CONTABILIDAD CONTABILIDAD COMPUTARIZADA COMPUTARIZADA CON SISCONT Una Herramienta de Control y Gestión Autor : Marcelo De La Cruz Heredia
INDICE
01.- Introducción 02.- Mantenimiento de Áreas y Períodos de Trabajo. 03.- Plan de Cuentas. 04.- Tablas Auxiliares. 05.- Voucher (comprobantes). 06.- Asientos por destinos Automáticos. 07.- Actualización de Moneda Extranjera. 08.- Informes de Libros Contables. 09.- Informe de Registros Auxiliares. 10.- Estados Financieros. 11.- Informe de Flujo de Efectivo y E.C.P.N. 12.- Cuentas Corrientes(Bancos, Cuentas por Cobrar y Pagar). 13.- Centro de Costos( Áreas de Negocio). 14.- Presupuesto Operativo. 15.- Activos Fijos. 16.- Cálculo del R.E.I. 17.- Seguridad de la Información. 18.- Integración con otros Sistemas.
01.- Introducción SISC SISCON ONT T es un Si Sist stem emaa Cont Contab able le Dobl Doblee Mone Moneda da con con Gest Gestió iónn de Cu Cuen enta tass Corrientes, desarrollado para el área contable y financiera de la empresa, realiza análisis, cálculos y contabilización por Centro de Costos, Depreciación de Activo Fijo, Control Control Presupue Presupuestari stario, o, Ajustes Ajustes por Correcci Corrección ón Monetaria Monetaria,, Asientos Asientos por Destino de manera automática, Actualización Mensual de Moneda Extranjera y Conciliaciones Bancarias. Solo con el ingreso de un voucher (comprobante contable) se actualizan todos los libros contables, así como se generan los principales informes para la toma de decisiones. Con SISCONT todos los procesos son ejecutados en línea, es decir, si modificamos un voucher registrado en enero, otro usuario podrá consultar diciembre y el balance se encontraría actualizado en el momento. Con SISCONT se puede llevar la contabilidad de tantas empresas como capacidad tenga su disco duro. SISCON SISCONT T permit permitee la emisió emisiónn de los pri princi ncipal pales es repor reportes tes solici solicitad tados os po porr las entidades auditoras, fiscalizadoras y financieras tales como los libros oficiales, regist registro ro de compra compras, s, ventas ventas,, reten retencio ciones nes y Estado Estadoss Financ Financier ieros, os, entre entre otros otros automáticamente.
02.- Mantenimiento de Áreas y Períodos de Trabajo. Cambio de Mes Este utilitario nos permite cambiar el mes de trabajo, al cual queremos ingresar datos, mostrándolo en la parte superior derecha del menú principal. Las opciones que acepta el Sistema para ingresar son desde cero(0) para la Apertura de año hasta trece(13) para el Cierre de año. Selección de empresas Se utiliza para seleccionar la empresa a trabajar como para crear una nueva empresa o año de trabajo. Indicando la ubicación de los archivos de datos. Mantenimiento de Datos Este utilitario nos permite reconstruir los índices de las bases de datos, así como los saldos acumulados que mantengan las cuentas. Se debe realizar este procedimiento luego de fallas de energía, o cuando se detecta alguna inconsistencias al emitir un informe. También se debe proceder con está opción luego de recibir recibir información de otro sistema sistema (vía importación de datos).
01.- Introducción SISC SISCON ONT T es un Si Sist stem emaa Cont Contab able le Dobl Doblee Mone Moneda da con con Gest Gestió iónn de Cu Cuen enta tass Corrientes, desarrollado para el área contable y financiera de la empresa, realiza análisis, cálculos y contabilización por Centro de Costos, Depreciación de Activo Fijo, Control Control Presupue Presupuestari stario, o, Ajustes Ajustes por Correcci Corrección ón Monetaria Monetaria,, Asientos Asientos por Destino de manera automática, Actualización Mensual de Moneda Extranjera y Conciliaciones Bancarias. Solo con el ingreso de un voucher (comprobante contable) se actualizan todos los libros contables, así como se generan los principales informes para la toma de decisiones. Con SISCONT todos los procesos son ejecutados en línea, es decir, si modificamos un voucher registrado en enero, otro usuario podrá consultar diciembre y el balance se encontraría actualizado en el momento. Con SISCONT se puede llevar la contabilidad de tantas empresas como capacidad tenga su disco duro. SISCON SISCONT T permit permitee la emisió emisiónn de los pri princi ncipal pales es repor reportes tes solici solicitad tados os po porr las entidades auditoras, fiscalizadoras y financieras tales como los libros oficiales, regist registro ro de compra compras, s, ventas ventas,, reten retencio ciones nes y Estado Estadoss Financ Financier ieros, os, entre entre otros otros automáticamente.
02.- Mantenimiento de Áreas y Períodos de Trabajo. Cambio de Mes Este utilitario nos permite cambiar el mes de trabajo, al cual queremos ingresar datos, mostrándolo en la parte superior derecha del menú principal. Las opciones que acepta el Sistema para ingresar son desde cero(0) para la Apertura de año hasta trece(13) para el Cierre de año. Selección de empresas Se utiliza para seleccionar la empresa a trabajar como para crear una nueva empresa o año de trabajo. Indicando la ubicación de los archivos de datos. Mantenimiento de Datos Este utilitario nos permite reconstruir los índices de las bases de datos, así como los saldos acumulados que mantengan las cuentas. Se debe realizar este procedimiento luego de fallas de energía, o cuando se detecta alguna inconsistencias al emitir un informe. También se debe proceder con está opción luego de recibir recibir información de otro sistema sistema (vía importación de datos).
Consistencia Este utilitario nos presenta las anomalías que pueden haber en cada uno de los voucher para el mes de trabajo en que nos encontremos: - Cuenta inexistente. - Voucher descuadrado en S/. - Voucher descuadrado en US$. - Voucher descuadrado en S/. y US$. - Tipo de cambio diferente de cero para las cuentas de utilidad/pérdida por diferencia de cambio. - La cuenta no es tipo Registro (solo tipo Registro son imputables). - Moneda distinta a soles para cuentas cuentas de ingresos o gastos gastos financieros. Datos Generales de la Empresa En esta área se digita el año de trabajo que el sistema validará al ingresar los voucher (comprobantes). Además de los datos de la empresa que se imprimirán en la cabecera de los reportes, para lo cual se cuenta con 5 campos que se imprimirán al lado izquierdo de la cabecera. Ejercicio La Empresa Comercial ABC S.A.C. inicia sus operaciones el 02/01/00 Se solicita: 1.- En Parámetros de Empresa registrar los datos de ABC S.A.C. Año : 2000 Logo Pantalla : ABC S.A.C 00 1 linea de impresión : ABC S.A.C. 2 linea de impresión : Comercializadora Comercializadora 3 linea de impresión impresión : Av. El Progreso N º 1529 1529 San Isidro 4 linea de impresión impresión : RUC es el 20204060099 20204060099 5 linea de impresión : Teléf. 941-9225 2.- Realizar el cambio de mes a Enero 3.- Realizar el mantenimiento de Datos 4.- Ingresar nuevamente al Sistema y Consistenciar la información
03.- Plan de Cuentas. De acuerdo a las disposiciones legales pertinentes, las empresas de acuerdo a su actividad establecen sus planes de cuentas. Los códigos y su nomenclatura se precisan en la lista de cuentas del Plan Contable El Sistema nos presenta los siguientes campos: CUENTA
Se define el código de la cuenta, para lo cual disponemos de un máximo de 10 caracteres.
