Capítulo 1: Implementación e Instalación de Office Antes de comenzar, debo confesarles que, si no tienen demasiada ex periencia con implementación de Office, este capítulo será un verdadero dolor de cabeza. Y esto es cierto, ya que la instalación de Office 2016 es un poco diferente a las típicas instalaciones donde hace doble clic en Setup.ex e y luego clic en Siguiente, siguiente, siguiente. Si usted no pretende ser un ex perto en instalación de Office, entonces le recomendaría que pase directamente al capítulo 2 dónde ya comenzamos a trabajar con las características del programa. Si usted quiere aprender a instalar Office para implementarlo en su laboratorio de pruebas, entonces lea atentamente este capítulo, si cree que ya tiene un ligero dolor de cabeza, una aspirina no le caería mal.
Elegir la versión de Office adecuada Es posible que al leer la palabra versión usted haya pensado en Office 2010, Office 2013 u Office 2016. Pero en este caso nos referimos a las versiones de 32bits o las de 64bits. A partir de la versión de Office 2010, Microsoft ha sacado estas dos versiones y cada una de ellas presenta ventajas y desventajas. Por lo tanto, en este apartado, usted conocerá las diferencias entre ambas versiones. Las versiones de 32 bits y 64 bits no son compatibles entre sí, por ello no puede instalar ambas versiones en el mismo equipo. Si tiene dos versiones de Office, debe elegir alguna de ellas. La versión de 32 bits de Office trabaja bien con Windows de 32 bits y de 64 bits. Si trabaja con datos ex tremadamente pesados (es decir, al tamaño del archivo), como es el caso de una empresa multinacional que trabaja con libros de Ex cel que requieren cálculos complejos, la versión de 64 bits será la mejor opción. La versión de 64 bits tiene ciertas ventajas para ciertos tipos de trabajo, pero se recomienda usar la versión de 32 bits ya que es compatible con muchas herramientas y aplicaciones de terceros. Por ejemplo, algunas declaraciones en VBA o las bases de datos compiladas como las MDE o ACCDE no trabajan correctamente.
Requisitos del sistema Cuando nos referimos a requisitos del sistema estamos hablando del hardware y software básico que necesita un equipo para ejecutar las aplicaciones de Office. Estos requisitos son necesarios para la instalación, pero si quiere tener una ex periencia mucho más productiva con sus aplicaciones de Office, procure agregar más de lo que se pide en los requisitos mínimos. A continuación mencionaré los requisitos mínimos del sistema que está recomendado por Microsoft a través de su sitio de technet microsoft.com. Componente
Requisitos de Office 2013
Equipo y procesador
Un procesador de 32bits o de 64bits de al menos 1GHz o mucho más rápido.
Memoria (RAM)
Para 32 bits al menos 1GB de RAM, para 64 bits utilice 2GB.
Disco Duro
Solamente 3GB de espacio disponible en disco.
Pantalla
Para la aceleración de hardware de gráficos se necesita al menos una tarjeta gráfica DirectX 10 y una resolución de 1024 X 576 o superior.
Sistema Operativo
Office puede instalarse sin ningún problema en sistemas operativos Windows de 32 bits o 64 bits. Si tiene Office de 32 este puede ser instalado en Windows de 32 bits y Windows de 64 bits. Si tiene Office de 64 bits este solo puede ser instalado en Windows de 64 bits.
Ex plorador
Internet Ex plorer 8, 9, 10 u 11. Mozilla Firefox , Safari 5 y también Google Chrome 17 o superior.
Multitáctil
Los dispositivos táctiles deben utilizar una función multitáctil ya que Office está
adaptado para trabajar en ese tipo de pantallas. Tenga en cuenta que no es necesario esta característica porque puede usar el mouse y el teclado sin problemas.
Aplicaciones de Office extintas En el mundo de la informática también podemos encontrar la palabra extinción que se da a las aplicaciones que han desaparecido por uno u otro motivo. Microsoft Office no ha sido la ex cepción; han ex istido programas que tuvieron un muy buen enfoque productivo pero que no llegaron a ser tan populares como para quedarse hasta nuestros días. Aquí una lista de los programas de Office que desaparecieron y que especialmente siento mucha nostalgia: Fr ontPage: Fue uno de los programas más usados en su tiempo para la creación y diseño de páginas web. Al igual que muchos usuarios, particularmente yo también creía que su código HTML que era creado tras bambalinas era un poco descuidado. La versión de despedida fue en Microsoft Office 2003 donde vimos trabajar a FrontPage por última vez. Lamentablemente debido a que su competidor Dreamweaver ganó el terreno de las páginas Web, FrontPage se ex tinguió y dio paso a dos nuevos productos, SharePoint Designer y la evolución directa llamada Ex pression Web.
versatilidad a PowerPoint ya que los usuarios siempre pedían una forma de grabar sus presentaciones en vídeo. Pero Producer no era solamente eso, tenía una función para capturar pantalla en vídeo con el cual podías realizar tus vídeos tutoriales, era una ex celente alternativa incorporada a la suite. Este programa no llegó a evolucionar de forma directa.
Cómo descargar Office 2016 Office 2016 es una versión aún en desarrollo pero filtrada en internet. Esto quiere decir que para probar Office usted debe descargarlo de una de las páginas que encontrará en la Web haciendo una búsqueda paciente. Cuando me refiero a que es una búsqueda paciente es porque muchos de los enlaces han sido eliminados ya que se trata de una versión no autorizada por Microsoft. Para que puedas descargar Office 2016 y probarlo por tu cuenta, usa el siguiente enlace: http://www.newdown.org/software-list/microsoft-office-pro-plus-2016-v-16-0-30301018-x 86-x 64-beta-iso 4pqet html Nota: Antes de instalar Office 2016 en tu equipo recuerda que es una versión de prueba y que no está completamente terminada. Para evitar problemas con tus archivos, procura instalar Office 2016 en un sistema virtualizado usando por ejemplo VMWARE.
Instalando Office 2016 La versión filtrada de Office 2016 tiene una forma diferente de instalación. No es el típico doble clic sobre Setup y luego Siguiente, Siguiente, Siguiente. Si has descargado Office 2016 este llegará en un archivo ISO y a partir de ahí usted tendrá que instalarlo. A continuación aprenderá los pasos necesarios para comenzar el proceso “ desatendido” de instalación de Office 2016. Para este ejercicio usted deberá crear una carpeta en el escritorio llamado Office 2016. El nombre de la carpeta no necesariamente tiene que ser el mismo, solo lo usaremos para este ejercicio. Además, deberá tener instalado un descompresor de ISO, en especial yo uso Winrar. 1. Clic derecho encima de su archivo ISO de Office 2016 y seleccione Ex traer ficheros…
Capítulo 2: Empezando con Office 2016 En nuestros días, todo el mundo utiliza la tecnología para laborar de manera eficiente. Ex isten diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseños espectaculares y retocar imágenes, pero en la oficina, la mejor solución, es Office. Con los clásicos Word, Ex cel, PowerPoint y Outlook, Office 2016 sigue apostando por Access, Publisher, OneNote y Lync. La única baja para esta nueva versión es InfoPath Designer e InfoPath Filler. En cuanto a su interfaz, Office 2016 llega preparado para dispositivos táctiles, es decir, los botones son ampliados para permitir el fácil uso de sus dedos en las pantallas. Prácticamente Office 2016 sigue funcionando igual que sus versiones anteriores, Office 2010 y Office 2013. Solo que Microsoft ha anunciado que Office pasa a ser completamente funcional en la nube y estará sincronizado fácilmente a Office 365 y Office Mobile. En este capítulo usted empezará a utilizar algunas características esenciales en Office. Iniciará sesión con su cuenta Microsoft, guardará y abrirá archivos, y se familiarizará con la interfaz de usuario.
Iniciar una aplicación de Office 2013 Como toda aplicación, esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie la unidad. Al instalarse, podrá encontrar un acceso directo al programa desde el menú Inicio o desde los mosaicos en Windows 8.1. Nota: En este libro se está utilizado Windows 10 como base para las capturas de las ventanas de Office.
Para ingresar a algún programa de Office 2016 o versiones anteriores siga estos pasos: En Windows 10: 1. Haga clic en el botón Iniciar. 2. Señale Todos los programas. 3. Haga clic en Microsoft Office. 4. Clic en algún programa de Office 2016.
En Windows 8.1: 1. Desplácese por los mosaicos en la ventana de Inicio. 2. Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.
La interfaz de Office 2013 Todos los programas de Office 2016 presentan casi la misma estructura y el diseño de sus ventanas. Todos tienen la famosa Cinta de opciones que desde Office 2010 se había decidido implementar. En la versión de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Ex cel, Access, PowerPoint y parte de Outlook. Nota: Todas las ventanas capturadas en este libro están a una resolución de 1280 X 800 y se utiliza Windows 10 como sistema operativo, quizá algunas pantallas no se parezcan a las suyas.
Título del documento Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook), dirija su vista al título del documento ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no solo encontrará el nombre del archivo, también podrá ver el nombre del programa utilizado.
La Barra de herramientas de acceso rápido
En Office 2016 aún ex iste una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes para trabajar con los archivos, llamada Acceso r ápido. Esta Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra a la izquierda del título del documento y en programas como Word, Ex cel entre otros, presenta cuatro botones clásicos (Guardar, Deshacer, Rehacer/Repetir y Modo Toque / mouse).| A la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra una flecha de nombre Customize Quick Access Toolbar (Per sonalizar bar r a de her r amientas de acceso r ápido.) Al hacer clic en esta flecha se muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto bueno (Checking) nos indica que están activos y por lo tanto se muestran en la barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.
superíndice y otras relacionadas con las fuentes.
Utilizar el teclado para trabajar con la Cinta de opciones Si prefiere usar el teclado en lugar del mouse (ratón) o sus dedos, los programas que utilizan la cinta de opciones en Microsoft Office proporcionan accesos directos de teclado para permitirle realizar tareas rápidamente sin usar el mouse. Obtener acceso a cualquier comando Las teclas de acceso proporcionan un medio para usar un comando rápidamente presionando unas pocas teclas, sin importar dónde se encuentre en el programa. Todos los comandos de un programa de la cinta de opciones permiten el acceso mediante una tecla de acceso. Puede llegar a la mayoría de los comandos usando de dos a cuatro pulsaciones. 1. Presione y suelte la tecla ALT. Se muestran unas etiquetas con letras2. Presione la letra que aparece en las etiquetas para activar alguna opción. En mi caso pulsaré la tecla N. 3. La ficha Insertar (Insert) se ha activado y ahora puede pulsar alguna letra para activar el comando que quiera. En mi caso pulsaré la tecla P.
Iniciar sesión en Office Una de las nuevas características que apareció en Office 2013 fue el de iniciar sesión con su cuenta Microsoft en Office. ¿Por qué debería iniciar sesión en Office 2016? Aunque simplemente puede usar Office sin ningún problema, el inicio de sesión ayuda a obtener una comunicación entre todos sus servicios Microsoft. Puedes usar una cuenta de Microsoft y obtener acceso a sus carpetas creadas en OneDrive con Office Web Apps. También, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e información con los compañeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesión. Solo basta con iniciar sesión en alguno de los programas de Office para que todas las demás aplicaciones queden con el inicio de sesión activado. Para iniciar sesión siga estos pasos: 1. Clic en la ficha Archivo (File) y seleccione Cuenta (Account). 2. Clic en el botón Iniciar sesión (Sign In). 3. En la ventana Iniciar sesión, agregue su correo electrónico de su cuenta Microsoft y clic en Siguiente (Nex t).
Guardar archivos Casi todas las aplicaciones de Office 2016 tienen el mismo método para guardar un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, después de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo (File), en esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guar dar y Guar dar como.
Guardar un archivo por primera vez Cada vez que tengas la sensación de que has hecho algo muy importante en tu documento y no quieres perderlo porque no te gustaría empezar de nuevo, es ahí donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido eléctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la información escrita. Si utilizamos una portátil las posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, así que no dude en guardar cada cierto momento sus archivos. Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deberá agregarle un nombre que identifique al contenido y deberá elegir una carpeta donde será almacenada. Esto es posible cuando se abre el cuadro de diálogo Guar dar como. Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Guardar (Save). 3. Seleccione una opción de ubicación, OneDr ive, dentr o del equipo o Agr egar un sitio de Shar ePoint. En este caso elegiré Equipo (Computer).
Office Web Apps Una de las novedades que posee Office, es que puede almacenar sus documentos en OneDrive. OneDrive es un espacio de almacenamiento virtual que pertenece al servicio de Microsoft. Una de las ventajas de almacenar un documento en OneDrive es que sus archivos estarán disponibles cuando quiera y en donde quiera, solo basta tener una conex ión a Internet. También puede sacar ventaja utilizando Office Web Apps, que incluye a Word, Ex cel, PowerPoint y OneNote en línea. Las aplicaciones en línea indican que usted tendrá, por ejemplo, a Word desde Internet y podrá editar su documento; de esta manera, no es necesario que la aplicación esté instalado en un equipo. Nota: Para guardar en OneDrive necesita de una cuenta de Microsoft.
Siga estos pasos para guardar un archivo en Office Web Apps. 1. Clic en la ficha Archivo y seleccione Guar dar como. 2. Haga clic en OneDrive de Handz Valentin (Tu cuenta de usuario) 3. Haga clic en alguna carpeta de OneDrive.
Abrir archivos Puede volver a abrir un archivo guardado para continuar con su trabajo o realizar algunos cambios en el mismo. El cuadro de diálogo Abrir es la ventana en donde podrá navegar por las diversas carpetas y encontrar el archivo requerido. 1. Haga clic en la ficha Ar chivo. 2. Haga clic en Abr ir (Open). 3. Seleccione algún directorio en especial. En este caso, seleccione Equipo (Computer). 4. Haga clic algún directorio o haga clic en Ex aminar (Browse).
Cerrar un archivo Puede estar trabajando con varios archivos a la vez en un mismo programa; pero si ya terminó con una, lo mejor es cerrarla. No confunda Cerrar un archivo con salir de una aplicación. El comando Cerrar se aplica a al archivo, esto indica que la aplicación seguirá abierta. Para cerrar una presentación siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Ar chivo. 2. En la BackStage, haga clic en Cer r ar . 3. Si no ha guardado su archivo, aparecerá un mensaje indicándole que guarde su archivo, elije Sí para guardarlo o No para que el archivo se cierre.
Crear un nuevo archivo Puede crear archivos nuevos desde la vista BackStage, generalmente la gran mayoría de programas de Office utiliza la misma forma de crear nuevos archivos. Cuando abre una aplicación en Office aparecerá una lista de plantillas que podrá elegir para comenzar un documento. Si ya empezó antes con un documento, entonces siga estos pasos para crear uno nuevo: 1. Clic en la ficha Archivo y clic en Nuevo (New). 2. En Plantillas y temas disponibles, haga clic en un documento en blanco o una plantilla predefinida. 3. Si ha elegido una plantilla predefinida, entonces luego tendrá que hacer clic en Crear.
Manejar la herramienta Versiones En anteriores versiones de Office ex istían las versiones; que son diferentes estados del documento guardados en el mismo archivo. Por ejemplo, podíamos tener una versión guardada a las 10:30 am y otra versión a las 5:00 pm, cada versión tenía su estado de avance del documento y por lo tanto eran diferentes. En Office 2007 el control de versiones se suprime; pero en Office 2010, las versiones vuelven a aparecer con un estilo más sencillo y se mantienen en esta nueva versión. Para que el control de versiones esté disponible, debe asegurarse que la opción Conser var el ultimo ar chivo autor r ecuper ado cuando se cier r a sin guar dar esté activa. Esta última opción se encuentra en la ventana Opciones de alguna aplicación, dentro de Guardar; puede ver la opción en la siguiente imagen.
2. Haga clic en Información (Info) o verifique que esté activo. 3. En Versiones (Versions), haga clic en alguna versión autoguardada. Si desea eliminar las versiones o recuperar las versiones de borrador, haga clic en Administrar versiones.
Capítulo 3: Trabajando con los textos
Todas las aplicaciones de Office manejan el tex to casi de la misma manera. Simplemente escriba y luego aplique los formatos de siempre como Negrita, Cursiva o Color de tex to. Otras de las cosas que gran parte de las aplicaciones comparte son la corrección ortográfica y la inserción de símbolos y caracteres. En este capítulo usted aprenderá a trabajar con los tex tos en Office 2016, aplicará formatos de tex to y párrafo y además corregirá la ortografía.
Eliminar texto Para eliminar una gran cantidad de tex to de una sola vez, seleccione el tex to que desee eliminar y pulse la tecla Suprimir (Supr o Del en inglés). A propósito, puede matar dos pájaros de un solo tiro seleccionando el tex to y escribiendo a la misma vez. El tex to que usted escriba toma el lugar y a la vez elimina el tex to seleccionado.
Cambiar el texto Todos los programas de Office trabajan con tex to, algunos más que otros, como por ejemplo Word, PowerPoint y Publisher. Que los tex tos se vean como realmente queremos, está determinado por el tipo de fuente, su tamaño, el color, los efectos de tex to, los estilos entre otros. Incluso, si utiliza Ex cel, Access o Outlook, el tex to también importa mucho, ya que determina si su archivo es fácil de leer y comprender. Una fuente es una colección de letras, números y símbolos en un tipo de letra en particular, incluyendo las variaciones de Cursiva y Negrita. Las fuente tienen nombres especiales y algunos de los mismos tienen muchos años de antigüedad (por no decir siglos). La mayoría de ordenadores llegan con estas fuentes: Arial, Tahoma, Times New Roman y Verdana. Por defecto, Office a menudo aplica las fuentes Calibrí y Cambría para los tex tos. Los estilos de fuente incluyen Negrita, Cursiva y Subrayado. Por convención, los encabezados están en Negrita. Se utiliza Cursiva para enfatizar y marcar las palabras ex tranjeras (o ex trañas) en el tex to. Office proporciona un número de efectos de tex to. Los efectos de tex to, también conocidos como atributos, incluyen Tachados y Superíndices.
Para quitar un subrayado, basta con hacer clic nuevamente en el botón Subrayado. Si se encuentra en el cuadro de diálogo Fuente, elige el estilo de subrayado Ninguno (None).
Poner en mayúsculas cada palabr a (Capitalize Each Wor d)
La primera letra de cada palabra se encuentra en mayúscula.
Fiestas Patrias Es En Enero.
Alter nar MAY/min (tOGGLE cASE)
Cambia a mayúscula si un tex to está en minúscula y viceversa.
fIESTAS pATRIAS eS eN eNERO
También puede cambiar tipos pulsando Mayus + F3. Con ello puede cambiar de minúscula a tipo oración y luego a mayúscula, y así repetidas veces.
Insertar Símbolos y caracteres extraños En el mundo de la informática y los idiomas ex isten diversos símbolos y caracteres ex traños, pero lo bueno es que en los programas de Office, se pueden insertar sin ningún problema. Los símbolos son pequeñas figuras mientras que los caracteres ex traños son letras en otros idiomas (para ahorrarnos palabras, son ex traños y punto) y que son tratados como tex tos, es decir, que pueden cambiar su tamaño, su color y otros atributos, pero cuidado con cambiar la fuente, ya que estos símbolos y caracteres ex traños dependen mucho de las fuentes que elijas. Para insertar un símbolo o carácter ex traño, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Tex to en Publisher, haga clic en Símbolos (Symbols). 3. Luego clic en Más símbolos (Mor e Symbols). 4. 5. 6.
En el cuadro de diálogo Símbolo, en Fuente, puede elegir Wingdings (1, 2 y 3) para elegir un símbolo u otra fuente si desea un carácter ex traño. debajo del cuadro de Fuente, haga clic en un símbolo o carácter ex traño. Haga clic en Insertar.
Corregir la Ortografía y Gramática ¡Equibocarse! al escribir un tex to es parte de todos los días, no creo haber conocido personas que no se hayan equivocado en una letra, una tilde, etc. Afortunadamente, Office siempre nos ha acompañado en estos malos ratos, con su herramienta de Ortografía y Gramática. Para activar el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Revisar (Review). 2. En el grupo Revisión (Proofing), haga clic en Ortografía y gramática (Spelling & Grammar) o en el comando Ortografía para PowerPoint, Ex cel, Publisher y otros. Cuando se activa el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, automáticamente buscará algún tex to que esté mal escrito o que le falte algo, por ejemplo una tilde. El panel Or togr afía (Spelling), presentan una serie de botones, entre ellos:
Capítulo 4: Conocer técnicas especiales para trabajar con los archivos de Office
Ver varias páginas en un documento de Word Dentro del cuadro de diálogo Zoom se encuentra una opción donde puede ver 9 páginas dentro de cuatro columnas, al que llamamos 4X9. Tenga en cuenta que dependiendo de su pantalla, posiblemente se vean 5 columnas. A continuación les mostraré como aplicar el zoom 4X9. 1. Haga clic en la ficha Vista y en el grupo Zoom, haga clic en Zoom. 2. En el cuadro de diálogo Zoom, haga clic en el botón Varias páginas. 3. Haga clic sin soltar en la primera miniatura de página y arrastre en diagonal hacia la derecha y abajo hasta llegar a 4 X 9 páginas. 4. Haga clic en Aceptar.
Cambiar ventanas (Switch Window)
Puede hacer clic en el comando Cambiar ventanas y hacer clic en el nombre de alguna ventana para activarlo.
Insertar tablas La mejor forma de presentar una gran cantidad de datos de una sola vez en Word, PowerPoint o Publisher, es hacerlo en una Tabla. Los usuarios pueden comparar y contrastar los datos. Puedes comparar, por ejemplo, los ingresos de tus diversos locales de tu negocio. Una Tabla en alguna aplicación de Office es un recuadro rectangular visible e invisible, que permite que se le inserte dentro de ella tex to, otras tablas, celdas, imágenes, etc. Las tablas permiten ordenar mejor una serie de datos en un archivo. Para insertar una tabla, hágalo desde la ficha Insertar, grupo Tablas, haga clic en el comando Tablas y podrá ver una lista con el número de columnas y filas a insertar. Señala cada pequeño cuadro y verás una vista previa de la tabla, en la parte superior de esta lista, verás el número de columnas por filas (6X5).
Dibujar una tabla Otra manera de insertar una tabla en las aplicaciones de Office 2013 (Word y PowerPoint) es dibujando una tabla en el documento o diapositiva. Al hacer clic en el comando Dibujar tabla, el puntero cambia por un Lápiz. Ahora, simplemente haga clic sin soltar en algún lugar y arrastre hacia abajo para dar forma a su tabla.
Cambiar el fondo de la interfaz de usuario Al igual que cambiar un diseño en su interfaz de usuario moderno en Windows 8, puede cambiar son unos diseños vectoriales que aparecen en la esquina superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office. Estos diseños son llamados Fondos y solo ayudan a que usted personalice el diseño de su ventana. Para cambiarlo siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Cuenta. 3. En la sección Fondo de Office (Office Background), haga clic en el cuadro desplegable y elija un estilo de fondo. Puede ver una vista previa justo en la esquina superior derecha de la ventana, justo al lado de la imagen de su cuenta de usuario en office.
Cambiar el color de la ventana de Office A pedido de los usuarios esta opción volvió con nuevos colores para su ventana. En la última actualización de Office 2013 se había agregado nuevamente los colores para las ventanas, conocidos como Temas; en Office 2016 se muestran nuevos colores más. Para aplicarlos siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Cuenta. 3. En la sección Tema de Office (Office Theme), haga clic en el cuadro desplegable y elija un estilo de fondo. Puede ver una vista previa justo en la esquina superior derecha de la ventana, justo al lado de la imagen de su cuenta de usuario en office.
Agregar un nombre de usuario Cuando instala Office en Windows 10 o Windows 8, los programas de Office toman el nombre de su cuenta de usuario local u online para completar el nombre de usuario de Office 2016. Un nombre de usuario ayudará a que sus documentos tengan un nombre de autor y si utiliza la herramienta revisiones, será de mucha más ayuda tener un nombre de usuario y/o una inicial. Para aplicar o cambiar el nombre de usuario, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Haga clic en Opciones (Options). 3. En el cuadro de diálogo Opciones de la aplicación (si es Word debe decir Opciones de Word), haga clic en General. 4. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office (Personalize your copy of Microsoft Office), en Nombre de usuario (User Name), escriba un nombre de usuario para sus aplicaciones de Office. 5. Si desea, agregue una inicial. 6. Clic en Aceptar (Ok).
Capítulo 5: Creando documentos en Word
Cuando queremos aprender algo siempre empezamos por lo básico, pero muchos usuarios quieren saltarse ese paso por estar al son de lo último, pero perderse estos primeros pasos pueden ocasionarles problemas más tarde. Bien, este capítulo está hecho para comenzar, si es un usuario nuevo en Word estoy seguro que lo agradecerá; pero si ya es un usuario fiel por años, posiblemente encuentre trucos y sugerencias que le ayudarán a complementar sus conocimientos.
La pantalla de Inicio de Word Cuando inicia Word lo primero que verá será la Pantalla de Inicio de Wor d. Desde esta pantalla podrá abrir un documento reciente, buscar un documento en su equipo local o en línea, así como crear un nuevo documento desde una plantilla. El lado izquierdo contiene una lista de archivos recientemente abiertos. Al señalar cualquiera de las opciones de la lista Recientes (Recent) podrá hacer clic en el archivo para abrirlo o también hacer clic en la chincheta para anclarlo. Use el comando Abrir otros documentos (Open Other Documents) para poder seleccionar un documento desde sus carpetas locales o a través de sus servicios de OneDrive u Office 365.
en línea para encontrar más plantillas para descargar.
Creando un nuevo documento en blanco Puede comenzar a trabajar en Word desde un documento nuevo en blanco (Blank document) que se crea desde la página de Inicio de Word. Haga clic en Documento en blanco y automáticamente aparecerá el primer documento llamado Documento1 (Doc1) con su respectiva página en blanco. Un documento nuevo en blanco presenta una sola página en blanco para trabajar, pero usted puede crear tantas páginas como sea necesario. Word no tiene límites en crear más páginas, el único el límite es la potencia de su computador. Si ya está trabajando con un documento en este momento y desea crea otro nuevo documento, deberá seguir estos pasos: 1. Pulsa clic en la ficha Archivo. 2. Pulsa clic en Nuevo. 3. En el BackStage, haga clic en Documento en blanco (Blank document).
Crear un documento a través de una plantilla Inclusive un documento en blanco es una plantilla. Las plantillas son documentos ya predefinidos que simplemente son utilizados para cambiar el contenido del mismo. Word cuenta con una gran variedad de nuevas plantillas que pueden ser descargadas desde Microsoft Office Online. Puede empezar a crear un documento desde una plantilla a través de la Pantalla Inicio de Word o desde la ficha Ar chivo y clic en Nuevo (New), y seleccionando alguna de las plantillas. Siga estos pasos para crear un documento nuevo a partir de una plantilla. 1 Haga clic en la plantilla que desea usar. 2 En la ventana de diálogo de los detalles de la plantilla seleccionada, verifique todos los aspectos disponibles de la plantilla como el autor, el tamaño de descarga, la valoración y la descripción del mismo. Nota: Si es necesario, use las flechas izquierda y derecha para seguir viendo más plantillas.
3 Haga clic en Cr ear (Cr eate).
Salir de Word Cuando termina de trabajar con un documento de Word seguramente querrá cerrar no solo el documento, sino también el programa. Puedes utilizar un método abreviado como Alt + F4 , o simplemente pulsando la X en la Barra de título.
Abrir un documento Las nuevas mejores en todos los programas de Office hacen que abrir un documento con el cual ha trabajado sea más fácil que nunca. Aunque el método de usar el cuadro de diálogo Abrir sigue siendo el mismo, ahora podemos encontrar listas de documentos recientes y directorios predefinidos que harán nuestra tarea de abrir y encontrar archivos sea más productiva. Al hacer clic en la ficha Archivo y luego clic e Abrir encontrará una lista de Ubicaciones que permitirá elegir la forma más directa de abrir sus documentos. Desde aquí podrá encontrar sus documentos recientes, usar un directorio de SharePoint Online, usar OneDrive, su equipo local o agregar más ubicaciones.
Abrir desde el equipo local Podemos abrir cualquier documento de Word nuevamente para continuar trabajando desde nuestro disco duro local. El cuadro de diálogo Abr ir es la ventana donde podrá navegar por los diversos directorios de Windows y encontrar su documento que quiere abrir. A continuación les muestro como abrir un documento almacenado en su sistema desde el cuadro de diálogo Abrir. 1º Pulsa clic en la Ficha Ar chivo. 2º Pulsa clic en Abr ir . 3º En la lista Ubicaciones haga clic en Equipo. 4 A la derecha en la sección Equipo, seleccione una carpeta actual o alguna carpeta reciente, si no se encuentra la que necesita, haga clic en Examinar . 5 En el cuadro de diálogo Abr ir (Open) seleccione una carpeta desde la Lista de car petas. 6 Seleccione su documento en el área de Contenido de la carpeta seleccionada y haga clic en Abr ir (Open).
