3
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan praktik mata kuliah manajemen Informasi Kesehatan (MIK) dengan judul "pelayanan rekam medis di TPPRJ" tepat pada waktunya.
Manajemen Informasi adalah suatu proses pengelolaan informasi yang dapat menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu dan dapat diakses setiap saat diperlukan, untuk mendukung keputusan klinis ataupun keputusan manajemen. Informasi ini dapat tertulis, elektronik maupun lisan.
Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis disusun untuk mengorganisasikan formulir, catatan dan laporan yang digunakan untuk mencatat atau merekam data dan informasi hasil pelayan dan kegiatannya. Pencatatn dan perekaman data dan informasi tersebut dilakukan di berbagai tempat pelayanan, sehingga perlu dikoordinasikan supaya diperoleh kesinambungan informasi. (Bambang Sofari;2002)
Penulis menyadari bahwa selama penulisan laporan praktik ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada
Ibu Endang Triyanti, Amd.PK, SKM, MM. Kes. selaku dosen mata kuliah Manajemen Informasi Kesehatan.
Seluruh instruktur praktik mata kuliah MIK yang telah membantu penulis selama menyusun laporan praktik ini.Semoga Allah SWT memberikan balasan yang berlipat ganda.
Laporan praktik ini bukanlah karya yang sempurna karena masih memiliki banyak kekurangan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran pembaca demi kesempurnaan penulisan laporan praktik selanjutnya. Mudah-mudahan penulisan laporan praktik ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Tasikmalaya, 09 Maret 2017
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI iii
BAB I iv
DASAR TEORI 1
A. Pengertian 1
B. Tugas Pokok 1
C. Fungsi TPPRJ 1
D. Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ 2
E. Fungsi – fungsi Terkait TPPRJ 5
F. Informasi yang Dihasilkan TPPRJ 6
G. Formulir, Catatan danLaporan yang Digunakan di TPPRJ 7
H. Jaringan Prrosedur yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ 8
I. Unsur – unsur Pengendalian yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ 9
BAB II 10
HASIL PRAKTIK LABORATORIUM 10
A. Pertanyaan dan jawaban 10
B. Deskripsi kegiatan yang dilakukan 14
BAB III 17
ALUR PROSEDUR TPPRJ 17
A.Bagan prosedur TPPPRJ 17
B.Deskripsi alur kegiatan di TPPRJ sesuai bagan 18
BAB IV 21
SIMPULAN DAN SARAN 21
A. Simpulan 21
B. Saran 21
DAFTAR PUSTAKA 22
BAB I
DASAR TEORI
Pengertian
TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah tempat pertama kalinya pasien menerima pelayanan dari suatu rumah sakit disebut juga loket pendaftaran.
Tugas Pokok
Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat di rawat jalan
Melakukan pencatatan pendaftaran (regustrasi)
Menyediakan formulir-formulir rekam medis dalam folder DRM bagi pasien baru pertama kali berobat (pasien baru) dan pasien yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama)
Menyerahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poliklinik yang sesuai dengan keluhannya
Memberi informasi tenang pelayanan – pelayanan di rimah sakit atau puskesmas yang bersangkutan.
Fungsi TPPRJ
Fungsi dan peranan TPPRJ dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diteorima pasien atau keluarganya, baik buruknya mutu pelayan akan dinilai disini. Fungsi TPPRJ :
Pencatat identitas ke formulir rekam medis rawat jalan, data dasar pasien, KIB, KIUP, dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai kebijakan penomoran rekam medis yang ditetapkan
Penyedia Dokumen Rekam Medis (DRM) baru untuk pasien baru
Penyedia DRM lama bagi pasien lama melalui bagian Filing
Penyimpan dan pengguna KIUP
Pendistribusi DRM untuk pelayanan rawat jalan
Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan
Deskripsi Pokok Kegiatan Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan, yaitu :
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) Gambar .2.
KIB/ KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien). Gambar. 1.
Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis. Gambar .3
Kartu petunjuk (tracer). Gambar.4
Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit pelayanan. Gambar .7
Karcis pendaftaran pasien.
Buku register pendaftaran pasien rawat jalan Gambar .8
Buku catatan pengguanaan nomor rekam medis Gambar 6
Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat atau belum. Apabila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.
Pelayanan kepada pasien baru, meliputi:
Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP.
Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya.
Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).
Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien pada poliklinik yang sesuai.
Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa:
Surat rujukan ditempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang sesuai, dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ.
Pelayanan pasien lama, meliputi :
Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer untuk dimintakan DRM lama kebagian filing
Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamat untuk dicari di KIUP
Mencatat nama dan no rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer unyuk dimintakan DRM lama ke bagian filing.
Mempersilakan pasien baru untuk membayar di loket pendaftaran
Melayani pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan
Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan
Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapata pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan
Membuat laporan harian tentang :
Pengguanaan nomor rekam medis supaya tidak terjadi duplikasi
Pengguanaan foormulir rekam medis untuk pengendalian pengguanaan formulir rekam medis
Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statisik rumah sakit
Fungsi – fungsi Terkait TPPRJ
Fungsi assembling yang bertanggung jawab terhadap pengendalian nomor rekam medis dan formulir rekam medis, keterkaitannya dalam hal :
Penyediaan nomor rekam medis dan pengendaliannya agar tidak terjadi duplikasi
Pengendalian formulir rekam medis guna perancangan formulir rekam medis.
Fungsi filing yang bertaggung jawab terhadap penyimpanan dan penyediaan DRM yang telah disimpan (DRM lama). Keterkaitannya adalah dengan media kominikasi tracer dilakukan serah terima DRM lama dengan bukti pada buku ekspedisi.
Fungsi pelayanan klinis di URJ yang bertanggung jawab terhadap pencatatan data hasil pelayanan klinis. Keterkaitannya adalah serah terima DRM rawat jalan dengan bukti pada buku ekspedisi.
Fungsi penerima pembayaran (kasir) yag bertanggung jawab terdahadap penerimaan pembayaran pasien. Keterkaitannya adalah pencocokan antara jumlah pasien dengan jumlah uang yang diterima kasir.
Informasi yang Dihasilkan TPPRJ
Identitas pasien minimal meliputi :
Nama
Umur
Jenis kelamin
Alamat lengkap ( nama jalan, nomor rumah, kota/kabupaten, kode pos atau RT, RW, desa/kelurahan , kecamatan)
Pendidikan
Pekerjaan
Status perkawinan
Nomor telepon
Identitas dengan pasien minimal meliputi :
Hubungannya dengan pasien
Nama
Alamat
Pekerjaan
Cara pembayaran pelayanan kesehatan meliputi :
Askes/ asuransi lain
Bayar sendiri
Keringanan/gratis
Kunjungan baru, kunjungan lama dan jumlahnya setiap hari
Grafik atau kunjungan pasien rawat jalan baru, lama per bulan, pergolongan umur, perjenis kelamin, perwilayah,
Grafik atau laporan cara pembayaran pasien rawat jalan
Formulir, Catatan danLaporan yang Digunakan di TPPRJ
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), untuk mencatatn dan mengindeks pasien
KIB (Kartu Identitas Berobat), untuk mencatat identitas pasien kemudian diserahkan kepada pasien
Formulir data dasar rekam medis, formulir layanan rawat jalan dalam folder DRM baru untuk mencatat identitas langkap pasien baru yang mendaftar
Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, untuk mencatat kegiatan pendaftaran pasien
Buku catatan pengguanaa nomor rekam medis, untuk mencatat dan mengontrol penggunaan nomor relam medis
Buku catatan pengguanaan formulir rekam medis untuk mencatat pengguanaan dan mengontrol formulir rekam medis
Tracer, untuk mencatat perminyaan DRM lama ke fungsi filing (sebagai medis komunikasi)
Buku ekspedisi untuk mencatat serah terima DRM sebagai bukti serah terima.
Jaringan Prrosedur yang Membentuk Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
Prosedur penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan baru dan pasien lama.
Prosedur permintaan folder DRM untuk pasien lama ke bagian filing
Prosedur pendistribusian folder DRM pasien baru atau lama ke poliklinik yang sesuai
Prosedur percocokan jumlah pasien dan pembayaran dengan kasir rawat jalan.
