Le SIRH au Ministère de la Culture et de la Francophonie

MINISTERE DE L’ENSEIGEMENT SUPERIEUR ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

……………………………………………………

HAUTES ETUDES COMMERCIALES LA ROCHE

UNION-DISCIPLINE-TRAVAIL

MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE

RAPPORT DE STAGE BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR

OPTION : Ressources Humaines et Communication

LE SYSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES AU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE

Présenté par : DAPA Kouassi Arnaud

Professeur encadreur : M. SOUMAHORO SaInghot

Maitres de stage : Mlle Ossey Hortense M.Sangare

Yacouba

M.Koffi Kouamé Aurélien

ANNEE ACADEMIQUE 2010-2011

RAPPORT DE STAGE

BTS GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATI ON

SOMMAIRE DEDICACE …………………………………………………………………… 3 REMERCIEMENTS …………………………………………………………. 4 INTRODUCTION …………………………………………………………….. 5 PREMIERE PARTIE PARTIE : LA PRESENTATION PRESENTATION DE LA STRUCTURE STRUCTURE D’ACCUEIL …………………………………………………………………6

CHAPITRE I : LA PRESENTATION PRESENTATION ET FONCTIONNEMENT FONCTIONNEMENT DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE………..7 CHAPITRE II : LA PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL ……...20 DEUXIEME PARTIE : LE SYSTEME S YSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES (SIRH)………………………………………. 24

CHAPITRE I : LA PRESENTATION DU SYSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES…………………………………………..24 CHAPITRE II : LES TACHES ACCOMPLIES AU SERVICE D’ACCCCEUIL……………………………………………………………….42 TROISIEME PARTIE : LES CRITIQUES ET SUGGESTIONS…………54

CHAPITRE I : LES CRITIQUES…………………………………………..54 CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS……………………………………... 57 CONCLUSION……………………………………………………………….. .59 BIOGRAPHIE …………………………………………………………………………………. 60 ANNEXES…………………………………………………………………….. 61

TABLE DES MATIERES

2 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


DEDICACE

Au Seigneur, mon Berger, grâce à qui je ne manque de rien et qui met au repos dans des près d’herbe fraiche.

Je dédie ce présent rapport à ma Maman adorée, Tah Joséphine, a mon Père Kobenan Dapa, à Monsieur et Madame Kossonou, à mes sœurs, Dapa Sonia et Dapa Grace, à Dapa Yoann, mon petit frère, à N’Ta Charlène, à Kpanhi Serges, à mes oncles, tantes, cousins, cousines, amis et professeurs professeurs à HEC La Roche. Je n’oublie pas également, tous les agents du Ministère de la Culture et de la Francophonie, spécialement ceux de la Sous-Direction Sous -Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Affaires Administratives et Financières. Egalement je n’oublie pas ceux du Service de la Communication. Enfin je n’oublie pas tous ceux qui de prêt ou de loin m’ ont apporté leur soutien.


RAPPORT DE STAGE


REMERCIEMENTS Sincère gratitude à l’ETERNEL DIEU TOUT PUISSANT A l’endroit des dirigeants et agents du Ministère de la Culture et de la

Francophonie qui ont bien voulu m’accorder un peu de leur temps, spécialement à: M.TEHUA Kouamé Adjoumani, Directeur des Affaires Administratives et Financières ; M.OUTTARA Fétigué, Sous-Directeur des Ressources Humaines ; M.SANGARE Yacouba, Chargé du personnel ; Mlle Ossey Hortence, Adjoint Administratif; Administratif; M. ATTE Stephane au Service Informatique ; Mme ABOUE Angéline au Service Archive ; M. DAH au service Archive. Remerciement à tous ceux qui m’ont soutenu.


RAPPORT DE STAGE


INTRODUCTION GENERALE C’est

avec enthousiasme que nous avons effectué effectué notre deuxième année du Brevet de Technicien Supérieur (BTS) en Ressources Humaines et Communication aux Hautes Etudes Commerciales la Roche d’Abidjan (HEC La Roche). que nous portons au Ressources Humaines nous a permis d’appréhender un autre aspect de cette discipline : celui de l’informatisation des Ressources Humaines au sein du Ministère de la Culture et de la Francophonie.

L’intérêt

Cette structure Etatique est composée de plusieurs sous-directions et Services dont la Sous-Direction des Ressources Humaines et le Service communication qui nous ont accueillis pour notre stage d’une durée de trois (3) mois. La SousDirection des Ressources Humaines est située au 20ème étage de la Tour E et celle du Service Communication se trouve au 21ème de la même tour. Ce stage répondait au besoin de formation formation qui consistait à comprendre et connaitre les méthodes méthodes et outils que l’on utilise sur le terrain dans le domaine domaine

des Ressources Humaines et celle de la communication, mais aussi il nous a permis d’aborder la seconde étape pour l’obtention finale du Brevet de Technicien Supérieur. A l’issu de ce stage ,

nous venons soumettre le fruit de nos travaux réalisés à la Sous-Direction des Ressources Humaines et au Service Communication ainsi que le résultat de nos recherches portant sur le Système d’informa tisation des Ressources Humaines. La présentation de notre travail s’articulera

autour de trois grands axes suivant :

-

La présentation de la structure d’accueille

-

Le système d’information des Ressources Humaines

-

Les critiques et suggestions


(SIRH)

RAPPORT DE STAGE


PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL


RAPPORT DE STAGE


CHAPITRE I : LA PRESENTATION ET FONCTIONNEMENT FONCTIONNEMENT DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE

I.

PRESENTATION 1.

Historique et Evolution

La culture étant l’âme d’un peuple, elle a suscité très tôt l’intérêt des autorités

ivoiriennes à sa sauvegarde. En effet depuis 1959 à nos jours, plusieurs décrets ont été pris dans le souci s ouci de dynamiser et de promouvoir le secteur de la culture. Les gouvernements successifs ont travaillé d’arrache pied dans l’optique de mettre en place de façon progressive des structures d’animation et d’administration susceptibles de rendre ce secteur performant. Ainsi les étapes

importantes marquant la création du Ministère peuvent se présenter comme suit : -

En 1959, nous avons la création d’une Ecole d’Art Dramatique par arrêté

ministériel n°59-2581 du 02 novembre novembre 1959, dirigée par un Conseil d’Administration. La Côte d’Ivoire

par cet acte venait ainsi de se doter

d’un premier élément de structure administrative afin de conduire le secteur

du théâtre et de la musique ; -

par décret n°61-306 du 06 octobre 1961 est créée la Direction des Beaux Arts et de la Recherche (DDRB) rattachée cette fois au Ministère de l’Education Nationale

-

;

la Direction des Beaux Arts et de la Recherche en 1969 deviendra, par décret n°69-04 du 04 janvier 1969, la Direction des Affaires Culturelles (DAC) ;

-

en 1971, l’intérêt réel accordé à la culture par les pouvoirs publics va s’accroitre véritablement a travers la création d’un Secrétariat d’Etat aux

Affaires Culturelles (SEAC). Les attributions de ce secrétariat sont fixées par le décret n°71-635 du 1 er décembre 1971. Notons que ce secrétariat demeurait sous la tutelle du Ministère de l’Education Nationale


;

RAPPORT DE STAGE

-


en 1976, est crée par décret n°76-1633 du 04 avril 1976 le Ministère des Affaires Culturelles. L’organisation de ce Ministère sera fixée un peu plus tard, c'est-à-dire en 1978 par le décret n°78-128 du 16 février 1978 ;

-

en 2011 nous avons un autre décret, le N°2001-153 du 15 mars 2001 portant organisation du Ministère de la Culture et de la Francophonie ;

-

le décret n°2003-408 du

27 octobre 2003

portant organisation du

Ministère de la Culture et de la Francophonie est signé ; -

est

signé en 2006 le le décret n°2006-10 du 15 févier févier 2006 portant

organisation du Ministère de la Culture et de la Francophonie ; -

2007 marque une nouvelle organisation du Ministère avec la signature du décret n°2007-476 du 15 mai 2007 ;

-

devenu une entité ministérielle, le département de la culture c’est retrouvé

successivement avec les ministères du Tourisme, de la Recherche Scientifique, de l’information, de la Jeunesse et des Sports et enfin celui de la Communication ; -

en 2011 en signé un nouveau décret portant organisation du Ministère de la Culture et de la Francophonie, celui du n°2011-277 /10 du 28 septembre 2011.

Afin de mieux dynamiser le secteur de la culture en Côte d’Ivoire, différents

Hommes se sont succédé à la tête des différentes structures ou du Ministère. Cette évolution se présente comme suit :


RAPPORT DE STAGE


PERIODE 1971-1975 1975-1987

DENOMINATION Secrétariat d’Etat à la Culture rattaché au Ministère de l’Education

Nationale Ministère des Affaires Culturelles

MINISTRE Jules HIE NEA Bernard B. DADIE

Ministère de 1987-1988 1988-1989

l’Information, de la

Culture, de la Jeunesse et Laurent D. FOLOGO des Sports Ministère de la Culture

DUON Sadia

Ministère de l’Enseignement

1989-1990

Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Culture

Alassane S N’DIAYE

1990-1993

Ministère de la Culture

Henriette DAGRI D.

1993-1999

Ministère de la Culture

ZADI ZAOUROU B.

Janvier 2000-Juin 2000

Ministère de la Culture et de la Francophonie

Henriette DAGRI D.

Juin 2000-Octobre 2000

Ministère de la Culture et de la Communication

Henri César SAMA

Octobre 2000-Mars 2001 Ministère de la Culture et de la Communication

KONE Dramane

Avril 2001-Mars 2003


Mars 2003-Décembre 2005

Ministère de la Culture et Anne A. MESSOU de la Francophonie


RAPPORT DE STAGE


Décembre 2005-Avril 2006


MEL EG Théodore

Avril 2006-11 Mars 2010 Ministère de la Culture et KOUADIO K. Augustin de la Francophonie 12 Mars 2010-10 Décembre 2010 10 Décembre 201011Avril 2011 er 1 Juin 2011-09 Mars 2012 Depuis le14 Mars 2012

2.


MOUTAYE Azoumana

Ministère de la Culture et Alphonse Voho SAHI de la Francophonie Ministère de la Culture et de la Francophonie Maurice Kouakou BANDAMA Ministère de la Culture et de la Francophonie

Objectifs et missions

Le Ministère de la Culture et de la Francophonie assure la mise en œuvre et le suivi de la politique du gouvernement concernant les Arts et e t la Culture. A ce titre, il a l’initiative et la responsabilité des actions

suivantes :

1.1 En matière de culture

Le Ministère a pour mission : -

La promotion et la création littéraire et artistique, des arts et traditions populaires ; ;

-

l’animation, coordination et la diffusion des activités culturelles

-

la préservation et la mise en valeur du patrimoine culturel national ;

-

la protection des œuvres de l’esprit

-

les échanges internationaux en matière culturelle ;

-

promotion des langues nationales ;

-

formation dans les domaines des arts et des activités culturelles ;

-

participation à la promotion des artistes nationaux à l’étranger ;

;


RAPPORT DE STAGE

-


participation au renforcement de l’unité nationale à l’intégration régionale

par les activités culturelles. 1.2 En matière de francophonie Le Ministère de la Culture et de la Francophonie représente la Côte d’Ivoir e dans

les organes de la francophonie en liaison avec le Ministère des Affaires Etrangères dans le cadre de : -

l’organisation pour la participation de la Côte d’Ivoire aux diverses

instances de la Francophonie ; -

du contrôle de la mise en œuvre des décision s des sommets francophone ;

-

du suivi des actions menées dans le domaine de la francophonie tant par les institutions que par les personnes physiques ou morales.

