MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

1

KETERANGAN DAN FUNGSI IKON

NO

KETERANGAN IKON

FUNGSI IKON

1

Judul

2

Menu utama

4

New Blank Document

5

Open

6

Save

7

Print

8

Print Preview

Untuk membuka document Untuk menyimpan document / hasil kerja pada My Document ( general ) Untu menyimpan document pada tempat tertentu selain My Document dilakukan dengan cara : Klik File – Save as atau tekan tombol Ctrl dan S bersamaan Untuk mencetak hasil kerja atau bisa dilakukan dengan menekan bersamaan tombol Ctrl dan P Untuk melihat hasil kerja secara keseluruhan / diperkecil

9

Cut

Untuk memotong / memindahkan objek

10

Copy

Untuk mengkopy / menggandakan objek

11

Paste

Untuk mengakhiri cut dan copy

12

Undo Typing

Kembali ke belakang / tipe sebelumnya

13

Redo Typing

14

Table and Border

15

Insert Table

Kembali ke depan / tipe selanjutnya setelah dilakukan undo Untuk mengaktifkan toolbars Table and Border yang di dalamnya terdapat menu atau perintah pembuatan tabel dan modifikasi tabel Memasukan tabel

16

Coloumns

Membuat lembar kerja menjadi beberapa kolom

17

Zoom

18

Minimize

19

Maximize

Ukuran tampilan lembar kerja ( diperbesar atau diperkecil ) Untuk meminimalkan tampilan lembar kerja ( lembar kerja akan hilang dari tampilan layar ) untuk mengembalikannya Klik nama document / nama lembar kerja di samping kanan START Untuk memaksimalkan tampilan lembar kerja

20

24

Close atau ( Alt + F4 ) Untuk mengakhiri atau keluar dari lembar kerja Merubah jenis huruf yang diinginkan dengan meng KLIK Font / Jenis Huruf tanda segitiga di sampingkanannya First Line Indent Untuk mementukan baris pertama pada sebuah paragraf Untuk menentukan baris kedua dan seterusnya pada sebuah Hanging Indent paragraf Left Indent Batas pengetikan sebelah kiri Font Size / Ukuran Menentukan ukuran huruf ( diberbesar atau diperkecil ) Huruf Bold Menebalkan huruf / karakter yang diinginkan

25

Italic

26

Underline

27

Align Left

28

Center

29

Align Right

Membuat huruf / karakter yang diinginkan menjadi miring Membuat huruf / karakter / kalimat yang diinginkan menjadi di garisbawah Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata kiri Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata tengah antara kiri dan kanan Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata kanan

30

Justify

Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata kiri - kanan

31

Line Spacing

Menentukan jarak spasi / jarak antar baris kalimat

21 22

23

D’tik Comnet-Cikotok

Merupakan nama judul lembar kerja yang sedang diaktifkan Merupakan menu yang didalamnya terdapat banyak pilihan dalam mengoprasikan Ms. Word Untuk membuat lembar kerja baru yang kosong

Belajar Cepat Microsoft Office 2003

2

32

Numbering

33

Bullets

Untuk memberikan / memasukan penomoran ( 1, 2, 3 dst ) – 1), 2), 3) dst I, II, III dst A, B, C dst Untuk memberikan / memasukan titik atau tanda

34

Outside Border

Untuk membuat border / bingkai / garis pada tabel

35

Font Colour

Untuk merubah warna tulisan

36

Right Indent

46

Batas pengetikan sebelah kanan Rol untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah Vertical Scroll atau tekan segi tiga di atas dan bawah Digunakan untuk mengatur batas pengetikan dan membuat Ruler (penggaris) tabulasi Text Boundaries Sebagai batas lembar kerja atau batas pengetikan Rol untuk menggulung lembar kerja ke kiri atau ke kanan atau Horizontal Scroll tekan segi tiga di kiri dan kanan Line Style, Dash Line style : jenis tebal tipisnya garis, Dash style : jenis garis Style, Arrow Style putus-putus, Arraw style : jenis kepala dan pangkal anak panah Memberikan warna pada gambar sederhana ( word art atau Fill Colour shapes ) Insert Picture From Untuk menyisipkan objek gambar yang telah kita simpan ke File dalam komputer Untuk menyisipkan objek gambar yang telah disediakan oleh Insert Picture Clip Art microsoft word Untuk membuat atau menyisipkan diagram yang telah Insert Diagram Chart disediakan oleh microsoft word biasanya kita hanya tinggal or Organization Chart mengisi Insert Word Art Memasukan word art / tulisan berbasis gambar

