Manual Formação UFCD- 0627 Língua Portuguesa- técnicas de escrita Junho /2011
Manual de apoio à formação
FICHA TÉCNICA
Título Organiza ção
Manual de Formação
Curso
0627
Entidade
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Objectivos-
Identificar
tipos e formas de frases nos textos funcionais.
Identificar
as barreiras à comunicação
Reconhecer
as técnicas de escrita.
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Benefícios e condições de utilização
Serve o presente manual para benefício dos formandos do curso supra citado, enquanto suporte das sessões de formação. Este deve ser utilizado exclusivamente pelos formandos do curso a que se destina, e destina-se a consulta, consolidação de conhecimentos e apoio para elaboração dos textos e trabalhos sugeridos, quer individuais, quer em grupo. Este deve ser entendido como instrumento de apoio e incentivo ao desenvolvimento das actividades propostas de forma autónoma e pertinente, e nunca como único e exclusivo meio de consulta.
ÍNDICE
Objectivos.......................................................................................................4 Benefícios e condições de utilização.............................................................4 Enquadramento..............................................................................................6 1-Texto Funcional-tipos e formas de frases...................................................7 2-Técnicas de escrita nas organizações........................................................23 Considerações finais......................................................................................33 Bibliografia......................................................................................................34
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Enquadramento
A escrita é a forma privilegiada como a administração comunica, tanto internamente como com os cidadãos. Os seus agentes defrontam-se, todavia, com dificuldades de natureza diferente. A primeira reside nas dúvidas de carácter geral - a pontuação, a ortografia, a articulação de ideias - que surgem a qualquer redactor e que importa solucionar. A segunda prende-se com a especificidade do vocabulário e do estilo da linguagem da administração que nem sempre concorrem para uma compreensão inequívoca dos textos que produz e que importa simplificar.
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1- Texto funcional - tipos e formas de frases
TIPOS DE FRASE
A intenção comunicativa do emissor determina o tipo de frase que aquele utilizará. Frases declarativas — São utilizadas para transmitir informações, relativas
quer ao referente, quer aos próprios intervenientes do acto comunicativo (emissor e receptor). Nestas frases predomina a função informativa da linguagem. Na fala, estas frases caracterizam-se por uma entoação ascendente a que se segue, na parte final, uma entoação descendente. Na escrita, são normalmente sinalizadas por ponto final. Amanhã, não posso vir à aula de Português. Frases interrogativas — Permitem formular perguntas. Como é evidente,
este tipo de frase visa colmatar uma lacuna de informação, pelo que normalmente se relaciona com a função informativa da linguagem. Este tipo de frase pode também ser utilizado para exprimir espanto ou
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indignação, pelo que está igualmente relacionado com a função expressiva da linguagem. Possuem uma entoação claramente ascendente que, na escrita, é representada pelo ponto de interrogação, se se tratar de uma interrogativa directa. Vais ao cinema? Frases exclamativas — Exprimem as emoções, o estado de espírito do
emissor. O seu conteúdo informativo é reduzido; servem, sobretudo, para dar vazão à tensão emocional do emissor. Portanto, são elas que asseguram a função expressiva ou emotiva da linguagem. Oralmente caracterizam-se pela articulação muito intensa de uma sílaba (Que desgraaaça! ). Na escrita, terminam por ponto de exclamação e, frequentemente, são introduzidas por uma interjeição. Ó meu Deus, que desgraça! Frases imperativas — São utilizadas para exprimir ordens, pedidos,
conselhos, exortações. Relacionam-se com a função apelativa da linguagem. É difícil caracterizar a entoação da frase imperativa: por vezes, tem uma entoação mais ou menos neutra, semelhante à das frases declarativas ( "Entre." , quando reagimos ao toque dos nós dos dedos na nossa porta); mas, se a intenção apelativa se associa à expressão de emoções, é normal marcar intensamente uma das sílabas ("Sai daííí, rapaz!"). O que parece caracterizar, sobretudo, este tipo de frase é o uso de formas verbais do imperativo, ou do conjuntivo com valor imperativo ("Entre.", "Entrem." ), ou até do infinitivo ("Contra os canhões, marchar, marchar!" ). Na escrita, as frases imperativas são sinalizadas por ponto final ou ponto de exclamação e pelo uso das formas verbais indicadas (imperativo, conjuntivo, infinitivo). No entanto, uma frase pode nem sequer ter o verbo expresso ( "Fora!" , significando "Sai para fora!"). Passa-me
o
sal,
por
favor.
