SIGESP Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público Instructivo de Uso
INDICE CONSIDERCIONES GENER!ES INS"!CION #ODU #ODU!O !O 'SICS
CON$ CON$IG IGUR URC CIO ION N
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DE$I DE$INI NICI CION ONES ES
#ODU!OS PRINCIP!ES CON"'I!IDD P"RI#ONI! CON"'I!IDD PRESUPUES"RI DE GS"O #ODU!OS U(I!IRES SO!ICI"UD DE E)ECUCION PRESUPUES"RI ORDENES DE CO#PR CUEN"S POR PGR C) * 'NCO NO#IN IN"EGRDOR IN+EN"RIO PRO+EEDORES * CON"R"IS"S C"I+OS $I)OS CON"RO! DE +I"ICOS #ODU!OS DE SIS"E# PER"UR INS"! SEGURIDD $!U)O DE PROCESO
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PR PR#E #E"R "RI& I&C CIO IONE NES S
CONSIDERCIONES GENER!ES SIGE SIGESP SP es un sistem sistemaa integ integra rado do que simpli simplifi fica ca los los proc proceso esoss de gestió gestiónn admi adminis nistr trati ativa va en la organización. organización. Está conformado por una serie de módulos adaptable a cada ente, que gestionan diversas tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo. SIGE SIGESP SP a sido sido dise! dise!ado ado obse observa rvand ndoo las norm normas as legal legales es que rigen rigen la mate materia ria pres presupu upuest estar aria ia establecidas establecidas por la "ficina #acional de Presupuesto Presupuesto para las instituciones instituciones p$blicas %"#&P'E(, la )ey "rgá "rgáni nica ca de la &dmi &dmini nist stra raci ción ón *ina *inanc ncie iera ra del del Sect Sector or P$bl P$blic icoo y sus sus 'e 'egl glam amen ento tos, s, y demá demáss publicaciones de la +ontrolara General de la 'ep$blica , la "ficina #acional de +ontabilidad P$blica y la Superintendencia #acional de &uditora Interna.
Caracter,sticas del SIGESP •
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Solución adaptable a las necesidades y requerimiento del ente. -ódulos totalmente integrados. ise!ado ise!ado ba/o las e0igencias legales establecidas establecidas en la +onstitución #acional, #acional, la )ey "rgánica de &dministración P$blica, la )ey "rgánica de &dministración *inanciera del Sector P$blico, 'eglamentos y todas las providencias e instructivos emanados de la "#&P'E, SIGE+"*, "#+"P, +ontrolara General de la 'ep$blica. &ctualización constante del sistema de acuerdo a las nuevas e0igencias legales1tributarias. Interfaz gráfica intuitiva y fácil de usar. Sistema multiusuario, que permite definirlos. &cceso al sistema con claves de seguridad individuales. -á0ima seguridad y total confiabilidad de la información. -$lti -$ltiple pless repor reportes tes a la medi medida, da, e0po e0porta rtabl bles es a o/as o/as de cálc cálculo ulo elect electrón rónic icoo y form formato ato de documento portable %P*(. 2ecnologa de punta que permite un mane/o óptimo, rápido y seguro, acorde a los $ltimos avances. -ulti Empresa &rquitectura +liente3Servidor.
Re-uerimientos. Servidor •
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Procesador Pentium I4 en adelante o su equivalente isco uro S+SI 56 G7 y disco espe/o -emoria '&- 8 G7 Sistema "perativo 9 )inu0 %ebian, 'ed :at ;, "penSuse,
s 8666 Server o superior Gestor de 7ase de atos 9 -ysql ?.6 %)ibre(, Postgresql 5.6 %)ibre( , "racle ;.8 %Propietario( , &ny>ere ; %Propietario( Servidor =eb 9 )inu0 &pace , =indo>s IIS )engua/es9 P:P ?.6 con libreras para soporte de mane/ador de 7 elegido y mane/o de imágenes.
Estación de "raba/o Procesador Pentium II en adelante o su equivalente Sistema "perativo9 )inu0 %erian, s #avegador9 Internet E0plorer, -ozilla %firefo0 3 Ice>easel(, #etscape, "pera, Safari Plugin para apertura de documentos en formato portable %P*( •
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En -ue consistes la aplicación 0 como $unciona1. )a aplicación fue esarrollada esarrollada por la empresa SIGESP, +.&., ba/o la modalidad modalidad de Soft>are Soft>are )ibre, su código fuente %programación( esta estructurado en P:P y la información esta almacenada en en una 7ase de atos%mane/ador preferiblemente )ibre -ysql o Postgresql(. +omo dica aplicación es totalmente >eb o gráfica, no requiere ninguna instalación fsica en las estaciones de traba/o de los usuarios su implementación, su acceso y utilización están $nicamente supeditada a una cone0ión de red, en la )&# privada de cada ente, desde donde se e/ecutara la misma a trav@s del linA destinado por el administrador de red de cada ente. +omo pantalla inicial de la aplicación esta la bienvenida en la que se deberá seleccionar dos datos importantes para poder ingresar a la misma, los cuales son9 7ase de atos, que indicara a cual 7 se desea acceder %cada 7 sera un e/ercicio fiscal para el ente( y Empresa, que indica el ente del cual se llevara la gestión administrativa y contable, como la aplicación es multi1empresa se puede llevar la contabilidad a mas de un ente u organización dentro de una misma 7.
)uego de seleccionar el ámbito de operación se procederá a la autorización para acceder al sistema seg$n sea el privilegio de cada usuario, para lo cual ay que suministrar el nombre de usuario %login(, por por defe defect ctoo “admin” , y la contr contras ase! e!aa de acce acceso so %pass %pass>o >ord rd(, (, por por defe defect ctoo “admin” , como a continuación se observa9
Bna de las caractersticas de esta aplicación es su fle0ibilidad en los parámetros a utilizar, o sea que permite permite adecuarla adecuarla a los procedimientos procedimientos de cada ente dise!ándose de forma que se puedan configurar y adecuar los parámetros que se requieren para la gestión administrativa.
Iconogra2,a &l ingresar al sistema se presentara una pantalla con el men$, mediante iconos, de todos los módulos presente en la aplicación como se muestra a continuación9
En un principio todos lo usuario podrán visualizar el icono correspondiente a todos los modulo pero solo podrá acceder a aquellos módulos y funcionalidades que se le ayan definido en su perfil de usuario. Por otra parte, en todos las pantallas o formularios formularios de la aplicación aplicación se presentara una barra de iconos o erramientas que indicaran las acciones que se pueden e/ecutar en cada una de ellas. Esta barra, dado el caso, mostrara las siguientes acciones9
$ormularios de Registro de In2ormación. 3o/a en 'lanco. Para indicar nuevo registro, blanqueara datos de la pantalla. Disco. Grabar información nuevo o actualizar registro ya e0istente. !upa. para buscar registros ya e0istente mediante parámetros o filtros de b$squeda. E-uis. #otación para eliminar el registro actual. indicación ón de imprimi imprimirr en formato formato de documen documento to portab portable le %P*( %P*( el reporte reporte Impresora. indicaci correspondiente al formulario o proceso.
Cuadro Ro/o. 7otón para cerrar el formulario o pantalla.
Pantallas de Procesamiento de In2ormación. !upa. Para buscar registros e0istente y que serán ob/eto de alguna acción. Rueda Dentada. Icono para e/ecutar la acción sobre el o los registro%s( seleccionado%s(, esta acción puede puede ser9 procesar, procesar, aprobar, contabiliz contabilizar, ar, reversar, reversar, anular, etc., esto esto dependerá dependerá del modulo y pantalla donde se encuentre ubicado. Cuadro Ro/o. 7otón para cerrar el formulario o pantalla. Pantallas para emitir Reportes. indicación ón de imprimi imprimirr en formato formato de documen documento to portab portable le %P*( %P*( el reporte reporte Impresora. indicaci correspondiente.
Icono Icono de OpenO2 OpenO22ic 2icee Calc. Calc. Indica que el reporte seleccionado se puede e0portar a alguna aplicación de o/a de calculo electrónico como "pen"ffice +alc o -S E0cel. Cuadro Ro/o. 7otón para cerrar el formulario o pantalla.
INS"!CION Para la instalación de la aplicación se deben realizar tres pasos como se listan a continuación9 C. +reación de la 7 en el servidor de bases de datos seleccionado. Esto mediante el script sql de la base de datos vaca con la estructura y data necesarias para la instalación inicial y puesta en funcionamiento. El proceso se puede realizar desde una erramienta administrativa por e/emplo9 #*S4! dministrator5 #*S4! 6or7'enc85 p8p#0admin5 PGD#IN III5 p8pPgadmin5 etc9 8. +reación del directorio de ospeda/e del código fuente en el directorio de publicación de sitios del servidor >eb donde operara. )as actividades de esta operación dependerán del S" donde se e/ecuta el servidor =eb. Para servidores con S" G#B3)inu0 ebian o derivados, se debe crear una directorio en /var/www donde se descomprimirá el arcivo comprimido sigesp.tar.gz que contiene los arcivos fuentes de la aplicación. Se creara el árbol de todas las carpetas de los módulos que componen la aplicación. &l directorio creado se le deben dar atributos o propiedad al usuario que e/ecuta el demonio >eb, en este caso www-data. &
las
carpetas /var/www/sigesp/sno/txt/,
/var/www/sigesp/cxp/declaracioninformativa/, /var/www/sigesp/scb/reportes/cheques_configurable/ y /var/www/sigesp/cxp/retencionislr/ , se
otorgarán permisos de lectura y escritura. D. Se debe editar el arcivo sigesp_config.php del directorio /var/www/sigesp/ para configurar los parámetros de cone0ión a la 7 y el logo del ente, como se muestra a continuación9 deber ser %bicado en las carpetas@ /var/www/sigesp/shared/imagebanks/ y /var/www/sigesp/shared/class_folder/tcpdf/
El administrador de la red o de la unidad 2I+ de cada ente deberá configurar los servicios de #S para crear un nombre de sencillo para el linA de acceso por parte de los usuarios en sus estaciones de traba/o, por e/emplo9 getsion.ente.gob.ve o administracion.ente.org, etc.
#ODU!O CON$IGURCION % DE$INICIONES % PR#E"RI&CIONES 'SICS Este modulo de la aplicación es de suma importancia, ya que en el se deberá establecer desde un inicio la información para el adecuado funcionamiento. +uando se disponga a parametrizar la aplicación se deben tener claras las opciones que se desean establecer, para lo cual se debe acer en con/unto con personal de todas las áreas que dirigen la gestión del ente y as garantizar que la información seleccionada sea la correcta, ya que en la mayora de los casos esta información permanecerá inalterable durante todo el e/ercicio fiscal. Este -odulo contiene siete %65( opciones como se observa a continuación9
Sigesp Contabilidad Patrimonial : $iscal Presupuesto de Ingreso Presupuesto de Gasto Cuentas por Pagar Solicitud de E/ecución Presupuestaria Ordenes de Compra 'anco
Sigesp En esta opción se deben cargar información general sobre la gestión del Ente, como datos legales y financieros de su e/ercicio fiscal, como por e/emplo9 -odalidad de +ontabilidad y Presupuesto, etc.. Se debe suministrar la información que no podrá ser modificada una vez iniciado el procesamiento de información administrativa. Posee a su vez nueve %6;( formularios9 •
Procedencias, Bbicación Geográficas, Empresa, +omunidades, +ontrol #umero, Bnidad 2ributaria, +onsolidación, -oneda y +orreo Electrónico.
e los *ormularios nos centraremos en especificar el mas importante como lo es Empresa.
Empresa. en este formulario se definen todos los parámetros de los entes, a los cuales se gestionara la contabilidad o gestión contable. +abe se!alar que como la aplicación es -lti1 empresa puede e0istir mas de un ente registrado y para cada uno de ellos se deberá especificar los parámetros de funcionamiento. El formulario es tan e0tenso que lo dividiremos en secciones comenzando con9
Sección Datos Generales.
En la primera parte de esta sección podemos ingresar datos básicos del ente9 Codigo. #um@rico consecutivo asignado por la aplicación. Nombre. enominación completa del Ente, seg$n acta constitutiva. Nombre Resumido. Siglas. Dirección. omicilio *iscal. Ciudad. lugar de radicación legal. Estado. entidad federal de operación •
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&ona Postal. Seg$n lo indica IP"S2E). "el;2ono 0 $a<. RI$. 'egistro nico de Información *iscal seg$n lo indica el SE#I&2. NI". #umero de Identificación 2ributaria. Nro9 I+SS. #umero de control del ente seg$n lo indicado por I4SS. E%mail. correo institucional o de contacto del ente. 6ebsite. Sitio >eb del ente. !icencia. #umero de documento legal que acredite si es el caso de entes mercantiles. Organismo de dscripción. "rganismo superior al cual pertenece el ente, dado el caso.
)uego se presentan las opciones de 9 •
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Permitir cambio de Empresa. esto si se mane/a esquema multi1empresa. #ane/o de nticipo. si es poltica de la empresa dar anticipos en caso de pagos directos, de no ser as se mane/aran por los módulos correspondientes de cuentas por pagar. Permitir Presupuesto de Ingreso por Estructura. Por defecto la aplicación mane/a un solo plan de cuenta para el Presupuesto de Ingreso del ente. Si se tilda esta opción se permitirá incluir cuentas de presupuesto de ingreso en las estructuras presupuestarias definidas para cada ente.
