااة تهٌمااة الصاانادٌق وربطهاام بحساااب واحااد فااً الاادلٌل المحاسبً فت يساب الصندوق فً الدلٌل المياسبً (فً االصول المتداولة ) تهٌئة الصنادٌق فً شاشة الصنادٌق: وتظهر هذه الشاشة فً مدخالت نظام ادارة الحسابات كما ٌلً:
نقوم بكتابة رقم الصندوق الذي نرٌد تهٌمت حساب الترتٌاب الخااص بالصانادٌق للشاركة فً الحقل (رقم الصندوق). م ننتقل إلى حقل (رقم حساب الصندوق) ونقوم بالنقر على الزر ( )F9لكً ٌقوم النظام بعرض قاممة بجمٌع الحسابات الفرعٌة التً تام إدخالهاا فاً شاشاة دلٌال الحساابات ،ام ننقر نقرا مزدوجا على رقم الصندوق الذي نرٌد تهٌمت ،وبذلح ٌقــاـوم النظاام بنقال رقام الحســاااـاب واسـاااـم الصنـاااـدوق إلاااى الحقلـاااـٌن (رقـــاااـم حســــاااـاب الصاااندوق ،اسـاااـم الصندوق).
فً حقل رقم التسلسل ٌمكن كتابة أي رقم مع األخذ باالعتبار أن عند تكرار نفاس الارقم فااً هااذا الحقاال ألك اار ماان صااندوق أ ناااء التهٌمااة فا ن النظااام ٌقااوم بااالربط فااً التسلساال الرقمً للسندات (الصرؾ والقبض) لهذه الصنادٌق أي أنا ال ٌسامح بتكارار رقام الساند مع اختالؾ الصندوق فً عملٌة القبض وبنفس الطرٌقة فً عملٌة الصرؾ. أما فً حالة كتابة رقم مختلؾ فً الحقل (رقم التسلسل) لكل صندوق عن الرقم المكتوب فً الصنادٌق األخرب ف ن النظام ٌتعامل مع كل صندوق بتسلسل مختلؾ أي ٌسمح بتكرار الرقم التسلسلً فً السند إذا اختلؾ الصندوق المتعامل مع فً العملٌة المالٌة طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: وٌتم فً هذا الجزء تهمٌة الصنادٌق الخاصة بالفروع وربطها بحساباتها الموجودةبالدلٌل المحاسبً و ع تسلسل مستقل لسندات القبض والصرؾ لكل صندوق فً كل فرع من خالل حقلالتسلسل ربط الصنادٌق بالفروع بالتالً منع التعامل معها إال بالفرع المرتبط بها من خالل حقلرقم الفرع
تنفٌذ نظام اداره حسابات البنوح ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات الصنادٌق ب الث مراحل -
تحدٌد المتؽٌر متعدد او حساب وحٌد المرتبط فً المتؽٌرات
شاشة البنوح:وتظهر هذه الشاشة فً مدخالت نظام ادارة الحسابات كما ٌلً:
طرٌقة التعامل تكون بنفس طرٌقة التعامل مع الصنادٌق
ربط اليسابات الوسٌطة الخاصة بالبنوك: وفً هذه الشاشة ٌتم تحدٌد الحسابات الوسٌطة التً ٌستخدمها النظام بشكل ألً(اوراق القبض واوراق الدفع) وقد تم تجهٌزها بحٌث ٌمكن ان تكون الحسابات الوسٌطة لكل فرع مستقل بذاتها او موحده وبالتالً ٌمكن للمستخدم تقسٌمها اوال فً الدلٌل على مستوب الفروع م إ افتها فً شاشة الحسابات الوسٌطة )انظر الجانب النظري للحسابات فً الباب االول لفهم معنى كل حساب ومكانة فً الدلٌل المحاسبً )
إدراج الحسابات الوسٌطة فً هذه الشاشة:
لتوسٌط الحسابات السابقة فً هذه الشاشة ٌنبؽً أوال إ افتها فً الدلٌل المحاسبً كحسابات فرعٌة وبعد ذلح نقوم ب تباع الخطوات التالٌة إل اافتها إلاى هاذه الشاشاة لتعرٌاؾ النظاام بموقاع كل منها لٌقوم بمعالجتها نٌابة عان المساتخدم وبحساب اإلعاداد المسابق لهاا ماع العلام أن التعادٌل لهذه الحسابات ممكن فً أي وقت ما لم تكن قد تأ رت بعملٌات محاسبٌة.
تنفٌذ بطاقات االمتمان مع البنوح عند التعامل مع بطامق االمتمان فً نقاط البٌع ٌقوم كل بنح بصرؾ الة أو جهاز خاص ب فً نقاط البٌع ٌستخدم فً عملٌة تحوٌل المبالػ من حساب المستهلح للسلعة إلى حساب تاجر الجملة أو التجزمة الموجود لدٌة الجهاز ولكً ٌقوم النظام بالرقابة على حركة االل فال بد من ادخال بٌاناتها من خالل هذه الشاشة
نالحظ من خالل الشكل السابق أن أهم البٌانات المطلوب إدخالها هً رقم اآللة وهم ترقٌم افترا ً ٌقوم المستخدم بة بؽرض ترتٌب االالت لدٌة رقم حساب البنح :وهو رقم حساب البنح الخاص بالمنشاة بحٌث ٌتم قٌد مبلػ الفاتورة علٌة آلٌا رقم حساب العمولة ٌ :عطى البنح دامما عمولة مستحقة ناتجة عن عملٌة التحوٌل من حساب الزبون إلى حساب المنشاة رقم المستخدم :الذي ٌستخدم اآللة رقم اوراق القبض :وٌستخدم هذه الحقل فً تحدٌد رقم حساب أوراق القبض الوسٌط الذي ٌوسط قبل قٌد العملٌة علىحساب البنح خالل فترة االستحقاق
شاشة أنواع بطامق االمتمان: توجد فً سوق البنوح العدٌد من أنواع بطامق االمتمان وكل بطاقاة لهاا قاوة وصاالحٌة معٌناة فاً التعامال لادب البناوح وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال أنواع بطامق االمتمان للعمالء لٌاتم التعامال بهاا عناد إ اافة فاواتٌر المبٌعاات ذات النوعٌاة بطاقات االمتمان وٌتم الربط هنا بٌن ال ال ة االجزء المكونة للبٌع ببطامق االمتمان وهً الة الربط ماع البناح وأناوع البطاقاة االمتمانٌة للعمالء التً تستخدم فً االلة والبنوح التً تدعم هذه البطاقة وٌقوم النظام عند البٌع بقٌد مبلػ الفاتورة المحدد فً االلة لصالح حساب المنشأة فً البنح الدعم للبطاقة وٌتم التحصٌل وقٌد المبلػ فً النظام حسب مدة التحصٌل أو االستحقاق وٌحصل البنح على نسبة العمولة التً ٌستحقها والتً سوؾ تحسب على التحصٌل والذي سوؾ ٌأخاذها البناح مان حسااب المنشأة فٌ .
وتكون طرٌقة التعامل مع الشاشة على النحو اآلتً: 1إدخال رقم النوع كرقم تسلسلً لألنواع بطامق االمتمان. 2إدخال أسم بطاقة االمتمان العربً م ل أمرٌكان إكسبرٌس وجرٌن كرت. 3إدخال االسم األجنبً (اختٌاري). 4تحدٌد رقم حساب البنح الذي ٌتم التعامل مع عن طرٌق بطاقة االمتمان حٌث ٌقوم النظاام مباشارة بمجارد تحدٌاد ناوع البطاقة فً فاتورة المبٌعات بقٌد المبلػ على البنح الذي قام باعتماد التعامل مع البطاقة والذي تم تحدٌد رقم حسااب فاً هذا الحقل وٌكون القٌد المحاسبً الخاص ببطاقة االمتمان كما ٌلً:
5رقم حساب العمولة :وٌقصد ب رقم حسااب عمولاة البناح التاً ٌتقا اها نتٌجاة لتحوٌال المبلاػ مان حسااب العمٌال إلاى حساب المنشأة بموجب بطاقة االمتمان وٌكون قٌد العمولة كما ٌلً:
مدٌن
دامن
الــبــــٌــــــــــــــــــان
التارٌخ
من حـ/العمولة
XXX
X X Xإلى حـ/البنح القٌد الخاص بدفع مبلػ عمولة تحوٌل فاتورة المبٌعات رقم ( ) بوسط بطاقة االمتمان
تارٌخ فاتورة المبٌعات
6نسبة العمولة :وٌقصد بها نسبة عمولة البنح من أجمالً مبلػ الفاتورة والتً سوؾ ٌستخدمها النظام فً حساب العمولة وفً إجراء القٌد السابق. 7مدة االستحقاق بالٌوم :وهً المدة الزمنٌة التً سوؾ ٌستحق علٌها تحصٌل مبلػ الفاتورة فً البنح. 3الحفظ :وٌتم إدخال بقٌة أنواع الفٌزا بنفس الطرٌقة.
تنفٌذ نظام اداره حسابات العمالء ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات العمالء بالمراحل التالٌة: -
تحدٌد المتؽٌر متعدد او حساب وحٌد المرتبط فً المتؽٌرات
-
فتح حساب العمٌل فً الدلٌل
-
م تهٌمة مجموعة العمالء
-تهٌمة بٌانات العمالء
وٌتم ادخال بٌانات الشاشات التالٌة فً نظام العمالء على مستوب كل فرع:
شاشة مجموعة العمالء: وٌتم الدخول إلٌها من مدخالت نظام العمالء فً نظام العمالء وتظهر كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: ٌظهر المؤشر فً حقل رقم المجموعة إل افة رقم المجموعة:رقم أول مجموعة عمالء ولٌكن رقم م ال الرقم ( )1وعند إدراج رقم المجموعة ال انٌة ساوؾ ٌكاون هااذا لارقم( ) 2مااع العلام أن حقال رقاام المجموعاة إجباااري االساتخدام ورقاام المجموعاة رقاام افترا ااً وٌمكاان تحدٌااد أي رقام للمجموعااة علااى أال ٌتكاارر هااذا الاارقم لمجموعتٌن. بمجاارد تنفٌااذ األماار ( )Enterفااً االساام العربااً للمجموعااة:لوحة المفاتٌح ٌنتقل المؤشر إلى الحقل (اسم المجموعة بالعربً ) الذي مان خاللا نقاوم ب افة اسم المجموعة الذي هاو فر اا (عماالء اإلدارة) فاً م الناا هاذا ،وعناد إ اافة اسم المجموعة ال انٌة سوؾ ٌكون هذا االسم طبقا لما و حناه سابقا هو (عماالء الفارع ال انً). االساام األجنبااً( :اختٌاااري) إذا أردنااا العماال علااى النظااام بلؽتااٌن معااا (اللؽااة العربٌااة)للدخول فً النظام بالو ع العربً ( ،اللؽة اإلنجلٌزٌة ) للدخول إلى النظام على الو ع اإلنجلٌزي ،لذلح فاً هاذا الحقال ٌاتم كتاباة اسام المجموعاة باللؽاة اإلنجلٌزٌاة ،لؽارض ظهور هذا االسم فً حالة الادخول إلاى الشاشاة بالو اع اإلنجلٌازي مان الشاشاة األولاى للنظام. رقم الحساب :رقم حساب المجموعة هو الاذي ٌاربط مجموعاة العماالء فاً هاذه الشاشاةبالدلٌل المحاس بً وبموجبة ٌتم ربط العمالء بالدلٌل المحاسبً فً شاشاة بٌاناات العماالء عند ربط العمالء بالمجموعة ،لٌتأ ر هذا الحساب بكل العملٌات التً ٌتأ ر بها أي عمٌل فً نظام العمالء ،وٌتم البحث عن هذا الحساب بنفس طرق البحث المو حة سابقا.
حفظ :بعد أن نقوم بربط المجموعة التً ٌتم إ اافتها فاً هاذه الشاشاة بارقم حساابها فاًالدلٌل المحاسبً نقوم بعملٌة الحفظ لحفظ البٌانات فً النظام وبانفس اإلجاراءات الساابقة نقوم ب افة مجموعة عمالء الفرع ال انً والفرع ال الث أو أي مجموعة عمالء أخرب ٌتم ادخال مجموعات العمالء حسب الفروع ٌاتم رباط المجموعاة بالحسااب الخااص بهاابالدلٌل المحاسبً
شاشة بٌانات العمالء : 1إدخااال العمااالء فااً هااذه الشاشااة ٌساامح بالتعاماال معهاام وب دخااال فااواتٌر المبٌعااات اآلجلااة وفواتٌر مردودات المبٌعات اآلجلة والحصول علاى تقاارٌر المبٌعاات وماردودات المبٌعاات اآلجلة حسب العمالء إ افة إلى فوامد أخرب ك ٌرة. وتحتااوي شاشااة بٌانااات العمااالء علااى ساات قااوامم مختلفااة كاال قاممااة تحتااوي علااى العدٌااد ماان البٌانات والمدخالت والتقارٌر الخاصة بالعمالء ،القاممة األولى (بٌانات العمٌال الرمٌساٌة) منهاا إل افة رقم العمٌل وربط بحساب أو مجموعت ونوع وعملت ومستوب تسعٌرت . أما القاممة ال انٌة من بٌانات العمالء (البٌانات العامة) فتحتوي على بٌانات مختلفة للعمٌل م ل بٌانات موقعة وطرٌقة تواصل وال امن لهذا العمٌل طرؾ الشركة. والقاممااة ال ال ااة ماان شاشااة بٌانااات العمااالء الرمٌسااٌة صااالحٌات العمٌاال ومنهااا ٌااتم تحدٌااد صااالحٌات التعاماال مااع العمٌاال و القاممااة الرابعااة ال اامانات وتحتااوي علااى بٌانااات الخاصااة بال مانات المقدمة من العمٌل ونوعها أما القامماة الخامساة فهاً (حركاة العمٌال) تحتاوي علاى حركة كاملة للعملٌات المختلفة للعمٌل الذي ٌتم عرض بٌانات على هذه الشاشة والقاممة السادساة فهااً قاممااة األحصااامٌات و التظهاار تقرٌاار إجم االً عاان تحركااات العمٌاال وتظهاار هااذه الشاشااة بالشكل التالً:
وإدخال البٌاناات فاً هاذه الشاشاة شاشاة بٌاناات العماالء ٌختلاؾ حساب اإلعادادات فاً تهٌماة النظام (متؽٌرات نظام العمالء ) وفٌما ٌلً ساوؾ نو اح خطاوات اإلعاداد لاربط نظاام العماالء باألستاذ العام بشكل عام مع تو ٌح لكٌفٌة إدراج البٌانات فً هذه الشاشة وذلح فٌما ٌلً:
أوال :نظام الربط مجموعات حسابات
فً حالة ربط كل مجموع عمالء بحساب وحٌد فاً الادلٌل المحاسابً تكاون الخطاوات التاً تسبق إدراج البٌانات فً الشاشة كما ٌلً: 1إدخااال حساااب وحٌااد لكاال مجموعااة فااً الاادلٌل المحاساابً :إنشاااء حسااب واحااد فااً الاادلٌل المحاسبً ٌم ل حساب لمجموعة من العمالء (عمالء اإلدارة العاماة ) ما ال وٌكاون حسااب تحلٌلً (فرعً). 2تحدٌد طرٌقة الربط مع األساتاذ العاام :مان خاالل شاشاة المتؽٌارات فاً تهٌماة النظاام قامماة تهٌمة العمالء من خالل المتؽٌر أو صندوق البٌانات ( )Combo Boxألربط مع األستاذ العاام نحدد الخٌار حسب المجموعة (راجع تهٌمة النظام). 3إدخااال مجموعااات العمااالء :وذلااح ماان ماادخالت نظااام العمااالء شاشااة مجموعااات العمااالء وربط كل مجموعة بالحساب الذي ٌخصها فً الدلٌل المحاسبً . 4إدخال العمالء فً شاشة بٌانات العمالء: والتً ٌتم من خاللها إدخال بٌانات العمالء بالخطوات التالٌة إل افة العمالء:
إ افة :لفتح سجل جدٌد إل افة عمٌل . رقاام العمٌاال :كتابااة رقاام أول عمٌاال وذلااح ب دراجاا فااً حقاال رقاام العمٌاال بحٌااث ٌكااون م ال ( )001للعمٌل األول و()002للعمٌل ال انً وهكذا. المجموعة :وفً هذا الحقل ٌتم تحدٌد المجموعة التً ٌنتمً لها العمٌال الاذي نقاوم ب دراجا وذلح حسب المجموعات التً تم إ افتها من شاشة مجموعات العمالء. رقام حسااب العمٌالٌ :ظهار آلٌااا وٌم ال رقام حسااب مجموعااة العماالء فاً الادلٌل المحاساابً والذي تم تحدٌده فً شاشة مجموعات العمالء وال ٌسمح النظام بتعدٌل وتؽٌٌر هذا الحساب وهو الحساااب الااذي تصااب فٌ ا كاال العملٌااات المالٌااة لهااذه المجموعااة ماان العمااالء سااوب كاناات هااذه العملٌات عباارة عان فاواتٌر مبٌعاات أو ماردودات المبٌعاات أو ساندات قابض أو صارؾ أو قٌاد
ٌومٌة أو أمر تورٌد وصرؾ مخزنٌ مع إمكانٌة التعامل مع كل عمٌل على حدة فً النظام حٌث ٌقوم النظا م ب افة عمود رقم العمٌل الذي ٌم ل الرقم الذي ٌ اؾ فً حقل رقم العمٌل فً هاذه الشاشة وذلح فً كل الدورة المستندٌة التً سوؾ نتعامل فٌ مع العمالء. اساام الحساااب :هااذا الحقاال إجباااري لكااً ٌكتااب اساام العمٌاال ولااٌكن م ا ال اساام هااذا العمٌاال (مؤسسة نبٌل الربوعً للتجارة) أما اسم العمٌال األجنباً فهاو اختٌااري حساب رؼباة المساتخدم ب دخال فقد تم تو ٌح فً الشاشات السابقة. ماارتبط باارقم مااورد( :اختٌاااري) فااً هااذا الحقاال ٌااتم ربااط العمٌاال برقم ا فااً شاشااة بٌانااات الموردٌن إذا كان التعامل مع من قبل المنشأة كعمٌل ومورد فً نفس الوقت. العملة :ومنها ٌتم تحدٌد عملة المستوٌات المختلفة لكل من الدٌن واألسعار. 1توقٌؾ العمٌل( :اختٌاري) فً حالة عدم رؼبة المنشأة بالتعامل مع العمٌل بالكامل أو ببعض العمالت فقاط ٌاتم توقٌاؾ ذلاح التعامال مان خاالل التأشاٌر علاى (توقٌاؾ ) عنادها لان ٌسامح النظام ألي مستخدم تحرٌر فاتورة لهذا العمٌل . انٌا :نظام الربط متعدد الحسابات
ال ٌختلؾ استخدام هاذه الشاشاة ك ٌار فاً حالاة الاربط باأك ر مان حسااب مان حساابات الادلٌل المحاسبً إال من حٌث رقم الحساب فقاط وتكاون الخطاوات التاً تسابق إدخاال العماالء فاً هاذه الشاشة: 1إدخال حسابات العمالء فً الدلٌل المحاسبً :إنشاء حساب واحد فرعً (تحلٌلً) لكل عمٌال على حده فً الدلٌل المحاسبً تحت حساب رمٌسً للعمالء. 2تحدٌد طرٌقة الاربط ماع األساتاذ العاام :مان تهٌماة العماالء المتؽٌارات تحدٌاد الاربط باألساتاذ العام متعدد الحسابات. إدخال العمالء فً نظام العمالء :من شاشة بٌانات العماالء باالخطوات الساابقة ماع الفاارق أن تحدٌد رقم الحساب ٌتم من خالل حقل رقم الحساب طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع:
ٌتم ا افة العمٌل مع رقمة ربط العمٌل بمجموعة العمالء حسب فرعة بالتالً بالدلٌل المحاسبً بالتالًالتا ٌر المحاسبً للعمٌل ربط العمٌل بالفرعتنفٌذ نظام اداره حسابات المخزون
ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات المخزون بالمراحل التالٌة: تحدٌد المتؽٌر ربط حسب المجموعة او حساب المخازن المرتبط فً المتؽٌرات فتح حساب المخزون فً الدلٌل-
م تهٌمة مجموعة المخازن او المجموعات الرمٌسٌة
ربط المخزون بالحسابات شاشة مجموعة المخازن:توجد هذه الشاشة فً مدخالت نظام المخزون وتستخدم هذه الشاشة فً حالة ربط المخازن باألستاذ العام حسب المخزن بحٌث ٌتم فً هذه الشاشة إدخال مجموعات المخازن م ل مخازن صنعاء أو مخازن تعز م سوؾ ٌتم ربط هذه المجموعات بالمخازن فً شاشة بٌانات المخازن (انظر شرت بٌانات المخازن) وتظهر كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع:ٌ - -تم ادخال مجموعة المخازن حسب الفروع كما ٌظهر فً الشكل السابق
-
شاشة ربط المخزون بالحسابات: وتوجد هذه الشاشة فً مدخالت نظام المخزون وتظهر كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: ربط مجموعة المخازن بحساب المخزون بالدلٌل المحاسبً حتى ٌتم التأ ٌرفً حساب مخزون الفرع فً كل العملٌات المخزنٌة التً تتم فً الفرع ربط المجموعة الخاصة بفرع معٌن بحسابات المتاجرة الخاصة بالفرعوالتً تم تفرٌعها فً الدلٌل المحاسبً وتٌم التحدٌد كما ٌظهر فً الشكل السابق لٌتم التأ ٌر المحاسبً لعملٌات الفرع على تلح الحسابات حسب تخصصها المحاسبً. رْ ٞز ّظبً اداسٓ دغبثبد االػزَبداد ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات االعتمادات بالمراحل التالٌة: تحدٌد المتؽٌر زبط حسب ابتة او حسابات متعددة المرتبط فً المتؽٌرات فتح حساب االعتمادات فً الدلٌل-
م تهٌمة انواع تكالٌؾ المشترٌات و ربط االعتمادات بالحسابات
أوال :نوع الربط حساب ربط ابت:
فً حالة حساب ربط ابت ٌتم اإلعداد لذلح من شاشة المتؽٌرات كما و حنا ساابقا المتؽٌار (نوع االعتماد) الذي من خالل ٌقوم النظام باستحداث حقول تتناسب مع حساب الربط ال ابت فً شاشة أنواع التكالٌؾ فتظهر بالشكل التالً:
وٌالحظ مان الشاكل الساابق وجاود عادة حقاول ألناواع اإلعتماادات وتكالٌفهاا المختلفاة وعلاى افتراض أننا سوؾ نقوم ب افة نوعٌن من اإلعتمادات الشامعة االستخدام وهما: النوع األول ( :)FOBهذا النوع ٌتحمل بموجبا المشاتري كال تكاالٌؾ الب ااعة مان مصادرهاحتى وصاولها مخاازن المنشاأة (فااتورة +شاحن +تاأمٌن +جماارح +مصاارٌؾ أخارب) وال ٌشترط أن تكون نفاس هاذه المسامٌات أو العادد للمصاارٌؾ أو للتكاالٌؾ وإنماا الخٌاار للمساتخدم لتحلٌل مصارٌؾ االعتماد على أال ٌتجاوز العشرة مصارٌؾ. الناوع ال اانً ( :)CIFوفاً هاذا الناوع ٌتحمال المشاتري كال التكاالٌؾ ماا عادا التاأمٌن والشاحناللااذان ٌتكفاال بهمااا المااورد أو ت اااؾ قٌمتهمااا إلااى الفاااتورة وتكااون المصااارٌؾ التااً ٌتحملهااا المشتري هً ( فاتورة +جمارح +مصارٌؾ أخرب). أوال :النوع األول ( :)FOBإلدراج النوع األول من أنواع االعتماد فً الشاشاة نقاوم ب تباع الخطوات التالٌة:
إ افة :وذلح إل افة نوع من أنوع اإلعتمادات بتكالٌف .
رقم طرٌقة التكالٌؾ :رقم افترا ً مان قبال المساتخدم ( 1أو 2أو ... 3الاخ) ولاٌكن رقام الناوع األول من أنواع اإلعتمادات هو الرقم(.)1 اسم طرٌقة التكالٌؾ :ننتقل إلى اسم نوع االعتمااد إلدراج اسام ناوع االعتمااد ،الاذي اسام فاً م النا (.)FOB حساب اعتماد الفاتورة :حٌث ٌنتقل المؤشر إلى حقل حساب اعتماد الفاتورة الذي ٌتم إنشاؤه فً الدلٌل المحاسبً كحسااب واحاد تحلٌلاً ٌقٌاد فٌا قٌماة الفااتورة لكال اعتماادات الناوع األول مان
أناااواع اعتماااادات ( ، )FOBونقاااوم بكتابتااا ٌااادوٌا ،أو ٌاااتم اساااتعراض هاااذا الحسااااب باساااتخدام األمر( ) F9لٌقوم النظام بعرض كل الحسابات الفرعٌة فً الدلٌل المحاسبً ونقوم باختٌار حساب اعتماد الفاتورة. عدد الحسابات اإل افٌة :وٌقصد بعدد الحسابات اإل افٌة عدد التكالٌؾ اإل افٌة للفاتورة التاً ٌرؼب المستخدم فً تحلٌلها لكل اعتماد ،وفً النوع األول من أنواع اإلعتمادات فً م الناا هاذا نحدد الرقم ( ، )4لؽرض فتح أربعة حقول إل افة أربعة حسابات تحلٌلٌة كل حساب ٌم ل تكلفة من تكالٌؾ االعتماد. اسم الحساب :فً هذه الحقول ٌتم إ افة أساماء هاذه التكاالٌؾ ماع ربطهاا بأرقاام حسااباتها فاً الاادلٌل المحاساابً ،مااع العلاام أن النظااام ال ٌساامح بكتابااة أك اار ماان العاادد المحاادد فااً حقاال عاادد الحسابات اإل افٌة المو ح بالنقطة السابقة. وٌشترط أٌ ا أن تكاون هاذه الحساابات موجاودة فاً الادلٌل المحاسابً (األساتاذ العاام) وهاذه الحسابات تكون كحسابات إجمالٌة لكل تكالٌؾ اإلعتمادات وتفاصٌل كل اعتمااد تكاون فاً نظاام المااوردٌن ،وهااذه المصااارٌؾ هااً (الشااحن ،التااأمٌن ،الجمااارح ،المصااارٌؾ األخاارب) مااع إمكانٌة التحلٌل إلى عشرة تكالٌؾ. وفااً الحقاال قاارٌن كاال مصااروؾ ٌااتم اسااتعراض الاادلٌل المحاساابً واختٌااار رقاام حساااب المصروؾ المطلوب وبعد إدراج البٌانات ،نقوم بعملٌة لحفظ هاذا الناوع فاً هاذه الشاشاة وهاً آخر خطوة فً إدراج بٌانات أنواع االعتماد. مع العلم أن هذه البٌاناات ساوؾ تظهار فاً شاشاة بٌاناات االعتمااد وذلاح لكال إعتماادات مان النوع ( ، )FOBوفً الدلٌل المحاسبً سوؾ تعبر هذه الحسابات عن القٌمة المالٌة لكل إعتمادات هااذا النااوع ،وال ٌمكاان فااتح شاشااة بٌانااات االعتماااد إل ااافة أي اعتماااد إال ب ا دراج بٌانااات هااذه الشاشة. انٌاااا :الناااوع ال اااانً ( :)CIFب تبااااع نفاااس الخطاااوات الساااابقة ٌاااتم إ اااافة التكاااالٌؾ المختلفااة للنااوع ال ااانً ماان أنااواع اإلعتمااادات ( )CIFأو أي نااوع آخاار ماان أنااواع اإلعتمادات. انٌا :نوع الربط متعدد الحسابات
فً هذه الحالة ٌتم اختٌار الخٌار متعدد الحسابات للمتؽٌر نوع االعتماد فاً شاشاة المتؽٌارات فً تهٌمة نظام الموردٌن ،وبالتالً إ افة حساب رمٌساً لكال اعتمااد بصافة مساتقلة فاً الادلٌل المحاساابً ،و ٌت اام ن هااذا الحساااب حسااابات تحلٌلٌااة لكاال تكااالٌؾ االعتماااد بمعنااى أن كاال التفاصٌل لكل اعتماد من الناحٌة المحاسبٌة ،سوؾ تكون فً الدلٌل المحاسبً (األستاذ العام).
وتظهر شاشة تكالٌؾ المشترٌات الخارجٌة فً حالة اختٌار نوع االعتماد (متعدد الحسابات) فً متؽٌرات النظام بالشكل التالً:
ومن الشكل السابق ٌت ح أن الحقل (حساب اعتماد الفاتورة) الموجود فً الحالة األولى شكل نوع االعتماد حساب ربط ابت ؼٌر موجود فً هذه الشاشة ،وكذلح أرقام الحساابات للتكاالٌؾ التً تم إ افتها كتكالٌؾ إ افٌة للفاتورة ،وذلح الن عملٌة الربط لهذه التكالٌؾ بحساباتها لكال اعتماد سوؾ تكون فً شاشة بٌانات اإلعتمادات فً عملٌات نظام الموردٌن وال ٌشاترط ربطهاا بحساب محدد وإنما ٌمكن ربطها بأي حساب فً كل مرة ٌتم فٌها إ افة اعتماد جدٌد. وعملٌة اإلدراج ألنواع اإلعتمادات والتكاالٌؾ المختلفاة فاً الشاشاة الساابقة ٌاتم بانفس إدراج البٌانااات فااً الشاشااة فااً الحالااة األولااى (نااوع االعتماااد حساااب ربااط اباات) ،مااع فاارق فااً أن حساب الفاتورة وحسابات التكاالٌؾ ال ٌاتم إدراجهاا فاً الشاشاة ،و إنماا بتحدٌاد عادد الحساابات اإل افٌة وأسماء التكالٌؾ االفترا ٌة. حٌث ٌتم إ افة حسابات االعتماد من النوع األول ( )FOBللدلٌل المحاسبً بتحدٌاد الارقم ()4 فً الحقال (عادد التكاالٌؾ اإل اافٌة) بعاد اساتبعاد الفااتورة ،وساٌقوم النظاام بفاتح أربعاة حقاول إ افٌة فقط للتكالٌؾ اإل افٌة التً هً (الشحن ،الجمارح ،التامٌن ،المصاارٌؾ األخارب) ، وبذلح تظهر شاشة تكالٌؾ المشترٌات الخارجٌة بعد حفظ البٌانات كما ٌلً:
وهكذا ٌتم إ افة: النااوع ال ااانً لالعتماااد ( )CIFوالااذي ٌت اامن (الفاااتورة والجمااارح و المصااروفات األخرب). والنااوع ال الااث (& )Fوالااذي ٌت اامن الفاااتورة والتااامٌن والجمااارح والمصااروفات األخرب. والنااوع الرابااع والااذي هااو المشااترٌات المحلٌااة وٌت اامن الفااـاتورة والمصااروفات األخرب. مع مالحظة: أن ٌتم تحلٌل التكالٌؾ حسب رؼبة المساتخدم للنظاام علاى أال ٌتجااوز التحلٌال 25تكاالٌؾ ، وٌفٌد تحلٌل التكالٌؾ فً أن النظام ٌتٌح إمكانٌاة تحمٌال األصاناؾ بنساب مختلفاة مان مصاروؾ إلى آخر حتى ٌتم احتساب تكلفة األصناؾ بشاكل عاادل وسالٌم وال ٌعتبار المساتخدم مجبار علاى إدخال كل األنواع ولكن ٌكتفً ب دخال األنواع التً تناسب نشاط .
رْ ٞز ّظبً اداسٓ دغبثبد اىَ٘سدُٗ ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات الموردون بالمراحل التالٌة: -تحدٌد المتؽٌر متعدد او حساب وحٌد المرتبط فً المتؽٌرات
فتح حساب الموردون فً الدلٌل-
م تهٌمة مجموعة الموردون
-تهٌمة بٌانات الموردون
مجموعة الموردٌن: وٌتم الدخول إلٌها من مدخالت نظام الموردون فً نظام الموردون وتظهر كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: ٌتم ادخال مجموعات الموردون حسب الفروع ٌتم ربط المجموعة بالحساب الخاص بها بالدلٌل المحاسبً كما فً الشكلالسابق شاشة بٌانات الموردون: وٌتم الدخول إلٌها من مدخالت نظام الموردون فً نظام الموردون وتظهر كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: ٌتم ا افة المورد مع رقمة ربط المورد بمجموعة الموردون بالتالً بالدلٌل المحاسبً بالتالً التا ٌرالمحاسبً للمورد تشاب الشاشة شاشة بٌانات العمالء فً طرٌقة التعامل مع الربط من ناحٌة تعدد الحسابات أو ربط وحٌد
رْ ٞز ّظبً اداسٓ دغبثبد اىَزبجشح ٌمر تنفٌذ نظام ادارة حسابات لمتاجرة بالمراحل التالٌة: تحدٌد المتؽٌر ربط المخازن من عدم فتح حساب المتاجرة فً الدلٌل-
م تهٌمة مجموعة المخازن او المجموعات الرمٌسٌة
ربط المتاجرة بالحساباتوتوجد هذه الشاشة فً مدخالت نظام المخزون وتظهر كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: ربط المجموعة الخاصة بفرع معٌن بحسابات المتاجرة الخاصة بالفرعوالتً تم تفرٌعها فً الدلٌل المحاسبً وتٌم التحدٌد كما ٌظهر فً الشكل رْ ٞز ّظبً اداسٓ دغبثبد االص٘ه اىضبثزخ
رْ ٞز ّظبً اداسٓ دغبثبد لشٗق اىؼَيخ ٌرتبط هذا النظام بالمتؽٌرات التالٌ :
الساامات ب دخااال قٌااود تسااوٌة فااروق العملااة :هااذا الخٌااار ٌم الكاان ماان عماال قٌااد ٌومٌااة علااى حساابات العملاة األجنبٌاة فاً الجاناب الاذي بالعملاة المحلٌاة فقاط ،دون إ اافة المقابال بالعملااة األجنبٌة. وتستخدم هذه العملٌاة إلقفاال الفاروق التاً تنشاأ فاً حساابات العملاة األجنبٌاة والتاً تناتم عان الزٌادة أو النقص فً سعر الصرؾ و توجد فً النظام طرٌقتٌن: ٌ -1دوٌة باستخدام قٌود تسوٌة فروق العملة. -2آلٌا باستخدام اإلقفال الشهري. ربط حساب فروق العملة فً الحسابات الوسٌط رْ ٞز ّظبً اداسح دغبثبد اىعشائت
المتؽٌرات المرتبطة
استخدام رٌبة القٌمة الم افة :عند التأشٌر على هذا المتؽٌر ٌقوم النظام بتفعٌل حقل مقابل هذا المتؽٌر للتارٌخ الذي سٌتم تفعٌل ال رٌبة فٌ وٌتم تفعٌل حقول فً بٌانات االصناؾ تخص ال رٌبة وٌتم فتح عمود خاص ب رٌبة القٌمة الم افة فً فاتورة المبٌعات ومردود فاتورة المبٌعات وفاتورة المشترٌات ومردود فاتورة المشترٌات وٌتم ترحٌل هذه ال رٌبة عندما ٌتم ترحٌل المستندات المذكورة الى االستاذ العام والتً علٌها رٌبة.
الفصل الثالث تنفٌذ نظام المخازن نظام المخازن للفروع
فت سجالت االصناف:
توجد فً هذا النظام الث شاشات تعمل على تنفٌذه وهً: شاشة وحدات قٌاس المخزون من خالل تهٌمة النظاام (قامماة المخاازن) نقاوم بالادخول إلاى شاشاة وحادات القٌااس التاً مان خاللها نقوم ب دخال وحدات القٌاس المختلفة التً تستخدم فً قٌاس المخزون وتظهر هذه الشاشة بالشكل التالً:
وكما هو مالحظ فً الشكل السابق ف ن هذه الشاشة تحتوي على حقلٌن مختلفٌن: اسم ا لوحدة :وٌستخدم هذا الحقل فً إدخال اسم الوحدة م ل (الكرتاون) أو الكٌلاو جارام .....إلخ. رمز الوحدة :وٌتم فً هذا الحقل إدراج الرمز للوحدة التً تم إدراج اسمها فً اسم الوحدة ،وم ال ذلح (كجم ...الخ) وإذا لم ٌكن لهذه الوحدة رمز معروؾ ٌحدد نفس االسم كرمز للوحدة م ل كرتون ٌكون رمزها (كرتون) ،مع العلم أن رمز الوحدة هو المهم فً هذه الشاشة نظرا ألن هذا الرمز ٌظهر فً مختلؾ التقارٌر والشاشات ، وٌجب أن ٌكون هذا الرمز وا حا ومفهوما
تنفٌذ المجموعات المخزنٌة الرئٌسٌة:
طرٌقة التعامل مع الشاشة: رقم المجموعة :وهذا الحقل ٌستخدم إل افة رقم افترا ً لكل مجموعة رمٌساٌة م ال الارقم( )1لمجموعااة اللمبااات و الاارقم ( )2للمجموعااة ال انٌااة...الخ ،وٌساامح النظااام ب ااافة ()999 مجموعة مخزنٌ رمٌسٌة. االسم العربً للمجموعة :وفً هذا الحقل ٌاتم إدراج اسام هاذه المجموعاة باللؽاة العربٌاة م الاللمبات أو األحبار أو قطع الؽٌار ...الخ. االساام األجنبااً للمجموعااةٌ :سااتخدم فااً حالااة اسااتخدام لؽااة أخاارب بجانااب اللؽااة العربٌااةوٌستفاد من هذا الحقل فً حالة الدخول إلى النظام باللؽة األجنبٌة.
