MANUAL SOFTWARE INHOVA.pdf

manual técnico. manual del usuario

INDICE 1-

INTRODUCCION

2-

CAPACIDADES DEL SISTEMA

3-

TIPOS DE INSTALACION: MAGNETICA, CILINDRO Y MIXTA

4-

INSTALACION INHOVA

5-

PUESTA EN MARCHA DE LA INSTALACION

4.1- PROGRAMA INHOVADATA.EXE 4.2- PROGRAMA INHOVA.EXE 5.1- INSTALACION DEL SOFTWARE 5.2- INSTALACION DE LA CARPETA DATA 5.3- LLAVE DE AUTORIZACION 5.4- CREACION DE UN PLAN DE CIERRE: ASPECTOS GENERALES 5.5- CREACION DE UN PLAN DE CIERRE PARA UNA INSTALACION TIPO MAGNETICA: PROGRAMA INHOVA DATA.EXE 5.5.1- Ejecución del programa: Nombre de usuario y Contraseña 5.5.2- Menú Instalación

5.5.2.1- General 5.5.2.2- Niveles de Operadores 5.5.2.3- Permisos 5.5.2.4- Pistas ISO 5.5.2.5- Instalación 5.5.2.6- Red de PC’s 5.5.2.7- PC Local 5.5.2.8- On Line

5.5.3- Menú Puertas

5.5.3.1- Tablas de Estados 5.5.3.2- General 5.5.3.3- Amaestramiento para puertas de Acceso Común

5.5.4- Menú Maestras 5.5.5- Menú Horarios

5.5.5.1- Zonas Horarias 5.5.5.2- Tablas de Estados 5.5.5.3- Calendario 5.5.6- Matriz 5.5.7- Operadores 5.5.8- Informes 5.5.9- Auditor 5.5.10- Logout / Login 5.5.11- Salir

5.6- TRANSMISION DE DATOS AL PROGRAMADOR PORTATIL: PROGRAMA INHOVA.EXE 5.7- INICIALIZACION DE LAS CERRADURAS, LECTORES Y/O CAJAS FUERTES.

Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO TECNICO

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INDICE 1-

INTRODUCCION

2-


3-

TIPOS DE INSTALACION: MAGNETICA, CILINDRO Y MIXTA

4-

INSTALACION INHOVA

5-


4.1- PROGRAMA INHOVADATA.EXE 4.2- PROGRAMA INHOVA.EXE 5.1- INSTALACION DEL SOFTWARE 5.2- INSTALACION DE LA CARPETA DATA 5.3- LLAVE DE AUTORIZACION 5.4- CREACION DE UN PLAN DE CIERRE: ASPECTOS GENERALES 5.5- CREACION DE UN PLAN DE CIERRE PARA UNA INSTALACION TIPO MAGNETICA: PROGRAMA INHOVA DATA.EXE 5.5.1- Ejecución del programa: Nombre de usuario y Contraseña 5.5.2- Menú Instalación

5.5.2.1- General 5.5.2.2- Niveles de Operadores 5.5.2.3- Permisos 5.5.2.4- Pistas ISO 5.5.2.5- Instalación 5.5.2.6- Red de PC’s 5.5.2.7- PC Local 5.5.2.8- On Line


5.5.3.1- Tablas de Estados 5.5.3.2- General 5.5.3.3- Amaestramiento para puertas de Acceso Común

5.5.4- Menú Maestras 5.5.5- Menú Horarios

5.5.5.1- Zonas Horarias 5.5.5.2- Tablas de Estados 5.5.5.3- Calendario 5.5.6- Matriz 5.5.7- Operadores 5.5.8- Informes 5.5.9- Auditor 5.5.10- Logout / Login 5.5.11- Salir

5.6- TRANSMISION DE DATOS AL PROGRAMADOR PORTATIL: PROGRAMA INHOVA.EXE 5.7- INICIALIZACION DE LAS CERRADURAS, LECTORES Y/O CAJAS FUERTES.


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6-

GESTION DE LA INSTALACION TIPO MAGNETICA: PROGRAMA INHOVA.EXE

7-

OPERACIONES MAS FRECUENTES

8-

MANTENIMIENTO

9-

LICENCIA

6.1- CHECK IN 6.2- COPIA CLIENTE 6.3- PRE-CHECK IN 6.4- CHECK OUT 6.5- MAESTRAS 6.6- OTRAS TARJETAS 6.7- LEER TARJETAS 6.8- APERTURAS 6.9- AUDITOR 6.10- DATA 6.11- PUERTAS ON-LINE 6.12- LOGIN / LOGOUT 6.13- EXIT

7.1- CANCELACION DE TARJETAS Y/O LLAVES PERDIDAS O ROBADAS 7.2- AÑADIR PERSONAL NUEVO 7.3- AÑADIR UNA PUERTA NUEVA 7.4- ELIMINAR UN PERSONAL EXISTENTE 7.5- ELIMINAR UNA PUERTA EXISTENTE 7.6- MODIFICAR EL PLAN DE CIERRE DE UNA PUERTA O UN USUARIO 7.7- MODIFICAR LOS DATOS DE UN USUARIO 7.8- MODIFICAR LOS DATOS DE UNA PUERTA 7.9- MODIFICAR LOS DATOS EN LAS ZONAS HORARIAS, TABLAS DE ESTADOS Y CALENDARIO C ALENDARIO 7.10- REALIZAR UNA APERTURA DE EMERGENCIA DE UNA CERRADURA, EDITOR Y/O CAJA FUERTE 8.1- CALENDARIO 8.2- CAMBIO DE PILAS 8.3- TEST DE LAS CERRADURAS, LETORES MURALES Y/O CAJAS FUERTES


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INTRODUCCION

El sistema INHOVA es un sistema para la gestión de los accesos en un hotel. En definitiva se trata de un sistema de control de accesos pero pensado y diseñado para la gestión de los hoteles. Se trata de un sistema de control de accesos totalmente autónomo, basado en cerraduras electrónicas, lectores murales y cajas fuertes, todos ellos autónomos y de tecnología de tarjeta de banda magnética o chip sin contacto, y en cilindros electrónicos autónomos de tecnología de chip de contacto. Todos los productos disponen de una memoria no volátil y de un reloj y un calendario en tiempo real. Esto nos permitirá restringir el acceso en función del tiempo. Además de los productos arriba mencionados dispondremos de un software de gestión, a través del cual programaremos el plan de cierre de la instalación y a través del cual gestionaremos la instalación. El plan de cierre de un hotel, es donde se especifica qué usuarios van a tener el acceso permitido a través de las diferentes puertas de la instalación y cuando lo van a realizar. Una vez programado el plan de cierre en el software de gestión del sistema, se realizará la puesta en marcha de la instalación, transmitiendo la información a las puertas, y grabando las tarjetas y/o llaves para los usuarios del sistema. A lo largo de este manual se explica con detalle, como programar el plan de cierre de la instalación y como realizar la puesta en marcha de la misma. 2-


En los manuales del cilindro y de la cerradura, hemos visto las capacidades de memoria de los mismos. Para ambos casos, las capacidades de memoria son las mismas. Es decir tanto los cilindros como las cerraduras, son capaces de reconocer hasta 1.500 usuarios y de almacenar en memoria hasta los últimos 1.000 eventos. Sin embargo las capacidades del sistema INHOVA, desde el punto de vista del software son muy superiores. Podemos llegar a controlar y gestionar hasta 65.000 usuarios y 65.000 puertas. Por supuesto, un usuario en concreto podrá tener acceso hasta en 65.000 puertas, pero en cada puerta no podrán tener acceso más de 1.500 personas. A la hora de transmitir los datos al Programador Portátil, deberemos de tener en cuenta la capacidad de éste. Para más detalle, consultar el manual del Programador Portátil.

En cuanto al número de eventos que el sistema puede guardar en memoria no existe limite alguno, excepto aquel que pueda ser consecuencia de las propias limitaciones de memoria del ordenador donde se este ejecutando y guardando el sistema INHOVA.

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3-

TIPOS DE INSTALACION: MAGNETICA, PROXIMIDAD, CILINDRO Y MIXTA

Como ya hemos dicho anteriormente, el sistema INHOVA está basado en cilindros electrónicos y cerraduras electrónicas autónomas. En lo que se refiere a las cerraduras electrónicas, podemos utilizar tecnología de banda magnética o tecnología de chip de proximidad o incluso combinar ambas tecnologías en un mismo elemento. También se podrá aplicar el mismo concepto en los lectores murales así como en cajas fuertes. Además resulta que el cilindro electrónico lo podemos compatibilizar con cilindros mecánicos TX80 a través de la llave INHOVA (Ver el Manual del Cilindro y Llaves INHOVA). Por lo tanto, cuando tenemos cilindros INHOVA en una instalación, podremos tener también cilindros mecánicos TX80. Teniendo en cuenta lo anterior podremos tener cuatro tipos de instalaciones INHOVA:

TIPO INSTALACION MAGNETICA

S O T C U D O R P

PROXIMIDAD

CERRADURAS ELECTRONICAS LECTORES MURALES CAJAS FUERTES

CERRADURAS PROXIMIDAD LECTORES MURALES CAJAS FUERTES

TARJETAS DE BANDA MAGNETICA

CREDENCIALES (Tarjetas, brazaletes, relojes, etc.) LLAVES ELECTRONICAS PROX

PROGRAMADOR PORTATIL EDITOR DE TARJETAS LLAVE DE AUTORIZACION SOFTWARE INHOVA

EDITOR DE PROXIMIDAD PROGRAMADOR PORTATIL LLAVE DE AUTORIZACION SOFTWARE INHOVA

CILINDRO CILINDROS ELECTRONICOS CILINDROS MECANICOS Llaves electrónicas NEUTRAS (ESTRIA TS) Llaves electrónicas TALLADAS (ESTRIA XSE)

PROGRAMADOR PORTATIL LLAVE DE AUTORIZACION SOFTWARE INHOVA

MIXTA CERRADURAS ELECTRONICAS CERRADURAS PROXIMIDAD LECTORES MURALES CAJAS FUERTES CILINDROS ELECTRONICOS CILINDROS MECANICOS TARJETAS DE BANDA MAGNETICA CREDENCIALES LLAVES ELECTRONICAS PROX Llaves electrónicas NEUTRAS (ESTRIA TS) Llaves electrónicas TALLADAS (ESTRIA XSE)

PROGRAMADOR PORTATIL EDITORES DE TARJETA EDITOR DE PROXIMIDAD LLAVE DE AUTORIZACION SOFTWARE INHOVA

Tenemos que tener en cuenta, que la tecnología de tarjeta de banda magnética y la de chip con contacto de la llave electrónica no son compatibles. Es decir con una llave con chip de contacto no podemos abrir una cerradura o un lector de tecnología de banda magnética. Esto significa, que en una instalación MIXTA, Ej. cuando tenemos cilindros electrónicos y cerraduras de tarjeta magnética, a un usuario que tenga acceso permitido en las dos puertas, deberemos de darle los dos elementos, llave y tarjeta, para abrir las puertas. Esto significa que deberemos definir tanto la tarjeta como la llave del usuario en cuestión.


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INSTALACION INHOVA

Tal y como hemos visto en el apartado anterior, podemos tener diferentes tipos de instalación, según el tipo de productos que estemos utilizando. Así en cada instalación tendremos cerraduras, lectores y cajas fuertes y cilindros electrónicos que deberemos de instalar en las puertas que queremos controlar. Lo más normal en un hotel es instalar cerraduras electrónicas autónomos en las puertas de las habitaciones y en aquellas puertas de acceso no permitido a los clientes del hotel, donde queramos controlar los accesos, como por ejemplo, las oficinas, almacenes, etc. Existirán hoteles en los cuales la instalación de este tipo de cerraduras no sea demasiado adecuada por el tipo de puerta que tengan, por ejemplo puertas antiguas, etc. En este caso los cilindros electrónicos son el producto perfecto. Los lectores murales son idóneos puertas de acceso que tengan algún tipo de automatismo como por ejemplo puertas automáticas, puertas de garaje, etc. Y las cajas fuertes son idóneas para instalarlas en las habitaciones del hotel, de forma que los clientes del hotel podrán hacer uso de ellas. Por otro lado, tendremos los equipos de gestión del sistema, como son el software de gestión, la llave de autorización del sistema, el programador portátil, el editor motorizado de tarjetas de banda magnética y el editor de tarjetas de proximidad. En cualquier caso, todos los productos son suministrados por su distribuidor. Los pasos que realizará su distribuidor son los siguientes: -

Instalación de las cerraduras, lectores, cilindros y cajas fuertes. Creación del plan de cierre del hotel Inicialización de las cerraduras, lectores, cajas fuertes y cilindros instalados. Grabación de las tarjetas y/o llaves para los usuarios.

Llegados a este punto, podremos decir que el sistema ya se encuentra operativo y listo para comenzar a gestionarlo. El sistema INHOVA, dispone de dos programas: uno para la creación del plan de cierre denominado INHOVADATA.exe y otro para la gestión del sistema denominado INHOVA.exe Vemos la diferencia entre ambos. 4.1- PROGRAMA INHOVADATA.EXE El programa INHOVADATA es el programa que utilizaremos para la creación del plan de cierre del hotel. Será donde definiremos los usuarios del sistema, las puertas y las zonas horarias, etc. Además, definiremos para cada puerta, qué usuarios van a tener el acceso permitido y cuando. Es decir, construiremos la matriz de la instalación. Una vez programado el plan de cierre, cerraremos el programa INHOVADATA y ejecutaremos el programa INHOVA, desde el cual gestionaremos la instalación.


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4.2- PROGRAMA INHOVA.EXE El programa INHOVA, es el programa que utilizaremos para gestionar la instalación. Con el podremos grabar las tarjetas y/o llaves de los clientes del hotel, grabaremos las tarjetas y/o llaves del personal del hotel (maestras), gestionaremos tarjetas y/o llaves especiales, el registro de eventos, el auditor y las comunicaciones con el Programador Portátil. Siempre que queramos realizar una modificación en el plan de cierre, deberemos de volver a ejecutar el programa INHOVADATA, realizar el cambio y volver al programa INHOVA. El motivo de disponer de dos programas separados, es por seguridad. Para que ningún operador del sistema no autorizado, pueda realizar cambios en el plan de cierre que puedan afectar al funcionamiento del sistema. Además, el hecho de separar la programación de la gestión, facilita el uso del software del sistema, haciéndolo más sencillo y fácil de visualizar. 5-


Una vez instaladas las cerraduras, lectores, cajas fuertes y/o cilindros electrónicos, podemos pasar a crear el plan de cierre del hotel para luego transmitirlo a las puertas. Además de las cerraduras habrá recibido los aparatos de gestión: el programador portátil, el editor motorizado para la grabación y/o lectura de tarjetas de banda magnética y/o el editor de tarjetas de proximidad. Para crear el plan de cierre deberemos de instalar el software en el ordenador desde el cual vamos a gestionar la instalación, y realizar una serie de pasos que explicamos a continuación. El plan de cierre del hotel lo realizará el distribuidor y/o técnico de Talleres de Escoriaza, S.A.U. que para tal efecto se habrá desplazado al hotel. El distribuidor y/o técnico de Talleres de Escoriaza, S.A.U. le entregarán en ese momento una carpeta con la llave de autorización de esa instalación en particular, el CDROM con el software de instalación del sistema, los manuales técnicos, y un disquete con el plan de cierre del hotel generado con el código de sistema con el cual la llave de autorización está grabada. Es importante indicar que se puede prescindir de la llave de autorización y será el mismo cliente el que decida si le interesa incorporar la llave de autorización a su sistema o no. 5.1- INSTALACION DEL SOFTWARE

Su distribuidor o el servicio técnico de Talleres de Escoriaza, S.A.U. le suministrará una carpeta en la que se incluye: el CD-ROM con los discos de instalación del software INHOVA, un disquete con el plan de cierre generado para su hotel y la llave de autorización (opcional) grabada con el código de sistema de su hotel. En el CD-ROM además se incluyen los manuales técnicos del sistema. Para instalar en software INHOVA en cualquier ordenador, procederemos como se explica a continuación. CD-ROM con los discos de instalación. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO

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Introduzca el CD-ROM en el ordenador. Desde el menú inicio abra el Explorador de Windows y vaya a la unidad D: del CD-ROM. En el CD-ROM abra la carpeta INSTALACION INHOVA en la cual se incluyen los discos de instalación del software. Estaremos en una pantalla como la que vemos a continuación:

Si el ordenador donde deseamos instalar el software INHOVA no dispone de unidad lectora de CD-ROM, podemos copiar el contenido de cada una de las cinco carpetas (Disk1, Disk2, etc.), en cinco disquetes. Utilizaremos esos cinco disquetes para instalar el software en dicho ordenador. Introduciremos el disco 1 en el ordenador y ejecutaremos el programa setup.exe. Cuando el ordenador nos lo indique extraeremos el disco 1 e introduciremos el disco 2, así sucesivamente hasta que concluyamos con la instalación con el disco 5. Si el ordenador dispone de unidad lectora de CD-ROM, la instalación es automática. Basta con abrir el contenido de la carpeta Disk1 y ejecutar el programa setup.exe

Hacemos doble clic para ejecutar el programa y automáticamente comenzará la instalación del software INHOVA en el ordenador:


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Lo primero que se realiza en el proceso de instalación es seleccionar la ubicación del disco duro ( C: ) para el programa INHOVA. Por defecto el programa se instala en C:\ Archivos de programa\Inhova. Es decir, crea una carpeta denominada Inhova dentro de la carpeta Archivos de programa del disco duro C:, del ordenador. Si deseamos instalar el programa INHOVA en otra ubicación, debemos especificarle la ubicación deseada, para lo cual haremos clic en el botón BROWSE.

Una vez determinada la carpeta de ubicación, hacemos clic en el botón “NEXT” y pasamos al siguiente paso, en el cual se nos indica el nombre que se le va a dar al programa en el menú INICIO de Windows.

Al hacer clic en el botón NEXT el programa de instalación instalará el programa INHOVA en la ubicación determinada. Al estar ejecutando el programa de instalación desde el CD-ROM, este irá cogiendo los archivos necesarios de las carpetas Disk2, Disk3, Disk4 y Disk5 automáticamente.


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Creará los archivos necesarios para la base de datos en la cual se almacenará toda la información referente a usuarios, puertas, aperturas, etc., de la instalación y creará el icono del acceso directo para el programa INHOVA.exe

Una vez instalado el programa, creará un acceso directo del programa INHOVA.exe que deberemos de arrastrar hasta el escritorio de Windows.

Para finalizar la instalación, haremos clic en el botón FINISH, de la siguiente pantalla

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Así, la instalación del software habrá concluido. Podremos extraer el CD-ROM del ordenador. El programa INHOVA estará instalado en la carpeta que durante el proceso de instalación hemos determinado. En el caso estándar, esta carpeta se denominará INHOVA y estará en la carpeta Archivos de Programa del disco local C: Dentro de dicha carpeta tendremos los archivos de ejecución de los programas INHOVADATA.exe e INHOVA.exe, tal y como vemos en la siguiente figura:

5.2- INSTALACION DE LA CARPETA DATA En el apartado anterior hemos visto como instalar el software del sistema INHOVA en el ordenador. El hecho que tengamos el software instalado no significa que tengamos un plan de cierre creado. Deberemos pues, crear ahora, el plan de cierre de nuestro hotel en particular. Cada plan de cierre tiene un CODIGO DE SISTEMA único y exclusivo, asociado a el. De forma que nunca tendremos dos instalaciones iguales. Dicho código de sistema está creado por Talleres de Escoriaza, S.A.U. y se encuentra en la carpeta “Data” que usted encontrará en el disquete que viene incluido en el embalaje de la Llave de Autorización (si procede) y CD-ROM de instalación del software.

Disquete con la carpeta DATA.

CD-ROM con los discos de instalación y los manuales técnicos.


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Si introducimos el disquete en la unidad lectora de disquete de nuestro ordenador y abrimos el explorador de Windows en la unidad A:, veremos dicha carpeta data:

Dentro de la carpeta data, se encuentran todos los archivos que la base de datos utilizará para almacenar toda la información referente a su hotel: habitaciones, puertas, usuarios, registro de eventos, calendario, zonas horarias, etc. Cuando queramos realizar una copia de seguridad del plan de cierre de nuestro hotel (cosa que recomendamos realizar con frecuencia), deberemos guardar una copia de la carpeta “Data”.

Para ejecutar el programa INHOVA con el plan de cierre que tiene el código de sistema de nuestro hotel, deberemos copiar la carpeta “Data” que se encuentra en el disquete, en la carpeta INHOVA donde hemos instalado los archivos de ejecución del programa INHOVA. Para ello, seleccionaremos la carpeta Data del disquete con el ratón, y con el botón izquierdo del ratón presionado, arrastraremos la carpeta Data hasta la carpeta INHOVA donde queremos ubicarla.

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Así, en la carpeta INHOVA tendremos los ejecutables del sistema y la carpeta Data con los archivos donde se encuentran los datos referentes a la instalación.

5.3- LLAVE DE AUTORIZACION La llave de autorización del sistema, es la llave que se encuentra en la carpeta que contiene el CD-ROM de instalación y el disquete con la carpeta Data, siempre que s olicitemos que el sistema incorpore una llave de autorización, sino la carpeta se suministraría sin la llave de autorización.

Llave de Autorización Cuando el sistema requiera el uso de la llave de autorización, la llave de autorización aportará un mayor grado seguridad a la hora de controlar las modificaciones que se realicen en el plan de cierre de las cerraduras, lectores, cajas fuertes y/o cilindros. Como sabemos, las cerraduras, lectores, cajas fuertes y/o lectores son productos autónomos. Es decir, no están conectados directamente al ordenador que gestiona la instalación. Sabemos que el programador portátil actúa como transmisor de la información entre el ordenador y los productos o viceversa. Es decir, para transmitir información a las cerraduras, deberemos de transmitir primero los datos, desde el ordenador hasta el programador portátil y luego del programador portátil a las cerraduras. Cuando conectamos el programador portátil a las cerraduras para transmitir la información: “SI LA LLAVE DE AUTORIZACIÓN CORRESPONDIENTE A LA INSTALACION NO ESTA INTRODUCIDA EN EL PROGRAMADOR PORTATIL NO PODREMOS REALIZAR NINGUNA OPERACIÓN SIEMPRE QUE EL SISTEMA REQUIERA EL USO DE LA LLAVE DE AUTORIZACION ”.