Información de +onsolidación9 •
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Empresa -ue consolida. tildar esta opción en caso de mane/ar esquema mutli1 empresa y se quiera llevar una contabilidad centralizada al final del e/ercicio de todas las empresas. 'ase de Datos donde consolida. indicar el nombre de la 7 donde se quiere consolidar la contabilidad de las empresas en el caso que se utilice esquema mutli1empresa Código lterno de la Empresa.
'epresentante )egal9 estos datos se refieren a la empresa que se esta definiendo, no son obligatorios pero se aconse/a indicarlos para ser utilizados por la aplicación en los distintos reportes y cartas que genera la aplicación.
pellidos 0 Nombres C;dula de identidad "el;2ono Cargo
Sección Datos de la Gestión.
En la primera parte de esta sección encontramos Periodo9 •
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Periodo. *eca de inicio del e/ercicio fiscal del ente, por lo general 6C36C3FFFF, del a!o. +alidación. Se debe seleccionar como la aplicación validara la disponibilidad presupuestaria en las partidas, ay opciones9 Gen@rica, Especifica, Sub1 especfica y &u0iliar. No permitir generar SEP con 'ienes5 Servicios o Conceptos sin disponibilidad presupuestaria. &l tildar esta opción la aplicación validara seg$n lo indicado en el campo anterior y no permitirá realizar e/ecución de presupuesto sin disponibilidad.
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+alidar por el Programado. &l tildar esta opción la aplicación validara seg$n lo indicado en el campo +alidación y no permitirá realizar e/ecución de presupuesto que sobrepase lo programado mensual para cada partida dentro de una estructura presupuestaria. #eses biertos. -ientras el mes no est@ tildado la aplicación no permitirá realizar ninguna operación en ning$n modulo para ese mes en especifico. Puede ser utilizado como mecanismo de seguridad para resguardar que no se e/ecuten movimientos en los meses cuya gestión contable y presupuestaria este conciliada.
*ormatos9 esta sección es importante ya que indicara desde el inicio como se traba/aran las cuentas presupuestarias y contables, y su configuración no podrá ser modificada una vez que se aya iniciado el procesamiento de información para el e/ercicio fiscal en la aplicación. •
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Contabilidad Patrimonial o $iscal. se debe seleccionar la opción de contabilidad de acuerdo con las normas legales y contables que aplican para cada ente. Plan =nico. este campo indica la cantidad de dgitos y el formato que presentaran las partidas que conforman el plan $nico de cuentas presupuestarias a utilizar. El plan $nico de cuentas Presupuestarias viene precargado en la aplicación. P9 Gasto. este campo indica la cantidad de dgitos y el formato que presentaran las partidas que conforman el plan de cuentas presupuestarias de gasto personalizado para el ente, por e/emplo9 ;;;1;;1;;1;;, esto indica que utilizare un plan de cuentas de gastos con ; dgitos y en esa disposición 6C16C16C166. P9 Ingreso. este campo indica la cantidad de dgitos y el formato que presentaran las partidas que conforman el plan de cuentas presupuestarias de ingreso personalizado para el ente, por e/emplo9 ;;;1;;1;;1;;1;;;, esto indica que utilizare un plan de cuentas de ingreso con C8 dgitos y en esa disposición D6?1 6C16D16816C6. Contabilidad. este campo indica la cantidad de dgitos y el formato que presentaran las partidas que conforman el plan de cuentas contable personalizado para el ente, por e/emplo9 ;1;;1;;1;;1;;1;;1;;;, esto indica que utilizare un plan de cuentas contable con C dgitos y en esa disposición C1CC16C16C16C16C16C1 66C. El plan de cuentas Patrimoniales viene precargado en la aplicación.
gitos de +uentas9 en esta sección se indicaran los dgitos de inicios que identificaran las cuentas tanto contables como presupuestarias •
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D,gitos de Cuentas > Contabilidad General. se debe indicar cual sera el dgito de identificación de las cuentas de &ctivo, Pasivo, Ingreso, Gasto, 'esultado y +apital. Estos dgitos deberan ser apegados a las normas y recomendaciones de la "#+"P o pueden ser a/ustados a las polticas el ente. D,gitos de Cuentas % Presupuesto. se debe indicar cual sera el dgito de identificación de las cuentas de "rden, Gasto e Ingreso. Estos dgitos deberan ser apegados a las normas y recomendaciones de la "#+"P o pueden ser a/ustados a las polticas el ente. D,gitos de Cuentas > Contabilidad $iscal. se debe indicar cual sera el dgito de identificación de las cuentas de &ctivo, Pasivo, Ingreso, Gasto, 'esultado y +apital, tanto para :&+IE#& como para 2ES"'". Estos dgitos deberan ser apegados a las normas y recomendaciones de la "#+"P o pueden ser a/ustados a
las polticas el ente.
Sección Datos de la Gestión II.
En la primera parte de esta sección encontramos +uentas9 •
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Cuentas de Resultado. En esta opción se deberá indicar a la aplicación los n$meros de las cuentas contables de 'esultado del E/ercicio fiscal &ctual y 'esultado de E/ercicio fiscal &nterior. Estas cuentas son parte del plan de cuenta contable de cada ente y la aplicación las utilizara para acer el proceso de cierre de cada e/ercicio fiscal. Situación del "esoro. En esta opción se deberá indicar a la aplicación los n$meros de las cuentas contables si las mane/an dentro de su plan de cuenta y aplica a su forma de contabilidad. Con2iguración Estructura Presupuestaria o Program?tica. Se debe seleccionar la forma como se establecerá las estructura presupuestaria, esto
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dependerá de cada ente, se consta de dos opciones Por Programas o Por Proyectos. Numero de Nivel de la Estructura. Establece la cantidad de niveles que poseerá la estructura, este parámetro queda a la necesidad de cada ente y depende de lo seleccionado en la opción anterior. Estructura Presupuestaria. Se indicaran las denominaciones de los niveles, definidos anteriormente, que contendrá la estructura presupuestaria. #o confundir el nombre del nivel con los nombres de los proyectos o programas. Por e/emplo, si se escogió Presupuesto por Proyectos y se optó por tres %6D( niveles se podran asignar las siguientes denominaciones9 #ombre #ivel C Pro0ectos 0:o cciones Centrali@adas , #ombre #ivel 8 cciones Especi2icas, #ombre #ivel D ctividades. !ongitud del Código de la Estructura Presupuestaria. &qu se define la longitud que tendrá el código de cada nivel de la estructura presupuestaria. ebe indicarse una longitud por cada nivel que se definió con anterioridad. Este campo debe ser definido con e0actitud, ya que no podrá ser modificado una vez iniciado el proceso de carga de información en la aplicación.
En la segunda parte de esta sección encontramos +ompras9 •
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Partidas de Compras. En esta opción se deberá indicar los dgitos iniciales de las partidas que se utilizaran para la compra de bienes %consumibles o activos( y l para la contratación de servicios. Por e/emplo, se debe colocar en 7ienes 402,404 si en el ente se utilizan las partidas iniciadas con esos dgitos para la compra de los mismos y , Servicios 403 si en el ente se utilizan las partidas iniciadas con esos dgitos para la contratación de estos. Inicio de Contadores. Se debe especificar la numeración en la cual se iniciaran los contadores para9 "rdenes de +ompra, "rdenes de Servicios y Solicitudes de Pago. Por defecto estos documentos iniciaran en 6666666666C. Por e/emplo si se desea que las "rdenes de +ompra inicien en el numero 66666666C66 se debe colocar ;; en la casilla que corresponde. Permitir modi2icar las partidas en la imputación Presupuestaria. Por defecto la aplicación no permite que se modifiquen las partidas presupuestarias por donde se imputan los artculos o servicios al momento de registrar 'equerimientos de 2ramites &dministrativos %Solicitud de E/ecución Presupuestaria( u "rdenes de +ompra, si se desea permitir esto solo se debe tildar en cual documento se efectuara. Esta opción queda a criterio de cada ente.
Sección Datos de la Gestión III.
En la primera parte de esta sección encontramos Gasto9 •
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Código ONPRE signado a la Empresa. En este campo se deberá indicar el numero asignado por la "ficina #acional de Presupuesto. Este código es utilizado en los reportes del modulo +ontabilidad Presupuestaria de Gasto para emitir rendiciones de cuentas presupuestarias en formatos de los Instructivos emanados de la "#&P'E. #odalidad de pertura. Se indica la forma de apertura del presupuesto de Gasto del ente, la modalidad puede ser -ensual o 2rimestral. Saldos Iniciales. Se debe indicar los saldos para cada caso, solo se inicia la utilización de la aplicación con posterioridad al e/ercicio fiscal del ente.
En la sección siguiente encontramos datos SIGE+"*9 •
Código del Organismo. En este campo se debe indicar el numero asignado por la "#+"P para el Sistema Integrado de Gestión y +ontrol de las *inanzas P$blicas.
)as secciones subsiguientes se 'efieren a la Generación de +omprobantes de 'etención de Impuesto -unicipal, I4& e IS)'9 •
#ódulos donde se Generar?n. )a aplicación puede generar los comprobantes de retención de impuestos %municipales, I4&, IS)'( en los módulos de +uentas por Pagar%+FP( o +a/a y 7ancos. Por defecto se generaran en el modulo de +FP, ya que es en este donde se aplican las retenciones de ley al momento de recibir las facturas. Es poltica de cada ente como se generan los comprobantes de retención de impuesto. +alor inicial del Contador. Por defecto inician en el n$mero C, pero si se tienen comprobantes de retenciones previos se debe indicar el numero del ultimo comprobante impreso para que la aplicación lo tome como base. )a numeración de los comprobantes de 'etención de I4& cumplen con los parámetros e0igidos por el SE#I&2, es decir cuatro dgitos del a!o, dos dgitos del mes y oco dgitos para el consecutivo.
Sigue la sección +uentas por Pagar9 •
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Permitir #odi2icar I+ en la recepción de documentos. )a aplicación por defecto no permite modificar el monto del I4&, que calculo en la "rden de +ompra, cuando se esta recibiendo una factura. Si se tilda esta opción se podra modificar el monto a fin de que concuerde con lo e0presado en la factura. Contabili@ar Recepciones de Documentos. Se tilda esta opción si se requiere que se afecte la contabilidad con la recepción de las facturas, de lo contrario se causará el compromiso presupuestario y se afectará la contabilidad cuando se genera la Solicitud de Pago. Consolidar Comprobantes de Retención. Se tilda esta opción para que el sistema consolide en un $nico +omprobante de 'etención de Impuesto %-unicipal. I4&, IS)'( para todas las operaciones o facturas de un proveedor en el periodo que se requiera %Huincenal o -ensual(.
Sección +arta "rden9 •
'ene2iciario. Se debe indicar el beneficiario del ente que generara las +artas "rden o de compromiso de pago para se utilizadas en el -odulo de +uentas por Pagar y +a/a y 7anco.
Sección Datos de la Gestión I+.
En la primera parte de esta sección encontramos 7anco9 •
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Caducidad del C8e-ue. Se debe indicar la cantidad de das en el que el documento caducara, esta información saldrá impresa en el voucer del ceque automáticamente. Si se de/a en blanco no se imprimirá ninguna información. Generación de C8e-ues. Se escoger como se generaran los n$meros de documentos correspondientes a los ceques en el modulo +a/a y 7anco. Si se selecciona -anual se debe suministrar el numero al momento de emitir el ceque, si se selecciona &utomático se deberá cargar previamente las cequeras de cada cuenta en la opción 7anco del modulo de configuración y as estos se incluirán automáticamente en forma secuencial a la ora de emitir los ceques.
"tra parte de esta sección es +onfiguración del I4&9 •
#ane/o del I+. Se debe seleccionar como se afectara el I4& en la gestión del ente. El I4& puede ser afectado de dos formas9 Presupuestario, requiere que cada estructura presupuestaria contenga la partida presupuestaria y disponibilidad para poderlo e/ecutar y +ontable se puede utilizar la partida de I4& centralizada y afectarlo a nivel de asientos contables como un $nico gasto. Esta configuración solo se establece al inicio de la gestión y no podrá ser modificada durante el transcurso del e/ercicio fiscal.
Por ultimo en esta sección tenemos +onfiguración de los instructivos "#&P'E9 •
Instructivo. Se debe indicar que instructivos se mane/aran para rendir cuentas presupuestarias del ente por ante la "#&P'E.
)os otros formularios los indicamos a manera informativa9
Procedencias. Es la forma interna de identificar de donde provienen los comprobantes presupuestarios y contables dentro de la aplicación. )a codificación ya esta establecida para el buen funcionamiento de la aplicación pero estas pueden personalizarce seg$n la necesidad de cada ente.
Ubicación Geogr?2icas. Son formularios para el registros de Pases, Estados, -unicipios, Parroquias y +omunidades. )a aplicación tiene precargado cierta información a nivel general pero permite agregar y modificar para adaptarla a las necesidades particulares.