فً يالة الفروع ٌتم تقسٌم االصناؾ إلى مجموعات األصناؾ كما ٌظهر فً الشكل السابق أي ٌتم ذكر رقم المجموعة اسم المجموعة م الحفظ وتعتبر المجموعات عامة على مستوب المنشاة بشكل عام تنفٌذ االصناف: مان خاالل قامماة المادخالت لنظاام المخاازن نقااوم بالادخول إلاى شاشاة بٌاناات األصاناؾ التااً تستخدم فً إدخال األصناؾ ببٌاناتها المختلفة والتاً تظهار فاً بطاقاة الصانؾ المعروفاة ورباط األصااناؾ بالمجموعااات المخزنٌ ا التااً تاام إدخالهااا فااً الشاشااة السااابقة (بٌانااات المجموعااات ال رمٌسٌة) لٌاؤ ر كال صانؾ ٌاتم إدراجا فاً شاشاة بٌاناات األصاناؾ بمجموعتا المخزنٌاة التاً
ٌربط بها وبالتالً بالحسابات التً ربطت بها هذه المجموعة فً حالة تم الربط حسب المجموعة وتظهر هذه الشاشة بالشكل التالً:
تحتااوي هااذه الشاشااة علااى العدٌااد ماان الخٌااارات اإلجبارٌااة واالختٌارٌااة وكااذلح الصاانادٌق ( ) Combo Boxالمعدة بٌاناتها من تهٌمة النظام ،وكذلح تقارٌر و حقول إ اافٌة وٌمكان أن نقاوم بتقسٌم هذه الشاشة إلى عدة شاشات هً: 1بٌانات األصناؾ :وتم ل اإلعدادات األولٌة و المدخالت األساسٌة لبٌانات الصنؾ. 2بٌانات أخرب :وتختص هذه الشاشة بتحدٌد اهم متؽٌرات التعامل مع الصنؾ 3الحركة :وتو ح العملٌات التً تمت على هذا الصنؾ من وارد ومنصرؾ ورصٌد. 4التسعٌرة :وتعتبر كتقرٌر ٌو ح المستوٌات المختلفة ألسعار البٌع الصنؾ مخزنً. 5الرفوؾ :وتستخدم كتقرٌر ٌو ح ب ربط الصنؾ بالرؾ الذي ٌخزن فٌ هذا الصنؾ. 6مكونات الصنؾ :بؽرض تحدٌد مكونات الصنؾ من أصناؾ أخرب تم إ افتها مسبقاً. 7األصناؾ المركبة :وتستخدم هذه الشاشاة فاً تحدٌاد األصاناؾ المركباة التاً ٌتكاون منهاا الصنؾ المركب وذلح فً حالة كون الصنؾ الذي نقوم ب افت صنؾ مركب. 3الموردٌن :تظهر فً هذه الشاشة بٌانات بموردٌن الصنؾ حسب عملٌات التاً تمات علاى الصنؾ فً النظام
9حركة الملحقات :اذا كان الصانؾ لا مجموعاة مان الملحقاات م ال اللاون وأراد المساتخدم تقرٌر ٌبٌن حركة الملحقات فٌمكن ذلح من خالل تقرٌر حركة الملحقات
أوال :طرٌق ا افة صنؾ قاممة مدخالت األصناؾ هً القامماة التاً مان خاللهاا ساوؾ نو اح الخطاوات المتبعاة فاً إ افة وإدراج األصناؾ ببٌاناتها المختلفة ،وتحتوي هذه الشاشة على ال ة أقسام هً:
إ افة :تنفٌذ األمر إ افة لفتح سجل جدٌد إل افة صنؾ ولنفترض أن هذا الصانؾ لمباة أبو 40وات. الحقول االجبارٌة 1رقاام المجموعااةٌ :ظهاار المؤشاار فااً رقاام المجموعااة لؽاارض تحدٌااد المجموعااة المخزنٌااة التااً ٌنتمااً إلٌهاااا هاااذا الصااانؾ وذلاااح بكتابتهاااا أو اساااتعراض المجموعاات باساتخدام األمار ( )F9الاذي بواساطت تظهاار القاممااة المقابلااة للمجموعااات المخزنٌااة اام اختٌار المجموعة المطلوبة وهً مجموعة اللمبات عن طرٌق كتابة رقمها ( )001أو جزء مان اسامها كما و حنا سابقا وذلح فً الحقل ( )Findالموجود فً شاشة العرض للمجموعات. 2رقم الصنؾٌ :نتقل المؤشر بعد كتابة رقم المجموعة إلى رقم الصنؾ وٌظهر اسم المجموعة فً حقل اسم المجموعة ورقمها فً حقل رقم الصنؾ آلٌا،
لؽرض تحدٌد الصنؾ وربط بهذه المجموعة ،بحٌث ٌصاٌر رقام أول صانؾ ما ال بالشاكل و ٌكااون الجاازء األول من ا ماان الشاامال (ٌ )001م اال رقاام المجموعااة والج ازء ال ااانً ماان الشاامال (ٌ ) 001م اال رقاام أول صاانؾ وهكااذا ،فاارقم الصاانؾ ال ااانً ٌكااون بالشااكل ب افة صفرٌن م الرقم لنتمكن من إ افة ( )999رقم تحت المجموعة األولى. مع العلم ان باإلمكان أٌ ا استخدام األحرؾ فاً هاذا الحقال بحٌاث ٌكاون التقساٌم لألصاناؾ تحت المجموعة الواحدة ٌ ،م ل أٌ ا مجموعات فرعٌة ،م ل اللمبات األحمر ما ال نقاوم بكتاباة حٌااث ٌم اال الاارقم ( )001ماان الشاامال رقاام المجموعااة رقاام أول صاانؾ فٌهااا بالشااكل األولى (اللمبات) والحرؾ ( )Rمجموعة اللمبات الحمراء والجزء األخٌر من الارقم (ٌ )001م ال رقم أول صنؾ من اللمبات الحمراء. كما أن باإلمكان إ افة عدد األرقام أو األحرؾ التً نرٌدها فً هذا الحقال وبحساب اإلعاداد لها من تهٌمة النظام (المتؽٌرات) طول رقم الصنؾ ،وفً حالة استخدام نظام (ألبااركود) ٌمكان كتابة هذا الصنؾ بدون رقم المجموعة وبالشكل المدون على الصانؾ الماراد إ اافة بٌاناتا فاً الشاشة. وإذا كانت هذه األصناؾ ال توجد لها أرقام معتمدة فٌتم كتابة الصنؾ برقم المجموعة م ٌلٌا مباشرة الرقم دون وجود أي فواصل م ل( )001020رقم الصنؾ 20من المجموعة األولى. الاذي ٌعتبار حقال إجبااري 3اسم الصنؾ :ننتقال بعاد كتاباة رقام الصانؾ إلاى ٌسااتخدم لكتابااة اساام الصاانؾ بااالعربً وبالتفصااٌل بحٌااث ٌراعااى عنااد كتابااة هااذا االساام الو ااوت الكاماال لكاال المختصااٌن والمتعاااملٌن بهااذا الصاانؾ خاصااة أمااٌن المخااازن الااذي ساوؾ ٌقاوم بالصارؾ طبقااا لهاذا االسام وذلااح الن هاذا االسام هاو الااذي ساوؾ ٌظهار فااً األوامر والفواتٌر المختلفة ولٌكن فً م النا لمبة أبو 40وات كما ٌظهر بالشكل السابق. 4اسم الصنؾ األجنبًٌ :كتب اسم الصنؾ باللؽة المرافقة التً ترؼاب المنشاأة بالعمال بهاا علاى النظام إ افة إلى اللؽة العربٌة فً هذا الحقل لؽرض إ افة العملٌات واستخراج التقارٌر بموجبها. 5الوحدةٌ :م ل حقل وحدة القٌاس للصنؾ بحسب رموز الوحدات الم اافة فاً تهٌماة النظاام وٌتم استعرا ها باستخدام األمر ( )F9وال ٌقبل النظام إ افة أي وحدة فً هذا الحقل إذا لم تكن موجودة فً تهٌمة الوحدات فً تهٌمة النظام . 6صورة الصنؾ :وفً هذ المربع ٌتم إدراج صورة الصنؾ وذلح بعد تخزٌنهاا فاً جهااز الكمبٌاوتر وٌتم ذلح باالنقر علاى المجلاد األصافر الاذي ٌقاوم بعارض شاشاة نقاوم مان خاللهاا بتحدٌاد موقاع الصنؾ
طرٌقة التعامل مع شاشة بٌانات االصناف بطرٌقة الفروع:
بعد تقسٌم مجموعات األصناؾ ٌتم إدخال األصناؾ بشكل عام على مستوب الشركة ولٌس على مستوب الفروع وسوؾ ٌتم التفرٌق بٌن كمٌات الفروع من خالل التقارٌر حسب المخازن
شاشة تعدٌل بٌانات االصناؾ عند النقر على زر تعدٌل بٌانات االصناؾ تظهر الشاشة التالٌة:
وتستخدم هذه الشاشة فً تعدٌل اؼلب البٌانات التً تام ادخالهاا أو تحدٌادها فاً شاشاة بٌاناات االصاناؾ والتً ٌمكن التعدٌل فٌها ولٌس لها أي تا ٌر فً عملٌات الصنؾ التً تمت مسبقا فاً النظاام كماا ٌظهار فً الشكل السابق حٌث تم تعدٌل وحدة القٌاس الخاصة بالصنؾ (ما ال) وٌمكان استٌ اات اهام البٌاناات التً ٌمكن التعدٌل فٌها من خالل حقل اسم الحقل طرٌقة التعامل مع الشاشة وبعد تحدٌد البٌان الذي نرٌاد التعادٌل فٌا ٌاتم انازال االصاناؾ المطلاوب التعادٌل فٌهاا مان خاالل الازر (انزال االصناؾ) م نقوم بكتابة القٌمة الجدٌدة من خالل الحقال فاً اعلاى الجادول والاذي ٌظهربعناوان مطابق للبند الذي نعمل على تؽٌٌرة فم ال فً الشكل السابق قمنا بتحدٌاد اسام الحقال الوحادة ظهار الحقال اعلى الجدول بعنوان الوحدة لنقاوم بكتاباة الوحادة الجدٌادة التاً نرٌادها لالصاناؾ بعادها ننقار علاى زر
تعدٌل مباشرة ٌقوم النظام بالتعدٌل مع اظهاار الوحادة الجدٌادة اماام كال صانؾ بجاناب القدٌماة لام ٌتبقاى للمستخدم سوب عملٌة الحفظ. األوامر اإل افٌة المتوفرة فً الشاشة
االمر شجرة األصناؾ ٌظهر شجرة األصناؾ التً تم ترتٌب االصناؾ فٌها تسعٌرة األصناؾ تفتح شاشة التسعٌرة من أجل تسعٌر الصنؾ بسعر البٌع المخزون االفتتاحً من أجل إدخال الرصٌد االفتتاحً للصنؾ استٌراد تقرٌار مان اكسالٌ :عمال هاذا عناد النقار علٌاة علاى اظهاار شاشاة ا اافٌة كماا فاًالشكل التالً :
وتستخدم لسحب البٌانات من ملؾ اكسل وفق الخطوات التالٌة ترتٌب بٌانات األصناؾ فً اعمادة ملاؾ األكسال وفاق طرٌقاة معٌناة كماا هاو ظهاار فاًالمستطٌل (صٌؽة الملؾ) الظاهر فً الشكل السابق بشارط تارح الساطر األول فاً ملاؾ االكسل بدون بٌ انات نرٌد سحبها الن النظام سوؾ ٌبدءا قرام الملؾ من السطر ال انً. م ومن خالل هذه الشاشة ٌتم تحدٌاد مساار ملاؾ األكسال مان خاالل حقال مساار برنااممملااؾ األكساال وبمجاارد تحدٌااده ٌقااوم النظااام مباشاارة بسااحب كافااة البٌانااات المدخلااة فااً اإلكسل إلى داخل الشاشة مبدمٌا وبعد الحفظ ٌتم إدخالها فً النظام بشكل نهامً مالحظة ٌ :جب ان ٌكون مسار برنامم االكسل فً شاشة المتؽٌرات العامة قد تم تحدٌدة قبال البدء فً الخطوات السابقة وإال سوؾ ٌرفض النظام عملٌاة الساحب (انظار شارت المتؽٌارات العامة)
تنفٌذ نظام المخازن ( ب خ بٌانات المخازن):
ٗر٘جذ ٕزٓ اىشب خ لٍ ٜذخالد ّظبً اىَخضُٗ ُخصصت شاشة بٌانات المخازن إلدراج البٌانات الخاصة بالمخازن والهناجر والمستودعات والمعارض التً تمتلكها المنشأة والتً تخزن فٌها ب امعها المختلفة كما تستخدم أٌ ا فً تقسٌم المخزن الواحد إلى أقسام مختلفة على هٌمة رفوؾ متعددة لحفظ األصناؾ صؽٌرة الحجم م ل قطع الؽٌار وخالف ،وتظهر شاشة بٌانات المخازن بالشكل التالً:
وتتم عملٌة اإلدراج للمخازن والرفوؾ فً هذه الشاشة ب تباع الخطوات التالٌة: 1إ افة :تنفٌذ األمر إ افة لفتح سجل جدٌد إل افة مخزن. 2رقم المخزن :فً حقل رقم المخزن نقوم ب اافة رماز للمخازن األول للمنشاأة ولاٌكن الارقم ( )1ماع العلم أن هذا الحقل ٌسمح ب افة أي عدد من المخازن بحسب اإلعداد لذلح فً تهٌماة المخازون وال ٌسمح بتكرار الرقم أك ر من مرة. 3
4اسم المخزن العربً ٌ :اؾ فً هذا الحقل اسم المخزن ولٌكن م ال المخزن الرمٌسً م ٌتم تحدٌد اسم المخزن األجنباً :فاً هاذا الحقال نقاوم ب دخاال اسام المخازن باللؽاة األخارب التاً نستخدمها فً النظام كما و حنا سابقا. 5
رقم الفرع :هنا ٌتم ربط المخزن بالفرع بالتالً منع التعامل مع المخزن إال باالفرع المرتبط ب من خالل حقل رقم الفرع
6أمٌن المخزن :هو المختص القامم بأعمال هذا المخزن (اختٌاري) م ٌتم تحدٌاد الموقاع ورقام التلٌفون وهً بٌانات اختٌارٌة اإلدخال وتخص المخزن الجاري إ افت للنظام. 7موقؾ بؽرض توقٌؾ التعامل مع المخزن وٌمكن التأشٌر على هذا المربع وإلؽاء االشارة فً أي وقت . أما بالنسبة للرفوؾ وبقٌة البٌانات فتعتبر اختٌارٌة وباإلمكان تجاوزها والقٌام بحفاظ البٌاناات دون إدراجها. وٌتم إ افة أرقام الرفوؾ فً العمود رقم الرؾ على شكل رقم تسلسل ماع حاروؾ أو بادون حروؾ أو على شكل( )1/1العمود األول الصؾ األول ،واالسم لكل رؾ تحت اسم الرؾ باللؽة العربٌة م اللؽة اإلنجلٌزٌة م ٌتم الحفظ وذلح بواسطة األمر حفظ.
وٌالحظ من الشاشة السابقة أنها تنقسم إلى قسمٌن القسم األول علاوي ٌحتاوي علاى متؽٌارات مختلفة تستخدم كل منها لؽارض إدراج أو اساتعراض المخازون االفتتاات حساب المجموعاات أو األصناؾ أو المخازن وهذه المتؽٌرات هً: طرٌقة إدخال المخزون االفتتاحً:
وتستخدم لتحدٌد الكٌفٌة التً سوؾ ٌتم بموجبها اإلدراج لمخزون االفتتات وتتم هذه العملٌة بطرٌقتٌن مختلفتٌن: الطرٌقة األولى تلقامً :إنازال األصاناؾ إلاى الشاشاة آلٌاا مان قبال النظاام بعاد تحدٌاد حقاولالمتوفرة أعلى الشاشة (رقم المجموعة – من صنؾ إلى صنؾ ) الطرٌقة ال انٌة ٌدوي :إنزال األصناؾ إلى الشاشة ٌدوٌا.وذلح بكتابة رقم الصنؾ فاً حقالرقم الصنؾ المتوفر فً الجدول أو ب ؽط (.)f9 رقم المجموعةٌ :ستخدم هذا الحقل لتحدٌد المجموعة التاً ساوؾ ٌاتم تخازٌن أصانافها فاً المخازن أو استعراض مخزونها االفتتاحً إن كان قد تم إدراج من قبل. من الصنؾ رقم إلى الصنؾ رقم :تستخدم هذه الحقول فً حالة إنزال أصناؾ محدده دون التقٌد برقم مجموعة. من رقم المخزن إلى رقم المخزن :تستخدم لتحدٌد المخزن الذي توجد فٌ كمٌات األصاناؾ المحددة سابقا ،مع العلم أن إذا لم ٌتم تحدٌد رقم المخزن سوؾ ٌقاوم النظاام بتكارار كال صانؾ بعدد المخازن الموجودة فً النظام. طرٌقة العرضٌ :قصد بها الترتٌب لألصاناؾ التاً ساوؾ ٌاتم إنزالهاا إلاى الشاشاة ،وحادد النظام ال ة خٌارات لعملٌة الترتٌب ( ،رقم الصانؾ) وٌقاوم النظاام بموجبهاا بترتٌاب األصاناؾ بحسب رقم الصنؾ من األدنى إلى األعلى ( ،اسم الصنؾ) وبموجبهاا ٌاتم إنازال األصاناؾ إلاى الشاشااة مرتبااة حسااب األحاارؾ األبجدٌااة ( ،رقاام المخاازن) وٌقااوم النظااام بموجااب هااذه الطرٌقااة بترتٌب األصناؾ بحسب المخزن ،حٌث ٌبدأ بالمخزن األول م المخزن ال انً ...الخ.
وبعد تحدٌد خٌارات الجزء األؼلى من الشاشة نقوم تنفٌذ األمر إ افة الذي من خاللا ٌقوم النظام بعرض الصانؾ علاى الشاشاة إذا كانات طرٌقاة التخازٌن تلقاامً ،أماا فاً حالااة التخاازٌن ٌاادوي ٌقااوم النظااام ب ظهااار المؤشاار فااً العمااود األول رقاام الصاانؾ ، لكتابة رقم الصنؾ ٌدوٌا ،وإذا لم نكن نعرؾ رقام الصانؾ نساتعمل األمار ( )F9الاذي بواسطت ٌقوم النظام ب ظهار قاممة بكل األصاناؾ ،ام نقاوم مباشارة بكتاباة جازء مان رقم الصنؾ من الشمال أو أي جزء بعد العالمة %كما و حنا سابقا ،م تنفٌذ األمر ( )Enterإلنزال الصنؾ إلى الشاشة ام ( )Enterمارة أخارب ٌقاوم النظاام ب ظهاار اسام الصنؾ والوحدة آلٌا. القسم األسفل من الشاشاة وٌحتاوي علاى عادة بٌاناات منهاا مكتوباة ومنهاا مقاروءة وفٌماا ٌلاً تو ٌحا لكل منها وسوؾ نقوم بتقسٌم الجزء السفلً إلى قسمٌن القسم األول من كما فاً الشاكل التالً: وكما هو مو ح فالشاكل الساابق ٌحتاوي علاى البٌانات التالٌة:
1استخدام الملحقاتٌ :ستخدم هذا الخٌار على اعالم النظام بان الصنؾ ٌتعامل مع الملحقات
شاشة حركة الملحقات
تظهر فً هذه الشاشة حركة الصنؾ (الوارد – المنصرؾ -الرصٌد)مع المحلقات التابعة ل مع امكانٌة تحدٌد ملحق معٌن لعرض حركت المخزنٌة فقط فً الشاشة كما ٌظهار فاً الشكل التالً الذي ٌظهر حركة الصنؾ باللون االحمر
تنفٌذ نظام الرقم التسلسلً الرقم التسلسلً (ٌ :)Serial N.ستخدم هذا الخٌاار علاى اعاالم النظاام باان الصانؾ 1 ٌتعامل مع الرقم التسلسلً
تنفٌذ نظام الصنؾ ؼٌر قابل للبٌع 1صنؾ ؼٌر قابل للبٌع :وهو الصنؾ ٌخازن بؽارض األساتخدام الاداخلً فقاط فاً المنشااة وال ٌمكن بٌعة أي ال ٌمك ن التعامال معا فاً نظاام المبٌعاات لكان ٌمكان صارفة ب ساتخدام أوامر الصرؾ المخزنٌة م ل صنؾ قرطاسٌ أو مواد خام
تنفٌذ نظام الصنؾ خدمً: وهو الصنؾ الذي ٌم ل خدم م ل (الصاٌانة ،عملٌاة جراحٌاة ،تحلٌال ..إلاخ ) ولاٌس سالعة ملموسة ،وهذا الصنؾ ٌظهر فً فاتورة المبٌعات أو مردودات المبٌعاات وال ٌسامح باساتخدام فً أي شاشة أخري من شاشات النظام لذلح فلٌس ل ا ر على المخازن وإنما ٌكون أ ره فقط فً فاتورة المبٌعات ومردوداتها وبالقٌد الخاص بهما 2فً الحسابات والذي ٌكون قٌد بادون قٌاد التكلفاة (فاً نظاام الجارد المساتمر) ألن الصانؾ الخدمً ال ٌكون ل تكلفة: مدٌن
الــــبـــــــــٌــــــــــــــــــــان
دامن
التارٌخ
من حـ/العمٌل /الصندوق/البنح
×× × ×× ×
إلى حـ /إٌرادات الخدمات قٌمة المبٌعات بموجب فاتورة رقم ( )
تارٌخ الفاتورة
وٌك ر اساتخدام هاذا الناوع فاً المنشاتت الخدمٌاة :م ال المستشافٌات المادارس والشاركات التاً تقادم خدمة م ل الصٌانة والبرمجة والتدرٌب ومكاتب المحاسبة والمحاماة وؼٌرها .تنفٌذ نظام الخصم والتخفٌض ٌ 3ساامح بالخصاام :وعنااد التأشااٌر علااى هااذا المتؽٌاار ٌمكاان أسااتخدم الخصاام المسااموت ب ا الخاص بلصنؾ وهو خصم قٌمة فً المبٌعات وٌعتمد ظهور هذا المتؽٌر مان عدما علاى م تؽٌر موجود فً شاشة متؽٌرات العمالء فً تهٌماة نظاام العماالء (انظار شارت متؽٌارات نظام العمالء ) 4نسبة التخفٌضٌ :ستفاد من هذا الحقل فً تحدٌد النسبة التً ٌمكن منحها للعمٌل كتخفٌض من قٌمة هذا الصنؾ بحٌث ال ٌسمح النظام بتجاوز هذه النسبة عناد التخفاٌض فاً فااتورة المبٌعات. تنفٌذ نظام الكمٌات المجانٌة ٌ 5سمح بكمٌة مجانٌةٌ :تٌح النظام عند استخدام هذا المتؽٌر مان اساتخدام الكمٌاات المجانٌاة للصنؾ عند التورٌاد إلاى النظاام فاً فاواتٌر المشاترٌات أو الصارؾ منا بموجاب فاواتٌر المبٌعات ،وكذلح ٌستفاد من فً إعداد التقارٌر المختلفة عن الكمٌات المجانٌة (الباونص) فً شركات األدوٌة والمواد الؽذامٌة وؼٌرها من الشركات التً تستخدم الكمٌاات المجانٌاة عند الشراء وعند البٌع.
فعند التأشٌر على هذه المٌزة ( )Cheq Boxبحٌث تصٌر بالشكل ان باإلمكان الصرؾ أو التورٌد المجانً من هذا الصنؾ كما سنو ح الحقا.
تنفٌذ نظام استخدام رقم الدفعة 7استخدام رقم الدفعة (ٌ :)Batch N.ستخدم هذا الخٌار على اعالم النظام بان الصنؾ ٌتعامال مع رقم الدفعة. تنفٌذ نظام العبوة: ونكتاب فاً هااذ الحقال عباوة الصاانؾ داخال وحادة القٌاااس كم ال علاى ذلااح فاً حالاة كااان (الكرتون وحدة قٌاس الصنؾ وفً داخل الكرتون 24حبة )اذا فً هدا الحقل نكتب()24 أي عدد الوحدات االصؽر ولٌس لهذا المعلومة أي دور فً حركة مخزون الصنؾ ولكن معلومة تظهر مرافقاة للصانؾ فقاط فاً عملٌاات النظاام (ولمعرفاة كٌاؾ تاؤ ر العباوة فاً المخزون انظر شرت الصنؾ االعلى). تنفٌذ نظام الصنؾ المركب
يقول اضافٌة تستخدم هذه الشاشة فً ادخاال بٌاناات ا اافٌة عان الصانؾ كماا ٌظهار فاً الشكل التالً:
وكما ٌالحظ من خالل الشكل السابق نالحاظ انا ٌمكان ادخاال مجموعاة مان البٌاناات م ال تحدٌد الطول و العرض والمساحة ........إلخ وهل ٌباع الصنؾ نقدا فقط وفترة االرتجااع فبل انتهاء الصنؾ وهً بٌانات اختٌارٌة االستخدام ٌمكن تجاوزها مع العلم ان النظام ٌقوم بعاارض تقااارٌر اجمالٌااة وتحلٌلااة حركااة ورصااٌد وؼٌرهااا وفااق هااذه البٌانااات لااذا ننصااح بأستخدمها فً حالة تطلب ذلح لكً ٌتم االستفادة من التقارٌر الخاصة بها مالحظ هناح بٌانات خاصة بنظام الموازٌن وهً كما ٌلً: صنؾ موزون ٌ :تم تحدٌد ة فً حالة ان الصنؾ ٌتعامل مع نظام المٌزان كما تام شارتذلاح وٌااتم تحدٌاادة فااً حالااة عاادم وجااود بركااود للصاانؾ ووجااود ربااط مااع نظااام المٌاازان (البهارات والخ روات – اللحوم ). المفتات :وٌقصد بة رقم مفتات االختصار فً لوحة الكٌبور الخااص ب ظهاار النصاؾ آلٌااعند النقر علٌة وذلح كبدٌل عن البحث عن الصنؾ فً شاشة المٌزان. اسم المٌزان :نقوم من خالل هذه الحقل بتحدٌد اسم المٌزان الذي ٌنتمً ل الصانؾ م المٌزان البهارات بحٌث ال تظهر فاً مٌازان البهاارات إال األصاناؾ التاً تنتماً لمٌازان البهاااارات (حساااب صاااالحٌات المساااتخدمٌن فاااً نظاااام المٌااازان) وٌمكااان ادخاااال اساااماء الموازٌن من خالل السهم االسواد الذي بجانب هذا الحقل الذي ٌظهر الشاشة التالٌاة عناد النقر علٌة(وقد تم و ع م ال البهارات فٌها):
شاشة مفاتٌح االصناؾ الموزونة
هذه الشاشة للقراءة فقط تظهر فٌها االصناؾ التً ترتبط بنظام المٌزان مع مفاتٌح االختصار فً الكٌبورد الخاص بها. الفصل الرابع (الباب ال انً تنفٌذ النظام) دلٌل المدٌر المالً فً تنفٌذ التخطٌط والتحلٌل والتقٌٌم المالً فً النظام
سوؾ نقوم بهذا الجزء بأستعراض النظم الخاصة بالمدٌر المالً والتً ٌستطٌع تنفٌذها فً النظام
نظم التقٌٌم (مراكز التكلفة – المشارٌع – االنشطة). نظم التحلٌل المالً (تحلٌل خاص بمدخالت النظام – تحلٌل خاصبعملٌات النظام ). نظم التخطٌط ( الموازنة التقدٌرٌة – تخطٌط المشترٌات – تخطٌطالمبٌعات – تخطٌط التحصٌل والتقسٌط ). نظام تحلٌل وادارة المبٌعات والتسوٌق -تقسٌم المناطق مندوبٌنتسعٌرة خطوط سٌر
تنفٌذ نظام مركز التكلفة ٌرتبط تنفٌذ نظام مركز التكلفة بالمتؽٌرات التالٌة:
مركز التكلفةٌ :وجد خٌارات مختلفة ٌوفرها النظام تخص استخدام مراكز التكلفة وهً .5
ؼٌر مستخدم :عند تفعٌل هذا المتؽٌر ٌقوم النظام باخفاء الشاشات الخاصة بتهٌمة مراكز التكلفة وٌخفً اٌ ا حقل مركز التكلفة فً الشاشات التً تتعامل مع مركز التكلفة .
.6
اختٌاري :عند تفعٌل هذا المتؽٌر ٌمكن النظام من استخدام مراكز التكلفة فً كافة النظام مع كافة الحسابات بشكل اختٌاري اال اذا كان تسلسل المستند ٌعتمد على
.7
المركز فٌكون المركز فً هذة الحالة اجباري .
.3
اجباري :عند تفعٌل هذا المتؽٌر ٌمكن النظام من استخدام مراكز التكلفة فً كافة النظام مع كافة الحسابات بشكل اجباري بحٌث ال ٌتم حفظ المستند اال بعد ادخال المركز.
.9
اربات وخسامر :عند تفعٌل هذا المتؽٌر ٌمكن النظام من استخدام مراكز التكلفة فً كافة النظام مع حسابات االربات والخسامر بشكل اجباري كما ٌتم تفعٌل متؽٌر اخر ٌخص ترحٌل القٌود الواردة من ؼٌر االستاذ العام م ل المبٌعات ومردوداتها (المركز فً كافة اطراؾ القٌد اي ان كافة الحسابات فً القٌد ٌتم ربطها بالمركز)
(المركز فً حسابات االربات والخسامر فقط اي ان حسابات االربات والخسامر فً القٌد هً فقط التً ٌتم ربطها بالمركز) .10استخدام توسٌط الً لحساب جاري مراكز التكلفة ٌ :تفعل هذا المتؽٌر عندما تكون مراكز التكلفة اجباري وعند تفعٌل هذا المتؽٌر ٌقوم النظام باكمال قٌد الصرؾ والقبض والتحوٌل المخزنً لٌصبح القٌد على مستوب كل مركز متزن باستخدام حساب وسٌط (حساب جاري مراكز التكلفة ) اما قٌد الٌومٌة ال ٌتم حفظة اال اذا كان متزن على مستوب مراكز التكلفة . .11
عدم ت مٌن رقم المركزاالعلى فً رقم المركز :اي مركز ال بد ان ٌحتوي من بداٌة رقمة على رقم مركزة االعلى اال اذا تم التأشٌر على هذا المتؽٌر.
ربط اليسابات بالمراكز :
عند التأشٌر على هذا الخٌار ٌقوم النظام بفتح خٌار فً شاشة الدلٌل المحاسبً وهو خٌار مركز التكلفة من أجل ربط الحساب الذي ٌتم إدخال فً الدلٌل المحاسبً بمراكز التكلفة بحٌث ٌمنع النظام استخدام هذا الحساب بمركز تكلفة ؼٌر المحدد فً شاشة الدلٌل المحاسبً وٌوجد لهذا المتؽٌر عدة خٌارات وهً : اجباري :وبالتالً عند إدخال حساب فً الدلٌل المحاسبً إجباري على المستخدم تحدٌد مركز تكلفة مرتبط . اختٌاري :بمعنى إمكانٌة ربط بعض الحسابات بمركز التكلفة وعدم ربط البعض األخر. ربط المراكز بالمشارٌع – ربط المشارٌع باألنشطةٌ :شاب هذا المتؽٌر السابق من ناحٌة الربط االختٌار أو االجباري بٌن نظم التقٌٌم التً تم شرحها فً الدلٌل النطري للتحلٌل المالً
ٌتم تنفٌذ نظام مراكز التكلفة على شاشتٌن كما ٌلً:
شاشة أنواع مراكز التكلفة
ذكرنا فً ممٌزات النظام أن النظام متعدد المراكز بل باإلمكان إنشاء دلٌال كامال للهٌكال التنظٌماً للمراكز (األنشطة) المختلفة المكونة للمنشاة
ومن خالل هذه الشاشة ممكن أن نقوم ب اافة أناواع المراكاز مان حٌاث التاأ ر بالعملٌاات المالٌاة ، (رمٌسً فرعً ،مع العلم أن إ افة مراكز تكلفة فاً المرحلاة القادماة (المادخالت) ال ٌمكان أن ٌاتم إال ب افة أنواعها من خالل هذه الشاشة.
شاشة مراكز التكلفة ف ً هذه الشاشة نقوم ب افة المراكز المختلفة للمنشاة و التً ترؼب المنشاأة بالحصاول علاى تقارٌرها ومخرجاتها ،وذلح كبدٌل للتحلٌل فً الدلٌل المحاسبً لكل مركز حسابات مستقلة وكذا تجنبا للتشعب الزامد و التوسع الكبٌر فً تحلٌل وتصنٌؾ الحسابات فً الدلٌل المحاسبً. كمااا ٌمكاان اإلسااتفادة ماان هااذه الشاشااة لااٌس فقااط فااً المركااز وإنمااا إل ااافة دلٌاال تو ااٌحً تفصاٌلً أك ار لماا هاو موجااود فاً الادلٌل المحاسابً مان حسااابات أو اجماالً لعادة حساابات فااً الاادلٌل المحاساابً ،ول انفس التصاانٌؾ الموجااود فااً الاادلٌل المحاساابً دون أي تؽٌٌاار فااً الاادلٌل المحاسبً. وٌتم تكوٌن دلٌل المراكز على شكل مركز رمٌسً وعدة فروع كما ٌظهر فً الشكل التالً أو على شكل مشارٌع مقاوالت م ال أو إلدارات أو مناطق بٌعٌة أو أقسام ترؼاب المنشاأة بمراقبتهاا والحصول على تقارٌر تو ح ما صرف كل مركز (قسم) من هذا المراكز من مصاروؾ معاٌن ،أو ما حقق من إٌراد وهل حقق نجاحا أم ال فً عملٌات التً ٌقوم بها ،ومن م عمال المقارناة والدراسات الالزمة فً ذلح. مع العلم أن العملٌات التً ٌتم قٌدها مالٌا لكل مركز أو قسم لٌس ل ا ر مالً أومحاسبً على القااوامم المالٌااة النهامٌااة وإنمااا كتقرٌاار تفصااٌلً أو إجمااالً لهااا وللحسااابات المكونااة لهااا وٌكااون
إسااتخدامها إختٌارٌااا ولااٌس إجبارٌااا وإنمااا كنااوع ماان أنااواع الرقابااة المالٌااة التااً سااعت الشااركة إل ااافتها إلااى النظااام لكونهااا تااوفر خاادمات عدٌاادة وتقااارٌر مفٌاادة تمكاان عمالمهااا ماان إسااتخراج تقارٌر وقوامم مالٌة لكل مركز من مراكز التكلفة على حده. وم ال ذلح مراقبة مصارٌؾ المشارٌع فً شركة مقاوالت م ال والتً بالتأكٌد أنا ٌوجاد فٌهاا مشارٌع وفً كال مشاروع ساوؾ ٌكاون لا موظفٌا وعمالا وتكالٌفا األخارب المساتقلة با عان المشارٌع األخرب.
فلو كان لدٌنا عشرة مشارٌع وتم إنشاء حسابات فً الدلٌل المحاسبً لكل مشروع على حده ، ف ن المرتبات واالجور سوؾ ت اؾ فً الدلٌل المحاسبً عشر مرات ب عتبار أن لكال مشاروع موظفٌ ا وعمال ا وهكااذا بقٌااة الحسااابات وبااذلح سااوؾ ٌكااون الاادلٌل المحاساابً كبٌاارا جاادا ٌتااوه المحاسب أو المستخدم ل وفً التفرٌق بٌن حسابات مشروع وآخر. لااذلح ..ف ن ا ٌمكاان الوصااول ماان مراكااز التكلفااة لاانفس الهاادؾ وبسااهول اكباار حٌااث ٌ اااؾ الحساااب الواحااد ماارة واحاادة فااً الاادلٌل – ماا ال – المرتبااات حٌااث تظهاار المراكااز المختلفااة (المشارٌع) أمام ذلح الحساب عند عملٌة القٌد لٌتم إختٌار المركز(المشروع) المطلوب القٌد علٌ ما ٌخص من عملٌات مالٌة وبالتالً ٌرحل آلٌا على الحساب كما ٌرحل إلى المركز الذي وقعت علٌ العملٌة المذكورة.
إدراج دلٌل المراكز فً الشاشة: تظهر شاشة مراكز التكلفة كشاشة ال ة من القاممة الرمٌسٌة المدخالت فً االستاذ العام وذلح بالشكل التالً:
ومن خالل هذه الشاشة نقوم ب دراج دلٌل مراكز التكلفة وبحسب نوع ذلح الدلٌل كما و احنا سلفا وٌمكن هناا أن نقاوم ب نشااء دلٌال مصاؽر لمشاارٌع فاً شاركة مقااوالت ما ال والاذي ٌظهار بالشكل التالً:
مماا ساابق نالحااظ أن المشاارٌع موزعااة علااى االث محافظااات وفااً كال محافظااة مشااروعٌن (الم شروع األول (أ) والمشروع ال انً (ب) ولنقوم أالن بتو ٌح كٌفٌة إدراج تلح المشارٌع فً شاشة دلٌل مراكز التكلفة المو حة فً الشكل السابق وب تباع الخطوات التالٌة: إ افة: تنفٌااذ األماار إ ااافة ب افتها.
رقم مركز التكلفة: وذلااح لؽاارض بمجاارد تنفٌااذ األماار إ ااافة ٌظهاار المؤشاار فااً حقاال إ افة الرقم المراد إ افت إلى هذه الشاشة من الدلٌل السابق سوؾ ٌكون الرقم ( )1الذي ٌم ل رقم المشارٌع هو الرقم الذي سوؾ نقوم ب افت الن الرقم الرمٌساً لكال أرقاام المحافظاات ، . وعند إ افة ذلح الرقم سوؾ ٌظهر الحقل بالصورة
المركز الرمٌسً: والاااذي ٌ ااااؾ فٌااا رقااام المركاااز ٌنتقااال المؤشااار بعاااد ذلاااح إلاااى الرمٌسً(األعلى) لرقم المشارٌع أي الرقم األعلى ل كما بٌنا فً الدلٌل المحاسبً ،والذي ٌم ل الارقم ( )0الن الاارقم (ٌ )0عتباار المركاز األول (الرمٌساً لكاال المراكاز) فااً دلٌاال المراكااز وال ٌوجد قبل أي مركز وبكتابة الرقم ( )0كارقم رمٌساً ٌظهار كماا هاو مو اح فاً حقال المركاز الرمٌسً.
