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Trujillo, Octubre del 2014
CONTENIDO
Pág. 1. Presentación
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2. Base Legal
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3. Organigrama Estructural
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4. Organigrama de Cargos
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5. Naturaleza y funciones de la Gerencia General
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a.
Del Gerente General
6
b.
Del Asistente Administrativo
7
c.
De la Gerente de ventas
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6. Naturaleza y funciones generales de la Sección Transporte a.
Del coordinador de la sección transporte
b.
Del Conductor
7. Naturaleza y funciones generales de la Sección de Reparación y Mantenimiento a.
Del coordinador de Logística
b.
Del Asistente en despacho
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1.
PRESENTACIÓN: La empresa BAZAR FERRETERÍA TITO E. I. R. L. es una organización que brinda a sus clientes la mayor diversidad en materiales de construcción y ferretería en general, bajo premisas de precio, calidad y servicio a acorde a las exigencias del mercado, comprometiéndonos a mantener un sólido posicionamiento y liderazgo comercial, superando las perspectivas de calidad y servicios a nuestros clientes, gracias al apoyo incondicional de un comprometido equipo de trabajo, permitiéndonos así sostener un alto grado de responsabilidad social y comercial que nos garantice solides financiera y crecimiento. El Manual de Organización y Funciones es un instrumento técnico y normativo de dirección y gestión, que define la estructura orgánica, enuncia las funciones generales de cada unidad orgánica, precisa la dependencia jerárquica, las funciones específicas, la autoridad y responsabilidad de cada cargo y señala los requisitos que deben reunir las personas que lo ocupen. En tal sentido el Manual de Organización y Funciones de la empresa BAZAR FERRETERÍA TITO E. I. R. L., contribuye a mejorar el conocimiento sobre las funciones y responsabilidades del personal, orientando su desempeño bajo los principios de calidad, eficiencia, productividad y confidencialidad.
2.
BASE LEGAL a) El estatuto de la empresa b) Otras normas internas que autorizan la vigencia del MOF (por ejm. Memorándum que dispone la puesta en vigencia del MOF, Acta de sesión de Directorio en el que se aprueba el MOF, etc.)
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Organigrama Estructural de la Empresa BAZAR FERRETERÍA TITO E. I. R. L.
GERENCIA GENERAL
GERENTE
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ASISTENCIA VENTAS
ASISTENCIA DE TRANSPORTE
ASISTENCIA DE ALMACEN
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Organigrama de cargos de la Empresa BAZAR FERRETERÍA TITO E. I. R. L.
ASISTENCIA ADMINISTRATIVO
GERENTE GENERAL
ASISTENCIA VENTAS
ASISTENCIA VENTAS
Coordinador de servicios diversos
Vendedores Contador
Dpto Compras
Logística
Cobranzas
Despacho Facturacion
Conductor
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Organigrama de cargos de la Empresa BAZAR FERRETERÍA TITO E. I. R. L.
GERENTE GENERAL
ASISTENCIA VENTAS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVO
ASISTENCIA VENTAS
Coordinador de servicios diversos
Vendedores Contador
Dpto Compras
Logística
Despacho Facturacion
Cobranzas
Conductor
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UNIDAD ORGÁNICA:
GERENCIA GENERAL
NATURALEZA
La gerencia general es el máximo órgano ejecutivo de la empresa.
LÍNEA DE DEPENDENCIA
Depende directamente del Gerente General a) Busca mecanismos de capitalización (es decir que se concreten nuestras ganancias, compras ventas e inversiones para obtener mejor capital).
FUNCIONES GENERALES:
b) Realiza evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los departamentos. c) Planifica, organiza, dirige y controla, en los niveles estratégico, táctico y operacional,
la supervisión detallada de todas las áreas que se encuentran a su cargo para así saber las necesidades que estas puedan presentar y así mismo poder tomar decisiones acertadas para la mejora de las áreas. d) Aprueba los procedimientos de las compras (es decir, la materia prima, la calidad del
producto y el precio adecuado).
UNIDAD ORGÁNICA:
GERENCIA GENERAL
NATURALEZA
La gerencia general es el máximo órgano ejecutivo de la empresa.
LÍNEA DE DEPENDENCIA
Depende directamente del Gerente General a) Busca mecanismos de capitalización (es decir que se concreten nuestras ganancias, compras ventas e inversiones para obtener mejor capital).
FUNCIONES GENERALES:
b) Realiza evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los departamentos. c) Planifica, organiza, dirige y controla, en los niveles estratégico, táctico y operacional,
la supervisión detallada de todas las áreas que se encuentran a su cargo para así saber las necesidades que estas puedan presentar y así mismo poder tomar decisiones acertadas para la mejora de las áreas. d) Aprueba los procedimientos de las compras (es decir, la materia prima, la calidad del
producto y el precio adecuado).
