Manual da Qualidade | Gestão da Formação Versão: 2013.1.1
ÍNDICE 1
ENQUADRAMENTO
3
2 2.1 2.2 2.3
PROCESSOS [IDENTIFICAÇÃO] PLANEAMENTO DESENVOLVIMENTO AVALIAÇÃO
8 8 8 8
3
PROCESSOS [CARACTERIZAÇÃO]
10
4
REGISTOS [DOCUMENTOS]
55
1 ENQUADRAMENTO
ABREVIATURAS DGERT DNF ASIDE
Direcção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho Levantamento/diagnóstico de Necessidades de Formação ASIDE – Consultoria em Comunicação
Documento escrito de acordo com a ortografia pré-acordo ortográfico
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1 EN QUAD R AME N TO || |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1.1 OBJECTIVOS DO MANUAL O Manual da Qualidade é o documento que identifica e descreve todos os processos, metodologias, procedimentos, intervenientes e recursos utilizados no âmbito das diferentes fases do ciclo de gestão da formação, traduzindo as práticas existentes na ASIDE. Os objectivos do Manual da Qualidade são: Concentrar num único documento os processos internos de desenvolvimento da formação; Estruturar e uniformizar procedimentos, incorporando-os na actividade regular da ASIDE; Definir os processos numa perspectiva operacional (fases, procedimentos), mas também técnica e metodológica (explicando critérios técnicos e pedagógicos utilizados em cada fase); Potenciar a avaliação permanente da actividade formativa, traduzida em indicadores que facilitem a respectiva monitorização, visando a melhoria contínua.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ACTIVIDADE DA ENTIDADE Partindo da premissa de que “tudo comunica”, a ASIDE – Consultoria em Comunicação, propõe-se oferecer serviços criativos, íntegros e de qualidade, tendo como principal obejctivo aumentar a notoriedade, gerar impacto e eficiência dos seus clientes. A empresa iniciou a sua actividade em 2008. O portfólio de serviços da empresa é o seguinte: COMUNICAÇÃO - Definição de Planos de Comunicação - Relações Públicas - Publicidade Above e Below the Line - Assessoria de Imprensa - Gestão e Comunicação de Crise ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS - Concepção criativa, planeamento, execução e avaliação - Gestão de orçamentos - Serviço de Hospedeiras e Valet Parking DESIGN - Área editorial - Comunicação gráfica e Publicidade Institucional - Webdesign ASIDE
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FORMAÇÃO PROFISSIONAL - Área 090 | Desenvolvimento Pessoal - Área 319 | Ciências Sociais e do Comportamento - Área 349 | Ciências Empresariais COACHING - Business coaching - Life coaching
1.3 MISSÃO E VISÃO A ASIDE assenta grande parte da sua abordagem empresarial em alianças com parceiros estratégicos nas suas áreas de prestação de serviços a empresas e organizações, fortalecendo as suas competências e gerando valor para os seus clientes. Os valores da empresa são: 1. 2. 3. 4. 5.
Experiência Aconselhamento estratégico Inovação Ética e fidelidade Orientação para os resultados
1.4 PRINCIPAIS CLIENTES ANA – Aeroporto do Porto Certform DMP EDP Gás Hilti Portugal Hush Puppies Ocean Trading Prénatal Trendis – Sistemas de Informação YNot Racing Tech
1.5 POLÍTICA DE QUALIDADE A política da qualidade de ASIDE consiste na contínua satisfação dos seus colaboradores, parceiros e clientes, através do reconhecimento da Qualidade dos seus serviços. Esta política é assumida na perspectiva de: Assumir um compromisso com a qualidade, introduzindo melhorias nos processos internos de forma contínua. Promover e recompensar o desempenho de excelência. Criar e manter um sistema da qualidade que permita sistematizar um conjunto de regras simples e eficazes. Cumprir os requisitos do Sistema da Qualidade interna e de Certificação de Entidades Formadoras da DGERT. ASIDE
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1.6 DESCRIÇÃO DA ACTIVIDADE FORMATIVA A oferta formativa da ASIDE está organizada em torno de 3 áreas de formação1 e integra um total de 13 cursos2:
Área 090 – Desenvolvimento Pessoal -
Área 319 – Ciências sociais e do comportamento -
Curso 090.01 | Curso Prático Falar em Público, Fazer Apresentações e Comunicar com Impacto Curso 090.02 | Gestão do Tempo e Produtividade Curso 090.03 | Gestão do Tempo e Stress Curso 090.11 | Inteligência Emocional
Curso 319.04 | Liderança, Motivação e Gestão de Equipas Curso 319.12 | Coaching
Área 349 – Ciências Empresariais -
Curso 349.05 | Atenção ao cliente e Protocolo Empresarial Curso 349.06 | Organização e Gestão de Eventos Curso 349.07 | Curso Prático de Especialização em Gestão de Eventos - Avançado Curso 349.08 | Organização de eventos nacionais e internacionais Curso 349.09 | Protocolo nos Serviços Públicos Curso 349.10 | Técnicas de Comunicação em Público Curso 349.13 | Protocolo Nacional e Internacional
MODALIDADE E FORMA DE ORGANIZAÇÃO Esta oferta formativa dirige-se exclusivamente a activos empregados recrutados e selecionados pelos nossos clientes e corresponde à modalidade de formação contínua e/ou de aperfeiçoamento. Quanto às formas de organização, toda a oferta formativa da ASIDE é presencial. A formação que promovemos deve ser entendida como “intra-empresa” uma vez que a sua promoção é dos nossos clientes. No entanto, na maioria das acções que promovemos, estes clientes desenvolvem a formação em regime “inter-empresas” recorrendo à ASIDE para assegurar, essencialmente, a monitoragem das mesmas. No restante conteúdo deste documento utilizaremos a designação “intra-empresa” para nos referirmos a este regime “híbrido” em que a ASIDE tem desenvolvido a sua actividade formativa.
1
Tal como codificadas na Portaria n.º 256/2005, de 16 de Março. 2 À data da redacção deste documento.
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1.7 ORGANOGRAMA GERAL
Gerência (Madalena Leão) Contabilista Gestor da Formação (Madalena Leão) Coordenador Pedagógico (Mª José Teixeira) Formadores
1.8 DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES ASSOCIADAS À ACTIVIDADE FORMATIVA Ver Regulamento Interno da Formação (Documento XXXXXX).
