Universidad de San Carlos de Guatemala Guatemala Escuela de historia Técnico universitario en archivos Administración Administración de archivos III Licda. Anna Carla Ericastilla Ericastill a
Criterios de clasificación en Archivos personales conservados en Archivos históricos
Nombre: Jedver David Marroquín López Carné: 200012546 Fecha: 07-11-2015
Tabla de contenidos 1. Introducción .............................................................................. 3 2. La Clasificación......................................................................... 4 3. Tipos de clasificación ............................................................... 4 4. Niveles del cuadro de clasificación. .................................... 6 5. Definición de Archivos personales y familiares ................... 6 6. Archivos personales: Fondos o colecciones ....................... 8 7. Criterios de clasificación para Archivos personales. ......... 9
12. Conclusiones ........................................................................... 14 13. Referencias .............................................................................. 15
Introducción:
Los archivos personales y familiares, por sus características, representan un reto para los Archivos históricos. Este tipo de documentos provienen de donaciones, depósitos, transferencias y regularmente no han sido organizados con criterios archivísticos. Al ser trabajados regularmente como Colecciones, no se utilizan instrumentos descriptivos como los Cuadros de Clasificación; sin embargo, Archivos familiares y personales tienen una estructura orgánica de origen, la cual se debe preservar, utilizando los instrumentos descriptivos adecuados (cuadro de clasificación, inventarios, fichas descriptivas) y se deben organizar en función de preservar su procedencia y para poder acceder a ellos de manera eficiente. El presente trabajo, siguiendo el método deductivo, parte de la definición de clasificación; determinando los tipos de clasificación y los niveles que corresponden. Posteriormente, se establecen algunos modelos de cuadro de clasificación de archivos personales, para determinar sus propiedades y posible aplicación como modelo general.
Clasificación de Archivos personales en archivos históricos Es importante determinar los modelos teóricos de clasificación archivística, para establecer su idoneidad al ser aplicados a los archivos personales. Hay un consenso sobre los tipos de clasificación: Orgánico, funcional y orgánico-funcional; por otro lado, existen diversos criterios con respecto a los subniveles jerárquicos que componen el cuadro de clasificación.
La clasificación Clasificar es básicamente “agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original”1 para ello, se debe identificar la procedencia y sus propiedades estructurales, es decir, las subdivisiones que posee la entidad y determinar las funciones de estas. De acuerdo al Archivo General de Colombia “la clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos”2
Tipos de clasificación: Luego de definir qué es clasificar, es necesario, para elaborar el cuadro de clasificación aplicable a los archivos personales, determinar las características de los tipos de clasificación: Funcional, orgánica y orgánico-funcional. La clasificación funcional, se basa en las funciones de la entidad que genera el fondo. En este tipo de clasificación, se identifican las funciones y procesos, los cuales son agrupados en criterios más amplios: “el cuadro de clasificación de los documentos es la estructura jerárquica y lógica,
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Cruz Mundet, José Ramón: La gestión de documentos en las organizaciones , Ediciones Pirámide. Página 186 Archivo General de la Nación: Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística. Dirección del Sistema Nacional de Archivos. México 2012. Recuperado de: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion06072012.pdf Pá gina 10. 2
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organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividadesconcretadas en documentos tienen lugar”3 Este tipo de clasificación es adecuada para fondos de entidades de larga data y que han tenido múltiples transformaciones a lo largo del tiempo. Generalmente las organizaciones y entidades cambian en forma más constante que las funciones, que tienen a ser más estables. Ejemplo: A 100 Administración general y organización A101 Documentos constitutivos A 102 Organización de gobierno E1 Actas E2 Anexos 4 La clasificación orgánica es aquella en donde “las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus departamentos, secciones, unidades”5 Este tipo de clasificación representa fielmente la jerarquización entre las divisiones y la entidad generadora del fondo. Ejemplo: Instituto Nacional de Electrificación –INDE
A. Consejo Directivo B. Gerencia General B.1.Gerencia de Servicios Corporativos B.2.Gerencia de Planificación Institucional B.3.Gerencia de Desarrollo de Proyectos El modelo orgánico-funcional es muy apreciado por los archiveros porque combina los aspectos positivos de las dos formas anteriores, permitiendo tener mayor claridad de la procedencia de cada documento, así también, hace posible determinar las funciones y actividades a las que corresponden. Para los archivos personales es aplicable el modelo funcional, porque el tipo de entidad (una persona) no posee subdivisiones, como sería el caso de una institución o sociedad, pero si desarrolla (n)
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Llansó San Juan, Joaquim, otros: Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos, Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra . España, 2006. Página 78. 4 Ibíd., Página 90 5 Cruz Mundet, José Ramón. Op. Cit. Página 188.
