LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI ORGANISASI:
FOXBORO (M) SDN BHD SUITE 1.01A MERCU PICORP LOT 10, JALAN ASTAKA U8/84 BUKIT JELUTONG 40150, SHAH ALAM, SELANGOR
DISEDIAKAN OLEH
:
NAMA
:
SITI NOOR HAZIMAH BINTI M.JEFFRI
NO PENDAFTARAN
:
06DSK15F1064 06DSK15F1064
PROGRAM
:
DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN KESETIAUSAHAAN
JABATAN
:
JABATAN PERDAGANGAN
LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI
OLEH
SITI NOOR HAZIMAH BINTI M. JEFFRI (06DSK15F1064) DI
FOXBORO (M) SDN BHD SUITE 1.01A MERCU PICORP LOT 10, JALAN ASTAKA U8/84, BUKIT JELUTONG 40150, SHAH ALAM, SELANGOR
Laporan Akhir Latihan Industri ini dikemukakan kepada Jabatan Perdagangan Perdagangan Bagi Memenuhi sebahagian dari syarat Penilaian Latihan Industri dan penganugerahan penganugerahan Diploma Sains Kesetiausahaan Kesetiausahaan
POLITEKNIK PORT DICKSON DISEMBER 2017
ii
PENGESAHAN PELAJAR
“saya akui laporan akhir latihan industri ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya”
Tandatangan
:.............................................................
Nama Pelajar
: SITI NOOR HAZIMAH BINTI BINTI M. JEFFRI
No. Pendaftaran
: 17DSK15F1064 17DSK15F1064
Tarikh
:
DISAHKAN OLEH:
Tandatangan
:................................................................
Nama Penyelia
: PUAN AMY SHAZMIN BINTI BINTI AZMIR
Nama Organisasi
: FOXBORO (M) SDN. BHD. BHD.
Tarikh
:
Cap Organisasi
:
iii
PENGHARGAAN
Bismilllahirahmanirahim. Assalamualaikum W. B. T .
Segala puji bagi Allah SWT pemilik sekalian alam, syukur kehadrat Ilahi kerana dengan taufik dan hidayahNya, telah memberi saya keizinan untuk menyiapkan Laporan Akhir Latihan Industri ini. Buku Laporan Akhir Latihan Industri ini adalah satu tanda penghargaan saya kepada semua pihak yang terlibat dalam membantu dan memberi tunjuk ajar yang berguna semasa saya menjalani Latihan Industri, selama 6 bulan satu minggu dari 25 Oktober 2017 sehingga 13 April 2018.
Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada Foxboro (M) Sdn. Bhd terutama kepada Ketua Jabatan Field and Devices Foxboro (M) Sdn. Bhd, Puan Erma Noraznizah Binti Md Naser dan warga Field and Devices kerana sudi menerima saya untuk menjalani Latihan Industri di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd . Tidak lupa juga kepada rakan-rakan sekerja saya yang telah banyak membantu secara langsung mahupun tidak langsung sepanjang saya berada di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd.
Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada Unit Perhubungan Latihan Industri dan Jabatan Perdagangan Politeknik Port Dickson yang banyak membantu dari penyediaan sebelum, semasa dan selepas menjalani Latihan Industri dan penyediaan Laporan Akhir Latihan Industri.
Akhir kata, hanya kepada Allah Taala sahaja saya serahkan segala urusan, semoga kita semua diberi taufiq dan hidayat untuk menuju ke jalan yang benar iaitu jalan yang diredhai di dunia dan di akhirat.
Sekian, terima kasih.
iv
ISI KANDUNGAN
KANDUNGAN
BAB 1
BAB 2
MUKA SURAT
Judul
i
Pengesahan Pelajar
ii
Penghargaan
iii
Isi Kandungan
iv
Senarai Jadual
vi
Senarai Rajah
vii
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
1.1
Pengenalan
2
1.2
Pendahuluan
3
1.3
Objektif Latihan Industri
4
1.4
Objektif Laporan Akhir Latihan Industri
5
1.5
Kepentingan Latihan Industri
5
LATAR BELAKANG ORGANISASI LATIHAN
2.1
Pengenalan Organisasi
9
2.2
Latar Belakang Penubuhan Organisasi
10
2.3
Aktiviti Organisasi
11
2.4
Ahli Lembaga Pengarah
15
2.5
Hala tuju Organisasi
16
2.6
Carta Organisasi
19
v
BAB 3
BAB 4
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1
Pengenalan
21
3.2
Ringkasan Aktiviti Latihan Industri
22
LAPORAN TEKNIKAL
4.1
Pengenalan Pentadbiran Pejabat
43
4.2
Pentadbir Pejabat
44
4.3
Penggunaan Telefon
44
4.4
Sistem Pemfailan
48
4.5
Proses Kerja yang Dilakukan
53
4.6
Kesimpulan
72
BAB 5
DAPATAN DAN CADANGAN
74
BAB 6
KESIMPULAN
79
BAB 7
BIBLIOGRAFI / RUJUKAN
83
BAB 8
LAMPIRAN
85
vi
SENARAI JADUAL
NO. JADUAL
TAJUK
MUKA SURAT
3.1
Ringkasan Aktiviti Latihan Industri
41
4.1
Cara Pengendalian Telefon
46
vii
SENARAI RAJAH
NO. RAJAH
TAJUK
MUKA SURAT
2.1
Produk-produk Foxboro
12
2.2
Ahli Lembaga Pengarah Syarikat Foxboro
15
2.3
Rangkaian Perkhidmatan Pelanggan Foxboro
18
2.4
Carta Organisasi Field and Devices
19
4.1
Microsoft Outlook
53
4.2
Contoh Purchase Order
54
4.3
Contoh fail-fail nombor rujukan Quotation
55
4.4
Contoh dokumen pesanan pembelian
56
yang diterima daripada pelanggan. 4.5
Contoh dokumen Quotation.
56
4.6
Contoh dokumen Costing .
57
4.7
Contoh Purchase Order Acknowledgement.
57
4.8
Contoh Purchase Order Acceptance.
58
4.9
Fail-fail yang disediakan untuk memudahkan
59
untuk mendapatkan tandatangan. 4.10
Data-data Purchase Order yang diterima
60
direkodkan ke dalam MI Order 2018. 4.11
Proses menyediakan Purchase Requisition.
61
4.12
Contoh acceptance of order yang dihantar kepada
65
pelanggan melalui emel. 4.13
Contoh dokumen Credit Note Instructions.
66
4.14
Contoh dokumen Billing Instructions.
67
4.15
Contoh arahan emel yang diterima daripada
68
Proposal Engineer untuk decline quotation. 4.16
Contoh emel yang dihantar oleh pelatih kepada
68
pelanggan untuk decline quotation. 4.17
Proses membuat pemfailan dokumen OAC (Order Acceptance Checklist).
viii
70
BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
2
BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
1.1 PENGENALAN
Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan kepada para pelajar Politeknik di seluruh negara Malaysia bagi memenuhi sistem pengajian serta sebagai syarat untuk penganugerahan Sijil atau Diploma yang diiktiraf oleh Kementerian. Bagi Politeknik-politeknik seluruh negara Malaysia, para pelajar akan menjalani Latihan Industri pada semester enam bagi Kursus Diploma.
Tempoh masa yang diperuntukkan bagi seseorang pelajar itu untuk menjalani Latihan Industri ialah semasa lebih kurang 20 minggu. Penempatan latihan industri pelajar semasa menjalani amali ialah di Jabatan kerajaan atau semi kerajaan. Peraturan dan prosedur permohonan adalah mengikut sepertimana yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik.
Oleh yang demikian, latihan industri lebih cenderung kepada bidang teknikal, para pelajar seharusnya memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari di Politeknik supaya segala tugas dan kerja yang diberikan oleh pihak organisasi dapat dilaksanakan dengan sempurna. Para pelajar perlu mematuhi segala peraturan dan arahan yang ditetapkan oleh pihak organisasi sepanjang menjalani latihan industri di organisasi tersebut. Dalam sistem pembelajaran Politeknik Malaysia , semua Politeknik menerapkan satu sistem yang berdasarkan prosedur Jabatan Pendidikan Teknikal Malaysia. Setiap bidang atau jurusan pembelajaran di Politeknik perlu mewajibkan pelajarnya melalui latihan 3
industri ataupun praktikal. Pelajar-pelajar yang telah berjaya menjalani latihan industri layak untuk meneruskan pengajian ke peringkat seterusnya.
1.2 PENDAHULUAN
Bersyukur saya ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya dapatlah saya menamatkan latihan industri dengan sempurna pada tempoh yang ditetapkan serta menyedia laporan latihan industri saya pada masa dan waktu yang ditetapkan.
Dalam tempoh masa 6 bulan 1 minggu bermula pada 25 Oktober 2017 hingga 13 April 2018, saya telah menjalani latihan industri di Foxboro (M) Sdn. Bhd. di bahagian ‘ Field Devices Department’ . Dalam tempoh saya berada di organisasi ini, saya melalui pengalaman baru dalam hidup saya terutama di dalam alam pekerjaan. Sewaktu saya berada di organisasi ini, saya dapat mempraktikkan apa yang saya belajar secara teori sewaktu di Politeknik. Selain itu, saya juga berpeluang mempelajari beberapa perkara yang baru sewaktu menjalani latihan industri di organisasi ini.
Aspek penting dalam mengikuti latihan industri ini ialah, ia dapat memberi peluang kepada para pelajar untuk mengenali alam pekerjaan yang sebenar. Seterusnya, ia dapat meningkatkan pengetahuan para pelajar serta mengenal pasti cara untuk mengatasi masalah yang timbul semasa berada di tempat kerja. Ia juga dapat menambahkan keyakinan dalam diri pelajar mengikut kemampuan pelajar.
Berikutnya, menjalani latihan industri adalah merupakan cara terbaik untuk melatih pelajar bergaul dengan rakan sekerja dan juga pihak atasan. Semasa menjalani latihan industri pelajar dapat peluang bagaimana cara untuk berkomunikasi bersama rakan sekerja dan juga pihak atasan yang berada di organisasi tersebut. Hal ini demikian kerana, tingkah laku juga merupakan salah satu aspek penting yang perlu dititik beratkan di alam pekerjaan.
Secara tidak langsung, ia juga dapat mewujudkan sikap lebih berdisiplin, bertanggungjawab dan berupaya menguji keyakinan diri dalam membuat keputusan untuk menyelesaikan sesuatu masalah yang dihadapi. Justeru itu, latihan industri dapat 4
memenuhi objektif untuk melahirkan graduan yang berkualiti untuk mengisi kekosongan di alam pekerjaan pada masa hadapan.
1.3
OBJEKTIF LATIHAN INDUSTRI
Para pelajar yang mengambil apa-apa jenis kursus yang ditawarkan di mana-mana politeknik perlulah menjalani latihan industri dalam satu tempoh yang ditetapkan. Latihan Industri ini merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas setiap pelajar sebelum dianugerahkan sijil atau diploma daripada Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi. Berikut antara objektif utama latihan industri ini diwujudkan:
1. Mendedahkan kepada para pelajar dengan alam pekerjaan sebenar. 2. Membolehkan pelajar menghubung kaitkan teori yang telah dipelajari di Politeknik dengan aspek-aspek praktikal di firma atau sebaliknya. 3. Menanam semangat kerja berpasukan dan hubungan baik sesama pekerja di organisasi tersebut. 4. Dapat menanamkan sikap amanah, bertanggungjawab dan berkeyakinan tinggi semasa latihan industri dijalankan dan di masa akan datang. 5. Supaya dapat menyediakan laporan rasmi dan tugasan lain yang diarahkan oleh Politeknik seperti menyediakan buku laporan latihan industri.