Sai da minha frente!
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FORMAS DA FRASE
Cada tipo de frase pode assumir formas diferentes. Activa / Passiva — No primeiro caso, o sujeito é apresentado como agente,
no segundo como paciente. A distinção implica o recurso a conjugações verbais diferenciadas: voz activa ou voz passiva. Aquele
carro
atropelou
um
cão.
O cão foi atropelado por um carro. Afirmativa / Negativa — A acção ou processo expressos pelo verbo podem
ser afirmados ou negados, o que se traduz pela ausência ou presença de um advérbio de negação. Vou
ao
cinema.
Não vou ao cinema. Neutra / Enfática — Algumas frases assumem uma forma enfática,
caracterizada pela presença de elementos que não introduzem informação nova, limitando-se a reforçar a informação fornecida pelos restantes elementos da frase. Ele Ele
sabe é
que
o sabe
o
que que
faz.
faz. (enfática)
Ele lá sabe o que faz. (enfática) Como se depreende facilmente, essas formas são alternativas, isto é, a presença de uma implica a impossibilidade da outra: uma frase ou é activa ou passiva, ou afirmativa ou negativa, ou neutra ou enfática. Por outro lado, estas formas aplicam-se a todos os tipos de frase, com excepção da forma passiva que não é possível nas frases imperativas. Come
a
sopa.
A sopa é comida por ti. (Não tem valor imperativo)
Pontuação
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Há um certo número de sinais , também chamados notações sintácticas, que auxiliam a leitura e a compreensão do discurso escrito. Tais são: 1.º Ponto final (.); 2.º Vírgula ou coma (,); 3.º Ponto e vírgula (;); 4.º Dois pontos (:); 5.º Ponto de interrogação (?); 6.º Ponto de exclamação ou admiração (!); 7.º Reticências (...); 8.º Travessão (—); 9.º Parênteses ( ); 10.º Aspas (« »); 11.º Traço de união, ou hífen (-); 12.º Letra maiúscula (A, B, C...); 13.º Parágrafo (§); 14.º Chaveta ou chave { }; 15.º Alínea a), b). É preciso saber empregar a pontuação para bem redigir. Exemplos:
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Quanto ao ponto:
O ferro é um dos metais mais úteis. Os factos devem narrar-se na sua ordem natural. O ar das montanhas tonifica.
Como se vê, o ponto final indica o fim duma frase ou o fecho dum pensamento, com inflexão de voz que denota pausa absoluta. Emprega-se ainda nas abreviaturas: Ex.: Sr. (por Senhor ); Dr. (por Doutor); D. (por Dom ou Dona); V. Ex.ª (por Vossa Excelência); m.to (por muito). Quanto à vírgula:
1.º — Manuel, vai abrir a porta. Posso afirmar-lhe, minha Senhora, que o seu irmão não passou por aqui. Vem cá, João.
Vê-se que o vocativo é sempre separado por vírgula. 2.º O ouro, a prata, o ferro, o chumbo, são metais. Afonso Henriques conquistou Lisboa, Santarém, Almada e Sintra.
Separam-se por vírgula todos os membros de uma oração que não sejam ligados por conjunção. 3.º Eu sou, efectivamente, crédulo. Estes campos são, com efeito, muito bonitos. Os Ingleses, não haja dúvida, constituem um povo essencialmente prático. Amar as árvores, disse um grande homem, é amar a terra.