1.9 DESCRIÇÃO DAS INSTALAÇÕES E RECURSOS MATERIAIS Ver Plantas e fotografias.
1.10 ORGANIZAÇÃO DO DOCUMENTO O restante conteúdo do Manual da Qualidade está organizado em 3 secções: Identificação de processos, Caracterização de Processos e Registos. Na próxima secção, procede-se à identificação de todos os processos adoptados no âmbito da actividade formativa, apresentando um índice dos mesmos, antes da sua caracterização e descrição, a qual constitui a secção seguinte do documento. ASIDE
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Os processos apresentados encontram-se organizados na lógica do ciclo formativo, contemplando os momentos principais (segundo o referencial da DGERT) de planeamento, desenvolvimento e avaliação da formação. Na secção seguinte, procede-se à caracterização dos processos identificados na secção anterior. Para além da descrição operacional de cada processo, desenvolve-se a vertente metodológica e os critérios subjacentes à sua aplicação. Na secção final do Manual da Qualidade, apresentam-se os modelos dos documentos, instrumentos, registos, etc., respeitantes aos processos anteriormente identificados e caracterizados.
1.11 REVISÃO DO DOCUMENTO O Manual da Qualidade deve ser revisto e actualizado com a periodicidade mínima de 12 meses, como resultado das actividades de melhoria contínua da empresa. Esta revisão pode ser antecipada sempre que ocorra uma das seguintes situações: Reclamação apresentada por um agente relevante envolvido no dispositivo formativo; Ocorrências significativas no desenvolvimento da actividade formativa; Modificação do referencial de certificação de entidades formadoras da DGERT; Incorporação de inovação e melhoria contínua nos processos de gestão da formação por aumento das qualificações e experiência dos colaboradores da empresa não inseridas nas actividades regulares de melhoria contínua (por exemplo, após a frequência de acções de formação relacionadas com gestão de formação). Responsável pela revisão e actualização do Manual da Qualidade Cabe ao Gestor da Formação, assegurar a actualização permanente do Manual da Qualidade, assim como da sua divulgação junto dos restantes colaboradores da empresa. Responsável pela validação As actualizações do Manual da Qualidade são validadas pela Gerência da ASIDE.
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2 PROCESSOS [identificação] || |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
De seguida, apresentamos a listagem dos processos de gestão da formação organizados em função das três fases do ciclo de gestão da formação.
2.1 PLANEAMENTO 2.1.1 P1. Levantamento/diagnóstico de necessidade de formação 2.1.2 Planificação da formação
P2. Definição da cronologia global de realização das intervenções P3. Estimativa dos meios necessários (humanos, pedagógicos, materiais e financeiros)
2.2 DESENVOLVIMENTO 2.2.1 P4. Concepção ou adaptação de programas 2.2.2 Concepção ou adaptação de metodologias e instrumentos
P5. Concepção de suportes pedagógicos P6. Concepção ou adaptação da documentação de apoio 2.2.3 P7. Selecção e afectação dos recursos humanos e entidades envolvidos no processo formativo 2.2.4 P8. Articulação dos diferentes intervenientes no processo formativo 2.2.5 P9. Promoção e divulgação das intervenções 2.2.6 P10. Selecção dos formandos e constituição de grupos de formação 2.2.7 P11. Organização e gestão da informação relativa à actividade formativa 2.2.8 P12. Gestão logística e administrativa do funcionamento das intervenções
2.3 AVALIAÇÃO 2.3.1 P13. Acompanhamento e avaliação da formação 2.3.2 P14. Acompanhamento pós-formação 2.3.3 P15. Análise de resultados anuais da actividade 2.3.4 P16. Melhoria contínua
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ÍNDICE DE PROCESSOS ASIDE
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P1. Levantamento/diagnóstico de necessidade de formação
11
P2. Definição da cronologia global de realização das intervenções
14
P3. Estimativa dos meios necessários
16
P4. Concepção ou adaptação de programas
19
P5. Concepção de suportes pedagógicos
22
P6. Concepção ou adaptação da documentação de apoio
24
P7. Selecção e afectação dos recursos humanos e entidades
25
P8. Articulação dos diferentes intervenientes no processo formativo
27
P9. Promoção e divulgação das intervenções
29
P10. Selecção dos formandos e constituição de grupos de formação
31
P11. Organização e gestão da informação relativa à actividade formativa
33
P12. Gestão logística e administrativa ao funcionamento das intervenções
35
P13. Acompanhamento e avaliação da formação
36
P14. Acompanhamento pós-formação
38
P15. Análise de resultados anuais da actividade
39
P16. Melhoria contínua
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3 PROCESSOS [caracterização] || |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Nesta secção, apresentamos uma descrição detalhada de cada um dos 16 processos que integram a actividade formativa desenvolvida pela ASIDE.
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PROCESSO | Levantamento/diagnóstico de necessidade de formação CÓDIGO PLA.DNF.P1 DESCRIÇÃO O levantamento/diagnóstico de necessidades de formação é o processo que permite identificar os deficits de conhecimentos, competências e ou qualificações necessários para a realização de uma determinada actividade profissional cuja superação mais eficaz3 (ou legal) consiste no desenvolvimento de acções de formação profissional. O processo de DNF assume características metodológicas distintas em função da modalidade de formação considerada (intra ou inter-empresas) e do contexto legal que enquadra o exercício de determinadas profissões. No caso da ASIDE, apenas trabalhamos no regime intra-empresa e não temos (por norma) intervenção neste processo, uma vez que os nossos clientes nos contratam para a realização de acções de formação já formatadas (ou seja, já objecto deste processo). RESPONSÁVEL As competências neste processo encontram-se internalizadas no Gestor da Formação (em maior grau de proficiência) e no Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO No que diz respeito à formação intra-empresa (a que desenvolvemos na ASIDE), podem ser identificados os seguintes tipos de abordagens: - Abordagens reactivas ou curativas, que visam, na sua generalidade, reparar eventuais lacunas identificadas ao nível da execução dos objectivos de uma organização. Centram-se na resolução de problemas que se colocam no imediato ou no curto prazo. - Abordagens antecipatórias e/ou prospectivas, que assentam, regra geral, na realização de reflexões estratégicas com incorporação de métodos e técnicas prospectivas, projectivas ou previsionais. As organizações que recorrem a estes métodos, procuram antecipar, ao nível da respectiva envolvente interna e externa, futuros cenários com os quais as mesmas inevitavelmente vão ter que se confrontar. Focalizam-se no médio-longo prazo. - Abordagens mistas, que integram simultaneamente elementos “reactivos” e “antecipatórios”. Este tipo de abordagem tende a ser a opção mais escolhida pelas organizações, quando comparada com as restantes abordagens. Centram-se, regra geral, numa perspectiva de curto prazo. Os clientes da ASIDE utilizam todas estas abordagens.
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A formação profissional (formalizada enquanto tal) não é a única forma de adquirir/desenvolver conhecimentos e capacidades.