Control Número. En esta opción se pueden establecer n$meros de control personalizados para los documentos que mane/a el sistema como 2ramites &dministrativos, "rdenes de +ompra y Servicio, Solicitudes de Pago. 2ambi@n se pueden asignar n$meros de control especficos por documentos a los diferentes usuarios del sistema.
Unidad "ributaria. En esta opción se pueden establecer los valores nominales de las Bnidades 2ributaria establecidas por el Gobierno #acional a los fines de ser utilizadas por la aplicación para cálculos.
Consolidación. En esta opción se establece, de ser necesario, la 7ase de atos y Empresa que consolidara la +ontabilidad de un esquema mutli1empresa.
#oneda. En esta opción se definen las unidades monetarias que emplearan las empresa para registrar sus transacciones. Estas unidades monetarias deben ser apegadas a las leyes que regulan a cada ente.
Contabilidad Patrimonial : $iscal. En esta opción se configura información sobre el esquema de cuentas contables que se utilizaran para llevar la +ontabilidad del ente. Se debe establecer cuidadosamente el plan de cuentas contables personalizado, el cual que sera requerido por los demás módulos de la aplicación.
Posee a su vez nueve %6( formularios9 •
Plan de +uentas Patrimoniales, +atalogo de 'ecursos y Egresos, Plan de +uentas y +asamiento Presupuestario.
Plan de Cuentas Patrimoniales. en este formulario se definen todas las cuentas contables patrimoniales establecidas por la "#+"P para llevar la contabilidad de entes del sector p$blico. +abe se!alar que en la 7 viene precargado el plan de cuentas contables generales y padres que servirá de patrón para crear el plan de cuentas contable especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya e0istente si se requiere por alguna actualización eca por la "#+"P.
Catalogo de Recursos 0 Egresos. en este formulario se definen todas las cuentas presupuestarias establecidas por la "#&P'E para llevar la contabilidad presupuestaria de gasto y de ingreso de entes del sector p$blico. +abe se!alar que en la 7 viene precargado el plan de cuentas presupuestario general que servirá de patrón para crear el plan de cuentas presupuestario, tanto de gasto como de ingreso, especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya e0istente si se requiere por alguna actualización eca por la "#&P'E.
Plan de Cuentas. en este formulario se define el plan de cuentas contables personalizado para el ente, el mismo estará basado en el plan $nico de cuentas de la "#+"P como patrón.
+abe se!alar que la cantidad de dgitos del código contable esta predefinido por un formato que se indica, este formato fue indicado en el formulario de definición de la empresa. El proceso para crear las cuentas contables especificas consiste en seleccionar la cuenta padre aciendo clicA en la lupa que esta al lado del +ódigo contable de la cuenta a definir. Se abrirá un catalogo de las cuentas del Plan $nico contable para seleccionar la que servirá como gua.
Por e/emplo, si se requiere crear una cuenta contable para un banco publico, se escogerá la cuenta CCC6C686C como cuenta padre.
)uego se debe completar la cantidad de dgitos necesarios para cumplir con el formato establecido, y a su vez se debe personalizar la denominación acorde con la necesidad. En este formulario se podrán eliminar cuentas contables, siempre y cuando las mismas no posean movimientos dentro de la aplicación o est@n asociadas a otros procesos. El proceso se deberá realizar desde las cuentas especificas asta las cuentas padres, si se requiere. 2ambi@n se podrán modificar las denominaciones de las cuentas contables, tanto las especificas como las de nivel superior.
Casamiento Presupuestario. Esta opción nos permite asociar una%s( cuenta%s( presupuestaria%s( de ingreso o de gasto a una cuenta contable del plan de cuentas contables personalizado de cada ente. Esto con el ob/eto de que la aplicación se encargue automáticamente de acer los asientos presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
En primer lugar se agregan la%s( cuenta%s( presupuestarias en la columna de la izquierda y luego se ubican las cuentas contables del plan de cuentas definido en la opción anterior para ser asociada a su respectiva cuenta presupuestaria, esto dependerá o variara por cada ente. Se debe tener en cuenta que el formulario mane/a asta ?6 cuentas simultaneas, lo que indica que si se desean asociar mas de ?6 cuentas se deberá acer por grupos, grabando las primeras ?6 cuentas y luego se agregaran otras asta completar el numero total. Este proceso tambi@n puede ser realizado, y es lo recomendado, al momento de configurar la estructura presupuestaria del ente.
Presupuesto de Ingreso. En esta opción se debe definir la información sobre el presupuesto de ingreso para la gestión del Ente. Posee a un %6C( formulario9 •
Plan de +uentas.
Plan de Cuentas. Esta opción nos permite declarar el plan de cuentas presupuestario de ingresos que se utilizará en la gestión y a su vez asociarla a una cuenta contable del plan de cuentas contables personalizado de cada ente. Esto con el ob/eto de que la aplicación se encargue automáticamente de acer los asientos presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
En primer lugar se agregan la%s( cuenta%s( presupuestarias en la columna de la izquierda y luego se ubican las cuentas contables del plan de cuentas definido para ser asociada a su respectiva cuenta presupuestaria, esto dependerá o variara por cada ente. Se debe tener en cuenta que el formulario mane/a asta ?6 cuentas simultaneas, lo que indica que si se desean asociar mas de ?6 cuentas se deberá acer por grupos, grabando las primeras ?6 cuentas y luego se agregaran otras asta completar el numero total. El plan de cuentas presupuestarias de ingreso estará basado en el catalogo de 'ecursos y Egresos de la "#&P'E, el cual se pudo observar en la opción de +ontabilidad Patrimonial.
Presupuesto de Gasto. En esta opción se debe definir la información sobre el presupuesto de gasto para la gestión del Ente. Se definirán aspectos importantes para la forma de acer las imputaciones presupuestarias, as como las estructuras que se mane/aran a nivel de presupuesto.
Posee a su vez oco %65( formularios9 •
*uente de *inanciamiento, Estructura Presupuestaria, +asamiento Estructura Presupuestaria 1 *uente de *inanciamiento, Plan de +uentas, Bnidad &dministradora, Bnidad E/ecutora, 4alidaciones Presupuestarias y 2ipo de -odificaciones Presupuestarias.
$uente de $inanciamiento. Este formulario nos permite definir las fuentes de donde provienen los recursos que se distribuirán en el presupuesto de gasto del ente, pudiendo e0istir mas de una fuente de financiamiento.
Se debe indicar +ódigo, enominación y una breve e0plicación de la fuente de financiamiento.
Estructura Presupuestaria. En esta opción se definirá la estructura presupuestaria del ente en concordancia con su Plan "perativo y modalidad de llevar )a contabilidad Presupuestaria. Si en la sección de configuración de la empresa se selecciono la modalidad de Proyectos, se deberá definir las &cciones +entralizadas y Proyectos con sus respectivas acciones especificas que se allan planificado asta el nivel establecido, por el contrario si se escogió la modalidad de presupuesto por Programas se deben establecer los niveles correspondientes. El proceso de creación de la estructura se realiza desde el nivel superior a los niveles inferiores.
En primer lugar se define el #ivel superior y para este e/emplo se escogió la modalidad de Proyectos y3o &cciones +entralizadas. Código. campo alfanum@rico de longitud definida en la sección de configuración de empresa. Denominación. define el nombre que identificara al nivel superior. IntercompaAia. se tildara si el #ivel superior estar disponible para multi1empresa. Cuenta Contable. opcional si se tilda el campo de intercompa!ia. Pro0ecto : cción Centrali@ada. se debe escoger en que categora esta el #ivel superior a definir. •
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)uego de definir todos o al menos un nivel superior se deberá escoger sobre el cual se desea continuar traba/ando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro de el, como se indica9 Se deber acer clicA en el linA Ir a &cciones especificas para ingresar al siguiente formulario.
)uego se define el segundo nivel que corresponde al Proyecto y3o &cción +entralizada.
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Código. campo alfanum@rico de longitud definida en la sección de configuración de empresa. Denominación. define el nombre que identificara al 8do nivel.
Puede aber una o mas &cciones especificas por cada Proyecto y3o &cción +entralizada, por lo que deberá definirse cada una con el mismo procedimiento. Seguidamente al definir todas o al menos una acción especifica se deberá escoger sobre la cual se desea continuar traba/ando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro de ella, como se indica9 Se deber acer clicA en el linA Ir a "tros para ingresar al siguiente formulario.
)uego se define el tercer nivel que corresponde a la acción especifica de un Proyecto y3o &cción +entralizada.
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Código. campo num@rico de longitud definida en la sección de configuración de empresa. Denominación. define el nombre que identificara al Der nivel. $uente de $inanciamiento. se debe seleccionar a que fuente de financiamiento esta asociada la estructura que se esta definiendo.
Puede aber una o mas niveles por cada &cción especifica de cada Proyecto y3o &cción +entralizada, por lo que deberá definirse cada una con el mismo procedimiento.
Para regresar a los niveles superiores de la estructura presupuestaria se puede acer uso de los linAs Ir a cciones !specificas o Ir a "ro#ecto #/o cciones $entra%izadas .
Casamiento Estructura Presupuestaria % $uente de $inanciamiento. En esta sección se establecerá la asociación de cada estructura presupuestaria con su respectiva fuente de financiamiento. Esta opción se omitirá si se asocio la estructura a una fuente de financiamiento al momento de definirla. Se deberá seleccionar la estructura presupuestaria a la que se le asignara la fuente de financiamiento. Esta selección puede acerse nivel a nivel o en su defecto todos los niveles simultáneamente.
Posteriormente se debe acer clicA en el linA gregar &eta%%e '(ente 'inanciamiento para abrir el catalogo de las fuentes de financiamientos definidas anteriormente. Se puede agregar una o mas fuentes de financiamiento por cada estructura presupuestaria.
Plan de Cuentas. Sección donde se crea y se modifica el plan de cuentas presupuestaria de gasto personalizada que utilizara cada estructura antes definida. Se deberá seleccionar la estructura presupuestaria a la que se le asignaran las partidas presupuestarias de gasto. Esta selección puede acerse nivel a nivel o en su defecto todos los niveles simultáneamente. Bna vez seleccionada la estructura sobre la cual se desea traba/ar, se ace clicA en uno de los linAs9 )%an*(ear : Limpia las cuentas presupuestarias del formulario. gregar c(entas+ bre el catalogo del plan !nico de cuentas presupuestarias de gastos
propuestas por la "#$%& para seleccionar las que se incorporaran a las estructura que se esta traba'ando. )orrar odas+ (orra todas las cuentas presupuestarias, mostradas en el formulario, de la estructura seleccionada. gregar c(entas de ingreso+ bre el catalogo del plan !nico de cuentas presupuestarias de ingreso de la "#$%& para seleccionar las que se incorporaran a las estructura que se esta traba'ando. &sto siempre y cuando se halla configurado la opci)n de permitir cuentas de ingresos por estructuras en la secci)n de configuraci)n de empresas.
Bna vez que se alla completado de agregar las cuentas presupuestarias se deben asociar a la cuenta contable que le corresponda dentro del plan de cuenta contable del ente, previamente definido. Para ello se ará clicA en la lupa que esta en la columna cuenta contable del formulario, proceso que se repetirá por cada una de las cuentas presupuestarias es de acer notar que varias cuentas presupuestarias pueden ser asociadas a una misma cuenta contable. Se debe tener en cuenta que el formulario mane/a asta ?6 cuentas simultaneas, lo que indica que si se desean insertar mas de ?6 cuentas se deberá acer por grupos, grabando las primeras ?6 cuentas y luego se agregaran otras asta completar el numero total.
Unidad dministradora. En esta opción se definirán las unidades que conforman al ente, esta definición se ará basados en el organigrama del mismo.
Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre de la unidad administrativa a definir. Responsable. Persona encargada o titular de la unidad administrativa. Unidad Central. Se tilda la opción si es la unidad administrativa que centraliza todo el presupuesto.
Unidad E/ecutora. Se definirán, modificarán y eliminarán las unidades que tienen a cargo la e/ecución de un presupuesto y por lo tanto estarán asociadas a una%s( estructura%s( presupuestaria%s(. Se debe asociar la unidad e/ecutora a una unidad administradora. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre de la unidad e/ecutora a definir. Emite Re-uisición. Se debe tildar para garantizar que la unidad pueda solicitar e/ecución presupuestaria o requerir tramites administrativos. Unidad dministradora. Se debe seleccionar la unidad administradora encargada. gregar Estructura Presupuestaria. :aciendo clicA se abrirá el catalogo de las estructuras presupuestarias, previamente definidas, para escoger la o las que se asociaran a la unidad e/ecutora.
Cuentas por Pagar. En esta sección se debe definir la información sobre los procesos de cuentas por pagar del Ente. Se definirán aspectos importantes como las deducciones de ley, cr@ditos y tipos de documentos contables y presupuestarios que mane/ara la aplicación.
Posee a su vez cuatro %6( formularios9 •
educciones, +lasificador.