Fica entre vírgulas qualquer palavra, frase ou sentença, intercalada numa oração. 4.º Não, é impossível satisfazer o seu desejo. Não, isso é inacreditável. Emprega-se a vírgula depois da partícula não, quando ela, no princípio da oração, se refere a outra. 5.º Sim, depois resolveremos o caso. Sim, vou passear.
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Emprega-se igualmente depois de sim, no princípio de qualquer oração. 6.º Este homem, bondoso em extremo, tudo sacrificou à família. Encontrei a Maria, filha do Costa. A árvore, linda e viçosa, a cuja sombra me acolhi. A História chama Conquistador a Afonso Henriques, primeiro rei de Portugal.
Os nomes apostos ou continuados são precedidos de vírgula. 7.º Meus pais, a quem muito quero... Aquela filha, a quem tanto se dedicou, foi ingrata. João, de quem recebi tantas provas de estima...
Quando a partícula quem é acompanhada de preposição, coloca-se a vírgula antes dessa preposição. 8.º Não sei se estamos longe da terra a que nos dirigimos. Este é o lugar histórico em que Vasco da Gama embarcou. Encontrei ontem o teu primo António, que me ofereceu uma bebida. Restavam alguns soldados, que combateram heroicamente.
Antes do relativo que, apenas se coloca vírgula se este introduz uma oração explicativa. 9.º Os animais domésticos prestam excelentes serviços ao homem. As pessoas mal-educadas não podem merecer a estima de ninguém. Emprestei o livro de Geografia ao Mário.
Como se vê, nestes dizeres não há nenhuma oração, frase ou expressão intercalada que deva ser precedida ou seguida de vírgula. Podemos concluir, portanto, que nunca se emprega a vírgula entre o sujeito e o predicado, e entre o verbo e os seus complementos directos ou indirectos. Apontámos apenas os principais casos do emprego da vírgula. Muitos outros há, que só a prática pode indicar. Na leitura, a vírgula indica uma pequena pausa e uma ligeira inflexão na elevação de voz. 12
Quanto ao ponto e vírgula:
1.º Dos primeiros tempos da nacionalidade portuguesa merecem mencionarse: o conde D. Henrique, que procurou firmar a independência, que ele e os habitantes do condado tanto desejaram; D. Teresa, senhora inteligente e enérgica, que se esforçou também por tornar o condado independente; Egas Moniz, que deu um belo exemplo de lealdade, quando ofereceu a vida em paga da falta do cumprimento da sua palavra; Afonso Henriques, que alargou o território com as conquistas feitas aos Mouros; Mem Ramires, que foi um batalhador incansável e contribuiu para a conquista de Santarém; Fuas Roupinho, que foi um dos primeiros navegadores portugueses, num tempo em que se ignorava ainda a ciência náutica;
2.º Entre os grandes poetas portugueses, Camões tem a primazia; entre os italianos, Dante; entre os ingleses, Shakespeare; entre os latinos, Virgílio; entre os gregos, Homero.
3.º O ar das montanhas é esplêndido para os doentes; mas em Portugal poucos podem aproveitá-lo, principalmente por falta de comodidades e boas estradas de acesso.
4.º Encontrei esse meu amigo, há anos, por uma tarde calma de Agosto; e nunca mais o vi.
Vê-se, pelos exemplos precedentes, que o sinal ponto e vírgula separa orações coordenadas, de alguma extensão. Na leitura denota elevação de voz um tanto mais forte do que a indicada pela vírgula. Quanto aos dois pontos:
1.º Lá diz o ditado: «Diz-me com quem andas, e dir-te-ei as manhas que tens.» Disse Camões: «Entre portugueses, traidores houve também algumas vezes.»