II. ORGANISATION 1. Le Cabinet 1.1 La composition du Cabinet Pour l’exercice de ses attributions, le

Ministère de

la Culture et de la

Francophonie est doté de structures sous autorité du Ministre. Le Cabinet sous l’autorité du Ministre comprend -

:

Un (1) Directeur de Cabinet : il reçoit les instructions du Ministre, supervise les activités du Cabinet et sert de courroie de transmission entre le Ministre et les agents du Ministère. Il veille au traitement diligent de tous les dossiers ;

-

Un (1) Chef de Cabinet : il coordonne avec le Directeur de Cabinet, le suivi de certains dossiers techniques. Il élabore et gère g ère le budget du Cabinet ainsi que le matériel et le personnel ;

-

Les Conseillers techniques : ils sont présentement au nombre de cinq (5). Ils reçoivent et traitent les dossiers et les notes adressés au Ministre par les Directeurs ou les Services dont ils ont la charge ; 11

DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE

-


Les chargés d’Etudes

: Ils sont à ce jour au nombre de cinq (5). Ils assistent

les Conseillers techniques dans l’exécution de leurs tâches -

Le Chargé de Mission :

Il est en charge de l’organisation des différentes missions du -

:

Ministre ;

Le Chef du Secrétariat Particulier :

Il s’occupe principalement des dossiers des Conseils de Gouvernement 1.2 Les Services rattachés 1.2.1 l’inspection générale

Ce Service est chargé du contrôle administratif et financier des établissements relevant du Ministère. Aussi il est en charge de contrôler l’application de la

législation, de la réglementation technique et des directives ministérielles. Il effectue, sur instruction du Ministre ou à sa demande, toutes missions d’inspection et de contrôle. L’inspecti on générale est dirigée par un Inspecteur Général nommé par décret pris en Conseil des Ministres. Il a rang de Directeur Général d’Administration Centrale. 1.2.2 Le Service de la Réglementation et du Contentieux

Il a pour rôle de gérer les contentieux du Ministère et de veiller à la protection des droits d’auteurs et des œuvres de l’esprit .Il constitue la documentation des textes juridiques ; la production de d e toute réglementation concernant les métiers, professions ou audiovisuelle, et toutes autres activités commerciales ou industrielles liées au secteur culturel. Ce Service traite aussi toutes les questions d’ordre juridique et fiscal intéressant le Ministère. 1.2.3 Le Service de la Communication Communication et de la Documentation Documentation Ce Service est chargé d’élaborer et de mettre en œuvre la politique de

communication interne et externe du Ministère. Il organise et coordonne la communication du Ministère. L’on constate aussi que ce Service, veille à l’amélioration de l’image du Ministère auprès du public, conçoit et met en œuvre

des actions de marketing et de sensibilisation dans le domaine des Arts et de la Culture, s’attèle à la conservation de la mémoire du Ministère.


RAPPORT DE STAGE


1.2.4 La Brigade de Lutte contre la Fraude et la Piraterie des Œuvres Culturelles

est une unité administrative de lutte contre la fraude et la piraterie dans les activités industrielles, commerciales ou de services directement ou indirectement liées aux La Brigade de Lutte contre la Fraude et la Piraterie des Œuvres Culturelles

œuvres artistiques et culturelles. 1.2.5 Le Service de Planification et du Suivi-Evaluation

Ce Service est chargé de mettre en place des outils de gestion, ges tion, de planification, de programmation et d’évaluation des programmes. Il à pour mission de constituer et de gérer les données statistiques se rapportant aux activités culturelles et artistiques. Le Service de Planification et du Suivi-Evaluation comprend deux (2) cellules : la cellule de Planification et du Suivi-Evaluation et la Cellule des Statistiques. 1.2.6 Le Secrétariat général

Les attributions du Secrétariat général, son organisation et son fonctionnement sont déterminés par décret pris en Conseil des Ministres. A ce jour le secrétariat n’est pas fonctionnel. 2. Les Directions centrale 2.1Les 2.1 Les Directions techniques 2.1.1 La Direction du Patrimoine Culturel

La Direction du Patrimoine Culturel est chargée de recenser, de conserver, de préserver et de valoriser les sites et les monuments historiques. Elles à aussi pour rôle de promouvoir le patrimoine culturel immatériel, de collecter, de classer, de protéger, de conserver et de restaurer les objets historiques du patrimoine national et les pièces ou objets provenant des recherches archéologiques. La Direction du Patrimoine Culturel est chargée en outre, du développement du patrimoine muséologique national et d’en faciliter le libre accès, de mettre en œuvre la protection et la valorisation des centres urbains et quartiers anciens d’intérêt


RAPPORT DE STAGE


historique ou esthétique, de protéger les abords des monuments historiques et de promouvoir la politique des zones de protection architecturale, urbain et patrimoniale. Elle doit assurer la restauration des immeubles protégés au titre des monuments historiques. Cette Direction comprend deux Sous-Directions Sous-Directions qui sont : la Sous-Direction Sous-Direction des Musées, des Sites et Monuments et la Sous-Direction Sous-Direction des Arts, des Traditions Populaires et de la Promotion des Langues Nationales. 2.1.2 La Direction de la Promotion des Arts et e t de la Culture

La Direction de la Promotion des Arts et de la Culture est chargée de promouvoir les arts vivants, par une politique nationale du théâtre et de l’expression corporelle. Elle est aussi en charge de promouvoir et de vulgariser les œuvres

artistiques de tout genre

et notamment

les œuvres plastiques et l’art

graphologique urbain, en rapport avec les collectivités locales. Elle doit susciter et coordonner l’organisation des carnavals, des festivals et des expositions. Cette

Direction intervient dans le renforce ment de l’unité nationale par l’organisation d’activités culturelles et d’échanges entre les différentes régions.

La Direction de la Promotion des Arts et de la Culture comprend deux SousDirections à savoir : la Sous-Direction de la Promotion et de la Coordination des Activités Culturelles et Artistiques et la Sous-Direction de la Promotion des Ouvres Plastiques, Musicales et des Arts Vivants. 2.1.3 La Direction de la Formation Artistique et Culturelle Elle est chargée de planifier, de mettre en œuvre et d’évaluer l’organisation et le fonctionnement des structures d’enseignement artistique et culturel. Elle défini la

politique générale de la formation. La Direction coordonne les activités des structures de formation et élabores une politique globale des outils d’accès à la connaissance, a la formation et aux enseignements artistiques et culturels. Assurer 14 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


les modalités de mise en stage en Côte Côte d’Ivoire et à l’extérieur fait aussi partie

des attributions de cette Direction. La Direction de la Formation Artistique et Culturelle Culturelle est composée de trois Sous-Directions

que

sont :

la

Sous-Direction

de

d’Enseignements Artistiques et Culturels, la Sous -Direction

s

Etablissements

de la Pédagogie et

des Conservatoires et enfin la Sous-Direction de la Formation Continue. 2.1.4 La Direction du Cinéma et des Industries I ndustries Culturelles Cette Direction est chargée d’assurer les études et les travaux relatifs au cinéma, à, l’audiovisuel et aux industries culturelles. Elle est en charge de mettre en œuvre

la politique de promotion du cinéma et des industries culturelles, de promouvoir les métiers liés au cinéma, à l’audiovisuel et aux industries culturelles. Aussi cette Direction produit et diffuse les statistiques relatives au cinéma, à l’audiovisuel et

aux industries culturelles. Elle comprend, pour son fonctionnement, deux Sous-Directions Sous -Directions à savoir : la SousDirection du Cinéma et de l’Audiovisuel et la Sous -Direction des Industries Culturelles. 2.1.5 La Direction de la Francophonie et de la Coopération Culturelle

Cette Direction est en charge de promouvoir, les échanges internationaux en matière culturelle et les artistes nationaux à l’étranger. En outre elle est en charge d’assurer la représentation de la Côte d’ivoire dans les organes des

institutions de Coopération Culturelle. Aussi, cette Direction est chargée, d’assurer le suivi de l’évaluation des opérations, de coopération Culturelle en Côte d’Ivoire , de concevoir et réaliser toute étude d’ intérêt général portant sur la Culture. Aussi elle est en charge de réaliser la veille veille culturelle en collaboration avec les attachés culturels culturels auprès des Ambassades de Côte d’Ivoire à l’étranger , mais encore elle doit encourager et favoriser la vie culturelle et de promouvoir une identité culturelle pour une meilleure appropriation de la culture nationale dans le cadre de la diversité culturelle entre les nations.


RAPPORT DE STAGE


La Direction de la Francophonie et de la Coopération Culturelle comprend trois Sous-Directions à savoir : la Sous-Direction de la Francophonie et des Relations avec les Institutions, la Sous-Direction de l’Intégration Culturelle et Artistique et enfin la Sous-Direction de la Promotion de l’ Identité Culturelle Nationale. 2.1.6 La Direction du Livre et de la Lecture

Cette Direction est en charge de susciter et de promouvoir la création littéraire et de développer les activités littéraires. Aussi elle élabore et met en œuvre une politique globale de Promotion des Industrie du Livre. Mais encore elle à pour mission d’apporter son assistance aux maisons d’éditio n, aux librairies, ainsi qu’aux manifestations de promotion du livre.

La Direction du Livre et de la Culture comprend deux Sous-Directions à savoir : la Sous-Direction de la Promotion Littéraire et la Sous-Direction des Industrie du Livre. 2.2 La Direction des Affaires Administratives et Financières

Cette Direction Direction est chargée de gérer, les les Ressources Humaines, de préparer et d’exécuter les différents budgets.

