Analisis Sistem Informasi
3
MANAJEMEN PROYEK (MP)
Manajemen proyek dalam perspektif ilmu lain seri ngkali dipersoalkan mengenai ada tidaknya perbedaan prinsip antara kemampuan manajerial dalam mengelola aktivitas berbasis proyek manajemen (manajemen proyek) dengan kemampuan mengelola aktivitas operasional perusahaan sehari-hari (manajemen umum). Menurut teori, ilmu manajemen umum berkisar pada proses perencanaan, pengelolaan, penyelenggaraan, dan pengawasan aktivitas sehari-hari yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Untuk menunjang kemampuan ini, ilmu-ilmu lain kerap perlu di pelajari semacam riset operasional, riset dan statistik, sumber daya manusia, ekonomi mikro, akuntansi dan keuangan, teknologi i nformasi, perilaku organisasai, dan lain-lain. Sebagian dari pokok-pokok ilmu terkait tersebut dipergunakan dalam mengelola sebuah proyek. Contohnya adalah strategi mengatasi konflik yang dipel ajari dalam ilmu perilaku organisasi, strategi mengatur cash flow yang dipelajari dalam ilmu akuntansi dan keuangan, strategi membuat kontrak yang dipelajari dalam ilmu hukum, strategi dalam mengelola dokumen yang dipelajari dal am ilmu administrasi, dan lain sebagainya. Selain manajemen umum, terdapat satu buah ilmu lain yang sangat berhubungan erat dengan proses mengelola proyek yaitu yang bersifat keahlian untuk menerapkan berbagai aplikasi yang dikususkan/spesifik untuk jenis proyek tertentu. Katakanlah kemampuan untuk memahami sistem informasi korporat jika ing in menerapkan software semacam SAP atau BAAN, intranet jika ingin mengimplementasikan Lotus Notes, extranet untuk Electronic Data Interchange, Decision Support System untuk Oracle, dan lain sebagainya. Gambar berikut memperlihatkan diagram hubungan antara ilmu manajemen proyek dengan kedua i lmu lainnya. Khusus untuk proyek-proyek sistem informasi dan teknologi i nformasi, dapat dilihat hubungan antara tiga buah rumpun ilmu tersebut, yaitu Sistem In formasi, Sistem Komputer, dan Ilmu Komputer/Informatika dan ilmu-ilmu lainnya pada gambar berikut.
The Project Management Body of Knowledge
Generally Accepted Project Management Knowledge and Practice
Generally Management Knowledge and Practice
Application Area Knowledge and Practice
halaman 1
Analisis Sistem Informasi
3
Ilmu Komputer Ilmu Informatika
Ilmu Manajemen dan Organisasi
SISTEM INFORMASI
Ilmu-ilmu Eksakta Lain
Ilmu-ilmu Non-Eksakta Lain
Contoh domain Proyek Sistem Informasi
Proyek dan Manajemen Proyek Yang dimaksud dengan Proyek adalah sebuah aktivitas atau kegiatan ya ng memiliki sasaran dan tujuan, dengan dibatasi oleh rentang waktu, biaya dan sumber daya. Proyek merupakan sesuatu yang unik dan proses kejadian tidak berulangkali, pelaksanaan penyelesaian sesuai dengan persayaratan kinerja dan spesifikasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Hasil yang diperoleh dari suatu proyek harus dapat terukur dan dapat dikuantifikasi (dinilai). Setiap aktivitas dari sebuah proyek harus sel alu direncanakan, dapat dilaksanakan serta dikendalikan. Dengan demikian secara umum Proyek meliputi 3 hal: 1. Temporary 2. Unique Deliverable 3. Progressive Elaboration
halaman 2
Analisis Sistem Informasi
3
Temporary
Unique Deliverable
Progressive Elaboration
Berdasarkan sasaran dan tujuan yang dibatasi oleh rentang waktu bi aya dan sumber daya (Temporary), dengan sifatnya yang unik dan proses kejadian tidak berulangkali, pelaksanaan penyelesaian sesuai dengan persayaratan kinerja dan spesifikasi yang dirancang (Unique Deliverable), dengan hasil yang harus dapat terukur dan dapat dikuantifikasi, aktivitas direncanakan, dilaksanakan serta dikendalikan ( Progressive Elaboration). Oleh karena itulah perlu ada ilmu Manajemen Proyek untuk menjalankan itu semua. Manajemen Proyek bersinonim dengan manajemen konstruksi yang diterapkan pada proyek konstruksi, dengan menggunakan sistim terintegrasi dan prosedur dari para profesional sepanjang desain proyek dan pelaksanaan konstruksi.