Abrir un documento dañado Muchas veces algunos documentos sufren daños en su contenido. El problema puede ser diversas causas, como virus o un mal uso del programa o equipo. Word presenta una opción que permite reparar los documentos que serán abiertos. Esta opción de reparar, no siempre es 100% correcta, así que no confíe demasiado en ello y cuide mejor sus archivos. A continuación les mostraré como abrir un documento y repararlo a la vez.
documento de la lista reciente. Esta chincheta permite anclar el documento en la lista para que siempre esté disponible ya que, por defecto, esta lista se actualiza cada 25 documentos abiertos, así que es posible que desaparezca un documento de la lista. Nota: El que un documento ya no aparezca en la lista de documentos recientes solo es porque la lista se actualiza y no porque el archivo se haya eliminado.
Personalizar el número de documentos recientes Por defecto se muestran hasta 25 documentos recientes en lista, usted puede aumentar o disminuir el número de los mismos, para hacerlo siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Ar chivo y clic en Opciones. 2 En el cuadro de diálogo Opciones de Wor d, haga clic en Avanzadas (Advanced). 3 Diríjase hasta la sección Mostr ar (Display) y en el cuadro Mostr ar este númer o de documentos r ecientes (Show this number of Recent Documents), cambie el número a su conveniencia. 4 Haga clic en Aceptar (Ok).
Guardar un documento Una de las acciones más utilizadas es la de guardar un documento. Cuando guarda un documento, está guardando todo el contenido en un archivo .docx. El nuevo formato de archivos que contiene Word hace más liviano el archivo en el disco y puede compartirlo con mayor facilidad. Para guardar un documento basta con hacer clic en el comando Guar dar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, o hacer clic en Ar chivo y clic en Guar dar . También puedes pulsar la combinación de teclas Ctr l + G . Las opciones de Guar dar como permiten elegir una carpeta en su equipo local o en la nube. Una vez elegido una carpeta o haber elegido la opción Ex aminar, se abrirá el cuadro de diálogo Guar dar como. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como puede seleccionar otro directorio, agregar un nombre y tipo de archivo, y luego hacer clic en Guar dar .
Guardar por segunda vez Después de haber puesto un nombre para tu documento, haber elegido el lugar donde se almacenara el documento, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este documento será más fácil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentará. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, o Guardar del BackStage o simplemente pulsando Ctrl + G.
Autoguardar un documento cada cierto tiempo Por defecto Word guarda los documentos automáticamente cada 10 minutos. Esta forma de autoguardado crea un archivo temporal en un directorio específico que ya llega configurado en Office. Por razones de seguridad, y sobre todo si es muy olvidadizo en guardar sus documentos, puede cambar el tiempo en el que se autoguarda un documento, para ello siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Ar chivo y clic en Opciones. 2 En el cuadro de diálogo Opciones de Wor d haga clic en el comando Guar dar . 3 En la sección Guar dar documentos, verifique que la casilla Guar dar infor mación de Autor r ecuper ación cada esté activa. 4 Modifique el número en el cuadro Minutos para saber cada cuanto tiempo se va a guardar su documento de autorrecuperación. 5 Haga clic en Aceptar .
Agregar Propiedades al documento Cuando se guarda un documento, no solo guarda el contenido de lo que has escrito, también se guarda una información adicional, como por ejemplo el nombre del autor y la fecha de la última modificación del archivo. Haga clic en la ficha Archivo y luego active el comando Información (Info), y a la derecha de la pantalla se encuentra la sección Pr opiedades (Pr oper ties). En esta sección se muestra metadatos importantes como el tamaño de archivo y el número de páginas. También encontrará las fechas de modificación así como el autor del documento. Al final de la lista de Propiedades se encuentra la opción Mostr ar todas las pr opiedades (Show All Properties) para acceder a más opciones de las propiedades del documento.
Usando las teclas para desplazarse por los textos El teclado muestra cuatro teclas direccionales, Abajo, Arriba, Izquierda y Derecha. Cuando escribimos un párrafo, en ocasiones debemos desplazarnos por cada letra escrita, es ahí donde las teclas direccionales entran en acción. También puede utilizar otras teclas que junto a las teclas direccionales, nos dan acciones más avanzadas para desplazarse por un párrafo. Por ejemplo las teclas Contr ol y Mayús (Shift). Cuando pulsa la tecla Contr ol más alguna tecla direccional se produce un cambio de desplazamiento en especial; por ejemplo, cuando pulsamos Ctrl + Izquierda o Ctrl + Derecha, el desplazamiento es palabra por palabra. SI pulsamos Ctrl + Arriba o Ctrl + Abajo, el desplazamiento es por párrafo. Cuando se pulsa la tecla Mayus (Shift) más alguna tecla direccional, entonces podrá seleccionar un párrafo o los caracteres del párrafo. Nota: La barrita vertical negra que se encuentra parpadeando en el documento, se le llama Punto de inserción.
Desplazarse por el documento con AvPag y RePag Cuando quiere dar una mirada rápida a su documento, puede utilizar las teclas AvPág (PageDown) o RePag (PageUp). Estas teclas funcionan en base al Zoom que haya aplicado en su documento. Si usted tiene un Zoom donde se muestre la mitad de una página, cada vez que pulse AvPag o RePag avanzará o retrocederá cada mitad en las diferentes páginas. También puede aplicar un zoom donde se vea toda la página y el desplazamiento aun es más sencillo. Cuanto utiliza la tecla Ctrl + AvPag o RePag, entonces se desplazará por página, insertando el punto de inserción en el comienzo de cada una de ellas. Cuando utiliza la tecla Mayus con AvPag y RePag, entonces seleccionará el tex to de cada página; esta última depende mucho del Zoom para acelerar la selección.
Utilizar las teclas Inicio y Fin Las teclas Inicio (Home) y Fin (End) permiten dirigirse al principio o al final de una línea de párrafo. Cuando utiliza la tecla Ctrl + Fin o Inicio, podrá dirigirse al Final del documento o al principio del mismo. Al utilizar la tecla Mayus con Inicio o Fin, entonces le será más fácil seleccionar todo el documento o dejar de seleccionarlo.
La Barra de desplazamiento Las Barras de desplazamiento permiten ex plorar todo el documento de arriba hacia abajo (lo más común) o de izquierda a derecha. Generalmente en un documento, se incluye la Barra de desplazamiento Vertical a la derecha de la ventana; dentro de la Barra de desplazamiento se encuentra el botón de desplazamiento, que al darle clic y moverlo arriba o abajo, podrá dirigirse a cualquier parte de su documento. La siguiente imagen muestra las partes de las Barras de desplazamiento.
El Mouse es el periférico más utilizado por todos, nos facilita el desplazamiento y selección de objetos y ventanas. Aunque anteriormente el Mouse no era necesario para el computador, ya que en ese tiempo ex istía el sistema MS-DOS, con interfaz de comandos; hoy en día, es el dispositivo más utilizado y necesario, sobre todo para los diseñadores gráficos. Los nuevos ratones (mouse), y me refiero a nuevos a los que simplemente tienen dos botones y no tres, presentan una rueda de desplazamiento llamado en inglés Scroll. La rueda de desplazamiento permite avanzar o retroceder por el documento simplemente haciendo girar la ruda; está rueda generalmente se encuentra en la parte superior del mouse, justamente en el medio.} Aunque muchos usuarios solo lo utilizan para desplazarse haciendo rodar el scroll, puede pulsar el botón de la rueda del mouse (es decir la misma rueda) y cambiará su función. Ahora podrá desplazarse arriba o abajo por el documento sin necesidad de hacer girar la rueda, simplemente moviendo el mouse.
Desplazarse por el documento con el Panel de navegación El nuevo Panel de navegación de Word permite realizar varias acciones y es muy necesario para documentos ex tensos. Una de las acciones principales es desplazarse por el documento desde los títulos del contenido. La pestaña TÍTULOS (HEADINGS) muestra todos los tex tos que tienen el estilo de Título 1, Título 2 o Título 3, es como si tuviera una tabla de contenidos compacta. Puede hacer clic en cualquiera de los títulos del Panel de navegación para que pueda auto dirigirse a la posición ex acta del título, ahorrando mucho tiempo sobre todo en documentos ex tensos.
su documento haciendo clic en cada uno de los títulos del panel.
Las vistas de documentos Cuando trabaja con sus documentos de Word por lo general usa un tipo de vista llamado Diseño de impr esión. Las vistas de documentos permiten ver de diversas formas una página y mejora la productividad en el trabajo diario, si por ejemplo necesito leer algo en el documento, puedo usar la vista Modo de lectur a o si necesito organizar mis contenidos puedo usar la Vista Esquema.
Diseño de Impresión
Cuando escribe cualquier documento en Word, de seguro que está utilizando la vista por defecto, Diseño de impr esión. La vista Diseño de Impresión, es la vista más utilizada, pues como su nombre lo dice, esta vista permite ver y configurar su documento tal y como se verá a la hora de imprimir. Como se mencionó líneas arriba, la vista Diseño de impresión tiene una gran variedad de ventajas, entre ellas la facilidad en cambiar los márgenes del documento, y es la única vista que presenta la Regla vertical y horizontal. Si usted se encuentra en una vista diferente a la Vista Diseño de impresión, actívela desde la ficha Vista (View), grupo Vistas (Views) y clic en Diseño de impr esión (Pr int Layout).
Vista Modo de lectura
En ocasiones no necesitamos escribir nada en Word, simplemente debemos revisar algún documento. Si un documento es ex tenso, la vista Diseño de impr esión no es la más adecuada para darle una leída, pero ex iste la solución, activando la vista Modo de lectur a. Cuando activa esta vista, el documento hace un ajuste automático del tex to para que usted pueda leer con total comodidad su documento. Tenga en cuenta que la vista Modo de lectura no desordena su documento ni cambia el diseño del mismo, así que no se preocupe, todo volverá a la normalidad cuando active nuevamente Diseño de impresión. Esta vista presenta también dos menús, Herramientas (Tools) y Vista (View). Desde el menú Herramientas encontrará comandos para buscar un tex to, deshacer o rehacer estilos o buscar alguna palabra en Bing (Motor de búsqueda de Microsoft). Con el menú Vista podrá editar el documento desde la vista Diseño de impresión, así como cambiar el diseño de la página mostrada. Use los botones Izquierda o Derecha para avanzar o retroceder por las páginas de la vista de lectura. Pulse la tecla ESC o clic en la ficha Vista y seleccionar Editar documento (Edit Document) para salir de la vista Modo de lectur a.
debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Diseño web (Web Layout).
Vista Borrador
Aunque esta vista no es muy utilizada porque creen que no tiene alguna función interesante, yo opino lo contrario. La Vista Borrador muestra el contenido del documento tal cual será impreso; la diferencia está en que esta vista es plana, ya que no muestra encabezados o pies de página, y los saltos de página será una línea de puntos. Imagínese la vista Borrador como un papel toalla de cocina desenrollado, cada sección del papel está con una línea de puntos delgada esto representa los saltos de página. Yo prefiero utilizar esta vista para evitar contratiempos de los márgenes, encabezados y pies de página, y escribir el documento sin preocuparme por esas cosas. Para activar la vista Borrador, debe hacer clic en la ficha Vista y en el grupo Vistas, haga clic en Borrador (Draft).
Dividir la ventana Muchas veces un documento ex tenso terminado necesita de algunos retoques técnicos, generalmente en el diseño o formato. Sabemos que las vistas de un documento son muy importantes, pero en ocasiones, queremos comparar dos vistas distintas a la vez. La herramienta Dividir permite hacer esto. A continuación les mostraré como Dividir la ventana. 1 Haga clic en la ficha Vista. 2 En el grupo Ventana, haga clic en Dividir (Split). La ventana se divide en dos. Cuando la ventana está dividida en dos presenta la misma vista en ambos lados. Puede hacer en la página de una de las vistas divididas y hacer clic en un tipo de vista distinto. Por ejemplo, en la siguiente imagen tenemos una división, la de arriba está con la vista Diseño de impresión mientras que la segunda está con la Vista Esquema.
Ejercicio 2 En este ejercicio, usted abrirá un documento ex istente, realizará algunos cambios y luego agregará metadatos, por último, volverá a guardar el documento. 1. Con Word 2016 aún abierto, dé clic en la ficha Archivo y luego
clic en Abrir. Seleccione la opción Equipo y luego clic en el botón Examinar. En el cuadro de diálogo Abrir, navegue hasta su carpeta de archivos. 4. Seleccione el archivo Monografía CMS, y luego clic en el botón Abrir.
2. 3.
ALTO: No cierre su documento, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Ejercicio 3 En este ejercicio, usted aprenderá a guardar su documento con otro nombre, además, guardará un documento compatible con Word 2003, luego, abrirá un documento antiguo y lo convertirá a la nueva versión de Word. 1. Para cerrar el panel de documentos, dé clic en la X. 2. Ahora vamos a guardar el documento con otro nombre. Clic en 3. 4.
Archivo y clic en Guardar como. Seleccione la opción Equipo. Si en la lista de carpetas de Equipo se encuentra su carpeta de archivos dé clic ahí. En mi caso los datos los tengo en el Escritorio.
20. Guarde su documento y cierre Word.
Capítulo 6: Agregar contenido y aplicar formato
Word es el procesador más utilizado del mercado a pesar de la competencia que tiene. Por lo general las personas utilizan Word para escribir y aplicarle los formatos adecuados. En esta sección aprenderá a usar técnicas para escribir en Word que quizá no conocía, así como herramientas para aplicar formato a sus tex tos o párrafos, también podrá corregir la ortografía de sus documentos de manera sencilla.
Usando el corrector ortográfico Lo más común mientras escribe es equivocarse, y no porque no sepa escribir o no conozca los signos de puntuación (bueno, quizá algunas veces), sino porque la velocidad con la que digitamos en Word es tan rápida que muchas veces pulsamos teclas no debidas, olvidamos tildes entre otras cosas. Para buena suerte Word presenta un poderoso corrector ortográfico que puede acceder a través de la ficha Revisar (Review), en el grupo Revisión (Pr oofing), y haciendo clic en Or togr afía y gr amática (Spelling & Gr ammar ). Una vez hecho clic en Ortografía y gramática se abre el panel Or togr afía (Spelling)con la primera palabra que Word considera con error. En la siguiente imagen se muestra como error la palabra coloaboracion pues esta no lleva tilde en el documento. La palabra con error es seleccionada en el documento y aparece una alternativa de corrección en el panel Ortografía. Haga clic en Cambiar (Change) para que la palabra sea corregida o use Cambiar Todo (Change All) para que Word pueda corregir todas las palabras que tengan el mismo error. Use el comando Omitir (Ignore) u Omitir todas (Ignor e All) para que no corrija la palabra o palabras seleccionadas respectivamente. Utilice el comando Agr egar (Add) para que la palabra errónea se agregue al diccionario y ya no sea considerada como error.
Reemplazando palabras Otra de las opciones más usadas es la de reemplazar palabras en el documento, para ello se emplea la opción de Reemplazar ubicado en la ficha Inicio, grupo Edición. El cuadro de diálogo es el mismo Buscar y reemplazar solo que ahora la ficha Reemplazar es la que está activa. Use el cuadro Buscar (Find what) para encontrar la palabra que desea reemplazar, y luego en el cuadro Reemplazar con (Replace with) escriba el nuevo tex to que reemplazará al anterior. Una vez hecho esto, haga clic en Reemplazar (Replace) para reemplazar palabra por palabra o Reemplazar todos (Replace all) para que se busque y reemplace todas las palabras coincidentes en todo el documento.
Aplicando formatos a los textos Word es un procesador de tex tos que permite digitar y aplicar formato a su contenido, prácticamente es una de las características que ya cualquier programa usa para sus tex tos, solo que en Word lo podrá hacer fácil y más rápido. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente encontrará los comandos necesarios para aplicar formato a su contenido. Los comandos desplegables Fuente y Tamaño de fuente tienen la opción de la previsualización en vivo, simplemente señale alguna de las opciones y el tex to en el documento mostrará una vista previa automática. Dentro de los atributos que puede aplicar están Negr ita( Ctrl + N ) y Cur siva( Ctrl + K ). También puede aplicar un Subrayado (Ctrl + S) o hacer clic en la flecha desplegable y seleccionar otro tipo de subrayado. Puede aplicar un color a sus tex tos desde el comando desplegable (táctil) o la flecha Color de fuente. Señale cada cuadradito de color para ver una vista previa del color en el tex to, cuando esté convencido haga clic en el color deseado. Ahora en Word puede aplicar un degradado de color a su fuente, simplemente señale Degr adado (Gr adient) y elija un tipo de degrado.
Cada vez que presiona Enter al final de la lista, aparece una nueva viñeta o número; pero si vuelve a presionar Enter, desaparece la última viñeta o número y puede empezar un nuevo párrafo en una nueva línea. Si necesita escribir una nueva línea de párrafo pero que se encuentre en el mismo nivel de sangría, al pulsar Enter luego deberá utilizar la tecla Backspace. De este modo quita la viñeta pero el nivel de sangría del tex to permanece idéntico. Si desea que el nuevo tex to quede alineado debajo de la viñeta en lugar de permanecer alineado con el tex to anterior, vuelva a presionar Backspace. Por último, si desea quitar totalmente la sangría de la lista, presione de nuevo Backspace. También utilice los botones Viñetas y Numeración. Haga clic en el botón y empiece a escribir para crear el primer elemento de lista, o seleccione el tex to que haya escrito y haga clic en el botón Viñetas o Numeración para convertir cada párrafo en un elemento de lista. Use las flechas de la derecha del comando Viñetas o Numeración para acceder a otros diseños de viñetas o numeración.
Capítulo 7: Construyendo sus documentos adecuadamente
Todos utilizamos Word para realizar una tarea en común, la de escribir y escribir. Es genial preocuparnos por lo que vamos a decir en el libro, pero también debemos pensar en cómo mi documento se va a mostrar ante las personas. Una de las tantas cosas importantes es la de preocuparnos por el aspecto del documento, desde lo esencial como la orientación de página y su tamaño, hasta lo visual como son las Marcas de agua o fondos de página. En este capítulo aprenderá diversas herramientas que ayuda a cambiar el aspecto del documento.
Elegir el tamaño de Papel Es importante saber el tamaño de papel con el que vamos a redactar los documentos, ya que de ello depende la calidad y estructura del mismo. Si es posible, elija cuanto antes el tamaño de papel, de esa manera puede continuar redactando sin ningún inconveniente; si está utilizando un tamaño diferente a lo que necesita, puede cambiarlo aún, pero tenga en cuenta que si ya estructuró su documento, este puede sufrir algunos cambios. No elija el tamaño de papel porque sí; el tamaño de papel depende mucho de la impresora con la que va a imprimir. Si no posee una impresora que soporte un tamaño de papel en especial, aún puede trabajar su documento pero deberá utilizar una impresora de terceros. Si es un usuario que trabaja en oficina o casa, los formatos más comunes son A4, A5, Carta y Oficio. Las impresoras comunes utilizan esos tamaños por defecto, así que no tendrá ningún problema. Nota: Es muy difícil que los usuarios utilicen un tamaño de papel A3, que es superior al A4, ya que el tamaño A3 generalmente se utiliza para portadas o diseños publicitarios, y Word no es idóneo para crear publicidades. Si desea un programa que pueda trabajar con publicidades, utilice Microsoft Publisher 2013 como alternativa económica. Para elegir un tamaño de Papel, siga estas instrucciones: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página (Layout). 2 En el grupo Configurar página (Page Setup), haga clic en Tamaño (Size). 3 En la lista de tamaños, haga clic en el tamaño que desea elegir.
Orientación de página Muchos trabajamos con la orientación por defecto, Vertical; pero en ocasiones, necesitamos trabajar con una orientación diferente, Horizontal. Un ejemplo muy concreto para utilizar una orientación Horizontal es crear tablas, generalmente cuando se preparan informes, las tablas no son lo suficientemente pequeñas para caber en una orientación Vertical, por ello se utiliza la orientación ex plicada. Para cambiar la orientación de página siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página (Page Setup), haga clic en Orientación (Orientation). 3 Haga clic en Horizontal (Landscape) o Vertical (Portrait).
Cambiar los márgenes del documento Después de elegir el tamaño del papel y seleccionar la orientación de la página, es hora de configurar los márgenes del documento. El Margen elegido por defecto es del tipo Normal, que equivale a los laterales a 3cm y los ex tremos a 2.5cm. Un Margen es un espacio en blanco que separa el área de contenido del área de maquetación de un documento. Tenga en cuenta que los márgenes ayudan mucho a la hora de imprimir un documento y si estos serán puestos en algún archivador o encuadernados para su uso posterior. Generalmente debe utilizar un margen mayor para los lados en donde se tendrán que encuadernar, por ejemplo, si quiere perforar las hojas para agregarlos a una carpeta de documentos, deberá tener el lado izquierdo un poco más de centímetros que el del lado derecho, para así tener el mismo espacio a la hora de mostrar el trabajo final. Siga estos pasos para cambiar el margen del documento. 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes (Margins). 3 Haga clic en el margen que desee.
Personalizar los márgenes
En la galería de márgenes puede encontrar diversos márgenes preestablecidos, pero quizá no atiendan a sus necesidades. Puede personalizar sus márgenes para que sea más adecuado a su trabajo. A continuación les muestro como personalizar el margen: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes. 3 Haga clic en Márgenes personalizados (Custom margins). 4 En el cuadro de diálogo Configurar página, en la sección Márgenes (Margins), cambie los valores de Superior (Top), Inferior (Bottom), Izquierda (Left) y Derecha (Right). También puede cambiar los valores para la Encuadernación (Gutter) e inclusive el margen interno (Gutter position). 5 Haga clic en Aceptar.
Trabajar con columnas Es posible que algunos documentos se necesiten de al menos dos columnas, ya sea por ahorrar espacio o porque el documento lo pide así. Incluso muchos usuarios utilizan Word para crear sus dípticos o trípticos. Lamentablemente Word no está especializado para ese tipo de documentos, lo puedes hacer claro que sí, pero te recomiendo una alternativa más sencilla, Microsoft Publisher 2013. Nota: Publisher es una alternativa básica que llega con Microsoft Office. Si desea hacer trabajos mucho más profesionales, puede usar aplicaciones de terceros como Adobe indesign o CorelDRAW. Bueno, si no deseas hacerme caso en mi consejo (no me molesto), entonces pueden utilizar Columnas, una herramienta de Word que ayudará a dividir su página en dos, en tres o quizá en cuatro columnas. Para aplicar columnas al documento siga estos pasos: 1 Haga clic en la ficha Diseño de página. 2 En el grupo Configurar página, haga clic en Columnas (Columns). 3 Haga clic en el número o estilo de columna que desea.
Aplicar un fondo de página Aunque Word no es un programa para la creación de páginas Web, puede aplicar un fondo de documento para hacerlo más vistoso. Tenga en cuenta que el color de fondo que aplique solo será para tener el documento en modo digital, es decir, que mientras lo tenga en Word o lo envíe en PDF o lo guarda como página Web, el color se mantendrá; pero a la hora de imprimir, la página saldrá en blanco. Los fondos o páginas de color se utilizan principalmente en un ex plorador Web para crear fondos más interesantes para verlos en pantalla. También es posible mostrar fondos en la vista Diseño Web y en la mayoría de las otras vistas, ex cepto en las vistas Borrador y Esquema. Como fondo puede utilizar degradados, tramas, imágenes, colores sólidos o tex turas. Los degradados, tramas, imágenes y tex turas se disponen en mosaico o se repiten para rellenar la página. Al guardar un documento como una página Web, las tex turas y los degradados se guardan como archivos JPEG compatible con numerosos ex ploradores de Web que se desarrolló para comprimir y almacenar imágenes fotográficas. Está especialmente indicado para gráficos con muchos colores, como fotografías digitalizadas.), mientras que las tramas se guardan como archivos G F. A continuación les mostraré como aplicar un fondo de documento: 1 Haga clic en la ficha Diseño (Design). 2 En el grupo Fondo de página (Page Background), haga clic en Color de página (Page Color). 3 Elige un color de la sección Colores del tema o colores estándar.
Agregar una Marca de Agua Las marcas de agua son tex tos o imágenes que aparecen detrás del contenido del documento. Con frecuencia agregan interés o identifican el estado del documento, como por ejemplo, marcar el documento con la palabra Borrador. Las marcas de agua se pueden ver en la vista Diseño de impresión, en la vista Lectura a pantalla completa o en los documentos impresos. Si utiliza una imagen, puede aclararla o decolorarla de modo que no interfiera con el tex to del documento. Si utiliza tex to, puede seleccionar frases integradas o escribir su propio tex to. Para aplicar una marca de agua, realice lo siguiente: 1 Haga clic en la ficha Diseño. 2 En el grupo Fondo de página (Page Backgr ound), haga clic en Mar ca de agua (Water mar k). 3 Haga clic en la Mar ca de agua que necesite.
Aplicar encabezado y pie de página Cuando lees algún libro podrás notar que tanto en la parte superior de la página como en la parte inferior, se encuentra algún tex to y número de página, este tex to en la parte superior se llama Encabezado y el tex to que aparece en la parte inferior se llama Pie. No se preocupe del espacio que ocupa un encabezado y pie de página, este no afectará al contenido del documento, claro, tome en cuenta de los márgenes aplicados antes de escribir los encabezados y pies de página. Word le ayuda a ahorrar tiempo y trabajo, pues presenta una galería de estilos de Encabezado y pie de página que seguramente a usted le va a agradar. En la ficha Insertar (Insert), en el grupo Encabezado y pie de página (Header & Footer) se encuentran los comandos desplegables Encabezado (Header ) y Pie de página (Footer ). Al hacer clic en cualquiera de estos comandos aparecerá una galería de encabezados o pies de página que puede aplicar simplemente haciendo clic sobre una de las opciones. Cuando lo hace, un diseño de encabezado o pie de página pre definido se agrega a su documento, solo basta que usted agregue su tex to deseado.
Aplicar temas Al igual que los temas en Windows 8, esta herramienta permite guardar una serie de formatos que luego puedes aplicar a tu documento, a diferencia de los estilos de Word que solo guardan formatos de tex to, los Temas pueden guardar la apariencia y colores de un gráfico, un SmartArt y otros elementos. Para aplicar un tema solo de hacer clic en la ficha Diseño y en el grupo Formato del documento hacer clic en Temas y elegir una opción de la galería.
Los Elementos rápidos La galería de elementos rápidos es una galería donde se pueden crear, almacenar y buscar partes de contenido reutilizables, incluyendo autotex to, propiedades del documento como título y autor, y campos. Puede acceder a Elementos r ápidos (Explor e Quick Par ts) desde la ficha Insertar, grupo Tex to (Tex t).
Autotexto Autotex to es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede obtener acceso una y otra vez. Para acceder a la galería de autotex tos, siga estos pasos: 1. Haga clic en Elementos r ápidos (Explor e Quick Par ts). 2. Señale Autotexto (AutoText). 3. Haga clic en el autotex to que necesite. Para guardar un nuevo autotex to, siga estos pasos: 1. Escriba una frase larga, por ejemplo el nombre de su empresa. 2. Seleccione el tex to escrito y pulse Alt + F3. También puede hacerlo desde Elementos r ápidos, y clic en Guardar selección en una galería de elementos rápidos. 3. En el cuadro de diálogo Cr ear nuevo bloque de cr eación (Cr eate Neew Building Block), en el cuadro Nombr e (Name), escribe el nombre con el que quieres que aparezca el Autotex to. 4. En el cuadro Galer ía (Galler y), verifique que esté activo Autotexto (AutoText). 5. En el cuadro Descr ipción (Descr iption), escriba un tex to referente a lo que se va a insertar. 6. Haga clic en Aceptar .
Capítulo 8: Insertar Objetos
Insertar Formas Si es necesario, puede insertar formas a su documento. Las formas son imágenes vectorizadas que pueden ser personalizadas y hasta pueden albergar tex to. Lo genial de trabajar con imágenes vectorizadas es que puede aumentar o disminuir su tamaño y esta no se verá afectada. Entre las formas que hay disponibles se incluyen líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas. Después de agregar una o más formas, puede agregarles tex to, viñetas, numeración y estilos rápidos. Para comenzar a agregar una forma, debe hacer lo siguiente: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones ( llustrations), haga clic en Formas 3.
(Shapes). Haga clic en la forma que desee.
tener una fotografía o una imagen descargada de Internet y simplemente puede insertarlo desde el comando Imagen (Image) en el grupo lustraciones (Illustrations), dentro de la ficha Insertar. Al pulsar clic en el comando Imagen, aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen, donde deberá elegir la imagen deseada. Al hacer clic en Insertar, la imagen aparece con un tamaño ajustado por defecto para evitar que sobrepase los límites de la página.
indicando que esa parte será removida. También aparece un controlador de ajuste que permite establecer qué parte de la imagen se debería quedar. Esta herramienta trabaja inteligentemente con las imágenes.
Insertar una Portada En ocasiones la gran mayoría de personas diseñan caratulas simples o portadas sencillas. Word brinda una luz salvadora para todos aquellos quienes creen que sus diseños no son nada agradables, las Portadas de Word permitirán insertar toda una gama de objetos que se coloca en la primera página y sirve como su caratula o portada del libro o documento que está escribiendo. Para insertar una portada siga estos pasos: 1. 2. 3.
Haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Páginas, haga clic en Portada (Cover Page). Haga clic en la portada que más le agrade.