En el caso de elegir el uso de la llave de autorización, obligaremos el uso de la llave de autorización siempre que queramos transmitir información a las cerraduras. Por supuesto la llave de autorización debe estar en manos del responsable de seguridad de la instalación. Para poder transmitir nueva información a las cerraduras, lectores, cajas fuertes y/o lectores con el programador portátil, previamente deberemos deberemos de transmitir dicha información desde el ordenador hasta hasta el programador portátil. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO TECNICO 121

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5.4- CREACION DE UN PLAN DE CIERRE: ASPECTOS GENERALES

Antes de pasar a explicar cómo realizar un plan de cierre, debemos de explicar la forma en la cual el sistema INH IN HOVA gestiona a los usuarios y puertas del sistema. En cualquier plan de cierre de un sistema de control de accesos, antes de decidir qué usuarios van a tener el acceso permitido en las diferentes puertas de la instalación donde tenemos instaladas cerraduras del sistema, y cuando lo van a tener, debemos definir quienes son esos usuarios y cuales son las puertas que queremos controlar. Una vez definidos los usuarios y las puertas, definiremos las diferentes zonas horarias de acceso permitido, que queremos utilizar en dicha instalación. Y para concluir rellenaremos una matriz en la cual estableceremos para cada usuario, las puertas en las cuales va a tener el acceso permitido y en cada una de ellas, según qué zona horaria va a tenerlo. Por supuesto, un usuario no tiene por qué tener la misma zona horaria en cada puerta donde tenga el acceso permitido, sino que en una puede tener acceso según una zona horaria y en otra puerta según otra zona horaria. Vemos gráficamente dicha matriz en la siguiente figura:

Una vez definida la matriz, quedará definido el plan de cierre de la instalación. Esto que acabamos de explicar de una forma muy general, es lo que sería un plan de cierre para cualquier INH HOVA, es un sistema para la gestión de los accesos en un hotel. Y instalación en general. Sin embargo el IN por tanto los usuarios y las puertas se definirán de manera lógica y sencilla para un hotel, tal y como explicamos a continuación. Lo primero que debemos de tener en cuenta, es que en un hotel vamos a tener dos tipos de usuarios: los clientes (huéspedes) y el personal (limpieza, mantenimiento, administración, etc.). En el caso concreto de los clientes y por la finalidad de un hotel, cada cliente siempre estará asociado a una habitación en concreto y cada cierto número de días variable (el número de días que el cliente se aloje en el hotel) dicho cliente será una persona diferente. Por lo tanto a la hora de definir al cliente en la instalación, deberemos definirlo con un nombre general. Además, cada cliente sólo podrá abrir la habitación a la cual está asociado, por lo que la manera más lógica de definir a los clientes sería por el número de habitación a la que está asociado. Es decir: Cliente habitación 101, Cliente habitación 102, etc. La forma de gestionar será la siguiente: cuando llega un cliente al hotel, se le asigna una habitación y se le graba la tarjeta del usuario del sistema, asociado a dicha habitación. Mientras el cliente esté en el hotel, la habitación no podrá asignarse a ningún otro cliente. Por defecto dicha tarjeta caducará el día que dicho cliente abandone el hotel. Ese mismo día, la habitación quedará libre y podrá asignarse a otro cliente. Cuando llegué otro cliente y le asignemos la habitación, volveremos a grabar la misma tarjeta que habíamos grabado para el cliente anterior, pero ésta tendrá nuevas fechas de activación y caducidad. Así sucesivamente con todos los clientes y todas las habitaciones del hotel. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO TECNICO 121

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Como es lógico, la tarjeta que grabamos para el cliente, sólo tiene acceso autorizado en la habitación a la cual está asociado. En cuanto a las puertas se refiere, también vamos a tener diferentes tipos de puertas: las habitaciones del hotel, las puertas privadas o de acceso no permitido a los huéspedes que vamos a denominar puertas de control de acceso (puertas de almacenes, oficinas, cocina, etc.) y puertas que vamos a denominar de acceso común que van a ser puertas donde tanto los huéspedes como el personal van a tener acceso (garaje, piscina, pasillos, etc.). Teniendo en cuenta la diferencia que hacemos entre los usuarios y las puertas, la matriz del sistema será algo parecido a lo que vemos en la siguiente figura:

Podemos dividir la matriz en dos partes: una la correspondiente al personal y otra la correspondiente a los clientes. La parte de la matriz correspondiente al personal, la deberemos de rellenar como la matriz de cualquier otro plan de cierre. Es decir, para cada usuario del personal iremos seleccionando aquellas puertas en las cuales va a tener el acceso permitido, definiendo en cada una de ellas, si tiene el acceso permitido siempre o según una de las zonas horarias que previamente habremos definido.


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Si observamos ahora, la parte de la matriz correspondiente a los clientes, observamos que se trata de una matriz un poco especial. Como hemos dicho anteriormente, las puertas de un hotel se dividen en puertas de “control de acceso” (que son puertas de uso exclusivo del personal donde los clientes del hotel no tienen el acceso permitido), puertas de “acceso común” (que son puertas donde tienen acceso permitido tanto el personal como los clientes del hotel) y las “habitaciones”.

En esta matriz resulta que la parte de la matriz correspondiente a las puertas de “control de acceso”, SIEMPRE estará vacía. Es decir, los clientes nunca van a tener el acceso permitido en ninguna puerta de este tipo. Por lo tanto podríamos prescindir de visualizar esta parte de la matriz.

Resulta también que la parte de la matriz correspondiente a las “habitaciones”, siempre es igual. Sea cual sea el hotel. Esto es debido a que cada cliente, solo tiene el acceso permitido en la habitación asociada a él y solo a esa. De forma que la matriz siempre será una diagonal, tal y como se muestra en la siguiente figura:


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Resulta pues una matriz constante, y por tanto podemos prescindir de su visualización. Así pues, la única parte de la matriz correspondiente a los clientes que debemos construir es la parte correspondiente a las puertas de acceso común:

Pero también resulta, que esta parte de la matriz será en la mayoría de los casos la parte más pequeña de la matriz. Teniendo en cuenta todo lo anterior y para facilitar la gestión y creación del plan de cierre de un hotel, el sistema INHOVA actúa de la siguiente forma: Primero creamos las puertas del hotel, definiendo para cada una de ellas el tipo de puerta que es: habitación, control de accesos o acceso común. Cada vez que creemos una habitación, el sistema crea internamente al usuario asociado a dicha habitación. Pero no podemos visualizar a dicho usuario en la matriz de la instalación. Cuando creemos las puertas de acceso común (después de haber creado las habitaciones), estableceremos que clientes van a tener acceso a través de ellas (de forma que este paso sustituye a la parte de la matriz correspondiente a los clientes y puertas de acceso común). Más adelante en este manual se explica este proceso. Haciendo esto, no será necesario visualizar la parte de la matriz correspondiente a los clientes del hotel. Ni tan si quiera deberemos de crear dichos usuarios del sistema, ya que cuando creamos las habitaciones, para cada habitación se crea internamente el usuario asociado a esa habitación. Con lo cual el sistema queda muy simplificado. Una vez creadas las puertas (habitaciones, control de acceso y acceso común) y de haber definido qué clientes tienen acceso permitido en cada una de las puertas de acceso común, lo único que deberemos realizar será: definir al personal del hotel y construir la parte de la matriz correspondiente al personal:

Y así daremos por concluida la programación del plan de cierre del hotel. En los siguientes puntos, se explica al detalle todos los pasos a realizar. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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5.5- CREACION DE UN PLAN DE CIERRE PARA UNA INSTALACION TIPO MAGNETICA: PROGRAMA INHOVADATA.EXE Hemos explicado en puntos anteriores que, según el tipo de producto que instalemos en las puertas (cerraduras electrónicas de tarjeta de banda magnética, de tarjeta de chip sin contacto o cilindros electrónicos), tendremos cuatro tipos de instalaciones diferentes: una de tipo MAGNETICA, es decir aquella en la que sólo utilizamos productos con tecnología de tarjeta de banda magnética, de tipo PROXIMIDAD, aquella en la que usemos productos con tecnología de tarjeta de chip sin contacto, de tipo CILINDRO, en la cual utilizaremos sólo cilindros electrónicos y MIXTA en la combinemos los distintos productos. Explicamos a continuación la creación de un plan de cierre tipo MAGNETICA. Los productos que necesitaremos serán: -

Cerraduras DONNA (con o sin teclado) Cerraduras DONNA EXTREME Cerraduras DONNA SUPREME Lectores murales (con o sin teclado) Cajas fuertes (con o sin teclado) Programador Portátil Editor motorizado de tarjetas de banda magnética Llave de autorización (opcional) Software INHOVA

En el caso, de contar con una instalación de tipo PROXIMIDAD, CILINDRO o MIXTO, consultar el catálogo INHOVA para seleccionar los productos apropiados para dicha instalación. Las cerraduras electrónicas, cuando se suministran desde Talleres de Escoriaza, S.A.U. se encuentran en el denominado Estado de Obra. Esto nos permite instalar las cerraduras sin la necesidad de programar las cerraduras. Una vez instaladas todas las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes, se realizará el plan de cierre del hotel con el software del programa INHOVA y luego se programarán las cerraduras. 5.5.1- Ejecución del programa: Nombre de usuario y Contraseña

Una vez instalado el software INHOVA y la carpeta Data que contiene el plan de cierre con el código de sistema correspondiente al hotel, podemos ejecutar el programa INHOVADATA para realizar el plan de cierre del hotel. Podremos ejecutar el programa inhovadata.exe haciendo doble clic en el explorador de Windows o haciendo doble clic en el acceso directo del programa:

Al ejecutar el programa el software nos pedirá un nombre de operador y una contraseña para acceder al mismo.


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El distribuidor o técnico de Talleres de Escoriaza, S.A.U. le facilitarán dicho nombre de operador y contraseña. Por supuesto el sistema admite tanto operadores como usuarios existan en la instalación, pudiendo tener diferentes niveles de acceso de forma que algunos operadores tengan restringidas ciertas operaciones en el programa.

Una vez introducidos el nombre de operador y contraseña accederemos a la pantalla principal del programa INHOVADATA, en el cual programaremos el plan de cierre del hotel.

5.5.2- Menú Instalación

Antes de comenzar a programar el plan de cierre, definiendo los usuarios, las puertas, etc., debemos “configurar” nuestra instalación. Es decir, definir aspectos como el idioma, los niveles de operadores, etc. Lo vemos paso a paso: para acceder al menú Datos de la Instalación debemos hacer clic en el botón Instalación de la pantalla principal de INHOVA.

Al hacer clic sobre el botón “Instalación” accederemos a la pantalla principal del menú Datos de la Instalación:


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Una vez dentro del menú Datos de la Instalación iremos configurando la instalación a través de las diferentes opciones de la misma.

5.5.2.1- General En la pestaña “General” del menú Datos de la Instalación nos encontramos con los siguientes campos: Nombre de la Instalación, Corto, Idioma y Tipo de Semana. Además configuraremos las opciones por defecto que los huéspedes del hotel van a tener en su habitación. Es decir si los huéspedes van a vencer la privacidad en la cerradura de la habitación, si la van a poder dejar en paso libre manualmente, según qué zona horaria la van a poder abrir, cual será la hora de caducidad de la tarjeta el día en el que abandonen el hotel y si se van a gestionar fechas de activación para los clientes. La pantalla es la que se muestra en la siguiente figura:

El Nombre de la Instalación es el nombre que aparecerá en la pantalla principal del INHOVA, encima de la barra de tareas. Detrás de la versión del programa. El Corto es el nombre con el cual se identificará el plan de cierre de dicha instalación en el Programador Portátil. Este campo resulta imprescindible ya que al ser la pantalla del Programador Portátil demasiado pequeña, el nombre de la instalación puede que no se pueda visualizar en su totalidad, debido a su longitud. Por eso, introducimos éste nombre “corto” de la instalación. Para que pueda visualizarse sin problemas de longitud en la pantalla del Programador Portátil. El Idioma seleccionado es el idioma en el cual veremos tanto el software como todos los mensajes del programador portátil. Para cambiar de uno a otro deberemos seleccionarlo y luego presionar el botón OK del menú Datos de la Instalación. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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El Tipo de Semana, es para decidir si queremos comenzar la semana por el Lunes (Europa) o por el Domingo (América). La opción Señalizar privacidad a las maestras permite a las maestras conocer si la habitación está ocupada o no antes de entrar. En el caso de encontrarse la habitación condenada por un cliente e insertamos una maestra los leds parpadearán encendiéndose las luces rojas y verdes informando al usuario que la habitación esta ocupada. El auditor es un archivo en el que se van almacenando todas las operaciones que realizan los operadores en el programa, tanto INHOVA como INHOVADATA, ver punto 5.5.9. Para evitar que el registro se cargue de datos innecesarios podemos parametrizar los días en los que queremos que el sistema purgue el archivo auditar, seleccionando la opción Purga auditores periódicamente. El sistema realizará una copia de seguridad del plan de cierre si seleccionamos la opción Crear copia de seguridad , donde podremos indicar donde y cada cuantos días se quiere realizar dicha copia. En el apartado Clientes por defecto, tenemos las siguientes opciones: Vence privacidad : si seleccionamos dicha opción, todos los huéspedes del hotel podrán vencer la privacidad

de la cerradura de su habitación. Es decir, si hay alguien dentro de la habitación con la palanca de seguridad de la cerradura echada, cuando el huésped introduzca la tarjeta en la cerradura podrá abrir la puerta sin problemas ya que al vencer la privacidad con la manilla retirará tanto el resbalón de la cerradura como la palanca de seguridad. Si el huésped no venciera la privacidad, si hay alguien dentro con la palanca echada, no podría abrir la puerta y la cerradura lo indicaría mediante un parpadeo de los dos LED de aviso. La opción Puede dejar puerta abierta , significa que el huésped tendrá la posibilidad de cambiar el estado de la puerta de su habitación de Abierto a Normal o viceversa introduciendo la tarjeta dos veces consecutivas en la cerradura. Esto es, que el huésped tendrá la posibilidad de dejar la puerta en modo paso libre y cerrarla a su conveniencia. Esta opción no suele ser muy común, ya que puede ocurrir que los huéspedes del hotel dejen la puerta en modo paso libre por descuido. En el modo paso libre cualquier persona tiene acceso a la habitación sin dejar rastro de la apertura de la puerta. Existe la posibilidad de restringir el acceso de los huéspedes en sus habitaciones, según una zona horaria. Será en la opción “ Abrir con el horario” donde determinaremos dicha restricción. Todos lo huéspedes deberán tener la misma restricción horaria en sus habitaciones. Para poder determinar la zona horaria, primero deberemos de crear dicha zona horaria en el menú Horarios del programa INHOVADATA. En la siguiente pantalla vemos que sólo disponemos de dos opciones: Siempre ó Nunca. Esto es debido a que no hemos creado ninguna zona horaria y sólo aparecen las zonas horarias que ya están creadas por defecto en el sistema que son precisamente las de Siempre y Nunca.

Posibilidad de restricción horaria para los huéspedes en sus habitaciones.


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La Hora de Caducidad en Check Out nos indica a la hora en la cual la tarjeta del huésped caducará el día en el cual efectúe el check out. Si activamos la opción Gestionar fecha de activación para clientes, significa que en el programa INHOVA de gestión del sistema INHOVA, podremos gestionar fechas de activación para los huéspedes. Es decir podremos grabar la tarjeta de un huésped que va a llegar al hotel en una fecha posterior al día en el cual la estamos grabando pero la tarjeta no funcionará hasta la fecha señalada como fecha de activación. Esta opción es muy útil cuando por ejemplo sabemos que al hotel va a llegar un grupo grande de gente al mismo tiempo. Con esta prestación podremos grabar las tarjetas con anterioridad a la fecha de llegada, pero las tarjetas no funcionarán hasta el día señalado como día de llegada para el grupo. 5.5.2.2- Niveles de Operadores Su distribuidor le habrá facilitado un nombre de operador y contraseña para acceder al software de gestión del INHOVA de su instalación. Por supuesto éste nombre de usuario y contraseña se pueden modificar de forma que sean unos valores fáciles de recordar por usted. Además podremos tener tantos operadores como usuarios dispongamos en el sistema. La diferencia entre un “usuario” del sistema y un “operador” del sistema es la siguiente: un usuario es toda aquella persona que va a disponer de una llave y/o tarjeta INHOVA para poder abrir las diferentes puertas donde tengamos un cilindro o una cerradura. Un operador, además de ser un usuario del sistema, es alguien que va a tener acceso al software de gestión. Es decir, dispondrá de un nombre de usuario y una contraseña para acceder al software y poder realizar algunas o todas las operaciones que podemos realizar desde el mismo. Por lo tanto el número de operadores en el sistema puede llegar a ser igual que el número de usuarios del sistema. Por supuesto, nunca podrá ser superior. Además el acceso de los operadores al software de gestión del sistema, puede tener restringidas ciertas operaciones. Es decir, vamos a poder establecer “Niveles de Operadores”. Y es precisamente, en esta pantalla donde vamos a definir que operaciones van a estar permitidas en los diferentes niveles de acceso al software. Podemos tener hasta 5 niveles de acceso. Los niveles están numerados del 1 al 5. Podemos configurar las opciones en cada uno de ellos. En la siguiente figura vemos el nivel más alto, el nivel 5. Lógicamente este nivel será el nivel que más funciones tenga permitidas.


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En el caso de la figura, todas las operaciones están permitidas, pero eso es algo que puede no ser así. Por ejemplo, si quisiéramos que ni siquiera en nivel más alto, el 5, tuviera acceso a TODAS las opciones, bastaría con no seleccionarla en esta pantalla. Para configurar el resto de niveles, del 1 al 4, primero debemos de seleccionar el nivel tal y como se muestra en la siguiente figura:

Y una vez seleccionado, hacemos clic en las diferentes operaciones que van a estar permitidas en este nivel de operador, tal y como lo vemos en la siguiente figura:

Lo único que estamos haciendo es configurar los niveles de operadores. Luego, cuando estemos definiendo los operadores, ya diremos qué nivel va a tener cada uno de ellos. Pero eso es algo que haremos más adelante.


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5.5.2.3- Permisos Los permisos SOLO están disponibles en instalaciones MAGNETICAS, PRO XIMIDAD y MIXTAS, es decir funcionan sólo en las cerraduras de tarjeta de banda magnética y chip sin contacto. Los permisos nos dan la posibilidad de permitir o no el acceso a los usuarios, en una puerta o un grupo de puertas, sin la necesidad de tener que desplazarnos hasta la puerta o puertas, para actualizar la información del plan de cierre. Bastará con grabar la tarjeta del usuario. La explicación es la siguiente: Cuando un usuario introduce la tarjeta en la cerradura, el lector de la misma lee la información que está escrita en la tarjeta y la analiza, para ver si el usuario en cuestión tiene o no el acceso permitido. La información que analiza es la siguiente: -

Código de sistema Fecha de activación y caducidad Identificación del usuario Plan de cierre: es decir la unidad de control de la cerradura, analiza si el usuario en cuestión tiene el acceso permitido.

Si toda la información analizada es correcta, la cerradura permite el acceso al usuario. Si cualquiera de los puntos anteriores no es correcto la apertura es rechazada. Así, si a un usuario que tiene acceso en una puerta queremos denegárselo, debemos hacer las modificaciones oportunas en el plan de cierre y transmitirle la nueva información a las cerraduras. Si esto es algo que debemos hacer con frecuencia, resulta bastante engorroso. Lo anterior ocurre, si no disponemos de los PERMISOS. Con los permisos, lo que hacemos es introducir un parámetro más en la cerradura. Es decir, además de verificar los puntos anteriores, la cerradura va a requerir un parámetro más que nosotros hemos denominado “permiso”. Es decir, la cerradura va a exigir el cumplimiento de lo siguiente: -

Código de sistema Fecha de activación y caducidad Identificación del usuario Permiso Plan de cierre

Resulta que a un usuario, el hecho de que tenga o no el permiso, es algo que se decide en el momento en el que se graba la tarjeta. Lo cual nos permite decidirlo en el último momento y si un día cambiamos de opinión, bastará con volver a grabar la tarjeta con el permiso o sin él, dependiendo de si lo que queremos es quitarle o darle el acceso a través de la puerta. Por supuesto, dicho usuario, en el plan de cierre, deberá tener el acceso permitido en esa puerta, ya que si en el plan de cierre no lo tiene, por mucho que tenga el permiso, la cerradura no le permitirá el acceso por no tenerlo en el plan de cierre. Es decir, se tienen que cumplir todas las condiciones. Los permisos son una herramienta muy útil en los hoteles, sobre todo para aquellos servicios del hotel que no son gratuitos a los huéspedes. Por ejemplo la caja fuerte, la piscina, el garaje, etc. Utilizando los permisos, será en el momento en el cual están realizando el check in cuando decidamos si el huésped va a tener acceso a la caja fuerte o al garaje o a la piscina.


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Para utilizar los permisos, lo primero de todo que debemos hacer es definirlos. Y es precisamente, aquí, en el menú configurar, donde se definen los permisos. Tenemos la posibilidad de definir hasta 13 permisos, tal y como vemos en la siguiente figura. En realidad en el hotel podemos disponer hasta 14 permisos. Lo que ocurre es que existe un permiso que ya está creado por defecto en el sistema que es el permiso para las cajas fuertes.

En cada campo, escribiremos el nombre del permiso que queremos utilizar. Como por ejemplo Piscina, Garaje, etc.

Luego, a las cerraduras que corresponda, les exigiremos el cumplimiento de este parámetro y a los usuarios que corresponda, en el plan de cierre les daremos el acceso siempre o según una zona horaria determinada y les concederemos o no el permiso, dependiendo de si queremos que tengan acceso o no. Con los permisos se da por finalizada la configuración de la instalación. A partir de ahora comenzaremos a definir los usuarios, las puertas, las zonas horarias y el calendario de días festivos, etc. Los usuarios, las puertas y las zonas horarias se definen independientemente. Una vez definidos, se habrá generado una matriz en la cual decidiremos en cada puerta qué usuarios van a tener acceso y cuando, es decir, definiremos el plan de cierre.


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5.5.2.4- Pistas ISO En el caso que utilicemos cerraduras electrónicas de banda magnética, las tarjetas de banda magnética disponen de tres pistas en las que se puede grabar la información que posteriormente queremos que sea leída por las cerraduras de banda magnética, con el objetivo de identificar al usuario. De estas tres pistas, el sistema INHOVA trabaja solamente con la tercera pista, por lo tanto, la pista 1 como la pista 2 quedan libres y esto nos permite poder codificar estas dos pistas según las necesidades del cliente.

Por defecto, el sistema seleccionará la opción No y las pistas 1 y 2 permanecerán vacías, tanto para las tarjetas de clientes como para las tarjetas maestras. Si seleccionamos la opción Libre en Información Clientes, podemos grabar la pista seleccionada en el momento de hacer el check in. En el caso de Información Maestras, si elegimos la opción Libre se podrá grabar la pista seleccionada en el momento de grabar las maestras.

En Información Cliente, si seleccionamos la opción Predefinida se activarán los campos situados justo debajo. Si pulsamos la fecha situada en alguno de los campos nos dará opción a grabar en la pista seleccionada la información de Habitación, Fecha Caducidad, Permisos, Libre y Fijo (ver información Maestras) que el Hotelero quiera controlar a los clientes en otros sistema de gestión del hotel (E.j. Restaurante, …).

En el caso de Información Maestras en vez de la opción Predefinida existe la opción Fija. Una vez seleccionado esta opción nos aparecerá un nuevo campo en el que podemos grabar el código que queramos controlar al personal del hotel. Esta misma opción se puede seleccionar en Información Clientes dentro de la opción Predefinida.


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5.5.2.5-. Instalación Cada sistema INHOVA posee un código de sistema que garantiza que cada plan de cierre sea único y exclusivo, cuyo código aparece en el campo código de instalación dentro de la opción Instalación. En el campo tecnología de lectura debemos de definir que tipo de tecnología vamos a utilizar, es decir, tarjeta de banda magnética, tarjeta de proximidad, cilindros con tecnología de chip de contacto o una combinación de las distintas tecnologías. Dependiendo de la cantidad de eventos que queramos registrar o número de usuarios que queramos que tengan acceso a la cerradura o cilindro, tendremos dos opciones para configurar el sistema dentro de tipo de auditor. Modo normal que nos permite registrar 1.000 eventos y dar acceso a 1.000 usuarios (maestras + huéspedes) o el modo extendido que nos permite registrar 650 eventos y dar acceso a 1.500 usuarios (maestras + huéspedes).