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actividades diversas que generan documentos, que en este caso se equipara al concepto de funciones.
Niveles del cuadro de clasificación Con respecto a los niveles jerárquicos del cuadro de clasificación, existen diversos modelos. A manera de ejemplo, aparecen en la siguiente tabla cuatro modelos, de los cuales el de la Universidad Pública de Navarra muestra mayor diferencia, porque las funciones se dividen en categorías no aplicables a los modelos anteriores. Archivo General de la Nación de México6 Fondo Sección Serie Subserie Expediente Unidad documental
ISAD G7
Fondo Subfondo Serie Subserie Unidad documental compuesta Unidad documental simple
Universidad Pública de Navarra9
Norma NODAC8
Fondo Subfondo Grupo de series Serie Unidad documental compuesta Unidad documental simple Nivel unidad de instalación (caso excepcional)
Clases Subclases Divisiones Auxiliares de clasificación: Subdivisiones o específicas Subdivisiones o uniformes Subdivisiones o nominales
Las subdivisiones del cuadro de clasificación aplicable a los archivos familiares o personales deben relacionarse con las distintas actividades. Con base a estas, se determinarán las series que agruparán los documentos.
Definición de Archivos personales y familiares Es importante precisar la definición del término al cual se van a aplicar los criterios de clasificación. 6
Archivo General de la Nación. Op. Cit. Página 11. Consejo Internacional de Archivos: Norma internacional general de descripción archivística, ISAD G. Suecia, 1999. Recuperado de: www.ica.org/download.php?id=1745 Página 51. 8 Varios Autores: Norma de descripción archivística de Cataluña, NODAC. Dirección General del Patrimonio Cultural. Generalitat de Cataluña. España, 2009. Recuperado de: http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/norma_de_descripcio_arxivistica_de_cat alunya/arxius/nodcast.pdf Página 22 9 Universidad Pública de Navarra. Op. Cit. Página 79. 7
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Para el Diccionario de Terminología Archivística, un archivo familiar es: “el archivo privado que reúne los fondos documentales de una o varias familias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la administración de sus bienes y, ocasionalmente, a sus actividades públicas”10 Posteriormente, con respecto a los archivos privados: “Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho público” 11 Lo importante es indicar que ambos conceptos no son sinónimos, uno contiene al otro en cuanto a extensión. Una definición más completa la plantea Olga Gallego, indicando que “son archivos familiares los generados por las actividades de una persona a lo largo de su vida o por las de los distintos componentes de una familia a través de generaciones, constituyendo, generalmente, la etapa final de la integración de otras familias y de desmembraciones de sus componentes que han dejado huella en sus fondos documentales”12. Ampliando la definición anterior, Belmonte García, indica que el término familia es aplicado al conjunto de personas unidas bajo relación de parentesco consanguíneo o político. Dicho autor aporta una definición de archivo personal: “documentación generada y acumulada por una persona durante la realización de las tareas personales y profesionales, actividades que pueden ser de muy distinta índole y que dependen de la idiosincrasia del individuo que las realiza, el cual organiza dicha documentación según su propio criterio y necesidades”13 Es importante determinar que este tipo de archivo, personal o familiar, puede tener mucho valor social, sea porque se trate de personas destacadas a nivel cultural, militar, político, etc. Pero también pueden ser sobre personas, que según Vázquez Murillo, no sean destacadas pero sí de interés, como criminales, prostitutas o como muestra de personas de una época o período histórico.