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UNIDAD ORGÁNICA:
GERENCIA GENERAL
CARGO :
GERENTE GENERAL
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Programar, organizar, dirigir, controlar y coordinar las acciones de las diversas áreas a su cargo. b) Administrar el mantenimiento en forma integral y preventiva de las instalaciones y activos fijos de las empresas clientes. c) Dirigir y supervisar las acciones de protección de las personas y bienes vinculados a la empresa, velando por el orden y la tranquilidad. d) Establecer el orden interno necesario para el normal desenvolvimiento de las actividades. e) Programar y dirigir el servicio de transporte de acuerdo a los requerimientos y políticas de las empresas clientes. f) Orientar y motivar al personal, hacia la mejora continua de la calidad del servicio, la eficiencia y la productividad en el trabajo.
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
a) Es el cargo de mayor nivel jerárquico de la empresa e informa de los resultados directamente a La Gerencia General. b) Es responsable del cumplimiento eficiente y eficaz de las funciones y objetivos de la empresa y ejerce autoridad directa para los Asistentes de sección y para los cargos de apoyo.
a) Título Profesional de Licenciado en Administración o en áreas afines. b) Tener colegiatura y amplia experiencia, no menor de cinco (02) años en el ejercicio de REQUISITOS Y la profesión y dos (01) años en cargos similares. COMPETENCIAS c) Experiencia en dirección de personal. PARA EL d) Capacitación profesional especializada. CARGO: e) Dominio de entorno Windows a nivel usuario. f) Excelentes habilidades en relaciones humanas. g) Persona proactiva y de excelente iniciativa.
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UNIDAD ORGÁNICA: CARGO :
FUNCIONES ESPECIFICAS:
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
GERENCIA GENERAL
ASISTENTE ADMINISTRATIVO a) Administrar óptimamente los recursos humanos, materiales y financieros del la Ferretería b) Proponer medidas técnico administrativas para el mejor funcionamiento de los recursos existentes. c) Controlar el manejo del fondo de operación conforme a los lineamientos establecidos. d) Determinar y establecer en coordinación con los jefes de las diversas áreas que integran la Empresa los programas necesarios para el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros. e) Coordinar la recopilación de información para integrar el presupuesto anual de egresos e ingresos de la Ferretería f) Elaborar y proponer programas de remodelación y ampliación de la Empresa g) Presentar los informes periódicos y extraordinarios que le sean solicitados por sus superiores. h) Analizar , determinar y presentar para su autorización las compras directas necesarias para el funcionamiento continuo y optimo del la Ferretería i) Controlar y verificar los depósitos de los ingresos por concepto de ventas generadas en la Empresa, de acuerdo a la normatividad establecida por la Gerencia General.
a) Cargo de apoyo que depende jerárquicamente del Gerente General. b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia, eficacia y de alcanzar los estándares esperados de la empresa. a) Título Lic. en Administración. b) Tener por lo menos dos (02) años de experiencia en cargos de similar nivel.
REQUISITOS Y COMPETENCIAS c) Dominio de entorno Windows a nivel usuario. PARA EL d) Experiencia en manejo de archivos y trámite documentario. CARGO: e) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones humanas.
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UNIDAD ORGÁNICA: CARGO :
Asistente Administrativo CONTADOR
a) Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido. b) Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios. c) Asesorar a los asociados en materia crediticia, cuando sea requerido FUNCIONES ESPECIFICAS:
d) Realización de la relación de las Cuentas por Cobrar y por Pagar. e) Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar. f) Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración.
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
a) Cargo de apoyo que depende jerárquicamente de Asistente Administrativo. b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia, productividad y confidencialidad. a) Título de profesional Lic. Contabilidad
b) Contador Publico REQUISITOS Y COMPETENCIAS c) Tener por lo menos dos (02) años de experiencia en cargos de similar nivel. PARA EL d) Dominio de entorno Windows a nivel usuario. CARGO: e) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones humanas.
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UNIDAD ORGÁNICA: Asistente Administrativo CARGO :
FUNCIONES ESPECIFICAS:
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
Dpto. COMPRAS a) Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago. b) Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas. c) Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas. Se debe aclarar de antemano que las funciones generales del departamento de compras no se encuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarse grandemente de una empresa a otra. d) Entrevistar a los proveedores o a sus representantes. e) Cotizar los precios, la calidad y el transporte. f) Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo y ajustes g) Vender desechos, sobrantes y artículos de desuso a) Cargo de línea que depende jerárquicamente del Asistente Administrativo b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia y productividad y costos
a) REQUISITOS Y b) COMPETENCIAS c) PARA EL d) CARGO:
Tener estudios superiores. Habilidades y conocimientos de compra y venta Experiencia de 2 años Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones humanas.