1.4 OBJEKTIF LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI
Apabila tamat latihan industri yang dijalankan di sesebuah organisasi tersebut, maka setiap pelajar diharuskan membuat atau menyediakan laporan lengkap dan mengikut piawaian yang telah ditetapkan oleh pihak Poli teknik. Ia adalah bertujuan untuk menilai sejauh manakah keberkesanan latihan industri yang dijalankan pelajar sepanjang tempoh tersebut. Laporan ini dibuat kerana ia merupakan satu dokumen penting di mana untuk dijadikan sebagai bahan bukti terhadap latihan yang diikuti. Ia juga sebagai garis panduan dan rujukan ketika temuduga kelak. 5
Laporan yang telah lengkap akan diserahkan dan disemak oleh pensyarah pensyarah yang berkenaan apabila pelajar kembali semula mendaftar semesta yang berikut. Suatu kerja yang dilakukan secara baik tidak memberi makna jika ia tidak dicatit atau dimuatkan dalan bentuk buku laporan untuk dijadikan bahan rujukan kelak.
Oleh itu, penulisan laporan memerlukan kepada pemerhatian khusus dari pelajar. Piawaian ini juga melatih pelajar supaya mematuhi kepada arahan-arahan dan segala peraturan yang ditetapkan. Laporan ini juga mestilah mudah difahami oleh pensyarah yang memeriksa dan juga firma serta pihak-pihak lain untuk penilaian serta rujukan terhadap laporan tersebut. Dengan itu, dapatlah saya menyiapkan sebuah buku laporan di mana ia memuatkan segala teknik-teknik latihan dan maklumat bidang sains kesetiausahaan khususnya. Saya berharap buku ini dapat memberi manfaat kepada semua pihak secara langsung atau tidak langsung.
1.5 KEPENTINGAN LATIHAN INDUSTRI
Latihan industri dapat memberi banyak manfaat kepada para pelajar. Selain itu, tempoh masa panjang untuk menjalani latihan industri yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik memberi kelebihan kepada pelajar berbanding dengan institusi pengajian lain yang hanya menyediakan tempoh yang singkat untuk menjalani latihan industri di sesebuah organisasi.
Seterusnya, latihan industri ini membolehkan para pelajar mengaplikasikan teori yang dipelajari semasa berada di Politeknik kepada praktikal dan juga sebaliknya. Sebagai seorang penuntut di Politeknik, teori dan praktikal merupakan perkara yang penting semasa menjalani Latihan Industri. Latihan Industri amat penting kepada para pelajar kerana:
Pelajar dapat berdikari dengan cara mengenali cabaran dunia luar dan bertemu orang-orang yang baru di sekeliling mereka.
Mengasah bakat dan minat para pelajar terhadap setiap tugasan yang telah diberikan oleh penyelia atau kakitangan di syarikat tersebut. 6
Mematangkan kehidupan serta pemikiran pelajar dalam menempuhi tempoh Latihan Industri.
Dapat membentuk sahsiah diri dan keterampilan para pelajar ke arah yang lebih positif agar mereka lebih berkeyakinan apabila bekerja kelak.
Mengetahui serta mempelajari lebih mendalam lagi bagaimana sesuatu pekerjaan itu dilaksanakan secara sistematik dan bagaimana menyelesaikan masalah yang timbul.
7
BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI LATIHAN
8
BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI LATIHAN
Nama Organisasi: Foxboro (M) Sdn. Bhd. Alamat Organisasi: Foxboro Malaysia Sdn. Bhd. (33244-T) , Suite 1.01A, Mercu Picorp, Lot 10, Jalan Astaka U8/84, Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan, Malaysia. Tel: +603-7845 4588 Fax: +603-7845 3588 Email:
[email protected] Website: http: http://www.foxmay.com.my/ 9
2.1
Pengenalan Organisasi Foxboro (Malaysia) Sdn Bhd adalah syarikat terkemuka dalam sistem kawalan
dan peralatan yang telah ditubuhkan sejak tahun 1908 tetapi hanya ditubuhkan di Malaysia pada tahun 1977. Foxboro Malaysia adalah sebahagian daripada syarikat antarabangsa yang 49% ekuiti dimiliki oleh Invensys Operation Management dan 51% daripadanya dimiliki oleh Teknologi Impak Progresif (PiTech). Syarikat FOXBORO dinamakan sempena bandar di Massachusetts (AS). Ia kemudiannya diperoleh oleh “Siebe plc Windsor (UK)” pada tahun 1990, yang kemudiannya digabungkan dengan “British Tire Rubber (BTR)” untuk membentuk Invensys plc. Hari ini, Foxboro menyediakan penyelesaian yang paling inovatif dan bijak dalam industri Automasi dan Kawalan. Ibu pejabat utama terletak di Bukit Jelutong, Shah Alam, tetapi juga mempunyai 2 cawangan di Paka dan Bintulu. Foxboro Malaysia adalah contoh syarikat pemacu bumiputra sepenuhnya yang mampu bersaing di peringkat antarabangsa.
Foxboro (Malaysia) Sdn. Bhd. memasarkan pelbagai sistem kawalan untuk kebanyakan industri dari produk automasi bijak mereka kepada sistem inst rumentasi dan “SCADA”. Foxboro (Malaysia) Sdn. Kakitangan Bhd menyokong produk kawalan proses Foxboro keseluruhan termasuk Rekabentuk, Kejuruteraan, Fabrikasi, Integrasi, Pentauliahan, Latihan dan Penyelenggaraan. Kebolehpercayaan FOXBORO sebagai pemain
komited
dalam
sektor
perindustrian
terbukti
dengan
Perkhidmatan
Penyelenggaraan Sepanjang Hayat, Perkhidmatan Prestasi Sepanjang Hayat dan Jangka Hayat mencapai kesempurnaan 99,999%, atau kecacatan sifar.
Tambahan pula, mereka mempunyai pautan kekal kepada “Fox Watch”, penyedia perkhidmatan diagnosis jauh mereka, yang mana kita harus membolehkan untuk bertindak dengan cekap dengan peralatan yang sesuai dan tenaga kerja yang sesuai. FOXBORO Malaysia berkembang maju dalam bidang kejuruteraan dan perkhidmatan pelanggan. Sokongan teknikal tempatan mereka telah bertambah kuat dari segi pengetahuan dan kepakaran mereka dalam bidang Automasi dan Penyelesaian Loji Pintar serta Penyelesaian Automasi Bangunan.
Dari segi rekod jejak FOXBORO Malaysia, mereka telah memperoleh reputasi yang baik dengan konsep Penjual Alat Utama (MIV) mereka berdasarkan Pensijilan ISO
9
9001 mereka. Bersama fizikal bunyi yang baik, kami bangga dengan pasukan perkhidmatan selepas jualan mereka yang berkebolehan jurutera yang berkelayakan dan respons pantas mereka kepada situasi yang menuntut. FOXBORO Malaysia adalah penggabungan, percubaan dan benar dari Penyelesaian Automasi Pintar dan Kepuasan Pelanggan, bergantung kepada 90% kepakaran teknikal tempatan.
2.2
Latar Belakang Penubuhan Organisasi
Foxboro (Malaysia) Sdn Bhd telah ditubuhkan pada tahun 1977. Barisan perniagaan syarikat termasuk pengedaran borong jentera dan peralatan perindustrian.
Foxboro (Malaysia) adalah sebuah syarikat usaha sama yang dibentuk di antara “Progressive Impact Technology” (PITECH) dan “The Foxboro Company” (Boston, Massachusetts, Amerika Syarikat) dengan 51% ekuiti dimiliki oleh PITECH dan bakinya oleh “The Foxboro Company”. Pada masa itu, Syarikat Foxboro dimiliki oleh Siebe PLC, sebuah syarikat berasaskan Inggeris.
Pada tahun 1999, Foxboro menjadi syarikat Invensys kerana penggabungan Siebe PLC dengan BTR PLC yang membentuk Invensys PLC . Bahagian penyelesaian automasi Invensys PLC , Invensys Sistem Pengurusan Operasi, adalah pemimpin global dalam bidang automasi dan teknologi maklumat, sistem, perisian penyelesaian, perkhidmatan & perundingan. Baru-baru ini pada awal 2014, Invensys PLC dibeli oleh “Schneider Electric”.
Terletak di Bukit Jelutong Shah Alam, Zaid Bin Abdullah adalah pengasas Progressive Impact Corporation (PICORP) dan pemegang saham utama PICORP. PICORP adalah syarikat induk PITECH dan Zaid memegang jawatan pengarah di semua anak syarikat Syarikat. Kegiatan teras PICORP terutama dalam penyediaan perundingan persekitaran, pemantauan, perkhidmatan ujian dan kejuruteraan pengurusan sisa.
Foxboro (Malaysia) memasarkan pelbagai sistem kawalan untuk kebanyakan industri dari produk automasi pintar kami kepada instrumentasi dan sistem SCADA. Pekerja kami menyokong produk kawalan proses Foxboro keseluruhan termasuk 10
“Design”,
Engineering,
Fabrikasi,
Integrasi,
Pentauliahan,
Latihan
dan
Penyelenggaraan. Foxboro menyediakan produk dan perkhidmatan dalam pelbagai industri termasuk “Oil & Gas”, “Power”, “Pulp & Paper”, “Food & Beverages”, “Water and Wastewater” untuk menamakan beberapa. Pelanggan kami bergantung kepada kami untuk membantu mereka menghasilkan produk berkualiti dengan harga yang kompetitif - dengan selamat, tepat dan tepat.
2.3
Aktiviti Organisasi
Produk dan perkhidmatan terkemuka Foxboro Malaysia jatuh ke dalam beberapa kategori yang berkaitan antara lain: Sistem Siri Pintar (I / A) Sistem Kawalan Teragih (DCS), SCADA dan Unit Terminal Jauh, Sistem Automasi Terminal dan Pengukuran dan Instrumentasi Lapangan. Foxboro Malaysia, dengan kakitangannya menyokong pelbagai produk kawalan proses Foxboro termasuk Design, Engineering, Fabrication, Integration, Commissioning, Training and Maintenance. Foxboro berkembang maju dalam bidang kejuruteraan dan perkhidmatan pelanggan. Operasi mereka mempunyai pengalaman yang luas dalam mengendalikan reka bentuk, kejuruteraan, perolehan, perkhidmatan tapak dan sokongan yang berkaitan dengan projek akar rumput, revitalisasi semula instrumentasi dan projek pemodenan-semua dilakukan secara tempatan. Semua produk dan perkhidmatan dibangunkan, dihantar dan diservis mengikut garis panduan yang diperakui ISO 9001: 2000.
Sistem dan komunikasi sistem I / A dibina atas hierarki rangkaian, dengan seti ap peringkat menyediakan kawasan geografi, perkhidmatan, dan jalur lebar yang meluas. Hierarki ini terdiri daripada Rangkaian Kawalan Mesh dan bas Lapangan. Senibina Siri I / A menggunakan Rangkaian Mesh dengan komunikasi data 100 Mbps di antara Stesen Kejuruteraan (AW) / Stesen Pengendali (WP's) / Processor Control (FCP270's) dan Ethernet Switches.
Rangkaian Mesh dianggap sebagai rangkaian kawalan dalam sistem Siri I / A. Bas lapangan adalah rangkaian yang mengawal komunikasi dengan segmen input / output sistem Siri I / A. Setiap suis Ethernet menyediakan domain perlanggaran yang berasingan dan mengawal lalu lintas secara tempatan dan cekap. Setiap stesen (AW / WP / FCP) 11
dalam sistem baru disambungkan kepada suis Ethernet pada 100 Mbps. Pemproses kawalan (FCP270) dalam sistem baru berkomunikasi dengan FBM sedia ada. FBM berkomunikasi dengan peranti lapangan dan sistem pihak ke-3 pada kelajuan berubahubah, bergantung pada sistem.
