Michelle Pfaff

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Adobe Adobe

®®

Michelle Pfaff

Acrobat 6.0 ®

S t a n d a rd & P ro f e s s i o n a l Aplicando Funcionalidades aos Seus Documentos PDF

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Sumário Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF ................................. 1 Criando Documentos PDF Diretamente no Acrobat ............................... 3 Acrobat Distiller: Criando Documentos PDF a Partir de Qualquer Aplicativo .............................................................. 3 PDFMaker: Criando Documentos PDF a Partir de Aplicativos do Office ....... 6 Capítulo 2 – Gerenciando a Qualidade de Saída de um Arquivo PDF ..................................................................... 13 Selecionando uma Setagem de Conversão .......................................... 14 Criando uma Setagem de Conversão Personalizada ............................. 15 Salvando as Setagens Especificadas ..................................................... 25 Capítulo 3 – Navegando e Visualizando Páginas no Acrobat ........... 27 Interface – Visualização de Páginas ...................................................... 28 Navegação .......................................................................................... 29 Capítulo 4 – Editando um Documento PDF e Convertendo Para Outros Formatos ................................................. 33 Edições Básicas – Ferramentas de Edição de Texto e Imagens .............. 34 Alteração e Exclusão de Páginas .......................................................... 37 Recorte de Páginas .............................................................................. 42 Numeração de Páginas ........................................................................ 44 Convertendo Arquivos PDF Para Outros Formatos ............................... 45 Extraindo Texto ................................................................................... 46 Extraindo Imagens .............................................................................. 47 Capítulo 5 – Criando e Usando Marcadores (Bookmarks) ............... 53 Criação de Marcadores (Bookmarks) .................................................... 54 Convertendo Estilos do Word .............................................................. 54 Editando Propriedades de Bookmarks .................................................. 56 Capítulo 6 – Setando Ações Através de Hyperlinks .......................... 61 Levando a Outra Página no Mesmo Documento ................................. 62 Editando um Link ................................................................................ 64 Outras Opções de Ações ..................................................................... 64

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Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional

Capítulo 7 – Aplicando Segurança em Documentos PDF ................. 69 Colocando Dados Sobre o Documento ............................................... 70 Opções de Abertura do Documento .................................................... 71 Setagens de Segurança ....................................................................... 72 Capítulo 8 – Assinando Documentos Digitalmente .......................... 77 Como Funciona uma Assinatura Digital? .............................................. 78 Exemplo – Analogia Entre Mundo Real e Mundo Digital ...................... 79 A Assinatura Digital na Prática – Sistemas Disponíveis .......................... 79 Criando um Perfil de Usuário (Chave Privada) ...................................... 80 Assinando o Documento ..................................................................... 84 Validando uma Assinatura Digital ........................................................ 86 Visualizando Alterações em Documentos Assinados ............................. 88 Excluindo Assinaturas .......................................................................... 88 Capítulo 9 – Criando Comentários e Anotações ............................... 93 Comentando Documentos Localmente ............................................... 94 Lidando com Comentários .................................................................. 97 Imprimindo Documentos com Seus Comentários ................................ 99 Capítulo 10 – Comentando Documentos On-line ........................... 103 Configurações ................................................................................... 105 Comentando um Documento na Rede .............................................. 106 Capítulo 11 – Inserindo Recursos Multimídia ................................. 109 Inserindo Arquivos de Som e Vídeo ................................................... 111 Inserindo Animações de Transição de Página ..................................... 114 Capítulo 12 – Criando Formulários ................................................. 119 Criando Campos ............................................................................... 121 Criando Tabelas ................................................................................. 129 Criando Relações Entre os Campos .................................................... 130 Alterando Propriedades de Campos ................................................... 131 Lidando com Dados .......................................................................... 132 Capítulo 13 – Convertendo Documentos Digitalizados (OCR) ...... 137 Digitalizando Documentos ................................................................ 139 Fazendo Reconhecimento de Caracteres ............................................ 140 Corrigindo Palavras ........................................................................... 141

Sumário

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Capítulo 14 – Fazendo Busca de Palavras (Adobe Catalog) ........... 145 Preparando os Documentos .............................................................. 146 Criando o Índice ................................................................................ 147 Fazendo Buscas ................................................................................. 150 Usando Critérios Avançados de Busca ................................................ 151 Capítulo 15 – Capturando Sites ...................................................... 155 Baixando Páginas da Internet ............................................................ 156 Especificando Preferências de Download ........................................... 160 Capítulo 16 – Automatizando Processos Repetitivos...................... 163 Definindo uma Seqüência de Ações ................................................... 164 Executando uma Seqüência de Ações ................................................ 167 Capítulo 17 – Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe. .... 169 Capítulo 18 – Teste Seus Conhecimentos em Adobe Acrobat ........ 173

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Introdução O Formato PDF e o Adobe Acrobat O formato PDF foi criado pela Adobe Systems Inc. em 1991 mas comercializado oficialmente pela primeira vez em 1993. Desde então, esta tecnologia vem sendo aprimorada para se tornar hoje um formato padrão para quem necessita distribuir, processar e armazenar documentos com facilidade e segurança. É o conceito de Documentação Eletrônica, ou escritório sem papel, onde a maior parte dos processos se dá por via digital, trazendo rapidez aos processos de comunicação, aumentando a produtividade e gerando grandes economias nas empresas. Com o uso do formato PDF e do Adobe Acrobat, que permite que se incorporem funcionalidades de segurança e interatividade ao documento, além de processamento de informações e integração com banco de dados via formulários eletrônicos, isto se torna bastante viável, especialmente se estes estiverem integrados a sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Workflow (Sistema de controle e gerenciamento de fluxos e processos corporativos). Este livro tem por objetivo mostrar como utilizar a ferramenta Adobe Acrobat 6.0 (versões Standard e Professional) e como aplicar funcionalidades aos seus documentos.

Primeiros Conceitos Sobre Documentação Eletrônica O Adobe® Portable Document Format (PDF) é um padrão aberto para distribuição eletrônica mundial de documentos. Trata-se de um

Introdução

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formato “universal” (que todos podem ver sem precisar comprar nenhum aplicativo) de arquivos que preserva todas as fontes, itens de formatação, cores e gráficos de qualquer documento original, independentemente do aplicativo e da plataforma utilizados para sua criação. O usuário de um documento pode vê-lo tanto em sua estação PC, quanto Macintosh, Unix, ou até mesmo em seu Palmtop ou Handheld. Os arquivos PDF são compactos e podem ser compartilhados, exibidos, navegados e impressos exatamente da forma como eles foram criados por qualquer pessoa que tenha um Adobe Acrobat® Reader® gratuito. Você pode converter qualquer documento em Adobe PDF utilizando o software Adobe Acrobat.

Por que Transformar Documentos em Arquivos PDF Digitais? Todo tipo de documento, como contratos, manuais de uso de softwares, revistas, jornais, etc., pode ser convertido para o formato PDF, permitindo assim sua fácil distribuição e armazenamento. Além disso, formulários em papel podem se tornar formulários eletrônicos em PDF (por exemplo formulários de envio de despesas de viagens, pedidos de reembolso, cadastro de clientes, etc.), interagindo com banco de dados ODBC, usando scripts escritos preferencialmente na linguagem Adobe Javascript. Estes podem ser distribuídos também de diversas maneiras: em impressões, anexados a mensagens de email, em servidores corporativos, enviados para sites da Web ou em CD-ROM, podendo ser vistos em qualquer sistema operacional e dispositivo eletrônico (Windows, Mac, Unix, Palmtops, Handhelds e até mesmo celulares) facilitando assim a comunicação e disponibilização de dados nas empresas.

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É possível fazer o download facilmente do Acrobat Reader gratuito do site da Adobe (http://www.adobe.com.br/products/acrobat/ readstep2.html) na Web. Mais de 300 milhões de cópias já foram distribuídas pelo mundo, o que comprova o sucesso deste formato. Os arquivos PDF gerados especificamente para serem veiculados na Web, ou enviados via rede, são bastante compactos (e, na maioria dos casos, menores do que seus arquivos originais), evitando a sobrecarga de sua rede, além de possibilitarem o download do documento em Streaming, facilitando o acesso rápido a partes do documento enquanto ele ainda não chegou por completo. Com o software Acrobat 6.0, você pode adicionar características importantes de interatividade para a navegação, distribuição e segurança do documento, como marcadores, miniaturas de páginas, opções de senha e assinatura eletrônica. O Acrobat 6.0 também permite que você comente e aprove documentos Adobe PDF online, usando um navegador da Web. Ao instalar o software Adobe Acrobat você estará instalando na sua máquina os seguintes componentes do pacote Acrobat: Adobe Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller, Paper Capture (plug-in com download a partir do site da Adobe, só disponível na versão em inglês, auto instalável), Catalog (plugin só disponível na versão em inglês, auto-instalável) e PDFMaker (macro específica, auto-instalável, para o MS-Office). Estes componentes são necessários para que você possa executar todos os exercícios propostos neste livro e para que você possa desfrutar de todas as potencialidades do formato Adobe PDF e do software Adobe Acrobat 6.0. Os comandos aqui descritos são da versão 6.0 Standard e Professional em inglês, e as telas foram capturadas em um PC, mas usuários

Introdução

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de Macintosh e usuários do Acrobat 5.0 também podem usar este livro como referência. Ao final de cada capítulo existe um resumo descrevendo a seqüência para executar os principais comandos descritos em detalhes ao longo do livro. Serve como uma referência rápida se você já leu as explicações completas dos capítulos e quer apenas relembrar alguma seqüência sem precisar ler todos os detalhes.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF

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CAPÍTULO

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Criando Arquivos no Formato PDF

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Podemos criar arquivos PDF a partir de qualquer aplicativo que tenha capacidade de impressão. Existem três formas principais de fazê-lo: ❏ Abrindo arquivos diretamente no Acrobat.

Você pode abrir arquivos criados em outros aplicativos diretamente no Acrobat, gerando automaticamente os arquivos no formato PDF. ❏ Através da “impressora virtual” Acrobat Distiller.

Esta “impressora” é instalada quando se faz a instalação do Acrobat. Ela permite que se gereM PDFs a partir de qualquer software, pois ela funciona como uma impressora virtual, que, ao invés de imprimir seu documento em papel, vai imprimi-lo em sua versão digital, no formato PDF. É totalmente configurável, permitindo gerar documentos para toda e qualquer necessidade do usuário. ❏ Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office.

O PDFMaker é uma Macro em Visual Basic que é instalada em aplicativos do Office quando se faz a instalação do Adobe Acrobat após o Microsoft Office já estar instalado na máquina. Ela faz uso do Distiller como gerador do PDF, mas interage com ele para transformar algumas características do documento do Office (como por exemplo hyperlinks e índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint) em características do documento PDF. ATENÇÃO É apenas utilizando o PDFMaker que conseguimos transformar as características de interatividade do Office em características de interatividade do PDF.


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Criando Documentos PDF Diretamente no Acrobat Para criar documentos PDF diretamente no Acrobat, basta clicar em File> Create PDF> From file, e selecionar os arquivos que você deseja abrir como PDF. Depois que eles estiverem abertos no Acrobat, salve-os. Os formatos de arquivo abertos diretamente pelo Acrobat são: arquivos de imagem (GIF, JPG, TIF, BMP, PNG), arquivos do Office (DOC, PPT, XLS, RTF, PPS), Microsoft Project (MPP), Microsoft Visio (VSD), Postscript (OS, EPS), arquivos de texto (TXT), arquivos html (HTML) e arquivos Autocad (DWG, MDT). Vamos experimentar agora a geração de PDFs de duas formas diferentes no exercício propostO abaixo.

Acrobat Distiller: Criando Documentos PDF a Partir de Qualquer Aplicativo Neste exercício, veremos como criar um arquivo PDF a partir de qualquer aplicativo.

Exercício Para criar um documento PDF, precisamos abrir um documento em um aplicativo qualquer (Se você quiser, pode fazer o exercício no Word mesmo, pois tudo o que deve ser feito em outro aplicativo também pode ser feito no Word, e ainda conseguimos comparar as vantagens de uso do PDFMaker nos aplicativos do Office). No menu superior do aplicativo, clique em File> Print e acesse a caixa de diálogo de impressão, como se fosse imprimir o arquivo em papel.

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A diferença é que, no local onde fica(m) definida(s) a(s) impressora(s) na nossa máquina, vamos escolher como impressora o Acrobat Distiller (que a partir da versão 6.0 do Acrobat passou a mostrar o nome de Adobe PDF, como você pode ver na figura abaixo).

Figura 1.1 Caixa de diálogo de impressão.

Clicando no botão Propriedades (ou Properties), a nova janela aberta (ilustrada na Figura 1.2) nos apresenta as guias para configuração do documento a ser convertido. No exemplo abaixo vemos a configuração Standard predefinida, mas clicando na seta lateral da opção Default Settings podemos escolher outras configurações.

Figura 1.2 Guias para configuração do documento a ser convertido.


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As preexistentes (estão presentes desde a instalação do Acrobat) são estas (conforme mostra a Figura 1.3): High Quality, PDFX1A, PDFX3, Press Quality, Smallest File Size e Standard (No Acrobat 5 as opções são Ebook, Press, Print e Screen). Cada uma delas, que nós chamamos de job options, corresponde a uma finalidade para a qual vai ser gerado o documento. São elas:

Figura 1.3 Job Options – Opções para configuração do PDF. ❏ Smallest File Size (equivalente à Screen): Gera o arquivo o mais

compacto possível, otimizado para distribuição via rede e Internet, e para ser visualizado em tela de computador. Não tem preocupações em imprimir bem, mas isso não significa que não possa ser impresso. ❏ Standard (equivalente à EBook): Também é um arquivo para ser

visualizado na tela, mas há algumas preocupações com a forma como ele vai ser impresso. É mais pesado que o arquivo gerado com o Screen. ❏ Press Quality (equivalente à Press): Arquivo para impressão em

impressoras laser ou até mesmo fotolito. É bem mais pesado que os anteriores, porque precisa manter uma boa qualidade para a impressão. ❏ High Quality (equivalente à Print): Arquivo para offset. Inclui

características de gerenciamento de cores, posicionamento de imagens, etc.

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❏ PDFX1a e PDFX3: Formato de arquivo usado para configurações

específicas de uso de gráficas. Para este exercício, escolha a setagem Smallest File Size. Clique em OK para salvar sua escolha. Clique em OK agora na caixa de impressão (onde você escolheu a impressora Adobe PDF) para iniciar a impressão do documento. Escolha um diretório e salve o seu documento PDF. Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

OBSERVAÇÃO Repare que, se você usar apenas o Distiller para gerar documentos do Word, você não conseguirá converter as características de interatividade do documento original (Hyperlinks, índices, etc.). Para que isto aconteça, você realmente precisa do PDFMaker, como veremos a seguir. Existe uma versão para servidor do Acrobat Distiller (impressora Adobe PDF), que é o Acrobat Distiller Server, indicado para empresas que têm um grande volume de documentos a serem transformados em PDF, e que precisam centralizar sua geração.

PDFMaker: Criando Documentos PDF a Partir de Aplicativos do Office Os aplicativos do Office nas versões 97, 2000 e XP (Word, Excel, PowerPoint e Outlook), além do Internet Explorer, apresentam dois botões para facilitar a criação de arquivos PDF. Na versão Acrobat 6.0 Professional, também são criados botões para aplicativos de engenharia e projeto (Autocad, Microsoft Visio e Microsoft Project). É a partir deles que podemos acessar a macro em Visual Basic, que chamamos de PDFMaker, que permite a geração do PDF a partir do documento original, utilizando o Distiller, e ainda mantém algumas características do documento Word (como por exemplo hyperlinks,


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índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint) convertendo-as da “linguagem Office” para a “linguagem Acrobat”. OBSERVAÇÃO O Acrobat deve ser instalado após os outros aplicativos, pois só assim os botões que facilitam a criação do PDF aparecem.

Exercício No Word, vamos abrir um arquivo e usar o PDFMaker para criar nosso segundo documento PDF – usando o menu Adobe PDF ou clicando no botão ilustrado abaixo.

Figura 1.4 Botões do Office.

Botões do Office, da esquerda para a direita – Converte para PDF, Converte para PDF e envia por e-mail, Converte para PDF e envia para revisão (abre a caixa de e-mail do usuário – se este tiver um programa de e-mail configurado – já com o arquivo anexado). Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings (no menu principal do Word) para ver as configurações aplicáveis ao arquivo a ser gerado. Na guia Settings temos acesso às configurações do Distiller para determinar para que função estamos gerando o nosso PDF. No exemplo abaixo (Figura 1.5) vemos a configuração Smallest File Size, mas clicando na seta lateral da opção Conversion Settings podemos escolher outras configurações. Repare que é a mesma caixa de diálogo vista no exercício anterior.

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Figura 1.5 Guia de configuração das setagens para gerar o PDF.

Escolheremos novamente a setagem Smallest File Size, para efeito de exercício. Se o documento utilizado tiver índices gerados no Word, ou hyperlinks, precisamos configurar as guias Word e Bookmarks para que eles sejam mantidos no PDF gerado. Veja os exemplos na Figura 1.6. Clique na guia Word e configure-a de acordo com as características presentes em seu documento Word e que você quer manter em seu PDF. Por exemplo, se você tiver feito comentários na página, marque Convert comments to notes; se você tiver links internos, marque Convert cross-references and table of contents to links, e continue assim por diante definindo a forma de visualização das páginas, comentários, caixas de texto, numeração de páginas e índices, além de cabeçalhos e rodapés.


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Figura 1.6 Guia de configuração das conversões de propriedades do Word.

Agora clique na guia Bookmarks para fazer sua configuração, determinando como será feita a conversão dos Estilos em seu documento Word para Bookmarks (Referências de navegação no documento PDF, como veremos mais à frente). Veja a tela a seguir usada como exemplo (Figura 1.7). Se você tem algum tipo de formatação no seu documento Word, marque as caixas de acordo com as suas necessidades. Se você quer converter os seus Word Headings (Títulos) em Bookmarks, marque a primeira caixinha. Deixe a segunda caixa (linha de baixo) desmarcada. Se você tem algum estilo específico que também deseja transformar em referência para navegação, marque apenas os necessários. Isto vai tornar a criação do seu PDF mais rápida e consistente (Se você marcar todos, corre o risco de ter todo o seu texto transformado em Bookmark).

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Veja o exemplo abaixo: Eu quero apenas que meus estilos usados como títulos de meus documentos (que são o “Título de Capítulo – livro Acrobat” e o “Título – livro Acrobat”, no exemplo abaixo) sejam transformados em Bookmarks, e por isso deixei apenas os dois marcados na listagem.

Figura 1.7 Guia para conversão de Bookmarks.

Clique em OK para fechar a caixa de configurações e clique no primeiro botão da esquerda (ilustração abaixo) para gerar o pdf e salvá-lo na sua máquina, ou clique no botão do meio para gerar o PDF e enviá-lo por e-mail, ou no último para enviá-lo para revisão. Quando a caixa de diálogo “Save PDF file as” se abrir, escolha um diretório e um nome para o seu PDF e salve-o.


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Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo. DICA Você pode refazer o mesmo processo de criação usando outras configurações (Standard, High Quality, etc.). Compare o tamanho dos diferentes arquivos gerados entre eles e com o original. Se o seu original tem mais de 20 Kb, você poderá observar uma significante diferença de tamanho entre o documento original e o documento gerado através da configuração Standard (Screen se você estiver usando o Acrobat 5).

É esta diferença que faz com que o formato PDF seja bastante vantajoso na hora de distribuir e disponibilizar documentos via email ou Internet, ou até mesmo armazená-los. Para as empresas, isto pode gerar uma grande economia de recurso e grande aumento de produtividade, pois há uma demanda menor de uso de banda e de recursos de armazenamento.