La Direction des Affaires Administratives et Financières comprend deux Sousdirections que sont : la Sous-Direction Sous-Direction des Ressources Humaines et la SousDirection du budget, des Ressources et de la Comptabilité 2.3 La Direction des Infrastructures et des Equipements Culturels

Cette Direction est en charge de mener les études techniques, les travaux de conservation et de restaurations, d’assurer le contrôle et le suivi des chantiers. Elle est aussi chargée de créer et d’équiper les centres culturels intégrés d’intérêt national. Elle fait la promotion des métiers métiers de l’architecture liée aux arts et à la

culture par une politique de valorisation, de diffusion et de développement territorial de la culture architecturale en liaison avec les collectivités territoriales et les autres partenaires. Elle à aussi pour rôle d’inciter les promoteurs et constructeurs de logements à valoriser les matériaux locaux à caractère culturel dans leurs projets. 16 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


Cette direction comprend deux Sous-Direction Sous-Direction à savoir : la Sous-Direction des Infrastructures Culturelles et la Sous-Direction des Equipements Culturels et de la Maintenance. 3. Les Services extérieurs 3.1 Les Directions Régionales

Les Directions Régionales de la Culture et de la Francophonie sont des Représentations du Ministère dans les Régions. C’est à ce titre qu’elles assurent la coordination des activités artistiques et culturelles à l’intérieur du pays. A ce jour,

il en existe 13 : -

La Direction Régionale d’Abidjan

-

La Direction Régionale d’Abengourou

-

La Direction Régionale d’Aboisso

-

La Direction Régionale de Bondoukou

-

La Direction Régionale de Bouaké

-

La Direction Régionale de Daloa

-

La Direction Régionale de Gagnoa

-

La Direction Régionale de Korhogo

-

La Direction Régionale de Man

-

La Direction Régionale de San-Pedro

-

La Direction Régionale de Dimbokro

-

La Direction Régionale d’Agboville

-

La Direction Régionale de Yamoussoukro 3.2 Les Musées, les Centres Culturels et la Bibliothèque nationale 3.2.1 Les Musées

Le musée est un édifice public destiné à conserver et à présenter des collections d’œuvres et objets appartenant à tous les domaines (art, histoire, science, technique). Nous avons comme musées : 17 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE

-


Le Musée des Civilisations de Côte d’Ivoire

Ce Musée fut crée en 1942. On n’y trouve de collections sur l’ethnographie, l’archéologie, l’art contemporains, des documents et archives sur le patrimoine culturel, des photographies. -

Le Musée de Costume de Grand-Bassam

La date de création de ce Musée est 1981. Comme collection dans ce musée on n’y trouve des costumes maquettes d'habitats traditionnels, des parures, des masques miniatures, des documents et archives sur le patrimoine culturel, et des photographies. 3.2.2 Les Centres Culturels -

Le Centre Culturel d’Abobo

Construit depuis 1982 par lÙsaid, une structure américaine dàide au développement, le centre dàction culturelle dÀbobo (Cacab) fonctionne sous la tutelle du cabinet du Ministère de la Culture et de la francophonie. -

Le Centre Culturel Jacques Aka de Bouaké

Le Centre Culturel Jacques Aka fut ouvert 1971 puis inauguré le 16 février 1974 par le Président Auguste Denise, Ministre d’Etat. On n’y trouve trois bibliothèques et une grande salle de spectacle. 3.2.3 La Bibliothèque Nationale

La Bibliothèque Nationale est un édifice public où sont reçus rangés et conservés des ouvrages de tous genres. g enres. Notamment, des livres, revues, dictionnaires, etc. Son rôle est principalement axé sur la diffusion de multiples sources d’informations dans le seul but de faciliter l’app rentissage des élèves et autres populations en quête de documentation. Entres autres rôle, elle se doit d’accompagner et de soutenir les activités d’enseignement et de recherche. 3.3 Les établissements d’enseignement artistique et Culturel

Le Ministère de la Culture et de la Francophonie a sous sa tutelle plusieurs établissements d’enseignement artistique et culturel. Au niveau du supérieur (sur le plan national) nous avons l’Institut National Supérieur des Arts et de l’Action


RAPPORT DE STAGE


Culturelle (I.N.S.A.A.C.) qui regroupe quatre (04) grandes écoles et deux (02) centres qui sont : -

L’Ecole Nationale des Beaux - Arts (ENBA)

-

L’Ecole Nationale de Musique (ENM)

-

L’Ecole Nationale de Théâtre et de Danse (ENTD)

-

L’Ecole de Formation à l’Action Culturelle (EFAC )

-

Le Centre de Formation Pédagogique pour les Arts et la Culture (CFPAC)

-

Le Centre de Recherches sur les Arts et la Culture (CRAC)

Au niveau du secondaire (sur le plan national) nous avons quatre (04) écoles qui sont : (LEA) de Cocody-Abidjan

-

Le Lycée d’Enseignement Artistique

-

Le Centre Technique des Arts Appliqués (CTAA) de Bingerville

-

L’Institut pour la Promotion des Arts Conservatoires (IPAC) de Cocody

-

Abidjan -

Le Conservatoire Régional des Arts et Métiers d’Abengourou (CRAMA)

Au niveau International nous avons deux (02) concours qui sont les suivants : -

Le Centre Régional d’Action Culturelle (CRAC) du Togo (Lomé) L’Université de Senghor d’Alexandrie en Egypte 3.4 Les établissements et services sous tutelles

Conformément au décret 2007-476 du 15 mai 2007 portant organisation du Ministère de la Culture et de la Francophonie, les Etablissements et Structures suivantes sont sous tutelles du Ministère. Ce sont : -

L’Institut Supérieur des Arts et de l’A ction Culturelle (INSAAC) ;

-

L’Agence Ivoirienne de Coopération Française (AICF)

-

Le Palais de la Culture d’Abidjan (PCA)

-

Le Bureau Ivoirien des Droits d’Auteurs (BURIDA)

-

Le Centre National des Arts et de la Culture (CNAC)

-

Le Marché des Arts et du Spectacle Africain (MASA). 19

DAPA KOUASSI ARNAUD

;

;

RAPPORT DE STAGE


Chapitre II : LA PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL I. LA DIRECTION ADMINISTRATIVE 1. La Direction Des Affaires Administratives Et Et Financières (DAAF) (DAAF) 1.1 Présentation

La Direction des Affaires Administratives et Financières (DAAF) est le principal organe de régulation de la vie administratif administratif du Ministère. Elle est située au 20ème étage de la Tour E. Elle est en charge de : -

la gestion des Ressources Humaines ;

-

l’étude

-

la préparation et l’exécution des différents budgets

-

la gestion et la maintenance des équipements é quipements du Ministère.

et la mise en œuvre de l’application de la fiscalité culturelle ; ;

1.2 Fonctionnement et Organisation

La DAAF est dirigée par un Directeur qui coordonne les activités des entités administratives et financière. financière. La Direction Direction Administrative Administrative et Financière Financière est composée deux Sous-Directions : -

la Sous-direction Sous-direction des Ressources Humaines (SDRH) (SDRH) la Sous-direction du budget et de la Comptabilité (SDBC)

La Direction dispose d’un service courrier qui lui est rattaché. 2. Les Sous-Directions de la DAAF 2.1 La Sous-Direction des Ressources Humaines

La Sous-Direction des Ressources Humaines est en charge de la gestion administrative du personnel mis à la disposition du Ministère de la Culture et de la Francophonie. Elle est dirigée par un Sous-Directeur et comprend les services suivants : -

Service du Personnel ;

-

Service des archives ;

-

Service de la Gestion du Personnel


RAPPORT DE STAGE


2.2 La Sous-Direction du Budget, des Ressources et de la Comptabilité

La Sous-direction du Budget, des Ressources et de la comptabilité est chargée de l’élaboration du budget de l’année n+1. Elle assure le suivi et la mise en œuvre

des projets en rapport avec la culture et la comptabilité des activités culturelles. Elle comprend également trois services qui sont : -

le service de la comptabilité et du budget ;

-

le service des projets ;

-

le service des mobilisations de Ressources

II.LE

SERVICE

DE

LA

COMMUNICATION

ET

DE

LA

DOCUMENTATION 1. Evolution et Objectifs 1.1 Evolution Le Ministère de la Culture et de la Francophonie dispose d’un organe en charge

de tout ce qui touche à la communication. communication. En 2003, le Service Communication et de la Documentation était connue sous le nom de Service Autonome de la Communication et des Relations Publiques. Ce Service était directement rattaché au Cabinet du Ministre. En 2006, ce Service change de dénomination et devient le Service de la Communication et des Relations Publiques. En 2011 ce Service connait de nouveaux changements et est appelé Service de la Communication et de la Documentation. 1.2 Objectifs

Le Service Communication et de la Documentation a pour objectif principal de promouvoir l’image du Ministère. En outre, il à d’autres objectifs spécifiques tel que : - Faire connaitre le Ministère de la Culture et de la Francophonie ; -

La mobilisation du Personnel ;

-

Le respect des valeurs morales à savoir le respect de la hiérarchie ;

-

L’accomplissement du travail bien fait. 21

DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


2 Les cellules du Service Communication et de la Documentation 2.1 Les cellules médias et communication interne

A ce niveau ci nous avons : -

La cellule médias :

la cellule média est en charge des relations avec la

presse écrite et audiovisuelle -

La cellule communication interne :

cette cellule est en charge de la

gestion de l’information au sein du Ministère. 2.2 La cellule NTIC La cellule NTIC est en charge de l’administration du site web et du cyberespace

du Ministère. Ministère.

Elle met met à jour, édite des articles sur la page, ajoute des

informations sur le site web du Ministère.


RAPPORT DE STAGE


DEUXIEME PARTIE : LE SYSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES

HUMAINES


RAPPORT DE STAGE


DEUXIEME PARTIE : LE SYSTEME S YSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES (SIRH) CHAPITRE 1 : LA PRESENTATION DU SYSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES I. DEFINITION ET CARACTERISTIQUE DU SIRH 1. Approche définitionnelle 1.1 Définition

Un système d'information de gestion des Ressources Humaines est une interface entre la gestion des Ressources Humaines et les technologies de l'information et de la communication. Le système d'information combine la gestion des Ressources Humaines, en particulier ses activités basiques et administratives avec les moyens mis à disposition par les technologies de l'information et de la communication. Il représente l'ensemble des éléments (humains, matériels, logiciels) participant à la gestion, au stockage, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein d'une organisation. Le point de départ de tout système d'information sur les Ressources Humaines est la mise en place d'un ensemble de programmes permettant d'assurer un certain nombre de tâches administratives appliquées aux Ressources Humaines. Les systèmes d'information sur les Ressources Humaines fournissent un inventaire des postes et des compétences existants au sein d'une organisation donnée. Il est la base d'un ensemble d'instruments dont disposent les gestionnaires afin de formuler des objectifs, de prendre des décisions en matière de Ressources Humaines. Un système d'information sur les Ressources Humaines inclut généralement quatre (4) éléments : - une base de données qui comprend l'identification des employés, le code de l'emploi et le niveau de salaire ; 24 DAPA KOUASSI ARNAUD

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- une fonction pour effectuer les entrées et les modifier, c'est-à-dire une méthode efficace pour mettre à jour les données et créer de nouvelles données ; - la possibilité de retirer des données et la création de rapports qui servent à les présenter sous une forme utile ; - un système administratif qui assure le maintien et la sécurité des données, et respecte les exigences légales en matière d'accès à l'information et aux renseignements confidentiels de nature organisationnelle ou individuelle. 1.2 Les caractéristiques du SIRH

Comme nous l’avons vu, le Système d'Information Ressources Humaines est une procédure de collecte, stockage, restauration et validation des données sur les Ressources Humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin. Il comprend également les gens, les formes, les politiques et procédures, et les données. Le SIRH a pour p our objectif : -

la modernisation du système de GRH actuel de la collectivité (plus d'homogénéité, plus de convivialité, meilleure intégration des évolutions),

-

une gestion déconcentrée et globale du personnel au quotidien.

-

un meilleur partage des informations et plus de transversalité.

-

la facilitation du pilotage.

-

fournir des services sous forme d'informations, de rapports, aux clients internes et Externes et utilisateurs du système.

-

supporter les transactions et de maintenir le contrôle hiérarchique.