"tros
+r@ditos,
ocumentos
y
Deducciones. Se definirán, modificarán y eliminarán todas las deducciones o impuestos de ley que deba aplicar el ente, como 9 retenciones de impuestos municipales, I4&, IS)', etc.. Estas deducciones serán utilizadas en el modulo de +uentas por pagar al momento de acer las recepciones de documentos. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre de la deducción o impuesto a definir. B. Porcenta/e que corresponde a la deducción y que se aplica al monto. Código Contable. Se debe seleccionar la cuenta contable, definida en el plan de cuentas contables del ente, para registrar los asientos asociados a la deducción. Deducible. -onto que se deducirá al momento de su aplicación, esto si le concepto lo amerita. "ipo de Deducción. Se debe tildar una de las opciones que corresponda al tipo de deducción que se esta definiendo. Retención IS!R. Se deberá escoger el código de la tabla suministrada por el SE#I&2, la cual esta precargada, que corresponda con la deducción que se esta definiendo. Esto aplica para las deducciones de IS)', si se define otro tipo de deducciones se debvera escoger no ap%ica . $órmula. &l acer clicA en el botón fórmula se abrirá un asistente para construir el proceso de calculo de la deducción. )a formula debe constar de una variable estática, un operador y un valor, los cuales son incluidos al acer clicA en la tilde que los acompa!a. Bna vez construida la formula se deberá acer clicA en el linA 'etornar *órmula para regresar al formulario anterior.
"ipo de Persona. Se tildara a que tipo de personas %Jurdica o #atural( aplicara la deducción.
Otros Cr;ditos. Se definirán, modificarán y eliminarán todas los cr@ditos o impuestos de ley que deba cancelar el ente, como el I4&. Estos cr@ditos serán utilizados en los módulos de Inventario y +onfiguración a la ora de definir los bienes y servicios. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre del +r@dito o impuesto a definir. B. Porcenta/e que corresponde al impuesto y que se aplica al monto. El formulario variara el campo siguiente, dependiendo de como se alla configurado la modalidad del I4& en la sección de configuración de la Empresa. Si es modalidad I4& presupuestario9 Presupuesto. Se debe seleccionar la cuenta presupuestaria de gasto, definida en el plan de cuentas de cada estructura presupuestaria del ente, para cancelar el impuesto. Si es modalidad I4& contable9 Código Contable. Se debe seleccionar la cuenta contable, definida en el plan de cuentas contables del ente, para registrar los asientos asociados al impuesto.
!ibro de Compra. Se tilda la opción para registrar los asientos de impuestos en el libro de compra. $órmula. &l acer clicA en el botón fórmula se abrirá un asistente para construir el proceso de calculo del impuesto. )a formula debe constar de una variable estática, un operador y un valor, los cuales son incluidos al acer clicA en la tilde que los acompa!a. Bna vez construida la formula se deberá acer clicA en el linA 'etornar *órmula para regresar al formulario anterior.
Documentos. Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de documentos que se mane/aran a nivel de cuentas por pagar, y como estos afectaran al presupuesto y a la contabilidad del ente. Estos documentos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre del ocumento para control e insumo interno de la aplicación. Presupuestariamente. Se debe indicar como afectara la operación de orden de pago al presupuesto. Se puede seleccionar que el documento sea de9 +ausa, +ompromete y +ausa, #inguna o sin &fectación. Contablemente. Se debe indicar como afectara la operación de orden de pago a la contabilidad. Se puede seleccionar que el documento sea9 +r@dito o sin &fectación. "ipo de Documento. Solo se tildara para identificar a los documentos que se definan como anticipo de pago.
Solicitud de E/ecución Presupuestaria. En esta sección se debe definir la información sobre el documento que dará inicio al proceso administrativo dentro de la aplicación. Se definirán aspectos como la forma de afectar al presupuesto y los conceptos para la e/ecución del mismo. Este documento puede ser denominado Solicitud de e/ecución Presupuestaria, 2ramite &dministrativo o 'equisición de 7ienes3Servicios, eso dependerá de cada ente.
Posee a su vez dos %68( formularios9 •
2ipo y +oncepto.
"ipo. Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de 2ramites que se mane/aran en la aplicación para la e/ecución del presupuesto, y como estos afectaran al presupuesto del ente. Estos documentos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre del ocumento para control e insumo interno de la aplicación. E/emplos9 +ompras %7ienes activos3consumibles(, Servicios, 2ransferencias, "bras, etc. 2ectación Presupuestaria. Se debe indicar como afectara la operación de solicitud de tramite al presupuesto. Se puede seleccionar que el documento sea de9 Precompromiso, +ompromiso o sin &fectación. "ipo. Se tildara para identificar a los documentos que se definan como tramites de 7ienes %activos3consumibles( , Servicios, "tros %obras, transferencias,etc( o &yudas Económicas Personal.
Concepto. Se definirán, modificarán y eliminarán los conceptos para 2ramites que no est@n en la categora de 7ienes o Servicios y que comprometan directamente el presupuesto del ente. Estos conceptos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre del +oncepto que sera incluido en el tramite o requisición. Precio. Se debe indicar un precio de referencia para el concepto. Este precio puede ser modificado al momento de elaborar el tramite. Cuenta. Se asociara la cuenta presupuestaria de gasto por el cual la aplicación cargara
los movimientos por el concepto.
Observación. Se indicara cualquier comentario relevante acerca del concepto a definir. gregar Cargos. Se asociara el cargo o cargos %impuestos( que afectan al concepto y serán incluidos automáticamente al momento de realizar el tramite. Estos cargos o impuestos fueron previamente definidos en la sección de +uentas por Pagar K "tros +r@ditos.
Ordenes de Compra. En esta sección se debe definir la información sobre los parámetros a utilizar en el modulo de "rden de +ompra y Solicitud de E/ecución Presupuestaria. Se definirán aspectos como los servicios a contratar y clausulas de compra o contratación.
Posee a su vez cuatro %6( formularios9 •
2ipo de Servicios, Servicios, +lausulas y -odalidades de +lausulas.
"ipo de Servicios. Se definirán, modificarán y eliminarán las familias de Servicios que podrá contratar el ente. Estas familias o tipos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente y ya viene precargados algunas clasificaciones. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. #ombre del 2ipo de Servicio. Catalogo #ilco. Se debe indicar a que familia del catalogo -I)+" pertenece, de mane/ar esta categorización %opcional(. Servicios. Se definirán, modificarán y eliminarán los Servicios que podrá contratar el ente y serán incluidos en el detalle de los tramites.
Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. "ipo. Se debe asociar a un 2ipo de Servicio. Denominación. #ombre del Servicio. Precio. Se debe indicar un precio de referencia para el servicio. Este precio puede ser modificado al momento de elaborar el tramite o al momento de realizar la orden de servicio para su contratación. Cuenta. Se asociara la cuenta presupuestaria de gasto por el cual la aplicación cargara los movimientos por el servicio. gregar Cargos. Se asociara el cargo o cargos %impuestos( que afectan al servicio y serán incluidos automáticamente al momento de realizar el tramite. Estos cargos o impuestos fueron previamente definidos en la sección de +uentas por Pagar K "tros +r@ditos.
'anco. En esta sección se debe definir la información sobre los parámetros a utilizar en el modulo de +a/a y 7anco. Se definirán aspectos como 7ancos y cuentas del ente, cequeras y colocaciones.
Posee a su vez oco %65( formularios9 •
7anco, 2ipo de +uenta, +uenta 7anco, +equera, 2ipo de +olocación, +olocación, +oncepto de -ovimientos y &gencias.
'anco. Se definirán, modificarán y eliminarán las Entidades *inancieras con las que tiene relación el ente.
Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Nombre. Identificación de la entidad financiera. Dirección. omicilio *iscal del 7anco. Gerente. Se debe indicar nombre del gerente de la entidad financiera. "el;2ono. #óvil de Contacto. #umero del tel@fono celular. email. buzón de correo electrónico. Código de Sudeban. #umero de control de Sudeban. "esorer,a Nacional. Si el ente definido es perteneciente a la 2esorera #acional de la 'ep$blica. "ipo de Cuenta. Se definirán, modificarán y eliminarán los tipos de cuentas bancarias que podrá mane/ar el ente. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador interno de la aplicación, es numero consecutivo auto generado. Denominación. Identificación del tipo de cuenta bancaria.
Cuenta 'anco. Se definirán, modificarán y eliminarán las cuentas bancarias que posea o requiera el ente. Se debe suministrar información sobre9
Código. Identificador de la cuenta, es num@rico y puede ser suministrado por el usuario. +om$nmente se utiliza el código de la cuenta. Denominación. Identificación de la cuenta bancaria. Cta9 E
#ODU!O CON"'I!IDD P"RI#ONI! Gestiona el registro de datos y proporciona información acerca de la gestión financiera de la organización. )as operaciones se pueden registrar de forma directa y a trav@s de los módulos au0iliares. En este $ltimo caso, la unidad de contabilidad centra sus actividades en revisar, cequear, verificar y e0aminar todos los movimientos y registro.
Reportes Generados Estándars 7alance general 7alance de comprobación Estado de resultados -ayor analtico •
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+omparados 7alance general *orma 6LC5 Estados de resultados *orma 66M "rigen y aplicación de fondos *orma 6LC; Inversiones *orma 6LC •
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)istados +omprobante *ormato C *ormato 8 Plan de cuentas Plan $nico de cuentas -ovimiento del mes •
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entro de la estructura de arcivos del sistema este modulo tiene sus arcivos fuentes en la siguiente carpeta9 3var3>>>3sigesp3scg Este -odulo contiene cuatro %6( procesos como se observa a continuación9
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+omprobante +ontable, +omprobante +ierre de E/ercicio, Programación de 'eportes y Programación de 'eportes "&*
#os centraremos en los dos primeros procesos que son los de mayor utilidad para entes del sector p$blico.
Comprobante Contable. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de comprobantes y asientos contables que se realizan directamente a los libros de contabilidad del ente. Permite visualizar comprobantes contables creados por los módulos au0iliares del sistema. +ampos del *ormulario9
Procedencia. Identificador interno de la aplicación que indica donde fue creado el comprobante. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento contable. Comprobante. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado. Descripción. 'eferencia o +oncepto del comprobante contable. "ipo. 2itular %Proveedor o 7eneficiario( a nombre de quien estará el comprobante. Por defecto ing(no.
En la sección de etalles +ontables se asignaran las cuentas contables, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Código Contable. Se selecciona la cuenta, del plan contable del ente, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Se selecciona como sera afectada la cuenta, por el debe o por el aber. #onto. +antidad que afectara a la cuenta. Se agregaran o eliminaran cuentas en orden ascendente mediante los linAs gregar &eta%%e / !%iminar &eta%%e. Se debe verificar que la iferencia entre las columnas del DE'E y el 3'ER sea cero %6( para poder guardar el comprobante.
Comprobante Cierre de E/ercicio. Este proceso permite la creación del comprobante contable de cierre del e/ercicio fiscal, el cual se e/ecutara una vez se alla acordado con el departamento administrativo. Para que se pueda e/ecutar este proceso previamente se debe realizar el +ierre Presupuestario del E/ercicio en el -odulo de +ontabilidad Presupuestaria de Gasto. Su e/ecución inabilita la realización de movimientos posteriores en la contabilidad del ente. Para su e/ecución solo se debe acer clicA en el botón de proceso como lo indica la figura. Se generara automáticamente el asiento y se podrá imprimir el mismo en la opción de reportes.
#ODU!O CON"'I!IDD PRESUPUES"RI DE GS"O Gestiona las tareas y proporciona información de la e/ecución fsica financiera del presupuesto. )as operaciones se pueden registrar de forma directa ó a trav@s de los módulos au0iliares. 'eportes Generados por el Sistema Estándar &cumulado por cuentas &cumulado por cuentas -ayor analtico )istado de apertura -odificaciones presupuestaria aprobadas -odificaciones presupuestaria no aprobadas +omprobante isponibilidad presupuestaria )istado de cuentas presupuestaria "tros istribución mensual de presupuesto Bnidades e/ecutoras E/ecución de compromiso +ompromiso causado +ompromiso causado parcialmente +ompromiso causado no pagados "peración por especifica E/ecutado por partida +omparados Instructivo 6 Presupuesto de ca/a *orma 668 E/ecución financiera de los proyectos3acciones centralizadas del ente *orma 66? E/ecución financiera trimestral del presupuesto de gasto *orma 66L •
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Instructivo 6? E/ecución financiera mensual del presupuesto de gasto *orma 6?6D Estándar &cumulada E/ecución *inanciera de los proyectos del ente *orma 6?C E/ecución *inanciera de los proyectos del ente *orma 6?CM E/ecución *inanciera de las acciones centralizada del ente *orma 6?CL E/ecución *inanciera de las acciones especificas *orma 6?C5 Instructivo 6L 'esumen del presupuesto de gasto por partida *orma 6L6 'esumen del presupuesto a nivel de proyecto y acciones centralizadas *orma 6L6? E/ecución *inanciera del presupuesto de gasto *orma 6L6L Presupuesto de ca/a *orma 6LCL •
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entro de la estructura de arcivos del sistema este modulo tiene sus arcivos fuentes en la siguiente carpeta9 3var3>>>3sigesp3spg Este -ódulo contiene oco %65( procesos como se observa a continuación9
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&pertura, +omprobantes, -odificaciones Presupuestarias, 2ransferencias Intercompa!ias, 'everso3+ierre de Presupuesto, Eliminar +omprobantes, Programación de 'eportes y -odificación del Presupuesto Programado
#os centraremos en los procesos de &pertura, +omprobantes, -odificaciones y +ierre de Prepuesto.
pertura. Este proceso permite el ingreso de los montos a las partidas presupuestarias de gasto para cada estructura. )a modalidad de apertura depende de lo que se configure en la sección de Empresa, pudiendo ser -ensual o 2rimestral. +ampos del *ormulario9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. $ec8a. Es la indicada al momento de configurar la empresa como feca de inicio del periodo. Distribución. -odalidad para acer la distribución o programación del monto asignado a cada partida. Si se selecciona utom*tico, se dividirá el monto asignado a cada partida entre C8 meses. Si se selecciona +anual, se debe asignar el monto por cada mes. Bna vez seleccionada la estructura presupuestaria, en la sección "! se desplegarán las partidas presupuestarias definidas en el plan de cuentas y se procederá a introducir el monto correspondiente a cada partida en la columna de signacin .