Resumo Rápido Criando Documentos PDF Diretamente no Acrobat 1. Clique em File> Create PDF> From file. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Advanced Settings. 2. Selecione o formato do seu documento original. 3. Clique em OK.

Acrobat Distiller: Criando Documentos PDF a Partir de Qualquer Aplicativo 1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo original.

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2. Clique em File> Print. 3. Selecione como impressora o Acrobat Distiller (Adobe PDF). 4. Clique no botão de propriedades. 5. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Edit. 6. Clique em OK para fechar as janelas de configuração. 7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

PDFMaker: Criando Documentos PDF a Partir de Aplicativos do Office 1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo do Office. 2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings. 3. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Advanced Settings. 4. Especifique as configurações desejadas nas guias Security, Word e Bookmarks. 5. Clique em OK para fechar as janelas de configuração. 6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF. 7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

Capítulo 2 – Gerenciando a Qualidade de Saída de um Arquivo PDF

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CAPÍTULO

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Gerenciando a Qualidade de Saída de um Arquivo PDF

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Vimos no capítulo anterior como criar arquivos PDF a partir de qualquer aplicativo, e também especificando conversões entre a “linguagem” do Word e a “linguagem” do Acrobat. Vimos também como definir a melhor setagem de conversão de acordo com o objetivo de uso do PDF, usando as opções High Quality, Press Quality, Smallest File Size e Standard. Vale ressaltar que estas quatro opções já são suficientes na maioria dos casos, mas você, como usuário experiente, pode definir setagens específicas de conversão do documento para otimizá-lo de acordo com suas necessidades. Neste capítulo veremos como fazê-lo.

Selecionando uma Setagem de Conversão Exercício Para criar uma nova setagem de conversão, podemos partir de uma preexistente e alterá-la. Para isso vamos abrir a caixa de configuração das setagens de conversão do PDF (como fizemos nos exercícios anteriores). Em qualquer aplicativo (para facilitar, você pode continuar no Word), clique em File> Print – lembre-se de que o procedimento para criação de PDFs é igual em qualquer aplicativo. Como impressora, escolha o Adobe PDF e clique em Properties. A caixa de diálogo onde você pode especificar as setagens de conversão se abrirá (Figura 2.1). Escolha a opção Standard e clique no botão Edit.


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Figura 2.1 Caixa de diálogo para seleção de setagens de conversão.

Criando uma Setagem de Conversão Personalizada Uma nova janela de diálogo será então aberta com várias guias, para configuração das opções desejadas. Examinaremos uma a uma estas guias, explicando suas opções. Como exercício, criaremos uma nova setagem. Defina a compatibilidade de seus arquivos com relação à versão de Acrobat (ou Acrobat Reader, que apenas lê os documentos) que seus leitores possam ter. A versão Acrobat 5.0 só deve ser usada se você tem certeza de que eles possuem a versão mais nova do software de leitura de PDF (Acrobat Reader).

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Figura 2.2 Guia General.

Se você não tem essa certeza (e se você não vai utilizar nenhum recurso exclusivo da versão 5.0, como necessidade de aplicar segurança de 128 bits e suporte a leitores de tela) procure utilizar a versão 4.0, pois na 3.0 falta suporte a muitas características interessantes do PDF, como busca em fontes True Type, suporte a imagens com máscara e gerenciamento de cores em geral. É importante marcar a caixa Optimize for fast web view, pois ela permite fazer o Streaming do documento, o que significa que, quando uma pessoa tentar abrir este PDF em um site da Web, ela não precisará esperar que este documento seja inteiramente carregado em sua máquina para ler o documento, porque este será mostrado aos poucos enquanto carrega o resto, permitindo uma leitura mais rápida.


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Você pode deixar desmarcada a opção Embed Thumbnails (miniaturas para facilitar a leitura dos documentos), pois estas são criadas automaticamente quando, ao abrir o documento no Acrobat, você abrir a guia Thumbnails. Isto deixa o documento mais leve, especialmente se ele tiver muitas páginas. O comando Auto Rotate Pages rotacionará as páginas de acordo com a orientação do texto, individualmente ou de acordo com a maioria das páginas do arquivo. Por exemplo, se um documento exibe texto corrido na horizontal e uma página contendo uma tabela está com o texto vertical por ser muito grande e não caber na largura, só na altura, o Acrobat pode detectar isto e rotacionar esta página individualmente, pois documentos PDF aceitam páginas em formatos e orientações diferentes em um mesmo arquivo. No comando Pages From, você define se vai converter seu documento inteiro ou apenas parte dele em PDF. Binding define como a página inicial do seu documento será considerada, se página à esquerda ou à direita (como os livros). Resolution emula a resolução de impressão do documento. A princípio deixa-se seu valor Default (600 dpi), mas se estamos buscando diminuir ao máximo o tamanho do arquivo final, por exemplo, e sua finalidade é para visualização em tela, colocaremos 72 dpi. Default Page Size determina o tamanho da página do arquivo final. Normalmente, não é preciso se preocupar com esta setagem, pois os arquivos de origem já contêm esta informação (por exemplo, se você está trabalhando em um documento com tamanho de página A4 no Word, o Distiller reconhece este tamanho como “tamanho original” do documento e não altera este tamanho). A única exceção é para arquivos EPS e alguns arquivos PostScript, que não contêm informação de tamanho de página. Neste caso, o Distiller tomará

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como base este tamanho de página aqui descrito. Você pode especificá-lo em várias unidades de acordo com sua necessidade.

Figura 2.3 Guia Images.

Nesta guia você define as opções de compressão para cada tipo de imagem utilizado no seu documento: Colorida (Color Images), em tons de cinza (Grayscale Images) ou monocromáticas (Monochrome Images). Para cada uma delas você define a compressão das imagens. O que você deve saber é que a resolução escolhida determina a qualidade e o tamanho de seu arquivo. Você pode tomar como base 3 faixas de resolução para os seus arquivos:


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❏ 72 dpi – Resolução para Tela. Se o seu documento será apenas

visualizado em telas de computador ou Palmtops, você pode determinar que todas as suas imagens acima de 72 dpi tenham sua resolução reduzida para 72 dpi. ❏ 150 dpi a 300 dpi – Resolução para impressão em impressora jato

de tinta ou laser. Se seu documento será impresso, é aconselhável manter suas imagens entre 150 e 300 dpi. Lembre-se que, quanto menor a resolução, mais leve fica seu arquivo. Normalmente, é possível manter suas imagens em 150 dpi. DICA Se você não tem muita experiência e não sabe se é melhor deixar suas imagens em 150 ou 300 dpi, gere dois arquivos, cada um com uma resolução, e escolha o que se adequar melhor às suas necessidades de tamanho e qualidade, ou pergunte a quem vai imprimir seu documento.

❏ 600 dpi a 4000 dpi – Para arquivos destinados a fotolito ou Offset.

Para arquivos que serão enviados para uma gráfica, esta deve ser a resolução escolhida. Lembre-se que, se no seu arquivo original as imagens estão com uma resolução abaixo desta, o Acrobat não é capaz de aumentá-la, e você corre o risco de não obter a qualidade ideal desejada. DICA Se você está preparando arquivos para enviar para uma gráfica, peça orientação sobre as setagens aconselhadas para o seu caso específico; algumas fornecem até mesmo o arquivo .joboptions para configuração do Acrobat (como estamos fazendo aqui).

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Em termos de forma de compressão (Average Downsampling, Subsampling ou Bicubic Downsampling) a última é sempre melhor, pois distribui a cor de maneira mais uniforme na redução de pixels, mas esta é a mais lenta. A menos que a geração dos seus pdfs esteja parecendo muito lenta, prefira sempre usar Bicubic Downsampling. Na opção Compression, deixe marcado como Automatic, pois o Acrobat determina sozinho qual a melhor para cada tipo de imagem (JPEG para imagens com muitas cores – fotografias, por exemplo – e ZIP para imagens com poucas cores ou com áreas de cor uniformes – ilustrações por exemplo). Em Quality, deixe como Medium, pois geralmente é a melhor relação em termos de “custo-benefício” na relação “qualidade de imagem (resolução) - tamanho de arquivo”. Para as imagens monocromáticas, existem as opções CCITT 3 e 4, para imagens em preto-e-branco, ou Run length para imagens com grandes áreas de preto ou branco.

Figura 2.4 Guia Fonts.


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As Fontes (tipos de letras) em um documento são muito importantes para seu layout (visual da página). Mas devemos ressaltar que nem todas as pessoas têm as mesmas fontes instaladas em seus computadores. O que acaba acontecendo é que, se uma pessoa criou um documento com uma fonte toda trabalhada e enviar este documento a outra pessoa, se esta não tiver a mesma fonte trabalhada em seu computador, ela não conseguirá visualizar o documento da forma como seu criador deseja, além de permitir edição do texto do PDF posteriormente, mesmo se a fonte não estiver instalada. O formato PDF resolve este problema, e é nesta guia ilustrada acima que você consegue determinar que isso não aconteça. O termo Embed All Fonts significa Embutir as Fontes utilizadas no documento. Com esta opção marcada, seu leitor conseguirá ver o documento exatamente da forma como você o criou, mesmo que ele não tenha as fontes utilizadas no documento, pois elas estão “inclusas” nele. É importante lembrar que esta opção aumenta o tamanho do documento. Se você não quer embutir todas as fontes em seu documento, defina uma porcentagem (segunda opção, abaixo da caixa Embed all Fonts), por exemplo, 50%. Se as letras utilizadas daquela fonte no documento representarem menos de 50% de seu total (alfabeto + caracteres especiais), serão levadas para o documento apenas aquelas letras utilizadas no documento, e não a fonte completa. Esta opção é interessante quando você precisa de um documento extremamente pequeno e este não precisará ser alterado futuramente. Você pode definir ainda opções de aviso caso haja algum problema na execução deste comando (Avisar e continuar, Ignorar ou Cancelar Processo – respectivamente Warn and Continue, Ignore ou Cancel Job). Você pode ainda definir fontes que você quer que sejam sempre embutidas ou nunca embutidas (selecione na lista da esquerda clicando na fonte desejada – aperte a tecla Ctrl caso deseje selecionar

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mais de uma) e clique no botão correspondente para enviar para a caixa de Always Embed (tem prioridade em cima de qualquer outra setagem) ou Never Embed.

Figura 2.5 Guia Color.

Você pode utilizar esta guia para configurar as opções de gerenciamento de cor do seu arquivo, caso não deseje utilizar as setagens do documento original (se desejar mantê-las, não escolha nenhuma setagem de conversão – mantenha o None na setagem Settings File). Escolha então uma setagem no Settings File ou personalize a sua. Escolha a forma de conversão (Color Management Policies) e seu universo de cores (Working Spaces). Depois defina ainda que funções específicas do documento você quer manter (setagens de Overprint, informação de Halftone, etc.), na área de Device-Dependent Data.


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DICA Se você está preparando um arquivo para ser veiculado, e este necessita de gerenciamento de cores, geralmente a gráfica que vai imprimir seu trabalho ou a agência que definiu as especificidades de cor das marcas e ilustrações utilizadas poderão indicar as setagens a serem utilizadas.

Figura 2.6 Guia Advanced.

Esta guia é o local onde você especifica os DSC (Document Structuring Conventions – fornece informações sobre o documento, como data de criação, orientação das páginas, aplicativo de origem, etc., e sobre a estrutura do documento, como início e final de sessão, etc.). É uma área mais importante para os documentos que serão enviados para fotolito ou offset.

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DICA Para saber quais setagens utilizar, peça orientação à gráfica sobre suas setagens preferidas.

Figura 2.7 Guia PDF/X.

Nesta Guia você especifica setagens de conversão para quando for criar documentos a serem enviados para indústria gráfica. Se você precisa enviar algum documento para gráfica ou fotolito, peça para ser orientado sobre a configuração do arquivo joboptions. Algumas gráficas inclusive enviam o arquivo de joboptions já pronto.


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Salvando as Setagens Especificadas Após passar por todas estas guias, podemos salvar o nosso arquivo pessoal de setagem (que chamamos de Job Options). Clique no botão de Save As e salve o seu arquivo com a extensão .joboptions, no diretório indicado, para poder acessá-lo sempre a partir do Adobe PDF/ Distiller. A partir de agora, sempre que você for criar um PDF e abrir a caixa de setagens de configuração do Distiller (File >Print >(escolha a impressora) Adobe PDF >Properties >Adobe PDF Settings), terá acesso à sua setagem personalizada.

DICA Se você desejar enviar este arquivo personalizado para alguém, basta localizar o diretório onde estão os arquivos *.joboptions (costuma estar em C:\Arquivos de programas\Adobe\Acrobat 6.0\Distiller\Settings), copiar o arquivo desejado e enviar.

Se você receber este tipo de arquivo de uma gráfica, por exemplo, copie-o para a mesma pasta acima para ter acesso às configurações na área de Conversion Settings do Distiller.

Resumo Rápido Selecionando uma Setagem de Conversão 1. Clique em File> Print. 2. Selecione como impressora o Adobe PDF. 3. Clique no botão de propriedades. 4. Selecione a guia Adobe PDF Settings. 5. Escolha a setagem desejada.

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Criando uma Setagem de Conversão Personalizada 1. Clique em File> Print. 2. Selecione como impressora o Adobe PDF. 3. Clique no botão de propriedades. 4. Selecione a guia Adobe PDF Settings. 5. Escolha a setagem desejada. 6. Clique no botão Edit. 7. Em cada guia (General, Compression, Fonts, Color, Advanced e PDF/X) defina as opções desejadas. 8. Clique em Save As, para salvar sua setagem personalizada (joboptions).

Salvando as Setagens Especificadas 1. Após fazer todos os passos citados no tópico acima, clique no botão de Save As. 2. Salve o seu arquivo com a extensão .joboptions.

Capítulo 3 – Navegando e Visualizando Páginas no Acrobat

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CAPÍTULO

3

Navegando e Visualizando Páginas no Acrobat

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O Acrobat oferece várias maneiras de se navegar facilmente através do documento. Neste capítulo veremos como aumentar e diminuir o zoom do documento, como navegar pelas páginas através de suas miniaturas (Thumbnails ou simplesmente Pages, no Acrobat 6) e através da estrutura do conteúdo (Bookmarks).

Interface – Visualização de Páginas Exercício Abra um arquivo PDF no Acrobat. Pode ser o mesmo arquivo criado com o PDFMaker no exercício anterior, para possibilitar a visualização das páginas. Observe a interface. Clique nas miniaturas das páginas para navegar entre elas (Guia Pages). Clique na guia Bookmarks para visualizar a estrutura de tópicos do documento. Clique em alguns tópicos para navegar entre eles.

Figura 3.1 Interface do Acrobat 6 Professional.


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Navegação A ferramenta para navegar é a “mãozinha”, pois é com ela que você vai poder clicar nos links, bookmarks, e também nas páginas, arrastando-as até a parte desejada do documento. Vamos experimentar também os vários tipos de lupa.

Figura 3.2 Ferramenta mãozinha.

Selecione a ferramenta “mãozinha”. Clique em uma página, mantenha o botão do mouse pressionado e arraste esta página até o tópico desejado.

Figura 3.3 Barra de ferramentas de Zoom.

A figura acima é a Zoom Toolbar. Clique na Lupa com um sinal de +. Clique em uma página. Você verá agora sua página com um tamanho maior. Agora, experimente fazer de outra forma: clique na página, mantenha clicado e arraste para visualizar maior apenas a parte que você está circundando. Agora escolha a ferramenta Lupa com um sinal de – (se ela não estiver aparecendo, como na Figura 3.3, selecione a setinha preta à direita da lupa com sinal de + e escolha a opção Show Zoom Toolbar) e clique no documento. Esta diminui a visualização de sua página.

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A ferramenta selecionada na ilustração faz “zoom dinâmico”. Selecione-a e experimente clicar e arrastar a ferramenta no seu documento. Você verá que o zoom de sua página aumenta ou diminui de acordo com o movimento do mouse. A última ferramenta à direita abre uma pequena janela, permitindo que você dê zoom apenas em um pedaço do documento (recurso disponível apenas no Acrobat 6).

Figura 3.4 Barra de ferramentas – Configuração de layout de páginas.

Você pode também definir uma porcentagem exata de ampliação, digitando o valor na caixa ilustrada abaixo, escolhendo um valor clicando na pequena seta preta ao lado do valor, ou clicando nos sinais de + e – ao seu redor. Os formatos de página ao lado definem, na ordem da esquerda para a direita, se sua página será vista em tamanho original (100%), se ela estará contida inteira na janela à mostra ou se a largura dela se ajustará à janela à mostra. Experimente clicar em cada um dos ícones para visualizar as diferenças. Observe agora a barra inferior do Acrobat, no final da janela. Nela você pode navegar pelas páginas numericamente (digite o número da página desejada no espaço onde está escrito o número da página atual – no exemplo da Figura 3.5, 2 of 2).

Figura 3.5 Barra de navegação inferior.


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Você consegue também navegar página a página através das setinhas. A setinha dupla ao lado dos números fecha (ou abre, se este estiver fechado) o espaço das guias, a primeira setinha na linha abaixo leva para a primeira página, a seguinte leva para a página anterior, depois a próxima leva para a próxima página e a última leva para a última página. OBSERVAÇÃO Estas opções também estão disponíveis através do menu View.

Resumo Rápido Interface 1. Clique na guia Pages para navegar entre as miniaturas das páginas. 2. Clique na guia Bookmarks para visualizar a estrutura de tópicos do documento (quando houver) e navegar entre eles.

Navegação 1. Selecione a ferramenta “mãozinha” para movimentar as páginas, clicando e arrastando, e clicar em elementos interativos. 2. Use a ferramenta Lupa para aumentar ou diminuir o zoom das páginas. 3. Use a barra inferior do documento para navegar entre as páginas.

Capítulo 4 – Editando um Documento PDF e Convertendo Para Outros Formatos

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CAPÍTULO

4

Editando um Documento PDF e Convertendo Para Outros Formatos

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Neste capítulo, vamos descobrir que tipo de edição é possível em um arquivo PDF. São apenas pequenas alterações de texto, inclusão e retirada de páginas e imagens, além de recortes de páginas. Recomenda-se que, se você precisar fazer muitas alterações, como troca de imagens ou retirada de parágrafos inteiros, volte ao arquivo original, faça as alterações necessárias e gere um novo PDF. Vale ressaltar, e isto é muito importante, que o Acrobat não é um software de criação e layout de documentos. Para criar um PDF, você precisa criar o documento em algum outro software para então gerar o PDF.

Edições Básicas – Ferramentas de Edição de Texto e Imagens Exercício Mantenha aberto o arquivo utilizado no exercício anterior. Vamos agora experimentar as principais ferramentas de edição. Clique na setinha lateral do botão Advanced Editing e selecione a opção Advanced Editing Toolbar para abrir a barra de ferramentas e visualizar todas elas.

Figura 4.1 Abrindo a barra de ferramentas.

Clique também na última setinha lateral da direita da barra para expandir as últimas ferramentas, conforme indicado nas duas figuras abaixo.


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Figura 4.2 Expandindo a barra de ferramentas.

Figura 4.3 Barra de ferramentas – Edição avançada de texto.

Neste capítulo, as duas únicas ferramentas que nos interessam são as duas últimas à direita, que são elas, na ordem da esquerda para a direita: ❏ Touchup Text Tool – Para edição de texto. Clique nesta ferramenta e

clique em uma linha de seu documento. Adicione ou delete palavras com ela. Selecione a linha inteira ou uma palavra isolada, ou o parágrafo inteiro, clicando e arrastando, como em qualquer programa de editoração eletrônica. Clique com o botão direito e selecione a opção properties. Na caixa de diálogo que se abre, escolha a guia Selection, onde você poderá fazer alterações de fonte, cor, tamanho, etc. OBSERVAÇÃO É importante dizer que, se quisermos acrescentar ou extrair muito texto, várias linhas de texto, este não refluirá para a linha seguinte, como acontece com programas de editoração eletrônica. Por esta razão, é sempre bom lembrar que para maiores alterações é necessário voltar ao documento original.

