1. Terceiros 1.1 Introdução a Terceiros (Descrição de diferentes clientes) Dentro de Empresas temos as opções de criar: Cliente: alguém que compra ou aluga alguma coisa para um indivíduo ou uma organização. Cliente potencial: Cliente que não é real, isto é, uma pessoa que poderia vir a comprar ou adquirir um produto ou serviço, pois atende as características do alvo deste produto ou serviço. Fornecedores: empresa que está envolvida no fornecimento de produtos ou fornecimento necessário para uma pessoa ou empresa.
Para acesso de Empresas, uma vez que logados, temos somente que clicar na segunda aba no menu superior. Como podemos observar na imagem, a área de trabalho sempre se divide em um submenu a esquerda e uma área principal a direita.
1.2 Descarregar cliente/cliente potencial/fornecedor Se podem descarregar de diferentes formas. No menu lateral, clique em Novo terceiro e eleja o tipo de cliente dentro das opções:
Ou clique diretamente em Novo cliente/cliente potencial/fornecedor (ver imagem acima). Após inserir todos os dados, clique no terceiro botão Criar terceiro (criar cliente/cliente potencial/fornecedor).
1.3 Alterar cliente/cliente potencial/fornecedor Depois de criar o cliente, podemos acessar seus dados através da lista de verificação que aparece no menu lateral. Temos a opção de realizar uma pesquisa ou simplesmente clique sobre o nome. Se abrirá uma nova tela com todas subseções do módulo de terceiros dividido em abas.
Para modificar seus dados, entre na Ficha e clique no botão Modificar.
1.4 Baixa de cliente/cliente potencial/fornecedor Segue-se os mesmos passos do anterior com a diferença de clicar no botão Eliminar ao invés de modificar.
1.5 Contatos Se você olhar para o menu lateral, vemos que aparecem também Contatos, dando opção de registrar um contato ou ter uma lista classificada por tipo de cliente.
Podemos ter contatos não associados a terceiros. Com o gerenciamento de contatos podem ser centralizados seus dados para mais tarde localização e tomada de ações.
1.6 Alta de contatos Para fazê-lo, clique na opção Novo contato, preencha todos os dados e clique no botão Adicionar.
1.7 Modificações de contatos Similar ao ponto 1.3, mas neste caso vamos aderir ao contato clicando em Lista no menú de contatos. Seguir os mesmos passos do ponto 1.3.
1.8 Baixa de contatos Seguir os passos do ponto 1.4
1.9 Busca de terceiros e contatos
Acesse a lista desdobrável, dependendo de um cliente, cliente potencial, fornecedor ou contato, e inserir os dados no formulário. Como pode ser visto na imagem, a pesquisa pode também ser realizada por c omercial atribuído.
2. Produtos Acessando no menu superior a aba de Produtos/Serviços, teremos a seguinte tela:
2.1 Alta de produtos
Nos dirigindo ao menu lateral, dentro de Produtos, clique em Novo Produto e preencher os campos com os dados de cada produto. Em seguida, salve os dados usando o botão Criar.
2.2 Modificações de produtos Clicando em Lista ou Estatísticas no menu lateral obtemos uma lista dos produtos existentes. Podemos também realizar uma busca, encontrando diretamente o produto que deseja ser modificado. Clicamos na referência do produto para uma descrição mais detalhada:
Da mesma forma mostrada no ponto 1.3, teremos uma Ficha produto, de onde podemos modificar suas informações. Feito isso, clique em Modificar.
2.3 Baixa de produtos Não podemos realizar a baixa de um produto se este foi utilizado em um pedido, fatura... Se não é o caso, seguimos os passos anteriores, mas iremos clicar no botão Eliminar no lugar de Modificar.
2.4 Modificar preço de produto Seguimos os passos do ponto anterior para chegar a ficha do produto, e na aba Preços de clientes clicamos no botão de Alterar preço. Se você navegar através das diferentes subseções produtos módulo verá que há opções diferentes para fornecedores e mais detalhes de cada produto.