" I /A Series System : DCS – Foxboro I/A System” “I/A Series System : DCS – Foxboro A2 System” “I/A Series Intelligent SCADA / RTU” “Measurements & Instruments : Foxboro” “Measurements & Instruments : Foxboro “Solutions”
Rajah 2.1 menunjukkan produk-produk Foxboro
2.3.1
I / A SISTEM SERIES: DCS - FOXBORO I / A SYSTEM
Sistem kawalan teragih I / A Series® dari Foxboro, dapat meningkatkan operasi, prestasi dan penggunaan aset secara menyeluruh di perusahaan pembuatan moden. Komponen utama Infusion ™ System Control Enterprise, sistem Siri I / A menawarkan keupayaan yang paling besar untuk memberikan prestasi yang optimum bagi operator, jurutera dan kakitangan penyelenggaraan.
2.3.2
I / A SISTEM SERIES: DCS - SISTEM FOXBORO A2
Satu unit Sistem Proses Invensys telah memperluaskan sistem kawalan diedarkan Foxboro A2 yang murah (DCS) dengan produk baru yang kompak yang 12
menggabungkan kawalan dan teknologi I / O ke dalam plat asas atau casis yang diperkembangkan. Seperti PLC, ini boleh digunakan secara bebas atau sebagai sebahagian daripada rangkaian yang dikawal oleh pusat. Pengawal T2550 adalah produk pertama dalam talian Foxboro A2 untuk menggabungkan kawalan proses penuh dan fungsi I / O dalam padat dan pemasangan asas padat dan pemasangan penamatan. Setiap unit boleh mempunyai sehingga dua pengendali proses, yang boleh beroperasi dalam mod simplex atau dalam mod berlebihan pilihan. Tiada kejuruteraan tambahan yang diperlukan untuk membuat sistem berlebihan.
2.3.3
I / A SERIES INTELLIGENT SCADA / RTU
Ia boleh bergantung kepada Invensys untuk menyediakan penyelesaian SCADA bertaraf dunia sebagai sebahagian daripada Sistem Kawalan Perusahaan infusi keseluruhan. Sebagai sebahagian daripada ini, terdapat beberapa produk perkakasan Jenama Foxboro pilihan yang digunakan untuk menyokong sistem SCADA di seluruh dunia, dengan sokongan 24/7 penuh global dari Invensys. Foxboro SCD5200 menggabungkan ciri-ciri dan faedah komponen Foxboro RTU50 Series dengan tahap komunikasi, integrasi dan pembungkusan kejuruteraan yang lebih tinggi. Antara muka pengguna grafik terkini yang disediakan untuk alat diagnostik yang telah terbukti semasa kemerdekaan platform alat dikekalkan. Alat konfigurasi juga ditingkatkan dan diperluaskan untuk memberikan kecekapan dalam kejuruteraan, penyelenggaraan sistem, dan pengurusan konfigurasi.
2.3.4
PENGUKURAN & INSTRUMEN: FOXBORO
Barisan lengkap bidang terbukti, peralatan proses yang mantap untuk aplikasi yang menuntut kualiti produk tanpa kompromi dengan ketepatan pengukuran yang baik dan prestasi kestabilan. Pengukuran & Instrumen termasuk suhu, tekanan, aliran, analiti k, kedudukan
katup
dan
sebagainya.
Pembungkusan
proses
maju
dan
fungsi
mikropemproses dalam pemancar suhu Foxboro mencapai kebolehpercayaan yang tinggi dan fleksibiliti medan boleh dikonfigurasikan. Kejuruteraan lasak dan teknologi pengukur tolok ukur silikon yang boleh dipercayai dalam pemancar tekanan Foxboro memberikan 13
prestasi pengukuran yang tidak dapat dikalahkan dalam aplikasi yang paling mencabar. Ukur semua aliran cecair, gas dan stim dengan Vortex terbaik, Coriolis dan meter aliran magnet untuk permohonan anda. Prestasi jaminan Foxboro dengan jaminan terbaik dalam perniagaan.
2.3.5
PENGUKURAN & INSTRUMEN: FOXBORO ECKARDT
Foxboro ECKARDT membangun dan mengeluarkan ketepatan tinggi, instrumen kestabilan jangka panjang, perisian pintar dan sistem yang cemerlang untuk kejuruteraan mengukur dan kawalan. Jurutera Jualan bidang Kejuruteraan mereka bersedia untuk membantu memilih penyelesaian optimum untuk menyelesaikan masalah proses anda. Jurutera Perkhidmatan Field mereka menyediakan sokongan Pelanggan Pertama untuk memastikan prestasi pelanggan yang optimum. Jurutera Sokongan Teknikal mereka juga boleh didapati untuk sokongan telefon segera.
2.3.6
SOLUSI
Untuk memaksimumkan prestasi dan sumbangan bawah aset-aset operasi, organisasi perlu bergerak melampaui pendekatan operasi tradisional dan merangkul kaedah dan teknologi baru yang membolehkan hasil pengeluaran yang paling tinggi pada kos yang paling rendah, sementara beroperasi secara selamat dan alam sekitar. Invensys Foxboro menyediakan pelbagai penyelesaian yang bertujuan menangani cabaran ini, menggabungkan kepakaran dan pengalaman global kami yang luas dengan keadaan model pemodelan dan perisian simulasi. Hasilnya adalah serta-merta dan signifikan, termasuk hasil yang lebih baik, mengurangkan penggunaan tenaga, mengurangkan pengeluaran dan ketersediaan yang lebih tinggi. Penyelesaian mereka termasuk integrasi dengan sistem perniagaan pelanggan untuk menyediakan perisikan perniagaan masa nyata, yang membolehkan anda mengoptimumkan keuntungan dalam masa nyata.
14
2.4
AHLI LEMBAGA PENGARAH
EXECUTIVE DEPUTY CHAIRMAN
ENCIK ZAID ABDULLAH
GROUP CHIEF EXECUTIVE OFFICER
DATO’ DR LOKMAN IBRAHIM
GENERAL MANAGER
ENCIK MUZAFFAR ISMAIL
PROJECTS MANAGEMENT &
HUMAN RESOURCES
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
ENGINEERING DEPARTMENT
DEPARTMENT
DEPARTMENT
FINANCE DEPARTMENT
ENCIK IR ZAIRIL RAKON
PUAN ANIZA AKMAR ABD RAHIM
PUAN ASIAH M. SALEH
PUAN NURAFIDAH IDRIS
BUSINESS DEVELOPMENT
CUSTOMER SERVICES
DEPARTMENT
DEPARTMENT
PUAN KAMARIAH MOHAMAD
ENCIK MOHD AIMEE ADNAN
Rajah 2.2 menunjukkan Ahli Lembaga Pengarah Syarikat Foxboro.
15
2.5 HALATUJU ORGANISASI
Foxboro (M) Sdn.Bhd adalah komited untuk menyediakan produk dan perkhidmatan tahap kualiti yang tinggi sepadan dengan ‘state-of-the-art’ dalam industri yang digunakan. Hala tuju ini adalah untuk menghasilkan produk yang selamat dan boleh dipercayai yang memenuhi semua spesifikasi yang diterbitkan oleh syarikat untuk produk tersebut dan memenuhi keperluan pertimbangan setiap spesikasi dan syarat aplikasi setakat yang diketahui dan diterima oleh syarikat.
2.5.1
Visi Syarikat
“Untuk menyediakan Penyelesaian Kendalian & Instrumentasi ke Arah Kepuasan Pelanggan Keseluruhan.”
2.5.2
Misi Syarikat
“Untuk melangkah maju dengan teknologi canggih dan peningkatan berterusan, dengan jaminan bahawa kami akan berada di sana 24 jam sehari, setiap langkah.”
16
2.5.3
Lokasi Foxboro (M) Sdn. Bhd
IBU PEJABAT FOXBORO (M) SDN. BHD Ibu Pejabat Foxboro Malaysia Sdn. Bhd. (33244-T) Suite 1.01A, MERCU PICORP, Lot 10, Jalan Astaka U8/84, Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam, Selangor Darul Ehsan, MALAYSIA. Email:
[email protected] Website: http://www.foxmay.com.my Telephone: +603-7845 4588 Fax: +603-7845 3588
CAWANGAN-CAWANGAN FOXBORO (M) SDN.BHD
Cawangan Paka
Cawangan Bintulu
Foxboro Malaysia Sdn. Bhd.
Foxboro Malaysia Sdn. Bhd.
PT 205. Lot 26,
Lot 19, 1st Floor,
1st Floor, Pusat Niaga Paka,
Medan Jaya Commercial Centre,
Jalan Besar, Bandar Paka,
Jalan Hussein Onn,
23100 Paka,
97008 Bintulu,
Terengganu, MALAYSIA.
Sarawak, MALAYSIA.
Telephone: +609-827 6231
Telephone: +086-339 711
Fax: +609-827 6232
Fax: +086-339 712
17
2.5.4
RANGKAIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN FOXBORO (M) SDN.BHD
RANGKAIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN FOXBORO (MALAYSIA) SDN. BHD.
PAKA BINTULU
S.ALAM
Rajah 2.3 menunjukkan Rangkaian Perkhidmatan Pelanggan Foxboro.
18
2.6 CARTA ORGANISASI
HEAD OF DEPARTMENT
PUAN ERMA NORAZNIZAH BT MD NASER
SALES ENGINEER
SALES ENGINEER
PROPOSAL ENGINEER
DOCUMENT CONTROLLER
PUAN NORAZLINA BT
ENCIK ALLIF IZZUDDIN BIN
PUAN NADZATUL FATEN
PUAN NORHASLINDA BT
IBRAHIM
ABDULLAH
AFEEQA BT SAIRON
UMAR BKHI
Rajah 2.4 menunjukkan Carta Organisasi “F ield and Devices” .
19
BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
20
BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1
Pengenalan
Pelajar yang menjalani latihan industri perlu mencatatkan segala aktiviti sepanjang tempoh latihan industri di dalam buku jurnal refleksi yang telah dibekalkan kepada para pelajar sebelum menjalani latihan industri. Buku jurnal refleksi perlu dicatatkan aktiviti setiap hari oleh para pelajar. Laporan yang ditulis perlu mendapatkan tandatangan pengarah setiap minggu untuk disahkan.
Melalui buku jurnal tersebut, pengarah atau pengurus sesebuah syarikat dapat memberikan komen atau cadangan yang bernas dalam produktiviti yang dihasilkan pelajar selama mereka menjalani latihan industri sekaligus dapat memberi peluang kepada para pelajar memperbaiki hasil kerja dari hari ke hari.
21
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri
MINGGU
CATATAN HARIAN
i.
Lapor diri kepada pegawai yang bertugas iaitu Cik Hana di Level 5 dan dikehendaki mengisi borang latihan industri serta menerima surat
PERTAMA
tawaran latihan industri, sebuah komputer riba dan kad akses pekerja. ii.
Taklimat daripada Cik Hana mengenai syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd dan didedahkan peraturan seperti cara pemakaian, tugasan dan aktiviti di syarikat ini.
iii. (25/10/2017 – 27/10/2017)
Ditempatkan di Bahagian ‘Field and Device’ atau dikenali sebagai F D di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd di bawah ‘Business Development Department’ .
iv.
Menerima manual cara penggunaan sistem laman web ‘Citadon’ .
v.
