Manual Parametrización FI SAP by Mundosap

MANUALES Y TUTORIALES WWW.MUNDOSAP.COM

Introducción.......... Introducción..................... ....................... ....................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............... .... 6

1. Creación Creación de Sociedade Sociedades s ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ........... 6 1.1. Crear Sociedad Sociedad ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ....................... ....................... ........... 7 1.2. Copiar, Copiar, borra borra y verificar verificar Sociedad Sociedad ...................... ................................. ...................... ...................... ................. ...... 8

2. Creación Creación de plan de cuentas............ cuentas....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............... .... 9

3. Divisiones Divisiones ...................... ................................. ....................... ....................... ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 11

4. Parametrizac Parametrización ión básica de la Gestión Gestión Financiera Financiera ..................... ................................. ................. ..... 12 4.1. Sociedad Sociedad FI ...................... ................................. ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 12 4.1.1. Verificar Verificar y completar completar parámetros parámetros globales globales ...................... .................................. ..................... ......... 12 4.1.2. N.I.F. Comunitari Comunitario o (N.I.F. (N.I.F. CE) CE) ....................... .................................. ...................... ....................... ................. ..... 13 4.2.

División.......................................................¡Error! Marcador no definido.

4.3. Ejercicio.................. Ejercicio.............................. ....................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............. .. 14 4.4. Documento Documento........... ....................... ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 16 4.4.1 Periodos Periodos contables contables........... ....................... ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ........... 16 a) Definir variantes para periodos contables abiertos..................... abiertos........ .......................... ................ ... 16 b) Abrir y cerrar cerrar periodos periodos contables.......... contables..................... ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 16 c) Asignar Asignar variantes variantes a Sociedad Sociedad FI............. FI........................ ...................... ...................... ....................... ................... ....... 16 4.4.2. Rangos de números de documentos................... documentos...... .......................... ......................... .................... ........ 17 a) Definir Rangos de números de Documentos................. Documentos.... .......................... .......................... ................ ... 18

Página 1 de 52


b) Copiar a Sociedad Sociedad FI................ FI............................ ....................... ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 19 c) Copiar a Ejercicio Ejercicio ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 19 4.4.3. Cabecera de Documento.......................... Documento............. .......................... .......................... ......................... .................. ...... 20 a) Definir Definir clases de de Documento.. Documento.............. ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ........... 21 b) Desviación Desviación máxima del tipo de cambio cambio ...................... ................................. ....................... ..................... ......... 22 b.1.) Crear desviaci desviación ón máxima máxima del T/C por por Sociedad Sociedad ...................... ................................. ............... .... 22 4.4.4. Posición Posición de Docume Documento...... nto.................. ....................... ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 22 a) Control.................. Control............................. ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ....................... ................... ....... 22 a.1.) Definir Definir clave de contabilizaci contabilización ón ...................... ................................. ...................... ....................... ................... ....... 23 a.2.) Actualizar Actualizar variante variante de status de campo............................. campo........................................ ...................... ........... 24 a.3.) Asignar Asignar variantes variantes de status status de campo campo a Sociedad Sociedad FI ...................... ............................. ....... 26 a.4) Seleccionar variante de pantalla para entrada de documentos............... documentos... ............ 26 b) Definir Definir grupos grupos de tolerancia tolerancia para emplea empleados dos........... ....................... ....................... ...................... ........... 27 c) Asignar Asignar grupos grupos de tolerancia tolerancia a usuari usuarios os ...................... ................................. ....................... ................... ....... 28 d) Crear textos para posición posición de de documen documentos tos ...................... ................................. ...................... ............... .... 28 e) Definir Definir reglas reglas de modificación modificación de documen documentos tos ...................... .................................. ..................... ......... 29 4.4.5. Valores Valores propuesto propuestos s para para tratamie tratamiento nto de documen documentos tos ...................... .......................... .... 30 a) Crear clase de documento y clave de contabilización ........................ ............ .................... ........ 30 b) Permitir Permitir propuest propuesta a de ejercicio ejercicio ...................... ................................. ....................... ....................... ...................... ........... 31 c) Proponer Proponer fecha de valor ....................... .................................. ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 31 4.5. I.V.A............. I.V.A........................ ....................... ....................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............. .. 32 4.5.1. Parametrizac Parametrizaciones iones básicas............. básicas........................ ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 32 a) Asignar Asignar esquema esquema de cálculo cálculo a país................... país.............................. ...................... ....................... ................... ....... 32 b) Parámetros Parámetros para verificación verificación y modificac modificación ión de gestión gestión de impues impuestos. tos. ..... 32 4.5.2. Cálculo Cálculo ...................... ................................. ...................... ....................... ....................... ...................... ....................... ................... ....... 34 a) Definir Definir indicador indicador de I.V.A...................... I.V.A................................. ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 34 4.5.3. Contabiliza Contabilización ción ..................... ................................ ....................... ....................... ...................... ....................... ................... ....... 36 a) Crear cuentas cuentas de de impuestos... impuestos............... ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ........... 36

5. Contabilida Contabilidad d principal principal ....................... .................................. ...................... ....................... ....................... ...................... ............. .. 38 5.1. Cuentas Cuentas de Mayor ....................... .................................. ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 38 5.1.1. Datos maestros maestros ...................... ................................. ....................... ....................... ...................... ...................... ................. ...... 38