NOMBRE
Se asigna el nombre de la cuenta para lo cual disponemos de un máximo de 30 caracteres, en alta y baja.
NIVEL DE CUENTA
Balance : Para las cuentas principales Sub - Cuenta : Para los sub-totales(Balance de Sumas y Saldos) Registro : Es la divisionaria con la que se registran las operaciones.
TIPO DE CUENTA
Código que sirve para clasificar las cuentas de acuerdo al tipo y señala su distribución para emitir los Estados Financieros: O A P R N F M
TIPO DE ANALISIS
: : : : : : :
Cuentas de Orden Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Cuentas de Resultado (por Nat. y Func.) Cuentas de Gastos por Naturaleza Cuentas de Gastos por Función Cuentas solo saldos de Mayor
Define el nivel de análisis para las cuentas de Bancos y Cuentas Corrientes. Sin análisis : Para las cuentas que se exceptúan Solo Detalle : El sistema nos permite registrar los datos del documento, pero sólo en forma referencial. Cta de Banco: Nos permite registrar la información para realizar la Conciliación Bancaria y el análisis de esta cuenta, como su ajuste de moneda extranjera. Cta con Análisis: Indica que la cuenta manejará el detalle de la información de los documentos y adicionalmente realizará la cancelación de los mismos en forma automática, como el ajuste de moneda extranjera.
CUENTA PARA EL AMARRE AL DEBE/HABER
ACT. ME. A NIVELDE SALDOS
Se ingresará el código de cuenta de egreso que se ha de reflejar en los resultados por Función o Naturaleza de acuerdo al criterio de codificación para el asiento automático.
Campo donde se indican para las cuentas en moneda extranjera, si el ajuste se realizará sólo a nivel de saldos. Por ejemplo CUENTAS BANCARIAS.
Ejercicio Ingresar el Plan de Cuentas que se detalla a continuación para la empresa Comercial ABC S.A.C. de acuerdo a lo explicado y el ejemplo en las primeras cuentas. 10
CAJA Y BANCOS.................
101
Caja
Nivel de Cuenta: Balance Tipo de Cuenta: Activo Nivel de Cuenta: Sub-Cuenta Tipo de Cuenta: Activo
1011
Caja Moneda Nacional
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Sin Análisis
1012
Caja Moneda Extranjera
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Sin Análisis Act. ME a nivel de Saldos
1031
Remesas en Tránsito MN
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Sin Análisis
1032
Remesas en Tránsito ME
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Sin Análisis Act. ME a nivel de Saldos
104 1041
Cuentas Corrientes Banco de Crédito MN
Nivel de Cuenta: Sub-Cuenta Tipo de Cuenta: Activo Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Sin Análisis
1042
12
20 33
39
40
42
CLIENTES
59
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Cuenta de Bco Act. ME a nivel de Saldos Nivel de Cuenta: Balance Tipo de Cuenta: Activo
1211
Facturas por Cobrar MN
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Con Análisis
1212
Facturas por Cobrar ME
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Con Análisis
1231
Letras por Cobrar MN
Nivel de Cuenta: Registro Tipo de Cuenta: Activo Tipo de Análisis: Con Análisis
2011 2081 3301 3321 3341 3351 3932 3934 3935 3981 40111 40191 40192 40193 4211 4212 4231 4232 4621 4622
50
Banco de Crédito ME
5011 5081 5911
MERCADERIAS Mercaderías Mercaderías ACM INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO Inmuebles, Maquinaria y Equipo ACM Edificios y Otras Construcciones Unidades de Transporte Muebles y Enseres DEPRECIACION Y AMORTIZ. ACUM. Depreciación Acum., Edificios Depreciación Acum., Vehículos Depr. Acum., Muebles Enseres Depr. y Amort. Acumulada ACM TRIBUTOS POR PAGAR Impuesto General a la Ventas Imp. Renta. 4ta. Cat. 10% Imp. Renta 4ta. Cat. 5 % Impuesto de Solidaridad PROVEEDORES Facturas por Pagar MN Facturas por Pagar ME Letras por Pagar MN Letras por Pagar ME Reclamaciones de Terceros MN Reclamaciones de Terceros ME PATRIMONIO Capital Social Capital ACM RESULTADOS ACUMULADOS Utilidades no Distribuidas
5921 5941 5981 60
6011
61 6111 6181 62
6211
63 6321 6351 6361 67 68
6761 6811
69 70 77
6911 7011 7761
79 94
7900 9421 9435 9436
95
96
9532 9535 9536 9661
Resultados Acumulados Resultado del Ejercicio Resultado REI, ACM COMPRAS Mercaderías VARIACION DE EXISTENCIAS Variación de Existencias Variación de Existencias, ACM. CARGAS DE PERSONAL Sueldos SERV. PRESTADOS POR TERCEROS Honorarios Comisiones y Corretajes Alquileres Electricidad y Agua CARGAS FINANCIERAS Pérdida por Difer. Cambio PROVISIONES DEL EJERCICIO. Depreciación Inmuebles Maq. y Equipo COSTO DE VENTAS Mercaderías VENTAS Ventas INGRESOS FINANCIEROS Ganancia por Diferencia de Cambio CARGAS IMPUTABLES A COSTOS Cargas Imputables a Ctas de Costos GASTOS ADMINISTRATIVOS Sueldos Amarre al Debe : 6211 Amarre al Haber : 7900 Alquileres Amarre al Debe : 6351 Amarre al Haber : 7900 Electricidad y Agua Amarre al Debe : 6361 Amarre al Haber : 7900 GASTOS DE VENTAS Comisiones Alquileres Electricidad y Otros GASTOS FINANCIEROS Pérdida por Dif. de Cambio
04.- Tablas Auxiliares. Parámetros de Cuentas En esta opción se definen algunas cuentas especiales para el sistema, las cuales permiten que se solicite la información necesaria para los registros auxiliares.
Se definirán los siguientes campos: ORIGEN DE ASIENTOS AUTOMATICOS Se asignará el código respectivo para el origen de los asientos automáticos por: Amarres de Cuentas, Actualización de Moneda Extranjera y el Cálculo del Resultado por Exposición a la Inflación. CUENTA RETENCIONES IMPUESTO A LA RENTA Se ingresará la divisionaria que sirve para activar la pantalla de ingreso de datos al Libro de Retenciones, se deja un campo libre para que sea definido por el usuario para el caso de otro impuesto o contribución a registrarse en este Libro. CUENTA I.G.V. DE COMPRASY VENTAS. Se ingresará la divisionaria para activar la pantalla de ingreso de datos al libro respectivo, se tienen dos campos libres para que sean definidos por el usuario en la presentación de dichos libros. CUENTA DE RESULTADO DEL EJERCICIO Se ingresa la divisionaria definida en el Plan Contable como Resultado del Ejercicio. RUTA PARA ARCHIVOS TEMPORALES La ruta que por defecto le asigna el sistema a sus archivos temporales es: C:\SISCONTW la cual puede ser modificada por los usuarios. PERD. POR DIFERENCIA DE CAMBIO Se ingresará la cuenta respectiva para la pérdida por diferencia de cambio definida en el Plan de Cuentas.