❏ Touchup Object Tool – Para seleção e edições básicas de imagens.

Com esta ferramenta você consegue selecionar objetos, como linhas de texto e imagens, e reposicioná-los, deletá-los ou copiálos para dentro de outro documento no próprio Acrobat. Com o

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objeto selecionado, se este for uma imagem ou uma ilustração vetorial (isto inclui linhas de texto), você ainda consegue fazer pequenas alterações. Para isto, clique com o botão direito e escolha a opção Edit Object. Se esta opção estiver corretamente configurada, ele abrirá imagens no software de edição de imagens instalado na sua máquina; se for uma ilustração vetorial, ele abrirá seu software de edição vetorial. OBSERVAÇÃO Se você não tiver nenhum destes dois tipos de software, ele não habilitará esta opção. Se você quiser alterar as configurações atuais, você deve acessar o menu Edit> Preferences e clicar na opção Touchup para escolher os softwares desejados.

Agora clique no botão Select Text, e expanda a barra de ferramentas clicando na setinha à direita e selecionando a opção Show Selection Toolbar. Na figura abaixo você verá as ferramentas expandidas.

Figura 4.4 Barra de ferramentas de seleção.

Da esquerda para a direita, as ferramentas ilustradas são as seguintes: ❏ Snapshot Tool – Para selecionar partes do documento (texto ou

imagens) e transformá-las em imagens. Selecione a ferramenta, clique e arraste em torno de uma área que você deseja transformar em imagem (mesmo que esta área contenha texto). Quando você soltar a seleção, a imagem será enviada para a área de transferência do Windows, e você poderá colá-la em outro documento. Experimente colá-la num documento em branco do Word.


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❏ Select Text, Select Table, Select Image – Respectivamente,

ferramentas para seleção de texto, tabelas e imagens. Experimente cada uma delas clicando e arrastando para fazer as seleções. Estas ferramentas não permitem alteração do documento, mas sim cópia de partes dele. Aperte as teclas Ctrl + C para copiar o texto selecionado, por exemplo. Cole este texto, usando as teclas Ctrl + V em um documento em branco do Word, por exemplo. OBSERVAÇÃO Isto é bastante útil quando você precisa extrair partes de texto de um documento. Se você precisar reaproveitar o texto inteiro de um documento, existe uma maneira mais prática de fazê-lo. Veja no capítulo Convertendo arquivos PDF para outros formatos.

Alteração e Exclusão de Páginas No Acrobat, é possível excluir, incluir, substituir, reposicionar e até mesmo extrair páginas de documentos de várias formas. A partir de agora, vamos experimentar as várias formas de fazê-lo, seja através das miniaturas de páginas (Guia Pages), seja através do menu Document.

Exercício ❏ Usando miniaturas de páginas.

Você pode alterar a posição das páginas visualmente, através da Guia Thumbnails. Clique na miniatura (Thumbnail) da página que você quer reposicionar, conforme a figura abaixo.

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Figura 4.5 Selecionando uma página.

Agora arraste-a até o local desejado, conforme a Figura 4.6. Você também pode excluir páginas clicando em suas miniaturas e apertando a tecla Delete em seu teclado. Você pode ainda inserir páginas de um documento em outro documento, se os dois estiverem abertos. Coloque-os lado a lado, de modo que você possa ver a guia Thumbnails de cada um deles. No primeiro documento, clique na página que você deseja inserir no outro documento e arraste até o local desejado no segundo documento. É importante lembrar que o Acrobat aceita tamanhos de página diferentes em um mesmo arquivo; logo se a página a ser inserida tiver um tamanho diferente das outras, ela pode ser inserida sem problemas.


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Figura 4.6 Arrastando uma página. ❏ Usando o menu Document.

Através do menu Document você também pode inserir e excluir páginas, além de extrair e substituir páginas. É importante lembrar que estas alterações não podem ser desfeitas. É recomendado utilizar o menu Document para inserir e excluir páginas quando for necessário fazer estas operações com mais de duas páginas, por este oferecer mais praticidade de posicionamento. Veja abaixo:

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❏ Inserindo páginas: Clique em Document> Pages> Insert e

selecione o arquivo que você quer inserir no seu documento. Escolha sua localização de acordo com as opções disponíveis na Figura 4.7, abaixo. Clique em OK.

Figura 4.7 Inserindo páginas.

OBSERVAÇÃO Além de arquivos PDF, também é possível inserir arquivos de extensão BMP, GIF, PNG, TIFF, JPEG e PCX (arquivos de imagem), DOC, PPT, XLS (Microsoft Office), DWG e MDT (Autocad), MPP (Microsoft Project) e VSD (Microsoft Visio).

❏ Extraindo páginas: Extrair páginas de um documento significa

gerar um novo documento a partir de algumas páginas daquele em que se está trabalhando. Clique em Document> Pages> Extract e selecione as páginas que você quer transformar em um novo documento. Defina se você quer ou não que estas páginas sejam apagadas do documento original, conforme ilustração na Figura 4.8. Clique em OK.


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Figura 4.8 Extraindo páginas.

Será então criado um novo PDF com as páginas extraídas, que será aberto no Acrobat. ❏ Substituindo páginas: Se você tem um documento PDF e deseja

substituir algumas páginas dele por um novo layout, por exemplo, clique em Document> Pages> Replace e selecione o arquivo de onde virão as novas páginas. Escolha depois quais páginas serão substituídas por estas. Clique em OK.

Figura 4.9 Substituindo páginas.

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OBSERVAÇÃO Se nas páginas que estão sendo substituídas existirem elementos de interatividade (como links para outras páginas ou campos de formulários, por exemplo), estes permanecerão no documento, não sendo necessário refazê-los caso a página nova precise destes mesmos elementos. Você pode ainda reposicioná-los caso o layout exija.

❏ Excluindo páginas: Clique em Document> Pages> Delete e escolha

as páginas a serem excluídas. Clique em OK.

Figura 4.10 Excluindo páginas.

Recorte de Páginas Se você criou um documento em um formato de página A4 e quer imprimi-lo ou veiculá-lo em outro formato menor, ou quer recortar parte deste documento, você pode usar a ferramenta Crop.

Figura 4.11 Ferramenta Crop para recorte de páginas.


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Selecione a ferramenta, clique e arraste em torno da área que você deseja manter. Em seguida, clique duas vezes dentro da área definida para confirmar a sua escolha ou redefinir setagens com mais precisão na seção Crop Margins. Você pode ainda definir se este recorte será aplicado a todas as páginas ou apenas àquelas que você definir, na seção Page Range. Feitas as escolhas, clique em OK. Você também pode acessar esta caixa de diálogo clicando em Document> Pages> Crop.

Figura 4.12 Janela de diálogo de configuração de recorte de páginas.

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OBSERVAÇÃO Estas alterações podem ser desfeitas a qualquer momento, mesmo depois de você ter salvo o seu documento, pois o Acrobat não recorta de fato seu documento, ele apenas limita sua área de visualização e impressão, simulando o recorte.

Para desfazê-las, clique em Document> Pages> Crop para acessar a caixa de configurações. Clique no botão Set to zero e dê OK. Seu recorte estará desfeito. Salve este arquivo alterado com um novo nome clicando em File> Save As. Dê um novo nome ao seu arquivo, para manter o original intacto.

Numeração de Páginas No Acrobat 6, agora é possível incluir facilmente cabeçalhos e rodapés (headers e footers) nas páginas de documentos PDF. Para isso, clique em Document> Add Headers & Footers . Na caixa de diálogo que se abre (Figura 4.13) escolha a guia respectiva para o que você deseja inserir (Header ou Footer). Especifique o formato de data, número de página e texto padrão, e clique nos botões Insert respectivos. Estes três textos irão para a primeira caixinha; para alinhá-los na página, selecione um deles (na imagem, o texto “Exemplo de Header”está selecionado) e marque a opção para enviá-la para o local desejado (na imagem, a seta do mouse indica que este texto será enviado para a caixinha direita, o que significa que ele ficará no canto direito da página). Repita esta operação para os outros dados que você desejar posicionar.


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Figura 4.13 Numerando páginas.

Especifique as páginas onde estes dados serão colocados (page range), defina se estes dados serão alternados (apenas à esquerda, ou apenas à direita) e também defina as margens (setas numéricas). Clique em Preview, para visualizar o cabeçalho e/ou rodapé no seu documento. Se necessário, faça alguma alteração até da forma como você deseja. Clique em OK.

Convertendo Arquivos PDF Para Outros Formatos Vimos até agora como criar PDFs e como editá-los, incorporando funcionalidades. Mas também é possível reutilizar conteúdo, extraindo texto e imagens de PDFs recebidos, quando necessário, ou até mesmo salvar em outros formatos. Vale lembrar que o documento

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não pode estar protegido contra cópia ou extração de conteúdo para que isso seja possível.

Extraindo Texto No capítulo Editando um documento PDF vimos que era possível copiar e colar pedaços de texto de um documento PDF para um software de editoração como o Word por exemplo (ou até mesmo o Notepad). Mas existe uma maneira mais prática quando se deseja extrair o texto completo. Clique em File> Save As e escolha o formato Rich Text Format (*.rtf), pois este mantém a formatação original do documento, ou, se preferir, escolha o formato Text, Plain (*.txt) para obter um texto sem formatação.

Figura 4.14 Caixa de diálogo para escolha do formato de conversão.


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OBSERVAÇÃO Usando o mesmo comando File> Save as, você também pode salvar o seu PDF em outros formatos, conforme ilustração acima, de acordo com suas necessidades. Se escolher um formato de imagem, o Acrobat gerará uma imagem para cada página do documento.

Extraindo Imagens Podemos também extrair as imagens do documento uma a uma, clicando em Advanced> Export all Images. Selecione então o formato de exportação (JPG, PNG, TIF ou JPG 2000) de acordo com suas necessidades.

Resumo Rápido Edições Básicas – Ferramentas de Edição de Texto e Imagens 1. Use a ferramenta Touchup Text Tool para editar texto linha a linha. 2. Selecione o texto, clique com o botão direito e escolha a opção Properties para fazer alterações de fonte, cor, tamanho, etc. 3. Use a ferramenta Touchup Object Tool para selecionar objetos, como linhas de texto e imagens, e reposicioná-los, deletá-los ou copiá-los para dentro de outro documento no próprio Acrobat. 4. Selecione um objeto e clique com o botão direito. Escolha a opção Edit Object para editá-lo em um software de edição de imagens ou vetorial. 5. Use as ferramentas Select Text, Select Table, Select Image para selecionar texto, tabelas e imagens e copiá-las. 6. Aperte as teclas Ctrl + C para copiar o texto selecionado, e Ctrl + V para colar o texto em um programa de edição de texto.

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Alteração e Exclusão de Páginas 1. Use a guia Pages para incluir, substituir, reposicionar e até mesmo extrair páginas de documentos visualmente. 2. Use o menu Document para incluir, substituir, reposicionar e até mesmo extrair páginas de documentos numericamente.

Recorte de Páginas 1. Selecione a ferramenta Crop, clique e arraste em torno da área que você deseja manter. 2. Clique duas vezes dentro da área selecionada. 3. Especifique as opções desejadas na janela de recorte. 4. Clique em OK. 5. Para desfazer o recorte clique em Document> Pages> Crop. 6. Clique no botão Set to zero e dê OK.

Numeração de Páginas 1. Clique em Document> Add Headers & Footers. 2. Escolha a guia respectiva para o que você deseja inserir (Header ou Footer). 3. Especifique o formato de data, número de página e texto padrão e clique nos botões Insert respectivos. 4. Coloque as informações na forma desejada. 5. Especifique as páginas onde estes dados serão colocados e sua margem. 6. Clique em Preview, para visualizar o cabeçalho e/ou rodapé no seu documento. 7. Clique em OK.


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Convertendo Arquivos PDF Para Outros Formatos Extraindo Texto 1. Clique em File> Save As e escolha o formato Rich Text Format (*.rtf) para reaproveitar o texto do seu PDF. 2. Clique em File> Save As e escolha outros formatos se quiser salvar o seu documento nos outros formatos disponíveis (EPS, HTML, JPEG, PNG, PS ou TXT). Extraindo imagens 1. Clique em Advanced> Export all Images e escolha o formato de exportação desejado.

Capítulo 5– Criando e Usando Marcadores (Bookmarks)

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CAPÍTULO

5

Criando e Usando Marcadores (Bookmarks)

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Vimos até agora como criar e editar documentos PDF, mas, como sabemos, a estes documentos podem ser incorporadas muitas funcionalidades utilizando o Acrobat. Neste capítulo e nos próximos veremos alguns exemplos do que pode ser feito e como fazê-lo.

Criação de Marcadores (Bookmarks) Os bookmarks facilitam a navegação de um documento, marcando a estrutura do conteúdo e levando até cada tópico com apenas um clique, como observamos no capítulo Formas de Navegação e Visualização no Acrobat. Existem três formas de se criar Bookmarks: convertendo os estilos do Word, selecionando os trechos desejados do documento, ou criando através da guia Bookmarks.

Exercício Abra o arquivo gerado pelo Distiller no primeiro exercício. Este não contém Bookmarks, mas iremos criá-los neste exercício, utilizando todas as formas possíveis.

Convertendo Estilos do Word Se o seu documento original está sendo criado em Microsoft Word, é possível criá-lo de maneira a permitir criação automática de Bookmarks quando o PDF for gerado. Para isso basta criar os títulos do seu documento usando os estilos do Word e gerar seu PDF a partir da macro PDFMaker que se instala no Word quando o Acrobat é instalado (o Acrobat deve ser instalado após o Microsoft Word). OBSERVAÇÃO Como isto já foi feito no primeiro capítulo, não repetiremos o processo. Se desejar rever o processo, veja o tópico PDFMaker: Criando documentos PDF a partir de aplicativos do Office, no primeiro capítulo.


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❏ Selecionando trechos do documento:

Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça quando o Bookmark for clicado. Selecione um dos títulos do documento usando a ferramenta Select Text, clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção Add Bookmark. Com a guia Bookmark aberta, observe que ele cria o marcador com o texto selecionado, tornando mais rápida sua criação. ❏ Utilizando a guia Bookmarks:

Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça quando o Bookmark for clicado. Na guia Bookmarks, clique na setinha lateral para acessar o menu. Escolha a opção New Bookmark. Clique no novo Bookmark e o renomeie.

Figura 5.1 Guia de Bookmarks.

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Editando Propriedades de Bookmarks Depois de criados, você ainda pode alterar seus Bookmarks para adequá-los o melhor possível ao seu conteúdo. Veja o que você pode fazer com eles. ❏ Renomear: Clique uma vez para selecionar o Bookmark. Solte.

Clique novamente para selecionar o texto de dentro do Bookmark e assim poder substituí-lo. ❏ Excluir: Clique com o botão direito em cima daquele que você

quer excluir e escolha a opção delete. ❏ Facilitar a visualização de longos Bookmarks: Clique com o botão

direito em cima de algum Bookmark e selecione a opção Wrap Long Bookmarks. Você verá que aqueles cujo nome ultrapassava o tamanho da guia ganharam várias linhas, para caber todo o texto. ❏ Alterar a ordem: Clique no bookmark e arraste-o (sem soltar) até

a posição desejada, soltando quando aparecer um triângulo vermelho entre os Bookmarks (conforme ilustração abaixo), mostrando a nova posição de seu Bookmark.

Figura 5.2 Alterando a ordem de Bookmarks. ❏ Criar subestrutura de tópicos: Bastante parecido com o

procedimento anterior. A diferença consiste em arrastar o ícone de página e não o texto. Clique no ícone de página e arraste-o até


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a posição desejada, levando a setinha do mouse até o outro ícone de página que será o início da estrutura, soltando quando aparecer um traço vermelho com uma ponta de meio triângulo (conforme ilustração abaixo), mostrando a nova posição de seu Bookmark.

Figura 5.3 Criando subestrutura de Bookmarks – passo 1.

Figura 5.4 Criando subestrutura de Bookmarks – passo 2.

Para desfazer a subestrutura, repita os procedimentos arrastando para a localização desejada. ❏ Alterar a visualização para a qual o Bookmark está apontando:

Posicione o documento no local para onde você deseja que o Bookmark passe a apontar (por exemplo, se antes ele apontava para a página 1 e agora você deseja que ele aponte para a página 2, posicione o seu documento na página 2). Clique com o botão direito no Bookmark e selecione a opção Set Destination. Teste o novo Bookmark.

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Salve o seu documento com a nova estrutura. ❏ Especificar ações e aparência dos Bookmarks: Clique com o botão

direito no Bookmark que você deseja editar. Selecione a opção Properties e escolha a guia Appearance para editar a aparência do Bookmark (Fonte ou cor), ou a guia Actions para especificar ações a serem executadas pelo seu Bookmark. Veremos com mais detalhes o que são ações e como usá-las no próximo capítulo.

Resumo Rápido Criação de Marcadores (Bookmarks) No Word, se o seu documento contém estilos: 1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo do Office. 2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings. 3. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando no botão Edit. 4. Especifique os estilos a serem convertidos para bookmarks na guia Bookmarks. 5. Clique em OK para fechar as janelas de configuração. 6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF. 7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF. No Acrobat, aproveitando tópicos do documento: 1. Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça quando o Bookmark for clicado. 2. Selecione um dos títulos do documento usando a ferramenta Selec Text. 3. Clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção Add Bookmark.


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No Acrobat, utilizando a guia Bookmarks: 1. Posicione sua página da forma como você quer que ela apareça quando o Bookmark for clicado. 2. Na guia Bookmarks, clique na setinha de Options para acessar o menu. 3. Escolha a opção New Bookmark. 4. Clique no novo Bookmark e nomeie-o.

Editando Propriedades de Bookmarks Para renomear: 1. Selecione o título do bookmark, clicando uma vez para selecionar o Bookmark e uma segunda vez para ter acesso ao texto. 2. Renomeie-o. Para excluir: 1. Clique com o botão direito em cima daquele que você quer excluir. 2. Escolha a opção delete. Para movimentar: 1. Clique e arraste, posicionando-os da forma desejada. Para alterar a visualização: 1. Posicione a página do documento na visualização desejada. 2. Clique com o botão direito no título do Bookmark. 3. Escolha a opção Set Destination. Para especificar ações e aparência dos Bookmarks: 1. Clique com o botão direito no Bookmark que você deseja editar. 2. Selecione a opção Properties. 3. Escolha a guia Appearance para editar a aparência do Bookmark (Fonte ou cor), ou a guia Actions para especificar ações a serem executadas pelo seu Bookmark.

Capítulo 6 – Setando Ações Através de Hyperlinks

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CAPÍTULO

6

Setando Ações Através de Hyperlinks

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Hyperlinks são atalhos funcionais a partir de onde podemos ir diretamente para outras partes do mesmo documento, acessar websites, enviar e-mails, abrir outros documentos, etc. Veremos neste capítulo como criá-los e como adicionar funcionalidades a eles.

Exercício É a partir desta ferramenta que criamos os hyperlinks.

Figura 6.1 Ferramenta de criação de Hyperlinks.

Neste exercício vamos criar dois tipos de links e vamos observar quais as outras funções que podem ser desempenhadas através de um link. A primeira delas será a função de enviar para outra página do mesmo documento. A segunda abrirá um site da Web. Para este exercício, podemos utilizar o mesmo documento do exercício anterior, onde criamos os Bookmarks.