Diberi tunjuk ajar penggunaan atau alatan yang selalu digunakan pentadbir sepanjang membuat aktiviti harian dan bulanan.
vi.
Diberi
tunjuk
Foxboro”
dan
ajar cara
penggunaan memproses
‘server’ ‘ Purchase
Order’ . i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, tingkat 1.
KE 2
ii.
Memeriksa emel dan membuka (Supplier
Self
Service) untuk
Portal SUS memeriksa
‘Purchase Order’ . iii. (30/10/2017 – 04/11/2017)
Menerima dan memproses ‘ Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
22
iv.
Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
v.
Menghantar ‘billing instruction’ kepada Jabatan Kewangan di tingkat 5.
vi.
Melengkapkan dokumen yang diperlukan oleh syarikat Bumi Armada dan menghantar emel kepada Encik Shahrul daripada syarikat Bumi Armada
untuk
‘attachment
of
transmittal
number’. vii.
Menghadiri
‘Brainstorming’
yang diadakan
selama dua hari di Training Room. viii.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist)
daripada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan). ix.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist)
daripada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan). x.
Menyediakan ‘final document’ untuk syarikat Petra Resources Sdn. Bhd.
xi.
Menghadiri
majlis
‘ Picorp
Volleyball
Tournament’ di Dewan Besar Tanjung, Seksyen 19 Shah Alam. i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, tingkat 1.
KE 3
ii.
Memeriksa emel dan membuka
Portal SUS
(Supplier
memeriksa
Self
Service) untuk
‘Purchase Order’ . iii. (03/07/2017 – 07/07/2017)
Menyediakan ‘final document’ untuk syarikat Petra Resources Sdn. Bhd.
iv.
Menerima dan memproses ‘purchase order’ daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd dan Petronas Carigali Sdn.Bhd.
23
v.
Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Addin, tingkat 5.
vi.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ yang diterima. vii.
Menghadiri mesyuarat bersama syarikat Emery di War Room 1.
viii.
Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan Kewangan War Room 1.
ix.
Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
x.
Menyediakan ‘credit note instruction’ untuk syarikat Wehaya dan hantar kepada Jabatan Kewangan.
xi.
Mengimbas ‘credit note instruction’ untuk dimasukkan ke dalam server .
xii.
Menghantar salinan dokumen intstruction’
kepada
‘credit
Muhammad
note
(Jabatan
Kewangan) melalui emel. xiii.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
‘Purchase
Order Order
Acceptance’ untuk ‘Purchase Order’ daripada syarikat Sapura Energy. xiv.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
syarikat Garuda Mekar. i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, tingkat 1.
KE 4
ii.
Memeriksa emel.
iii.
Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada Kak Mar (Sales Operator) untuk ‘review’ .
(10/07/2017 – 14/07/2017)
iv.
Menghantar dokumen permintaan OAC (Order Acceptance Checklist), ‘credit note instruction’
24
dan ‘Purchase Requisition’ kepada
Jabatan
Kewangan. v.
Menghantar emel kepada Cik Dayang daripada syarikat Petronas untuk ‘revise Purchase Order’ .
vi.
Menghantar emel kepada Cik Joanne daripada syarikat Fuji Electric untuk ‘update shipment’.
vii.
Menerima dan memproses ‘ Purchase Order’ daripada syarikat MSMelt (C) Sdn. Bhd dan BASF Petronas.
viii.
Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request MI Number’.
ix.
Menghantar emel kepada Shahrul daripada syarikat Sapura Energy untuk ‘acceptance of order’ .
x.
Menghantar daripada
emel
kepada
syarikat
BASF
Encik
Shariman
Petronas
untuk
‘acceptance of order’. xi.
Menghantar emel kepada Encik Hegazi daripada syarikat
MSMelt
(C)
Sdn.
Bhd
untuk
‘acceptance of order’ . xii.
Mengimbas
dokumen
Acknowledgement’
dan
‘Purchase
Or der
‘Purchase
Order
Acceptance’ yang telah ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam server . i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, tingkat 1.
KE 5
ii.
Memeriksa emel.
iii.
Memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas.
(17/07/2017 – 21/07/2017)
iv.
Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Addin, tingkat 5.
25
v.
Memasukkan data ‘Customer Purchases Records 2010-2015’ ke dalam Microsoft Excel.
vi.
Menghadiri majlis ‘Birthday Bash by PGSRC’ di Open Area, tingkat 1.
vii.
Menghantar dokumen ‘latest Foxmay BFO Opportunity,
MI
Order
2017,
Outgoing
Quotation Sheet 2017’ kepada ‘FD Group’ melalui emel. viii.
Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat Petra Resources Sdn. Bhd.
ix.
Membuat tugasan ‘FY18 Business Plan’ melalui Microsoft Excel.
i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di kawasan terbuka, tingkat 1.
KE 6
ii.
Menyemak dokumen yang diminta oleh Kak Linda (FD Document Controller) di laman web Citadon.
(24/07/2017 – 28/07/2017)
iii.
Menghadiri majlis Kuliyah Rabu di Surau Addin, tingkat 5.
iv.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat ZSR Vortices Sdn. Bhd.
v.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
‘Purchase
Order Order
Acceptance’. vi.
Menyediakan ‘Purchase Requisition’ di ‘Admin Common Area’.
i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, tingkat 1.
KE 7
ii.
Menghantar daripada
emel
syarikat
kepada Petra
Encik Resources
Syafeeq untuk
‘acceptance of order’ . iii. (31/07/2017 – 04/08/2017)
Menyediakan Acknowledgement’,
26
‘Purchase ‘Purchase
Order Order
Acceptance’ dan ‘Purchase Requisition’ untuk ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas Research. iv.
Menghantar tugasan ‘FY18 Business Plan’ kepada Kak Erma (FD Manager) melalui emel.
v.
Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan Kewangan di War Room 1.
vi.
Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Addin, tingkat 5.
vii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Malaysia LNG Sdn. Bhd. dan Sagawise Resources Sdn. Bhd.
viii.
Menyediakan ‘Purchase
‘Purchase
Order’
Requisition’ untuk
daripada
syarikat
ZSR
Vortices Sdn. Bhd. ix.
Menghantar invois proforma melalui emel kepada Encik Iqbal daripada syarikat Petronas.
i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, tingkat 1.
ii.
Menghantar emel kepada Farah dan Jo daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
KE 8
‘acceptance of order’ . iii.
Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat Petra Resources Sdn. Bhd.
(07/08/2017 – 11/08/2017)
iv.
Mengesahkan ‘Purchase Order’
daripada
syarikat Petronas Research Sdn. Bhd di Portal SUS (Supplier Self Service). v.
Menerima dokumen ‘Purchase Requisition’ yang telah ditandatangani oleh Kak Fida (Finance Manager).
vi.
Menghantar
dokumen
Kak
Lynn
(Sales
Engineer) kepada pegawai Jabatan Sumber Manusia.
27
vii.
Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petra Resources Sdn. Bhd. kepada Muhammad (Jabatan Kewangan).
viii.
Menghantar borang permohonan cuti Kak Faten (Proposal
Engineer)
kepada
Kak
Maji
(receptionist ). ix.
Menghantar ‘Purchase Requisition’ kepada Kak Baayah
(Supply
Chain
Management
Department ). x.
Menghantar ‘Purchase Requisition’ kepada Kak Fida (Finance Manager). .
xi.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat LOTTE Chemical Titan (M) Sdn. Bhd dan Celectric Sdn. Bhd.
xii.
Menghantar emel kepada Encik Zulkifli daripada syarikat ZSR Vortices untuk ‘acceptance of order’ dan permintaan bayaran pendahuluan sebanyak 50% atas ‘Purchase Order’ .
xiii.
Menghantar
emel
kepada
Cik
Noraslinda
daripada syarikat LOTTE Chemical Titan (M) Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ . xiv.
Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request MI Number’ untuk ‘Purchase Order’ daripada syarikat Celectric Sdn. Bhd.
xv.
Menghadiri mesyuarat bersama FD Team di War Room 1.
xvi.
Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’ untuk permintaan OAC (Order Acceptance Checklist) dan ‘credit note instruction’ kepada Jabatan Kewangan.
xvii.
Menghantar dokumen daripada Jabatan Sumber Manusia kepada Kak Lynn, Jabatan Kewangan
28
syarikat Pitech, Jabatan Kewangan syarikat Cosasco dan Pengurus Besar Foxboro. viii.
Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat Malaysia LNG Sdn. Bhd.
xix.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Celectric Sdn. Bhd. i.
Menghadiri ‘stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 9
ii.
Menghantar dokumen ‘Purchase Requisition’ kepada Allif (Sales Engineer) dan Kak Fida (Finance
Manager)
untuk
mendapatkan
tandatangan. iii. (14/08/2017 – 18/08/2017)
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat TNB Janamanjung dan BASF Petronas.
i.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
KE 10
ii.
Menyediakan Acknowledgement’
‘Purchase dan
Order
‘Purchase
Order
Acceptance’. (21/08/2017 – 25/08/2017)
iii.
Menyediakan “billing instruction”.
iv.
Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat Sagawise
Resources
‘acceptance of order’ .
29
Sdn.
Bhd.
untuk
i.
Menghadiri “One Picorp stand -up meeting” di tingkat 5.
KE 11
ii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas Penapisan (Melaka) Sdn Bhd. dan syarikat Petronas Carigali Sdn. Bhd.
(01/01/2018-05/01/2018)
iii.
Membuat pemfailan untuk dokumen-dokumen OAC 2017.
iv.
Mengesahkan
‘Purchase Order’ daripada
syarikat Petronas di
Portal SUS (Supplier Self
Service). i.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas Chemical Ethylene, Wehaya
KE 12
Petroservices
Sdn.
Bhd,
Petronas
Carigali Sdn. Bhd. dan Garuda Mekar Sdn. Bhd. ii.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ utnuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas Carigali Sdn. Bhd. iii. (08/01/2018 – 12/01/2018)
Mengesahkan
‘Purchase
Order’
daripada
syarikat Petronas di Portal SUS (Supplier Self Service). iv.
Menghadiri
mesyuarat
“Brainstorming
FD
Team” di War Room. v.
Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan Kewangan di War Room.
vi.
Menghadiri majlis Kuliyah Selasa dan Kuliyah Rabu di Surau Ad-din, tingkat 5.
vii.
Menyediakan ‘Purchase
“billing
Order’
dari
instruction” syarikat
untuk
Wehaya
Petroservices Sdn. Bhd. dan hantar kepada Jabatan Kewangan.
30
viii.
Menghantar emel kepada Cik Soreah daripada syarikat Wehaya Petroservices Sdn. Bhd. untuk ‘acceptance of order’ .
ix.
Menyediakan ‘acknowledgement card’ untuk menolak RFQ (Request For Quotation) dan hantar kepada Encik Florence daripada syarikat Ocean Might melalui emel.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 13
ii.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
‘Purchase
Order Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’ yang diterima. iii. (15/01/2018 – 19/01/2018)
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Agarcorp Sdn. Bhd, Sagawise Resources Sdn. Bhd dan Petronas Carigali SKO.
iv.
Menghadiri mesyuarat “Field and Device” di War Room.
v.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd dan Petronas Carigali SKO. vi.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist)
daripada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan). i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 14
ii.
Menghantar
‘Purchase
Requsition’
untuk
syarikat Petronas Carigali SKO dan Sagawise Resources Sdn. Bhd. kepada Kak Fida (Finance Manager) untuk mendapatkan tandatangan. iii.
Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’ untuk dihantar kepada Kak Nor (Supply Chain
(22/01/2018 – 26/01/2018)
Management) bersama ‘Purchase Requsition’
31
yang telah ditandatangani oleh Kak Fida (Finance Manager). iv.