وهكذا المراكز ( )11،12،13مركزها الرمٌسً ( )1وكال مركاز تحلٌلاً لهاذه المراكاز تكاون هذه المراكز مراكز رمٌسٌة لها. االسم العربً للمركز: ٌنتقل المؤشر بعدها إلى اسم المركز وفٌ ٌتم إ افة اسم المركز الذي ٌعتبر فً دلٌل مراكز التكلفااة للمشااارٌع الخاصااة بالشااركة اساام المركااز األول (المشااارٌع ) وهااذا الحقاال اجباااري اإلستخدام وٌمكن تعدٌل فً أي وقت. االسم األجنبً للمركز: ٌنتقل المؤشر بعد ذلاح إلاى االسام االجنباً وفاً هاذا الحقال ٌاتم كتاباة اسام المركاز باللؽاة األخرب التً نرٌد إستخدامها إ افة إلى اللؽة العربٌة وكما و حناها فً الدلٌل المحاسبً ماع مالحظة أن الرتبة تظهر آلٌا بمجرد االنتقال من المركز الرمٌساً لتحادد المساتوب الاذي ٌنتماً ألٌ الرقم ( )1الذي ٌم ل المشارٌع. نوع المركز: ٌاتم إعادادها مان تهٌماة النظاام وتساتخدم النوع فً شاشاة مراكاز التكلفاة لنفس ؼرض النوع فً الادلٌل المحاسابً مان حٌاث التصامٌم و ذلاح للتمٌٌاز باٌن المركاز الاذي ٌتأ ر بالعملٌة المالٌة مباشرة والمركز الذي ٌتأ ر بمجرد تاأ ر المركاز الفرعاً لا ماع اخاتالؾ أن مراكز التكلفة لٌست حسابات كماا هاو فاً الادلٌل ولكان قاد تكاون اناواع ألقساام أو مشاارٌع ....إلخ. والذي ٌظهر فً الو امق المختلفة من دلٌل المراكز ما ٌتم تحدٌد نوع فً تهٌمة النظاام بأنا ٌتأ ر بالعملٌات المالٌة ،والمشارٌع هنا تعتبر رمٌسً ال تتأ ر بالعملٌات المالٌة كونها تنقسم إلى كاذلح ماا أقسام مختلفة(محافظات) وبالتاالً ٌاتم إختٌاار الناوع لهاذا المركاز تحت من محافظات ٌتم إختٌار نفس الخٌار لكونها تنقسم بدورها إلى مشارٌع. وتتم عملٌة اإلختٌار بال ؽط على الارقم المطلاوب فاً لوحاة المفااتٌح م ال الارقم ( )1الاذي ٌم ل النوع رمٌسً ،أما المشارٌع الموجودة فاً المساتوب األخٌار لمشاروع (أ) ومشاروع (ب) لكونها أخٌره وال توجد تحتها أي فروع فاً الادلٌل لاذلح ٌاتم إختٌاار الخٌاار لكل منها. وهذا الناوع هاو الاذي ساوؾ ٌظهار بالو اامق (الساندات و الفاواتٌر) المختلفاة والاذي ساٌتأ ر بالعملٌات المالٌة وٌتم تحدٌد مجموعة مراكز التكلفة بنفس الطرٌقة(إختٌاري). الرتبة وٌظهر هذ الحقل رتبة مركز التكلفاة و التاً تعبار عان المساتوب الاذي وصال إلٌاة مركز التكلفة فً شجرة المراكز وال ٌظهر إال بعد تحدٌد بٌانات الحقل (المركز الرمٌسً)
مجموعة المراكز :وٌستخدم هذا الحقل فً تحدٌد المجموعة التً ٌنتمً لها مركاز التكلفاة وذلح من مجموعة المراكز التً تم تهٌمتها فً شاشاة مجموعاات المراكاز فاً تهٌماة نظاام االستاذ العام التسلساال :بمعنااى ان لكاال مركااز تكلفااة تسلساال مسااتقل لمسااتنداتة وفااً حالااة تحدٌااد أرقااام مختلفة من مركز إلى اخر وفً حالة تحدٌاد نفاس الارقم لمراكاز مختلفاة فاأن النظاام ٌقاوم بعمل تسلسل موحد لتلح المراكز موقؾ سبب التوقٌؾ (وٌقوم هذا الخٌار بتوقٌؾ مركز التكلفة عن العمل داخال النظاام ماع توفٌر حقل خاص بكتابة سبب التوقٌاؾ ماع إمكانٌاة فاح التوقٌاؾ مان نفاس المرباع) ،بعاد اإلنتهاء ٌتم النقر على االمر حفظ.
نظام المشارٌع ٌرتبط هذا النظام بالمتؽٌرات التالٌة:
بٌانات المشارٌع ٌ:وجد خٌارات مختلفة ٌوفرها النظام تخص استخدام المشارٌع تشب
تماما مراكز التكلفة. شاشة بٌانات المشارٌع لهذه الشاشة نفس طرٌقة االدخال التً تتم فً شاشة مراكز التكلفة وتظهر كما فً الشكل التالً:
نظام االنشطة ٌرتبط هذا النظام بالمتؽٌر التالً: بٌانات االنشطة ٌ :وجد خٌارات مختلفة ٌوفرها النظام تخص استخدام االنشطة تشب تماما مراكز التكلفة . شاشة بٌانات االنشطة لهذه الشاشة نفس طرٌقة االدخال التً تتم فً شاشة مراكز التكلفة وتظهر كما فً الشكل التالً:
انٌا نظام التخطٌط ٌتم تنفٌذ عملٌة التخطٌط فً النظام على النحو االتً: تخطٌط المصروفات واالٌرادات( الموازنة التقدٌرٌة )وتتم إ افة قٌم الموازنةالتقدٌرٌة إلى النظام من خالل شاشة الموازنة التقدٌرٌة التً تظهر بالشكل التالً:
وتتم إ افة مبالػ الموازنة التقدٌرٌة للمنشأة من خالل هذه الشاشة ب حدب الث طرق مختلفة هً: الطرٌقة األولى :اإلدخال الٌدوي.الطرٌقة ال انٌة :تكرار موازنة الفترة األولى على بقٌة الفترات.الطرٌقة ال ال ة :وتتم ل بتوزٌع إجمالً الموازنة السنوٌة على الفترات المختلفة بالتساوي.وفٌما ٌلً شرحا مفصال لهذه الطرق:
الطرٌقة االولى:
طرٌقة اإلدخال الٌدوي:وتقوم هذه الطرٌقة على إدخال مبلػ االشهر ٌادوٌا كال شاهر بماٌقابلاة من مبلػ الموزانة التقدٌرٌة وتتم هذه الطرٌقة بالخطوات التالٌة: وفٌا نقاوم 1بمجرد تنفٌذ األمر إ افة السابق الذكر ٌظهر المؤشر فاً الحقال بكتابة رقم المركز أو إستعراض المراكز ب ستخدام األمر )F9تظهر قاممة بالمراكز وكما هو
مو ح بالشكل المقابل وذلح فً حالة إستخدم مركز التكلفة وفاً حالاة عادم إساتخدام مراكاز التكلفة ٌتم االنتقال مباشرة إلى الحقل التالً. ٌ 2اتم إختٌاار المركاز الماراد إدخاال أو إ اافة موازنتا وذلاح مان القامماة ب ساتخدام األساهم ام ( )Enterأو بااااالنقر الماااازدوج علٌااااة فٌقااااوم النظااااام باااا نزال رقاااام مركااااز التكلفة فٌعتبر النظام أن المباالػ التاً سوؾ نقوم ب افتها تخاص المركاز المااذكور وتسااتخرج تلااح النتااامم ماان التقااااارٌر الخاصااااة باألسااااتاذ العااااام تقرٌااار الموازناااة التقدٌرٌاااة وكااااذلح باإلمكان البحث عنها بعد إدخالها من خالل هذه الشاشة . نقاااااوم 3وفاااااً حقااااال بكتابة رقم الحساب المراد إدراج موازنت ،أوب ستخدام األمر ( )F9التً من خاللها ٌتم إختٌار الحساب المذكور. 4ب ستخدام األمر (ٌ )Enterتم االنتقال إلى ما بعد تحدٌد الحساب الماراد إدراج موازنتا فتظهار أمامنا الفترات المختلفة المحددة سلفا فً التهٌمة مع ظهور المؤشار أماام أول فتارة منهاا وماع مالحظاة انا ٌمكان تحدٌاد العملاة قبال ذلاح للحسااب الماذكور فا ذا كانات العملاة عملاة أجنبٌاة ٌظهر المؤشر أمام الفترة دخل العمود المسمى المبلػ األجنبً وإذا كانت العملة محلٌاة ٌظهار المؤشر دخل العمود المسمى المبلػ المحلً وكما هو فً الشكل التالً: فً العمود المبلػ المحلً وأمام الفترة األولى ،نقوم بكتابة مبلػ الفترة ولٌكن م ال() 350.000 لاير. 5م ننتقل إلى السطر ال انى وإدخال المبلاػ الخااص باالفترة ال انٌاة أو الشاهر ال اانى ام الساطر التالً وهكذا حتً اإلنتهاء من إدخال مبالػ الفتارات (األشاهر) المالٌاة وبعاد ذلاح نقاوم باالنقر على االمر حفظ وبنفس الطرٌقة ٌتم إدخال تقدٌرات الحسابات االخرب. الطرٌقة ال انٌة:
1تكاارار موازنااة الفتاارة األولااى علااى بقٌااة الفتاارات وهااذه الطرٌقااة تااتم ب دخااال المبلااػ الشااهري للشهر (الفترة) األول والقٌام بعملٌة التوزٌع لنفس المبلػ على بقٌة األشهر(الفترات) آلٌا وذلح بتطبٌق الخطوات السابقة حتى كتابة الموازنة فً السطر األول م نقاوم بالتأشاٌر علاى األمار تكاارار موازنااة الفتاارة األولااى الظاااهر أساافل الشاشااة سااوؾ ٌقااوم النظااام
بتكرار ذلح المبلػ آلٌا أمام كل فترة من الفترات المالٌة األخرب والتً تلً الفترة األولى. الطرٌقة ال ال ة:
بتوزٌع إجمالً الموازنة على الفترات المختلفة بالتساوي ،وهً عكس الطرٌقة األولى حٌاث ٌتم إدخال المبلػ اإلجمالً للفترة المالٌة للمنشأة أسفل الشاشة ،والنظام سوؾ ٌقاوم بتقساٌم المبلاػ المذكور على الفترات المختلفة التً تتكاون منهاا السانة أو الفتارة المالٌاة للمنشاأة وٌاتم تنفٌاذ هاذه الطرٌقة كما ٌلً: 1نقوم بكتابة المبلػ اإلجمالً للموازنة والذي ٌخص الحساب الذي تام تحدٌاده أعلاى فاً الحقال ولاٌكن ذلاح المبلاػ ما ال 4200.000 الذي ٌظهر فٌا المؤشار بالشاكل لاير. الذي بدوره سوؾ ٌقوم بقسمة المبلػ المذكور على عدد وبعدها نقوم بالتأشٌر على األمر الفترات الظاهرة بالشاشة ،وذلح ب عطاء كل فترة مبلػ قدره ( )350.000لاير
مخططات المشترٌات وتظهر هذه الشاشة كما فً الشكل التالً:
ٌااتم ت عبمااة البٌانااات الموجااودة فااً الجاازء االعلااى ماان الشاشااة حسااب حاجااة المستخدم بعرض البٌانات من أجل العمل على الشاشة ماع إمكانٌاة تحدٌاد أن المخطط الشهري لٌوم معٌن أو لشهر من خالل الحقل ٌوم أو الحقل شهر
-
ومن م النقار علاى زر أنازال البٌاناات لٌقاوم النظاام بعارض رقام المحصال والعمالء المرتبطٌن بة والرصٌد الحالً لكل عمٌل
-
ٌتم تحدٌد نسبة الهدؾ أمام كل عمٌل من الرصٌد الحالً لة فاً عماود نسابة الهدؾ لٌقوم النظام بتحدٌد مبلػ الهدؾ أو ٌتم تحدٌد مبلػ الهدؾ مباشارة فاً عمود مبلػ الهدؾ و بعد تحدٌد اهداؾ التحصٌل الشهرٌة ٌتم حفظها
شاشة مخطط المبٌعات تعمل هذه الشاشة على مساعدتة فً ذلح وفٌها ٌمكان ادخاال كافاة اناواع التخطٌطاات الساابقة سوب كانت خطط مبٌعات كمٌات أو مبالػ سنوٌة أو شهرٌة أو ٌومٌة مع مٌزة المرونة فً تعبمة
سوؾ نقوم فٌما ٌلً باستعراض انواع معٌنة من المخططات وهً كما
ٌلً:
إدخال بٌاناات المخطاط الشاهري لألصاناؾ كمٌاات فقاط :وتكاون طرٌقاة إدخاال البٌاناات فاً الشاشة كما ٌلً: 1تحدٌد نوع المخطط حسب الصنؾ م نوع التخطٌط كمٌات م تحدٌد نوع فترة التخطٌط شهري م ٌتم تحدٌد رقام الصنؾ وذلح إما بكتابة رقم الصنؾ أو ب ؽط ( )F9فً حقل من الصنؾ لتظهر أمامنا قاممة األصناؾ. 2نقوم باختٌار الصنؾ الذي نرٌد و ع المخطط الشهري ل . 3بعد كتابة رقم الصنؾ ٌقوم النظام بتكرار رقم الصنؾ حسب األشهر أمامنا على الشاشة حٌث ٌتم نزول رقم الصنؾ وأسم الصنؾ والوحدة مكرره وذلح بعدد األشهر وأمام كال صانؾ ٌوجاد حقال محادد فٌا
الشهر وحقل أخر إلدخال الكمٌة المخطط بٌعها فً ذلح الشهر.
وبعد االنتهاء من إدخال البٌانات الس ابقة لكال األشاهر نقاوم باالنقر علاى زر الحفاظ ام زر إ اافة وتحدٌاد صانؾ أخار وإ افة المخطط الشهر لمبٌعات م حفظ وهكذا نستمر فً إدخال مخططات المبٌعات الشهرٌة لبقٌة األصناؾ.
إدخال المخطط الشهري للعمالء مبالغ (شهري) وعندها تظهر الشاشة بشكل اآلتً:
وٌتم تعبمة البٌانات بنفس طرٌقة تعبمتها فً شاشة مخطط االصناؾ
تستخدم هذه الحالة إدخال بٌانات المخطط الشهري لمبٌعات أي صناؾ كمٌات وعلى مستوب كاال عمٌاال وٌقااوم النظااام بالمقارنااة بااٌن المبٌعااات المخططااة والمبٌعااات الفعلٌ اة وإصاادار تقرٌاار باالنحرافات الشهرٌة بمبٌعات األصناؾ للعمٌل وتظهر الشاشة بشكل اآلتً:
الباب الثانً الفصل الربع تهٌئة (اختٌاري) لصناعة تنوع فً التقارٌر ومخرجات النظام سوؾ نقوم بهذا الباب بشرت طرٌقة صناعة تنوع فً التقارٌر ومخرجات النظام ولها نوعٌن من التنوٌع : تنوٌع ٌعمل على زٌادة تصنٌؾ مدخالت النظام :
هناح شاشات فً ادارة الحسابات تعمل على زٌادة تجمٌع حسابات الدلٌل المحاسبً وتصنٌفاتها شاشة مجموعات اليسابات
شاشة مجموعات الحسابات من الشاشات التً تظهر مخرجاتها بعد استخدامها فً تقسٌم الدلٌل المحاسبً فً تقارٌر األستاذ العام على شكل مٌزان مراجعة للمجموعة أو على شكل كشوفات حساب إجمالٌة أو تحلٌلٌة للمجموعة. وتعتبر هذه الشاشة اختٌارٌة ٌمكن استخدامها لتقسٌم الدلٌل أو فً تجمٌع حسابات معٌنة فٌ فً مجموعات وذلح فً حالة عدم القدرة على تجمٌعها فً شجرة الحسابات التً ٌتم إدخالها فً الدلٌل المحاسبً م ل تقسٌم الدلٌل حسب تقسٌم النظام المحاسبً الموحد للمستوٌات المختلفة (اإلجمالً ،العام ،المساعد ،التحلٌلً) أو تقسٌم الدلٌل الى حسابات حسب النشاط فً حالة تنوع األنشطة فً المنشأة و تظهر هذه الشاشة بالشكل التالً:
ٗمَب ٝالدع ٍِ اىشب خ لبُ اىشب خ رذز٘ ٛػي ٚدقيٍ ِٞخزي :ِٞ الرقم :وٌقصد ب رقم المجموعة وٌظهر بشكل آلً ولٌكن م ال (.)1-
اسم المجموعة :وٌقصد ب اسم المجموعة المحاسبٌة التً على أساسها سوؾ نقوم بتقسٌم الحسابات المختلفة المكونة للدلٌل المحاسبً م ال (مجموعة قطاع المواد الكهربامٌة، مجموعة قطاع المواد الؽذامٌة ،مجموعة قطاع األجهزة اإللكترونٌة) فً حالة تنوع األنشطة فً المنشأة. شاشة تصنٌف اليسابات
فهً من الشاشات التً تظهر مخرجاتهاا بعاد اساتخدامها فاً تقساٌم الادلٌل المحاسابً فً تقارٌر األستاذ العام على شكل كشوفات حساب إجمالٌة أو تحلٌلٌة للتصنٌؾ. -
وتعتبر هذه الشاشة اختٌارٌة ٌمكن استخدامها لتقسٌم الدلٌل ،أو فاً تجمٌاع حساابات معٌنة فً مجموعات ،وذلح فً حالة عدم القدرة على تجمٌعها فً شجرة الحساابات التً ٌتم إدخالها فً الدلٌل المحاسبً م ل تقسٌم الدلٌل الى حسابات حسب النشاط فً حالة تنوع األنشطة فً المنشأة .
وكما ٌالحظ من الشاشة فان الشاشة تحتوي على حقلٌن مختلفٌن : الرقم :وٌقصد ب رقم التصنٌؾ وٌظهر بشكل آلً ولٌكن م ال (.)1-
اسم التصنٌف :وٌقصد ب اسم المجموعة المحاسبٌة التً على أساسها سوؾ نقوم بتقسٌم الحسابات المختلفة المكونة للدلٌل المحاسبً .
تنوع فً مدخالت المخازن وٌتم تنفٌذ هذا االجراء كما ٌلً :
شاشة أنواع األصناؾ ٌتم الدخول إلى شاشة انواع األصناؾ من خالل القاممة الرمٌسٌة لتهٌمة المخازن شاشة أنواع األصناؾ وهً إختٌارٌة االستخدام وتظهر بالشكل التالً:
والتً من خاللها ٌتم إدراج أنواع األصناؾ التً تتعامل بها المنشاأة ،وحساب إساتخدامها أو الؽرض منها ،وٌمكن إدراج أي مسمٌات ألنواع األصناؾ وقد نقوم ب افة ناوع أو ناوعٌن أو اك ر
شاشة المجموعات الفرعٌة وتعتبر هذه الشاشة أختٌارٌة االستخدام وتستخدم فً إدخال التقسٌم ال انً للمخزون داخل التقسٌم االول المجموعات الرمٌسٌة وتفٌد عملٌة التقسٌم هذه فً الحصول على تقارٌر مخزنٌة على مستوب المجموعة الرمٌسٌة أو على مستوب المجموعات الفرعٌة:
وٌتم التعامل مع هذه الشاشة بتحدٌد المجموعة المخزنٌة م بكتابة رقم المجموعة الفرعٌة ومن م أسمها وذلح فًالجزء العلوي من الشاشة م ٌتم الحفظ وفً الجزء السفلً ٌمكن أستعرض تقرٌر بالصناؾ المرتبطة بهذه المجموعةالفرعٌة وذلح بتعبمة الحقول الخاصة بطرٌقة العرض فً الجزء األوسط من الشاشة م النقر على زر انزال االصناؾ.
شاشة بٌانات المجموعات تحت الفرعٌة وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال التقسٌم ال الث للمجموعات المخزنٌة تحت المستوب الذي ٌتم ادخالة فً الشاشة السابقة وتكون طرٌقة التعامل معها بنفس طرٌقة التعامل مع الشاشة السابقة
-
طرٌقة التعامل مع الشاشة: -وتكون طرٌقة التعامل معها بنفس طرٌقة التعامل مع الشاشة السابقة
شاشة المجموعة المساعدة وتستخدم هذه الشاشة فً مساعدة المستخدم فً ادخال اي نوع من التصنٌفاتالتً ٌرٌدها لألصناؾ بجانب التصنٌؾ الذي ٌمكن عملة من خالل المجموعات الرمٌسٌة و أنواع االصناؾ والرتب و االنشطة والمجموعات المما لة و المجموعة التفصٌلٌة م ال حسب الشركة المصنعة او المورد او طبٌعة االصناؾ
شاشة المجموعات التفصٌلٌة ان ما قٌل فً استخدام الشاشة السابقة ٌقال هنا لذا ال حاجة للتكرار وتظهر هذه الشاشة بنفس الشكل وكما ٌلً: -
شاشة مجموعة المما لة وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال مجموعة األصناؾ المتما لة فً األستخدام او األصناؾ االتً تعتبر بدٌلة لبع ها البعض عند البٌع وفً حالة أنعدام صنؾ معٌن من المخازن أ ناء عملٌة البٌع ٌظهر لنا النظام األصناؾ البدٌلة المتوفرة فً المخازن ولهذه الحالة اك ر تطبٌقا فً اماكن بٌع االدوٌة حٌث ان بعض االدوٌة تكون متشابهة فً التركٌبة العلمٌة الخاصة بها ولكن تختلؾ من ناحٌة الشركة المصنعة فقط لذلح ٌمكن ادخال األسم العلمً فً هذه الشاشة بما ٌعمل على مساعدة المبٌعات فً بٌع االصناؾ المتشابهة فً التركٌبة رؼم اختالؾ رقم الصنؾ والشركة المصنعة
وهذه الشاشة لها نفس طرٌقة االدخال و التعامل التً تم شرحها فً شاشةالمجموعات الفرعٌة لذا الحاجة للتكرار
نوع الصنف:وهذا الحقل اختٌاري وٌستخدم للتمٌٌز بٌن األصناؾ المختلفة مان حٌاث نوع كسلعة واأل ر المخزنً المترتب على هذا االختٌار ٌاتم طبقاا لإلعادادات التاً ٌقاوم بها المساتخدم مان تهٌماة النظاام أناواع األصاناؾ (انظار الفصال التاالً) و تظهار فاً هاذا
الصندوق قاممة تو ح كل األنواع التً تم إ افتها فً شاشاة اناواع االصاناؾ فاً تهٌماة النظام لنقوم بتحدٌد احدها حسب متطلبات العمل على النظام
رقم المجموعة الفرعٌة :اختٌاري وفٌة نقوم بتحدٌد المجموعة الفرعٌة التً ٌنتمً لاة الصانؾ وذلح ب ؽط زر f9فً لوحة المفاتٌح (انظر الفصل التالً)
رقم المجموعة تحت الفرعٌة (اختٌااري)وف ٌة نقوم بتحدٌد المجموعة تحت الفرعٌة التً ٌنتماً لهاا الصنؾ (انظر الفصل التالً)
رقم المجموعة المساعدة و التفصٌلٌةٌ :تم تحدٌادها فاً حالاة اراد المساتخدم تحدٌاده(انظر الفصل التالً)
رقم المجموعة المما لة وكذلح فً هذا الحقل تحدٌد المجموعة المما لة التً ٌنتماً لهاا الصانؾ أن وجدت (انظر الفصل التالً)
1رقم النشاط :وٌظهر فً هذا الحقل االنشطة التً تم ادخالها فً شاشة ترمٌز االنشطة لٌاتم من خالل هاذه الشاشاة رباط النشااط بالصانؾ التاابع لا ولهاذه العملٌاة تقاارٌر خاصاة بهاا تحلٌلٌة واجمالٌة علاى مساتوب النشااط ماع االمكاان رباط النشااط بالمساتخدمٌن وذلاح مان خالل طلب ذلح فً متؽٌر موجاود فاً شاشاة متؽٌارات نظاام المخاازن ٌاتح هاذا المتؽٌار عند التاشٌر علٌة من ربط النشاط بالمستخدم فً شاشات صالحٌات المستخدمٌن(صالحٌة الماادخالت) بحٌااث ال ٌظهاار للمسااتخدم سااوب االصااناؾ التااً تتبااع النشاااط المصاارت ل ا التعامل مع فقط وٌعتبر هذا الحقل اجباري التحدٌد فً حالة ربط النشاط بالمستخدم. 2الرتبة ٌ :تم فً هذا الخٌار تحدٌاد رتباة الصانؾ وذلاح وفاق الرتاب التاً تام ترمٌزهاا فاً شاشة رتب االصناؾ تنفٌذ نظام اليدود فً شاشة بٌانات االصناؾ ٌتم و ع الحدود التالٌة على مستوب كل صنؾ فً الحقول التالٌة:
الحد األدنى :وٌم ل اقل كمٌاة ممكان االحتفااظ بهاا فاً المخاازن لمواجهاة أي طاارل وتحادد طبقا لسٌاسة المنشأة وحركة الصنؾ.
الحد األعلى :الحد األقصى الذي ٌمكن أن ٌكون متوفرا فً المخازن من هذا الصنؾ.
حد الطلب :وٌقصد ب نقطة إعادة الطلب من هذا الصنؾ أي النقطاة التاً ٌقاوم عنادها أماٌن المخازن أو الشخص المخول بعملٌة الطلب بتقدٌم طلب إلى اإلدارة المختصة بشراء كمٌة جدٌاادة ماان هااذا الصاانؾ وهااذه النقطااة (الكمٌااة) تحااددها المنشاااة بحسااب الحاجااة للصاانؾ
كمٌة الطلب اال فترا ٌة :وٌقصد بها الكمٌة التاً ٌاتم طلبهاا عناد الشاراء فاً كال مارة ٌاتم فٌهاا الشراء وهذه الكمٌة سوؾ تنزل آلٌا فاً طلباات الشاراء وتعتبار هاذه الكمٌاة كبادٌل للكمٌاة المباعة المقدرة فً حالة الرؼبة بطلب ب اعة (بمعدل من صافً المبٌعاات المقادرة) ولام ٌتم البٌع بعد أو عدم وجود كمٌة مباعة بعد
1نسبة الحد االدنى للتكلفة -نسبة الحد االعلاى للتكلفاة :ن اع فاً هاذا الحقلاٌن نساب بحٌاث ٌمنع النظاام مان تجوزهماا فاً الانقص او فاً الزٌاادة عان اخار تكلفاة للصانؾ تظهار فاً النظااام وذلااح فااً عملٌااات التورٌااد و المشااترٌات للصاانؾ مااع العلاام ان نفااس هااذه الحقاال موجااودة فااً شاشااة متؽٌاارات المخااازن وفااً حالااة ادخااال نسااب مختلفااة فااً هااذه الشاشااة وشاشة المتؽٌرات فان النظام ٌقوم باعتماد احدب النسبتٌن أٌهما اقل. ماادة انتهاااء الصاانؾ :الماادة التااً فٌهااا ٌنتهااً الصاانؾ ماان المخااازن كمٌااة وتكتااب باالٌااام وتساعد هذه الخاصٌة بصدار تقرٌر اعمار المخزون الموجود فً قامماة تقاارٌر المخاازن وكذلح فً اصدار تنبٌة فً النظام قبل قرب انتهاء الصنؾ وتستخدم هذه الخاصاٌة بؽاض النظر عن المتؽٌر تارٌخ االنتهاء.
-شاشات فً ادارة الموردون
شاشة أنواع الموردٌن:
لااو افتر اانا أن المنشااأة ترؼااب فااً تصاانٌؾ المااوردٌن إلااى أنااواع مختلفااة م اال (مااوردون محلٌااون ،مااوردون خااارجٌون) أو أي تصاانٌؾ آخاار ٌرؼااب ب ا المسااتخدم ،فقااد وفاار النظااام المحاسبً األونكس برو (نظام الموردٌن) شاشة خاص ٌمكن استؽاللها فً إدراج هذه األناواع ، وٌستفاد من ذلح فً الحصول على مخرجات مختلفة للموردٌن حساب هاذه األناواع ،وٌاتم رباط المورد بنوع فً شاشة بٌانات الموردٌن. وٌااتم الاادخول إلااى شاشااة أنااواع المااوردٌن ماان تهٌمااة النظااام (نظااام المااوردٌن) شاشااة أنااواع الموردٌن التً تظهر بالشكل التالً:
وإل افة أنواع الموردٌن فً هذه الشاشة نقوم ب تباع الخطوات التالٌة: إ افة :وذلح إل افة سجل جدٌد من خالل ٌتم إ افة نوع من أنواع الموردٌن. رقم النوع :بمجرد تنفٌذ األمر إ اافة ٌظهار المؤشار فاً الحقال رقام الناوع وذلح لؽرض كـــتابة رقم نوع المـــوردٌن ولٌكن م ال ُ الرقم ( 1أو 2أو ...الخ ) وهكذا رقــــــم النوع ال انً وال الث ،على أن ال ٌتكرر رقم معٌن لنوعٌن مختلفٌن. االسمٌ :نتقل بعد ذلح إلى االسم وذلح لكتابة اسم النوع ،ولٌكن م ال ُ (الموردٌن المحلٌاون) كما ٌظهر بالشكل وهكذا عند إ افة رقم النوع ال انً ( )2فً رقم الناوع ٌاتم إ اافة اسام الناوع ال انً ( الموردٌن الخارجٌون) فً هذا الحقل. حفظ :بعد أن نقوم ب دخاال رقام ال ناوع واالسام نقاوم بتنفٌاذ األمار حفاظ و ذلاح لحفاظ الناوع األول ماان أنااواع المااوردٌن وهكااذا وب تباااع الخطااوات السااابقة ٌمكاان إ ااافة أي عاادد ماان أنااواع الموردٌن. شاشة درجات الموردٌن
هااذه الشاشااة اختٌارٌااة االسااتخدام ولكاان ٌمكاان اسااتخدامها فااً تقسااٌم المااوردون إلااى درجااات حسب قوة التعامل مع وعند إدخال بٌانات الماوردٌن فاً شاشاة بٌاناات الماوردٌن فاً مادخالت
نظام الموردٌن ٌتم تحدٌد درجة كال ماورد بماا ٌفٌاد فاً عناد اساتخراج تقاارٌر الماوردٌن حساب الدرجة وتظهر هذه الشاشة كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة نقوم بالنقر على االمر إ افة م نقوم بتحدٌد رقم الدرجة فً حقل رقم الدرجة م نقوم بكتاباة اسمها فً حقل اسم الدرجة (درجة أولى – درجة انٌة ) م نقوم بحفظ البٌانات . -1شاشات فً ادارة العمالء والمبٌعات
شاشة أنواع العمالء: لو افتر نا أن المنشأة ترؼب فً تصنٌؾ العمالء إلى أنواع مختلفة م ل (عمالء مؤسسات، عمالء شركات ،عمالء مقاولون ،عمالء آخرون .......،الخ) أو حسب الفروع أو أي تصنٌؾ آخر ٌرؼب ب المستخدم. وٌمكن استؽالل هذه الشاشة فً إدراج هذه األنواع من العمالء ،وٌستفاد من ذلح فً الحصول على مخرجات مختلفة للعمالء ،حسب هذه األنواع وٌتم ربط العمٌل بنوع من هذه األنواع فً شاشة بٌانات العمالء ،وٌتم الدخول إلى شاشة أنواع العمالء لؽرض تجهٌزها من تهٌمة النظام (العمالء) شاشة أنواع العمالء التً تظهر بشكل التالً:
وإل افة أنواع العمالء فً هذه الشاشة ،نقوم ب تباع الخطوات التالٌة: إ افة :وذلح إل افة سجل جدٌد من خالل ٌتم إ افة نوع من أنواع العمالء. رقاااام النااااوع :بمجاااارد تنفٌااااذ األماااار إ ااااافة ٌظهاااار المؤشاااار فااااً الحقاااال رقاااام النااااوع وذلح لؽرض كتابة رقام ناوع العمٌال ولاٌكن ما ال الارقم ( 1أو 2أو ...الاخ) وهكذا رقم النوع ال انً وال الث على أن ال ٌتكرر رقم معٌن لنوعٌن مختلفٌن. وذلاح لكتاباة اسام الناوع ،ولاٌكن االسم :ننتقل بعاد ذلاح إلاى االسام ما ال (عمااالء مؤسسااات) بحٌااث ٌصااٌر كمااا فااً الشااكل السااابق واالساام األجنبااً إل ااافة االساام األجنبً للنوع (اختٌاري) وبنفس هذه الطرٌقة ٌتم إ افة اسم النوع ال انً وال الث. حفظ :بعاد أن نقاوم ب دخاال رقام الناوع واالسام نقاوم بتنفٌاذ األمار حفاظ وذلاح لحفاظ الناوع األول من أنواع العمالء .وبذلح تظهر الشاشة بعد حفظ الشاشة النوع األول بالشكل السابق.
شاشة درجات العمالء: تستخدم هذه الشاشة فً إدخال درجات العمالء (مستوٌات العمالء) وترتبط هذه الشاشاة بشاشاة بٌاناات العماالء بحٌاث ٌتم تحدٌد درجة العمٌل عند إدخال فً شاشة بٌانات العمالء م ٌقوم النظام ب صدار تقرٌر بٌانات العماالء و درجااتهم التاً تم تحدٌدها فً شاشة بٌانات العمالء وٌكون تسلسال التعامال درجاات العماالء مان االث خطاوات كماا ٌظهار فاً المخطاط األتً:
وتكون شكل شاشة درجات العمالء كما فً الشكل اآلتً:
شاشة أنواع المندوبٌن المندوب هو الشخص الذي ٌقوم بعملٌة البٌع للمنشاة سوا كان مندوب داخلً او مندوب خارجً وٌسمح النظام بترمٌز بٌانات المندوبٌن وتقسٌمهم إلى أنواع حسب حاجة المنشاة وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال تقسٌمات المندوبٌن وهً اختٌارٌة االستخدام بمعنى ٌمكن إدخال بٌانات المندوبٌن بدون تقسٌمهم ولكن لالستفادة من تقارٌر األنواع ننصح باستخدامها بأي شكل مناسب
تنوٌع ٌعمل على زٌادة فً تصنٌؾ عملٌات النظام
ٌعمل هذا التنوٌع على زٌادة فً تنوٌع تقارٌر عملٌات النظام المختلفة بما ٌعمل على تلبٌة كافة متطلبات المستخدم للنظام من التقارٌر:
-0شاشات فً ادارة اليسابات
شاشة أنواع الوثائق :
ٌمكن اضافة وثٌقة وايدة على األقل فً هذه الشاشة قبل القٌام بمتابعة ادخال المدخالت المختلفة لنظام األستاذ العام وبالتالً سوف تظهر مدخالت هذه الشاشة فً شاشة قٌد الٌومٌة التً ٌمكن استخدامها لقٌد كل العملٌات المالٌة المتعلقة بكل الوثائق والسندات واستخراج التقارٌر الخاصة بالسندات المختلفة التً قٌدت فٌها وذلك فً يالة عدم الرغبة باستخدام بقٌة شاشات النظام األخر أو استخدامها فً ادخال قٌود التسوٌة فقط. وتظهر على هذه الشاشة عدة يقول ولكل يقل منها استخدام معٌن نوض ذلك فٌما ٌلً:
)1
رقم الوثٌقة :وٌقصد باه رقام افتراضاً لناوع الوثٌقاة مثال رقام قٌاد التساوٌات البنكٌة مثالً رقم ( )1وقٌد تصفٌة العهد الرقم ( )0وهكذا ٌاتم اعطااء كال ناوع ماان أنااواع القٌ اود رقاام معااٌن ٌكااون رماازا لااه وبموجبااه ٌااتم القٌااد والتسااجٌل واستخراج المخرجات المختلفة .
)0
اسم الوثٌقة :فً هذا اليقل ٌتم ادراج اسم الوثٌقة ولٌكن ماثالً (قٌاد التساوٌات البنكٌة ) للوثٌقة األولى و( قٌد تصفٌة العهد ) للوثٌقة الثانٌة وهكذا.
مثال لمدخالت هذه الشاشة فً الجدول التالً: رقم الوثٌقة
اسم الوثٌقة
التسلسل
1
قٌد التسوٌات البنكٌة
1
0
قٌد تصفٌة المرتبات واألجور
1
3
قٌد تصفٌة العهد
1
مع العلم أن التسلسل فً هذه اليالة سوف ٌكون تسلسل وايد لكل القٌود الخاصة بهذه الوثائق ، وال ٌمكن أن ٌقبل النظام اضافة أو عمل قٌدٌن (سندٌن) بنفس الرقم ،وذلك الن التسلسل وايد فً كل الوثائق بمعنى أن كل الوثائق كأنها فً دفتر وايد. واذا كان المستخدم ٌرغب بجعل كل نوع من أنواع الوثائق بتسلسل مستقل فٌتم تغٌٌر التسلسل من وثٌقة الى أخر ،بيٌث ٌكون لألولى مثالً ( )1والثانٌة ( )0وهكذا كما ٌظهر فً الجدول التالً: رقم الوثٌقة
اسم الوثٌقة
التسلسل
1
قٌد التسوٌات البنكٌة
1
0
قٌد تصفٌة المرتبات واألجور
0
3
قٌد تصفٌة العهد
3
(صرف ،قبض ) :بعض المؤسسات تستخدم سندات الصارف والقابض كساند مان الناوع المركب أي عدة يسابات فً الطرف المدٌن من السند وعدة يسابات فً الطرف الادائن من السند. لذلك فً مثل هذه اليالة ٌتم ادخال هذه السندات وتيدٌد نوعها من شاشة وايد هً شاشاة قٌد الٌومٌة ،وعند اضاافة ناوع الوثٌقاة خاصاة بساند الصارف ماثالً ٌاتم تيدٌاد صارف وذلك من اجل طباعة التقرٌر الخاص بهذه الوثٌقة بالشكل المعروف لسندات الصرف.