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METODOLOGIAS E CRITÉRIOS Quanto aos métodos utilizados, estes também variam consoante o tipo de abordagem escolhido, não sendo, por isso, possível identificar uma metodologia única, linear e simples, já que no desenrolar de cada uma das abordagens podem coexistir os métodos qualitativos e quantitativos, técnicas previsionais, técnicas projectivas, estudos de caso, análise de funções, auscultação de actores e parceiros, entre outras. Os principais critérios utilizados para monitorizar este processo são os que se relacionam com a identificação inequívoca de necessidades de formação, ou seja, adequação e pertinência. Entende-se por adequação do processo de levantamento de necessidades em identificar necessidades de desenvolvimento de conhecimentos e/ou capacidades cuja forma mais eficiente de superação consiste na realização de acções de formação profissional; a pertinência é o critério que avalia a qualidade dos défices de formação identificados, garantindo que estes correspondem a necessidades das organizações e seus colaboradores. A monitorização do processo de levantamento de necessidades de formação efectua-se, essencialmente, com base naqueles dois critérios, em função na lógica que se apresenta na Tabela 1. Tabela 1 – Monitorização do diagnóstico de necessidades de formação
Monitorização do processo de diagnóstico de necessidades de formação Critérios
Indicadores
Obs. Possibilidades de categorização: - Por competências - Por áreas de saber
Adequação
QdN - Quantidade de necessidades de formação
- Por áreas de formação - Por departamentos - Por profissões/funções - Por individuo
Pertinência
NdP - Nível de proficiência desejado
Níveis mais comuns: 1 Inexistente 2 Básico 3 Avançado 4 Perito/Especialista
GdO - Grau de Oportunidade
Graus mais comuns: 1 Urgente 2 Curto Prazo (até 6 meses) 3 Médio prazo (até 12 meses)
NdR - Nível de relevância estratégica
Níveis mais comuns: 1 Prioritário 2 Muito relevante 3 Relevante
Estes critérios e indicadores são utilizados para organizar os outputs do processo de forma coerente e útil para os dois processos seguintes relacionados com a planificação global da formação. Caso a ASIDE venha a gerar a sua própria oferta formativa em regime inter-empresas, recorrerá a estes critérios e indicadores.
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MELHORIA CONTÍNUA O processo de levantamento de necessidades de formação deve ser revisto, no mínimo, anualmente e actualizado sempre que tal se mostre necessário em face dos resultados da sua revisão. A actualização pode também suceder de forma não planificada, como resultado da aquisição/aperfeiçoamento de competências da empresa e dos seus colaboradores.
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PROCESSO | Definição da cronologia global de realização das intervenções CÓDIGO PLA.CRO.P2 DESCRIÇÃO A definição da cronologia global de realização das intervenções formativas (abreviadamente designada por Cronograma) é o processo que organiza e distribui aquelas intervenções por um determinado período temporal, cuja referência mais habitual é o ano civil. Na maioria das empresas, esta calendarização da formação está associada ao que se designa por Plano Anual de Formação, sendo apresentado sob a forma de quadros e tabelas em que as linhas representam os diferentes cursos e as colunas os meses de calendário do respectivo ano civil. É também esse o caso da ASIDE. RESPONSÁVEL O Cronograma é da responsabilidade do Gestor de Formação. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não se aplica ao caso da ASIDE. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO Dado que os inputs deste processo correspondem aos outputs do processo anterior, a dinâmica de construção do Cronograma é bastante simples e intuitiva. Dado que as necessidades de formação foram categorizadas de acordo com os três indicadores de pertinência referidos na Tabela 1, a distribuição cronológica das intervenções formativas obedece a uma lógica linear e simples de atribuição de prioridade (em termos temporais) às intervenções mais oportunas e relevantes. O grau de proficiência não é importante nesta fase. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A cronologia global do plano anual de formação resulta, de forma directa e linear, da hierarquização das necessidades de formação em função dos indicadores de oportunidade e relevância estratégica. Dado que cada necessidade de formação é “pontuada” segundo as escalas apresentadas na Tabela 1, é possível ordená-las de acordo com a pontuação total obtida. Com base nas escalas constantes da Tabela 1, quanto menor o resultado da soma das duas pontuações, maior a prioridade temporal que deve ser atribuída à respectiva necessidade de formação (ver Tabela 2). O exercício de calendarização obedece ainda a critérios complementares relacionados com a realidade de cada empresa (no caso da formação intraempresa) e de cada sector de actividade (para a formação inter-empresas).
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Tabela 2 – Cronologia Como construir um cronograma de intervenções formativas? Necessidades de formação Liderança para chefias intermédias
Intervenção formativa
Oportunidade Relevância Total
Curso de Liderança em formato Outdoor
Processamento de texto para pessoal Curso de Microsoft Word Avançado administrativo Folha de cálculo para Engenheiros
Curso de Microsoft Excel Avançado
2
1
3
2
2
4
3
6
3 1 Urgente
Ano civil 1º Trim. 2º Trim. 3º Trim. 4º Trim. X X X
1 Prioritário
2 Curto Prazo
2 Muito relevante
3 Médio prazo
3 Relevante
No caso da formação intra-empresa, a distribuição das acções de formação pelos meses de calendário deve ter em consideração outras vicissitudes, tais como: A necessidade de perturbar o menos possível as actividades de produção normais da organização; A existência de períodos mais adequados para a realização da formação ao longo do ano civil devido a fenómenos de sazonalidade, períodos de férias, etc. Para a formação inter-empresas, a calendarização da oferta formativa deve considerar factores semelhantes aos anteriores, assim como outros mais específicos desta modalidade de formação: A necessidade de calendarizar a oferta formativa de acordo com os prazos legais definidos pelos mecanismos de co-financiamento da oferta formativa. A obrigatoriedade da formação contínua dos trabalhadores definida pelo Código do Trabalho é também um factor a ter em conta em ambas os tipos de formação, sobretudo na modalidade intra-empresa. No caso concreto da ASIDE, a calendarização das acções resulta quase exclusivamente das opções dos respectivos clientes. MELHORIA CONTÍNUA O processo de definição da cronologia global de realização das intervenções formativas é bastante simples e os critérios subjacentes à sua dinâmica são muito estáveis e fáceis de controlar. A sua revisão estará sempre associada às revisões do processo anterior (diagnóstico de necessidades de formação). FLUXOGRAMA Próxima página.