Unsur – unsur Pengendalian yang Menjamin Pelaksanaan Sistem Pelayanan Rekam Medis di TPPRJ
Diserahkan KIB kepada pasien
Dicatatnys identitas lengkap di KIB, KIUP, datat dasar rekam medis, formulir pasien rawat jalan dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
Disimpannya KIUP urut abjad
Digunakannya KIUP untuk mencari nomor rekam medis bagi pasien lama yg tdk membawa KIB
Digunakannya tracer untuk meminta folder DRM lama ke filing
Digunakannya buku ekspedisi untuk serah terima DRM
BAB II
HASIL PRAKTIK LABORATORIUM
Pertanyaan dan jawaban
Apa itu TPPRJ?
RPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah tempat pertama kalinya pasien menerima pelayanan dari suatu rumah sakit disebut juga loket pendaftaran.
Sebutkan deskripsi pokok TPPRJ
Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan, yaitu :
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)
KIB/ KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien).
Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis.
Kartu petunjuk (tracer).
Buku ekspedisi sebagai bukti serah terima antar unit pelayanan.
Karcis pendaftaran pasien.
Buku register pendaftaran pasien rawat jalan
Buku catatan pengguanaan nomor rekam medis
Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat atau belum. Apabila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.
Pelayanan kepada pasien baru, meliputi:
Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan, KIB dan KIUP.
Menyerahkan KIB kepada pasien dengan berpesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya.
Menyimpan KIUP sesuai urut abjad (alfabetik).
Menanyakan keluhan utama pasien guna mengarahkan pasien pada poliklinik yang sesuai.
Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Apabila membawa:
Surat rujukan ditempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
Membaca isi surat tersebut ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
Mengirimkan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik yang sesuai, dengan menggunakan buku ekspedisi TPPRJ.
Pelayanan pasien lama, meliputi :
Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak
Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer untuk dimintakan DRM lama kebagian filing
Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamat untuk dicari di KIUP
Mencatat nama dan no rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer unyuk dimintakan DRM lama ke bagian filing.
Mempersilakan pasien baru untuk membayar di loket pendaftaran
Melayani pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan
Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan
Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendapata pendaftaran rawat jalan dengan kasir rawat jalan
Membuat laporan harian tentang :
Pengguanaan nomor rekam medis supaya tidak terjadi duplikasi
Pengguanaan foormulir rekam medis untuk pengendalian pengguanaan formulir rekam medis
Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statisik rumah sakit
Informasi apasaja yang dihasilkan dari TPPRJ?
Informasi yang Dihasilkan TPPRJ
Identitas pasien minimal meliputi : Nama, Umur, Jenis kelamin, Alamat lengkap ( nama jalan, nomor rumah, kota/kabupaten, kode pos atau RT, RW, desa/kelurahan , kecamatan), Pendidikan, Pekerjaan, Status perkawinan, Nomor telepon,
Identitas keluarga pasien minimal meliputi : Hubungannya dengan pasien, Nama, Alamat, Pekerjaan
Cara pembayaran pelayanan kesehatan meliputi : Askes/ asuransi lain, Bayar sendiri, Keringanan/gratis
Kunjungan baru, kunjungan lama dan jumlahnya setiap hari
Grafik atau kunjungan pasien rawat jalan baru, lama per bulan, pergolongan umur, perjenis kelamin, perwilayah,
Grafik atau laporan cara pembayaran pasien rawat jalan
Deskripsi kegiatan yang dilakukan
Persiapan
Dosen memberikan pemahaman secara singkat mengenai kegiatan praktik yang akan dilaksanakan di laboratorium.
Mahasiswa dibagi menjadi beberapa kelompok, setiap kelompok terdiri dari empat orang.
Instruktur memberikan empat kasus secara random, yaitu :
Pasien baru
Pasien lama membawa KIB
Pasien lama membawa KIB membawa surat rujukan
Pasien lama tidak membawa KIB
Mahasiswa menyiapkan skenario kemudian diperiksa instruktur sebelum melakukan praktik.
Mahasiswa melakukan simulasi kegiatan yang dibagi menjadi dua kloter.
Instruktur dan mahasiswa menyiapkan dokumen, formulir, buku dan peralatan pendukung praktik lainnya serta mengkondisikan laboratorium untuk praktik.
Setiap kelompok dibagi menjadi :
Satu orang bertperan sebagai pasien
Satu orang berperan sebagai petugas pendaftaran
Satu orang berperan sebagai petugas di URJ
Satu orang berperan sebagai filing dan pendistribusi DRM
Pelaksanaan
Pasien datang ke TPPRJ dengan keluhannya.