Si inserta otra portada en el documento, ésta sustituirá a la primera portada que insertó. Para reemplazar una portada creada en una versión anterior de Word, debe eliminar manualmente la primera portada y, a continuación, agregar una portada con un diseño de la galería de Word. Para eliminar una portada insertada con Word, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en Portadas en el grupo Páginas y, a continuación, haga clic en Quitar portada actual.
Gráficos SmartArt Un SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. Al crear un gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento gráfico SmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArt contiene varios diseños diferentes. A continuación aprenderá a crear un gráfico SmartArt: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt. 3. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt (Choose a
SmartArt Graphic), haga clic en algún elemento gráfico, por ejemplo Pyramid. 4. Elige algún gráfico a insertar. 5. Haga clic en Aceptar.
Agregar un gráfico de Excel En Microsoft Word puede insertar muchos tipos de gráficos y diagramas de datos, como gráficos de columnas, gráficos de líneas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de área, gráficos de dispersión, gráficos de cotizaciones, gráficos de superficie, gráficos de anillos, gráficos de burbujas y gráficos radiales.
Notas: Si Microsoft Excel no está instalado en el equipo no podrá aprovechar al máximo las funcionalidades avanzadas para la creación de gráficos de datos de Microsoft Office 2013. Al crear un nuevo gráfico de datos en Word 2013, se abrirá Microsoft Graph. Para insertar un gráfico en un documento de Word, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en Gráfico (Chart). 3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en algún tipo 4. 5.
de gráfico. Haga clic en algún gráfico. Haga clic en Aceptar.
Al concluir los pasos, se inserta un gráfico y a su vez se muestra una ventana tipo Ex cel justo para el llenado de datos.
Capítulo 9: Trabajar con documentos extensos
Crear una Tabla de contenido Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de encabezado, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, al tex to que se desea incluir en las mismas. Word busca estos encabezados y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automáticamente si se realizan cambios en el documento. Word ofrece una galería con estilos de tablas de contenido automáticos. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuación, haga clic en el estilo de tabla de contenido que desee en la galería de opciones. También puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de diálogo Tabla de contenido. A continuación les enseñare como crear una tabla de contenido de manera sencilla. 1 Haga clic en la ficha Referencias (References). 2 En el grupo Tabla de contenido (Table of contents), haga clic en Tabla de contenido (Table of content). 3 Haga clic en algún diseño de tabla de contenido.
Mar car elementos utilizando los estilos de título integr ados 1 Seleccione el tex to que desea que aparezca en la tabla de contenido. 2 En el grupo Estilos (Styles) de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee. Use Título 1, Título 2 y Título 3 para marcar los títulos para la tabla de contenido que creará después. Por ejemplo, si seleccionó tex to al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos. Una nueva característica en Word es que mediante la vista Diseño de impresión usted puede ex pandir o contraer un tex to con el estilo de Título 1. Por ejemplo, señale un tex to con el estilo correspondiente y a la derecha aparecerá una pequeña etiqueta con la cual puede ex pandir o contraer el contenido que está bajo el Título 1, observe la siguiente imagen.
Crear una tabla de contenido personalizada
Si no desea utilizar una tabla de contenido de la galería de tablas de contenido, puede crear una tabla de contenido personalizada. Cuando crea una tabla de contenido personalizada, puede elegir el formato de estilo de la tabla de contenido, además puede elegir el nivel de títulos elegidos y también un carácter de relleno. Una vez aplicado los estilos a sus tex tos correspondientes, nos dirigimos a la página donde quiere que aparezca la tabla de contenido. Ahora haremos clic en la ficha Refer encias, haga clic en Tabla de contenido, y luego clic en Tabla de contenido per sonalizada (Custom Table of Contents). Ahora desde el cuadro de diálogo Tabla de contenido puede realizar algunas configuraciones para su tabla de contenido, por ejemplo, en la sección Gener al puedes elegir un formato de tabla de contenido. También ver cuantos niveles pueden aparecer así como el carácter de relleno. Una vez configurado, haga clic en Aceptar .
Crear un Hipervínculo Al igual que una página Web, puedes agregar hipervínculos a tus documentos, ya sea para ingresar a una información ex terna, por ejemplo en una página Web, o quizá para dirigirse a un lugar del mismo documento. Para crear un hipervínculo hacia una página web, realice los siguientes pasos: 1 Seleccione una palabra. 2 Haga clic en la ficha Insertar. 3 En el grupo Vínculos (Links), haga clic en Hipervínculo (Hyperlink). 4 En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Insert Hyperlink), verifique que esté activo la opción Archivo o página web ex istente. 5 Haga clic en dirección y escriba una página Web. 6 Haga clic en Aceptar. Una vez haya sido aplicado el hipervínculo, el tex to presentará un subrayado y posiblemente un color diferente a lo establecido. Señale el tex to con hipervínculo y aparecerá una etiqueta mostrando la dirección del enlace. Puede pulsar Ctrl + Clic para acceder al enlace agregado.
Crear un hipervínculo a un lugar dentro del documento Puede crear un hipervínculo hacia un lugar dentro del documento. Antes de hacerlo, el documento puede ser Marcado o simplemente los tex tos tener el estilo de Título. Ahora siga estos pasos para crear un hipervínculo a un lugar en este documento. 1 Seleccione una palabra. 2 Haga clic en la ficha Insertar. 3 En el grupo Vínculos, haga clic en Hipervínculo. 4 En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, verifique que esté activo la opción Lugar de este documento (Place in This Document). 5 Haga clic en el Título o Marcador deseado. 6 Haga clic en Aceptar.
Crear una combinación de correspondencia Ex isten momentos en el que desea crear un documento que sirva como plantilla para todos los destinatarios. Cuando utiliza la herramienta de combinación de correspondencia puede utilizar un documento con un formato adecuado y luego vincularse con los destinatarios alojados en una base de datos (se recomienda Access), después de combinarlo, puede utilizar Outlook para enviar un correo electrónico o mejor aún, imprimir los documentos diferentes para cada destinatario. Para crear una combinación de correspondencia puede seguir una serie de 6 pasos, entre ellas encontrar el documento con el que va a trabajar y la lista de destinatarios que se agregaran al documento.
Comience con su documento y agregue destinatarios
Lo primero que debe hacer para iniciar una combinación de correspondencia es escribir su documento que servirá como el mensaje que se enviará a sus respectivos destinatarios. Este mensaje puede ser una carta, una invitación a una fiesta de cumpleaños, o un agradecimiento, etc. Observe la siguiente imagen el cual muestra el documento base.
Ahora debe usar o crear una base de datos. En la ficha Correspondencia (Mailings) en el grupo Iniciar combinación de correspondencia (Start Mail merge), seleccione Seleccionar destinatar ios (Select Recipients). Desde esta lista de opciones, puedes elegir si escribir una lista nueva de destinatarios, seleccionar una ex istente o manejar la lista de contactos de su Outlook.
La opción Usar una lista existente (Use an Existing List) o Elegir de los contactos de Outlook (Choose from Outlook Contacts) permiten obtener datos ex ternos de sus respectivos programas, la primera opción se puede conectar a una lista de Ex cel o una base de datos de Access. En caso de que seleccione Escribir una nueva lista, aparecerá una ventana donde podrá agregar una lista de destinatarios como si fuese una lista en Ex cel. Una vez rellenado los campos necesarios pude Aceptar . Nota: Es importante tener el campo Correo electrónico rellenado para su lista de destinatarios por si desea enviar mensajes de correo electrónico masivos.
Insertando campos a su documento base
Ahora que ya tiene su documento base y que ya seleccionó su lista de destinatarios o creó una nueva, es hora de manejar los campos. En la ficha correspondencia en el grupo Escribir e insertar campos, use los comandos necesarios para agregarlo en el lugar adecuado de su documento. Por ejemplo, puedo usar el comando Insertar campo combinado y agregarlos al documento tal como lo muestra la siguiente imagen. La lista de opciones que se despliega en el comando Inser tar campo combinado (Insert Merge Field) es basada a las columnas agregadas en su origen de datos.
Finalizar la combinación
Ahora simplemente tiene que finalizar su combinación de correspondencia desde el grupo Finalizar (Finish). Desde aquí podrá crear documentos individuales para cada destinatario, imprimirlos o enviar mensajes de correo electrónicos masivos.
Capítulo 10: Fundamentos de Excel
¿Qué es Excel? Ex cel es el programa más usado en el mundo para la creación de poderosas hojas de cálculo en el cual puede realizar análisis de datos estadísticos, generar informes, e inclusive agregar gráficos especializados para presentar sus datos ante cualquier audiencia. Una vez que comience a trabajar con Ex cel podrá darse cuenta que sus herramientas son muy sencillas de usar. Si ya ha tenido ex periencia con versiones anteriores no debe preocuparse, ya que todo sigue estando en su mismo lugar; si es un nuevo usuario en Ex cel, no demorará mucho en comprender su funcionamiento. En este libro, aprenderá los conceptos esenciales para utilizar Ex cel y sacarle provecho al máx imo.
Iniciar Excel Ex cel puede ser instalado principalmente en sistemas operativos nuevos como Windows 7, Windows 8.1 y Windows 10. La forma de acceder a Ex cel sigue funcionando igual que en versiones anteriores.
Abrir Excel usando Windows 8.1 1. 2.
En su pantalla Inicio, desplácese hasta el grupo de mosaicos de Microsoft Office 2016. De clic o un toque en Excel 2016.
Abrir Excel Usando Windows 10 1. 2. 3. 4.
De clic en el botón Inicio. De clic en Todos los programas. De clic en Microsoft Office 2016. De clic en Excel 2016.
La Pantalla Inicio de Excel Cuando inicia Ex cel lo primero que verá es lo que llamamos la pantalla Inicio. En esta pantalla usted podrá fácilmente crear un nuevo libro, o abrir uno ex istente. Para crear un nuevo libro usted tendrá la opción de usar uno en blanco o elegir una plantilla prediseñada, lista para que usted pueda editarlo a como más le guste.
Nota: Un libro es el nombre que se le da a los archivos de Excel. Para trabajar con Excel primero deberá crear un libro en blanco o a través de una plantilla prediseñada.
¿Qué es un Libro? Si ha pensado en los libros que tienen en su biblioteca, pues, no está tan lejos de la realidad. Un libro en Ex cel no es más que un archivo. Por ejemplo, a los archivos de Word los llamamos documentos, a los archivos de PowerPoint los llamamos presentaciones, y pues, a los archivos de Ex cel los llamamos libros. Y ¿Por qué Libro? Este término se impuso porque Ex cel trabaja con hojas de cálculo y en un libro usted puede tener muchas hojas (al igual que sus libros en la biblioteca). La siguiente imagen muestra la estructura de un libro en Ex cel.
Crear un libro en blanco a través de la pantalla inicio Un libro en blanco simplemente contiene la hoja dónde podrá comenzar a trabajar. Al ser en blanco, usted podrá controlar el diseño y la posición de cada uno de los elementos que coloque en su hoja. Para crear un nuevo libro en blanco desde la pantalla Inicio, siga estos pasos: 1. En la pantalla Inicio, de clic en Libro en blanco (Blank
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Workbook). Observe como se acaba de abrir la pantalla principal de Excel. Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 para cerrar el programa.
Crear un libro a partir de una plantilla prediseñada desde la pantalla inicio Una plantilla prediseñada es una hoja de Ex cel que contiene un diseño, colores, datos y fórmulas ya hechas simplemente para que usted pueda cambiarlas o editarlas. En muchos casos, una plantilla puede ahorrarle tiempo y trabajo. Para crear un nuevo libro a partir de una plantilla desde la pantalla Inicio, siga estos pasos: Antes de continuar, abrir Ex cel. 1.
En la pantalla Inicio, a su derecha, use la barra de desplazamiento para moverse por la pantalla y podrá ver la gran variedad de plantillas ya incluidas en Excel.
2.
Una vez revisado las diversas plantillas, haga clic en la
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plantilla Paypal Invoicing. Se abre la ventana de diálogo Paypal Invoicing. En la ventana de diálogo de clic en el botón Crear (Create).
Ahora podrá ver su plantilla prediseñada Hoja de balance. Al ser una plantilla; ya contiene datos, un diseño y hasta fórmulas.
4.
Para continuar con el siguiente ejercicio, pulse Alt + F4 y clic en No guardar (Don’t Save).
Examinar la ventana de Excel Cuando crea un nuevo libro en Ex cel, lo primero que llamará su atención será una cuadrícula por toda la ventana. Este conjunto de pequeños rectángulos permitirá que usted pueda ingresar sus datos y así obtener los resultados esperados. También podrá darse cuenta de una serie de pequeños íconos ubicados en la parte superior de la ventana, cada uno de ellos permite realizar una acción con los datos, los gráficos, o las estructuras en su hoja, y son conocidos como comandos. La siguiente ventana muestra algunas partes de su ventana principal de Ex cel.
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Barra de herramientas de acceso rápido. Barra de título. Cinta de opciones. Barra de fórmula. Cuadrícula
A continuación conocerá los diferentes elementos que se encuentran en la ventana de Ex cel, también brindaré una pequeña descripción de los mismos para que usted se vaya familiarizando. Bar r a de her r amientas de acceso r ápido: Es la única barra de herramientas que posee Microsoft Office. En ella encontrarás los botones más comunes: Guardar, Deshacer, Repetir y Modo Mouse.
Bar r a de título: En esta barra encontrará el nombre del archivo actual, por ejemplo, cuando inicia Ex cel el nombre es Libro1, si guarda su archivo, entonces aparecerá el nombre del archivo, por ejemplo OrigenDatos x lsx .
Botones de Contr ol de Excel: Estos botones controlan algunos aspectos de la ventana de Ex cel. Entre la lista de botones de control también están el botón Ayuda y las opciones para mostrar y ocultar la cinta de opciones.
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Ayuda de Excel (Puede acceder con F1). Opciones de presentación de la cinta de opciones. Minimizar Maximizar / Restaurar. Salir o Cerrar aplicación (Alt + F4). La cinta de opciones: Conocido en varios países como solo “ la cinta” , desde ella encontrará la gran mayoría de comandos que usará con sus datos. Si quiere insertar una imagen, un gráfico, o aplicar negrita o cursiva a sus tex tos, en la cinta de opciones encontrará todo lo que necesita para hacerlo. Para que pueda encontrar lo que necesita de manera más fácil, la cinta de opciones se ha organizado en tres elementos generales: Las fichas o pestañas, los grupos, y los comandos. La siguiente imagen muestra detalladamente la cinta de opciones.
Vamos a practicar un poco con la Cinta de opciones. 1.
De clic a la ficha Archivo (File). Al hacerlo, podrá ver la vista Backstage. Desde allí podrá crear nuevos libros, imprimir sus
2.
hojas o compartir sus datos con alguien más. De clic en la flecha que apunta a la izquierda. De esta manera acaba de volver a su hoja y nuevamente se muestra la cinta de opciones.
3.
De clic en la ficha Insertar (Insert). En esta ficha se encuentran los grupos Tablas (Tables), Ilustraciones (Illustrations), Aplicaciones (Apps), Gráficos (Charts), Viajes (Tours), Informes (Reports), Minigráficos (Sparklines), Filtros (Filters), Vínculos (Links), Texto (Text) y Símbolos (Symbols).
4.
De clic en la ficha Diseño de página (Page Layout). En esta ficha se encuentran los grupos Temas (Themes), Configurar página (Page Setup), Ajustar área de impresión (Scale to fit), Opciones de la hoja (sheet Options) y Organizar (Arrange).
5.
De clic en la ficha Fórmulas. En esta ficha se encuentran los grupos Biblioteca de funciones (Function Library), Nombres definidos (Defined Names), Auditoría de fórmulas (Formula Auditing), Cálculo (Calculation).
6.
De clic en la ficha Datos (Data). En esta ficha se encuentran los grupos Obtener datos externos (Get External Data), Conexiones (Connections), Ordenar y filtrar (Sort & Filter), Herramientas de datos (Data Tools) y Esquema (Outline).
7.
De clic en la ficha Revisar (Review). Encontrará los grupos Revisión (Proofing), Idioma (Language), Comentarios (Comments), Cambios (Changes) y quizá Entrada de lápiz (Ink).
8.
De clic en la ficha Vista (View). Encontrará los grupos Vistas de libro Workbook View), Mostrar (Show), Zoom, Ventana (Window) y Macros.
9.
Por último, de clic en la ficha Inicio (Home). Encontrará los grupos Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font), Alineación (Alignment), Número (Number), Estilos (Styles), Celdas (Cells) y Modificar (Editing).
Nota: Las fichas Complementos y Programador son fichas especiales. Complementos se activa cuando existe software adicional que se agregue como plug-ins a algún programa de Office, como por ejemplo programas para crear o abrir PDF. Cuadr o de nombr es: En el cuadro de nombres podrá ver la celda activa. También puede ver el nombre de un rango o simplemente agregar un nombre desde este cuadro. Bar r a de fór mulas: En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí. Celda Activa: La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda activa cuando el borde de la celda es grueso y tiene el color negro bien pronunciado. Solo se puede elegir una celda activa. Númer os de fila: Los encabezados de fila están representados por
números. Puede encontrar la fila 1 hasta la fila 1048576. Letr as de Columna: Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD. Esto equivale a 16384 columnas. Celdas: Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por ejemplo A1, B5, o H345.
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Encabezados de columnas. Encabezados de filas. Seleccionar toda la hoja. Celda activa. Celdas.
Etiquetas de hojas: Las etiquetas de hojas de cálculo se crean al crear un libro nuevo, al menos tendrá una hoja para trabajar. El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Ex cel.
Vistas del Libr o: Estos comandos permiten ver de diversas maneras un libro de trabajo de Ex cel, por ejemplo, la vista predeterminada es la Vista Normal, pero puede utilizar la vista Diseño de página si desea trabajar con una regla y márgenes de página.
Her r amientas Zoom: Estos comandos ayudan a aumentar o disminuir la vista del libro de trabajo.
Terminologías de Excel Cuando aprende algo nuevo, lo mejor es aprender su terminología. A continuación, se presentan una serie de términos para que usted sepa cómo trabaja Ex cel.
Puntero de celda
El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.
Celda activa
Al seleccionar una celda esta se convierte en la celda activa. Puede reconocer una celda activa porque muestra unos bordes gruesos y además contiene un pequeño cuadrado verde el cual es llamado Controlador de Relleno.
Rango
El termino rango por lo general se refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto rectangular de celdas. Inclusive una celda activa también es llamada rango, se le dice rango de una sola celda. Para entender los rangos a la hora de trabajar con Ex cel, estos son separados por dos puntos (:). Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.
Barra de fórmulas
La Barra de fórmulas está formado de tres partes. En el ex tremo izquierdo de la Barra de fórmula, el Cuadro de Nombre muestra la ubicación de la celda activa. El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestra la información almacenada en la celda activa. SI una celda contiene una formula aparece en el área Contenido de Celda, mientras que el resultado de la formula aparece en la celda activa. SI la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar la flecha apuntando hacia abajo ubicado en el ex tremo derecho del área Contenido de celda.
Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que ayudan a ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece activo el botón Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos botones más aparecen; Si usa la Marca (visto bueno) permitirá que introduzca algún dato, en cambio la X cancelará todo lo que haya agregado o cambiado.
Guardar los libros de Excel Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto permite tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos de Ex cel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Ex cel lleva la ex tensión XLSX. Cuando guarda un archivo de Ex cel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted haya creado en su libro de trabajo. Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, podrá agregar un nombre y una ruta de almacenamiento de su Libro. La próx ima vez que quiera guardar, con el mismo nombre y la misma ruta (actualizar), fácilmente puede utilizar el comando Guardar, si desea cambiar de nombre o ruta, utilice el comando Guardar como. Cuando trabaja con Ex cel, se utiliza el BackStage de Office 2016, es en ese lugar donde va a encontrar las opciones de Guardar y Guardar como. Con Ex cel 2013 ya posee la opción de guardar automáticamente en PDF o XPS. Además, también podrá guardar sus libros en OneDrive. Para guardar un Libro por primera vez siga estos pasos:
Nota: Antes de empezar con el ejercicio, abrir Excel y crear un libro de trabajo en blanco.
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Pulse clic en la ficha Archivo. Aparece el BackStage de Office. Haga clic en Guardar (Save). En lugar de ello, se activa la opción Guardar como (Save as). En la sección Guardar como, seleccione Equipo (Computer) y clic en Examinar (Browse).
En el cuadro Nombre de archivo (File name), escriba un nombre para su Libro. En el cuadro Tipo (Save as type), verifique que se encuentra activa la opción Libro de Excel (Excel Workbook). 5. Pulse clic en Guardar (Save). Cuando guarda un Libro, el 4.
nuevo nombre se muestra en la Barra de título. Nota: Si se encuentra activo la opción de Mostrar las extensiones en Windows, entonces en el cuadro Tipo aparecerá Libro de Excel (*.xlsx). Para guardar los cambios realizados en un archivo ex istente, siga estos pasos: 1. Abrir un Libro existente y haga todos los cambios necesarios. 2. Pulse clic en la ficha Archivo (File). 3. Pulse clic en Guardar (Save).
Nota: Puede utilizar el comando Guardar desde la Barra de herramientas de acceso rápido. Para guardar un libro ex istente con otro nombre y en otra ruta siga estos pasos: 1. Pulse clic en la ficha Archivo. 2. Pulse clic en Guardar como. 3. Seleccione Equipo y clic en Examinar. 4. Agregue un nombre diferente o elige una nueva ubicación. 5. Haga clic en el botón Guardar.
Abrir Libros de trabajo Puedes continuar llenando datos en los libros de trabajo que hayas guardado anteriormente. Para abrir esos archivos, sigue estos pasos: Antes de comenzar, inicie Ex cel.
De clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir (Open). Seleccione Equipo y luego clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Abrir (Open) ingrese a su carpeta de archivos. 4. Clic en Proyectos, y luego clic en el botón Abrir (Open). El archivo Proyectos se ha abierto.
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Para abrir otro archivo, pulse Ctrl + A, seleccione Equipo y luego Examinar. Dentro de la misma ruta, seleccione el archivo Referencias. Ahora, dé clic en la flecha del botón Abrir. Dé clic en Abrir y reparar (Open and Repair). Abre nuevamente Excel, pulsa CTRL + A y se abrirá el cuadro
de diálogo Abrir. 10. Si el libro que intentas abrir está dañado, puedes tratar de
repararlo. Verifica la ruta de acceso, selecciona el archivo, oprime clic en la flecha del botón Abrir y elige la opción Abrir y Reparar. 11. En el mensaje que se muestra elige la opción Reparar (Repair). 12. Para cerrar el libro Referencias, de clic en la ficha Archivo
(File) y clic en Cerrar (Close). Nota: Si aparece un cuadro de diálogo preguntándole si quiere guardar, dé clic en No guardar. 13. Cierre el archivo Proyectos.
Insertar Hojas Las Hojas o también llamadas Hojas de cálculo, es el área donde realizará todo tipo de operaciones y acciones. Generalmente Ex cel presenta una hoja al crear un libro. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irán agregando cronológicamente, por ejemplo, si agrega una nueva hoja a la ya predeterminada, sería llamada Hoja2, la siguiente sería Hoja3 y así sucesivamente.
Nota: Tenga en cuenta que las hojas de cálculo son ilimitadas, puedes crear tantas como desees, el único limitante es la menoría del equipo; mientras más hojas haya en un libro de Excel, más recursos de memoria consumen. Abrir un archivo de Excel. En la parte inferior de la ventana encontrarás 1 etiqueta llamada Hoja1 (Sheet1). 3. De clic en el signo Más (+) ubicado a la derecha para agregar una hoja nueva. 4. Oprime Mayus + F11 y se agregará la Hoja3, la cual no aparecerá cronológicamente. 5. Oprime clic derecho en Hoja3 (Sheet3) y elige Insertar (Insert).
1. 2.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar. 6.
En la pestaña General, seleccione Hoja de Cálculo (Worksheet) y luego clic en Aceptar (Ok). Aparecerá la Hoja4, pero tampoco cronológicamente.
Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Renombrar hojas El nombre predeterminado de una hoja es Hoja1, pero usted puede cambiar el nombre de la hoja para identificarla más fácilmente. Sigue estos pasos para renombrar una hoja.
Clic derecho en la hoja y elige la opción Cambiar Nombre (Rename). Doble clic en la hoja y escribe el nuevo nombre. Clic a la ficha Inicio y en el grupo Celdas (Cells) oprime clic en el botón Formato (Format) y elige la opción Cambiar el nombre de la hoja (rename Sheet). Practica siguiendo esta secuencia: 1. Clic derecho en Hoja1 y elige la opción Cambiar Nombre 2. 3.
(Rename). Verás que el nombre Hoja1 está seleccionado. Escribe: “ Tasa de Interés” y pulse Enter. Dé doble clic en Hoja2, escribe “ Proyectos” y pulse Enter.
Reorganizar hojas Al insertar una hoja esta aparece al lado izquierdo de las demás. Si deseas reorganizarlas, oprime clic sin soltar sobre la hoja y arrástrala hacia el lado donde deseas moverla. Hace unos instantes agregaste hojas, pero algunas de ellas no aparecieron cronológicamente. Para reorganizarlas, haz lo siguiente: 1.
Oprime clic derecho en Hoja3 y elige la opción Mover o copiar (Move or Copy). Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o copiar.
2.
Selecciona la opción Mover al final (Move to end) y luego clic en Aceptar. Hoja3 se moverá al final de todas las hojas.
3.
Para mover Hoja4, clic sobre ella sin soltar y realiza un arrastre hasta el final de las hojas.
Aplicar colores a etiquetas Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de cálculo para reconocerlas y ordenarlas. 1. Clic derecho en la hoja Tasa de Interés, dirígete a la opción
Color de Etiqueta (Tab color) y elige el color Púrpura. Ahora la etiqueta tiene una línea púrpura.
2.
Oprime clic derecho en la hoja Proyectos, elige Color de etiqueta, y aplica el color Verde Claro. La hoja Tasa de Interés ahora estará sombreada completamente.
Eliminar Hojas Si agregaste hojas que ya no necesitas, puedes eliminarlas de la siguiente manera: 1. Clic derecho en Hoja4 y luego clic en Eliminar. Desaparecerá
Hoja4. Nota: Si una hoja contiene datos, aparecerá un mensaje pidiéndote que confirmes que deseas eliminarla.
2.
Seleccione Hoja3 y en la ficha Inicio, grupo Celdas, oprime clic en la flecha del botón Eliminar (Delete) y elige la opción Eliminar Hoja (Delete Sheet).
Nota: Cierre Excel sin guardar los cambios.
Capítulo 11: Manejo de datos en Excel
Introducir Datos en Excel Ex cel permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los números, también puede insertar tex to, fórmulas, fechas y horas y otros tipos de datos más.
Los valores numéricos
Al utilizar o revisar algunos trabajos hechos en Ex cel, encontrará gran variedad de datos numéricos, como edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc. Ex cel trata a los números con total flex ibilidad ya que permiten realizar diferentes operaciones y cálculos cuando introduce un número. Al ingresar un valor numérico este se alinea a la derecha de la celda.
Los textos
Al diseñar una plantilla, recibos o cuadros estadísticos, siempre necesitará de los tex tos para brindar una mejor presentación y que esta sea entendible. Los tex tos nos ayudan a que sepamos donde ingresar el dato o porqué lo agregamos en ese lugar. Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de tex to, cada tex to que inserte en una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la izquierda. Si el tex to es demasiado largo, aparentará sobrepasar la celda de lado, pues todo lo escrito está en la celda donde comenzó a insertar el tex to.
Modificar el contenido de una celda
Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y que pueden aceptar números, tex tos y fórmulas. Cuando necesite cambiar el valor de la celda, entonces pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide de pulsar Enter. Cuando desea aumentar más contenido, pulse la tecla F2 y el punto de inserción estará al final del dato introducido y puede aumentar el valor. Ex cel brinda todas estas facilidades para que el usuario no tenga problemas a la hora de rediseñar el trabajo.
Aplicar formatos a las celdas
Como ya sabrá, Ex cel muestra una gran variedad de herramientas para poder aplicar formatos a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicación de formato a un trabajo hecho en Ex cel, hablará muy bien de usted y hará saber que su trabajo es impecable y que tomó mucho esmero en crearlo. En la siguiente lista se muestran los diferentes botones que puede utilizar para aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de las celdas.
Fuente: Cambia la fuente. Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de la fuente. Negr ita: Aplica el formato de negrita al tex to seleccionado. Cur siva: Aplica el formato de cursiva al tex to seleccionado. Subr ayado: Aplica el formato de subrayado al tex to seleccionado Color de fuente: Cambia el color del tex to. Color de r elleno: Colorea el fondo de las celdas seleccionadas. Bor des: Aplica bordes a las celdas seleccionadas. A continuación, vamos a practicar con el ingreso de datos numéricos y de tex to, además aplicaremos algunos formatos:
Nota: Antes de comenzar, inicie Excel con un nuevo libro en blanco.
Dé doble clic en Hoja1 y agregue como nombre: Ganancias – Enero. 2. Dé clic en A1 y escriba: Resumen de Ganancias y pulse Enter. 3. En A2, agregue el texto: Ingresos. 4. En B2, agregue el texto: Egresos. 5. En C2, agregue el texto: Ganancias. 6. Seleccione A1 y desde la ficha Inicio, en el grupo Fuente, dé clic en Negrita (Bold). 7. Dé clic en la flecha de Fuente, y seleccione Segoe UI.