Levando a Outra Página no Mesmo Documento Selecione a ferramenta link. Na página inicial, onde há um índice para os tópicos descritos nas páginas abaixo, escolha um desses índices para criar o link. Clique e arraste o cursor em volta deste tópico, circundando-o. OBSERVAÇÃO Também é possível criar um link selecionando a parte do texto ou a imagem que se deseja transformar em link usando as respectivas ferramentas Select Text ou Select Image. Com o texto ou a imagem selecionados, clique com o botão direito e escolha a opção Create Link.


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Ao soltar o cursor, defina as preferências para seu link:

Figura 6.2 Caixa de diálogo Create Link.

Selecione a opção desejada: abrir uma página do documento, abrir um arquivo, abrir uma página web ou criar um link customizado (clicar nesta opção abre uma nova janela oferecendo novas opções de ações além das três citadas acima). Mais tarde veremos como utilizar as outras opções de ações possíveis. Definidas estas opções, complete-as com as informações restantes necessárias: número de página, zoom, ou endereço do arquivo a ser aberto, ou link da web. OBSERVAÇÃO Para especificar o endereço da web corretamente, você deve incluir o “http:/ /” conforme o exemplo: http://www.adobe.com.br/acrofamily/main.html.

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Clique em OK. Para testar, selecione a ferramenta “mãozinha” e clique no Link.

Editando um Link Para editar um link, clique duas vezes em cima do link. Na guia Appearance, você define se o link estará visível ou invisível quando ele não estiver clicado e como será seu Highlight quando ele for clicado – importante para dar ao usuário a sensação de que ele realmente clicou no Link. Você pode ainda clicar na opção Locked, para impedir que o local do Link seja editado. Na guia Actions você especifica as ações que podem ser executadas quando o link for clicado. Veja tópico a seguir.

Outras Opções de Ações Vejamos na Figura 6.3 quais são as ações disponíveis. Se você ainda não abriu a janela de ações, clique duas vezes em cima do link e selecione a guia Actions. Selecione a ação desejada de acordo com a lista disponível (Figura 6.4). Estas ações podem variar desde rodar um vídeo ou um som, mostrar/ esconder campos de formulário, executar um item de menu, até abrir um outro arquivo ou rodar um javascript definido pelo criador do documento. Abre-se espaço assim para se implantar muitas funcionalidades ao documento, permitindo que o usuário interaja com o documento, e até com bancos de dados e sistemas existentes na corporação.


Figura 6.3 Guia Actions.

Figura 6.4 Lista de ações disponíveis.

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Escolhida a ação, basta seguir os passos indicados para setar o que for necessário para a opção feita. Veja os exemplos abaixo: ❏ Para inserir um Javascript, selecione a opção Run a Javascript e

clique no botão Add para inseri-lo e/ou editá-lo. ❏ Para abrir um arquivo, selecione a opção Open a File e clique no

botão Add para selecionar o arquivo a ser aberto. OBSERVAÇÃO É importante lembrar que, se você vai distribuir este documento e deseja que o link esteja funcional (ou seja, que o leitor, ao clicar no link, consiga abrir o documento anexado), é necessário enviar não só o PDF mas também este arquivo a ser aberto pelo link. Coloque os dois arquivos no mesmo diretório, antes de fazer o vínculo, e oriente seu leitor a fazer o mesmo quando receber os arquivos, para que o Acrobat consiga achar facilmente o caminho do documento especificado no link. ❏ Para enviar dados de um formulário, selecione a opção Submit a

Form e clique no botão Add para selecionar o endereço e a forma como os dados deste formulário vão ser processados.

Resumo Rápido Levando a Outra Página no Mesmo Documento 1. Selecione a ferramenta link. 2. Clique e arraste o cursor em volta da área que vai se tornar link. 3. Selecione a ação Open a page in this document. 4. Clique em OK.

Editando um Link 1. Clique duas vezes em cima do link. 2. Altere as propriedades necessárias.


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Outras Opções de Ações 1. Selecione a ferramenta link. 2. Clique e arraste o cursor em volta da área que vai se tornar link. 3. Selecione a ação desejada. 4. Siga os passos necessários para implementar a ação escolhida. 5. Clique em OK.

Capítulo 7– Aplicando Segurança em Documentos PDF

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CAPÍTULO

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Aplicando Segurança em Documentos PDF

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O formato PDF se tornou popular nas empresas pelas suas características de “universalidade” (qualquer pessoa, em qualquer plataforma, pode ver o documento baixando apenas um plugin gratuito) e leveza (arquivos pequenos) para transitar na rede. Mas existe uma característica ainda pouco conhecida que torna o uso do formato PDF mais interessante ainda, que é a possibilidade de se restringir acesso ao documento através de senhas e proteções contra edição do documento, e de se implantar assinatura digital no PDF. Neste capítulo e no próximo, veremos como aplicar segurança e assinatura digital ao PDF. Veremos também como colocar informações sobre o documento, como autor, palavras-chave (para buscas), etc., e como prepará-lo para que o leitor abra o documento da forma como você deseja.

Exercício Abra um arquivo. Vamos prepará-lo como se fôssemos distribuir este documento e precisássemos colocá-lo num sistema de Gerenciamento de Documentos, onde ele precisaria ter dados sobre autor, data de criação e palavras-chave para buscas. Vamos ainda garantir que ele não seja alterado por ninguém.

Colocando Dados Sobre o Documento Clique em File> Document Properties. Selecione a opção Description. Preencha com os dados necessários. As palavras-chave devem ser separadas por vírgulas.


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Figura 7.1 Caixa de diálogo para definição de propriedades do documento.

Opções de Abertura do Documento Clique em File> Document Properties. Selecione a opção Initial View e defina o layout de abertura de seu documento.

Figura 7.2 Caixa de diálogo para definição de formas de abertura do documento.

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Você pode definir se o documento ao abrir exibirá apenas sua página, sua página e a guia Bookmarks, sua página e a guia Pages, ou, finalmente, sua página e a guia Layers. Você pode ainda definir em qual página ele abrirá (basta digitar o número da página dentro da caixinha Page Number). Além disso você ainda define zoom, forma de exibição das páginas e interface.

Setagens de Segurança Clique em File> Document Properties e escolha a opção Security. Selecione a opção Password Security.

Figura 7.3 Caixa de diálogo para seleção do tipo de segurança a ser aplicado ao documento.

Na área de Compatibility você define a compatibilidade do seu documento: versão 6.0 e superiores, versão 5.0 e superiores ou versão 3.0 e superiores. Recomenda-se que se use a segunda opção, a menos que você tenha a certeza de que todos os leitores de seus documentos têm a versão mais recente do Reader. Vale lembrar que na versão 5.0 a segurança é de 128 bits, que é quase impossível de ser quebrada.


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Você pode ainda definir uma senha de abertura para seu documento. Para isso, marque a caixinha Require a password to open the document e digite a senha. Se esta caixa for marcada, você deve distribuir esta senha apenas aos usuários autorizados a ver este documento. Vale lembrar que esta senha não é obrigatória.

Figura 7.4 Caixa de diálogo para seleção de propriedades de segurança.

Na área de Permissions você define a senha Mestra para alterar as configurações de segurança do documento. Esta é obrigatória caso você tenha definido qualquer setagem de segurança, pois se esta não estiver definida, qualquer pessoa que tenha acesso ao documento terá acesso a esta caixa de alteração de propriedades de segurança e poderá retirar as setagens de segurança que você colocou. Colocada a senha, você define as permissões de impressão do documento na opção Printing Allowed: permissão total (High Resolution), permissão parcial – apenas em baixa resolução – (Low Resolution) ou nenhuma permissão (None).

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Logo em seguida, define quais serão as alterações permitidas ao documento, na ordem: nenhuma alteração permitida (None), apenas inserção, exclusão ou rotação de páginas (Inserting, deleting and rotating pages), apenas preenchimento de formulários e assinatura (Filling in form fields and signing), preenchimento de formulários, assinatura e comentários (Commenting, Filling in form fields and signing) ou qualquer uma com exceção de extração de páginas (Any except extracting pages). Feitas as escolhas, clique em OK. O Acrobat pedirá a confirmação das senhas. Clique na opção Enable copying of text, images and other content, caso deseje permitir que o conteúdo do documento (texto, imagens ou qualquer outro conteúdo) seja copiado. Por último, você especifica a otimização para deficientes visuais (habilita o PDF a ser lido por leitores de tela). Clique em OK. O Acrobat abre uma janela para confirmar a senha e outra para avisar que alguns produtos de terceiros podem quebrar alguma das proteções aplicadas. Para ver o documento com estas alterações, você deve salvá-lo, fechar e abrir de novo o documento. Se desejar alterar estas configurações posteriormente, clique em File> Document Properties e clique no botão Change Settings. Uma caixa de diálogo se abrirá para digitação da senha Mestra, liberando assim o acesso à caixa de setagens de segurança, onde você poderá alterar as configurações. É por esta razão que esta senha é obrigatória quando se implanta alguma configuração de segurança, pois, se ela não existir, o Acrobat não conseguirá restringir o acesso à caixa para alteração das setagens. Se desejar retirar completamente a segurança do documento, clique em File> Document Properties e, onde está marcado Password Secu-


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rity, altere para No Security. Digite a senha Mestra para confirmar que você tem acesso às permissões de alteração do documento. OBSERVAÇÃO A opção Certificate Security é uma opção baseada em perfis de usuário e assinatura digital. Nela você consegue definir opções de segurança diferenciadas para cada usuário do documento. Para isso, selecione cada usuário (na lista de Recipients) e clique no botão Set Recipient Permissions para especificar as opções para aquele usuário. No Acrobat 5, as opções de segurança podem ser definidas a partir do menu File> Document Security e a opção Password Security é equivalente à opção Acrobat Standard Security. A opção Certificate Security é equivalente à opção Self-sign Security.

Resumo Rápido Colocando Dados Sobre o Documento 1. Clique em File> Document Properties. 2. Selecione a opção Description. 3. Preencha com os dados necessários sobre o documento. 4. Clique em OK.

Opções de Abertura do Documento 1. Clique em File> Document Properties. 2. Selecione a opção Initial View. 3. Selecione as opções desejadas para o momento em que o documento for aberto. 4. Clique em OK.

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Setagens de Segurança 1. Clique em File> Document Properties. 2. Selecione a opção Security. 3. Selecione a opção Password Security. 4. Defina as opções de segurança para seu documento. 5. Defina a senha Mestra. Esta senha é obrigatória se você colocou alguma setagem de segurança no seu documento. 6. Salve o documento. As alterações estarão aplicadas quando o documento for aberto novamente. Para alterar as setagens de segurança do seu documento: 1. Clique em File> Document Properties. 2. Selecione a opção Security. 3. Clique no botão Change Settings. 4. Digite a senha Mestra. 5. Faça as alterações. 6. Clique em OK. 7. Salve o documento. As alterações estarão aplicadas quando o documento for aberto novamente. Para retirar completamente as setagens de segurança do seu documento: 1. Clique em File> Document Properties. 2. Selecione a opção No Security onde está marcada a opção Password Security. 3. Digite a senha Mestra. 4. Clique em OK. 5. Salve o documento. As alterações estarão aplicadas quando o documento for aberto novamente.

Capítulo 8 – Assinando Documentos Digitalmente

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CAPÍTULO

8

Assinando Documentos Digitalmente

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O recurso de assinatura digital no Acrobat é mais um daqueles que poucos conhecem. Este tem por função não garantir a segurança de que o documento não será alterado, como visto no capítulo anterior, com a segurança Standard, mas sim garantir que aquele documento foi criado, ou lido e aprovado, pela pessoa que o assinou, e registrar as alterações. O sistema de assinatura digital do Acrobat consegue fazer um controle de versões do documento, para o caso de várias pessoas precisarem revisar e assinar o documento, pois, a cada vez que o documento é assinado, o PDF guarda dentro dele uma “versão” deste documento. É possível então comparar duas versões assinadas do mesmo documento. Vale lembrar que o módulo de assinatura digital do Acrobat pode ser usado mesmo por aqueles que já possuam outros sistemas de assinatura digital comuns no mercado, como Verisign, Certisign e outros. Para estes, existem plugins específicos, que geralmente podem ser baixados do site da empresa certificadora, e que se integram perfeitamente ao Acrobat, permitindo o uso destes sistemas de dentro do Acrobat, da mesma forma que o sistema de assinatura digital do Acrobat.

Como Funciona uma Assinatura Digital? Antes de aplicar uma assinatura digital em um documento, vamos descobrir como funciona o sistema de assinatura digital e como é feita a verificação da autenticidade de uma assinatura digital. Como uma assinatura no mundo real, assinaturas precisam ser em um primeiro momento criadas, e em um segundo momento comparadas a alguma assinatura original reconhecida por exemplo por um órgão do Governo ou alguma área da empresa responsável pelo controle de identidades.


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Exemplo – Analogia Entre Mundo Real e Mundo Digital Ao assinarmos um cheque em uma loja, precisamos entregar junto com ele nossa carteira de identidade para que as duas sejam comparadas pelo vendedor, garantindo a ele a autenticidade da assinatura no cheque. Da mesma forma em uma empresa, ao recebermos um documento assinado digitalmente, precisamos confirmar a autenticidade daquela assinatura. Para isso existe um sistema que confirma esta autenticidade: é o sistema de chave pública e chave privada. A chave pública seria sua “carteira de identidade” digital, e a chave privada sua assinatura no cheque (é sua “chave pessoal”, com senha própria – ou até com formas mais elaboradas de aplicação como medidas biométricas, por exemplo reconhecimento de impressões digitais –, que você precisa usar para assinar seus documentos, assim como nos documentos em papel você tem sua forma pessoal de fazer sua assinatura). Para fazer o reconhecimento entre a chave pública e a chave privada, e conseqüentemente a validação da assinatura (a “comparação” entre a assinatura do cheque e a carteira de identidade), existem vários sistemas, como dito acima. Um deles funciona através do próprio Acrobat, é o Acrobat Certificate Security.

A Assinatura Digital na Prática – Sistemas Disponíveis Existem vários sistemas de assinatura digital. Muitos funcionam através de servidores Web que armazenam as chaves públicas do usuário. O destinatário do documento precisa apenas clicar na assinatura para que o sistema já busque sua validação automática na Web. A maioria destes outros sistemas é compatível com o Acrobat, caso você ou sua empresa já utilizem alguma destas soluções e não desejem migrar para o sistema de certificados do Acrobat. Para isso

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basta ir ao site da empresa certificadora e buscar um plugin para Adobe Acrobat e instalá-lo. Na prática, para utilizar o certificado digital do Acrobat você não precisa de um servidor Web, mas de qualquer forma é aconselhável armazenar as chaves públicas em um servidor para facilitar sua administração, ainda que seja possível armazená-las na máquina de cada usuário. OBSERVAÇÃO Para que o receptor do documento consiga fazer a autenticação da assinatura, quando é usado o sistema de certificação do Acrobat, ele também precisa ter o Acrobat instalado em sua máquina. Se outro sistema for utilizado, isso nem sempre é necessário (depende do sistema escolhido).

Criando um Perfil de Usuário (Chave Privada) Exercício Vamos agora experimentar o que pode ser feito com assinatura digital e como fazê-lo. Abra um arquivo para assiná-lo digitalmente. Quando vamos utilizar o Certificate Security do Acrobat pela primeira vez, é necessário criar um perfil de usuário, que será nossa chave privada. Sempre que formos assinar um documento reativaremos este perfil, logando com o nome de usuário que iremos criar agora. Logo, não precisaremos recriá-lo a cada vez. Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files> My Digital ID File. Clique em Add (Figura 8.1). Selecione o tipo de certificado que você deseja usar. No nosso caso, utilizaremos o Self-signed Digital ID (figura abaixo).


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Figura 8.1 Caixa de diálogo para criação de novo perfil de usuário.

Figura 8.2 Caixa de diálogo para seleção do tipo de assinatura digital a ser usado.

Digite os dados para criar seu perfil (Figura 9.1 acima) e salve-o em um diretório de sua preferência, clicando em Create e depois em OK. Como visto na Figura 8.3. A partir deste momento, você já pode assinar digitalmente um documento. Mas antes disso vamos criar nossa chave pública, para permitir que outros reconheçam a assinatura, e criar também uma “aparência” para ela.

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Figura 8.3 Caixa de diálogo para inserção dos dados da assinatura digital.

Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files> My Digital ID File. Selecione a assinatura que você acabou de criar. Clique em Export. Selecione a opção Save the data to a file, e salve o arquivo no diretório desejado (conforme dica acima, em uma corporação é interessante salvá-lo em um diretório em um servidor). Para o exercício, salve-o em sua máquina mesmo. Você pode também definir a aparência de sua assinatura. Clique em Edit> Preferences e selecione a opção Digital Signatures. Como visto na Figura 8.4. Na área de Appearance, clique em New. Uma nova janela vai se abrir para que você selecione a aparência de sua assinatura. Se você quer criar uma assinatura digital com a mesma aparência de sua assinatura em papel, escaneie-a e salve o arquivo como PDF. Marque então a


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opção Imported Graphic e clique em PDF File para selecionar a imagem de sua assinatura (Figura 8.5).

Figura 8.4 Caixa de diálogo para especificação de preferências da assinatura digital.

Figura 8.5 Caixa de diálogo para seleção de imagem de assinatura.

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Selecione o gráfico clicando no botão Browse e depois clique em OK. Dê um título a esta assinatura e feche as outras caixas de diálogo clicando em OK.

Figura 8.6 Preview da assinatura.

Agora podemos assinar nosso documento.

Assinando o Documento Clique na ferramenta de assinatura digital e escolha a opção Sign this document. Clique em Continue Signing e escolha a opção Create a new signature field to sign. Clique em Next.

Figura 8.7 Ferramenta de assinatura digital.

Defina uma área onde aplicar sua assinatura clicando e arrastando com o mouse. Clique no botão Show Options, conforme Figura 9.8, para que você possa personalizar algumas informações em sua assinatura. Digite sua senha em Confirm Password e coloque suas informações de contato e razão para estar assinando o documento, caso deseje.


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Na opção Signature Appearance, selecione a assinatura com imagem escaneada, criada no passo anterior (se você não deu um nome a ela, o Acrobat mostra a data em que ela foi criada, permitindo que você a localize). Clique em Save and Sign e seu documento estará assinado.

Figura 8.8 Caixa de diálogo para assinatura do documento.

Figura 8.9 Caixa de diálogo expandida.

Veja que a assinatura agora está relacionada na guia Signatures (Figura 8.10). Salve o seu documento e feche-o. Agora precisamos saber como lidar com este documento assinado.

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Figura 8.10 Guia de assinatura digital.

OBSERVAÇÃO Após a criação de um perfil, o Acrobat entende que todos os documentos serão assinados pela mesma pessoa. Para assinar como outra pessoa, é necessário se logar como outro usuário através do menu Advanced> Manage Digital IDs> My digital ID files> Open another digital ID file.

Validando uma Assinatura Digital Para validar a assinatura do documento assinado no exercício anterior, você precisa simular que é outra pessoa, recebendo aquele arquivo assinado por você anteriormente. Para isso crie um novo perfil (da mesma forma que criou o anterior – veja tópicos anteriores) e logue como essa outra pessoa. OBSERVAÇÃO Se você não fizer isso, o Acrobat entende que o documento foi aberto pela mesma pessoa que o assinou e o reconhece automaticamente como válido.

Estando logado como outra pessoa, abra o documento assinado. Agora você precisa dizer ao Acrobat onde está a chave pública desta pessoa que assinou o documento aberto.


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Para isso, clique em Tools Advanced> Manage Digital IDs> Trusted Identities. Clique em Add Contacts. Na caixa de diálogo que se abre, clique em Browse for certificates, e localize a chave pública que foi gerada no exercício anterior. Selecione o novo contato e clique em Add contacts to List. Clique em OK. Este procedimento deverá ser realizado apenas uma vez para cada novo usuário com o qual você vá trabalhar usando assinatura digital. Abra o documento assinado, clique na assinatura ainda não reconhecida (abaixo) com o botão direito e escolha a opção Validate Signature.