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2.º Os principais deveres do homem para consigo são: conservar-se, instruirse, melhorar-se. O sinal dois pontos antepõe-se, pois, a uma citação, como no primeiro exemplo, e a uma enumeração, como no segundo. 3.º A miséria, o descrédito, os vícios: tais são, quase sempre, os resultados da ociosidade. Quando a frase começa pela enumeração, os dois pontos colocam-se depois dela. Nesse caso, os dois pontos podem, sem erro, substituir-se pela vírgula, podendo pois escrever-se: A miséria, o descrédito, os vícios, tais são, quase sempre, os resultados da ociosidade.
4.º Ouve lá: teu pai disse-me ontem que, se não te resolves a estudar com mais cuidado, não poderás contar com a sua estima. Queira mandar-me pelo
portador o seguinte: 1 quilo de açúcar; 250 gramas de chá preto; 1 quilo de farinha; uma embalagem de manteiga. Resultado final: ambos foram logrados com o negócio. Quer saber o que se passou? Eu conto-lhe: Seriam oito horas, quando o rapaz bateu à porta. Abri-lha. Trazia-me uma carta do meu tio, prevenindo-me de que o meu primo estava doente... Acredita, meu
rapaz: Os conselhos dos velhos fundam-se na experiência da vida. Como se vê pelos exemplos do n.º 4.º, o sinal dois pontos tem aplicação sempre que há uma frase com sequência; e o seu emprego facilmente se aprende com a prática. Quanto ao ponto de interrogação:
Como te chamas? Quantas laranjas dás por cem escudos? Que disse o homem? perguntou-lhe o tio.
O ponto de interrogação coloca-se no fim da frase interrogativa, embora seguida doutra frase dentro do mesmo período.
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Tu ainda te lembras do dia em que teu irmão partiu para Lisboa, depois de te ter dado um lindo livro com figuras coloridas? Quanto ao ponto de exclamação:
1.º Oh! é horrível! Não posso mais! Pobres crianças! Coitados dos pobrezinhos! Ó minha Mãe! Que linda manhã!
O ponto de exclamação coloca-se no fim da frase que exprime comoção repentina, surpresa, dor, prazer, etc. 2.º Ah! Ai! Ui! Apre! Irra! Alto lá! Também se emprega geralmente depois de exclamações. 3.º Como são assombrosos os mistérios que a Natureza esconde nos complicados recessos dum cortiço de abelhas! Quanto às reticências:
Quem o feio ama... Queres então dizer... O homem, todo senhor de si, afirmou que era a pessoa mais inteligente da família... Achas que sou bonita?...
As reticências exprimem uma interrupção na frase começada, mas de modo a sugerir ao leitor as frases que faltam, ou uma ideia de ironia, ansiedade, malícia, etc. Quanto ao travessão:
Emprega-se especialmente no diálogo. — Estou muito inquieto — disse o comendador — porque não tenho carta do rapaz.
— Não vale a pena — ponderou o compadre —, o rapaz já não se perde. Aqui, o travessão substitui em parte as vírgulas, pois bem se podia dizer:
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— Estou muito inquieto, disse o comendador, porque não tenho carta do rapaz.
— Não vale a pena, ponderou o compadre, o rapaz já não se perde. Quanto aos parênteses:
1.º Naquela tarde, o filho mais novo (o outro partira para o Brasil) dirigiu-se ao pai humildemente.
Os parênteses servem para separar palavras ou frases que se dispensavam, mas que explanam ou esclarecem o assunto. Na leitura denota abaixamento de voz. 2.º O pai (é bom dizê-lo) não ficou satisfeito com a notícia. O pai, é bom dizêlo, não ficou satisfeito com a notícia. O pai — é bom dizê-lo — não ficou satisfeito com a notícia.