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UNIDAD ORGÁNICA: Asistente Administrativo CARGO :
FUNCIONES ESPECIFICAS:
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
COBRANZAS a) Planificar, organizar, controlar y evaluar las diferentes gestiones y procesos administrativos relacionados al cobro y otorgamiento de crédito de la empresa a nivel nacional. b) Proponer planes estratégicos en materia de cobranzas, enfocados a: a) Evitar el aumento de la mora, Potenciar los procesos de cobro, para una mejor la recuperación de la mora. c) Velar por la actualización y la correcta aplicación del Reglamento para la Cobranza. d) Proponer y supervisar el cumplimiento de políticas de cobro, que permitan una mejor recuperación de la mora activa e inactiva, de todos los servicios que ofrece la empresa. e) Velar la correcta implementación de procesos estandarizados y debidamente legalizados, a fin de optimizar la recuperación de la mora. f) Coordinar, establecer y supervisar controles y registros adecuados, para el desarrollo de una eficiente conducción de las cobranzas de la empresa, dentro de las Agencias Departamentales y Locales. g) Conciliar la mora c) Cargo de línea que depende jerárquicamente de la Asistencia Administrativa d) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia, productividad y eficacia de la empresa.
e) REQUISITOS Y f) COMPETENCIAS g) PARA EL h) CARGO:
Tener estudios superiores. Habilidades y conocimientos en Materia Numérica y Contable Experiencia en el Puesto 1 año Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones humanas.
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UNIDAD ORGÁNICA: LÍNEA DE DEPENDENCIA
ASISTENCIA EN VENTAS
Depende directamente del Gerente General e) Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. f) Establecer metas y objetivos.
FUNCIONES GENERALES:
g) Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos más cortos. h) Se trazan objetivos y estándares esperados de ventas que tienes que cumplirse i) Calcular la demanda y pronosticar las ventas. j) Reclutamiento, selección y capacitación Compensa, motiva y guía las fuerzas de venta. k) Conducir el análisis de Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas.
de costos
los
vendedores-
de
ventas
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UNIDAD ORGÁNICA: Asistencia Ventas CARGO :
Vendedores a) Establecer un nexo entre el cliente y la Empresa b) Comunicar adecuadamente a los clientes la información que la empresa preparó para ellos acerca de los productos y/o servicios que comercializa, como: precios de los productos promociones etc. c) Asesorar a los clientes: Acerca de cómo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer sus necesidades y deseos; Cómo utilizarlos apropiadamente para que tengan una óptima experiencia con ellos.
d) Contribuir activamente en la solución de Problemas FUNCIONES ESPECIFICAS:
e) Integrarse en las Actividades de Mercadotecnia de la Empresa f) Fidelizar al cliente g) Retroalimentar a la empresa informando a los canales adecuados (como el departamento de ventas y el de mercadotecnia) todo lo que sucede en el mercado, como:
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
inquietudes de los clientes (requerimientos, quejas, reclamos, agradecimientos, sugerencias, y otros de relevancia) 2) actividades de la competencia (introducción de nuevos productos, cambios de precio, bonificaciones, etc...). Brindar una buena atención al cliente
a) Cargo de línea que depende jerárquicamente de la Asistencia Administrativa b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia y productividad. Del Depende el éxito de la Empresa
a) Habilidades, conocimientos y experiencia REQUISITOS Y COMPETENCIAS b) Experiencia mínima de dos (01) PARA EL c) Persona de gran iniciativa, respetuosa y de trato cordial. CARGO: d) Amable , paciencia y buen trato al cliente
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UNIDAD ORGÁNICA: LÍNEA DE DEPENDENCIA
FUNCIONES GENERALES:
ASISTENCIA ALMACEN
Depende directamente del Gerente General a) b) c) d) e) f)
Recepción de Materiales Registro de entradas y salidas del Almacén. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y Contabilidad.