Para comunicar con el PMS (Property Mangement System) del Hotel, se disponen de tres vías de conexión. Para ello, se acciona la opción Usar Interface PMS y a continuación se activan tres opciones distintas: -

Serie: se comunica vía RS232 TCP y UDP: se comunica vía Ethernet


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En una instalación, además de las cerraduras y cilindros electrónicos autónomos podemos instalar lectores murales que se gestionan off line u on line. Si se trata de lectores murales off line, se configurarán igual que las cerraduras electrónicas autónomas, lo cuál se detalla en el punto 5.5.3-. En el caso que se trate de lectores murales on line elegiremos la opción Usar puertas on line. A continuación se nos activará la opción actualizar automáticamente las puertas cableadas. Si seleccionamos esta opción, cada hora el propio sistema recogerá los eventos que se hayan producido en los lectores on line.

5.5.2.6- Red de PC’s Haciendo clic en la pestaña Red del menú Configurar, pasamos a la zona referente a las comunicaciones. En dicha pantalla, en realidad poco podemos decidir por nuestra cuenta, ya que prácticamente todos los campos se rellenan automáticamente. Es decir el software INHOVA está preparado para obtener automáticamente la información requerida. La pantalla es la que se muestra en la figura siguiente:


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El Nombre del Ordenador es el nombre de identificación en red del ordenador u ordenadores desde el cuál o cuáles se está ejecutando el INHOVA. Dicho campo se rellena automáticamente. Si está vacío vaya a la opción Red del Panel de Control de su ordenador. En dicha opción, haga clic en la pestaña identificación y verifique que el campo Nombre del PC no esta vacío. Si lo esta, escriba un nombre de identificación o consulte a su distribuidor. El hecho de que el campo Nombre se encuentre vacío puede originarnos problemas a la hora de comunicar con el Programador Portátil. El campo Dirección IP , también se rellena automáticamente. El software INHOVA está preparado para reconocer la dirección IP de su ordenador. Si dicho campo aparece en blanco, consulte a su distribuidor. Dependiendo si el editor se gestiona local o remotamente Al igual que el resto, el campo Editor se rellena automáticamente y se configura El puerto COM es el canal en serie de su ordenador a través del cual el software INHOVA va a comunicar con el Editor en el caso de las cerraduras y Programador Portátil para el caso de los cilindros. El Programador Portátil se conecta al ordenador a través de un puerto en serie RS-232 del ordenador. Lo más común es que dicho puerto en serie esté configurado en el canal serie COM1, pero puede ocurrir que en su ordenador dicho canal este siendo usado por otra aplicación, como por ejemplo un MODEM. En dicho caso, vea en el Administrador de Dispositivos de su ordenador, qué canal serie (COM2, COM3 o COM4) está utilizando el puerto en serie RS-232, y selecciónelo en la pantalla Red del menú configurar en el software INHOVA. El puerto PMS , nos informa de la dirección del puerto que comunica con el PMS. Si seleccionamos una comunicación ethernet en el menú Instalación, por defecto el puerto servicio es 7777. El Puerto On-line, nos informa de la dirección del puerto que comunica con la central de área, en este caso se trataría del puerto COM3. Existen ordenadores en los cuales no existe un puerto en serie RS-232 y en su caso disponen de un puerto en serie USB. En estos casos deberá adquirir un cable adaptador de USB a RS-232 y proceder como se explica en el párrafo anterior. Es importante tener en cuenta que INHOVA no reconocerá más de 4 puertos en serie. Para cualquier duda o consulta, consulte con su distribuidor. 5.5.2.7- PC Local Si activamos la opción PC local del menú Datos de la Instalación, accederemos al siguiente menú, donde al igual que en el menú Red de PCs nos mostrará el nombre del ordenador y la dirección IP:


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En el campo Editor Tarjetas, podremos seleccionar la opción local o remoto. La opción Local se refiere a un instalación INHOVA donde el PC dispone de su propio Editor de tarjetas o llaves. Por el contrario la opción Remoto, nos dará la posibilidad de usar un editor que se encuentre en red sin necesidad de estar físicamente conectado al ordenador. El COM Local , nos informa del puerto en serie del ordenador al cuál se comunica el editor. En el caso que hayamos seleccionado la opción Usar Interface PMS en el apartado Instalación, nos aparecerá por defecto puerto de servicio 7777, que es la dirección que utiliza el sistema INHOVA para comunicar con el PMS. En caso de no disponer de esta dirección, se podrá utilizar cualquier otra dirección entre 5000 y 30000. El LOGOUT temporizado hace las veces de protector de pantalla. De esta forma si seleccionamos la opción “Usar LOGOUT temporizado ”, cada vez que el software se encuentre un tiempo determinado totalmente inactivo, se bloqueará. Necesitando introducir de nuevo su nombre de operador y contraseña para volverlo a activar. El Tiempo auto LOGOUT se cuenta en minutos y por supuesto se puede modificar a su gusto.

Si además hemos seleccionado Usar puerta on line, nos aparecerá la opción protocolo on line, donde por defecto nos asigna la opción ninguna. Si tenemos lectores on line, seleccionaremos la opción serie. A continuación, se activará la opción Pueto On-line donde definiremos el canal de comunicación que queremos utilizar entre el ordenador y la central de área, teniendo en cuenta que no podrá ser el mismo que el utilizado para conectar el editor o el programador portátil.


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5.5.2.8- On-line Al activar la opción usar puertas on-line del menú Instalación, se activará una nueva pestaña con el nombre On-line. Dentro de la pantalla On-line, definiremos la Central de Área, así como el PC que gestionará la misma. En el campo nombre de central de área, definimos el nombre de la central de área, en el campo nombre del PC de la central , definimos el PC el cuál se conectará a la central de área y en el campo dirección IP de la central , definiremos su dirección IP.


En el menú puertas es donde vamos a crear y/o definir, todas y cada una de las puertas donde vamos a instalar una cerradura electrónica INHOVA. Tal y como hemos explicado anteriormente en este manual, el sistema INHOVA, divide las puertas de un hotel en diferentes grupos. En cada uno de los grupos las puertas serán puertas similares y de igual o parecido uso. Los diferentes grupos de puertas que tenemos son: -

Habitaciones Suites (una suite es una habitación con dos a más habitaciones en su interior) Puertas de acceso común Puertas de control de acceso (puertas de uso exclusivo para el personal del hotel) Puertas de alto tráfico: en el sistema INHOVA declararemos una puerta de alto tráfico cuando el número de personas que va a tener acceso a través de una puerta sea superior a 1.500 usuarios.

Para cada puerta definiremos el grupo al que pertenece y todas y cada una de las diferentes características que va a tener la misma, como por ejemplo si va a requerir algún permiso o no, etc. Tal y como se explica en el manual de la CERRADURA ELECTRONICA DONNA, las cerraduras, pueden funcionar según diferentes modos o estados. Estos son: Abierto, Primer Usuario, Teclado o Tarjeta, Normal, Tarjeta + Teclado y/o Doble Usuario. Además, la cerradura va a poder cambiar de modo de funcionamiento automáticamente según unas tablas denominadas Tablas de Estados. Por lo tanto una de las características que


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vamos a tener que definir es el modo de funcionamiento en el cual la cerradura va a estar trabajando y si va a seguir o no alguna tabla de estado. Para poder definir esto último, antes de definir las puertas del hotel deberemos crear las tablas de estado que el hotel va a tener. Y por último, para las puertas de acceso común deberemos de definir qué clientes van a tener acceso a través de ellas, es decir, deberemos de crear el amaestramiento para los huéspedes. 5.5.3.1- Tablas de Estados Las tablas de estado se definen en el menú Horarios del sistema INHOVA. Hacemos clic en el botón Horarios de la pantalla principal del programa INHOVADATA y vemos la siguiente pantalla:

En dicha pantalla hacemos clic en la pestaña “Estados” y accederemos a la pantalla de las tablas de estados.

El sistema INHOVA permite la creación de 16 tablas de estados y cada una de ellas puede realizar hasta 16 cambios de estado. Lo explicamos a continuación. Por defecto, cuando abrimos la pantalla de Estados, nos encontramos en la tabla denominada “Estado 1”.


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Las cerraduras se encuentran siempre por defecto en el estado “Normal” ,

es decir para abrir la puerta todos los usuarios deberán introducir y extraer su tarjeta para abrir la puerta. Sólo los usuarios con acceso autorizado podrán abrir la puerta. Si la cerradura se encuentra en estado de obra, también se encuentra en el estado “normal” de funcionamiento (incluso si la cerradura dispone de teclado). Vamos a suponer por ejemplo que en el hotel la puerta principal va a estar abierta todos los días de la semana de 07H00MN a 22H00MN. Por otro lado, todas las puertas de los pasillos, van a estar abiertas automáticamente de 08H00MN a 21H00MN todos los días de la semana. Por lo tanto vamos a necesitar par nuestro hotel ejemplo, dos tablas de estados: una para la puerta principal y otra para todas las puertas de los pasillos. Vamos a crear la tabla para la puerta principal. En la tabla Estado 1 en el campo Nombre escribiremos “Principal”, tal y como vemos en la siguiente figura:

Hemos dicho, que la puerta principal se va a abrir automáticamente a las 07H00MN, por lo tanto el primer cambio de estado será:

Escribimos primero la hora a la cual se deberá realizar el cambio y luego elegimos de la lista despegable el estado al que queremos que cambie, tal y como vemos en la figura anterior.


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Una vez definido el cambio, debemos seleccionar qué días de la semana queremos que se realice dicho cambio. Para el caso que nos ocupa, hemos dicho que dicho cambio se realizará todos los días de la semana, por lo tanto deberemos hacer clic en cada uno de los días de la semana incluidos los festivos y ponerlos en color verde, tal y como vemos en la siguiente figura:

Así, la puerta o puertas que sigan esta tabla de estados, todos los días del año realizarán el cambio y se abrirán. No se cerrarán hasta que les indiquemos un segundo cambio en el cual la cerradura pasará del estado Abierto al estado que indiquemos en el segundo cambio (que lógicamente deberá de ser un estado en el cual la cerradura esté cerrada.. Pero ¿qué ocurre por ejemplo si por algún motivo, deseamos cerrar la puerta antes de ese segundo cambio automático?.

En principio, en la tabla se especifican únicamente los cambios que realizará la cerradura automáticamente por si sola. Debe existir por los tanto alguna forma de poder cambiar el estado de Abierto a Normal o de Normal a Abierto manualmente. Y en efecto se puede realizar. Algunos usuarios del sistema (ya especificaremos quienes) podrán cambiar el estado de una cerradura de modo Abierto a Normal y viceversa manualmente. Para ello, deberán introducir y extraer su tarjeta dos veces consecutivas en la cerradura. Pero para que eso pueda realizarse, la cerradura “debe dejarse”. Y eso lo indicamos en el campo “Se puede dejar en modo Abierto o Cerrado”. Si dicho campo está seleccionado, los usuarios autorizados podrán realizar el cambio manualmente. Si no está seleccionada, nadie podrá realizar el cambio, ni siquiera los usuarios autorizados a ello. Marcamos el campo tal y como vemos en la siguiente figura:

Por lo tanto, el primer cambio significa: A las 07H00MN la puerta se abrirá automáticamente, y a partir de esa hora, los usuarios autorizados podrán cambiar el estado de abierto a normal o viceversa manualmente.


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Si dejamos la tabla como esta, las cerraduras que sigan esta tabla, estarán abiertas siempre (a no ser que alguien autorizado les cambie el estado manualmente), ya que no les estamos realizando otro cambio de estado. Por lo tanto, necesitamos otro cambio, en el cual digamos cuando se debe cerrar la cerradura y cómo la podrán abrir los usuarios que necesiten acceder a través de esa puerta. Esto lo hacemos en un segundo cambio, en el cual vamos a volver al estado Normal. Siguiendo con el ejemplo, hemos comentado que la puerta principal se cerrará automáticamente a las 22H00MN. Definimos pues este segundo cambio:

Como dicho cambio debe efectuarse todos los días, seleccionamos en verde todos los días de la semana incluidos los festivos: En este segundo cambio, no seleccionamos el campo “Se puede dejar en modo Abierto o Cerrado”, significando así que a partir de las 22H00MN de todos los días, la cerradura pasará a funcionar según el estado normal y nadie, ni siquiera las personas autorizadas, podrán cambiar su estado de funcionamiento.

Damos por concluida la creación de la tabla de estados para la puerta Principal. El resto de cambios de la tabla (hasta los 16 posibles) los dejamos en blanco. Hacemos clic en el botón “Estado 2” y pasaremos a crear la segunda tabla que necesitamos, Pero antes el sistema nos preguntará si queremos guardar los cambios realizados (los referentes a la primera tabla). Si aceptamos y hacemos clic en OK, pasaremos a la segunda tabla y el botón correspondiente a la tabla Estado 2 pasará a denominarse “Principal” que es como hemos denominado la tabla.


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Pasamos ahora a las puertas de pasillo. Hemos comentado que dichas tablas se abrirán automáticamente a las 08H00MN todos los días y se cerrarán a las 21H00MN también todos los días. Escribimos el nombre de la tabla de estado. La denominamos Pasillo ya que todas las puertas de pasillo del hotel, seguirán esta tabla de estados

Definimos el primer cambio de la tabla,

Seleccionamos el campo “Se puede dejar en modo Abierto o Cerrado” para que los usuarios autorizados puedan cambiar manualmente el estado.

Creamos el segundo cambio,


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Damos por concluida la segunda tabla. Hacemos clic en la tercera tabla y guardamos los cambios de la segunda tabla:

Pasaríamos así a crear una tercera tabla en caso de que fuera necesario. Si no hacemos clic en cerrar y volvemos a la pantalla principal del sistema INHOVA.

5.5.3.2- General Una vez creadas las tablas de estados necesarias y definidos los permisos que vamos a utilizar en el hotel (recordamos que hemos creado dos permisos: Piscina y Garaje, además del permiso de las cajas fuertes que esta definido por defecto en el sistema), ya podemos comenzar a definir las puertas del hotel.

Recordamos que el sistema INHOVA clasifica las puertas según su uso: habitaciones, suites, puertas de acceso común y puertas de control de accesos. Por lo tanto, antes de comenzar a definir las puertas del hotel, lo mejor es hacernos un plano de situación (como el de la siguiente figura) y clasificar las puertas. Con eso aclararemos la situación y luego será más fácil definir las puertas.

Hacemos clic en el botón Puertas de la pantalla principal del programa INHOVADATA para acceder al menú de las Puertas del sistema:


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Como es lógico, al no haber definido ninguna puerta todavía, la pantalla esta vacía. Para comenzar a añadir puertas hacemos clic en el botón “Añadir” y veremos la siguiente pantalla:

En esta pantalla, empezamos a definir las puertas del hotel, y comenzamos por las habitaciones. Según el plano ejemplo que hemos creado anteriormente, las habitaciones del hotel están divididas en tres plantas. Empezamos pues definiendo las habitaciones de la PLANTA 1ª. Para ello, en el campo “ Nombre”, escribimos el nombre de la primera habitación de la planta primera, es decir, Habitación 101, tal y como vemos en la siguiente figura:

El siguiente campo que debemos definir es el “Grupo” al que pertenece. Este campo es un campo opcional, es decir no es un campo obligatorio. El hecho de dividir las puertas por grupos, es simplemente para simplificar la gestión de las puertas del hotel. Podemos dividir las puertas por plantas, por tipos de puerta, o por cualquier otra clasificación que convenga al hotel. En el ejemplo, las dividimos por plantas. Así tendremos un grupo de puertas correspondiente a la PLANTA 1ª, otro para la PLANTA 2ª, etc. Escribimos pues en el campo Grupo, el nombre del grupo al cual pertenece la habitación 101:


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Lo siguiente es definir el tipo de producto que vamos a instalar en dicha puerta. En el caso de contar con distintas tecnologías de control de accesos que habrán sido configuradas en el menú instalación (ver 5.5.2.5.), asignaremos a cada puerta el tipo de cerradura que le corresponda.

En este caso como se trata de una cerradura tipo “Magnética” seleccionaremos la opción Cerradura IT (Mag) para las cerraduras de banda magnética y la opción Lector off-line IT (Mag) para los lectores de banda magnética. En la pantalla de puertas, la opción de las cajas fuertes no aparece disponible hasta que no creamos la habitación a la cual queremos asignar una caja fuerte. Esto es simplemente por la utilidad de las cajas fuertes en los hoteles. Es decir, una caja fuerte siempre va a estar asociada a una habitación, de forma que el huésped de dicha habitación podrá utilizar la caja fuerte con la misma tarjeta que utiliza para abrir la puerta de la habitación. Así pues, definimos el tipo de producto para la habitación 101, que será una Cerradura IT (Mag):

El siguiente paso es definir el tipo de puerta. Hemos explicado anteriormente los tipos de puertas que crea el sistema INHOVA: Control de Acceso, Habitaciones, Suites, Acceso Común y puertas de alto tráfico. Como estamos creando una habitación, seleccionamos Habitación como tipo de puerta:


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Al tratarse de una habitación, aparecen en la pantalla los permisos disponibles en el sistema. Recordamos que hemos creado dos permisos: Piscina y Garaje, más el permiso de Caja Fuerte que ya existe por defecto en el sistema. Por defecto, los permisos no están asignados al huésped de la habitación 101, lo cual significa que dicho huésped no tendrá acceso a utilizar la caja fuerte de la habitación 101, ni podrá acceder a la piscina, ni al garaje.

El siguiente campo, es el que se refiere a los Estados de Puerta. Es decir a las tablas de Estados que previamente hemos creado en el sistema, para que algunas puertas (las que decidamos en esta pantalla) realicen automáticamente cambios en el modo de funcionamiento de la cerradura: Abierto, Primer usuario, Normal, Tarjeta ó Teclado, Tarjeta + Teclado y Doble Usuario. Para el caso de la habitación 101, no queremos que siga las directrices de ninguna tabla de estados, es decir, queremos que siempre funcione en modo Normal (sólo tarjeta), que es el modo por defecto en las cerraduras. Por lo tanto dejaremos dicho campo en blanco. Recordamos que hemos creado dos tablas de estados: una para la puerta Principal y otra para todas las puertas de Pasillo.

Para el caso de la habitación 101, dejaremos el campo Estados de puerta en blanco. Algo similar ocurre con el siguiente campo: “Requiere el permiso”. Como ya hemos comentado, una puerta además del plan de cierre creado en la matriz, puede exigir el un permiso. En el caso del hotel ejemplo, hemos definido los permisos Caja Fuerte, Piscina y Garaje. Las habitaciones no van a requerir ningún permiso, por lo que dejamos el campo en blanco: Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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En el siguiente campo “Tiempo de Apertura”, se determina el tiempo que dispondrán los usuarios del sistema para retraer la manilla de la cerradura una vez que ésta a concedido el acceso. Cuando un usuario introduce y extrae su tarjeta en el lector de la cerradura, ésta identifica al usuario y analiza la información almacenada en su memoria para ver si dicho usuario tiene o no el acceso permitido. En caso afirmativo, la nos indicará el acceso permitido a través del LED verde de aviso. Desde que se enciende el LED de aviso verde, el usuario dispone de un número de segundos para retraer la manilla y abrir la puerta. Dicho número de segundo es el que se indica en el campo que nos ocupa. Por defecto el número de segundo es 4, pero es algo que puede modificarse a gusto del usuario.

En el campo “Teclado Común”, determinaremos el código PIN de cuatro dígitos que los usuarios deberán teclear en la cerradura para abrir la puerta, cuando la cerradura disponga de teclado y este funcionando en el modo de Tarjeta ó Teclado.

Por último, deberemos de determinar si el huésped de la habitación 101, tiene o no asignados los permisos definidos en el sistema. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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Tenemos cuatro posibilidades para cada permiso: -

No asignados, que significa que el huésped nunca tendrá acceso a las puertas que exijan dicho permiso. Asignados, que significa que el huésped siempre tendrá acceso a dichas puertas. Definir durante Check-in por Defecto Si, significa que decidiremos si el huésped tiene o no el permiso, en el momento de realizar el check in, pero por defecto tendrá acceso a las puertas que exijan dicho permiso Definir durante Check-in por Defecto No, significa que decidiremos si el huésped tiene o no el permiso, en el momento de realizar el check in, pero por defecto no tendrá acceso a las puertas que exijan dicho permiso.

La última opción es la que resulta más conveniente para los huéspedes, ya que para una habitación determinada, los huéspedes serán diferentes cada cierto número de días. Que un cliente quiera utilizar el garaje, no significa que el siguiente cliente quiera realizarlo

Con esto terminamos de definir la puerta para la habitación 101 y por tanto haremos clic en el botón añadir para continuar añadiendo puertas. Antes de continuar, el programa nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en la puerta “Habitación 101”. A lo cual contestamos que si, haciendo clic en el botón OK.

Una vez creada la habitación 101, el sistema INHOVA, nos da la posibilidad de añadir en dicha habitación una caja fuerte asociada a la misma. Es decir, cuando guardamos los datos referentes a una nueva habitación, en la pantalla estará disponible, en el campo Tipo de Puerta, la posibilidad de añadir una caja fuerte, tal y como vemos en la siguiente figura:


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Si seleccionamos en dicha pantalla la opción caja fuerte en el campo Tipo de Tecnología, el sistema INHOVA creará automáticamente dicha caja fuerte, no teniendo la necesidad de añadir ningún dato más.

Una vez creada la caja fuerte de la habitación 101, podemos hacer clic en el botón Cerrar. El sistema nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en la Caja Fuerte 101, a lo cual contestaremos que si haciendo clic en el botón OK y cerraremos la pantalla de puertas, volviendo a la pantalla principal del programa INHOVA DATA. Así damos por concluido la definición de la habitación 101 completa, incluida su caja fuerte. Resulta que todas las habitaciones de la PLANTA 1º son iguales, y el sistema INHOVA permite hacer una copia de dicha habitación. Para ello volveremos a hacer clic en el icono de puertas de la pantalla principal del programa INHOVADATA para volver a la pantalla de puertas:

En la columna de la izquierda veremos la habitación 101 con su caja fuerte en la PLANTA 1ª. Con la habitación seleccionada (en color azul), hacemos clic en el botón Copiar y accedemos a una ventana como la siguiente:


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En dicha pantalla, aparecerá prácticamente todo determinado por defecto: la raíz del nombre, el número de habitación que queremos copiar, etc. Se crearán habitaciones iguales a la 101, pero con diferente numeración. Empezando por la habitación 102 (o la numeración que queramos), hasta la habitación que deseemos. Siguiendo con el ejemplo, en la planta 1º existen cinco habitaciones, por lo que deberemos crear las habitaciones desde la 102 hasta la 105, siendo el incremento de 1. Si por ejemplo la numeración hubiera sido habitaciones con número impar, comenzando por el 101 hasta el 109, señalaríamos empezando por 103, hasta 109 y con un incremento de 2. Siguiendo con el ejemplo, rellenamos los campos de la ventana como sigue: Copiar de: Habitación 101. Este campo aparecerá con el número de la habitación que teníamos seleccionada

en la pantalla de las puertas. Justo antes de hacer clic en el botón copiar. En este caso es la habitación 101. Al grupo: PLANTA 1ª. Con este campo sucede lo mismo. Aparece el nombre del grupo de la habitación que

hemos seleccionado para copiar. Por supuesto, si quisiéramos podríamos modificar el nombre del grupo. Raíz : Es la parte no numérica del nombre de la puerta que queremos copiar. En este caso se trata de la palabra

Habitación y es la parte constante en el nombre de todas las habitaciones del hotel. Desde: 102. El número de habitación que queremos asignar a la puerta que vamos a copiar y que va a ser

igual que la habitación 101. Hasta: 105. Hemos dicho anteriormente que el número de habitaciones en la PLANTA 1ª del hotel, son 5. La

habitación 101 la hemos creado manualmente y el resto de habitaciones, es decir desde la 102 hasta la 105, van a ser una copia de la habitación 101. Incremento: 1. Se trata del salto en la numeración de las habitaciones. Es decir, El número de una habitación

es igual al número de la anterior más 1. Esto es así, por que la numeración de las habitaciones es correlativa. Si por ejemplo hubieran sido números pares o impares, el número de una habitación sería el número de la anterior más 2, y por lo tanto el incremento sería 2. Al lado del campo Incremento, el programa nos indicará el número de habitaciones nuevas que vamos a crear. En este caso será: Número de puertas 4 Vemos la pantalla, en la siguiente figura:

Hacemos clic en el botón OK y el programa INHOVA creará las 4 habitaciones (desde la 102 hasta la 105) exactamente iguales a la 101.