Comprobante de E/ecución $inanciera. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de comprobantes o asientos que afectan directamente la e/ecución fsica financiera del presupuesto del ente. +ampos del *ormulario9
Procedencia. Identificador interno de la aplicación que indica donde fue creado el comprobante. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento presupuestario. Comprobante. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado. Rendición de $ondos. Se tilda para identificar operaciones presupuestarias de este tipo. Descripción. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario. "ipo. 2itular %Proveedor o 7eneficiario( a nombre de quien estará el comprobante. Por defecto ing(no.
$uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que estarán involucrados en el comprobante presupuestario. En la sección de &gregar etalle Presupuestario se asignaran las cuentas de gasto, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Se selecciona como sera afectada la cuenta a nivel presupuestario, puede ser9 Pre1 +ompromiso, +ompromiso Simple, +ompromiso Gasto +ausado, Gasto +ausado, Gasto
+ausado Pago, Pago, +ompromiso +ausado Pagado .
#onto. +antidad que afectara a la cuenta.
#odi2icaciones Presupuestarias. Este proceso permite la e/ecución de variaciones en el presupuesto del ente mediante la creación, modificación y eliminación de los siguientes subprocesos9 •
'ectificaciones, Insubsistencias, 2raspasos y +r@ditos &dicionales.
Recti2icaciones. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de incrementos de cr@ditos presupuestarios que se acuerdan a los proyectos y3o acciones centralizadas del ente para gastos necesarios no previstos o que resulten insuficientes. )a fuente de financiamiento es la partida N'ectificaciones al PresupuestoN prevista en la )ey de Presupuesto anual. +ampos del *ormulario9
Procedencia. Identificador interno de la aplicación que indica donde fue creado el comprobante. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento presupuestario. Número de #odi2icación. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado. Concepto de la #odi2icación. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario. $uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que estarán involucrados en el comprobante presupuestario. Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara la rectificación presupuestaria.
En la sección de &gregar a cuentas de 'ectificación Presupuestaria se asignaran las cuentas que son el origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Por defecto es &I de disminución de recursos presupuestarios. #onto. +antidad que afectara a la cuenta. En la sección de &gregar a "tras cuentas se asignaran las cuentas que recibirán los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Por defecto es de aumento de recursos presupuestarios. #onto. +antidad que afectara a la cuenta. Insubsistencias. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificación presupuestaria mediante la cual se anulan, total o parcialmente, los cr@ditos no comprometidos acordados a los proyectos y3o acciones centralizadas del ente, constituye una de las
modificaciones que provoca reba/a a los cr@ditos del presupuesto de gastos. +ampos *ormulario9
del
Procedencia. Identificador interno de la aplicación que indica donde fue creado el comprobante. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento presupuestario. Número de #odi2icación. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado. Concepto de la #odi2icación. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario. $uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que estarán involucrados en el comprobante presupuestario. Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara la modificación presupuestaria. En la sección de &gregar etalle de Gasto se asignaran las cuentas que son ob/etos de reba/a a los cr@ditos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Por defecto es &I de disminución de recursos presupuestarios. #onto. +antidad que afectara a la cuenta.
"raspasos. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificación presupuestaria mediante la cual se realiza reasignación de cr@ditos presupuestarios entre partidas gen@ricas, especficas y subespecificas de un mismo proyecto y3o acción centralizada del ente, que no afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto gasto. +ampos *ormulario9
del
Procedencia. Identificador interno de la aplicación que indica donde fue creado el comprobante. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento presupuestario. Número de #odi2icación. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado. Concepto de la #odi2icación. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario. $uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que estarán involucrados en el comprobante presupuestario. Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara el traspaso presupuestario. En la sección Partidas +edentes se asignaran las cuentas presupuestarias que son el origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Por defecto es &I de disminución de recursos presupuestarios.
#onto. +antidad que afectara a la cuenta. En la sección Partidas 'eceptoras se asignaran las cuentas que recibirán los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Por defecto es de aumento de recursos presupuestarios. #onto. +antidad que afectara a la cuenta. Se debe tomar en cuenta que el proceso de traspaso puede tener varias formas de estructurarse entre las Partidas +edentes y 'eceptoras, estas pueden ser9 e una a una, e una a varias, e varias a un o en su defecto de 4arias a 4arias. )o mas importante que se debe prever es que el monto total de las partidas +edentes debe ser igual al monto de las partidas 'eceptoras.
Cr;dito:Ingreso dicional. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificación presupuestaria mediante la cual se realiza incrementos a los cr@ditos presupuestarios que se acuerdan a los proyectos y3o acción centralizada del ente. +ampos *ormulario9
del
Procedencia. Identificador interno de la aplicación que indica donde fue creado el comprobante. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento presupuestario.
Número de #odi2icación. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicación autogenerara un código consecutivo basado en el ultimo registrado. Concepto de la #odi2icación. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario. $uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que estarán involucrados en el comprobante presupuestario. Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara el cr@dito o ingreso adicional. En la sección &gregar etalle de Gasto se asignaran las cuentas presupuestarias que recibirán los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. Por defecto es de aumento de recursos presupuestarios. #onto. +antidad que afectara a la cuenta. En la sección de &gregar etalle +ontable se asignaran las cuentas contables para registrar el origen de los recursos, montos y operación que formaran parte del comprobante9
Cuenta Contable. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta contable, que sera ob/eto de la operación. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante. Operación. +omo se afectara la cuenta por el &!)! o por el 1)! #onto. +antidad que afectara a la cuenta.
Reverso:Cierre Presupuesto de Gasto. Este proceso permite e/ecutar el cierre del presupuesto de gasto para el e/ercicio fiscal, operación que impide que se e/ecuten movimientos posteriores a ella. Se e/ecuta aciendo clicA en el botón central de la pantalla “$! "!"! &! ”
Este proceso se puede reservar en la misma opción aciendo clicA en el botón central de la pantalla “!5! $I!! "!"! &! ”
#ODU!OS U(I!IRES #ODU!O SO!ICI"UD DE E)ECUCION PREUPUES"RI 'egistra los pre1compromisos referentes a la adquisición de bienes y servicios y asignaciones de obras o servicios que as lo requieran por la comple/idad de los casos. e igual manera registra los compromisos en aquellos casos de actos con contraprestación cumplida o por el envo de transferencias. Se integra con los módulos de compras, obras y contratos, ordenación de pagos, contabilidad presupuestaria y financiera. )os arcivos fuentes de este modulo, as como sus reportes se encuentran en9 :var::sigesp:sep Este -ódulo contiene oco %6D( procesos como se observa a continuación9 •
'egistro, &probación y &nulación
Registro. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de 'equisiciones, 2ramites o Solicitudes para la compra de bienes, contratación de servicios y3o inicio de compromisos por otros conceptos %obras, transferencias, etc( que requieran acer las diferentes unidades e/ecutoras de presupuesto dentro del ente. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro, &probado y Procesado. +ódigo de Solicitud. #umeración del documento, es un numero consecutivo y auto generado por la aplicación.
$ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento. "ipo. Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite. Esta tipologa se a declarado
previamente en el -odulo +onfiguración e su sección de Solicitud de E/ecución Presupuestaria. ependiendo de la tipologa seleccionada el formulario cambiara los campos a registrar. +uando la tipologa sea de +ompra se puede indicar si la compra sera de9 -ateriales y3o Suministros o de un &ctivo.
Unidad E/ecutora. Se selecciona la unidad e/ecutora, incluyendo la estructura presupuestaria, que generara el tramite. $uente de $inanciamiento. Se selecciona la fuente de recursos para el tramite. Destino. Se selecciona el titular %proveedor o beneficiario( con el cual se ará la tramitación. Este campo solo sera llenado en los casos que los tramites comprometan directamente el presupuesto, por e/emplo en transferencias. Concepto. +ampo para descripción detallada del ob/eto de la solicitud, tramite o requisición. En la sección &gregar etalle, se pueden suceder tres casos dependiendo de lo seleccionado en el campo "ipo , pudendo ser +ompra, Servicio o +oncepto, y se agregaran el o los bienes, servicios o conceptos que sean ob/eto del tramite9
ado el caso se procede a acer clicA en el linA para acceder al catalogo de 7ienes, Servicios o +onceptos, previamente definidos es sus respectivos módulos. +omo e/emplo se accedió al catalogo de bienes, en un tramite de compras. Se puede observar el listado de bienes disponibles, con la peculiaridad de estar bienes en fondo azul y otros en fondos blancos. El color azul nos indica que son bienes, servicios o conceptos que pueden ser requeridos por la antes nidad !6ec(tora seleccionada, ya que las partidas presupuestarias por las que se imputaran están contempladas en la estructura presupuestaria correspondiente. Por el contrario no se podrá tramitar los bienes, servicios o conceptos que est@n en fondo blanco.
:aciendo clicA en la tilde, al final de cada renglón, se irán insertando los bienes, servicios o conceptos en el formulario del tramite. Bna vez seleccionado el o los bienes, servicios o conceptos, se debe indicar la cantidad de cada renglón. En cuanto al precio unitario de cada renglón el formulario se actualizara con el precio apro0imado con que se definió el bien, servicio o concepto, pudiendo ser modificado por el usuario. Si el renglón es afectado por alg$n impuesto o cargo el formulario ará los cálculos de forma automática. Por $ltimo de sebe guardar la Solicitud, 'equisición o 2ramite, e imprimir el mismo para proceder a su gestión.
probación. Este opción permite la aprobación para proseguir con la gestión del documento de requisición, solicitud o tramite, as como tambi@n el reverso de aprobación para modificar alg$n documento. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &probar o 'eversar &probación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. D. Se tildará el o los documentos a aprobar o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
nulación. Este opción permite la anulación del documento de requisición, solicitud o tramite, as como tambi@n el reverso de su anulación. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &nular o 'eversar &nulación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para anular3reversar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos.
D. Se tildará el o los documentos a anular o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
#ODU!O SO!ICI"UD DE E)ECUCION PREUPUES"RI Este módulo facilita los trámites para las adquisiciones. Incluye opciones el análisis de cotizaciones, emisión de órdenes de compras o servicios, verifica de manera automática la e0istencia o no de disponibilidad presupuestaria, y genera el registro del compromiso en contabilidad presupuestaria en forma automática, imprime y emite la orden de compra o servicio de acuerdo con las e0igencias de la institución. 'eportes Generados •
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"rden de compra Solicitud de cotizaciones 'egistro de cotizaciones &nálisis de cotizaciones
Bbicación de arcivos fuentes del módulo9 :var::sigesp:soc Se puede acer el procedimiento de compra de bienes o contratación de servicio por dos vas. Bna a trav@s del análisis de cotizaciones y la otra directamente desde una Solicitud de E/ecución Presupuestaria9
Caso Solicitud de Coti@aciones Solicitud de Coti@aciones. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de solicitudes de cotizaciones a proveedores, basadas en una requisición o solicitud de e/ecución presupuestaria. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro y Procesado. +ódigo de Número. #umeración del documento, es un numero consecutivo y auto generado por la aplicación.
$ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento. "ipo. Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite %7ien o Servicio(. +uando la tipologa sea de bien se puede indicar si la compra sera de9 -ateriales y3o Suministros o de un &ctivo. Concepto. +ampo para descripción detallada del ob/eto de la solicitud, tramite o requisición. Unidad sociada. +ampo que indica la Bnidad E/ecutora y la Estructura Presupuestaria del documento. Observación. +ampo para indicar alg$n comentario adicional sobre el tramite. Personal. Seleccione la persona, del listado de nomina, que esta originando la solicitud de cotización. "el;2ono. Indicar un numero de contacto de la persona que emite la solicitud de cotización. $a<. #umero de fa0 de la institución. Solicitud de E/ecución Presupuestaria. Este enlace abre el catalogo de requisiciones o solicitudes, con estatus de procesadas, disponibles para comenzar el proceso de compra o contratación. +uando se seleccione la solicitud a procesar se cargaran los datos de la misma en el formulario. En la sección &gregar Proveedor, se agregaran el o los proveedores a los que se les solicitara cotización de los bienes o servicios que sean ob/eto del tramite9 )os proveedores deben estar previamente definidos en el modulo 'egistro de Proveedores y +ontratistas. Bna vez completada toda la información se procede a guardar la solicitud de cotizaciones para posteriormente imprimirla%s(.