On peut également trouver sur un marché en forte croissance des applications qui traitent de la gestion des temps et des activités, gestion de la formation et du recrutement, gestion des compétences. Le SIRH est au service de l'automatisation des procédures administratives. Il permet d'améliorer la productivité et la qualité du service. On peut facilement calculer sa valeur ou son impact sur la performance du service RH. Ces applications, le plus souvent des progiciels, sont parfaitement adaptées aux décisions routinières courantes de l'administration du


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personnel qui ont des besoins et des résultats définis et dont les règles sont fixées par l'entreprise ou la loi. Le SIRH améliore également la qualité des décisions RH en augmentant la quantité d'informations disponibles notamment grâce aux différentes simulations qu'il rend possible. De plus, grâce à l'automatisation et la décentralisation des routines administratives, il libère du temps pour améliorer la gestion, développer les nouveaux rôles attendus de la GRH. Le SIRH est un instrument de pouvoir qui permet un contrôle hiérarchique par le recours à la sous-traitance s ous-traitance et l'intégration logistique. Cependant, automatisation et partage ne sont pas les seules manières de tirer avantage, les seuls buts, d'un SIRH. La majorité des informations administratives sont rassemblée pour l'usage de tiers. Mais elles ne mobilisent qu'une petite partie des informations RH de l'entreprise. L'information restante permet de faciliter ou de préparer les décisions stratégiques ou opérationnelles, d'éviter les litiges et d'évaluer. Le centre d'intérêt de tout SIRH doit être, en premier lieu, la validité, la fiabilité et l'utilité des informations et après l'automatisation des processus. D'une part, le SIRH peut être doté d'applications d'aide à la décision. D'autre part, il permet de concevoir, réagencer les processus RH en se focalisant sur la manière dont l'information est utilisée par les responsables RH. Le SIRH est utilisé pour améliorer l'efficience et la productivité en nature du service RH, comme les Systèmes d'Information ont pu le faire dans les banques. On va voir ci après les principales étapes d'une démarche d'informatisation de la fonction des Ressources Humaines, qui ne se réduit pas à un processus purement techniques, mais doit, au contraire, englober des différentes dimensions d'analyses : -

stratégique: comment le projet s'inscrit il dans les axes stratégiques de développement de l'entreprise?

-

Organisationnelle: comment le travail est-il aujourd'hui réalisé et organisé? 26

DAPA KOUASSI ARNAUD

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-


humaines. quels sont les acteurs concernés et comment réagissent par rapport au projet?

-

économique: quels sont les coûts et e t les avantages probables du projet? pro jet? 2. Démarche d’informatisation des Ressources Humaines 2.1 Analyse de la demande et e t formulation des objectifs

Quel est le problème déclencheur de la décision d'informatisation? Il s'agit de poser le problème et de délimiter l'application projetée. La notion de besoin est également imprécise: quel besoins, pour qui et pour quoi faire? S’agit -il

d'une envie, d'une exigence organisationnelle. L'analyse de la demande vise donc à remplacer celle-ci dans une perspective plus large. L'expression de la demande ne se concrétise pas sans phénomène déclencheur elle prend place à l’intérieur d'un cadre défini préalablement (politique de gestion du personnel,

orientation et choix stratégique de l'entreprise) et qu'il importe de cerner précisément pour assurer la réussite du projet. Dés l'issu de cette étape, il importe d'entamer la sensibilisation des futures utilisateurs du système d'information en gestion.

2.2 Etude de l’existant

L'étude de l'existant consiste en l'identification et la collecte des informations et procédures utiles à la compréhension du système d'information des Ressources Humaines SIRH, tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le demandeur. Généralement il s'agit: -

d'une analyse du travail: qu'est ce qui est fait? Comment est il fait? Par qui?

-

d'un diagnostique permettant d'identifier les facteurs susceptible de faciliter ou de perturber le projet (exemple : attitude de méfiance envers l'informatique «les ordinateurs ça ne marche jamais») 27

DAPA KOUASSI ARNAUD

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-


Quels sont les freins et moteurs probable du projet? Quel est le matériel informatique en place?

-

la connaissance de l'existant informatique au niveau du matériel, du

-

logiciel et des compétences informatique des futurs utilisateurs: quelles sont les compétences informatiques des utilisateurs potentiels? 2.3 La formulation des besoins et axes d'amélioration

L'analyse de l'existant conduit à porter des critiques sur les plans de l'efficacité administrative, de la qualité et de la fiabilité de l'information produite. Les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart entre ce qui est (étude de l'existant) et ce qui devrait être (analyse de la demande).On ne parle pas encore par exemple d'un besoin en logiciel de gestion des carrières, ce qui serait une confusion entre besoin et moyen mais plutôt d'un besoin d'amélioration de personnel par une meilleure connaissances des individus et des postes. Il s'agit de poser des questions suivantes: -

Quels sont les points à améliorer en matière d'efficacité administrative? De qualité et de fiabilité des informations produites? Quels sont les écarts entre la demande de mande et l'existant (besoins)? 2.4 Mise en forme du projet et proposition d'un cahier des charges

Il s'agit de poser les questions suivantes: -

La solution informatique est elle techniquement possible? Est- elle économiquement et socialement souhaitable?

-

Dans l'affirmative, quel cahier des charges établir?

À ce stade du projet, on confirme si l'application informatique envisagée est possible techniquement et s’il est souhaitable économiquement et socialement (coûts d'achat, coûts de formation, coûts d'utilisation, coûts d'adaptation de 28 DAPA KOUASSI ARNAUD

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l'organisation, gains de gestion, tant d'un point de vue financier que d'un point de vue social). Dans l'affirmative, la solution est alors mise en forme dans ses grandes lignes et soumise pour décision à l'autorité compétente. Plusieurs scénarios peuvent être envisagés (acquisition d'un logiciel, développement spécifique, service bureau...). Un cahier des charges est alors établi. Le cahier des charges est un document dans lequel le responsable du domaine concerné (DRH) indique les fonctions de gestion à informatiser et précise les conditions de réalisation. En cas d'appel d'offres, il aide à rechercher les meilleurs partenaires. En interne, il établit et fonde les rapports entre les informaticiens et la direction concernée. La structure type d'un cahier des charges reprend: -

-

-

-

-

-

-

-

Les attentes et le contexte du projet, La nature et le volume des informations à traiter Les objectifs généraux à atteindre (en termes de résultats opérationnels) La définition des critères de performance définition des acteurs concernés L'organisation du projet en étapes (échéancier) calendrier du projet L'enveloppe budgétaire prévisionnelle Les contraintes spécifiques, en particulier les caractéristiques du système informatique existant (matériel de base, logiciels de base, système d'exploitation, etc.).

En cas d'appel d'offres, il convient en outre o utre d'ajouter: -

les clauses juridiques

-

les pénalités de retard 29

DAPA KOUASSI ARNAUD

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-

les principaux critères de choix

-

les exigences en matière de formation du personnel

-

matériel de base (logiciel de base, système d'exploitation). 2.5 Implantation de l'application retenue: la réalisation.

Cette étape débute par une analyse fonctionnelle de l'application. C'est l'opération qui consiste à décomposer logiquement le système d'information (ou une partie de celui ci) en différents modules (ou phases) dont on décrit le fonctionnement, les données, les résultats. Cette phase n'est pas du seul ressort des informaticiens, car la réalisation repose sur la conversion des règles de gestion en règles formelles, qui pourront alors alimenter l'application informatique. L'analyse organique élabore ensuite la structure des programmes correspondants aux différents modules. Ces programmes sont ensuite développés, traduits en ligne de code, en instructions compréhensibles pour le système s ystème informatique. À cette étape-ci, il s'agit dans un premier temps de sélectionner la prestation la plus satisfaisante par rapport aux exigences du cahier des charges, puis à accompagner sa mise en œuvre. Selon les enjeux et l'importance du projet, le choix du fournisseur et des produits et services est plus ou moins élaboré, par exemple: -

réponse à l'appel d'offres

-

démonstrations

-

visites chez des utilisateurs

-

essai sur un jeu de données de l'entreprise

-

négociation commerciale (prix, délais, conditions d'assistance à l'utilisateur, d'exploitation et de maintenance).


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La maîtrise de la formation des utilisateurs, fréquents ou occasionnels, directs et indirects, revêt une importance considérable (capitale) au sein de la démarche d'informatisation, surtout lorsqu'elle porte sur un outil dont l'utilisation est étendue à de nombreux individus (saisie décentralisée de variables de paie, gestion des congés...). En résumé, le choix des fournisseurs et de la prestation selon les différents critères, ainsi que l'accompagnement de la mise en œuvre (notamment formation

des utilisateurs constituent l'objet d'analyse).

Cette étape peut se résumer (c'est de plus en plus souvent le cas en informatique de gestion) à l'acquisition d'un logiciel correspondant aux besoins définis et à son paramétrage. 2.6 La mise en place : L'installation.

La mise en place et l'installation, consiste dans la mise en œuvre d'une application informatique qui ne se résume pas à des simples problèmes de technique informatique mais demande un véritable effort en matière de formation et de communication: -

informations préalables

-

informations sur le projet

-

formations des utilisateurs directs du système s ystème

-

mise en place (organisation, structures ...) d'un soutien technique. 2.7 Evolution de la démarche et de ses effets: suivi et l'évolution du système.

Une fois l'application mise en place, une période de "rodage" est effectuée pendant quelques temps, pour ajuster et corriger le logiciel. Par la suite une analyse et un suivi régulier du fonctionnement doivent mettre en évidence les gains réalisés et permettre de faire évoluer le logiciel (ajout de nouvelles procédures. Dans le cas des Ressources Humaines, faire bien attention aux évolutions légales).


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Dans les faits, l'évaluation des effets de l'implantation informatique n'est pas une pratique courante dans les entreprises. C'est une opération qui suppose du temps, des ressources et une méthode. 3. Les apports des technologies de l’information et de la communication (TIC) en GRH : cas de l’intranet et de internet 3.1 l’intranet

Un intranet sert à relier un nombre multiple des employés dans l'entreprise par le biais d'un réseau local dans le but de faciliter leur communication, leur collaboration et la gestion de leur travail à travers un simple navigateur. Il s'agit d'un moyen simple de partager les informations à l'intérieur d'une entreprise. Facile à mettre en œuvre de façon décentralisé, il offre l'avantage pour l'utilisateur de disposer d'une interface identique quelque soit le poste de travail auquel il se connecte. Intranet offre de très larges possibilités de communication et de collaboration à tous les niveaux de l'entreprise. La communication interne présente l'avantage de donner aux employés un sentiment d'appartenance à l'entreprise et un esprit d'ouverture élevé. C'est elle qui renforce le bien fondé de la performance de l'entreprise et la légitimité de chacun des acteurs de sa contribution car le travail à tout moment s'en trouve facilité, les programmes de formation sont accessibles en permanence et la communication interne ascendante ou descendante, latérale s'en trouvent également facilitées. Dans le domaine de la gestion des Ressources Humaines, l'ensemble des informations nécessaires à l'accomplissement des tâches ou de pure communication peut être mis à la disposition des collaborateurs en un temps record, mis à jour en quelques minutes et cela quelle que soit la dispersion géographique de l'entreprise. Les collaborateurs ont ainsi accès aux informations qui leur sont utiles dans un travail quotidien où ils en ont besoin d'une manière autonome car les informations 32 DAPA KOUASSI ARNAUD

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et les applications sont stockées, retrouvées, partagées et mises à jour par les utilisateurs du réseau en fonction de leur autorisation d'accès. Les exemples ci après attestent de l'utilité des réseaux internes de communication dans une organisation : -

les salariés de Microsoft demandent leurs congés par Intranet ; ceux de Netscape modifient eux-mêmes leur contrat de prévoyance ou débloquent leur épargne salariale et ceux de Hewlett Packard peuvent s'inscrire à une formation après approbation électronique de leurs supérieurs hiérarchiques et du responsable de la formation

-

chez US West Intranet facilite la vie des employés en leur proposant des informations utiles et diverses (renseignements pratiques, informations administratives) ;

-

chez Tyson Foods, Intranet relie une centaine de bureaux dans le monde et permet l'accès aux informations stockées dans ses bases de données de manière transparente et à toute heure ;

-

chez Mobil, l'Intranet est utilisé comme outil d'échanges d'idées et d'expériences10.