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PROCESSO | Estimativa dos meios necessários CÓDIGO PLA.MEI.P3 DESCRIÇÃO A estimativa dos meios necessários é o processo que, utilizando as características do Plano Anual de Formação (output do processo anterior) realiza uma previsão dos meios (humanos, financeiros e físicos) necessários para a sua boa execução. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Gestor de Formação. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não se aplica ao caso da ASIDE. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO O input deste processo corresponde ao output do processo anterior, correspondendo a sua dinâmica à identificação de todos os meios necessários à execução de cada intervenção formativa. A “soma” de todos estes meios equivale ao que se pode designar por Plano de Meios da formação. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A identificação dos meios necessários para a execução do Plano Anual de Formação realiza-se, de forma directa e linear, a partir das características relevantes das respectivas intervenções formativas que integram aquele Plano. As Tabelas 3 a 5 (páginas seguintes) exemplificam esta dinâmica (para a modalidade de formação intra-empresa). No caso dos meios financeiros, é utilizada como referência a estrutura de custos associada aos custos elegíveis no âmbito de acções de formação co-financiadas pelo Fundo Social Europeu. Obviamente, estes cálculos representam apenas estimativas úteis para a definição do Plano Anual de Formação que terão de ser, em tempo útil (em função das práticas de gestão de cada empresa/organização) afinadas em função dos custos reais. No entanto, trata-se de uma estimativa bastante robusta, uma vez que a grande o financiamento público da formação profissional exerce uma influência muito significativa na regulação daquele mercado em Portugal. Os aspectos mais detalhados inerentes à logística de cada intervenção formativa (Kits de formação, coffee-breaks, etc.) não são tratados nesta fase do ciclo de gestão da formação. Existem outros processos especificamente desenhados para esse efeito na fase de Organização daquele ciclo.
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Tabela 3 – Meios financeiros
Plano de Meios Financeiros (Ano n) Intervenções formativas
[1]
Formadores
Duração (horas)
Acções (N.º)
Formandos (N.º)
[2]
[3]
[4]
[5]
Volume de Custos directos Monitoragem Formação (horas) Formadores Outros Total (horas) [6] = [3] x [5]
[8] = [7] x 27,5€/40€
[7] = [3] x [4]
[9] = [6] x 3,5€
[10] = [8] + [9]
Curso de Liderança em formato Outdoor
Externo
14
1
10
140
14
560,00 €
490,00 €
1.050,00 €
Curso de Microsoft Word Avançado
Externo
14
1
10
140
14
385,00 €
490,00 €
875,00 €
Curso de Microsoft Excel Avançado
Externo
14
1
10
140
14
385,00 €
490,00 €
875,00 €
Integração de novos colaboradores
Internos
35
5
50
1750
175
4.812,50 €
6.125,00 €
10.937,50 €
TOTAIS
8
80
2170
217
6.142,50 €
7.595,00 €
13.737,50 €
Tabela 4 – Meios humanos
Plano de Meios Humanos (Ano n) Gestor de Formação
Coordenador Pedagógico
[2]
[3]
Curso de Liderança em formato Outdoor
Colaborador A
Colaborador B
Curso de Microsoft Word Avançado
Colaborador A
Colaborador B
Curso de Microsoft Excel Avançado
Colaborador A
Colaborador C
Integração de novos colaboradores
Colaborador A
Colaborador C
Intervenções formativas [1]
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Tabela 5 – Meios materiais
Plano de Meios Materiais (Ano n) Salas de formação Intervenções formativas
Prop. Empresa Externas Teóricas Informática Oficina
[1]
[2]
Curso de Liderança em formato Outdoor
[3]
[4]
x
x
[5]
Curso de Microsoft Word Avançado
x
x
Curso de Microsoft Excel Avançado
x
x
Integração de novos colaboradores
x
x
x
[6]
x
Todas as salas teóricas equipadas com: - Video projector + Tela de projecção - Ligação à Internet - TV + + Máq. de filmar + Maq. fotográfica - Flip-chart (+ respectivas canetas) - Quadro branco de porcelana (+ respectivas canetas)
MELHORIA CONTÍNUA Na generalidade, a revisão deste processo está associada às revisões do processo de diagnóstico de necessidades de formação. No que diz respeito à estimativa dos meios financeiros, é necessário monitorizar de forma permanente a legislação associada ao sistema de co-financiamento público da formação profissional em Portugal, nomeadamente quanto aos seguintes tipos de custos elegíveis:
Custos com monitoragem (formadores); Custo/hora/formando para custos directos e indirectos da formação.
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PROCESSO | Concepção ou adaptação de programas CÓDIGO CON.PRO.P4 DESCRIÇÃO A concepção ou adaptação de programas de formação é o processo que, utilizando os objectivos operacionais da formação e os seus destinatários, gera a estrutura programática de cada intervenção formativa. No caso das intervenções formativas da ASIDE, são os nossos clientes que concebem ou adaptam os programas de formação nos seus traços gerais, intervindo a nossa empresa “apenas” na adaptação dos mesmos às características de cada grupo de formação. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Gestor de Formação. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Coordenador Pedagógico. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO Este processo utiliza os resultados do diagnóstico de necessidades de formação como principais inputs, nomeadamente no que diz respeito aos objectivos operacionais a atingir pela intervenção formativa (por exemplo, melhorar a eficácia dos comportamentos de liderança) e aos destinatários da mesma (por exemplo, chefias intermédias). Através da dinâmica do processo é gerado um output crucial para a boa execução da intervenção formativa: o seu referencial. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A metodologia para a concepção/adaptação de programas a que a ASIDE recorre (dentro da lógica referida acima na secção Dexcrição) é a que foi proposta pelo ex-IQF sob a designação de ADORA (Guia para a Concepção de Cursos e Materiais Pedagógicos. O modelo ADORA está estruturado em 5 fases: Analisar | Desenhar | Organizar | Realizar | Avaliar. Analisar Visa sinalizar competências a desenvolver e construir para a definição de objectivos de aprendizagem, com base no pressuposto de que os objectivos consistem na tradução pedagógica das competências pré-identificadas. Desenhar Visa delinear itinerários de aprendizagem referenciados a contextos e públicos-alvo, focalizando a equipa de concepção na agregação dos objectivos de aprendizagem e na construção do próprio itinerário a desenvolver.