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Diccionario de termología archivística, Subdirección General de Archivos Estatales. España. 1995. Página 6 Ibíd., página 7. 12 Gallego Domínguez, Olga: Manual de Archivos Familiares. Editorial ANABAD. España, 1993. Página 17. 13 Belmonte García, Adrian: Archivos personales y familiares de la región de Murcia. [Sin datos de editorial] Página 5. 11
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Archivos Personales: Fondos o colecciones Este tipo de archivo representa muchas dificultades, entre las cuales se encuentra el determinar si son fondos o colecciones. Las definiciones son un factor determinante para la controversia que se genera al catalogar este tipo de archivos de una u otra forma. Un fondo es “Un conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y /o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor” 14 y el concepto colección se refiere al “conjunto inorgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos independientemente de su procedencia“ 15 El carácter orgánico o no de los archivos personales es lo que genera la controversia. Algunos autores, como Vázquez Murillo, indican que son colecciones, debido a que considera que estos documentos no poseen un carácter orgánico16 . Por otro lado, Belmonte García hace la distinción entre fondos personales, los cuales si poseen un carácter orgánico, a diferencia de las colecciones que son reuniones artificiales de documentación (como serían los documentos generados por el ocio o distracción de familias e individuos, en contraparte a documentos que son resultado de las actividades sustantivas de estos, como las laborales o académicas). Es importante hacer estas observaciones, porque generalmente estos conjuntos documentales son denominados “Colecciones” dentro de los cuadros generales de fondos de los archivos. Esto es interesante, porque todos los archivos históricos poseen diversos fondos, ya que la documentación proviene de diversos productores. Entonces, los cuadros de clasificación generales del archivo contemplan distintos fondos. Por ejemplo, en el Archivo General de Centroamérica se encuentra el fondo del Estado Mayor Presidencial y el fondo Registro Civil, entre otros; en el Archivo de Indias en España, se encuentran los fondos: La casa de la Contratación de Indias, siglos XVI-XVIII, Dirección General de la Renta de Correos, Real Compañía de la Habana, etc. 17
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ISAD G. Op. Cit. Página 17. NODAC Op. Cit. Página 19. 16 Vázquez Murillo, Manuel: Manual de selección documental . S & C ediciones, Carmona. España, 1995. Página 104. 17 Guía del Archivo General de Indias. Ministerio de Cultura, España, 2008. Página 28 y 29. 15
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En el caso de los archivos personales, no se puede denominar “Fondo Archivos Personales” porque en un sentido estricto, cada archivo personal constituye un fondo particular. Si el Archivo histórico cuenta con 50 archivos familiares, serían entonces 50 fondos distintos, por lo que se ha preferido agruparlos en el cuadro general de fondos bajo el término colección, aunque no lo sean.
Criterios de clasificación para Archivos personales : El modelo de clasificación utilizado es el funcional, el cual puede ser aplicado de distintas formas, simples o complejas, dependiendo de la complejidad del fondo a clasificar. El Instituto Aragonés Pablo Serrano utiliza los siguientes niveles 18: Título del fondo
1. Documentos de carácter personal a. De carácter académico y honorífico b. De carácter patrimonial c. Correspondencia 2. Documentos de función a. Actividades públicas b. Actividades de carácter privado Empresariales Intelectuales Profesionales Currículum Contratos Otros 3. Colecciones
Este esquema es muy básico, pero permite determinar tres niveles funcionales principales para poder agrupar los documentos y determinar las series. Un problema es la serie correspondencia, porque regularmente se recomienda incorporarla a los documentos relacionados a lo que hace referencia, integrando la correspondencia a expedientes u otro tipo de
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Archivo Pablo Serrano, Cuadro de Clasificación. Instituto Aragonés de Arte y Cultura Contemporáneos. Recuperado de de: IAACC. http://www.iaacc.es/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASIFICACI%C3%93N.pdf 9