Menghantar emel kepada Encik Bakri daripada syarikat
Garuda
Mekar
Sdn.
Bhd
untuk
‘acceptance of order’ . v.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat BASF Petronas Chemicals..
vi.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
Order
‘Purchase
Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’ yang diterima. vii.
Mengimbas ‘Purchase Order Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order Acceptance’ yang telah ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam server .
viii.
Membuat fail baru untuk dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) 2018.
ix.
Menghantar emel ‘acceptance of order’ kepada wakil syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd dan BASF Petronas Sdn. Bhd.
x.
Menghantar salinan asal ‘Purchase Requisition’ bersama salinan dokumen ‘Purchase Order’ kepada Kak Nor (Supply Chain Management).
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 15
ii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas Gas Berhad.
iii. (29/01/2018 – 02/02/2018)
Menyemak ‘Purchase Order’ di Portal SUS (Supplier
Self
Service)
dan
memproses
‘Purchase Order’ yang diterima. iv.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) Kewangan).
32
daripada
Muhammad
(Jabatan
v.
Menghantar dokumen ‘ Datasheet’ melalui laman web Citadon.
vi.
Menghantar emel kepada Encik Kazari daripada syarikat
Woodgroup
untuk
memaklumkan
mengenai dokumen yang telah dihantar di laman web Citadon. vii.
Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
viii.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
Order
‘Purchase
Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’ yang diterima. ix.
Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’ Sagawise untuk proses OAC (Order Acceptance Checklist)
kepada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan). x.
Menghantar
‘Purchase
Requisistion’
untuk
syarikat Petronas Gas Berhad dan Petronas Carigali SBO kepada Kak Fida
(Finance
Manager) untuk mendapatkan tandatangan. xi.
Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk dijadikan sebagai rujukan.
i.
Menghadiri “One Picorp stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 16
ii.
Menghantar emel kepada Cik Sarah daripada syarikat Petronas Gas Berhad untuk ‘acceptance of order’ .
iii. (05/02/2018 – 09/02/2018)
Menghantar emel kepada Cik Yusniah daripada syarikat Petronas Carigali Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
iv.
Menghadiri mesyuarat “BCC” bersama Jabatan Kewangan di War Room.
33
v.
Menghadiri
“Staff
Briefing”
di
ruang
gimnasium, level 5. vi.
Menghantar emel kepada Cik Aishah daripada syarikat BASF Petronas untuk ‘acceptance of order’ .
vii.
Menghantar jadual mingguan kepada “Field and Device team” melalui emel.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 17
ii.
Menyemak ‘Purchase Order’ di Portal SUS (Supplier
Self
Service)
dan
memproses
‘Purchase Order’ yang diterima. iii.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Malaysia LNG Sdn. Bhd. (12/02/2018 – 16/02/2018)
iv.
Menghantar emel kepada Cik Rita dan Encik Nazreen
daripada
syarikat
Petronas
untuk
‘acceptance of order’ . v.
Menghantar jadual mingguan kepada “Field and Device team” melalui emel.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 18
ii.
Menghantar borang permintaan perjalanan Kak Lynn (Sales Engineer) kepada Kak Niza (HR Manager) dan Kak Fida (Finance Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
(19/02/2018 – 23/02/2018)
iii.
Mengambil dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) yang sudah siap daripada Muhammad (Jabatan Kewangan)
iv.
Menghantar dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) dan borang cuti Kak Linda (FD Document
Controller)
kepada
‘General
Manager’ untuk mendapatkan tandatangan.
34
v.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada
syarikat
Sapura
Exploration
dan
Production vi.
Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and Device team’ melalui emel.
vii.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Sabah Shell. viii.
Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request MI Number’.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 19
ii.
Menerima dokumen ‘Purchase Requisition’ yang sudah ditan datangani daripada Kak Fida (Finance Manager).
iii. (26/02/2018 – 02/03/2018)
Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk dijadikan sebagai rujukan.
iv.
Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’ untuk dihantar kepada Kak Nor (Supply Chain Management) bersama salinan asal ‘Purchase Requisition’ .
v.
Menebuk dokumen ‘Purchase Order’ untuk dimasukkan
ke
dalam
fail
OAC
(Order
Acceptance Checklist) . vi.
Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and Device team’ melalui emel.
vii. viii.
Menyemak emel melalui Microsoft Outlook. Menyemak pesanan pembelian di Portal SUS (Supplier
Self
Service)
dan
memproses
‘Purchase Order’ yang diterima. ix.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Petronas Carigali SKO dan Air Products.
35
x.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
Order
‘Purchase
Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’ yang diterima. i.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Exxonmobil, BASF Petronas Chemicals dan Celectric Sdn. Bhd.
KE 20
ii.
Menyediakan
‘Purchase
Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Exxonmobil, BASF Petronas Chemicals dan Celectric Sdn. (05/03/2018 – 09/03/2018)
Bhd. iii.
Menghadiri mesyuarat “BCC” bersama Jabatan Kewangan di War Room.
iv.
Mengisi data ‘Purchase Order’ ke dalam MI Order 2018.
v.
Menyediakan
‘Purchase
Acknowledgement’
dan
Order
‘Purchase
Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’ yang diterima. vi.
Menghadiri “Annual General Meeting PGSRC” di open area, tingkat 1.
vii.
Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada Kak Mar (Sales Operator) untuk “review”.
viii.
Menghantar Celectric
dokumen
Sdn.
Bhd
‘Purchase untuk
Order’
mendapatkan
tandatangan daripada General Manager . ix.
Menghadiri ‘Staff Briefing with Dato’ Lokman’ di Ruang Gimnasium, level 5.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, tingkat 1.
KE 21
ii.
Menghantar
‘Purchase
Requisition’
untuk
syarikat Celectric Sdn. Bhd kepada Kak Fida
36
(Finance
Manager)
untuk
mendapatkan
tandatangan. iii. (12/03/2018 – 16/03/2018)
Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and Device team’ melalui emel.
iv.
Menghantar surat permohonan cuti Kak Lynn (Sales Engineer) kepada Kak Niza (Human Resource Manager).
v.
Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’ Celectric Sdn. Bhd kepada Muhammad (Jabatan Kewangan)
untuk
dokumen
OAC
(Order
Acceptance Checklist). vi.
Menghantar invois yang sudah ditandatangani kepada Kak Leha (Jabatan Kewangan).
vii.
Menghantar emel kepada Cik Juliana daripada syarikat Celectric Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
viii.
Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada Kak Mar (Sales Operator) untuk “review”.
ix.
Menghadiri mesyuarat ‘Schneider Electric’ di War Room 1.
x.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
xi.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist)
daripada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan). xii.
Mengimbas
dokumen
Woodgroup
untuk
dimasukkan ke dalam server . xiii.
Menolak RFQ
(Request
For
Quotation)
pelanggan melalui emel. xiv.
Menghadiri mesyuarat bersama Haji Johar (CEO PICORP) di Board Meeting Room.
xv.
Menerima ‘Purchase Requisition’ daripada Kak Fida (Finance Manager).
37
xvi.
Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk disimpan sebagai rujukan.
xvii.
Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’ untuk dihantar bersama salinan asal ‘Purchase Requisition’ kepada Kak Nor (Supply Chain Management).
viii.
Menebuk
semua
Acceptance
dokumen
Checklist) Checklist)
OAC yang
(Order sudah
ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam fail OAC (Order Acceptance Checklist). Checklist). i.
Menghadiri ‘stand -up meeting’ di Open Area, Area, tingkat 1.
ii.
Penyelia praktikal dari Politeknik Port Dickson datang memantau pelajar pratikal.
KE 22
iii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas Gas Berhad.
iv. (19/03/2018 – (19/03/2018 – 23/03/2018) 23/03/2018)
Mengisi data ‘Purchase Order’ di dalam MI Order 2018. 2018.
v.
Menyediakan
‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ Petronas Petronas Gas Berhad. vi.
Menolak RFQ
(Request
For
Quotation)
pelanggan melalui emel. vii.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) Checklist)
daripada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan). viii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, Area, tingkat 1.
KE 23
ii.
Menolak RFQ
(Request
pelanggan melalui emel.
(26/03/2018 – (26/03/2018 – 30/03/2018) 30/03/2018)
38
For
Quotation)
iii.
Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
iv.
Menghantar emel kepada Cik Nadiah daripada syarikat Petronas Gas Berhad untuk ‘acceptance of order’ .
v.
Menghantar dokumen ‘Purchase Requisition’ kepada Kak Fida (Finance Manager) Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
vi.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) yang sudah ditandatangani daripada General Manager .
vii.
Menghantar salinan asal dokumen ‘Purchase Requisition’
bersama
salinan
dokumen
‘Purchase Order’ kepada Kak Nor (Supply Chain Management). viii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada Sagawise Resources Sdn. Bhd.
ix.
Menghantar emel kepada Muhammad (Jabatan Kewangan) untuk request MI Number untuk ‘Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
x.
Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’ kepada Muhammad (Jabatan Kewangan) untuk urusan dokumen
OAC
(Order
Acceptance
Checklist) . i.
Menghadiri “One Picorp stand -up meeting” di Open Area, Area, tingkat 1.
KE 24
ii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada BASF Petronas Chemicals Sdn. Bhd. dan Garuda Mekar (M) Sdn. Bhd.
(02/04/2018 – (02/04/2018 – 06/04/2018) 06/04/2018)
iii.
Menghantar emel kepada Muhammad (Jabatan Kewangan) untuk request MI Number untuk
39
‘Purchase Order’ daripada syarikat BASF Petronas Chemicals Sdn. Bhd. dan Garuda Mekar (M) Sdn. Bhd. iv.
Mengisi
dan
mengemas
kini
data
semua
‘Purchase Order’ yang baru diterima dalam Microsoft Excel ( MI MI Order 2018). 2018). v.
Menolak RFQ
(Request
For
Quotation)
pelanggan melalui emel. vi.
Menghantar emel kepada Encik Lam daripada syarikat Celectric Sdn. Bhd untuk “update shipment”.
vii.
Menghantar emel kepada Encik Gaithri untuk pengesahan borang borang EUS EUS dan dan tarikh penghantaran barang yang baru.
viii.
Menghantar borang perjalanan Allif (Sales Engineer) kepada Jabatan Sumber Manusia.
ix.
Menghadiri mesyuarat ‘BCC’ bersama Jabatan Kewangan di War Room 1. 1.
x.
Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat Sagawise
Resources
Sdn.
Bhd.
untuk
‘acceptance of order’ . xi.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) Checklist) daripada Kak Mar (Sales Operator) dan menghantar dokumen tersebut kepada General
Manager
untuk
mendapatkan
tandatangan.
i.
Menghadiri “stand -up meeting” di Open Area, Area, tingkat 1.
KE 25
ii.
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat Effi Dynamics Sdn. Bhd dan
(09/04/2018 – (09/04/2018 – 13/04/2018) 13/04/2018)
BASF Petronas Chemicals Sdn. Bhd.
40
iii.
Menerima dokumen OAC (Order Acceptance Checklist)
daripada
Muhammad
(Jabatan
Kewangan) iv.
Menghantar dokumen OAC (Order Acceptance Checklist) kepada Kak Mar (Sales Operator) dan Encik Muzzafar (General Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
v.
Membuat pemfailan untuk dokumen (Order
Acceptance
Checklist)
ditandatangani.
Jadual 3.1 menunjukkan Ringkasan Aktiviti Latihan Industri.