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UNIDAD ORGÁNICA: CARGO :
FUNCIONES ESPECIFICAS:
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
ASISTENCIA DE ALMACEN Logística
a) supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una buena relación con el mismo, así como gestionar el lanzamiento de nuevos programas dentro de la Empresa. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente. b) dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos. c) supervisar las actuaciones de logísticas e implementar las acciones de mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de la Empresa (Calidad, Producción, Eficiencia del Sistema,…). d) Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro. e) Analizar los procedimientos de distribución de las operaciones comerciales f) Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega g) Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logístico h) Gestionar y planificar las actividades de compras, producción, transporte, almacenaje y distribución. i) Un responsable en logística tiene en definitiva la función de la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.
a) Cargo de línea que depende jerárquicamente del Asistente de Almacén b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia , productividad y responsabilidad
a) Habilidades, conocimientos y experiencia en almacén REQUISITOS Y COMPETENCIAS b) Dominio del Entorno Windows a nivel usuario PARA EL c) Persona hábil proactiva. CARGO:
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UNIDAD ORGÁNICA: CARGO :
ASSITENCIA DE ALMACEN
DESPACHO - FACTURACION a) Archivar de acuerdo a la entidad las ordenes, con sus respectivas facturas y soportes para facilitar la realización de las cuentas de cobro y facturación de cada periodo
FUNCIONES ESPECIFICAS:
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
b) Relacionar la facturación mensual por entidades c) Atender las Peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de manera amable y eficaz d) Persona encargada de supervisar, coordinar y controlar los procesos de facturación, asegurando el cumplimiento de los contratos de servicios establecidos con los clientes. e) Habilidad para el manejo de sistemas administrativos. Conocimientos y manejo de Office, especialmente con destrezas en Excel. f) Facilidad de expresión y habilidad para interactuar con los diferentes áreas de la empresa, organizacionales. g) Verificar si los productos se encuentran en buen estado h) Entregar conforme factura o comprobante de pago todos los productos i) Archivar las boletas facturas y llevar un control de salida de productos j) Tener en cuenta si contamos con stock o comunicarse con su área para abastecer el almacén
a) Cargo de línea que depende jerárquicamente del Coordinador de la sección de reparaciones y mantenimiento. b) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia y productividad. Supervisa el trabajo del auxiliar.
REQUISITOS Y a) Electricista titulado en Instituto Tecnológico o SENATI. COMPETENCIAS b) Experiencia no menor de tres (03) años en actividades de su competencia. PARA EL c) Persona de gran iniciativa, respetuosa y de trato cordial. CARGO:
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UNIDAD ORGÁNICA: LÍNEA DE DEPENDENCIA
FUNCIONES GENERALES:
ASISTENCIA DE TRANSPORTE
Depende directamente del Gerente General a) Proponer y ejecutar el plan de mantenimiento de las unidades móviles de acuerdo a las recomendaciones técnicas de cuidado y conservación b) Proporcionar en función de las demandas administrativas , los servicios transporte c) Llevar el registro de la información detallada de cada unidad móvil , datos técnicos importantes , fecha de recepción de la unidad en la sección y un historial del mantenimiento realizado d) Brindar el servicio de entrega a través del transporte con respeto , amabilidad y cortesía , fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional e) Elaborar informes mensuales de servicio brindados
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UNIDAD ORGÁNICA: ASISTENCIA DE TRANSPORTE CARGO :
CONDUCTOR
FUNCIONES ESPECIFICAS:
a) Manipular los equipos, mobiliario, herramientas y conducir las unidades móviles, con profesionalismo y responsabilidad técnica. b) Registrar la información detallada de la unidad móvil, datos técnicos, fecha de recepción de la unidad y un historial del mantenimiento realizado. c) Mantener actualizado el registro de combustible y de los servicios de transporte realizados por la unidad móvil. d) Conservar en buen estado de funcionamiento y de limpieza, las unidades móviles a su cargo. e) Proponer y participar en la ejecución del plan de mantenimiento de las unidades móviles, de acuerdo a las recomendaciones técnicas de cuidado y conservación. f) Informar oportunamente, sobre los desperfectos y detalles de las fallas y apoyar en la coordinación de la atención de los servicios de reparación correspondientes. g) Verificar los datos exigidos normativamente para la atención del servicio a las empresas clientes. h) Solicitar oportunamente el combustible y el dinero para peajes, si fuera necesario, para el desarrollo normal del servicio. i) Informar inmediatamente por escrito y en detalle los hechos y las circunstancias en que ocurrieran accidentes y apoyar en dar parte a la policía y a la empresa de seguro. j) Atender a los usuarios del servicio con respeto, amabilidad y cortesía, fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional.
RELACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSAB.
e) Cargo de línea que depende jerárquicamente de la Asistencia de Transporte f) Es responsable del cabal cumplimiento de las funciones asignadas a su cargo bajo los principios de calidad, eficiencia y Responsabilidad
i) Tener estudios superiores. j) Licencia de conducir de categoría profesional. REQUISITOS Y k) Habilidades y conocimientos de mecánica automotriz. COMPETENCIAS l) Experiencia en conducir vehículos medianos, grandes no menor de tres (03) años. PARA EL m) Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en relaciones CARGO: humanas. n) Ser muy responsables
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