47

Text Box

48

Go to

49

Auto Shapes Page / Nomor Halaman Draw

37 38 39 40 41 42 43 44 45

50 51 52

Untuk menggambar kotak yang dapat diisi text Menerangkan halaman / page yang sedang aktif / terlihat dan jumlah halaman keseluruhan Memasukan gambar / gambar sederhana / shapes Menunjukan nomor halaman Menu yang berisi submenu untuk menggambar

55

Ikon Tabulasi Insert Microsoft Exel Worksheet Change Text Direction Short Ascending

56

Short Descending

Untuk mengurutkan data dari yang terbesar pada tabel

57

Auto Sum

Untuk menjumlahkan angka secara otomatis pada tabel

53 54

Untuk mengatur jenis tabulasi Untuk menyisipkan worksheet excel ke dalam lembar kerja pada ms word Untuk merubah posisi teks pada tabel Untuk mengurutkan data dari yang terkecil pada tabel

MENU DAN SUB MENU DALAM MICROSOFT WORD 2003



3

FILE

INSERT

EDIT

FORMAT

VIEW

TOOLS

TABLE

MICROSOFT OFFICE 2003 A. MICROSOFT WORD D’tik Comnet-Cikotok


4

1. Membuka Ms. Word Membuka Ms. Word dapat dilakukan dengan cara : a. Klik star pada taskbar, klik all program, klik Microsoft office, klik Microsoft word atau; b. Klik 2 kali ikon Ms. Word yang terdapat pada desktop atau; c. Klik kanan ikon Ms. Word pada desktop, klik open, atau; d. Klik ikon Ms. Word pada desktop, kemudian tekan tombol enter pada keyboard, atau e. Klik START, pilih RUN, ketikan WINWORD 2. File a. New (Membuat lembar kerja baru) Lembar kerja baru (work sheet) dapat dibuat dengan cara mengklik menu file, new atau dengan mengklik ikon new blank document yang terdapat pada toolbars standar b. Open (Membuka dokumen) 1) Klik menu file, klik open atau klik ikon open pada toolbar standar atau Tekan tombol CTRL + O pada keyboard secara bersamaan 2) Muncul kotak dialog open seperti gambar berikut

G A M B A R

FILE FOLDER

1

3) Pada tab look in pilih tempat penyimpanan dokumen yang akan dibuka 4) Doble klik file/ folder yang akan dibuka / klik file/folder yang akan dibuka kemudian klik open c. Page Setup (Pengaturan Halaman) 1) Klik menu file, klik pilihan page setup, kemudian akan muncul kotak dialog :

Pengaturan margin / batas pengetikan

G A M B A R

Untuk Mengatur posisi kertas

2

2) Pada tab margin atur batas kerja sesuai kebutuhan (top = atas, left = kiri, right = kanan, bottom = bawah, gutter = batas jilid) 3) Orientation pilih posisi kertas (portrait = berdiri, landscape = tidur) 4) Pada tab paper (lihat ggambar berikut) D’tik Comnet-Cikotok