41
OAC
yang sudah
BAB 4 LAPORAN TEKNIKAL
42
BAB 4 LAPORAN TEKNIKAL
4.1 PENGENALAN PENTADBIRAN PEJABAT
Pentadbiran pejabat adalah satu set aktiviti sehari-hari yang berkaitan dengan perancangan kewangan, penyimpanan dan pengebilan rekod, personel, pengedaran fizikal dan logistik, dalam organisasi. Seorang pekerja yang menjalankan aktiviti ini biasanya dipanggil pentadbir pejabat atau pengurus pejabat, dan memainkan peranan penting dalam mana-mana infrastruktur organisasi, tanpa mengira skala. Banyak jawatan pentadbiran memerlukan calon untuk mempunyai kemahiran maju dalam aplikasi perisian Microsoft Word, Excel dan Akses.
4.1.1
DEFINISI PENTADBIRAN PEJABAT
Pentadbiran pejabat menurut Wikipedia adalah set aktiviti harian yang berkaitan
pelan kewangan, pembayaran bil dan rekod pengurusan, sumber manusia, dan pengagihan dan logistik fizikal, dalam sebuah pertubuhan atau pejabat. Pentadbiran pejabat termasuklah rancangan tugasan untuk para perkerja, mengawasi perkerja, dan mencadang barang-barang keperluan dan pembaikian alatan pejabat.
43
4.2
PENTADBIR PEJABAT
Pentadbir pejabat mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa aktiviti pentadbiran dalam organisasi berjalan dengan cekap, dengan menyediakan struktur kepada pekerja lain di seluruh organisasi. Aktiviti-aktiviti ini boleh terdiri daripada bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia, belanjawan dan rekod, untuk menjalankan peranan mengawasi pekerja lain. Tanggungjawab ini boleh berbeza beza bergantung kepada majikan dan tahap pendidikan.
Tugas merangkumi:
Memahami dan melaksanakan asas akaun dan proses pentadbiran (contoh: tuntutan / meninggalkan pelaksanaan permohonan / bayaran dan lain-lain)
Merekodkan, menyediakan, mengisihkan, mengelaskan, dan memfailkan maklumat.
Mengisihkan, membuka dan menghantar mel
Membuat fotokopi dan memfaksimile dokumen
Menyediakan laporan kerja rutin
Merekodkan pengeluaran peralatan kepada kakitangan
Melayani panggilan telefon atau pertanyaan elektronik dan menyambungkan kepada orang yang berkenaan
Menyalin maklumat ke dalam komputer, dan membaca pruf serta membetulkan salinan
Membantu tugasan khidmat pelanggan
Menyelia, menjadual dan memantau tugasan pekerja lain
4.3 PENGGUNAAN TELEFON
4.3.1 PENGENALAN
Penggunaan teknologi moden di dalam pejabat sudah tidak asing lagi bagi sesebuah syarikat. Sesebuah syarikat atau organisasi perlu mempunyai panduan dan etika
45
sendiri berkenaan kaedah menjawab panggilan mahupun membuat panggilan luar. Cara kita menjawab sebarang panggilan yang diterima melambangkan imej organisasi kita.
4.3.2 ETIKA MENGGUNAKAN TELEFON
“ Mending your Manners”/ bersopan-santun adalah penting dalam menjaga nama baik sesebuah organisasi. Seringkali berlaku kekasaran tanpa disedari semasa dalam talian kerana tidak mengetahui etika dan cara-cara yang betul untuk mengendalikan panggilan.
Antara cara yang betul dalam pengendalian telefon ialah;
Menjawab panggilan sebelum deringan yang ketiga, walaupun sedang melakukan sesuatu kerja. Cara ini dapat menjaga reputasi dan imej syarikat melalui cara kita berkomunikasi.
Perkenalkan nama organisasi mula-mula menjawab panggilan
Dengar teliti apa yang dikehendaki pemanggil.
Sekiranya ragu-ragu, bertanyakan sekali lagi dengan mengulang maklumat yang telah diberitahu pemanggil.
Terus mencatat apa yang diberitahu oleh pemanggil perkara penting seperti tarikh, nama pemanggil atau organisasi dan tujuan panggilan dibuat.
Sekiranya pemanggil ingin bercakap dengan orang lain, minta dia tunggu sebentar dan tanyakan terlebih dahulu sama ada orang yang dikehendaki akan menjawab panggilan atau tidak.
Sekiranya perlu menamatkan panggilan secara tiba-tiba, anda perlu menggunakan cara yang paling lembut agar tidak menyakitkan hati pemanggil.
Akhiri perbualan dengan ucapkan terima kasih untuk melambangkan organisasi anda adalah sebuah firma yang terbaik dan berkualiti dan kakitangan jabatan yang cekap dan profesional.
46
4.3.3 CARA PENGENDALIAN TELEFON Jadual 4.1: Cara pengendalian telefon
TEKNIK/CARA
PENERANGAN
Membuat panggilan
Membuat senarai pelanggan yang ingin dihubungi terlebih dahulu
Mencari nombor telefon yang ingin dihubungi dahulu
Menekan butang hijau
Dan mulakan perbualan
Pastikan tahu tujuan membuat panggilan supaya tidak menyusahkan orang yang dihubungi
Catatkan segala pertanyaan yang mahu diutarakan dan maklumat berkaitan supaya anda tidak perlu membuat panggilan semula
Pastikan semua pertanyaan disuarakan dengan berhemah. Sebaik baiknya mulakan pertanyaan dengan gelaran yang baik seperti encik, puan atau Datuk sekiranya penerima panggilan mempunyai gelaran itu
Menjawab Panggilan
Apabila telefon berdering tekan butang hijau
47
Jawab dengan berhemah dan dengar dengan teliti apa yang disampaikan oleh pemanggil
Sekiranya pemanggil ingin bercakap dengan orang yang berkenaan, meminta untuk pemanggil menunggu seketika.
Cara Pengendalian
Butang “volume control”memperlahankan atau menambah kelantangan bunyi telefon
Butang “flash”- mengakhiri percakapan telefon lalu membuat panggilan baru tanpa memutus line
Butang “redial”- mendial ulang panggilan keluar yang terakhir secara automatik
4.3.4 KESIMPULAN
Penggunaan telefon ini banyak mengajar pelatih tentang cara-cara berkomunikasi dengan betul dan cara-cara menjawab panggilan telefon dengan baik dan sopan. Pelajar juga dapat belajar cara menggunakan telefon dengan betul dan baik. Bersopan santun adalah penting dalam keberkesanan perbuatan menerusi telefon. Oleh itu, kita haruslah sedaya upaya mengelak dari melakukan sebarang kesalahan serta kekasaran semasa berkomunikasi dengan pelanggan semasa membuat atau menjawab panggilan telefon kerana ianya melambangkan identiti sesebuah syarikat atau organisasi. 48
4.4
SISTEM PEMFAILAN
Sistem pemfailan sangat penting dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan dan pengurusan yang teliti dan sistematik ke atas fail-fail yang membawa kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah penting, maka tanggungjawab setiap staf di Sime Darby Industrial Sdn Bhd akan mengendalikan dokumen tersebut ke dalam fail.
Fail mempunyai kepentingan seperti;
i.
Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang diperlukan.
ii.
Pengguna dapat menggunakan segala maklumat yang telah direkodkan dalam tempoh masa yang panjang.
iii.
Sebagai bahan rujukan
iv.
Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan
v.
Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam keadaan yang pantas, mudah dan selamat.
Faktor-faktor yang terbaik boleh diambil kira seperti;-
i.
Boleh diubah suai
ii.
Boleh dikemaskini
iii.
Kesamaan
iv.
Penjimatan kos
v.
Penyelarasan dan kawalan
vi.
Mudah dikesan atau dicari
49
4.4.1 KELEBIHAN SISTEM PEMFAILAN
Sistem pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya. Antara kelebihan tersebut adalah;
i.
Mempertingkatkan kualiti pentadbiran jabatan dengan memberikan semua tumpuan terhadap proses pendokumentasian pengurusan maklumat, sistem fail dan penyimpanan rekod.
ii.
Mendapatkan pengetahuan bagi menyediakan sebuah buku panduan / buku manual pengurusan fail dan rekod.
iii.
Dapat menguruskan sistem pelaksaan fail secara sistematik dan konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.
iv.
Dapat melicinkan operasi sebuah syarikat
4.4.2 PERALATAN / DOKUMEN YANG DIGUNA PAKAI
a. Rak Fail
Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokumen sama ada firma ataupun pelanggan . pada rak fail dilekatkan label mengikut abjad dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail pekerja, fail Job Description dan sebagainya.
b. Alat Penebuk Lubang
Alat penebuk lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa membuat proses pemfailan.
c. “Plastic Fastener”
Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah memperkemaskan dokumen dan surat.
50
d. Klip
Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepil dokumen-dokumen di Sime Darby Industrial.
e. “Stapler” Terdapat dua jenis stapler diguna pakai iaitu stapler besar dan stapler kecil. Sekiranya dokumen yang hendak di stapler kan tebal dan banyak, perlulah menggunakan stapler yang bersaiz besar.
4.4.3
PEMFAILAN MENGIKUT TARIKH DAN KRONOLOGI
Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu kaedah yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut tarikh seperti yang tercatat di dalam surat yang diterima. Hal ini bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu, manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun di bahagian atas sekali di dalam fail .
4.4.4
PEMFAILAN MENGIKUT TAJUK ATAU PERKARA
Dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-perkara berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang telah dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, dan lain-lain lagi. Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala maklumat dan dokumen yang berkaitan dapat dikumpulkan bagi mendapatkan rujukan yang mudah dan cepat.
4.4.5 PEMFAILAN MENGIKUT JENIS DOKUMEN
Setiap dokumen yang diterima daripada pelanggan akan disertakan dokumen data syarikat pelanggan tersebut. Ini memudahkan kerja bagi pihak pengurusan sumber manusia dalam proses pemfailan. Antara data dan dokumen pelanggan ialah:-
51
i.
OAC (Order Acceptance Checklist)
ii.
Tax Invoice
iii.
Delivery Records
iv.
MI NO 2017 / 2018
v.
4.4.6
i.
Purchase Order
PROSES PEMFAILAN
Menyusun Dokumen Pelanggan Setiap dokumen pelanggan seperti Pesanan Pembelian, Sebut Harga, Kos,
Pengesahan Pesanan Pembelian, Penerimaan Pesanan Pembelian, OAC (Order Acceptance Checklist), Ta yang diterima daripada pelangan akan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan nombor syarikat pelanggan tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah membuat penyemakan dan penyusunan mengikut jenis dokumen.
ii.
Menyusun ‘Tax Invoice’ ‘Tax Invoice’ yang diterima daripada pihak Jabatan Kewangan perlu disemak
terlebih dahulu sebelum disusun mengikut tarikh dan nombor pesanan pembelian yang dinyatakan dalam dokumen tersebut. Proses kerja adalah membuat penyemakan dan menyusun ‘tax invoice’ tersebut di dalam ‘tray’ yang disediakan dan dilabelkan mengikut bulan dan tahun.
4.4.7
MEMASUKKAN SEGALA DOKUMEN KE DALAM FAIL YANG
BERSESUAIAN DAN TEMPAT FAIL DISIMPAN.
Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses menebuk lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir dalam sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak simpanan fail.
4.4.8
PENGISIAN BORANG
Terdapat beberapa jenis borang yang disediakan mengikut kategori yang ingin dipohon. Ia memudahkan kerja bagi pihak pengurusan dan pentadbiran Foxboro untuk 52
proses pengasingan borang dan tindakan yang akan diambil serta borang-borang yang disediakan mempunyai format yang tersendiri. Antara borang yang disediakan adalah seperti:-
i.
Borang Permohonan Cuti
Borang ini adalah untuk pekerja – pekerja yang ingin memohon cuti. Butiran-butiran hendaklah diisi mengikut terma dan syarat.
ii.