ORIGENES En esta área se ingresarán los orígenes definidos por el usuario de acuerdo a un criterio de clasificación por ejemplo: Compras, Ventas, Ingresos. Se registran en los siguientes campos:
CODIGO
El sistema permite ingresar caracteres para definir este campo.
dos
DESCRIPCION
En este campo ingresará el nombre del origen.
MESES
Se ingresará el número desde el cual se dará inicio a cada origen en forma mensual. Por defecto el sistema asigna un correlativo mensual comenzando con uno.
TIPO DE DOCUMENTO En esta área se definen los documentos, que nos permitirá identificar a cada uno de ellos al ingresar los datos del documento en el proceso de voucher. Código :
Se recomienda utilizar la codificación definida por SUNAT y para el resto de documentos una codificación nemotécnica.
Concepto : Nombre del código descrito.
Proveedores / Clientes Este archivo nos servirá para ingresar los agentes económicos (personas naturales o jurídicas) que de alguna forma establezcan relación con la empresa, agrupados hasta en nueve tipos definidos por el usuario por ej: Proveedores, clientes, terceros.... También puede ser alimentado directamente a través del ingreso de voucher. Se tendrán que definir los siguientes campos: CODIGO
Se pueden asignar hasta once caracteres alfanuméricos a este campo.
RAZON SOCIAL
El sistema le asigna treinta caracteres para el detalle de este campo.
R.U.C.El sistema le asigna once caracteres a este campo. DIRECCION TELEFONO
Información referencial. Información referencial
ATENCION
Información referencial.
Tipo de Cambio Diario En este archivo se almacena el tipo de cambio diario a utilizar. Su finalidad es facilitar el ingreso de este dato en los voucher. Se definirán los siguientes campos: FECHA
Se ingresa la fecha correspondiente al tipo de cambio.
TIPO DE CAMBIO
Se ingresa el tipo de cambio compra y venta.
Ejercicio Orígenes 00 01 02 03 04 05 06 99
Apertura Compras Ventas Caja B. De Crédito Diario Retenciones Automáticos
Parámetros de Cuentas Debe registrar las cuentas correspondientes a cada campo solicitado: Origen de Automáticos :
99
Cuenta Impuesto Ret. 10 % (Renta) : 40191 Cuenta Impuesto Ret. 5% (Renta) : 40192 En la columna libre se digita el FONAVI Cuenta I.G.V. Compra : 40111 En la primera columna libre se digita INAFECTO En la segunda columna libre se digita EXONERADO Cuenta I.G.V. Venta : 40111 En la primera columna libre se digita INAFECTO En la segunda columna libre se digita EXONERADO
Cuenta Utilidad o Perdida Balance General : 5941 Ruta para Archivos Temporales : C:\SISTMP
Tipos de Documento 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Póliza de Valores 12 Tiket Maquina Reg. 14 CH DP EF LE RE
Sunat Factura Boleta de Venta Recibo de Honorarios Liquidación de Compra Boleto de Aviación Carta de Porte Aéreo Nota de Crédito Nota de Débito Guía de Remisión
Recibos por Ser.Públicos Cheques Depósitos Efectivo Letras Recibos
Proveedores y Clientes Código 20100156877 20123321000 20123321122 20123456788 20123467811 20174025699 10182015177 20198020400 20207040511
C.Tributario 20100156877 20123321000 20123321122 20123456788 20123467811 20174025699 10182015177 20198020400 20207040511
Tipos de Cambio
Razón Social IMPORTADORA HERMES S.A. EMPRESA DE ENERGIA EMPRESA DE AGUA BANCO DE CREDITO EMPRESA TELEFONICA IMPORTADORA OSIRIS S.A. PEDRO REYES ASTO COMERCIAL HERCULES S.A. COMERCIAL ZEUS
Tipo___ Proveedor Proveedor Proveedor Terceros Proveedor Proveedor Proveedor Cliente Cliente
Fecha 31/12/97 01/01/98 02/01/98 03/01/98 04/01/98 05/01/98 06/01/98 07/01/98 08/01/98 09/01/98 10/01/98 11/01/98 12/01/98 13/01/98 14/01/98 15/01/98 16/01/98 17/01/98 18/01/98 19/01/98 20/01/98 21/01/98 22/01/98 23/01/98 24/01/98 25/01/98 26/01/98 27/01/98 28/01/98 29/01/98 30/01/98 31/01/98
Compra 2.7160000 2.7160000 2.7160000 2.7160000 2.7200000 2.7200000 2.7210000 2.7250000 2.7270000 2.7360000 2.7330000 2.7330000 2.7330000 2.7450000 2.7380000 2.7390000 2.7380000 2.7370000 2.7370000 2.7370000 2.7340000 2.7370000 2.7420000 2.7490000 2.7500000 2.7500000 2.7500000 2.7550000 2.7610000 2.7600000 2.7630000 2.7680000
Venta 2.7300000 2.7300000 2.7300000 2.7300000 2.7260000 2.7260000 2.7280000 2.7310000 2.7340000 2.7410000 2.7380000 2.7380000 2.7380000 2.7500000 2.7420000 2.7440000 2.7430000 2.7410000 2.7410000 2.7410000 2.7370000 2.7410000 2.7480000 2.7530000 2.7520000 2.7520000 2.7520000 2.7630000 2.7650000 2.7630000 2.7680000 2.7730000
05.- Voucher (comprobantes). Es el comprobante de diario que contiene dos o mas registros por cada operaciones realizadas en la empresa. En la cabecera de un voucher ingresamos los siguientes datos: ORIGEN
Es el tipo de voucher o libro (Efectivo, Ingresos, Egresos, Caja, Otros) que ha sido definido en Orígenes (Tablas Auxiliares).
NUMERO DE VOUCHER
Es el correlativo por origen que se le asigna a los vouchers que se van ingresando durante el mes. El sistema le asigna el número 1 al primer voucher del mes de trabajo, pudiendo el usuario asignarle otro numero.
FECHA
En este campo ingresaremos la fecha de registro del voucher, que será validada con el mes de trabajo que se muestra en la parte superior derecha.
Para los registros del voucher ingresamos los siguentes datos: CUENTA
Se ingresa el código de la cuenta.
DEBE / HABER
Se ingresará el monto correspondiente. Al ingresar el monto en este campo, el otro campo queda automáticamente bloqueado.
MONEDA
Se selecciona la moneda del respectivo importe.
TIPO DE CAMBIO
El sistema por defecto coloca el tipo de cambio ingresado en el la Tabla Auxiliar Tipo de Cambio, con la posibilidad de modificarlo. Si al terminar de ingresar un voucher se presentaran los totales con diferencia de centavos en Soles (0.01) por efectos de redondeo, el sistema le permite recalcular el tipo de cambio para la cuenta que Ud. Elija, seleccionando el Icono de redondeo.
CENTRO DE COSTOS
Se le asigna un centro de costos previamente definido en el Área Centro de Costos.
CODIGO FINANCIERO
En este campo se ingresa el código definido en el formato Flujo de efectivo. Solamente tendremos acceso a este campo si usamos cuentas de la clase 10.