Figura 8.11 Assinatura ainda não verificada.

O Acrobat busca então a chave pública, compara com a chave privada da assinatura, e se ele reconhecer que as duas foram geradas pelo mesmo perfil, marca a assinatura como válida (abaixo).

Figura 8.12 Assinatura verificada e válida.

Dica: Para que você não precise clicar e mandar reconhecer as assinaturas cada vez que você abrir um documento, clique em Edit> Preferences e selecione a opção Digital Signatures. Marque a opção Verify signatures when document is opened. Assim o Acrobat reconhecerá automaticamente as assinaturas que já estiverem disponíveis lá na sua área de Trusted Certificates.

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OBSERVAÇÃO Se nenhum perfil estiver logado na hora de reconhecer a assinatura, o Acrobat pedirá que seja feito login, pois sem isso ele não consegue estabelecer o sistema para verificação.

Visualizando Alterações em Documentos Assinados Quando um documento é assinado, ele não é bloqueado para alterações, como fazemos com o Password Security. Logo, é possível que uma versão assinada seja modificada, mas, para manter a integridade e a validade da assinatura, o Acrobat salva versões do documento para cada assinatura. Para simular isso, faça uma alteração qualquer em seu documento. Veja que na guia Signatures aparece a frase Document was modified abaixo da assinatura. Clique com o botão direito em cima da assinatura (no próprio documento ou na guia Signatures) e escolha a opção View Signed Version. O Acrobat abrirá a versão assinada do documento, sem as alterações feitas depois da assinatura.

Excluindo Assinaturas Para excluir uma assinatura de um documento, clique com o botão direito em cima dela e escolha a opção Delete Signature Field.

Resumo Rápido Como Funciona uma Assinatura Digital? 1. Como uma assinatura no mundo real, assinaturas precisam ser em um primeiro momento criadas, e em um segundo


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momento comparadas a alguma assinatura original reconhecida por exemplo por um órgão do Governo ou alguma área da empresa responsável pelo controle de identidades. 2. Nos tópicos a seguir descobriremos como aplicar uma assinatura digital.

Criando um Perfil de Usuário (Chave Privada) 1. Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files> My Digital ID File. 2. Clique em Add. 3. Clique no botão Click here to create a self-signed digital ID. 4. Digite seu nome e crie uma senha para este perfil. 5. Clique em OK. Para criar sua chave pública: 1. Clique em Advanced> Manage Digital Ids> My Digital ID Files> My Digital ID File. 2. Selecione a identidade que você criou e cujo certificado deseja exportar. 3. Clique no botão Export. 4. Selecione a opção Save the data to a file. 5. Salve o arquivo no diretório desejado. Para criar uma aparência para sua assinatura: 1. Clique em Edit> Preferences. 2. Selecione a opção Digital Signatures. 3. Na área de Appearance, clique em New. 4. Marque então a opção Imported Graphic. 5. Clique em PDF File para selecionar a imagem de sua assinatura (figura abaixo).

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6. Selecione o gráfico clicando no botão Browse. 7. Clique em OK. 8. Dê um título a esta assinatura e feche as outras caixas de diálogo clicando em OK.

Assinando o Documento 1. Selecione a ferramenta de assinatura digital. 2. Clique e arraste o mouse na área onde você quer aplicar sua assinatura. 3. Clique no botão Show Options. 4. Coloque as informações desejadas. 5. Em Signature Appearance, selecione a assinatura com imagem, criada junto com o perfil. 6. Clique em Sign and Save.

Validando uma Assinatura Digital Para que o documento seja validado na sua abertura: 1. Clique em Edit> Preferences. 2. Selecione a opção Digital Signatures. 3. Marque a opção Verify signatures when document is opened. Para que o Acrobat consiga reconhecer quem assinou o documento: 1. Clique em Tools Advanced> Manage Digital IDs> Trusted Identities. 2. Clique em Add Contacts. 3. Clique em Browse for certificates. 4. Localize a chave pública da identidade que você deseja reconhecer. 5. Selecione o novo contato e clique em Add contacts to List. 6. Clique em OK.


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7. Abra o documento assinado. 8. Clique na assinatura ainda não reconhecida com o botão direito e escolha a opção Validate Signature. Se o documento não validar automaticamente a assinatura ao abrir: 1. Selecione a assinatura. 2. Clique com o botão direito. 3. Selecione a opção Verify Signature.

Visualizando Alterações em Documentos Assinados 1. Clique com o botão direito em cima da assinatura. 2. Escolha a opção View Signed Version.

Excluindo Assinaturas 1. Clique com o botão direito em cima da assinatura. 2. Escolha a opção Delete Signature Field.

Capítulo 9 – Criando Comentários e Anotações

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CAPÍTULO

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Criando Comentários e Anotações

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Em um ciclo de revisão de documentos, quando estes precisam ser revisados por várias pessoas, os documentos são distribuídos em papel a várias pessoas, ou enviados via e-mail para serem comentados, em um processo muitas vezes descentralizado e confuso, e precisam ser devolvidos para o revisor final para a geração do documento final. O Acrobat oferece uma solução que aumenta a produtividade destes ciclos de revisão, centralizando o processo, reunindo os comentários em um documento único, disponível na rede e acessível apenas àqueles usuários autorizados a revisar o documento. Aliado a sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e Workflow (Sistema de controle e gerenciamento de fluxos e processos corporativos) é possível montar vários tipos de ciclos de revisão, como por exemplo fazer o acompanhamento deste ciclo de revisões, avisando automaticamente aos revisores que há um documento a ser revisado, onde ele está, e finalizando o processo quando todos tiverem revisado o documento. Neste capítulo e no próximo veremos como comentar documentos usando os recursos do Acrobat e como configurá-los para criar comentários on-line.

Comentando Documentos Localmente Temos várias ferramentas que nos permitem comentar um documento, como vemos abaixo, onde estão todas listadas, cada uma delas com uma função específica. Para ver as ferramentas disponíveis, clique na setinha preta do botão Review & Comment. Escolha as opções Commenting Toolbar e Advanced Commenting Toolbar para visualizar todas as ferramentas do grupo. Quando ne-


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cessário, faça o mesmo para as outras setinhas que estejam apontando para baixo. Isso vai permitir que você veja todas as ferramentas disponíveis.

Figura 10.1 Botão de Review & Comment.

As ferramentas ilustradas abaixo são (da esquerda para a direita, começando pela Figura 10.2, seguindo até a Figura 10.3):

Figura 10.2 Barra de ferramentas de comentários.

Figura 10.3 Barra de ferramentas de comentários avançados. ❏ NoteTool – Permite colocar notinhas no documento.

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❏ Text Edits Tool – Permite selecionar partes do texto e fazer marca-

ções no texto selecionado. Clicando na setinha lateral da ferramenta você pode inserir texto, destacar, adicionar, riscar, sublinhar ou substituir texto. ❏ Stamp Tool – Permite carimbar o documento. Existem muitos

formatos já disponíveis para uso, mas você pode personalizá-los, criando uma identidade própria para seus carimbos, com o logo da empresa ou a fonte utilizada na identidade visual da corporação, por exemplo. Basta criar um arquivo PDF com a ilustração desejada, clicar na setinha preta na lateral da ferramenta e selecionar a opção Create Custom Stamp. ❏ Highlight, Strikeout e Underline Tool – Permitem, respectivamente,

realçar, riscar e sublinhar texto (o texto precisa ser editável, não podendo ser a imagem de um texto). ❏ Botão Show – Controla a forma como os comentários são exibidos. ❏ Rectangle, Oval, Arrow, Line, Cloud, Polygone e Polygone Line

Tool – Permitem criar desenhos a mão livre, retângulos, elipses, linhas retas, etc. Caso deseje criar quadrados, círculos e linhas retas com ângulos de 0º, 45º ou 90º, aperte a tecla Shift de seu teclado enquanto desenha. ❏ Text Box Tool – Cria caixa de texto. ❏ Pencil e Pencil Eraser Tool – Permitem respectivamente criar dese-

nhos a mão livre e apagar parte deles. ❏ Attach File, Attach Sound e Paste Clipboard Image Tool – Permite

criar atalhos que abrem outros documentos, como por exemplo planilhas não convertidas para PDF e outros.

Exercício Abra um documento, selecione a ferramenta Note Tool e clique ao lado de um parágrafo de texto. Veja que uma notinha se abre, onde você pode digitar o seu comentário. Digite um texto de comentário,


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como se você por exemplo dissesse ao redator final do documento para revisar a ortografia de algumas palavras. Agora selecione a ferramenta Text Box Tool. Crie uma caixa de texto clicando e, arrastando ao lado de outro parágrafo, escreva um comentário. Repare que estas duas ferramentas de anotação têm uma função parecida, e você escolhe a sua preferida. Experimente as outras ferramentas. Selecione a Attach Sound Tool, clique no documento e grave um comentário seu falado (se você tiver microfone) ou escolha um som em sua máquina. Selecione a Attach File Tool , clique no documento e selecione por exemplo um arquivo de imagem que você quer que o redator final substitua no lugar daquele que está no documento (não esqueça de enviá-lo junto com o documento comentado). Experimente também as ferramentas de desenho, circulando elementos de seu documento, criando linhas e setas apontando para elementos de sua página, etc. Sublinhe, risque e realce texto com as ferramentas Highlight, Strikeout e Underline Tool. Quase todas as ferramentas aceitam notinhas de texto (idênticas às criadas pela Note Tool) associadas a elas. Para criá-las, basta selecionar a ferramenta mãozinha e clicar duas vezes em cima do comentário gerado. Uma notinha se abre, permitindo que você digite sua anotação. Para fechar estas notinhas clique no X localizado no topo à esquerda da própria notinha. Para abri-la novamente, basta clicar duas vezes em cima do comentário correspondente.

Lidando com Comentários Os comentários feitos no documento ficam listados na guia Comments do Acrobat, facilitando navegar e interagir entre eles. Você pode responder a eles, setar seu status, filtrar (listá-los de acordo

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com seu tipo, página onde estão localizados, autor ou data de criação), etc. Clicando em cima de cada um, o Acrobat leva até ele e, clicando duas vezes, você acessa o comentário já aberto. Tudo o que for feito nesta caixa será visto pelos outros usuários do documento.

Figura 10.4 Guia Comments.

Para excluir uma anotação, selecione-a com a mãozinha e clique na tecla delete em seu teclado. Para reposicionar uma anotação, selecione-a com a mãozinha e mova-a para a posição desejada. Você pode também alterar a cor e os ícones de suas anotações. Para isso, selecione-as com a mãozinha, clique com o botão direito, selecione a opção Properties e faça as alterações desejadas. Clicando em Options na guia Comments você pode também fazer verificação ortográfica no texto de suas anotações clicando em Check Spelling in Comments. Você pode também gerar o sumário das anotações, clicando em Summarize Comments. Isto facilita na hora de fazer o documento final. Podem-se classificar os comentários e filtrar os tipos desejados para aparecerem no relatório. Lembre-se que este relatório é um arquivo que se torna independente do original (que adota o nome que estiver nas propriedades do documento original), por esta razão ele não será atualizado automaticamente se as anotações do arquivo original forem modificadas. Caso isso aconteça e você deseje um relatório atualizado, você precisará gerá-lo novamente. Este relatório pode ser impresso e/ou salvo.


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Se você precisa enviar seus comentários a alguém que tenha esse mesmo documento, pode salvar seus comentários em um arquivo único, sem precisar enviar o documento inteiro. Isto é vantajoso pois o arquivo de comentário será sempre bem menor que o arquivo comentado inteiro. Para salvar seus comentários, clique no botão Options e selecione a opção Export Selected Comments. Salve o arquivo. O usuário que receber seus comentários deve abrir o documento idêntico ao que você comentou, clicar em Import Comments e selecionar o seu arquivo com os comentários. Eles aparecerão todos exatamente da forma como você os criou. Você pode ainda exportar seus comentários para o Microsoft Word, clicando em Export Comments to Word. Isto facilita bastante na hora da revisão final (por enquanto recurso disponível apenas para Office XP).

Imprimindo Documentos com Seus Comentários Se você deseja imprimir o documento e todos os comentários anexados, você precisa configurar esta opção. Clique em Edit> Preferences> Commenting. Marque a caixa Print Comment Pop-ups. Clique em OK (observe que nesta caixa de diálogo você também pode configurar a fonte de seus comentários, além de algumas opções de abertura dos pop-ups de comentários). No documento, você precisa abrir todas as notinhas de seus comentários, para que elas sejam impressas (clique duas vezes em cada uma para abrir o comentário). Clique em File> Print. Na caixa de diálogo da impressora selecione a opção Print Text and Comments para que seus comentários sejam impressos.

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Resumo Rápido Comentando Documentos Localmente 1. Selecione a ferramenta de comentário desejada. 2. Clique no documento. 3. Faça o comentário necessário.

Lidando com Comentários 1. Navegue entre eles usando a guia Comments. 2. Clique botão de filtro da guia e ordene-os por tipo, página, autor ou data. Para fazer verificação ortográfica no texto dos comentários: 1. Clique no botão Options e selecione a opção Check Spelling in Comments. Para gerar o sumário das anotações: 1. Clique no botão Options e selecione a opção Summarize Comments. 2. Salve o documento criado. Para apagar um comentário: 1. Selecione-o. 2. Pressione a tecla Delete.

Imprimindo Documentos com Seus Comentários 1. Clique em Edit> Preferences> Commenting. 2. Marque a caixa Print Comment Pop-ups. 3. Clique em OK. 4. No documento, abra todas as notinhas de seus comentários (clique duas vezes em cada um para abri-las).


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5. Clique em File> Print. 6. Na caixa de diálogo da impressora marque a opção Print Text and Comments.

Capítulo 10 – Comentando Documentos On-line

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CAPÍTULO

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Comentando Documentos On-line

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A maior parte dos documentos que circulam em uma empresa precisa ser lida, revista, comentada, alterada a aprovada por várias pessoas em vários níveis hierárquicos, conforme dito no capítulo anterior. Na maioria das empresas, isso acontece via rede interna ou via e-mail, ou até mesmo em papel, passando por uma pessoa, que depois passa a outra, e assim por diante, até o documento ter sido visto e revisado por todos. Este tráfego gera demora e sobrecarga da rede da empresa. A característica de Comentários on-line do Acrobat facilita esta interação, pois não há mais necessidade de o documento trafegar na rede ou fisicamente, em papel. Ele será disponibilizado em um diretório na rede e as pessoas que precisarem revisar o documento terão acesso a ele podendo comentar livremente o documento (usando as ferramentas de revisão e comentário vistas em exercício anterior) e ver os comentários que outras pessoas fizeram, aumentando assim a produtividade no tráfego de documentos na empresa. Associada a sistemas mais complexos de GED (Gerenciamento de Documentos) e a outras vantagens do formato PDF esta pode ser uma forma eficiente e segura de implantar um processo eficaz e de alta produtividade de fluxo de documentos.

Exercício Para usar o recurso de comentários on-line, você precisa configurar o Acrobat de modo a que ele enxergue um diretório na rede que possa ser o depositário dos comentários feitos nos vários documentos que serão disponibilizados para revisão. Para efeito de exercício, faremos o processo todo em máquina local (sem uso de rede), mas em uma empresa recomenda-se colocar o diretório de comentários e os documentos a serem revisados em um servidor.


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Configurações O primeiro passo é criar um diretório para os comentários. Crie um novo diretório em qualquer lugar de sua máquina. Você precisará apenas dizer ao Acrobat sua localização. Dê a ele o nome de “comentarios” (não é um nome obrigatório, mas é apenas uma forma de facilitar sua localização). Clique em Edit> Preferences e selecione a opção Reviewing. Em Server Type selecione Network Folder (porque neste caso a sua pasta é uma pasta em sua máquina ou em uma rede local). Em Server Settings, localize o seu diretório “comentarios”.

Figura 10.1 Caixa de diálogo para especificação de setagens de servidor de revisão. OBSERVAÇÃO Quando estiver preparando o sistema em um servidor, você tem outras opções; de acordo com a sua configuração de rede você pode escolher entre um servidor WebDAV, um Web Discussions ou um banco de dados.

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Basta apenas lembrar que o diretório que irá reunir os comentários deve ter permissão de escrita. Os documentos PDF a serem revisados também devem estar em um diretório na rede a que todos os revisores tenham acesso.

Comentando um Documento na Rede Abra o browser Internet Explorer. Clique em File> Open e clique no botão Browse para abrir um arquivo PDF no browser. Repare na barra de ferramentas que se abre junto com o documento: todas as ferramentas de comentário do Acrobat estão disponíveis através do browser.

Figura 10.2 Barra de ferramentas do Acrobat no Internet Explorer.

Faça os comentários necessários ao documento – todas as ferramentas funcionam exatamente da mesma forma que no Acrobat. Os comentários serão gravados no diretório definido nas preferências do Acrobat. Agora todas as outras pessoas que abrirem este documento utilizando este sistema do Acrobat poderão ver os comentários que você criou. É importante apenas lembrar que os comentários são armazenados no diretório de comentários previamente configurado, e não no próprio documento acessado. Assim o documento continua intacto, os comentários são como uma “camada” por cima dele. Para as revisões finais, basta o criador do documento final acessar os comentários utilizando este mesmo sistema, e fazer as alterações necessárias ao documento, gerando um novo PDF.


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Resumo Rápido Configurações 1. Crie um diretório para os comentários. 2. Clique em Edit> Preferences. 3. Selecione a opção Reviewing. 4. Em Server Type selecione o tipo de servidor que você utilizará para o sistema. 5. Em Server Settings, localize o seu diretório de comentários.

Comentando um Documento na Rede 1. Abra o documento PDF no Internet Explorer. 2. Faça os comentários.

Capítulo 11 – Inserindo Recursos Multimídia

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Inserindo Recursos Multimídia

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Os arquivos PDF podem conter elementos multimídia como som e vídeo tornando-os mais completos para aqueles que desejam criar documentos com alguns atrativos a mais. É possível especificar também como estes elementos vão se comportar quando o arquivo e/ou suas páginas forem abertas ou fechadas, criar slides com efeitos de transição e sons ou apenas incluir e visualizar filmes dentro do PDF. Os tipos de arquivo que podem ser inseridos em um arquivo PDF até a versão 1.4 (Acrobat 5) são arquivos que podem ser vistos a partir do plugin gratuito QuickTime (que pode ser baixado em www.apple.com/quicktime/download). São os formatos: FSSD (Sound Mover), AIF e WAV – arquivos de som – e MOV e AVI – arquivos de vídeo. No entanto, as versões mais novas de PDF (1.5 – Acrobat 6) aceitam uma maior variedade de arquivos (arquivos SWF – Flash, MP3 e outros). É importante lembrar que, quando se colocava um arquivo de som em um PDF, este era incorporado ao documento, ou seja, ao enviar o documento a alguém, você não precisava enviar junto o arquivo de som. Mas, importante, isto não acontecia com os arquivos de vídeo. Estes precisavam ser enviados em conjunto com o documento. Portanto, se você estiver criando arquivos compatíveis com versões anteriores ao Acrobat 6, deve lembrar destes detalhes. Quando você estiver inserindo o arquivo de vídeo no PDF, assegurese de que ele está no mesmo diretório que o documento PDF, pois isso facilita sua localização quando você o enviar a outra pessoa.

Exercício Neste exercício vamos inserir arquivos de som e vídeo em um documento e descobrir as várias formas de exibi-los. Para isso abra um arquivo PDF no Acrobat.


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Inserindo Arquivos de Som e Vídeo Selecione a ferramenta Movie (Na barra de Ferramentas Advanced Editing).

Figura 12.1 Ferramenta Movie.

Clique no documento, definindo um local para o seu vídeo (você pode também clicar e arrastar com o mouse, definindo um tamanho personalizado para seu filme – se você clicar e soltar apenas o filme será inserido em seu tamanho original). Ao soltar, se abrirá uma janela para configuração das opções disponíveis.