Cette communication interne peut s'extérioriser et constituer un important outil d'échange et d'information de part le monde. 3.2 Internet

Une plus grande maîtrise de processus de la GRH passe par des outils informatiques toujours plus sophistiqués et accès sur la convivialité, la communication et la puissance de traitement.


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Dans ce cadre, des éditeurs de progiciels intégrés proposent une nouvelle approche de la GRH reposant sur l'exploitation du réseau Internet ce qu'on appel "E-GRH", cela se traduit par la mise en place dans l'entreprise du kiosque Internet notamment des bases de données interactives consacrées à la gestion des informations du personnel. Ainsi pour la direction des ressources humaines, cet accès en libres services autorise une mise à jour permanente des informations concernant les salariés. Les personnels de l'entreprise quand à lui peut accéder directement à l'information qui le concernent. En GRH, l'Internet est de plus en plus utilisé pour le recrutement, en parle de «ERecrutement». Les plus grandes entreprises communiquent directement leurs poste à pouvoir sur un site Internet en confient ces postes à des sites spécialisés. Bien que la tendance à utiliser Internet sur le marché de travail, par les demandeurs d'emploi comme par les entreprises, ne soit pas encore parvenu à maturité, certains changements de ce marché se révèlent déjà, ainsi de la relation nouvelle qui s'instaure entre demandeurs d'emploi et son futur employeur par le biais du site internet. L'Internet peut également contribuer à une meilleure gestion de l'entreprise. La recherche de candidats ou de postes est l'une des premières applications dans ce domaine. D'autre fonction peuvent aussi être considérer tel que l'utilisation de l'Internet y compris l'intranet, comme média de communication interne. II. Les progiciels intégrés et logiciel 1. Les progiciels de gestion intégrée 1.1 Qu’est ce qu’un progiciel ?

Le progiciel est un programme-produit, c'est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme d'un produit complet. Le progiciel offre l'avantage d'être


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immédiatement disponible, mais doit cependant être adapté à la réalité de chaque entreprise ou administration. Les solutions « progiciels » utilisées par les entreprises concernent tous les domaines de la paie et de la gestion des ressources humaines : emploi, rémunérations, formation... Organisés suivant une base de données unique sur laquelle viennent se greffer des modules de gestion de la paie, gestion du temps, recrutement, formation, gestion des postes et des compétences etc., les progiciels ont une qualité élevée. Ses aménagements et personnalisations sont aisés par la convivialité et la facilité du paramétrage, de même que leur assistance et maintenance sont de grand niveau. 1.2 Qu'est ce qu'un ERP ?

Les ERP (entreprise ressources planning) ou PGI (progiciel de gestion intégrer) ont connu leur essors en bénéficiant de l'évolution nécessaire des systèmes d'information. Les ERP sont des applications dans le but est d'assurer la coordination de l'ensemble d'activités d'une entreprise telle que: (les activités de gestion des Ressources Humaines, de production, d'approvisionnement ...) au tour d'un même système d'information. Plus qu'un simple logiciel, un ERP est un véritable projet qui demande une intégration total d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique. D'autre parts, sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modification important des habitudes de travail d'une grande partie des employés le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatique (paie, comptabilité, la gestion de stocks...) sous forme des modèle (modèles applicatifs, indépendants entre eux généralement signé par le même éditeurs tout en partageant une base de d e donnée unique et commune). Adopter un ERP fait appel à un contrat et des obligations. ERP est un package à tous les secteurs, à toutes les fonctions, il permet l'intégration des données et des processus. 2. Les logiciels intégrant la GRH 1.1 Présentation du GESPERS


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Le GESPERS (gestion du personnel) est un logiciel de gestion moderne du personnel conçu par les experts du Ministère de l’Economie et des Finances .Ce logiciel peut être installé sur des PC fonctionnant sous Windows 98, 2000, millenium ou XP. La taille minimum minimum de mémoire RAM requise requise est de 32 Mo. Ce logiciel à pour but d’aider le gestionnaire à être plus efficace

dans la gestion au

quotidien des dossiers relatifs à l’ensemble du personnel. Il permet également de

faire la gestion du prévisionnel des emplois et des compétences mais aussi de répondre aux besoins de l’administration et de satisfaire dans le même temps les attentes du personnel. L’accès aux données

nécessite un un mot mot de passe selon le niveau hiérarchique qui

va de 1 à 7. Le recours au mot mot de passe permet permet à la fois de limiter le champ champ d’intervention des utilisateurs

de la base de données et de les identifier comme

auteurs des actes actes ou des mises mises à jour. Le GESPERS est composé de sept (7) menus à l’intérieur desque lles se trouvent des sous menus. Les menus principaux sont : -

Gestion administrative (Gest.aDministr.)

-

Actes

-

Gestion prévisionnelle (Ges.prévis.)

-

Consultations

-

Statistiques

-

Tables

-

Procédures réservées (Proc. réservées)

Le multi fenêtrage de Windows est évidement possible, ce qui permet d’ ouvrir plusieurs procédures de travail en même temps (Voir présentation des Menus GESPERS en annexe) Les fonctionnalités du GESPERS sont : 36 DAPA KOUASSI ARNAUD

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-

La création d’un matricule

-

Les mises à jour des informations concernant le personnel

-

Visualisation d’histogramme

(effectif global, effectifs par Direction, par

âge etc.) -

La gestion des mouvements de personnel

-

La gestion des congés

-

La gestion des actes

-

Les départs à la retraite

-

La gestion prévisionnelle

-

Les procédures réservées

-

1.2 Quelques logiciels intégrant la GRH et leurs fonctionnalités

1.2.1 Logiciel Digitplanning

Digitplanning est un logiciel Internet Internet de gestion de plannings. Il a pour but d'optimiser la réalisation de plannings par rapport à la méthode papier/crayon, et cela de manière très simple et intuitive. Grâce à une approche très visuelle, ce logiciel permet un gain de temps dans l'élaboration de plannings ainsi qu'une meilleure gestion des Ressources Humaines. Afin de s'adapter au mieux à tous les besoins, il existe 4 versions de Digitplanning : Standard, Pro , Luxe et Multi points de vente. L'utilisation de ce logiciel se fait par le biais d'Internet de manière complètement sécurisée. Il est donc possible de créer et consulter ses plannings depuis n'importe quel ordinateur connecté (trains, hôtels, aires d'autoroutes, domicile, tél. portable, etc.). Le personnel peut également y accéder grâce à un mot de passe qui permet uniquement la consultation de planning. En plus de gérer les plannings, ce logiciel inclus, dans toutes ses versions, un module de préparation à la paie. Celui-ci regroupe toutes les informations pertinentes qui sont nécessaires à 37 DAPA KOUASSI ARNAUD

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l'élaboration d'un bulletin de paie. Digitplanning est un logiciel très simple d'utilisation, accessible aux plus apprentis. Le paramétrage se fait rapidement et très simplement (bien entendu, aucune formation n'est nécessaire). Dans le but de rassurer les utilisateurs, une aide en ligne est consultable à tout moment. Afin de s'ajuster au mieux aux différents utilisateurs, Digitplanning s'adapte au vocabulaire de chaque entreprise (commercial, médical, industriel, etc.). La version "Standard" : Boutique d'une galerie ga lerie commerciale de 10 salariés dont le responsable réalise les plannings de son équipe manuellement (papier/crayon) avec sa calculatrice. La version "Pro" : Supermarché de 30 salariés divisés en 3 équipes (caisses, sec et frais) dont chaque employé peut travailler dans plusieurs de ces équipes. Digitplanning va clarifier la gestion de ses plannings, ce qui améliorera le climat social de cette entreprise. La version "Luxe" : Maison de retraite de 50 salariés divisée en 4 équipes. Chaque équipe est découpée en niveaux de qualification et est gérée par une infirmière cadre qui réalise les plannings de sa propre équipe. Digitplanning améliorera la communication et facilitera la gestion des fiches de paie. Version "Multi-PVT" : Selon les besoins, cette version peut s'adapter aussi bien pour 3 points de vente dont le personnel travaille dans ces différents lieux que pour une enseigne nationale. Grâce à la modularité de Digitplanning, Digitplanning répondre aux différents besoins en matière de multi points de vente. Les fonctionnalités de Digitplanning sont : -

Planification du temps de travail du personnel

-

Création et consultation des plannings par Internet

-

Gestion des équipes et secteurs

-

Un employé peut travailler dans une ou plusieurs équipes équ ipes

-

Module de gestion de plusieurs points de vente ou services

-

Module de préparation à la fiche de paie 38

DAPA KOUASSI ARNAUD

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-


Graphiques horaires et de taux d'occupation

-

Mise à jour en temps réel des d es graphiques

-

Calcul en temps réel du temps de travail hebdomadaire des employés

-

Affectation de tâches aux employés

-

Gestion des congés congés et absences (Congés payés, récup, etc.)

-

Affectation de plages horaires enregistrées à l'avance

-

Affectation d'une annotation aux plannings

-

Plannings invisibles aux employés durant l'élaboration

-

Envoi d'e-mails aux employés lors de la création/modification de plannings de manière automatique

-

Plusieurs types d'impression de plannings (grilles horaires journalières, hebdomadaires, par employés, etc.)