Página 2 de 52


a) Creación de cuentas de mayor....................... mayor.......... .......................... .......................... ......................... .................. ...... 38 a.1.) Copiar Copiar alternativa alternativa 1 ....................... .................................. ...................... ....................... ....................... ...................... ............. .. 38 a.2.) Manual Manual / automático de un nivel nivel (alternativa (alternativa 3) ...................... .................................. ................. ..... 38 a.2.1.) Actualizar Actualizar índice de planes planes de cuentas cuentas ...................... ................................. ...................... ............... .... 39 a.2.2.) Asignar Sociedad FI a un Plan de cuentas......................... cuentas............ ......................... .................. ...... 39 a.2.3.) Definir estructuras de pantalla pantalla por grupos de ctas (Ctas de de mayor)..... 40 a.2.4.) Definir estructuras de pantalla por por transacción (Cuentas de de mayor) mayor) .... 40 a.2.5.) Definir cuenta de arrastre de resultados........................... resultados.............. ......................... .................... ........ 41 a.2.6.) Crear cuenta de mayor................................ mayor........................................... ...................... ....................... ................... ....... 41 a.3.) Manual Manual en dos etapas etapas (alternativa (alternativa 4) ...................... ................................. ....................... ..................... ......... 41 a.3.1.) Crear cuenta de mayor en plan de cuentas........................ cuentas........... ......................... .................. ...... 42 b) Borrar ...................... .................................. ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 42 b.1.) Borrar cuentas cuentas de mayor ...................... .................................. ....................... ...................... ....................... ................. ..... 42 b.2.) Borrar plan de cuentas cuentas ...................... ................................. ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 43 5.1.2. Partidas Partidas individual individuales........ es................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............. .. 43 a) Visualizar Visualizar partidas partidas individuale individuales s ....................... .................................. ...................... ....................... ..................... ......... 43 a.1.) Fijar clasificaciones estándar para partidas individuales ......................... ............. ............ 43 a.2.) Definir Definir estructura de lineas..................... lineas................................. ....................... ...................... ...................... ............... .... 43 a.3.) Seleccionar Seleccionar campos campos adicionales adicionales ...................... ................................. ...................... ....................... ................. ..... 44 b) Tratamiento Tratamiento de partidas partidas abiertas............ abiertas....................... ...................... ...................... ....................... ................... ....... 45 5.2. Operaciones Operaciones contables............ contables........................ ....................... ...................... ...................... ....................... ................... ....... 45 5.2.1. Compensació Compensación n de de partida partidas s abiertas abiertas ..................... ................................ ....................... ..................... ......... 45 a) Crear cuentas cuentas para diferencias diferencias de cambio cambio............ ....................... ...................... ...................... ............... .... 45 b) Crear clave contable contable para para compensació compensación n ...................... ................................. ....................... ................. ..... 45 c) Preparar Preparar compens compensación ación automática................ automática........................... ...................... ....................... ..................... ......... 46 5.2.2. Cierres Cierres ....................... .................................. ....................... ....................... ...................... ...................... ....................... ................... ....... 46 a) Valorar.................. Valorar............................. ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ....................... ................... ....... 46 a.1.) Definir Definir métodos de valoración........... valoración ...................... ...................... ...................... ....................... ..................... ......... 46 a.2.) Preparar contabilización automática para valoración en ME................ ME... ................ ... 46 b) Documentar............. Documentar......................... ....................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ............... .... 47 b.1.) Definir estructura de balance y cuenta de resultados.................. resultados..... ......................... ............ 47 c) Declarar.........................................................¡Error! Marcador no definido. c.1.) Actualizar Actualizar indicado indicadorr de retenció retención n ............... ............... ¡Error! Marcador no definido. c.2.) Crear cuentas para IRPF........................... IRPF.............. ............... ¡Error! Marcador no definido. 4.3. Contabilida Contabilidad d bancaria......... bancaria.................... ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ............. .. 48 4.3.1. Definir Definir bancos bancos propios.......... propios..................... ....................... ....................... ...................... ....................... ................... ....... 48

Página 3 de 52


6. Contabilidad de deudores y acreedores..................................................... 50 6.1. Cuentas de deudor.................................................................................. 50 6.1.1. Datos maestros .................................................................................... 50 a) Definir grupo de cuentas con estructura de imagen (deudor)..................... 50 d) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas de deudores ................. 50 5.1.1. Partidas individuales de deudores........................................................ 52 a) Visualizar partidas individuales de deudores.............................................. 52 c) Actualizar pools de trabajo ......................................................................... 52 6.2. Cuentas de Acreedor............................................................................... 54 6.2.1. Datos maestros .................................................................................... 54 a) Definir grupo de cuentas con estructura de imagen (acreedores).............. 54 b) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas de acreedores .............. 54 6.2.2 Partidas individuales............................................................................. 55 a) Actualizar estructuras de lineas y pools de trabajo .................................... 55 6.3. Operaciones contables............................................................................ 55 6.3.1. Entrada de facturas / abonos ............................................................... 55 a) Actualizar condiciones de pago.................................................................. 55 6.3.2. Salida de pagos.................................................................................... 55 a) Crear cuentas para gastos bancarios (acreedores) ................................... 56 b) Crear clave contable para compensación .................................................. 56 c) Programa de pagos.................................................................................... 57 6.3.3. Anticipos recibidos................................................................................ 58 a) Cuentas Asociadas para anticipos de deudores ........................................ 58 b) Cuentas asociadas para anticipos a acreedores........................................ 58 6.3.4. Efectos ................................................................................................. 58 a) Cuenta asociada para cartera de efectos................................................... 58 b) Cuentas para operaciones sobre efectos................................................... 58 c) Cuentas transitorias para utlización de efectos .......................................... 59 6.3.5. Otras operaciones CME ....................................................................... 59

Página 4 de 52


a) Cuentas asociadas divergentes para deudores ......................................... 59 6.3.6. Cierres.................................................................................................. 59 a) Valorar........................................................................................................ 59 a.1.) Metodo de valoración de moneda extranjera .......................................... 59 a.2.) Preparar contabilizacion en ME............................................................... 60 a.3.) Valoración de provisiones por insolvencias............................................. 60 a.4.) Cuentas para provisiones de dudoso cobro¡Error! Marcador no definido.

7. Definir validaciones .......................................¡Error! Marcador no definido.

Página 5 de 52


Introducción

A través de la Guía de Implementación (IMG) del Sistema SAP R/3, se procede a introducir los datos necesarios para poner en operativo las Sociedades. Acceso: Herramientas / Business Engineering / Customizing / IMG Empresa

1.

Creación de Sociedades

Acceso: IMG Empresa / Estructura de la empresa / Actualización de estructuras / Definición / Gestión financiera / Definir, copiar, borrar, verificar sociedad FI

En la pantalla que aparece, se nos pide realizar las actividades posibles en la secuencia indicada;

es decir, habría que crearse primero la Sociedad, y

posteriormente copiarla de otra ya existente.

Página 6 de 52


1.1.

Crear Sociedad

Al ejecutar (mediante doble clic) la selección de Definir Sociedad aparece una pantalla en la que se recogen todas las Sociedades dadas de alta en el sistema. Para crearnos una nueva, presionamos el botón entradas nuevas y rellenamos los campos de:

-

Sociedad (cuatro dígitos)

-

Nombre de la empresa

- Población -

País (de la Sociedad)

ES (España)

-

Moneda (en la que presentará libros oficiales la Sociedad)

-

Idioma (en el que presentará libros oficiales la Sociedad)

Mediante el botón superior derecho (simula un sobre), nos introducimos en una pantalla donde ampliamos los datos relativos a la Sociedad, tales como el nombre, la condición de búsqueda, la población, la calle, el distrito, el teléfono, el fax...

Los campos de Idioma y país, son campos clave; a través de ellos, el sistema validará datos como los N.I.F. que se introduzcan y las claves bancarias relativas a la empresa o a cualquier tercero que tenga relación con ella.

Página 7 de 52


1.2.

Copiar, borra y verificar Sociedad

Seleccionando esta actividad, llegamos a una pantalla denominada (en la barra azul superior) Objeto organizativo Sociedad .

A través del menú Objeto

Organizativo, Copiar como objeto organizativo procedemos a la copia de una

Sociedad ya existente en el sistema. La pantalla que aparece pide datos de la Sociedad que queremos copiar (introducir cuatro dígitos), y de la Sociedad a la que queremos llevar los datos de la primera (introducir dígitos de la Sociedad creada en el punto 1.1 anterior). Continuar con Intro . Nos pregunta el sistema si queremos copiar los planes de cuentas que tiene asignada la sociedad fuente; aceptamos la copia simultánea de la Sociedades. Continuar con Si. Así mismo nos pregunta si queremos asignar a la Sociedad nueva otra moneda que no sea ESP (pesetas); puesto que lo más normal será trabajar en pesetas, continuar con No .