2.5 Estoques Uma condição indispensável para poder adicionar o estoque de um produto é criar um Armazém.
2.5.1 Alta de armazéns
Clique em Novo armazém na lateral dentro de Estoques. Preencha os campos com o armazenamento de dados e clique no botão Criar.
2.5.2 Modificação e baixa de armazéns Obtemos uma lista completa de armazéns clicando em Lista, dentro de Estoques, e obtemos a ficha do armazém clicando em sua referência:
Para modificá-lo ou eliminá-lo somente temos de clicar no botão Modificar/Eliminar dentro da aba Ficha armazém.
Podemos manter um controle das movimentações de estoque como obter seus valores nas sessões Movimentos ou Valor respectivamente, dentro de Estoques no menu lateral.
2.6 Envios Para criar o envio de um pedido devemos primeiramente escolher o pedido. Para isso, clicamos em Envios no menu lateral e após, na referência do pedido que queremos enviar.
Desta maneira, obtemos a ficha do pedido na qual obteremos clicando no botão Enviar produto.
Aparecerá uma nova linha na qual teremos que selecionar o Armazém de origem (armazém no qual se encontram os produtos a serem enviados) e pressionar o botão Novo envio.
Preencha os dados necessários e pressione o botão Criar.
Desta maneira, se cria a Ficha de envio . Por final, confirmamos clicando no botão Validar.
NOTA: Temos a opção de criar uma Nota de entrega. Para isso, devemos ter ativada a opção dentro da configuração dos módulos. Se for o caso, abaixo da Ficha de envio aparecerão as opções para selecionar o modelo de documento e o idioma:
Uma vez selecionado, clique no botão Gerar. Veja que se cria o documento, o qual podemos eliminar clicando no ícone de lixeira à direita.
3. Serviços 3.1 Alta de serviços Nos dirigindo ao menu lateral, dentro de Serviços, clique em Novo serviço e preencha os campos com os dados pedidos em cada campo. Após, guarde os dados clicando no botão Criar.
3.2 Modificação de serviços Obtemos uma listagem de serviços existentes clicando em Lista ou Estatísticas no menu lateral. Podemos realizar uma busca ou nos encaminhar diretamente ao serviço que desejamos modificar. Clicamos na referência do serviço para obter uma descrição detalhada.
Assim como nos produtos, observaremos uma Ficha de serviços, onde poderemos realizar alterações clicando em Modificar.
3.3 Baixa de serviços
Como acontecem com os produtos, não podemos dar baixa em serviço que foi usado em um pedido ou fatura. Se não for o caso, seguimos os passos anteriores, mas utilizando o botão Eliminar no lugar do Modificar. Ao contrário dos produtos, os serviços não terão estoque.
3.4 Modificar preço de um serviço Seguimos os passos do ponto anterior para acessar as informações do serviço e na aba Preços de clientes, clicando no botão Alterar preço. Se navegarmos pelas diferentes abas da ficha veremos que há diferentes opções para dar uma descrição mais ampla e detalhada de cada serviço.
4. Comercial A partir deste se tem informações da parte de terceiros vista anteriormente, além de cotações, pedidos, intervenções e outros.
4.1 Terceiros Ver o ponto 1 em que se explica a alta, baixa e modificação de um cliente, cliente potencial, fornecedor e contatos.
4.2 Orçamentos Como se observa na imagem, acessamos os Orçamentos pelo menu lateral dentro da aba Comercial.
4.2.1 Alta de Orçamentos Antes de criar um orçamento, você deve ter entrado com a alta de um cliente. Assim, ao clicar sobre Novo orçamento no menu lateral, aparecerá uma lista dos clientes registrados. Selecione o cliente que deseja dar a alta de orçamento para que se abra a Ficha de cliente , na qual clicaremos sobre a aba Cliente e em seguida no botão Criar Orçamento.
Se abrirá o formulário de Novo orçamento no qual preencheremos os dados e clicaremos no botão Criar rascunho.