-

Charte graphique et vocabulaire personnalisables d’entreprise

-

Ne nécessite aucune installation sur ordinateur

-

Accès à Digitplanning par Internet totalement sécurisé

-

Sauvegardes de sécurité quotidiennes de tous plannings et de paramétrages. 1.2.2 OJRA

OJRA est un logiciel adapté aux structures professionnelles d'activités diverses, OJRA gère les salaires et tous les traitements liés à la paie. Développé en utilisant les dernières technologies, il exploite toutes leurs puissances pour garantir la sécurité de données de ses utilisateurs, la réactivité face aux évolutions futures de


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la législation et les changements de procédures de gestion administrative du personnel. Dotée d'une grande richesse fonctionnelle, OJRA est capable de traiter tout type de paie, même les plus complexes. Il assure la gestion courante de la paie : Fiches salariés très complètes, des modèles de bulletins de paie inclus, rubriques de paie pré-paramétrées et personnalisables, le calcul de la paie (Brut -> Net et Net -> Brut), édition des journaux de paie et e t des déclarations sociales. Conçu pour les directions des Ressources Humaines et pour les directions générales, la gestion des carrières est un module intégré à OJRA. Il permet de gérer les plans de carrières des salariés. Grâce à ses larges possibilités de personnalisation, il offre de très nombreuses éditions et statistiques permettant aux DRH de suivre l'impact et les évolutions des Ressources Humaines. Livré en option avec OJRA, Le serveur ActiveX OJRA OLE permet une intégration complète avec Microsoft Excel. Il permet d'exploiter pleinement les fonctionnalités d’OJRA. Cette technologie permet aussi d'étendre et de faire évoluer le traitement de la paie en fonction de besoins de ses utilisateurs afin de garantir ainsi la pérennité des investissements. Fonctionnalités du logiciel OJRA Fonctions de Base : -

Multi sociétés et multi exercices Aucune limite au nombre de salarié

-

Aucune limite au nombre de rubriques;

-

Plusieurs modèles de bulletins de paie;

-

Rubriques de paie saisie et pré paramétrées;

-

protection d'accès sur 3 niveaux;

-

traitement clôture entièrement automatisé;

-

la gestion de la paie : 40

DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


-

fiche du personnel détaillé

-

fichiers des rubriques de paie

-

gestion des tables de classifications

-

barème de l'impôt + Grille d'ancienneté

-

table des organismes sociaux

-

définition des revenus constants

-

saisie des revenus variables


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CHAPITRE II : LES TACHES ACCOMPLIES AU SERVICE D’ACCCCEUIL

I. LES TRAVEAUX EFFECTUES A LA SOUS S OUS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES HUMAINES (SDRH) ET AU SERVICE DE DE LA COMMUNICATION ET DE LA DOCUMENTATION (SDC) 1. Travaux effectués à la SDRH 1.1 Gestion administrative du personnel

La gestion administrative du personnel est un ensemble cohérent de taches administratives dont le but est d’organiser et de suivre les documents relatifs à l’ensemb le du personnel ; de même que la gestion de leurs carrières. Lors de notre stage, la gestion administrative du personnel à consister à l’accueil et au renseignement du nouvel agent mis à la disposition du Ministère. Le nouveau fonctionnaire qui est mis à la disposition du Ministère se présente secrétariat du Sous-Directeur des Ressources Humaines avec sa tout d’abord au secrétariat note de service (voir annexe) délivré par le Ministère de la Fonction Publique Publique et de la Reforme Administrative. Le Sous-Directeur par la suite vérifiera les mentions portées po rtées sur la note de service s ervice de l’agent afin d’en vérifier l’authenticité. Une fois cette formalité achevée, le

nouvel agent est orienté au Service du personnel qui ce chargera de le renseigner et de l’enregistrer. L’enregistrement du nouvel agent ce fait sur deux (2) fiches appelées fiche signalétique et fiche individuelle individuelle de renseignement renseignement (voir annexe) Sur la fiche signalétique l’on y retrou ve les éléments suivants : -

Etat civil

-

Renseignement administratifs

-

Expérience professionnel

-

Stages

-

Etudes, formations professionnelles, titres et diplômes

-

Matricule du conjoint(e)

-

Nom et Prénoms, sexe des enfants e nfants

-

Autres renseignements 42

DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE

-


Date et signature

Sur la fiche individuelle de renseignement (voir annexe) on trouve : -

Nom et Prénom

-

Date et lieu de naissance

-

Numéro matricule

-

Date de 1ère prise de fonction

-

Emploi actuel

-

Service d’origine

-

Adresse

En plus de ces fiches à renseigner l’agent doit

produire des documents ou pièces

en vu de la constitution de ses dossiers à savoir le dossier solde et le dossier personnel. La liste des pièces à fournir (pour les nouveaux agents) sont : -

Une fiche signalétique fournie par la Direction Administrative et Financière ;

-

Une photo d’identité couleur ;

-

Un extrait d’acte de naissance peu importe la date

-

Une photocopie de la carte nationale d’identité

-

Un curriculum vitae ;

-

Une note de service délivrée parle Ministère de la Fonction Publique et de

;

;

la Reforme Pour les anciens fonctionnaires les pièces a fournies sont : -

Le certificat de la première prise de service ;

-

Un certificat de nomination dans l’emploi

-

La dernière décision d’avancement 43

DAPA KOUASSI ARNAUD

;

;

RAPPORT DE STAGE


;

-

L’arrêté de titularisation

-

Décret, arrêté ou décision de nomination dans la fonction.

Notre travail au service du personnel a, aussi consisté au traitement des dossiers -

Solde (voir annexe)

-

Personnel

-

De titularisation

-

Indemnité de prestation

-

Dossier de décès (cas d’un fonctionnaire)

-

MUGEF-CI

-

Dossier de retraite

-

Allocation familiale-

-

Demande de mise à disposition

-

Demande d’immatriculation

-

Les différents imprimés « appelés soit transmis transmis » (voir annexe) 1.2 Gestion électronique des dossiers du personnel

Le traitement des dossiers du personnel passe aussi par un traitement informatique des dossiers. En effet au Ministère, il existe le GESPERS, un logiciel de gestion du personnel. Les données recueillis sur la fiche signalétique ainsi que sur la fiche de renseignement individuelle seront renseigné dans ce logiciel. Aussi il permettra d’éditer le certificat de prise de service et la note de

service du nouvel agent.

L’accès au logiciel demande un mot de passe et un nom utilisateur

matricule du gestionnaire le plus souvent).


(le numéro

RAPPORT DE STAGE


Une fois ceux-ci correctement renseignées, le gestionnaire, en fonction des opérations qui lui sont permis ( protection modifier ou protection d’accès sur 7 niveaux) , peu modifier ajouter des informations. L’insertion de nouvelles données concernant un agent nouvellement mis à la disposition du Ministère peu se faire de la manière suivante : -

Etape 1 : Création du numéro matricule.

Un numéro matricule matricule de base est créer par le gestionnaire pour le nouvel agent dont les informations sont à renseigner. -

Etape 2 : Mise à jour de l’identification

L’identification recouvre

les paramètres liés à la situation familiale, lieu de

naissance et date de naissances, nom de jeune fille, noms du père/mère. -

Etape 3 : Mise à jour de l’adresse

L’on y renseigne l’adresse postale et géographique de l’agent. -

Etape 4 :

mise à jour nature / barème/ emploi / classement / position (voir

annexe) Nature La nature porte sur le type d’agent concerné. Il sera surtout que

stion de la

distinction entre le statut de fonctionnaire par opposition à celui de journalier, d’expert ou de contractuel, ainsi que la distinction entre

fonctionnaire stagiaire et

fonctionnaire titulaires. Emploi

La mise à jour des emplois se base sur les actes de nominations ou de promotion. Les emplois sont définis par le Statut de la Fonction Publique


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Le masque de saisie indique le code de l’emploi, la date d’effet de la nomination, la nature de l’acte ainsi que la référence de l’acte et sa date de signature. Classement La mise à jour du classement se base sur les actes d’avancement. L’évolution de l’agent par rapport à l’échelle de traitement se fait d’échelon à

échelon et de classe en classe. Le masque de saisie indique le code du degré d’avancement, la date d’effet de l’avancement ainsi que la référence de l’acte et

sa date de signature. Position statuaire

Tout fonctionnaire est placé dans une « position statutaire » en activité, en disponibilité, en détachement, sous les drapeaux, suspendu, retraite pour limite d’âge ou pour ancienneté, ou décédé.

La mise à jour de la position implique la saisie du code de la position statutaire, de la date d’effet de cette position, ainsi que la référence et la date de signature de l’acte consacrant cette nouvelle position statutaire. En réalité, seule sera généralement possible la saisie du code position et sa date d’effet, l’acte consacrant la nouvelle position étant souvent pris par la Fonction

Publique avec un certain retard. -

Etape 5 : mise à jour de recrutement / prise de

service / titularisation

Apres saisie du matricule de l’agent le curseur se positionne sur la zone Autorisation d’avancement.

Les fenêtres à droites de l’écran offrent les différentes possibilités de saisir des zones Autorisation d’ Avancement, Justification, Mode de recrutement.

La date de prise de service est la date de 1ère prise de service dans l’administration. -

Etape 6 : mise à jour service /

localité /fonction

Service Le service d’affectation d’un agen t, Direction générale, Direction, SousDirection correspond à une imputation dans la base de données. L’attribution du code dépend de la place de la structure dans l’organigramme. 46 DAPA KOUASSI ARNAUD

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Lieux géographiques L’imputation va de pair avec le lieu

géographique.

Fonctions La fonction correspond au poste occupé par l’agent. La mise à jour des fonctions

se base sur les actes de nominations. Le masque de saisie indique le code de la fonction, la date d’effet de la nomination, la nature de l’acte, ainsi que la référence de l’acte et sa date de signature. Les dates d’effets sont obligatoires. La ligne référence de l’acte de nomination est

facultative. 2. Mise à jour globale (voir annexe) Cette mise à jour est réservée au Superviseur. Elle permet d’effectuer avec

un

seul écran les différentes mises à jour vues précédemment. -

Etape 7 : Elaboration du certificat de prise de service

(voir annexe)

Ce certificat est l’acte par lequel le Directeur des Affaires Administratives et Financière ou le Directeur des Ressources Humaines reconnait qu’un agent fait partie dorénavant du Ministère. Il présuppose l’existence d’u n acte- décision ou

arrêté- de mise à disposition de ce Ministre par le Ministre de la Fonction Publique. Les mentions à remplir par l’utilisateur sont : 

La date à laquelle l’agent concerné s’est présenté à la DAAF/DRH, étant entendue que cette date ne peut être antérieure à la date d’effet de l’acte de

mise à disposition 

La référence et la date de signature de l’acte de mise à disposition



La situation antérieure de l’intéressé (facultatif)

Il est important de souligner qu’un agent pour qui à été pris un certificat de prise de service n’es t pas considéré comme faisant partie de la DAAF/ DRH Ŕ car en effet, dans ce cas, l’effectif de la DAAF/DRH DAAF/DRH serait gonflé inutilement. Cet agent est, au contraire, « en instance d’affectation ». Il figure d’ailleurs sous cette imputation jusqu'à ce que qu’il soit procédé à la procédure de retour de la note de service (ou d’affectation) de l’agent.


RAPPORT DE STAGE


1.3 Les archives

Le Service Archive est le lieu ou l’on enregistre, stock et traite des documents quels que soient leur date, leur forme et leur provenance. La mission de ce service est d’organiser et de gérer en général les archives

relatives au Ministère et plus particulièrement celles de la Direction de Affaires Administratives et Financière. Ainsi son activité consiste à collecter tous les documents produits ou reçus dans les Sous-Directions des Ressources Humaines et celle du Budget et de la Maintenance. Les activités effectuées au service Archive peuvent être présenté comme suit : l’acquisition, le traitement, le classement, l’analyse, le conditionnement

et le

rangement. 1.3.1L’acquisition L’acquisition est le mode d’accroissement des dépôts d’archives par le moyen des

versements. Le terme versement est l’acte par lequel la conservation des documents d’une administration ou d’une

entreprise est transférée de plein droit à l-unité l -unité qui à pour

rôle de conserver les documents de l’institution concern ée. En effet on parle de versement lorsque les services d’une institution déposent leurs documents produits ou reçus au service des archives de la même institution. Le versement procède de deux (2) voies : la voie extraordinaire et la voie ordinaire ou administrative. -

Les versements par voies extraordinaire (achat, don, legs, échanges…) est celui qui procèdent des voies juridiques.