1.
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Dé clic en la flecha de Color de fuente (Font Color), y seleccione Azul, Énfasis 1, Oscuro 25% (Blue, Accent 1, Darker 25%).
Seleccione A2:C2 y dé clic en la flecha de Color de relleno (Fill Color). 10. Seleccione el color Verde, Énfasis 6, Oscuro 25% (Green, Accent 6, Dark 25%). 9.
11. Usando Color de fuente, aplique Blanco, Fondo1 (White,
Background 1). 12. Seleccione A3 y agregue: 500 y pulse Enter. 13. Complete los demás dato tal como lo muestra la siguiente imagen.
14. Guarde su archivo con el nombre Resumen de Ganancias.
Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Insertar fórmulas
A Ex cel se le llama hoja de cálculo gracias a la inserción de fórmulas. Incluso estas fórmulas pueden utilizar tex tos para realizar diferentes acciones. Las fórmulas pueden ser simples ex presiones matemáticas, o pueden ser fórmulas muy potentes llegando a utilizar las diversas funciones que posee Ex cel. Una fórmula debe comenzar por el símbolo igual “ =” seguidamente de la ex presión, por ejemplo: =20+ 50 que permite sumar el número 20 con el número 50, por ejemplo esta otra: =20-(5*2) que resta el número 20 a la multiplicación de 5 por 2.
Las fórmulas pueden utilizar constantes como los ejemplos anteriores, pero incluso pueden utilizar las referencias de celda, de esta manera las operaciones serán más flex ibles. Cuando ingresa una fórmula y pulsa Enter, el resultado aparecerá en la celda. Puede seleccionar la celda que contiene el resultado para ver la fórmula correspondiente, esto se hace a través de la Barra de fórmula; ahora mostraré algunos ejemplos de fórmulas.
=150*0.19: Esta multiplicación que pretende obtener el IGV es buena pero no cumple las expectativas, pues siempre devolverá el mismo valor, no es flexible. =A1+A2: Este modo de suma es muy recomendable, porque si se cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado también cambiará. =Ingresos-Egresos: Resta la celda Ingresos con Egresos. =SUMA(A1:A10): Suma los valores del rango A1 hasta A10. =A1=A2: Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve Verdadero caso contrario devuelve Falso. A continuación vamos a agregar fórmulas a nuestro ejercicio anterior 1. Dé clic en la celda C3. 2. Agregue el signo igual (=). 3. Seleccione ahora la celda A3 el cual equivale al primer dato de 4. 5. 6.
la columna Ingresos. Agregue el signo menos (-). Ahora seleccione la celda B3, el cual equivale al primer dato de la columna Egresos. La fórmula se muestra así: =A3-B3, si es correcto pulse Enter.
Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Usando el controlador de relleno
Para poder completar rápidamente una fórmula en todas las celdas que hagan falta, puede usar el controlador de relleno. También, si usted quiere ahorrar tiempo en agregar números consecutivos, agregar fechas y horas, puede usar el controlador de relleno para completar una serie de datos. Por ejemplo, si se le pide ingresar números del 1 al 200, escribirlos celda por celda nos tomaría mucho tiempo, pero si usamos el controlador de relleno, con un simple arrastre podremos completar los 200 números de manera muy fácil. Vamos a practicar un poco:
Nota: Antes de comenzar, pulse Ctrl + U o Ctrl + N en la versión en inglés para agregar un libro en blanco.
En A1 agregue el signo #. En B1 agregue: Meses. En B2, agregue: enero. Para agregar los meses de febrero a diciembre, seleccione la celda B2, y luego, señale el controlador de relleno hasta que el cursor cambie por una cruz delgada de color negro.
De clic sin soltar y arrastre lentamente hacia B3, observe que aparece una etiqueta que indica que ahí se rellenará con febrero. Continúe hasta llegar a diciembre.
En A2, agregue el número 1. Realice un arrastre con el controlador de relleno hasta coincidir con la celda de diciembre. Mire la imagen.
Al final de las celdas rellenadas aparece una pequeña etiqueta, dé clic en ella y seleccione Serie de relleno (Fill Series). Ahora los números acaban de mostrarse del 1 al 12.
Guarde su libro con el nombre: Meses y cierre su libro.
Introducir Fechas y Horas
Ex cel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un tipo especial de valores numéricos. Generalmente a estos valores se le aplica un formato para que aparezcan como fechas y horas ya que de esa manera al usuario se le hace más entendible manejar fechas y horas, en lugar de solo números. Intr oducir fechas: Las fechas ingresadas en las celdas de Ex cel, son series de números empezando por el número 1 que en fecha equivale al 01 de Ener o de 1900, el número 2 equivale a 02 de Ener o de 1900. Quizá le parezca complicado ingresar una serie de números, pero puede ingresar fechas utilizando un simple formato como por ejemplo: 01/01/2008. Intr oducir hor as: Cuando se está trabajando con horas, simplemente se debe aumentar los decimales a los números de serie que utiliza para las fechas. Por ejemplo el número de serie del 01 de Junio de 2013 es 39234. Si ingresa el número 39234.5, estará en el 01 de Junio de 2013 al mediodía. Pero simplemente puede ingresar un valor de hora con un formato permitido como por ejemplo: 13:05.
Aplicar formatos a los números Ex cel puede aplicar diferentes formatos a los números introducidos en las celdas. Puede aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, gr upo Númer o o utilizando el cuadro de diálogo For mato de Celda.
Formato de número: Permite seleccionar en una lita desplegable los diversos formatos de números que posee Excel, como los porcentajes, fechas, fracciones y más. Formato de número de contabilidad: Permite cambiar el formato de un número a moneda. Dependiendo de su configuración regional, aparecerá el símbolo de moneda adecuado. Estilo porcentual: Aplica el formato de porcentaje a un número. En especial el número debe ser un decimal. Estilo Millares: Agrega una coma para separar los millares. Aumentar decimales: Permite aumentar los números decimales de un valor. Disminuir decimales: Permite disminuir los números decimales de un valor. Si el decimal es 5 o más, el número entero se redondea. Dentro del cuadro de diálogo For mato de celda, puede encontrar la ficha Número activa, es ahí donde observará los diferentes formatos que posee un número y como puede aplicarlos.
En el siguiente ejercicio aprenderá a modificar el formato de algunos números.
Nota: Activar el libro Resumen de Ganancias. 1.
Para obtener los resultados en las celdas que faltan (C4:C10),
use el controlador de relleno para completarla. En D3, agregue el texto: Fechas y pulse Enter. Observe que no solo se agrega el texto, sino también el formato. 3. En D3 agregue: 01-01-2015 y pulse Enter. 4. Use el controlador de relleno para completar las demás fechas correlativas. 2.
5. 6.
Seleccione el rango A3:C10. En la ficha Inicio, en el grupo Número, dé clic en el comando
Formato de número de contabilidad (Accounting Format Number). Como puede ver, los números han cambiado su formato, presentándose como monedas.
7. 8.
9.
Seleccione todos los datos de la columna Fecha. En la ficha Inicio, en el grupo Número, dé clic en la flecha Formato de número (Number Format) y seleccione Fecha larga (Long Date). Guarde sus cambios y cierre su libro.
Capítulo 12: Aplicando Fórmulas y Funciones
Operadores en las fórmulas Ex cel permite el uso de operadores tanto aritméticos, de tex to y de comparación, de esta manera puede idearse para crear fórmulas complejas que ayuden al buen funcionamiento de sus datos.
Operadores Aritméticos
En la siguiente tabla, se muestran los operadores aritméticos que más se utilizan. Oper ador
Explicación
Ejemplo
Resultado
+
Suma
=30+15
45
-
Resta
=30-15
15
-
Negativo
=-30-15
-45
*
Multiplicación
=10*5
50
/
División
=10/5
2
^
Ex ponente
=2^2
4
%
Porcentaje
=19%
19%
Operadores de texto y comparación
Los operadores de tex to y comparación pueden ayudarle a resolver algunos problemas con sus tablas. Oper ador
Nombr e
&
Unión
=
Igual que
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual que
<=
Menor o igual que
<>
Diferente que
Utilizar funciones en las fórmulas Las funciones son muy útiles a la hora de crear fórmulas complejas, por ejemplo, si usted utiliza una fórmula ordinaria como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6 , el resultado será el correcto pero tuvo que emplear algún tiempo para crear la fórmula, ahora imagínese que tenga 100 celdas a la cual usted tiene que sumar, ¿piensa cr ear la misma fór mula?Las funciones le ayudaran a simplificar el trabajo, como por ejemplo: =SUMA(A1:A100). De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Ex cel posee diferentes funciones entre ellas funciones de tex to, de fecha y hora, lógicas, de referencias, matemáticas y trigonométricas, etc. En este libro usted aprenderá a utilizar diferentes funciones predeterminadas. Entre las funciones básicas tenemos: SUMA PROMEDIO MAX MIN CONTAR En el siguiente ejercicio aprenderá a Introducir tex to, números y formulas a una hoja en Ex cel.
Nota: En este capítulo usaremos los archivos de práctica. 1. 2. 3.
Abrir el archivo Proyectos.xlsx Observe como está estructurado los datos. Seleccione A18. Escriba lo siguiente: Octubre. Mientras escribe, observe que el área de Contenidos de la Barra de fórmulas, aparece ese mismo texto.
4.
En la Barra de fórmulas, haga clic en el botón Introducir (Enter).
5. 6.
Haga clic sin soltar en el controlador de relleno de la celda A18 y arrastre hacia abajo. Suelte el botón del mouse cuando llegue a la celda A20. De esta manera se ha rellenado Noviembre y Diciembre sin necesidad de escribir; a ello también se le llama relleno de listas.
Haga clic en B3 y escribe el siguiente valor: 356. Pulse la tecla Enter. Cuando pulsa la tecla Enter, el dato se introduce por completo en la Celda B3 y la celda de abajo se vuelve la celda activa. 9. En la celda B4 escriba el siguiente valor: 356. 10. Pulse Ctrl + Enter. Cuando pulsa Ctrl + Enter, el dato se introduce por completo en la Celda B4, pero la celda activa sigue siendo B4. 11. Haga clic en la celda B5 e ingrese el siguiente valor: 400. 7. 8.
12. Active la celda B6 y escriba lo siguiente: =B3+B4+B5
13. Pulse Ctrl + Enter para obtener el resultado. Observe que todos los números agregados a las celdas se alinean a la derecha de la celda, pero Total Trimestre no lo hace. Esto es porque la celda del resultado de Total Trimestre tiene un formato de alineación izquierda. 14. Guarde su archivo con el nombre: Presupuesto por mes.
Funciones Básicas Las funciones básicas de Ex cel son las que se utilizan más a menudo, entre ellos SUMA, CONTAR, M N, MAX y PROMEDIO.
Función SUMA (SUM)
SUMA(número1;número2; ...) Permite realizar una suma de números o rangos de celda. El argumento número1 puede ser un número, una celda o un rango. Pude agregar hasta 255 argumentos más. Ejemplo 1. Abrir el archivo Resumen de Ganancias_funciones.xlsx.
2.
Para agregar una columna nueva delante de las demás, dé clic derecho en el encabezado de columna A y seleccione Insertar (Insert).
3. 4.
En A11 ingrese el texto: Totales. En B11 escriba: =SU. Observe que aparece una lista desplegable de funciones predeterminadas que comienzan con la palabra escrita.
5. 6. 7. 8. 9.
Dé doble clic en SUMA (SUM). Se agrega =SUMA( Dé clic en B3 y sin soltar, seleccione hasta B10. Cierre el paréntesis ) y pulse Enter. Complete los totales de Egresos y Ganancias. Recuerde que en inglés la función se llama SUM y no SUMA. Guarde sus cambios con el nombre: Mis Ganancias. Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Función PROMEDIO (AVERAGE)
Esta función permite obtener el promedio, o también llamado media aritmética, de ciertos valores o celdas. Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o
referencias de celda que contengan números. Lo que hace la función es sumar todos los valores para luego dividirla entre el número de sumandos. ¿O.O? Pues caso contrario usted sea como yo, es decir, no entendió la ex plicación, aquí va un ejemplo: Por ejemplo, el promedio de 10, 7 y 15 es igual a:
Sintaxis =Promedio(número1;número2…)
Observaciones Lo malo de esta media es que es muy sensible a los valores excéntricos, es decir, a los valores que se desvían mucho del promedio. Por ejemplo, en una aldea donde vive gente mayoritariamente pobre, si solo un individuo gana 10 veces más que el resto, el promedio se alzará demasiado, no reflejando la verdadera media aritmética de esa aldea. Si desea obtener la media real de esta aldea, puede usar la función MEDIANA. Ejemplo En este ejemplo usaremos la función PROMEDIO. Anteriormente habíamos escrito una función (SUMA), ahora, agregaremos la función PROMEDIO de otra manera. No olvide que seguimos usando el archivo del ejercicio anterior. 1. En A12 agregue el texto Promedios. 2. Seleccione B12 y en la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de
3.
funciones (Function Library), de clic en la flecha de Autosuma (AutosSum). Seleccione Promedio (Average). Se agrega la función PROMEDIO a la celda B12.
4. 5.
Seleccione B3:B10 y pulse Enter. Ahora ya tiene el promedio de la columna Ingresos. Obtenga los promedios de Egresos y Ganancias. Luego, guarde sus cambios. Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Función MAX
Esta función devuelve el valor más alto de una lista o rango. Cuando utiliza MAX, tiene hasta 255 argumentos que puede agregar. Si usamos =MAX(1;10;7;9;15;6) el resultado sería 15 por el valor más alto; en este ejemplo hemos usado al menos 6 argumentos. Si todos esos datos los colocamos a partir de A1, la fórmula sería: =MAX(A1:A6), el resultado sigue siendo el mismo pero esta vez solo ha usado un solo argumento. Sintaxis MAX(númer o1;númer o2; ...)
Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máx imo. Ejemplo Ahora usaremos la función MAX, así que active el libro Resumen de Ganancias_funciones x lsx que se usó en el ejercicio anterior: 1. En A13 escriba el texto: Valor más alto. 2. Dé clic en B13, y en la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de
3.
funciones, dé clic en Insertar función. Se abre el cuadro de diálogo Insertar función (Insert Function). Dentro del cuadro de diálogo Insertar función, escriba MAX en el campo Buscar una función (Search for a function) y clic en Ir (Go).
4.
5.
En Seleccionar una función (Select a function), dé clic en MAX y clic en Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Argumentos de función (Function Arguments). Con el argumento Número1 ya activo, seleccione el rango B3:B10 y dé clic en Aceptar. Ahora podemos ver el resultado del valor más alto.
6.
Obtenga los resultados para Egresos y Ganancias. Luego, guarde sus cambios. Nota: No cierre Excel para usarlo en el próximo ejercicio.
Función MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Esto funciona a la inversa que la función anterior, MAX. Sintaxis MIN(número1;número2; ...) Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo. Ejemplo Antes de comenzar, active el libro Resumen de Ganancias_funciones x lsx .
1. 2.
En A14 agregue el texto: Valor más bajo. En B14 escriba: =M N(B3:B10) y pulse Enter.
3.
Complete los resultados para la columna Egresos y Ganancias. Nota: Guarde sus cambios y cierre su libro.
Ejercicio propuesto 3 La siguiente imagen muestra un Libro de un presupuesto personal donde deberá utilizar diversas funciones sencillas para conseguir los resultados deseados.
Nota: Antes de comenzar, abrir el archivo Presupuesto_personal.xlsx.
1.
2.
3.
En la celda D4 se debe obtener la diferencia del presupuesto y los ingresos reales, para obtener el resultado podemos utilizar una fórmula sencilla: =B4-C4. Utilice el controlador de relleno desde la celda D4 hasta D7 para obtener las diferencias de los diversos ingresos. Note el formato con el que aparecen los resultados. Por ejemplo, seleccione la celda D5 y pulse clic derecho y elige Formato de celdas (Format Cells). Active la ficha Número (Number) y note que la categoría Personalizada (Custom) está activada y muestra un formato de celda. _(* #.##0_);_(* (#.##0);_(* "-"??_);_(@_) 0 (cer o) Este marcador de posición de dígitos muestra los ceros no significativos si un número tiene menos dígitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si escribe 8,9 y desea que se muestre como 8,90, use el formato #,00. # Este marcador de posición de dígitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Ex cel no muestra ceros adicionales cuando el número que escribe tiene menos dígitos a ambos lados de la coma decimal que el número de símbolos # especificados en el formato. Por ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda, se muestra el número 8,9. ? Este marcador de posición de dígitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Ex cel agrega un espacio para los ceros no significativos a ambos lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato personalizado 0,0? alinea las posiciones decimales de los números 8,9 y 88,99 en una columna. , (coma) o (punto) Este marcador de posición de dígitos muestra la coma o punto decimal en un número. Agr egar espacios Para crear un espacio que tenga el ancho de un
carácter en un formato de número, incluya un carácter de subrayado (_), seguido del carácter que desea utilizar. Por ejemplo, si coloca un paréntesis de cierre detrás de un carácter de subrayado, como _), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que se incluyan entre paréntesis. Repetir car acter es Para repetir el siguiente carácter del formato hasta rellenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, escriba 0*- para incluir los guiones que hagan falta detrás de un número para rellenar la celda, o escriba *0 delante del formato para incluir ceros iníciales. 4. 5. 6. 7.
Obtenga las diferencias del rango D10 D15. Obtenga las diferencias del rango D17 D21. Obtenga las diferencias del rango D23 D28. Obtenga las diferencias del rango D30 D33.
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Seleccione la celda B7 y escriba la siguiente función: =SUMA(B4 B6). Utilice el controlador de relleno para C7. Note que también ya obtuvo el resultado de D7. Obtenga el total general para la sección Casa. Obtenga el total general para la sección Vida diaria. Obtenga el total general para la sección Transporte. Obtenga el total general para la sección Entretenimiento. Seleccione E10 y escribe la siguiente función: =B10/$B$7 Utilice el controlador de relleno hasta E15. Aplique a E10:E15 el formato de porcentaje. Complete los porcentajes de las columnas que faltan. Por último, obtener los resultados de Total de gastos y Efectivo faltante/excedente.
19. Guarde su libro con el nombre Mi presupuesto xlsx.
Nota: Cierre su libro.
Función CONTAR (COUNT)
La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20: =CONTAR(A1:A20). Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Sintaxis CONTAR(valor1; [valor2],...) Ejemplo En este ejemplo, un usuario ha subido en Internet un libro electrónico (eBook) para que los usuarios puedan descargarlo. Este usuario ha creado una lista de las descargas que se han hecho entre la 9 y 11 de la mañana. Vamos a ver cuántas descargas se hicieron en ese rango. 1. Abrir el archivo Descargas eBook.xlsx. Este archivo muestra
una lista de descargas por minuto, cuando hay una descarga aparece el número 1, si no lo hay, aparece #N/A.
2. 3.
Dé clic en la celda E7. Es aquí donde escribirá su fórmula. Agregamos lo siguiente: =CONTAR(
4. 5. 6.
El primer argumento que nos pide es un valor, en este caso, seleccionaremos el rango C7:C127. Cierre paréntesis ) Pulse Enter. El total de actividad de descargas fue de 51 en el rango de 9 a 11 de la mañana.
La función CONTAR solo ha contado los valores numéricos más no el tex to #N/A.
7.
Guarde su archivo con el nombre Mis Descargas eBooks.xlsx.
Errores De Fórmulas Cuando usted ingresa una fórmula o modifica algún valor de ella, quizá Ex cel muestre un error de fórmula:
#¡DIV/0!
Este error aparece cuando se intenta realizar alguna división entre cero o quizá una celda vacía, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente operación: =10/0 . Entonces el resultado será #¡DIV/0! Pues no ex iste una división entre 0.
#N/A
Este error es muy común, nos indica que no está disponible el valor deseado y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto. Algunos usuarios utilizan la función NOD a propósito para indicar que faltan datos.
#NOMBRE?
Este error también es muy común dentro de una hoja de Ex cel, indica que está mal escrito el nombre de una fórmula, o quizá porque ha incluido el nombre de un rango sin ser todavía creado. Generalmente este error es un error de sintax is, para poder resolverlo, deberá revisar la fórmula detenidamente.
#¡NULO!
Este error puede aparecer cuando no ex iste o no se utiliza correctamente los separadores de lista (,) o (;) de una función. Vea este ejemplo:
#¡NUM!
Este error en Ex cel, nos indica que ex iste un error en algún número que funciona como argumento en nuestra fórmula. Por ejemplo, si en la celda B3 hay un negativo y desea usar la función RAIZ el resultado es el error #¡NUM!, pues la función raíz no puede operar ante un número negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente función: =RAIZ(ABS(-4))
#¡REF!
Este error nos indica que la fórmula presenta una referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1*B1 Devuelve el error #¡REF! si de casualidad se eliminara la columna A o la columna B.
#¡VALOR!
Este error aparece cuando no se ha utilizado un argumento correctamente, esto suele suceder cuando introducimos un tex to cuando la función nos pide un número. =RAIZ(“ Mary” )
Esta función devuelve el error #¡VALOR!, pues la función RAIZ nos pide como argumento un número, sin embargo en este ejemplo se ha introducido un tex to.
Capítulo 13: Funciones Matemáticas
MODA.UNO (MODE.SNGL) Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en un rango de celdas. Sintax is: =MODA.UNO(número1;número2; ...) Ejemplo:
En la celda B13se utiliza la función =MODA.UNO(B1 B12) y el resultado es 3,
pues se repite 4 veces, a diferencia de los demás números que se repiten un menor número de veces. Si hubiera un número menor que se repitiera la misma cantidad de veces que el resultado, este cambiaría.
CONTARA (COUNTA) Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango. Sintaxis: CONTARA(valor1;valor2;...)
Ejemplo:
Usando =CONTARA(B1 B4), la celda B5 muestra como resultado 3, pues esta función reconoce tex tos, números y cualquier dato introducido en una celda a ex cepción de la celda en blanco.
CONTAR BLANCO (COUNTBLANK) Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)
Ejemplo:
Usando =CONTAR BLANCO(B1 B5), la celda B6 muestra como resultado, pues en el rango ex isten dos celdas que están vacías. Si de casualidad presionaste la Barra Espaciadora, esta se contará como celda con datos.
CONTAR.SI (COUNTIF) Cuenta las celdas dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio ) Donde r ango es la celda o las celdas que se van a contar y deben contener números, o nombres. Los valores en blanco no se tomarán en cuenta. El argumento cr iter io son las ex presiones que deseamos contar, por ejemplo un criterio puede ser contar Manzanas, contar numero mayores a 32, etc.
Observación: En los criterios se puede utilizar los caracteres signo de interrogación (?) y asterisco (*). El signo de interrogación
corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si deseas buscar un signo de interrogación o un asterisco reales, escribe el símbolo (~) delante del carácter que deseas buscar. Ejemplo:
En la celda B15el resultado es 3 usando = CONTAR.SI(B2 B13;"Manzana"). El resultado indica que en el rango B2:B13 hay 3 veces la palabra manzana. En la celda B16el resultado es 7 usando =CONTAR.SI(C2:C13;” >55” ). El resultado indica que en el
rango C2:C13 existen 7 números mayores a 55. En la celda B17el resultado es 5 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"? a*"). El resultado indica que en el rango B2:B13 existen 5 palabras cuya segunda letra es “ a” (manzanas y naranjas).
CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS) A diferencia de la función CONTAR.SI dónde solo ex iste un solo argumento para criterio, en CONTAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta función es muy útil cuando trabajamos con tablas más ex tensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna. Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1;criterio1;[rango_criterios2]; [crterio2])
Dónde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la función. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se le hará a la función. Veamos un ejemplo:
En la siguiente tabla, se pide saber cuántas veces se repite la fruta Pera pero que a su vez sean mayores a las 55 unidades. Como puede ver, los nombres de las frutas se encuentran en la columna B y las cantidades en la columna C. En B15 usaré la siguiente función: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 B13;"Pera";C2:C13;">55") Ahora nos piden saber cuántas frutas tienen como segunda letra A y son mayores a 50 unidades. En B16 usaré la siguiente función:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2 B13;"?A*";C2:C13;">50")
SUMAR.SI (SUMIF) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco no se tendrán en cuenta. El argumento criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas". El argumento rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarán según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios. Ejemplo:
Dentro de la celda B15 el resultado es 48 pues está utilizando =SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13) La fórmula solicita que se sumen las cantidades del rango C2:C13 si en las celdas B2 B13 está la palabra “ Manzana” . En la celda B15el resultado es 75 usando =SUMAR.SI(C2:C13,">55") . La fórmula indica que del
rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 55.
SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) A diferencia de la función SUMAR.SI dónde solo puede seleccionar un rango de criterios y un criterio, en SUMAR.SI.CONJUNTO, tienes hasta 255 nuevos rangos de criterios que seleccionar y 255 criterios que usar. Esta función es muy útil cuando trabajamos con tablas más ex tensas y necesitamos realizar consultas entre cada columna. Sintaxis: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterio1; [rango_criterios2]; [crterio2])
El argumento rango_suma es el único rango que debe ser necesariamente valores numéricos, pues es el rango que se va a sumar después de seleccionar los rangos de criterios. Dónde rango_criterios1 es el primer rango datos que debe seleccionar, y criterio1 es la consulta que se le hace a la función. Use rango_criterios2 como segundo rango de datos que debe seleccionar, y criterios2 como segunda consulta que se le hará a la función. Veamos un ejemplo:
En B15 nos piden sumar las cantidades para Manzana solo a partir del mes de Marzo. Así que usaremos la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Manzana";D2:D13;">01/03/2015") El rango C2:C13 es nuestro rango que se tomará para sumar sus valores, por lo tanto los datos son numéricos. B2:B13 es el rango de nuestra primera consulta, la primera consulta será “ Manzana” . Luego seleccionaré el rango de la siguiente consulta y como criterios será “ >=01/03/2015" indicando que tome las fechas a partir del 1ero de Marzo del 2015. En B16 hemos usado la siguiente fórmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C13;B2:B13;"Pera";D2 D13;">=01/02/2015";D2:D13;" <01/03/2015")
Aquí nos piden sumar las cantidades para Pera solo si pertenecen al mes de Febrero. Ya sabemos que C2:C13 es el rango que sumaremos, y que B2:B13 es el rango de primer criterio que será “ Pera” . Para las fechas, como nos piden todo Febrero, tenemos que usar dos criterios. Bueno, D2:D13 es el rango de las fechas y la tengo que usar dos veces. El criterio que usaré es ">=01/02/2015" y luego ;"<01/03/2015". ¿Por qué? En primer lugar, Febrero empieza desde el 01/02/2005, por ello el mayor o igual, y como Febrero en ocasiones tiene año bisiesto y como yo no tengo tiempo para averiguar si el 2005 lo fue, entonces uso <01/03/2015, para que tome los datos que están antes del primero de marzo.
Ejercicio 9 Se desea analizar el desarrollo nutricional de los alumnos del 2do grado de primaria de la sección “ C” . Para hacerlo, se han realizado las siguientes preguntas:
1.
¿Cuál es la estatura promedio de los alumnos? ¿Cuál es la estatura media de los alumnos? ¿Cuál es la estatura que más se repite? ¿Cuál es la estatura mínima y máxima? ¿Cuántos alumnos han sido consultados? Abrir el archivo Estaturas xlsx.
2.
Obtener los siguientes resultados.
3.
F4: Utilice la función PROMEDIO (AVERAGE). F5: Utilice la función MEDIANA (MEDIAN). F6: Utilice la función MODA.UNO (MODE.SNGL). F7: Utilice la función M N. F8: Utilice la función MAX. F9: Utilice la función CONTAR (COUNT). Guarde su libro con el nombre Mis Estaturas.xlsx.
Ejercicio 10 Se desea consultar en la celda H5 la cantidad de clientes que se tuvo en los primeros 25 días del mes de marzo del 2013. También se pide saber cuántas veces se ha vendido más de 10 unidades y cuántas veces no se ha vendido nada. Abrir el archivo VentasPor Pedido.xlsx.
Para la celda H5 use CONTAR.SI para obtener la cantidad de veces que un cliente ha hecho un pedido. El nombre del cliente se encuentra en G5.
Sin ventas: Use CONTAR.SI para obtener el número de veces que no se ha vendido nada. Más de 10: Use CONTAR.SI para obtener el número de veces que se ha vendido más de 10 unidades. Unidades de los clientes: Utilice la función SUMAR.SI para obtener la cantidad total de unidades por cada cliente.
Ejercicio 11
Un canal de televisión desea obtener un resumen trimestral de lo obtenido por la publicidad en sus dos espacios más competitivos (Noticias y Deportes). Abrir el libro CorporaciónTelevisiva.x lsx .
T1, T2, T3, T4: Utilice la función SUMAR.SI para obtener los resultados de cada trimestre. El criterio se encuentra en la celda B6.
Ejercicio 12 Una tienda dedicada a vender maquillaje desea saber datos descriptivos de las ventas y unidades a través de sus vendedores. Abrir el libro VentaMaquillaje x lsx .
Se desea saber cuántas unidades vendieron cada trabajador y cuánto ingreso obtuvieron para la empresa. Se desea saber cuántos productos se vendieron y cuánto ingreso se obtuvo por cada producto. Además, obtener el resultado de cada enunciado del rango A16:A26. Nota : Si es necesario, cambie el formato a moneda para la columna Volumen Soles.