وبالمثل عند اضافة نوع الوثٌقة الخاص بسند القبض ٌاتم تيدٌاد
وتظهار مادخالت
هذه الشاشة فاً صاندوق ( )Combo Boxفاً شاشاة قٌاد الٌومٌاة وذلاك لغارض تيدٌاد ناوع القٌد الذي ٌتم اضافته الى النظام هل هو قٌد سند صرف أو قٌاد ساند قابض كماا سنوضا ذلاك فً قٌد الٌومٌة. خارطة العمل على قٌود الٌومٌة: تهٌمة األستاذ العام
الم دخالت فً األستاذ العام
العملٌات فً األستاذ العام
ت ح دٌ د م تؽٌرات ق ٌود ال ٌوم ٌة
إ افة ال دل ٌل المحاس بً
ت ح دٌ د م تؽٌرات ق ٌود ال ٌوم ٌة
ت ح دٌ د أنواعال قٌود (اخ تٌاري)
إ افة مراك ز ال تكل فة (اخ تٌاري)
ال ترح ٌل ال ت قارٌر
-
تهٌمة تعمل على تفعٌل أنظمة رقابٌة بسٌطة فً النظام مرتبطة بالعملٌات
انواع االشعارات
وٌتم ادخال انواع االشعارات من خالل تيدٌد رقم النوع وكتابة اسمه ومن ثم تيدٌد نوع أما مدٌن او دائن
وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال أنواع ال مان م ل نهامً..............الخ.
شاشة أنواع التورٌد المخزنً:
أما طرٌقة العمل على الشاشة فتكون بتحدٌد رقم النوع م تحدٌد االسم للنوع
شاشة أنواع الصرؾ المخزنً:
مان إبتدامً صمان
طرٌقة العمل فً الشاشة فتكون بتحدٌد رقم النوع م تحدٌد االسم
شاشة أنواع التحوٌل المخزنً : .
شاشة أنواع الطلبات .
-3شاشات فً ادارة الموردون
شاشة أنواع طلبات الشراء وتظهر هذه الشاشة كما فً الشكل التالً :
وطرٌقة التعامل مع الشاشة : بعد النقر على زر إ افة ٌتم كتابة رقم النوع ام ٌاتم كتاباة اسام الناوع(طلبات شراء مواد أولٌة – طلبات شراء قرطاسٌة ) م ٌتم حفظ العمل .
شاشة أنواع أوامر الشراء تظهر هذه الشاشة كما فً الشكل التالً :
وطرٌقة التعامل مع الشاشة بنفس طرٌقة التعامل مع شاشة أنواع طلبات الشراء
-4شاشات فً ادارة العمالء
شاشة أنواع عروض االسعار وتظهر شاشة أنواع عروض االسعار كما فً الشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة بعد النقر على األمار إ اافة ٌاتم كتاباة رقام الناوع و فاً حقال اسام الناوع ٌاتم كتاباة اسام الناوع م ال عاروض مؤسسااتعروض قطاع عام م ٌتم النقر على زر الحفظ
شاشة أنواع طلبات العمالء هذه الشاشة هً التً تفً بالؽرض من أجل هذا التقسٌم كما فً الشكل التالً :
أما طرٌقة إدخال البٌانات فتتم بنفس طرٌقة إدخال البٌانات فً شاشة أنواع عروض األسعار
انواع فواتٌر المبٌعات انوا ع فواتٌر المردودات
تنفٌذ نظام تيلٌل واداره التسوٌق والمبٌعات والمشترٌات
شاشة بٌانات الدول:
إما طرٌقة العمل على الشاشة فتكون كما ٌلً: 1إدخال رقم الدول م االسم العربً م األجنبً م مختصر أسم الدولة م ل(.)S.A.K
2إدخال أسم القارة التً تنتمً لها الدولة م ل أسٌا م إدخال رمز الدولة التً تنتماً لهاا الدولاة م باألخٌر ٌتم النقر على األمر حفظ.
بٌانات المحافظات
اما طرٌقة العمل على الشاشة فتكون كما ٌلً: -1إدخال رقم المحافظة م االسم م االسم األجنبً . -2إدخال رقم او اسم الدولة المدخلة فً بٌانات الدول.
شاشة بٌانات المدن:
وتكون طرٌقة التعامل مع الشاشة كما ٌلً: .1إدخال رقم المدٌنة وكذلح االسم العربً و األجنبً(اختٌاري) .2إدخال رقم او اسم المحافظة المدخلة فً بٌانات المحافظات . 1م رقم الدولة الذي ٌمكن استعراض ( )F9أرقام الدولة ب ؽط. 2م بعد ذلح نقوم بالنقر على األمر حفظ .وٌتم إدخال بٌانات بقٌة المدن بنفس الطرٌقة.
شاشة بٌانات المناطق:
وفٌما ٌلً سوؾ نقوم ب دخال بٌانات المناطق فً هذه الشاشة باتخاذ الخطاوات و اإلجاراءات التالٌة: إ افة :تنفٌذ األمر إ افة لؽرض فتح سجل جدٌد إل افة منطقة. ٌظهاار المؤشاار فااً حقاال رقاام المنطقااة إل ااافة رقاام أول رقاام المنطقااة: منطقة م ال (التحرٌر) الذي ٌم ال الارقم ( )1وعناد إدراج رقام المنطقاة ال انٌاة ساوؾ ٌكاون هاذا لرقم ( )2مع العلم أن حقل رقم المنطقة إجباري ،ورقم المنطقاة رقام افترا اً للمنطقاة وٌمكان تحدٌد الرقم الذي نرٌد لكل منطقة على أال ٌتكرر رقم واحد لمنطقتٌن. اسم المنطقة بالعربً :بمجرد تنفٌذ األمر ( )Enterفً لوحة المفاتٌح ٌنتقل المؤشر إلى الحقل (اسم المنطقة بالعربً) الذي من خالل نقوم ب افة اسم المنطقة وهو (التحرٌر) فً م النا هذا.
االسم األجنبً( :اختٌاري) إذا أردنا العمل على النظاام بلؽتاٌن معاا (اللؽاة العربٌاة) للادخول فً النظام بالو ع العربً (اللؽة اإلنجلٌزٌة) للدخول إلاى النظاام بالو اع اإلنجلٌازي ،فاً هاذا الحقاال نكتااب اساام المنطقااة باللؽااة اإلنجلٌزٌااة لٌظهاار هااذا االساام فااً حالااة الاادخول إلااى الشاشااة بالو ع اإلنجلٌزي من الشاشة األولى للنظام. المدٌنة :فً حقل المدٌنة ٌتم تحدٌد المدٌنة التً تقع فٌها هذه المنطقة من خالل قامماة المادن التً تظهر فً القاممة المنسدلة لنقوم باختٌار المدٌنة أو المحافظة المناسبة التً تقع فٌها المنطقاة التً ٌتم إدراجها إلى النظام وهً العاصمة فً م النا. حفظ :لحفظ بٌانات المنطقة التً قمنا ب دراجها البد مان تنفٌاذ األمار حفاظ لٌقاوم النظاام بحفظ البٌانات وهكذا ٌتم إ افة أي منطقة حسب حاجاة المنشاأة والمنااطق التاً تنتشار فٌهاا مبٌعاتها.
تنفٌذ تسعٌرة األصناؾ: تنفٌذ نظام التسعٌرة (مستوٌات التسعٌرة): وتوجد هذه الشاشة فً تهٌمة نظام المخزون ٌتم الدخول إلى هذه الشاشة كم ٌالتها مان الشاشات السابقة من القاممة الرمٌسٌة لتهٌمة نظام المخزون وسعر البٌع هو مو وع هذه الشاشة ،وكما هو معاروؾ فاان أساعار البٌاع تتفااوت مان فماة مان العماالء لفماة أخارب ،ومان مساتوب مبٌعات معٌنة إلى مستوب آخر ،ومن خالل شاشة مستوٌات التساعٌرة نقاوم ب دخاال المساتوٌات المختلفة ألسعار البٌع ،وتظهر هذه الشاشة بالشكل التالً:
وكما هو مالحظ ف ن النظام ٌسمح ب دخال العدٌد من مساتوٌات ألساعار البٌاع وٌاتم ذلاح علاى النحو التالً:
فً الحقل األول الرقم ٌتم كتاباة رقام أول مساتوب مان مساتوٌات األساعار ،ولاٌكن فر اا الرقم ( ) 1وفً الحقل ال انً االسام نقاوم بكتاباة اسام المساتوب م ال ساعر التجــــاـزمة ،ساعر الجملة وفً حقل العملة نختار عملة هذا المستوب من األسعار. وفً حقلً الحد االدنى و الحقل األعلى نقوم بتحدٌدهل نرٌد و ع حادود لمساتوب التساعٌرة حاد أعلاى أو حاد أدناى فاً شاشاة التسااعٌرة باأل اافة للساعر وذلاح فاً حالاة عادم اإللتاازم بالسعر األساسً المحدد فً شاشة التسعٌرة وبذلح تظهر هذه المستوٌات فً شاشة تسعٌر األصناؾ فً نظام المخازن لالستفادة منها فً إ ااافة أسااعار بٌااع األصااناؾ فااً شاشااة التسااعٌرة فااً نظااام المخااازن ،وماان اام تظهاار هااذه األسعار فً فاتورة المبٌعات فً عمود سعر الوحادة ،عناد إصادار الفاواتٌر المختلفاة لعماالء المبٌعات.
طرٌقة التعامل مع الشاشة بطرٌقة الفروع: ٌتم فً هذه الشاشة ادخال مستوٌات التسعٌرة حسب الفروع كما ٌظهرفً الشكل السابق وذلح فً حالة الرؼبة بتنوٌع االسعار حسب الفروع
ٌتم الدخول إلى شاشة تسعٌر األصناؾ من القاممة الرمٌساٌة المادخالت فاً نظاام المخازون وٌستفاد من هذه األسعار فً فاتورة المبٌعات عند تحرٌر فاواتٌر مبٌعاات ،وتظهار هاذه الشاشاة بالشكل التالً:
طرٌقة التعامل مع الشاشة رقم الصنؾ :وٌتم فً هذا الحقل تحدٌد رقم الصنؾ الذي نرٌاد حجاز الكمٌاة الخاصاة باةوذلح عن طرٌق زر f9أو عن طرٌق كتابة جزء من الرقم أو جزء من االسم م f9 فً حقل المخزن ٌتم كتابة رقم المخزن الذي نرٌد حجز الكمٌة فٌة. حجز :فً هذا الحقل ٌمكن حجز الكمٌة من التصرؾ بها باالبٌع أو الصارؾ بمعناى أخارٌمكن تورٌد الكمٌة المحجوزة إلى المخازن وال ٌمكان التصارؾ فٌهاا اال بعاد تؽٌار خٌاار الحجز إلى (ال) من هذه الشاشة وفً حقل المالحظات ٌتم كتابة أي مالحظ خاصة بالصنؾ م النقر على زر حفظ.كما ٌمكن ادارة المبٌعات على مستو الصنف فً شاشة بٌانات االصناف من خالل اليقول التالٌه : ؼٌر قابل لألرتجاع :أي ال ٌظهر فً فاتورة مردودات المبٌعات مهما كان السبب فتاارة االرجاااع :فااً حالااة انا قاباال لإلرجاااع فكاام الفتاارة التااً ٌساامح بهااا النظااام ب رجاااعالصنؾ إلى المخازن موقااؾ :وٌقصااد با توقٌااؾ الصاانؾ عاان العماال داخاال النظااام وعنااد التأشااٌر علٌااة ٌساامحالنظااام باإل ااافة لبٌانااات فااً حقااول اخاارب خاصااة بعملٌااة التوقٌااؾ وهااً حقاال تااارٌخ التوقٌؾ لتحدٌد تارٌخ التوقٌؾ للصنؾ وحقل سبب التوقٌؾ لتحدٌد سبب التوقٌؾ . 2الصنؾ محجوزٌ :ستخدم الصنؾ محجوز فً حالة الرؼبة فً حجز كمٌة من صنؾ وٌتم بحٌاااث ٌكاااون بالشاااكل اساااتخدام هاااذه المٌااازة بعمااال ( )Chq Boxعلاااى ولاان ٌساامح النظااام بصاارؾ أي كمٌااة ماان هااذا الصاانؾ إال ب لؽاااء هااذه العملٌة.
شاشة األصناؾ المطلوبة: تستخدم هذه الشاش ة فً إدخال األصناؾ المطلوبة من العمالء والتً لم ٌتم توفٌرها من قبل ولكن ٌالحاظ وجاود طلاب لها وهذه الشاشة تمكن مان الحصاول علاى تقرٌار باألصاناؾ المطلوباة مان العماالء قبال أن ٌاتم إدخالهاا فاً شاشاة بٌاناات األصناؾ كأصناؾ معتمدة من قبل اإلدارة.
وٌبد التعامل معها على أساس أنها من أصناؾ الشركة أو المنشأة وعندما ٌالحاظ موظاؾ المبٌعاات وجاود طلاب علاى صنؾ معٌن وهو لٌس من أصناؾ الشركة ٌقوم بتسجٌل فً الشاشة وٌكون شكل الشاشة عند الدخول إلٌها:
وتكون طرٌقة إدخال البٌانات فً الشاشة كما ٌلً: تحدٌد رقم المجموعة :التً ٌنتمً لها ال صنؾ وذلح فً حقل رقم المجموعة م االنتقاال إلاى حقال رقام الصانؾ ومع االنتقال نالحظ ظهور أسم المجموعة آلٌا فً حقل أسم المجموعة. فً حقل رقم الصنؾٌ :تم كتابة رقم الصنؾ وذلح حسب تسلسل األرقام فً شاشة بٌانات األصناؾ وٌاتم كتاباة رقم جدٌاد ؼٌار األرقاام الموجاودة فاً بٌاناا ت األصاناؾ أو ؼٌار األرقاام الخاصاة باألصاناؾ المطلوباة األخارب والتاً تام إدخالها من سابق فً هذه الشاشة. اسم الصنؾ العربً :وفٌ ٌتم إدخال أسم الصنؾ العربً للصنؾ المطلوب. أسم الصنؾ األجنبً :وفٌة ٌتم إدخال أسم الصنؾ األجنبً وذلح حتى ناتمكن مان الحصاول علاى تقاارٌر بالؽاة األجنبٌة وهذا الحقل اختٌاري كما تم شرح فً شاشات اإلدخال السابقة. مواصفات الصنؾ :وفً هذا الحقل ٌتم إدخال أي صفة ممٌزة للصانؾ م ال درجاة أولاى وكالاة تقلٌاد أو ؼٌرهاا مان مواصاافات األصااناؾ التااً نحااب أن تظهار مااع الصاانؾ فااً العملٌااات المختلفاة ماان تورٌااد وصاارؾ وتحوٌاال مخزنااً ومشترٌات ومبٌعات ولكن ال تظهر عند طباعة هذه الو امق.
الوحدات التً تم إدخالها فً شاشة وحدات القٌاس فً تهٌماة نظاام المخازون ونقاوم باختٌاار إحاداها باالنقر المازدوج علٌهاا فتنتقل معنا إلى هذا الحقل. نوع الصنؾ :التمٌٌز بٌن األصناؾ المختلفة من حٌث نوع كخدمة أو نوع كسلعة واأل ر الماالً والمحاسابً و المخزنً المترتب على هذا االختٌار ٌتم طبقا لإلعدادات التً ٌقوم بها المستخدم من تهٌمة نظام المخازون أناواع األصاناؾ . كمٌة حد الطلب :وٌقص د ب نقطة إعادة الطلاب مان هاذا الصانؾ أي النقطاة التاً ٌقاوم عنادها أماٌن المخاازن أو الشخص المخول بعملٌة الطلب بتقدٌم طلب إلى اإلدارة المختصة بشراء كمٌة جدٌدة من هذا الصنؾ وهذه النقطة (الكمٌة) تحددها المنشأة بحسب الحاجة للصنؾ واستخدام ومعدل دوران ،وتعتبر هذه الحقول حقول اختٌارٌة ٌمكن تجاوزها . الكمٌة المطلوبة :وفً هذا الحقل ٌتم كتابة الكمٌة المطلوبة من الصنؾ وذلح حسب الطلب الفعلً من الزبون. تحقٌق وفحص :وٌعنى أن المستخدم قد قام بفحص األصناؾ المطلوبة وتحقق من وصولها وٌفٌد هذا الخٌار فاً معرفة األصناؾ المطلوبة التً تم الشراء منها. أ ٌؾ إلى بٌانات األصناؾ :وهذا الحقل ٌقوم النظام بالتأشٌر علٌة وٌعناى أن هاذا الصانؾ قاد تام إنزالا إلاى بٌانات األصناؾ وذلح بعد النقر على األمر إ افة الصنؾ إلى بٌانات األصناؾ. إ افة الصنؾ إلى بٌانات األصناؾ :وٌستخدم هذا األمر فً نقل البٌانات من هذه الشاشة إلاى شاشاة بٌاناات األصناؾ فً مدخالت نظام المخازن وذلح حتى نستطٌع التعامل مع الصنؾ فً باقً شاشات النظام (أوامر التورٌد أوامر الصرؾ التحوٌل المخزنً فواتٌر المبٌعات فواتٌر المشترٌات) وٌظهر شاكل الشاشاة بعاد إدخاال البٌاناات الساابقة كماا فاً الشكل األتً:
مع مالحظة عزٌزي مستخدم النظام أن النظام ٌقاوم ب صادار تقرٌار األصاناؾ المطلوباة (ادخال فاً شاشاة التقاارٌر – تقرٌر األصناؾ المطلوبة ) والذي ٌو ح ما هً األصناؾ المطلوبة وما هً األصناؾ المفحوصة وما هً األصناؾ التً تم إنزالها فً شاشة بٌانات األصناؾ وعند الدخول لشاشة التقرٌر تظهر كما فً الشكل التالً:
الفصل الرابع تنفٌذ نظام المراقبة والمتابعة والمراجعة
ٌرتبط هذا الفصل بمعلومات بما تم شرحة فً الباب االول فً فصل الجانب النظري لعملٌة المراقبة والمتابعة والمراجعة
تنفٌذ نظام مراجعة الو امق
المتؽٌر المرتبط
استخدام نظام مرجعة الو امق :عند التأشٌر على هذا المتؽٌر ٌقوم النظام بفتح شاشة مراجعة الو امق واٌ ا ٌفعل امر خاص بمراجعة الو ٌقة فً كل الشاشات التً
لها ترحٌل وتأ ٌر على الحسابات وال ٌقبل النظام بترحٌل اي و ٌقة لم ٌتم مراجعتها
تنفٌذ نظام الصاليٌات فً نظام ادارة النظام ٌ :تم ادخال بٌانات الشاشات التالٌة على مستوب الفروع بما ٌعمل على ربط المستخدمٌن فً الفروع بالتهٌمات السابقة بالتالً منع أي مستخدم من تجاوز العمل فً فرعة إلى فرع اخر: حٌث ٌتم االنتقال إلى الشاشة بالنقر على اسمها كما ٌت ح من الشكل التالً:
حٌث ٌمكن منح الصالحٌة فً الشاشة األولى وو ع قٌود علٌها من خالل بقٌة الشاشاات، وسوؾ نقوم بشرت كل شاشة من الشاشات المدمجة على حادة حتاى ٌكاون الهادؾ منهاا وا احا وتتمكن من استخدامها بالشكل الذي ٌتناسب مع نظرتح للتعامل مع النظام.
شاشة القاممة الرمٌسٌة:
هااذه الشاشااة كمااا فااً الشااكل السااابق تتااٌح لنااا إ ااافة أو تعاادٌل بٌانااات جمٌااع المسااتخدمٌن المسموت لهم التعامل مع النظام كما تتٌح لنا النظام المسموت لكل مستخدم التعامل مع .
أوال :المستخدمٌن فً الجزء األعلى من الشاشة ٌمكن التعامل ماع المساتخدمٌن مان حٌاث اإل اافة والتعادٌل والحذؾ بحٌاث ٌجاب إ اافة بٌاناات المساتخدم أوال فاً هاذا الجازء مان الشاشاة ومان ام تحدٌاد صالحٌاتة كما ٌلً:
1إ افة مستخدم جدٌد:
بعد النقر على رمز اإل افة تقوم بكتابة رقم المستخدم وال ٌمكنح كتابة الارقم ( )1ألنا ٌعبار عن المستخدم األول والذي ٌعتبر مدٌر النظام ،وبعد كتابة الرقم تقوم بكتاباة اسام المساتخدم فاً حقل (اسم المستخ دم) و م تقوم بكتابة كلمة السر التً ٌطلبها النظاام للسامات لا بالادخول و تؤكاد كلمة السر فً الحقل (التأكد من كلمة السر) م النقر على رمز الحفظ. 2تعدٌل بٌانات المستخدم:
تقوم بالنقر علاى اسام المساتخدم الاذي ترٌاد تعدٌلا فاً القامماة التاً ٌظهار فٌهاا أساماء جمٌاع المستخدمٌن وذلح بعد النقر على األمار عارض لكاً ٌقاوم النظاام بعارض بٌـاـانات فاً الجــاـزء األعلى من الشـــاشــة ومن م تقـــوم بالنقر على رمز التعدٌل لٌسمح لح النظـــام بتعدٌل بٌاناات المستخدم وبعد التأكد من أن البٌانات الموجودة فً الحقول صحٌحة ٌجب النقر على رمز الحفظ لٌقوم النظام باعتماد البٌانات الجدٌدة للمستخدم. 3حذؾ المستخدم من النظام:
تقوم بالنقر على اسام المساتخدم الاذي ترٌاد حاذؾ بٌاناتا فاً القامماة التاً ٌظهار فٌهاا أساماء جمٌع المستخدمٌن بعد النقر على األمر عرض لكً ٌقوم النظام بعرض بٌانات فً الجزء األعلى من الشاشة ومان ام تقاو م باالنقر علاى رماز الحاذؾ لٌقاوم النظـاـام بمسـاـح البٌــاـانات الخـاـاصة بالمستخدم وبالتالً منع المستخدم من دخول النظام نهامٌا. وٌجاادر التنبٌ ا إلااى أن المسااتخدم األول والااذي ٌحماال الاارقم (ٌ )1عتباار ماادٌر النظااام وٌمتلااح الصااالحٌة الكاملااة فااً النظااام وال ٌمكاان تعاادٌل صااالحٌات كم اا أن ا الوحٌااد الااذي ٌحااق ل ا ماانح الصالحٌات للؽٌر بحكم مسمولٌت الكاملة عن النظام وٌمكن إظهاره بالنقر على السهم إلاى أعلاى أو بالنقر على األمر عرض والنقار علاى المساتخدم األول (مادٌر النظاام) كاً تظهار بٌاناتا فاً الحقول مباشرة حٌث ٌمكن تعدٌل االسم أو كلمة السر إلى ؼٌر ذلح.
انٌا :الصالحٌات ٌمكننا عبر الجازء ال اانً مان الشاشاة أن نقاوم بتحدٌاد الصاالحٌات المساموت اساتخدامها فاً النظام من كل مستخدم وذلح ب تباع ما ٌلً:
1النقر على اسم المستخدم الذي ترٌد تعدٌل بٌانات فً القامماة التاً تظهار فٌا أساماء جمٌاع المستخدمٌن لكً ٌقوم النظام بعرض بٌانات فاً الجازء األعلاى مان الشاشاة ام النقار علاى رماز التعدٌل الخاص بالصالحٌات والموجود أسفل الشاشة. 2تحدٌد الباب الرمٌسً الذي ترٌد أن تمنح الصالحٌات فٌ من خالل التأشٌر على اسم فاً مربع (القاممة الرمٌسٌة) حٌث تم ترتٌب الشاشات فً الصاالحٌات بانفس الطرٌقاة الموجاودة فاً النظااام ،فعنااد النقاار علااى أحااد أبااواب النظااام فااً مربااع (القاممااة الرمٌسااٌة) ٌقااوم النظااام بماانح الصالحٌة للمستخدم بالدخول فً هذا الباب وبعد االنتهاء من تحدٌد األبواب ٌتم النقر على األمر حفظ.
ٌ 3وجد فً أعلى الشاشة األقسام التابعة للنظام وعند النقار علاى إي أسام مان أساماء األقساام ٌقوم النظام بعرض األقسام التابعة ل فً المربع (النموذج الرمٌسً).
وبالنقر على أي جزء فً القاممة النماوذج الرمٌساً ٌقاوم النظاام بالسامات للمساتخدم بالادخول على الشاشة التً مؤشر أمامها بعالمة ( )وفً النموذج الفرعاً ٌاتم تحدٌاد الصاالحٌات علاى مستوب الشاشة. 4تحدٌد الصالحٌة المسموت للمستخدم التعامل معها فً الشاشة بالنقر على المربع الذي ٌقاع فً تقاطع الصالحٌة مع اسم الشاشاة فاً النماوذج الفرعاً حتاى تظهار إشاارة ( )وذلاح ٌعناً السمات للمستخدم باستخدام هذا األمر فً الشاشة كما ٌظهر فً الشكل السابق. كما ٌمكنح التحكم فً و ع اإلشارة ( )بشاكل أحاادي و بشاكل سارٌع فاً حالاة الرؼباة فً إعطااء المساتخدم جمٌاع الصاالحٌة فاً شاشاة أو منحا صاالحٌة معٌناة فاً جمٌاع الشاشاات
1منح لكل سطرٌ :عنً هذا الخٌار منح جمٌع الصالحٌات على الشاشة التً فاً نفاس ساطر الخلٌة التً تم النقر علٌها. 2منح لكل عمودٌ :عنً هذا الخٌار منح الصالحٌة نفسها فً جمٌع الشاشات للمستخدم وٌقوم النظام بالتأشٌر على جمٌع المربعات التً تكون فً نفس عمود الخلٌة التً تم النقر علٌها. 3منح الكلٌ :عناً مانح جمٌاع الصاالحٌات لجمٌاع الشاشاات الظااهرة وذلاح باالنقر علاى أي خلٌة من الخالٌا الظاهرة فً الشاشة. وٌنطبق علاى إلؽااء الصاالحٌة ماا ٌنطباق علاى المانح ماع فاارق أن النظاام ٌقاوم عناد اإللؽااء بحذؾ اإلشارة ( )عند النقر على الخالٌا بنفس الطرٌقة التً تم شرحها فً منح الصالحٌة. وبعد االنتهاء من منح أو حذؾ الصالحٌات فاً الشاشاات الظااهرة فاً الشاكل الساابق والتاً تتبع العملٌات فً األستاذ العام ننقر على األمر حفظ. وبعد االنتهاء من شاشات األستاذ العام نقوم بالنقر على المخازن م ال فً رأس الشاشة لٌقاوم النظام بعرض أقسام المخازن فً المربع (النموذج الرمٌسً). وبالنقر على أي قسم فً القاممة الفرعٌة ٌقوم النظام بمنح صالحٌة التعامال ماع الشاشاة وفاً النموذج الفرعً ٌقوم النظام بعرض شاشات المدخالت والعملٌات لنقوم بمنح الصالحٌة الالزمة حسب االحتٌاجات.
وبذلح ٌمكنح السٌطرة عل الصالحٌات بحسب المسؤولٌات المفو ة فاً الواقاع العملاً لكال مستخدم للنظام من خالل التعامل مع هذا الفصل. وبعد االنتهاء من تحدٌد الصالحٌات للمستخدم ٌجب أن تقوم بالنقر على رمز الحفاظ الخااص بالصالحٌات والذي ٌقع أسفل الشاشة.
شاشة صالحٌة الحسابات: من خاالل هاذه الش اشاة ٌمكناح الاتحكم فاً تعامال المساتخدم ماع الحساابات بؽاض النظار عان الصالحٌة المتاحة ل فً الشاشات. حٌث ٌمكنح بنفس الطرٌقة التً تم شرحها فً الشاشة السابقة فً تاأ ٌر الخٌاارات التاً فاوق بٌانات الحسابات فً كٌفٌة المنح أو اإللؽاء عناد النقار علاى الخالٌاا لتاتحكم مان هاذه الشاشاة فاً عالقة المستخدمٌن بالحسابات المتنوعة ،فاٌمكن مناع ماوظفً المشاترٌات ما ال مان التعامال ماع حسابات العمالء لعدم الحاجة إلى ذلح ...وهكذا. طرٌقة التعامل مع الشاشة:
بعد النقر على األمر عرض لتظهار أمامناا قامماة المساتخدمٌن نقاوم بتحدٌاد المساتخدم الماراد منحة أو حذؾ بعض صالحٌات الحسابات والعمالت علٌة م النقر علاى رماز التعادٌل الموجاود أساافل الشاشااة و نقااوم بالتعاماال مااع إمكانااات الشاشااة بحٌااث ٌمكاان التعاماال فااً هااذه الشاشااة مااع صالحٌات وهً:
إ افة :وٌعنً إشارة ( )على هذه الصالحٌة أن ٌمكن للمستخدم إدخال الحساب المقابل لإلشارة فً أي عملٌة مالٌة من خالل الشاشات التً ٌحق ل التعامل معها فً النظام. عاارض :وٌعنااً إشااارة ( )علااى هااذه الصااالحٌة أن ا ٌمكاان للمسااتخدم اسااتعراض كشااؾ حساب للحساب المؤشر علٌ .
وبعد ذلح نقوم بالنقر على رمز الحفظ لٌقوم النظام بحفظ الصالحٌات التً تم تعدٌلها فً هذه لشاشة. صاليٌات يسابات العمالء ماان خااالل هااذه الشاشااة ٌمكنااح الااتحكم فااً تعاماال المسااتخدم مااع العمااالء بؽااض النظاار عاان الصالحٌة المتاحة ل فً الشاشات. حٌث ٌمكنح بنفس الطرٌقة التً تم شرحها فً الشاشة السابقة فً تاأ ٌر الخٌاارات التاً فاوق بٌانات العمالء فً كٌفٌة المنح أو اإللؽاء عند النقر على الخالٌا لتتحكم من هذه الشاشة فً عالقة المستخدمٌن بالعمالء ،فٌمكن منع موظفً المشترٌات م ال من التعامل مع حسابات العمالء لعدم الحاجة إلى ذلح ...وهكذا.
شاشة صالحٌات العملٌات: وتتوفر فً الشاشة عدة انواع من الصالحٌات وهً كما ٌلً:
أوال :صالحٌات المبٌعات من خالل هذه الشاشة ٌمكن التحكم فً الخٌاارات المتعاددة المتاحاة فاً المبٌعاات بحٌاث نقاوم بمنح الصالحٌات على حسب االختصاص والمسؤولٌات فً المبٌعات.
طرٌقة التعامل مع الشاشة :
بالنقر على اسم (صالحٌات العملٌات) تظهر الشاشة السابقة والتً من خاللها ٌمكن أن تحادد طبٌعة الصالحٌة الممنوحة لكل مستخدم وذلح بالنقر على رمز التعدٌل الموجود أسفل الشاشة م
النقر على الخلٌة التً ترٌد منح الصالحٌة المقابلة لها حتى تظهر اإلشارة ( )والتاً تفٌاد مانح الصالحٌة أو النقر على الخلٌة مرة أخرب لحذؾ الصالحٌة المقابلة للخلٌة ب لؽاء اإلشارة ،وبعد ذلح النقر على رمز الحفظ لٌقوم النظام بحفظ التعدٌالت التً أجرٌتها على صالحٌات المستخدم.
انٌا :صالحٌات المخازن بالنقر على اسم صالحٌات المخازن ٌقوم النظام ب ظهار الشاشة تحتوي على جمٌاع المخاازن التً تام إدخالهاا فاً شاشاة بٌاناات المخاازن بحٌاث ٌمكان السامات للمساتخدم المكتاوب اسام فاً الحقل (اسم المستخدم) بالتعامل مع أي مخزن وذلح بالنقر على الخلٌة المجاورة للمخازن الماراد فتح صالحٌة المستخدم فٌ حتى تظهر اشارة صح كما ٌمكن منح الصالحٌة لجمٌع المخازن وذلح بالتعامل مع الخٌارات الموجودة اماام أساماء المخازن ومن م تقوم بالنقر على رمز الحفظ لٌقوم النظام بحفظ التعدٌالت التً أجرٌتهاا فاً الشاشة.
ال ا صالحٌات المجموعات بالنقر على (صالحٌات المجموعات) ٌظهر النظام شاشة تحتوي جمٌع المجموعات المخزنٌة التً تم إدخالها فً شاشة بٌانات المجموعاات الموجاودة فاً نظاام المخازن.بحٌاث ٌمكناح تحدٌاد المجموعات المخزنٌة التً ٌسمح للمستخدم بالتعامل معها بالنقر على الخلٌة المجاورة للمجموعة لتظهاار اإلشااارة ( ) وبااذلح ٌكااون للمسااتخدم التعاماال مااع األصااناؾ التااً تتبااع هااذه المجموعااة وٌمكن حذؾ هذه الصالحٌة ب عادة النقر إللؽاء اإلشارة من أمام المجموعة ،م تقوم بالنقر على رمز الحفظ لٌقوم النظام بحفظ التعدٌالت التً أجرٌتها فً هذه الشاشة. وبنفس الطرٌقة ٌتم التعامل مع بقٌة الشاشات (مركز التكلفة ،الصنادٌق ،البنوح) وال داعاً للتكرار.
شاشة عرض بٌانات المستخدمٌن: هذه الشاشة تمكننا من معرفة المستخدمٌن الذٌن ٌعملون فً النظام حالٌا خالل الشبكة والاذٌن هم خارج الشبكة وعرض أسماء المستخدمٌن الذٌن استعملوا كلمة السر الخاصة بهم للدخول إلى النظام ومعرفة ساعة وتارٌخ أخر دخول وخروج من النظام ،وذلح بمجرد الدخول إلى الشاشاة سنجد األسماء كما ٌلً:
مثال لتيدٌد الصاليٌات فً يالة الفروع
فً شاشة بٌانات المستخدمٌن :فً هذه الشاشة ٌتم ا افة المستخدمٌن العاملٌن على النظام من منهم المستخدمٌن فً الفروع بما ٌمكن من منحهم الصالحٌات
ٌوجد دامما فً أي نظام نوعٌن من المستخدمٌن مستخدم ل كامل الصالحٌة ومستخدم محدود الصالحٌات (صالحٌات كبٌرة اوصالحٌات صؽٌرة) شاشة صاليٌات المدخالت:تحتوي هذه الشاشة صالحٌات خاصة بالمدخالت التً تم إ افتها فً الشاشات التهٌمة السابقة بالتالً ربط المستخدم الخاص بفرع معٌن بكال من :
شاشة صاليٌات اليسابات مجموعة عمالء الفرع – مجموعة مورد الفرع –مجموعة حسابات المصروفات واالٌرادات والحسابات المدٌنة االخرب والحسابات الدامنة االخرب:
شاشة صاليٌات الشاشات: تحتوي صالحٌات الشاشات على منح صالحٌة لمستخدم التابع للفرع معٌن بالعمل على عملٌات النظام م ل سند القبض الصرؾ قٌود فواتٌر مشترٌات فواتٌر مبٌعات مردوداتهما كما ٌظهر فً الشاشة التالٌة:
تنفٌذ نظام الترحٌل
ٌتااٌح النظااام للمسااتخدم مجموعااة متؽٌاارات خاصااة بعملٌااة الترحٌاال فااً كافااة شاشااات المتؽٌرات : تحاات االنتظااار :عنااد التاشااٌر علااى هااذا المتؽٌاار ٌمكاان النظااام المسااتخدم ماان تعلٌااق السااندات والتعلٌق ٌمكن المستخدم من حفظ المستند حتى ولو كان فٌة نواقص من الناحٌة المحاسابٌة وال مكن ترحٌل مستند معلق ولٌس للمستند المعلق اي تا ٌر محاسبً
تنفٌذ نظام التارٌخ المتؽٌر المرتبط
اظهار التارٌخ ٌ :وجد االث خٌاارات لهاذا المتؽٌار (الاً ٌمكان تعدٌلا )وٌعناً ان النظاام هاو الااذي ٌعطااً تااارٌخ المسااتند وب مكااان المسااتخدم تؽٌٌاارة او (الااً ال ٌمكاان تعدٌل ا ) وٌعنااً ان النظام هو الاذي ٌعطاً تاارٌخ المساتند ولاٌس ب مكاان المساتخدم تؽٌٌارة او (ٌادوي) وٌعناً ان النظام ال ٌعطً تارٌخ المستند وانما المستخدم هو الذي ٌقوم ب دخال .
تنفٌذ نظام الترقٌم المتؽٌرات المرتبطة
تسلسل الو ٌقة ٌ :وجد الث خٌاارات لهاذا المتؽٌار (الاً ٌمكان تعدٌلا )وٌعناً ان النظاام هاو الذي ٌعطً رقم المستند وب مكان المستخدم تؽٌٌرة او (الاً ال ٌمكان تعدٌلا ) وٌعناً ان النظاام هو الذي ٌعطً رقم المساتند ولاٌس ب مكاان المساتخدم تؽٌٌارة او (ٌادوي) وٌعناً ان النظاام ال ٌعطً رقم المستند وانما المستخدم هو الذي ٌقوم ب دخال .