Penyebab Kegagalan Proyek Dalam mengelola proyek harus dilakukan manajemen, bila hal ini tidak dilakukan akan dengan mudah terjadi kegagalan-kegagalan yang tentunya tidak hanya menimbulkan kerugian dalam jumlah kecil, namun akan sangat mempengaruhi aktivitas proyek. Kegagalan proyek disebabkan oleh kesalahan pada saat perencanaan, ditambah kegag alan saat pelaksanaan yang dipaksakan dan minimnya pengawasan pada saat pelaksanaan. Kegagalan dan kesuksesan suatu proyek dapat dipastikan dari cara bagai mana sebuah team proyek mengelola proyek. Mengelola proyek berskala kecil, menengah dan besar pada dasarnya sama semua dapat diukur dari kesiapan team dalam menjabarkan menjabarkan 5 (lima) hal yaitu Scope, Time, Cost, Quality & Risk yang akan digunakan digunakan dalam implementasi proyek.
Jika Scope pekerjaan dijelaskan secara detail sampai activity yang mudah terkontrol dengan batasan quality yang dipilih, waktu pelaksanaan dan biaya dapat di ukur dengan ketersediaan anggaran dan analisa terhadap resiko yang mungkin timbul. Apabila ke 5 (lima) hal tersebut dilaksanakan dengan baik, bisa
halaman 3
Analisis Sistem Informasi
3
dipastikan 50% pelaksanaan proyek dapat dilaksanakan dengan baik karena detail dari tiap activity dijabarkan dengan baik, team proyek tinggal m engikuti pada saat implementasi. Selanjutnya kesuksesan suatu proyek juga harus dilaksanakan dengan pengawasan yang pelaksanaannya di sepakati oleh seluruh team proyek pada awal perencanaan proyek dengan membuat standard pengendalian yang jelas. jelas. Pengendalian bisa dilaksanakan bertahap sesuai dengan tahapan proyek, waktu, biaya dan quality, hal ini harus sesuai dengan perencanaan serta memperhatikan kondisi external proyek. Kegagalan pada umumnya team proyek tidak dapat menjabarkan dengan baik apa keinginan pemilik proyek karena kurangnya komunikasi. Hal lain yang menjadikan penyebab kegagalan adalah karena pemilik proyek belum pernah mempunyai proyek serupa, sehingga pemilik proyek menyerahkan pada vendor dengan memberikan asumsi-asumsi sebagai acuan dan setelah itu pemilik proyek tidak i kut terlibat dalam proses pra perencanaan yang sebenarnya merupakan kunci kesuksesan sebuah perencanaan. Kegagalan yang sering timbul adalah terjadinya perubahan scope pelaksanaan karena tidak sesuai dengan keinginan pemilik proyek atau saat pelaksanaan terjadi kendala external dilapangan yang tidak sesuai dengan perencanaan dan hal ini berpotensi untuk memperlambat waktu dan menambah biaya. Disatu sisi hal ini bisa menguntungkan salah satu elemen dalam team proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) tapi merugikan elemen lain karena dianggap menjadi penyebab kesalahan. Dalam posisi ini Pemilik proyek terkadang tidak mau menanggung kerugian sehingga kerugian menjadi tanggungan tim proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor). Hal ini yang terkadang membuat kerugian yang cukup besar yang menyebabkan proyek diselesaikan dengan dipaksakan dengan kerugian salah satu pihak. Oleh karena itu sebagai dasar pelaksanaan proyek, ada beberapa aturan main yang harus dilaksanakan oleh tim proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) seperti: 1. Berusaha memahami apa goals dari proyek, jabarkan sampai level yang bisa dikontrol (scope, time, cost, quality dan risk) oleh semua team proyek dalam implementasi 2. Berikan waktu yang cukup agar perencanaan bisa dilaksakan dengan baik, ataupun jika waktunya sempit, lakukan team work dalam mengumpulkan informasi atau tidak dilakukan sendiri oleh salah satu dari tim proyek. 