CONCEPTO
El sistema le permite asignar una glosa de detalle de la operación. Para los Registro Auxiliares se solicitan los siguientes datos:
LIBRO
En este campo se le asigna el Libro: Compra Venta Retenciones
DOCUMENTO
Se selecciona el tipo de documento previamente definido, como el numero del documento.
FECHA DEL DOCUMENTO
Es la fecha de emisión del documento.
FECHA DE VENCIMIENTO
Es la fecha documento.
de
vencimiento
del
NETOBase imponible o valor afecto a impuestos. EXONERADO/INAFECTO
Son los montos que puede definir el usuario de acuerdo a sus necesidades de presentación.
IMPUESTO
Se registra el valor del Impuesto General a las Ventas.
CODIGO
Se ingresa el Código del Proveedor o Cliente que origino la operación. De no estar registrado se puede ingresar en forma directa desde esta opción.
Para las cuentas con análisis de documentos se solicitan los siguentes datos: DOCUMENTO
Se selecciona el tipo de documento.
Nº DE DOCUMENTO
Es la serie y numero del documento.
FECHA DEL DOCUMENTO
Es la fecha de emisión del documento.
FECHA DE VENCIMIENTO
Es la fecha documento.
CODIGO
Se ingresa el Código del Proveedor o Cliente que origino la operación. De no estar registrado se puede ingresar en forma directa desde esta opción.
Listado de Voucher
de
vencimiento
del
Este utilitario nos permite emitir un reporte por impresora de un tipo y rango de voucher, en forma consecutiva.
Borrado de Voucher Esta opción nos permite la eliminación de uno o un grupo de vouchers, de acuerdo a los parámetros que se ingresen.
06.- Asientos por destinos Automáticos. Proceso de Amarre de Cuentas La ejecución de este proceso nos permite generar de forma automática un asiento de transferencia, de acuerdo a las cuentas ingresadas en Amarre de Cuentas. Solo debe generar un voucher por mes. Si se tiene que ingresar o modificar un gasto luego de este proceso, se deberá usar la opción Borrar Voucher para eliminar el comprobante generado y volver a procesar el Amarre Automático. El número de voucher que genera depende del tipo de Origen que se le asignó en Parámetros de Cuenta.
Análisis de Naturaleza vs. Función Es un informe que nos permite hacer un análisis cruzado de los gastos de Naturaleza vs. Función. Este informe no requiere que se procese amarres automáticos por lo que nos permite solicitarlo en cualquier momento y utilizarlo para comprobar el resultado del proceso de amarres. Ejercicio Definir los amarres en el Plan de Cuentas, en el ejercicio se ha considerado que se registra el amarre enlazado a la Clase nueve entonces el asiento por destino se refleja en la Clase seis. Luego de realizar los amarres de cuentas realizar automático mensual, el asiento que se debe generar es: Cuenta 2011 6321 6361 6761 6111 7900 7900
Glosa DEBE transferencia automática transferencia automática transferencia automática transferencia automática transferencia automática transferencia automática transferencia automática
HABER 546,800.00 2,190.40 19,491.52 14,873.70 0.00 0.00 0.00
el proceso de amarre
0.00 0.00 0.00 0.00 546,800.00 2,190.40 19,491.52
7900
transferencia automática
0.00
14,873.70
Análisis Naturaleza v/s Función Seleccionar el informe en Soles, Mensual, algunos resultados son: Totales Clase 6 Totales Clase 94 Totales Clase 95
S/. 21,681.92 S/. 19,491.52 S/. 2,190.40
07.- Actualización de Moneda Extranjera. Tipo de Cambio En este archivo se ingresan los tipos de cambio de fin de mes de compras y ventas para ser utilizados en la actualización de moneda extranjera.
Proceso de Actualización de Moneda Extranjera Se realizan tres procesos en forma automática: Voucher de Documentos Cancelados Mediante este proceso el sistema genera las diferencias de cambio, para las obligaciones en moneda extranjera canceladas en el periodo de trabajo; determinando la diferencia de cambio entre la provisión y la cancelación para las del mes y para provisiones de meses anteriores considera el tipo de cambio del mes anterior. Voucher de Documentos Pendientes Actualiza las obligaciones no canceladas en moneda extranjera con los tipos de cambio del documento si es del mes o considera el tipo de cambio del mes anterior y lo compara con el del mes de trabajo, lo que obliga a realizar este proceso mes por mes en forma cronológica, determinando la respectiva diferencia de cambio. Voucher por Saldo de Cuentas Actualiza basado en los saldos de fin de mes de las cuentas que solamente se han procesado en moneda extranjera (bancos moneda extranjera), comparando el saldo en soles histórico con el monto de dólares multiplicado por el tipo de cambio venta de fin de mes cuando el saldo sea deudor, y utiliza el tipo de cambio compra de fin de mes cuando el saldo sea acreedor. Ejercicio
Definir los Tipos de Cambio para realizar la actualización e indicar las cuentas de Utilidad y perdida por diferencia de cambio. Apertura Enero
Compra 2.716 2.768
Venta 2.730 2.773
Cuenta de Ganancia por Diferencia de Cambio : 7761 Cuenta de Perdida por Diferencia de Cambio : 9661 Luego proceder a ejecutar actualización de moneda extranjera. Los asientos automáticos son: CUENTA C O N C E P T O Asiento por Documentos Pendientes 4212 DCP ASIENTO DE APERTURA 4212 DCP COMPRA DE MERCADERIAS 1212 DCP VENTA DE MERCADERIAS 1212 DCP DEVOLUCION DE MERCADERIAS 1212 DCP COBRANZA DE CLIENTES 4622 DCP PAGO DE COMISIONES 9661 Dif. de cambio por Pendientes
DEBE
H A B E R
0.00 0.00 6,513.60 0.00 0.00 0.00 7,081.20
3,010.00 9,204.00 0.00 29.50 1,327.50 23.80 0.00
Asiento por Documentos Cancelados 4232 Diferencia de cambio 4232 Diferencia de cambio 9661 Diferencia de cambio
0.00 0.00 3,090.00
2,100.00 990.00 0.00
Asiento a nivel de saldo de cuentas 1012 Diferencia de cambio 1032 Diferencia de cambio 1042 Diferencia de cambio 9661 Diferencia de cambio
0.00 0.00 0.00 4,702.50
0.00 0.00 4,702.50 0.00
08.- Informes de Libros Contables. Son todos aquellos informes oficiales provenientes de los registros de voucher en un sistema mecanizado que sirve de sustento para las entidades de control y fiscalizadoras.
Libro Diario Registro cronológico de las transacciones contables utilizando la partida doble y codificados de acuerdo al plan de cuentas definido por cada empresa.
Libro Mayor
Agrupa las transacciones por cada cuenta contable y controla así movimientos deudores y acreedores de cada una de ellas.
Libro Caja Bancos Libro que controla las operaciones de recepciones y desembolsos de efectivo en caja y en bancos.
09.- Informe de Registros Auxiliares. Registro de Ventas Registro auxiliar obligatorio para controlar y presentar las ventas que realiza la empresa en un mes y sustenta el débito fiscal del Impuesto General a las Ventas.
Registro de Compras Registro auxiliar obligatorio para controlar las adquisiciones que realiza la empresa en un período determinado y sustenta el crédito fiscal del Impuesto a las Ventas.