Capítulo 14: Funciones Lógicas
SI (IF) Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERA y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintax is: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Donde Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Donde Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Donde Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Ejemplo:
El rango B2:B4 muestra una serie de resultados usando =SI(A2>=11,"Aprobado","Desaprobado"). La función indica que si el valor de la celda A2 es mayor o igual a 11 entonces aparecerá la palabra “ Aprobado” y si no cumple la condición, aparecerá la palabra “ Desaprobado” . La celda A2 es mayor que 11, por lo que aparece “ Aprobado” , al igual que en la A4. En cambio, en la celda A3 el número es igual a 10, por lo que aparece la palabra “ Desaprobado” .
Ejemplos con la función SI 1. 2.
3.
Abrir el archivo FunciónLogica.xlsx. Activar la hoja Alumnos. En esta hoja nos piden obtener el estado de un alumno. Si el alumno tiene una nota mayor o igual a 11 entonces será Aprobado, caso contrario Desaprobado. Dé clic en la celda C3 y escriba:
=SI(B3>=11;"Aprobado";"Desaprobado") En esta fórmula le estamos preguntando a B3 si contiene un valor mayor o igual 11, si es así, el resultado verdadero es Aprobado, y el resultado Falso sería Desaprobado.
4.
Pulse Ctrl – Enter y luego use el controlador de relleno para completar la función en las demás celdas.
5. 6.
Dé clic en la hoja Género 1. Obtener el estado basándonos en: Si es M significa Masculino, caso contrario Femenino. Dé clic en la celda C3 y escribe: =SI(B3="M";"Masculino";"Femenino")
7.
Pulse Ctrl – Enter y use el controlador de relleno para completar los resultados de las demás celdas.
8.
9.
Dé clic en la hoja Comisiones. En esta hoja nos piden obtener el Sueldo más la comisión basándonos en: Si es Casado, recibirá 100 soles más, caso contrario solo 30 soles más. Dé clic en la celda D2, agregue la siguiente fórmula y complete la tabla. =SI(B2="Casado";C2+100;C2+30)
10. Dé clic en la hoja Notas. En esta hoja nos piden obtener el
promedio de un alumno si este ha pagado, caso contrario aparecerá el texto Sin nota. 11. Agregue la siguiente fórmula en G3: =SI(F3="Pagó";PROMEDIO(B3:E3);"Sin Nota")
En la fórmula le estamos pidiendo a la función Si que busque el teto Pagó en la celda F3, si lo encuentra, aparecerá el resultado del promedio de notas, por eso se usa como segundo argumento PROMEDIO(B3:E3). En caso no encontrara a un alumno que ha pagado, aparece el tex to “ Sin Nota” . 12. Complete la tabla.
13. Guarde con el nombre Mis FuncionesLogicas xlsx.
Usando la función SI anidado Cuando se usa la función SI solo se permite tres argumentos, el primero es una prueba lógica, es decir, el argumento dónde usted hará la consulta. Si la consulta se cumple se usa el segundo argumento que es llamado Valor_Si_Verdadero, caso contrario no se cumpliera se usa el tercer argumento Valor_Si_Falso. Muchas veces tendremos que hacer más de dos preguntas y a su vez obtener más que solo una respuesta verdadera y falsa, así que podemos juntar varios SI en una fórmula un poco más larga que lo habitual. 1. 2.
3.
Abrir el archivo Si_Anidado xlsx. Activar la hoja Género 1. En esta hoja se pide que si es M significa Masculino, F significa Femenino y cualquier otra letra que se escriba en las celdas aparecerá el texto No Procede. En C3 escriba lo siguiente: =si(B3="M";"Masculino";
4.
Hasta ahí solo hemos dicho si en B3 se encuentra la letra M aparecerá Masculino, caso contrario, continúe escribiendo lo siguiente:
si(B3="F";"Femenino"; 5.
En el caso contrario hemos agregado un nuevo SI para preguntarle a B3 si de casualidad encuentra la letra F entonces aparecerá Femenino. Ahora si podemos agregar el último caso contrario.
6.
Al final debe cerrar un paréntesis por el segundo SI, y el último paréntesis pertenece al primer SI. Su fórmula debe ser igual a lo siguiente:
"No Procede"))
=SI(B3="M";"Masculino";SI(B3="F";"Femenino";"No Procede"))
7.
Ahora puede usar el arrastre para completar la tabla.
8.
Active la hoja Estado Civil. En esta hoja se pide lo siguiente: Si es Soltero será de 1400 Si es Casado será 1800 Si es Viudo será 1700 Si es Divorciado será 1600 Si No existe ninguna de estas opciones, aparecerá una celda en blanco.
9. Dé clic en C3 y agregue la siguiente fórmula: =SI(B3="Soltero";1400;SI(B3="Casado";1800;SI(B3="Viudo";1700;SI(B3="Divorciad
10. Active la hoja Goles. En esta hoja se pide obtener el resultado de
los encuentros deportivos. Si están empatados aparece el texto Empate, si algún equipo gana, aparecerá el texto GanadorNombre del equipo. 11. En E3 la fórmula es la siguiente: =SI(B3=D3;"Empate";SI(B3>D3;"Ganador"&"-"&A3;SI(D3>B3;"Ganador"&""&C3;"")))
12. Guarde el archivo con el nombre Mi Si_Anidado.xlsx.
Y (AND) Devuelve la palabra “ Verdadero” si todos los argumentos son verdaderos y “ Falso” si uno o más argumentos son falsos. Sintax is: Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Donde Valor_lógico1, Valor_lógico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso. Ejemplo: En este ejemplo nos piden comprobar que un estudiante podrá recibir la entrega de sus papeles siempre y cuando esté aprobado y tenga un certificado.
Usando la fórmula =Y(C5="Aprobado";D5="Certificado") en E5 el resultado es Verdadero porque se cumplen ambos datos para el estudiante Hugo, ya que está aprobado y tiene un certificado, en cambio para Santos, aunque está aprobado, este tiene constancia y por ello el resultado es Falso.
O (OR) Devolverá la palabra “ Verdadero” si alguno de los argumentos son verdaderos y la palabra “ Falso” si todos los argumentos son falsos. Sintax is: O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Donde Valor_lógico1, Valor_lógico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso. Ejemplo: En este ejemplo nos piden comprobar que un estudiante podrá recibir la entrega de sus papeles siempre y cuando pueda estar aprobado o tenga un certificado.
Usando la fórmula =O(I5="Aprobado";J5="Certificado") en K5 el resultado es Verdadero porque al menos se cumple uno de los datos para el estudiante Hugo, ya que, aunque está desaprobado al menos tiene un certificado, en cambio para Ernesto, el resultado es FALSO puesto que no está aprobado y ni siquiera tiene el
certificado.
Sumar el total si todos son mayores que 0 SI tuviésemos un informe de los Gastos realizados en el periodo 2013 y 2014, de seguro que queremos obtener un total. Lamentablemente si aún no se ha hecho la proyección de alguno de los gastos, entonces aún no se debería sumar para evitar resultados confusos, por ello vamos a utilizar una fórmula matricial para resolver este caso. Vea la siguiente tabla.
Por ejemplo, para el 2013, todos los gastos ya están agregados por lo tanto ya puede usar la función SUMA y obtener el TOTAL. Aunque podríamos esperar a que todos los gastos estén correctamente agregados, puede usar una fórmula para ahorrar tiempo. En la celda B8 vamos a utilizar la siguiente fórmula: =SI(Y(B11 B15>0);SUMA(B11:B15);"")
Pero si pulsas Enter, aparecerá un error de fórmula, y es porque estás utilizando resultados de rango en la fórmula, y solo las matrices pueden aceptarla, por ello, debes pulsar Ctrl + Mayus + Enter. Es necesario utilizar Y para obligar a que se cumplan todas las condiciones del SI. Si no hubieras puesto él Y, la fórmula lo tomaría como la función O y esta es relativa. La siguiente fórmula en B16 devuelve una celda en blanco porque no se cumple al menos una condición. =SI(Y(B11 B15>0),SUMA(B11:B15)," ")
Ejercicio 13 Abrir el archivo EstadosMaquillaje x lsx . Se pide obtener la siguiente condición en la hoja Buena Venta. Si es más de 130 soles aparecerá el tex to Buena Venta, caso contrario aparecerá solo un guion (-).
Resuelva cada uno de los enunciados en las diversas hojas, aquí algunos ejemplos:
Buena Venta (2): Si son unidades a partir de 40, aparecerá el tex to Buena Venta, caso contrario aparecerá el tex to Regular.
Pér dida – Venta: Si hay devoluciones aparecerá la palabra PÉRDIDA, caso contrario aparecerá VENTA.
Comisiones: Si las ventas superan los 199 soles, aparecerá 15% de comisión,
caso contrario aparecerá el tex to No hay comisión.
Ejercicio 14 Abrir el archivo Alumnos x lsx .
Utilice los siguientes enunciados para obtener los resultados en el rango C2:C12. Pr omedio Final
Condición
0-10
Malo
11-14
Regular
15-17
Bueno
18-20
Ex celente
Otr os
En blanco
Vea la siguiente imagen como referencia a los resultados.
Puedes usar la siguiente fórmula: =SI(Y(B2>0;B2<=10);"Malo";SI(Y(B2>10;B2<=14);"regular";SI(Y(B2>14;B2<=17);"Bue
"))))
Ejercicio 15 Abrir el archivo Planilla x lsx . Lea los enunciados de la hoja y obtenga los resultados en las diferentes columnas.
AFP: 12% del Básico solo para Contratados. Dscto1: 18% de la quinta parte del básico. Dscto2: 9% del Básico si el área es Almacén, caso contrario 0. Bon1: 40% del (Básico – suma de descuentos) solo para aquellos que sean Almacén y sean Estables. Bon2: El 50% del 80% del Básico si es Contratado. Bon3: El 40% del Básico si el Básico es mayor o igual a 1600 y
es del área de Sistemas o Estable. Total descuento: Suma de todos los descuentos. Total Bonificación: Suma de todas las bonificaciones. Neto a pagar: (Total Bonificación – Total Descuento) + Básico.
Capítulo 15: Funciones de Texto
MINUSC (LOWER) Convierte todas las mayúsculas de una cadena de tex to en minúsculas. Sintax is: MINUSC(texto) Dónde Tex to es el tex to que se desea convertir a minúsculas. Minusc no cambia los caracteres de tex to que no sean letras. Ejemplo:
En el ejemplo todos los nombres del rango A2:A12 están en mayúsculas. Utilizando la función =MINUSC(A2) y arrastrando hacia abajo puedes convertir todos los nombres a minúsculas.
MAYUSC (UPPER)
Convierte todas las minúsculas de una cadena de tex to a mayúsculas. Sintax is: MAYUSC(texto)
Donde Texto es el texto que se desea pasar a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. Ejemplo:
En el ejemplo todos los nombres del rango B2:B12 están en minúsculas. Utilizando la función =MAYUSC(A2) y arrastrando hacia abajo puedes convertir todos los nombres a mayúsculas.
LARGO (LEN) LARGO devuelve el número de caracteres de una cadena de tex to.
Sintax is: LARGO(tex to) Donde Tex to es el tex to cuya longitud se desea averiguar. Los espacios en blanco al presionar la barra espaciadora también se cuentan como caracteres. Ejemplo:
Usando =LARGO(A2)y arrastrando hacia abajo, el rango B2 B12 muestra el número de caracteres ingresados en el rango A2:A12.
IZQUIERDA (LEFT) IZQU ERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de tex to, según el número de caracteres que especifique el usuario. Sintax is: IZQU ERDA(tex to;núm_de_caracteres)
Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Donde Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que se desea extraer con la función IZQU ERDA. Ejemplo:
En el rango B2 B12 el resultado son las tres primeras letras de los nombres del rango A2 A12. En B2 se usó la fórmula =IZQU ERDA(A2;3).
DERECHA (RIGHT) DERECHA devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de tex to, según el número de caracteres que especifique el usuario. Sintax is: DERECHA(tex to;núm_de_caracteres)
Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Donde Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres que se desea extraer con la función DERECHA. Ejemplo:
En la celda B2 el resultado son las 3 últimas letras de los nombres del rango A2 A12 usando la función =DERECHA(A2).
EXTRAE (MID) EXTRAE nos ayuda a ex traer caracteres que pertenecen a una cadena de tex to. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos ex traer y su punto de inicio dentro de la cadena de tex to. Sintax is: EXTRAE (tex to;posición_inicial;núm_de_caracteres)
Donde Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desean extraer. Donde Posición_inicial El número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del Texto tiene siempre la posición número 1. Donde Núm_de_caracteres El número de caracteres que se van a extraer del Texto a partir de la posición inicial. Ejemplo: Para ex traer solo la coma de los tex tos que están en el rango A2 A12 usamos la siguiente fórmula en B2: =EXTRAE(",";1;1). El primer argumento es la coma que va entre comillas “ ,” , luego la posición inicial es 1 pues quiero que busque desde la primera letra, y el tercer argumento también es 1 porque quiero que ex traiga una letra o carácter.
HALLAR (SEARCH) HALLAR permite especificar la posición de la letra que desees buscar.
Sintax is: HALLAR(tex to_buscado;dentro_del_tex to;núm_inicial)
Donde Texto_buscado es el texto que deseas encontrar. Donde Dentro_del_texto es el texto en el que deseas encontrar el texto_buscado. Donde Núm_inicial es la posición del carácter donde desea iniciar la búsqueda. Ejemplo: Para obtener la posición de la coma en los tex tos del rango A2 A12, usaremos la fórmula =HALLAR(",";A2;1) en B2.
Ejercicio 16 Abrir el archivo ParticipantesCodigo x lsx . En la hoja Participantes, obtener el
código del trabajador con las dos primeras letras del apellido paterno, las dos últimas letras del apellido materno y la edad.
Su cuadro debe quedar como la siguiente imagen. Puede usar la siguiente fórmula en A2 para obtener su resultado: =IZQU ERDA(C2;2)&DERECHA(D2;2)&E2
Use el símbolo ampersand (&) o conocida como la Y comercial para anidar las funciones y celdas.
Ejercicio 17 Active la hoja Código Mayús y obtener el código del trabajador con las dos primeras letras del apellido paterno, las dos últimas letras del apellido materno y la
edad, todo en mayúscula.
Puede usar la siguiente fórmula en A2 para obtener el código en mayúsculas: =MAYUSC(IZQU ERDA(C2;2)&DERECHA(D2;2)&E2)
Ejercicio 18 Active la hoja Fecha Nac, y obtener los dos primeros caracteres del apellido paterno y los dos primeros caracteres del apellido materno y los dos últimos caracteres de la Fecha de nacimiento.
Su tabla debería quedar como la siguiente imagen:
Puedes usar la fórmula: =IZQU ERDA(C2;2)&IZQU ERDA(D2;2)&DERECHA(AÑO(E2);2) Nota: La función AÑO en inglés es YEAR.
Ejercicio 19 Active la hoja Código 2 y obtener los dos primeros caracteres del apellido patero, los dos primeros caracteres del apellido materno y los dos últimos caracteres del año.
Puede usar una fórmula como la siguiente: =IZQU ERDA(C2;2)&EXTRAE(C2;HALLAR(" ";C2;1)+1;2)&DERECHA(AÑO(D2);2) Los resultados deben verse como la siguiente imagen:
Capítulo 16: Funciones de Fecha y Hora
El manejo de Fechas en Excel Estas funciones permiten manipular las fechas y horas dentro de una celda o rango de celdas, además permite realizar operaciones con números. Ex cel utiliza una serie de números para poder representar las fechas, tenemos desde el 1 de Enero de 1900 hasta el 31 de diciembre de 9999. Númer o
Fecha
366
31 de diciembre de 1900
16229
6 de junio de 1944
38352
31 de diciembre de 2004
Cuando Ex cel manipula horas, lo hace fraccionariamente, el inicio es la medianoche representada por 0 y si deseamos el medio día es representado por 0 5. Númer o
Fecha
0.25
6:00:00 AM
0.375
9:00:00 AM
0.99999
11 59:59 PM
Si lo desea puede ingresar el número 38352.5 y cambiarlo por Hora, obtendrá el 31 de diciembre de 2004 con las 12:00:00 PM.
Formatos personalizados de Fecha y Hora FORMATO
EJEMPLO
d-m-yyyy
4-12-2013
d-mmm-yy
4-dic-07
d-mmm
4-dic (Ex cel asume que es el año actual)
mmm-yy
Dic-07 (Ex cel asume que es el primer día)
H:mm ss AM/PM
12:00:00 a.m.
H:mm AM/PM
12:00 a m.
d/m/y h:mm
4/12/07 0:00
HOY (TODAY) Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Ex cel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintax is: HOY( ) Ejemplo: Puede escribir en cualquier celda la función: =HOY() y devolverá la fecha actual.
AHORA (NOW) Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintax is: AHORA( ) Ejemplo: Pues escribir la función: =AHORA() en cualquier celda y obtendrá la fecha y hora actual.
FECHA (DATE) Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintax is: FECHA(año;mes;día)
Ejemplo:
El ejemplo de la imagen es muy claro, pero esta función también se ajusta a los valores erróneos de días y meses. Por ejemplo si introduce la siguiente función: =FECHA(13;2;5), debería mostrar 05/02/2013 pero muestra 05/12/1913, si no desea obtener este error, sería mejor utilizar la siguiente ex presión: =FECHA(2013,2,5) SI introduce la siguiente función: =FECHA(2013,12,32) el resultado será el primer día del siguiente mes, ya que no ex iste el día 32, y enero siempre tiene 31 días, por ello el resultado es 01/01/2014.
Truco EXPERTO - Usando ENTERO (INT) y FRAC.AÑO (YEARFRAC) Puede calcular la edad real de una persona usando una combinación de varias funciones, por ejemplo utilice la siguiente ex presión: =ENTERO(FRAC AÑO(HOY(),B1,1)). Vea la imagen.
MES (MONTH) Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se ex presa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintax is: MES(núm_de_serie)
Donde Núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Ejemplo:
La ex presión: =MES(B1) devuelve 10 que es Octubre.
DIA (DAY) Devuelve el día de una fecha, representada por un número de serie. El día se ex presa como un número entero comprendido entre 1 y 31. Sintax is: DIA(núm_de_serie)
Donde Núm_de_serie es la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Ejemplo:
La ex presión: =DIA(B1) devuelve 9.
AÑO (YEAR) Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintax is: AÑO(núm_de_serie)
Donde Núm_de_serie es la fecha del año que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Ejemplo:
La ex presión: =AÑO(B1) devuelve 1986, pues es el año de la fecha de la celda A2.
DIAS.LAB (NETWORKDAYS) Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivo. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basándose en el número de días trabajados durante un período específico. Sintax is: DIAS LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Donde Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Donde Fecha_final es una fecha que representa la fecha final. Donde Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento de los
números de serie que representen las fechas. Ejemplo:
En este ejemplo se utiliza una fecha inicial desde el 15 de Enero de 2013 hasta el 15 de Enero de 2008, también podemos observar los días festivos con sus respectivas fechas, al final no da como resultado 259 días que vamos a trabajar. =DIAS LAB(A2,B2,D2:D5)
Capítulo 17: Funciones de Búsqueda y Referencia
BUSCARV (VLOOKUP) Busca un valor específico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar. Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Donde Valor_buscado es valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) De tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Donde Matriz_buscar_en son dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes. Donde Indicador_columnas es un número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:
Ejercicio 16 En el siguiente ejercicio, aprenderá a utilizar la función BUSCARV.
1.
Abrir el archivo Referencias.xlsx y active la hoja BUSCARV.
2.
Seleccione el rango A1:G6 y observe el cuadro de nombres, nuestra tabla tiene por nombre TABLA1. Seleccione la celda B10 y escribe: =BUSCARV($B$9;TABLA1;2) y pulse Enter, indica que nuestro valor buscado será todo lo que escribamos en la celda B9, que pertenece a TABLA1, y que la información que queremos que
3.
4.
5. 6. 7. 8. 9. 10.
aparezca sea el apellido y el apellido se encuentra en la columna 2. Seleccione la celda B11 y escribe: =BUSCARV($B$9;TABLA1;3) y pulse Enter, en esta ocasión buscamos el nombre y este se encuentra en la columna 3. Seleccione la celda B12 y escribe: =BUSCARV($B$9;TABLA1;4) y pulse Enter. Seleccione la celda B13 y escribe: =BUSCARV($B$9;TABLA1;5) y pulse Enter. Seleccione la celda B14 y escribe: =BUSCARV($B$9;TABLA1;6) y pulse Enter. Seleccione la celda B15 y escribe: =BUSCARV($B$9;TABLA1;7) y pulse Enter. Seleccione la celda B9 y escriba 1 y pulse Enter. Vea como aparece una información. Seleccione la celda B9 y escribe 5 y pulse Enter, vea cómo cambia la información.
11. Guarde y cierre Excel
Función BUSCARH (HLOOKUP) Busca un valor en la fila superior de una tabla. Use BUSCARH cuando los valores
de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. La H de BUSCARH significa "Horizontal". Sintaxis: BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Donde Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Donde Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Donde Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
Ejercicio 17 En el siguiente ejercicio aprenderá a utilizar la función BUSCARH. 1.
Utilice el mismo archivo del ejercicio 16.
Seleccione la celda B7 y escribe: =BUSCARH($B$6;$A$1:$E$4;2;FALSO) y pulse Enter, indica que se va a buscar el contenido de la celda B6, del rango A1 E4, iniciando del mes de Enero y el mes de Enero se encuentra en la segunda fila. 3. Seleccione la celda B8 y escribe: =BUSCARH($B$6;$A$1:$E$4;3;FALSO) y pulse Enter. 4. Seleccione la celda B9 y escribe: =BUSCARH($B$6;$A$1:$E$4;4;FALSO) y pulse Enter. 5. Seleccione la celda D6 y escribe: proyecto1 y pulse Enter, podrá ver los valores de todos los meses. 2.
6.
Guarde y cierre Excel.
Ejercicio 18 Abrir el archivo SeleccionCodigo.x lsx .
Se pide obtener el nombre y los apellidos de los alumnos en base a su código.
Ejercicio 19 Abrir el archivo Puntaje x lsx . Obtener su calificación en base a la tabla de la izquierda.
Si un usuario coloca en la celda F2 su puntaje, aparecerá su calificación en el espacio en blanco.
Capítulo 18: Insertar Gráficos
Características del trabajo con gráficos Desde Ex cel 2007 podemos crear gráficos de manera mucho más rápida. En Ex cel 2003 usted tenía que seguir un asistente de aprox imadamente 4 pasos hasta completar su gráfico, ahora simplemente ex iste el grupo Gráficos para la creación del mismo. Para comenzar a crear un gráfico puede usar alguna de las galerías del grupo Gráfico en la ficha Insertar. El grupo gráficos presenta las galerías Columna, Línea, Circular, Barra, Área, Dispersión, Cotizaciones, Superficie, Anillo, Burbuja y Radial. Además ahora puede crear un gráfico combinado así como gráficos dinámicos de manera más rápida.
Cada galería de gráficos presenta al final el comando Más gr áficos. Este comando abre el cuadro diálogo Insertar gráfico donde encontrará todos los tipos de gráficos que Ex cel posee.
Nota: También puede acceder al cuadro de diálogo Insertar gráfico haciendo clic en el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo Gráficos.
Una vez creado el gráfico, aparecerán dos fichas contex tuales con el título de Herramientas de gráficos. Estas fichas contex tuales permiten personalizar su gráfico. La ficha contex tual Diseño (DESIGN) te permitirá cambiar el tipo de gráfico así como guardarlo como plantilla. Además te permite seleccionar nuevamente el rigen de datos, aplicarles un diseño y un estilo a sus gráficos. También podrá mover su gráfico a una hoja nueva o una hoja ex istente.
En versiones anteriores de Ex cel ex istía la ficha contex tual Presentación, ahora todas sus herramientas han sido agregadas a la ficha Diseño en el grupo Diseños de gráfico. Estas opciones te ayudarán a seleccionar diversas áreas del gráfico y personalizarlo. Así como agregar títulos, rótulos y leyendas, agregar ejes o personalizar las líneas de cuadrícula y el trazado.
La ficha contex tual Formato (Format) te permitirá controlar el aspecto individual de los elementos del gráfico. Entre esos aspectos puede ser el cambio del efecto biselado al gráfico. Así como aplicar estilos de forma, agregar efectos 3D, entre otros.
Los que hemos usado Ex cel en versiones anteriores, sabemos que podemos crear un gráfico predeterminado en una nueva hoja pulsando F11, pero recuerde también que desde Ex cel 2007 puede pulsar Alt + F1 para crear un gráfico en la misma hoja.
Crear un tipo de gráfico desde la ficha Insertar Si ya posee una lista de datos o una tabla, puede crear un gráfico rápidamente desde la ficha Insertar. En el grupo Gráficos, haga clic en cualquiera de las galerías y luego haga clic en un tipo de gráfico. Desde la versión 2013 ex iste la opción de Gráficos recomendados (Recommended Charts). Un gráfico recomendado son varios tipos de gráficos que Ex cel crea en base a los datos seleccionados. Esta herramienta ayuda a optimizar con mejor cuidado que tipo de gráfico utilizar para los datos.
Al hacer clic en Columna la galería se divide en Columna en 2D y 3D (2-D & 3-D Column) . Encontrará 7 tipos de gráficos de columnas. Los gráficos cilíndricos, cónicos y piramidales ya no pueden ser insertados en esta versión, a menos que inserte una columna y cambie su forma.
En Línea encontrará 7 tipos de gráficos de línea. En Circular o de anillos encontrará 4 tipos de gráficos circulares y 1 de anillo. En Barra encontrará 6 tipos de gráficos de barra. En Área encontrará 6 tipos de gráficos de área. Accediendo a Dispersión o burbuja, encontrará 5 tipos de
gráfico de dispersión y dos gráficos de burbuja. Accediendo a Cotizaciones, superficie o radial, encontrará 4 tipos de gráfico de cotizaciones, 4 gráficos de Superficie, y 3 tipos de Radial. Si desea ver todos los tipos de gráficos agrupados en un solo lugar, puede acceder al cuadro de diálogo Insertar gráfico. Haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo Gráficos para acceder al cuadro de diálogo Insertar gráfico y ver todos los gráficos.
Creando un gráfico Antes de comenzar a crear un gráfico debe tener algunos números, a lo que generalmente conocemos como datos. Los datos están almacenados en las celdas de una hoja, pero no necesariamente puede ser en una sola hoja, estos datos pueden estar en otras hojas de su mismo libro o en un libro diferente.
Los gráficos son objetos que se colocan en las hojas de Ex cel y están compuestas por diversas series de datos que se muestran gráficamente. La forma
en cómo se muestran las series de datos se basa al tipo de gráfico seleccionado. Por ejemplo, si usted crea un gráfico de líneas que usa tres series, entonces el gráfico contendrá 3 líneas, cada una representando a una serie de datos. Los datos para cada una de las series se encuentran almacenados en una fila o columna separada.
Como puede ver en el gráfico, cada punto en la línea está creado por los valores de cada celda y estos se pueden ver gracias a los marcadores. Para distinguir las líneas en el gráfico puede verificar la leyenda a la derecha donde muestra el color de cada línea, además de los marcadores que contienen diversas formas. Por ejemplo, para Centro se ha usado una línea roja con marcador cuadrado, y para
Oeste una línea verde con marcador triángulo.
Para dar un vistazo a este nuevo gráfico y entenderlo de manera rápida, podemos darnos cuenta que ex iste una línea para cada mes de una lista de frutas. Por ejemplo, en Enero, la fruta más vendida fueron los melocotones llegando casi a los S/. 5000.00; en Febrero vemos que fresas fue la fruta más vendida. Lo que debemos tener en mente es que los gráficos son dinámicos, significa que las series están enlazadas con los datos en sus celdas. Si algún dato cambia en la celda, el gráfico automáticamente se actualizará y mostrará los nuevos cambios.
Seleccionando datos para crear un gráfico
Cuando comenzamos a crear un gráfico primero debemos seleccionar los datos. Ex isten dos técnicas para seleccionar datos: Contiguos y no contiguos. Generalmente muchos usuarios utilizan el método de selección contigua. En un rango rectangular se encuentran los datos a seleccionar. A la izquierda, muchas veces se encuentran los datos que usaremos como series, en la parte superior encontraremos los datos que serán usados como categorías en el eje horizontal del gráfico. La celda superior izquierda generalmente está vacía. Las celdas contendrán los valores que darán forma al gráfico.
Si usamos los datos de la figura anterior, entonces seleccionaríamos A2 D5 para crear un gráfico de columnas y obtener una idea del crecimiento de cada empresa en los últimos 3 años. El rango A3 A4 son usados como series individuales, mientras que B2 D2 son usados como las categorías del eje horizontal.
En ocasiones los datos pueden encontrarse en un rango no contiguo. Si usamos los datos de la figura anterior, vemos una última columna de nombre Ventas. Es posible que quiera crear un gráfico que muestre las ventas de las empresas más representativas en el campo de la Tecnología. Seleccione primero sus celdas A2 A5 y luego pulsando la tecla Ctrl seleccione
E2 E5. Luego ya puede proceder a crear su gráfico.