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Damos por concluido así, la creación de las habitaciones de la PLANTA 1ª del hotel. Pasamos a crear las habitaciones de la PLANTA 2ª. El proceso será del todo similar al anterior. Definiremos la habitación 201 y luego copiaremos dicha habitación. Para crear la habitación 201 hacemos clic en el botón Añadir, y comenzamos a definir la habitación por su Nombre: Habitación 201 tal y como vemos en la siguiente figura:

El siguiente campo será en grupo al cual pertenece dicha puerta. Y como ya hemos comentado anteriormente el grupo será PLANTA 2ª. Escribiremos pues en el campo Grupo, el nombre PLANTA 2ª:

A continuación y de igual forma que hemos definido las características de la habitación 101, definiremos las características de la habitación 201.


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Una vez creada la habitación 201, crearemos la caja fuerte asociada a dicha habitación. Para ello haremos clic en el botón añadir. El programa nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en la habitación 201 a lo cual contestaremos afirmativamente haciendo clic en el botón SI. El programa nos dará ahora la posibilidad de añadir la caja fuerte asociada a la habitación 201. Seleccionamos Caja Fuerte en el tipo de tecnología y el propio programa definirá las características de la caja fuerte de la habitación 201.

Una vez creada la caja fuerte hacemos clic en el botón Cerrar y volvemos a la pantalla principal del programa INHOVA. El programa nos preguntará si queremos guardar los cambios realizados en la caja fuerte asociada a la habitación 201 que acabamos de crear.

Hacemos clic en el botón SI. El siguiente paso será crear las habitaciones 202, 203, 204 y 205 de la segunda planta que serán idénticas a la habitación 201 que acabamos de crear. Para ello emplearemos la función Copiar igual que hemos hecho para las habitaciones de la primera planta. Desde la pantalla principal del programa INHOVA hacemos clic en el icono de las puertas y accedemos de nuevo a la pantalla de puertas de la instalación. Seleccionamos la habitación 201 que acabamos de crear y que es la habitación que queremos copiar:


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Hacemos clic en el botón Copiar y accedemos a la siguiente pantalla:

Al igual que en la planta primera, el número de habitaciones a crear será 4 cuya numeración empieza por 202 hasta la 205 con un incremento de 1. Hacemos clic en el botón OK y automáticamente se crearán dichas habitaciones:

Damos por concluida la segunda planta y pasamos a la tercera. En el caso ejemplo que nos ocupa, en la tercera planta tenemos dos suites, cada una de ellos con dos habitaciones en su interior. Es decir vamos a tener la SUITE 301 en cuyo interior tendremos la SUITE 301-A y la SUITE 301-B. Y una SUITE 302 en cuyo interior tendremos la SUITE 302-A y SUITE 302-B. De esta forma el hotel podrá alquilar la SUITE completa o simplemente una habitación de la SUITE. Es decir, las habitaciones que componen una SUITE pueden alquilarse por separado. Cuando se quiera alquilar la SUITE completa, el recepcionista deberá hacer el check in de la habitación SUITE 301. La tarjeta o tarjetas que se editen tendrán acceso en la puerta 301 como en la 301-A y la 301-B. Si por el contrario deseamos alquilar sólo una habitación de la suite, deberemos realizar el check in correspondiente a dicha habitación. Es decir la habitación 301-A ó la habitación 301-B. En este caso las tarjetas que se editen, tendrán acceso en la puerta principal de la suite, la 301 y la habitación correspondiente dentro de la suite, pero no la otra. Creamos pues la suite 301. En la pantalla puertas del programa INHOVA hacemos clic en añadir y vamos rellenando los campos como hemos hecho con las demás habitaciones. En este caso el nombre será Suite 301, grupo PLANTA 3ª, tipo de tecnología “Cerradura” y no requiere ningún permiso ni sigue ninguna tabla de estado. En el tipo de puerta deberemos seleccionar la opción Suite en vez de Habitación.


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En cuanto a los permisos asignados, al tratarse de una suite, el cliente asociado a la suite tendrá por defecto asignados todos los permisos del hotel (pero por supuesto esto es algo opcional).

Una vez creada la Suite 301, debemos crear las habitaciones 301-A y 301-B. Para ello hacemos clic en el botón Añadir. El programa nos preguntará si queremos guardar los cambios a lo cual contestamos haciendo clic en el botón SI.

Para añadir una habitación dentro de una suite, simplemente debemos crear una habitación haciendo clic en el botón Añadir después de haber creado una suite o con la suite seleccionada. Dicha habitación la crearemos exactamente igual al resto de habitaciones creadas, es decir, definiremos el nombre, tipo de tecnología, etc. En el tipo de puerta seleccionaremos Habitación (ya que se trata de una habitación dentro de una Suite). En el ejemplo que nos ocupa, la habitación que queremos crear es la habitación Suite 301-A dentro de la Suite 301.

Una vez creada, tendremos la posibilidad de crear una caja fuerte asociada a dicha habitación. La crearemos exactamente igual que el resto de cajas fuertes del hotel. Hacemos clic en Añadir y el programa con pregunta si queremos guardar los cambios realizados en la Suite 301-A


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Hacemos clic en el botón Si. Seleccionamos Caja Fuerte en el Tipo de Tecnología y automáticamente se creará la caja fuerte asociada a la habitación.

Para crear la siguiente habitación dentro de la misma suite, hacemos clic en el botón Añadir. Como siempre, confirmamos que queremos guardar los cambios realizados en la Caja Fuerte de la habitación 301-A.

Creamos pues la habitación Suite 301-B de la misma forma que la anterior:

Y añadimos la caja fuerte asociada a ella:


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Una vez creada la caja fuerte asociada a la habitación Suite 301B, damos por concluida la creación de la Suite 301 completa. Hacemos clic en el botón Cerrar y confirmamos los cambios realizados.

De la misma forma que hemos creado la Suite 301, crearemos la Suite 302. Y daremos por finalizada la creación de todas las habitaciones del hotel.

Una vez definidas las habitaciones del hotel, pasamos a crear el resto de puertas del hotel. Puertas de control de acceso donde tendrá acceso únicamente el personal del hotel y puertas de acceso común, donde tendrá acceso tanto el personal del hotel como los huéspedes del mismo. Creamos las puertas de acceso común. Para ello, en la pantalla puertas del programa INHOVA hacemos clic en el botón Añadir y creamos la puerta de forma similar a las habitaciones. En nuestro hotel ejemplo tenemos las siguientes puertas de control de accesos: Sala Personal, Oficina y Recepción en la PLANTA 0, Limpieza 1 en la PLANTA 1ª, Limpieza 2 en la PLANTA 2ª y Limpieza 3 en la PLANTA 3ª. Creamos la primera de todas, la Sala Personal. Una vez hecho clic en el botón Añadir vamos rellenando los campos: Nombre: Sala Personal ; Grupo: PLANTA 0 ; Tipo de tecnología: Cerradura magnética ; No sigue ninguna tabla de estados de cambios automáticos y no requiere ningún permiso. Tiempo de apertura 4 segundos ( que puede ser modificable) y Teclado Común ninguno por no ser una cerradura electrónica con teclado y por trabajar siempre en el estado normal. Lo vemos en la siguiente figura:


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Para añadir una nueva puerta de control de accesos haremos clic en el botón Añadir y confirmaremos los cambios realizados en la puerta que acabamos de crear: Guardar Cambios en Sala Personal: SI. Crearemos de igual forma, el resto de puertas de control de acceso del hotel:

Y por último, crearemos las puertas de acceso común del hotel. Estas son: Garaje, Principal y Piscina en la PLANTA 0, Pasillo 1 en PLANTA 1ª, Pasillo 2 en PLANTA 2ª y Pasillo 3 en PLANTA 3ª. Resulta que en hotel ejemplo, se han creado un permiso especial para el Garaje y otro para la Piscina. Por lo tanto, a la hora de crear el garaje deberemos seleccionar el permiso Garaje y para la Piscina el permiso Piscina. Y además se ha creado una tabla de estados especiales para la puerta principal y otra para los pasillos, por lo tanto lo deberemos de tener en cuenta al crear la puerta principal y los pasillos. Creamos en primer lugar la puerta principal. Para ello hacemos clic en el botón Añadir en la pantalla de puertas del sistema INHOVA. En el campo Nombre escribimos el nombre de la puerta: Principal. En el campo Grupo, seleccionamos el grupo al cual va a pertenecer, que en este caso es el grupo PLANTA 0. Seleccionaremos la tecnología Lector off-line IT (Mag) para definir un lector mural autónomo. En el tipo de puerta seleccionamos Acceso Común. Y en el campo Estados de puerta hacemos clic en el desplegable para seleccionar una de las tablas de estados que previamente hemos definido: en este caso deberemos de seleccionar la tabla Principal


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La puerta principal no requiere ningún permiso, por lo que el campo Permiso lo dejamos en blanco. El tiempo de apertura será de 4 segundos y no necesita de un teclado común. Por lo tanto, queda definida la puerta de acceso común Principal. Para añadir la siguiente puerta hacemos clic en añadir y confirmamos los cambios realizados:

Creamos ahora la puerta correspondiente al Garaje. La única diferencia en el Garaje es que no sigue ninguna tabla de estados pero requiere el permiso Garaje creado para dicha puerta:

El tiempo de apertura es de 4 segundos y no necesita teclado común. De la misma forma que hemos creado la puerta principal y el garaje, vamos creando el resto de puertas de acceso común del hotel, pero seleccionaremos el tipo de tecnología cerradura electrónica.


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Otros tipos de puertas que podemos definir en un hotel son puertas de Alto Tráfico. Sabemos que las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes reconocen hasta 1.500 usuarios diferentes. Así por ejemplo en una puerta de acceso común en el hotel, no podemos tener más de 1.500 usuarios entre huéspedes del hotel y personal del hotel. Esto en la mayoría de los casos resulta más que suficiente. Obviamente dependerá del tamaño del hotel: número de habitaciones, personal, etc. Si por ejemplo, tuviéramos la necesidad de instalar una cerradura electrónica o un lector en una puerta donde sabemos con seguridad que el número de usuarios va a ser superior a 1.500, en principio no podríamos instalarla ya que la cerradura o lector no tendría capacidad de memoria para almacenar todo los datos referentes al plan de cierre de tan elevado número de usuarios. El sistema INHOVA ofrece para este tipo de puertas, la posibilidad de definir dicha puerta como una puerta de “Alto Tráfico”. La cerradura o lector definidos como de alto tráfico no podrán restringir el acceso absolutamente a nadie que disponga de una tarjeta grabada para la instalación a la cual pertenece. Es decir, toda aquella persona que tenga una tarjeta perteneciente a la instalación, tendrá acceso a través de dicha puerta definida como de alto tráfico. Cualquier cerradura y/o lector, antes de permitir el acceso a un usuario, analiza determinados valores grabados en la tarjeta. Así cuando el usuario introduce la tarjeta en el lector, éste lee la información graba en la tarjeta y analiza: El código de sistema: que tiene que coincidir con el código de sistema de la instalación. De esta forma ninguna tarjeta de banda magnética que no pertenezca a la instalación tendrá acceso. Las fechas de caducidad y activación: si la fecha y hora actual en el reloj interno de la cerradura o lector está entre la franja de activación y caducidad grabada en la tarjeta, significa que la tarjeta es válida El código del usuario: para luego analizar si dicho usuario tiene o no acceso en función del plan de cierre que la cerradura o lector tiene almacenado en memoria. En este momento analizará si el usuario tiene el acceso permitido: NUNCA, SIEMPRE o RESTRINGIDO según una zona horaria, permitiéndole o no el acceso dependiendo de la situación en la que se encuentre. De esta forma funcionan todas las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes del sistema. En una puerta definida como de alto tráfico, la cerradura única y exclusivamente analizará el primer punto: el código de sistema, permitiendo el acceso a todos los usuarios que dispongan de una tarjeta con dicho código. Así pues en las cerraduras de alto tráfico no podemos restringir el acceso, pero si disponemos del registro de aperturas. Es decir la cerradura almacena en su memoria el registro de los últimos 1.000 eventos, pudiéndonos indicar quién ha realizado una apertura de la puerta y la fecha y hora en la cual la ha realizado. El “problema” que presenta este tipo de puertas, es que permiten el acceso incluso a tarjetas caducadas del sistema. Por ejemplo si un cliente está 3 días en el hotel y al finalizar su estancia se lleva la tarjeta, este cliente siempre podrá acceder con dicha tarjeta a través de la puerta de alto tráfico. Algo lógico ya que la puerta de alto tráfico sólo analiza el código de sistema de la instalación. Sin embargo, incluso para este problema el sistema INHOVA ofrece una solución. Esto es algo que veremos más adelante en este manual. En el apartado Tarjetas especiales del sistema.


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Además de instalar cerraduras magnéticas y lectores autónomos, podemos instalar cerraduras cableadas on line. Es decir, podríamos gobernar la instalación desde el ordenador que tengamos instalado el programa INHOVA, así como recoger eventos on line. Para ello, primero debemos de configurar el menú instalación, ver punto 5.5.2-. A continuación, crearemos las puertas tal y como se define en el punto 5.5.3-.

En este caso, en el tipo de tecnología seleccionamos la opción lector on-line IT (Mag). A continuación nos solicita que seleccionemos la unidad de área en el campo Unidad de área. Recordar que cada unidad de área puede gobernar hasta un máximo de 30 puertas on line.

5.5.3.3- Amaestramiento para puertas de Acceso Común Una vez creadas las puertas del hotel, pasaremos a crear el personal del hotel (recordamos que no necesitamos definir a los huéspedes del hotel) y las zonas horarias. Una vez creadas las puertas, personal y zonas horarias podremos establecer en la Matriz para cada usuario (del personal) donde va a tener acceso y cuando. Pero recordamos que en la matriz del plan de cierre los huéspedes del mismo no aparecen, tal y como se ha explicado anteriormente en este manual, y que por tanto no es en la matriz donde definimos qué usuarios (de los huéspedes) van a tener acceso en cada una de las puertas de acceso común. Cuando definimos las puertas de acceso común en la pantalla de puertas del sistema INHOVA, en cada una de ellas aparece una nueva pestaña en la ventana, denominada “Amaestramiento Puertas”. Será en esta pestaña donde definiremos que huéspedes van a tener acceso a través de dicha puerta de acceso común. Es decir, la pestaña “Amaestramiento Puertas” va a ser el equivalente a la parte de la Matriz que debemos rellenar pero que no aparece como tal en la matriz del sistema.


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Seleccionamos por ejemplo la puerta de acceso común “Pasillo 1” y hacemos clic en la pestaña “Amaestramiento Puertas”. Veremos una pantalla como se muestra en la siguiente figura:

En dicha ventana observamos el campo “Abierto por” que nos indica qué huéspedes del hotel tienen acceso a través de dicha puerta de acceso común. En el campo “Abrir según el horario” indicaremos las horas a las cuales van a tener acceso. De momento como en el sistema todavía no hemos creado ninguna zona horaria, solo tenemos disponibles dos opciones: Siempre ó Nunca. Cuando creemos una zona horaria, ésta aparecerá disponible en este campo. La opción “Vence Privacidad” seleccionada significa que los huéspedes van a poder abrir la puerta aún cuando alguien haya bloqueado la puerta por el interior con la palanca de bloqueo. Y la opción “Puede dejar la puerta abierta” seleccionada, significa que los huéspedes que tengan acceso en la puerta van a poder además cambiar el modo de “Abierto” a “Normal” y/o viceversa manualmente. En el caso que nos ocupa, el campo “Abierto por” se encuentra vacío. Lo cual significa que ningún huésped tiene acceso en ella. Para dar acceso a los huéspedes debemos de hacer clic en el botón: “Modificar Amaestramiento” y accederemos a una ventana como se muestra en la siguiente figura:

En esta ventana observamos que en la columna de las “no seleccionadas” tenemos todas las habitaciones del hotel. Esta significa que ningún huésped esta seleccionado y por tanto ningún huésped tiene acceso permitido. Deberemos pues poner en la columna de las Seleccionadas aquellas habitaciones del hotel, cuyos huéspedes van a tener el acceso permitido en la puerta que estamos definiendo, en este caso el Pasillo 1.


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Por lo tanto y por lógica, sólo los huéspedes de las habitaciones de la primera planta van a tener el acceso permitido. Por lo que seleccionaremos única y exclusivamente las habitaciones de la PLANTA 1ª del hotel. Esto lo haremos utilizando las teclas de cursor situadas entre ambas columnas para hacerlo habitación por habitación o utilizaremos el Grupo PLANTA 1ª para seleccionar todas las habitaciones de la PLANTA 1ª. Sea cual sea la forma que utilicemos, al final debemos tener las habitaciones como se ve en la siguiente figura:

Hacemos clic en el botón OK, y volvemos a la pantalla anterior:

Concluimos así con el amaestramiento correspondiente al Pasillo 1. Deberemos de realizar la misma operación en todas las puertas de acceso común del hotel. Simplemente deberemos tener en cuenta, a qué clientes queremos dar acceso en cada puerta: en la puerta principal a todos, en el pasillo de la PLANTA 1ª sólo a los clientes de las habitaciones de la PLANTA 1ª, en el Pasillo 2 a los huéspedes de las habitaciones de la PLANTA 2ª, etc. En aquellas puertas de acceso común que requieran un permiso, como por ejemplo el GARAJE, debemos de dar acceso a todos los huéspedes del hotel, independientemente de que realmente lo vayan a tener o no. Para eso hemos creado el permiso. De esta forma, por defecto todos los huéspedes tienen acceso, pero luego a la hora de realizar el check in, será el recepcionista el encargado de permitirle el acceso o no realmente, utilizando el permiso. Si un el cliente de la habitación 101, no va a tener acceso al garaje, en el check in de dicho cliente no seleccionaremos el permiso GARAJE. Si el siguiente cliente de la habitación 101 si desea tener acceso al garaje, en el check in seleccionaremos el permiso GARAJE y lo tendrá. Así sucesivamente con todos los huéspedes del hotel. Lo mismo ocurre en todas las puertas que requieren un permiso. Una vez realizado el amaestramiento de las puertas de acceso común, queda totalmente finalizado el proceso de creación de puertas del hotel. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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5.5.4- Menú Maestras

En el menú Maestras del programa INHOVADATA, vamos a definir todos los usuarios del sistema que forman parte del personal del hotel. Como hemos explicado en apartados anteriores en el programa INHOVA no debemos definir los usuarios del sistema que van a ser los huéspedes del hotel. El sistema INHOVA permite la grabación de copias de una tarjeta del personal, por lo que a la hora de definir al personal del hotel tenemos dos posibilidades: definir un usuario patrón para cada perfil diferente y luego crear tantas copias como personas tengan el mismo perfil. Por ejemplo: podemos crear un usuario denominado “Limpieza” con unas características determinadas y unos accesos permitidos. Luego a cada una de las personas del departamento Limpieza les crearemos una tarjeta que será copia de esa que hemos definido. Haciendo esto, resulta que en el sistema INHOVA no estamos identificando a todos y cada uno de los usuarios del sistema, así cuando recojamos el registro de eventos de las cerraduras, veremos los eventos realizados por las tarjetas “copia 1”, “copia 2”, etc., sin identificar. Para poder identificarlas, deberemos de llevar un registro aparte en el cual tengamos identificada cada copia que realizamos con la persona a la cual entregamos dicha copia. Para tener totalmente identificados a todos y cada uno de los usuarios del sistema, lo mejor es definirlos a todos. Aunque luego tengan las mismas características y mismos accesos permitidos. El sistema INHOVA es capaz de gestionar hasta 65.000 usuarios y cada cerradura es capaz de reconocer hasta 1.500 usuarios diferentes, con lo cual podemos decir que en cuanto a número de usuarios prácticamente no tenemos restricciones en el sistema. Continuando con el ejemplo que nos ocupa, vamos a suponer que el personal del hotel está compuesto de las siguientes personas, divididas en los siguientes grupos: MANAGERS Director Secretaria RECEPCION Recepcionista 1 Recepcionista 2 Recepcionista 3 LIMPIEZA Limpieza 1 Limpieza 2 Limpieza 3 MANTENIMIENTO Mantenimiento 1 Mantenimiento 2 BOTONES Botones 1 Botones 2 En realidad, en el sistema INHOVA deberíamos identificar al personal por su nombre propio: Manuel García, Fernando López, etc. Ya que se trata de un ejemplo, ponemos nombres genéricos: Limpieza 1, Mantenimiento 1, etc.


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Hacemos clic en el icono maestras de la pantalla principal del INHOVA y accedemos a la ventana de las Maestras:

En el campo Nombre, escribimos el nombre del usuario que vamos a crear. En este caso escribimos “Director”:

Seguido elegiremos el tipo de Tecnología que vayamos a usar en la instalación. Puede que haya un tipo de tecnología o varias según el tipo de instalación que tengamos, en este caso seleccionaremos la opción Tarjeta que corresponde a las cerraduras electrónicas, lectores murales y/o cajas fuertes de banda magnética. A continuación escribimos el nombre del grupo al que pertenece en el campo Grupo:


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El campo Nivel para grabar tarjeta, nos indica el nivel de operador que deberá tener el operador que este gestionando el sistema para poder grabar una tarjeta o copia, del usuario correspondiente, en este caso del Director. Cada operario puede grabar tarjetas de nivel igual o inferior a su nivel de acceso. Esto significa que por ejemplo uno de los recepcionistas que sea operador del sistema con nivel de operador 3, no podrá grabar una tarjeta del Director, ya que éste requiere un nivel 5 para grabar su tarjeta. Sólo aquellos operadores del sistema que tengan nivel de operador 5 podrán grabar la tarjeta. Recordamos que las operaciones permitidas a cada nivel de operador se definen en las pestaña niveles de operadores del menú configurar. Y a los usuarios del sistema que además van a ser operadores del sistema los identificaremos en el menú operadores que se explica más adelante en este mismo manual. El campo ID Usuario es un campo libre en el cual podemos escribir cualquier información relativa a dicho usuario. El campo Puede abrir puertas bloqueadas, significa que si el usuario tiene dicho campo seleccionado, éste podrá abrir aquellas puertas en las que tenga el acceso autorizado, pero que se encuentran bloqueadas con la tarjeta bloqueadora. Si el usuario no tiene seleccionado dicho campo, significa que podrá abrir las puertas en las cuales tenga el acceso autorizado mientras éstas no se encuentren bloqueadas con la tarjeta bloqueadora. En el apartado de la gestión del sistema INHOVA de este manual se explica en detalle, el funcionamiento de la tarjeta bloqueadora.