Página 8 de 52


2.

Creación de plan de cuentas

Una vez creada la Sociedad, hay que crearse y definir los planes de cuentas con los que ésta va a trabajar. Acceso:

IMG Empresa / Gestión financiera / Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / creación de cuentas de mayor / copiar (alternativa 1) / Copiar plan de cuentas

Seleccionamos las áreas que vamos a copiar del plan general español (CAES), siendo éstas:

•

Cuentas en plan de cuentas

•

Determinación de cuentas en contabilidad financiera

•

Determinación de cuentas en gestión de activos fijos

•

Determinación calculo de costes

•

Determinación cuentas gestión de materiales.

•

Determinación cuentas Gestión de personal.

•

Determinación cuentas Ventas

•

Versiones de balance y pérdidas y ganancias.

Mediante cuatro dígitos alfanuméricos definimos el plan de cuentas y la versión de balance y pérdidas y ganancias con el que va a trabajar la sociedad, y le asignamos un nombre. Por ejemplo:

-

Plan de cuentas

-

Nombre del plan de cuentas

-

Estructura de blnce /PyG

Página 9 de 52


-

Nombre de versión blnce / PyG

Para copiarlos, asignamos en los campos de modelo el plan contable y la versión de balance que, ya existente en el sistema, queramos utilizar como modelo.

Una vez cumplimentados los datos de plan de cuentas y versión de balances, pulsamos el botón de propuesta, y el sistema nos informa de los datos que va a copiar; si estamos de acuerdo con ello, copiamos el plan de cuentas al que nos estamos creando.

Una vez creada la sociedad, hay que definir los parámetros globales de la Gestión Financiera.

Página 10 de 52


3.

Divisiones

La división es una unidad organizativa, para la cual pueden generarse balances y cuentas de pérdidas y ganancias para informes internos. Al contrario que la Sociedad, la división no representa una unidad jurídica independiente, y no está sujeta, por tanto, a exigencias legales que han de cumplir los informes externos del área económico-financiera. Para crear divisiones en las Sociedades, se accede a través de la IMG. Acceso: IMG Empresa / Estructura de la Empresa / Actualización de estructuras / Definición / Gestión financiera / Actualizar división

En esta pantalla, podemos crear nuevas divisiones (presionando en entradas nuevas ), borrar las no operativas (presionando el botón que simula un cubo de

basura), copiar una división ya existente pudiendo modificar los datos copiados (presionando el tercer botón, que simula dos hojas amarillas superpuestas)...

Página 11 de 52


4.

Parametrización básica de la Gestión Financiera

Acceso: Herramientas / Business Engineering / Customizing / IMG para la Empresa / Gestión Financiera / Parametrizaciones básicas de gestión Financiera

4.1.

Sociedad FI

4.1.1. Verificar y completar parámetros globales

Acceso:

Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de Gestión financiera / Sociedad FI / Verificar y completar parámetros globales

Pulsar continuar. Se accede a una tabla donde se recogen todas las Sociedades dadas de alta en el sistema (dependiendo del mandante en el que estemos trabajando); Seleccionando una de ellas (con el boton situado a la izquierda en la misma linea que el nombre de la sociedead), y pulsando el botón de detalles (simula una lupa), accedemos a una pantalla donde cumplimentamos todos los datos relativos a la Sociedad. También podemos acceder pulsando directamente doble clic sobre el nombre de la sociedad. Para cada una de las Sociedades se definen los parámetros básicos necesarios para la Gestión Financiera de las mismas. Se asignan, por lo tanto, los Planes de cuentas con los que va a trabajar cada una de las Sociedades, la Variante de ejercicio asignada a la misma etc....

Página 12 de 52


Los parámetros específicos de cada una de las Sociedades, los encontramos en el Plan de Cuentas, en el N.I.F. comunitario y en la variante de periodos contables. El N.I.F. comunitario se refiere al número de identificación fiscal de la Sociedad, comenzando por ES (clave que identifica el N.I.F. como perteneciente a España, dentro del Sistema SAP R/3, y que verifica la autenticidad del dato introducido), seguido por la clave de N.I.F. de la Sociedad. No acepta espacios en blanco, por lo que se introducen los once dígitos seguidos. La variante de periodos contables, definida unívocamente para cada Sociedad, determina la posibilidad de abrir y cerrar periodos contables en función de las necesidades de la empresa. Pulsando la tecla de función “ Datos adicionales” , se accede a una pantalla en la que se introducen los datos adicionales relevantes para la gestión de la empresa. A través de la tecla de función con apariencia a una carta (localizada en la parte superior izquierda de la pantalla), se accede a la pantalla de datos generales de dirección de la empresa (teléfono, código postal...).

4.1.2. N.I.F. Comunitario (N.I.F. CE)

Página 13 de 52


Acceso:

Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de Gestión financiera / Sociedad / NIF Comunitario (NIF CE) / Crear NIF Comunitario en el país

A través de esta funcionalidad se accede a una pantalla donde rellenaremos el campo NIF Comunitario. Este se compone de nueve dígitos comenzando por ES seguido (sin espacios) del NIF de la empresa. Por ejemplo, ESA85498265.

4.3.

Ejercicio

Definimos la variante de ejercicio con la que se va a trabajar y se la asignamos unívocamente a cada Sociedad.. Para definir la variante de ejercicio: Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Ejercicio / Actualizar variante de ejercicio (actualizar ej. Corto)

Aparece una lista con las variantes de ejercicio propuestas por el sistema. Mediante el botón de seleccionar (simula una lupa), accedemos a los campos que delimitan la variante (o bien pulsando doble clic sobre la variante). Si se trata de un año natural, de cuantos periodos contables consta el ejercicio, y de cuantos especiales. En el caso de la variante asignada, los parámetros introducidos son: - Año natural: el periodo de contabilización se corresponde con el año natural.

-

Per. Contables 12: hay doce periodos contables.

-

Per. Especiales 4: hay cuatro periodos especial de cierres.

Página 14 de 52


Para asignar variante de ejercicio a una Sociedad: Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Ejercicio / Asignar Sociedad FI a una variante de ejercicio

Habría que introducir en la tabla la variante de ejercicio que asignamos a cada una de las Sociedades.

Página 15 de 52


4.4.

Documento

Definimos todos los parámetros necesarios para la gestión de los documentos contables generados por el sistema. 4.4.1 Periodos contables a)

Definir variantes para periodos contables abiertos

Para cada una de las Sociedades, se define una variante diferente mediante una codificación de cuatro dígitos y un texto explicativo referente a la misma. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Periodos contables / definir variantes para periodos contables abiertos

b)

Abrir y cerrar periodos contables

Para cada variante de periodos contables (definidas en el punto anterior) y para cada clase de cuenta, se abren y cierran los periodos de contabilización. Es posible abrir o cerrar periodos para determinadas cuentas exclusivamente (por ejemplo las cuentas de IVA), determinando en el rango “desde-hasta cta.”. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Periodos contables / Abrir y cerrar periodos contables

c)

Asignar variantes a Sociedad FI

Página 16 de 52


Mediante esta funcionalidad, se asigna unívocamente cada variante creada en el punto a), a cada una de las Sociedades. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Periodos contables / Asignar variantes a Sociedad Sociedad FI

4.4.2. Rangos de números números de documentos documentos

A través de esta funcionalidad definimos los rangos de números y el intervalo numérico que se asignan a los documentos contables.