Registro de Coti@aciones. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de registros de cotizaciones suministradas por los proveedores a petición del ente, basadas en una solicitud de cotización. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro y Procesado. Número. +ódigo de #umeración del documento, es un numero consecutivo y auto generado por la aplicación.
$ec8a. indica la feca de registro del documento. "ipo. Se selecciona de que tipo es el requerimiento o tramite %7ien o Servicio(. Seleccionar el Proveedor. proveedor que esta emitiendo la cotización o presupuesto.
Observación. +ampo para indicar alg$n comentario adicional sobre el tramite. $orma de Pago. +ampo para indicar la forma de pago propuesta por el proveedor. Pla@o de Entrega. El tiempo de entrega del bien o servicio estipulado por el proveedor. En la sección &gregar Solicitud de +otización, se agregara la solicitud de cotización que fue enviada al proveedor y que origino la cotización que se esta registrando. &l seleccionar la Solicitud de +otización se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados a ella para proceder a modificar los precios con los montos reales suministrados por el proveedor en su cotización o presupuesto. Bna vez completada toda la información se precede a guardar la cotización.
nalisis de Coti@aciones. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de análisis de cotizaciones para proceder a seleccionar el proveedor al que se le ad/udicara la compra de bien o contratación de servicio, basadas en una solicitud de cotización. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro y Procesado. Nro n?lisis. +ódigo de #umeración del documento, es un numero consecutivo y auto generado por la aplicación.
$ec8a. indica la feca de registro del documento. Observación. +ampo para indicar alg$n comentario adicional sobre el tramite. En la sección &gregar +otización, se agregaran las cotizaciones enviadas por proveedores que se desean analizar y que est@n asociadas a una solicitud de cotización especifica. &l seleccionar las +otización se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados a ella para proceder a asignar los renglones a los proveedores. Si son dos o mas renglones y se asignan a proveedores diferentes se generaran automáticamente tantas ordenes de compra o servicio como proveedores allan sido seleccionados. Bna vez completada toda la información se procede a guardar el análisis de cotizaciones para posteriormente imprimirlo.
probación de nalista de Coti@aciones. Este opción permite la aprobación para proseguir con la gestión del análisis de cotizaciones, as como tambi@n el reverso de aprobación para modificar alg$n documento. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &probar o 'eversar &probación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. D. Se tildará el o los documentos a aprobar o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
Generación de Orden de Compra. Este opción permite la creación de las ordenes de compra o servicio que se asignan mediante los análisis de cotizaciones. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos generar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Caso Directo a Orden de Compra Registro de Ordenes de Compra. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de "rdenes de +ompra o Servicio a proveedores, basadas en una requisición o solicitud de e/ecución presupuestaria. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro, Emitida, Emitida %&probada(, +omprometida %Procesada( y &nulada. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento. "ipo. Se selecciona de que tipo sera la "rden %7ien o Servicio(. +uando la tipologa sea de bien se puede indicar si la compra sera de9 -ateriales y3o Suministros o de un &ctivo. Número de Orden. +ódigo de #umeración del documento, es un numero consecutivo y auto generado por la aplicación. Este identificador es independiente para "rdenes de +ompras o Servicios. Proveedor. Seleccionar, del catalogo de proveedores, al que se le asignara la "rden de +ompra o Servicio. Solicitud de E/ecución Presupuestaria. Este enlace abre el catalogo de requisiciones o solicitudes, con estatus de procesadas, disponibles para comenzar el proceso de compra o contratación. +uando se seleccione la solicitud a procesar se cargaran los datos de la misma en el formulario. Concepto. +ampo para descripción detallada del ob/eto de la solicitud, tramite o requisición. Unidad sociada. +ampo que indica la Bnidad E/ecutora y la Estructura Presupuestaria del documento. Observación. +ampo para indicar alg$n comentario adicional sobre el tramite. En la sección de +ondiciones de Entrega se debe indicar datos de importancia para las "rdenes
de +ompra o Servicio como irección y ependencia done se requiere la entrega del bien o servicio, as como el lapso de tiempo para ello y si sera ob/eto de paso de aseguramiento. "tros datos son la Bbicación Geográfica de la Institución. &l seleccionar la Solicitud de E/ecución Presupuestaria %'equisición( se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados a ella para proceder a modificar los precios con los montos reales suministrados por el proveedor en su cotización o presupuesto. Bna vez completada toda la información se procede a guardar la "rden de +ompra o Servicio para posteriormente imprimirla.
probación de Orden de Compra. Este opción permite la aprobación para proseguir con el proceso de compra de bienes o contratación de servicios, as como tambi@n el reverso de aprobación para modificar alg$n documento. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &probar o 'eversar &probación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. D. Se tildará el o los documentos a aprobar o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
nulación. Este opción permite la anulación de las "rdenes de +ompra o Servicio. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se busca, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a anular. D. Se procesara la acción mediante el icono
#ODU!O CUEN"S POR PGR Este subsistema comprende todos aquellos registros de las obligaciones validamente contradas, as como la preparación de la solicitud de pago y el registro de los asientos contables y presupuestarios correspondientes. Este módulo genera el registro de documentos en el módulo de cuentas a pagar y verifica la e0istencia de compromiso previo. 'eportes Generados )istados educciones "tros cr@ditos ocumentos 'ecepciones de documentos +uentas por pagar Solicitudes *ormato C *ormato 8 'etenciones I.S.).' General Especfico I.4.& eclaración informativa -unicipales 'elación de facturas 'elación consecutiva de solicitudes +FP resumido 'elación de saldos por solicitud 'elación de notas d@bitos3cr@ditos &'1+ )ibro de compra General 'esumido •
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)os arcivos fuentes del modulo se encuentran en9 :var::sigesp:c
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'ecepción 'egistro, &nulación.
de ocumentos9 &probación y
Solicitudes de Pago9 'egistro, &probación y &nulación sin &fectación.
Recepción de Documentos Registro. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de recepciones de documentos %*acturas, 4iáticos, #ominas, 2ransferencias( que sean provenientes de compromisos con proveedores o beneficiarios, basadas en una solicitud de e/ecución presupuestaria, ordenes de compra3servicio, solicitud de viáticos o procesamiento de nominas. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro, Emitida, +ontabilizada y &nulada. $ec8a de Registro. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento. "ipo de Documento. Se selecciona de que tipo sera documento presupuestario y contables para registrar las cuentas por pagar. Esta tipologa fue definida en el modulo de configuración en la sección de +uentas por Pagar. ependiendo de lo que se seleccione en este campo el formulario cambiara su aspecto para adaptarse a la operación seleccionada. +om$nmente se utiliza el tipo &oc(mento $a(sa.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios, quien sera el titular del documento de pago. Número de Documento. Identificador del documento legal en caso de ser una *actura. En caso de ser documento Interno permite caracteres alfanum@rico. Número de Control. +ontrol del documento legal en caso de ser una *actura. En caso de ser documento de control Interno permite caracteres alfanum@rico. $ec8a de Emisión. Se debe indicar la feca de emisión del documento o factura. $ec8a de +encimiento. Se debe indicar la feca en que vence el documento. Concepto. +ampo para descripción detallada del ob/eto de la solicitud, tramite o requisición. Unidad E/ecutora. +ampo que indica la Bnidad E/ecutora y la Estructura Presupuestaria del documento.
En la sección &gregar +ompromisos, se desplegaran los +ompromisos de pagos al proveedor o beneficiario, antes seleccionado, generados por "rdenes de +ompra3Servicio o Solicitudes de E/ecución Presupuestarias procesadas. &l seleccionar los compromisos por Solicitud de E/ecución Presupuestaria %'equisición( u "rden de +ompra3Servicio se cargaran los detalles de bienes, servicios o conceptos asociados a ella para proceder a verificar los montos y aplicar las deducciones de ley si aplicasen. Bna vez aplicado las deducciones de rigor y completada la información se debe acer clicA en el botón $errar siento, para que la aplicación construya el asiento contable que se generara al momento de procesar el documento. Bna vez completada toda la información se procede a guardar la 'ecepción de ocumento para posteriormente imprimirla.
probación. Este opción permite la aprobación del documento, as como tambi@n el reverso de aprobación para modificar alg$n documento. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &probar o 'eversar &probación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. D. Se tildará el o los documentos a aprobar o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
nulación. Este opción permite la anulación de la 'ecepción de ocumento. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
C. +omo paso inicial se busca, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a anular. D. Se procesara la acción mediante el icono
Solicitudes de Pago Registro. Este proceso permite la creación, modificación y eliminación de "rdenes de Pago que sean provenientes de compromisos con proveedores o beneficiarios, basadas en 'ecepciones de ocumento %*acturas, 4iáticos, #ominas, 2ransferencias(. +ampos del *ormulario9
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro, Emitida, +ontabilizada y &nulada. $ec8a de Emisión. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento. Número Solicitud. Identificador de la Solicitud de Pago. #umero consecutivo auto generado por la aplicación. Proveedor:'ene2iciario. Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios, quien sera el titular de la orden de pago. En la sección &gregar etalle de 'ecepciones, se desplegaran las *acturas o ocumentos +ompromisos de pagos al proveedor o beneficiario, antes seleccionado. &l seleccionar *actura o ocumento se cargaran los detalles de bienes, servicios o conceptos
asociados a ella para proceder. Se puede agregar una o mas recepciones de documentos para un mismo proveedor. Bna vez completada toda la información se procede a guardar la "rden de Pago para posteriormente imprimirla.
probación. Este opción permite la aprobación de la orden de pago para proseguir, as como tambi@n el reverso de aprobación para modificarla. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &probar o 'eversar &probación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. D. Se tildará el o los documentos a aprobar o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
nulación. Este opción permite la anulación de la orden de pago, as como tambi@n el reverso de su anulación. Su e/ecución puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello. C. +omo paso inicial se debe indicar que acción se desea acer &nular o 'eversar &nulación 8. )uego se inicia con la b$squeda, mediante alg$n filtro, de los documentos disponibles para anular3reversar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. D. Se tildará el o los documentos a anular o a reversar. . Se procesara la acción mediante el icono
#ODU!O C) * 'NCO Gestiona todas las transacciones y movimientos realizados en las diferentes cuentas bancarias y proporciona información general y detallada de @stas. &demás, permite el registro de los pago en los módulos de órdenes de pago, contabilidad presupuestaria y contabilidad general. e igual manera registra transacciones tales como9 nota de cr@dito, nota de d@bito, depósitos, retiros, colocaciones y conciliaciones bancarias. 'eportes Generados Estándar isponibilidad financiera )istado de documento ocumentos +onciliados ocumentos en tránsito )istado de órdenes de pago directa Pago 'egistro contable +onciliación bancaria Estado de cuenta *ormato C 'esumido "tros -ovimiento presupuestario por banco )istado de cequeras 'elación selectiva de ceques 'elación selectiva de documentos%no incluye ceques( +eques en custodia )ibro de banco +omprobante de retención municipal •
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&rcivos fuentes ubicados en9 :var::sigesp:scb Este -ódulo contiene diez %C6( procesos, como se observa a continuación9
#ovimiento de 'anco5 Cancelaciones5 Conciliación 'ancaria, +olocaciones, Retenciones I+, 'etenciones -unicipales, "rans2erencias 'ancarias, Entrega de +eques, 'everso de Entrega de +eques y Eliminación &nulados -onto 6. &unque todos los procesos son funcionales e importantes nos enfocaremos en los que están resaltados por considerarlos vitales en la emisión de pagos y gestión de una institución.
#ovimiento de 'anco. Este proceso permitirá registrar, modificar y eliminar los movimientos que e/ecutar el ente en cuentas de banco, tales como9 epósitos, #otas de @bito y +r@dito. Puede ser utilizado para llevar ca/as cicas de la institución dándole el mismo trato que a una entidad financiera.
+ampos del *ormulario9
Operación. +ombo de selección para indicar el tipo de operación %eposito, #ota de @bito, +r@dito, 'etiro o +eque(. Nro Orden de Pago #inisterio. +ampo opcional para indicar el documento origen de los recursos si son transferencias del ente de adscripción. "ipo $ondo. +ampo opcional para indicar el tipo de fondo si son transferencias de un ente de adscripción. 2ectación. Indica que tipo de afectación tendrán los recursos financieros y dependerá del tipo de operación seleccionada. "ipo Concepto. +ampo opcional para seleccionar alg$n tipo de concepto predefinido, en la modulo de configuración 1 sección banco, para el movimiento bancario. 'anco. +ampo para seleccionar la entidad financiera. Cuenta. Se debe seleccionar la cuenta bancaria que es ob/eto del movimiento. $ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento. Disponible. Saldo de la cuenta bancaria seleccionada. Contable. +uenta contable donde se registran los movimientos asociados a la cuenta bancaria. Documento. Identificador del -ovimiento 7ancario. Nro Carta Orden. Se usa para identificar el documento carta orden para pago a proveedores mediante el uso de transferencias bancarias. %opcional(
Concepto. +ampo para suministrar información sobre el motivo del movimiento bancario. "ipo Destino Proveedor:'ene2iciario. Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios, quien sera el titular del movimiento bancario. #onto. Indicar la cantidad del movimiento. #OR. -onto ob/eto de retención. #onto Retenido. +ampo informativo que indica el monto resultado de aplicar retenciones al movimiento, si es aplicable. $uente de $inanciamiento. Se utiliza para indicar la fuente de origen de los recursos presupuestarios que se utilizan en el movimiento bancario. Inter;s. Se tilda para identificar que el monto del movimiento bancario representa alg$n inter@s. No Contabili@able. Se tilda para indicar que el movimiento bancario no afectara la contabilidad, solo libro de banco. )uego se debe seleccionar si el movimiento bancario que se esta creando incluirá detalles presupuestario de ingreso o gasto, contable o de retención.