En el campo Permisos del Usuario, tendremos cuatro posibilidades de configuración para cada permiso al igual que en el caso de los clientes, ver punto 5.5.3.2. En el ejemplo, tenemos dos permisos definidos en el sistema “Piscina” y “Garaje”. Por ser el Director tendrá los dos permisos asignados:

Una vez completados todos los campos, hacemos clic en el botón Añadir, si queremos añadir un nuevo usuario o en el botón Cerrar si queremos volver a la pantalla principal del sistema INHOVA.


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El sistema preguntará si queremos guardar los cambios realizados en el usuario Director, a lo cual contestamos que si haciendo clic en el botón SI.

Repetiremos el mismo proceso con todos y cada uno de los usuarios que vayamos a crear en el sistema.

Damos por finalizada la creación de los usuarios (personal) del sistema.

5.5.5- Menú Horarios

El sistema INHOVA es un sistema de gestión de los accesos de los usuarios a través de las diferentes puertas del hotel. Y se basa en cerraduras electrónicas de tarjetas de banda magnética. Una de las características de las cerraduras electrónicas es que disponen de un reloj y un calendario en tiempo real. Esto nos va a permitir restringir el acceso de los usuarios en función de la hora y/o día que nos encontremos. Para ello, podemos definir en el sistema hasta 14 zonas horarias diferentes, cada una de las cuales puede estar dividida en 5 periodos de tiempo diferentes. Para definir las zonas horarias, hacemos clic en el icono Horarios de la pantalla principal del sistema INHOVA y accedemos a la siguiente pantalla:


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En dicha pantalla, observaremos tres pestañas diferentes: Horarios, que es la pestaña activa por defecto cuando abrimos la ventana Horarios. En esta ventana crearemos las zonas horarias que necesitemos en el sistema. La pestaña, Estados, la cual ya la hemos utilizado para definir las tablas de estados referentes a los cambios automáticos de las cerraduras, y la pestaña Calendario, en la cual definiremos los días de carácter festivo en la instalación. 5.5.5.1- Zonas Horarias Vamos a suponer que en el hotel ejemplo, de todo el personal solo la dirección y el departamento de limpieza van a tener acceso a las habitaciones. La dirección tendrá acceso siempre, y el personal de limpieza tendrá acceso sólo de 6 de la mañana a 3 de la tarde todos los días de la semana incluidos los festivos. En el sistema hay dos zonas horarias que ya están definidas por defecto y que por tanto no tenemos que definir. Son la opción de SIEMPRE y la opción de NUNCA. SIEMPRE significa que se tendrá acceso las 24 horas del día, los 365 días del año. Y NUNCA significa que no se tendrá acceso nunca, tal y como lo indica la propia palabra. Así pues en este caso, sólo necesitamos crear una zona horaria que vamos a denominar Limpieza. En el campo Nombre, escribimos pues la palabra Limpieza:

A continuación en el campo Color en Matriz, seleccionaremos el color con el que queramos que la zona horaria Limpieza aparezca en la matriz.


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En el campo Desde escribiremos la hora (en formato HH:MM), a partir de la cual los usuarios tendrán acceso, es decir las 06:00, y en el campo Hasta escribiremos la hora a partir de la cual los usuarios dejarán de tener acceso, que serán las 15:00,

Y por último, seleccionaremos aquellos días en los cuales entre esas horas, los usuarios tendrán acceso. Que para seguir con el ejemplo serán todos. Para seleccionar los días haremos doble clic con el ratón encima de cada uno de los días:

Una vez seleccionados los días, y para este caso, la zona horaria queda totalmente definida. En este ejemplo hemos utilizado únicamente un solo periodo de la zona horaria. Los otros cuatro los dejamos en blanco. Para definir otra zona horaria, deberemos de hacer clic en el botón Zona Horaria 2 y utilizarla. En una misma zona horaria necesitaremos más de un periodo cuando la zona horaria esta partida, por ejemplo de 09H00MN a 14H00MN y de 16H00MN a 22H00MN de lunes a viernes. Para ello deberemos utilizar dos periodos de la zona horaria. O por ejemplo cuando los tiempos de acceso permitido varían según el día de la semana, etc. Otra peculiaridad de las zonas horarias es que cada periodo debe estar comprendido en un mismo día, siendo los límites las 00H00MN y las 24H00MN. Si por ejemplo un periodo comienza a las 20H00MN de un día y termina a las 08H00MN del día siguiente, deberemos de utilizar dos periodos: uno de 20H00MN a 24H00MN y otro de 00H00MN a 08H00MN del día siguiente. Si necesitamos crear otra zona horaria, hacemos clic en la zona horaria 2. El programa nos preguntará si queremos guardar las modificaciones realizadas en la zona horaria 1. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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Observaremos como el nombre ZonaHoraria1 cambia por el nombre que hemos especificado en el campo nombre, es decir Limpieza:

5.5.5.2- Tablas de Estados Ya se ha explicado en este manual la creación de las tablas de estados. En el menú puertas.

5.5.5.3- Calendario El reloj de las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes se ponen en hora a través del programador portátil, cuando se les transmite la información del plan de cierre referente a la puerta donde están instaladas. A su vez, el programador portátil toma la fecha y hora del ordenador desde el cual se le transmiten los datos de la instalación. Así pues, la fecha y hora de las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes es la misma que la del ordenador desde el cual se ejecuta el programa INHOVA. Dicho reloj y calendario, reconocen TODOS los días de la semana de Lunes a Domingo. Lo que no pueden reconocer es si un día en concreto es de carácter festivo o no, en la instalación. Por lo que en el programa INHOVADATA debemos de definir qué días del año van a tener carácter festivo en la instalación. Para ello tenemos el calendario. Hacemos clic en la pestaña Calendario del menú Horarios y accedemos a la siguiente pantalla:


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En dicho calendario, haremos doble clic en aquellos días de carácter festivo en la instalación en concreto. Al hacer doble clic se verán en color rojo, tal y como se observa en la figura anterior. Además, deberemos de señalar en dicho calendario, los días en los cuales se va a producir el cambio de hora de invierno a verano y de verano a invierno, si queremos que las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes lo realicen. Para ello, hacemos clic en el icono del calendario que se encuentra al lado del campo Cambio Hora 1. Se desplegará un calendario en el cual se tendrá señalizado el día en el cual se realizará dicho cambio (Windows lo detecta automáticamente). Para seleccionarlo haremos doble clic sobre el:

En el año 2005, el cambio de hora 1 se realizará el 27 de marzo:

Realizaremos los mismos pasos para el cambio de hora 2:

Así queda totalmente definido el calendario del año 2005. Hacemos clic en el botón Cerrar para salir del menú Horarios y volver a la pantalla principal del sistema INHOVA. Como siempre, nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en el calendario 2005, a lo cual contestamos que SI haciendo clic en el botón SI. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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EL programa INHOVA nos permite la definición del calendario de días festivos para sucesivos años, de forma que ya los tengamos definidos para el futuro.

5.5.6- Matriz

Hasta este momento, en la programación del plan de cierre para el hotel con el sistema INHOVA, hemos definido donde vamos a instalar las cerraduras y los lectores, las cajas fuertes que vamos a tener, quien es el personal del hotel, y que zonas horarias de restricción de accesos vamos a utilizar. Lo que no hemos hecho todavía es decidir para cada usuario del sistema, las puertas en las cuales va a tener el acceso permitido y cuando lo va a hacer, es decir, según qué zona horaria. Y esto es precisamente lo que vamos a hacer en la matriz. Como ya hemos explicado y repetido reiteradas veces en este manual, en el sistema INHOVA solo definimos los usuarios correspondientes al personal del hotel. La parte correspondiente a los huéspedes ya la hemos realizado: por un lado cada huésped tiene acceso en su habitación y en aquellas puertas que hemos definido en el amaestramiento de las puertas de acceso común cuando estabamos definiendo las puertas del hotel. Así pues lo que nos queda por concretar es la parte de la matriz correspondiente a los accesos del personal, es decir la matriz genérica que vemos en la siguiente figura:

Si hacemos clic en el icono de la matriz en la pantalla principal del programa INHOVA, accedemos precisamente a dicha matriz (que se habrá construido según las puertas y usuarios que hallamos definido en el sistema), y que es la que vemos en la siguiente figura:


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En dicha matriz vemos todos los usuarios divididos en grupos en la columna vertical, y todas las puertas divididas en grupos en la columna horizontal. Los grupos de usuarios y puertas son lo que hemos definido cuando hemos creado los usuarios y las puertas. En cada cruce de usuario/puerta de la matriz, señalamos si el usuario en concreto tiene o no el acceso permitido y en caso de que lo tenga, cuando lo va a tener. Es decir, según que zona horaria. Por defecto, cuando abrimos la matriz por primera vez, ningún usuario tiene acceso en ninguna puerta. Cuando un usuario no tiene el acceso permitido NUNCA en una puerta, el cruce correspondiente en la matriz es de color GRIS. Cuando tiene acceso SIEMPRE, el cruce es de color VERDE. Y cuando tiene acceso permitido, pero restringido según una de las zonas horarias previamente definidas en el sistema, el cruce será de color que hayamos seleccionado en el menú Horarios, por defecto será AMARILLO. Así pues, para ir dando acceso a cada usuario en cada una de las puertas, debemos de ir haciéndolo puerta a puerta para cada usuario. Vemos paso a paso la operación: seleccionamos el cruce que vamos a modificar. En el caso del ejemplo seleccionamos el usuario Director y la puerta Garaje:

Recordamos que la puerta Garaje es una puerta que requiere el permiso GARAJE creado para ella. Con el permiso GARAJE podremos decidir si un usuario tendrá acceso o no en ella, en el momento de grabar su tarjeta, seleccionando o no el permiso GARAJE. Pero para que realmente tenga acceso, además del permiso, en la matriz tendrá que tener el acceso permitido, bien siempre o bien restringido según una zona horaria. Es decir, si el usuario tiene el permiso concedido, entonces seguirá las instrucciones de la matriz. Si no tiene el permiso, automáticamente no tendrá acceso, aunque en la matriz lo tenga concedido. Por ello, en una puerta con permiso, la mejor opción es permitir el acceso y luego conceder el acceso o denegarlo a través del permiso en la tarjeta. Independientemente del permiso, las operaciones a realizar en la matriz son idénticas en todas las puertas y usuarios. Y se procede como sigue: Haciendo doble clic en el cruce seleccionado, accedemos al siguiente cuadro de dialogo:


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En el vemos las dos opciones por defecto del sistema, que son NUNCA y SIEMPRE. Y entre ellas, las zonas horarias que hemos creado previamente en el menú Horarios del sistema. En este caso en particular, sólo vemos una zona horaria (Limpieza), porque solo hemos creado una zona horaria. Si hubiéramos creado más zonas horarias, las veríamos. Dado que el usuario en cuestión es el director, seleccionamos SIEMPRE:

Al conceder el acceso a un usuario en una puerta, ya sea SIEMPRE o según una de las zonas horarias establecidas, se activan las opciones: “Puede dejar puerta abierta” y “Vence privacidad”. Puede dejar puerta abierta: si seleccionamos esta opción el usuario en cuestión tendrá la posibilidad de modificar el estado de la puerta en cuestión, de Abierto a Normal y viceversa, manualmente. Es decir, si por ejemplo la puerta cambia a modo Abierto todos los días a las 08H00MN automáticamente, el usuario podrá cambiar el modo a Normal introduciendo dos veces consecutivas su tarjeta en la cerradura. Lo mismo, si la cerradura esta en modo Normal y quiere cambiarlo al modo Abierto. Para que esto pueda realizarse deben darse dos condiciones: la primera que el usuario lo pueda realizar, es decir que tenga la opción Puede dejar puerta abierta seleccionada, y la segunda es que la cerradura permita dicho cambio manual, para lo cual en la tabla de estados que sigue, la opción “Se puede dejar en modo Abierto o Cerrado” debe estar seleccionada. Además, si una puerta no sigue ninguna tabla de estados, por defecto siempre funcionará en modo Normal y permitirá el cambio de Normal a Abierto o viceversa manualmente, a excepción de las Habitaciones que nunca permitirán este cambio. Vence privacidad: cuando un usuario tiene seleccionada esta opción, significa que aunque la puerta este bloqueada mecánicamente desde el interior con la palanca, podrá abrir dicha puerta. Si el usuario no tiene la opción seleccionada, sólo podrá abrir la puerta mientras la puerta no esta bloqueada mecánicamente desde el interior. Esta opción resulta muy útil por ejemplo con el personal de limpieza en las habitaciones: si el huésped está en el interior y ha bloqueado la puerta con la palanca, el personal de limpieza no tendrá acceso hasta que el huésped libere la condena. Siguiendo con el ejemplo, el director en la puerta Garaje, tendrá ambas opciones habilitadas:


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Para finalizar la operación, hacemos clic en el botón OK y volvemos a la pantalla principal de la matriz. En ella observaremos como el cruce Director / Garaje ha cambiado y ahora lo vemos en color verde y con los símbolos “0” que significa que tiene seleccionada la opción Puede dejar puerta abierta y el símbolo “+” que significa que tiene seleccionada la opción “Vence privacidad”. Con esto damos por finalizada la modificación del cruce Director / Garaje. Debemos continuar de la misma forma con todos y cada uno de los cruces de la matriz correspondientes a todos los usuarios en todas las puertas. Completar la matriz cruce a cruce, puede resultar bastante engorroso, por lo que se han creado dos herramientas para facilitar la construcción de la matriz. Estas son “Copiar Usuario” y “Copiar Puerta”. Copiar Usuario La opción copiar usuario consiste en copiar el plan de cierre de un usuario (toda la línea horizontal de la matriz correspondiente a un usuario), a otros usuarios o grupos de usuarios. Vemos la operación paso a paso:

Consideramos que queremos copiar el plan de cierre del Director a la Secretaria y al Recepcionista 1 por considerarle el responsable de los recepcionistas. Vemos en la matriz el plan de cierre del Director:

Hacemos clic en el botón Copiar Usuario y accedemos a la siguiente ventana:

En ella tenemos dos campos: Fuente que es el nombre del usuario del cual queremos copiar el plan de cierre y el Destino, que es el grupo de usuarios o usuarios a los cuales les queremos crear el plan de cierre a semejanza del usuario Fuente.

Por defecto, la fuente será el usuario que teníamos seleccionado en la matriz. Por supuesto esto es algo que podemos modificar desde esta ventana. Si hacemos clic en la flecha del campo Fuente, se desplegará la lista de todos los usuarios del sistema de la cual podemos seleccionar el usuario que queramos:


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El Destino puede ser un grupo completo de usuarios:

O usuarios seleccionados individualmente, independientemente del grupo al cual pertenezcan. Para ello seleccionamos la opción individual y veremos la lista de todos los usuarios del sistema, de los cuales podemos seleccionar tantos como deseemos: En el ejemplo que nos ocupa seleccionamos la Secretaria y el Recepcionista 1, tal y como vemos en la figura. Para finalizar hacemos clic en el botón OK y automáticamente los usuarios que teníamos seleccionados en el campo Destino, tendrán exactamente el mismo plan de cierre que el usuario que habíamos seleccionado en el campo Fuente, tal y como podemos ver en la siguiente figura:

Otra herramienta de la matriz es la de Copiar Puerta. Con la herramienta Copiar Usuario, lo que en realidad hacemos es copiar líneas horizontales de la matriz. En el caso de copiar puertas, lo que vamos a hacer es copiar líneas verticales. Es decir el mismo plan de cierre que tiene una puerta, lo vamos a poner en otras puertas de la instalación. Vamos a suponer que queremos copiar el plan de cierre de la puerta Principal en las puertas Pasillo 1, Pasillo 2, y Pasillo 3:


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Si hacemos clic en el botón Copiar Puerta accedemos a la siguiente ventana:

Al igual que en la opción Copiar Usuario, en Copiar Puerta también tenemos dos campos: Fuente, que la puerta que queremos queremos copiar y Destino Destino que el grupo de puertas puertas o puertas que queremos definir. definir.

Por defecto en el campo Fuente aparece la puerta que teníamos seleccionada en la matriz, y que también podemos modificar haciendo clic en la flecha del campo Fuente. Aparecerá un desplegable con todas las puertas de la instalación de la cual deberemos seleccionar aquella que queramos copiar (Fuente):

Para el campo Destino, tenemos dos opciones. Por grupo de puertas o individualmente. Si queremos que todas las puertas de un grupo tengan el mismo plan de cierre que la puerta Fuente, seleccionaremos dicho grupo y haremos clic en el botón OK para llevar a cabo la operación de copiado:

Si lo queremos o necesitamos realizar individualmente, seleccionamos la opción Individual y aparecerá una lista con todas las puertas de la instalación. En dicha lista seleccionaremos aquellas puertas que queramos. Para el ejemplo que nos ocupa, seleccionamos las puertas Pasillo 1, Pasillo 2 y Pasillo 3:

Hacemos clic en el botón OK y se realizará la operación de copiado, volviendo a la pantalla principal de la matriz del sistema:


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Debemos de tener mucho cuidado al realizar la operación de Copiar Puerta, ya que podemos modificar el plan de cierre de algún usuario sin reparar en ello. Tenemos que tener presente que se copiará TODA la línea vertical correspondiente a la puerta seleccionada como Fuente. Tal y como se ha explicado en este punto, construiremos la matriz correspondiente al personal del hotel: bien usuario a usuario o bien utilizando herramientas como copiar usuario o copiar puerta.

Otras opciones en la matriz son: Ver Grupos y Buscar Usuario. La opción Ver Grupos nos es válida cuando la matriz del hotel es demasiado grande como para visualizarla toda en la pantalla del hotel. Utilizando dicha herramienta podremos visualizar sólo aquellos grupos de usuarios y puertas que seleccionemos. Si hacemos clic en el botón Ver Grupos, veremos la siguiente ventana:


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En ella aparecen seleccionados por defecto todos los grupos de usuarios y puertas, por eso vemos la matriz completa. Si quisiéramos ver sólo unos grupos determinados de usuarios y puertas, seleccionaríamos la opción Selección tanto para los usuarios como para las puertas y realizaríamos la selección, tal y como vemos en la siguiente figura:

Si hacemos clic en el botón OK, veremos la matriz reducida a esos grupos seleccionados:

La herramienta Buscar Usuario, nos es válida cuando el número de usuarios es tan elevado que nos es difícil localizar a uno en particular. Si hacemos clic en el botón Buscar Usuario aparecerá un cuadro de dialogo en el cual podremos escribir parte del texto del nombre del usuario que queremos localizar:

Haciendo clic en el botón Buscar, el programa nos seleccionará un usuario cuyo nombre contenga la cadena escrita. Si dicho usuario no es el que deseamos, volvemos a hacer clic en Buscar y el programa nos seleccionará el siguiente usuario cuyo nombre contenga dicho texto. Así sucesivamente hasta que demos con el usuario deseado.


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5.5.7- Operadores

Un operador del sistema va a ser un usuario del mismo que vaya a tener acceso al software de gestión para realizar operaciones de gestión en el mismo. Para ser operador del s istema hay que ser usuario del sistema, es decir el operador debe de estar en la lista de usuarios del sistema. En cualquier hotel, habrá gente del personal que se encargarán de gestionar el sistema, como por ejemplo los recepcionistas para poder grabar las tarjetas de los huéspedes del hotel, personal de las oficinas, el director, etc. Cada operador tendrá su código de acceso (denominado Nombre del Operador) y su contraseña y además cada operador tendrá un nivel de acceso asignado. Recordamos que los niveles de seguridad de acceso al software se establecen en el menú configurar, que ya se ha explicado anteriormente en este manual. Por lo tanto lo que debemos realizar ahora, es dar de alta a todos los operadores que queramos tener en el sistema. Para ello hacemos clic en el icono Operadores de la pantalla principal del sistema INHOVA. Accederemos a una ventana con la que vemos en la siguiente figura:

Para crear un operador primero debemos seleccionar el usuario del sistema al cual queremos dar de alta como operador. Para ello hacemos clic en la flecha del campo Usuario Tarjeta y tendremos disponible la lista de todos aquellos usuarios del sistema que todavía no son operadores del sistema. Tenemos que decir en este punto, que un usuario solo puede tener un código de acceso, de forma que cuando un usuario ya ha sido dado de alta como operador, no aparece más en este desplegable, a no ser que borremos dicho operador y lo queramos crear de nuevo. Vemos la lista en la siguiente figura:


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Una vez seleccionado el usuario al cual queremos dar de alta como operador, escribimos el Nombre de Operador y contraseña para dicho operador. El nombre de usuario no tiene porque coincidir con el Nombre de Operador. La contraseña puede ser un código alfanumérico de 1 a 6 caracteres.

El siguiente paso es seleccionar el nivel de seguridad de acceso al software del operador. Volvemos a recordar que existen 5 niveles de acceso. En cada uno de ellos se determinan las operaciones permitidas para ese nivel siendo 1 el nivel de acceso más bajo (el que más restricciones tiene) y el nivel 5 el más alto.

El campo Límite de caducidad de las tarjetas, nos permite grabar tarjetas Sin Límite de caducidad o por el contrario podremos poner un límite de uso de la tarjeta por días, en el campo Limitadas. Es una función muy útil cuando el personal del hotel trabaje por temporadas. En este caso, como se trata del director seleccionaremos la opción sin límite. En el campo Ver grupos de usuarios y puertas: contraídos o expandidos se elige simplemente la forma en la cual el operador desea ver la matriz cuando la abre. Si se escoge la opción contraídos verá la matriz con todos los grupos de usuarios y puertas contraídos y si se escoge expandidos los grupos se verán expandidos:


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Por último tenemos los campos Gestionar grupos de puertas y Gestionar grupos de usuarios, en los cuales vamos a definir si el operador en cuestión va a tener acceso a todos los grupos de usuarios y puertas o sólo a algunos de ellos.

Esta última opción es muy útil cuando el hotel esta dividido en diferentes edificios en red con una recepción en cada uno de ellos. Si establecemos los grupos de usuarios y puertas del sistema con el criterio de edificios, podremos establecer, a través de esta opción, que el recepcionista de un edificio sólo gestione a los grupos de usuarios y puertas de dicho edificio. Lo mismo realizaremos para los recepcionistas de los diferentes edificios. Por supuesto el equipo de dirección accederá a todos los edificios. Con esto finaliza la creación de un operario del sistema. Si queremos crear algún otro operario haremos clic en el botón añadir y si no en el botón cerrar.

En cualquiera de los casos el sistema nos preguntará si queremos guardar los cambios realizados, a lo que contestaremos que si, haciendo clic en el botón SI.

Una vez creados los operadores, estos se visualizarán en la columna de la izquierda de la pantalla principal de los operadores:


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5.5.8- Informes

En el menú informes podemos imprimir en papel o guardar en un fichero de texto toda la información relativa a nuestro plan de cierre. Si hacemos clic en el icono Informes de la pantalla principal del INHOVA accedemos a la siguiente ventana:

Es decir podemos imprimir la lista completa de usuarios del sistema, de puertas, las fichas de los usuarios, los planes de cierre, etc.

En todos ellos la forma de proceder es similar y se explica a continuación. Vamos a suponer que queremos imprimir la ficha de un usuario en concreto. Para ello seleccionamos de la lista de opciones la opción Ficha de Usuarios y hacemos clic en el botón Imprimir. Accederemos a una ventana como la que vemos:

En dicha pantalla podemos seleccionar usuarios individualmente o bien a todos los usuarios de un grupo utilizando el campo Grupo. Seleccionamos al usuario Botones 1:

Con el usuario Botones seleccionado hacemos clic en el botón OK y veremos la ficha del usuario Botones tal y como se muestra en la siguiente figura:


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Dicha ficha la podremos imprimir en la impresora determinada por defecto en el ordenador, o guardarla en un fichero de texto. El resto de opciones son prácticamente iguales y se procede de manera similar.