serie, de no ser posible, entonces se pueden agrupar como una serie aparte. Olga Gallego, al igual que el modelo anterior, indica que la documentación personal se puede dividir en dos niveles fundamentales: Documentación de carácter personal y documentos propios de la función. La autora explica que puede haber interferencia y difícil discernimiento entre una categoría y otra. Lo importante es determinar que los primeros se refieren a documentos de identificación, correspondencia, records clínicos, documentos honoríficos, académicos, etc. Los documentos de función corresponden al ejercicio de las actividades en entidades públicas o privadas, es decir, que son resultado de su profesión. En resumen el modelo podría establecerse de la siguiente manera 19:
Documentos de carácter personal
Documentos de identificación personal Documentos que facultan el ejercicio de alguna actividad. Documentos honoríficos. Documentos de estado de salud Correspondencia. Documentos propios de funciones Actividades públicas (si desempeñó de los individuos. cargos políticos o de Estado)
Actividades de carácter privado Documentos empresariales Documentos Intelectuales (o académicos) Políticas (emanados de la participación en agrupaciones de esa índole) Profesionales (de tipo laboral) Sociales Colecciones
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Gallego, Op. Cit. Página 58-62
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En cuanto al tema de la correspondencia, la autora Gallego propone la posibilidad de clasificar todas las cartas por asunto, para así tener mayor control sobre este tipo de documentos. Por otro lado, indica que de ser posible es preferible agrupar todas las cartas con “la documentación a la que hacen referencia y que le sirve de apoyo o ilustración”20 El Centro de Investigaciones Regionales de Mesoamércia –CIRMAresguarda varios archivos y colecciones personales. En sus descripciones indican que algunos archivos poseen cuadro de clasificación y otros solo han sido agrupados en forma temática o están pendientes de trabajar. De la consulta de dichas descripciones, elaboradas bajo la Norma ISAD G, se colocan los siguientes criterios utilizados para clasificar la documentación de dos archivos personales:
Archivo Personal de Juan José Arévalo Bermejo21
Actividad personal y familiar Actividad profesional Relaciones externas Política Representación diplomática Recursos de información.
Archivo personal, Coronel Jacobo Arbenz Guzmán 22
Correspondencia Documentos personales sueltos Publicaciones Borradores de libros Recortes de periódicos Diplomas Escuela Politécnica
Otra propuesta más elaborada fue resultado de la Conferencia de Archiveros de la Universidades Españolas, desarrolladas en el año 2012, en donde se planteó un modelo de cuadro de clasificación general, aplicable a distintos fondos. Este modelo resulta más complejo, pero también más completo para poder abordar este tipo de archivos personales.
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Gallego, Op. Cit. Página 59 Archivo Personal de Juan José Arévalo, Recuperado de: http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GTCIRMA-AH-045. 22 Archivo personal de Jacobo Arbenz Guzmán. Recuperado de: http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-099 21
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Propone 8 divisiones principales con posibles sudivisiones23: Divisiones Subdivisiones Identificación y organización Identificación individual personal Vinculación familiar y genealógica Organización de la vida privada
Gestión de las relaciones Gestión de relaciones privadas y de interpersonales amistad Gestión de las relaciones familiares Gestión de las relaciones sociales Gestión de bienes y recursos Gestión de bienes muebles e inmuebles Gestión de recursos económicos y financieros Gestión de recursos de información Gestión del ocio y de la Gestión del ocio y de las aficiones actividad creativa Gestión de la actividad creativa Preservación y restitución de Preservación de la salud la salud y bienestar personal Cuidado y restablecimiento de la salud Previsión y mantenimiento del bienestar personal. Gestión de la actividad Acceso a la formación formativa Desarrollo del aprendizaje Evaluación del aprendizaje Acreditación de la formación Gestión de la actividad Incorporación a la actividad profesional profesional Desarrollo de la actividad profesional Resultados de la actividad profesional Finalización de la actividad profesional Asociacionismo y representación profesional Representación, proyección Actividad representativa y contribución social Proyección social Participación social y acción política Gestión de la actividad asociativa Gestión de la actividad de voluntariado Contribución social
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Propuesta de cuadro de clasificación común de fondos personales (v.2.0) XVIII Jornadas de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. Universidad de Cádiz, España, 2012. Recuperado de: http://dadun.unav.edu/handle/10171/2489 Páginas 8 y 9.