-

Les versements par voie administratives ou ordinaire émanent des administrations dont dépend le service des archives. 48

DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


Dans le cas du versement administratif, celui-ci est accompagné d’une décharge qu’on appelle le bordereau de versement. C’est ce type de versement que nous

avons pratiqué au cours de notre stage. Les documents

acquis sont constitués de documents administratifs et des

correspondances. 

Les documents administratifs sont composés de pièces suivantes :

-

des arrêtés de nomination ;

-

des arrêtés portant avancement :

-

des décisions d’affectation :

-

des décisions de nomination

Les documents de correspondances sont constitués de : -

courriers départ ;

-

courriers arrivée.

En plus des documents acquis, nous avons trouvé un fond d’archive sur le quel

nous avons appliqué les techniques du traitement. 1.3.2 Le traitement C’est l’ensemble d’opération et procédures par lesquelles les archives sont triées,

classées, décrites, et indexées. Pour être efficace toute opération archivistique doit être orientée par une politique rigoureuse d’exécution.

La politique de traitement nous à permis de faire le tri-élimination, le classement, l’analyse, le conditionnement, et le rangement.

Le tri-élimination est une opération, qui consiste à séparer, au terme d’une évaluation dans un ensemble de documents ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination. Ce tri c’est portée sur les documents comptables, dossiers du 49 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


personnel, correspondances ; documents administratives. administratives.

Le traitement des

documents comptables se fait pièce par pièce. La durée d’utilisation administrative de ce type de document est de d e dix(10) ans. 1.3.3 Le classement C’est une opération effectuée lors du traitement. Il existe trois(3) ordres

fondamentaux de classement et quatre(4) ordres de classement classe ment dérivés. 



Ordres fondamentaux de classement -

le classement alphabétique ;

-

classement numérique ;

-

classement idéologique.

Classements dérivés -

classement alphanumérique ;

-

classement chronologique ;

-

classement géographique ;

-

classement décimal.

Les différents types de classements effectués lors de notre stage sont les classements alphanumériques, numériques, et chronologiques. 1.3.4 L’analyse L’analyse est l’opération qui consiste à présenter sous une forme concise et

précise les données caractérisant des informations contenues dans un document ou un ensemble de documents. L’article doit recevoir une description avec un recensement précis d’élément permettant l’identification du même article. Les éléments de l’analyse sont : -

la cote

-

le service versant

-

l’objet du document 50

DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


-

l’action

-

les éléments descriptifs (la typologie)

-

la date

Avant de conserver les documents il convient de faire leur conditionnement puis leur rangement. 1.3.5 Le conditionnement

Le conditionnement est une opération qui consiste à protéger matériellement les documents d’archives à l’aide des sous chemises, des chemises, des boites d’archives, de papier d’empaquetage, de sangles, de tubes, de pochettes, de

portefeuilles etc. A ce niveau nous avons eu à remplacer les sous chemises endommagées par de nouvelles. 1.3.6 Le rangement C’est l’action de placer les articles ou pièces selon son cadre de classement. Il à

consisté à la mise de boites des dossiers des journaliers et les fonctionnaires retraités et décédés aussi que les documents comptables, administratifs et les correspondances. Ces boites d’archives ont été rangées sur les rayons du bas vers le haut e t

de la

gauche vers la droite. 2. Travaux effectués au Service de la Communication et de la Documentation 2.1 Les revues de presses

Dans ce cas ci il s'agissait d'une collecte, au jour le jour, d'articles portés sur l’actua lité ou sur le Ministère dans les différents supports d'information disponibles. En outre cela pouvait être aussi une compilation d'articles de presse sur un thème bien précis. 2.2 L’usage de téléphone Fax Il s’agissait d’envoyer un fax pour confirmer la présence du Ministr Ministr e cérémonie ou pour transmettre un dossier. L’utilisation de cet outil ce

comme suit : 51 DAPA KOUASSI ARNAUD

à une faisait

RAPPORT DE STAGE


-

On écrit une lettre de couverture avec le nom du destinataire, l’objet du fax et le nom du Ministère. Ministère. Cette lettre lettre permettrait permettrait au destinataire destinataire de trouver trouver notre fax dans la pille des documents qu’il aura it reçu. Cette lettre sera envoyé en premier, premier, on la place donc sur le le haut de la pille de documents à envoyer ;

-

on saisi ensuite le numéro numéro de téléphone du fax à joindre sur la machine ;

-

On appuie sur le bouton envoyer (ou “send”), ce bouton e st près du pavé de numérotation ;

-

on Attend que toutes les pages passent dans la machine. Normalement elles devraient arriver ensuite sous la machine. Une fois toutes les pages passées, on attend que le fax numérote.

-

on attende la confirmation confirmation que le fax a bien été été reçu par le destinataire, ce document est important car il prouve que le fax a bien été envoyé et que tout c’est bien déroulé.


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TROISIXIEME PARTIE : LES CRITIQUES ET SUGGESTIONS


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TROISIEME PARTIE : LES CRITIQUES ET SUGGESTIONS CHAPITRE I : LES CRITIQUES I. Au niveau des Ressources Humaines 1. Les forces

Notre passage à la Sous-Direction des Ressources Humaines nous à permis de déceler d’importants atouts à divers niveaux : 1.1Au 1.1 Au niveau du rapport entre agents

Nous avons pu constater un réel esprit d’équipe entre les agents, que ce soit entre les agents de même niveau ou entre les chefs hiérarchiques et les subalternes. 1.2 Au niveau professionnel Que ce soit pour l’accueil ou pour un renseignement les agents du Service personnel s’impliquent sérieusement afin de jouer pleinement leur rôle dans le

processus du traitement des dossiers. Les rendez-vous donnés aux demandeurs sont le plus souvent respectés. Les dossiers sont traiter à temps ce qui évite une surcharge des services. 2. Les faiblesses

En dépit de points positifs relevés, la Sous-Direction des Ressources Humaines connait quelques difficultés qu’il convient de noter. 2.1 Au niveau du local

Le local du service du personnel est restreint pour les agents qui sont parfois obligés de le partager avec d’autres agents d’autre S ervice. Cette situation rend le travail parfois inefficace. 2.2 Au niveau du matériel de travail L’on constate un manque accru d’o rdinateur

pour les agents. Le service RH ne possède que deux(3) ordinateurs pour le traitement des dossiers des agents. L’outil de traitement électronique c'est -à-dire

le GESPERS n’est installé que sur un poste (celui du Directeur des Ressources Humaines), lequel poste se trouve dans son bureau. Les agents son obliger de s’y rendre afin de traiter électroniquement les dossiers. Cela a des inconvénients sur le travail surtout si 54 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


l’on est obligé d’ arrêter

momentanément le renseignement d’un dossier p our la simple raison que le Directeur reçoit de la visite ou est en concertation. Aussi le système d’exploitation requis pour l’installation du GESPERS est XP.

Cela est un véritable problème pour les ordinateurs ayant un système plus élevé. 2.3 Au niveau du personnel

Le personnel pour la maitrise des outils et du management des Ressources Humaines est peu former. Or la gestion des Ressources va au-delà du traitement des administratif des dossiers. Aussi la maitrise du logiciel de gestion (le GESPERS) nécessite une véritable formation spéciale pour les agents des Ressources Humaines. II. Concernant le Service Archives 1. Les forces 1.1 Au niveau du rapport entre agents A l’instar des Ressources Humaines, l’entente est conviviale. La sympathie et la

complicité y règnent. Tout ceci créer un meilleur environnement pour le travail. 1.2 Au niveau professionnel

Les archives sont bien traitées et conservés. La réception, l’enregistrement et le classement des dossiers se font de manière méticuleuse. Cela est profitable pour une consultation ou une recherche d’un dossier. 2. Les faiblesses 2.1 Le local

Le dépôt du service archive est exigu. Cela pose le problème du traitement et du rangement des dossiers. Aussi le dépôt d’archive est éloigné du bureau de l’archiviste. Cette disposition entraine des allées et venues incessants qui finissent par épuiser. 2.2 Le personnel

Il y a un besoin de formation sur les nouvelles méthodes de conservation et du traitement des dossiers. Les pratiques utilisées sont veilles. Elles doivent être réactualisées. 55 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


2.3 Equipement L’on déplore une insuffisance du matériel informatique. L’inexistence de chariot

pour le transport des documents a conserver vers la salle des archives. III. Le Service Communication Communication 1. les forces

Que ce soit au niveau du rapport entre le personnel, au niveau du rendement, le constat est identique qu’a celui des services des Ressources Humaines et des Archives. 2. Les faiblesses 2.1 Niveau professionnel Le site web du Ministère n’est pas constamment mis à jour. Les publications de

prospectus, de journal interne au sein du Ministère se font rare, voir même inexistants. 2.2 Concernant le matériel L’informatisation du service est encore timide, L’on constate un manque de photocopieuse.

ce qui rend le travail difficile.

2.3 La formation

Le domaine de la communication étant tout le temps en mutation, les agents en charge de la communication ont besoin le plus souvent de recyclage afin d’être plus productif et au parfum des nouvelles méthodes de stratégie de communication.


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CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS I. Au niveau du Service des Ressources Humaines, du Service Archive et de la Communication. 1. Au niveau du Service des Ressources Humaines

Comme suggestion nous proposons : -

L’aménagement de nouveaux locaux pour les agents en manque de

bureau. -

Mettre en place une politique de formation pour les agents ;

-

démocratiser l’utilisation du GESPERS afin que les agents puissent l’avoir dans leur bureau sans avoir à gêner le Directeur. A cela s’ajoute la mise en place d’intranet ou d’un

réseau interne grâce

auxquelles les mises à jours peuvent être facilement facilement effectuées ; -

imposer un model de curriculum vitae pour la constitution des dossiers

-

Permettre que le GESPERS soit compatible avec les nouvelles versions de Windows ;

-

Equiper les agents de matériels informatiques informatiques conséquents ;

-

Prendre en charge les photocopies devant constituer le dossier personnel ;

-

Prendre en charge la prise des photos devant constituer le dossier personnel, cela évitera d’avoir des dossiers sans photo ;

-

Instaurer un cadre de concertation interne dans le but de recueillir les préoccupations des agents afin d’améliorer les conditions de travail ;

-

2.

penser à une rémunération des stagiaires non fonctionnaires.

Au niveau du Service Archive

Comme solutions nous pouvons proposer : -

rapprocher le bureau de l’archiviste 57

DAPA KOUASSI ARNAUD

et le dépôt ;

RAPPORT DE STAGE


-

procéder à un recyclage des agents sur les nouvelles méthodes de conservation et de rangement ;

-

équiper le Service Archive en moyens informatiques ; Créer une base de données informatique informatique

pour la gestion des

archives. 3. Au niveau du service de la communication

Nous proposons : -

Plus de matériel informatique ;

-

La dotation d’une photocopieuse propre au Service

-

la stabilité de la connexion internet via le câble ;

-

la création d’un réseau intranet, ce qui permettra au Service d’être

actif pour son animation. -

la mise à jour quotidienne du site web du Ministère Ministère ;

-

s’assurer que la communication interne est fluide

-

le service doit explorer d’autre moyens que ceux utiliser jusqu’ici

-

le service doit encourager l’innovation et

la créativité que ce soit en

interne ou pour redorer l’image extérieure du Minis tère.