3. Buka komunikasi yang baik, jadikan team proyek yang solid dengan saling harga menghargai didalam team (kompetensi maupun pengalaman), jika dalam pelaksanaan ada kendala bisa cepat teratasi dengan musyawarah. 4. Setelah perencanaan dilaksanakan, lanjutkan dengan menguji perencanaan tersebut berupa analisa tentang potensi kegagalan jika proyek dilaksanakan. Analisa potensi kegagalan itulah yang menggunakan system PLAN-DO-CEK-ACTION
halaman 4
Analisis Sistem Informasi
3
5. PLAN-DO-CEK-ACTION perlu menjadi sesuatu yang harus mendarah daging dal am team proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) dan melibatkan pemilik. Implementasinya harus dilakukan secara terus menerus dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Analisa harus juga melibatkan factor i nternal dan external yang perencaannya dijabarkan sampai level yang mudah dikontrol. Ada satu bidang ilmu yang mendukung dalam proses PLAN-DOCEK-ACTION untuk mempermudah pelaksanaan yaitu dengan memahami 9 AREA KNOWLEADGE (scope, time, cost, quality, risk, procurement, communication, human resource dan integration 9 area). Jika setiap proyek dapat menjabarkan ke 9 AREA KNOWLEADGE tersebut dalam sebuah perencanaan, maka kegagalan proyek bisa dimimalisasikan dengan baik. Kalaupun terjadi kegagalan, proyek bisa terus dilaksanakan dengan perubahan secara cepat dan tidak merugi kan team proyek (konsultan perencana, konsultan pengawas, kontraktor, vendor) juga Pemilik. 6. Untuk memudahkan melaksanakan PLAN-DO-CEK-ACTION dalam implementasi, dapat dipelajari dari memahami 9 AREA KNOWLEADGE (scope, time, cost, cost, quality, risk, procurement, communication, communication, human resource dan integration 9 area). 9 AREA KNOWLEADGE bisa dipelajari secara terpisah atau dipelajari secara menyeluruh (tergantung minat dan spesialisasi) atau d engan membaca text book mengenai manajemen proyek yang umumnya disebut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 7. Bahwa kegagalan proyek tidak bisa ditekan 100% karena adanya pengaruh external seperti cuaca, politik dan bencana alam yang saat ini tidak terprediksi, tapi jika PLAN-DO-CEK-ACTION dilaksankan pasti akan menekan kegagalan sampai level batas tolerasi yang sudah diprediksi diawal perencanaan. Knowledge Area: adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek
4 kompetensi utama berkaitan dengan tujuan proyek (scope, time, cost, quali ty)
4 kompetensi pendukung untuk mencapai tujuan proyek (human resources, communication, risk, dan procurement)
1 kompetensi yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh kompetensi lainnya (project integration)
9 AREA KNOWLEADGE :
Project integration management: mengintegrasikan berbagai elemen dari m anajemen proyek.
Project scope management: mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik
Project time management: memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan m enjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek
Project cost management: persiapan dan pengelolaan budget proyek
Project quality management: menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah di sepakati sebelumnya.
Project human resources management: berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.