Página 17 de 52


a)

Definir Rangos de números de Documentos

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Rangos de números de documentos / Definir Rangos de números de documentos

Debemos introducir el nombre de nuestra sociedad en el campo Sociedad posteriormente pulsar Intervalos. Para crear un nuevo rango de números de documentos, posicionamos el ratón en el cuadro derecho de cada rango; una vez asignado, presionamos el botón insertar intervalo (botón (botón superior derecho con apariencia de una hoja con una

flecha verde). Aparece una pantalla donde se pide en en número de intervalo, el año en el que va a funcionar, la asignación de un rango (diez dígitos) desdehasta y si es externo o no, es decir, si la numeración de cada documento la asigna el sistema automáticamente o es el propio usuario el que numera los documentos. El sistema valida que no se superpongan unos rangos con otros, de modo que queden perfectamente definidos e identificables cada documento en función de un rango. Para borrar rangos de números de documentos, nos posicionamos en el cuadro derecho y accionamos el botón borrar intervalo (con apariencia de hoja con flecha roja). Si el intervalo a borrar tuviera ya ya documentos contabilizados, el sistema no permite borrarlo, lanzando el mensaje de Imposible borrar, Nº actual no inicial.

Página 18 de 52


b)

Copiar a Sociedad FI

Esta funcionalidad permite copiar los rangos de números de documentos creados para una Sociedad, a otra Sociedad FI (Sociedad financiera), en el caso de crearse una nueva Sociedad, y aceptar como válidos los rangos de números asignados a los documentos contables de otra Sociedad ya existente.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Rangos de números de documentos documentos / Copiar a Sociedad FI

La pantalla exige introducir los números de los rangos, así como los ejercicios a copiar. Hay que introducir el código código de la Sociedad fuente y el de la Sociedad Sociedad destino.

Una vez vez comprobados los datos, pulsar el botón de ejecutar (con

apariencia de un intro con un reloj rojo).

c)

Copiar a Ejercicio

Cada vez que se abre un nuevo ejercicio, ejercic io, a través de esta funcionalidad copiamos los Rangos de números de Documentos existentes en el ejercicio cerrado al nuevo. De esta forma, la numeración de cada cada documento se corresponde con los rangos del ejercicio anterior, comenzando su cómputo desde el inicio del rango correspondiente. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Rangos de números de documentos documentos / Copiar a Ejercicio

Página 19 de 52


4.4.3. Cabecera de Documento

De este apartado lo único relevante viene recogido en los partados correspondientes a la definición de las clases de documento y la desviación máxima permitida del tipo de cambio por Sociedad.

Página 20 de 52


a)

Definir clases de Documento

A través de esta funcionalidad a cada clase se documento se le asigna el rango de números que le corresponde, así como las clases de cuentas que pueden generar esta clase de documento. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Cabecera de Documento / Definir Clases de Documento

A través del botón superior izquierdo (que representa una lupa) situandonos en la clase de documento que queremos analizar, accedemos a la siguiente pantalla en la que definimos las características propias de cada clase de documento:

-

el número de rango al que pertenece la clase de documento

-

las clases de cuenta que pueden tratarse a través de esta clase

-

definición de la clase de documento de anulación

-

Datos necesarios para entrar documentos (podemos obligar la cumplimentación de los campos nº de referencia y texto de cabecera , en el momento de introducir una contabilización en el documento)

Para introducir una clase de documento nuevo debemos pulsar entradas nuevas y completar los campos indicados anteriormente, ademas podemos crear una clase de documento copiandola de otra ya existente a través de los dos folios amarillos superpuestos situados en la barra de herramientas.

Página 21 de 52


b)

Desviación máxima del tipo de cambio

En función de la desviación que permitamos para los tipos de cambio, se podrá introducir un tipo de cambio distinto al existente en la tabla TCURR para cada moneda, a la hora de contabilizar un documento.

b.1.) Crear desviación máxima del T/C por Sociedad

Asignamos a cada Sociedad una desviación permitida del tipo de cambio, que, queda determinado en un 10%.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Cabecera de Documento / Desviación máxima del T/C / Crear desviación máxima del T/C por Sociedad

4.4.4. Posición de Documento

En este apartado se determinan todas las parametrizaciones que repercuten en un documento contable. a)

Control

Definimos las claves de contabilización (cuya función primordial es la de diferenciar las posiciones de Debe y Haber en la entrada de registro de documentos), las clases de cuentas que intervienen en cada clave de contabilización, las variantes de status de campo...

Página 22 de 52


a.1.) Definir clave de contabilización

Mantenemos las claves de contabilización que el sistema asume por defecto, y que aparecen recogidas en la siguiente tabla. En cada una de ellas se define la posición en la que se va a contabilizar (Debe / Haber), y la clase de cuenta que interviene en esta clave de contabilización (Cuentas de deudor, acreedor, mayor, inmovilizado o material).

Clave 01 02 03 04 05 06 07 08 09 11 12 13 14 15 16 17 18 19 21 22 24 25 26 27 28 29

Significado Factura Anular abono Gastos Otras cuentas a cobrar Salida pagos Diferencias de pago Otras compensaciones Compensación pagos CME deudor/Debe Abono Anular factura Anular gastos Otras cuentas a pagar Entrada pagos Diferencias de pago Otras compensaciones Compensación pagos CME deudor/Haber Abono Anular factura Otras cuentas a cobrar Salida de pagos Diferencias de pago Compensación Compensación pagos CME acreedores/Debe

Página 23 de 52

Debe/Haber Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe Haber Haber Haber Haber Haber Haber Haber Haber Haber Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe

Clase cuenta Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor


31 32 34 35 36 37 38 39 40 50 70 75 80 81 82 83 84 85 86 89 90 91 Clave 92 93 94 95 96 99

Factura Anular abono Otras cuentas a cobrar Entrada pagos Diferencias de pago Otras compensaciones Compensación pagos CME acreedores/Haber Contab. Debe Contab. Haber Inmov. Debe Inmov. Haber Inventario Costes Diferencias inventario Diferencias precio Consumo Modificación de inventario EM/RF Debe Alta de inventario Inventario Costes Significado Diferencias inventario Diferencias precio Consumo Variación inventario EM/RF Haber Baja de inventario

Haber Haber Haber Haber Haber Haber Haber Haber Debe Haber Debe Haber Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe Debe Haber Haber Debe/Haber Haber Haber Haber Haber Haber Haber

Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor Cuenta mayor Cuenta mayor Inmovilizado Inmovilizado Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Material Cuenta mayor Cuenta mayor Clase cuenta Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Cuenta mayor Material

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Control / Definir Clave de contabilización

a.2.) Actualizar variante de status de campo

Página 24 de 52


Primero definimos la “variante de status de campo” , asignándole un código de cuatro dígitos y dándole una denominación. A ella le asociamos unos “grupos de status de campo” que controlarán, a través de determinados parámetros, la

entrada de los documentos contables. Por ejemplo, la cuenta 572000 tiene asignado un Grupo de status de campo denominado G005 (Cuentas bancarias fecha de valor obligatoria); éste indica al sistema (entre otras muchas condiciones) que en el momento de entrar una contabilización en esta cuenta, exija la cumplimentación del campo “fecha de valor” de forma obligatoria.