En la sección &gregar etalle de Presupuesto, se desplegara un formulario para seleccionar la estructura presupuestaria y las partidas de gasto que se requieran. Esta opción aplica a movimientos de #ota de @bito.
En la sección &gregar etalle de Ingreso, se desplegara un formulario para seleccionar las partidas presupuestarias de ingreso que se requieran. Esta opción aplica a movimientos de eposito y #ota de +r@dito.
En la sección &gregar etalle de +ontable, se desplegara un formulario para seleccionar las cuentas contables, del plan de cuentas de la institución, que se requieran. Esta opción aplica a todos los movimientos.
Bna vez completada toda la información se procede a guardar el movimiento bancario para posteriormente imprimirlo.
Cancelaciones. Este proceso a su vez se subdivide en9 •
Programación de Pagos, esprogramación de Pagos, Emisión de +eques, Eliminación de +eques no +ontabilizados y Pago irecto.
Programación de Pagos. Esta opción permite acer programación de emisión de ceques para a/ustarlos al flu/o de ca/a o financiero de la institución. +ampos del *ormulario9
Proveedor:'ene2iciario. Selección para indicar el tipo de titular del pago. "ipo +i?tico. +ampo que se activa en con/unto con la opción beneficiario y solo desplegara los pagos originados por solicitudes de viáticos. 'anco. Se debe seleccionar el banco por el que deberá salir el pago. Cuenta. Seleccionar la cuenta bancaria por donde se programara la emisión del pago. &l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se desplegaran las solicitudes pendientes para pago en la grilla para que se proceda a tildar la%s( orden%es( de pago a programar mediante el campo 'echa "rogramada y el linA "rocesar "rogramacin . )uego de procesar fecas de programación de debe guardar el proceso.
Desprogramación de Pagos. Esta opción permite desprogramar ordenes de pago para la emisión de ceques con el ob/eto de acer cualquier modificación requerida. +ampos del *ormulario9
Proveedor:'ene2iciario. Selección para indicar el tipo de titular del pago. &l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se desplegaran las solicitudes, programadas para pago, en la grilla para que se proceda a tildar la o las ordenes de pago a desprogramar, luego se debe guardar el proceso.
Emisión de C8e-ues. Esta opción permite la creación del documento de pago basado en las solicitudes de pagos programadas. Se puede crear un ceque con una o varias solicitudes de pago del mismo titular. +ampos del *ormulario9
Proveedor:'ene2iciario. Selección para indicar el tipo de titular del ceque. )uego se debe ubicar el titular especifico que posea solicitudes de pago programadas por emisión de ceques. &l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se desplegaran las solicitudes programadas en la grilla para que se proceda a tildar la%s( orden%es( de pago a incluir en el ceque. )uego se debe guardar el proceso y automáticamente se abrirá una ventana con el documento para su impresión.
Eliminación de C8e-ues no Contabili@ados. Esta opción permite eliminar ceques que no allan sido procesados en el modulo integrador. +ampos del *ormulario9
Proveedor:'ene2iciario. Selección para indicar el tipo de titular del ceque. &l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se debe acer clicA en el linA +argar +eques para que se desplieguen los ceques en la grilla y as proceder a tildarlos, luego se debe presionar el icono de procesar.
Conciliación 'ancaria. Este proceso permitirá acer auditora o seguimiento a los movimientos bancarios de todas las cuentas del ente y acer que correspondan con los estados de cuenta de las entidades financieras. +ampos del *ormulario9
#es:Ao. Se debe seleccionar el mes a conciliar. 'anco. Se selecciona la entidad financiera a conciliar. Cuenta. Se selecciona la cuenta bancaria a conciliar. Cerrar Conciliación. Se debe tildar cuando se alla conciliado todos los movimientos bancarios del mes. Se deben cargar los movimientos de la cuenta a conciliar aciendo clicA en el linA $argar 7ovimientos , con esto se desplegaran en la grilla todos los depósitos, ceques, notas de d@bitos y cr@ditos que se allan registrados para la cuenta seleccionada.
)uego se deberá ir tildando seg$n lo indicado con el estado de cuenta bancaria, emitido por la entidad financiera, asta que la diferencia entre saldos seg$n banco y libro sea igual a cero %6( con lo que se lograra conciliar la cuenta. Se procede a guardar los cambios ecos.
Retenciones I+. Este proceso permitirá crear, modificar y eliminar los comprobantes de retención de I4& para los proveedores de la institución. &l crear los comprobantes se estará suministrando la información para la posterior creación del arcivo de declaración ante el SE#I&2. Este procedimiento se debe e/ecutar una vez se allan contabilizado los ceques para el pago de los compromisos ob/eto de retención. +ampos del *ormulario9
#es. Se debe seleccionar el mes del cual se desea crear el comprobante de retención. Selección Proveedor:'ene2iciario. para indicar el tipo de titular del ceque.
Desde:3asta. Se selecciona especficamente el titular del que se requiere crear el comprobante de retención. )uego se deberá acer clicA en el linA E/ecutar para que se genere el o los comprobantes de retención de I4&.
#ODU!O NO#IN Este modulo permite el procesamiento de9 +álculo de *ideicomiso de Prestaciones Sociales , -ane/o de istóricos de nóminas, +ontabilización de la nómina y de los aportes , Permite movimientos entre nóminas , +álculo de pr@stamos y cuotas a descontar una vez definidos , Importación y e0portación de datos , -ane/o de ca/a de aorro , entre otras funciones de vital importancia para la gestión de personal dentro de una institución. 'eportes Generados Personal )istado de personal )istado de personal contratado )istado de personal con unidades administrativas )istado de personal gen@rico *ica de personal +umplea!eros *amiliares 4acaciones +onstancia de traba/o +redenciales &ntigOedad +omparados Instructivos 6 'ecursos umanos *orma 66M Instructivo 6? 'ecursos umanos *orma 6?6M Instructivo 6L 'ecursos umanos clasificados por tipo de cargo *orma 6LCC Personal /ubilado pensionado y asignaciones sobreviviente *orma 6LC8 'etenciones 'elación de retención &'1+ 'elación de retención I.S.).' +onsolidados +onceptos &porte patronal )istado al banco 'ecibo de pago +esta ticAet Prestación de antigOedad •
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&rcivos fuentes y reportes ubicados en9 :var::sigesp:sr8 y :var::sigesp:sno Este es uno de los módulos mas e0tensos y delicados de la aplicación por la información que mane/a y procesa. Este -ódulo por su peculiaridad posee definiciones o configuraciones que se realizan especficamente en su interior, de las cuales nos centraremos en las indispensables para su funcionamiento, como lo son9
efiniciones #óminas9 en perodos semanales, quincenales, mensuales y anuales Profesiones9 todas las profesiones del personal Bnidades &dministrativas as *eriados, Permisos y Prestaciones Sociales -@todos para el funcionamiento de +esta 2iceA y Sode0o Pass9 permitiendo definir tambi@n el valor +argos Prestamos •
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De2inición de NO#INS. En esta opción se crearan, modificaran y eliminaran las nominas que se mane/aran en el sistema. )a creación de la nomina incluye la configuración general de parámetros importante para su e/ecución. )a primera parte del formulario consta de los siguientes campos9
Código. #umeración $nica, suministrada por el usuario, para identificación interna de la nomina, Denominación. escripción para identificar la nomina. "ipo de Periodo. Se selecciona la forma de pago de la nomina %Semanal, Huincenal, -ensual, &nual(.
Inicio. *eca de inicio de la nomina. "ipo de Nomina. Se selecciona que personal estará amparado por la nomina %empleados, obreros, etc.(. )os atributos especiales se pueden configurar seg$n las polticas de personal internas de cada institución. Entre los atributos especiales mas importantes esta el de '&+ que indica como mane/ara la nomina la asignación de cargos. :ay dos opciones si se mane/ara por cargos individuales no se debe tildar la opción o por el contrario se mane/aran tabuladores y 'egistro de &signación de +argo, lo cual debe ser definido al momento de crear la nomina, ya que no podrá ser modificado. )uego se debe especificar si la #omina que se esta creando es de +esta 2icAet o 7ono &limentación. & continuación se deben configurar parámetros de contabilizan de la nomina, aportes y antigOedad9
Se debe indicar como afectara la nomina, los aportes y la antigOedad, tanto al presupuesto de gasto como a la contabilización de la institución. ependiendo de lo que se seleccione se deberán tildar los parámetros que se crean convenientes a cada caso.
De2inición de Pro2esiones. Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las profesiones que tendrá el personal que formara parte de la institución. +ampos del *ormulario9
Código. Identificador num@rico suministrado por el usuario. Denominación. #ombre de la profesión.
De2inición de Unidad dministrativa. Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las unidades administrativas u organizativas de la institución. Se debe asignar la estructura presupuestaria para imputar los gastos del personal que esta asignado a la unidad administrativa. +ampos del *ormulario9
Código. Identificador num@rico suministrado por el usuario. Denominación. #ombre de la Bnidad &dministrativa. Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias. cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias. Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias. De2inición de Personal. Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las personas que formaran parte de los empleados de la institución. +ada persona poseerá una fica de datos y atributo que debe ser llenado al ingresar a la institución para luego ser usados por el sistema al asignar al personal a una nomina. +ampos del *ormulario9 &unque todos los datos del personal son de gran importancia se puede grabar un registro con solo suministrar los campos que posean asterisco .
Código. Identificador num@rico suministrado por el usuario. Puede ser el numero de +@dula de Identidad. C;dula. ocumento de Identificación de la persona. )os demás campos requeridos9 #ombre, &pellido, irección, *eca de #acimiento, Estado +ivil, #acionalidad, Genero, Profesión, #ivel &cad@mico, Bbicación Geográfica, #umero de :i/os, 2ipo de Personal, 2ipo de 4ivienda, *eca de Ingreso a la &dministración P$blica y *eca de Ingreso a la Institución.
&demás la fica del personal posee formularios ane0os como9 *amiliares, Estudios, 2raba/os, IS)', Permiso, *ideicomiso, 4acaciones y 7eneficiarios, estos pueden ser accedidos a trav@s e los botones en el inferior del formulario principal.
De2inic De2i nición ión de d e "abla "abl a de +acacio +ac aciones nes . Este opción permite la creación, modificación y eliminación de las diferentes formas de calculo de vacaciones que aplica la institución a sus traba/adores. +ampos del *ormulario9
Código. Identificador num@rico sumi suminis nistra trado do por por el usuario. Denominación. escripción del nombre de la 2abla o cuadro. Periodo. Se selecciona el periodo como se deben otorgar las 4acaciones. Se tildara la opción de 2omar en cuenta &!os de Servicios Previos, si se desea que el sistema tome este parámetro para el cálculo de vacaciones. )uego se procederá a completar el cuadro con los lineamiento o polticas internas de cada institución para el calculo de vacaciones, suministrando para cada )apso o &!o9 as de isfrute, as &dicionales de isfrute, as de 7ono y as &dicionales de 7ono. :aciendo clicA en la tilde de la fila se irán agregando nuevas asta completar toda la información. Bna vez completado el cuadro se procederá a guardar la tabla de vacaciones para que sea utilizada en cada nomina para el calculo de las mismas.
De2inic De2i nición ión de Dedic De dicaci acione oness. Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes tipos de patrones de traba/o del personal de la Institución, por e/emplo9 2iempo completo, parcial, etc.. +ampos del *ormulario9 Identificador num@rico Código. Identificador suministrado por el usuario. escripción del Denominación. escripción patrón de tiempo para el traba/o. selecciona "ipo de Personal. Se selecciona
el tipo de traba/adores al que aplicara la dedicación. Bna vez completado el formulario se procederá a guardar la dedicación para que sea asignada al personal dentro de las nominas.
De2inic De2i nición ión de d e Ubicaci Ubic ación ón $isica $i sica . Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes sitios de traba/o o sedes de la institución y a donde pueden ser asignados los traba/adores. +ampos del *ormulario9 Identificad icador or num@ri num@rico co Código. Identif suministrado por el usuario. escripci pción ón de la Denominación. escri sede o ubicación. Se Ubicación Geogr?2ica. selecciona el Pas, Estado, -uni -unicip cipio io y Parro Parroqu quia ia donde donde se encuentr ntra la sed sede que se esta sta definiendo.