La siguiente imagen muestra un gráfico Circular seccionado 3D mostrando partes seccionadas de las ventas de cada empresa.
Crear el gráfico ¡por fin! Una vez seleccionado sus datos, haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráfico, haga clic en alguna de las galerías mostradas y puede ir señalando cada opción para ver una previsualización de su gráfico.
Si mantiene el puntero encima de una tipo de gráfico usted podrá acceder a una descripción del mismo. Esta descripción es mucho más detallada que en el cuadro de diálogo Insertar gráfico.
Los gráficos creados en Ex cel son incrustados en algún lugar de la hoja. Por lo general, deberá mover el gráfico y colocarlo en la posición adecuada. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra al gráfico en una ubicación “ molestosa” .
También puede redimensionar el gráfico para hacer más visible los datos. Para redimensionar la ventana del gráfico, simplemente seleccione el gráfico y luego utilice los 8 controladores que se encuentran alrededor del gráfico.
Crear un gráfico desde el cuadro de diálogo Insertar Gráfico
Una vez seleccionado sus datos con las cuales va a crear el gráfico, puede hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo Gráficos, en la ficha Insertar. También puedes hacer clic en Gráficos recomendados. Ahora se muestra el cuadro de diálogo Insertar gráfico, en este diálogo se muestra dos fichas, Gráficos recomendados y Todos los gráficos. Desde gráficos recomendados usted podrá ver a la izquierda una lista de tipos de gráficos que usted puede utilizar para mostrar sus datos. Cuando hace clic en un tipo de gráfico a la derecha se mostrará una vista previa lo bastante grande como para poder ver sus datos, además del nombre del gráfico y su descripción.
Si cree que debe crear otro gráfico a comparación del recomendado por Ex cel, entonces active la ficha Todos los gráficos. A la izquierda podrá encontrar todas las categorías de gráficos. Al hacer clic en una categoría se mostrarán los íconos de las variantes (tipos) de gráficos que puede crear. Si selecciona un tipo de gráfico, podrá ver la vista previa del gráfico. Esta sección de la vista previa tiene algo muy particular ya que Ex cel muestra cómo quedaría el gráfico si intercambiara las filas y columnas.
Nota: Solo en algunos gráficos se muestra la vista previa de filas y columnas intercambiadas, tal como lo muestra la siguiente imagen. Una vez seleccionado el gráfico que saldrá a la luz, haga clic en Aceptar.
Crear un Gráfico mediante el teclado
Use la tecla F11 si desea crear un gráfico por defecto en una nueva hoja tal como lo muestra la siguiente imagen. Use Alt + F1 si desea crear un gráfico por defecto en la misma hoja como objeto incrustado (embebido).
El gráfico por defecto al instalar Ex cel es Columna 2D. Es seguro que muchos usuarios no use ese tipo de gráfico. Incluso, en muchas empresas se usa un tipo de gráfico muy a menudo que podría ser considerado como predeterminado. Para crear un gráfico predeterminado siga estos pasos: 1. Si ya posee un gráfico insertado, en la ficha Diseño (Design),
grupo Tipo (Type), haga clic en Cambiar tipo de gráfico (Change Chart Type). Si no posee ningún gráfico insertado,
2. 3.
haga clic en Insertar y clic en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Gráficos. Haga clic derecho en el subtipo de gráfico que utiliza más a menudo o que cumpla con sus necesidades. Clic en Establecer como predeterminado (Set as default Chart). Ahora haga clic en Cancelar para salir del cuadro de diálogo.
Moviendo un gráfico por la hoja de trabajo Cuando crea un gráfico este se posicionará en algún lugar de la hoja de trabajo. Gracias a dios los gráficos a partir de Ex cel 2007 se colocan en un lugar visible y no en la parte inferior de los datos como en versiones anteriores. Haga clic en el borde del gráfico para seleccionarlo y poder moverlo. Cuando un gráfico está seleccionado muestra ocho controladores de dimensión. Los controladores de dimensión permiten cambiar el tamaño del gráfico, por lo tanto debe evitarlos si desea mover el gráfico a otra ubicación.
SI le resulta un poco difícil hacer clic en el borde (por precisión), puede hacer clic en un área en blanco y arrastrar su gráfico. Algunas partes de su gráfico contienen información que puede ser reubicable dentro del gráfico. Por ejemplo, puede hacer
clic en algún nombre de la leyenda y arrastrarlo a otra ubicación, pero sólo dentro del gráfico.
Trabajando con el cuadro de diálogo Seleccionar Datos El cuadro de diálogo Seleccionar datos le permite cambiar entre las filas y columnas de su conjunto de datos así como ordenar sus series y editar sus categorías. Para acceder a este cuadro de diálogo, haga clic en el comando Seleccionar datos (Select Data) ubicado en el grupo Datos (Data) dentro de la ficha contex tual Diseño (Design).
En la parte superior del cuadro de diálogo se encuentra el campo Rango de datos del gráfico. Este campo muestra el rango seleccionado de su conjunto de datos que dio forma al gráfico; haga clic en el botón al ex tremo derecho del campo para darle pie a seleccionar o modificar el conjunto de datos. La siguiente imagen muestra el cuadro reducido Seleccionar origen de datos (Select Data Source) donde podrá seleccionar o modificar su conjunto de datos para el gráfico. Use los botones con una flecha arriba y flecha abajo para ordenar
los datos de las series.
En la sección Entradas de leyenda (Series) – Legend Entries puede Agregar, Editar, Quitar y Ordenar su conjunto de series. Si hace clic en el botón Agregar y/o Modificar aparecerá el cuadro de diálogo Modificar serie. Desde este cuadro de diálogo podrá agregar un nombre de serie y sus valores. Haga clic en Aceptar para aceptar los valores ingresados en el cuadro de diálogo Modificar serie. En la sección Etiquetas del eje horizontal (categorías) – Ax is Label solo
encontrará el botón Editar, desde aquí podrá volver a seleccionar un conjunto de datos nuevos para sus categorías, incluso puede agregarlos como una matriz como {“ Enero” ;” Febrero” ;” Marzo” }. Si su conjunto de datos posee celdas vacías u ocultas, puede usar el botón Celdas ocultas y vacías para poder modificar la forma en cómo se muestran los datos en el gráfico. El cuadro de diálogo Configuración de celdas ocultas y vacías presenta las opciones Rango, Cero y Conectar puntos de datos con línea (llamado Interpolar en Ex cel 2003), también puede activar la casilla Mostrar datos en filas y columnas ocultas.
Moviendo un gráfico a otra hoja Cuando usted crea un gráfico este se incrusta en su hoja de datos principal, es decir en donde seleccionó sus datos. Por diversas razones es posible que usted quiera mover el gráfico a una hoja diferente. En la ficha contex tual Diseño, dentro del grupo Ubicación (Location), haga clic en el comando Mover gráfico (Move Chart). El cuadro de diálogo Mover gráfico presenta dos opciones: Hoja nueva y Objeto en.
Al seleccionar Hoja nueva podrá agregar un nombre para su nueva hoja. Haga clic en Aceptar para que el gráfico seleccionado se mueva a una hoja completa. Como podrá ver en la siguiente imagen, la nueva hoja solo admite el gráfico y no podrá agregar celdas adicionales a esa hoja. También este gráfico está listo para imprimir en una hoja de papel completa. Si elige Objeto en, entonces podrá seleccionar de la lista desplegable las diversas hojas que ex isten actualmente en el libro.
Personalizando el Diseño y Estilos de un gráfico SI queremos personalizar un gráfico, la mejor manera es usando la ficha Diseño con sus grupos Diseños de gráfico y Estilos de gráfico. Por ejemplo, con el grupo Diseños de gráfico podrá variar los diversos elementos de gráficos que ex isten mientras que en Estilos de gráfico podrá cambiar los esquemas de colores.
Seleccionando un Diseño de gráfico
El grupo Diseños de gráfico presenta una galería con diferentes combinaciones de los elementos de un gráfico. Estos elementos van desde un título hasta la posición de una leyenda. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podrá elegir diversas combinaciones.
Seleccionando un estilo de diseño En el grupo Estilos de diseño presenta una variedad de estilos visuales especializados para la personalización de sus gráficos. Cada una de las filas de la galería presenta diversas visualizaciones para sus gráficos agregados.
Si hace clic en Cambiar colores podrá acceder a una lista de combinaciones de colores que usted puede aplicar a su gráfico seleccionado.
Ejercicios de aprendizaje En esta sección vamos a practicar todo lo aprendido en este capítulo. Para realizar cada uno de los ejercicios deberá abrir el archivo EstadisticaVisual.xlsx.
Ejercicio 24 1.
Active la hoja Empresas Tecnológicas si es necesario. En la hoja Empresas tecnológicas se muestra un conjunto de datos sobre
las empresas Microsoft, Apple y Google en los últimos 3 años.
Vamos a comenzar creando un gráfico comparativo de las empresas (Microsoft, Apple y Google) en el año 2009. 2.
Seleccionamos el rango A2 B5.
3.
Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráficos (Charts), clic en Gráficos recomendados (Recommended Charts).
4.
En el cuadro de diálogo Insertar gráfico (Insert Chart), en la ficha Gráficos recomendados (Recommended Charts), haga clic en cada uno de los tipos de gráficos para ver una vista previa a la derecha. Al ser un gráfico con datos reducidos, Excel nos da las mejores opciones para la creación de gráficos, entre ellas la circular, barra y columna.
5.
Seleccione Circular y luego clic en Aceptar. El gráfico ahora se
ha creado en base a sus datos seleccionados, y se ha posicionado en su hoja actual.
6.
7.
Haga clic en cualquier celda para dejar de seleccionar el gráfico. De esta manera las fichas contextuales Diseño y Formato han desaparecido. Haga clic sin soltar en su gráfico y arrástrelo a la izquierda para posicionarlo justo debajo de la tabla de datos. Observe que las
fichas Diseño y Formato vuelven a aparecer.
8.
Seleccione el rango A2 A5 y pulsando Ctrl, seleccione C2:C5.
Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráficos, haga clic en Circular. 10. En la sección Gráfico circular 3D haga clic en Circular 3D (3D Pie). 9.
Como podemos ver en la siguiente imagen, se han creado dos gráficos circulares (2D y 3D) que muestran la comparación en trozos de las 3 empresas. Como título lleva el año de la selección (2012 y 2013). El gráfico a simple vista no es muy visible en su comparación, ya que todas las empresas tienen valores de ventas no muy distanciadas, por lo cual si nos fijamos bien Microsoft lleva una ligera ventaja.
11. Seleccione nuevamente el rango A2 B5 y en el grupo Gráficos,
haga clic en Columna y en el grupo Columna en 2D seleccione el primer gráfico llamado Columna agrupada (Clustered Column).
Este nuevo gráfico de columna muestra de manera más entendible la comparación de las tres empresas en el año 2012. Como puede notar, Microsoft ha logrado unas ex celentes ventas superando a Apple y sobre todo a Google.
Ahora ya se dio cuenta de que el gráfico circular no ayudó mucho a aclarar la comparativa de estas empresas porque todas poseen valores no muy distanciados. Estos valores mostrados con mayor precisión en un gráfico de columnas y como puede notar, Microsoft lleva una gran ventaja.
12. Elimine los gráficos circulares creados y mueva el gráfico de
columna al extremo izquierdo.
13. Vamos a crear ahora un gráfico de columna 2D c n información
del año 2013. Seleccione el rango A2 A5. Luego, manteniendo pulsada la tecla Ctrl (control) seleccione el rango C2:C5. Para el año 2013 vemos como las ventas de Apple y Google han subido pero Microsoft aún se mantiene a la cabeza.
14. Ahora cree un nuevo gráfico de columna agrupada que
represente las ventas de las tres empresas en el año 2014. Este gráfico nos muestra algo diferente. Microsoft ya no está a la
cabeza de las ventas y ha sido superado enormemente por Apple. Incluso vemos que Google también ha superado a Microsoft, por lo cual Steve Ballmer (CEO de Microsoft) tendrá que crear una nueva estrategia de negocios.
La siguiente imagen muestra los tres gráficos creado año por año mostrando una comparativa de las tres empresas representativas tecnológicas.
Ejercicio 25 Para este ejercicio continuaremos con el libro EstadisticaVisual.x lsx . 1.
Seleccione la hoja Grupo Handsofthelp. Esta hoja presenta los ingresos semestrales de las marcas del grupo Handsofthelp.
Vamos a crear un gráfico comparativo de cada marca durante el primer trimestre. 2. 3.
Seleccione el rango A2 D8 y luego haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráficos, haga clic en Columna. En la sección Columna en 3-D (3-D Column) haga clic en Columna agrupada 3D (3-D Clustered Column).
El siguiente gráfico muestra los ingresos de las diversas marcas de Handsofthelp de los tres primeros meses. Los meses se encuentran como etiquetas de series
mientras que el nombre de cada marca se encuentra como etiqueta de categorías.
En el gráfico creado podemos ver como aumentan o disminuyen los ingresos por cada marca. Por ejemplo, sabemos que Valentin Book obtuvo mejores ingresos en Enero y su ligera caída fue en Febrero y no recuperándose del todo en Marzo. Para ver el gráfico de otra manera vamos a cambiar los datos series por datos de categorías y viceversa. 4. Haga clic en la ficha contextual Diseño y en el grupo Datos haga
clic en el comando Cambiar entre filas y columnas (Switch Row /
Column). El gráfico se muestra diferente, ahora podemos ver que marca obtuvo mejores ingresos en los diferentes meses. En Enero sabemos que Amauta Digital obtuvo el mayor ingreso y el ingreso más bajo lo obtuvo Compu-Educa. En Febrero vemos como Compu-Educa tiene un gran aumento, mientras que Valentin Book sufre una ligera caída.
Capítulo 19: Empezando a trabajar con PowerPoint
Un tour a PowerPoint 2016 Cuando uno va a una conferencia o cuando un empleado realiza una presentación de negocios, PowerPoint está ahí para nosotros desde hace mucho tiempo. Presentar sus ideas puede ser la mejor forma de ganar un contrato, persuadir a sus colegas para que realicen el proyecto de otra manera, demostrar el avance de su equipo de trabajo, presentar un plan de negocios y mucho más. Una buena presentación equivale a que el ex positor ha utilizado correctamente todos los elementos necesarios que pueden ir en una diapositiva, como imágenes, gráficos o vídeos. PowerPoint proporciona las herramientas que necesita para crear una presentación que sea agradable para su público. Una presentación es cualquier tipo de interacción entre un orador y la audiencia, pero esto involucra a una o más de las siguientes ayudas visuales: diapositivas de 35mm, transparencias generales, diapositivas basadas en equipos (algunos locales o en un Web Site u otra ubicación de red), material impreso, y notas para el orador. PowerPoint puede crear todos estos tipos de ayudas visuales, más muchos otros tipos que usted aprenderá sobre la marcha. Debido a que PowerPoint está estrechamente integrado con otros componentes de Office 2013, puede compartir fácilmente información entre ellos. Por ejemplo, si ha creado un gráfico en Ex cel, puede usar ese gráfico en una diapositiva de PowerPoint. También puede, por ejemplo, tomar un resumen de su presentación de PowerPoint y copiarlo a Word, donde puede direccionarlo con los comandos de formato de documentos de Word. Prácticamente cualquier pieza de datos en cualquier programa de Office puede ser vinculado a cualquier otro programa de Office, así que no tendrá que preocuparse sobre sus datos que están en un formato incorrecto.
¿Quiénes usan PowerPoint y Por qué? PowerPoint es una herramienta popular para las personas quienes brindan presentaciones como parte de su trabajo. Con PowerPoint, puede crear ayudas visuales que transmiten el mensaje a través de su audiencia. Aunque el tipo tradicional de presentación es un presentador hablando en vivo en un podio, los avances tecnológicos han dado la posibilidades de hacer presentaciones en numerosas formas, y PowerPoint lo hace. Con PowerPoint usted puede presentar en los siguientes formatos: Podio: Para presentaciones en vivo, PowerPoint le ayuda a dar énfasis a puntos clave a través del uso de un computador (notebook, Pc o incluso una Tablet). CDs y DVDs: Puede empaquetar una presentación en PowerPoint en un CD o DVD y distribuirlo por diferentes medios. La presentación puede estar en un formato de PowerPoint, o puede ser convertido en algún otro formato como PDF o vídeo. For matos de Inter net: Puede usar PowerPoint para crear una presentación que puede brindar en vivo sobre una red corporativa o la misma Internet, mientras cada participante lo ve a través de su propio dispositivo. Pude incluso almacenar una presentación autoejecutable o interactiva en un sitio web en una variedad de formatos y hacerlos disponibles para el público a través de descargas.
Iniciando PowerPoint Al instalar el paquete de Microsoft Office, PowerPoint llegará incluido en él. Dependiendo de su sistema operativo, Windows 10 o Windows 8.1, es posible que abrir PowerPoint sea ligeramente diferente. 1. Para abrir PowerPoint, siga estos pasos dependiendo de su
sistema operativo instalado. En Windows 10, diríjase a Inicio Todos los programas Microsoft Office PowerPoint 2016. En Windows 8.1, dentro de su Pantalla Inicio, dé clic en el mosaico PowerPoint 2016. Cómo puede ver, la aplicación de PowerPoint se abre y muestra la Pantalla Inicio de Power Point.
2.
Para crear una presentación nueva, dé clic en Presentación en blanco (Blank Presentation).
Se acaba de crear una presentación nueva y esta contiene al menos una diapositiva.
En la parte superior de la ventana, dé clic sobre la ficha Archivo (File). 4. Luego, dé clic en Cerrar (Close). La presentación se acaba de cerrar pero PowerPoint sigue abierto.
3.
ALTO: Deje abierto PowerPoint.
Crear una presentación en blanco Para que puedas empezar a trabajar con PowerPoint, deberás crear una presentación. Si, los archivos creados en este programa son llamados Presentaciones. 1. Dé clic en la ficha Archivo, luego dé clic en Nuevo.
Ahora, dé clic en Presentación en blanco. Nuevamente, acaba de crear una presentación en blanco. 3. Revise la barra de título y verifique el nombre. Debe decir Presentación#, dónde # es el número de presentación que se ha creado. 4. Revise su Barra de estado y verifique que diga Diapositiva 1 de 1 y Español (Perú). 2.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Navegando por la Cinta de opciones La Cinta de opciones aún se mantiene en PowerPoint 2016 y ahora puede cambiar a un modo Táctil para que sea más fácil su utilización si está usando una Tablet. Prácticamente, PowerPoint 2016 presenta las mismas fichas que su versión anterior. 1. Dé clic en la ficha Insertar y revise que aparezcan los grupos
Diapositivas, Tablas, Imágenes, Ilustraciones, Aplicaciones, Vínculos, Comentarios, Texto, Símbolo y Multimedia.
2.
Dé clic en la ficha Diseño. En esta ficha solo existen tres grupos, Temas, Variantes y Personalizar.
3.
Regresemos a la ficha Inicio haciendo clic en Inicio. Los grupos en esta ficha son Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición.
4.
En el grupo Diapositivas, dé clic en el comando Nueva diapositiva. Como puede ver, se acaba de agregar una nueva diapositiva en el panel de diapositivas. También verifique su barra de estado, debe decir Diapositiva 2 de 2. En su diapositiva, dé clic en el medio del texto Haga clic para agregar título. En el grupo Fuente, dé clic en el botón a la derecha conocido como Iniciador de cuadro de diálogo.
5. 6.
7.
Como puede ver, aparece el cuadro de diálogo Fuente. Este cuadro de diálogo muestra más comandos para trabajar con sus fuentes. Para cerrarlo, dé clic en el botón Cerrar (X). ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Realizando tareas básicas en PowerPoint Cuando trabaja con sus presentaciones siempre necesita realizar tareas básicas, cosas tan sencillas como guardar su presentación o abrir una ya creada. En este apartado, usted aprenderá a guardar su presentación por primera vez, abrir una presentación creada anteriormente, actualizar una presentación, ver las propiedades y navegar por algunas vistas de presentación.
Nota: Trabajaremos con la carpeta de ejercicios
Abrir una presentación existente
Es posible que un compañero le haya enviado una presentación ya diseñada para que usted pueda darle un vistazo, para hacerlo, necesita primero abrir la presentación desde PowerPoint. 1. Dé clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir. 2. Seleccione la opción Equipo y luego Examinar.
Dentro del cuadro de diálogo Abrir, navegue hasta su carpeta de archivos. 4. Seleccione Equipo de Reubicación y luego clic en el botón Abrir. Su presentación acaba de abrirse.
3.
5.
Como no tenemos nada que hacer aún con esta presentación, dé clic en Archivo y luego clic en Cerrar. ALTO: No cierre PowerPoint.
Abrir una presentación usada recientemente
En el ejercicio anterior se abrió la presentación Equipo de Reubicación pero no se hizo ningún cambio, ahora que ya tiene en mente que cambios hacerle, volverá a abrirla pero de forma más rápida. 1. Dé clic en la ficha Archivo y seleccione la página Abrir (Open). 2.
Seleccione la opción Presentaciones recientes, y en la lista a la derecha, dé clic en Equipo de reubicación. Como puede ver, ha podido abrir el mismo archivo de forma más rápida.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Dar un vistazo a la presentación Antes de hacer los cambios a la presentación, primero desea darle un vistazo rápido a las diapositivas para saber cómo se verán a pantalla completa. PowerPoint usa la vista presentación para ver las diapositivas a pantalla completa tal y como lo hará a la hora de ex poner ante una audiencia. 1. En la barra de estado, dé clic en el botón Presentación con
diapositivas.
Como puede ver, ahora la diapositiva está a pantalla completa. 2. 3. 4.
Para ver la siguiente diapositiva, pulse la tecla Enter. Para ver la tercera diapositiva, dé clic en la pantalla. Para salir de la vista presentación pulse la tecla Esc. Revise la barra de estado y escriba en qué diapositiva se encuentra en este momento. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Guardar su presentación sin afectar al original
Ya ha abierto su presentación y ha dado un vistazo rápido a las diapositivas en la vista presentación. Ahora, usted ha decidido hacer unos cambios pero no desea que la presentación original se vea afectada. Para evitar que el archivo original sufra algún cambio, deberá usar el comando Guardar como; con este comando podrá cambiar el nombre y el tipo de archivo, incluso su ubicación. 1. Estando la diapositiva 3 seleccionada, dé clic sin soltar y
arrástrelo por encima de la diapositiva 2. Como puede ver, acaba de reorganizar el orden de las diapositivas.
Para no afectar a la presentación original, dé clic en Archivo y seleccione Guardar como. 3. En las opciones de Guardar como, seleccione Equipo y luego Examinar. 4. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, en el campo Nombre de archivo, cambiaremos por Equipo de Reubicación (con cambios). 5. Dejaremos la misma ubicación y el mismo tipo de archivos, así que, dé clic en Guardar. 2.
6. 7.
8.
Revise su área de título, el nombre del archivo ha cambiado. Ingrese a la carpeta de ejercicios. Note que tiene dos archivos, el original llamado Equipo de Reubicación y el que tiene cambios, llamado Equipo de Reubicación (con cambios). Cierre su ventana del Explorador de archivos. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo
ejercicio.
Actualizando su presentación
Acabamos de crear prácticamente un archivo nuevo a partir de una presentación ex istente para evitar hacer daños al original. En este nuevo archivo, vamos a hacer más cambios y luego guardaremos la presentación con el mismo nombre, tipo y ubicación, esta acción también es llamada Actualizar. 1. Dé clic en la ficha Diseño y en el grupo Temas (Themes), dé clic
en el botón Más (More).
2.
Dé clic en Parallax. En caso de no encontrar este tema, seleccione uno de su agrado.
3.
Una vez hecho el cambio tenemos que guardar haciendo clic en la ficha Archivo y clic en Guardar. Como puede notar, no aparece ninguna opción o cuadro de diálogo extra ya que la presentación acaba de ser actualizada.
Nota: También puede usar la combinación Ctrl – G. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Intercambiar entre varias presentaciones Ya hizo los cambios necesarios en su nueva presentación pero ha decidido darle un vistazo a la presentación original. Cuando tiene dos o más presentaciones abiertas, por lo general puede ver solo una de ellas a la vez. Si tiene una pantalla lo suficientemente amplia, quizá pueda sacar provecho a ciertas opciones de ordenamiento. 1. Dé clic en la ficha Archivo y luego clic en Abrir.
Seleccione Presentaciones recientes, y dé clic en Equipo de reubicación. Como puede ver, el archivo original se abre. 3. Para regresar a la ventana de la presentación que tiene los cambios, dé clic en la ficha Vista, y en el grupo Ventana, dé clic en Cambiar ventanas. 4. Dé clic en Equipo de Reubicación (con cambios). 2.
5.
Para comparar ambas presentaciones en la pantalla, en la ficha Vista, en el grupo Ventana, dé clic en Organizar todas.
6.
7. 8.
En ambas presentaciones, usando el panel Diapositivas, dé clic en su diapositiva 4. Ahora podrá darle un vistazo a ambas diapositivas pero con diferentes diseños. Como todo está bien, dé clic en la ficha Archivo de la presentación Equipo de Reubicación, y luego clic en Cerrar. Para que la presentación que aún está en pantalla se expanda, dé clic en el botón Maximizar.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Guardar una presentación por primera vez Una vez terminado los cambios en su presentación usted tendrá que empezar a crear una nueva. Agregará algunos puntos clave y luego guardará su presentación por primera vez. Cuando lo hace, PowerPoint le pedirá que agregue un nombre de archivo, un tipo y una ubicación. 1. Para crear una nueva presentación en blanco, dé clic en 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Archivo, Nuevo, y clic en Presentación en blanco. En su diapositiva, dé clic en Un toque para agregar título. Ahora escriba lo siguiente: Financiamiento General 2015 . Para agregar una nueva diapositiva en blanco, pulse Ctrl – M. Dé clic en Haga clic para agregar títuloy escriba: Logros principales Dé clic en Haga clic para agregar texto y escriba: Las ventas aumentaron en el 3er trimestre. Pulse Enter y escriba: Las ventas forzaron a capacitar a todo el personal en una nueva línea de productos. Para guardar su presentación por primera vez, dé clic en el comando Guardar ubicado en el lado superior izquierdo de la ventana.
Al ser la primera vez que va a guardar aparece las opciones de Guardar como. Seleccione Equipo y luego Examinar. 10. Dentro del cuadro de diálogo Guardar como, navegue hasta su carpeta de archivos. 11. Verifique que el campo Nombre de archivo sea Financiamiento General 2015 y el tipo sea Presentación de PowerPoint. 9.
12. Dé clic en Guardar. Ahora su presentación ha sido guardada con
el nombre Financiamiento General 2015. 13. Cierre todas sus presentaciones abiertas y luego cierre
PowerPoint.
Capítulo 20: Creando su primera presentación
Empezando a crear una presentación Usted ya se ha familiarizado con la interfaz y algunas tareas básicas en PowerPoint, ahora, ha llegado el momento de presentar su información en la forma de una presentación. Compartir información a través de presentaciones puede llamar la atención de su audiencia. Las herramientas que conocerá ahora le permitirán crear presentaciones que pueden ser personalizadas para adaptarse a diferentes situaciones. En este apartado usted aprenderá a crear una presentación a partir de una plantilla prediseñada, podrá ingresar y editar tex to fácilmente, agregará diapositivas a su presentación y creará secciones para organizar sus diapositivas.
Usando una plantilla prediseñada
Por falta de tiempo, usted ha decidido crear rápidamente una presentación en PowerPoint para ex poner ante los ejecutivos de la empresa. Por lo tanto, no tendrá el tiempo suficiente para cambiar colores, tipos de fuente y otras opciones más. En PowerPoint, usted puede usar plantillas prediseñadas para luego editarlas y crear una presentación profesional de forma rápida. 1.
Inicie PowerPoint y en la pantalla inicio, navegue por las diversas plantillas de la pantalla.
2.
Dé clic en plantilla Marco. Se abre un panel mostrando una vista previa de la diapositiva y sus posibles combinaciones de colores.
3.
En la parte inferior del panel, dé clic en la flecha de Más imágenes que apunta a la derecha.
4.
5. 6.
En la sección de las combinaciones de colores, seleccione la segunda (Ambar) y clic en Crear. Acaba de crear una nueva presentación en base a un tema de plantilla. Dé clic en Haga clic para agregar título y escriba: Descripción financiera del 2015. Dé clic en Haga clic para agregar subtítulo y escriba: Su_Nombre . Por ejemplo, Handz Valentin.
Pulse Ctrl + M para agregar una nueva diapositiva. Dé clic en Haga clic para agregar títuloy escriba: Agenda . Luego en Haga clic para agregar texto, escriba: Aspectos sobresalientes . 10. Pulse Enter y continúe agregando: Ingreso Ingresos por división Activos 7. 8. 9.
11. Guarde su presentación en la carpeta de ejercicios con el
nombre Exposición sobre Descripción Financiera 2015. 12. Cierre su presentación. ALTO: No cierre PowerPoint.