5

Mengatur jenis kertas

G A M B A R

Mengatur ukuran kertas

3

5) Klik segitiga kecil pada paper size kemudian pilih salah satu jenis kertas yang sesuai dengan kebutuhan atau dengan kertas yang anda miliki 6) Pada kotak isian width (lebar) atau height (tinggi) anda pun dapat mengisikan ukuran kertas sendiri apabila jenis kertas tidak terdapat pada pilihan d. Membuat Dokumen Sederhana 1) Pembuatan document atau penulisan sebuah naskah dapat dilakukan jika kursor atau tanda I telah aktif (berkedip) pada lembar kerja. 2) Memulai pengetikan harus memperhatikan letak dan posisi kursor berada, kursor merupakan tanda yang menunjukan tempat dimana penulisan akan dilakukan. 3) Kesalahan dalam penulisan dapat diperbaiki dengan cara menghapus dan menggantinya. Untuk menghapus karakter atau tulisan harus memperhatikan posisi kursor, atau dengan kata lain kita harus menempatkan kursor dikiri atau dikanan karakter / tulisan yang akan dihapus. Untuk menghapuskarakter/tulisan yang terdapat disebelah kanan kursor menggunakan tombol delete pada keyboard. Untuk menghapus karakter yang berada disebelah kiri kursor menggunakan tombol bacakspace pada keyboard e. Print Preview (Melihat tampilan hasil kerja) 1) Print preview merupakan fasilitas untuk menampilkan hasil pekerjaan sesungguhnya sebelum dicetak / print. Print Preview sangat penting digunakan, karena adakalanya tampilan dalam lembar kerja berbeda dengan hasil cetakannya. 2) Pada fasilitas print preview kita dapat melihat lembar kerja secara keseluruhan atau hanya beberapa halaman sesuai keinginan. 3) Untuk kembali pada tampilan lembar kerja awal kita dapat mengklik menu close print preview yang terdapat pada toolbars standarnya f. Print (Mencetak Dokumen) 1) Klik menu file → print, maka munculah kotak menu seperti pada gambar 4 : 2) Pada kotak isian Name pilih jenis printer yang akan digunakan (klik segitiganya) 3) Pada kolom page range terdapat 3 pilihan (all untuk mencetak seluruh halaman yang terdapat pada dokumen yang sedang dibuka, current page untuk mencetak halaman dimana krusor berada, pages untuk mencetak halaman berapa saja yang akan dicetak (isikan nomor halamannya) 4) Pada kolom copies anda dapat memasukkan berapa rangkap anda akan mencetak halaman itu 5) Kemudian klik OK.



6

G A M B A R

Nama Printer yang akan diguna kan

4

Untuk mengatur menentukan halaman yang akan dicetak

Untuk mengatur berapa rangkap tiap halaman akan dicetak

g. Save/Save As (Menyimpan dokumen) 1) Klik menu file → save / save as atau tekan tombol CTRL + S pada keyboard, maka munculah kotak dialog di bawah ini

G A M B A R 5

Untuk mengatur tempat penyimpanan dokumen

Untuk member nama file yang akan disimpan

2) Pada tab save in pilih folder yang akan dijadikan tempat penyimpanan dokumen / file, atau buka (double klik folder sebagai tempat penyimpanan) 3) Pada tab file name isikan / tulis / berilah judul / nama dokumen yang akan disimpan 4) Klik save atau tekan tombol enter h. Close/Exit (Menutup Program Ms. Word) Menutup atau keluar dari program dilakukan dengan cara : 1) Klik tombol / toolbox close X pada bagian sudut kanan atas Ms. Word, atau 2) Klik menu File, kemudian pilih Exit, atau 3) Klik kanan program Ms. Word di bagian Taskbar ( samping kanan Start ) kemudian klik Close, atau 4) Tekan tombol Alt + F4 pada keyboard secara bersamaan 3. Edit a. Undo (Kembali ke tipe sebelumnya)