5.5.9- Auditor

El auditor es un archivo en el que se van almacenando todas las operaciones que realizan los operadores en el sistema. De forma que siempre podremos conocer las operaciones que se han realizado y quién las ha realizado. Si hacemos clic en el icono Auditor de la pantalla principal del sistema INHOVA, accederemos al auditor que es como se muestra en la siguiente figura:

El campo Fecha nos indica el día en el cual fue realizada la operación. La Hora nos indica la hora, el PC nos indica el nombre del ordenador desde el cual se realizó la operación (esto resulta útil cuando el sistema esta funcionando en una red de ordenadores). El Operador en el Nombre del Operador que realizó la tarea. La Tarea nos indica que operación llevo a cabo y por último en el campo Referido a: nos indica sobre qué usuario o puerta se llevo a cabo dicha operación. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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Vemos que la información almacenada es bastante completa, de forma que siempre podremos controlar las acciones llevadas a cabo por los operadores. Además se pueden realizar filtros para obtener la información deseada más fácilmente. Si hacemos clic en el botón Filtro accedemos a una ventana como la que sigue:

En dicha pantalla podremos seleccionar si queremos ver el auditor para un operador en concreto, para una tarea en concreto o el auditor referido a las cajas fuertes del sistema.

Si seleccionamos Por Operador, veremos la lista de operadores del sistema, tal y como se muestra en la siguiente figura. En esta pantalla haremos doble clic en el operador del cual queremos ver el auditor. En el ejemplo seleccionamos el operador Director.

Una vez seleccionado el operador, hacemos clic en el botón OK y visualizaremos el auditor correspondiente únicamente al operador seleccionado:

Si hubiéramos seleccionado Por Tareas accedemos a la siguiente pantalla:


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En dicha pantalla vemos en la columna de la izquierda (No seleccionadas) todas las posibles tareas que puede realizar una operador en el sistema. De todas ellas deberemos seleccionar (pasar a la columna de la derecha) la tarea o tareas que queremos visualizar. Por ejemplo seleccionamos Modificar plan de cierre de una puerta

Hacemos clic en OK y visualizamos el auditor única y exclusivamente con dicha tarea:

Podremos realizar un Filtro de las operaciones referentes a las Cajas Fuertes del hotel. El sistema INHOVA ofrece esta opción ya que considera que las Cajas Fuertes son un punto “sensible” en cuanto a la seguridad del hotel. En dicho filtro, seleccionaremos a un operador y visualizaremos todas las operaciones que ha realizado dicho operador referente a las cajas fuertes del hotel. Con la opción Open del menú auditor podremos abrir archivos que tengamos guardados en el ordenador.

Por último, podemos imprimir el archivo Auditor. Si hacemos clic en el botón Imprimir, el sistema pedirá confirmación de la impresión:


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Si hacemos clic en el botón SI, automáticamente enviará el archivo Auditor a la impresora determinada por defecto en el ordenador desde el cual se está ejecutando el sistema.

5.5.11- Logout / Login

El icono Logout sirve para desactivar la sesión de un operador, de forma que cuando se hace clic en el icono Logout, el sistema se bloquea no permitiendo la realización de ninguna tarea. El único icono activo será el propio Logout que ahora se llamará Login. Para volver a activar el sistema deberemos de hacer clic en el icono Login y el sistema nos pedirá el código de usuario y contraseña del operador.

5.5.12- Salir

Haciendo clic en el icono Salir, cerramos el programa INHOVADATA.

5.6- TRANSMISION DE DATOS AL PROGRAMADOR PORTATIL: PROGRAMA INHOVA.EXE Una vez concluida la programación del plan de cierre del hotel, el siguiente paso en la puesta en marcha del sistema INHOVA es el de transmitir dicha información a cada una de las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes instaladas en el hotel. Al ser un sistema de gestión de los accesos, totalmente autónomo, no existe una conexión directa desde el ordenador hasta las cerraduras, necesitamos el aparato denominado programador portátil. Transmitiremos la información del plan de cierre a las cerraduras desde el programador portátil, pero para ello primero deberemos transmitir el plan de cierre del ordenador al programador portátil, que es justo lo que se explica en este punto. Dicha operación se realiza desde el programa INHOVA.EXE, por lo que primeramente ejecutamos el programa, el cual nos pedirá el nombre de operador y contraseña:


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Una vez introducidos el Nombre del Operador y la contraseña, accedemos al software de gestión INHOVA. Para transmitir los datos desde el ordenador al programador portátil, debemos conectar primero el programador al ordenador a través del puerto en serie RS-232 del ordenador. Para más información ver MANUAL DEL PROGRAMADOR PORTATIL. Una vez conectados, hacemos clic en el icono PP de la pantalla principal del programa INHOVA y accedemos a una ventana como la siguiente:

Desde dicha pantalla enviaremos los datos del plan de cierre al programador portátil. Pero antes de enviarlos, debemos de especificar los datos de qué puertas vamos a enviar, y para ello tenemos dos opciones. La primera es de enviar los datos de aquellas puertas que no han sido actualizadas, es decir teniendo seleccionada la opción “Puertas No Actualizadas” de la ventana. Por No Actualizadas, el programa INHOVA entiende que son aquellas puertas que han sufrido alguna modificación en su plan de cierre y que estas modificaciones no han sido enviadas al programador portátil para su transmisión a las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes. La segunda opción es hacer una selección manual de aquellas puertas que queramos enviar. De forma que si hemos hecho modificaciones en una puerta, no es necesario enviar el plan de cierre de TODAS las puertas del hotel. Sólo seleccionaremos la puerta en cuestión. En el caso de que el plan de cierre sea un plan de cierre recién creado, todas las puertas del hotel, estarán sin actualizar, por lo que se seleccionará la tercera opción “Todos” y se enviará la información de todas las puertas. Si seleccionamos la segunda opción “Selección de Puertas” de la pantalla del programador portátil. Automáticamente el botón “Seleccionar” se activará:


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Hacemos clic en el botón Seleccionar y accedemos a la siguiente pantalla de selección:

En esta pantalla vemos dos columnas: la de las puertas NO seleccionadas (izquierda) y la de las seleccionadas (derecha). En el ejemplo que nos ocupa, por ser un plan de cierre nuevo, todas las puertas aparecen seleccionadas para el envío de datos al programador portátil. Por lo tanto deberemos de dejar en la columna de las seleccionadas sólo aquellas puertas que cuyos datos queramos enviar. Otra posibilidad en esta pantalla, es hacer la selección de puertas por grupo. Es decir si queremos enviar los datos de todas las puertas de un grupo, bastará con que seleccionemos el grupo en cuestión en el campo Grupo, tal y como se ve en la siguiente pantalla:

El programa automáticamente, seleccionará sólo aquellas puertas que pertenezcan a dicho grupo. Para finalizar la selección hacemos clic en el botón OK y volvemos a la pantalla del PP. Otra posibilidad antes de realizar el envío es seleccionar la forma en la que queremos visualizar la lista de puertas enviadas en el programador portátil. Es decir si queremos visualizar las puertas ordenadas alfabéticamente o si preferimos visualizarlas ordenadas por grupos. Para ello en la pantalla del PP, seleccionaremos una u otra opción en el campo “Ordenado puertas en el PP por”, tal y como se muestra en la siguiente figura:


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Con el objetivo de reforzar el nivel de seguridad en la utilización del PP, en el campo “Caducidad de datos del PP” podremos configurar fecha y hora de caducidad, con lo cuál limitaremos el tiempo de uso del PP. Además, podremos definir una contraseña en el campo “Contraseña para abrir puertas” de forma que el PP solicitará dicha contraseña en el momento que la persona que haga uso del PP seleccione la opción “abrir”. Ver MANUAL PROGRAMADOR PORTATIL. Así podremos restringir la utilización “abrir” del Programador Portátil a los usuarios que tengan acceso a la contraseña. Tal y como ya hemos comentado en el punto 5.5.7, cada operador queda definido con un nivel de seguridad de acceso. Como podemos observar en la siguiente figura, dependiendo del nivel de seguridad que se le haya asignado, variará el número de operaciones permitidas en la utilización del Programador Portátil

Llegados a este momento ya estamos en disposición de enviar los datos al programador portátil. Para ello haremos clic en el botón “Enviar Datos al PP”. Para que el envío se produzca, el programador portátil debe estar conectado al ordenador y encendido. Pulse por tanto la tecla ON/OFF del programador, para encenderlo en caso de que este estuviera apagado. Si el programador se encuentra apagado, obtendrá un mensaje en el cual se le comunica que el programador no responde, tal y como se muestra en la figura. Si teniendo el programador portátil encendido, obtiene este mensaje, significa que el ordenador no consigue comunicar con el PP. Debe revisar la conexión del puerto en serie del ordenador, ya que puede que este puede estar usando un puerto COM diferente al que usted ha seleccionado en la pantalla de configuración del programa INHOVA. Para cualquier duda, consulte a su distribuidor. Si la conexión es correcta, al hacer clic en el botón “Enviar Datos al PP”, el programa INHOVA creará los ficheros necesarios para el envío y procederá a realizar el envío y este finalizará cuando obtengamos un mensaje en el cual se nos indica que los dtos se han enviado correctamente, tal y como se muestra en las siguientes figuras:


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Los datos del plan de cierre o posibles modificaciones se envían siempre tal y como se ha explicado en este punto. 5.7- INICIALIZACION DE LAS CERRADURAS, LECTORES, CILINDROS ELECTRONICOS Y/O CAJAS FUERTES. Una vez que ya tenemos los datos del plan de cierre del hotel en el programador portátil, debemos transmitir dichos datos a cada una de las cerraduras, lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes del hotel. Recordamos que debido al estado de obra de las cerraduras, éstas ya estarán instaladas en las puertas. Para más información ver MANUAL DE LA CERRADURA Y/O CILINDRO ELECTRONICO. Desde el programador portátil podemos realizar varias operaciones en las cerraduras, lectores, cilindros y/o cajas fuertes. La que ahora nos ocupa es la operación de Inicializar las cerraduras. Es decir, le tenemos que transmitir los datos de la instalación a la cual pertenece y los datos del plan de cierre de la puerta en la cual está instalada. Para ello debemos conectar el programador portátil a la cerradura e insertar la LLAVE DE AUTORIZACION del hotel en el programador portátil, siempre que la instalación necesite la llave de autorización para utilizar el PP. Recordamos que la LLAVE DE AUTORIZACION del hotel, es la llave verde que se incluye en la carpeta que le habrá entregado su distribuidor en la cual se incluyen tanto la llave de autorización como los discos de instalación del software. Para ver el proceso de inicialización de las cerraduras ver el MANUAL DEL PROGRAMADOR PORTATIL. Con la inicialización de las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes da por concluida la puesta en marcha del sistema.

6-

GESTION DE LA INSTALACION TIPO MAGNETICA: PROGRAMA INHOVA.EXE

Una vez finalizada la puesta en marcha del sistema, ya podemos comenzar a utilizarlo y por tanto a gestionarlo. Como ya se ha explicado anteriormente el sistema INHOVA cuenta con dos programas: uno llamado INHOVADATA para programar el plan de cierre y otro denominado INHOVA para gestionarlo. EN el apartado 5 de este manual hemos visto como se creaba el plan de cierre utilizando el programa INHOVADATA. Ahora vamos a ver como se utiliza y gestiona el sistema desde el programa INHOVA. Accedemos al programa como ya hemos visto, introduciendo nuestro Nombre de Operador y nuestra contraseña. Dependiendo de nuestro nivel de seguridad de acceso, tendremos la posibilidad de realizar algunas o todas las operaciones posibles en el sistema. Vamos a suponer que entramos con un código de nivel 5 (el nivel más alto), de forma que podamos realizar todas las operaciones y así ver en detalle todas y cada una de ellas.


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El programa dispone de una barra de tareas en la cual se visualizan unos iconos, referentes a todas y cada una de las operaciones que podemos realizar. Vemos paso a paso cada una de ellas.

6.1- CHECK IN El check in consiste en la asignación de una habitación libre a un nuevo cliente que llega al hotel y en la grabación de la tarjeta para dicho cliente. La tarjeta se grabará por supuesto con una fecha de caducidad que será aquella fecha en la cual el cliente vaya a abandonar el hotel. Pasamos a ver el proceso del check in paso a paso. Hacemos clic en el icono check in de la pantalla principal del programa INHOVA y accedemos a la siguiente pantalla:

Lo primero que debemos hacer es ver qué habitaciones están disponibles en el hotel, para lo cual hacemos clic en el botón con los prismáticos del campo habitaciones. Se desplegará la lista de habitaciones del hotel. En ella veremos en color rojo las habitaciones NO disponibles y por tanto ocupadas. En negro tendremos las habitaciones disponibles.

Seleccionamos de esta lista, la habitación disponible que queramos asignar al nuevo cliente del hotel. El nombre de dicha habitación se colocará automáticamente en el campo Habitación de la pantalla check in.


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En el siguiente campo se indica el número de noches que el cliente va a estar en el hotel. Por defecto aparece el número 1. La Fecha de Caducidad se activa automáticamente en función del número de noches seleccionado. La hora de caducidad que aparece 12:00 es la hora que se hemos establecido por defecto en el programa INHOVADATA. Recordamos que en la pestaña General establecíamos la hora por defecto de caducidad de las tarjetas de cliente en el hotel. La Fecha y hora de Activación por defecto es el instante en el cual estamos realizando el check in del cliente. Si deseáramos modificarla lo deberíamos de realizar manualmente. Recordamos que la fecha de activación está disponible por que en el programa INHOVADATA en la pestaña General del menú configurar, hemos seleccionado esta posibilidad. La fecha de activación significa la fecha a partir de la cual la tarjeta que grabamos comenzará a funcionar en el sistema. Obviamente la fecha de caducidad debe ser superior a la de activación. Repetimos que esto es algo que deberemos introducir manualmente. En el ejemplo, el número de noches será de 1 y la fecha y hora de activación, la fecha y hora en la cual realizamos el check in. En el campo Permisos, vemos los permisos disponibles para el cliente de la habitación 101. Los permisos se establecieron para las cajas fuertes asociadas a las habitaciones y para las puertas de la piscina y el garaje que son puertas de acceso común. En el amaestramiento para las puertas de acceso común, el cliente de la habitación 101 tiene el acceso permitido por defecto, pero será ahora, con los permisos cuando definitivamente le concedamos o deneguemos el acceso a través de dichas puertas. Así, si no queremos que el cliente tenga acceso, bastará con no seleccionar dicho permiso, y si le queremos conceder el acceso, los seleccionaremos tal y como se ve en la siguiente figura.

El campo Código Teclado será el PIN personal que el cliente al cual estamos realizando el check in deberá utilizar en aquellas puertas de acceso en las que la cerradura disponga de un teclado y este funcionando en modo de tarjeta más teclado. El cliente introducirá su tarjeta y a continuación tecleará su código PIN para abrir dicha puerta. Si en el hotel no existe ninguna cerradura con teclado funcionando en modo tarjeta más teclado, dicho campo lo podemos omitir. Y por último en el campo Copias, introduciremos el número de tarjetas que deseamos grabar, que coincidirá con el número de personas que van a utilizar la habitación. 2 para el caso de habitaciones dobles, 3 para las triples, etc. Una vez definidos todos los campos de la pantalla, estamos en disposición de grabar la tarjeta para el nuevo cliente. Para ello el editor de tarjetas del sistema INHOVA deberá estar conectado al ordenador desde el cual estamos realizando el check in. Hacemos clic en el botón Grabar e introducimos a continuación la tarjeta en el editor, el cual grabará la tarjeta. El software nos irá indicando el estado del proceso de grabación, tal y como se ve en la figura. Dicho proceso es muy rápido, no tardando más de unos segundos.


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Si hubiéramos introducido 2 o más copias, el programa nos indicaría a continuación que introdujéramos la segunda tarjeta, luego la tercera, así consecutivamente hasta grabar todas las tarjetas. Una vez grabada la tarjeta para el cliente ya podemos entregársela y el cliente podrá acceder a su habitación y a aquellas estancias donde tiene el acceso permitido y en aquellas en la que los permisos se lo permiten. Cuando el cliente abandone el hotel el día del check out, su tarjeta caducará a las 12H00MN según lo establecido en el programa. Si por cualquier motivo el cliente abandona el hotel antes de lo previsto y se lleva la tarjeta, ésta se anulará automáticamente cuando el nuevo cliente introduzca su tarjeta en la cerradura de la habitación. Es decir la tarjeta de un cliente anula automáticamente la tarjeta del anterior cliente en caso de que ésta no halla caducado todavía. Si en el hotel no tenemos un nuevo cliente para dicha habitación en cuestión, y necesitamos anular la tarjeta de un cliente que ya ha abandonado el hotel con una tarjeta que todavía no ha caducado, existe una tarjeta especial anuladora de clientes, que se explica más adelante en este manual. 6.2- COPIA CLIENTE Cuando realizamos el check in de un nuevo cliente, tenemos la posibilidad de realizar tantas copias como deseemos de dicha tarjeta de cliente. La tarjeta y sus copias tendrán todas las mismas características y funciones habilitadas. Sin embargo puede ocurrir que no deseemos tener las mismas funciones habilitadas en todas las copias. Por ejemplo si en la misma habitación tenemos a un padre con su hijo, pueda que el padre quiera tener acceso a la caja fuerte pero no quiere que su hijo pueda acceder a ella. En este caso, si realizáramos la copia desde la pantalla del check in, no podríamos hacer esa diferencia entre las dos tarjetas. Para estos casos en los que deseemos realizar alguna diferencia entre las copias de una tarjeta de cliente, tenemos la opción “Copia de cliente”. Desde esta herramienta vamos a poder realizar copias de una tarjeta de cliente pero con distintas funciones habilitadas. Hacemos clic en el icono copia cliente y accedemos a una pantalla similar a la pantalla del check in, tal y como vemos. En esta pantalla deberemos seleccionar el número de habitación para el cual queremos realizar una copia de la tarjeta. Por su puesto deberá de ser una habitación en la que ya exista un cliente al cual ya se le ha entregado su tarjeta. Es decir debe ser una habitación Ocupada.


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Para seleccionar una habitación hacemos clic en el botón de los prismáticos del campo Habitaciones, y veremos la lista de habitaciones del hotel. En rojo veremos las habitaciones ocupadas (es decir aquellas para las que existe al menos una tarjeta de cliente grabada y no caducada) y en negro las habitaciones disponibles (es decir sin cliente).

Si queremos realizar una copia de una tarjeta de cliente deberemos seleccionar de la lista una habitación ocupada. Si seleccionamos una habitación libre y hacemos clic en OK, se producirá un error, tal y como vemos en la siguiente figura. Le estamos pidiendo al programa que realice una copia de una tarjeta que no existe.

Seleccionamos pues una habitación ocupada (por ejemplo la 101) y hacemos clic en OK. Volveremos a la pantalla anterior en la cual tendremos seleccionada la habitación 101 y veremos las características con las cuales se ha grabado la tarjeta durante el check in.

En dicha pantalla veremos como la tarjeta “original” tiene concedidos todos los permisos. Por lo tanto para la copia de la tarjeta, borraremos la selección del permiso Caja Fuerte. En realidad podemos modificar cualquier parámetro de la ventana, el número de noches (ya que por ejemplo la segunda persona de la habitación pueda que esté más noches en el hotel), los permisos, el código de teclado, etc. También podemos realizar tantas copias como deseemos.


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Una vez modificadas las funciones necesarias, hacemos clic en OK y pasamos a grabar la tarjeta como siempre:

Por supuesto el editor debe estar conectado al ordenador y encendido.

6.3.- PRE-CHECK IN El pre-check in consiste en la asignación de habitaciones a clientes que van a hospedarse en el hotel en las próximas horas o días sin la necesidad de que las habitaciones estén libres. Es decir, haremos un check in tal y como se describe en el punto 6.1, cumplimentando todos los campos que nos solicita la siguiente figura pero además, definiremos la fecha y la hora en la que la tarjeta se daría de alta.

Esta opción facilita enormemente la gestión de grupos que llegan al hotel, simplemente adelantando por parte del cliente los datos del check in antes de su llegada.

6.4- CHECK OUT Una habitación estará “oficialmente” ocupada hasta que se cumpla la fecha de caducidad establecida durante el check in. Mientras la habitación esta ocupada, no se puede realizar para dicha habitación otro check in. Es decir la habitación no esta disponible. La habitación volverá a estar disponible automáticamente cuando se cumpla dicha fecha de caducidad, realizándose automáticamente su check out. Si un cliente abandona el hotel antes de que se cumpla la fecha de caducidad establecida (por el motivo que sea), y necesitamos disponer de dicha habitación, necesitaremos realizar el check out manualmente para que la habitación vuelva a estar disponible. Para realizar el check out manualmente de una habitación, hacemos clic en el icono Check Out de la pantalla principal del INHOVA INHOVA y veremos la siguiente siguiente pantalla:


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En dicha pantalla vemos la lista de habitaciones ocupadas en ese momento en el sistema. Para realizar el check out de una en particular, seleccionamos dicha habitación. Por ejemplo la habitación 103:

Una vez seleccionada la habitación, hacemos clic en el botón Check Out y el programa realizará el check out de la habitación y esta pasará a estar nuevamente disponible en la lista de habitaciones libres en el check in. Antes de realizar el check out el programa nos pedirá confirmación del mismo:

Y por supuesto dicha habitación desaparecerá de la lista de habitaciones ocupadas de la pantalla del check out:


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Esta operación de check out también la podemos realizar desde la propia pantalla del check in. Por ejemplo, vamos a suponer que estamos realizando el check in a un cliente nuevo y queremos asignarle una habitación que sabemos que esta libre, pero que en el sistema consta como ocupada. En la pantalla del check in, haremos clic en el botón del campo Habitación para ver la lista de habitaciones:

Suponemos que queremos asignarle la habitación 102 que consta como ocupada, pero que sabemos que se encuentra disponible. Entonces seleccionamos dicha habitación a pesar de estar en color rojo (indicando que no está disponible) ya hacemos clic en el botón aceptar.

El programa nos avisará de que dicha habitación se encuentra ocupada y nos preguntará si deseamos realizar el check out.

Hacemos clic en el botón SI y automáticamente el programa realizará el check out de la habitación y la seleccionará para realizar el check in del cliente en dicha habitación. El proceso del check in sigue tal y como se ha explicado en el apartado anterior.

6.5- MAESTRAS En los apartados anteriores hemos visto como grabar tarjetas de cliente (huésped) y como realizar copias de las mismas. Vamos a ver ahora como grabar tarjetas para el personal del hotel. ho tel. Haciendo clic en el icono Grabar Maestras de la pantalla principal del programa INHOVA accedemos a la ventana para grabar las tarjetas del personal:


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En dicha ventana podemos ver la lista de todo el personal del hotel, divididos en grupos tal y como se ha programado en el programa INHOVADATA. Tenemos que especificar, que en la lista aparecerán los nombres del personal que nuestro nivel de acceso al software, nos permita grabar. Recordamos que cada operario tiene asignado un nivel de acceso al software y cada tarjeta de personal exige un nivel mínimo para poder grabar la tarjeta. Si seleccionamos el nombre de la persona a la cual le queremos grabar la tarjeta, veremos las características de la misma y las funciones que se le han asignado. Seleccionamos por ejemplo la tarjeta del director.