Registro de Retenciones Libro donde se registran las retenciones a los sujetos que perciben rentas de cuarta categoría según el Impuesto a la Renta y la retención del Impuesto de Solidaridad (Fonavi).
Libro Banco y Conciliación Bancaria Libro Banco es un registro auxiliar que informa del movimiento en una determinada cuenta bancaria, tanto en ingresos como en egresos para determinar el saldo actual. La Conciliación Bancaria es la verificación que se efectúa para contrastar el saldo en el Libro Bancos y el informe del estado de cuenta que emite la entidad bancaria.
10.- Estados Financieros.
Son los documentos que debe preparar contabilidad al terminar un período económico, a fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de la empresa.
Hoja de Trabajo de Sumas y Saldos Llamado también Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, es un informe que nos presenta la composición de los saldos de las cuentas del mayor en sus diferentes niveles.
Hoja de Trabajo 10 Columnas Llamado también Balance de 10 columnas o Balance de Comprobación, es un informe que nos presenta un resumen del movimiento de cada una de las cuentas en un determinado nivel (Balance-Registro) y su distribución al Balance, Resultados por Naturaleza y Resultados por Función.
Balance, Estados de Resultado y Ratios Financieros Balance General Es un documento contable que informa, en una fecha determinada, el estado financiero de la empresa, y presenta en forma clasificada el valor de los derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estado de Resultados por Naturaleza Es un estado financiero que nos muestra la composición de los ingresos y egresos clasificados de acuerdo al tipo de transacciones que le dieron lugar. Estado de Resultados por Función Estado financiero que nos muestra las cuentas de los ingresos y gastos con el criterio de análisis de la aplicación en las diferentes áreas sujeta de responsabilidad de la empresa. Ratios Financieros Son indicadores que sirven para efectuar la medición de la situación financiera de la empresa.
Enlace Plan de Cuentas
En el Plan de Cuentas se le debe indicar el código definido en el Formato de Balance a cada cuenta de registro, de esta manera enlazamos los mayores de cada divisionaria con nuestro formato.
Creación del formato de Balance, Estado de Resultado y Ratio Financiero. Este utilitario nos permitirá diseñar el formato de Balance General y Estados de Resultado (Función y Naturaleza) a ser presentados en el panel de Informes Balance Conasev. Nomenclatura: B R A P N F 000 00 999 99 === ---
: : : : : : : : : : : :
Balance Resultado Activos Pasivos Naturaleza Función Tres ceros al final; cuenta título. Dos ceros al final; cuenta Subtítulo. Tres nueves al final; total de grupo. Dos nueves al final; total Subgrupo Guión doble en descripción; corte de grupo. Guión simple en descripción; corte de Subgrupo
Se debe tomar en cuenta que para los registros que se utilizan en el Estado por Función y Naturaleza, como el caso de Ventas se debe utilizar la misma parte numérica del campo, diferenciándose por su tipo (N ó F). En el Plan de Cuentas se utilizará el prefijo "R" seguido de la parte numérica, en reemplazo de los prefijos genéricos (N ó F). Los Ratios Financieros se formulan en base a los códigos definidos en este formato, anteponiendo la letra "C" al código de la cuenta.
Ejercicio Se deben emitir los Estados Financieros, en sus diferentes modalidades y para comparar los resultados, se indica a continuación algunos totales: Balance 10 columnas: Activo Pasivo 2,010,884.00 1,755,134.62 255,749.38 2,010,884.00 2,010,884.00 Balance Clasificado:
PerFun Gan.Fun Per.Nat Gan.Nat 583,355.62 839,105.00 536,555.62 792,305.00 255,749.38 255,749.38 839,105.00 839,105.00 792,305.00 792,305.00
El primer paso es registrar el el formato de presentación. CODIGO NOMBRE FORMULA RATIOS A100 ACTIVO CORRIENTE A105 Caja y Bancos A110 Clientes A115 Cuentas por Cob. Accionistas y Personal A120 Cuentas por Cob. Diversas A121 Gastos Pagados por Anticipado A125 Mercaderías A130 Suministros diversos A135 Existencias por recibir A140 Provisión Fluctuación de Existencias A150 A199 Total Activo Corriente A200 A201 A300 ACTIVO NO CORRIENTE A310 Inmuebles, maquinarias y equipo A320 Depreciación y amortización acumulada A350 A399 Total Activo No Corriente A500 A992 A993 A994 A995 A996 A997 A998 A999 TOTAL ACTIVO P000 PASIVO Y PATRIMONIO P050 P100 PASIVO CORRIENTE P105 Sobregiros bancarios P110 Tributos por Pagar P115 Remuneraciones por Pagar P120 Proveedores P125 Cuentas por Pagar Diversas P150 P199 Total Pasivo Corriente P200 P300 PASIVO NO CORRIENTE P305 Beneficios Sociales de los Trabajadores P310 Provisiones Diversas P350 P399 Total Pasivo No Corriente P400 P500 PATRIMONIO
P505 P510 P515 P520 P525 P526 P550 P599 P600 P999 F000 F105 F110 F150 F199 F200 F205 F210 F250 F299 F300 F505 F510 F550 F999 N000 N105 N110 N115 N150 N199 N200 N205 N250 N299 N300 N305 N310 N350 N399 N400 N405 N410 N450 N499 N500 N505 N510 N550
Capital Social Capital adicional Participación Patrimonial del Trabajo Reservas Resultados Acumulados Resultados del Ejercicio Total Patrimonio TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO Ventas Netas Costo de ventas UTILIDAD BRUTA Gastos de Ventas Gastos de Administración RESULTADO DE OPERACION Ingresos Financieros Gastos Financieros UTILIDAD ANTES PARTICIP Y DEDUC IMP R Ventas Netas Compra de mercadería Variación de mercaderías MARGEN COMERCIAL Servicios Prestados por Terceros VALOR AGREGADO Cargas de Personal Tributos EXCEDENTE BRUTO DE EXPLOTACION Cargas Diversas de Gestión Provisiones del Ejercicio RESULTADO DE EXPLOTACION Ingresos Diversos Cargas Financieras
N599 R000 R100 R101 R102 R103 R200 R201 R202 R203 R300 R301 R302 R400 R401 R402 R403 R500
RESULTADO ANTES DE IMP. RENTA LIQUIDEZ 1.1 LIQUIDEZ GENERAL 1.2 PRUEBA ACIDA
CA199/CP199 (CA199-CA125)/CP199
GESTION 2.1 COSTO DE VENTAS A VENTAS CF110/CF105 2.2 GASTOS FINANCIEROS A VENTAS CF510/CF105 SOLVENCIA 3.1 ENDEUDAMIENTO PATRIMONIAL
(CP199+CP399)/CP599
RENTABILIDAD 4.1 RENTABILIDAD NETA DEL PATRIMONIO CF999/(CP599-CF999) 4.2 RENTABILIDAD DE VENTAS NETAS CF599/CF105 VALOR CONTABLE
CP599/CP505
El segundo paso es enlazar el Plan de Cuentas con el Formato de presentación. 12 1211 1212 1231
CLIENTES Facturas por Cobrar MN Facturas por Cobrar ME Letras por Cobrar MN
A110 A110 A110
El tercer paso es emitir el informe de Balance, Resultados y Ratios.
