INSTRUCTOR: JORGE ARMANDO VARELA RENDON P. CIENCIA DE LA INFORM INFORMACIÓN ACIÓN Y LA L A DOCUMENT DOCUMENTACIÓN, ACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA BIB LIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CONOCER CONOC ER EL TA MA MAÑO ÑO DE UN A RCHIVO SIRVE SIRVE PA PA RA RA::
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Planificar tareas archivísticas: organización, selección, clasificación, restauración, microfilmación, digitalización, descripción, difusión, etc. Diseñar espacios físicos Presentar informes Transferencia de documentación
APLICACIÓN NORMA NTC 5029 •
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Documentación en papel Formatos carta y oficio Tolerancia del 10% No se aplica para la medición de archivos de planos, cartografías y mapas.
CANTIDAD DE FOLIOS Cuantifica un archivo en términos número de folios, es la medida más exacta, pero también la mas dispendiosa de realizar
METROS LINEALES Es la más aceptada archivísticamente debido a su precisión y facilidad para obtenerla. Se mide con la documentación puesta de canto o filo.
La cantidad de folios que contiene cada metro lineal varía de acuerdo con el gramaje del papel.
Otro elemento importante por tener en cuenta es el tipo de unidad de conservación en que está almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos empastados, carpetas, etc., ya que cada una de estas tienen volumen diferente y ocupan mayor espacio.
FÓRMULA DE CONVERSIÓN PARA CALCULAR EL NUMERO DE FOLIOS
Q = #metros X PFM Q: Cantidad de folios #metros: Número de metros lineales PFM: Promedio de folios por metro lineal
METROS LINEALES EN CAJAS DE ARCHIVO
Referencia
Unidades
Metros Lineales
X-100
8
1 ml
X-200
4
1 ml
X-300
3
1 ml
CAJAS X-100
CAJAS X-200
CAJAS X-300
METROS CUADRADOS
No es considerado un método de medición de archivos como tal por ser inexacto. Sin embargo, es útil cuando se trata de proyectar áreas para depósitos de archivo.
METROS CUADRADOS Para que los cálculos se ajusten a la aplicación de la norma es preciso tener en cuenta que, el Archivo General de la Nación de Colombia recomienda el uso de estantería de tipo fijo con 5 bandejas por estante, utilizando las dos caras y espacio entre mobiliario de 0,70 m. En las condiciones anteriores los resultados obtenidos permiten afirmar que 1 m² equivale a 5,8 m lineales de folios. Esta medición se aplica solamente a espacios destinados a depósito de documentos y no tiene en cuenta áreas destinadas a zonas de trabajo o de tipo administrativo.
METROS CÚBICOS
FORMA VOLUMÉTRICA
V= Área de la base multiplicada por la altura
Ejemplo
FORMA VOLUMÉTRICA CONO RECTO
V = 1/3 (π) r² h
CONO RECTO TRUNCADO
V= πh (R2 + r 2 + Rr) ____________________
3
CONO RECTANGULAR TRUNCADO
V= πh (R2 + r 2 + Rr) ____________________
3
CONO RECTANGULAR
V = 1/3 (π) r² h
Tabla de equivalencias TIPO DE PAPEL Antiguo para documentos entre 1550 a 1900.
Documentación Gramaje: 75 grs/mto
2
UNIDAD DE CONSERVACION Legajo
PFM
3
PFM
7000
98000
Carpeta
6800
95200
Caja de Archivo
4800
67200
Otros no archivísticos 1 Legajo
6450
90300
9450
132300
Carpeta
9000
126000
Caja de Archivo
6300
88200
Otros no archivísticos
8700
96000
1
1 Bajo esta denominación se consideraron documentos almacenados en costales o sacos, cajas o
cualquier otro de este tipo, los cuales no son unidades de conservación adecuadas desde el punto de vista
Tabla de equivalencias
1 Bajo esta denominación se consideraron documentos almacenados en costales o sacos, cajas o
cualquier otro de este tipo, los cuales no son unidades de conservación adecuadas desde el punto de
Tabla de coeficientes de conversión Para pasar de:
Multiplicar por:
Metros lineales
0.172413
Metros lineales
0.06927
Metros lineales
0.0336
Obtiene: Metros cuadrados Metros cúbicos Toneladas
Metros cuadrados
5.8
Metros lineales
Metros cuadrados
0.4015384
Metros cúbicos
Metros cuadrados
0.1948799
Toneladas
Metros Cúbicos
14.4362
Metros lineales
Metros Cúbicos
2.49
Metros Cúbicos
0.48484
Toneladas
Toneladas
29.7619
Metros lineales
Toneladas
5.1313655
Toneladas
2.062536
Metros cuadrados
Metros Cuadrados Metros cúbicos
BIBLIOGRAFÍA •
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Medición de Archivos. NTC5029. Bogotá D.C.: El Instituto, 2001. 15 p.
JORGE ARMANDO VARELA RENDÓN PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA, Universidad del Quindío E-mail:
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