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Organizar Partindo da definição de objectivos, agregados em módulos a desenvolver, visa contribuir para a sinalização e sequenciação de conteúdos a incorporar nas soluções formativas, assim como identificar as melhores estratégias pedagógicas a aplicar. Realizar Visa apoiar a equipa de concepção na construção/ identificação de recursos técnico pedagógicos e suportes de apoio a utilizar, quer pela equipa de facilitadores (formadores, monitores, tutores...), quer pelos participantes na formação. Avaliar Visa apoiar o utilizador na construção da estratégia avaliativa mais adequada às características da proposta pedagógica previamente concebida. Na sua versão mais abrangente, o Modelo inclui um total de 10 processos distribuídos por aquelas 5 fases de acordo com o Quadro da página seguinte. Daqueles 10 processos, 8 aplicam-se à realidade da ASIDE. 6 destes processos serão considerados sub-processos do processo de concepção ou adaptação de programas. Os dois restantes integrarão o processo seguinte (concepção de suportes pedagógicos). Assim, o processo de concepção ou adaptação de programas pode ser redesenhado da seguinte forma:
Objectivos operacionais Destinatários
Seleccionar estratégias de aprendizagem
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Construir objectivos de aprendizagem válidos
Agregar objectivos por domínios do saber e formas de organizar a formação
Definir estratégia avaliativa
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Desenhar itinerários de aprendizagem modularizáveis
Definir sequências de conteúdos e respectivos saberes
Referencial de formação
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T h e
T h e
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MELHORIA CONTÍNUA A revisão da concepção de programas de formação é efectuada com periodicidade anual para o caso das intervenções formativas que se repetem no ano civil seguinte. Esta revisão incide sobre os seguintes aspectos/critérios: Pertinência dos conteúdos programáticos. Em que medida os diferentes conteúdos/módulos estão alinhados com as necessidades de formação dos seus destinatários? Coerência dos conteúdos programáticos. Em que medida os diferentes conteúdos/módulos estão alinhados com os objectivos de aprendizagem? Duração. Em que medida a carga horária atribuída a cada conteúdo/módulo está adequada aos respectivos objectivos de aprendizagem? Cronologia. Em que medida a sequência de conteúdos/módulos é a mais eficaz em termos de aprendizagem? No final de cada intervenção formativa, formadores, formandos e coordenador pedagógico avaliam aqueles aspectos da formação desenvolvida. Sempre que permitido4, os resultados desta avaliação são introduzidos (como acção de melhoria) nas intervenções formativas futuras. No caso da oferta formativa tutelada por referenciais oficiais, a ASIDE procede à monitorização constante da legislação em vigor de forma a recorrer aos referenciais devidamente actualizados. FLUXOGRAMA Página seguinte.
4
Em várias intervenções formativas desenvolvidas pela ASIDE, por imposição do cliente, não é possível alterar conteúdos programáticos e/ou cargas horárias de conteúdos/módulos.
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PROCESSO | Concepção de suportes pedagógicos CÓDIGO CON.SUP.P5 DESCRIÇÃO A concepção de suportes pedagógicos é o processo que, utilizando o referencial de formação como input, gera todo e qualquer conteúdo de informação e conhecimento, disponível em suporte físico, em formato digital ou configurando um objecto tecnológico, subordinável a objectivos de formação e inserção, podendo ser explorado em contexto específico de aprendizagem e com valor para o reforço ou desenvolvimento de competências específicas de determinada população alvo. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Gestor de Formação e de formadores ou peritos nas respectivas temáticas. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO Este processo consiste em conceber, validar e produzir recursos técnico-pedagógicos tendo em conta as orientações definidas no referencial de formação. Os diferentes tipos de recursos que podem ser produzidos são os seguintes: Scripto Bateria de exercícios Documentos de apoio / leituras complementares Checklist de procedimentos Visuais Cronograma | Diapositivos Scriptovisuais Manual do participante (equilibrado com ilustrações) Áudio Registo de instruções Audiovisuais Vídeo | Powerpoint (ou programa equivalente) | Videograma | Diaporama ASIDE
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Multimédia CD ROM | Simulador Os recursos mais habituais são os manuais de formação distribuídos aos participantes na oferta formativa da ASIDE. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS Relativamente à garantia de qualidade dos recursos ela poderá ser atendida por um conjunto de critérios que os visam analisar quanto à sua adequabilidade, utilidade, transferibilidade, universalidade, escalabilidade e autonomia. ADEQUABILIDADE Ir ao encontro da experiência social e profissional dos beneficiários e destinatários. Utilidade Ganhos e valor percebidos pelos destinatários finais. Transferibilidade Facilidade e rapidez na transferência e incorporação dos conteúdos para o contexto de trabalho (potencial de ajuda ao trabalho). Universalidade Potencial de aplicação/utilização do recurso em contextos e grupos-alvo relativamente diversificados. Escalabilidade Organização e sequenciação dos conteúdos de modo a garantir a sua modularidade, facilitando a apropriação dos conteúdos por parte dos utilizadores bem como a sua actualização e renovação. Autonomia Facilidade e grau de independência do utilizador relativamente à exploração e utilização dos conteúdos e respectivo suporte. Melhoria contínua A revisão do processo de concepção de suportes pedagógicos é efectuada com periodicidade anual no que diz respeito aos critérios gerais referidos acima. No entanto, a validação de todos os suportes pedagógicos pressupõe o recurso a uma Ficha de Validação. Fluxograma Página seguinte.
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PROCESSO | Selecção e afectação dos recursos humanos e entidades CÓDIGO ORG.RHE.P7 DESCRIÇÃO A selecção e afectação dos recursos humanos e entidades a envolver nos diferentes dispositivos formativos utiliza o referencial de formação como input, resultando na identificação e envolvimento de todos os agentes necessários ao funcionamento da formação, com excepção dos formandos no caso da formação interempresas. A diversidade dos actores a envolver e a qualidade (responsabilidades) e intensidade desse envolvimento dependem das características de cada intervenção formativa. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não se aplica. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO Este processo consiste em alocar recursos humanos e entidades (não se aplica ao caso da ASIDE) às diferentes responsabilidades inerentes às características do itinerário formativo desenhado no processo de concepção ou adaptação de programas. O ponto de partida é sempre o referencial de formação. As principais etapas do processo consistem em 1º) Identificar os agentes relevantes da intervenção formativa em causa; 2º) Definir as responsabilidades e direitos de cada agente; 3º) Elaborar o Regulamento Interno da Formação. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A principal metodologia de referência para a afectação de recursos e entidades consiste no recurso aos princípios da aprendizagem de adultos e a adequação aos requisitos do referencial de formação. Os principais agentes (recursos humanos) a afectar à maioria das intervenções formativas são os seguintes: Gestor de Formação | Coordenador Pedagógico | Formadores | Tutores* | Orientadores de Estágio* | Formandos * Apenas para os casos em que os referenciais de formação preveem a existência de formação em contexto de trabalho. Não se aplica à ASIDE. O Regulamento da Formação identifica os mecanismos de reporting exigidos a cada um destes agentes. MELHORIA CONTÍNUA Os regulamentos da formação devem ser revistos com periodicidade mínima anual. Em função de incidentes críticos (por exemplo, reclamações), o Regulamento nterno pode ser revisto a qualquer momento. FLUXOGRAMA Página seguinte (o fluxograma para a selecção de entidades é semelhante ao utilizado para a selecção de recursos humanos). ASIDE
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PROCESSO | Articulação dos diferentes intervenientes no processo formativo CÓDIGO ORG.ART.P8 DESCRIÇÃO A coordenação dos diferentes intervenientes nas intervenções formativas utiliza o Regulamento da Formação como input, e gera como resultados a definição dos mecanismos de articulação entre os agentes identificados e seleccionados no processo anterior, incluindo os instrumentos (de registo e reporting) de suporte àquela articulação. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO O ponto de partida é sempre o Regulamento Interno, uma vez que se trata do documento onde são identificados os agentes (e suas responsabilidades) a envolver em cada intervenção formativa. As principais etapas do processo consistem em 1º) Produzir os documentos de registo da articulação entre os agentes do dispositivo formativo (ex. templates para actas de reuniões); 2º) Produzir os documentos de reporting da articulação entre os agentes do dispositivo formativo (ex. templates para relatórios); Definir as rotinas inerentes às actividades de articulação entre os agentes. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A principal metodologia de referência para a definição dos mecanismos de articulação entre os intervenientes nas diferentes intervenções formativas corresponde às opções da política de formação da entidade formadora. A ASIDE privilegia práticas de coordenação entre agentes alinhadas com os princípios da aprendizagem de adultos e com uma gestão da formação profissionalizada que se distinga claramente de práticas “escolarizadas” desta actividade. As ferramentas, práticas e instrumentos de reporting da coordenação “inter-agentes” utilizados pela ASIDE promovem a responsabilização, autonomia e trabalho em equipa entre todos aqueles agentes com o propósito de contribuir para o sucesso global das intervenções formativas. A eficiência do processo de articulação é também um critério fundamental e indispensável para garantir que os níveis mínimos de burocracia estejam presentes. A articulação entre agentes do dispositivo formativo é uma das principais responsabilidades do Coordenador Pedagógico. MELHORIA CONTÍNUA O processo de articulação entre intervenientes nas intervenções formativas é revisto com periodicidade mínima anual.