7

Jika terdapat kecalahan perintah atau eksekusi yang dilakukan, maka hal tersebut dapat dilakukan dengan jalan mengembalikannya ke tipe tertentu sebelumnya dengan menggunakan fasilitas Undo, caranya : 1) Klik ikon undo pada toolbars standar, atau 2) Klik menu Edit kemudian pilih Undo, atau 3) Tekan tombol Ctrl + Z pada keyboard secara bersamaan b. Redo (Kembali ke tipe setelah undo) Fasilitas redo merupakan kebalikan dari Undo, redo dapat mengembalikan tipe setelah di Undo, caranya; 1) Klik ikon undo pada toolbars standar, atau 2) Klik menu Edit kemudian pilih Redo, atau 3) Tekan tombol Ctrl + Y pada keyboard secara bersamaan c. Cut (Memotong/memindahkan naskah atau objek) Untuk memindahkan objek atau teks ketempat lain dapat dilakukan dengan cara : 1) Blok teks atau klik objek yang akan dipindahkan 2) Klik ikon Cut ( gamabar gunting) pada toolbars standar atau klik kanan mouse kemudian pilih Cut atau tekan tombol Ctrl + X pada keyboard secara bersamaan 3) Tempatkan kursor atau klik posisi yang akan dijadikan tempat perpindahan 4) Klik ikon Paste pada toolbar standar atau klik kanan mouse kemudian klik Paste, atau tekan tombol Ctrl + V pada keyboard secara bersamaan d. Copy (Menyalin naskah atau objek) 1) Blok teks atau klik objek yang akan disalin / digandakan 2) Klik ikon Copy pada toolbars standar atau klik kanan mouse kemudian pilih Copy atau tekan tombol Ctrl + C pada keyboard secara bersamaan 3) Tempatkan kursor atau klik posisi yang akan dijadikan tempat penyalinan 4) Klik ikon Paste pada toolbar standar atau klik kanan mouse kemudian klik Paste, atau tekan tombol Ctrl + V pada keyboard secara bersamaan e. Paste (Mengakhiri atau eksekusi cut / copy) Pasete merupakan fasilitas untuk melaksanakan atau mengeksekusi perintah Copy dan Cut f. Clear (Membersihkan/menghapus) Fasilitas Clear berfungsi untuk membersihkan Format atau fasilitas lain yang digunakan pada teks atau objek ( misalnya suatu teks menggunakan bullets and numbering ) cara membersihkannya yaitu : 1) Blok teks atau objek yang akan dibersihkan, 2) Klik menu Edit, kemudian pilih Clear, maka akan terdapat 2 pilihan, yaitu : a. Formats : Untuk menghapus / mnonaktifkan format yang digunakan dalam teks b. Contents del : Untuk menghapus teks / karakter yang di blok g. Select All (Memblok seluruh halaman) Memblok teks, atau objek secara keseluruhan pada work sheet dapat dilakukan dengan cara : 1). Klik menu Edit, kemudian pilih Select All 2). Letakan kursor pada awal atau akhir teks/halaman yang akan diblok, kemudian tekan dan tahan mouse, kemudian drag / gerakan mouse ke awal/akhir teks/halaman yang akan diblok 3). Letakan kursor pada awal atau akhir teks/halaman yang akan diblok, kemudian tekan dan tahan tombol Shift pada keybord, kemudian Klik diawal/akhir teks/halaman yang akan diblok 4). Tekan tombol Ctrl + A pada keyboard secara bersamaan 5). Untuk memblok kata / teks tertentu, caranya letakan kursor pada kata / teks yang akan diblok, kemudian klik 2 kali mouse 6). Untuk memblok suatu paragraph caranya dapat dilakukan dengan cara memnempatkan kursor pada paragraph yang akan diblok, kemudian klik mouse 3 kali h. Find (Mencari) “ CTRL + F “ Pada suatu kesempatan mungkin kita memerlukan beberapa kalimat penting dalam sebuah lembar kerja yang terdiri dari banyak halaman, sehingga kata/teks tersebut sangat membutuhkan waktu untuk mencarinya satu per satu. Maka fasilitas Fine yang berfungsi untuk mencari teks / kalimat pada suatu lembar kerja dapat kita gunakan, caranya : D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 8

1). Klik menu Edit 2). Pilih Fine atau tekan tombol Ctrl + F pada keyboard 3). Akan muncul kota dialog seperti dibawah :

4). Pada kotak isian Find What ketiklah kata atau kalimat yang ingin anda cari pada dokumen yang sedang anda buka 5). Klik Find Next i.

j.

Replace (Mengganti) “ CTRL + H “ Fasilitas replace berfungsi untuk mengganti kata / teks yang penulisannya salah atau ingin diperbaiki, caranya yaitu : 1). Klik menu edit 2). Pilih Fine atau tekan tombol Ctrl + H pada keyboard 3). Akan muncul kota dialog seperti dibawah :

4). Pada kotak isian Find What isikan kata atau kalimat yang akan diganti 5). Pada kotak isian Replace With isikan kata atau kalimat penggantinya Go to (Pergi ke) Sebuah lembar kerja yang terdiri dari cukup banyak halaman akan menyulitkan jika kita harus menggulung layar untuk menuju ke halaman tertentu, maka untuk memudahkannya kita dapat menggunakan fasilitas Go to, caranya : 1) Klik menu Edit, kemudian akan muncul kotak dialog seperti dibawah :

2) Pada kotak pilihan go to what pilih pages 3) Pada kotak isian enter page number isikan nomor halaman yang dituju 4) Klik Go to

4. View D’tik Comnet-Cikotok


9

Menu View berfungsi untuk mengatur tampilan atau jendela lembar kerja temasuk mengatur tampilan ikon atau toolbars. a. Normal

b. Web Layout

c. Print Layout

d. Reading Layout e. Outline f. Task Pane g. Toolbars h. Thumbnails i. Header and Footer j. Mark up / Mengaktifkan review k. Full Screen l. Zoom 5. Insert a. Break b. Page Numbers c. Date and Time d. Auto Tex e. Filed f. Syimbol g. Comment D’tik Comnet-Cikotok