A través de esta funcionalidad, el sistema permite parametrizar la visualización de pantallas en un documento contable. Así, en función del Grupo de status de campo que hayamos definido para una cuenta, nos aparecerán visibles determinados campos (con entradas opcionales), nos obligará el sistema a cumplimentar otros, y no serán visibles determinados algunos de ellos.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Control / Actualizar variantes de status de campo

A través de esta función accedemos a la lista de variantes de status de campo. Para crear una variante, nos posicionamos en la que más se ajuste a nuestra Sociedad (o escogemos la que es sistema asume por defecto 0001), y pulsamos el botón de copiar (se asemeja a dos hojas superpuestas). Denominamos a la nueva variante mediante cuatro dígitos alfanuméricos, y le asignamos un nombre.

Página 25 de 52


Una vez posicionados en la variante escogida, pulsamos el botón de seleccionar nivel de Grupo de status de campo (con apariencia de lupa).

Accedemos a la pantalla donde se listan todos los grupos existentes para esa variante; posicionándonos y haciendo doble cklic en cada uno de ellos, accedemos a la pantalla de selección de grupos. Con doble cklic en cada uno de ellos, llegamos a la pantalla donde definimos qué campos serán suprimidos, es decir, no visibles, cuales de entrada opcional y cuales de entrada obligatoria, a la hora de efectuar la entrada de un documento contable. El grupo de status de campo, ha de incluirse en el registro maestro de cada cuenta en el momento de darla de alta en el sistema.

a.3.) Asignar variantes de status de campo a Sociedad FI

A cada Sociedad le identificamos la variante de status de campos con la que van a trabajar. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Control / Asignar variantes de status de campo a sociedad FI

a.4)

Seleccionar variante de pantalla para entrada de documentos

Para la entrada de documentos contables son necesarias, a veces, imágenes con propiedades específicas del país.

Página 26 de 52


Aquí se determina, por sociedad, la variante de imagen que ha de procesarse. Para España la variante de pantalla es la 2, ya que el sistema asigna esta variante para países que trabajan con retenciones.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Control / Selecc. variante de pantalla para entrada de documentos

b)

Definir grupos de tolerancia para empleados

Los grupos de tolerancia identifican las funciones que el sistema va a permitir ejecutar a determinados empleados. Cada grupo admite una codificación de 4 dígitos; si no se codifica (el campo aparece en blanco), indica que se tienen todas las tolerancias permitidas por el sistema. Las tolerancias se basan en “límites superiores para contabilizaciones” , especificando cual es el límite (en pesetas) que un empleado determinado tiene para contabilizar documentos y los descuentos que puede aplicar, y en “diferencias de pago permisibles” , indicando las diferencias que se le permiten

adoptar a la hora de efectuar pagos e ingresos.

Página 27 de 52


Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Definir grupos de tolerancia para empleados

c)

Asignar grupos de tolerancia a usuarios

A cada usuario le corresponderá una tolerancia específica en el ámbito de contabilización de documentos, asignándosela en este apartado de la parametrización. Unicamente habrá que especificar el nombre del usuario, y el grupo de tolerancia, anteriormente definido, al que pertenece dentro de la operativa de la empresa. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Asignar grupos de tolerancia a usuarios

d)

Crear textos para posición de documentos

El sistema permite parametrizar textos para posiciones de documentos, que son de utilización periódica. Se trata de un texto que ha de transferirse a la posición en la entrada de documentos. El texto puede contener las siguientes variables, que el sistema sustituirá con el valor correspondiente:

Página 28 de 52


&BLD

Fecha del documento

&BUD

Fecha de contabilización

&ZFB

Fecha base para plazo de pago

$BUP

Periodo contable

$XBL

Nº documento de referencia

En el campo ID se asigna una codificación de cuatro dígitos que identifique el texto a utilizar. En el campo patrón de texto introducimos el texto del documento seguido de una de las variables arriba definidas.

El procedimiento a seguir en el momento de contabilización de un documento (factura, entrada de pagos...) es el siguiente: Al entrar un documento, en el campo “texto” , debe indicarse la variable de texto precedida del signo '=' (=XXXX). El sistema transfiere el texto correspondiente automáticamente.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Crear textos para posición de documento

e) Definir reglas de modificación de documentos

En este apartado se definen reglas que permiten la modificación de documentos ya grabados. A pesar de estas reglas definibles, existen campos que no permiten modificaciones, como son los importes, la división...

Página 29 de 52


Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Posición de Documento / Definir reglas de modificación de documentos

Una vez introducidos en esta pantalla, haciendo doble clic en cada una de las líneas, definimos los parámetros que son modificables, y las condiciones previas que han de cumplirse para que los campos sean modificables.

4.4.5. Valores propuestos para tratamiento de documentos

Se definen, a través de esta funcionalidad, valores propuestos por defecto por el sistema, tales como “clases de documento”, “fecha de valor”, “ejercicio”... a)

Crear clase de documento y clave de contabilización

Se mantienen las clases estándar del sistema, así como las claves de contabilización a ellas asociadas. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Valores propuestos para tratamiento de documentos / Crear clases de documentos y clave de contabilización

Página 30 de 52


b)

Permitir propuesta de ejercicio

En todas las empresas, se acepta la proposición de ejercicio, que el sistema dará por defecto en todos los documentos contables que se generen.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Valores propuestos para tratamiento de documentos / Permitir propuesta de ejercicio.

c)

Proponer fecha de valor

Se deja sin propuesta la fecha de valor, obligando así al control de la fecha con la que queremos generar los documentos en el sistema.

Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Documento / Valores propuestos para tratamiento de documentos / Proponer fecha de valor

Página 31 de 52


4.5.

I.V.A.

4.5.1. Parametrizaciones básicas a)

Asignar esquema de cálculo a país

Definimos el esquema de cálculo del I.V.A., a cada país. En el caso de España, el esquema de cálculo asociado es el definido por TAXES. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Impuesto sobre el Voumen de negocios./ Parametrizaciones básicas / Asignar esquemas de cálculo a país.

b)

Parámetros para verificación y modificación de gestión de

impuestos.

Se define, a través de un código la “ Clave de operación” , que se utiliza para determinar cuentas o claves de contabilización para posiciones de documento que el sistema crea automáticamente. Las claves de operación están definidas en el sistema, y el usuario no puede modificarlas. Acceso:

Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / I.V.A./ Parametrizaciones básicas / Parámetros para verificación y modificación de gestión de impuestos.