Agregar texto a su primera diapositiva Cuando crea una nueva presentación en blanco al menos se crea también una diapositiva en blanco. Las diapositivas son como las páginas en un documento de Word. La primera diapositiva por defecto presenta dos espacios para rellenar tex tos, estos espacios son conocidos como mar cador es de posición. A continuación, creará una presentación desde cero dónde mostrará las fortalezas de la empresa DreamLife ante nuevos inversores. 1. Dé clic en Archivo | Nuevo | Presentación en blanco. Se crea
una presentación nueva y esta posee una diapositiva en blanco. 2. Dé clic en el texto del marcador de posición Haga clic para agregar título. 3. Escriba: Dream Life . 4. Dé clic en el texto del marcador de posición Haga clic para agregar subtítulo. 5. Escriba: Haciendo realidad tu sueño inmobiliario . 6. Mientras aún se encuentra en el marcador de posición del subtítulo, lleve el puntero del mouse sobre el controlador inferior del medio (vea la imagen como referencia) hasta que cambie por una flecha vertical de dos puntas.
7.
Dé clic sin soltar en el controlador y arrastre lentamente hacia arriba hasta ajustar el alto del marcador de posición.
Como la diapositiva solo presentaba dos marcadores de posición para agregar texto, vamos a usar un cuadro de texto para agregar más información. Dé clic en la ficha Insertar, y en el grupo Texto, clic en Cuadro de texto. 9. Ahora, dé un clic en la parte inferior central de la diapositiva. Aparece un pequeño cuadro de texto. 10. Escriba: Versión: Borrador . 11. Lleve el puntero del mouse sobre el borde del cuadro de texto hasta que aparezca una cruz de cuatro flechas. 8.
12. Dé clic sin soltar en el borde y arrastre el cuadro de texto justo
por debajo del subtítulo.
13. Guarde su presentación con el nombre Presentación de la
empresa en su carpeta de ejercicios. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Agregar nuevas diapositivas La primera diapositiva que se crea en una presentación tiene un diseño conocido como diapositiva de título. Cuando va creando más diapositivas, estas tienen un diseño llamado Título y objeto. A continuación, usted agregará una diapositiva más a su presentación. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, dé clic en el comando
Nueva diapositiva. Como puede ver, se acaba de agregar una diapositiva nueva a la presentación con un diseño ligeramente diferente a la primera.
Dé clic en el marcador de posición Haga clic para agregar títuloy escriba: Introducción 3. Dé clic en el marcador de posición Haga clic para agregar textoy escriba: DreamLife forma parte de Hansofthelp S A.C. 4. Pulse dos veces la tecla Enter. 5. Escriba: Esta presentación proporciona una visión general de la empresa . 6. Pulse dos veces la tecla Enter y escriba: A menos que la empresa haya marcado como confidencial, toda la información explicada aquí se ha hecho público. 7. Nuevamente, pulse dos veces clic y agregue el texto Agenda . 2.
8.
Agregue una nueva diapositiva y añada lo siguiente en el marcador de posición de texto. Sobre nosotros Aspectos destacados Expectativas Proceso de Desarrollo del Proyecto Nuevo Proceso de Desarrollo del Proyecto Ingresos
Detalles de los ingresos Hoja de balance Apreciación
Agregue una diapositiva más y en marcador de título escriba: Aspectos Destacados de años anteriores 10. Guarde su presentación. 9.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo
ejercicio.
Editar sus diapositivas Ya ha creado algunas cuantas diapositivas con sus respectivos tex tos, y luego, al darle un vistazo, se ha dado cuenta que tiene que realizar unos pequeños cambios. Necesita organizar algunos tex tos y llevar otros a una diapositiva diferente. 1. En el panel Diapositivas (lado izquierdo), dé clic en la
diapositiva 3. Dé clic antes del texto Proceso en la cuarta viñeta. Mantenga pulsada la tecla Shift y luego dé clic al final del texto Proyecto en la quinta viñeta. Como puede ver, acaba de seleccionar ambas viñetas de texto. 4. Dé clic sin soltar sobre los textos seleccionados y arrástrelo antes del texto Apreciación. Observe como acaba de organizar sus viñetas.
2. 3.
5. 6. 7. 8. 9.
Seleccione la diapositiva 2 y luego seleccione el texto Agenda. Dé clic en la ficha Inicio, y en el grupo Portapapeles, dé clic en Cortar. Seleccione la diapositiva 3 y clic en el marcador de posición Haga clic para agregar título. En la ficha Inicio, Portapapeles, clic en Pegar. Guarde su presentación.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Copiar un texto de Word a PowerPoint Para completar algunos detalles en su presentación, usted ya había guardado algunos tex tos en un documento de Word. Lo que hará, es pasar ese tex to en la diapositiva 4 para culminarla. 1. Desde el explorador de archivos, ingrese a su carpeta de
ejercicios y abrir el documento Aspectos destacables. Dé clic en alguna parte del texto del documento y luego pulse Ctrl – E. El texto acaba de ser seleccionado. 3. Pulse Ctrl – C. 4. Active su ventana de PowerPoint y luego seleccione la diapositiva 4. 5. Dé clic en el marcador de posición Haga clic para agregar texto y luego pulse Ctrl – V. 6. Ahora, debajo del texto pegado aparece una pequeña etiqueta de opciones, dé clic en él y seleccione Mantener formato de origen. 2.
7.
Guarde su presentación. Luego, cierre su documento de Word. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Agregar más diapositivas con diferentes diseños En PowerPoint por lo general se crean dos diseños de diapositivas, las de título y las de título y objeto. Si desea realizar comparaciones o dar otro énfasis a su presentación, puede insertar otro tipo de diseño de diapositivas. 1. Seleccione la diapositiva 4. 2. 3.
En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, dé clic en la flecha de Nueva diapositiva. Para crear una diapositiva que permita agregar dos listas de información, dé clic en Dos objetos.
4. 5.
6.
En la nueva diapositiva agregada, dé clic en el marcador de posición Haga clic para agregar texto del lado izquierdo. Agregue lo siguiente: Creamos bienestar para todas las personas que deseen vivir cómodamente en los mejores lugares de la ciudad. Dé clic en el marcador de posición derecho y agregue lo siguiente: Ser el líder mundial en asesoramiento inmobiliario
7.
para que las familias puedan hacer sus sueños realidad. Dé clic en el marcador de posición Haga clic para agregar título y agregue: Misión y Visión.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Cambiar el diseño de una diapositiva En el ejercicio anterior usted ha insertado una nueva diapositiva con un diseño diferente. Ahora, necesita detallar su diapositiva que habla sobre la misión y visión de la empresa, por lo tanto, cambiará su diseño. 1. Con la diapositiva 5 aún seleccionada, dé clic en la ficha Inicio, 2. 3.
y en el grupo Diapositivas, clic en Diseño. En la galería de Diseños, dé clic en Comparación. Observe cómo ha cambiado el diseño de la diapositiva. Agregue a los marcadores de posición lo siguiente: Nuestra Misión , y luego Nuestra Visión .
4.
Guarde y luego cierre su presentación. ALTO: No cierre PowerPoint.
Agregar secciones a sus diapositivas Antes de ex poner ante la audiencia usted necesita organizar sus diapositivas. Cuando tiene varias diapositivas, organizarlas con secciones sería una buena opción. A cada sección puede agregarle un título que represente el contenido de las diapositivas. 1. Dentro de PowerPoint, pulse Ctrl – A (Ctrl – O).
Clic en Equipo y luego Examinar. Ahora, navegue hasta su carpeta de archivos. 3. Abrir Colaboración. 4. Con la primera diapositiva seleccionada, en la ficha Inicio, grupo Diapositivas, dé clic en Sección. 5. De la lista de opciones, clic en Agregar sección. Observe como se agrega una nueva sección en el panel Diapositivas con el nombre Sección sin título. 2.
6.
A la izquierda de la sección sin título dé clic en la pequeña flecha. Todas las diapositivas que está debajo se contraen.
7. 8. 9.
Dé clic nuevamente en la pequeña flecha para poder ver las diapositivas. Seleccione Inicio | Diapositivas | Sección, y luego clic en Cambiar nombre de sección. Dentro del cuadro de diálogo Cambiar nombre de sección, escriba Presentación . Luego, clic en Cambiar nombre. Observe como la sección acaba de cambiar el nombre por el de Presentación.
10. Seleccione la diapositiva 3 en el panel diapositivas. 11. Seleccione Inicio | Diapositivas | Sección | Agregar sección. Se
acaba de agregar una nueva sección. 12. Para cambiar el nombre de la nueva sección, ingrese a Inicio |
Diapositivas | Sección | Cambiar nombre de sección. 13. Agregue el texto: Presentación de Productos
14. A partir de la diapositiva 7 agregue la sección Microsoft Word . 15. A partir de la diapositiva 11 agregue la sección: SharePoint
Workspace . 16. Dé clic derecho a su diapositiva 14 en el panel diapositivas, y clic
en Agregar sección.
17. Dé clic derecho a Sección sin título, clic en Cambiar nombre de
sección y agregue como nombre: Shared View . 18. A partir de la diapositiva 17, agregue el nombre de sección Office
Web Apps . 19. A partir de la diapositiva 20 agregue el nombre de
sección Conclusiones .
20. Guarde su presentación con el nombre Mi Colaboración. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Organizar diapositivas con la vista Clasificador Después de haber creado sus secciones, se ha dado cuenta que dos diapositivas no se encuentran en el lugar que les corresponde, por lo tanto necesita cambiar su posición. Usando la vista Clasificador de diapositivas, podrá organizar su presentación de manera más rápida. 1. Dé clic en la ficha Vista, y en el grupo Vistas de presentación, dé
clic en Clasificador de diapositivas (Slide Sorter). PowerPoint muestra una vista de todas las diapositivas que están en la presentación.
2.
Dé clic en la diapositiva 23 y, manteniendo pulsada la tecla Ctrl, dé clic en la diapositiva 24.
Pulse Ctrl – X. Las diapositivas desaparecen pero han sido guardadas en la memoria RAM del equipo. 4. Navegue hasta la sección Presentación de productos, y dé clic al final de la diapositiva 6.
3.
5.
Pulse Ctrl – V. Las diapositivas acaban de pegarse dentro de la sección.
6.
Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Organizando sus secciones Después de haber ordenado sus diapositivas, aún le falta hacer un cambio a su presentación. La sección Office Web Apps está casi al terminar la presentación, pero ha decidido ex poner este tema antes que los demás, por lo tanto, necesita organizar todas las diapositivas de esa sección a la vez. 1. Con cualquiera de las diapositivas seleccionadas, ingrese a
Inicio | Diapositivas | Sección, y clic en Contraer todo. Observe como se muestran solo el nombre de las secciones seguido de la cantidad de diapositivas que contiene cada uno.
2.
Use clic derecho en la sección Office Web Apps y luego seleccione Subir sección. Como puede ver, Ahora Office Web Apps pasó a estar antes que la sección Shared View.
Posicione la sección Office Web Apps antes de la sección Microsoft Word. 4. Dé clic en la flecha al lado izquierdo del nombre de la sección para poder ver todas sus diapositivas. 5. Guarde su presentación y luego cierre PowerPoint. 3.
Capítulo 21: Aplicar formato a sus diapositivas
Aplicando formatos a sus diapositivas Para que pueda dar una ex celente ex posición ante la audiencia, no solo necesita el tex to, sino también darle un cambio a su apariencia, lo que conocemos como aplicar formatos. Estos formatos incluyen desde un tipo de fuente, hasta el color que se le dará a una diapositiva. En este apartado aprenderá a dar formato a sus tex tos, cambiará la alineación de la información, convertirá un tex to en un gráfico ex plicativo, insertará formas prediseñadas para enfatizar ciertos sectores de la diapositiva y terminará aplicando un fondo a su presentación antes de ex poner.
Cambiar el tipo y el tamaño de fuente La fuente no es más que el tex to dentro de la diapositiva. Para llamar la atención de la audiencia es necesario elegir la fuente y el tamaño adecuado para su presentación. Todas las fuentes que llegan en PowerPoint se encuentran en la carpeta Fuentes en el Panel de Control de Windows. Si una fuente no es de su agrado, bastaría con descargarla de Internet y guardarlo en la carpeta correspondiente. Nota: Antes de comenzar, abrir PowerPoint.
Desde PowerPoint, abrir la presentación Marketing Online desde su carpeta de archivos. 2. En la diapositiva 1, seleccione el texto Marketing Online. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, dé clic en la flecha del comando Fuente. 4. De la lista de fuentes, seleccione Verdana. Note cómo ha cambiado la fuente de su título. 5. Ahora, en el mismo grupo, dé clic en la flecha de Tamaño de fuente y clic en 96.
1.
6. 7. 8.
Dé clic antes del texto Handzy escriba Creado por y de un espacio en blanco para separar ambas palabras. Dé clic al final del texto Valentin y pulse la tecla Suprimir. Ambos textos se juntan. Agregue una coma y escriba: Especialista en y de un espacio en blanco para separar ambas palabras.
9.
Ajuste el segundo marcador de posición y colóquelo en la parte inferior de la diapositiva. (Vea la imagen como referencia).
10. Seleccione todo el texto del segundo marcador de posición y
aplique fuente Lucida Bright y tamaño 16. 11. Guarde su presentación con el nombre Mi Marketing Online. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Aplicar un fondo a las diapositivas Ya aplicó un tipo de fuente y su tamaño. Ahora, antes de seguir haciendo cambios a las fuentes, sería recomendable usar un color de fondo a las diapositivas. Al usar un color de fondo, podrá darse cuenta que colores de fuente podrá usar en su presentación. 1. Dé clic en la ficha Diseño, y en el grupo Personalizar, clic en
Formato del fondo. Se abre el panel Dar formato al fondo (Format Background).
2.
Con la opción Relleno solido seleccionado, dé clic en la flecha del comando Color y seleccione Negro, Texto 1, Claro 15%.
3.
Para que el color de fondo se aplique a todas las diapositivas y no solo a la primera, dé clic en el botón Aplicar a todas (Apply to All).
4. 5.
Cierre el panel Dar formato al fondo haciendo clic en la X del extremo superior derecho. Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Aplicar un color de fuente Ahora que ya hemos agregado un fondo a sus diapositivas es hora de aplicar color a sus tex tos y enfatizar lo que queremos decir. En este ejercicio, volveremos a trabajar con el grupo Fuente. 1. En la diapositiva 1, seleccione el texto Marketing Online. 2.
En Inicio | Fuente | dé clic en el comando Color de fuente y clic en el color Blanco, Fondo 1. Ahora el texto contrasta mejor con el fondo.
3.
Para darle más resalte al texto, dé clic en el comando Negrita. Seleccione todo el texto Creado por Handz… y aplique el color Blanco, Fondo 1. Seleccione solo el texto Handz Valentin y aplique el color
4. 5.
6.
7. 8.
Anaranjado, Énfasis 2. Aplique el mismo color Anaranjado, Énfasis 2 al texto Social Media Manager.
Seleccione la diapositiva 2 y aplique al título la fuente Verdana, tamaño 72, color Blanco, Fondo 1. Aplique al texto la fuente Lucida Bright, tamaño 24, color Blanco, Fondo 1.
9.
Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Usar Copiar Formato Ha terminado de darle formato a la diapositiva 2 pero aún necesita aplicar ese mismo formato a la diapositiva 3 y 4. Para evitar el trabajo duro con las demás diapositivas, usaremos el comando Copiar for mato. Como su nombre lo dice, este comando solo permite copiar el formato aplicado a un tex to, como la fuente, el tamaño o el color. 1. Seleccione la diapositiva 2 y luego seleccione el texto Agenda. 2.
En la ficha Inicio, en el grupo portapapeles, clic en Copiar formato.
3.
En el panel Diapositivas, seleccione su diapositiva 3 y lleve el puntero del mouse cerca al título ¿Sabía usted qué? Observe como el puntero ha cambiado por la forma de un cursor con una brocha.
4.
Con mucho cuidado, desde el lado izquierdo, seleccione el texto ¿Sabía usted que? Ahora, el texto seleccionado ha tomado el formato del título de la diapositiva 2.
5. 6.
Seleccione la diapositiva 2 y copie el formato de los textos en viñetas. Ahora, seleccione los textos en viñetas de la diapositiva 3 para que se copie el formato.
7.
Realice un copiado de formato de la diapositiva 3 hacia la diapositiva 4.
8.
Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Aplicar una iluminación al texto Ya está quedando cada vez mejor la presentación y ahora necesita agregar un título que enfatice la presentación sobre el tema Plan de Marketing. Una de las herramientas que permite enfatizar tex to en una diapositiva es Efectos de tex to. En el siguiente ejercicio, aprenderá a aplicar un efecto de iluminación. 1. Seleccione la diapositiva 2 y desde Inicio | Diapositivas | flecha
Nueva diapositiva, seleccione Solo el título.
En el marcador de posición Haga clic para agregar título, agregue el texto Plan de marketing. 3. Aplique fuente Verdana, tamaño 80, color Blanco, Fondo 1. 4. Intente posicionar el marcador de posición en el medio de la 2.
diapositiva.
5. 6.
Seleccione el texto Plan de marketing y en la ficha Formato, en el grupo Estilos de WordArt, dé clic en Efectos de texto. Señale Iluminado y clic en Azul, 18 ptos iluminado, color de énfasis 1.
7.
Haga un clic fuera del marcador de posición para ver como ha quedado su diapositiva.
8.
Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Convertir un texto en gráfico Otra forma de enfatizar la información en una diapositiva es mediante un gráfico de SmartArt. En PowerPoint puede ingresar diversos diseños de formato de SmartArt a partir de un tex to seleccionado. 1. Seleccione su diapositiva 5 y seleccione sus textos en viñetas. 2.
3.
Dé clic a la ficha Inicio, y en el grupo Párrafo, dé clic en el comando Convierte en un gráfico SmartArt (Convert to SmartArt Graphic). Señale con el puntero del mouse los diversos diseños de la galería y observe como puede quedar su presentación.
4. 5.
6.
Aunque los diseños son interesantes no es el que buscamos, así que seleccione Más gráficos SmartArt (More SmartArt Graphic). En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, seleccione la opción Relación (Relationship) y luego elija Flechas de contrapeso (Counterbalance arrow). Clic en Aceptar.
7. 8. 9.
Una vez agregado su gráfico, seleccione el texto Web 1.0 (1996) y aplique el color Blanco, Fondo 1. Haga lo mismo con el texto Web2.0 (1998). Dé clic en un espacio libre en la diapositiva para dejar de seleccionar el gráfico.
10. Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Aplicando formato a un cuadro de texto Para darle más información al gráfico vamos a agregar dos cuadros de tex to que representen la cantidad de usuarios que tiene la Web 1.0 y la Web 2.0. 1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, dé clic en Cuadro de
texto. Dé clic en un espacio libre al lado del texto Web 1.0 (1996) para que el cuadro de texto se inserte. 3. Agregue el texto: 45 millones de usuarios . 4. Seleccione el texto que acaba de agregar y aplique la fuente Lucida Bright, tamaño 16 y color Anaranjado, Énfasis 2. 2.
5. 6.
Mientras aún esté seleccionado el texto, en la ficha Inicio, en el grupo Párrafo, dé clic en Dirección del texto. Seleccione Girar todo el texto 270°.
7.
Posicione el texto tal como lo muestra la siguiente imagen.
8.
Posicione al otro extremo otro cuadro de texto que diga: 2 billones de usuarios.
ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Revisar sus diapositivas en la vista presentación Ahora que ya han culminado las ediciones básicas en las diapositivas, vamos a darle un vistazo en pantalla completa usando nuevamente la vista presentación. 1. Estando aún en la diapositiva, dé clic en el botón Presentación 2.
3.
con diapositivas. La diapositiva 5 es la que aparece a pantalla completa, como nosotros queremos empezar desde la primera diapositiva, primero debe salir de esta vista pulsando la tecla ESC. Ahora pulse F5. Como puede ver, la primera diapositiva se muestra a pantalla completa.
4.
Mueva el mouse y verá en la esquina inferior izquierda una serie de herramientas, dé clic en Elegir diapositiva.
5.
En la vista de diapositivas, seleccione la diapositiva 4. Ahora, fácilmente se ha transportado hacia la diapositiva 4.
6. 7.
Pulse Enter para pasar a la siguiente diapositiva. Para ver la información extra del gráfico, mueva el mouse y dé clic en la herramienta Zoom.
8.
Mueva el visor sobre el texto 2 billones de usuarios.
9.
Dé clic sobre ese lugar para que la diapositiva haga un Zoom.
10. Pulse Esc para salir del Zoom y nuevamente Esc para regresar a
su diapositiva. 11. Guarde su presentación. ALTO: No cierre su presentación, lo usaremos en el próximo ejercicio.
Cambiar el tamaño de su presentación En esta versión 2013 todas las diapositivas tienen un tamaño panorámico de 16:9, esto se ajusta a las nuevas pantallas amplias (widescreen). Pero, muchas veces cuando hace una presentación, los proyectores tienen un tamaño cuadrado el cual no se ajusta a su trabajo. A continuación, cambiará el tamaño de su diapositiva para ajustarse a un proyector. 1. En la ficha Diseño, en el grupo Personalizar, dé clic en Tamaño 2.
de diapositiva. Seleccione Estándar 4:3.
Observe como las diapositivas han cambiado su tamaño a un estilo cuadrado.
Al hacer el cambio, el fondo ha desaparecido, así que, dé clic en Formato de fondo y seleccione el color Negro, Texto 1, Claro 15%. 4. Clic en Aplicar a todo y luego cierre el panel Dar formato al fondo.
3.
5.
Pulse F5. Si la pantalla es panorámica entonces aparecerá espacios de color negro a los costados de la diapositiva, pero la diapositiva es cuadrada.
6. 7.
Puede navegar por sus diapositivas y al final guarde su presentación con el nombre Mi Marketing Online (proyector). Cierre PowerPoint.
Capítulo 22: Organizando su información con OneNote
¿Porque usar OneNote 16? Si alguna vez hemos usado un bloc de notas físico podríamos decir que nos ha ayudado mucho a lo largo del tiempo. Un bloc de notas como lo conocemos, más que un cuadernillo de apuntes, es un objeto donde puedo recopilar gran cantidad de información. En un bloc de notas normal nosotros podíamos escribir lo que quisiéramos, anotar los puntos importantes de la clase, pegar una fotografía, recortar algún artículo de un periódico o revista y pegarlo en alguna hoja del bloc, escribir la dirección de la página web, escribir el nombre de una música, cantante o videoclip, y muchas otras cosas más. OneNote es prácticamente lo mismo, pero con una mayor versatilidad. Puedes agregar todo lo que hacías con tu bloc de notas físico, pero en lugar de escribir el nombre de una música o vídeo mejor adjuntarlo a tu OneNote y reproducirla cuando quieras hacerlo. Puedes organizar mejor todo la información que obtuviste de tu clase en la universidad o instituto, puedes copiar imágenes desde la web a tu OneNote y seleccionar el vínculo de la imagen para poder regresar a la página web original de donde copiaste la imagen, puedes grabarte en vídeo o grabar el audio de la clase, y muchas otras cosas más.
Reconociendo la interfaz de trabajo con OneNote Cuando abre OneNote lo primero que verá es una amplia área en blanco en la cual usted podrá trabajar con sus notas. La cinta de opciones es posible que esté minimizada para dar más espacio a lo que tiene que escribir. Use el área en blanco para comenzar a agregar sus notas, enlaces, archivos adjuntos y demás.
Antes de comenzar a agregar sus datos, usted debe comprender como están organizados los elementos en OneNote 16. Para comenzar a trabajar en OneNote
usted necesita crear un Bloc de notas; así como en Word usted crea un documento y en PowerPoint usted crea una presentación, en OneNote necesita del bloc de notas para poder almacenar toda la información necesaria. Una vez creado uno o varios Bloc de notas, ellos se agregarán en un panel a la derecha de la ventana de OneNote. Dentro del bloc de notas usted puede crear Secciones para organizar cada uno de sus temas, estas secciones aparecen como fichas en la parte superior de la página de OneNote. Cada sección puede contener información de temas específicos, por ejemplo, puede tener una sección llamado Lista Telefónica, Curso de Word, Matemáticas, etc. Cada sección puede contener tantas páginas como desee para separar o dividir la información basada en un tema. Por ejemplo, puede tener la sección Lista telefónica y cada página puede organizar una letra del alfabeto, o si tiene una sección llamado Curso de Word, puede tener páginas llamado Clase1, Clase2, Clase3, etc. La siguiente imagen muestra con simpleza como puede usar los elementos en OneNote.
Lo básico de OneNote: Recolectar sus pensamientos La mejor cosa acerca de OneNote es que este trabaja de la manera que tú lo haces. Si quiere grabar contenido de la Web, OneNote lo hace fácil. Si usted quiere imprimir sus notas directamente a su bloc de notas de OneNote, la fácil integración con Word lo hace posible. Usted puede grabar notas de voz, garabatear y dibujar diagramas para su contenido e inclusive arrastrar y colocar un video clip e imágenes directamente a sus páginas de OneNote.
Crear un bloc de notas de OneNote Cuando usted inicia OneNote 16 la primera vez, un bloc de notas llamado Personal, se abre para que usted lo use. Puede mantener este bloc de notas como es y eliminar el contenido de Microsoft que está diseñando para mostrarle a usted lo básico del programa. Usted puede también crear su propio bloc de notas o muchos bloc de notas, siga estos pasos para hacerlo: 1. Iniciar OneNote 16 y clic en la ficha Archivo para mostrar la vista BackStage. 2. Haga clic en Nuevo. 3. Seleccione el lugar donde desea almacenar su bloc de notas, en mi caso seleccionaré Equipo. 4. Escriba el nombre de su bloc de notas. 5. Cambie la ubicación de la carpeta si es necesario usando el enlace Cr ear en una car peta difer ente. Por defecto los blocs de notas de OneNote se almacenan dentro de Documentos en una carpeta especial llamada Blocs de notas de OneNote. 6. Haga clic en el botón Cr ear bloc de notas.
Organizando sus blocs de notas Los blocs de notas que usted haya creado se organizan a la izquierda de la ventana de OneNote. En este panel deberá hacer clic en el nombre del bloc de notas que quiera utilizar. A la derecha del nombre aparece una pequeña flecha indicando que al hacer clic puede encontrar las secciones que haya creado.
Para cambiar la posición de los blocs de notas, puede hacer clic sin soltar en el nombre de un bloc de notas y luego arrastrarlo a la posición que desee. En la parte superior del panel de bloc de notas, justo a la derecha del nombre se encuentra el ícono de una chincheta (chinche) que permite anclar la lista de bloc de notas como una pestaña más. Al hacer clic en la flecha del bloc de notas activo, se despliega la lista de bloc de notas creadas, incluso con la posibilidad de agregar uno más sin salir del panel desplegable.
Agregar y trabajar con secciones Agregar secciones para su bloc de notas de OneNote es tan simple como señalar y hacer clic. OneNote le permite crear y nombrar nuevas secciones al instante, poner juntos grupos de secciones (para ayudar a organizar información similar) e inclusive elegir diferentes colores para sus secciones para hacer diferentes piezas de contenido destacado de modo que usted pueda encontrarlos fácilmente. Para comenzar una nueva sección, siga estos pasos: 1. Haga clic en el bloc de notas que quiera usar. 2. A la derecha de las fichas de sección, haga clic en Cr ear una nueva sección.
3.
Escriba el nombre para la nueva sección.
Sugerencia: Usted puede crear tantas secciones como desee en su bloc de notas de OneNote. La única regla pequeña que debe tener en cuenta es mantener la organización lo suficientemente simple para encontrar todo lo que necesite.
Organizando sus secciones Cuando crea una sección este tiene un nombre y un color que lo identifica, cada vez que siga creando más secciones este tendrá un color diferente. Para cambiar el color de una sección basta con hacer clic derecho en el nombre de la sección, señalar Color de sección y, hacer clic en el color que necesite.
Si es necesario, puede cambiarle el nombre a su sección haciendo clic derecho en el nombre de la sección y luego haciendo clic en Cambiar nombr e.
También puede organizar la posición de las secciones en su bloc de notas arrastrando una sección hacia su nueva posición.
Otra de las características interesantes en OneNote es que usted puede mover o copiar e una sección a otra, o combinar las secciones. Para combinar una sección siga estos pasos.
1. 2.
Haga clic derecho en la sección que quiere combinar. Haga clic en la opción Combinar en otr a sección (Mer ge into Another Section).
3.
En la ventana Combinar sección, seleccione el bloc de notas y luego la sección con la cual quiere combinar sus páginas. Después de seleccionar la sección, haga clic en Combinar .
4.
5.
En el cuadro de advertencia que aparece, haga clic en Combinar secciones. Tenga en cuenta que una vez combinado dos secciones, no podrá deshacer la acción.
6.
Por último, aparecerá otro cuadro de advertencia indicando si quieres mantener la sección original o eliminarla, puesto que esta información ya ha sido combinada con otra sección. Seleccione Eliminar para quitar la sección original y quedarse con la sección combinada.
Crear un Grupo de secciones Otra de las opciones de organización de secciones, es la creación de un grupo de secciones. Por ejemplo, puedes tener un bloc de notas llamado CLASES, y quieres anotar toda la información de tus clases en este bloc de notas pero, en este caso, usted estudia inglés y computación en institutos diferentes. Entonces, la solución sería crear dos grupos de secciones, una para el de Inglés y una para Computación, dentro de cada una de este grupo de secciones podrá agregar las secciones que necesite. A continuación aprenderá a crear este grupo de secciones: 1. Haga clic derecho en alguna ficha de sección o en el área de fichas de secciones. 2. Haga clic en Nuevo grupo de secciones.