Como se vê, quando a frase é curta, pode substituir-se o parêntese por vírgulas, ou por travessões. Quanto às aspas ou vírgulas dobradas: indicam a transcrição dum texto, ou a
citação duma regra ou duma doutrina. Ex.: «Napoleão enganava-se; e o desfecho da luta em que ele se achava empenhado mostrou bem de que lado estava a razão.» «A união faz a força.» «Quem não quer ser lobo não lhe veste a pele.» Quanto ao traço de união ou hífen:
1.º Guarda-portão; luso-brasileiro; couve-lombarda; tio-avô; arco-da-velha, erva-de-santa-maria.
Serve para unir os dois ou mais elementos duma palavra composta. 2.º Louvar-me-ei; dir-se-á; prender-nos-íamos e louvar-se-ão; etc. Une os elementos destas formas verbais. 16
3.º Hei-de aparecer; hão-de estudar. Liga as formas hei, hás, há, hemos, heis, hão, do verbo haver, à preposição de. 4.º Bem-aventurado; mal-educado. Separa o m e o l nas palavras compostas de bem e mal. Indica ainda, no fim da linha, a divisão duma palavra, parte da qual passa para a linha imediata. Quanto ao parágrafo: É formado por dois ss entrelaçados (§), que são as iniciais
de duas palavras latinas, significativas de sinal de separação. Quanto à chaveta ou chave:
Divisão de palavras Flexivas
substantivos adjectivos numerais pronomes artigos verbos advérbios
inflexivas preposições conjunções Como se vê, a chaveta serve para indicar as partes ou divisões dum assunto. Se as divisões se enunciarem antes do assunto dividido, volta-se a chaveta. Assim:
substantivos flexivas adjectivos numerais
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pronomes artigos verbos
Divisão de palavras
advérbios preposições inflexivas conjunções Quanto à alínea:
A Gramática Elementar divide-se em: a) Fonética ou Fonologia. b) Morfologia. c) Sintaxe.
Como se vê, a alínea (representada por uma letra do alfabeto, com um parêntese curvo à direita) serve para distinguir ou enumerar os grupos de um assunto, ocupando cada qual uma linha independente.
Gramática - Sintaxe
A parte da gramática que ensina a combinar as palavras na oração e as orações no discurso denomina-se sintaxe. Cada oração gramatical é formada por uma ou mais palavras dispostas numa certa ordem. A uma oração ou a uma reunião de orações que formam sentido completo dá-se o nome de período gramatical ou frase.
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Ao conjunto de combinações das palavras com que se exprimem as ideias dá-se o nome de discurso. O discurso é directo quando nos dirigimos directamente a uma pessoa ou falando ou escrevendo: Empresta-me a revista.
O discurso é indirecto quando referimos indirectamente aquilo que tinha sido dito por nós a outrem: Eu disse-lhe que me emprestasse a revista.
Barreiras à Comunicação
Tendo em conta as nossas crenças, valores e experiências pessoais, cada um de nós adquiriu formas diferentes de pensar, de sentir, e de reagir às múltiplas situações que se nos deparam no dia a dia (na
família, no trabalho, entre os grupo de amigos, etc.). Cada um de nós desenvolveu sentimentos, atitudes e expectativas diferentes em relação às coisas e às pessoas. Por esta razão, em algumas situações a comunicação processa-se deficientemente, ou nem sequer se realiza, sendo que se apontam como principais barreiras à comunicação: Ao nível do emissor-receptor
_ Deficiências físicas: nomeadamente as auditivas e visuais; _ Estado de saúde: quando estamos doentes ou cansados, a nossa capacidade de concentração diminui. _ Barreiras psicológicas: a existência de diferentes quadros de referência, preconceitos, egocentrismo , resistência à mudança,
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propensão para a refutação, filtração (manipulação da informação de
forma a torna-la mais favorável ao receptor), percepção selectiva (tendência para ouvir, ver e interpretar selectivamente as mensagens recebidas) e motivação (ao termos tendência em prestar mais atenção àquilo que nos interessa). Ao nível da mensagem
_ Complexidade da mensagem _ Pertinência da mensagem: quando transmitimos ou recebemos mensagens em momentos ‘pouco adequados’ à situação, a nossa comunicação é susceptível de tornar-se ineficaz.