Observamos que el director requiere un nivel para grabar la tarjeta de 5. Como en el ejemplo hemos accedido al software con un nombre de operario y contraseña de nivel 5, podemos visualizar y por tanto grabar la tarjeta del director. Si hubiéramos accedido al software con un nivel de acceso inferior, ni siquiera visualizaríamos el nombre del director en la lista. En esta pantalla, no podemos modificar ninguna de las funciones asignadas al director. Para modificarlas lo deberíamos de realizar desde el programa INHOVA. El campo Nº Copias Grabadas, nos indicará el número de copias que se han grabado de dicho usuario. Como de momento no hemos grabado ninguna tarjeta, el número de copias grabadas que indica es 0. Lo único que podemos especificar en esta pantalla es el código de teclado personal para la tarjeta que vamos a grabar y las fechas de caducidad y activación.


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En cuanto a las fechas de caducidad y activación debemos remarcar, que si las dejamos en blanco, significará que la tarjeta se activará en el sistema en el momento en el cual se graba la tarjeta y no tendrá fecha de caducidad. Si modificamos uno de estos tres campos: Teclado, Fecha de caducidad y Fecha de activación, al hacer clic en el botón grabar, antes de comenzar el proceso de grabación de la tarjeta, el programa nos preguntará si deseamos guardar los cambios realizados en la ficha del usuario. A lo cual contestaremos que si haciendo clic en el botón SI. Si no modificamos ninguno de los campos, al hacer clic en el botón grabar, el proceso de grabación comenzará automáticamente:

Una vez grabada la tarjeta el nombre del usuario correspondiente a dicha tarjeta, pasará de estar en color azul al color negro. Es decir, si en la lista de usuarios el nombre se visualiza en color azul, significa que la tarjeta de dicho usuario no ha sido grabada y si se visualiza en color negro significará que ya se ha grabado la tarjeta. Esta función nos permite saber si debemos volver a grabar o no la tarjeta del usuario si realizamos alguna modificación en la ficha de dicho usuario. Si realizamos alguna modificación en la ficha que implique volver a grabar la tarjeta, el nombre del usuario volverá a visualizarse en color azul. Además de visualizarse en negro el nombre del usuario, una vez grabada la tarjeta, se activa el botón C opia de la pantalla Grabar Maestras. Esto nos permitirá realizar copias de dicha tarjeta. El campo “Copias Grabadas” nos indicará el número de copias que se han grabado para un usuario. La diferencia entre una tarjeta nueva para un usuario o una copia, es que la tarjeta nueva, anula automáticamente de las cerraduras la tarjeta anterior, mientras que la copia no lo hace, por ser idénticamente igual. En el sistema INHOVA la filosofía de cancelación de tarjetas, es a través de la grabación de una tarjeta nueva para el usuario que ha perdido la tarjeta. De esta forma tanto las cerraduras, como los lectores y/o cajas fuertes, reconocen la nueva tarjeta del usuario cuando este la introduce en la cerradura y anula automáticamente la anterior. Para grabar una copia del director (en cuya ficha el botón copia esta activo ya que acabamos de grabar su tarjeta), bastará con hacer clic en el botón Copia. Automáticamente comenzará el proceso de grabación y al final la pantalla será:


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En la cual podemos ver que el campo Copias Grabadas a pasado de indicar 0 a indicar 1.

6.6- OTRAS TARJETAS En el sistema INHOVA tenemos una serie de tarjetas con funciones especiales. Explicamos en este punto cada una de esas tarjetas y la forma de grabarlas y utilizarlas. Haciendo clic en el botón Otras Tarjetas de la pantalla principal del programa INHOVA accedemos a la siguiente pantalla:

En esta pantalla vemos todas las tarjetas especiales del sistema INHOVA: la Tarjeta Bloqueadora, La Tarjeta Canceladora de Alto Tráfico, la Tarjeta Anuladora de Clientes, las Tarjetas Programadora y de Emergencia y las referentes a las cajas fuertes del hotel, la Maestra de Cajas Fuertes y la de Pérdida del PIN de las Cajas Fuertes. Explicamos paso a paso cada una de ellas. Tarjeta Bloqueadora

La tarjeta bloqueadora es una tarjeta que cuando la introducimos en una cerradura, ésta se “bloquea” no permitiendo el acceso absolutamente a nadie, independientemente de que el usuario que intenta acceder tenga o no el acceso permitido en el plan de cierre del hotel. Sólo podrán abrir la puerta aquellos usuarios que tengan la opción “Puede abrir puertas bloqueadas”. Para los usuarios del personal la opción de “Puede abrir puertas bloqueadas” se encuentra en la ficha de los usuarios y se determina en el programa INHOVADATA.


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Los cliente del hotel, por defecto no pueden abrir nunca puertas bloqueadas. Para “desbloquear” una cerradura bloqueada, repetiremos la operación de insertar y extraer la misma tarjeta bloqueadora que hemos utilizado para bloquearla. Al desbloquear una cerradura ésta vuelve a su estado anterior volviendo a permitir el acceso a todos aquellos usuarios que lo tengan según el plan de cierre. Para grabar la tarjeta bloqueador bastará con hacer clic en el botón Tarjeta Bloqueadora de la pantalla de otras tarjetas. Nos pedirá que elijamos el tipo de tecnología que tendrá la Tarjeta Bloqueadora. En este caso elegiremos la opción Tarjeta, pero se podrá crear la tarjeta bloqueadora para cada tipo de tecnología que tengamos en la instalación.

El programa nos preguntará si queremos grabar una nueva tarjeta bloqueadora o preferimos grabar una copia de la tarjeta bloqueadora que pudiéramos haber grabado con anterioridad. La diferencia entre una y otra, radica en que la nueva tarjeta cancelará la anterior, mientras que la copia no. Hacemos clic en el botón OK, después de haber seleccionado la opción deseada y automáticamente se iniciará el proceso de grabado de la tarjeta.

La tarjeta bloqueadora resulta muy útil en un hotel, por ejemplo cuando por el motivo que sea se quiere bloquear el acceso a un cliente en su habitación, pero no queremos anularle su tarjeta. O cuando se esta reformando una sala o habitación y la dirección estima que nadie debe acceder a ella, etc.


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Tarjeta Canceladora de Alto Tráfico Como ya hemos explicado en el apartado de puertas del programa INHOVADATA, las puertas de alto tráfico no cancelan tarjetas caducadas en el sistema, ya que sólo analizan si la tarjeta que esta intentando abrir la puerta pertenece al sistema o no. Si la tarjeta tiene grabado el código de sistema del hotel, significa que pertenece a la instalación y por tanto la cerradura de alto tráfico le permite el acceso, sin analizar si dicha tarjeta esta caducada, etc. Por lo tanto, todas las tarjetas que grabemos en el hotel, van a tener acceso SIEMPRE a través de la puerta de alto tráfico. Para resolver este problema, disponemos de la tarjeta canceladora de alto tráfico. Con dicha tarjeta podemos cancelar TODAS las tarjetas que se han grabado en la instalación anteriormente a una fecha señalada. Es decir podemos grabar una tarjeta canceladora de alto tráfico que cancele todas las tarjetas grabadas antes del 1 de Enero del 2004. Lo que ocurre es que utilizando la tarjeta canceladora de alto tráfico, cancelamos no sólo las tarjetas caducadas del sistema, sino todas. Incluso aquellas que todavía estén activas en el sistema. Como puede ocurrir por ejemplo con las tarjetas del personal. Por lo tanto, deberemos de tener presente que siempre que utilicemos la tarjeta canceladora de alto tráfico, deberemos de volver a grabar aquellas tarjetas del sistema que todavía estén activas en el sistema y hallan sido grabadas antes de la fecha señalada en la tarjeta canceladora de alto tráfico. Para grabar la tarjeta, lo primero que debemos de determinar pues, es la fecha para la cual queremos cancelar las tarjetas. Haciendo clic en el botón de la flecha se visualiza un calendario en el cual por defecto aparece la fecha del presente día:

Para cambiar la fecha bastará con seleccionar en el calendario la fecha que queramos. En el ejemplo seleccionamos el 1 de julio del 2005:

Una vez seleccionada la fecha, hacemos clic en el botón Tarjeta Canceladora de Alto Tráfico nos preguntará el tipo de tecnología con el que queremos crear la Tarjeta Canceladota de Alto Tráfico. En este caso Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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elegiremos la opción Tarjeta, pero además se podrá crear la Tarjeta Canceladota de Alto Tráfico para la tecnología de proximidad.

A continuación se procederá el proceso de grabación:

Tarjeta Anuladora de Clientes La tarjeta anuladora de clientes, sirve para cancelar tarjetas de cliente que estén activas en el sistema. Para anular una tarjeta activa de cliente en cualquier habitación, bastará con introducir en dicha cerradura la tarjeta anuladora de clientes. Automáticamente la tarjeta de cliente que en ese momento se encontraba activa, quedará anulada. Esta tarjeta resulta muy útil cuando un cliente abandona el hotel antes de lo previsto y no tenemos un nuevo cliente en el hotel para dicha habitación. Lo explicamos. Cuando un cliente realiza el check in en el hotel, lo realiza para un número determinado de noches, de forma que la tarjeta no caducará hasta las 12 horas del día determinado como día de salida. Dicho de otra forma, estará activa en el sistema hasta esa fecha y hora. Si dicho cliente, por el motivo que sea, abandona el hotel antes de lo previsto y no entrega su tarjeta, dicha tarjeta seguirá estando activa, hasta que un nuevo cliente realice el check in para la misma habitación o hasta que caduque. Recordamos que una tarjeta de cliente de una habitación se anula automáticamente de la cerradura cuando introducimos en la cerradura una nueva tarjeta de cliente para la misma habitación. Es decir, cada vez que realizamos el check in para una habitación, grabamos una tarjeta de cliente para dicha habitación. Cuando dicha tarjeta se introduce en la cerradura de la habitación, la cerradura anula automáticamente la tarjeta del cliente anterior. Si no existe un nuevo cliente, no tenemos la necesidad de grabar una nueva tarjeta de cliente para la misma habitación, con lo que la tarjeta del cliente que ha abandonado el hotel antes de lo previsto, seguirá activa hasta que caduque.


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Para poder evitar que dicho cliente pueda acceder a la habitación que había alquilado durante el periodo de tiempo que transcurre desde que abandona el hotel hasta que la tarjeta caduque, utilizamos la tarjeta anuladora de clientes. Para grabar dicha tarjeta bastará con hacer clic en el botón Tarjeta Anuladora de Clientes. El programa nos preguntará el tipo de tecnología con el que queremos grabar la Tarjeta Anuladora de Clientes. En este caso elegiremos la opción Tarjeta, pero además se podrá crear la Tarjeta Anuladora de Cliente para la tecnología de proximidad.

A continuación nos preguntará si deseamos realizar una tarjeta o llave nueva o una copia. Como siempre, la tarjeta o llave nueva anulará la anterior, mientras que la copia no.

Seleccionamos una u otra opción y hacemos clic en el botón OK. El proceso de grabación comenzará automáticamente:

Tarjeta Programadora y tarjetas de emergencia

La tarjeta programadora y las tarjetas de emergencia, son unas tarjetas especiales que nos van a servir de ayuda cuando tengamos un fallo en el sistema que nos impida operar con el programa INHOVA. Si por el motivo que sea, no podemos ejecutar el programa INHOVA, o el editor motorizado no funciona, etc., y no podemos realizar el check in de clientes normalmente, podremos utilizar como emergencia, la tarjeta programadora y las tarjetas de emergencia para realizar el check in. El funcionamiento es el siguiente: En la recepción del hotel, siempre tendremos guardados una tarjeta programadora y al menos tantas tarjetas de emergencia como habitaciones disponga el hotel. Cuando el sistema falle, para realizar el check in de un cliente en una habitación, introduciremos la tarjeta programadora en la cerradura de la habitación y consecutivamente introduciremos una tarjeta de emergencia. A partir de ese momento, la tarjeta de emergencia pasará a ser la tarjeta del cliente para esa habitación. Operando de esta forma, sólo podemos tener una tarjeta por habitación.


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Cuando dicho cliente abandone el hotel, deberá entregar la tarjeta en recepción y dicha tarjeta se la entregaremos al siguiente cliente para dicha habitación. Si el cliente que abandona el hotel no entrega la tarjeta, repetiremos la operación y grabaremos una nueva tarjeta de emergencia. Es decir, introduciremos la tarjeta programadora en la cerradura y consecutivamente una nueva tarjeta de emergencia, dicha tarjeta pasará a ser la nueva tarjeta de cliente para dicha habitación y la anterior quedará anulada. Cuando el sistema vuelva a funcionar, realizaremos el check in normalmente y cuando la nueva tarjeta cliente (grabada ya con el editor motorizado) se introduzca en la cerradura de la habitación, la tarjeta de emergencia que estaba operativa, se anulará. Para grabar dicha tarjeta bastará con hacer clic en el botón Tarjeta Programadora. El programa nos preguntará el tipo de tecnología con el que queremos grabar la Tarjeta Programadora. En este caso elegiremos la opción Tarjeta, pero además se podrá crear la Tarjeta Anuladora de Cliente para la tecnología de proximidad .

A continuación nos preguntará si deseamos realizar una tarjeta o llave nueva o una copia. Como siempre, la tarjeta o llave nueva anulará la anterior, mientras que la copia no.

Seleccionamos la opción deseada y hacemos clic en el botón OK, comenzando el proceso de grabación:

Para grabar las tarjetas de emergencia, antes de grabar deberemos determinar el Número de Tarjetas de Emergencia que deseamos. De esta forma, se grabarán todas las tarjetas consecutivamente, una detrás de la otra.


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Así, una vez determinado el número, hacemos clic en el botón Tarjetas de Emergencia y nos preguntará el tipo de tecnología con el que queremos grabar la Tarjeta de Emergencia. En este caso elegiremos la opción Tarjeta, pero además se podrá crear la Tarjeta de Emergencia para la tecnología de proximidad.

A continuación comenzará el proceso de grabación:

Maestra de Cajas Fuertes

Cuando un cliente que ha tenido acceso a la caja fuerte de su habitación, abandona el hotel, deberá dejar la caja fuerte abierta para que el siguiente cliente pueda utilizarla. Si la deja cerrada, el nuevo cliente no podrá utilizar la caja fuerte y deberá llamar a recepción para que realicen una apertura de emergencia de dicha caja fuerte. Por este motivo existe la tarjeta maestra de cajas fuertes. Se trata de una tarjeta que abre TODAS las cajas fuertes del hotel. Debido al hecho de que tiene la posibilidad de abrir todas las cajas del hotel, es una tarjeta de extrema seguridad y que pocos operarios deberían tener la posibilidad de grabarla. Además, al ser una tarjeta de tan alto “riesgo”, cuando se grabe, tendremos la posibilidad de seleccionar un periodo de caducidad muy breve, de forma que prácticamente sólo sirva para un día. Así cada vez que necesitemos utilizarla deberemos volver a grabarla y esto es algo que solo podrán realizar operarios autorizados a ello. Para grabar la maestra de cajas fuertes, primero deberemos de seleccionar el día y hora de caducidad. Por defecto se asignará el mismo día en el que se va a grabar la tarjeta y diez minutos de tiempo.


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Para seleccionar el día hacemos clic en la flecha del campo Fecha de Caducidad y seleccionamos el día. De la misma forma, seleccionamos el campo Hora Caducidad y configuramos la hora.

Una vez seleccionado el día y la hora, hacemos clic en el botón Maestra de Cajas Fuertes y se procederá a la grabación de dicha tarjeta:

Pérdida PIN Cajas Fuertes

Otra situación diferente relativa a las cajas fuertes, es cuando un cliente olvida el código que había elegido cuando había programado la caja. Recordamos que el funcionamiento de las cajas fuertes cuando éstas están funcionando en modo de tarjeta más teclado es: cuando el cliente llega a la habitación para operar con la caja fuerte introduce su tarjeta de cliente, acto seguido introduce un código de teclado de 4 dígitos a su elección y pulsa la tecla verde. Vuelve a introducir el código para confirmar la operación y luego vuelve a pulsar la tecla verde. Si la operación se realizado con éxito, al pulsar por segunda vez la tecla verde la caja fuerte se cerrará. A partir de este momento, el cliente sólo necesitará teclear su código y la tecla verde para abrir o cerrar la caja. Cuando el cliente abandone el hotel, dejará la caja fuerte abierta y cuando el nuevo cliente llegue, repetirá la operación con un nuevo código a su elección. Funcionando la caja fuerte en ese modo, sólo el cliente conoce el código de teclado para abrir o cerrar la caja, ya que ha sido él, el que lo ha programado. Si por el motivo que fuera, el cliente no recuerda dicho código, necesitaremos realizar una apertura de emergencia de la caja. Pero para realizar la apertura de emergencia en esta situación, el programa INHOVA dispone de una tarjeta especial denominada Pérdida PIN de Cajas Fuertes. El cliente llamará a recepción contando lo sucedido. En recepción grabarán una tarjeta pérdida de PIN y el recepcionista acudirá a la habitación en la cual se encuentra el cliente.


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La caja fuerte se abrirá en emergencia, con la combinación de la tarjeta pérdida de PIN y la del cliente: el recepcionista introducirá la tarjeta pérdida de PIN y la caja se quedará a la espera de la tarjeta del cliente, cuando el cliente introduzca su tarjeta, después de la de pérdida de PIN, la caja se abrirá. Se trata pues de una medida de total seguridad tanto para el cliente (ya que el cliente observará que nadie puede abrir su caja sin su presencia) como para el hotel. La tarjeta pérdida de PIN de cajas fuertes, es al igual que la maestra de cajas fuertes, una tarjeta de alta seguridad por lo que la restricción a los operarios debe ser alta y la fecha de caducidad corta. Al igual que en la maestra de cajas fuertes, antes de grabar la tarjeta, seleccionaremos la fecha de caducidad para la misma, que por defecto será las 24H00MN del mismo día en la que se graba.

Una vez seleccionado el día, el programa nos preguntará si deseamos realizar un tarjeta nueva o copia de la anterior:

Después de seleccionar la opción deseada, hacemos clic en el botón Pérdida de PIN de cajas fuertes y se grabará la tarjeta:


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6.7- LEER TARJETAS Otra prestación del programa INHOVA es la de leer tarjetas y/o llaves que ya han sido grabadas. De esta forma si algún usuario pierde su tarjeta o llave y la encontramos para poder identificar la tarjeta o llave necesitamos leer la información en ella almacenada. Para leerla hacemos clic en el icono Leer Tarj/Llaves de la pantalla principal del programa INHOVA y a continuación veremos la siguiente pantalla.

En el caso que queramos leer una tarjeta de banda magnética, clickaremos en el botón Leer tarjeta y el editor motorizado nos pedirá que introduzcamos la tarjeta:

Introducimos la tarjeta en el editor y la leerá. A continuación veremos en la pantalla, la ficha del usuario al cual pertenece o pertenecía dicha tarjeta. Además podremos ver un mensaje del estado de la tarjeta en el caso de que la tarjeta no esté operativa en el sistema. Es decir si no se visualiza ningún mensaje, significa que la tarjeta todavía está activa en el sistema, como es el caso de la tarjeta de cliente 101 que vemos a continuación:


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Y si visualizamos un mensaje significa que la tarjeta la no esta activa y la leyenda del mensaje nos indicará el motivo por el cual ya no esta activa: tarjeta caducada, tarjeta antigua, etc. Si queremos leer otra tarjeta, bastará con hacer clic en el botón Leer Tarjeta de esta pantalla.

6.8- APERTURAS Sabemos que tanto las cerraduras como los lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes, tienen una memoria para almacenar los últimos 600 ó 1000 eventos. Por evento entendemos la inserción de cualquier tarjeta en la cerradura o lector y llave en el cilindro electrónico. Una vez que la memoria de la cerradura o cilindro electrónico alcance el límite máximo de memoria, el último evento borrará el primero, y así sucesivamente. Para recoger ese auditor de las cerraduras, lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes, debemos de acudir a las puertas con el programador portátil y realizar la operación de recoger los eventos. Ver MANUAL DEL PROGRAMADOR PORTATIL Una vez que tenemos los eventos en el programador portátil, tenemos la posibilidad de descargarlos al ordenador y visualizarlo en la pantalla ordenado cronológicamente, realizar filtros e imprimir dicho registro de aperturas. Vemos el procedimiento paso a paso. Lo primero que debemos realizar es conectar el programador portátil al ordenador una vez que ya tengamos recogidos eventos de las cerraduras. Hacemos clic en el icono Aperturas de la pantalla principal del software y accedemos a la siguiente pantalla:


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Desde dicha pantalla y con el programador portátil conectado al ordenador y encendido, hacemos clic en el botón Recoger Aperturas del PP. Automáticamente el programa INHOVA recogerá todos los eventos almacenados en el programador portátil:

Todos los eventos se ordenarán automáticamente de forma cronológica. En dicho registro de eventos obtenemos la siguiente información: Fecha: la fecha en la cual se produjo el evento Hora: la hora en formato horas, minutos y segundos en la cual se produjo el evento Puerta: la puerta en la cual sucedió el evento Usuario: qué usuario realizó dicho evento Copia: el número de la copia de la tarjeta del usuario en caso de que la tarjeta sea una copia. Si visualizamos 0

significa que se trata de la tarjeta original Operación: en que ha consistido realmente el evento. Es decir si ha sido una apertura autorizada o si la

apertura se ha rechazado, no indicará el motivo por el cual no se ha permitido el acceso. Una vez que visualizamos todo el registro de eventos que hemos recogido de las cerraduras con el programador portátil, podemos realizar filtros para buscar algún tipo de información en concreto. Si hacemos clic en el botón Filtro de la pantalla de aperturas, abrimos el siguiente cuadro de dialogo:


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En dicha pantalla podemos seleccionar un periodo determinado de tiempo para el cual deseamos ver el registro de eventos, y realizar filtro por puerta, usuario y operación por evento.

Si por ejemplo queremos visualizar el registro de eventos de una puerta determinada, seleccionamos la opción “Por Puertas” y accedemos a la siguiente pantalla de selección:

En dicha pantalla debemos seleccionar aquella puerta o puertas de las cuales queremos visualizar el registro de eventos. Seleccionamos por ejemplo la puerta Habitación 101, y presionamos OK

Al presionar OK volvemos a la pantalla anterior en la cual, pero ya con la selección echa, y ahora volvemos a hacer clic en el botón OK. Visualizaremos así el registro de eventos únicamente de la puerta o puertas seleccionadas:

De la misma manera, podemos realizar filtros por usuario, de forma que podemos visualizar en orden cronológico, las puertas a las cuales a accedido o intentado acceder un usuario determinado. En la pantalla de selección de filtro, seleccionamos la opción Por Usuario y accedemos a la siguiente pantalla: En dicha pantalla, seleccionamos el usuario o usuarios de los cuales queremos visualizar el registro de eventos y procedemos de igual forma que en el filtro por puertas.


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Y también podemos realizar filtro por eventos. Para ello seleccionaremos en la pantalla del filtro, la opción Por Operaciones”.

Otra operación que podemos realizar es imprimir el archivo del registro de eventos. Y también disponemos de dos opciones: podemos imprimirlo directamente en la impresora que esté configurada por defecto en el ordenador donde estemos ejecutando el programa o podemos guardar el registro en un fichero de texto. Hacemos clic en el botón Imprimir y accedemos a la siguiente ventana:

En ella, si seleccionamos Exportar a fichero ASCII y hacemos clic en el botón OK, abrimos una ventana en la cual podemos seleccionar la ubicación para almacenar dicho fichero de texto: el fichero por defecto se denominará Openings.txt pero por supuesto, esto es algo que podemos modificar

Si hubiéramos seleccionado Imprimir a impresora, se imprimiría automáticamente en la impresora seleccionada por defecto en el ordenador.