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Cada campo agrupa los documentos enviados o recibidos relacionados. No contempla el criterio de correspondencia como una serie diferenciada, sino que la incorpora a las distintas agrupaciones sugeridas. Otro aspecto interesante del modelo anterior, es que no utiliza el criterio de Colecciones, para agrupar los tipos de documentos, como agrupaciones de revistas o recopilaciones de libros, monedas, fotografías, timbres u otros que hayan sido obtenidos por recreación o afición. La división Gestión del ocio y de la actividad recreativa se refiere a la documentación relacionada con estos aspectos, por lo que sería necesario crear la división de colecciones para complementar el modelo. Determinar un cuadro de clasificación es una labor primordial por parte del archivero, para posteriormente elaborar los otros instrumentos descriptivos, como inventarios, catálogos, guías o fichas de descripción, que solo tendrán sentido si se construye un cuadro de clasificación adaptado a las particularidades del fondo.
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Conclusiones: 1. Los Archivos Familiares o personales son un tipo de archivo particular que corresponde a un conjunto orgánico de documentos generados por una persona o conjunto de personas en el cumplimiento de sus actividades. 2. Tradicionalmente en los archivos se reduce a colecciones a todo tipo de documentación familiar o personal, lo cual considera una simplificación, debido a que estos son Fondos documentales, por el carácter orgánico de los documentos que comprenden. Junto a este tipo de documentos pueden existir colecciones. 3. Los Archivos personales tradicionalmente son inventariados, pero se obvia la elaboración de cuadros de clasificación, debido a la dificultad que representan. Es importante crear modelos que puedan ser adaptados a las particularidades de cada fondo de archivo. 4. Los Archivos personales poseen documentación de distintas clases, lo que genera dificultades en los procesos de instalación y descripción. Se deben tomar las medidas necesarias para preservar los criterios archivísticos de procedencia y orden original al aplicar procesos de clasificación, ordenamiento y descripción de este tipo de archivos. 5. Los Archivos personales son de vital importancia para la sociedad, porque pueden ser parte del Patrimonio Cultural, si se refieren a personajes destacados, además, pueden reflejar el contexto y representar las formas de vida de un período histórico determinado.
Referencias: 1. Archivo General de la Nación: Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística. Dirección del Sistema Nacional de Archivos. México 2012. Recuperado de: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoC uadroClasificacion06072012.pdf 2. Archivo Pablo Serrano, Cuadro de Clasificación. Instituto Aragonés de Arte y Cultura Contemporáneos. Recuperado de de: IAACC. http://www.iaacc.es/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASI FICACI%C3%93N.pdf 3. Belmonte García, Adrian: Archivos personales y familiares de la región de Murcia. [Sin datos de editorial] documento en formato PDF. 4. Centro de Investigaciones Regionales de Mesoamérica –CIRMALinks de referencias: Archivo personal de Jacobo Arbenz Guzmán: http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-099 Archivo Personal de Juan José Arévalo: http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-045
5. Cruz Mundet, José Ramón: La gestión de documentos en las organizaciones, Ediciones Pirámide. [Sin datos de editorial] 6. Consejo Internacional de Archivos: Norma internacional general de descripción archivística, ISAD G. Suecia, 1999. Recuperado de: www.ica.org/download.php?id=1745 7. Diccionario de termología archivística, Subdirección General de Archivos Estatales. España. 1995. 8. Gallego Domínguez, Olga: Manual de Archivos Familiares. Editorial ANABAD. España, 1993. 9. Llansó San Juan, Joaquim, otros: Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos, Manual de normas y procedimientos archivísticos de la Universidad Pública de Navarra. España, 2006.
10. Propuesta de cuadro de clasificación común de fondos personales (v.2.0) XVIII Jornadas de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. Universidad de Cádiz, España, 2012. Recuperado de: http://dadun.unav.edu/handle/10171/2489 11. Varios Autores: Norma de descripción archivística de Cataluña, NODAC. Dirección General del Patrimonio Cultural. Generalitat de Cataluña. España, 2009. Recuperado de: http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/ norma_de_descripcio_arxivistica_de_catalunya/arxius/nodcast.pdf 12. Vázquez Murillo, Manuel: Manual de selección documental. S & C ediciones, Carmona. España, 1995.