Project communication management: membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek
Project risk management: mengidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
Project procurement management: memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi
halaman 5
Analisis Sistem Informasi
3
Project Management Tools & Technique adalah alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan
timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge ar ea : Knowledge Area Integration Management
Scope Management Time Management Cost Management
Quality Management Human Resources Management
Communications Management Procurement Management Risk Management
Tools & Technique Examples Project selection methods, project management methodology, project charters, stakeholders analysis, project management plans, work authorization systems,… Project scope statements, statements of works, requirements analysis, WBS, scope change control,… Gantt Charts, Project Network Diagrams, Critical Path Analysis, PERT, milestone reviews,… Net present value, return on investment, payback analysis, business cases, earned value management, project portfolio management, cost estimates, cost management plan, financial software Six Sigma, Quality Control Charts, Pareto Diagrams, Fishbone /Ishikawa Diagrams, Quality Audits, Maturity Models, Statistical Methods Motivation techniques, responsibility responsibility assignment matrices, matrices, Emphatic listening, team contracts, resources histograms, resources leveling, team building exercises Communication management plan, project Web sites, conflict management, Templates, st atus reports, … Make-or-buy analysis, contracts, sources selection, requests for proposals or quotes, negotiating, e-procurement Risk management plan, probability/impact matrix, risk ranking, Monte carlo simulation, top-ten risk item tracking
PERT chart adalah model jaringan grafis yang menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas tersebut.
halaman 6
Analisis Sistem Informasi
3
PERT Chart
Microsoft Project PERT Chart
Gantt chart adalah bagan batang horizontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender. Tiap batang diberi nama untuk m ewakili setiap tugas proyek. Tugas-tugas tersebut didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Pusat horizontal adalah garis waktu kalender.
halaman 7
Analisis Sistem Informasi
3
Siklus Hidup Manajemen Proyek
Perlu dipertimbangkan untuk melakukan Strategi Perencanaan Proyek, misalkan dengan melakukan JPP (Joint Project Planning)/Perencanaan Proyek gabungan adalah strategi tempat semua stake stake holder dalam proyek (para pemilik, pengguna, analisis, desainer dan pengembang sistem) berpartisipasi dalam seminar manajem proyek selama satu sampai tiga hari , dan hasilnya adalah konsesus lingkup, jadual, sumber daya dan anggaran proyek. (Seminar atau pertemuan selanjutnya mungkin diperlukan untuk menyesuaikan dengan lingkup, anggaran dan jadual).
Aktifitas 1 : Menegosiasikan Lingkup Scope / lingkup mendefinisikan batas-batas sebuah proyek — Apa saja bagian bisnis yang dipelajari, dianalisa, dirancang, dikonstruksi, diimplementasi, dan yang terakhir diperbaiki?
Produk
Kualitas
Waktu
Biaya
Sumber Daya
Statement of work / Pernyataan Kerja yang merupakan deskripsi naratif pekerjaan yang dilakukan sebagai bagian sebuah proyek. Atau dengan kata l ain merupakan scope statement (pernyataan lingkup), project
halaman 8
Analisis Sistem Informasi
3
definition (definisi proyek), project overview (ti njauan proyek) dan document of understanding (dokumen kesepahaman).
Aktifitas 2: mengidentifikasi mengidentifikasi Tugas-tugas Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan grafis yang digunakan untuk mengilustrasikan penguraian hirarkis sebuah proyek menjadi fase-fase, aktifitas-aktifitas dan tugas-tugas.