Petugas pendaftaran menerima pasien, menyapa pasien, mempersilahkan duduk kemudian melakukan pencatatan, karena kasus yang didapat adalah pasien lama bawa KIB dan surat rujukan.
Petugas menanyakan apakah pasien pernah berobat ke rumah sakit bersangkutan sebelumnya.
Petugas meminta KIB pasien, kemudian mencatat identitas dan nomor rekam medis pada tracer.
Petugas memberikan KIB kepada pasien
Petugas mengisi buku register TPPRJ
Petugas menanyakan surat rujukan, membaca surat rujukan pasien, dan mengarahkan pasien pada poliklinik dan dokter yang sesuai.
Petugas pendaftaran meminjam DRM pasien ke bagian Filing
Petugas pendaftaran mencari KIUP pasien dan mengisi tanggal kunjungan pasien kemudian menyimpan kembali sesuai alfabetik
Petugas filing mencatat nomor rekam medis dan nama pasien pada buku ekspedisi filing sesuai tracer.
Petugas filing mencari DRM yang diminta, menyerahkannya ke petugas pendaftaran dengan tanda tangan petugas pendaftaran di buku ekspedisi filing.
Petugas pendaftaran mendistribusikan DRM pasien ke poli yang bersangkutan.
BAB III
ALUR PROSEDUR TPPRJ
Bagan prosedur TPPPRJ
Deskripsi alur kegiatan di TPPRJ sesuai bagan
Petugas menyiapkan dokumen, formulir, buku yang diguanakan untuk melayani pendaftaran pasien
Pasien masuk ke rumah sakit dan melakukan pendaftaran.
TPPRJ menerima pasien yang mendaftar dengan menanyakan apakah pasien pernah berobat ke rumah sakit.
Jika pasien baru, petugas meminjam kartu identitas pasien dan mencatatnya di KIB,KIUP, buku register dan formulir. Petugas mengembalikan kartu identitas dan KIB kemudian memberi tahu bahwaa KIB harus dibawa setiap berobat,petugas menanyakan surat rujukan jika pasein membawa maka dibaca dan ditempelkan di DRM pasein, petugas menyimpan KIUP, petugas mengantarkan DRM ke poliklinik/rawat jalan.
Jika pasein baru, petugas meminjam KIB pasien kemudian menulis identitas dan nomor rekam medis pada tracer jika pasien tidak mmebawa KIB maka petugas menanyakan nama dan alamat pasien lalu mencari KIUP pasien dan mencatat nama dan nomor rekam medis pada tracer, petugas mengisi tanggal kunjungan pasien di KIUP, petugas menanyakan surat rujukan lalu mengarahkan pasien ke poliklinik/URJ, petugas menyimpan KIUP pasien sesuai alfabetik, petugas meminta DRM pasien ke filing, petugas filing memberikan DRM dengan buku ekspedisi, DRM diantarkan ke URJ/poliklinik.
Pasien membayar uang pendaftaran ke kasir.
BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) adalah tempat pertama kalinya pasien menerima pelayanan dari suatu rumah sakit disebut juga loket pendaftaran. Fungsi atau peranannya dalam pelayanan kepada pasein adalah sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diterima pasien atau keluarganya sehingga baik buruknya mutu pelaynan akan dinilai di sini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi.
Saran
Sebagaimana telah diuraikan seperti diatas, maka semestinya suatu pelayanan rumah sakit sesuai dengan aturan yang ditetapkan, namun pada pelaksanaannya dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi fasilitas pelayanan yang ada, serta ditunjang oleh kemajuan teknologi yang mengarah ke pelayanan yang bersifat elektronik karena itulah petugas rekam medis harus terus beinovasi dan mengikuti perkembangan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Shofari, Bambang. 2002. "Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis". Semarang ; PORMIKI
Budi, Citra Savitri. 2011. " Manajemen Unit Kerja Rekam Medis". Yogyakarta ; Quantum sinergi media
Lampiran 1
Gambar. 1. KIB
Gambar .2.KIUP
Gambar .3. FORMULIR
Lampiran 2
Gambar.4.TRACER
Gambar .5.PENGGUNAAN FORMULIR RAWAT JALAN
Gambar 6. PENGGUNAAN NO RM
Gambar .7.Buku ekspedisi
Gambar .8. REGISTER RAWAT JALAN
Gambar .9.SURAT RUJUKAN