Borang kelulusan bayaran balik rawatan klinik bukan panel
Borang ini adalah borang bayaran balik atau dikenali sebagai ‘Claim’ untuk pekerja-pekerja yang mendapatkan rawatan bukan panel dari pihak Foxboro.
iii.
Borang permohonan peralatan komputer
Borang ini adalah bertujuan untuk memohon barangan komputer yang telah habis atau sesutu kerosakan. Contohnya, sekirangan ubat dakwat komputer telah habis, haruslah mengisi borang berikut dan hantar kepada pihak IT untuk tindakan selanjutnya.
iv.
Borang permohonan alat tulis/Bahan pencetak/kertas
Borang ini adalah bertujuan untuk memohon barang peralatan pejabat seperti alat tulis, bahan bercetak atau kertas yang sudah habis.
v.
Borang memohon kenderaan untuk urusan rasmi
Borang ini adalah bertujuan untuk memohon kenderaan pejabat sekiranya staf-staf mempunyai urusan kerja diluar pejabat.
53
vi.
Borang permohonan penempahan tiket kapal terbang bagi urusan kerja staf
Sekiranya staf-staf mempunyai urusan kerja yang memerlukan mereka untuk memendekkan perjalanan, borang ini perlu diisi dan dihantar ke unit pentadbiran sekurangnya seminggu sebelum untuk memudahkan proses t iket kapal terbang.
vii.
Borang kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu kerja di bawah perintah AM 5 Bab 6
Borang ini bertujuan untuk pekerja yang mempunyai urusan peribadi yang tidak dapat dielakkan sekiranya tempoh pegawai meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja melebihi 4 jam atau separuh daripada waktu bekerja sehari yang ditetapkan pada hari tersebut, maka pegawai dikehendaki mengambil cuti rehat atau cuti lain yang berkelayakan.
4.5 PROSES KERJA YANG DILAKUKAN
4.5.1
Rajah 4.1
Menyemak emel dengan menggunakan Microsoft Outlook
Microsoft Outlook 54
Microsoft Office Outlook adalah aplikasi pengurusan maklumat peribadi Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya digunakan untuk menghantar dan membaca mel elektronik (e-mel). Walau bagaimanapun, aplikasi ini juga mempunyai fungsi-fungsi seperti nota, jurnal, jadual kerja dan kalendar. Microsoft Outlook boleh menyediakan akses peti mel, kalendar, dan jadual yang dikongsi apabila digabungkan dengan Microsoft Exchange Server . Pelatih menggunakan aplikasi Microsoft Outlook ini adalah untuk menyemak dan membaca emel secara offline, mengirim emel dengan cepat, melakukan penjadualan, membuat dan mengurus buku alamat dan sebagainya.
i.
On komputer riba.
ii.
Click Microsoft Outlook.
iii.
Click ‘Send / Receive ( All Folders)’ untuk menyemak emel yang masuk.
4.5.2
Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
Purchase Order atau pesanan pembelian adalah dokumen komersial dan tawaran rasmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, yang menunjukkan jenis, kuantiti, dan harga yang dipersetujui bagi produk atau perkhidmatan. Ia digunakan untuk mengawal pembelian produk dan perkhidmatan daripada pembekal luaran.
Rajah 4.2
Contoh ‘Purchase Order’ yang diterima daripada pelanggan melalui emel. 55
i.
‘Purchase Order’ diterima daripada pelanggan melalui emel di Microsoft Outlook.
ii.
Save ‘Purchase Order’ ke dalam server mengikut nombor rujukan Quotation.
Rajah 4.3 Contoh fail-fail nombor rujukan Quotation yang terletak di dalam server .
iii.
Selepas save, cetak dokumen Purchase Order bersama dokumen Quotation dan Costing yang berada di dalam fail no rujukan Quotation yang berkenaan.
56
Rajah 4.4 Contoh dokumen pesanan pembelian yang diterima daripada pelanggan.
Rajah 4.5 Contoh dokumen Quotation.
57
Rajah 4.6 Contoh dokumen Costing .
iv.
Menyediakan Purchase Acknowledgement dan Purchase Acceptance untuk Purchase Order yang diterima daripada pelanggan untuk mengesahkan pembelian.
Rajah 4.7 Contoh Purchase Order Acknowledgement.
58
Rajah 4.8 Contoh Purchase Order Acceptance.
v.
Save dan print dokumen Purchase Order Acknowledgement dan Purchase Order Acceptance.
vi.
Letakkan di dalam fail untuk mendapatkan tandatangan daripada Sales Engineer, Proposal Engineer dan Head Of Department.
59
Rajah 4.9 Fail-fail yang disediakan untuk memudahkan untuk mendapatkan tandatangan.
vii.
Merekod data pesanan pembelian pelanggan dalam Microsoft Excel (MI
ORDE R 2018)
60
Rajah 4.10 Data-data Purchase Order yang diterima direkodkan ke dalam MI Order 2018.
4.5.3
Menyediakan Purchase Requisition.
Dokumen ini dihasilkan oleh jabatan pengguna atau kakitangan stor untuk memberitahu pembelian barang-barang yang perlu dibeli, kuantiti mereka, dan jangka masa. Ia juga mungkin mengandungi kebenaran untuk meneruskan pembelian. Dokumen ini juga dipanggil permintaan pembelian atau permintaan (requisition).
61
Rajah 4.11 Proses menyediakan Pur chase Requisition.
(i)
(ii)
62
(iii)
(iv)
63
(v)
(vi)
64
i.
Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak Ita daripada Jabatan Kewangan untuk request MI Number .
ii.
Apabila pihak Jabatan Kewangan menghantar emel ‘done’ menandakan MI No sudah dibuka, permintaan pesanan pembelian boleh disediakan menggunakan komputer di Admin Common Area.
iii.
Pilih software “Timberline” untuk menyediakan ‘Purchase Requisition’ , masukkan username dan password , kemudian log on.
iv. v.
Click ‘Tasks’ dan click ‘Enter Requisitions’. Isi ‘form’ tersebut dengan menggunakan maklumat daripada Purchase Order , Quotation dan Costing .
vi.
Apabila selesai mengisi maklumat yang diperlukan di ruang kosong, cetak ‘form’ ini dan pastikan ‘review’ sebelum cetak.
vii.
Apabila sudah mencetak borang permintaan pesanan pembelian ini, haruslah mendapatkan tandatangan daripada ‘Sales Engineer’ , ‘Finance Manager’ sebelum dihantar kepada ‘Supply Chain Management’ untuk
‘enter order’ . viii. ix.
Menghantar dan mencetak emel pembelian pelanggan. Apabila sudah menghantar dokumen-dokumen pesanan pembelian ( Purchase Requisition, Purchase Order, Quotation, Costing ), haruslah menghantar ‘acceptance of order’ kepada pelanggan melalui emel dan mencetak emel tersebut untuk dimasukkan ke dalam fail ‘delivery records’ untuk dijadikan rekod pembelian.
4.5.4
Menghantar ‘ Acceptance of Order’ kepada pelanggan melalui emel.
Acceptance of Order adalah permintaan yang disahkan oleh satu pihak kepada yang lain untuk membeli, menjual, menghantar, atau menerima barang atau perkhidmatan di bawah terma dan syarat tertentu. Apabila diterima oleh pihak penerima, suatu perintah menjadi kontrak yang mengikat secara sah.
65
Rajah 4.12
Contoh acceptance of order yang dihantar kepada pelanggan melalui emel.
i. ii.
Buka Microsoft Outlook. Click New Email .
iii.
Isi alamat emel pelanggan pada ruangan ‘To’.
iv.
Isi alamat-alamat emel staf ‘Field and Devices’ pada ruangan ‘Cc’.
v. vi.
Isi Purchase Order No pelanggan pada ruangan subjek. Attach dokumen Purchase Order Acknowledgement dan Purchase Order Acceptance yang sudah ditandatangani.
vii.
Isi detail tentang Purchase Order yang diterima daripada pelanggan.
viii.
4.5.5
‘Click’ send .
Menyediakan Credit Note I nstructions.
Credit Note I nstructions atau memorandum kredit (memo) adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Nota kredit bertindak sebagai dokumen Sumber untuk jurnal Semula Jualan. Dalam erti kata lain, nota kredit adalah bukti pengurangan dalam jualan.Ia juga boleh menjadi dokumen dari bank kepada
66
pendeposit untuk menunjukkan baki pendeposit sedang dalam keadaan selain daripada deposit, seperti pengumpulan oleh bank nota pendeposit yang dapat diterima.
Rajah 4.13
Contoh dokumen Credit Note I nstructions.
i.
‘Click’ template Credit Note Instructions yang terdapat dalam server .
ii.
Isi details dengan menggunakan dokumen Purchase Order .
iii.
Print dokumen-dokumen yang berkenaan.
iv.
Attach dokumen-dokumen yang berkenaan bersama Credit Note Instructions dan hantar kepada Jabatan Kewangan untuk proses seterusnya.
4.5.6
Menyediakan Billing I nstructions.
Billing instructions atau arahan pengebilan adalah pembayaran digunakan untuk memaparkan kaedah pembayaran untuk tempahan bagi kakitangan meja depan, jur uwang dan lain-lain. Arahan penagihan yang jelas yang jelas akan membantu kedua-dua kakitangan meja depan melakukan penyelesaian yang tepat kepada tetamu pada waktu check out dan untuk mengelakkan pertikaian selanjutnya nanti.
67
Rajah 4.14
Contoh dokumen Billing I nstructions.
i.
‘Click’ template Billing Instructions yang terdapat dalam server .
ii.
Isi details dengan menggunakan dokumen Purchase Order .
iii.
Print dokumen-dokumen yang berkenaan.
iv.
Attach dokumen-dokumen yang berkenaan bersama Billing Instructions dan hantar kepada Jabatan Kewangan untuk proses seterusnya.
4.5.7
Menolak permintaan Quotation pelanggan melalui emel .
Quotation atau sebut harga pelanggan adalah penyata janji rasmi (dikemukakan biasanya sebagai tindak balas kepada permintaan sebut harga) oleh pembekal berpotensi untuk membekalkan barang atau perkhidmatan yang diperlukan oleh pembeli, pada harga tertentu, dan dalam tempoh tertentu. Sebut harga juga boleh mengandungi syarat jualan dan pembayaran, dan jaminan. Penerimaan sebut harga oleh pembeli merupakan perjanjian yang mengikat kedua-dua pihak. Pelatih akan menjalankan tugas ini sekiranya Proposal Engineer mengarahkan untuk menolak permintaan quotation tersebut kepada pelanggan melalui emel.
68
Rajah 4.15
Contoh arahan emel yang diterima daripada Proposal E ngineer untuk decline quotation.
Rajah 4.16
Contoh emel yang dihantar oleh pelatih kepada pelanggan untuk
decline quotation. i.
Buka Microsoft Outlook.
i.
Click New Email .
69
ii. iii.
Isi alamat emel pelanggan pada ruangan ‘To’. Isi alamat emel Proposal Engineer dan Sales Operator pada ruangan ‘Cc’.
iv.
Isi RFQ ( Request For Quotation) No pelanggan pada ruangan subjek.
v.
Isi detail tentang penolakan permintaan quotation yang diterima daripada pelanggan.
vi.
‘Click’ send .
4.5.8 Membuat pemfailan untuk dokumen OAC (Order Acceptance Checklist). OAC (Order Acceptance Checklist) adalah dokumen yang disediakan oleh pihak Jabatan Kewangan semasa sesebuah pembelian daripada pelanggan sedang diproses. Dokumen yang perlu dikemukakan kepada pihak Jabatan Kewangan untuk menyediakan OAC ini ialah salinan dokumen Purchase Order, Quotation, Costing, Purchase Order Acknowledgement, Purchase Order Acceptance dan dokumen-dokumen yang berkenaan seperti emel daripada pelanggan atau sebagainya. Tugas pemfailan ini akan dilakukan setelah mendapatkan tandatangan daripada Head of Department, Sales Operator dan General Manager.