Desta forma, obteremos o Cartão de proposta no qual adicionaremos os produtos/serviços escolhendo no menu suspenso na parte inferior, introduzindo a quantidade, desconto (se for o caso) e clicando no botão Adicionar. Também há uma região para adicionar produtos ou serviços ainda não registrados. Uma vez que adicionarmos todos os produtos/serviços, clicaremos em Confirmar.
Para gerar o documento, clique no botão Gerar que aparece na parte inferior.
4.2.2 Baixa de orçamento Acesse a guia Orçamento clicando no orçamento de referência desejado cancelar dentro da Lista do menu lateral. Como podemos observar na imagem, a ficha de orçamentos varia do ponto acima, aparecendo novos botões. Clique no botão Eliminar.
4.2.3 Modificando orçamento Acessando a Ficha de orçamento,clique na referência do orçamento que deseja modificar dentro da Lista no menu lateral. Como podemos observar na imagem anterior, a ficha de orçamento varia a respeito do ponto acima, aparecendo novos botões. Clique no botão modificar.
4.2.4 Enviar orçamento por e-mail Acesse a Ficha de orçamento, clique na referência do orçamento que deseja enviar por e-mail dentro da lista no menu lateral. Clique no botão Enviar por e-mail .
4.3 Pedidos (de cliente/a fornecedor) 4.3.1 Alta de pedidos Seguir os passos do ponto 4.2.1, mas neste caso, clique sobre o botão Criar pedido da Ficha de cliente. Se abrirá o formulário Novo pedido no qual preencheremos os dados e clicaremos no botão Criar pedido. Se criará a Ficha de pedido na qual adicionaremos os produtos/serviços escolhidos na zona inferior, introduzindo a quantidade, desconto (se for o caso) e clicando no botão Adicionar. Uma vez que adicionados todos os produtos, clique no botão Confirmar. Para gerar o documento, clique no botão Gerar na parte inferior.
4.3.2 Baixa de pedidos Acesse a Ficha de pedido clicando na referência do pedido que deseja dar baixa em Lista no menu lateral. Clique no botão eliminar.
4.3.3 Modificando pedidos Acesse a Ficha de pedido clicando na referência do pedido que deseja modificar em Lista no menu lateral. Clique no botão modificar.
4.3.4 Enviar pedido por e-mail Acesse a Ficha de pedido clicando na referência do pedido que deseja enviar por e-mail em Lista no menu lateral. Clique no botão Enviar por e-mail.
4.3.5 Fechar um pedido Acesse a Ficha de pedido clicando na referência do pedido que deseja fechar em Lista no menu lateral. Clique no botão Fechar.
4.4 Intervenções 4.4.1 Alta de intervenção Selecione Nova intervenção no menu lateral. Escolha a empresa de seu interesse e cli que e Criar Rascunho.
Escreva uma pequena descrição da intervenção e volte a pressionar o botão Criar Rascunho. Se criará a Ficha de intervenção na qual preencheremos os dados e clicaremos em Confirmar.
Para gerar o documento, clique em Gerar na parte inferior.
4.4.2 Baixa de intervenção Selecione a intervenção que deseja dar baixa clicando em Lista no menu lateral. Se abrira a Ficha de intervenção na qual deverá pressionar o botão Eliminar.
4.4.3 Modificando intervenção Seguir os passos anteriores, mas pressionar o botão Modificar ao invés de Eliminar.
5. Financeira 5.1 Contabilidade/Tesouraria 5.1.1 Introdução a contabilidade/tesouraria (lista de faturas, cargas e outros) Para acessar a Área de Contabilidade/Tesouraria , clicamos na aba Financeira do menu superior.
5.1.2 Alta de faturas (a cliente, de fornecedor) Para poder criar uma fatura devemos ter criado primeiramente o cliente ou o fornecedor (ver ponto 1.2). Se já foram criados, entre em Nova Fatura, eleja o cliente/fornecedor ao qual deseja fazer a fatura, clique em Criar fatura ou depósito e preencha os dados para criar o rascunho, pressionando o botão Criar rascunho.
Se criará a Ficha fatura, na qual adicionaremos os produtos/serviços na zona inferior, introduzindo a quantidade, desconto (se for o caso) e clicaremos no botão Adicionar. Uma vez que os produtos forem adicionados, clique no botão Confirmar.