من خالل الجدول السابقة نالحظ ان هناح خٌارات موجودة فً النظام خاصة بتحدٌد التسلسل لكل عملٌات النظام ومن خاللها ٌمكن توجٌ النظام لعمل دورة مستندٌ مستقلة خاصة بكل فرع من فروع المنشاة ّظبً سثػ اىؼَيٞخ اإلجشائٞخ ثبىؼَيٞخ االعبعٞخ دقو (اّضاه ثٞبّبد ٍِ)
ربط الفاتورة باالمر واالمر بالطلب:وٌعمال هاذا المتؽٌار علاى فارض اجاراءات الشاراء علااى المسااتخدم بحٌااث ٌقااوم المسااتخدم بادخااال طلااب الشااراء اام اماار الشااراء اام فاااتورة الشراء وبشكل اجباري بدون ذلح الٌسمح للسمتخدم ب دخال فواتٌر الشراء استخدام أذن التورٌاد النقادي :وٌفٌاد هاذا المتؽٌار بعمال إذن تورٌاد نقادي قبال عمال ساند قاابض نقاادي بحٌااث ٌمنااع اسااتالم أي مبلااػ فاً سااند القاابض ؼٌاار المبلااػ المحاادد فااً إذن التورٌد وٌعتبر إذن التورٌد إجراء رقاابً فقاط بحٌاث ٌمكان إلازام أماٌن الصاندوق بعادم استالم إي مبلػ إال ب ذن تورٌد وٌمكن عمل سند قبض بدون استخدام إذن التورٌد النقدي ففً حالة اختٌار (نعم) ٌظهر زر الدخول لشاشة إذن التورٌد النقدي فً شاشاة العملٌاات فً األستاذ العام وٌظهر حقل اذن التورٌد فً شاشة سند القبض وٌختفاً هاذا الازر فاً حالة اختٌار األمر (ال) استخدام أذن تورٌد مشاترٌات محلٌاة وٌفعال هاذا المتؽٌار عناد التأشاٌر علٌاة شاشاة أذان تورٌد المشترٌات المحلٌة بحٌث ال ٌسمح النظام باستخدام فاتورة المشترٌات المحلٌاة إال بذن تورٌد مشترٌات محلٌة ربط الفاتورة بفاتورة ساابقة :عنادما ٌاتم اصادار فااتورة مبٌعاات لعمٌال ماا وعناد عملٌاة البٌع التالٌة لة فقد ٌقوم العمٌل نفس بسحب نفس االصناؾ و الكمٌات فً الفاتورة التالٌة وهكااذا ٌكاارر العمٌاال فاااتورة المبٌعااات فااً كاال عملٌااات البٌااع ل ا وهااذا المتؽٌاار ٌساااعد المسااتخدم فااً اناازال نفااس بٌانااات الفاااتورة السااابقة للعمٌاال وبدون ا ٌااتم أدخااال بٌانااات الفاتورة الجدٌدة ٌدوٌا اعتماااد كمٌااة اماار الشااراء فااً طلااب العمٌاال :اماار الشااراء ٌااتم اصاادارة للمااورد لتورٌااد ب اعة ما وقد ٌتم اصدارة بناء على طلب عمٌل معٌن وفً هذه الحالة ٌجب الربط باٌن
امر الشراء وطلب العمٌل بحٌث ٌساعد النظام فاً انازال امار الشاراء فاً طلاب العمٌال والعكس طلب العمٌل ٌنزل فً امر الشراء وهاذا المتؽٌار عناد تحدٌاده ٌسااعد فاً انازال كمٌة امر الشراء فً طلب العمٌل. انزال الطلب المخزنً مرة اخربٌ :عمل هذا المتؽٌر على تمكاٌن المساتخدم مان أنازال نفس بٌانات الطلب المخزناً الاذي ٌاتم فاً شاشاة الطلباات المخزنٌاة فاً أك ار مان أمار صرؾ مخزنً إنزال الطلبات بدون أسعار :عندما ٌقوم المستخدم ب دخال طلبات العمالء من األصناؾ ٌقاوم بتحدٌاد ساعر كال صانؾ فاً الطلاب وعناد تحاول الطلاب إلاى فااتورة مبٌعاات فااأن ا لنظام ٌقوم ب نزال األصناؾ واألسعار ولكن قد ٌحتاج المستخدم إلى تحدٌد االسعار فاً فاتورة المبٌعات بشكل مستقل عن الطلب وهذا المتؽٌر ٌعمل على ذلح. السمات بحفظ المستندات الصفرٌة :أي التً ٌكون مبلؽها االجماالً ٌسااوي صافر وٌهادؾ هاذا المتؽٌر الى تمكٌن المستخدم من حفظ المستندات الملؽٌة فً الٌدوي داخل النظام تجاوز كمٌة الطلاب العمٌال فاً فااتورة المبٌعاات :عناد نازول طلاب العمٌال مان شاشاة طلباات العماالء فااً شاشاة فاااتورة المبٌعاات فأنااة ٌنازل مااع كال البٌانااات منهاا االصااناؾ و الكمٌااات و االسااعار ولكاان قااد ٌرؼااب المسااتخدم بتجاااوز الكمٌااة الموجااودة فااً الطلااب فااً الفاااتورة وهااذا المتؽٌر ٌعمل على ذلح وبدون فأن كمٌة الطلب ت ل كما هً فً الفاتورة .
رباااط الحساااابات بال ااامان :من خاااالل هاااذا المتؽٌااار ٌمكااان اختٌاااار عمااال قٌاااد اجبااااري لل مانات او اختٌاري بحسب تحدٌد المستخدم فً شاشة ال مانات او عدم عمل قٌد.
ربط حساب أمر الصرؾ بالمجموعاةٌ :عمال هاذا المتؽٌار علاى رباط أمار الصارؾ فاً جانباااة المااادٌن بحسااااب سااابق تحدٌااادة علاااى مساااتوب المجموعاااات المخزنٌاااة أو حساااب مجموعات المخازن فً شاشة تظهر فً تهٌمة نظام المخازن تسمى شاشاة رباط حسااب أمر الصرؾ المخزنً بالمجموعات . ادخال رقم المرجع اجباري :اذا تم التأشٌر على هذا المتؽٌر فٌعتبر النظام رقم المرجاع اجباري فً كل مستندات االستاذ العام فال ٌحفظ بدون ادخال رقم مرجع.
بعد االنتهاء من عمل اإلعدادات والتهٌمة الالزمة للنظام ،وبعد التجهٌز السلٌم وفقا لما تم تهٌمت و المراجعاة والتدقٌق للدلٌل المحاسبً وطباعت بمستوٌات المختلفة ،وتجهٌز االصناؾ على اعتبار أن هذه المرحلة تتم لمرة واحدة واألف ل القٌام باإلعداد الجٌد لها من متخصصٌن بالحسابات وبالنظم المحاسبٌة أو على األقل على دراٌة بها بعد التأكد من ذلح ومن الدلٌل الخاص باالمراكز ودلٌال المخاازن (إذا تام ربطا باألساتاذ العاام) ،نادخل اآلن مرحلااة العماال علااى النظااام وذلااح بقٌااد وتسااجٌل العملٌااات المحاساابٌة والمالٌااة فااً النظااام ماان واقااع قٌااد الٌومٌااة والسندات واألوامر والفواتٌر المختلفة التً تصدرها المنشأة من خالل ممارستها لعملٌاتها المالٌة الٌومٌة. وللتعامل مع عملٌات النظام (االرصدة االفتتاحٌة واالساسٌة-واالجرامٌة) ٌقوم المستخدم بالتعامل مع مجموعة من االنظمة المكونة للنظام كما تم شرحها فً الباب االول االنظمة المكونة للنظام وكذلح تم شرحة فً الباب ال انً تنفٌذ النظام وٌتم التعامل مع مجموعة من االنظمة هً: الفصل االول نظام ادارة االونكس للعملٌات الفصل ال انً دلٌل استخدام نظم الرقابة والمتابعة والمراجعة الفصل ال الث دلٌل استخدام نظم الحسابات الفصل الرابع دلٌل استخدام نظم المخازن الفصل الخامس دلٌل استخدام نظم التحلٌل والتقٌٌم والتخطٌط المالً
الفصل االول ادارة نظام االونكس للعملٌات ٌدٌر نظام االونكس العملٌات عن طرٌق مجموعة من قوامم العملٌات التً تظهر فً نظام ادارة الحسابات و نظام ادارة المخازن و نظام ادارة المشترٌات و نظام ادارة المبٌعات وفً نظام ادارة النظام كما ٌظهر فً االشكال التالٌ :
وكما ٌالحظ من خالل االشكال السابقة انها تتكون من مجموعة من الشاشات تتوزع الى الث مجموعات من الشاشات (كما تم شرحها فً الباب االول) وهً كما ٌلً: -
مجموعة الشاشات العملٌات االجرامٌة
-
مجموعة الشاشات العملٌات االساسٌة
-
مجموعة شاشات المتابعة والمراجعة
كما ترتبط هذه الشاشات بمجموعة من المتؽٌرات المرتبطة بها والموجودة فً شاشات المتؽٌرات فً الجزء الخاص بتهٌمة النظام وسوؾ نقوم بتفصٌل شرت هذه الشاشات مع المتؽٌرات المرتبط بها كما ٌلً:
مجموعة شاشات العملٌات االجرائٌة
هً العملٌات التً لٌس لها تأ ٌر محاسبً أو مخزنً وتنقسم الى عملٌات اجرامٌة فً االستاذ العام وعملٌات اجرامٌة فً المخازن وعملٌات اجرمٌة فً المشترٌات وعملٌات اجرمٌة فً نظام المبٌعات كما ٌلً: عملٌات جرامٌة فً نظام االستاذ العام تظهر فً االستاذ العام كما ٌظهر فً الشكل السابق مجموعة من العملٌات االجرامٌة طلبات القٌود:
تعتبر هذه الشاشة عملٌة اجرامٌة سابقة لشاشة قٌود الٌومٌة العامة تستخدم هذا الشاشة فً ادخال القٌود المحاسبٌة التً ٌعتقد المحاسب اهمٌة ادخلها ومن م ٌمكن ان ٌقوم مسمول النظام من مراجعتها وعمل االعتماد لها وانزالها فً شاشة قٌود الٌومٌة وتظهر كما فً الشكل التالً:
طلبات الصرؾ تعتبر هذه الشاشة اجرامٌة قبل عمل سندات الصرؾ بحٌث ٌمكن اعتبارها كتقدٌم طلب صرؾ نقدي او اشٌح وتظهر كما فً الشكل التالً:
طلبات القبض تعتبر هذه الشاشة اجرامٌة قبل عمل سندات القبض بحٌث ٌتم تقدٌم طلب بالقبض للمبلػ م ٌتم عمل سندات القبض
طلب تحوٌل أو صرؾ مواد تستخدم هذه الو ٌقة فً إدخال طلب التحوٌل أو صرؾ المواد وذلح كخطوة إجرامٌة من قبل احد المخازن أو المستخدمٌن قبل عملٌة التحوٌل المخزنً أو الصرؾ المخزنً الحقٌقٌة او مسمول الفرع لمدٌر المنشاة:
شاشة إذن التورٌد المخزنً هذه الشاشة اختٌارٌة تسبق أمر التورٌد ألمخزنً كأستالم مخزنً للب اعة أو مح ر فحص حٌث ٌتم إدخال إذن التورٌد المخزنً واعتماده ومن م ٌمكن انزالة فً شاشة أمر التورٌد ألمخزنً بنفس طرٌقة طلب الصرؾ والتحوٌل المشروت فً الشاشة السابقة
شاشة طلب الشراء: لكً ٌكون نظام الموردٌن شامال لكل متطلبات إدارة المشترٌات بصفة خاصة ونظام الموردٌن بصفة عامة تم إ افة الدورة المستندٌة للمشترٌات كاملة ،ومنها طلب الشراء الذي ٌحرره القسم الطالب (المخازن) لإلدارة لؽرض توفٌر ما ٌحتوي علٌ من أصناؾ ،وٌعتبر هذا الطلب اختٌاري االستخدام ولٌس ل أي أ ر محاسبً أو مخزنً
شاشة عروض األسعار: تتلقى المنشاة عند رؼبتها فً شراء ب اعة العدٌد من عروض األسعار لتلح الب اعة وبالتالً تحتاج ألرشفة تلح العروض وعملٌة االستالم لها وتستخدم هذا الشاشة لذلح الؽرض كخطوة إجرامٌة تهدؾ إلى أرشفة عروض األسعار التً تحصل علٌها المنشاة وكما تعمل هذه الشاشة على تحدٌث األسعار فً شاشة بٌانات التورٌد فً مدخالت نظام الموردٌن ولها نفس طرٌقة اإلدخال فً شاشة طلبات الشراء شاشة أوامر الشراء: من المعروؾ أن طلبات الشراء البد أن ٌكون لها توجٌ بشرامها من اإلدارة أو من المخول لها التوجٌ بالشراء ،وٌعتبر هذا التوجٌ بم ابة أمر شراء لذلح الطلب ٌتم إرسال إلى المورد ،وٌقدم النظام المحاسبً األونكس برو شاشة مستقلة لهذا األمر سمٌت شاشة أمر الشراء
اذن تورٌد مشترٌات ميلٌة وتستخدم هاذ ه الشاشاة فاً إدخاال أذن تورٌاد مشاترٌات كخطاوة إجرامٌاة إجبارٌاة قبال تورٌاد المشترٌات المحلٌة إلى المخازن وذلح فً حالة تم طلب هاذه الخطاوة فاً شاشاة متؽٌارات نظاام الموردون وتمكن هذه الخطوة من فصل المهام بٌن قسم االستالم و قسم حساب التكالٌؾ بحٌاث ٌتم هنا إدخال كافة البٌ انات من قبل قسم االستالم فً المنشاة م ٌتم تحوٌل هذه البٌانات إلى أمر تورٌد فعلً للمخازن بعد حساب التكالٌؾ اإل افٌة من خالل شاشة فاتورة المشترٌات المحلٌة شاشة عروض االسعار التروٌجٌة
قد ٌحتاج بعض عمال المبٌعات إلى تقدٌم عروض اسعار مبدمٌة للب اعة التً ٌراد بٌعها وتستخدم هذه الشاشة فً إدخال عروض أسعار خاصة باألصناؾ بدون تحدٌد الكمٌة فقط عرض سعر باألسعار على عكس عرض السعر العادي الذي ٌتم فً تحدٌد الكمٌة و السعر و تحدٌد الخصم الممكن أن ٌتم إعطامة وذلح بؽرض عمل قاممة بأسعار االصناؾ وذلح لتبٌة طلبات المروجٌن و المسوفٌن لسلع المنشاة
شاشة عروض األسعار: من الطبٌعً أن ٌحتوي نظام العمالء على شاشة إلدراج عروض األسعار وإصدارها آلٌاا وذلاح الن عارض السعر ٌعتبر واحد من الو امق الخاصة بالدورة المستندٌة لنظام العمالء. ولذلح ف ن خبراء تصمٌم نظام األونكس فً ٌمن سوفت جعلوا هذه الشاشة تصدر عرض السعر آلٌا من الجهاز إلرسالها إلى العمالء والجهات ذات العالقة الطالبة لعرض السعر ،وٌتم الدخول إلى الشاشة من خالل قاممة العملٌات لنظام العمالء شاشة عرض السعر
شاشة طلبات العمالء: طلب العمٌل واحدة من وسامل التواصل باٌن العمٌال والمنشاأة وٌعتبار ردا لعارض الساعر ،و لذلح صممت هذه الشاشة لالحتفاظ بطلبات العمالء من جهة ولمعرفاة عاروض األساعار المنفاذة من جهة انٌة. وٌفٌد استخدامها فً معرفاة الطلاب وعر ا علاى قسام االمتماان فاً المنشاأة لكاً ٌقارر هاذا القساام إعطاااء العمٌاال الب اااعة ماان عدما ،وفااً حالااة الموافقااة ٌعتباار طلاب العمٌاال و ٌقااة ٌااتم بموجبهااا تحرٌاار فااواتٌر مبٌعااات ولااٌس لطلبااات العمااالء أي أ اار مااالً أو محاساابً أو مخزنااً وتعتبر فاتورة المبٌعات و ٌقة التأ ٌر المالً والمحاسبً و المخزنً. وأحٌانااا ٌسااتخدم طلااب العمٌاال كباادٌل لشاشااة فاااتورة المبٌعااات عنااد تجهٌااز األصااناؾ لعمٌاال متردد فً شراء هذه األصناؾ ،لذلح ٌتم تحرٌر طلب العمٌل ومتى ما تم التأكد من عملٌة البٌع تنزل بٌانات طلب العمٌل إلى فاتورة المبٌعات آلٌا. وتعتبر شاشة طلبات العمالء اختٌارٌة االستخدام بمعنى أن ٌمكن تحرٌر طلب عمٌال أوال ام فاتورة المبٌعات وٌمكن تحرٌر فاتورة مبٌعات بدون الحاجة إلاى إدخاال طلباات العماالء وتظهار شاشة طلبات العمالء -1اىؼَيٞبد االعبعٞخ: ٕٗ ٚاىؼَيٞبد االعبعٞخ اىز ٜىٖب رأصٞش ٍذبعج ٜلقػ أٗ ىٖب رأصٞش ٍذبعجٍ ٗ ٜخضٍّ ٜؼب ٕٗ ٜاىشب بد اىزبىٞخ:
شبشخ لٛذ انٕٛيٛخ (لٛذ انزغٕٚخ):
قٌد التسوٌة والذي ٌم ل كل العملٌات المحاسبٌة األخرب التً ال تتعلق بو ٌقة من الو امق الرسمٌة التً تصدرها المنشأة كسندات الصرؾ والقبض والفواتٌر بأنواعها واألوامر المخزنٌة وإنما تتم ل فً قٌود االستحقاق والتسوٌات المختلفة للحسابات وباإلمكان أٌ ا االكتفاء ب محاسبٌا لتسجٌل كل العملٌات المحاسبٌة والمالٌة. ىزىل ٗىنّ٘ٔ ٍَٖب ىٖزٓ اىذسجخ ٗال َٝنِ االعزرْبء ػْٔ ٍطيقب جؼيذ اىشب خ اىخبصخ ثٔ أٗه ب خ ل ٜقبئَخ اىؼَيٞبد ىإلداسح اىذغبثبد
شاشة سندات الصرف: ٌمكان إصاادار الو ااامق الخاصااة بسااندات الصاارؾ و القابض (آلٌااا) والتااً تعتباار مٌاازة مهمااة ماان مٌاازات النظااام التااً بهااا ٌمكاان االسااتؽناء عاان السااندات الٌدوٌااة المتعااارؾ علٌهااا فااً المحاساابة التقلٌدٌة الٌدوٌة وتكون خرٌطة العمل على سندات الصرؾ والقبض كما فً الشكل التالً:
وشاشة سندات الصرؾ هً الشاشة الخاصة بصرؾ مبلػ مالً نقدي من الصندوق أو شااٌح ماان البنااح لمسااتفٌد معااٌن وسااند الصاارؾ ٌتكااون ماان ناوعٌن ماان السااندات النوع األول (نقدا) وهً السندات التً تستخدم فً صرؾ مبالػ نقدٌة من الصندوق ،والنوع ال اانً (شاٌح)الذي ٌساتخدم فاً صارؾ مباالػ مان البناح بواساطة تحرٌار شٌكات ،وكل منهما ٌجعل الصندوق أو البنح دامنا بقٌمة العملٌاة التاً تام الصارؾ من اجلها
شاشة سند القبض: سند القبض هو المستند الرسمً الاذي ٌقاوم أماٌن الصاندوق أو الشاخص المخاول لا القٌام بتحرٌره نٌابة عن المنشأة لطرؾ آخار قاام بتورٌاد مبلاػ ماالً نقادي أو شاٌح للمنشأة إصذاس انعًبٌ
شاشة أوامر التورٌد المخزنٌة ٌمكن القٌام بتورٌد الب اعة (المشترٌات) إلى المخازن مهما كاان مصادرها (الساوق المحلاً أو السوق الخارجً) ب حدب الطرٌقتٌن التالٌتٌن: الطرٌقة األولى :عن طرٌق فاتورة المشترٌات والتً تعتبر أهم المستندات الموجودة فً نظام الموردٌن وإدارة المشترٌات وسوؾ نشرحها بالتفصٌل فً نظام الموردٌن . الطرٌقااة ال انٌااة :عاان طرٌااق أماار التورٌااد المخزنااً والااذي ٌعتباار واحااد ماان أهاام المسااتندات المخزنٌة ،ولكل طرٌقة من هذه الطرق ممٌزاتها وؼرض من استخدمها. والجدٌر بالذكر ان ٌجب استخدام طرٌقة واحدة فقط من الطرٌقتٌن السابقتٌن لتورٌد الب اعة إلى المخازن وإال حدث ازدواج فً التورٌد وت اعؾ المخزون بمقدار الب اعة الموردة ،وفً هذا الفصل سوؾ نقوم بشرت الطرٌقة ال انٌة التورٌد عبر أمر التورٌد المخزنً فٌما ٌلً: ٌعتباار أماار الت ورٌااد المخزنااً واحااد ماان الو ااامق الرساامٌة التااً تااؤ ر مباشاارة فااً المخازن و الحسابات والسجالت المحاسبٌة
شاشة أوامر الصرؾ من الممكن القٌام بعملٌاة الصارؾ للب اامع أو الماواد مان المخازن إلاى أي طارؾ آخار بعادة طرق مختلفة و باستخدام و ٌقة ت بت واقعة الصرؾ وبموجبها ٌتم القٌد واإل بات المحاسبً وهذه الطرق هً: الصرؾ المخزنً: هو الو ٌقة الرسمٌة التً تصدرها إدارة الحسابات أو إدارة المخازن أو مان خاول لهام عملٌاة الصرؾ من المخزن وذلح للصرؾ إلى أقسام اإلنتاج أو أقسام المنشأة وفروعها أو لمان ترؼاب المنشأة بالصرؾ لهم بسعر التكلفة الب اعة. فاتورة المبٌعات: هً و ٌقة رسمٌة تصدرها إدارة المبٌعات للعمالء أو مان ترؼاب المنشاأة بتحقٌاق أرباات مان خاللهم ،وبموجب هذه الو ٌقة ٌتم الصرؾ من المخازن ،دون تحرٌر أمر صرؾ مخزناً الن أمر الصرؾ ٌعد تكرار لعملٌة الصرؾ بوسط فاتورة المبٌعات . مردودات المشترٌات:
هً و ٌقاة تصادرها إدارة المشاترٌات لؽارض إرجااع الب ااعة المشاتراة إلاى الماورد نتٌجاة لعدم مطابقة المواصفات أو ما شاب ذلح بعد تورٌد هذه الب اعة إلى المخازن. التحوٌل المخزنً: كما ٌمكن استخدام إشعار ٌسمى التحوٌل المخزنً فً حالة التحوٌل للب ااعة مان مخازن ماا إلى مخزن أخر من مخازن المنشأة . وسوؾ نو ح فً فٌما ٌلً الصرؾ من المخازن عن طرٌق أمر الصارؾ المخزناً وكاذلح التحوٌل من مخزن إلى آخر أما بقٌة الطرق فسوؾ تو ح فً نظامً الموردٌن والعمالء.
شاشة التحوٌل المخزنً: فً حالة استخدام المنشأة أك ر من مخزن فً الفرع الواحد وفر النظام خدمة مختصارة لتحوٌال المخازون أو الب ااعة من مخزن آلخر وذلح باستخدام التحوٌل المخزنً الذي بواسطت ٌقوم النظام بنقل الب اعة من مخزن إلاى آخار ماع عمال التأ ٌر محاسبٌا فً السجالت المحاسبٌة ب عتبار التحوٌل تم مخزنٌا وتام محاسابٌا وخاصاة فاً
ال حساابات الفاروع وٌاتم
ذلح من خالل قاممة العملٌات لنظام المخزون شاشة التحوٌل المخزنً
شاشة االستالم التحوٌل المخزنً تستخدم هذه الشاشة فً إدخال االستالمات المخزنٌة للب اعة المحولة فً شاشة التحوٌل ألمخزنً وتورٌدها مخزنٌا وقٌدها لصالح الحساب الوسٌط وٌمكن استالم كمٌة الب اعة المحولة بشكل كامل او جزء منها بشرط تفعٌل متؽٌر ٌسمح باستالم األصناؾ المحولة بشكل جزمً كما ٌمكن استالم الب اعة لنفس المخزن المحدد فً التحوٌل او ٌمكن إلى مخزن أخر بشرط تفعٌل متؽٌر ٌسمح باالستالم إلى مخزن ؼٌر المحدد فً التحوٌل وٌمكن أٌ ا إرجاع األصناؾ الى نفس المخزن المحول منة األصناؾ فً حالة تحدٌد نوع االستالم مرتجع وكذلح ٌمكن ا افة بعض المصروفات على تكلفة االصناؾ المحولة ولهذه الشاشة نفس تفصٌل التحوٌل المخزنً :
شاشة تجمٌع االصناؾ
تستخدم هذه الشاشة فً إدخال أمر تركٌب األصناؾ المركبة وذلح بؽرض بٌعها بشكل مجمع وال تظهر فً هذه الشاشة سوب األصناؾ التً تم تحدٌد أنها أصناؾ مركبة فً شاشة بٌانات األصناؾ وتعمل هذه الشاشة على صرؾ االصناؾ التً تدخل فً تركٌب الصنؾ المركب وتورٌد الصنؾ المركب وتظهر هذه الشاشة فً عملٌات المخزون كما فً الشكل التالً:
شاشة تفكٌح األصناؾ المركبة وتستخدم هذه الشاشة فً عكس التأ ٌر ألمخزنً الذي حدث فً شاشة تجمٌع الصنؾ المركب بحٌث ٌتم تفكٌح وصرؾ الصنؾ المركب ومن م تورٌد األصناؾ المكونة ل وتظهر هذه الشاشة كما فً الشكل التالً (بنفس طرٌق العمل فً شاشة تجمٌع االصناؾ المركبة):
العملٌات االساسٌة فً نظام المشترٌات
فاتورة المشترٌات الميلٌة وتستخدم هذه الفاتورة لتورٌد مشترٌات إلى المخازن بسعر شراء معٌن من المورد مااع وجااد مصااروؾ إ ااافً واحااد علااى قٌمااة الفاااتورة نرٌااد تقسااٌم بااٌن أصااناؾ الفاتورة وتختلؾ فاتورة المشترٌات المحلٌة عن فاتورة المشاترٌات الخارجٌاة التاً سوؾ ٌتم شرحها فً الصافحات القادماة مان حٌاث كاون التعامال معهاا ٌاتم بخطاوة واحدة وهً إدخال بٌانات فاتورة المشترٌات فً الشاشاة وتحدٌاد مبلاػ المصاروؾ اإل افً الذي نرٌد تقسٌم قٌمت على األصناؾ و الحساب المتعلق ب ام ٌاتم اعاداد
التكالٌؾ وتوزٌع المصروؾ على االصناؾ وعند الحفظ ٌاتم التاأ ٌر علاى المخازن وعند الترحٌل ٌتم التأ ٌر علاى الحساابات التاى ٌاتم تحدٌادها فاً الشاشاة و المتعلقاة بالعملٌة
شاشة فاتورة مردودات المشترٌات: و إذا ات ح أن الب اعة ؼٌر مطابقة للمواصفات بعد أن ٌتم حساب تكلفتها النهامٌة إقفالها فً المخازن عن طرٌق نظام الموردٌن ،تقوم المنشأة بتحرٌر سند إخراج لهاذه الب ااعة لردهااا أو إرجاعهااا إلااى المااورد الااذي وردت منا ،وتااتم هااذه العملٌااة باسااتخدام فاااتورة عكسااٌة لفاتورة المشترٌات هذه الفاتورة تسمى فاتورة مردود المشترٌات ،وهاذه الشاشاة إحادب شاشاات العملٌات لنظام الموردٌن وتظهر عند الدخول إلٌها بالشكل التالً:
وكما هو وا اح فاً هاذه القامماة تظهار الشاشاات المختلفاة للو اامق الرسامٌة فقاط التاً تاؤ ر محاسبٌا على الحسابات المختلفة إ افة إلى المرتبات واألصول الذي تختص بترحٌال الخالصاة النهامٌة لنظام شمون الموظفٌن ونظام األصول وكذلح شاشة الترحٌل من نظام إدارة الفنادق.
عملٌات المتابعة والمراقبة فً نظام المخازن شاشة التسوٌات المخزنٌة: قد تحدث أحٌانا أخطاء فً التورٌد أو الصرؾ أو فً إ بات األرصدة اإلفتتاحٌاة للمخازون ب بات المخزون بأكبر أو اقل من الكمٌة الحقٌقٌة لذلح فً م ل هذه األخطاء ٌتم عمل تسوٌات مخزنٌااة مختلفااة بالكمٌااات إذا كااان الخطااأ كمٌااا أوتسااوٌات بالتكلفااة إذا كااان الخطااأ مالٌااا وقااد خصص النظام التسوٌات المخزنٌة الشاشة التالٌة:
أمر صرؾ تالؾ وهذه الشاشة نفس الشاشاة الساابقة مان حٌاث كونهاا خطاوة اجرامٌاة التاو ر فاً المخاازن أو فاً الحسابات ولكن تفٌد فً تساجٌل الكمٌاات التالفاة مان المخازون و التاً تام صارفها مان المخاازن بالبٌع سوب تم بٌعها بسعر البٌع أو بسعر التكلفة أو بأقل من سعر التكلفة وتظهر الشاشة كما فً الشكل التالً:
شاشة عهد الموظفٌن: بعض االصناؾ ممكن ان تعطى عهدة للموظؾ فٌتم ادخالها من هذة الشاشة وتحدٌد الموظؾ صاحب العهدة ولٌس لهذة الشاشة تا ٌر مخزنً او محاسبً ولكن لها دور رقابً فٌما ٌتم صرفة للموظفٌن من عهد وتظهر هذه الشاشة فً عملٌات المخازن كما فً الشكل التالً:
شاشة تصفٌة العهد ٌمكن من خالل هذه الشاشة تصفٌة عهدة موظؾ مخزنٌ حٌث ٌتم تحدٌد العهدة وٌقوم النظام ب نزال أصناؾ العهدة مباشرة من اجل تصفٌتها وبعد الحفظ ٌتم التأشٌر على العهدة أن لها تصفٌة فً الشاشة السابقة أما هذه الشاشة فتظهر كما فً الشكل التالً بعد تصفٌة العهد المذكورة فً الشاشة السابقة
شاشات المتابعة والمراجعة فً نظام الموردون
شاشة تسدٌد اإلقساط عندما نقوم بالتسدٌد للمورد ٌحصال فاً بعاض األحٌاان أن ٌكاون هنااح أك ار مان قساط حاال ٌجب سداده أو أك ر من فاتورة وبالتالً نحتاج أن نوزع التسدٌدات على تلاح اإلقسااط والفاواتٌر حتى نعرؾ تفاصٌل المدٌونٌة التً علٌنا ومان أٌان وٌمكان كاذلح توزٌاع الساداد مان كال و اامق
سداد المدٌنة (قٌد ٌومٌة – سند صرؾ – مردودات مشترٌات – رصٌد افتتاحً ) وٌمكان كاذلح تحدٌد المدٌونٌة الت ً علٌنا التً نرٌد سدادها من كل الو امق الدامنة (قٌد ٌومٌة – رصٌد افتتااحً – فاتورة مشترٌات – سند قبض ) وبعد عملٌاة التوزٌاع هاذه ٌقاوم النظاام بعمال تقرٌار تفصاٌلً للسداد وؼٌر المسدد والمتبقً للسدد من كل و ٌقة وتظهر هذه الشاشة كما فً الشكل التالً:
الفصل االول دلٌل استخدام نظم المراقبة والمتابعة والمراجعة
نظام الصالحٌات
توجد لعملٌة الدخول للنظام مع تحدٌد رقم الفرع ورقم المستخدم فً شاشة الدخول والصالحٌات المرتبطة بهما تا ٌر على النظام وطرٌقة التعامل مع
الصاليٌات المرتبطة برقم الفروع بشكل آلً: تم ربط الفرع مع بعض شاشات المدخالت التالٌة كما تم شرحة فً شاشات التهٌمة السبقة بالتالً هناح صالحٌات مرتبطة برقم الفروع تتم بشكل آلً: الصنادٌق – البنوح – المخازن – المستخدمتاثٌرات هذا الربط على عملٌات النظام : منع المستخدم من ادخال سندات قبض وصرؾ لصندوق اوبنح ؼٌر صندوقاو بنح الفرع الذي تم الدخول منة منع المستخدم من العمل فً مخازن ؼٌر مخازن الفرع الذي تم الدخول منالصاليٌات المرتبطة برقم المستخدم وتاثٌراتها: تم ربط المستخدم بمجموعة من الصالحٌات من خالل التهٌمة التً تمت فً نظام ادارة النظام بالتالً عند الدخول إلى النظام برقم المستخدم الخاص بفرع معٌن ٌظهر نظام االونكس برو التا ٌرات التالٌة : الشاشات التً تظهر :فقط تظهر الشاشات التً تم منح المستخدم صالحٌةالتعامل معها
اليسابات التً تظهر :فقط تظهر الحسابات التً تم منح المستخدم صالحٌةالتعامل معها
مراكزالتكلفة التً تظهر :فقط ٌظهر مركز تكلفة وحٌد هو المرتبطبالمستخدم العمالء الصنادٌق البنوك الموردون المخزون فقط ٌظهر البنود التً تم منحصالحٌة للمستخدم بالتعامل معها وهً المرتبطة بالفرع الذي ٌعمل بة المستخدم
نظام التارٌخ
لٛذ شبشخ انٕٛيٛخ (لٛذ انزغٕٚخ):
3التارٌخ :وٌم ل تارٌخ القٌد وٌمكن تعدٌل بحسب الحاجة بشرط أن ٌكون فاً نطاق الفترة المالٌة التً تم تحدٌادها مسابقا فاً تهٌماة النظاام كماا ٌمكان تحدٌاد هااذا التااارٌخ ماان خااالل األماار
ٌظهر النظام آلٌا تارٌخ الجهاز وبحسب اإلعداد فً تهٌمة النظام مع إمكانٌة تعدٌل إلى أي تارٌخ آخر ،وٌم ل هذا التارٌخ تارٌخ تورٌد الب اعة إلى المخازن وٌنبؽً التركٌز عند عملٌة التورٌد فً إدراج التارٌخ الصحٌح مع العلم أن النظام ال ٌمكن أن ٌسمح بتورٌد ب اعة للصنؾ ما فً تارٌخ أقل من تارٌخ آخر عملٌة للصنؾ ،وذلح حفاظا على صحة حساب التكلفة للصنؾ .
شاشة أوامر الصرؾ
1تارٌخ الصارؾٌ :ظهار النظاام آلٌاا تاارٌخ الجهااز وبحساب اإلعاداد لا فاً تهٌماة النظاام ، وٌم ل هذا التارٌخ تارٌخ صرؾ الب اعة من المخازن وٌنبؽً التركٌز عند عملٌة الصرؾ فاً إدراج التارٌخ الصحٌح. مع العلم أن النظام ال ٌمكن أن ٌسمح بصرؾ ب اعة من نفس الصنؾ فً تارٌخ أقل من تارٌخ آخر عملٌة لهذا الصنؾ وذلح فً حالة الجرد المستمر أما فً حالة الجرد الدوري فأن النظام مرن لقبول م ل هذه أال إ افة ،وذلح حفاظا على صحة حساب التكلفة لهذا الصنؾ فً الجرد المستمر. وبحسب الطرٌقة المتبعة فً المنشأة فً تقٌٌم المخزون ،والتً تم تحدٌدها فً شاشة . المتؽٌرات فً تهٌمة نظام المخازن ،
شاشة التحوٌل المخزنً: 1تارٌخ التحوٌلٌ :ظهر تارٌخ الجهااز علاى هاذه الحقال آلٌاا حساب اإلعاداد لا وماع إمكانٌاة التعدٌل لهذا التحوٌال حساب تاارٌخ العملٌاة ولنفتارض أن تاارٌخ هاذا التحوٌال ( )2006/4/11ماع مراعاة الترتٌب لتوارٌخ عملٌات اإلدخال المخزنٌة والسنة المالٌة. 2شاشة االستالم التحوٌل المخزنً ٌتم تعبمة البٌانات المتعارؾ علٌها فً العملٌات المخزنٌة كما تم شرت فً شاشات أمر التورٌد و الصرؾ والتحوٌل وهً البٌانات المتوفرة فً الجزء األعلى من الشاشة وهً نوع االستالم – رقم االستالم –تارٌخ االستالم -رقم المخزن -البٌان – المرجع – مركز التكلفة – رقم المشروع وجمٌع هذه البٌانات تخص الفرع المستلم
3رقم المستند :وهو رقم مسلسل للو ٌقة التً تم تحدٌدها مسبقا وٌبدأ بالرقم ()1 وباال مكان التعدٌل لهذا الرقم إلى أي رقام آخار ،والنظاام ساوؾ ٌقاوم بترتٌاب الارقم ترتٌب تسلسلً بعد ذلح.
شاشة سندات الصرف: ٌظهار رقام تسلسال الساند آلاً حساب اإلعاداد 1رقم السند :فً هذا الحقل لذلح فً تهٌمة النظام ،حٌث ٌبدأ تسلسل أي و ٌقة فً النظام من الرقم ( ،)1والؽرض من تحدٌاد رقم الو ٌقة (سند الصرؾ) الذي ٌظهر على كل سند كرقم تسلسلً ل . وٌمكن تؽٌٌر هذا الرقم إلى أي رقم آخر ؼٌر الذي ٌظهر آلٌا ،وٌقوم النظام بمتابعة التارقٌم ماان بعااد آخاار رقاام آلٌااا ،علااى أن نتنب ا لعملٌااة إدخااال هااذا الاارقم ألهمٌت ا ماان الناحٌ اة الرقابٌااة والتنظٌمٌة للسندات ،وٌمكن و ع أك ر من تسلسل أرقام مستقل لكال صاندوق وذلاح حساب ماا تم فً تهٌمة الصنادٌق م ننتقل إلى التارٌخ.
شاشة أوامر التورٌد المخزنٌة رقم التورٌد:
فً الحقل رقم التورٌد ٌتم تحدٌد رقم و ٌقة أمر التورٌد وهو رقم آلً ٌدون على رقم الو ٌقة وبعد تحدٌد الرقم األول ٌقوم النظام بتحدٌد بقٌة األرقام آلٌا وذلح ب عطاء كل أمر من أوامر التورٌد رقم متسلسل مع األرقام السابقة
شاشة أوامر الصرؾ 2رقم الصرؾ :فً الحقل رقم الصرؾ ٌتم تحدٌد رقم و ٌقاة أمار الصارؾ ،وهاو رقام آلاً ٌاادون علااى رقاام الو ٌقااة ،وبعااد تحدٌااد الاارقم األول ٌقااوم النظااام بتحدٌااد بقٌااة األرقااام آلٌااا وذلااح ب عطاء كل أمر من أوامر الصرؾ رقم من هذه األرقام. مع مالحظة أن طول رقم هذه األوامر ٌتم تحدٌدها من تهٌمة النظام ،وعلى افتراض أن رقم أمر الصرؾ الذي بموجب سوؾ نقوم بصرؾ المواد للفرع هو رقم ( )102والذي سوؾ ٌظهر . بالشكل
شاشة التحوٌل المخزنً: 3رقم التحوٌلٌ :ظهر المؤشر فً حقل رقم التحوٌال لكتاباة رقام الو ٌقاة التاً بواساطتها ٌاتم تحوٌل الب اعة ،فً البداٌة ٌتم تحدٌد أول رقم ولنفترض الرقم ( )1م آلٌا بعد ذلح ٌقوم النظاام بتحدٌد هذه األرقام عل ى هٌمة أرقاام تسلسالٌة مرتباة مان األدناى إلاى األعلاى ،بحٌاث ٌكاون لكال تحوٌل مخزنً رقم من هذه األرقام .