11.- Informe de Flujo de Efectivo y E.C.P.N. Flujo de Efectivo Muestra el efecto de los cambios de efectivo y equivalentes de efectivo en un período determinado por: Actividades de Operación Actividades de Inversión Actividades de Financiamiento
Formato del Flujo de Efectivo
En este utilitario se definen tres tipos de actividades para este Estado Financiero, Actividades de Operación, Actividades de Inversión y Actividades de Financiamiento; a través del ingreso de los siguientes campos: CODIGO
Se crea un código para la actividad a definir (4 caracteres).
NOMBRE
Se define la actividad.
FORMULA En este campo se ingresa la formula para el calculo de la conciliación, utilizando los códigos del Plan de Cuentas precedidos por la letra ¨C¨. NOMENCLATURA DEL CODIGO
O I F 9999
: : : :
Operación Inversión Financiamiento Aumento (disminución) neto de efectivo
Para la actividad se ingresa lo siguiente en el campo código: 1. 2. 3.
La letra inicial del tipo de actividad, ejemplo O (Operación). El segundo carácter es el dígito que va a caracterizar la actividad, ejemplo 1 El tercer y cuarto carácter será el correlativo que representa la actividad.
Para el subtotal de la actividad se ingresa lo siguiente en el campo código: 1. 2. 3.
La letra inicial del tipo de actividad, ejemplo O (Operación). El segundo carácter es el dígito que va a caracterizar la actividad, ejemplo 1 El tercer y cuarto carácter será 99, que define el Aumento ó Disminución de Efectivo de la actividad.
Estado de Cambio en el Patrimonio Neto Nos presenta las variaciones ocurridas en las distintas partidas patrimoniales, durante un período determinado. Formato del Estado de Cambio de Patrimonio Neto CODIGO NOMBRE
Código de la cuenta Descripción
NOMENCLATURA:
M N 99
: : :
Año anterior Año Actual Dos nueves al final; total Subgrupo
Para los montos requeridos en los campos a continuación, se ingresan las cantidades del período del año anterior. Los montos del movimiento del presente año se actualizan automáticamente desde el ingreso de los voucher. Ejercicio Flujo de Efectivo: El primer paso es registrar en el formato de presentación. CODIGO NOMBRE O100 ACTIVIDADES DE OPERACION O101 Cobranzas de clientes O102 Ingreso por venta de valores propios O103 Intereses y dividendos O104 Cobros de intermediación O105 Otros O106 O107 MENOS: O110 Pagos por compra de valores propios O111 Pagos de remuneraciones y beneficios sociales O112 Pago de tributos O113 Pagos a proveedores O114 Pagos por costos de intermediación y contribución O115 Pagos por intermediación O116 Otros O190 O199 AUM(DISM) DEL EFECTIVO PROV.ACTIVID.DE OPERACION O200 I100 ACTIVIDADES DE INVERSION I102 Ingresos por venta de inmueble, maquinaria y equipo I103 Otros ingresos de efectivo relativo a la actividad I105 I106 Menos: I107 Pagos por compra de inmuebles y equipos diversos I108 Otros I199 AUMENTO(DISM) DEL EFECTIVO PROV.ACT.DE INVERSION I200 F100 ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO F101 Ingresos por emisión de acciones o nuevos aportes F102 Ingresos por préstamos bancarios a corto y largo plazo F103 Ingresos proven emisión de bonos, hipot y otros F104 Otros ingresos de efectivo relativo a la actividad F105 F106 Menos: F107 Amortización de préstamos obtenidos F108 Pagos de dividendos y otras distribuciones F109 Otros pagos de efectivo relativos a la actividad
F110 F199 F200 F201 F202 F299 99 999 9999 C000 C001 C001 C100 C102 C103 C104 C105 C106 C107 C200 C201 C202 C203 C205 C300 C301 C302 C303 C310 C320 C399
AUMENTO(DISM) DEL EFECTIVO PROV.ACT.FINANCIAMIENTO SALDO DEL EFECTIVO AL INICIO DEL EJERCICIO Resultado por exposición a la inflación AUMENTO (DISMINUCION) DEL EFECTIVO SALDO DEL EFECTIVO AL FINALIZAR EL EJERCICIO Utilidad (perdida) del ejercicio Mas : Depreciación y amortización del periodo Provisión para beneficios sociales Pérdida en venta de inmuebles y equipos diversos Pérdidas por activos monetarios no corrientes Otros Menos: Utilidad en venta de inmuebles y equipos diversos Resultado por exposición a la inflación Ganancia por pasivos monetarios corrientes Cargos y abonos cambios netos en activo y pasivo (Aumento)disminución cuentas cobrar comerciales (Aumento)disminución cuentas por cobrar diversas (Aumento)disminución gastos pagados por anticipado Aumento(disminución) cuentas por pagar comerciales AUM(DISM) DEL EFECTIVO PROV.ACTIV.DE OPERACION
El segundo paso es actualizar los comprobantes . Se procederá a modificar los comprobantes que utilizaron la clase 10 para enlazar dichas cuentas al formato de Flujo de Efectivo, con la finalidad de obtener este por el método directo. Cuenta R.U.C. Libro Doc. Número F. Emi. F.Venc. M. T/C DEBE VOUCHER : 03 1 COBRANZA DE CLIENTES O101 1011 20704051 RI 001 27/01/98 27/01/98 S 2.7630 206,500.00 VOUCHER : 03 2 COBRANZA DE CLIENTES O101 1012 20704051 RI 002 28/01/98 28/01/98 D 2.7630 733,576.50
HABER 0.00 0.00
VOUCHER : 04 1 CANCELACION DE LETRA O113 1042 12345678 CH 00101 15/01/98 15/01/98 D 2.7440
0.00
411,600.00
VOUCHER : 04 2 CANCELACION DE LETRA O113 1042 12345678 CH 00102 17/01/98 17/01/98 D 2.7410
0.00
246,690.00
VOUCHER : 04 3
CANCELACION DE AGUA
O113
1041 12345678
CH 00103 17/11/98 17/11/98
S 2.7410
0.00
23,000.00
El tercer paso es emitir el informe de Flujo de Efectivo. Estado de Cambio en el Patrimonio Neto: El primer paso registrar los saldos del periodo anterior en el formato. Capital Social 663,700.00 Resultados Acumulados 122,500.00 El segundo paso emitir el informe. Se recomienda como practica realizar alguna operación que modifique la cuenta de patrimonio, y en el campo Código Financiero indicar la partida de este reporte que afectaría, posteriormente emitir el informe.
12.- Cuentas Corrientes(Bancos, Cuentas por Cobrar y Pagar). Es el análisis, gestión y mantenimiento de nuestras operaciones de cuentas por cobrar y/o pagar con personas naturales y jurídicas.
Mantenimiento de Cartera Esta opción es una de las mas importantes para mantener actualizados nuestros documentos, además de realizar la reprogramación de las cobranzas y pagos. El procedimiento a seguir es: Reprogramación de la Deuda. Seleccionar el documento a reprogramar, y colocar la nueva fecha de vencimiento, actualizando de esta manera en forma automática nuestro flujo de caja. Reclasificación del Estado de la Obligación Seleccionar el documento a reclasificar, e indicar el nuevo estado del documento; los estado son: Cartera, Descuento, Cob.Garantía, Cob.Libre, Protesto, Renovado y Otro Estado.