Figura 12.2 Caixa de diálogo para seleção do filme.

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Selecione se o seu PDF com arquivo de mídia será compatível apenas com Acrobat 6 ou com versões anteriores. Clique em Browse. Selecione então o arquivo a ser inserido. Na área Poster Settings escolha a opção Retrieve Poster from Movie para inserir o primeiro frame (a primeira imagem) do filme no documento. Você pode também escolher a opção Create poster from file para criar uma imagem personalizada para o ícone de seu filme. Você pode também selecionar a opção Use no Poster e seu filme ficará sem referência no documento (pode ser útil para quando seu filme for ativado por alguma ação específica e não pelo clique no próprio filme). Clique em OK. Selecione o filme e clique com o botão direito agora para especificar propriedades de Playback. Selecione a opção Properties.

Figura 12.3 Caixa de diálogo para seleção de propriedades do filme.


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Em Renditions (área em cima à direita) associe às ações disponíveis na lista quais vão iniciar o filme. Por exemplo, selecione a ação Page Visible e clique em Add Rendition. Selecione o filme que você deseja ver quando esta página abrir (você pode selecionar o filme já existente no seu documento ou selecionar um novo arquivo ou uma nova url). Quando esta ação acontecerr o filme será rodado.

Figura 12.4 Caixa de diálogo para seleção de aparência do filme.

Nesta guia você define borda, cor e estilo de borda para seu filme. Se desejar exibi-lo sem borda, escolha para Width a opção Invisible. Clique em OK e veja seu filme. Para fazê-lo rodar, você deve usar a ferramenta mãozinha. Para excluir um filme, clique com o botão direito em cima dele usando a ferramenta Movie e selecione a opção Delete. Para alterar suas propriedades, repita o mesmo procedimento, mas escolha a opção Properties. Você terá então acesso à caixa de configurações, que é a mesma que usamos até agora para colocar o filme na página.

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OBSERVAÇÃO Se você deseja inserir um arquivo de som, repita o mesmo procedimento, apenas selecionando o arquivo de som. Este não terá uma imagem de fundo (Poster), mas você pode deixá-lo visível definido bordas ou exibindo o Controller. Ele também pode ficar invisível e ser acionado através de ações de páginas, como veremos mais adiante, ou com um ícone no seu lugar.

Inserindo Animações de Transição de Página Você pode ainda, além de sons e filmes, associar animações a suas páginas, mas neste caso elas deverão ser vistas em tela cheia (sem barras de ferramentas) e serão aplicadas a todo o documento, ou apenas às páginas que você selecionar. Clique em Document> Pages> Set Page Transitions. Na área Page Transition você escolhe qual tipo de transição (animação) será aplicado às suas páginas. Caso queira visualizar várias das opções disponíveis, escolha Random Transition, pois assim você as visualizará randomicamente. Selecione também a velocidade com que será feita a transição na lista de Speed. Em Page Range especifique em que páginas serão aplicadas as transições (Todas as páginas, Páginas selecionadas na guia Pages ou Páginas de X a X). Clique em Ok. Para visualizar as animações, você precisa colocar seu documento em tela cheia. Para isso use as teclas Ctrl + L e navegue pelas páginas usando as setinhas do teclado. Para sair desta forma de visualização, repita as teclas de atalho Ctrl + L ou use a tecla Esc, se esta estiver especificada na área de Preferences. Você pode ainda especificar algumas propriedades de tela cheia na área de Preferences. Clique em Edit> Preferences> Full Screen.


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Nesta caixa de diálogo, você define o comportamento de suas páginas quando em Full Screen (Tela cheia). Na área de Full Screen Navigation você define se sua página avançará a cada X segundos, se ela retornará à página inicial quando passar da última, se a tecla esc (Escape Key) faz retornar à visualização normal (com barras de ferramentas) – esta opção é bastante recomendável – e se ela avançará a cada clique do mouse (clique com o botão esquerdo leva à próxima, e clique com o botão direito leva à anterior). Como visto na Figura 12.5.

Figura 12.5 Caixa de diálogo de preferências de Tela cheia.

Você pode ainda especificar se as transições do documento serão ignoradas e substituídas pelas especificadas nesta caixa de diálogo. Para isso marque a caixa Ignore all transitions. Se desejar ver as transições originais dos documentos, deixe esta caixa desmarcada. Em Mouse Cursor, você pode ainda escolher se ele ficará invisível após um tempo de inatividade, se ele estará sempre visível ou se ele estará sempre invisível.

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Em Background Color, escolha a cor de fundo (parte da tela não coberta pelo documento). Feitas as escolhas, clique em OK. OBSERVAÇÃO Os arquivos originários de PowerPoint e gerados através do PDFMaker (aquele botãozinho para gerar PDFs existente nos aplicativos do Office) conforme descrito no capítulo Criação de Arquivos no formato PDF, no item 3 – Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office, mantém as animações originais.

Resumo Rápido Inserindo Arquivos de Som e Vídeo 1. Selecione a ferramenta Movie. 2. Clique no documento. 3. Clique em Browse. 4. Selecione o arquivo a ser inserido. 5. Defina as outras opções de visualização do arquivo. 6. Clique em OK. Para excluir um filme: 1. Clique com o botão direito em cima dele usando a ferramenta Movie. 2. Selecione a opção Delete. Para alterar suas propriedades: 1. Clique com o botão direito em cima dele usando a ferramenta Movie. 2. Escolha a opção Properties.


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Inserindo Animações de Transição de Página 1. Clique em Document> Pages> Set Page Transitions. 2. Faça as escolhas desejadas. 3. Clique em OK. Para visualizar o seu documento em tela cheia e ver as animações: 1. Use as teclas Ctrl + L. 2. Avance página a página. Para sair da tela cheia: 1. Aperte a tecla esc se você tiver marcado a opção Escape Key Exits ou use as teclas de atalho Ctrl + L.

Capítulo 12 – Criando Formulários

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CAPÍTULO

12

Criando Formulários

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Formulários são uma parte bastante importante da documentação de uma empresa. Fichas de cadastro de clientes e funcionários, solicitações diversas, formulários de pedidos, faturamento, etc. representam em geral um grande volume circulante de papel, e muitas vezes o trânsito desses documentos e seu armazenamento acaba se tornando um grande transtorno, gerando perda de tempo e custos de armazenamento bastante altos. Os formulários digitais são uma grande solução para aumentar a produtividade no trânsito de documentos e na forma de lidar com dados, por oferecer novos meios de circulação dos documentos, com toda a segurança necessária, e por poderem se comunicar diretamente com os bancos de dados das empresas, eliminando fases do processo, como, por exemplo, a digitação de formulários quando estes são preenchidos em papel e precisam constar em uma base de dados. Além disso, eliminam a necessidade de armazenamento físico dos documentos, em muitos casos (com exceção para aqueles documentos que a legislação por enquanto exige que existam em papel). Os formulários digitais mais populares atualmente são aqueles criados em html, integrados a outras linguagens para fazer conexão com banco de dados, mas o formato PDF nos oferece a possibilidade de criar formulários neste formato, totalmente integrados a bancos de dados e com algumas vantagens com relação ao formato html, como a similaridade gráfica com os formulários em papel, a possibilidade de uso de assinatura digital e de armazenamento digital dos formulários preenchidos, que podem ser salvos e assinados digitalmente, como documentos normais, quando necessário.

Exercício Para criar formulários no formato PDF, ou e-forms, como são chamados, é necessário primeiro ter seu layout criado em outro aplicativo para gerar o PDF a partir dele ou digitalizar (escanear) o


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formulário em papel (recomenda-se criar o PDF a partir do documento digital, quando possível, pois você obterá melhores resultados visualmente e um documento mais leve em Kb). Feita essa primeira etapa, abre-se o PDF no Acrobat para implementar os campos e a programação necessária. A linguagem a ser utilizada nos formulários é o Acrobat Javascript, que é o Javascript usado nas páginas HTML, com algumas pequenas diferenças em certas propriedades e objetos usados, pois um é processado pelo browser e o outro é processado pelo próprio Acrobat. Para maiores detalhes sobre programação para e-forms em PDF, consulte o Acrobat Javascript Guide (acessível em PDF através do menu Help> Acrobat Javascript Guide) e o site da Adobe em http:// partners.adobe.com/asn/developer/acrosdk/main.html. Neste exercício, vamos construir um formulário simples de reembolso de despesas de viagem. Crie um documento PDF com os seguintes itens: Nome, data, período, dias, total por dia, total a reembolsar.

Criando Campos A partir deste layout, criaremos os campos necessários para tornar este documento um documento interativo. Clique no botão Advanced Editing e abra a barra de ferramentas de formulário clicando na seta lateral da ferramenta de Button Tool (Figura abaixo).

Figura 12.1 Button Tool.

Selecione a opção Show Forms Toolbar. Agora você terá acesso à barra de ferramentas de criação de formulários.

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Figura 12.2 Barra de ferramentas de formulário.

Na ordem, da esquerda para a direita, você tem as ferramentas Button Tool, Check Box Tool, Combo Box Tool, List Box Tool, Radio Button Tool, Text Field Tool, Digital Signature Field Tool. As propriedades de cada tipo de elemento são as seguintes: ❏ Button: botão para interação do usuário. ❏ Check Box: permite marcar uma ou várias opções em um

formulário. Cada Check Box deve ter seu próprio nome, para quando ele for exportado. ❏ Combo Box: é uma lista contendo várias opções, mas permitindo

apenas uma única seleção. ❏ List Box: exibe uma lista com possibilidade de múltiplas seleções. ❏ Radio Button: permite marcar apenas uma das várias opções em

um formulário. Todos os Radio Button, ao contrário dos Check Boxes, devem ter o mesmo nome, mas valores de exportação diferentes, pois apenas um deles é selecionável, e tem valor diferente de acordo com a opção do usuário. ❏ Text Field: campo de texto. ❏ Signature: campo que deve conter uma assinatura digital.

Selecione a ferramenta Text Field Tool. No documento, ao final da palavra Nome, clique e arraste criando uma área ao redor do campo colorido, conforme exemplo da Figura 12.3. Esta será a área do campo “Nome”.


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Clique duas vezes no campo criado. Na janela que se abre, na guia General, coloque o nome do seu campo em Name (vale lembrar que o nome do campo não pode conter caracteres especiais, como ç e acentos) e escolha seu tipo. Defina também se ele será Read Only (não editável), Required (de preenchimento necessário), visível ou não, imprimível ou não (Form Field is).

Figura 12.3 Guia General.

Na guia Appearance definimos a aparência de nosso campo, fonte, cor. Ver Figura 12.4. Na guia Options definimos o conteúdo inicial do campo (Default) – em nosso caso podemos deixar em branco – e definimos alinhamento e outras propriedades do campo como, por exemplo, se ele vai ter várias linhas, limite de caracteres, se é um campo senha (mostra o texto digitado com asteriscos), se ele vai ser usado para seleção de arquivos ou se ele permite que seja feita verificação ortográfica nele. Ver Figura 12.5.

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Figura 12.4 Guia Appearance.

Figura 12.5 Guia Options.

Na guia Actions podemos especificar ações para cada evento possível no campo de formulário. As ações disponíveis são as mesmas que já


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vimos nos capítulos Setando ações através de Hyperlinks e Uso de Recursos Multimídia. Os eventos são: ❏ Mouse Up: quando se clica fora do formulário (ou botão), após

ele ter sido clicado. É recomendado utilizar esta ação em botões, pois ela dá tempo de o usuário se “arrepender” e não desclicar até sair do botão, evitando que a ação se concretize. ❏ Mouse Down: quando o formulário (ou botão) é clicado (evento

anterior ao “Up”). Nesta opção a ação é executada no momento do clique. ❏ Mouse Enter: quando o mouse passa sobre o formulário (ou botão),

sem necessidade do clique. ❏ Mouse Exit: quando o mouse sai de sobre o formulário (ou botão),

sem clique. ❏ On Focus: quando o formulário (ou botão) é selecionado – ganha

o foco – através da tecla TAB. ❏ On Blur: quando o formulário (ou botão) sai do foco através da

tecla TAB. Para adicionar uma ação ao campo, selecione um evento e uma ação e clique no botão Add. Você pode adicionar várias ações a serem executadas umas após as outras repetindo o mesmo procedimento. Na guia Format, você escolhe o formato de seu campo (Número, porcentagem, Data, etc.). No caso do campo “Nome”, deixe a opção none marcada, mas para o campo Data, a ser criado mais tarde, você deverá escolher a opção Date, conforme o exemplo abaixo. Repare que os formatos estão, em sua maioria, na ordem americana (m/d/ yy) mas você pode editar este campo (indicado pelo cursor) digitando o formato na ordem brasileira (d/m/yy).

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Figura 12.6 Guia Actions.

OBSERVAÇÃO A opção Custom permite criar opções personalizadas de formatos, onde você pode, por exemplo, colocar um script de validação de CPF.

Na guia Validate, você define opções de validação do seu campo (se o seu campo não for número a opção “Value must be greater than or equal to/and less than or equal to” não estará habilitada). Você pode inclusive definir scripts pessoais de validação do seu campo selecionando a opção Run Custom Validate Script e clicando no botão Edit. Um dos exemplos de script seria um script de validação de e-mail.


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Figura 12.7 Guia Format.

Para o campo “Nome”, deixaremos marcada a opção Field Value is not validated.

Figura 12.8 Guia Validate.

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E finalmente a guia Calculate permite executar cálculos entre os campos, seja de maneira mais simples, selecionando a opção Value is the –Sum/ Product/ Average/ Minimum/ Maximum – of the following fields e clicando no botão Pick para selecionar os campos (uma janela se abre com os campos listados; para escolher os que participarão da operação, basta clicar duas vezes em cima do nome de cada um), ou, de maneira mais complexa, inserindo um script personalizado. Para o campo “Nome”, deixaremos marcada a opção Value is not calculated.

Figura 12.9 Guia Calculate.

Clique em Close para concluir a criação do campo. Repita a mesma operação para criar o campo “Período”. Dê a ele o nome “periodo” (sem acento). Crie também o campo “Data”, lembrando de marcar a opção Date na guia Format. Dê a ele o nome “Data”.


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Criando Tabelas Crie agora, na primeira linha da tabela, o campo “Dia” (Dê a ele o nome “Dia”), também lembrando de marcar a opção Date na guia Format, e o campo “Total do Dia”. Para este último, dê o nome “total.dia”. Esta é uma forma de nomear elementos na linguagem Javascript, criando uma hierarquia entre eles, no caso de operações com os campos, como veremos mais abaixo, na construção do campo “Total da viagem”, pois ele permite somar todos os campos, por exemplo, sem que seja preciso numerar um a um no script aqueles que serão somados para formarem o total gasto na viagem. Para o campo “total.dia” você deve marcar a opção Number na guia Format, especificar 2 casas decimais em Decimal Places, definir o símbolo da moeda (na listagem não existe o Real) e escolher o tipo de separador (o mais comum no Brasil é aquele com vírgula: 1234,56). Na guia Validate, você vai especificar que o valor deve ser superior ou igual a zero (Value must be greater than or equal to) e inferior ou igual a 200 (and less than or equal to). No exemplo, o viajante não pode pedir um reembolso superior a R$ 200,00 por dia. OBSERVAÇÃO Como vamos criar novos campos a partir destes dois primeiros da tabela, faça com que eles tenham exatamente o mesmo tamanho das linhas, facilitando a criação e a posição dos campos das linhas seguintes.

Vamos agora criar o resto das linhas da tabela “Dia” e “Total do Dia”, sem precisar refazer o processo todo, linha por linha. Para isto, aperte a tecla Shift e envolva os dois campos da tabela, selecionandoos. Aperte a tecla Ctrl e puxe para baixo, até o final da tabela, o quadradinho formado no meio da seleção (indicado pela seta do

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mouse na ilustração abaixo). Clique dentro da nova área de campos criados para finalizar a criação da tabela.

Figura 12.10 Criação de tabela.

Repare que os novos campos recebem uma numeração seqüencial, facilitando futuramente o uso dos dados inseridos na tabela.

Criando Relações Entre os Campos Você vai criar agora o campo que calcula o total de gastos da viagem, somando todos os campos “Total do dia”. Crie o campo “Total da viagem”. Dê a ele o nome de “Total.viagem”. Ele deverá ser um campo Number, a especificar na guia Format. Você deve também especificar 2 casas decimais em Decimal Places, e definir o símbolo da moeda (na listagem não existe o Real) além de escolher o tipo de separador (o mais comum no Brasil é 1234,56). Na guia Calculate, marque a opção “Value is the Sum of the following fields” e clique no botão Pick. Selecione o campo “total.dia”, marcando sua caixinha lateral, para que o campo “Total do dia” some todos os campos “dia.total.n”, sendo n o número de campos existentes de 1 até o número total de linhas da tabela. Esta é uma propriedade da linguagem Javascript, utilizada pelo Acrobat, que utiliza hierarquia de campos. Teste o funcionamento dos campos, preenchendo-os utilizando a ferramenta “mãozinha”.


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DICA Para especificar a ordem de cálculo dos campos, quando necessário, clique em Advanced> Forms> Set Field Calculation Order.

Alterando Propriedades de Campos Após os campos terem sido criados, eles ainda podem ser editados. Para alterar tipo, formato, cor, etc., selecione o campo utilizando a ferramenta Form Tool, clique com o botão direito e selecione a opção Properties. Você terá acesso à caixa de configurações que utilizamos para criar os campos. Para criar alinhamento entre os campos, distribuir espaço igual entre eles, ou fazer com que tenham o mesmo tamanho, em altura ou largura, selecione os campos que você deseja alinhar ou alterar o tamanho, clicando primeiro naquele que será o padrão para os outros. Selecione os outros clicando com a tecla Shift pressionada, depois clique com o botão direito do mouse, selecione as opções Align ou Center para alinhamento, Distribute para distribuição de espaço, e Size, para tamanho, e escolha as subopções desejadas. Para facilitar o posicionamento dos campos, você pode ainda visualizar a grade do documento clicando em View> Grid e clicando em View> Snap to Grid. É possível também definir a ordem de preenchimento dos campos. Para isto você deve ir até a guia Pages, selecionar a página onde está seu formulário, clicar no botão Options e selecionar a opção Page Properties. Na guia Tab Order, selecione a opção desejada (navegação por linha, coluna, estrutura do documento ou não especificado, caso o documento tenha sido criado no Acrobat 5).

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Lidando com Dados Vamos criar agora um botão para enviar os dados quando o formulário for preenchido. Selecione a ferramenta Button Tool. Clique com o botão direito e selecione a opção Properties. Defina sua aparência na guia Appearance e, na guia Options, defina seu comportamento e layout para cada fase do botão. Defina em Layout se o seu botão será apenas texto, ou texto acompanhado de ícone. Em Behavior escolha a opção Push, pois ela simula o botão pressionado quando o mouse clicar em cima dele. Em Icon and label você define o layout para cada fase (Up é quando o botão está “em repouso”, Down é quando ele foi clicado, e Rollover é quando o mouse está por cima do botão mas sem estar clicado). Clique em Up e escreva o texto de seu botão (no campo Label) e selecione seu ícone, clicando em Choose Icon, caso tenha especificado sua existência.

Figura 12.11 Caixa de diálogo para configuração de layout de botão.


