2015
PRESUPUESTO SAP BUSIESS OE !"1
Consultor Funciona Funcionall Sap Business One
04/12/2015
Conteni#o 1. Activar la gestión de presupuestos en la gestión: """""""""""""""""""""""""""""""""$ 2. Defnir un escenario:""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" $ 3. Defnir método de distribución del presupuesto: """""""""""""""""""""""""""""""""""5 4. Especifcar presupuesto:"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" % 5. A continuación un eemplo de cómo se ver!a a"ectado la cuenta presupuestada as! como su blo#ueo."""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""& $. A continuación mostraremos como se ve a"ectado los centros de costos en el presupuesto.""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""" ! %. &n"ormes de presupuestos:""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""10
PRESUPUESTOS EN SAP BUSINESS ONE
Esta función se utiliza para definir presupuestos para cuentas relevantes, de acuerdo con los escenarios seleccionados. 1.
Activar la gestión de presupuestos en la gestión:
Para activar esta funcionalidad seguiremos la siguiente ruta del apartado de “módulos” Gestión > Inicialización del sistema > Parametrizaciones generales > Pestaña presupuesto
En esta pantalla a parte de activar o desactivar la funcionalidad, podremos tambin definir !u tipo de acción debe realizar el sistema en el caso de !ue se encuentre !ue un documento va a provocar !ue se supere el presupuesto " bloquear la contabilización, mensaje de adertencia o no !acer nada #. $ambin podemos indicar si el presupuesto ser% anual o mensual, as& como los tipos de documentos cu'a contabilización debe ser controlada ' blo!ueada en caso de !ue va'an a rebasar el presupuesto. 2.
Definir un escenario:
(o primero !ue )a' !ue señalar a!u&, es !ue el sistema solamente efect*a los c)e!ueos para blo!uear contabilizaciones o mostrar mensa+es de advertencia para el escenario del presupuesto principal. El resto de escenarios presupuestarios !ue tengamos definidos est%n pensados para efectuar simulaciones de cara a los informes ' dem%s. (a ruta a seguir para la creación de escenarios de presupuestos es la siguiente Finanzas > Definición del presupuesto > Escenarios presupuesto
-e nos abrir% una ventana emergente donde debemos definir el escenario. -i lo !ue !ueremos es crear un escenario desde cero, lo )aremos de la siguiente manera nos posicionamos en una celda, clicamos en la misma con el segundo botón del ratón, al )acerlo se desplegar% un listado con una serie de opciones, elegimos añadir l&nea ")a' !ue recordar !ue estos escenarios distintos al principal son sólo para simulaciones#
-e crear% una nueva l&nea, en la !ue podremos definir algunos par%metros del escenario Basado en con este campo podemos indicar si el escenario !ue estamos creando es dependiente
de alguno de los escenarios 'a creados. En el caso de !ue indi!uemos !ue est% basado en s& mismo significar% !ue el escenario es independiente. Porcentaje inicial" si el escenario est% basado en s& mismo este campo tendr% siempre valor //0.
-olo en el caso de !ue dependa de otro escenario indicaremos !ue porcenta+e del escenario “padre” est% destinado a este subescenario. #$todo de redondeo" En este campo podemos elegir un mtodo de redondeo para los importes de
presupuesto. Norma de re%arto" 1uestra el código ' el nombre de las normas de reparto a las cuales se
distribu'e el importe de presupuesto. "-olo para temas informativos# Para agregar centros de costos, )aga clic con el botón derec)o en la fila de la cuenta de ma'or ' seleccione Agregar centro de costos.
Pro&ecto" a!u& podemos asignar un pro'ecto por defecto al nuevo escenario.
2na vez )a'amos terminado de definir estos par%metros para nuestro nuevo escenario )aremos clic en “3ctualizar” para !ue !uede registrado 3.
Definir método de distribución del presupuesto:
Para acceder a este paso seguiremos la siguiente ruta Finanzas > Definición del presupuesto >Método de distribución del presupuesto
Aquí podremos indicar como distribuir el presupuesto anual entre los diferentes meses. Este paso solamente es relevante en el caso de que a!amos marcado la opción "#ara presupuesto mensual$ en las parametrizaciones generales.
Especifi!ue el mtodo re!uerido de acuerdo con el cual se distribu'e el presupuesto entre los diferentes meses •
%gual a El importe del presupuesto se distribu'e en pastes iguales entre los 4 meses.