شاشة االستالم التحوٌل المخزنً -
ٌتم تعبمة البٌانات المتعارؾ علٌها فً العملٌات المخزنٌة كما تم شرت فً شاشات أمر التورٌد و الصرؾ والتحوٌل وهً البٌانات المتوفرة فً الجزء األعلى من الشاشة وهً نوع االستالم – رقم االستالم –تارٌخ االستالم -رقم المخزن -البٌان – المرجع – مركز التكلفة – رقم المشروع وجمٌع هذه البٌانات تخص الفرع المستلم
فاتورة المشترٌات الميلٌة 2رقم الفاتورة :ننتقل بعد ذلح إلى رقم الفاتورة وهو رقام تسلسالً آلاً ٌمكان تعدٌلا إلاى أي رقم آخر ولنفترض إن رقم هذه الفاتورة (.)1 فاتورة شراء الخارجٌة:
1رقم الفاتورة رقم الفاتورة وهو رقم تسلسلً آلً ٌمكن تعدٌل إلى أي رقم آخر ولنفترض إن رقم هذه الفاتورة (.)1
شاشة فاتورة مردودات المشترٌات: رقم الفاتورةٌ :نتقل المؤشر بعد ذلح إلى رقم الفاتورة وٌظهر آلٌا الرقم ( )1كرقم لفاتورة مردود المشترٌات مع إمكانٌة التعدٌل وكتابة أي رقم أخر
شاشة فاتورة المبٌعات:
رقم الفاتورة :فً الحقل رقم الفاتورة ٌاتم تحدٌاد رقام الفااتورة اآلجال آلٌاا مان قبال النظاام ، وهو رقم ٌدون على الو ٌقة بشكل تسلسلً وٌطهر أمامنا الرقم ( )1كبداٌة لتسلسل وٌمكن تعادٌل الرقم ،وبعد تحدٌد الرقم األول ٌقوم النظام بتحدٌد بقٌة األرقام بالتسلسل آلٌا وإعطاء كل فااتورة آجل رقم من هذه األرقام ،مع مالحظة أن طول رقم الفاتورة ٌحدد من تهٌمة النظام. وٌختلااؾ تسلساال تاارقٌم الفااواتٌر فااً هاذا الحقاال حسااب اإلعااداد لا كمااا تاام شاارح فااً الفقاارة السابقة ،وعلى افتراض أن رقم الفاتورة التً نقوم ب افتها رقم ( )1مع مالحظة أن هاذا الارقم ال ٌمكن تعدٌل بعد حفظ الفاتورة لذا عند تحدٌد هذا الرقم ٌجب تحري الدقة وكتاباة الارقم بشاكل صحٌح وإال ا طر المستخدم إلى حذؾ الفاتورة وإدخالها مرة أخرب. وتظهر أهمٌة متابعة األرقام فً حالة استخدام الفواتٌر الٌدوي والتاً ٌاتم إدخالهاا إلاى النظاام بعاد تحرٌرهاا للعمٌال وذلااح لكاً ٌاتمكن المسااتخدم مان متابعاة التاارقٌم الٌادوي ومعرفاة الفااواتٌر الملؽٌة أو الفواتٌر الؽٌر مدخلة فً النظام.
ومراقبة النظام باستمرار تمكن المستخدم من التأكد من إدخال كافة الفواتٌر المحررة من موظؾ المبٌعات وكذلح الحصول على تقرٌر السندات المفقودة (الملؽٌة) أو الؽٌر مدخلة فً النظام الذي ٌوجد فً تقارٌر األستاذ العام بحٌث ٌتم التأكد من أنها فعال ملؽٌة من قبل المستخدم.
شاشة فاتورة مردودات المبٌعات: رقاام الفاااتورةٌ :نتقاال المؤشاار بعااد ذلااح إلااى رقاام الفاااتورة وٌظهاار آلٌااا الاارقم التسلساالً للفاااتورة مااع إمكانٌااة التعاادٌل فٌ ا وذا كناات عزٌاازي المسااتخدم فااً أول فاااتورة مااردودات مبٌعات ف ن النظام ٌظهر الرقم ( )1كرقم تسلسلً أول لفاتورة المردودات مع إمكانٌة تعدٌلا وو ع أي رقم ٌم ل بداٌة لتسلسل ترقٌم مردودات المبٌعات لهذا النوع من الفواتٌر.
الفصل ال انً دلٌل استخدام نظام التعامل مع الحسابات مقدمة
بعد تهٌمة الحسابات وتجهٌز الربط الخاصة بها فً النظام كما تم شرت ذلح فً الباب ال انً (تنفٌذ نظام الحسابات) ٌبدا المستخدم بالتعامل مع الحسابات فً كافة شاشات النظام وفق االلٌة الخاصة بالتنفٌذ والٌح عزٌز المستخدم شرت لذلح فً هذا الباب وسوؾ نقصر شرحنا فً هذا الباب على العملٌات التً لها تا ٌر محاسبً بكافة اشكالها مع توزٌعها حسب االستخدام المحاسبً لها واالهمٌة المحاسبٌة لذا تم تسمٌة هذا الباب بدلٌل استخدام الحسابات
نظام الفترة وتجهٌز التقارٌر الختامٌة ال ٌسمح النظام بعمل اي عملٌة سوب داخل الفترة المحاسبٌة المحددة فً تهٌمة النظام فبمجرد اال افة ٌقوم النظام بتحدٌد تارٌخ الٌوم الخاصة ب دخال المستند فً مربع التارٌخ وهو نفس تارٌخ الجهاز الذي تعمل علٌة وٌقوم بالتشٌح بٌن التارٌخ المدخل وتارٌخ الفترة وفً حالة خروج التارٌخ عن الفترة المحددة ٌقوم برفض العملٌة واظهار رسالة بذلح
ل ٌتمكن المستخدم من تيدٌد رقم اليساب: ف فً العمود رقم الحساب ٌتم تحدٌد أرقام الحسابات لألطراؾ المدٌنة والدامنة ،وال ٌشترط البدء بالمدٌن وإنما باإلمكان أن نبدأ بالدامن ومن م المدٌن مع العلم أن الصؾ الواحد فً هذه الشاشة لحساب واحد فقط وٌسمح النظام ب دخال قٌد مركب ٌحتوي على آالؾ الحسابات فً هذه الشاشة كما هو فً شاشة سند الصرؾ والقبض
وٌتم البحث عن هذه الحسابات عن طرق اسم الحساب أو رقم الحساب وذلح من خالل قاممة الحسابات مع العلم أن االفترا ً فٌها البحث برقم الحساب وسوؾ نو ح ذلح فٌما ٌلً: أوالً :البيث عن طرٌق رقم اليساب عندما ٌكون المؤشر فً رقم الحساب ٌمكن استعراض الحسابات باستعراض قاممة الحسابات باستخدام األمر ( )F9الذي بواسطت تتم عملٌة االستعراض لكل حسابات الدلٌل المحاسبً التحلٌلٌة وٌتم اختٌار الحساب المطلوب بكتابة رقم كما و حنا فً الشاشات السابقة. وٌمكن كتابة جزء من رقم الحساب (الحساب الرمٌسً م ال) م ( )Enterعند ذلح تظهر قاممة الحسابات وفٌها كل الحسابات التً تندرج تحت ذلح الحساب ومنها ٌمكن اختٌار الحساب المطلوب بكتابة رقم أو تظلٌل باستخدام األسهم م ( )Enterأو (.)OK ثانٌاً :البيث عن طرٌق اسم اليساب عندما ٌكون المؤشر فً رقم الحساب باستخدام زر الماوس األٌمن أو خصامص فً لوحة المفاتٌح فتظهر القاممة المو حة فً الشكل التالً: والتً تعرض عدة خدمات أو خٌارات تم تو ٌحها فً سندات الصرؾ راجع سندات الصرؾ وسوؾ نقوم بتو ٌحها هنا مرة أخرب وذلح ألهمٌة طرق البحث فً تسهٌل مهمة المستخدم للنظام. وكما هو مالحظ أن أول خٌار فٌها هو عرض حسب االسم وٌقصد بذلح عرض الحسابات على قاممة الحسابات حسب االسم ولٌس حسب الرقم كما كان سابقا وٌتم تحدٌد هذا الخٌار بالسهم األسفل للكٌبورد بحٌث ٌصبح مظلل كما فً الشكل المقابل م ( ،)Enterعندها سوؾ تظهر قاممة الحسابات ومنها نقوم بالبحث عن اسم الحساب بطرٌقتٌن: -اىطشٝقخ األٗى :ٚاىجذش ٍِ ثذاٝخ االعٌ ٗاىز ٍِ ٜخالىٖب ّقً٘ ثنزبثخ ثذاٝخ اعٌ اىذغبةػْذٕب ٝقً٘ اىْظبً ثبىجذش اىزّ ٛشلت اىجذش ػْٔ (اىنٖشثبء ٗاىَٞبٓ) ٍضال ػِ مو اىذغبثبد اىز ٜرجذأ ثـ (اىنٖش) ٗٝظٖشٕب ػي ٚاىقبئَخ ىْخزبس اىذغبة اىَطي٘ة أٗ االعزَشاس ل ٜمزبثخ أدشن رىل االعٌ دزٝ ٚجق ٚاىذغبة اىَزم٘س لقػ ػيٕ ٚزٓ اىقبئَخ صٌ (.)OK -اىطشٝقخ اىضبّٞخ :اىجذش ػِ أ ٛجضء ٍِ االعٌ لَضال ٍِ اعٌ اىذغبة اىغبثق ّجذش ػِ(ٍٞب) ٍضال ٗىٞظ ػِ جضء ٍِ ميَخ اىنٖشثبء ٗلٕ ٜزٓ اىذبىخ ٝزٌ االّزقبه إى ٚثؼذ ػالٍخ % صٌ ( )Enterىٞظٖش ىْب صٌ مزبثخ دشل ِٞأٗ صالصخ دشٗن ٍِ االعٌ ىٞصجخ ثبىشنو اىذغبة اىزّ ٛشٝذ صٌ اىْقش ػي )Enter( ٚىٞقً٘ اىْظبً ثإّضاه اىذغبة إى ٚاىذقو. -
الٌك بعض الماليظات الخاصة باليسابات : فً حالة عدم ظهور حساب معٌن فً اي شاشة فً النظام فقد ٌكون لسببٌن اما لعدمتوفر صالحٌات بذلح من قبل المستخدم الرمٌسً او ان الحساب ؼٌر م اؾ فً الدلٌل المحاسبً (انظر الباب ال انً) فً بعض االماكن ٌطلب منح النظام رقم الصندوق او البنح او رقم المورد او رقمالعمٌل وفً حالة عدم ظهورها فٌجب علٌح تهٌمتها وا افتها او التاكد من تحدٌد الصالحٌات الخاص بها (انظر الباب ال انً)
اليرٌة المقٌدة فً تيدٌد رقم اليساب وتظهر هذه الحرٌة المقٌد كما ٌظهر فً الشكل التالً فً سندات القبض:
كما ٌالحظ فان النظام ٌطلب فً الجزء االعلى من الشاشة رقم الصندوق فً حالة نقادا او رقام البناح فً حالة شٌح الموجود فً التهٌماة كطارؾ داخلاً وفاً الجازء السافلً ٌطلاب رقام الحسااب الاذي تام
القبض منة وفً سند الصرؾ الحساب الذي تم الصرؾ الٌ ،وقد ٌستخدم فً الساند الواحاد أك ار من حساب كأطراؾ مقابل لحساب الصندوق أو البنح. ثبَٛب رذذٚذ غشف ٔادذ ف ٙانمٛذ ٔدشٚخ يطهمخ ٗٝظٖش رىل مَب ل ٜب خ اٍش اىز٘سٝذ اىَخضّ ٜاٗ اٍش اىصشن ٗاىزذ٘ٝو ٗاالعزالً ل ٜاٍش اىز٘سٝذ ل ٜاىجضء االػي ٍِ ٚاىشب خ ٍضال
فحص الصنادٌق والبنوح المرتبطاة باالفروعٌ :عمال هاذا المتؽٌار علاى اجباار المساتخدم على التعامل مع الصنادٌق والبنوح المرتبطة باالفرع الاذي ٌاتم العمال فٌا وال ٌقبال اي صندوق مرتبط بفرع اخر
اسااتخدام حساااب الصااندوق فااً القٌااد :عنااد التأشااٌر علااى هااذا الخٌااار ٌقااوم النظااام بالساامات للمستخدم باستخدام حسابات الصنادٌق فً شاشة قٌود الٌومٌة وفً حالة عدم التأشاٌر علاى هاذا الخٌار ال ٌسمح النظام للمستخدم باستخدام حسابات الصنادٌق فً قٌود الٌومٌة.
الدورة المستندٌة الخاصة بالصندوق فً حالة الشخص الماسح لحساب الصندوق فً النظام فعلٌة ان ٌعرؾ ان تظهر حسابات الصنادٌق فً المستندات التً تكون نوعها نقدٌة على شكل حقل ٌسمى رقم الصندوق وبشكل آلً فً الدورة المستندات التالٌة: شاشة سندات الصرف والقبض النقدٌة :وفً الجزء االعلى من الشاشة
رقاام الصااندوق :بعااد التأشااٌر علااى نااوع السااند (نقاادا) ٌنتقاال المؤشاار إلااى حقاال رقاام الصااندوق وذلااح لتحدٌااد رقاام الصااندوق (الطاارؾ الاادامن) المطلااوب الصاارؾ منا فااً جال الصرؾ او (الطرؾ المدٌن) المطلوب القبض ل فً حالة القبض وٌمكاان اسااتعراض أرقااام وأسااماء الصاانادٌق وذلااح بال ااؽط علااى األماار ( )F9عناادما ٌكااون المؤشر فً حقل رقم الصندوق او علاى الساهم االساود فاً جاناب الحقال عنادها تظهار قامماة بالصاانادٌق التااً تاام إعاادادها فااً ماادخالت النظااام لنختااار الصااندوق المطلااوب ولااٌكن م ا ال الصندوق رقم ( )1صندوق اللاير الٌمنً اما بالنسبة السم الصندوق فٌظهر هذا الحقال تلقاامً بعد اختٌار رقم الصندوق.
وفً حالة تحدٌد طرٌقة الدفع نقدا ال وشٌح فأن شكل الشاشة ٌتؽٌر وٌ ٌؾ فٌ النظام حقل رقم الصندوق كما ٌظهر فً الشكل التالً:
عملٌات نظام اداره حسابات العمالء فً التنفٌذ ٌجب ادخال حساب العمالء فً الدلٌل وادخال العمٌل فً التهٌمة فً العمالء
الدورة المستندٌة الخاصة بالعمالء ٌوفر النظام دورة متكاملة للتعامل مع حسابات العمالء وذلح كما ٌلً: فواتٌر المبٌعات والمردودات
رقم العمٌال :رقم العمٌل ٌستخدم فً حالة ربط النظام المحاسبً األستاذ العام مع نظام العمالء وذلح لعرض العمالء الذٌن ٌتم إدراجهم فً نظام العماالء مان هاذا العماود عناد قٌاد العملٌاات المتعلقة بكل منهم وفً رقم الحساب ٌحدد رقم حساب مجموعة العمالء.
الن الفاتورة آجلة ٌقوم النظام ب ظهار هذا الحقل بمجرد رقم العمٌل: تحدٌد طرٌقة الدفع (آجل) وذلح لتحدٌد رقم العمٌل الذي تحرر هذه الفاتورة ل وٌظهر فً هذا الحقل كل العمالء الذٌن تمت إ افتهم فً شاشة بٌانات العمالء ولتحدٌد رقم العمٌل نستخدم طرق البحث عن العمالء 4العملة :وٌنتقل المؤشر مباشارة إلاى العملاة لتحدٌاد عملاة الفااتورة بحساب عملاة العمٌال ،ماع ال علم أن إذا تم تحدٌد طرٌقة الدفع نقدا فان النظام سوؾ ٌقوم ب خفاء الحقل الخاص بارقم العمٌال وٌستحدث حقل جدٌد لتحدٌد رقم الصندوق الذي سوؾ ٌقٌد علٌ مبلػ الفاتورة وٌظهر الشكل فً حالة تحدٌد طرٌقة الدفع نقدا بالشكل التالً: 5
سندات القبض وفً الجزء السفلً من الشاشة:
فً يالة ربط العمالء مجموعة ٌتم تحدٌد رقمٌن فً شاشة سندات القبض رقم حساب العمالء فً الدلٌل المحاسبً ورقم العمٌل فً نظام العمالء فً حقل الحساب التحلٌلً لٌتؽٌر اسم الحساب الذي فً الدلٌل الى اسم العمٌل فً بٌنات العمالء كما ٌظهر فً الشكل السابق فً يالة ربط العمالء متعدد فٌتم فقط تحدٌد رقم حساب العمٌل المتوفر فً الدلٌل المحاسبً
قٌود الٌومٌة وسندات الصرف ٌمكن التعامل مع حساب العمٌل فً قٌود الٌومٌة وسندات الصرؾ بنفس الطرٌقة التً تم التعامل بها فً سندات القبض كما ٌمكن التعامل مع العمٌل على اساس انة مورد فً نظام المشترٌات من خالل تهٌمتة فً نظام العمالء والموردٌن معا
عملٌات نظام اداره حسابات المخزون فً التنفٌذ ٌجب ادخال حساب المخزون فً الدلٌل وادخال الربط مع االستاذ العام فً التهٌمة فً المخازن الدورة المستندٌة الخاصة بيساب المخزون
ٌوفر النظاام دورة متكاملاة للتعامال ماع حساابات المخازون فاً كاال مان نظاام المخاازن والمشاترٌات والمبٌعات وٌتعامل النظام بشكل الً مع حساب المخازون وٌتعامال المساتخدم مباشارة ماع االصاناؾ المكونة للمخزون وذلح كما ٌلً فً امر التورٌد:
وسوؾ نو ح استخدام كال شاشاة وذلاح امن شارت خطاوات الشاراء و إقفاال اإلعتماادات ومعالجتها من تارٌخ فتح االعتماد والتواصل مع المورد حتى إقفال الب اعة فً المخازن.
خطوات الشراء (اإلعتمادات المستندٌة)
ٌمكن تقسٌم هذه العملٌة إلى مرحلتٌن: المرحلة األولى :قبل وصول الب ااعة وتتم ال با جراءات فاتح االعتمااد وقٌاد المباالػ المختلفاة حتى وصول الب اعة.
فتح حسابات اإلعتمادات فً الدلٌل المحاسبً فً نظام األستاذ العام إ افة أنواع طرق التكالٌؾ للمشترٌات فً تهٌمة نظام الموردٌن كما تم شرحها سابقا. إ افة بٌانات االعتماد فً شاشة بٌانات االعتماد . عمل قٌد ٌومٌة أو سند صرؾ بمصارٌؾ االعتماد المدفوعة لصالح اإلعتمادات .
ترحٌل قٌد الٌومٌة أو سند الصرؾ من شاشة الترحٌل. عمل فاتورة المشترٌات. عمل اذن تورٌد
وإلٌح عزٌزي المستخدم شرحا مفصال للخطوات السابقة:
المرحلة األولى :اإلعتمادات (المشترٌات قبل وصول الب اعة)
تقوم أي منشأة بشاراء احتٌاجاتهاا مان الماواد والمعادات وخالفا عان طرٌاق فاتح اعتمااد فاً البنوح أو أي طرٌقة أخارب بٌنا وباٌن الماورد لهاذه الب ااعة وبالتاالً فاان علاى الشاركة القٌاام بالتالً: فتح حساب االعتماد :فتح حسابات لالعتمااد (للشاحنة الاواردة) فاً الادلٌل المحاسابً بحساب التهٌمة للنظام وكما ٌلً:
فاً حالااة كااان نااوع االعتماااد متعاادد الحسااابات :فا ذا كااان نااوع االعتماااد فااً تهٌمااة النظااام متعااادد الحساااابات ٌ ،كاااون هاااذا الحسااااب حسااااب مساااتقل اساااتقالل تاااام عااان بقٌاااة حساااابات اإلعتمادات األخرب. وكذلح ٌكون هذا الحساب حساب رمٌسً باسم الشحنة ،وٌتحلال منا حساابات لكال ناوع مان أنواع المصروفات (قٌمة الفاتورة ،الشحن ،الجمارح ...الاخ) بشارط أن ٌكاون حسااب اعتمااد الفاااتورة باانفس عملااة الفاااتورة أمااا بقٌااة الحسااابات بااأي عملااة وتكااون هااذه الحسااابات فااً الاادلٌل المحاسبً كما فً الشكل السابق: وكما ٌالحظ من الشكل السابق فان لإلعتمادات المستندٌة حسابها الرمٌسً رقام( )141وقاد تام فتح إعتمادٌن مختلفٌن تحت اإلعتمادات المستندٌة االعتماد األول بحساب رقم ( )14101االعتماد رقم 1تحت حسابات التحلٌلٌة المختلفة ،والحساب ال انً برقم حساب ( )14102االعتماد رقم . 2 وهكذا ٌتم فتح الحساب ال الث لالعتماد ال الث والحساب الرابع لالعتماد الرابع ،مع مالحظة أن بعااد إقفااال أي اعتماااد ٌمكاان اسااتخدام حسااابات فااً قٌااد وتسااجٌل عملٌااات اعتماااد آخاار ماان اإلعتمادات المستندٌة أو الشحنات الموردة كمشترٌات. ناااوع االعتماااااد حساااااب وحٌااااد :أمااااا فااااً حالااااة استخدام نوع االعتماد حساب وحٌاد ،نكتفاً ب نشااء حسااااب واحاااد فقاااط كحسااااب رمٌساااً لإلعتماااادات بصفة عاماة أو لناوع مان أناواع اإلعتماادات إذا كناا نرٌااد التمٌٌااز بااٌن نااوع وآخاار ،اام تحلٌاال الحساااب الرمٌسااً إلااى الحسااابات التحلٌلٌااة المختلفااة وبحسااب ناااوع االعتمااااد أو الشاااركة مااارة واحااادة فقاااط لكااال اإلعتمادات من هذا النوع كما فً هذا الشكل. وماان واقااع شاشااة بٌانااات االعتماااد كمااا سنو ااح الحقا سوؾ ٌتم تحدٌد رقم لكل اعتماد على حدة ،وفً القٌود والسندات ساوؾ نقاوم بعمال قٌاود ٌومٌة وعملٌات مالٌة مختلفة على اإلعتمادات وتحدٌد أرقام اإلعتمادات فً حقول خاصة فً كل شاشات الساندات وقٌاد الٌومٌاة أنشاأت بمجارد تهٌماة اإلعتماادات واختٌاار ناوع االعتمااد حسااب وحٌد فً التهٌمة. إدراج بٌانات االعتماد فاً النظاام :بعاد أن نقاوم بفاتح حساابات االعتمااد وإجاراء االتصااالت المختلفة مع البنح أو المورد أو من ٌقوم بتورٌد الب اعة بأي شكل مان األشاكال ،نقاوم با دراج بٌانات االعتماد فً شاشة بٌانات االعتماد التً تظهر عند الدخول إلٌها بالشكل التالً:
ومالحظ على الشكل السابق ان ٌحتوي على عدت حقول ،اإلجباري فٌها فقط رقام االعتمااد وطرٌقة التكالٌؾ التً تم تجهٌز بٌاناتها فً تهٌمة النظام شاشة (أنواع تكالٌؾ المشترٌات) ،كما ٌتم تحدٌد أرقام الحسابات لبنود طرٌقة التكالٌؾ إذا كان االعتماد متعدد الحسابات
وبعد تحدٌد أرقام الحسابات نقاوم بتحدٌاد العملاة لكال حسااب مان حساابات االعتمااد ،أماا إذا كان نوع االعتماد حساب وحٌد ،فان حسابات طرٌقة التكالٌؾ تظهر آلٌا وال بد من تحدٌد العملة لكل حساب بشرط أن تكون عملة حساب اعتماد الفاتورة بنفس عملاة فاتورة المشترٌات وبحفظ البٌانات فً الشاشة ٌظهر رقم االعتماد هذا فً قٌد الٌومٌة وسندات الصارؾ لؽارض تحدٌد العملٌات التً تخص هذا االعتماد كما سنو ح الحقا وبعد قٌد العملٌات المختلفة لالعتماد ٌقوم النظام باستٌرادها إلى هذه الشاشة وٌظهر كل رصٌد أمام حساب . والجدٌر ذكره أن هذا الشاشة تحتوي على سجل كامل لالعتماد وحالت مقفل أو مازال مفتوت وطرٌقة فتحة وكٌفٌة شحن ب اعت (جوا ،برا ،أو بحرا) وهل قد تم شاحن أم ال ،وفتارة هاذا
االعتماد ،وما إلى ذلح من بٌانات مختلفة ٌساتفاد منهاا فاً التقاارٌر ومخرجاات متنوعاة ومفٌادة تلبً رؼبة المستخدم للنظام فً شاشة البٌانات االخرب وشاشة البٌانات التحلٌلٌة. التسجٌل والقٌد لكل مصارٌؾ االعتماد :بما فً ذلح قٌمة الفاتورة بالقٌد التالً: مدٌن ميلً
وٌتم ذلح بقٌود محاسبٌة وسندات نقدٌة أو بنكٌ حساب تاوارٌخ الصارؾ أو تاارٌخ حادو ها ، من تارٌخ فتح االعتماد حتى وصول الب اعة واستالمها وفحصاها ،وتظهار شاشاة قٌاد الٌومٌاة على سبٌل الم ال لبقٌة السندات بالشكل التالً فً حالة النوع متعدد الحسابات:
ومن الشكل السابق ٌت ح ان ال ٌحتوي على عمود أو حقل إلدراج أرقاام االعتماادات وذلاح الن لكل اعتماد حسابات مستقلة خاصة ب ،أما فً حالاة ناوع االعتمااد ناوع واحاد ،فانا شاكل الشاشة ٌظهر بالشكل التالً:
وٌالحظ من الشكل أن العمود الذي ٌلً مركز التكلفة قد أ ٌؾ فً هذه الشاشة وذلح إلدراج رقم االعتماد ،وقد حدد رقم االعتماد ( )1أمام كل الحسابات التً تتعلق باالعتماد رقم ( )1الذي أ فناه فً شاشة بٌانات االعتمااد ،ماع مالحظاة أن القٌاد المو اح فاً الشاشاة قٌاد افترا اً ، لكن فً الواقع العملً ٌتم قٌد كل عملٌة بحسب حالتها بقٌاد أو ساند صارؾ أو شاٌح وفاً تاارٌخ حدو ها. الترحٌال :ترحٌال القٌاود المحاساابٌة الماذكورة مان شاشاة الترحٌاال األساتاذ العاام للتااأ ٌر علاى الحسااابات وكاذلح اسااتخراج تقاارٌر مختلفااة للتأكااد مان سااالمة أرصادتها وأرصاادة كاال المصارٌؾ المتعلقة بها. تحرٌاار فاااتورة شااراء الخارجٌااة :ماان خااالل شاشااة فاااتورة المشااترٌات لنظااام المااوردٌن وبحسب فاتورة الماورد تماماا ماع مالحظاة أن رقام حسااب الفااتورة فاً الحساابات الباد أن ٌكون بنفس عملة فاتورة المشترٌات. اآلن ننتقل إلى مرحلة استكمال إجراءات اإلقفاال لالعتمااد فاً المخاازن وإقفاال ماا ٌتعلاق با من تكالٌؾ. وتعتبر فاتورة المشترٌات بم ابة المستند الرسامً الاذي تساتخدمها المنشاأة إل باات مشاترٌاتها ولها أربعة أنواع ٌ ،تحادد كال ناوع منهاا طبقاا لحالاة الشاراء (نقادا ،شاٌح ،نقاد وشاٌح ،آجال) ولااٌس لهااذه األنااواع ا اار محاساابً فااً شاشااة فاااتورة المشااترٌات ولكاان الؽاارض منهااا التقااارٌر المختلفة للشراء وتحرر فاتورة مشترٌات طبقاا لفااتورة الماورد ونفاس عملاة الفااتورة وذلاح فاً
شاشة فاتورة المشترٌات فً قاممة العملٌات لنظام الموردٌن التً تظهر عند الدخول إلٌها بالشكل التالً:
ومن الشاشة السابقة نقوم ب دراج فاتورة الشراء (فاتورة مبٌعات المورد): إ افة :تنفٌذ األمر إل افة فاتورة جدٌدة
1طرٌقة الدفعٌ :ظهار المؤشار فاً الصاندوق ( )Combo Boxطرٌقاة الادفع وذلاح لتحدٌاد ناوع الفاتورة وهناح أربعة أنواع للفاتورة (طرٌقاة الادفع) ممكان اختٌاار واحاد منهاا ماع العلام إن هاذا االختٌار لٌس ل أي أ ر مالً وهذه األنواع هً:
نقدا :وٌستخدم هذا النوع فً حالة الشراء من المورد وسداد قٌمة الب اعة نقدا فً حٌن ،وٌتم تحدٌاد هاذا الناوع مان الفاواتٌر فاً النظاام بال اؽط علاى المفتاات ( )1فاً لوحاة المفاتٌح عندما ٌكون المؤشر فً طرٌقة الدفع أو بالماوس.
شٌح :وذلح إذا كانت الب اعة تم شاراؤها بشاٌح تام صارف مان البناح لساداد قٌماة هاذه الب اعة وٌتم اختٌاره بال ؽط على الرقم ( )2فً لوحة المفاتٌح أو بالماوس.
نقد وشٌح :وذلح فً حالة دفع جزء من الفاتورة نقدا وحرر بالباقً شٌح وٌتم تحدٌد هذا الخٌار بال ؽط على الرقم ( )3من لوحة المفاتٌح أو بالماوس.
آجل :وٌستخدم هذا النوع فً حالة الشراء على الحساب وساداد قٌماة الفااتورة فاً وقات الحق وٌتم اختٌار هذا النوع بال ؽط على الرقم ( )4من لوحة المفاتٌح أو بالماوس.
مع العلم أن إذا تم اختٌار نقدا ٌقاوم النظاام بفاتح حقال ألسام الماورد وإذا كانات الفااتورة آجال ٌقوم النظام ب افة حقل رقم المورد و الفاتورة بشٌح ٌقوم النظام ب افة حقول إ اافٌة خاصاة بٌانات الشٌح ولنفترض أن الفاتورة من شركة الٌوسفً وطرٌقة الدفع آجال ،نقاوم بتحدٌاد الارقم ( )4الذي ٌم ل طرٌقة الدفع آجل. 2رقم الفاتورة :ننتقل بعد ذلح إلى رقم الفاتورة وهو رقام تسلسالً آلاً ٌمكان تعدٌلا إلاى أي رقم آخر ولنفترض إن رقم هذه الفاتورة (.)1 3التارٌخ :وفٌ ٌتم تحدٌد تارٌخ فاتورة المورد ولنفترض إن هذا التارٌخ 2006/4/26م 4رقم الموردٌ :نتقل بعد ذلح المؤشر إلى رقم المورد ومن ٌتم تحدٌاد الماورد الاذي ورد هاذه الب اااعة ،مااع العلاام إن أرقااام المااوردٌن ال تظهار فااً هااذا الحقاال إال إذا تاام إدراج بٌاناااتهم فااً بٌانات الموردٌن. ولنفترض أن المورد الذي سوؾ تورد الب اعة من هو شركة الٌوسفً عند ذلح سوؾ نقوم بال ؽط على األمار( ) F9الاذي ٌعارض قامماة بكال الماوردٌن الاذٌن أدرجات بٌانااتهم فاً بٌاناات الموردٌن وبكتابة جزء من اسم المورد ٌقوم النظام بتحدٌد المورد المطلوب أو ٌاتم تحدٌاد ماورد بكتابة جزء من رقم عند ظهور قاممة العرض م تنفٌاذ األمار( )Enterال نازال هاذا الماورد إلاى الشاشة. 5العملةٌ :نتقل المؤشر بعد ذلح إلى العملة لتحدٌد عملة الفاتورة ولٌكن . $ 6سعر التحوٌل :ومنة ٌتم تحدٌد سعر التحوٌل (الصرؾ) المقابل بالعملة المحلٌة ولٌكن.197 7أمر الشراء :إذا كانت الفاتورة عن طرٌق أمر شراء ٌتم اختٌاار أمار الشاراء مان الصاندوق أوامر الشراء عنادها تظهار بٌاناات أمار الشاراء بأصانافها وكمٌاتهاا آلٌاا فاً الشاشاة ماع إمكانٌاة التعدٌل فٌها مع العلم أن ٌمكن إنزال بٌانات أمر الشراء إلى الفاتورة إذا لم ٌتم إقفالا فاً متابعاة أمر الشراء.
رقم الصنف :وٌم ل رقم الصنؾ الذي ٌتم تورٌده للمخازن بموجاب فااتورة المشاترٌات ،وال ٌمكن أن تظهر هذه األصناؾ إال إذا تم إدراجها فً شاشة بٌانات األصناؾ. المواصفات :تظهر آلٌا من خالل إدخالها فاً شاشاة بٌاناات األصاناؾ كماا ٌمكان البحاث عان األصناؾ عن طرٌق المواصفات. الوحدة :تظهر آلٌا طبقا لما تم إعداده فً بٌاناات األصاناؾ وتم ال وحادة قٌااس الصانؾ وفاً م النا تكون وحدة القٌاس (حب ) للمبة الواحد. مركز التكلفة :فً حالة اختٌار مراكز تكلفة متعادد فاً المتؽٌارات ٌقاوم النظاام بتكاوٌن عماود إ افً فً الفاتورة لتحدٌد مركز تكلفة لكل صنؾ على حده. الكمٌة :فً هذا العمود الكمٌة ٌتم تحدٌد الكمٌة الموردة من واقع فاتورة المورد. التكلفة :فً هذا العمود ٌتم تحدٌد تكلفة الوحدة الواحدة(اللمبة) لكل الصنؾ. القٌمة :وٌم ل ناتم
رب الكمٌة فً التكلفة.
9البٌانٌ :نتقل بعد ذلح المؤشر إلى البٌان لشرت العملٌة بالبٌان المناسب. 10رقم المرجع :رقم أو حرؾ (اختٌاري) ٌسهل الرجوع إلى هذه الفاتورة. 11نساابة التخفااٌض :وهااً النساابة التااً ٌحااددها المااورد فااً الفاااتورة كخصاام تجاااري للفاااتورة بصفة عامة وقد ٌكون قٌمة ٌتم إدراج فً التخفٌض مباشرة وللعلم أن التخفٌض ممكن أن ٌكون لكل صنؾ على حدة إذا رؼب المستخدم باذلح مان خاالل اإلعادادات لنظاام الماوردٌن فاً تهٌماة النظام. حفظ :وذلح لحفظ البٌانات التً تم إدراجها فً الفاتورة. وبااذلح نكااون قااد انتهٌنااا ماان إ ااافة فاااتورة مشااترٌات وباانفس اإلجااراءات المتبعااة إل ااافة الفاااتورة السااابقة نقااوم ب ااافة إي فاااتورة أخاارب مااع التمٌٌااز بٌنهمااا فااً اختٌااار النااوع فقااط فااً طرٌقة الدفع باختٌار نقدا أو شٌح بدال من فاتورة اجل كما و حناها سابقا. أما بالنسبة الستخدم رقم التسلسل ( )Serial N.وكذلح استخدم رقم الدفعة ( )Batch N.فاً نظاام المااوردٌن فٌااتم باانفس اسااتخدامهما فااً نظااام المخااازن وٌظهاار شااكل الفاااتورة عنااد االنتهاااء ماان إ افتها:
و شاشة إذن التورٌد المخزنً تعتبر الخطوة األولى من خطوات المرحلة ال انٌة إلقفال اإلعتمادات (المشترٌات) وشاشة إذن التورٌد المخزنً تظهر بالشكل التالً:
وتااتم عملٌااة اإل ااافة للبٌانااات فااً هااذه الشاشااة ب تباااع الخطااوات التالٌااة وحسااب التاارقٌم الموجود فً الشكل السابق وبعد تنفٌذ األمر إ افة:
1اختٌار رقم الفااتورة :التاً ساوؾ نحارر لهاا إذن تورٌاد مخزناً لؽارض تورٌاد كمٌتهاا إلاى المخــــااـازن سااٌقوم النظااام ب ا نزال بٌانااات الفاااتورة آلٌااا إلااى الشاشااة بعاادها إناازال البٌانااات إلااى الشاشة نقوم بتحدٌد تارٌخ التورٌد. 2تحدٌد تارٌخ التورٌد إلاى المخاازن :وهاذا التاارٌخ ٌعتبار مان أهام الحقاول فاً الشاشاة وٌجاب التركٌز علٌة والتحري بت بٌت التاارٌخ الصاحٌح للتورٌاد ألن النظاام ٌقاوم بتحدٌاد تاارٌخ الجهااز كتارٌخ للتورٌد وعلى المستخدم القٌام بعملٌة التعدٌل للتارٌخ إلى التارٌخ الصحٌح. 3تحدٌد رقم التورٌد :وفٌة ٌظهر الرقم التسلسلً ألذن التورٌد المخزنً آلٌا. 4تحدٌد حالة التورٌد لالعتماد :هل ب اعة الفااتورة ساوؾ تصال دفعاة واحادة أم علاى دفعاات وذلح من خالل الخٌار متعدد التورٌد و الدفعات والذي ٌقصد بة الخٌارٌن:
دفعة واحدة :كما ٌظهر بالشكل وبذلح ٌتم إنزال أصاناؾ الفااتورة إلاى الشاشاة مارة واحادة فقاطباعتبار أن ب اعة الفاتورة قد وصلت كاملاة ،إال إذا فقادت بع اها فاً الطرٌاق فٌاتم اعتمادهاا وترحٌلها آلٌا من قبل النظام إلى حـ /األصناؾ المفقودة ،وٌتم معالجتها محاسبٌا كماا تام شارح سابقا. دفعات :وفً هذه الحالة ٌقوم النظام بتجزمة الفاتورة إلى أك ر مان إذن تورٌاد ،فا ذا أ افنا إذنتورٌد بجزء من فاتورة فٌمكن إنزال بٌانات هذه الفااتورة إلاى إذن التورٌاد مارة أخارب باالمتبقً منها وفً اخر دفعة ٌاتم اختٌاار دفعاة واحادة وباذلح ٌعارؾ النظاام انهاا اخار ب ااعة ساوؾ ٌاتم تورٌدها فن الفاتورة 5تحدٌد المخزن :الذي سوؾ تخزن فٌ الب اعة وذلاح مان حقال المخاازن المو اح بالشاكل السابق. 6إنزال رقم المورد واسم آلٌا :على حسب ما تم إدخال فً فاتورة المشترٌات. 7رقم المرجع :وٌقصد ب أي رقم أو اسام ٌمكان االساتفادة مناة فاً الرجاوع إلاى إذن التورٌاد المخزنً الذي نقوم ب افت فً الشاشة. 3البٌان :شرت خاص ب ذن التورٌد المخزنً. 9تحدٌد الكمٌة :التً وصلت من الب اعة من إذن التورٌد مع مالحظة أن عماود (الكمٌاة فاً الفاتورة) مكرر مرتٌن فً إذن التورٌد وكذلح (الكمٌة الواصلة) مكررة مرتٌن فً الشكل السابق ،وٌقصد بالكمٌة ال انٌة (فً الفاتورة ،والواصلة) الكمٌات المجانٌة إن وجدت.