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Repita o mesmo procedimento para as fases Down e Rollover. Fazendo com que estas fases do botão sejam diferentes, você consegue passar melhor uma impressão de tridimensionalidade, simulando o fato de o botão ser pressionado. Na guia Actions, selecione a opção Mouse Up, clique no botão Add e escolha a ação Submit a Form. Clique em Add e digite o endereço do arquivo que vai processar os dados do formulário na área Enter a URL for this link, e gravar em um banco de dados ou enviar por email para algum endereço. Tradicionalmente, são scripts cgi ou asp rodando em um servidor que processam estas informações. É provável que para o exercício você não tenha nenhum script cgi nem um ambiente de servidor disponível; por isso não digite nada na URL e clique em Cancel para fechar as janelas. Mas, para que você possa entender o que é processado, preencheremos o formulário e salvaremos os dados de outra forma. Apenas clique no botão para ver como ficou o seu visual. Salve o documento com todos os campos criados não preenchidos. Agora, preencha os campos com alguns dados, no próprio Acrobat, usando a ferramenta mãozinha. Clique em Advanced> Forms> Export Form Data. Salve o arquivo FDF (Form Data Format, é um formato de arquivo que guarda os dados de um PDF). Agora, salve o seu PDF preenchido com outro nome. Abra novamente o formulário salvo sem os campos preenchidos. Clique em Advanced> Forms> Import Form Data. Selecione o arquivo FDF salvo na etapa anterior. Veja que o Acrobat importa os dados para o seu formulário novamente. DICA Você pode também criar um botão que limpe os campos do formulário, apagando seu conteúdo. Para isso escolha a ação Reset Form. Teste o botão.

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OBSERVAÇÃO Por enquanto, preenchemos o formulário com ele aberto no Acrobat, mas isso também é possível, e principalmente recomendado, através do browser, pois é somente on-line que conseguimos criar interatividade com bancos de dados, criando assim um real interesse para a existência dos e-forms.

Para preencher um formulário PDF usando o browser, é necessário apenas que o usuário tenha o Acrobat Reader 6.0 (ou anterior), software gratuito que pode ser baixado diretamente do site da Adobe, mas com isso ele consegue apenas enviar dados de um formulário (Submit Form). Se for necessário salvar o documento preenchido, é necessário que o usuário tenha o Adobe Acrobat 6.0 ou 5.0, versão Full. Como dito no início deste capítulo, existem inúmeras funcionalidades para os e-forms, quando os unimos a bancos de dados, via programação. Para maiores detalhes sobre como fazê-lo, consulte o Acrobat Javascript Guide (Acessível em PDF através do menu Help> Acrobat Javascript Guide) e o site da Adobe em http://partners.adobe.com/asn/developer/ acrosdk/main.html.

Resumo Rápido Criando Campos 1. Selecione a ferramenta Form Tool. 2. Clique e arraste criando uma área, que será o campo. 3. Nomeie o campo. 4. Escolha seu tipo, de acordo com sua função. 5. Defina a aparência do campo na guia Appearance. 6. Defina as outras opções necessárias nas guias seguintes. 7. Clique em OK.


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Criando Tabelas 1. Crie dois ou mais campos que serão duplicados. Estes serão a base da tabela. 2. Aperte a tecla Shift e envolva os campos-base da tabela, selecionando-os. 3. Aperte a tecla Ctrl e puxe para baixo, até o final da tabela, o quadradinho formado no meio da seleção. 4. Clique dentro da nova área de campos criados.

Criando Relações Entre os Campos Para criar um campo de cálculo automático: 1. Crie o campo de cálculo. 2. Na guia Calculate, marque a opção “Value is the ‘operação desejada’ of the following fields” e clique no botão Pick. 3. Selecione cada campo necessário ao cálculo marcando a caixinha ao lado do nome de cada campo. 4. Clique em OK. 5. Lembre que estes campos devem ser campos Number (definido na guia Format).

Alterando Propriedades de Campos 1. Selecione o campo. 2. Clique com o botão direito. 3. Selecione a opção Properties. 4. Faça as alterações desejadas. 5. Clique em OK.

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Para definir posicionamento entre os campos (alinhamento, distribuição de espaço): 1. Selecione os campos que você deseja posicionar usando a tecla Shift. 2. Clique com o botão direito do mouse. 3. Selecione as opções e subopções desejadas. Para definir a ordem de preenchimento dos campos. 1. Vá até a guia Pages. 2. Selecione a página onde está seu formulário. 3. Clique no botão Options. 4. Selecione a opção Page Properties. 5. Na guia Tab Order, selecione a opção desejada.

Lidando com Dados Para criar um botão de envio de dados: 1. Crie um campo usando a ferramenta Button Tool. 2. Defina a aparência para cada um de seus estágios (Up, Down, Rollover). 3. Na guia Actions, selecione a opção Mouse Up (ou alguma outra que você desejar). 4. Clique no botão Add. 5. Escolha a ação Submit a Form. 6. Clique em Add e digite o endereço do arquivo que vai processar os dados do formulário.

Capítulo 13 – Convertendo Documentos Digitalizados (OCR)

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CAPÍTULO

13

Convertendo Documentos Digitalizados (OCR)

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O Acrobat permite a digitalização de documentos e o reconhecimento de caracteres, ou seja, transformação de texto como imagem em texto editável (Processo de OCR – Optical Character Recognition). Isto é possível com um plugin chamado Paper Capture. No Acrobat 6 ele já vem pré-instalado, mas no Acrobat 5 ele ainda é um plugin separado do software que é gratuito e pode ser baixado diretamente do site da Adobe em www.adobe.com.br/support/downloads/main.html. Após baixar o arquivo executável, clique duas vezes para instalá-lo. Mantenha o Acrobat fechado durante a instalação. Terminado o processo, abra o Acrobat e veja que no menu Tools apareceu a opção Paper Capture. Isto indica que o plugin foi instalado com sucesso. Mas é importante lembrar que este plugin só pode ser instalado na versão em inglês do Acrobat, e que este recurso só pode ser usado em documentos PDF de formato imagem, abertos ou escaneados através do Acrobat, com até 50 páginas e resolução entre 200 e 600 dpi, em arquivos PDF que sejam imagem. Para uma necessidade maior de digitalização e reconhecimento de caracteres, de milhares de documentos em uma empresa, por exemplo, existe um outro software da Adobe específico para esses fins, chamado Acrobat Capture, que é um produto para ser instalado em um servidor. Ele faz desde a digitalização em série dos documentos, até o reconhecimento de caracteres, indexação e conversão para PDF.

Exercício Neste exercício, veremos como digitalizar documentos através do Acrobat, e como fazer o reconhecimento de texto em documentos digitalizados.


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Digitalizando Documentos OBSERVAÇÃO Se você não tem scanner, passe para a próxima etapa usando uma imagem que contenha texto.

Para escanear um documento, posicione-o na bandeja do scanner e clique em File> Create PDF> From scanner. Na janela aberta, selecione o scanner disponível, e o tipo de página do seu documento (página única – Single-Sided – ou dupla – Double-Sided). Depois marque a opção Open New PDF Document, se você deseja criar um novo documento, ou marque a opção Append To Current Document caso deseje incorporar as páginas a serem escaneadas ao documento aberto no momento (se houver). Selecione as opções de compatibilidade do documento criado (se você escolher compatibilidade com Acrobat 6, em geral o documento ficará menor, mas poderá ter problemas de compatibilidade com versões anteriores do Acrobat). Selecione também o nível de qualidade do documento, sempre lembrando que, quanto mais qualidade, mais pesado o documento. Clique no botão Scan.

Figura13.1 Caixa de diálogo para escaneamento de documentos.

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Siga o processo de escaneamento do seu scanner e clique em Next para adicionar mais páginas ao seu documento, e então posicione uma nova página em seu scanner, ou clique em Done para concluir o processo. Salve o arquivo. OBSERVAÇÃO As opções de compressão e compatibilidade não devem ser usadas se o documento estiver sendo scaneado para fazer reconhecimento de caracteres.

Fazendo Reconhecimento de Caracteres Com o documento escaneado aberto, clique em Document> Paper Capture> Start Capture. Selecione na seção Pages as páginas que você quer converter para texto. Você pode escolher entre processar todas as páginas (All Pages), a página em que você está (Current Page) ou da página X à página Y (From Page... to...).

Figura 13.2 Caixa de diálogo para definição de propriedades de conversão de texto.


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Feito isso, clique no botão Edit. Na janela de Preferences, em Primary OCR Language selecione o idioma em que está o documento, para obter melhores resultados, pois isto facilita o reconhecimento das palavras. Note que já existe a possibilidade de se usar um dicionário com o idioma Brazilian Portuguese, o que facilita a conversão de texto em português “brasileiro”. Em PDF Output Style define-se o formato de saída do PDF, que pode ser Gráficos e Texto (Formatted Text and Graphics) ou Imagem pesquisável (Searchable Image Exact ou Compact). Escolhe-se Imagem pesquisável quando se quer manter o documento como imagem, mas se quer também fazer buscas de palavras no documento. Com este formato, o PDF quando é aberto apresenta apenas a imagem, mas guarda “dentro dele” uma camada invisível de texto, onde serão feitas as buscas. A vantagem de se escolher a opção Formatted Text and Graphics é que, além de tornar o documento editável, seu tamanho final em Kb é bem menor. Para o exercício, selecione esta última, para podermos fazer a verificação do texto. A opção Downsample Images oferece a possibilidade de reduzir a resolução das imagens (dpi) caso seja necessário diminuir o tamanho do arquivo, se este contiver imagens. Clique no botão OK da tela Preferences após as escolhas terem sido feitas, e no botão OK da janela Paper Capture Plug-in para iniciar o processo. Ao final do processo, selecione uma ferramenta qualquer que permita seleção de texto e veja que agora o seu texto é editável.

Corrigindo Palavras Durante o processo de OCR, algumas vezes o sistema não consegue reconhecer todas as palavras do documento. Isso acontece quando há falhas na imagem, ou quando o dicionário utilizado para o

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reconhecimento não tem a palavra ou o caractere correspondente à imagem. A maioria dos softwares de OCR substitui então a palavra desconhecida por símbolos estranhos como cifrões e símbolos de pontuação, prejudicando a leitura e a qualidade do documento e obrigando a uma revisão com o documento original em mãos após o processo, para saber o que aqueles caracteres estranhos representam. O plugin do Paper Capture, utilizado pelo Acrobat para fazer o OCR apresenta uma grande vantagem pois, em vez de substituir as palavras desconhecidas por símbolos, ele mantém pequenas imagens daquelas palavras não reconhecidas, mantendo assim a legibilidade do documento e muitas vezes até eliminando a necessidade de revisão do documento. Mas, quando isso é necessário, a revisão fica mais fácil, pois a imagem que está na tela é parte do documento escaneado, e assim você consegue reconhecer a palavra sem precisar recorrer ao original.

Exercício Para localizar as palavras não reconhecidas após o processo de OCR, clique em Document> Paper Capture> Find first OCR Suspect (para ver quais palavras não foram reconhecidas, estas serão circundadas), e selecione a ferramenta TouchUp Text (para efetuar as correções). Aparecerá uma janela mostrando a imagem da palavra não reconhecida, e no documento a palavra estará realçada da forma como o Acrobat a entendeu. Compare as duas e, se desejar corrigir, clique na palavra realçada e corrija-a. Clique em Accept and Find para aceitar a palavra realçada ou corrigida por você e passe para a próxima. Se não desejar corrigir, clique em Find Next e a imagem será mantida. Repita o processo até ter corrigido todas as palavras “suspeitas”. Clique em Close para fechar a janela.


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Salve este arquivo convertido com um nome diferente do original (imagem escaneada) e compare o tamanho em Kb dos dois. Você comprovará assim a vantagem de se aplicar o processo de OCR em um documento que contenha texto escaneado, pois ele se torna muito mais leve que o original, além de permitir busca de palavras.

Resumo Rápido Digitalizando Documentos 1. Posicione o documento na bandeja do scanner. 2. File> Create PDF> From scanner. 3. Selecione o scanner disponível e o tipo de página do seu documento. 4. Marque a opção Open New PDF Document ou Append To Current. 5. Clique no botão Scan. 6. Siga o processo de escaneamento do seu scanner. 7. Clique em Next para adicionar mais páginas ao seu documento ou clique em Done para concluir o processo. 8. Salve o arquivo.

Fazendo Reconhecimento de Caracteres 1. Clique em Advanced> Paper Capture> Start. 2. Selecione as páginas que você quer converter para texto. 3. Clique no botão Edit. 4. Defina o idioma e o tipo de documento que você quer obter. 5. Clique em OK.

Corrigindo Palavras 1. Clique em Document> Paper Capture> Find first OCR Suspect.

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2. Selecione a ferramenta TouchUp Text. 3. Clique em Tools> TouchupText> Find Next Suspect. Aparecerá uma janela mostrando a imagem da palavra não reconhecida. 4. No documento a palavra estará realçada da forma como o Acrobat a entendeu. Compare as duas. 5. Se desejar corrigir, clique na palavra realçada e corrija-a. 6. Clique em Accept and Find para aceitar a palavra realçada ou corrigida por você e passe para a próxima. 7. Se não desejar corrigir, clique em Find Next. 8. Repita o processo até ter corrigido todas as palavras “suspeitas”. 9. Feche a janela clicando em Close. 10. Salve o documento.

Capítulo 14 – Fazendo Busca de Palavras (Adobe Catalog)

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CAPÍTULO

14

Fazendo Busca de Palavras (Adobe Catalog)

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O recurso de busca de palavras em documentos é importante para localização rápida de informações, e se torna mais valioso ainda quando é utilizado para buscar informações não apenas em um, mas em uma coleção de documentos, aumentando a produtividade daqueles que usam o PDF como formato para armazenamento de informações. O Acrobat permite, através de um plugin, a criação de uma base de dados para busca de palavras em vários documentos ao mesmo tempo, sem a necessidade de eles estarem abertos. Um exemplo de uso disto é um CD contendo vários documentos e um índice, que permite localizar documentos dentro deste CD. Este plugin, chamado Acrobat Catalog, é instalado automaticamente quando da instalação normal do Acrobat 5.0. É importante lembrar que este recurso de criação de índices (como o Acrobat chama o sistema de busca em vários documentos PDF) só existe para a versão em inglês do Acrobat.

Exercício Vamos criar um índice para busca em vários documentos, e para isso precisamos nos certificar de que eles estão preparados corretamente para obter uma melhor performance. Escolha alguns documentos PDF para fazer o exercício.

Preparando os Documentos O primeiro passo é se certificar de que nenhum documento tem senha para abertura, pois eles ficarão bloqueados para busca. Verifique se algum documento tem proteção contra cópia ou extração de conteúdo. Se você precisar manter esta característica nos seus documentos, o Acrobat precisa estar configurado para conseguir fazer buscas corretamente. Clique em Edit> Preferences e selecione a opção


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Startup. Na área Application Startup marque a opção Use only certified plugins. Se você está preparando um CD com estes documentos e com o índice, coloque um arquivo texto do tipo Leiame para explicar estas configurações e explicar o funcionamento do índice ao seu usuário. O próximo passo é preparar as informações relativas aos documentos: título, tema, palavras-chave, autor. Para isso, clique em File> Document Properties e selecione a opção Description. Digite as informações necessárias. Isto permite que o critério de busca seja, além das palavras contidas no documento, o autor, o tema, palavraschave ou até mesmo o título do documento. Feito isso, crie um diretório e coloque dentro dele sua coleção de documentos.

Criando o Índice Clique em Advanced> Catalog. Clique no botão New Index para criar o novo índice, definindo suas propriedades.

Figura 14.1 Caixa de diálogo para criação de novo índice.

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Clique no botão Add na seção Include These Directories para selecionar o(s) diretório(s) que contém(êm) seus arquivos PDF. Se não desejar que alguns subdiretórios (se houver) sejam incluídos no índice, clique no botão Add na área Exclude These Directories e selecione-os.

Figura 14.2 Caixa de diálogo para criação de novo índice.

Clique no botão Options para otimizar a estrutura de seu índice. Clique no botão Stop Words, digite as palavras que você não quer incluídas na base de dados e clique em Add (podem ser artigos ou preposições como de, para, a etc., mas tome cuidado porque, se você for fazer buscas de frases usando estas palavras, elas não serão encontradas). Você pode ainda marcar a opção Do not include numbers para não incluir números. Isto faz com que a base fique mais leve e conseqüentemente as buscas se tornam mais rápidas.


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Marque a opção Optimize for CD-Rom se estiver preparando o índice para ser incluído em um CD. Isto estrutura os arquivos de forma a tornar a busca em um CD-Rom mais rápida. A opção Add IDs to Acrobat 1.0 PDF files é necessária quando os documentos foram criados com a versão 1.X do Distiller ou PDFMaker, e além disso vão ser vistos em ambientes multiplataformas (Mac e PC).

Figura 14.3 Caixa de diálogo para especificação de opções do índice.

Clique em OK para fechar a janela Options e clique em Build para construir o índice e salve-o dentro do mesmo diretório. DICA Se você precisar adicionar documentos à sua coleção depois que o índice foi criado, clique em Advanced> Catalog> Open Index, abra o índice e clique no botão Purge para atualizá-lo. É aconselhável recriar o índice depois de duas ou três atualizações.

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Fazendo Buscas Para fazer buscas, clique em Edit> Search ou use o botão de busca e especifique o que você quer localizar.

Figura 14.4 Ferramenta de busca.

Na janela lateral que se abre, clique na opção Use Advanced Search Options, conforme figura abaixo.

Figura 14.5 Janela lateral de busca.

Digite palavras a serem localizadas no texto, ou o Título do documento, autor, tema, palavras-chave, especifique períodos em


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que o documento tenha sido criado ou modificado e marque as opções de Stemming (busca palavras que contenham o radical da palavra digitada mais as terminações ng, ed, s, ion, mas não aquelas terminadas em er – regras de término de palavras em inglês), Case Sensitive (diferencia as palavras utilizando maiúsculas daquelas em minúsculas) e Proximity (determina a proximidade entre as palavras quando é feita uma busca contendo várias palavras usando AND). Experimente fazer várias buscas. Definidas as opções para a busca, clique em Look In e selecione os índices em que você quer realizar a busca clicando na opção Select Index. Clique no botão Search para iniciar sua busca. Após o Acrobat ter localizado os documentos, clique duas vezes em cima dos documentos listados ou no botão View para visualizá-los. Se você fechar esta listagem para ver melhor o documento, você pode recuperá-la clicando em Edit> Search Results.

Usando Critérios Avançados de Busca O Acrobat permite que se façam buscas avançadas utilizando operadores Booleanos. Para fazer busca de frases inteiras, basta digitar a frase. Se esta incluir palavras como and, or e not, coloque-a entre aspas, se não estas palavras funcionarão como operadores booleanos. A expressão “Acrobat and PDF” escrita assim entre aspas acharia todos os documentos contendo a frase Acrobat and PDF, enquanto que, se ela estivesse digitada sem aspas, ela encontraria todos os documentos contendo ao mesmo tempo as palavras Acrobat e PDF. Os operadores booleanos utilizados pelo Acrobat são os seguintes:

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❏ & ou AND: Deve ser utilizado quando se deseja achar documentos

que contenham as duas palavras. Exemplo: Acrobat and PDF acha os documentos que contenham necessariamente ambas as palavras. ❏ | (barra vertical) ou OR: Deve ser utilizado quando se deseja achar

documentos que contenham uma das duas palavras. Exemplo: Acrobat or PDF acha os documentos que contenham uma das duas palavras. Use uma vírgula (,) ou uma barra vertical (|) para separar itens, quando for necessário. ❏ ! ou NOT: Deve ser utilizado quando se deseja achar documentos

que contenham apenas a palavra antes do NOT ou do ponto de exclamação. Exemplo: Acrobat not PDF acha os documentos que contenham apenas a palavra Acrobat.

Resumo Rápido Preparando os Documentos 1. Clique em File> Document Properties e escolha a opção Description. 2. Digite as informações necessárias. 3. Crie um diretório (ou vários) e coloque dentro dele sua coleção de documentos.