Ao nível do canal
_ Ruído: tudo o que possa interferir na transmissão ou recepção das mensagens provocando a distracção dos interlocutores. O ruído constitui uma das principais fontes de erro da comunicação e pode ocorrer em qualquer ponto do processo comunicacional. _ Falar com duas ou mais pessoas em simultâneo: provoca distorções ao nível do significado e distrai a atenção dos interlocutores. Ao nível do contexto
_ Condições ambientais – barreiras físicas: barreiras que originam a separação entre as pessoas, p.e. balcões ou vidros. _ Condições de iluminação e de ruído ambiental.
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_ Desconhecimento do contexto ou da envolvente: para que a comunicação seja eficaz há que adaptar a mensagem ao contexto sóciocultural dos interlocutores. _ Evocação de temas ou sentimentos não adequados à situação: p.e. comunicar uma má notícia expressando através do rosto situações de alegria.
Ao nível do código
_ Utilização de códigos diferentes: p.e. a utilização de uma linguagem técnica e específica de uma dada profissão. _ Emprego de expressões ou palavras de duplo sentido: as mesmas palavras ou expressões podem assumir interpretações diferentes ou ambíguas em função de contextos socio-culturais determinados. Neste contexto, identificar as barreiras à comunicação é uma forma de as ultrapassar, daí para que haja eficácia no processo de comunicação é necessário:
Ter em conta as características do receptor;
Construir mensagens claras e simples;
Evitar distracções susceptíveis de causar ruído;
Adequar a mensagem ao contexto;
Utilizar uma linguagem (código) compreensível pelo receptor.
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2- Técnicas de escrita nas organizações
Como elaborar uma carta comercial com eficácia
As empresas recebem diariamente dezenas de cartas e conseguir que a nossa correspondência, em particular, atinja o alvo definido não é uma tarefa tão fácil como se poderia pensar à primeira vista. É preciso captar a atenção e, por isso, a criatividade é um dos elementos-chave que não deve ser descurado. Está provado que uma elevada percentagem das cartas recebidas pelas organizações nem chega a ser lida. Na maioria dos casos, o esforço, tempo e dinheiro despendido acaba por não corresponder ao objectivo pretendido. A feroz concorrência que domina actualmente o mercado obriga a uma originalidade na apresentação e na linguagem de
forma
a
captar
a
atenção
do
destinatário.
Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta O que deve fazer
O tom utilizado numa mensagem comercial deve ser:
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•
Simples, mas não coloquial. Evite cair no erro do excesso de confiança. A
carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-se o mesmo; •
Original: A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A linguagem
utilizada deve ter a capacidade de surpreender o destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o receptor da missiva; Além disso, é indispensável: •
Ter o cuidado de verificar sempre se não existem quaisquer erros ortográficos
ou gralhas; •
Usar palavras com força que dêem a ideia de acção;
•
Rever os textos de forma a evitar a repetição de ideias e retirar frases ou
adjectivos desnecessários que apenas retiram clareza ao texto; E é correcto escrever: •
Damos seguimento à sua carta...
•
Espero a sua resposta...
•
Agradeço...
•
Juntamos...
•
Espero...
•
Acuso a recepção...
•
Saudamo-los atentamente...
Não
se
esqueça
de
usar
a
pontuação
para
dar
força
às
ideias.
Recorde ainda uma ideia-chave a não esquecer: O tom de escrita deve soar positivo
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e confiante. O leitor deve sentir-se motivado com a mensagem transmitida para que sinta vontade de o contactar em seguida para o conhecer melhor e aos pormenores do projecto que pretende expor. O que não deve fazer
Evite a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. O interlocutor poderá pensar que o está a adular para obter
qualquer
coisa;
Evite o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorrecto escrever: •
Dando curso à sua carta...