10

h. Reference i. Picture j. Diagram k. Text Box l. File m. Objek 6. Format a. Font b. Paragraph c. Bullets and Numbering d. Borders and Shading e. Columns f. Tab g. Drop Cap h. Text Direction i. Change Case j. Background k. Frames l. Auto Format m. Styles and formatting n. Reveal Formating o. Object 7. Tools a. Spelling and Grammar b. Research c. Language d. Word Count e. Auto Summarize f. Speech g. Shared Workspace h. Track Changes i. Compare and Marge Documents j. Protect Document k. Online Collaboration l. Letter and Mailings m. Macro n. Tempelates and Add-Ins o. Auto Correct Options p. Customize q. Options 8. Table a. Draw Table b. Insert c. Delete d. Select e. Marge Cells f. Split Cells g. Split Table h. Table Auto Format i. Auto Fit j. Heading Rows Repeat k. Convert l. Sort m. Formula n. Hide Gridlines o. Table Properties 9. Windows a. New Windows D’tik Comnet-Cikotok


11

b. Arrange All c. Compare side by side with 10. Help A. FORMAT PARAGRAF

Untuk membuat bentuk paragraf sesuai dengan yang kita inginkan kita dapat menggunakan menu format → paragraf. 1. Tab alignment Berfungsi untuk mengatur jenis paragraf (Left : jenis paragraf rata kiri, Centered : jenis paragraf rata tengah, Right : jenis paragraf rata kanan, dan Justified : jenis paragraf rata kiri kanan) 2. Indentation Berfungsi untuk mengatur posisi indent (batas pengetikan) a. Left : batas pengetikan sebelah kiri b. Right : batas pengetikan sebelah kanan 3. Spacing a. Before : jarak sebelum paragraf atau jarak paragraf sebelah atas b. After : jarak setelah paragraf atau jarak paragraf sebelah bawah c. Line Spacing : jarak antar baris, yang biasa digunakan adalah Single : satu spasi, 1,5 lines : satu setengah spasi, Double : dua spasi. B. MENYISIPKAN OBJEK

Selain mengetik kita juga dapat menyisipkan objek seperti gambar dan seni tulisan (word art). Langkah untuk menyisipkan gambar : Klik menu insert → picture → ( Clipt Art, from file, From Scaner or Camera, Auto Shapes, Word Art, Organization Chart, Chart ) Setelah muncul kotak dialog insert picture pilihlah folder tempat anda menyimpan file gambar, setelah file-file gambar terbuka maka pilihlah/.klik salah satu gambar yang anda suka lalu klik tombol insert ( untuk inser from file )



12

C. FORMAT HALAMAN 1. Membuat Nomor Halaman Page Untuk memberikan nomor halaman kita tinggal menggunakan perintah Insert Number. Setelah muncul kotak dialog page number kita tinggal mengatur sesuai keinginan kita. a. Position Untuk menentukan letak nomor halaman (top of page : di atas, bottom of page : di bawah) b. Alignment Untuk menentukan letak nomor halaman (left : sebelah kiri, center : tengah, right : kanan) c. Setelah dipilih tekan OK untuk mengaktifkan 2. Mengatur Ukuran Kertas / Lembar Kerja Lembar kerja yang kita pakai diibaratkan selembar kertas atau buku dengan ukuran tertentu. Untuk menentukan ukuran lembar kerja dapat dilakukan dengan cara : Klik menu File, Klik Page setup. Pada tab paper tentukan jenis kertas yang akan digunakan dengan cara mengklik tanda segi tiga di samping kanan paper size. Untuk mengatur batas kertas / batas pengetikan dilakukan dengan cara : Klik tab margin pada sub menu margin tentukan ukuran yang diinginkan. Top untuk batas atas, Bottom untuk batas bawah, Left untuk batas kiri dan right untuk batas kanan. Untuk menentukan posisi kertas kita tentukan dengan memilih potrait untuk posisi kertas bersiri atau landscape untuk posisi memanjang Setelah pilihan ditentukan aktifkan atau akhiri dengan mengklik OK atau Enter 3. Membuat Bingkai Lembar Kerja Klik menu format , klik border and shading. Pada tab page border klik salah satu pilihan pada menu seting dan dapat dilihat hasilnya pada bagian preview disebelah kanan. Pada menu style tentukan jenis garis, warna garis pada menu color, ukuran garis/bingkai pada menu width dan gambar/hiasan garis pada menu art, kemudian klik OK B. MICROSOFT EXCEL C. MICROSOFT POWERPOINT D. MICROSOFT ACES



13

MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

Recommend Documents