;

RAPPORT DE STAGE


CONCLUSION GENERALE

Au terme de notre stage au Ministère de la Culture et de la Francophonie nous avons appris à connaitre l’histoire et l’organisation de ce Ministère. Au cours de notre séance de travail à la Sous-Direction des Ressources Humaines, nous avons acquis de nouvelles connaissances, qui nous ont permis d’identifier l’info rmatisation des Ressources Humaines. En outre notre passage au Service archive, nous a appris comment sont conservé et géré les archives du Ministère. Aussi notre passage au Service Communication nous a fait connaitre cette structure et quelques unes de ses activités. Toutefois, notre passage à révélé des insuffisances dans les différents Services. Nonobstant ces difficultés, notre stage nous à permis permis de prendre prendre conscience de l’importance qu’a les Ressources Humaines Humaines et la

organisation.


communication dans une

RAPPORT DE STAGE


BIBLIOGRAPHIE

I.

OUVRAGES SPECIFIQUES

FABRE (Martine), MERCK (Bernard), Mettre

en place un SIRH moderne in « PERETTI (J.M.) et COLL : Tous DRH : Les responsabilités ressources humaines des cadres et dirigeants, Editions d'organisation, 1996, 2001» pp 399-426

LE ROCH (Jean Claude), LOFFREDO (Yves), Maîtrise de l'informatique par la décision, Paris, Edition MARKETING, 1990, 191 pages. (Jane), PERKINS (David Ward), L'avantage Internet pour l'entreprise : Enjeux concurrentiels et stratégies de réussite, Paris, DUNOD, 1996, 184 pages.

II.

OUVRAGES GENERAUX

ALECIAN (Serge), FOUCHER (Dominique), Le

management dans le service public, 2e édition, Collection service public, Editions d’organisation, 2005,

pp163-171. III. MEMOIRES

GHSSISS (kamal), l’Informatisation de la gestion des ressources humaines, Université Abdelmalek Essaadi - licence en science économiques et gestion 2008. 188 Pages BARRO(Brama), L'informatisation de la gestion des ressources humaines: atouts et limites, Ecole Nationale d'Administration et de Magistrature (Burkina Faso) Conseiller en Gestion des Ressources Humaines 2008. 205 Pages

IV. SITOGRAPHIE:

http://www.rezoivoire.net/cotedivoire/musee.php http://www.lenouveaureveil.com/imprimer.asp?n=355150&p=2434 http://www.agrh2004-esg.uqam.ca/pdf/Tome4/Tixier_Deltour.pdf


RAPPORT DE STAGE


ANNEXES


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TABLE DES MATIERES

DEDICACE …………………………………………………………………… 3 REMERCIEMENTS …………………………………………………………. 4 INTRODUCTION ……………………………………………………………. .5 PREMIERE PARTIE PARTIE : LA PRESENTATION PRESENTATION DE LA STRUCTURE STRUCTURE D’ACCUEUIL…………………………………………………………………. UIL………………………………………………………………….6

CHAPITRE I : LA PRESENTATION ET FONCTIONNEMENT FONCTIONNEMENT DU MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE………….7 FRANCOPHONIE………….7 PRESENTATION………………………………………………………… ..7

I.

1. Historique et Evolution ………………………………………………...7 2. Objectifs et missions…………………………………………………..10 2.1 En matière de Culture………………………………………...10 2.2 En matière de Francophonie………………………………….11 II.

ORGANISATION………………………………………………………… 11 1. Le Cabinet…………………………………………………………… .11

1.1 La Composition du Cabinet…………………………………..11 1.2 Les Services rattachés………………………………………..12 1.2.1 L’inspection générale…………………………………..12 1.2.2 Le Service de la Réglementation et du Contentieux…...12 1.2.3 Le Service de la Communication et de la Documentation..12 1.2.4 La Brigade de lutte contre la Fraude et la Piraterie des œuvres culturelles……………………………………………………13 62 DAPA KOUASSI ARNAUD

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1.2.5 Le Service de planification et du Suivi-Evaluation………13 1.2.6 Le Secrétariat général……………………………………..13 2. Les Directions centrales…………………………………………….. .... 13

2.1 Les Directions techniques……………………………………..13 2.1.1 La Direction du Patrimoine Culturel……………………..13 2.1.2 La Direction de la Promotion des Arts et de la Culture….14 2.1.3 La Direction de la Formation Artistique et Culturelle…..14 2.1.4 La Direction du Cinéma et des Industries Culturelles…. 15 2.1.5 La Direction de la Francophonie et de la Coopération….15 2.1.6 La Direction du Livre et de la Lecture…………………16 2.2 La Direction des Affaires Administratives Administratives et Financières ...16 2.3 La Direction des Infrastructures et des Equipements……….16 3. Les Services extérieurs………………………………………………. 17

3.1 Les Directions Régionales…………………………………...17 3.2 Les musées, les Centres Culturels et la Bibliothèque………..17 3.2.1 Les musées……………………………………………….18 3.2.2 Les Centres Culturels…………………………………….18 3.2.3 La Bibliothèque Nationale……………………………… 18 3.3 Les établissements d’enseignement artistique et Culturel… 18 3.4 Les établissements et services sous tutelles………………….19 CHAPITRE II : LA PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL……20 I. LA DIRECTION ADMINISTRATIVE……………………………… 20 1. La Direction Des Affaires Administratives et Financières (DAAF).. (DAAF)..20

1.1 Présentation……………………………………………………20 1.2 Fonctionnement et Organisation……………………………....20 2. Les Sous-Directions de la DAAF……………………………………. .20

2.1 La Sous-Direction des Ressources Humaines………………….20 2.2 La Sous-Direction du budget et de la Comptabilité……………21 63 DAPA KOUASSI ARNAUD

RAPPORT DE STAGE


II. LE SERVICE DE LA COMMUNICATION ET DE LA DOCUMENTATION…………………………………………………. 21 1 Evolution et Objectifs ……………………………………………….. 21

1.1 Evolution ………………………………………………………21 1.2 Objectifs………………………………………………………..21 2 Les cellules du Service Communication et de la Documentation…22

2.1 Les cellules médias et communication interne……………22 2.2 La cellule TIC………………………………………………….22 DEUXIEME PARTIE : LE SYSTEME S YSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES (SIRH)………………………………………… 24 CHAPITRE 1 : LA PRESENTATION DU SYSTEME D’INFORMATION DES RESSOURCES HUMAINES…………………………………………… 24 I. DEFINITION ET CARACTERISTIQUE DU SIRH………………….. 24 1. Approche du SIRH…………………………………………………….. 24

1.1 Définition…………………………..…………………………..24 1.2 Les caractéristiques du SIRH………………………………….25 2. Démarche d’informatisation des ressources humaines………………27

2.1 Analyse de la demande et formulation des objectifs……………27 2.2 Etude de l’existant………………………………………………27 2.3 La formulation des besoins et axes d'amélioration d'a mélioration……………...28 2.4 Mise en forme du projet et proposition d'un cahier c ahier des charges...28 2.5 Implantation de l'application retenue: la réalisation…………..30 2.6 La mise en place : L'installation………………………………..31 2.7 Evolution de la démarche et de ses effets: suivi et l'évolution du système………………………………………………………………..31 3. Les apports des technologies de l’information et de la communication (TIC) en GRH : cas de l’intranet et de internet………………………32

3.1 L’intranet ……………………………………………………….32 64 DAPA KOUASSI ARNAUD

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3.2 Internet ………………………………………………………33 II. LES PROGICIELS INTEGRES ET LOGICIEL…………………….. 34 1. Les progiciels de gestion intégrée ……………………………………. 34 1.1 Qu’est ce qu’un progiciel ?....................... ?...................................... ........................... ....................34 ........34

1.2 Qu'est ce qu'un ERP ?...................... ?.................................. ........................ ........................ .....................35 .........35 2. Les logiciels intégrant la GRH……………………………………… 35

2.1 Présentation du GESPERS …………………………………….35 2.2 Quelques logiciels intégrant la GRH et leurs fonctionnalités….37 2.2.1 Le Digitplanning……………………………………….37 2.2.2 OJRA…………………………………………………..39 CHAPITRE II : LES TACHES ACCOMPLIES AU SERVICE D’ACCCCEUIL…………………………………………………………….. 42

I. LES TRAVEAUX EFFECTUES A LA SOUS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES HUMAINES (SDRH) ET AU SERVICE DE DE LA COMMUNICATION ET DE LA DOCUMENTATION (SCD)........ (SCD)........ 42 1. Travaux effectués à la SDRH ………………………………………… .42

1.1 Gestion administrative du personnel…………………………42 1.2 Gestion électronique des dossiers du personnel………………44 1.3 Les archives………………………………………………… 48 1.3.1 L’acquisition……………………………………………..48 1.3.2 Le traitement…………………………………………...49 1.3.3 Le classement………………………………………….50 1.3.4 L’analyse………………………………………………50 1.3.5 Le conditionnement……………………………………51 1.3.6 Le rangement………………………………………51 2. Travaux effectués au Service de la Communication et de la Documentation………………………………………………………….. 51

2.1 Les revues de presses…………………………………………51 65 DAPA KOUASSI ARNAUD

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2.2 L’usage de téléphone Fax…………………………………….51 TROISIEME PARTIE : LES CRITIQUES ET SUGGESTIONS………….54 CHAPITRE I : LES CRITIQUES……………………………………..5 CRITIQUES……………………………………..54 I.

Au niveau des Ressources Humaines………………………………… …54

1. Les forces……………………………………………………………..54 1.1 Au niveau du rapport entre agents…………………………...54 1.2 Au niveau professionnel……………………………………...54 2. Les faiblesses…………………………………………………………54 1.1 Au niveau du local…………………………………………….54 1.2 Au niveau du matériel de travail……………………………..54 1.3 Au niveau du personnel………………………………………55 II.

Au niveau du Service Archive…………………………………………… 55

1. Les forces………………………………………………………………..55 1.1 Au niveau du rapport entre agents…………………………….55 1.2 Au niveau professionnel………………………………………55 2. Les faiblesses…………………………………………………………..55 1.1 Concernant le local……………………………………………55 1.2 Le personnel…………………………………………………...55 1.3 Au niveau de l’équipement……………………………………56 III.

Au niveau du Service de la Communication…………………………. .56

1. Les forces……………………………………………………………..56 2. Les faiblesses………………………………………………………….56 2.1 Au niveau professionnel……………………………………….56 2.2 Concernant le matériel…………………………………………56 2.3 Concernant la formation………………………………………..56


RAPPORT DE STAGE


CHAPITRE II : LES SUGGESTIONS…………………………………. .57 I.

Au niveau du service des ressources humaines humaines et du Service Archive…57

1. Au niveau du Service des Ressources Humaines……………………57 2. Au niveau du Service Archives……………………………………….57 3. Au niveau du service de la communication…………………………..58 CONCLUSION………………………………………………………………. 59 BIOGRAPHIE……………………………………………………………….. 60 ANNEXES……………………………………………………………………. 61 TABLES DES MATIERES


Le SIRH au Ministère de la Culture et de la Francophonie

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