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PROCESSO | Promoção e divulgação das intervenções CÓDIGO ORG.PUB.P9 DESCRIÇÃO Este processo não se aplica(até à data) à ASIDE, uma vez que toda a oferta formativa é desenvolvida em regime “intra-empresa”. Apresentamos, no entanto, o respectivo processo uma vez que a possibilidade de lançamento de oferta formativa inter-empresas é uma possibilidade a médio prazo (nunca antes de 2015). A promoção e divulgação das intervenções serºao accionadas na modalidade de formação “inter-empresas”, dirigida a participantes individuais externos. Utilizará como inputs o Referencial de Formação (como fonte dos conteúdos e outras características relevantes das intervenções formativas a divulgar) e o Plano Anual de Formação (para efeitos de calendarização). RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Gestor de Formação. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO Os instrumentos de divulgação (outputs do processo) serão gerados em função das características de cada intervenção e dos públicos-alvo a atingir. A promoção poderá ocorrer de duas formas autónomas ou em paralelo: uma divulgação integrada do Plano de Formação Anual e a divulgação casuística de uma determinada intervenção formativa. As principais etapas do processo consistirão em 1º) Definir um Plano de Meios para as necessidades de divulgação do Plano Anual de Formação e/ou de determinada intervenção formativa; 2º) Conceber internamente os instrumentos de divulgação (anúncios, folhetos, cartazes, spots de rádio, notícias na Página de Internet, Facebook, Linkedin, etc.); 3º) Implementação do Plano de Meios. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A metodologia subjacente à divulgação das intervenções formativas da ASIDE utilizará os seguintes critérios de referência: pertinência, eficácia, eficiência e legalidade. Pertinência A divulgação da oferta formativa visará dar a conhecer “ao mercado” soluções de aquisição e desenvolvimento de competências adaptadas às necessidades dos seus destinatários (empresas e colaboradores). Os instrumentos de divulgação privilegiarão, pois, a demonstração desta relação de pertinência. Eficácia A selecção de meios e instrumentos de divulgação procurará maximizar a capacidade de influência das mensagens transmitidas junto dos seus destinatários (potenciais formandos e empresas). ASIDE
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Eficiência Procuraremos, obviamente, optimizar a relação custo-benefício inerente à divulgação da nossa oferta formativa, privilegiando os meios e instrumentos que oferecem maiores garantias de sucesso. Legalidade A divulgação das intervenções formativas da ASIDE terá sempre em consideração o necessário cumprimento da legislação em vigor no que diz respeito à protecção de dados pessoais e características específicas de cada intervenção formativa, assim como a correcta execução das regras de publicitação associadas aos mecanismos de financiamento da formação pelo Fundo Social Europeu, caso existam. MELHORIA CONTÍNUA O processo de promoção e divulgação das intervenções formativas será revisto anualmente. FLUXOGRAMA Página seguinte.
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PROCESSO | Selecção de formandos e constituição de grupos de formação CÓDIGO ORG.SEL.P10 DESCRIÇÃO A selecção de formandos e constituição dos grupos de formação utiliza como inputs os resultados das actividades de recrutamento (processo anterior), sendo orientada por diferentes critérios em função das características específicas de cada intervenção formativa. Mais uma vez recordamos que, neste momento, este processo não se aplica à ASIDE, uma vez que toda a sua oferta formativa se materializa em regime intra-empresa, não intervindo a empresa na selecção dos formandos. Não está previsto o lançamento de oferta formativa inter-empresas a curto prazo. Responsável Este processo será da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO As metodologias de selecção que poderemos vir a utilizar (nunca antes de 2015) para a constituição de grupos de formação apresentará as seguintes etapas. A entrevista de selecção será apenas utilizada quando tal se justifique (por exemplo, na área de coaching).
Divulgação
Pré-inscrição
Formandos recrutados
Análise curricular Verificação de requisitos
Grupos de Formação
METODOLOGIAS E CRITÉRIOS Metodologias de selecção As metodologias de selecção que utilizamos são as seguintes: - Análise curricular - Verificação de requisitos legais ASIDE
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- Controlo de documentação necessária. - Entrevista de selecção (quando adequado). A Análise Curricular e a Ficha de pré-inscrição permitem averiguar do cumprimento (ou não) dos requisitos de acesso às diferentes intervenções formativas. Estes requisitos são, normalmente, os seguintes: - Idade; - Habilitações; - Situação face ao emprego; - Documentos (Identificação, NIF, etc.). Constituição dos grupos de formação Após o cumprimento das etapas de selecção dos formandos, a constituição dos grupos de formação obedece, essencialmente, aos resultados da análise curricular e entrevista de selecção (quando existente). Estes materializam-se na atribuição de um parecer que pode assumir as seguintes formas: “favorável”, “com reservas” ou “desfavorável”. Os grupos de formação são sempre constituídos exclusivamente por candidatos com parecer “favorável” e “com reservas”. Se aquele critério não for suficiente para gerar a dimensão mínima para o início de determinado curso, a ASIDE procederá ao reforço da sua divulgação e promoção. Sempre que resulte das actividades de selecção uma listagem de formandos superior ao número de vagas existentes, recorre-se ao critério de ordem de chegada da inscrição do formando. MELHORIA CONTÍNUA Este processo será revisto anualmente. FLUXOGRAMA Página seguinte.