Cuentas Corrientes por Clientes, Proveedores y Otros Este informe nos muestra los saldos y detalle de cada código (proveedor / cliente) en Soles y Dólares ordenado por fecha de vencimiento, considerando todos los documentos registrados en el sistema.
Estado de Cuentas Informe que nos muestra en todo momento la situación de una cuenta en especial (facturas por pagar, letras, bancos..) ordenada por su fecha de vencimiento, mostrando toda la historia o solo los documentos pendientes. Este informe nos muestra solo las cuentas definidas como Bancos o Con Análisis en el Plan de Cuentas.
Análisis de Documentos Informe sobre la naturaleza y situación de un documento que fue ingresado al control de cuentas corrientes clasificado por cuenta mas código (proveedor /cliente). Nos permite evaluar las obligaciones por cobrar o por pagar. Puede solicitarse un informe de los documentos que se encuentran pendientes o un informe de todos los documentos inclusive los cancelados, permitiéndonos ver en forma detallada la utilidad o pérdida por diferencia de cambio de cada documento. Adicionalmente nos permite hacer un análisis de los documentos de un cliente específico ingresando el código de éste. Este informe se podrá emitir por: Pendientes Nos muestra sólo los documentos pendientes al mes de trabajo. Histórico Nos muestra todos los documentos registrados hasta el mes de trabajo. Mensual Nos muestra todos los documentos del mes de trabajo, como los documentos que se encuentran pendientes en los meses anteriores. Cancelados Nos muestra todos los documentos cancelados hasta el mes que se esté trabajando. Resumen Nos muestra un reporte de documentos pendientes con un solo registro por código de la utilidad o perdida por diferencia de cambio al mes de trabajo. Los documentos emitidos en dólares serán mostrados además en la columna de soles, siendo el saldo por cuenta igual al Mayor.
Flujo de Caja Herramienta que nos permite apreciar los ingresos y egresos de la empresa en función a los vencimientos de documentos ingresados al sistema. Este se informe se presenta en forma Diaria , Semanal o Mensual desde una fecha determinada, mostrando la cuenta Caja y Bancos y asimismo las cuentas que halla Ud. definido como Analítica en el Plan de Cuentas, con un máximo de seis períodos.
13.- Centro de Costos( Áreas de Negocio). Estado de Resultado de Gestión, que nos sirve para analizar, proyectos, sucursales, oficinas y otras áreas de negocio identificadas en la empresa controlando Ingresos y Egresos.
Centro de Costos La finalidad de este archivo es relacionar las cuentas de gastos e ingresos con un centro de costos o área de negocio al momento del ingreso de un voucher. El objetivo de esta estructura es poder determinar la utilidad y los gastos de cada una de éstas, así como su rentabilidad. Se definen los siguientes campos: CODIGO costos.
Se ingresan dos dígitos para el grupo y cuatro para el centro de
DESCRIPCION Se define el nombre del centro de costos.
Enlace con el Plan de Cuentas Se debe indicar que cuentas de registro solicitan que se valide el ingreso de un centro de costos, indicándole si dicha cuenta tiene característica de ganancia o pérdida.
Resultado Operacional Este es un Estado de Resultado clasificado por el centro de costos seleccionado, mostrándonos el saldo de cada cuenta como su detalle para el control. Informe Gerencial para la toma de decisiones, por Centro de Costo ó Área de Negocios.
Gastos x Centro de Costos Este informe tiene una presentación semejante al Resultado Operacional, mostrándonos todos los centros de costos asociados a una cuenta de gasto con su detalle para el respectivo control.
Saldos x Cuentas Nos presenta un reporte de saldos mensuales o acumulados, desde el mes de Apertura hasta Diciembre, para un determinado rango de Cuentas, muy utilizado para el análisis de las tendencias de los gastos y/o ingresos. Además podemos solicitarle que nos incluya los centros de costos asociados a cada una de estas cuentas. Ejercicio Centro de Costos Definir los centro de costos o áreas de negocio 10 TIENDAS 1001 Lima Cercado 1002 Miraflores Enlace con el Plan de Cuentas Se debe indicar a la cuenta de ventas que es de Ganancia Se debe indicar a las cuentas de gastos (clase 9) que son de Pérdidas Resultado Operacional Seleccionar el informe en Soles, Tienda Lima Cercado y sin rango de fechas, algunos resultados son: Total Ingresos
792,305.00
Total Egresos
521,681.92
Una vez comparado el informe presionar enter sobre alguna de las cuentas y pedir detalle de estas. Gastos por Centro de Costos Seleccionar el informe en Soles, Tienda Lima Cercado y sin rango de fechas, algunos resultados son: 1001 Tienda Lima Cercado
S/.
-21,681.92
Una vez comparado el informe presionar enter sobre alguna de las cuentas y pedir detalle de estas. Saldo por Cuentas Seleccionar el informe en Soles, desde la Cta 9421 a la 9661, Mensual, con Centro de Costos, algunos resultados son: 9436 Electricidad y Agua 9532 Comisiones
S/. S/.
19,492 2,190
14.- Presupuesto Operativo. Estimación de los ingresos y los gastos por meses para ser comparado con lo ejecutado en forma mensual y acumulada al mes de trabajo.
Creación de Presupuesto Este archivo nos permite guardar la información relacionada con los estimados de gastos aprobados por la Gerencia para el presente ejercicio, y nos va a servir para medir la marcha de la gestión económica y financiera de la empresa. Se definirán los siguientes campos: CODIGO Se define un código para la cuenta respectiva, utilizando dos dígitos para los grupos ejemplo Administración, Ventas y cuatro dígitos para la definición de cuentas. Para las cuentas de gastos se debe utilizar el prefijo E NOMBRE Se define el nombre de las partidas del presupuesto. MONTO Se ingresan los montos estimados en dólares para los meses de Enero a Diciembre. La moneda local es calculada por el sistema utilizando el tipo de cambio venta de fin de mes, ingresando en Tabla de Tipo de Cambio y Ctas.
Enlace con el Plan de Cuentas Se debe clasificar cada cuentas a nivel de registro que intervenga en el presupuesto.
Informe de Control Presupuestal Nos permite evaluar la situación real de nuestro presupuesto. Comparando lo presupuestado con lo ejecutado.
Ejercicio Presupuesto Operativo Definir las cuentas de presupuesto:
ENERO
1000 INGRESOS 1001 Ventas US$ 200,000 1002 Otros Ingresos US$ 0 E000 EGRESOS E100 Gastos Administrativos US$ 6,500 E200 Gastos de Ventas US$ 1,000
FEBRERO 220,000 0 6,000 1,000
Control Presupuestal Seleccionar el informe en Dólares, Mensual, algunos resultados son: Pre. Mes Real. Mes
: US$ 192,500 : US$ 281,090
15.- Activos Fijos. Bienes de uso destinados a la generación de utilidades en una empresa.