5.1.3 Baixa de faturas Acesse a Fichar de faturas clicando na referência da fatura que deseja dar baixa em Lista no menu lateral. Clique no botão eliminar
5.1.4 Modificando faturas Siga os passos anteriores, mas clique no botão Modificar.
5.1.5 Enviar fatura por email Siga os passos do item 5.1.3, mas clique no botão Enviar por e-mail.
5.1.6 Pedidos a faturar Aparecerá uma lista dos pedidos pendentes a faturar. Clique sobre a que se deseja fazer a fatura e pressione o botão Criar fatura.
6. Bancos/Caixas 6.1 Área das contas
6.1.1 Alta de contas Entrar em Nova conta no menu lateral, preencher todos os dados e pressionar o botão Criar
conta. 6.1.2 Baixa de contas No menu lateral, dentro de Contas Bancárias, selecione a conta que deseja eliminar e pressione o botão Eliminar.
6.1.3 Modificando contas Seguir os passos anteriores, mas clicando em Modificar.
6.1.4 Lista e busca de transações No menu lateral, dentro de Bancos/Caixas, selecione Lista de transações e obterá uma lista e um buscador das transições bancárias criadas na empresa.
6.1.5 Transferências bancárias No menu lateral, dentro de Bancos/Caixas, selecione Transferências bancárias. Preencha todos os dados e pressione o botão Adicionar. Ao criar uma transferência de uma de suas contas bancárias para outra, o Dolibarr cria dois registros contábeis (um de débito em uma conta e outro de crédito, de mesma quantidade, na outra conta). Se utiliza para os registros a mesma etiqueta de transferência e a mesma ficha.
6.2 Área de remessas Esta área serve para manter um controle sobre os cheques entregados.
7. Documentos 7.1 Área GED (Gestão Eletrônica de Documentos) A área GED (Gestão Eletrônica de Documentos) permite controlar rapidamente todos os documentos do Dolibarr. Se podem criar diretórios manuais e juntas o documentos. Os diretórios automáticos são preenchidos automaticamente na ação de um documento em uma ficha.
7.2 Alta de diretório Clique em Criar Pasta Manual no menu lateral e complete os campos com os dados necessários. Ao finalizar, salve clicando no botão Criar. Se é a primeira vez que um diretório é criado, a lista suspensa Adicionar em estará vazia e o novo diretório será criado na Raiz (Pastas Manuais).
7.3 Exploração de arquivos Para realizar uma exploração rápida de arquivos, devemos entrar em Explorador de Arquivos no menu lateral e se abrirá a Área GED.
8. Agenda Para manter registro das ações realizadas, assim como as que ainda estão por vir, dispomos de uma Agenda com um calendário para anotar cada dia diárias,eventos, reuniões e outros.
8.1 Calendário O calendário aparece na tela principal da Agenda. Podemos ver cada mês do ano, dia a dia, nos quais aparecem as ações que realizamos e temos que realizar, automaticamente ou manualmente adicionadas.
O quadro a direita marca o estado (verde: realizado; amarelo: por realizar). Se desejarmos ver um listado das ações , só precisamos clicar no botão Ver listado. Para voltar ao calendário, pressione Ver calendário.
8.2 Alta de ação Para tanto, clique em Nova ação no menu lateral e preencha com os dados necessários. Também se pode criar simplesmente clicando em + no dia desejado.
8.3 Modificando ação Clique sobre a ação do seu interesse (mediante Lista do menu lateral ou diretamente no dia em que ela aparece). A Ficha ação se abrirá. Clique sobre o botão modificar.
8.4 Baixa de ação Siga os passos anteriores, mas clique em Eliminar.
8.5 Informes (listagem de ações realizadas) Podemos obter um informe sobre as ações realizadas ao clicar sobre Relatórios no menu lateral.
Tradução e adaptação por:
Tercerize.® soluções em comunicação e tecnologia www.tercerize.com.br FONE: (51) 3044.1368 Email:
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