70
Rajah 4.17
Proses membuat pemfailan dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist).
(i)
(ii) 71
(iii)
(iv)
72
i.
Mengambil dokumen-dokumen OAC yang sudah ditandatangani di bilik General Manager dan sediakan fail OAC dan penebuk lubang.
ii. Menyusun dokumen-dokumen OAC mengikut MI Number . iii. Menebuk semua dokumen OAC. iv. Memasukkan semua dokumen ke dalam fail OAC yang telah disediakan.
4.6 Kesimpulan
Laporan aktiviti ialah sebahagian daripada satu laporan yang sangat berguna untuk masa hadapan kepada pelatih sebagai rujukan. Aktiviti dan tu gasan yang diberikan sangat membantu pelatih dari segi pengalaman dalam menempuh alam pekerjaan yang sebenar. Tugasan yang diberikan juga berkaitan dengan pekerjaan yang sebenar sebagai setiausaha. Ilmu yang diberikan tidak akan disia-siakan malah dapat membantu pelatih menjadi seorang yang berkeyakinan tinggi.
Aktiviti yang ditugaskan oleh pelatih sangat berguna bagi masa depan setiap pelajar. Pelatih pasti memanfaatkan setiap tugasan yang diberikan.
73
BAB 5 DAPATAN DAN CADANGAN
74
BAB 5
DAPATAN DAN CADANGAN
Latihan
industri
penting
kepada
pelajar
sebagai
pelengkap
kepada
penganugerahan sijil atau diploma kepada pelajar selepas menamatkan pengajian mereka. Pelajar dinasihatkan untuk menjalani sesi latihan industri selama tempoh masa satu semester yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik.
Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Foxboro (M) Sdn. Bhd, pelbagai pengetahuan dan pengalaman perlu saya belajar dan ikuti. Walau bagaimanapun, tidak semua sempurna dan terdapat jurang yang boleh diperbaiki supaya kerja dibuat dengan lebih berkesan.
Terlalu banyak yang masih perlu dipelajari pada setiap hari kerana pasti ada situasi yang berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan dengan situasi tersebut. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus merebut peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka dengan pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.
Di samping itu, sikap terbuka dan boleh menerima komen, pendapat mahupun teguran adalah orang lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar untuk memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja. 75
Kursus latihan industri semula jadi bagi setiap pelajar di mana ia boleh membantu dan mendedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi manfaat kepada pelajar itu sendiri. Cadangan yang membina atau idea yang bijak akan mempunyai kesan positif kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju dalam masa depan yang kompetitif.
6.1 JURULATIH ATAU PELAJAR
Terdapat beberapa komen yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar latihan industri dalam pelbagai perkara. Antaranya ialah;
i.
Membuat persediaan yang lengkap dan berkeyakinan tinggi
Sebelum pelatih menjalani latihan industri, tenaga pelajar perlu memastikan bahawa keyakinan yang tinggi boleh dipamerkan semasa latihan industri dengan persediaan sedikit atau peralatan yang diperlukan. Ia juga membantu untuk memberi kesan yang positif kepada syarikat atau firma itu dan boleh memberikan komitmen yang baik untuk latihan di seluruh industri.
ii.
Pemilihan organisasi yang sesuai
Sebelum memulakan latihan industri, pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan memilih organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa pengajian di politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa yang telah dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang konflik bidang masing-masing.
iii.
Keghairahan dan semangat tinggi yang sepatutnya
Setiap pelajar mestilah mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan. Pelajar perlu 75
menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam melakukan aktivitiaktiviti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu belajar dalam bidang baru. Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering berlaku dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada pelanggan, dimarahi pihak atasan dan sebagainya.
6.2 POLITEKNIK
Sebelum memulakan latihan industri, pihak Politeknik akan memberikan pengetahuan dan gambaran kecil kepada pelajar untuk menjalani latihan industri. Walau bagaimanapun, ia masih tidak mencukupi dan perlu diperbaiki oleh pihak Politeknik sendiri supaya pelajar boleh berjaya dalam melengkapkan latihan industri. Antaranya adalah seperti berikut;
i.
Memberi penerangan yang jelas dan gambaran yang sempurna.
Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada objektif dan skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah. Di samping itu, keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa janggal semasa latihan industri mereka. Buku laporan latihan industri sering memberi masalah kepada pelajar-pelajar kerana kurang pendedahan dan penjelasan akan memberi petunjuk kepada penyediaan laporan akhir. Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan industri telah diselesaikan untuk memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan membantu pelajar untuk menyediakan laporan akhir dengan betul.
ii.
Lawati kuliah dan mengkaji untuk latihan industri pelajar
Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri. Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil oleh pelajar. Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar latihan industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk latihan industri. Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi oleh pelajar dan untuk menyediakan jalan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua keadaan. 76
6.3 ORGANISASI (FOXBORO)
FOXBORO merupakan organisasi yang mengikuti perkembangan dan menerima pelajar untuk menjalani latihan industri. Semasa latihan industri, pelajar yang terlibat dalam organisasi mempunyai banyak kerja untuk dipelajari dan pengalaman tersebut akan dibawa ke dalam dunia pekerjaan yang sebenar selepas tamat pengajian. Justeru, terdapat beberapa cadangan yang positif yang boleh digunakan oleh organisasi. Antaranya ialah;
i.
Keperhatian tentang pandangan pelajar
Pihak organisasi boleh mengadakan mesyuarat ringkas dengan pelajar
yang
menjalani latihan industri pada setiap bulan supaya pelajar boleh memberi pendapat tentang kerja-kerja yang telah dilakukan. Di samping itu, pelajar juga boleh mengetahui maklumat lanjut dalam sistem organisasi dan mempelaja ri segala ilmu yang baru kepada mereka. Ia juga akan menutup sistem komunikasi dua hala antara pelajar dan pertubuhan pertubuhan ini boleh memberi banyak faedah kepada kedua-dua belah pihak.
ii.
Teruskan pengambilan pelajar untuk latihan industri
Foxboro (M) Sdn. Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana ia adalah sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan untuk pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani latihan industri dengan betul dan berkesan.
iii.
Pendedahan yang lebih mencabar
Organisasi adalah untuk mendedahkan pelajar bagaimana untuk menguruskan sesebuah organisasi sebagai satu cara untuk berkomunikasi dan berkhidmat kepada pelanggan. Ia juga melatih pelajar untuk berkomunikasi dan bersemuka dengan orang ramai, terutamanya bagi organisasi yang menjalankan perniagaan dan melatih para pelajar bagi memasuki rundingan dan promosi syarikat.
77
BAB 6 KESIMPULAN
78
BAB 6 KESIMPULAN
Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) telah menetapkan semua pelajar Politeknik untuk menjalani latihan industri sebagai syarat sebelum menerima ijazah untuk sijil atau diploma. Latihan industri telah membawa banyak manfaat dan ganjaran kepada setiap pelajar.
Latihan Industri adalah untuk mendedahkan pada para pelajar kepada suasana persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar perlu lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan profesional dalam setiap kes.
Sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah inventori peribadi untuk memperbaiki dunia dalam memahami cabaran perniagaan dan ujian sama ada jatuh atau meningkatkan prestasi sesebuah organisasi.
Sepanjang enam (6) bulan tujuh (7) hari, latihan industri ini bermula dari 25 Oktober 2017 sehingga 13 April 2018 di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd, pelbagai pengetahuan dan pengalaman telah saya perolehi.
Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab untuk aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru yang telah saya pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut;
79
i.
Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan cabaran
ii.
Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan sama ada dengan pelanggan mahupun kakitangan syarikat
iii.
Boleh memahami dan mengkaji sistem pengurusan organisasi yang memerlukan kemahiran yang tinggi
iv.
Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan dengan tingkah laku yang berbeza daripada individu yang berbeza
v.
Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai aset semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia ker ja yang sebenar
vi.
Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat masyarakat sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau pelanggan yang datang berurusan.
Latihan industri telah memberi peluang untuk merasai keadaan mereka sendiri, bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi pembelajaran mereka selama ini.
Di samping itu, Politeknik juga banyak memberi petunjuk dan pengetahuan mengenai latihan industri untuk dilaksanakan dengan betul. Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Politeknik Port Dickson dan syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd lantas untuk menerima kehadiran saya dengan senang hati dan tidak pernah gagal untuk memberi bimbingan dan tunjuk ajar dalam tempoh latihan industri ini.
Setelah tamat dalam latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara berbekalkan pengalaman bekerja dan saya sangat pasti bahawa ia akan berguna di alam pekerjaan sebenar nanti.
Kesimpulannya latihan industri adalah untuk memberi manfaat kepada pelajar nanti kerana ia membekalkan setiap pelajar dengan pengalaman dan pengetahuan yang berguna. Justeru itu, pelajar boleh memberi komitmen yang baik kepada setiap tugas yang diarahkan
dan
mendisiplinkan
diri,
terutamanya
berkumpulan.
80
pekerjaan
yang
melibatkan
Syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd juga memberi banyak sokongan dan dorongan kepada pelajar latihan industri dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar generasi masa depan pelajar kepada aspek-aspek pengurusan pejabat dengan masa depan yang lebih cerah.
Secara keseluruhannya latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada dunia sebenar dan untuk mengajar pelajar menguruskan sebuah organisasi secara sistematik untuk bersaing dengan ekonomi berdaya maju pada masa kini.
81
BAB 7 BIBILIOGRAFI/ RUJUKAN
82
BAB 7 BIBLIOGRAFI / RUJUKAN
Temuramah
1. Puan Kamariah Binti Mohamad. Head Of Sales Operations (4 April 2018) 2. Puan Amy Shazmin Binti Azmir. Senior Project Administrator (4 April 2018) 3. Puan Nadzatul Faten Afeeqa Binti Sairon. Proposal Engineer (4 April 2018) Internet
1. http://www.foxmay.com.my/abt_history.php 2. http://www.picorp.com.my/about-corporate#board 3. https://en.wikipedia.org/wiki/Credit_note 4. https://en.wikipedia.org/wiki/Purchase_order 5. www.businessdictionary.com/definition/purchase-requisition.html Buku
1. Aiena Binti Abdul Shukor. Buku Laporan Latihan Industri Polite knik Sultan Idris Shah. 2. Nurul Amira Binti Mohd Yusof. Politeknik Tuanku Sultanah Bahiyah. 3. Ahmad Shafiq Bin Jamian. Politeknik Muadzam Shah. 83
BAB 8 LAMPIRAN
84
BAB 8
LAMPIRAN
8.1
BANGUNAN MERCU PICORP
85
8.2
LOBI MERCU PICORP
R ecep ceptioni tionist st di Lobi, Mercu Picorp
Ruang menunggu di Lobi, Mercu Picorp
86
8.3
PEJABAT FOXBORO (M) SDN. BHD.
Pintu hadapan pejabat Foxboro
Suasana di dalam Foxboro
ner al M anager nager Foxboro Bilik G ener Foxboro
Open Open Ar A r ea di Tingkat 1
87
8.4
ANTARA JABATAN DALAM MERCU PICORP
JABATAN SUMBER MANUSIA
JABATAN KEWANGAN
88
8.5
BILIK GERAKAN DI MERCU PICORP
Store Room di Tingkat 1
Server Room di Tingkat 1
Activity Room di Ground F loor
War Room di Tingkat 1
89