Página 32 de 52


A través de las claves de operación, accedemos a la pantalla donde definimos la denominación de la operación, la clase de impuesto, el indicador de contabilización y si es deducible o no.

Página 33 de 52


4.5.2. Cálculo

En este apartado definimos los indicadores de IVA, fijamos el importe base y modificamos la conversión por tipo de cambio.

Acceso:

Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / I.V.A./ Cálculo

a)

Definir indicador de I.V.A.

A través de esta funcionalidad del sistema, se definen los indicadores de I.V.A. En la pantalla se recogen los indicadores que trae por defecto el sistema. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Impuesto sobre el Volumen de negocios./ Cálculo / Definir indicador de I.V.A.

Accediendo a este punto de la parametrización, aparece una pantalla que nos limita el país de aplicación de los indicadores; introducimos la clave de España (ES), y continuamos con INTRO. La siguiente pantalla permite modificar o copiar un indicador ya existente en el sistema:

Página 34 de 52


- Modificar Introducimos el indicador que queramos modificar (S6 por ejemplo), y continuamos con INTRO. Puesto que, siguiendo con el ejemplo, hemos definido el indicador S6, la pantalla nos muestra los parámetros que el mismo tiene en el sistema; La clase de impuesto es V (indicador de iva soportado), esquema de cálculo TAXES (el esquema utilizado en España), el indicador de Iva S6 , y el país del indicador ES . En la parte inferior de la pantalla, definimos los porcentajes a aplicar a este indicador; en nuestro ejemplo, se define en la posición de Clase de impuesto IVA Soportado , con Clave de contabilización VST , el tipo impositivo aplicable 16,000 , a ese indicador. Presionando el botón características, accedemos a otra pantalla, donde definimos el nombre del indicador y la clase de impuesto del que se trata. Para asignarle una cuenta de impuestos, presionamos el botón Cuentas de impuestos de la parte superior derecha de la pantalla, y lo primero

que nos pide el sistema es el Plan de Cuentas en el que se va a trabajar; introducimos el código del mismo, y continuamos con INTRO. En esta pantalla se define la operación que este indicador va a realizar VST , la cuenta de mayor donde vamos a asociar las imputaciones del

IVA de este indicador 472000 , y un texto explicativo de la asignación de las cuentas, para todos los indicadores de iva.

Página 35 de 52


Podemos crearnos un indicador desde esta misma funcionalidad, o bien copiando uno ya existente, y modificarlo de acuerdo a nuestras necesidades.

-

Copiar

Una vez definido el país de utilización del indicador, presionamos el botón copiar (sin introducir en el campo de indicador nada); aparece una pantalla donde se nos pide de qué indicador a cual vamos a efectuar la copia. En el campo “de” , introducimos el existente (por ejemplo S6), y en el campo “a”, introducimos un nuevo código para indicador (por ejemplo S8). Continuamos con INTRO. Presionando el botón características , accedemos a la pantalla donde podemos modificar el texto del indicador de IVA, y la clase de impuesto a la que se refiere el indicador a crear. Presionar el botón continuar . Pulsando el botón Ctas. De impuestos , indico la cuenta de mayor a la que imputaré el impuesto

4.5.3. Contabilización

Creamos las cuentas para contabilización del impuesto. a)

Crear cuentas de impuestos

Página 36 de 52


Se definen las cuentas contables que van a participar en la contabilización de los impuestos. Acceso: Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera / Impuesto sobre el volumen de Negocios./ Contabilización / Almacenar cuentas de impuestos.

Se definen en función del Plan contable que se utilice, pulsando doble clic sobre cada una de las denominaciones que aparecen en esta tabla accedemos a la cuenta de impuestos que ha sido definida.

Página 37 de 52


5.

Contabilidad principal

5.1.

Cuentas de Mayor

Parametrizamos los datos fundamentales de la Sociedad financiera en la que vamos a trabajar.

5.1.1. Datos maestros

a)

Creación de cuentas de mayor

a.1.) Copiar alternativa 1

Una vez creada cada Sociedad financiera, definimos el Plan de cuentas con el que cada una va a trabajar; tal y como queda reflejado en el punto 2 del presente documento.

a.2.) Manual / automático de un nivel (alternativa 3)

Actualizamos y asignamos los planes de cuentas a las Sociedades correspondientes, y definimos las estructuras de pantalla de las cuentas.

Página 38 de 52


a.2.1.) Actualizar índice de planes de cuentas

Nombramos al Plan de cuentas y le asignamos el idioma en el que va a actualizar los datos, así como las longitudes de las cuentas que integrarán el mismo. Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un nivel (alternativa 3) / Actualizar índices de planes de cuentas

a.2.2.) Asignar Sociedad FI a un Plan de cuentas

La denominación de los Planes de cuentas con lo que va a trabajar la Sociedad (Plan de cuentas de la Sociedad y Plan de cuentas Alternativo).

Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un nivel (alternativa 3) / Asignar Sociedad FI a un Plan de cuentas.

Página 39 de 52


a.2.3.) Definir estructuras de pantalla por grupos de ctas (Ctas de mayor)

Cuando creamos una cuenta de mayor, le tenemos que definir la estructura de pantalla que llevará en función del tipo de cuenta de la que se trate. Cada Grupo de cuentas (AS01, AS02, EXI1...), lleva por detrás (haciendo doble clic en cada una de las líneas) la determinación de campos que se visualizarán en el registro maestro de las cuentas que pertenezcan a dicho grupo. Así, en las cuentas que tengan el grupo de cuentas AS01, llevarán el campo de “moneda ” como de obligatorio cumplimento, así como el campo “ Cuenta asociada”. Los campos de “Categoría fiscal” , “saldos sólo en moneda local” y “Número de cuenta alternativo” , serán de entrada opcional; mientras que los

campos de “diferencia de tipos de cambio” y “Gestión de cuentas externas” serán no visibles. Si no cumplimentamos los campos que aparecen como obligatorios en cada grupo, el sistema no permitirá que demos de alta la cuenta.

Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un nivel (alternativa 3) / Definir estructuras de pantalla por grupos de cuentas (cuentas de mayor)

a.2.4.) Definir estructuras de pantalla por transacción (Cuentas de mayor)

Página 40 de 52


Por cada tipo de transacción que queramos ejecutar, (Visualizar, modificar o crear una cuenta de mayor), el sistema permite parametrizar los campos que podemos visualizar, los que sean de entrada opcional o los que sean de obligada cumplimentación. En principio dejamos la parametrización que trae el sistema por defecto, es decir, dejamos todos los campos con entrada opcional. Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Creación de cuentas de mayor / Manual – automático de un nivel (alternativa 3) / Definir estructuras de pantalla por transacción (cuentas de mayor)

a.2.5.) Definir cuenta de arrastre de resultados

Definimos la cuenta 129000 de pérdidas y ganancias, como cuenta a la cual se arrastrarán los resultados del ejercicio.

a.2.6.) Crear cuenta de mayor

A través de parametrización podemos crearnos cuentas de mayor, al igual que por menú de usuario para una Sociedad. La pantalla es la misma, y podemos crear cuentas como modelo de otras.

a.3.) Manual en dos etapas (alternativa 4)

Página 41 de 52


a.3.1.) Crear cuenta de mayor en plan de cuentas

En el plan de cuentas nos podemos crear una cuenta independientemente de la Sociedad en la que va a ser operativa, al Igual que hacíamos en el menú de usuario para crear una cuenta en el ámbito de plan de cuentas. Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Creación de cuentas de mayor / Manual en dos etapas (alternativa 4) / Crear cuenta de mayor en plan de cuentas

b)

Borrar

El sistema permite borra cuentas del plan contable o de una de las Sociedades, así como un plan de cuentas completo.

b.1.) Borrar cuentas de mayor

Especificamos las cuentas que queremos borrar, identificándolas como cuentas de acreedor, de deudor y de mayor; una vez definidas especificamos el nivel de borrado (si borramos la cuenta a nivel de plan de cuentas o a nivel de Sociedad), y marcamos el indicador de ejecución en prueba.

Una vez

comprobado el informe de ejecución de borrado, desactivamos este indicador y ejecutamos de nuevo (en real).

Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Borrar / Borrar cuenta de mayor

Página 42 de 52


b.2.) Borrar plan de cuentas

Indicando el Plan de cuentas que queremos borrar, ejecutamos el programa de borrado. Acceso: Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Borrar / Borrar Plan de cuentas

5.1.2. Partidas individuales

a)

Visualizar partidas individuales

a.1.) Fijar clasificaciones estándar para partidas individuales

A través de esta funcionalidad definimos las claves de clasificación que permitirán visualizar las partidas individuales de las cuentas. Mantenemos las que el sistema trae por defecto para las Sociedades españolas. Acceso:

Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Partidas individuales

/

Visualizar

partidas

individuales

/

fijar

clasificaciones estándar para partidas individuales

a.2.) Definir estructura de líneas

Se mantienen las estructuras que el sistema trae estándares, permitiendo la visualización de las partidas en función de determinados parámetros.

Página 43 de 52


Con la estructura de línea D0 (estándar), las columnas que el sistema nos va a permitir ver en la visualización son:

- Asignación -

Nº de documento

-

Clase de documento

-

Fecha de documento

-

Clave de contablización

-

Cuenta de Mayor especial

- Moneda - Importe -

Documento de compensación

- Texto Podemos insertar nuevos campos de visualización, o crearnos nuevas estructuras de línea específicas para determinadas visualizaciones.

a.3.) Seleccionar campos adicionales

A través de esta funcionalidad, podemos seleccionar nuevos campos en la visualización de partidas individuales; se clasifican en función de la clase de cuenta a la que se refieran;

para la clase de cuenta deudor, los campos

adicionales que podemos seleccionar son “ Cuenta”, “Clase de cuenta”, “Nº de documento”, “Doc. Compensación”...

Acceso:

Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Partidas individuales / Visualizar partidas individuales / seleccionar campos de selección

. Página 44 de 52


Al activar esta opción debemos indicarle la clase de cuenta de la que se trata, pulsar intro y posteriormente apatecen todos los nombres de los campos así como sus denominaciones en las tablas, aquí podemos elegir aquellos capos que queramos que pasen a formar parte de las estructuras de linea.

b)

Tratamiento de partidas abiertas

Al igual que en partidas individuales, podemos ajustar las estructuras de líneas que el sistema propone por defecto, a nuestras propias necesidades.

5.2.

Operaciones contables

5.2.1. Compensación de partidas abiertas

a) Crear cuentas para diferencias de cambio

Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / compensación de partidas abiertas / Almacenar cuentas para diferencias de cambio

b) Crear clave contable para compensación

Para cada una de las operaciones de compensación (salida de pagos, entrada de pagos, abonos y traslados con compensación), definimos para cada una de las clases de cuentas (deudores, acreedores y mayor), claves de contabilización de las operaciones de compensación que estas puedan realizar.

Página 45 de 52


Mantenemos el estándar de SAP R/3 para las operaciones a realizar. Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / compensación de partidas abiertas / crear clave contable para compensación

c) Preparar compensación automática

Para todas las Sociedades del Dinsa y todas las clases de cuentas (Deudor, mayor y acreedor), el primer criterio adicional que tomará el sistema para la compensación automática, será el importe . Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / compensación de partidas abiertas / preparar compensación automática

5.2.2. Cierres a)

Valorar

a.1.) Definir métodos de valoración

A través de esta funcionalidad definimos el método para valorar la moneda extranjera, a la hora de ejecutar cierres de la Sociedad.

Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / cierres / valorar / valoración de ME / definir métodos de valoración

a.2.) Preparar contabilización automática para valoración de ME

Página 46 de 52


Definimos las cuentas que van a participar en la valoración de Moneda extranjera, en función de dos variables:

-

Diferencias de tipos de cambio en saldos en Moneda Extranjera

Pulsando doble click accedemos a la tabla donde estan las cuentas en las que se contabilizarán las diferencias de cambio.

-

Diferencias de Tipo de cambio en Partidas abiertas. Pulsando doble clic

De igual forma accedemos a las partidas en las que se contabilizará la difererncia de tipo de cambio en partidas abiertas. Al igual que en el punto anterior se define en función del plan de cuentas. Acceso: Contabilidad principal / Operaciones contables / cierres / valorar / valoración de ME / preparar contabiliz. Automática para valoración ME.

b)

Documentar

b.1.) Definir estructura de balance y cuenta de resultados

Mediante esta funcionalidad asignamos y definimos la estructura de balance y pérdidas y ganancias para la sociedad .

Acceso:

Contabilidad principal / Operaciones contables / cierres / documentar / definir estructura de balance y PyG.

Página 47 de 52


4.3.

Contabilidad bancaria

4.3.1. Definir bancos propios

Los bancos se definen en función de la Sociedad en la que van a ser operativos. Debemos indicar en primer lugar el nombre de nuestra sociedad. Podemos visualizar los bancos propios a través de el icono situado en la parte superior izquierda de la pantalla, aparecerán los bancos propios, pulsando doble clic o bien al icono que simula una lupa accedemos a los datos bancarios, tales como dirección, clave bancaria, etc Accedemos a las cuentas bancarias a través del icono situado en barra de herramientas, accedemos a las cuentas de los bancos propios que existen en la sociedad. Pulsando doble clic accedemos a los 10 dígitos de la cuenta bancaria, a la clave de control o dígito de control, así como a las cuentas de mayor con las que está asociado ese banco. Podemos crearnos un banco nuevo (pulsando el botón crear banco), a través de esta opción podremos crear un nuevo banco propio completando las pantallas que antes hemos definido. Los datos a introducir en la definición del banco propio son:

País del banco

ES

Clave del banco

Los ocho dígitos del banco y sucursal

Interlocutor / teléfono

Del personal del banco

Dirección del banco Datos de control

Código SWIFT

A través del botón “ crear cuentas bancarias” , finalizamos el tratamiento de los bancos, introduciendo los datos de las cuentas bancarias, la clave de control, Página 48 de 52


las cuentas contables asociadas de mayor y efectos, y la moneda en la que va a trabajar la cuenta. Acceso: Contabilidad principal / Contabilidad Bancaria / Ctas. Bancarias / Definir bancos propios

Página 49 de 52


6.