•
&rden ascendente El presupuesto se distribu'e de tal manera !ue la ma'or parte
corresponde a los *ltimos meses ' sólo una pe!ueña parte se utiliza durante los primeros meses. •
'eries descendentes El presupuesto se distribu'e de manera tal !ue la ma'or parte
corresponde a los primeros meses del año ' el importe asignado a cada mes disminu'e a medida !ue transcurre el año. •
Manual Permite especificar manualmente cómo se distribu'e el presupuesto entre los
diferentes meses. Por e+emplo, se puede decidir distribuir el presupuesto sólo entre dos meses. Definir de nuevo 3bre la ventana Métodos distribución de presupuesto en la !ue se pueden definir nuevos
mtodos de distribución de presupuesto.
4.
Especificar presupuesto:
Para la realización de este paso es sta la ruta !ue )a' !ue seguir Finanzas > Definición del presupuesto > Especificar presupuesto
#rimero se desplegar( la ventana de "Definición del escenario presupuestario$) aquí seleccionaremos nuestro escenario primero. #ara después pasar a de'inir qu$ cuentas & (ru%os de cuentas %ueden 'ormar %arte del escenario ) esto se ar( en la parte izquierda de esta ventana) donde tenemos un listado que un principio muestra sólo las masas patrimoniales *Activo) pasivo) neto+,) puesto que el listado aparece definido para mostrar sólo el nivel - de balance. #ero seleccionando el nmero / en la lista desplegable de arriba a la dereca conseguiremos que el listado nos muestre las cuentas activas0
En la columna “5”, indicamos si !ueremos !ue una cuenta de ma'or, grupo de cuentas o masa patrimonial en concreto forme parte de nuestro escenario. En principio de+aremos todas las cuentas ' grupos de cuentas marcados. 3l )acer clic en “67” se nos desplegar% la ventana de definición del escenario. En ella podemos asi(nar %resu%uesto a aquellas cuentas que inte(ran el escenario . En este punto es importante diferenciar entre las cuentas !ue forman parte de nuestro escenario "!ue ser%n todas las del plan de cuentas en el caso de !ue las )a'amos de+ado marcadas en la columna “5”# ' a!uellas cuentas de nuestro escenario !ue tienen asignado un presupuesto, son stas las !ue definiremos en esta ventana
En principio la ventana nos aparecer% sin cuentas, pues el flag “8isualizar cuentas sin presupuesto” se encuentra desmarcado. -i lo marcamos pasar%n a visualizarse todas las cuentas !ue componen nuestro escenario, al )acerlo buscamos una cuenta a la !ue !ueramos asignarle un presupuesto ' simplemente indic%ndole un importe en el campo “9bito” o “:rdito”, 'a le )abremos asignado uno, a partir de este momento esta cuenta se visualizar% al marcar el flag “8isualizar cuentas sin presupuesto” "por e+emplo en nuestro caso le )emos indicado un presupuesto de ;/./// 2-9 de dbito en nuestra cuenta de (astos de iaje #
:abe recalcar !ue al momento de asignar un valor en el campo "debito# el sistema autom%ticamente distribu'e de manera uniforme el mtodo de asignación. 1todo de asignación. Igual a
-i !ueremos distribuir el %resu%uesto de una cuenta en concreto con base en centros de costos , lo )aremos )aciendo clic con el botón derec)o del ratón encima de la l&nea ' seleccionando la opción “3gregar centro de costos” de la lista desplegable
3l )acerlo se nos desplegar% un listado con todos los centros de costo para !ue seleccionemos los !ue nos interesan. 2na vez )ec)o, a travs de los campos “(1 de 9bito de norma de reparto podremos realizar el reparto del presupuesto total para esa cuenta entre los diferentes :entros de costo. En nuestro caso )emos repartido los ;/./// dólares de dbito del presupuesto de nuestra cuenta de gastos de via+e entre los :entros de costos 8$3,
-i lo !ue !ueremos es eliminar al(una l)nea del %resu%uesto , 'a sea de una cuenta o de un centro de costo concreto, lo )aremos )aciendo clic en la l&nea con el segundo botón del ratón ' seleccionando la opción “orrar l&nea” de la lista desplegable En este punto es importante señalar !ue esta funcionalidad de distribuir el presupuesto de una cuenta en centros de costos, no sirve para !ue el sistema muestre mensa+es de advertencia ni blo!uee contabilización alguna cuando se va'a a rebasar el importe establecido para un centro de costo en una cuenta en concreta. El fin de esta funcionalidad es meramente informativo, para )acerle un seguimiento al reparto de los gastos de la cuenta entre los distintos centros de costos !ue )a'amos definido. 5.