Milestones (kejadian penting) adalah suatu kejadian yang menandakan penyelesaian produk jadi sebuah proyek besar. Biasanya untuk membedakan milistones dari tugas-tugas lain dal am WBS dengan menggunakan format khusus, misalnya italics (huruf miring)
Aktifitas 3: Perkirakan Durasi Tugas 1. Perkirakan lama minimum waktu yang diperlukan untuk mel akukan tugas. Dinamakan dengan
Optimistic Duration (OD)/Durasi Optimistis. 2. Perkirakan lama maksimum yang diperlukan untuk melakukan tugas. Sering disebut dengan
Pessimistic Duration (PD)/Durasi Pesimistis. 3. Perkirakan Expected Duration (ED)/Durasi Diharapkan yang diperlukan untuk melakukan tugas. 4. Kalkulasikan Most Likely Duration (D)/Durasi Paling Mungkin seperti dibawah ini: D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6
Aktifitas 4: Menentukan Menentukan Ketergantungan Antar Antar Tugas
Finish-to-start (FS)—Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas yang lai n
Start-to-start (SS)—Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain
Finish-to-finish (FF)—Dua tugas selesai pada waktu bersamaan
Start-to-finish (SF)—Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain
Dalam menentukan ketergantungan antar tugas dapat menggunakan strategi penjadwalan. Strategi penjadwalan ini dapat dilakukan dengan dua metode yaitu : 1. Forward scheduling menentukan tanggal mulai mulai proyek dan menjadwalkan menjadwalkan ke depan dari tanggal tersebut. Berdasarkan durasi terencana tugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungan tugastugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, meng-proyeksi tanggal penyelesaian proyek dengan pengkalkulasian. 2. Reverse scheduling menentukan tenggat waktu proyek dan menjadwalkan mundur dari tangg al tenggat waktu tersebut. Tugas-tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber-sumber daya harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan saat tenggat waktu.
Aktifitas 5: Menugaskan Menugaskan Sumber-Sumber Daya
Orang—meliputi semua pemilik, pengguna, analis, desainer, developer, agen eksternal dan bantuan klerikal sistem yang akan dilibatkan dalam proyek.
Layanan—termasuk layanan-layanan seperti tinjauan kembali kualitas yang mungkin dibebankan pada basis tiap pemakaian.
halaman 9
Analisis Sistem Informasi
3
Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan—Meliputi semua ruangan dan teknologi yang akan diperl ukan untuk menyelesaikan proyek.
Persediaan barang dan material —termasuk semua benda mulai dari pensil, kertas, buku catatan sampai cartridgetoner, dan lain-lain.
Uang—termasuk penerjemahkan semua hal diatas ke dalam anggaran
Resource leveling adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi sumber daya yang dialokasikan berlebihan dengan kombinasi penundaan atau pemecahan tugas-tugas. Dua pendekatan dalam resource leveling:
task delaying/penundaan tugas-tugas
task splitting/pemecahan tugas-tugas
Dalam mengelola sumber daya dapat dilakukan dengan penundaan dan pemecahan tugas-tugas diantaranya dengan melakukan:
Critical path sebuah proyek adalah urutan tugas-tugas tergantung yang memiliki jumlah terbesar terbesar dari kemungkinan durasi yang lama. Critical path menentukan tanggal penyelesaian paling awal proyek yang mungkin. o
Tugas-tugas pada critical path tidak dapat ditunda tanpa memasukkan jadual penundaan, karena akan menyebabkan penundaan penyelesaian keseluruhan proyek.
Slack time tersedia untuk setiap tugas nonkritis adalah jumlah keterlambatan yang dapat ditoleransi antara waktu mulai dan waktu penyelesaian tugas tanpa menyebabkan keterlambatan dalam tanggal penyelesaian seluruh proyek. o
Tugas-tugas yang memiliki slack time dapat ditunda untuk mencapai sumber daya yang seimbang
Aktivitas 6: Mengarahkan Mengarahkan Usaha Tim
Supervision resources o
The DEADLINE – sebuah Novel tentang Project Management
o
The One Minute Manager
o
The Care and Feeding of Monkeys
Stages of Team Maturity (lihat gambar di kanan)
halaman 10
Analisis Sistem Informasi
3
Aktivitas 7: Memonitor Memonitor dan Mengontrol Perkembangan Perkembangan
Progress reporting
Change management
Expectations management
Schedule adjustments — critical path analysis (CPA)
Aktivitas 8 : Menilai hasil dan dan Pengalaman Proyek Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.
halaman 11