•
Esperando a sua resposta...
•
Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...
•
Juntando à presente...
•
Ficando à espera...
•
Acusando a recepção...
•
Saudando-os atentamente...
Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não cair nos seguintes erros: •
Excesso de familiaridade: ao tentar escapar à rigidez e excesso de
formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário, lembrese que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros; •
A verbosidade e a adulação : a primeira esconde o verdadeiro conteúdo da
carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição instantânea do leitor. Seja sincero e directo mesmo quando a mensagem é desagradável;
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•
Vocabulário vulgar ou limitado: é preciso aprender a distinguir entre
linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la. •
Excesso de confiança: nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como
"agradecemos antecipadamente", "sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem um critério ou uma decisão ao leitor. •
Mencionar a sua exclusiva conveniência: evite mencionar o que lhe
convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor.
Passo 2 - Estruturar a carta •
Cabeçalho: deve conter a informação básica sobre a sua empresa: o
Logótipo (optativo)
o
Nome completo da empresa
o
Breve identificação da actividade (consultoria, fornecimento de serviços
de telecomunicações. . . ) o
Morada
o
Contactos (telefone, fax)
•
Data: escreve-se exactamente por baixo do cabeçalho
•
Dados do destinatário: Escrevem-se à esquerda da folha: o
Nome
o
Título ou cargo
o
Morada
25
•
Assunto: Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.
•
Saudação: escreve-se sempre à esquerda.
•
Corpo da carta
•
Despedida: tanto pode escrever-se à direita como à esquerda e compõem-
se: o
do nome completo da pessoa que escreve,
o
do seu título ou cargo,
o
da assinatura: sempre feita à mão, imediatamente a seguir à
despedida.
Passo 3 - Escrever a carta •
Como iniciar uma carta: No primeiro parágrafo deve fazer uma breve e
incisiva exposição sobre o motivo que o levou a enviar a correspondência. No caso de se tratar do fornecimento de um novo produto ou serviço explicar do que se trata e a que tipo de cliente se dirige. •
O desenvolvimento da mensagem: Este é o espaço destinado a uma
explicação mais detalhada sobre as razões que o levaram a escrever a carta dando todas as informações específicas para que o leitor compreenda o seu propósito: o
Explique as vantagens do serviço/produto/projecto que está a
promover. o
A sua carta terá mais sucesso se focar os aspectos positivos e não os
negativos, pois a maioria das pessoas reage melhor a ideias positivas do que a ideias negativas:
26
o
Dê mais ênfase ao "É" do que ao "Não É";
o
Diga que a empresa "Pode" e "Irá fazer" e não que "Não pode";
o
Comece com acção e não com pedidos de desculpa ou explicações;
o
Evite expressões que transmitam factos desagradáveis;
o
Se tiver que dar más notícias, coloque-as em segundo plano (ou no fim
dos parágrafos), em relação às boas notícias (que devem ficar em locais de destaque); o
Conceda mais espaço para as boas notícias e menos para as más
notícias. o
Não se esqueça de esclarecer de que forma é que o destinatário
poderá entrar em contacto consigo ou responder à sua missiva. •
Como terminar a carta: Tal como a introdução, o último parágrafo não
deverá ultrapassar as quatro ou cinco linhas. É importante agradecer ao leitor o tempo que despendeu com a leitura da sua carta e deve funcionar como um convite para que destinatário o contacte com brevidade. •
Erros a não cometer : o
Repetições: o excesso de explicações cansa e incomoda, além de
tornar a carta, desnecessariamente, muito mais longa; o
Parágrafos demasiado longos e palavras rebuscadas: sem cair num
estilo minimalista procure que os seus parágrafos sejam breves e directos; •
Ideias-chave para uma carta eficaz: o
Não deve exceder uma página. A mensagem tem que ser a mais
breve, clara e directa possível para não dar lugar a equívocos e evitar o enfado do destinatário. 27
A carta deve estar dirigida a uma pessoal específica. Se não conhecer
o
ninguém na empresa, telefone a perguntar o nome e a função. Escreva uma introdução apelativa. Não se esqueça das três funções
o
básicas de uma abertura: convidar, informar e seduzir.