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PROCESSO | Organização e gestão da informação relativa à actividade formativa CÓDIGO DES.DTP.P11 DESCRIÇÃO Até à data e, no mínimo até 2015, a ASIDE não tem intervenção neste processo uma vez que são os seus clientes os responsáveis pela elaboração do Dossier Técnico-Pedagógico de cada acção de formação. O conteúdo que se apresenta de seguida é apenas pertinente na eventualidade da ASIDE vir a desenvolver formação inter-empresas. A organização e gestão da informação respeitante a cada intervenção formativa será materializada na concepção, utilização e actualização permanente do respectivo Dossier Técnico-Pedagógico (DTP). Será elaborado um DTP por cada acção de formação. RESPONSÁVEL Este processo será da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO O Coordenador Pedagógico organizará, utilizará e manterá actualizado o Dossier Técnico-Pedagógico de cada Acção de formação até que a mesma esteja concluída. Os dossiers serão arquivados durante o prazo legal. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS O conteúdo dos DTP será o seguinte: 1. Referencial do curso 2. Cronograma 3. Regulamento interno 4. Documentação de apoio 5. Identificação do coordenador pedagógico, dos formadores e outros agentes 6. Fichas de inscrição dos formandos 7. Registos e resultados do processo de selecção (quando aplicável) 8. Registos do processo de substituição (quando aplicável) 9. Contratos de formação com os formandos e contratos com os formadores (quando aplicável) 10. Planos de sessão 11. Conteúdos programáticos das sessões e registos de assiduidade 12. Provas, testes e relatórios de trabalhos e estágios realizados (quando aplicável) 13. Registos e resultados da avaliação da aprendizagem ASIDE
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14. Registo da classificação final (quando aplicável) 15. Registos e resultados da avaliação de desempenho dos formadores, coordenadores e outros agentes 16. Registos e resultados da avaliação de satisfação dos formandos 17. Registos de ocorrências 18. Comprovativo de entrega dos certificados aos formandos 19. Relatório final de avaliação da acção 20. Relatórios, actas de reunião ou outros documentos que evidenciem actividades de acompanhamento e coordenação pedagógica 21. Documentação relativa à divulgação da acção (quando aplicável) MELHORIA CONTÍNUA Este processo será revisto anualmente. FLUXOGRAMA Página seguinte.
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PROCESSO | Gestão logística e administrativa do funcionamento das intervenções CÓDIGO DES.LOG.P12 DESCRIÇÃO A gestão logística e administrativa da formação assegura o bom funcionamento das intervenções formativas nos seus aspectos não directamente pedagógicos. Tal como nalguns dos processos anteriores, a maioria das responsabilidades inerentes a este processo são asseguradas pelos nossos clientes (como é habitual na formação intra-empresa). RESPONSÁVEL Caso a ASIDE venha a promover formação em regime inter-empresas, este processo será da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Contabilista e Gerência. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO As (principais) actividades associadas ao processo serão as seguintes: - Afectação de salas de formação; - Afectação de equipamentos pedagógicos; - Gestão de consumíveis necessários à actividade formativa; - Duplicação de documentação avulsa para formandos e formadores; - Pagamento de bolsas e subsídios a formandos; - Gestão financeira e contabilística dos financiamentos obtidos; - Emissão de facturas, cobranças; - Emissão de certificados e comprovativos da sua entrega aos formandos. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS As metodologias e critérios clientes às actividades descritas no ponto anterior resultam de práticas de gestão comuns devidamente enraizadas na ASIDE. No que diz respeito aos pagamentos de bolsas e subsídios a formandos, a ASIDE cumpre escrupulosamente o que se encontra definido na legislação em vigor. MELHORIA CONTÍNUA Este processo é revisto anualmente. FLUXOGRAMA Página seguinte.
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PROCESSO | Acompanhamento e avaliação da formação CÓDIGO AVL.ACP.P13 DESCRIÇÃO Tal como em processos anteriores, a actuação da ASIDE é fortemente influenciada pela modalidade de formação intra-empresa em que desenvolve a totalidade da sua oferta formativa. Ou seja, o acompanhamento e avaliação das intervenções formativas onde intervimos é (acima de tudo) da responsabilidade dos nossos clientes. Ainda assim, procuramos desenvolver mecanismos de acompanhamento e avaliação devidamente planeados em função da metodologia da ASIDE em articulação com as metodologias de cada cliente. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO As actividades associadas ao processo são as seguintes: - Acompanhamento de cada acção de formação | Avaliação da satisfação (nível 1) | Avaliação da aprendizagem (nível 2) METODOLOGIAS E CRITÉRIOS Acompanhamento A metodologia de acompanhamento da formação da ASIDE está devidamente parametrizada em função de critérios claros, tendo por referência os princípios da aprendizagem de adultos. Esta metodologia encontra-se descrita em documento próprio, sendo parte integrante deste processo (ver próximo capítulo deste Manual). No entanto, esta metodologia só é(será) executada na totalidade quando o perfil de intervenção da ASIDE o justifique (o que, até à data, tem sido raro). Avaliação da satisfação (Nível 1) Tendo por base o modelo dos 4 níveis de avaliação da formação de Kirkpatrick/PERTA, a avaliação de nível 1 é(será) realizada em todas as acções de formação mediante a utilização de inquéritos, posteriormente tratados estatisticamente. Avaliação da aprendizagem (Nível 2) A avaliação da aprendizagem é devidamente planeada pelos formadores nos respectivos planos de sessão. Pode assumir as seguintes modalidades: diagnóstica, formativa e sumativa. Os instrumentos de avaliação utilizados podem ser os seguintes: testes escritos de escolha múltipla, autoscopias, trabalhos individuais ou de grupo, simulações, etc. ASIDE
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Critérios Diversos critérios de controlo da actividade formativa estão associados ao processo de acompanhamento e avaliação da formação, nomeadamente: Critérios de execução física: - Número de reuniões de coordenação realizadas; - Quantidade de exercícios de avaliação diagnóstica, formativa e sumativa realizados. Critérios de eficácia pedagógica: - Taxa de conclusão dos percursos formativos. Critérios de qualidade da formação: - Taxa de satisfação dos formandos | Taxa de satisfação dos formadores. MELHORIA CONTÍNUA Este processo é revisto anualmente. FLUXOGRAMA Página seguinte.
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PROCESSO | Acompanhamento pós-formação CÓDIGO AVL.AVF.P14 DESCRIÇÃO O acompanhamento após a conclusão da formação é já uma prática consolidada na actividade formativa desenvolvida pela ASIDE, uma vez que valorizamos fortemente o feedback quanto à utilidade que a mesma gera no desempenho profissional dos nossos (ex)formandos. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Coordenador Pedagógico. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO O acompanhamento pós-formação materializa-se através de actividades de follow-up junto dos ex-formandos e respectivas empresas METODOLOGIAS E CRITÉRIOS A metodologia consiste na inquirição dos ex-formandos via questionário online que incide sobre questões relacionadas com o seu desempenho profissional. A inquirição aos ex-formandos efectua-se sempre passados cerca de 6 meses sobre a conclusão da formação. Esta metodologia é completada com uma abordagem mais qualitativa junto dos decisores com quem, em cada cliente, estabelecemos uma relação de maior proximidade (hobitualmente directores de recursos humanos e gestores de formação). A metodologia descrita permite sinalizar e quantificar os seguintes critérios e indicadores: Utilidade: - Em que medida a aprendizagem realizada em sala influenciou o desempenho profissional dos (ex)formandos. Ganhos de competências: - Em que medida a formação da ASIDE contribui para o aumento dos níveis de proficiência nas competências-alvo de cada intervenção formativa. MELHORIA CONTÍNUA Este processo é revisto anualmente e sempre que necessário. FLUXOGRAMA Página seguinte.