Criando o Índice 1. Clique em Advanced> Catalog. 2. Clique no botão New Index. 3. Clique no botão Add, na seção Include These Directories para selecionar o(s) diretório(s) que contém(êm) seus arquivos PDF. 4. Clique no botão Options, para otimizar a estrutura de seu índice. 5. Clique em OK para fechar a janela Options. 6. Clique em Build.


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Para adicionar documentos à sua coleção depois que o índice foi criado: 1. Clique em Advanced> Catalog> Open Index. 2. Abra o índice. 3. Clique no botão Purge para atualizá-lo.

Fazendo Buscas 1. Clique no botão Search. 2. Clique Look In e selecione a opção Select Index. 3. Clique em Search para iniciar sua busca.

Usando Critérios Avançados de Busca Operadores booleanos utilizados pelo Acrobat: 1. & ou AND 2. | (barra vertical) ou OR 3. ! ou NOT

Capítulo 15 – Capturando Sites

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CAPÍTULO

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Capturando Sites

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O Acrobat permite baixar sites inteiros (ou parte) para a máquina do usuário, transformando automaticamente os arquivos html em PDF, deixando o documento navegável, com os links originais e quase todos os javascripts. Isto é possível através do plugin WebCapture, que é gratuito e se instala automaticamente quando é feita a instalação padrão do Acrobat. No Acrobat 6, o Internet Explorer recebe um botão como os do Office (PDF Maker) após a instalação do Acrobat, facilitando a transformação dos sites em PDF. OBSERVAÇÃO Páginas que fazem acesso a banco de dados ou uso de linguagem além de html e javascript perderão parte de suas funcionalidades, exibindo apenas sua parte de texto e imagens. Algumas páginas com animações se tornarão estáticas. Além disso, páginas muito extensas em html tenderão a formar mais de uma página.

Exercício Antes de começar a fazer o download de vários sites, você precisa estar conectado na Internet. Neste capítulo veremos como baixar páginas da Internet e quais as várias configurações possíveis.

Baixando Páginas da Internet Depois de verificada sua conexão com a Internet, abra o Acrobat e abra o Internet Explorer. Clique no botão de conversão do Internet Explorer (Figura 15.1) ou clique na setinha lateral e escolha a opção Convert Web Page to PDF. Você pode também escolher a opção Add Web Page to existing PDF se quiser adicionar a página a ser convertida a algum PF já existente. Aguarde a conversão.


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Figura 15.1 Botão de conversão de PDF no Internet Explorer.

Para definir as preferências de conversão (níveis a serem baixados, setagens de conversão, etc.) clique em File> Create PDF> From Web Page.

Figura 15.2 Caixa de diálogo para definição de preferências de conversão de páginas Web.

Repare que você também pode baixar páginas diretamente por esta caixa de diálogo, sem precisar ir até o Internet Explorer: em URL digite o endereço completo do site que você quer baixar. Em Get only X Levels, especifique quantos níveis dele você quer baixar (1 nível corresponde apenas à página inicial do endereço que você colocou, 2 níveis corresponde à página inicial e às páginas correspondentes a seus links, e assim por diante). Se preferir, você pode mandar baixar o site inteiro marcando a opção Get Entire Site.

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Você pode ainda restringir os downloads apenas àquelas páginas que estão abaixo daquela que você digitou marcando a opção Stay on Same Path, e àquelas que estão no mesmo servidor marcando a opção Stay on Same Server. Clique no botão Settings para especificar as setagens de conversão para texto, imagens, etc., e o tamanho de página do documento criado.

Figura 15.3 Caixa de diálogo para definição de preferências de conversão de formato de arquivo.

Na guia General você pode especificar algumas setagens de conversão de html e texto (como cores, fonte, etc.) selecionando estas opções e clicando no botão Settings. Os outros formatos até o momento não permitem configuração de como serão convertidos. Abaixo, na área PDF Settings marque a opção Create Bookmarks se quiser que o PDF criado tenha bookmarks criados automaticamente, facilitando sua navegação. Place Headers and Footers on New Pages, se marcada, vai colocar cabeçalho e rodapé em cada página criada. O cabeçalho mostrará o


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título da página, e o rodapé mostra o endereço da página, seu número no conjunto baixado e a data e hora do download. Create PDF Tags guarda dentro do PDF uma estrutura que corresponde à estrutura do HTML da página Web original. Com esta opção selecionada, você cria bookmarks para parágrafos, elementos pertencentes a listas, células de tabela e outros itens que usam elementos html. Save Refresh Commands (Windows) ou Save Update Commands (Mac OS) guarda uma lista de todas as URLs e de como elas foram baixadas para permitir a atualização do arquivo PDF. Para atualizar páginas, clique em Advanced> Web Capture> Refresh Pages. O Acrobat vai criar um novo documento atualizado. Se quiser comparar a diferença entre os dois, salve o novo documento com outro nome e clique em Document> Compare Documents e selecione os dois a serem comparados. Marque o nível de sensibilidade da comparação desejado e clique em OK. O Acrobat vai abrir os dois documentos e marcar as diferenças com realces em vermelho. Na guia Page Layout determine o tamanho desejado de sua página e as opções de escalonamento. Marque Scale Wide Contents to fit page, se desejar escalonar a informação para que cada html caiba em apenas uma página e marque a opção Switch to Landscape if Scaling Smaller than X% para mudar a orientação para horizontal (se ela já não estiver) quando o escalonamento for menor que X%. É você quem define este escalonamento, mas, se tiver dúvidas, deixe o valor default e experimente esta setagem. Feitas as configurações, clique em OK e Create para iniciar o download. Enquanto a página não tiver sido completamente baixada, você pode apenas vê-la, mas, depois de terminado o download, você

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pode fazer todas as alterações possíveis de serem feitas em um PDF, como inserir comentários, juntar a outros documentos, pequenas edições de texto, etc.

Especificando Preferências de Download Você pode especificar alguns comportamentos do WebCapture. Clique em Edit> Preferences> Web Capture.

Figura 15.4 Caixa de diálogo para definição de preferências de captura.

Nesta janela você pode especificar qual a freqüência com que o Acrobat vai verificar se as imagens foram alteradas durante o download, em Verify Stored Images.


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Você pode ainda especificar se o Acrobat vai abrir os links do documento criado no próprio Acrobat ou no Web browser em Open Weblinks. Marque a opção Show Bookmarks Panel When New file is Opened, para que o documento seja aberto com os Bookmarks visíveis. Na área Download marque a opção Skip Downloading Secured Pages: Always se desejar que o Acrobat ignore as páginas com segurança. Se você marcar a opção After X Seconds (X podendo ser especificado por você) o Acrobat abre uma janela pedindo a senha da página para poder baixá-la se você tiver acesso autorizado a ela. Clique em OK.

Resumo Rápido Baixando Páginas da Internet 1. Clique em File> Create PDF> From Web Page. 2. Digite a URL e marque as outras opções desejadas para o download. 3. Clique em Download. 4. Salve o documento.

Especificando Preferências de Download 1. Clique em Edit> Preferences> Web Capture. 2. Marque as opções desejadas. 3. Clique em OK.

Capítulo 16 – Automatizando Processos Repetitivos

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CAPÍTULO

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Automatizando Processos Repetitivos

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O Acrobat permite executar algumas tarefas de forma automática em vários documentos. Por exemplo, se você tem uma coleção de documentos sem nenhuma configuração de segurança e deseja protegêlos todos da mesma forma, você não precisa fazer isso um por um. Você pode definir uma seqüência de tarefas a serem executadas pelo Acrobat em todos estes documentos, ganhando assim produtividade no processo.

Exercício O primeiro passo é definir uma seqüência de ações a serem executadas, e depois mandar executar esta seqüência.

Definindo uma Seqüência de Ações Clique em Advanced> Batch Processing. Em seguida, vamos criar uma nova seqüência. Clique em New Sequence.

Figura 16.1 Caixa de diálogo para edição de ações.

Dê um nome a sua seqüência. Clique em OK. Na janela que se abre, clique em Select Commands e selecione os comandos desejados.


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Figura 16.2 Caixa de diálogo para seleção de comandos.

Para o exercício, marque o comando Security, clicando nele. Este comando faz parte da seção Document. Se você não estiver vendo as opções das diferentes áreas, clique na setinha à esquerda para que ela aponte para baixo, como na ilustração abaixo.

Figura 16.3 Caixa de diálogo para criação de seqüência de ações.

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Clique em Add para selecionar o comando (ou clique duas vezes), enviando-o para a janela da direita. Se quiser adicionar mais ações, repita o procedimento. Se quiser alterar a ordem em que os comandos serão aplicados, selecione na janela da direita aquele que você deseja mover e clique no botão Move Up, para movê-lo para cima e em Move Down, para movê-lo para baixo. Se quiser remover ações, clique no botão Remove. Para determinar as propriedades aplicadas em cada comando, clique duas vezes nele na janela da direita e siga as instruções. Para cada comando elas diferem, pois cada um tem suas propriedades específicas. No caso do exercício, ao clicar duas vezes no comando Security a janela de definição de propriedades de segurança do documento vai se abrir. Especifique as setagens desejadas. Se tiver alguma dúvida sobre como aplicar setagens de segurança, consulte o capítulo Segurança em Documentos PDF. Clique em OK e sua seqüência estará pronta. Na janela de Batch Edit Sequence você ainda precisa especificar em que documentos e como esta seqüência será aplicada. No item 2 – Run Commands on deixe a opção Ask When Sequence is Run, pois assim você poderá especificar em quais arquivos você quer aplicar os comandos quando for rodá-lo. As outras opções oferecem pouca flexibilidade, pois já exigem que você especifique arquivos ou diretórios a serem processados. No item 3 – Select Output Location deixe a opção Ask When Sequence is Run, pela mesma razão acima. Em Output Options determine a forma como os arquivos serão nomeados (se vão continuar com o mesmo nome ou se vão receber um prefixo ou sufixo). Você pode ainda definir se os arquivos originais


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serão sobrescritos ou não (se desejar mantê-los, marque a opção Do not overwrite existing files) e qual o novo formato dos arquivos (você pode mantê-los como PDF ou salvá-los em html, formato texto ou imagem). Se os arquivos finais forem veiculados via Internet, não esqueça de marcar a opção Fast Web View – Esta configuração só é permitida para o formato final PDF. Clique em OK e em Close.

Executando uma Seqüência de Ações Clique em Advanced> Batch Processing e escolha a seqüência desejada na listagem. Repare que, além da que você criou, existem outras já criadas, que você pode utilizar normalmente como as que você criou pessoalmente. DICA Para conhecer melhor as seqüências originais do Acrobat, clique em Advanced> Batch Processing, selecione a seqüência desejada e clique Edit Sequence. Assim você vai saber quais os comandos que a compõem e vai poder até mesmo criar novas seqüências a partir da primeira.

Quando a janela de Run Sequence Confirmation estiver aberta, clique em OK e selecione os arquivos que você quer processar. Selecione em seguida o diretório onde você quer que o Acrobat salve os arquivos processados. Verifique os arquivos processados.

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Resumo Rápido Definindo uma Seqüência de Ações 1. Clique em Advanced> Batch Processing. 2. Clique em New Sequence. 3. Nomeie sua seqüência. 4. Clique em OK. 5. Clique em Select Commands. 6. Selecione os comandos desejados. 7. Clique em Add para selecionar o comando. 8. Clique duas vezes no comando na janela da direita e selecione as opções desejadas. 9. Clique em OK. 10. No item 2 – Run Commands on, marque a opção Ask When Sequence is Run. 11. No item 3 – Select Output Location, marque a opção Ask When Sequence is Run. 12. Em Output Options determine a forma como os novos arquivos serão nomeados. 13. Clique em OK. 14. Clique em Close.

Executando uma Seqüência de Ações 1. Clique em Advanced> Batch Processing. 2. Escolha a seqüência desejada na listagem. 3. Clique em Run Sequence. 4. Selecione os arquivos a serem processados. 5. Selecione o diretório onde os arquivos serão processados. 6. Clique em OK.

Capítulo 17 – Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe

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CAPÍTULO

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Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe

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Certificações são uma forma de se obter reconhecimento profissional, pois elas provam que aquela pessoa, além de conhecer profundamente o programa ou produto em que ela é certificada, teve perseverança e estudou, buscando um objetivo de melhora profissional. Atitudes e títulos como estes costumam ser muito bem vistos pelas empresas. A certificação Adobe especificamente é muito valorizada por empresas de treinamento, para quem deseja dar aula, e por bureaus de impressão, gráficas, agências de publicidade e produtoras, onde se encontra a maioria dos profissionais que utilizam software Adobe. Alguns ACTPs, como são chamados os centros de treinamento certificados pela Adobe, oferecem cursos na maioria dos programas: Photoshop, Illustrator, InDesign, Premiere, After Effects, etc. Estes cursos são excelentes para obter uma boa base de conhecimentos, mas, para obter a certificação, o candidato deve buscar no site da Adobe o manual referente ao software em que ele deseja se certificar. Neste endereço você acha os links para cada manual: http:// partners.adobe.com/asn/training/acebulletins.html Se não houver centro autorizado de treinamento Adobe em sua cidade, não se preocupe. Apenas estude com mais afinco, para conhecer a fundo o programa, pois você será o único responsável pelo seu próprio treinamento. Com o manual em mãos, estude os tópicos da prova usando todos os recursos disponíveis: ❏ O Help do programa que, ao contrário do que se pode pensar, é

bastante aprofundado e é um excelente recurso para o estudo da maioria dos tópicos. É ali que você encontra detalhes de configurações recomendadas e “macetes” que podem ser importantes para o melhor uso do software e que podem lhe ser perguntados na prova.

Capítulo 17 – Dicas Para Obter a Certificação em Produtos Adobe

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❏ Estude os documentos e tutoriais referentes ao produto no site da

Adobe (http://www.adobe.com). ❏ A série de livros Adobe Classroom in a Book em inglês (em

português, a série é editada pela editora Campus e se chama Guia Autorizado Adobe). ❏ Use bastante o programa, para conhecer em detalhes seus menus

e comandos, suas especificidades, opções de configuração, etc. ❏ Busque sites especializados na Internet, onde há troca de

informações entre usuários, fóruns e listas de discussão e avalie se você sabe responder corretamente às dúvidas dos usuários. Se souber, ótimo, você está no caminho certo; se não souber, estude mais os tópicos referentes a estas questões. DICA Se você vai fazer o teste em inglês, recomenda-se estudar o programa e documentos na mesma língua. Se você prefere fazer o teste em português (quando houver esta opção), estude também o programa e documentos em português (quando houver) pois é necessário saber nomes de comandos e seqüências dos quais você pode não saber exatamente o equivalente se fizer a prova em uma língua diferente daquela em que você estudou.

Quando estiver bem preparado para a prova, localize um centro de teste autorizado Prometric, que é onde são realizadas as provas de certificação da Adobe (http://www.prometric.com) em sua cidade. Pague a taxa de inscrição e marque a prova.

Capítulo 18 – Teste Seus Conhecimentos em Adobe Acrobat

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CAPÍTULO

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Teste Seus Conhecimentos em Adobe Acrobat

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Responda às questões abaixo e saiba como estão seus conhecimentos em criação e configuração de documentos PDF. Estas não são perguntas da prova de certificação, mas com elas você pode saber se está bem preparado e descobrir onde estão suas maiores dúvidas, para poder aprofundar-se. Todas as perguntas podem ser respondidas com base nas informações do livro. As respostas para cada pergunta estão ao final do capítulo. 1. Qual a forma de criar PDFs mantendo índices e links do Microsoft Word? a) Criando o PDF a partir do PDF Writer. b) Criando o PDF a partir do Acrobat Distiller. c) Criando o PDF a partir do PDFMaker. d) Não é possível manter índices e links do Word no PDF. 2. Quais os comandos a serem seguidos para especificar a configuração do PDF a ser criado no Word? a) File> Print. b) Adobe PDF> Change Conversion Settings. c) File> Properties. d) Adobe PDF> Convert to Adobe PDF. 3. Quais os comandos utilizados para gerar um PDF a partir de qualquer aplicativo? a) File> Save as. b) File> Print> Adobe PDF. c) Só podemos criar PDFs a partir de Programas da Adobe. d) File> Print> Adobe Acrobat. 4. Qual é a melhor setagem de conversão no Acrobat 5 para um arquivo que vai ser veiculado pela Internet? a) Screen.


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b) Ebook. c) Print. d) Press. 5. Qual é a melhor setagem de conversão no Acrobat 6 para um arquivo que vai ser veiculado pela Internet? a) Standard. b) High Quality. c) Press Quality. d) Smallest File Size. 6. O que são JobOptions? Eles podem ser personalizados? a) São configurações de navegação do PDF que aplicamos após ele ter sido criado. Eles não podem ser personalizados. b) São configurações de navegação do PDF que aplicamos após ele ter sido criado. Eles podem ser personalizados. c) São arquivos de configuração que o Distiller usa para criar o PDF. Eles não podem ser personalizados. d) São arquivos de configuração que o Distiller usa para criar o PDF. Eles podem ser personalizados. 7. Qual a opção que devemos marcar para que o download do PDF seja feito página por página quando ele estiver sendo visualizado na Web (download em Streaming)? a) Conversion Settings: Screen. b) Save for Web. c) Optimize for fast Web View. d) NDA. 8. Quais as teclas de atalho para, respectivamente, aumentar e diminuir o zoom de um documento? a) Ctrl + e Ctrl – b) Z + e Z –

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c) + e – d) Shift + e Shift 9. O que são Thumbnails (Guia Pages)? a) Links internos no documento, para navegação rápida. b) Miniaturas de página, para navegação rápida. c) Numeração das páginas, para navegação rápida. d) Ferramenta para dar zoom nas páginas. 10. Qual a ferramenta a ser utilizada para fazer pequenas edições de texto no Acrobat? a) Touchup Text Tool. b) Touchup Object Tool. c) Select Text Tool. d) Touchup Tool. 11. Qual o comando a ser usado para extrair todo o texto de um documento PDF? a) File> Save as. b) File> Export. c) Document> Export. d) Document> Extract. 12. Qual o comando utilizado para extrair as imagens contidas em um documento PDF? a) File> Export all images. b) Advanced> Export all images. c) File> Save as. d) Advanced> Save images. 13. O que são Bookmarks e para que eles servem? a) Bookmarks são marcadores da estrutura do documento e servem apenas para facilitar a navegação no documento.


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b) Bookmarks são marcadores da estrutura do documento e servem tanto para facilitar a navegação no documento quanto para executar ações definidas pelo criador do documento, como por exemplo acessar links externos, executar scripts, etc. c) Bookmarks são links internos do documento e servem apenas para facilitar a navegação no documento. d) Bookmarks são links internos do documento e servem tanto para facilitar a navegação no documento quanto para executar ações definidas pelo criador do documento, como por exemplo acessar links externos, executar scripts, etc. 14. Qual dos procedimentos abaixo não está correto para criação de Bookmarks? a) No Word, se o seu documento contém estilos, especifique os estilos a serem convertidos para Bookmarks em Adobe PDF> Bookmarks. Crie o PDF com o PDFMaker. b) No Acrobat, selecione um dos títulos do documento usando a ferramenta Select Text, clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção Add Bookmark. c) No Acrobat, a partir da guia Bookmarks, clique na setinha lateral para acessar o menu. Escolha a opção Add Bookmark. d) No Acrobat, a partir dos comandos do menu Document> New Bookmark. 15. Como se aplica segurança em um arquivo PDF? a) Clicando em File> Document Security. b) Clicando em Document> Standard Security. c) Clicando em File> Document Properties e selecionando a opção Security. d) Clicando em Tools> Document Security.

Respostas: 1 – c; 2 – b; 3 – b; 4 – a; 5 – d; 6 – d; 7 – c; 8 – a; 9 – b; 10 – d; 11 – a; 12 – b; 13 – b; 14 – d; 15 – c.

Consulte também livros sobre Adobe Acrobat e PDF na Livraria Cultura.

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Michelle Pfaff

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