10تحدٌد الكمٌات المجانٌاة :الواصالة فعاال وذلاح فاً حقال (ح.م .الواصالة) فاً حالاة وجاود كمٌات مجانٌة. بعد أن نقوم بتحدٌد المخزن والكمٌات الواصالة وحالاة االعتمااد ،نقاوم بحفاظ إذن التورٌاد المخزنً لحفظ البٌانات فً النظام. وبذلح نكون قد أ فنا إذن تورٌد وبنفس الخطوات تتم إ افة أي إذن تورٌد لفاتورة أخرب ، أما بالنسبة لعملٌة التعدٌل إلذن التورٌد فباإلمكان ذلح بشرط أن تكون لدب القامم بعملٌاة التعادٌل صالحٌة بالتعدٌل ولم تحسب تكلفة الب اعة الوصلة ب ذن التورٌد المخزنً.
حساب التكلفة :وذلح من خالل شاشة تكالٌؾ المشترٌات التً من خاللها نقوم بحساب تكلفة الوحدة الواحدة من كل صنؾ وإقفال هذه الب اعة فاً المخازون كمٌاة وتكلفاة ساواء كانات عان طرٌق اعتماد أو شحنات واردة بطرٌقة أخرب ،والتً تظهر عند الدخول إلٌها بالشكل التالً:
شاشة تكلفة المشترٌات المو حة بهذا الشكل ال تتؽٌر مقارناة بالشاشاات الساابقة بتؽٌار ناوع االعتماد وتستخدم لحساب التكلفة لكل صنؾ من الب اعة الواردة ،وإٌجاد تكلفة الوحدة الواحدة
من كل صنؾ علاى حادة آلٌاا ،وكاذلح إقفاال األصاناؾ بتكلفتهاا النهامٌاة فاً المخاازن كب ااعة واردة. وتعتباار هااذه الشاشااة ماان الشاشااات الهامااة لنظااام اإلعتمااادات حٌااث ٌااتم عاان طرٌقهااا إناازال البٌانات الخاصة بالفاتورة إلى الشاشة آلٌا وحساب تكلفة إقفاال الب ااعة فاً حاـ/المخازن و حاـ/ األصااناؾ المفقااودة وبطرٌقااة سااهلة وبسااٌطة ٌمكاان اسااتخدامها ماان قباال أي مسااتخدم مهمااا تكاان خبرت فً هذا المجال . ولحساااب التكلفااة وإقفااال الب اااعة بتكلفتهااا النهامٌااة فااً المخااازن نقااوم ب تباااع الخطوات التالٌة:
إ افة :تنفٌذ األمر إ افة لنتمكن من حساب التكلفة. رقم التورٌد :من صندوق البٌانات ( )Combo Boxنقوم بتحدٌد رقم إذن التورٌد المخزنً وتظهر فً هذا الصندوق كل أذون التورٌد التً لم تحسب تكلفتها بعد وٌتم تحدٌد الرقم بزر الماوس األٌسر أو بكتابة رقم أو باسهم لوحة المفاتٌح ،وبمجرد اختٌار رقم إذن التورٌد تنزل كل بٌانات إذن التورٌد إلى الشاشة حٌااث تظهاار البٌانااات التالٌااة (رقاام الفاااتورة ،رقاام إذن التورٌااد المخزنااً ،تااارٌخ التورٌااد واألصااناؾ المختلفااة) تظهاار آلٌااا ،وكااذلح سااعر الصاارؾ لؽاارض تعاادٌل السااعر بحسااب سااعر صرؾ الٌوم التً ٌتم فٌها إقفال االعتماد. رقاام االعتماااد :بعااد أن نقااوم ب ا نزال بٌانااات إذن التورٌااد إلااى الشاشااة ٌنتقاال المؤشاار إلااى رقاام االعتماااد الختٌااار االعتماااد الااذي نرٌااد إقفالاا فااً المخااازن وتظهاار فااً هااذا لصااندوق أرقااام اإلعتمااادات التااً لاام تحسااب تكالٌفهااا بعااد و بٌانااات االعتماااد المو ااحة أعلااى الشاشااة لؽاارض توزٌعها على وحدات األصناؾ المختلفة إلذن التورٌد والمو حة أسفل الشاشة. البٌااانٌ :نتقاال بعااد ذلااح المؤشاار إلااى البٌااان لكتابااة بٌااان االعتماااد أو أي مالحظااات ٌرٌاادها المستخدم. طرٌقة توزٌع التكالٌؾ :بعد ذلح نقوم بتحدٌاد طرٌقاة حسااب التكلفاة وتوزٌاع التكاالٌؾ علاى وحدات األصناؾ المختلفة ،وتوجد الث طرق مختلفة لحساب التكلفة هً: توزٌع التكلفة بنسبة وبموجب هذه الطرٌقة ٌقوم المستخدم بتحدٌد النسبة التً ٌرٌد توزٌع التكلفةبموجبها لكل صنؾ على حدة ،وٌتم تحدٌد الطرٌق بالتأشٌر على نسبة أمام كال ناوع مان أناواع التكالٌؾ
وعند التأشٌر على نسبة أمام الشحن م ال ف ن النظام سوؾ ٌطلب تحدٌد نسبة كل صانؾ مان مصروؾ الشحن وسوؾ ٌقوم بفتح عمود لتحدٌد النسبة أمام كل صنؾ من األصناؾ فً الشاشة وذلح فً الجزء السفلً من الشاشة
وفً العمود المو ـــ ح تحت الشحن نقوم بتحدٌد نسبة كل صنؾ من أجور الشاحن كماا فاً الشااكل السااابق الااذي تظهاار نساابة للصاانؾ األول %66.66667وللصاانؾ ال ااانً %33.33333 وٌجب أن ٌكون إجمالً مبلػ النسبتٌن %100والنظام ٌقوم ب ارب مبلاػ الشاحن ( )$1000فاً النسبة المحددة سابقا وٌو ح آلٌا رسوم كل صنؾ وإٌجااد حاصال جماع المباالػ المختلفاة لتأكٌاد صحة التوزٌع كما ٌظهر فً الشكل السابق. وبنفس الطرٌقة ٌتم توزٌع بقٌة المصروفات (التامٌن ،الجمارح ،المصارٌؾ األخرب) على األصناؾ حٌث ٌقوم النظام ب نزال عمود ٌم ل كل مصروؾ نقوم فٌ بتحدٌد نسبة كل صنؾ من المصروؾ. مبلااػ :كااذلح أعطااى النظااام المحاساابً للمسااتخدم حرٌااة االختٌااار لتوزٌااع التكااالٌؾ علااى األصناؾ بما ٌتناسب والمبلػ الذي صرؾ علٌها ،وهذه تعد مٌازة ممتاازة للنظاام وخدماة فرٌادة للمستخدم ،وكما تم توزٌع أجور الشحن على األصناؾ بموجب نسبة تم تحدٌدها للنظام ،كاذلح بنفس الطرٌقة ٌتم تحدٌد مبلػ من أجور الشحن لكل صنؾ حٌث ٌقوم النظاام بفاتح عماود خااص بالمصروؾ الاذي تام التأشاٌر علاى الخٌاار مبلاػ أماما نقاوم فٌا بكتاباة المبلاػ الاذي ٌتحملا كال صنؾ وبنفس األسلوب ٌمكن أن نقوم باختٌاار المبلاػ لكال التكاالٌؾ األخارب (الجماارح ،التاامٌن ، المصااارٌؾ األخاارب) وتوزٌااع مبالؽهااا علااى األصااناؾ كمااا وزعنااا أجااور الشااحن ،لٌقااوم بااذلح النظام بتوزٌاع التكاالٌؾ علاى األصاناؾ ،وإعطااء كال صانؾ ماا ٌساتحق مان تكلٌاؾ مختلفاة ، وإٌجاد التكلفة النهامٌة للوحدة كما سنو ح الحقا. توزٌااع آلااً :التوزٌااع اآللااً للتكااالٌؾ علااى األصااناؾ المختلفااة ٌااتم باختٌااار الطرٌقااة ال ال ااة (التوزٌع آلً) ،والتً بموجبها سوؾ ٌقوم النظام ب ٌجاد تكلفة كل صنؾ آلٌا ،ب رب كل تكلفة بنسبة الصنؾ من إجمالً تكلفة فاتورة المشترٌات وذلح كما فً الجدول األتً: إجمالً األصناؾ
نسبة كل صنؾ من إجمالً الفاتورة
الصنؾ األول الصنؾ ال انً
50000
%66.66666
666.66666 =%66.66666x1000
25000
%33.33333
333.33333 =%33.33333 x1000
إجمالً الفاتورة
75000
الصنؾ
المبلػ الذي ٌتحمل كل صنؾ من مصروؾ الشحن
إجمالً المبالػ = 1222
وٌمكاان اسااتخدام الطاارق الا الث السااابقة الااذكر لتوزٌااع التكااالٌؾ علااى أصااناؾ إذن التورٌااد المخزنً الواحد. إعداد التكالٌؾ :بعد أن نقاوم باختٌاار الطرٌقاة المناسابة لتوزٌاع التكاالٌؾ نقاوم بتنفٌاذ األمار إعااداد التكااالٌؾ والااذي بواسااطت ٌقااوم النظااام بجمااع نصااٌب كاال صاانؾ ماان التكااالٌؾ والفاااتورة إلٌجاد تكلفة الوحدة الواحدة من ذلح الصنؾ وإظهار التكلفة النهامٌة فً عمود جدٌد ٌظهار باسام التكلفة النهامٌة والذي ٌظهر كما فً الشكل األتً:
ٌمكن ان تظهر الحسابات الوسٌطة للفروع فً العملٌات التبادلٌة م ل التحوٌل واالستالم الخزنً: رقم الحساب الوسٌط فً التحوٌل المخزنًٌ :قصد ب رقم حساب الطرؾ المدٌن فً قٌد عملٌة التحوٌل المخزنً كما فً امر الصرؾ المخزنً وٌفٌد هذا الحساب فً اتاحة الفرصة للمستخدم فً تحدٌد رقم حساب الفرع المحول إلٌة بحٌث ٌتم مقارنة هذا الحساب بالحساب المقابل ل فً االستالم المخزنً للتحوٌل(حساب الفرع المحول منة) فً حالة وجود فوارق ٌتم تسوٌتها رقم الحساب الوسٌط ٌ :قصد ب رقم حساب الطرؾ الدامن فً قٌد عملٌة ااالستالم المخزنً كما فً امر التورٌد وٌفٌد هذا الحساب فً اتاحة الفرصة للمستخدم فً تحدٌد رقم حساب الفرع المحول من بحٌث ٌتم مقارنة هذا الحساب بالحساب الممقابل لة فً التحوٌل المخزنً للتحوٌل(حساب الفرع المحول الٌ ) فً حالة وجود فوارق ٌتم تسوٌتها
ػَيٞبد ّظبً اداسٓ دغبثبد اىَ٘سدُٗ ٌدٌر النظام عملٌات الخاصة بالمورد على نوعٌن كما ٌلً: عملٌات ٌطلب فٌهاا النظاام اوال رقام الحسااب فاً الادلٌل المحاسابً كماا ٌظهار ذلاح فاً شاشة امر التورٌد وسند الصرؾ وقٌد الٌومٌة م ٌطلب رقم المورد المرتبط بالحساب عملٌااات ٌطلااب فٌهااا النظااام رقاام المااورد مباشاارة كمااا فااً فااواتٌر المشااترٌات بنوعٌهااا المحلٌة والخارجٌة والمردودات اوال عملٌات ٌطلب فٌها النظام اوال رقم الحساب كما فً حالة الشراء بموجب امر التورٌد: ٌااتم تحدٌاد رقاام الحسااب الااذي ٌم اال ( )4رقام الحساابٌ:ظهر فااً الحقال الجهة (الطرؾ) الدامن فً القٌد المحاسبً الخاص بتورٌد الب اعة إلى المخازن: مدٌن
دامن
الــبـــٌـــــــــــــــــــــــــــــــــان
التارٌخ
من حـ/المخزون
×× × ×× ×
إلى حـ /الصندوق/البنح /المورد
تارٌخ أمر التورٌد
والذي ٌقوم بقٌده النظام آلٌا ،بعد ترحٌل أمر التورٌد المخزنً ،وٌكون هذا الحساب:
حساب الصندوق/البنح :إذا كانات المشاترٌات (الب ااعة)الموردة إلاى المخاازن نقادا /أو بموجب شٌح على حساب البنح. المورد :إذا كانت الب اعة الموردة على الحساب (آجل). حساب وسٌط :إذا كانت المشترٌات عبارة عن اعتماد أو ما شاب ذلح. و اهكذا كما ٌراعى عند إ افة أمر تورٌد جدٌد التحري فً تحدٌد الطارؾ الادامن نظارا ألنا ال ٌمكن تعدٌل هذا الرقم خاصة إذا تم الصرؾ من هذا التورٌد وتاتم عملٌاة تحدٌاد هاذا الحسااب أو البحث عن على شرط أن ٌكون م اؾ فً الدلٌل المحاسبً وٌكون حساب فرعً (تحلٌلً ) بأحد الطرق التً تم شرحها فً عند شرت عملٌات نظام االستاذ العام (بالرقم أو باألسم ) ( )5العملة:
بمجرد االنتقال من الحقل رقم الحساب باألمر ( )Enterتظهر قاممة العمالت ومن هذه القامماة ٌتم إنزال عملة الحساب (الطرؾ الدامن ) فً قٌد أمر التورٌد المخزنً فاً حقال عملاة الحسااب وهً عملة فاتورة شراء الب اعة و ٌمكن االستفادة من هذا الحقل فً تؽٌٌار عملاة الحسااب فاً حالة الخطأ فً إنزال العملة حٌث ٌتم حذؾ العملة التاً نرٌاد تؽٌٌرهاا لناتمكن مان إظهاار قامماة العمالت مرة أخرب ( ) F9الختٌاار العملاة المطلوباة والمباالػ المالٌاة (تكلفاة األصاناؾ) فاً أمار التورٌد المخزنً ٌجب تحدد عملتها طبقا لعملة الشراء وٌقوم النظام بعاد ذلاح مان تحوٌال المبلاػ بعملة الشراء إلى المعادل بعملة المخزون . ( )6سعر التحوٌل:
فً الحقول (س.ت المخزون – س ت الحساب) ٌتم تحدٌاد ساعر تحوٌال المخازون ٌقصاد با سعر التحوٌل من عملة أمر التورٌد إلى عملة المخزون وذلاح حتاى ٌاتم تحوٌال تكلفاة األصاناؾ من تكلفتها بعملة أمر التورٌد إلى تكلفتها بعملة المخزون ،وساعر التحوٌال للحساابات ٌقصاد با سع ر التحوٌل من عملة أمر التورٌد إلى العملة المحلٌة للنظام حتى ٌتم عمل قٌد محاسبً بالعملة المحلٌة للحسابات فً األستاذ العام.
رقم المورد :بعد ذلح المؤشر إلى رقم المورد ومن ٌتم تحدٌد المورد الذي ورد هذه الب اعة ،مااع العلاام إن أرقااام المااوردٌن ال تظه ار فااً هااذا الحقاال إال إذا تاام إدراج بٌاناااتهم فااً بٌانااات الموردٌن. ولنفترض أن المورد الذي سوؾ تورد الب اعة من هو شركة الٌوسفً عند ذلح سوؾ نقوم بال ؽط على األمار( ) F9الاذي ٌعارض قامماة بكال الماوردٌن الاذٌن أدرجات بٌانااتهم فاً بٌاناات الموردٌن وبكتابة جزء من اسم المورد ٌقوم النظام بتحدٌد المورد المطلوب أو ٌاتم تحدٌاد ماورد
بكتابة جزء من رقم عند ظهور قاممة العرض م تنفٌاذ األمار( )Enterال نازال هاذا الماورد إلاى الشاشة. oالعملةٌ :نتقل المؤشر بعد ذلح إلى العملة لتحدٌد عملة الفاتورة ولٌكن . $ سعر التحوٌل :ومنة ٌتم تحدٌد سعر التحوٌل (الصرؾ) المقابل بالعملة المحلٌة ولٌكن197
3رقم الموردٌ :نتقل بعد ذلح المؤشر إلى رقم المورد ومن ٌتم تحدٌاد الماورد الاذي ورد هاذه الب اااعة ،مااع العلاام إن أرقااام المااوردٌن ال تظهار فااً هااذا الحقاال إال إذا تاام إدراج بٌاناااتهم فااً بٌانات الموردٌن. ولنفترض أن المورد الذي سوؾ تورد الب اعة من هو شركة الٌوسفً عند ذلح سوؾ نقوم بال ؽط على األمار( ) F9الاذي ٌعارض قامماة بكال الماوردٌن الاذٌن أدرجات بٌانااتهم فاً بٌاناات الموردٌن وبكتابة جزء من اسم المورد ٌقوم النظام بتحدٌد المورد المطلوب أو ٌاتم تحدٌاد ماورد بكتابة جزء من رقم عند ظهور قاممة العرض م تنفٌاذ األمار( )Enterال نازال هاذا الماورد إلاى الشاشة. 9العملةٌ :نتقل المؤشر بعد ذلح إلى العملة لتحدٌد عملة الفاتورة ولٌكن . $ سعر التحوٌل :ومنة ٌتم تحدٌد سعر التحوٌل (الصرؾ) المقابل بالعملة المحلٌة ولٌكن.197
ػَيٞبد ّظبً اداسٓ دغبثبد اىَزبجشح
ػَيٞبد ّظبً اداسٓ دغبثبد االص٘ه اىضبثزخ
ػَيٞبد ّظبً اداسٓ دغبثبد لشٗق اىؼَيخ
ػَيٞبد ّظبً اداسح دغبثبد اىعشائت
فارق التورٌد حساب الفارق :وٌستخدم هذا الحساب اذا كان أمر التورٌد الذي ٌتم عملة فاً الشاشاة ٌساتخدم كماردود المار الصرؾ المخزنً الذي ٌصدر بسعر البٌع ولٌس بسعر التكلفة بحٌث ٌقٌد فً هذا الحساب الفارق بٌن سعر البٌاع وسعر التكلفة.
حساب االعباء
حساب االعباء :وٌتم فً هذا الحقل تحدٌد رقم حساب االعبااء اال اافٌة التاً نرٌاد ا اافتها فوق تكلفة امر الصرؾ المخزنً على الحساب المحدد فً الحقل السابق وفً حقل المبلػ ٌاتم كتابة مبلػ االعباء اال افٌة التً نرٌد ا افتها
وكما ٌظهر من الشكل ف ن الشاشة تنقسم إلى قسمٌن:
القسم األول :األعباء وٌحدد فٌ األعباء على مستوب الفاتورةوطرٌقة استخدام األعباء ف ن ٌتم تجهٌزها من تهٌمة النظام وذلح بطرٌقتٌن مختلفتاٌن مان شاشاة األعباء: الطرٌقة األولى :إنزال العبء آلٌا وذلح بتحدٌد الخٌار إنزال العبء آلٌاا عناد إ اافة العابء مان شاشة أعباء المبٌعات ،وبذلح ٌظهر العبء آلٌا فً الشاشة كما فاً الشاكل الساابق ،وٌكاون هذا العب إما حاصل رب مبلػ الفاتورة فً نسبة محددة فً حالة اختٌار نسابة فاً طرٌقاة حساب العب ء فً شاشة أعباء المبٌعات ،أو ٌكون العبء مبلػ محدد إذا تم اختٌار مبلػ فً طرٌقة حساب العبء فً شاشة أعباء المبٌعات. مع مالحظة عزٌازي مساتخدم النظاام أنا ٌمكان حاذؾ المباالػ التاً تظهار علاى الشاشاة آلٌاا وكتابة األعباء ٌدوٌا وكذلح ٌظهر العبء آلٌاا إذا تام تحدٌاد إدخاال العابء حساب الصانؾ فا ن النظام ٌقوم ب نزال العبء آلٌا حسب التهٌمة التً تمت فً شاشة األعباء على مستوب الصنؾ. الطرٌقااة ال انٌااة :إناازال العاابء ٌاادوٌا وبااذلح فااان النظااام ٌتااٌح للمسااتخدم إدراج األعباااء ٌاادوٌا بالطرٌقة التً ٌرٌدها والمبلػ الذي ٌرٌد مع العلم أن هذا المبلػ ٌقٌد ك ٌراد فً الطرؾ الدامن لقٌد المبٌعات وٌعتبر عبء على الفاتورة سواء كانت لعمٌل فٌ اؾ مبلػ العبء علٌ أو نقد ٌدفع نقدا إ افة لقٌمة الفاتورة.
الفصل ال انً دلٌل استخدام نظم المخازن
مقدمة بعد تهٌمة المخازن وتجهٌز الربط الخاصة بها فً النظام كما تم شرت ذلح فً الباب ال انً (تنفٌذ نظام المخازن) ٌبدا المستخدم بالتعامل مع المخازن واالصناؾ فً كافة شاشات النظام وفق االلٌة الخاصة بالتنفٌذ والٌح عزٌز المستخدم شرت لذلح فً هذا الباب وسوؾ نقصر شرحنا فً هذا الباب على العملٌات التً لها تأ ٌر مخزنً صرؾ وتورٌد بكافة اشكالها مع توزٌعها حسب االستخدام المخزنً لها واالهمٌة النوعٌة لها لذا تم تسمٌة هذا الباب بدلٌل استخدام المخازن ولفهم المصطلحات الموجودة فً هذا الباب علٌح عزٌز المستخدم بقرام الجانب النظري وتدلٌل التنفٌذ الخاص بالمخازن فً الباب االول والباب ال انً
ادارة التعامل مع المخازن
فً جم ٌع العملٌات سوب العملٌات االساسٌة التً لها تأ ٌر مخزنً او االجرامٌة ٌقوم النظام بتوفٌر قسم خاص بالتعامل المخزنً وحساب عمال الشاشاة ٌاتم التاأ ٌر المخزناً كماا ٌظهار فاً الشكل التالً فً امر التورٌد م ال
وكما ٌالحظ من خالل الشكل السابقة ٌقوم النظام بتوفٌر الجزء السافلً مان الشاشاة للعملٌاات المخزنٌة بٌنما القسم االعلى خاص بالحسابات كما تم شرت ذلح فً الفصل السابق وذلح فً كل الدورة المخزنٌة (مشترٌات ومبٌعات وتحوٌل وصارؾ وتورٌاد واساتالم ) وفٌا تظهار البٌاناات التالٌة : رقم الصنؾٌ :م ل رقم الصنؾ الذي نرٌد التعامل مع فً المستند وال ٌمكن أن تظهر هاذه األصناؾ إال إذا تم إدراجها فً شاشة بٌانات األصناؾ ،وٌتم البحث عنها كالتالً: البحث عن رقم الصنؾ عن طرٌق الرقم: وذلح بكتابة رقم الصنؾ ( )001 – 001م ال الذي ٌم ل رقم الصنؾ م (.)Enter كتابااة رقاام المجموعااة ( )001اام ( )Enterالتااً ماان خاللهااا تظهاار كاال أصااناؾ المجموعااة ومنها ٌتم اختٌار أي صنؾ ونزال إلى الشاشة. كتابة جزء من رقم الصنؾ ( )0م ال م ( )Enterإلظهار قاممة األصناؾ.
باستعراض كل األصناؾ الموجودة فً قاممة األصناؾ باستخدام األمر ( )F9م كتابة رقم الصنؾ (اللمبة) من الٌسار إلى الٌمٌن فً الحقل ( )Enterابتاداء مان رقام المجموعاة التاً ٌنتمااً إلٌهااا اام رقاام الصاانؾ وعناادما ٌكااون المؤشاار علااى رقاام الصاانؾ ٌااتم تنفٌااذ األماار ( )Enterإلنزال هذا الصنؾ إلى الشاشة. استعراض الصنف عن طرٌاق اسام الصانف :وٌاتم إساتعراض عان طرٌاق اسام الصنؾ من رقم الصنؾ وذلح من خالل القاممة التً تظهر باساتخدام زر المااوس االٌمان عنادما ٌكاون المؤشار فاً رقام الصانؾ ،ام عان طرٌاق التأشاٌر علاى الخٌاار كماا ٌظهاار ااام تنفٌاااذ األمااار (ٌ )Enterقاااوم النظاااام ب ظهاااار قامماااة بالصاااورة األصناؾ مرتبة حسب األحرؾ األبجدٌاة ،وبكتاباة اسام الصانؾ مان الٌماٌن إلاى الشامال ابتداء من أول حارؾ مان االسام ام الحارؾ ال اانً إلاى ..إلاخ ٌقاوم النظاام ب ظهاار االسام المااذكور علااى قاممااة األصااناؾ وبتنفٌااذ األماار (ٌ )Enterقااوم النظااام ب ا نزال الصاانؾ إلااى الشاشة. اسم الصنف :فً اسم الصنؾ ٌظهار اسام الصانؾ الاذي ٌاتم تورٌاد كمٌتا إلاى المخازن آلٌا فً حالة البحث عن الصنؾ من خالل العمود رقم الصنؾ ،مع مالحظة ان باإلمكان أٌ ا االنتقال إلاى اسام الصانؾ مباشارة والبحاث عان األصاناؾ مان خاالل اسام الصنؾ وذلح باستخدام األمار ( )F9عنادما ٌكاون المؤشار فاً اسام الصانؾ عنادها تظهار قاممااة األصااناؾ مرتب ا فٌهااا األصااناؾ حسااب األحاارؾ األبجدٌااة وبكتابااة جاازء ماان اساام الصنؾ مان الٌماٌن إلاى الٌساار ام (ٌ )Enterقاوم النظاام با نزال الصانؾ إلاى العماود اسام الصنؾ. وكما ٌالحظ من القاممة التً من خاللها تم إظهار قاممة األصاناؾ بحساب األحارؾ األبجدٌاة هناح العدٌد من الخٌارات األخرب و المتم لة فً التالً:
إ افة سجل :حٌث ٌمكن من خالل هذا الخٌار فتح صاؾ جدٌاد فاً الشاشاة باٌن صانفٌن من األصناؾ الموجودة فً مستند معٌن.
حذؾ سجل :كما ٌمكن أن نقوم ب افة سجل جدٌد باٌن صانفٌن فاً الشاشاة كاذلح ٌمكان حذؾ سجل أو صنؾ فً المستند وذلح باختٌار الخٌار حذؾ سجل. بٌانات األصناؾ :ومن خالل هذا لخٌار ممكن أٌ ا القٌام ب بٌانات األصناؾ دون الخروج من المستند .
افة صنؾ جدٌد فً شاشة
كما ٌمكن معرفة تفاصاٌل صانؾ معاٌن فاً شاشاة بٌاناات األصاناؾ وذلاح باالرجوع إلاى شاشة بٌانات األصناؾ لؽرض إستعراض بٌانات أو التعادٌل فٌا ودون الخاروج مان أمار التورٌد المخزنً وذلح باختٌار الخٌار تفاصٌل الصنؾ. االنزال االلً لالصناف ٌرتبط بعض االحٌان تحدٌد رقم الصنؾ ب نزال الً ل م ل انزال الصنؾ مباشرة من شاشة سابقة مرتبطة م ال فً شاشاة ماردودات المبٌعاات ٌاتمانزال االصناؾ مباشرة بمجرد تحدٌد رقم فااتورة المبٌعاات وهاً نفاس اصاناؾ فااتورة المبٌعات وٌمكن بعد ذلح للمستخدم تعدٌل البٌانات كمٌة او اصناؾ وأنزال االصناؾ مباشرة من شاشة اجرامٌة سابقة م ال انازل اصاناؾ فااتورة المبٌعااتماان طلبااات العمااالء وتاارح الحرٌااة للمسااتخدم ماان التعاادٌل او عاادم التعاادٌل وفااق التهٌمااة الخاصة بذلح فً المتؽٌرات
التعامل مع المخازن:
المخزن :أي المخزن الذي سوؾ ٌتم التورٌد ل اوالصرؾ من وٌمكان الحصاول علاى قامماة المخازن ب ؽط F9فً عمود المخزن فتظهر لنا قاممة المخازن كما فً الشكل التالً:
نقوم ب ختٌار المخزن الذي نرٌد. اسم المخزنٌ :ظهر آلٌا اسم المخزن الذي قمنا بتحدٌد رقم فاً الحقال الساابق (مان المخازن)وهو (مخزن اإلنتاج التام).
التعامل مع الكمٌة والوحده (تورٌد وصرؾ )
الوحدة :تظهر آلٌا طبقا لما تم إعداده فً بٌاناات األصاناؾ وتم ال وحادة قٌااس الصانؾ وفاً م النا تكون وحدة القٌاس (كرتون). الكمٌة :فً عمود الكمٌة ٌتم تحدٌد الكمٌة الفعلٌة التً وردت إلى المخازن سواء من الماوردأو من اإلنتاج تحت التشؽٌل أو خالف وبحسب وحدة القٌاس المحددة سلفا فاً عماود الوحادة ،او الكمٌة ال فعلٌاة التاً ساوؾ تصارؾ مان المخاازن ساواء إلاى الفارع أو اإلنتااج تحات التشاؽٌل أو خالف .والكمٌة المتوفرة فً المخازن وفً أي مخزن تظهر عند عرض قاممة األصناؾ فً رقم الصنؾ بالشكل:
وٌااتح النظااام هنااا تقسااٌم االعتماااد الواحااد إلااى دفعااات كاال دفعااة تم اال كمٌااة معٌنااة ماان فاااتورة المشترٌات و تعطى لها تكلفة معٌنة تم ل جزء من تكلفة االعتماد ككل وبدون التأشاٌر علاى هاذا المتؽٌر السابق ال ٌتم تورٌد كمٌة فاتورة المشترٌات إال بدفعة واحدة فقط
وتااتم عملٌااة اإل ااافة للبٌانااات فااً هااذه الشاشااة ب تباااع الخطااوات التالٌااة وحسااب التاارقٌم الموجود فً الشكل السابق وبعد تنفٌذ األمر إ افة: 1اختٌار رقم الفااتورة :التاً ساوؾ نحارر لهاا إذن تورٌاد مخزناً لؽارض تورٌاد كمٌتهاا إلاى المخــــااـازن سااٌقوم النظااام ب ا نزال بٌانااات الفاااتورة آلٌااا إلااى الشاشااة بعاادها إناازال البٌانااات إلااى الشاشة نقوم بتحدٌد تارٌخ التورٌد. 2تحدٌد تارٌخ التورٌد إلاى المخاازن :وهاذا التاارٌخ ٌعتبار مان أهام الحقاول فاً الشاشاة وٌجاب التركٌز علٌة والتحري ب ت بٌت التاارٌخ الصاحٌح للتورٌاد ألن النظاام ٌقاوم بتحدٌاد تاارٌخ الجهااز كتارٌخ للتورٌد وعلى المستخدم القٌام بعملٌة التعدٌل للتارٌخ إلى التارٌخ الصحٌح.
3تحدٌد رقم التورٌد :وفٌة ٌظهر الرقم التسلسلً ألذن التورٌد المخزنً آلٌا. 4تحدٌد حالة التورٌد لالعتماد :هل ب اعة الفااتورة ساوؾ تصال دفعاة واحادة أم علاى دفعاات وذلح من خالل الخٌار متعدد التورٌد و الدفعات والذي ٌقصد بة الخٌارٌن:
دفعة واحدة :كما ٌظهر بالشكل وبذلح ٌتم إنزال أصاناؾ الفااتورة إلاى الشاشاة مارة واحادة فقاطباعتبار أن ب اعة الفاتورة قد وصلت كاملاة ،إال إذا فقادت بع اها فاً الطرٌاق فٌاتم اعتمادهاا وترحٌلها آلٌا من قبل النظام إلى حـ /األصناؾ المفقودة ،وٌتم معالجتها محاسبٌا كماا تام شارح سابقا. دفعات :وفً هذه الحالة ٌقوم النظام بتجزمة الفاتورة إلى أك ر مان إذن تورٌاد ،فا ذا أ افنا إذنتورٌد بجزء من فاتورة فٌمكن إنزال بٌانات هذه الفااتورة إلاى إذن التورٌاد مارة أخارب باالمتبقً منها وفً اخر دفعة ٌاتم اختٌاار دفعاة واحادة وباذلح ٌعارؾ النظاام انهاا اخار ب ااعة ساوؾ ٌاتم تورٌدها فن الفاتورة 5تحدٌد المخزن :الذي سوؾ تخزن فٌ الب اعة وذلاح مان حقال المخاازن المو اح بالشاكل السابق. 6إنزال رقم المورد واسم آلٌا :على حسب ما تم إدخال فً فاتورة المشترٌات. 7رقم المرجع :وٌقصد ب أي رقم أو اسام ٌمكان االساتفادة مناة فاً الرجاوع إلاى إذن التورٌاد المخزنً الذي نقوم ب افت فً الشاشة. 3البٌان :شرت خاص ب ذن التورٌد المخزنً. 9تحدٌد الكمٌة :التً وصلت من الب اعة من إذن التورٌد مع مالحظة أن عماود (الكمٌاة فاً الفاتورة) مكرر مرتٌن فً إذن التورٌد وكذلح (الكمٌة الواصلة) مكررة مرتٌن فً الشكل السابق ،وٌقصد بالكمٌة ال انٌة (فً الفاتورة ،والواصلة) الكمٌات المجانٌة إن وجدت. 10تحدٌد الكمٌات المجانٌاة :الواصالة فعاال وذلاح فاً حقال (ح.م .الواصالة) فاً حالاة وجاود كمٌات مجانٌة. بعد أن نقوم بتحدٌد المخزن والكمٌات الواصالة وحالاة االعتمااد ،نقاوم بحفاظ إذن التورٌاد المخزنً لحفظ البٌانات فً النظام.
الـــبــــٌـــــــــــــــــــــــان من حـ /تكلفة المبٌعات إلى حـ /المخزون قٌمة تكلفة المبٌعات بموجب فاتورة رقم ( )
التارٌخ
تارٌخ الفاتورة
وٌعتبر إستخدام هذه الشاشة إجباري فً حالة تم تحدٌد إستخدام إذن صرؾ فااتورة المبٌعاات فً شاشة المتؽٌرات فً تهٌمة نظام العمالء وتعتبر هذه الشاشة ملؽٌة فً حالة عدم التأشٌر على الخٌار فً شاشة المتؽٌرات فً تهٌمة نظام العمالء والشاشة بالشكل األتً:
وخطوات العمل على الشاشة على النحو التالً : 1نقوم بنقر األمر إ افة م ٌنتقل المؤشر إلى حقل رقم الفاتورة وفٌة ٌتم تحدٌد رقم فااتورة المبٌعات التً نرٌد صرؾ أصنافها فً إذن صارؾ الفااتورة وٌاتم كتاباة رقام الفااتورة أو ؽط ( )F9فً لوحة المفاتٌح لتظهر لنا قاممة الفواتٌر. نقوم بتحدٌد رقم الفااتورة التاً نرٌاد الصارؾ منهاا وعناد تحدٌاد الارقم واالنتقاال بالمفتاات ( ) Tabتظهاار لنااا تفاصااٌل الفاااتورة التااً تاام تحدٌاادها علااى الشاشااة :أساام العمٌاال ورقم ا – األصناؾ مع أرقامها وكمٌتها وسعر البٌع واإلجمالً والتخفٌض و ؼٌرها من التفاصٌل التً تم تحدٌد بٌنتها فً الفاتورة.
2نقوم بتحدٌد الكمٌات التً نرٌد صرفها با ذن الصارؾ وفاً حالاة صارؾ الب ااعة كاملاة نقوم بعملٌة الحفظ مباشرة بعد نزول التفاصٌل وفً حالة تم صرؾ الفااتورة علاى دفعاات فٌتم تحدٌد الكمٌة المراد صرفها فً إذن التورٌد هذا وذلح بمسح الكمٌة التً تظهر وكتابة الكمٌة التً نرٌد.
التعامل مع التكلفة التكلفة المباشرةفً امر التورٌد :فً هذا العمود ٌتم تحدٌد تكلفة الوحدة الواحدة من الصنؾ مع العلم ان ٌجب التنبٌ إلى أن المبلػ الذي ٌتم إ اافت فاً هاذا العماود ٌكاون بانفس عملاة رقام الحسااب المساجل أعلى فً أمر ا لتورٌد والذي ٌم ل الجهاة الدامناة كماا و احنا ساابقا ،وساوؾ ٌكاون األ ار علاى الحساابات مترتااب علااى إجمااالً أمار التورٌااد بعملااة هااذا الحسااب أو مااا ٌقابلا بالعملااة لمحلٌااة ، ونظام المخازن ٌكون التأ ٌر علٌة بعملة المخزون وذلح على مستوب كل صنؾ. وعند االنتقال من التكلفة بعد كتا بة التكلفاة الجدٌادة ٌقاوم النظاام بعارض شارٌط أسافل الشاشاة ٌظهر فٌ متوسط التكلفة الساابقة والعملاة وآخار ساعر تورٌاد وكاذلح الفارق باٌن التكلفاة الجدٌادة والمتوسط القدٌم كما بالشكل التالً:
وذلح للتأكد من عدم وجود أي خطا فً التكلفة. المجموعٌ :م ل هذا العمود إجمالً تكلفة الكمٌة الموردة من الصنؾ حٌث ٌقاوم النظاام آلٌااب اارب (الكمٌااة × التكلفااة الوحاادة) إلٌجاااد المجمااوع الكلااً للصاانؾ وفااً م النااا سااوؾ ٌكااون مجموع الصنؾ األول ( )15000لاير .