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Processo | Análise de resultados anuais da actividade CÓDIGO AVL.RES.P15 DESCRIÇÃO O processo de análise de resultados anuais da actividade da ASIDE efectua-se através da monitorização constante dos principais indicadores de gestão integrados no nosso Painel de Indicadores. O Balanço de Actividades Anual apresenta os resultados deste processo de forma estruturada. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Gestor de Formação. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO A utilização dinâmica (de forma contínua o longo de cada ano) do Painel de Indicadores permite uma análise de resultados adequada às necessidades de competitividade da ASIDE. O Balanço de Actividades traduz factualmente e de forma organizada os resultados daquela utilização dinâmica. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS O Painel de Indicadores integra num mesmo documento a análise de objectivos, resultados, desvios e acções correctivas/de melhoria. MELHORIA CONTÍNUA Este processo é revisto anualmente e sempre que necessário. FLUXOGRAMA Este processo é revisto anualmente e sempre que necessário.
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PROCESSO | Melhoria contínua CÓDIGO AVL.MEC.P16 DESCRIÇÃO O processo de melhoria contínua da actividade formativa da ASIDE utiliza como inputs o Balanço de Actividades, o Painel de Indicadores e os resultados das actividades de auto-avaliação (auditoria interna). Assim que a ASIDE iniciar formação de promoção autónoma, utilizaremos recorreremos também à avaliação externa. RESPONSÁVEL Este processo é da responsabilidade do Gestor de Formação. OUTROS RECURSOS HUMANOS AFECTOS Não aplicável. DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES ASSOCIADAS AO PROCESSO A partir dos desvios em relação aos objectivos, ou de “incidentes críticos” ocorridos durante cada ano, são definidas medidas correctivas e/ou de melhoria. Estas são, posteriormente, alvo de avaliação no sentido de averiguar se os resultados esperados das correcções/melhorias são, de facto, atingidos. METODOLOGIAS E CRITÉRIOS O Balanço de Actividades e o Painel de Indicadores identificam acções correctivas/de melhoria que a empresa tem de implementar de forma mandatória. O Painel de Indicadores é composto por um total de 26 indicadores organizados em três categorias: execução física, qualidade e gestão. Para cada um dos indicadores, a ASIDE define objectivos anualmente. O cumprimento destes objectivos é posteriormente monitorizado durante a execução do Plano de Formação. No final de cada ano, é efectuada uma análise exaustiva dos resultados obtidos e dos respectivos desvios (positivos e negativos). Os desvios observados podem conduzir à revisão dos objectivos e/ou à necessidade de acção correctiva/de melhoria. Os objectivos do ano seguinte são definidos com base nas conclusões da análise de desvios (ver extracto do Painel de Indicadores de 2012 a título de exemplo em baixo). Inserir figura.
MELHORIA CONTÍNUA Este processo é revisto anualmente. FLUXOGRAMA Página seguinte. ASIDE
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4 Registos [documentos] De seguida (página seguinte) apresentamos a listagem complete dos documentos de registo e gestão da actividade formativa da ASIDE, devidamente organizados em função dos 16 processos identificados no capítulo anterior. Os documentos propriamente ditos não constam deste manual para não tornar o documento demasiado “pesado” para o seu manuseamento informático. Os mesmos constam de documentos autónomos devidamente codificados em função dos 16 processos em que a nossa actividade formativa está organizada. Recorremos ao sombreado de cor verde claro para sinalizar os documentos que, neste momento, não se adequam à actuação da ASIDE, por inerência da formação “intra-empresa” que realizamos em que a maioria das funções de gestão da formação são assumidas e da responsabilidade dos nossos clientes.
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PROCESSOS P1. Levantamento de necessidades de formação P2. Cronologia global de realização das intervenções P3. Estimativa dos meios necessários P4. Concepção ou adaptação de programas P5. Concepção de suportes pedagógicos P6. Concepção ou adaptação da documentação de apoio P7. Selecção/afectação dos rec. humanos e entidades P8. Articulação dos diferentes intervenientes P9. Promoção e divulgação das intervenções P10. Selecção dos formandos e constituição de grupos
P11. Organização e gestão da informação
P12. Gestão logística e administrativa
P13. Acompanhamento e avaliação da formação P14. Acompanhamento pós-formação P15. Análise de resultados anuais da actividade P16. Melhoria contínua
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DOCUMENTOS D1. Inquéritos de levantamento de necessidades D2. Plano anual de formação D3. Plano de meios (1) D4. Referenciais de formação D5. Template de manuais de formação | D6. Ficha de validação de suportes de aprendizagem D7. Template de documentação de apoio D8. Regulamento interno da formação | D9. Guião de entrevista de formadores D10. Template de acta de reunião D11. Plano de Meios (2) D11. Guião de Entrevista | D12. Template de resultados da selecção de formandos D4. Referencial do curso D13.Cronograma D8. Regulamento interno D5. | D7 Documentação de apoio D14. Identificação da equipa pedagógica D15. Fichas de inscrição dos formandos D12. Registos e resultados do processo de selecção D16. Registos do processo de substituição D17. Contratos de formação D18. Planos de sessão D19. Conteúdos programáticos | Registos de assiduidade D20. Provas, testes e relatórios de trabalhos D21. Registos/resultados da avaliação da aprendizagem D22. Registo da classificação final (quando aplicável) D23. Avaliação de desempenho da equipa formativa D24. Avaliação de satisfação dos formandos D25. Registos de ocorrências D26. Prova de entrega dos certificados aos formandos D27. Relatório final de avaliação da acção D28. Relatórios e actas de reunião D29. Divulgação da acção D2. Plano anual de formação | D3. Plano de meios (1) | D4. Referenciais de formação D18. Planos de sessão D30. Metodologia de acompanhamento D24. Inquéritos de satisfação D20. Provas, testes e outras evidências de aprendizagem D31. Ficha de Reclamações D32. Ficha de Tratamento de Reclamações D27. Relatório final de avaliação da acção | D33. Painel de Indicadores D34. Balanço de Actividades | D33. Painel de Indicadores D33 Painel de Indicadores
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