Dirección. omicilio *iscal de la infraestructura. Bna vez completado el formulario se procederá a guardar la ubicación fsica para que el personal sea asignado a ellas dentro de las nominas.
De2inic De2i nición ión de Cargos Car gos . Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes cargos que posee la estructura organizativa de la institución y a donde pueden ser asignados los traba/adores. Esta sección se utilizara solo en el caso de que sea configurada la nomina para utilizar cargos independientes al momento de su creación o para nominas especiales. +ampos del *ormulario9 Identificador Código. num@rico suministrado por el usuario.
Denominación. escripción o #ombre del +argo.
Nomina. Se selecciona la nomina a la cual pertenecerá el cargo a definir. Bna vez completado completado el formulario formulario se procederá procederá a guardar el cargo para que se pueda utilizar al momento de ingresar un personal a la nomina. Bn mismo +argo puede ser utilizado por una o varias personas.
De2inic De2i nición ión de "abu " abulad lador or . Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes tabuladores o lista de todos los sueldos asignado para cada puesto que posee la estructura organizativa de la institución y a donde pueden ser asignados los traba/adores. Esta sección se utilizara solo en el caso de que sea configurada la nomina para utilizar '&+ al momento de su creación. +ampos del *ormulario9
Código. Identificador num@rico suministrado por el usuario. Denominación. escripción del nombre del 2abulador o cuadro. Nomina. Se selecciona la nomina a la cual pertenecerá el tabulador a definir. "otal de pasos por grados. Se declarara cuantos pasos, seg$n la poltica de personal interna o la ley que rige la materia, contendrá cada grado o escalón del tabulador. )uego se procederá a completar el cuadro con los lineamiento o polticas internas de cada institución para el calculo de sueldos, suministrando para cada Grado o escalón9 Paso, Salario, +ompensación +ompensación y SalarioQ+ompensación. SalarioQ+ompensación. :aciendo :aciendo clicA en la tilde de la fila se irán agregando nuevas asta completar toda la información. Bna vez completado el cuadro se procederá a guardar el tabulador de sueldos para que sea utilizado en cada nomina para el calculo de los sueldos y salarios del personal.
De2inición de signación de Cargo . Este opción permite la creación, modificación y eliminación de los diferentes cargos que posee la estructura organizativa de la institución, as como sus parámetros de imputación presupuestaria, y a donde pueden ser asignados los traba/adores. Esta sección se utilizara solo en el caso de que sea configurada la nomina para utilizar '&+ al momento de su creación. +ampos del *ormulario9
Código. Identificador num@rico suministrado por el usuario. Denominación. escripción o #ombre del +argo. Nomina. Se selecciona la nomina a la cual pertenecerá el cargo a definir. Unidad dministrativa. Se selecciona la unidad organizativa donde estará ubicado el cargo que se esta definiendo. ependiendo de la unidad administrativa se cargara la estructura presupuestaria por donde se imputaran los gastos atribuidos a el cargo. Dedicación. Se debe asignar una dedicación de tiempo al cargo. "ipo de Personal. Se selecciona de los tipos de personal predefindos. "abulador. Se debe asignar un tabulador de sueldos que regirá al cargo.
Grado. Se debe asignar un grado o escalón dentro del tabulador de sueldos del cargo. Numero de +acantes. Se debe indicar en numero de cargos a crear con la misma caractersticas y que pertenezcan a la misma unidad administrativa. Bna vez completado el formulario se procederá a guardar el cargo para que se pueda utilizar al momento de ingresar un personal a la nomina. Bn mismo +argo puede ser utilizado por una o varias personas.
PROCESOS DE NO#IN +unado se alla definido los parámetros generales que se utilizaran en el modulo de nominas se procederán a e/ecutar ciertos procesos especficos, como los son9 •
Seleccionar #omina, Prestación de &ntigOedad, :istórico de #omina y +ambio de Estatus Personal
#ODU!O IN"EGRDOR Este módulo permite el procesamiento de los documentos de los otros módulos del sistema, para lograr la integración presupuestaria y contable. Para que el flu/o de traba/o fluya o pase de un modulo a otro se deben e/ecutar los procesos que están especificados para cada sección del sistema como se describa a continuación9
Solicitud de E/ecución Presupuestaria . Este opción permite la e/ecución, reverso y anulación del pre1compromiso presupuestario que requieren las requisiciones o tramites elaborados en el modulo SEP.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el precompromiso presupuestario seg$n los establecido en el documento para compra de bienes, contratación de servicios, y compromiso en el caso de otro concepto.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para contabilizar o precomprometer mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a contabilizar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el precompromiso presupuestario de los documento para compra de bienes, contratación de servicios y compromiso en el caso de otro concepto., a fin de que los mismos puedan ser modificados.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a reversar. D. Se procesara la acción mediante el icono
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el precompromiso presupuestario de los documento para compra de bienes, contratación de servicios y compromiso en el caso de otro concepto.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a anular. D. Se procesara la acción mediante el icono
Compra . Este opción permite la e/ecución, reverso y anulación del compromiso presupuestario que requieren las ordenes de compra o servicio elaborados en el módulo "rdenes de +ompra.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el compromiso presupuestario seg$n los establecido en la orden de compra de bienes o contratación de servicios.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para comprometer mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a contabilizar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el compromiso presupuestario de la orden de compra de bienes o contratación de servicios, a fin de que los mismos puedan ser modificados.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a reversar. D. Se procesara la acción mediante el icono
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el compromiso presupuestario de las ordenes de compra de bienes o contratación de servicios.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a anular. D. Se procesara la acción mediante el icono
Cuentas por paga . Este opción permite la e/ecución, reverso y anulación del causado presupuestario y asientos contables que requieren las solicitudes de pago elaboradas en el módulo +uentas Por Pagar.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el causado presupuestario y asiento contable seg$n lo establecido en la solicitud de pago.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a contabilizar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el causado presupuestario y asientos contables de la solicitud de pago, a fin de que las mismos puedan ser modificados.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a reversar. D. Se procesara la acción mediante el icono
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el causado presupuestario y asientos contables de las solicitudes de pago.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a anular. D. Se procesara la acción mediante el icono
Ca/a 0 'anco . Este opción permite la e/ecución, reverso y anulación del pago presupuestario, asientos contables y afectación financiera de las cuentas bancarias que requieren los movimientos bancarios creados en el módulo +a/a y 7anco.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el momento de pagado presupuestario, asiento contable y afectación financiera de cuentas de banco seg$n lo establecido en los movimientos bancarios.
C. +omo paso inicial se debe indicar que operación se desea contabilizar %+eque, eposito, #ota de @bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n filtro, los
documentos disponibles para contabilizar mediante el icono
para que se
despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a contabilizar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el momento de pagado presupuestario, asiento contable y afectación financiera de cuentas de banco seg$n lo establecido en los movimientos bancarios.
C. +omo paso inicial se debe indicar que operación se desea reversar %+eque, eposito, #ota de @bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para reversar la contabilización mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a reversar. D. Se procesara la acción mediante el icono
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el momento de pagado presupuestario, asiento contable y afectación financiera de cuentas de banco seg$n lo establecido en los movimientos bancarios.
C. +omo paso inicial se debe indicar que operación se desea anular %+eque, eposito, #ota de @bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a anular. D. Se procesara la acción mediante el icono
Nomina . Este opción permite la e/ecución y reverso de los asientos presupuestario, asientos contables y afectación financiera producto del procesamiento de nominas de traba/adores de la institución creadas en el módulo de #omina.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear los asientos presupuestario, asientos contables y afectación financiera producto del procesamiento de nominas.
C. +omo paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea contabilizar %+eque, eposito, #ota de @bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a contabilizar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar. Se e/ecuta para eliminar los asientos presupuestario, asientos contables y afectación financiera producto del
procesamiento de nominas. C. +omo paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea reversar %+eque, eposito, #ota de @bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para reversar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a reversar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Contabilidad Presupuestaria de Gasto. Este opción permite la e/ecución y reverso de los asientos presupuestario productos de movimientos como 2raspaso, +r@ditos adicionales, Insubsistencias y 'ectificaciones a los recursos presupuestarios creados en el módulo de +ontabilidad Presupuestaria de Gasto.
probación de #odi2icaciones Presupuestarias. Se e/ecuta para crear los asientos presupuestario producto de 2raspasos, +r@ditos adicionales, Insubsistencias y 'ectificaciones a los recursos presupuestarios.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla
de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a aprobar. D. Se procesara la acción mediante el icono
Reversar probación de #odi2icaciones Presupuestarias. Se e/ecuta para eliminar los asientos presupuestario producto de 2raspasos, +r@ditos adicionales, Insubsistencias y 'ectificaciones a los recursos presupuestarios.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos disponibles para reversar mediante el icono para que se despliegue la grilla de documentos. 8. Se tildará el o los documentos a reversar. D. Se procesara la acción mediante el icono
#ODU!O IN+EN"RIO Este módulo fue dise!ado y desarrollado para el registro, control y seguimiento de las entradas y salidas de artculos en el almac@n. Está basado en los m@todos )ifo, *ifo y costo promedio ponderado. 'eportes Generados E0istencia de artculos -ovimientos &rtculos por solicitar )istado de artculos por almac@n Rrdenes de despaco Entradas de suministros a almacenes 2ransferencia entre almacenes 'esumen de inventario )istado de almacenes 4aloración de inventario +ierre de órdenes de compra 4aloración de toma de inventario 4aloración de a/uste de inventario &cta de recepción de bienes +onfiguración y +arga de datos al -odulo
"peraciones de &lmac@n
+arpeta de ubicación del módulo de inventario9 :var::sigesp:inv
#ODU!O REGIS"RO DE PRO+EEDORES * CON"R"IS"S Permite ingresar va Internet, los datos de los proveedores y contratistas que traba/an para el Estado, agilizando el registro de los mismos y la actualización de sus datos. Este módulo verifica y valida el 'I* con el portal del SE#I&2.
'eporte Generados Proveedores 7eneficiarios *icas de proveedor
#ODU!O C"I+OS $I)OS El módulo de activos fi/os fue dise!ado para el registro de los bienes muebles e inmuebles, tanto de la 'ep$blica, como de los estados y municipios. &demás, permite el registro de los activos fi/os de los entes descentralizados con o sin fines empresariales, y calcula la depreciación de los mismos a trav@s de los diferentes m@todos. 'eportes Generados &ctivos Incorporación esincorporación 'easignación -odificación epreciación epreciación mensual )istado de catálogo SIGE+"* )istado de activos +omprobante de incorporación +omprobante de desincorporación +omprobante de reasignación +onfiguración y +arga de datos del -odulo &ctivos *i/os
Procesos y -ovimientos del -odulo &ctivos *i/os
)os arcivos fuentes y reportes del modulo están ubicados en9 :var::sigesp:sa2
#ODU!O CON"RO! DE +I"ICOS Permite el cálculo, registro y control de los viáticos. Este módulo está integrado con los de ordenación de pagos, ca/a y banco, contabilidad presupuestaria y contabilidad patrimonial. Este módulo a sido dise!ado atendiendo a la matriz del -arco )ógico y demás orientaciones dadas por el -inisterio de Planificación y esarrollo para los niveles programáticos del Plan "perativo &nual, y a las normas e instructivos de la "#&P'E para la formulación de presupuestos. 'eportes Generados Solicitudes de viáticos Solicitudes de pago de viáticos )istado de solicitudes
#ODU!OS DE SIS"E# #ODU!O PER"UR Gestiona el inicio de cada e/ercicio de la gestión administrativa de la organización. )as operaciones contemplan los asientos de aperturas desde una base de datos origen %a!o anterior( acia la 7 nueva, trasladando saldos contables, bancarios y presupuestarios. &pertura )os arcivos fuentes de este modulo estan contenidos en la carpeta9 :var::sigesp:bac7res 0 :var::sigesp:apr
#ODU!O INS"! Gestiona ciertas tareas de mantenimiento en la 7 del sistema as como la actualización o releas de los e/ecutables, sus opciones son9 Procesos +ontabilidad Patrimonial 'eprocesar Saldos 'eprocesar #iveles y 'eferencias Presupuesto de Gasto 'eprocesar Saldos +omprobantes escuadrados 'eprocesar *ecas de +omprobantes 'elease 'eporte de +omprobantes escuadrados 'eporte de solicitudes sin detalles asociados 'eprocesar -ovimientos •
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Sus arcivos fuentes están contenidos en la carpeta9 :var::sigesp:ins
#ODU!O SEGURIDD Gestiona todo lo referente a la seguridad interna del sistema, entre lo cual tenemos9 efinición +reación de Sistemas +reación de Grupos +reación de Bsuarios
Procesos &signar usuarios a grupos &signar nominas a usuarios &signar presupuesto a usuarios &signar Bnidad E/ecutora a usuarios &signar constantes de nomina a usuarios Sistemas &signar permiso por cada sistema a los usuarios -antenimiento &ctualizar ventanas +ambio de pass>ord &dministrar cambio de pass>ord &dministrar permiso por sistema Sus arcivos fuentes se ubican en la carpeta9 :var::sigesp:sss