Contabilidad de deudores y acreedores

6.1.

Cuentas de deudor

6.1.1. Datos maestros a)

Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

Parametrizamos, en función de los tipos de deudores que existan en las Sociedades, los diferentes grupos de cuentas a los que éstos irán asociados.

Aquí también se definen los status de campos de cada uno de los grupos definidos; es decir, se define qué campos van a ser obligatorios, cuales de entrada opcional y cuales no serán visibles a la hora de introducir los datos maestros de cada deudor en el sistema.

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de deudores / definir grupos de cuentas con formato de pantalla ( deudores)

d) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas de deudores

En principio sólo creamos los rangos de números a los que se van a asociar los diferentes tipos de deudores. Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de Página 50 de 52


datos maestros de deudores / crear rangos de números para cuentas de deudores.

Posteriormente, se asigna a cada grupo de cuentas el rango de números que le corresponda, definiendo si es interno o externo. Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de deudores / asignar rangos de números a grupos de cuentas para deudores

Página 51 de 52


5.1.1. Partidas individuales de deudores a)

Visualizar partidas individuales de deudores

Podemos modificar la visualización de partidas individuales de deudores, accediendo a través de usuario o de la IMG. Es aconsejable acceder a través de usuario, puesto que las estructuras de líneas que el sistema permite definir varían en función de las clases de cuentas a los que se refieran, las clases de documento... . El acceso desde usuario es: Acceso: Finanzas / Gestión financiera / Libro mayor – Acreedores – Deudores / Cuenta / visualizar partidas / Opciones / Estructura de línea – variante de totales

c)

Actualizar pools de trabajo

La funcionalidad que permite visualizar partidas abiertas, individuales o saldos, para un conjunto de cuentas contables, se realiza a través de la creación de Pools de trabajo. Podemos creárnoslo bien por la IMG, bien por usuarios.

Página 52 de 52


A través de la IMG, para visualizar partidas individuales con pool de trabajo: Acceso: Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / partidas individuales / visualizar Pis de deudores / actualizar pool de trabajo

Para visualizar partidas abiertas con pool de trabajo: Acceso: Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / partidas individuales / tratamiento de partidas abiertas / actualizar pool de trabajo

Para visualizar saldo con pool de trabajo: Acceso: Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / saldos / actualizar pool de trabajo para visualización de saldos

Desde el menú de usuario, accedemos a todas las parametrizaciones de pools de trabajo, para cualquier tipo de visualización que deseemos, a través de una sóla transacción: Acceso: Finanzas / Gestión financiera / deudores o acreedores / Cuenta / Visualizar partidas / opciones / Pool de trabajo: activar, desactivar, visualizar y Actualizar.

Introduciéndonos en cualquiera de los pools, creamos los mismos en función de las clases de cuentas que queramos visualizar (mayor, acreedores, deudores) o por sociedades.

Página 53 de 52


6.2.

Cuentas de Acreedor

6.2.1. Datos maestros a) Definir grupo de cuentas con estructura de imagen (acreedores)

Parametrizamos, en función de los tipos de acreedores que existan en las Sociedades, los diferentes grupos de cuentas a los que éstos irán asociados. Aquí también se definen los status de campos de cada uno de los grupos definidos; es decir, se define qué campos van a ser obligatorios, cuales de entrada opcional y cuales no serán visibles a la hora de introducir los datos maestros de cada acreedor en el sistema.

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedores / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedores / definir grupos de cuentas con formato de pantalla (acreedores).

b) Crear rangos de números y asignarlos a cuentas de acreedores

En principio sólo creamos los rangos de números a los que se van a asociar los diferentes tipos de acreedores. Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedores / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedores / crear rangos de números para cuentas de acreedores

Página 54 de 52


Posteriormente, se asigna a cada grupo de cuentas el rango de números que le corresponda, definiendo si es interno o externo. Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedores / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedores / asignar rangos de números a grupos de cuentas para acreedores

6.2.2 Partidas individuales a) Actualizar estructuras de líneas y pools de trabajo

Ver los puntos correspondientes a deudores.

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedores / Partidas individuales / Definir estructuras de líneas Actualizar pools de trabajo

6.3.

Operaciones contables

6.3.1. Entrada de facturas / abonos a)

Actualizar condiciones de pago

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / entrada de facturas, entrada de abonos / Definir condiciones de pago para plazos.

6.3.2. Salida de pagos

Página 55 de 52


a) Crear cuentas para gastos bancarios (acreedores)

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salida de pagos / parametrizaciones básicas salidas de pagos / crear cuentas para gastos bancarios

b) Crear clave contable para compensación

Se define para cada operación de compensación (salida de pagos, entrada de pagos, abonos, traslados con compensación), las claves de contabilidad que se van a utilizar en función de la clase de cuenta de que se trate (Acreedores, Deudores, mayor). Se han dejado las definidas por el sistema.

Página 56 de 52


c) Programa de pagos

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salida de pagos / Salida de pagos / Salida de pagos automática / Vía de pagos – selección de bancos / Instalar programa de pagos.

Para cada uno de los bancos y cada una de las monedas, se han fijado máximos de importes para salidas y entradas de pagos, así como de días:

Máximo importe para salidas de pagos: 999.999.999.999 Ptas. Mínimo importe para entrada de pagos: 999.999.999.999 Ptas. Días mediante los cuales el sistema no asume la fecha de valor: 999

Página 57 de 52


6.3.3. Anticipos recibidos a)

Cuentas Asociadas para anticipos de deudores

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Anticipos recibidos / Crear cuenta asociada para anticipo de deudores. b)

Cuentas asociadas para anticipos a acreedores

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Anticipos pagados / Crear cuenta asociada para anticipo 6.3.4. Efectos a)

Cuenta asociada para cartera de efectos

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Efectos cartera / Crear cuenta asociada divergente para cartera de efectos b)

Cuentas para operaciones sobre efectos

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Efectos cartera / Crear cuenta para operaciones sobre efectos

Página 58 de 52


c)

Cuentas transitorias para utilización de efectos

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Efectos cartera / Crear cuenta asociada divergente para cartera de efectos.

Se han definido en función el uso del efecto (descuento o ingreso), las cuentas de bancos, las cuentas asociadas de deudores y los indicadores de cuentas de mayor especial, las cuentas transitorias para la utilización de efectos.

6.3.5. Otras operaciones CME a)

Cuentas asociadas divergentes para deudores

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Otras operaciones CME / Crear cuenta asociada divergente para deudores

6.3.6. Cierres a)

Valorar

a.1.) Método de valoración de moneda extranjera

Acceso: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Cierres / Valorar / Valoración de ME / definir métodos de valoración

Página 59 de 52

Manual Parametrización FI SAP by Mundosap

Recommend Documents