Archivo de Activos Fijos A través de esta pantalla se ingresan los datos relacionados a cada activo fijo. Los campos a registrar son: CODIGO DESCRIPCION ACTIVO ESTADO DEL ACTIVO FECHA DE ADQUISICION UBICACION CENTRO DE COSTOS MESES A DEPRECIAR. TASA DE DEPRECIACION VALOR RESIDUAL VALOR DE ADQUISICION CUENTA CONTABLE DEL ACTIVO CUENTA DEPRECIACION ACUMULADA CUENTA GASTO DE LA DEPRECIACION CUENTA EXCEDENTE DE REVALUACIÓN DEPRECIACION REVALUACION
Cálculo de la Depreciación Perdida generada por el uso, obsolescencia o insuficiencia de los bienes que forman parte de los activos fijos. El sistema genera el cálculo mensual de la depreciación de los activos fijos que se encuentren en estado activo generando un voucher automático por este concepto. Calc. : Botón que calcula la depreciación mensual. Cont. : Botón que genera el voucher contable en forma automática.
Cálculo de los Ajustes por Activo Procedimiento que sirve para corregir la desviación entre el valor histórico de los activos y su valor presente en función al IPM. El sistema genera el ajuste anual para cada activo considerando los factores del Calculo del R.E.I. Ejercicio Activos Fijo Definir el siguiente activo fijo como ejemplo: Código : 1000 MUEBLES Y ENSERES Fecha de Adquisición : 12/12/97 Estado : Activo Ubicación : Ventas Centro de Costos : Tienda Lima Cercado Meses a Depreciar : 01 Tasa de Depreciación : 20% Valor Residual : S/. 3,000.00 Cta del Activo : 3351 Monto del Activo : S/. 30,000.00 Cta de Dep. Acumulada : 393 Monto de Dep. Acumulada : S/. 0.00 Cta para el Gasto por Depreciación : 6811 Cta para el Excedente de Revaluación : 7781 Procesar : Depreciación - Revaluación Cálculo Mensual de la Depreciación Procesar el cálculo, los resultados para enero son: 1000 Muebles y enseres S/. 450.00 Cálculo Anual del Ajuste Este cálculo está enlazado con el calculo del REI, revise el siguiente tema y una vez que ingresados los factores de ajuste, debe cambiar al mes de diciembre y proceder con el cálculo.
16.- Cálculo del R.E.I. Procedimiento que sirve para corregir la desviación entre el valor histórico de los bienes y obligaciones no monetarias del contribuyente y los valores presentes, en función a la variación del índice de precios al por mayor (IPM)
Cuentas a Ajustar Se define la cuenta de Ajuste por Corrección Monetaria (ACM) que corresponde a la clase a la cual pertenece esta cuenta. Por ejemplo a la cuenta 201 Mercaderías, se ingresa en este campo la cuenta 208 Mercaderías ACM.
Registrar los factores del Ajuste En esta área se deben registrar los factores de ajuste para el calculo del R.E.I.
Cálculo del Ajuste por Corrección Monetaria El sistema realiza el cálculo de los ajustes por corrección monetaria tomando en cuenta los factores ingresados en la tabla de factores. Además le permite generar una hoja de trabajo sin necesidad de generar un voucher. Este proceso debe ser ejecutado al cierre de las operaciones del año, si tenemos que presentar un Balance ajustado a medio año se puede ejecutar pero debe tenerse la precaución de borrar el voucher generado al procesarlo nuevamente a fin de año. Calc. : Botón que calcula el R.E.I. Cont. : Botón que genera el voucher contable en forma automática. Ejercicio Cuentas a Ajustar Indicar en el Plan de Cuentas: Cuenta 2011 3321 3341 3932 3934 3935 5011 5911 5921
Cta de Ajuste 2081 3301 3301 3981 3981 3981 5081 5981 5981
Registrar los Factores de Ajuste: Indicar en la tabla el factor: 1.12 para Apertura 1.2 1.11 para Enero 1.1 La cuenta para el resultado del REI es 5981 Cálculo del Ajuste por Corrección Monetaria Proceder con el cálculo y emitir la hoja de trabajo para analizar los datos que conforman el Voucher Automático. Resultado del REI
S/. 36,060
17.- Seguridad de la Información. Opciones que se orientan a asegurar la integridad, operatividad y confidencialidad de los datos del sistema.
Creación de Usuarios Nos permite registrar a los usuarios definiendo las opciones donde tendrá acceso. Se definen los siguientes campos: CODIGO NOMBRE CLAVE
Se define un código para el usuario (5 caracteres). Se ingresa el nombre del usuario (30 caracteres). Se define la clave respectiva (5 caracteres).
Luego se define el acceso a cada uno de los ambientes del sistema. Por defecto no se tiene acceso a ningún modulo. Se recomienda ingresar a los usuarios del sistema con su respectiva clave, la que permitirá alimentar el Control de Auditoria, y recuerden eliminar la clave de demostración.
Bloqueo de Meses a trabajar Este utilitario le permite bloquear el ingreso a cualquier mes de trabajo. Utilizado para que los usuarios que tienen acceso a crear y/o modificar voucher, no realicen cambios en los meses que han sido analizados y presentado Balance.
Auditoria Esta opción nos permitirá tener un control de los usuarios del sistema, mostrando la fecha y hora en que se realizó los últimos cambios. La selección es la siguiente: USUARIO ORIGEN VOUCHER DEL ... AL ... Los datos que muestra son solo los del mes de trabajo. Ejercicio Usuarios Ingresar el siguiente usuario: Código : D100 Clave : D101 Nombre : Digitador 1 Acceso : Voucher Libro Diario Libro Mayor Balance 10 columnas Libro Compras Libro Ventas Libro retenciones Cierre de Mes Seleccionar el mes de Enero como cerrado e intentar modificar un voucher. Auditoria Seleccionar el Origen Compras, todos los usuarios y todo el rango de voucher.
18.- Integración con otros Sistemas. Formato de Importación de Datos La estructura de la base de datos estándar se muestra a continuación, si la base de datos es diferente se debe proceder a modificar el campo descripción para relacionar cada campo con el de la base de datos secundaria.
Item Campo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
VOU MESV CUENTA DEBE HABER GLOSA T TL NUMERO FECHA DOC FECHAD FECHAV TC MONEDA NETO NETO2 NETO3 CC FE RUC RS TIPO DI ATEN FONO CODIGO
Tipo
Ancho
Numeric Character Character Numeric Numeric Character Character Character Character Date 8 Character Date 8 Date 8 Numeric Character Numeric Numeric Numeric Character Character Character Character Character Character Character Character Character
4 2 10 15 15 30 2 1 11
Dec
2 2
2 12 1 15 15 15 4 4 8 30 1 40 20 15 8
7 2 2 2
Descripción numero de voucher mes de proceso cuenta contable monto al debe monto al haber comentario tipo de origen tipo de libro (C/V/R) numero del documento fecha del voucher tipo de documento fecha del documento fecha de vencimiento tipo de cambio moneda (S/D) monto neto monto opcional monto opcional código centro de costo código flujo de efectivo ruc razon social tipo de prov/cliente dirección atención teléfono código proveedor /cliente
Si el código de referencia (Proveedor / Cliente) no se encuentra registrado, el sistema lo ingresará de acuerdo a los datos proporcionados o de lo contrario los dejará en blanco.
Proceso de Importación de Datos Esta opción nos permite importar desde una base de datos con la estructura previamente definida. Además este proceso nos permite la integración del Sistema Siscont con otros sistemas o módulos como por ejemplo Facturación, Planillas y otros.