A continuación un ejemplo de cómo se vería afectado la cuenta presupuestada así como su bloqueo.
3siento de 9iario 8amos a ingresar un asiento de diario afectando a la cuenta Gastos de 8ia+e por 2-9 ?./// "@o olvidar !ue tenemos un presupuesto de 2-9 ?.AA,AB por tal razón el sistema no generara ninguna alerta.
8amos a ingresar un asiento de diario afectando a la cuenta Gastos de 8ia+e por 2-9 ;./// "@o olvidar !ue tenemos un presupuesto de 2-9 ?.AA,AB por tal razón el sistema va a generar un blo!ueo del mismo 'a !ue as& se lo configuró.
6.
A continuación mostraremos como se ve afectado los centros de costos en el presupuesto.
:abe indicar !ue a!uellos registros en donde se ve afectado los centros de costos son informativos, es decir el sistema no controla !ue al centro de costos e+emplo 3dministrativos 'o le ponga un valor superior a los C ;D;.DB al contrario valida la cuenta !ue nosotros le )a'amos asignado al presupuesto principal ' el valor presupuestado de la misma. 7.
Informes de presupuestos:
Podemos acceder a ellos a travs de la ruta Finanzas > %nformes financieros > %nformes de presupuesto > %nforme presupuesto
@os aparecer% la ventana en la !ue tenemos !ue definir los criterios de selección con los !ue vamos a e+ecutar el informe, elegimos !ue nos muestre el “Informe anual” e indicamos nuestro presupuesto en el campo “Escenario”
3l e+ecutarse el informe este nos muestra el importe con el !ue )emos definido nuestro presupuesto en el campo “Presupuesto”, en el campo “
En principio este in'orme nos muestra el %resu%uesto a niel de masas %atrimoniales . En la imagen anterior vemos cómo se nos est% mostrando la masa patrimonial de “Ingresos ' Gastos”, puesto !ue la *nica cuenta !ue )emos definido por el momento en nuestro presupuesto pertenece a esta masa patrimonial. Podemos modificar esto )aciendo !ue nos muestre el detalle a niel de cuentas , para ello tenemos irnos al campo desplegable !ue )a' en las es!uina inferior iz!uierda del informe, all& definiremos el nivel de cuenta !ue !ueremos !ue nos muestre el informe. (os niveles van de a ;, siendo el nivel de las masas patrimoniales ' ; el nivel de las cuentas activas, seleccionamos ;
3l )acerlo se nos muestra 'a el detalle a nivel de cuentas activas, aun!ue como en nuestro caso solamente )emos definido una cuenta seleccionar este nivel no ampl&a la información !ue 'a ten&amos
6tra funcionalidad !ue tiene este informe es la de mostrarnos los datos !ue estamos viendo en la tabla en un gr%fico. Para ello clicaremos en el icono !ue est% situado en la es!uina inferior iz!uierda. 3l )acerlo se nos mostrar% en la parte inferior del informe el gr%fico en forma de diagrama de l&neas, en l podemos ver como se distribu'e tanto el presupuesto como el real entre los distintos meses
Podemos cambiar el estilo del gr%fico seleccionando de una lista desplegable situada deba+o del gr%fico. Por e+emplo podemos verlo en forma de gr%fico de barras 3l e+ecutar el informe con los par%metros con los !ue los )emos e+ecutado, el importe del campo “
!ue )emos indicado dentro del presupuesto de la cuenta en cuestión, sino !ue parece contener todas las contabilizaciones provengan del centro de costo !ue sea. -i !ueremos filtrar los resultados del informe para !ue se muestren solamente las contabilizaciones correspondientes a los centros de costos !ue definimos en el escenario, tendremos !ue volver a la pantalla de selección e indicar en el campo centro de costo nuestro centro de costo, tenemos !ue )acerlo de uno en uno
6tras opciones !ue nos ofrece este informe es seleccionar la parte de nuestro presupuesto !ue est% imputada a un partido o pro'ecto concreto. 3parte la pantalla de criterios de selección nos muestra aba+o una l&nea con los 4 meses de la temporada, donde podemos ir marcando o desmarcando meses para !ue se nos muestren o no en el informe
(os otros tres informes de presupuesto son “Informe presupuesto balance”, “Informe presupuesto balance de sumas ' saldos” e “Informe presupuesto cuenta P'G”. (os dos primeros son para el caso de !ue )ubiramos definido presupuesto para cuentas de balance. El *ltimo es v%lido para nuestro caso ' nos muestra todas las masas patrimoniales de P'G.