6.9- AUDITOR El auditor al igual que en el programa INHOVADATA es un fichero en el cual se almacenan todas las operaciones realizadas por los operadores en el programa INHOVA. En este apartado lo que hacemos es visualizar dichas operaciones. Y además podemos realizar filtros para obtener de forma más fácil la información deseada. Podremos realizar filtro por operador, por tareas y por Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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cajas fuertes de forma que podremos conocer que operaciones ha realizado cada operador referidas a las cajas fuertes del hotel. Si hacemos clic en el icono Auditor de la pantalla principal del programa INHOVA accedemos a una pantalla como la siguiente:

En dicha pantalla visualizamos todas las operaciones realizadas por los operadores del sistema ordenadas cronológicamente. La información que obtenemos es: Fecha: nos indica la fecha en la cual se realizó la operación Hora: la hora en la cual se hizo PC : ordenador en el cual se ejecuto la operación. Sabemos que el INHOVA puede trabajar en red desde varios

ordenadores. Este campo nos indica el nombre del ordenador en la red, desde el cual se realizó la operación Operador : el nombre del operador que ha ejecutado la acción Tarea: la acción que ha llevado a cabo Referido a: puerta o usuario afectado por la acción llevada a cabo. Por ejemplo si la tarea que realiza el

operador es un check in, el campo “Referido a” nos indicará el número de habitación para el cual se ha hecho el check in Con toda esta información podemos realizar filtros al igual que hemos hecho con el registro de aperturas. Si hacemos clic en el botón Filtros accedemos a la siguiente pantalla: En esta pantalla podemos seleccionar un periodo de tiempo para el cual queremos visualizar las tareas realizadas por los operarios, o seleccionar el tipo de filtro que queremos realizar: Por Operador, Por Tareas o el filtro correspondiente a las cajas fuertes.


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Si seleccionamos la opción “Por Operador”, abrimos una ventana en la cual aparece la lista de todos los operadores dados de alta en el sistema. Para seleccionar uno de los operadores, deberemos de realizar un doble clic sobre el nombre del operador.

Así, volveremos a la pantalla anterior en la cual debemos hacer clic en el botón OK para visualizar dicha tareas, tal y como vemos en las siguientes figuras

Si en la pantalla de filtros, seleccionamos la opción Por Tareas, abrimos una ventana en la que nos aparecen todas las posibles tareas que un operador puede realizar con el sistema INHOVA. En ella seleccionaremos aquella o aquellas operaciones de las cuales queremos saber quién las ha realizado y cuando.

Otro filtro que podemos realizar es el referente a las cajas fuertes. Así para cada operador podemos conocer qué operaciones referentes a cajas fuertes a realizado y cuando lo ha hecho. Esto resulta muy útil para conocer qué operadores han grabado tarjetas maestras de cajas fuertes, etc.


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Si seleccionamos en la pantalla de los filtros la opción Cajas Fuertes, abrimos una ventana con la lista de todos los operadores del sistema.

Para seleccionar uno, deberemos hacer doble clic sobre el nombre del operador y volveremos a la pantalla de filtros, donde deberemos de hacer clic sobre el botón OK para visualizar dicho filtro.

Siempre que visualicemos el auditor, podemos imprimirlo. Para ello bastará con hace clic en el botón Imprimir de la pantalla de visualización del auditor. El programa nos preguntará si deseamos enviar el archivo a la impresora, que será la determinada por defecto en el ordenador desde el cual se está ejecutando dicha operación.

6.10- DATA En el sistema INHOVA, existirán operadores que tendrán la posibilidad de realizar modificaciones en el plan de cierre del hotel. El hecho de que algunos puedan realizar modificaciones y otros no, tiene que ver con el nivel de acceso que tengan asignado. Cuando se esta ejecutando el programa INHOVA, y el operador que ha accedido a él, tiene la posibilidad de realizar cambios en el plan de cierre del sistema, visualizará el icono DATOS que no es más que un acceso directo al programa INHOVADATA que es donde podrá realizar los cambios necesarios.


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Así pues si hacemos clic en el icono Datos de la pantalla principal del sistema INHOVA, accederemos directamente al programa INHOVADATA:

Cuando estemos en el programa INHOVADATA, para volver al programa INHOVA bastará con hacer clic en el icono Salir del programa INHOVADATA.

6.11- PUERTAS ON-LINE En el caso que tengamos puertas con lectores murales on line y hayamos seleccionado y configurado correctamente la opción on line dentro del apartado instalación del programa INHOVADATA, ver punto 5.5.2-, aparecerá la opción On-line dentro del menú principal del sistema INHOVA. Si seleccionamos dicha opción visualizaremos la siguiente pantalla, una vez creados los lectores on line, ver punto 5.5.3-.

Se disponen las siguientes opciones: Actualizar : seleccionar el lector en la lista de puertas on line y pulsar el botón de Actualizar. De esta forma se

vuelcan al lector todas las modificaciones realizadas en el plan de cierre de esa puerta. Lee aperturas: seleccionar el lector en la lista de puertas on line y pulsar el botón de Leer Aperturas para

recoger el registro de aperturas de dicha puerta. Abrir : seleccionar el lector en la lista de puertas on line y pulsar el botón Abrir para activar el dispositivo de

accionamiento asociado a ese lector. Cerrar : seleccionar el lector en la lista de puertas on line y pulsar el botón Cerrar para desactivar el

dispositivo de accionamiento asociado a ese lector. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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Además, en dicha pantalla visualizamos la situación en la que se encuentra cada puerta. La información que obtenemos es: Puerta: lista de puertas on line. Comunica: si tenemos comunicación entre el lector y el ordenador. Estado: tipo de estado, ver punto 5.5.3 Abierta: si la puerta on line se encuentra abierta o cerrada. Actualizada: si la puerta on line ha recibido los datos de la última modificación del plan de cierre.

6.12- LOGIN / LOGOUT El Logout es simplemente para finalizar una sesión de un operador en el programa INHOVA. De forma que cuando un operador ha finalizado de realizar las operaciones para las cuales había accedido al programa, en vez de cerrar el mismo para finalizar la sesión, puede simplemente hacer clic en el icono Logout, de forma que se bloqueara el programa. Cuando otro operador desee activar el sistema, el programa le exigirá introducir su nombre de usuario y contraseña.

Así, si un operador hace clic en el botón Logout, el programa se bloquea:

Para activar nuevamente el programa, el siguiente operador deberá hacer clic en el botón Login y el programa le pedirá su nombre de usuario y contraseña:


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6.13- EXIT Al hacer clic en el icono Salir de la pantalla principal del programa INHOVA, simplemente cerramos la aplicación por lo que dejará de ejecutarse en el ordenador.

7-

OPERACIONES MAS FRECUENTES

En los apartados anteriores hemos explicado cómo realizar un plan de cierre de un hotel y como gestionar el sistema. Mientras en sistema esté funcionando existirán ocasiones en las que se deban realizar ciertas operaciones com mayor o menor frecuencia. Vamos a explicar de forma esquemática algunas de esas operaciones más frecuentes en un sistema de gestión de accesos como el sistema INHOVA. 7.1- CANCELACION DE TARJETAS PERDIDAS O ROBADAS Como ya se ha repetido en numerosas ocasiones, el sistema INHOVA es un sistema de gestión de los accesos en un hotel. El sistema ofrece numerosas ventajas y prestaciones ya comentadas a lo largo del presente manual. Una de las grandes ventajas del sistema frente a sistemas tradicionales de gestión de los accesos, es la facilidad con la que se cancelan tarjetas que pudieran haberse extraviado o que pudieran haber sido robadas. En cualquier sistema tradicional de llaves, cuando en el hotel se pierde la llave de una habitación o cuando a un miembro del personal se le pierde la llave, disponemos de dos posibilidades: una primera seria realizar una copia de la llave perdida o robada. Sin embargo esta solución nos conduce a un estado de seguridad nula, ya que la llave perdida o robada está totalmente fuera de control, no sabiendo si con dicha llave alguien pudiera estar entrando a determinadas instancias del hotel, donde no debiera acceder. La segunda sería cambiar el cilindro de la puerta y por tanto disponer de una llave nueva. Sin embargo esta opción, sobre todo en el caso de amaestramientos mecánicos, puede ser excesivamente cara ya que puede ocurrir que la perdida de una llave, implique el cambio no de uno sino de varios cilindros. Y mucho más si la llave perdida o robada se tratara de una llave maestra. En el sistema INHOVA todo esto se resuelve de manera rápida, sencilla y sobre todo económica. El sistema de cancelación de tarjetas (ya sean tarjetas de cliente o tarjetas de personal) funciona de la siguiente manera: cada vez que grabamos una nueva tarjeta para un usuario y ésta es introducida en una cerradura, lector o caja fuerte, la cerradura reconoce que la tarjeta es una nueva tarjeta y procede a la cancelación de la anterior. Así por ejemplo para el caso de los clientes, siempre que realizamos un check in para una habitación, grabamos una nueva tarjeta. Cuando el cliente acude a la habitación, introduce la tarjeta en la cerradura. La cerradura lee la información de la tarjeta e inmediatamente reconoce que se trata de una nueva tarjeta de cliente y por tanto cancela la anterior. En el caso más común la tarjeta anterior será la del cliente anterior que ocupo dicha habitación. La cancelación de la tarjeta anterior se produce independientemente de que la tarjeta haya caducado o no. Simplemente la anula. Lo mismo sucede en todas las cerraduras del hotel. Es decir, cuando el nuevo cliente acude por ejemplo a la piscina, en caso de tener el acceso permitido, la cerradura de la piscina reconocerá que dicha tarjeta de cliente es una nueva tarjeta de cliente para una habitación determinada y por tanto cancelará la del cliente anterior.


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En el caso de tarjetas de personal, el procedimiento es similar. Cuando alguien del personal pierda su tarjeta, simplemente grabaremos una nueva tarjeta para dicho usuario. Cuando el usuario vaya introduciendo su nueva tarjeta en las cerraduras del hotel, éstas cancelarán la tarjeta que dicho usuario tenia anteriormente.

7.2- AÑADIR PERSONAL NUEVO Cuando tengamos que añadir más personal al hotel, deberemos primeramente añadir en la pantalla de usuarios del programa INHOVADATA los usuarios que queramos añadir.

Una vez añadidos, dichos nuevos usuarios, aparecerán en la matriz del sistema y por tanto deberemos rellenar dicha parte de la matriz. Es decir estaremos añadiendo líneas horizontales en la matriz.

Una vez completada la matriz, deberemos de transmitir la nueva información del plan de cierre al programador portátil y con el programador portátil deberemos actualizar todas las cerraduras del hotel.

En realidad no es necesario actualizar TODAS las cerraduras. Bastará con actualizar aquellas cerraduras afectadas por los cambios del plan de cierre, que serán aquellas cerraduras en las cuales los nuevos usuarios tengan acceso. Una vez actualizadas las puertas, ya podremos grabar la tarjeta de dichos usuarios nuevos.

7.3- AÑADIR UNA PUERTA NUEVA El proceso es similar. Para añadir una puerta, deberemos crear dicha puerta en la pantalla de puertas del programa INHOVADATA.


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Una vez creada la puerta (y su amaestramiento en el caso de que sea una puerta de acceso común), completaremos la matriz correspondiente a dicha puerta. Al añadir una puerta nueva en el sistema, en la matriz aparecerá una nueva línea vertical, correspondiente a la nueva puerta.

Deberemos pues enviar la nueva información al programador portátil y con el programador portátil deberemos inicializar la nueva cerradura instalado en el hotel.

En este caso, el resto de puertas del hotel no se ven afectadas, por lo que no será necesario actualizar todas las puertas del hotel.

7.4- ELIMINAR UN PERSONAL EXISTENTE

La operación es sencilla. Deberemos únicamente eliminar a dicho usuario de la lista de maestras del programa INHOVADATA. Automáticamente dicho usuario quedará eliminado en la matriz.

Deberemos enviar los datos al programador portátil y actualizar TODAS las cerraduras del hotel.

La actualización de las cerraduras realizarse según la importancia de que dicho usuario quede anulado de las cerraduras. Por ejemplo, si eliminamos a un usuario y a dicho usuario a entregado su tarjeta, podemos estar Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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totalmente seguros que dicha tarjeta no va a realizar ninguna apertura más, por lo tanto la actualización de las cerraduras podrá realizarse más adelante cuando tengamos que actualizar las cerraduras por algún motivo más. 7.5- ELIMINAR UNA PUERTA EXISTENTE Al eliminar la puerta de la lista de puertas del hotel, dicha puerta desaparece automáticamente de la matriz. Entendemos que si deseamos eliminar la puerta del hotel, es porque se ha decidido retirar la cerradura del dicha puerta por lo que no será necesario actualizar la cerradura. Dicha cerradura retirada de una puerta, podemos utilizarla para instalarla en otra puerta. Este caso se considerará como añadir una nueva puerta en el sistema y la cerradura puede tratarse como una cerradura completamente nueva. Es decir la volveremos a inicializar. 7.6- MODIFICAR EL PLAN DE CIERRE DE UNA PUERTA O UN USUARIO El modificar los datos del plan de cierre de una puerta o un usuario, significa hacer modificaciones en la matriz del sistema. Siempre que realicemos modificaciones en la matriz del sistema deberemos actualizar las cerraduras afectadas con la nueva información.

Es decir deberemos transmitir los datos al programador portátil y con el programador portátil cargado, actualizar las cerraduras.

Cuando modifiquemos el plan de cierre de un usuario deberemos actualizar todas aquellas cerraduras donde dicho usuario tenga el acceso permitido. Y cuando modifiquemos el plan de cierre de una puerta deberemos actualizar únicamente dicha cerradura.

7.7- MODIFICAR LOS DATOS DE UN USUARIO Existirán ocasiones en la que realizar cambios en la ficha de un usuario implique la necesidad de volver a grabar la tarjeta para dicho usuario. Por ejemplo, cambiar el nombre a un usuario no implica volver a grabar la tarjeta de dicho usuario, pero cambiar la fecha de caducidad de dicho usuario en el sistema si.


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En el sistema INHOVA es fácil reconocer cuando necesitamos volver a grabar la tarjeta a un usuario y se reconoce de la siguiente forma: en la lista de las maestras del sistema, el nombre de los usuarios aparece en color azul cuando creamos a los usuarios. Cuando grabamos la tarjeta, automáticamente el nombre del usuario al cual le hemos grabado la tarjeta aparece en color negro.

Si realizamos alguna modificación en la ficha del usuario y su nombre en la lista permanece en color negro, significa que no necesitamos volver a grabar dicha tarjeta. Si el nombre del usuario vuelve a visualizarse en color azul después de realizar los cambios, significará que necesitamos volver a grabar la tarjeta a dicho usuario.

7.8- MODIFICAR LOS DATOS DE UNA PUERTA

Cualquier cambio en la ficha de una puerta del menú maestras del programa INHOVADATA, implica la actualización de dicha puerta.

Para ello deberemos transmitir los datos al programador portátil y con dichos cambios en el programador portátil realizar la actualización de la puerta.

7.9- MODIFICAR LOS DATOS EN LAS ZONAS HORARIAS, TABLAS DE ESTADOS Y CALENDARIO Cualquier cambio en las zonas horarias del sistema, las tablas de estados y/o el calendario de días festivos en la instalación, supone una actualización inmediata de las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes.


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Esto es debido a que las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes del sistema, toman la fecha y hora del ordenador desde el cual se está ejecutando el sistema INHOVA. Por lo que cualquier cambio, debe ser comunicado inmediatamente. 7.10- REALIZAR UNA APERTURA DE EMERGENCIA DE UNA CERRADURA, LECTOR, CILINDRO ELECTRONICO Para poder realizar una apertura de emergencia en cualquier cerradura, lector, cilindro electrónico o caja fuerte, el plan de cierre del sistema debe estar cargado en el programador portátil. Es decir el programador portátil debe tener el código del sistema de la instalación al cual pertenecen las cerraduras y/o cilindros que queremos abrir en emergencia. Con el plan de cierre cargado en el programador portátil y la llave de autorización del sistema introducida en el programador portátil, podemos realizar aperturas de emergencia en todas las cerraduras, lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes del sistema INHOVA.

Las aperturas de emergencia realizadas con el programador portátil, por supuesto quedan reflejadas en el registro de eventos de las cerraduras, lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes, de forma que siempre podremos saber cuando se ha realizado una apertura de emergencia. Lo que no sabremos es quien ha realizado dicha apertura. Esto es algo que deberemos de “intuir” de otras formas, como por ejemplo, teniendo controlado quien ha cogido el programador portátil, o que operador ha enviado datos desde el ordenador al programador, etc. 8-

MANTENIMIENTO

Las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes del sistema INHOVA, no requieren de un mantenimiento excesivo. Excepto un chequeo del estado de las pilas cada cierto tiempo. Recordamos que la duración de las pilas se estima en tres años a más, dependiendo del uso. Otro aspecto a tener en cuenta es el calendario de días festivos, en el caso de que en el hotel exista algún día del año que se tenga que considerar como festivo. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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Además el sistema dispone en el programador portátil un programa de chequeo para el funcionamiento de las cerraduras. 8.1- CALENDARIO Sabemos que tanto las cerraduras, como los lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes del sistema, disponen de una reloj y un calendario en tiempo real. La fecha y hora la toman del ordenador a través del programador portátil, es decir, la fecha y hora con la que trabajan coincide con la fecha y hora del ordenador donde se está ejecutando el programa INHOVA. El reloj de las cerraduras, reconoce por tanto, todos los días de la semana, de lunes a domingo. Lo que no puede reconocer es, cuando un día es de carácter festivo para la instalación. Para ello disponemos del calendario de días festivos en el programa INHOVADATA. De forma que una vez marcado el calendario con los días festivos, éstos se transmiten a las cerraduras. En el programa INHOVADATA podemos marcar tanto años como queramos. Resulta que las cerraduras, sólo disponen de memoria para 365 días del calendario. Es decir, un año. Entendiendo un año como aquel cuyo día 1 es el día en el que se inicializa o actualiza la cerradura. De forma que siempre que se actualice la cerradura comienza un nuevo año de 365 días. Por ejemplo si actualizamos la cerradura el 23 de junio, estamos enviando a la cerradura el calendario de días festivos comprendido entre el 23 de junio y el 22 de junio del siguiente año. Si volvemos a actualizar la cerradura el 1 de septiembre (por el motivo que sea), estamos volviendo a enviar el calendario de festivos desde el 1 de septiembre hasta el 31 de agosto del siguiente año. Y así sucesivamente. Con lo cual, para que los días festivos de la instalación siempre estén considerados en las cerraduras, lectores y/o cajas fuertes, deberemos de marcar en el programa INHOVADATA el calendario por lo menos de los siguientes 365 días desde el día en el que vamos a actualizar la cerradura. 8.2- CAMBIO DE PILAS Las cerraduras nos avisan del estado bajo de pilas a través de los LED de aviso de las mismas. Cuando un usuario introduzca su tarjeta para realizar una apertura, se encenderá el LED verde como consecuencia del acceso permitido y si el estado de pilas es bajo, además parpadeará el LED rojo, avisándonos de esta forma que debemos cambiar las pilas inmediatamente. Si ningún usuario repara en el parpadeo del LED rojo, cuando a la cerradura se le agoten totalmente las pilas, ésta se quedará cerrada. Por el hecho de haberse quedado sin alimentación, el reloj de la cerradura se parará y por tanto cuando cambiemos las pilas y volvamos a alimentar la cerradura, deberemos de poner en hora el reloj. Esto se realizará actualizando la cerradura con el programador portátil. Para más información acerca del cambio de pilas ver el MANUAL DE LA CERRADURA. 8.3- TEST DE LAS CERRADURAS, LETORES MURALES, CILINDROS ELECTRONICOS Y/O CAJAS FUERTES El programador portátil dispone de un programa de chequeo de las cerraduras, lectores, cilindros electrónicos y/o cajas fuertes. A través de dicho programa podremos comprobar si el funcionamiento del lector de tarjetas de banda magnética funciona correctamente, si el estado de la privacidad electrónica es correcto, el teclado, en caso de que la cerradura disponga de teclado, los LED de aviso, etc. Para más información sobre el Test ver el MANUAL DEL PROGRAMAD OR PORTATIL. Talleres de Escoriaza, S.A.U. – MANUAL DEL USUARIO. MANUAL TECNICO 121

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LICENCIA

Importante

Debe leer y aceptar todos los términos de este contrato de licencia ANTES de utilizar este software INHOVA. Este contrato constituye un acuerdo legal entre usted, cliente final, (ya sea persona física o entidad jurídica) y Talleres de Escoriaza, S.A.U. respecto al producto software INHOVA (que incluye software, manuales, otros documentos impresos y documentación electrónica) Al instalar o usar este software, está aceptando quedar obligado por los términos del contrato, que incluye la Licencia del Software INHOVA y la Garantía Limitada. Si no está de acuerdo con los términos de este contrato, no está autorizado a utilizar el producto, devuelva puntualmente el software y los productos que lo acompañan a su distribuidor. Garantía Limitada

Este software (con los ficheros que lo forman) y los documentos escritos que lo acompañan (manual), son distribuidos “Como están”. A pesar de la fiabilidad del software, el propietario del Copyright queda exonerado de todo problema derivado de los resultados y funcionamiento del mismo, asumiendo el usuario la responsabilidad. El propietario de Copyright no es responsable del uso inadecuado, exactitud, cualquier posible omisión, fiabilidad, funcionamiento ni idoneidad del software obtenido para determinados fines o utilidades particulares, toda vez que la única obligación del propietario a través de esta Licencia es el suministro de medios y no de resultados. Talleres de Escoriaza, S.A.U., al amparo de la ley, no ofrece ninguna otra garantía, ni explícita ni implícita, ni estatutaria ni ninguna otra respecto a este producto. Talleres de Escoriaza, S.A.U., sus distribuidores, agentes y empleados garantizan que el soporte en el cual está registrado el software está libre de defectos de materiales y de mano de obra bajo un uso y servicio normales por un periodo de 90 días a partir de la fecha de salida, según lo evidenciado por una copia del recibo. El comprador será el único responsable de cualquier daño, accidente, abuso, mal uso o pérdida de utilidad o capacidad del software y/o los documentos escritos y asume los costes enteros de todo el mantenimiento, reparaciones o correcciones necesarias. El usuario debe probar el software con datos y procesos no críticos para comprobar su adecuado funcionamiento. Ni Talleres de Escoriaza, S.A.U. ni cualquier persona que pueda estar implicada en la creación, producción o entrega de este producto será responsable de cualquier daño fortuito directo o indirecto (como daños por la pérdida de beneficio económico, interrupción del negocio, pérdida de información o similares) que resulten de cualquier defecto del software, incluso cuando se hayan avisado de la posibilidad de dicha pérdida. Cualquier responsabilidad que resulte del suministro de este producto no superará el valor de venta. En caso de no cumplir la garantía: a) Será devuelto el coste de la compra tras la devolución a Talleres de Escoriaza, S.A.U. del producto defectuoso, o bien, b) El producto será reemplazado por otro de igual precio totalmente garantizado tras la devolución a Talleres de Escoriaza, S.A.U. del producto defectuoso. Ninguna información oral o escrita dada por Talleres de Escoriaza, S.A.U., sus distribuidores, agentes o empleados creará ninguna garantía y de ninguna manera verá ampliado el alcance de los derechos legales y específicos que le da esta garantía. Concesión de la Licencia

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