Passo 4 - Escolher o papel apropriado
Sempre que alguém abre o correio depara com uma infinidade de envelopes de todas as cores e feitios: papel grosseiro, de qualidade, amarelo, branco, acinzentado ou cinzento pérola com um papel de excelente qualidade. Provavelmente, será este último a ser aberto em primeiro lugar. O objectivo de um papel de qualidade é diferenciar a sua correspondência da dos concorrentes. O destino de grande parte dos sobrescritos com papel de baixa qualidade é o lixo sem sequer serem abertos. Na escolha do papel verifique se é fabricado exclusivamente com madeira e com uma textura desagradável. Neste caso, está perante um papel de fraca qualidade. Se o papel tiver uma elevada percentagem de pano na sua composição, então tratase
do
tipo
mais
adequado
para
o
seu
mailing.
Quando escolher o papel dê atenção os seguintes aspectos: •
O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta
dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito. •
A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados.
•
O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.
Passo 5 - Preencher o envelope
O preenchimento do envelope também está sujeito a certas regras: •
Dados do remetente:
28
•
o
Colocar no canto superior esquerdo do envelope
o
Incluir o logotipo
o
Incluir a morada
o
Incluir o contacto (telefone, fax)
Dados do destinatário: o
Colocar no canto inferior direito e incluem:
o
Incluir nome e função do destinatário
o
Incluir nome da empresa
o
Incluir morada
Não se esqueça de verificar se o nome e função da pessoa a quem dirige a correspondência estão correctos. É muito desagradável e perde impacto qualquer carta que contenha um erro desta natureza. Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope •
Utilize o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);
•
Verifique sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope;
•
Verifique se a carta está devidamente assinada;
•
Coloque a carta virada para cima sobre a secretária;
•
Dobre o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o
vinco não fica torto; •
Depois dobre o terço superior da carta para baixo;
•
Finalmente, basta inserir a carta no envelope.
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Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta
Uma carta elaborada para promover um novo produto ou serviço é, geralmente, enviada a um número significativo de potenciais clientes, ultrapassando muitas vezes a centena. Para avaliar se um mailing teve ou não o efeito pretendido deverá: •
Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado período;
•
Verificar se houve ou não um aumento das vendas nesse período. É preciso
ter em atenção que existem muitos factores que poderão estar na base de uma redução das vendas, como por exemplo, o abrandamento económico de um determinado país ou região, que nada têm a ver com a qualidade da correspondência. No entanto, mesmo nestas situações, uma mensagem agressiva produz sempre efeitos positivos. A carta eficaz promove as vendas; •
Comparar o aumento das receitas com os custos efectuados com o mailing .
Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado em futuros mailings. Caso contrário, será necessário repensar o conteúdo da mensagem, a linguagem utilizada e a apresentação gráfica da
carta.
•
30
Considerações Finais
Uma situação de risco para as empresas, é quando ocorrem as falhas de comunicação do seu pessoal. Muitos dos problemas existentes numa organização podem ser oriundos da falta de comunicação (má comunicação) ou das distorções nelas
contidas.
Ao tratar da comunicação estamos solucionando, em muitos casos, antigos e persistentes problemas, que podem dar lugar a pessoas e ambientes mais leves e motivados, proporcionando mais e melhor de si, com produtividade e desenvoltura de quem percebe que é possível crescer e gerar crescimento consequente. Entretanto, sabemos que uma comunicação eficaz pode proporcionar um resultado positivo para a organização. O profissional com comunicação prática é aquele que
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consegue colocar o seu ponto de vista, até um programa de acção na hora da negociação, passando a mensagem desejada.
Bibliografia
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