تكلفة فاتورة المشترٌات الخارجٌة:
وبعااد اجااراء خطااوات االعتماااد وصاارؾ المصااروفات الخاصااة بهااا وذلااح ماان خااالل شاشااة تكالٌؾ المشترٌات التً من خاللها نقوم بحساب تكلفة الوحدة الواحدة مان كال صانؾ وإقفاال هذه الب ااعة فاً المخازون كمٌاة وتكلفاة ساواء كانات عان طرٌاق اعتمااد أو شاحنات واردة بطرٌقة أخرب ،والتً تظهر عند الدخول إلٌها بالشكل التالً:
إ افة :تنفٌذ األمر إ افة لنتمكن من حساب التكلفة. رقم التورٌد :من صندوق البٌانات ( )Combo Boxنقوم بتحدٌد رقم إذن التورٌد المخزنً وتظهر فً هذا الصندوق كل أذون التورٌد التً لم تحسب تكلفتها بعد وٌتم تحدٌد الرقم بزر الماوس األٌسر أو بكتابة رقم أو باسهم لوحة المفاتٌح ،وبمجرد اختٌار رقم إذن التورٌد تنزل كل بٌانات إذن التورٌد إلى الشاشة حٌااث تظهاار البٌانااات التالٌااة (رقاام الفاااتورة ،رقاام إذن التورٌااد المخزنااً ،تااارٌخ التورٌااد واألصااناؾ المختلفااة) تظهاار آلٌااا ،وكااذلح سااعر الصاارؾ لؽاارض تعاادٌل السااعر بحسااب سااعر صرؾ الٌوم التً ٌتم فٌها إقفال االعتماد. رقاام االعتماااد :بعااد أن نقااوم ب ا نزال بٌانااات إذن التورٌااد إلااى الشاشااة ٌنتقاال المؤشاار إلااى رقاام االعتماااد الختٌااار االعتماااد الااذي نرٌااد إقفالاا فااً المخااازن وتظهاار فااً هااذا لصااندوق أرقااام اإلعتمااادا ت التااً لاام تحسااب تكالٌفهااا بعااد و بٌانااات االعتماااد المو ااحة أعلااى الشاشااة لؽاارض توزٌعها على وحدات األصناؾ المختلفة إلذن التورٌد والمو حة أسفل الشاشة. البٌااانٌ :نتقاال بعااد ذلااح المؤشاار إلااى البٌااان لكتابااة بٌااان االعتماااد أو أي مالحظااات ٌرٌاادها المستخدم. طرٌقة توزٌع التكالٌؾ :ب عد ذلح نقوم بتحدٌاد طرٌقاة حسااب التكلفاة وتوزٌاع التكاالٌؾ علاى وحدات األصناؾ المختلفة ،وتوجد الث طرق مختلفة لحساب التكلفة هً:
توزٌع التكلفة بنسبة وبموجب هذه الطرٌقة ٌقوم المستخدم بتحدٌد النسبة التً ٌرٌد توزٌع التكلفةبموجبها لكل صنؾ على حدة ،وٌتم تحدٌد الطرٌق بالتأشٌر على نسبة أمام كال ناوع مان أناواع التكالٌؾ وعند التأشٌر على نسبة أمام الشحن م ال ف ن النظام سوؾ ٌطلب تحدٌد نسبة كل صانؾ مان مصروؾ الشحن وسوؾ ٌقوم بفتح عمود لتحدٌد النسبة أمام كل صنؾ من األصناؾ فً الشاشة وذلح فً الجزء السفلً من الشاشة
وفً العمود المو ـــح تحت الشحن نقوم بتحدٌد نسبة كل صنؾ من أجور الشاحن كماا فاً الشااكل السااابق الااذي تظهاار نساابة للصاانؾ األول %66.66667وللصاانؾ ال ااانً %33.33333 وٌجب أن ٌكون إجمالً مبلػ النسبتٌن %100والنظام ٌقوم ب ارب مبلاػ الشاحن ( )$1000فاً النسبة المحددة سابقا وٌو ح آلٌا رسوم كل صنؾ وإٌجااد حاصال جماع المباالػ المختلفاة لتأكٌاد صحة التوزٌع كما ٌظهر فً الشكل السابق. وبنفس الطرٌقة ٌتم توزٌع بقٌة المصروفات (التامٌن ،الجمارح ،المصارٌؾ األخرب) على األصناؾ حٌث ٌقوم النظام ب نزال عمود ٌم ل كل مصروؾ نقوم فٌ بتحدٌد نسبة كل صنؾ من المصروؾ. مبلااػ :كااذلح أعطااى النظااام المحاساابً للمسااتخدم حرٌااة االختٌااار لتوزٌااع التكااالٌؾ علااى األصناؾ بما ٌتناسب والمبلػ الذي صرؾ علٌها ،وهذه تعد مٌازة ممتاازة للنظاام وخدماة فرٌادة للمستخدم ،وكما تم توزٌع أجور الشحن على األصناؾ بموجب نسبة تم تحدٌدها للنظام ،كاذلح بنفس الطرٌقة ٌتم تحدٌد مبلػ من أجور الشحن لكل صنؾ حٌث ٌقوم النظاام بفاتح عماود خااص بالمصروؾ الاذي تام التأشاٌر علاى الخٌاار مبلاػ أماما نقاوم فٌا بكتاباة المبلاػ الاذي ٌتحملا كال صنؾ وبنفس األسلوب ٌمكن أن نقوم باختٌاار المبلاػ لكال التكاالٌؾ األخارب (الجماارح ،التاامٌن ، المصااارٌؾ األخاارب) وتوزٌااع مبالؽهااا علااى األصااناؾ كمااا وزعنااا أجااور الشااحن ،لٌقااوم بااذلح النظام بتوزٌاع التكاالٌؾ علاى األصاناؾ ،وإعطااء كال صانؾ ماا ٌساتحق مان تكلٌاؾ مختلفاة ، وإٌجاد التكلفة النهامٌة للوحدة كما سنو ح الحقا. توزٌااع آلااً :التوزٌااع اآللااً للتكااالٌؾ علااى األصااناؾ المختلفااة ٌااتم باختٌااار الطرٌقااة ال ال ااة (التوزٌع آلً) ،والتً بموجبها سوؾ ٌقوم النظام ب ٌجاد تكلفة كل صنؾ آلٌا ،ب رب كل تكلفة بنسبة الصنؾ من إجمالً تكلفة فاتورة المشترٌات وذلح كما فً الجدول األتً: الصنؾ
إجمالً األصناؾ
نسبة كل صنؾ من إجمالً الفاتورة
المبلػ الذي ٌتحمل كل صنؾ من مصروؾ الشحن
الصنؾ األول الصنؾ ال انً
50000
%66.66666
666.66666 =%66.66666x1000
25000
%33.33333
333.33333 =%33.33333 x1000
إجمالً الفاتورة
75000
إجمالً المبالػ = 1222
وٌمكاان اسااتخدام الطاارق الا الث السااابقة الااذكر لتوزٌااع التكااالٌؾ علااى أصااناؾ إذن التورٌااد المخزنً الواحد. إعداد التكالٌؾ :بعد أن نقاوم باختٌاار الطرٌقاة المناسابة لتوزٌاع التكاالٌؾ نقاوم بتنفٌاذ األمار إعااداد التكااالٌؾ والااذي بواسااطت ٌقااوم النظااام بجمااع نصااٌب كاال صاانؾ ماان التكااالٌؾ والفاااتورة إلٌجاد تكلفة الوحدة الواحدة من ذلح الصنؾ وإظهار التكلفة النهامٌة فً عمود جدٌد ٌظهار باسام التكلفة النهامٌة والذي ٌظهر كما فً الشكل األتً:
الصنف :وٌم ل رقم الصنؾ الذي ٌتم تورٌده للمخازن بموجب فاتورة المشترٌات ،وال ٌمكن أن تظهر هذه األصناؾ إال إذا تم إدراجها فً شاشة بٌانات األصناؾ. المواصفات :تظهر آلٌا من خالل إدخالها فاً شاشاة بٌاناات األصاناؾ كماا ٌمكان البحاث عان األصناؾ عن طرٌق المواصفات. الوحدة :تظهر آلٌا طبقا لما تم إعداده فً بٌاناات األصاناؾ وتم ال وحادة قٌااس الصانؾ وفاً م النا تكون وحدة القٌاس (حب ) للمبة الواحد. الكمٌة :فً هذا العمود الكمٌة ٌتم تحدٌد الكمٌة الموردة من واقع فاتورة المورد. السعر :فً هذا العمود ٌتم تحدٌد تكلفة الوحدة الواحدة لكل الصنؾ. القٌمة :وٌم ل ناتم
رب الكمٌة فً التكلفة.
تكلفة فاتورة المشترٌات المحلٌة اام تظهاار لنااا وامااام كاال صاانؾ بٌانااات عاان المصااروؾ األ ااافً والقااٌم المحسااوبة و التكلفااة النهامٌة بعد ا افة المصروؾ اال افً ولها تفصٌل كما ٌلً : فً حالة التوزٌع آلً لقٌمة المصاروؾ:فان النظاام ٌقاوم ب ظهاار قٌماة المصاروؾ المحتسابة للصنؾ م ٌظهر التكلفة النهامٌة للصنؾ فً حالة التوزٌع نسبة من المصروؾ :فأن النظام ٌقوم ب ظهار عماود خااص ب دخاال النسابة الخاصة بكل صنؾ من قٌمة المصاروؾ اال اافً بشارط ان ٌكاون اجماالً النساب ٌسااوي %100بعد كتابتها ٌتم تحدٌد المعادل من قبل النظام فً عمود المبلػ المجاور لعماود النساب م ٌتم بعد ذلح تظهر لنا التكلفة النهامٌة للصنؾ (االجمالٌة) فً حالة توزٌع المصروؾ قٌمة :فان النظام ٌسمح بالكتابة فاً عماود المبلاػ لٌقاوم المساتخدم بكتابة مبلػ المصروؾ اال افً مقابل كل صنؾ بحٌث ٌكون اجمالً قٌمة المبالػ تسااوي مبلاػ المصروؾ وبعد كتابة المبالػ ٌظهر النظام التكلفة النهامٌة للصنؾ (االجمالٌة
هذا الخٌار ٌقوم النظام بموجب فً إخراج الب اعة من المخازن بتكلفتها النهامٌة وتقٌد علاى حساب المورد أو الصندوق أو الجهة التً ٌتم تحدٌدها فً رقم الحساب كما و حنا التكلفة :فً هذا العمود تظهر التكلفة للوحدة الواحدة من الصنؾ آلٌا ،ف ذا تم اختٌار طرٌقة ٌقااوم النظااام ب ا نزال تكلفااة الوحاادة ماان واقااع فاااتورة التكااالٌؾ سااعر المااورد ،وإذا تم اختٌار طرٌقة التكالٌؾ بعد التكلفة النهامٌة ٌقوم النظام ب ظهاار المشترٌات . التكلفة النهامٌة بعد إ افة المصارٌؾ اإل افٌة على تكلفة الفاتورة القٌمة تظهر آلٌا من قبل النظام وذلح ب رب الكمٌة فً تكلفة الوحدة الواحدة من الصنؾ. الصرف بموجب فاتورة المبٌعات عمود سعر البٌع :سعر الوحدة الواحدة (حبة) من الصنؾ وٌمكن كتابة هذا السعر ٌادوٌا أو باستخدام ( )F9ال نزال السعر المطلوب من قامماة أساعار البٌاع التاً تام إ اافتها فاً استعرا شاشة التسعٌرة فً مدخالت المخازن و تظهر هذه األسعار بالشكل التالً:
وباستخدام األسهم أو الماوس نختار السعر المطلوب وحسب نوع (جملة أو تجزمة أو خاص أو سااعر وكٌاال) راجااع تسااعٌر األصااناؾ فااً شاشااة التسااعٌرة نظااام المخااازن وبتحدٌااد السااعر المطلوب م (نعم) ٌقوم النظام ب نزال السعر إلى الشاشة. وإذا كان هذا السعر اقل من التكلفة ٌرسال النظاام رساالة تقاول (الساعر المادخل لهاذا الصانؾ اقل من متوسط التكلفة هل ترٌد االستمرار) كما فً الشكل األتً:
القٌمةٌ :م ل هذا العمود إجمالً قٌمة الفاتورة من الصنؾ حٌث ٌقوم النظام آلٌا ب ارب (الكمٌة × السعر) إلٌجاد القٌمة اإلجمالٌة للصنؾ م ٌنتقال المؤشار إلاى الصاؾ ال اانً إلدراج لصنؾ ال انً ،وبالم ل الصنؾ ال الث ...الخ. 1
عملٌات نظام تعدد الويدات
عملٌات نظام الباركود
عملٌات نظام الصنف البدٌل
عملٌات نظام المليقات
عملٌات نظام الصنف غٌر قابل للبٌع
عملٌات نظام العبوة:
عملٌات نظام الصنؾ المركب
عملٌات نظام الكسور
عملٌات نظام ضرٌبة الصنف
عملٌات نظام المٌزان
عملٌات
نظام مواصفات الصنؾ:
المواصفات :تظهر آلٌا من خالل إدخالها فً شاشة بٌانات األصاناؾ كماا ٌمكان البحاث عاناألصناؾ عن طرٌقها وٌتم التهٌمة ألستخدمها من تهٌمة النظام ومن شاشة بٌانات األصناؾ. 2المواصفات :تظهر آلٌا من خالل إدخالها فً شاشة بٌانات األصناؾ.
عملٌات نظام تارٌخ االنتهاء تارٌخ االنتهاءٌ :تم استخدام هذا العمود إلدراج تارٌخ الصالحٌة لألصناؾ التً ترٌد المنشأةمراقب تارٌخ صالحٌتها م ل وذلح فً حالة المنشأة التاً تتعامال ماع الماواد الؽذامٌاة أو األدوٌاة وٌتم اإلعداد لهذا التارٌخ من تهٌمة النظام وبٌانات األصناؾ.
3تااارٌخ اإلنتهاااءٌ :ااتم إسااتخدام هااذا العمااود إلدراج تااارٌخ الصااالحٌة لألصااناؾ التااً ترٌااد المنشأة صرفها ومراقب تارٌخ صالحٌتها ماع مالحظاة أن تاارٌخ اإلنتهااء ٌجاب أن ٌكاون نفاس تارٌخ اإلنتهاء عند تورٌد الصنؾ إلى المخازن.
عملٌات نظام الرقم التسلسلً 1ظهور ( )Cheq Boxللرقم التسلسلً للصانؾ بعاد رقام الدفعاة لتحدٌاد األرقاام التسلسالٌة لألصناؾ التً لها أرقام تسلسلٌة. 2باانفس طرٌقااة التحدٌااد لألرقااام التسلساالٌة لألجهاازة أو الوحاادات فااً شاشااة المخاازون االفتتاحً تتم عملٌة التحدٌد لألرقام التسلسلٌة فً هذه الشاشة. الصرؾ فً حالة وجود (إستخدام رقم الدفعة والتسلسلً):
فً هذه الحالة نقوم باتباع نفس اإلجراءات إل افة أوامر الصرؾ العادٌة كما و حنا ساابقا مع اختالؾ فً التالً: ٌ نتقل المؤشر لتحدٌد الارقم التسلسالً لألجهازة أو الوحادات المنصارفة وبالتأشاٌر علاى باإلشارة المو حة تظهر شاشة العرض لألرقام التسلسلٌة التً و حناها سابقا فً أمار التورٌد
وب ختٌار أرقام األصناؾ التً سوؾ ٌتم صارفها مان المخاازن بالتأشاٌر فاوق كال رقام كما ٌو ح الشكل ٌقاوم النظاام بنقال األرقاام التاً تام إختٌارهاا إلاى قامماة األرقاام التسلسالٌة المختارة وبتنفٌذ األمر موافق ٌقوم النظام باعتمااد األرقاام كأصاناؾ منصارفة مان المخاازن بعد عملٌة الحفظ للبٌانات. وفااً حالااة إسااتخدام األرقااام التسلساالٌة ()Serial N. بعاااد تحدٌاااد الكمٌاااة تظهااار الشاشاااة المو اااحة بالشاااكل المقاباال ( ، )1وذلااح لتحدٌااد األرقااام التسلساالٌة للكمٌاااة المباعة من األجهزة ،وٌظهر فً الشكل بٌانات مختلفاة للصنؾ (رقم الصنؾ الذي ٌتم تحدٌد األرقاام التسلسالٌة للكمٌة المنصرفة من ،وكذلح اسام الصانؾ كماا ٌظهار بالشكل (جهااز نوكٌاا ، )6210والكمٌاة المطلوباة منا ، والكمٌة المتوفرة فً المخزن من هذا الصنؾ. كما ٌوجد فً هذه الشاشة أهم أمر فٌها وهاو األرقاام الااذي بواسااطت ٌااتم الاادخول إلااى القاممااة التااً تعاارض ماان خاللهااا التسلساالٌة األرقام التسلسلٌة لكل الوحدات المتوفرة فً المخازن. كما تظهر شاشة أخرب لعمود فارغ لألرقام التسلسلٌة التً ساوؾ ٌاتم تحدٌادها كماا سنو اح ذلح ،وبواسطة األمر (موافق) ٌتم اعتماد الكمٌة بأرقامها أو اإللؽاء للعودة من الشاشة. ولتحدٌد الرقم التسلسلً لألجهزة أو الوحدات المنصرفة نقوم بالتأشٌر على األرقاام المطلوباة باإلشارة المو حة وبذلح تظهر شاشة العرض لألرقام التسلسلٌة التً تم تورٌدها ولم ٌاتم بٌعهاا أو صرفها من المخازن. وبتنفٌذ األمر (موافق) ٌ ،قوم النظام بنقل األرقام التً تم اختٌارها إلى قاممة األرقام التسلسلٌة الساابقة ام بتنفٌاذ األمار (موافاق) ٌقاوم النظاام باعتمااد األرقاام كأصاناؾ مباعاة (منصارفة) مان المخازن بعد عملٌة الحفظ لفاتورة المبٌعات التً تسجل فٌها هذه الكمٌة بأرقامها المختلفة.
التعامل مع رقم الدفعة إذا كان النظام ٌستخدم رقم الدفعة فان سوؾ ٌقوم ب ظهار عمود رقم الدفعة وبعد تحدٌد رقام الصنؾ ٌنتقل المؤشر إلى رقم الدفعة ( )Batch N.كما هو فً هذا الشكل:
وذلااح لتحدٌااد ( )Batch N.الدفعااة التااً منهااا سااوؾ ٌااتم تورٌااد اوصاارؾ الكمٌااة منهااا وٌمكاان البحث عن رقم الدفعاة بواساطة األمار ( )F9فاً الصارؾ أو البٌاع وٌمكان الصارؾ او البٌاع مان دفعة اك ر من مرة
. التعامل مع الخصم والتخفٌض اذا كاان النظااام ٌسااتخدم الخصاام فااً المشااترٌات او المبٌعاات فأنا سااوؾ ٌقااوم بظهااار عمااود الخصاام ونتعامل معها كما ٌلً:
نساابة التخفااٌض فااً فاااتورة الشااراء :وهااً النساابة التااً ٌحااددها المااورد فااً الفاااتورة كخصاام تجاااري للفاااتورة بصاافة عامااة وقااد ٌكااون قٌمااة ٌااتم إدراجا فااً التخفااٌض مباشاارة وللعلاام أن التخفٌض ممكن أن ٌكون لكل صنؾ على حدة إذا رؼب المستخدم بذلح من خالل اإلعدادات لنظام الموردٌن فً تهٌمة النظام. التخفٌض فاً فااتورة المبٌعاات :إذا تام اعتمااد التخفاٌض حساب كال صانؾ ٌقاوم النظاام بتفعٌال عمود للتخفٌض بعد السعر لتحدٌد نسبة التخفٌض لكل صنؾ على حدة من إجمالً قٌمة الصانؾ فً الفاتورة. كما ٌظهر النظام اسفل شاشة فاتورة المشترٌات واسفل فاتورة المبٌعات حقل نسابة التخفاٌض (مقادار
التخفٌض)ٌ :حدد فً حقل نسابة التخفاٌض النسابة الممنوحاة مان الماورد او للعمٌال كتخفاٌض من إجمالً الفاتورة وفً حقال مقادار التخفاٌض ٌحادد مبلاػ التخفاٌض إذا كاان هاذا التخفاٌض مبلػ ولٌس نسبة. عملٌات نظام الكمٌات المجانٌة اذا كان النظام ٌستخدم الكمٌات المجانٌة فانة ٌقوم ب ظهار عمود الكمٌات المجانٌة فاً شاشاة الفاواتٌر المشترٌات والمبٌعات ومردوداتهما وٌتم التعامل مع كما ٌلً:
الكمٌاة المجانٌاة :وفٌهاا ٌااتم تحدٌاد الكمٌاة المجانٌااة المصاروفة للعمٌال وٌااتم تحدٌاد هاذه الكمٌااة حسااب وحاادة قٌاااس الصاانؾ وقباال اسااتخدام الكمٌااات المجانٌااة ٌجااب أن نقااوم بتحدٌااد الساامات بالكمٌات المجانٌة (فً متؽٌرات نظام العمالء) التً بموجبها ٌقوم النظام بفتح العمود الخاص بالكمٌات المجانٌة ومن بٌانات األصناؾ السمات بمنح كمٌات مجانٌة من صنؾ معٌن. وٌمكن تحدٌد نسبة لهاذه الكمٌاة بحٌاث ال ٌاتمكن المختصاون مان مانح كمٌاة أكبار مان الكمٌاة المحددة ولنفترض أن الكمٌة المحددة %10مان الكمٌاة المباعاة فاان النظاام ساوؾ ٌقاوم ب رساال رسالة تقول المسموت من الكمٌات المجانٌة %10فقط.
مع مالحظة أن الكمٌة المجانٌة ال تدخل قٌمتها من هذه القٌماة و إنماا تخارج مان المخاازن بسعر تكلفتها وتحمل تكلفتها على األربات والخسامر للمنشأة التعامل الصنؾ خدمً: ٌمكن استخدام أصناؾ خدمٌة فً فاتورة المبٌعات او مردوداتها باإل افة إلى األصناؾ السلعٌة ،وال ٌمكن التعامل مع االصناؾ الخدمٌة فً باقً الدورة المستندٌة المخزنٌة
الفصل الرابع دلٌل استخدام نظم التيلٌل والتقٌٌم والتخطٌط المالً مقدمة : ٌدٌر النظام عملٌات التحلٌل المالً من خالل العالقة فً العملٌات مع االنظمة المحاسبٌة واألنظمة المخزنٌة التً تم شرحها فً الفصلٌن السابقٌن وٌفر النظام مجموعة مع االعمدة و لخٌارات الخاصة بالتحلٌل المالً للبٌانات والمعلومات كما كسوؾ نشرحها فً هذا الفصل كما ٌلً:
خٌارات خاصة بتحلٌل التعامل مع الحسابات والمخزون (مراكز تكلفة ومشارٌعوانشطة ) -خٌارات خاصة بتحلٌل التعامل مع العملٌات بأنواعها (اجرامٌة واساسٌة )
مع مالحظ ان الخٌارات التً تم شرحها فً التهٌمة فً الباب ال انً والخاصة بتحلٌل البٌانات فً التهٌمة وادخال الخطط لن ٌتم التعامل معها فً العملٌات ولكن ٌظهر ا رها ونتاجها فقط فً التقارٌر المناسبة لها
التعامل مع مراكز التكلفة وٌدٌر النظام التعامل مع مراكز التكلفة كما ٌلً:
العملٌات المستقلة الخاصة بكل مركز على يدة وهذه العملٌات هً المرتبطة بمركز تكلفة معٌن بدون وجود ارتباط مع المراكز االخرب التابعة للمنشاة اال بوجب حسابات جاري المراكز االخرب التابعة لنفس المركز (الفرع) أي ان كال اطراؾ القٌد المحاسبً الخاص بالعملٌة تتبع مركز تكلفة واحد (فرع واحد) أي ال ٌوجد أي خلل فً مٌزان المراجعة الخاص بالفرع منها عملٌات اجبارٌة تتبع مركز تكلفة واحد وعملٌات اخرب ٌمكن تحدٌد فٌها اك ر من مركز تكلف ولكن ال توجد صالحٌة سوب لمركز تكلفة واحد وذلح كما ٌلً:
عملٌات ٌكون فٌها مركز تكلفة ويٌد بشكل اجباري فً النظام: المتغٌرات المرتبطة ترتبط هذه الحالة مع تحدٌد مركز التكلفة وحٌد فً متؽٌرات المخازن والمشترٌات والمبٌعات: فً هذه الحالة فان العملٌات تحتوي فقط حقل واحد لمركز التكلفة وهً فً ؼالبها عملٌات مخزنٌ م ل)اومر التورٌد – اوامر الصرؾ – التحوٌل المخزنً – االستالم المخزنً – التسوٌة – فواتٌر المشترٌات – مردودات المشترٌات – فواتٌر المبٌعات – مردودات المبٌعات ) كما ٌظهر بالشكل التالً فً امر التورٌد:
ماليظة :فً حالة كان الطرؾ االخر فً هذه العملٌات احد الفروع االخرب ٌكون على المستخدم تحدٌد حساب جاري الفرع االخر ٌدوٌا فً حقل رقم الحساب او رقم المورد او رقم العمٌل عملٌات ٌكون فٌها مركز التكلفة متعدد ولكن ال توجد صاليٌة سو لمركز تكلفة ويٌد: المتؽٌرات المرتبطة تعدد مراكز التكلفة فً متؽٌرات المخازن ومتؽٌرات المشترٌات والمبٌعاتوفً هذه العملٌات ٌمكن ان ٌكون الطرؾ المحاسبً االول فً العملٌة ٌتبع مركز تكلفة معٌن وعند تحدٌد الطرؾ المحاسبً ال انً ٌمكن تحدٌد مركز تكلفة اخر ومن م ل هذه العملٌات التالٌة(:سندات القبض – سندات الصرؾ – قٌود الٌومٌة) كما ٌظهر فً الشكل التالً :
وكما ٌالحظ من خالل الشكل السابقة لسند الصرؾ نالحظ ان فً الجزء االعلى من الشاشة ٌتم تحدٌد مركز تكلفة خاص بالصندوق وفً الجدول اسفل الشاشة فً عمود مركز التكلفة تم تحدٌد مراكز تكلفة اخر خاص بالمصروفات وفً حالة أن المرتبات التً تم صرفها أو صرفت لمركزٌن مختلفٌن فٌتم ذلاح بتكارار نفاس رقم الحساب فً الصؾ ال انً بكتابتا ٌادوٌا كماا و احنا ساابقا أو باساتخدام ( )F4عنادما ٌكاون المؤشر فً الصؾ ال انً من السند فً العمود رقم الحسااب ،علاى أن ٌاتم تحدٌاد مركاز التكلفاة األول فً الصؾ األول ومركز التكلفة ال انً فً الصؾ ال انً كما فً الشكل المقابل:
ومن ذلح سوؾ نحصل على تقارٌر تفصٌلٌة للمرتبات لكل مركز من مراكز التكلفة وتقارٌر شاملة للمرتبات بحسب رقم الحساب.
كما ٌمكن تعدد المراكز فً العملٌات المخزنٌة كما ٌظهر فً الشكل التالً فً امر التورٌد فً حال طلب التعدد من المتؽٌرات :
نالحظ من خالل الشكل السابق ان النظام قام بفتح عمود خاص بمراكز التكلفة بحٌث ٌمكن تورٌد وقٌد صنؾ لمركز تكلفة وتورٌد وقٌد صنؾ اخر لمركز تكلفة اخر وٌجب التفرقة هنا: بٌن ان المستخدم ممنوت صالحٌة لمركز تكلفة واحد وبٌن ان المستخدم ممنوت الصالحٌة مع اك ر من مركز تكلفة وقد قام بتحدٌد نفس المركز فً كال الطرفٌن فً اليالة االولى :ال توجد مشكلة وٌكون بنفس طرٌقة مركز التكلفة الوحٌد وٌ ل مٌزان المراجعة التابع للفرع (متزن) فً اليالة الثانٌة :ال توجد مشكلة اٌ ا وٌكون القٌد المحاسبً متزن على مستوب المركز وٌكون بنفس طرٌقة مركز التكلفة الوحٌد بالتالً ال ٌوجد أي خلل فً مٌزان المراجعة المحاسبً التابع للفرع
ثالثا العملٌات التبادلٌة بٌن المراكز وتحدث هذه الحالة عندما ٌكون المستخدم ممنوت الصالحٌة مع اك ر من مركز تكلفة وقد قام بتحدٌد اك ر من مركز تكلفة فً نفس العملٌة بالنسبة لعملٌات (سند القبض – سندات الصرؾ – قٌود الٌومٌة) فقط التً ٌمكن فٌها تعدد مركز التكلفة كما ٌظهر فً الشكل التالً:
فً هذه اليالة :تيدث المشكالت المياسبٌة التالٌة :
ٌكون القٌد المحاسبً الخاص بالعملٌة ؼٌر متزن على مستوب المركزٌن ٌكون مٌزان المراجعة الخاص بالمركز ؼٌر متزن على مستوب المراكزولحل هذه المشكالت ٌقوم النظام بتوسط حسابً جارًٌ المركزٌن والوسٌطٌن بشكل آلً عند عملٌة الترحٌل بحٌث ٌعمل هذا التوسٌط على توزن القٌد المحاسبً والمٌزان فً كال المركزٌن
ثانٌا عالقة بعض العملٌات االساسٌة بمراكز التكلفة لٛذ شبشخ انٕٛيٛخ (لٛذ انزغٕٚخ) :مركز التكلفة :فً هذا العمود ٌتم تحدٌد مركز التكلفةالمتعلق بهذه العملٌة ،إذا كان هذا الحساب لمراكز تكلفة ،وفً الصؾ ال انً نقوم بتحدٌد الحساب الدامن ومركز التكلفة المتعلق ب وٌمكن عمل قٌد مركب ٌحتوي على عدة حسابات مع عدة مراكز. شاشة عُذا د انصشف( :سقٌ ٍشمض اىزني خ)ٗ :لٕ ٜزا اىذقو ٝزٌ رذذٝذ سقٌ ٍشمض التكلفةالذي نرٌد صرؾ المبلػ منة و الخاص بالصندوق او الذي تم الصرؾ ل فً حالة المصروؾ . شبشخ أٔايش انزٕسٚذ انًخضَٛخ :مركز التكلفة فً حالة استخدام مراكز التكلفة فً هذاالحقل ٌتم تحدٌد المركز المورد من الب اعة التً ٌحتوي علٌها أمر التورٌد المخزنً م ل تورٌد اإلنتاج من مركز التؽلٌؾ إلى مخزن اإلنتاج التام ،وذلح لتخفٌض ذلح المركز بقٌمة المواد الموردة. شاشة أوامر الصرف :فً حالة إستخدام مراكز التكلفة فً هذا الحقل ٌتم تحدٌد المركزالمنصرؾ الٌة الب اعة التً ٌحتوي علٌها أمر الصرؾ المخزنً م ل صرؾ المواد إلى (مركز فرع الستٌن) ،وذلح لزٌادة ذلح المركز بقٌمة المواد المنصرفة من المخزن م ل زٌادة قٌمة المركز بقٌمة المواد الخام المنصرفة ل شاشة التيوٌل المخزنً :وٌقصد بها المركز الذي قاما بعملٌة التيوٌل المخزنً. شاشة االستالم التحوٌل المخزنً :وٌقصد بها المركز الذي قاما بعملٌة االستالمالمخزنً. فاتورة شراء الخارجٌة :فً حالة استخدام مراكز التكلفة فً هذا السند ٌتم تحدٌدالمركز المورد ل الب اعة فً حالة شاشة فاتورة مردودات المشترٌات :مركز التكلفة:استخدام مراكز التكلفة فً المنشأة وٌتم إعادة الب اعة من مركز معٌن ٌ ،تم تحدٌد هذا المركز من خالل مراكز التكلفة المو حة بالشكل السابق وٌتم تجهٌز مراكز التكلفة من األستاذ العام.
شاشة فاتورة المبٌعات :فً فاتورة المبٌعات إمكانٌة استخدام البٌع من مركز واحدأو من عدة مركز فً نفس الفاتورة وتتم هذه العملٌة من التهٌمة تعدد مراكز التكلفة فً فاتورة المبٌعات وبالتالً ٌقوم النظام بتفعٌل مراكز التكلفة فً فاتورة المبٌعات بشكل صندوق واحد فقط لتحدٌد مركز واحد فقط فً كل فاتورة أو فتح عمود للمراكز لتحدٌد مركز التكلفة على مستوب كل صنؾ فً الفاتورة كما تم شرت ذلح فً امر التورٌد ومن م ٌقوم بقٌد مبالػ الفاتورة لصالح المركز الذي قام بعملٌة البٌع عند ترحٌل هذه الفاتورة
انظر تهئٌة مراكز التكلفة فً الباب الثانً : فً حالة كانت مراكز التكلفة اجباري على الحسابات :فلن ٌسمح للمستخدم للنظامبتجاوز حقل معٌن من حقول مراكز التكلفة بدون تحدٌد مراكز التكلفة وبالتالً ٌتم هنا تحلٌل الحسابات التً ٌتم التعامل معا بشكل اجباري فً حالة كانت المراكز اربات وخسامر :فلن ٌسمح النظام بتجاوز العملٌات الخاصةبحسابات االربات والخسامر بدون تحدٌد مراكز التكلفة بٌنما التعامل مع حسابات المٌزانٌة العمومٌة ٌكون اختٌاري -
وفً حالة كان اختٌاري:
-
فً حالة ؼٌر مستخدم :فلن تظهر مراكز التكلفة امام مراكز التكلفة الؽٌر مستخدمة للحسابات
ٌسمح النظام بالتعامل مع المراكز بشكل اختٌاري
التعامل مع نظام المشارٌع
ٌتم التعامل مع بنفس طرٌقة التعامل مع مراكز التكلفة لذا الحاجة للتكرار باظهار حقول واعمدة مشابهة لمراكز التكلفة فً كل الشاشات بمسمى المشروع
التعامل مع نظام االنشطة
ٌتم التعامل مع االنشطة بنفس طرٌقة التعامل مع مراكز التكلفة لذا ال حاجة للتكرار ب ظهار حقول واعمدة مشابهة لمراكز التكلفة فً كل الشاشات بمسمى النشاط العالقة بٌن المراكز والمشارٌع واالنشطة
التعامل مع نظام التيلٌل المالً للعملٌات لقد قمنا فً الباب ال انً بو ع التحلٌل المالً للعملٌات وعلٌة فانة لألجل التعامل مع تلح التحلٌل فً شاشة العملٌات فأن النظام ٌوفر حقول خاصة لها مسمى نفسة (النوع ) كما ٌلً :
لٛذ شبشخ انٕٛيٛخ (لٛذ انزغٕٚخ):
نوع الوثٌقةٌ :ظهر المؤشر فً رقم الو ٌقاة لتحدٌاد نوعهاا ،وٌمكان تحدٌاد ناوع لو ٌقاة(عهد الموظفٌن) من األنواع المو حة بالشكل التالً:
وذلح بال ؽط على رقم الو ٌقة الذي ٌم ال الارقم ( )6ماع العلام أن المادخالت الخاصاة بهذا الصندوق ٌتم إعدادها من تهٌمة النظام أنواع الو امق. شبشخ عُذاد انصشف – شاشة سندات القبض: نوع السندٌ :تم تحدٌد نوع عملٌة الصرؾ(مرتبات-سلفة )....-فاً ساند الصارؾ وناوععملٌة القبض فً القبض وتظهر فً هذا الحقل قاممة باالنوع التً تم ادخالها فً التهٌمة شبشخ أٔايش انزٕسٚذ انًخضَٛخ
نوع التورٌاد :فً حقل نوع التورٌد ٌتم تحدٌد نوع أمر التورٌد الذي ٌتم أ افت من خااللالشاشة وذلح فً حالة استخدام أنواع أوامر التورٌد وفً حالة عدم االستخدام ف ن النظام ٌقوم بتحدٌد الناوع رقام واحاد آلٌاا وتفٌاد أناواع أوامار التورٌاد باساتخراج تقاارٌر حساب النوع وكاذلح ٌمكان فصال تسلسال أرقاام التورٌاد باٌن ناوع وآخار اذا تام طلاب ذلاح مان متؽٌرات المخازن.
شاشة أوامر الصرؾ نوع الصرؾٌ :تم تحدٌد نوع الصرؾ وذلح حساب األناواع التاً تام إدخالهاا مان شاشاةأنواع أوامر الصرؾ فً المدخالت وٌفٌد هذا التحدٌد فً الحصاول علاى تقاارٌر حساب النوع وكذلح فً إمكانٌة عمل تسلسل رقمً مستقل لكل نوع على حدة.
شاشة التحوٌل المخزنً: نوع التحوٌل :وٌقصد ب نوع أمر التحوٌل المخزنً وذلح حسب األنواع التً تم إدخالهامن شاشة أنواع التحوٌل المخزنً فً مدخالت النظام . وما قٌل فً الشاشات السابقة ٌنطبق على نوع المستند فً الشاشات الباقٌة: (شاشة االعزالً -اىزذ٘ٝو اىَخضّ -ٜفاتورة المشترٌات المحلٌة والخارجٌة -شاشة فاتورة المبٌعات -شاشة فاتورة مردودات المبٌعات) التعامل مع نظام ادارة المبٌعات والتسوٌق والمشترٌات ٌرتبط هذا النظام بالمتغٌرات التالٌة :