3.
Escriba un nombre para su grupo de secciones, en mi caso COMPUTACIÓN.
4.
Vamos a crear un nuevo grupo de secciones siguiendo el mismo método y ahora lo llamará INGLÉS. Haga clic en el grupo de sección COMPUTACIÓN. Ahora podrá ver la interfaz del grupo de secciones el cual aún no tiene ninguna sección.
5.
6.
Haga clic en la ficha con signo más para agregar una nueva sección y agregue un nombre, en el ejemplo, WORD 2016.
7.
Agregue tantas secciones como sea necesario, e inclusive puedes cambiar el color de las mismas.
Nota: Usted puede agregar otro grupo de secciones dentro de un grupo de secciones. 8.
Para regresar a las secciones comunes del bloc de notas, haga clic en el comando Navegar al gr upo de secciones pr imar io, ubicado a la izquierda de las fichas de sección.
9.
Ahora puede agregar todas las secciones que necesite en el grupo de sección INGLÉS.
Trabajar con Páginas de OneNote Cuando crea un nuevo bloc de notas o una nueva sección, por lo general aparecerá una página de notas. Las páginas están dentro de las secciones y se ubican en un panel a la derecha de OneNote. Para comenzar a crear páginas, basta con hacer clic en el comando Agr egar páginas en el panel de páginas. Al crear la página, el puntero de inserción aparece en el área de página lista para que usted agregue un nombre. La siguiente imagen muestra el nombre de una página llamada Clase3.
Esta página en blanco también puede cambiar mediante la ficha Vista. En la ficha Vista encontrará el grupo Configurar página y desde ahí puede aplicarle un color a la página si es necesario. Haga clic en el comando desplegable Color de página y seleccione el color que desee.
También puedes aplicar un formato especial de página a tus páginas de OneNote. Este tipo de formato permite agregar renglones ideales para los que utilizan tabletas digitales o pantallas táctiles. Para hacerlo siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Vista. 2. En el grupo Configur ar página, haga clic en la flecha de Renglones.
3.
En la lista desplegable Renglones, seleccione el que más se ajuste a sus necesidades.
Inclusive usted puede aplicar un color a sus renglones o permitirle a OneNote que utilice un tipo de renglón predeterminado. 4. Haga clic nuevamente en Renglones y seleccione Color de renglón. 5. Haga clic en el color que desee.
6.
Si desea puede activar la opción Cr ear siempr e páginas con r englones en la misma lista desplegable.
Otra manera de crear una página es llevando el puntero a la izquierda del nombre de las páginas en el Panel de Páginas. Usted podrá ver un símbolo más el cual indica que al hacer clic en ese símbolo se agregará una nueva página.
Crear una página basado en una plantilla Puede crear una nueva página en blanco usando un formato de página especial a lo que llamamos plantillas. Para crear una página basado en una plantilla siga estos pasos: 1. Haga clic en el bloc de notas que quiere usar. 2. Haga clic en la sección donde usted quiere agregar la página. 3. Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Páginas, clic en Plantillas de página. 4. Seleccione Plantillas de página.
5. 6.
En el panel Plantillas, haga clic en la flecha de alguna categoría para mostrar diversas plantillas. Seleccione la plantilla que quiere usar.
Establecer una plantilla por defecto Puede usar una plantilla en especial como predeterminada que se creará al crear una plantilla nueva. Para ello siga estos pasos: 1. Active el panel Plantillas. 2. En la sección Usar siempre una plantilla específica, haga clic en la flecha desplegable Sin plantilla pr edeter minada. 3. Seleccione la plantilla que crea adecuada.
Para la próx ima que cree una página nueva entonces aparecerá la plantilla elegida. Si desea deshacer esta configuración, entonces deberá repetir todos los
pasos anteriores, y en el último elegir a opción Sin plantilla predeterminada.
Gestionando páginas en OneNote Al igual que en un bloc de notas común, las páginas son lo más importante. A diferencia de un cuadernillo de bloc de notas, OneNote te permite reorganizar las páginas a tu medida. Observe la siguiente imagen. En una sección llamado OFFICE 2016 se ha creado 3 páginas llamadas INTRODUCCIÓN, OFFICE 365 y OFFICE 2016 PRO. A continuación vamos a organizar las páginas de mejor manera.
1. 2. 3.
Haga clic en el comando Agr egar página. Escriba como nombre: PLANES. La página PLANES se agrega justo debajo de la última página, en nuestro caso, debajo de OFFICE 2016 PRO. Haga clic sin soltar en la página PLANES y arrastre para posicionarlo por debajo de la página OFFICE 365.
4. 5.
Vamos a crear dos nuevas páginas más llamadas Pequeños Empr esas, Medianas Empr esas. Posicione ambas páginas por debajo de PLANES.
6.
Haga clic sin soltar en PLANES y lentamente arrastre a la derecha. Observe como se aplica una pequeña sangría a PLANES indicando que ahora es una subpágina de OFFICE 365.
7. 8.
Haciendo clic sin soltar en Pequeñas Empr esas, lleve a la derecha dos veces. Ahora esta página es una subpágina de PLANES. Realice lo mismo con Medianas Empr esas.
9.
Si usted selecciona la página Office 365, a la derecha aparecerá una flecha para ex pandir o contraer las subpáginas.
Agregando notas a OneNote Después de haber pasado mucho tiempo en la organización de sus secciones y páginas, es hora de utilizar OneNote para agregar información. La información que guarda en una página de OneNote es conocido como notas, una nota puede ser un simple tex to, tex to e imágenes, contenido copiado de un sitio web de Internet, archivos adjuntos, tablas, audio, vídeo y mucho más. Lo interesante de trabajar en una página de OneNote es que tiene todo lo ancho y alto de la misma para ingresar información sin preocuparse donde las coloca. Por ejemplo, si usted tiene que agregar información sobre algunos apuntes, lo primero que utilizará será Word. El problema de Word es que cada vez que quiera ingresar esos datos, tendrá que hacerlo hacia abajo y luego organizarlos requerirá una mayor ex periencia en el programa para hacerlo fácil. En OneNote, haga clic en donde quiera, arriba, abajo, al ex tremo izquierdo, etc. Siempre que lo haga aparecerá un punto de inserción listo para escribir. Una vez comenzado a escribir, aparecerá un contenedor dinámico el cual le ayudará a posicionar este elemento en cualquier parte de la hoja.
Haga clic en cualquier lugar de la hoja y agregue más información, no se preocupe por la organización que es muy fácil hacerlo después.
Trabajando con los contenedores Cada vez que ingresa una nota en OneNote estas se organizan en un contenedor dinámico. Simplemente señalando el contenido de la nota o haciendo clic sobre la misma, aparecerá su respectivo contenedor.
En la parte superior del contenedor se encuentra cuatro puntos suspensivos y en la esquina superior derecha está una doble flecha. Los puntos suspensivos ayudan a que usted pueda mover el contenedor a cualquier parte de la página.
La doble flecha ayuda a cambiar el ancho del contenedor. Cuando lo haga, la nota ingresada se ajustará al tamaño lo más que pueda.
Cada vez que usted pulsa Enter en un contenedor, lo que está haciendo es crear una nueva línea de párrafo. Cada línea de párrafo puede ser reorganizada a su gusto, por ejemplo, cuando señala una línea de párrafo, a la izquierda del tex to aparece una etiqueta gris, que al hacer clic sin soltar puedes cambiar la posición del párrafo.
También puedes juntar la información de un contenedor en otro contenedor con información. Manteniendo pulsada la tecla Mayús (Shift), lleve el contenedor seleccionado al otro contenedor donde juntará la información. Ahora puede ver que el contenido se acopla al nuevo contenedor.
Otra manera de organizar las líneas de párrafo en el contenedor es seleccionando varias líneas de párrafo y pulsando la tecla Alt + Mayús, puede arrastrar todo el contenido seleccionado hacia arriba o debajo de la lista de contenido.
Manejando Tablas Es posible que en otros programas de Office el manejo de tablas sea un poco complejo, pero en OneNote no es así, trabajar con tablas es mucho más sencillo que en cualquier otro programa. A continuación podrá crear una tabla desde OneNote: 1. Haga clic en algún lugar de la página donde quiera insertar su nueva tabla. 2. Escriba el primer tex to que servirá como encabezado de tabla, en mi caso escribiré Pequeña Empr esa (Plan P1). 3. Pulse la tecla TAB. Observe como el contenido se organiza en una tabla y crea una nueva columna. 4. 4 Agregue Empr esas y Negocios Medianos (Plan E3).
5. 6.
Pulse la tecla Enter. Se crea automáticamente una nueva fila. Escriba el contenido de la fila y pulse Tab para acceder a la siguiente columna y seguir rellenando.
Agregar imágenes de Internet Ex isten varios métodos para poder insertar imágenes en OneNote. Una de las acciones más comunes es ingresar desde la ficha Insertar y desde el grupo Imágenes, clic en Imágenes, luego debe seleccionar la imagen adecuada. Ahora veremos lo ideal que es usar OneNote a la hora de trabajar con imágenes que no son tuyas pero las necesitas en tus notas. Por ejemplo, cuando accedemos a una página web que contenga una imagen que queremos, simplemente hacemos clic derecho en la imagen y la copiamos.
Ahora vamos a una página en OneNote y desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic directamente en Pegar. Espere unos segundos que cargue la imagen y ya la tendrá en un contenedor de OneNote. Además, la imagen pegada presentará el vínculo de donde la descargaste.
Agregar notas de audio Quizá sea mejor recordar una nota cuando lo guarda como un audio. OneNote 16 permite guardar un audio como una nota, este audio se inserta en OneNote como un objeto incrustado, por lo tanto el audio no se guarda en algún lugar de su disco duro, ya que este pertenece al bloc de notas que está usando, pero si desea puede guardar el audio como un archivo separado. Para grabar una nota de audio siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Gr abación, haga clic en Gr abar audio.
3. 4.
Grabe el audio que necesita. Cuando termine, haga clic en el botón Detener del grupo Reproducción en la ficha Grabando… Para reproducir su audio, haga doble clic en el objeto incrustado en OneNote 16.
Agregar notas de video Si la grabación de notas de audio le pareció interesante y efectiva a la hora de crear notas en OneNote 16, la grabación de video puede ayudar a capturar momentos de alguna conferencia en vivo, o simplemente grabarse a sí mismo dejando una nota interesante. Para grabar una nota en video, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Insertar. 2. En el grupo Grabación, haga clic en Grabar video.
3. 4.
Una vez que termine de grabar, haga clic en el comando Detener. Haga doble clic en el archivo incrustado para ver el video.
Capítulo 23: Creando Base de Datos con Access 2016
¿Qué es Access 2016? Access 2016 es un gestor de base de datos relacional donde podrá almacenar casi ilimitadamente gran cantidad de información. Con Access 2016 puede organizar la información de tal manera que tenga sentido en cómo es su forma de trabajo. Podrá recuperar información basado en un criterio de selección específico. Access 2016 crea formularios que hagan fácil el ingreso de la información. También Genera informes significativo y perspicaz que pueden combinar datos, tex tos, gráficos y otros objetos. A partir de esta versión, Access 2016 presenta la posibilidad de crear base de datos para sus sitios de SharePoint directamente, de esta manera, si usted maneja servicios como SharePoint Online, podrá sacarle el máx imo provecho.
La pantalla Inicio Cada vez que usted inicie Access 2016 lo primero que verá será la pantalla Inicio. En esta pantalla podrá iniciar rápidamente en la creación de una base de datos de escritorio en blanco, una base de datos a partir de una plantilla, una aplicación web para SharePoint, o abrir una base de datos ex istente.
A la izquierda de la pantalla Inicio se encuentra el panel de Recientes, aquí se mostrarán sus base de datos con las que acaba de trabajar, y al hacer clic en una de las opciones de la lista, la base de datos se abrirá. En el área más ex tensa se encuentran los diversos modos de crear una base de datos. Si desea crear una base de datos en su equipo local, deberá seleccionar la opción Base de datos del escr itor io en blanco. Si desea crear una base de
datos para sus sitios de SharePoint, utilice la opción Per sonalizar aplicación web. También podrá ver una gran variedad de plantillas con las cuales comenzar a trabajar. Si desea tener una base de datos con la cual practicar, le recomiendo que utilice la plantilla Northwind 2007, que ya es una base de datos completa. Las demás opciones son plantillas que contienen objetos ya predefinidos listos para llenar la información.
Los objetos de una base de datos Las piezas fundamentales de una base de datos de Access son los objetos. Aunque Access admite muchos tipos de objetos, los más comunes son con diferencia las tablas, consultas y los informes. Como puede observar en la siguiente imagen, Access 2016 presenta muchas de las características que poseen los demás programas de Office. En la parte superior encontrará la cinta de opciones que muestra todos los comandos necesarios para comenzar a trabajar. A la izquierda podrá ver el Panel de Navegación, es en este panel donde podrá ver y acceder a los diversos objetos creados para su base de datos. Al hacer doble clic en un objeto este se abre automáticamente y se posiciona en el medio de la aplicación. En la imagen puede ver que está abierto un objeto tabla, el objeto presenta una ficha que muestra el nombre de la tabla, en este caso se llama Clientes.
Tablas Una Tabla es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos de Access. La definición de una tabla consiste en una lista de campos, cada uno de los cuales contiene una parte concreta de la información de un único registro. Por ejemplo, una tabla Empleados puede contener los campos Apellidos, Nombre, Cargo, Fecha de contratación, y Costo por hora. Como cada uno de los registros consiste en un grupo de campos concreto, un único registro de la tabla Empleados contiene todos los datos disponibles para cada uno de los empleados. La organización de los campos y los registros resulta mucho más obvia en la vista Hoja de datos, que muestra los datos en filas y columnas. Cuando se abre una tabla en la vista Hoja de datos cada uno de los registros consiste en una única fila, mientras cada columna representa a un único campo.
Consultas Las consultas permiten la ex tracción de subgrupos de datos de una tabla, de un grupo de tablas relacionadas o de otras consultas usando una serie de criterios definidos por el usuario. Al guardar una consulta como un objeto de una base de datos se posibilita su uso en cualquier momento, usando los contenidos de la base de datos. Cuando se realiza una consulta en l vista Hoja de datos, aparece ex actamente como una tabla, con la importante diferencia de que cada una de las filas de los resultados de la consulta puede formarse a partir de campos ex traídos de diferentes tablas. Una consulta también puede contener campos calculados, que muestran su contenido en función de los contenidos de otros campos.
Formularios Los Formularios de Access permiten que los usuarios introduzcan, revisen y editen la información, generalmente de registro en registro. Puede diseñar formularios que se asemejen mucho a los formularios en papel, como facturas y registros temporales, o puede crear formularios que se organicen en función de las entradas de datos, completándolos con normas de validación de datos. Una ventana de formulario también puede incluir un subformulario que muestre la información de una tabla relacionada. Por ejemplo, un formulario que muestre un único registro de la tabla Departamentos puede incluir un subformulario que muestre todos los empleados que trabajan en un departamento concreto, permitiéndole editar la información correspondiente a los mismos.
Informes Los informes le permiten presentar los datos de una o más tablas, o consultas de forma que resulten legibles y con un formato profesional, generalmente para su impresión. Un informe puede incluir listas detallas de datos concretos, en las que cada una de las filas consiste en un único registro, o puede proporcionar un resumen estadístico de una gran cantidad de información. El diseño de un informe puede incluir opciones de agrupación y organización. Por ejemplo, puede crear un resumen semanal de ventas que ejecute una consulta, agrupe los resultados de la misma en función de los empleados y presente los detalles de cada venta en una lista bajo cada uno de los nombres de los empleados.
Macros y Módulos Las dos últimas selecciones del Panel de Navegación le permite automatizar las acciones realizadas en la base de datos de Access: Las macros permiten definir una secuencia de acciones en una base de datos de Access. Suelen ser fáciles de crear, incluso para los usuarios sin conocimientos de programación. No hay más que seleccionar cada acción por su nombre, rellenar los argumentos de acción adecuados y, opcionalmente, crear una condición concreta bajo la cual se deba ejecutar la macro. Por ejemplo, puede especificar que se ejecute una macro concreta en cada ocasión en la que abra un formulario concreto, o puede adjuntar la macro a un botón de un formulario para que se ejecute cuando se pulse. Para ejecutar una macro, seleccione el objeto en la lista Macros y haga clic en el botón Ejecutar en el grupo Herramientas de la cinta de opciones Diseño. Los módulos son colecciones de procedimientos y declaraciones de Visual Basic, diseñadas para realizar tareas específicas en el contex to de una base de datos. A diferencia de Word, Ex cel o PowerPoint, Access no dispone de una grabadora de macros que pueda generar código VBA automáticamente.
Crear una base de datos en blanco Access 2016 es el programa por ex celencia para la creación de bases de datos de oficina y de negocios. Access 2016 maneja el formato de archivos (* accdb) que también lo maneja Access 2007, pero no versiones anteriores. Si posee bases de datos de versiones anteriores de Access, como por ejemplo Access 2003, estas poseen una ex tensión (*.mdb), también pueden ser abiertas en Access 2016, pero no podrá utilizar todas las nuevas características a menos que convierta el archivo MDB a ACCDB. Cuando un archivo MDB es convertido a ACCDB, ya no podrá abrir esta base de datos en versiones anteriores. Para crear una base de datos en blanco, siga estos pasos: 1. Si no está en la pantalla Inicio, haga clic en Archivo y clic en Nuevo. 2. Haga clic en Base de datos del escr itor io en blanco. 3. En la ventana de diálogo que aparece, en el campo Nombr e de ar chivo escriba un nombre para su base de datos. 4. Haga clic en Cr ear .
Cuando hace clic en el comando Crear la base de datos se crea mostrando una tabla de datos y este se guarda por defecto en la Biblioteca Documentos.
Crear una base de datos en un directorio diferente Las bases de datos creadas con los pasos anteriores se guardan en la biblioteca Documentos, pero quizá necesite crear una nueva base de datos y almacenarla en otro directorio. Para cambiar el directorio de la nueva base de datos, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo, seleccione Nuevo y clic en Base de datos del escr itor io en blanco. 2. En la ventana de diálogo puede escribir un nombre para su archivo. 3. A la derecha del campo Nombre de archivo, haga clic en el ícono Examinar representado por una carpeta. 4. En el cuadro de diálogo Ar chivo de nueva base de datos, ingrese a su carpeta donde desea guardar su base de datos. 5. También puede cambiar el nombre de su base de datos y elegir el tipo de archivo con el que se va a guardar.
6. 7.
Haga clic en Aceptar para guardar la base de datos. Haga clic en el botón Cr ear .
Crear una base de datos Web Con la nueva integración de Office 2016 con la Web, Access 2016 le permite crear bases de datos web para poder trabajar con los Sitios de SharePoint. Los Sitios de SharePoint pueden ejecutar Access Services (o Servicios de Access) para publicar sus bases de datos y que sus compañeros tengan acceso al mismo y puedan sincronizar. Access 2016 no presenta el servicio Web Apps de Office 2016, así que lo mejor para trabajar con bases de datos Web pueden ser los sitios de SharePoint Foundation o SharePoint Server 16. Para crear una nueva base de datos Web, siga estos pasos: 1. En el Backstage, haga clic en Nuevo. 2. Haga clic en Personalizar aplicación Web. 3. En la ventana de diálogo, en el campo Nombr e de aplicación, escriba un nombre para su base de datos web. 4. En la sección Ubicaciones disponibles, seleccione la ubicación donde guardará su base de datos web, si cuenta con varios servicios Online, podrá encontrar aquí sus ubicaciones. 5. En la sección Ubicación Web se muestra la dirección URL donde se guardará la base de datos. 6. Haga clic en Cr ear .
Comprender los formatos de archivo Access 2016 crea archivos con un nuevo formato .accdb que no pueden abrirse con versiones de Access anteriores a 2007. El formato de archivo de Access 2016 le permite crear bases de datos web de Access, aplicaciones de Access que pueden publicarse como una base de datos en un servidor de Microsoft SharePoint y luego usarse mediante un ex plorador de Internet. Además, el nuevo formato de archivo habilita campos calculados en tablas, macros adjuntadas a eventos de tabla, métodos de cifrado mejorados y otras mejoras. El siguiente resumen le ayudará a comprender mejor los tipos de archivos. .accdb: Ésta es la ex tensión de nombre de archivo estándar para base de datos en el formato de archivo de Access 2016. Las bases de datos de Access 2016 se pueden diseñar como bases de datos "cliente" o bases de datos web. Base de datos cliente: Una base de datos cliente es un archivo de base de datos de Access tradicional que se almacena en el disco duro local, un recurso compartido o una biblioteca de documentos. Sus tablas no han sido diseñadas para ser compatibles con la característica Publicar en Servicios de Access; por lo tanto, requiere que se ejecute el programa Access 2016. Todas las bases de datos que se crearon con versiones anteriores de Access se abren como bases de datos cliente en Access 2016. Base de datos web: Una base de datos web es aquélla que se creó con el comando Base de datos web en blanco en la vista Backstage de Microsoft Office, o que ha obtenido un resultado positivo en las pruebas aplicadas por el Comprobador de compatibilidad (ubicado en Publicar en Servicios de Access, en la ficha Guardar y publicar de la vista Backstage). Las tablas de una base de datos web están estructuradas para ser compatibles con la característica de publicación y no pueden abrirse en la vista Diseño (aunque puede modificar su estructura en la vista Hoja de datos). Una base de datos web también contiene al menos un objeto (por ejemplo, un formulario o un informe) que se representará en el servidor. Cualquiera que se conecte con ese servidor puede usar los componentes de la base de datos que se representa en él, sin necesidad de tener instalado Access 2016 en el equipo. .accdw: Los archivos .accdw se crean automáticamente y se usan para abrir una base de datos web en el programa Access. Se pueden considerar como un acceso directo a la aplicación web que siempre abre la aplicación en Access, en lugar de en el ex plorador. Access y los Servicios de Access crean automáticamente el archivo .accdw cuando se usa comando de SharePoint Abrir en Access del menú Acciones del sitio del sitio de la aplicación web. Puede abrir el archivo .accdw directamente desde el servidor, o puede guardarlo en su equipo y, a continuación, hacer doble clic en él para ejecutarlo. En cualquier caso, al abrir el archivo .accdw,
la base de datos se copia al equipo como un archivo .accdb. .accde: Esta es la ex tensión del nombre de archivo para bases de datos de escritorio de Access 2016 compiladas como versión bloqueada o de solo ejecución del archivo accdb original. Si el archivo .accdb contenía código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), solo se incluye el código compilado en el archivo .accde. Por lo tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además, los usuarios que trabajen con el archivo accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes.
Crear una base de datos a través de una plantilla Si no está familiarizado con las bases de datos o si no desea dedicar tiempo a crear una base de datos desde cero, Microsoft Access 2016 proporciona diversas plantillas que puede usar para crear rápidamente una base de datos lista para usar. Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero. Para crear una nueva base de datos a partir de una plantilla, siga estos pasos. 1. En el Backstage, haga clic en Nuevo. 2. En la lista de plantillas, haga clic en una de ellas. 3. La ventana de diálogo que aparecerá será en base a su plantilla elegida. Si ha elegido una plantilla de aplicación entonces la ventana e diálogo le pedirá un sitio donde almacenarla, caso contrario podrá guardarlo en su equipo local.
Cerrar una base de datos Solo es posible trabajar con una base de datos a la vez en una ventana de Access 2016. Aunque los objetos creados dentro de la base de datos poseen fichas para acceder a ellos fácilmente, este no se puede hacer con las base de datos, ya que Access no posee la ficha Vista para intercambiar entre ventanas o base de datos. Cuando necesite abrir una base de datos ex istente, lo mejor es cerrar la base de datos. Si no cierra la base de datos cuando abre una base de datos ex istente, aparecerá un mensaje de advertencia indicándole que guarde los cambios en las tablas, informes, consultas, etc. Para cerrar una base de datos, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. En el BackStage haga clic en Cerrar.
Abrir una base de datos existente Es posible que ya tenga una base de datos que usa su negocio, o posiblemente es una base de datos que está diseñando o porque no, una base de datos de personas ex ternas; sea cual sea el caso, necesita abrir la base de datos. Para abrir una base de datos ex istente, puede utilizar diversos métodos, unos más efectivos y rápidos que otros. En Office 2016 usted podrá abrir su base de datos desde la lista de ubicaciones en la opción Abrir. Para hacerlo siga estos pasos: 1. En el Backstage, haga clic en Abrir. 2. Seleccione una de las ubicaciones donde puede encontrarse su archivo. 3. Si elige las opciones de Equipo, SkyDrive o un Sitio de SharePoint, a la derecha aparecerán sus directorios. Haga clic en uno de ellos o simplemente haga clic en Examinar .
4.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione su directorio y luego su archivo. Por último clic en el botón Abrir.
Abrir una base de datos desde la lista de archivos recientes La lista de archivos recientes almacena todas las bases de datos que han sido abiertas últimamente y se listan por orden del último al primero. Por ejemplo, cuando abre primero la base de datos Neptuno esta se almacena como primero en la lista, pero cuando abre la base de datos CompuEduca, entonces Neptuno va bajando un nivel; ahora, si vuelve a abrir Neptuno, este no se volverá a agregar, esta vez volverá a aparecer primero. La lista de archivos recientes se encuentra en el Backstage y con un simple clic podrá acceder a la base de datos. Cuando cambia de ubicación una base de datos, la lista de archivos recientes no se actualiza, y quizá le muestre un mensaje indicando que el archivo no se puede encontrar.
Para abrir una base de datos de la lista de archivos recientes, siga estos pasos: 1. En el Backstage haga clic en Abrir. 2. Si es necesario, haga clic en Recientes. 3. Haga clic en su archivo de base de datos que desea abrir.
Convertir una base de datos de versiones anteriores Puede convertir una base de datos creada con Microsoft Office Access 2003, Access 2002, Access 2000 o Access 97 al formato de archivo de Access 2007-16. El nuevo formato de archivo es compatible con las nuevas características, como los campos multivalor y los datos adjuntos. Sin embargo, no es posible abrir o vincular una base de datos del nuevo formato de archivo (.accdb) con versiones anteriores de Access. De igual manera, el nuevo formato no es compatible con la replicación o la seguridad a nivel de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita usar replicación o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de una versión anterior. Para convertir una base de datos de Access 2002 o 2003 al nuevo formato de Access 2016, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. En el Backstage, haga clic en la opción Guardar como. 3. Si es necesario, seleccione la opción Guar dar base de datos como. 4. En Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Base de datos Access 2002-2003. 5. Haga clic en Guardar como.
6.
En el cuadro de diálogo Guar dar como, haga clic en Guardar.
Al abrir una base de datos de Access 97 en Access 2016, aparece el cuadro de diálogo Mejor as de base de datos. Para convertir la base de datos al formato de archivo de Access 2007, haga clic en Sí. Access crea una copia de la base de datos en el formato accdb.
La interfaz de Access 2016 Access 2016 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el panel de navegación. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage y la Pantalla de Inicio en Microsoft Office.
El Panel de Navegación El panel de navegación ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y supone el principal método para abrir o cambiar el diseño de un objeto de base de datos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos que había en las versiones anteriores a Access 2007. El panel de navegación está organizado por categorías y grupos. Puede elegir entre diversas opciones de organización, y también puede crear su propio esquema de organización personalizado en el panel de navegación. De manera predeterminada, una nueva base de datos usa la categoría Tipo de objeto, que tiene grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto de base de datos. La categoría Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de forma similar a la ventana Base de datos predeterminada de las versiones anteriores. Puede minimizar el panel de navegación y también se pueden ocultar, pero no se puede oscurecer el panel de navegación abriendo objetos de base de datos ante el mismo. Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de navegación. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Si usaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de navegación. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de navegación.
Gestionar las ventanas de los objetos Para abrir los diversos objetos de Access 2016 como Tablas, Formularios, Informes, Macros y Módulos, basta con hacer doble clic en el objeto. Cuando se abre un objeto como una tabla puede notar que este posee una ficha, y al abrir otro objeto este posee su propia ficha, de esta manera puede trabajar mejor con diversos objetos en una sola ventana. Si quisiera trabajar con ventanas separadas como en Access 2003 aún lo puede hacer, pero antes deberá activar una opción. Para activar ventanas superpuestas, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Ar chivo. 2. Haga clic en Opciones.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en la opción Base de datos actual. 3. En la sección Opciones de aplicación, active Ventanas superpuestas. 4. Haga clic en Aceptar.
5.
En el mensaje que aparece pidiendo que reinicies la aplicación, haga clic en Aceptar.
Cuando reinicie Access 2016 y al abrir un objeto, podrá notar que este objeto ahora aparece en su propia ventana. En mi opinión, es preferible trabajar con fichas, pues accedes a la información de manera más rápida.
Creando una plantilla NORTHWIND 2015 En este ejercicio aprenderá a crear una base de datos desde una plantilla predefinida llamada NORTHWIND 2015, para hacerlo siga estos pasos: 1. Haga clic en Archivo y clic en Nuevo. 2. En el área de plantillas, haga clic en Northwind 2015.
3. 4.
En la ventana de diálogo, en el campo Nombre de archivo escriba Nor thwind Tr ader s. Haga clic en el ícono Examinar y guarde su archivo en un directorio que usted elija.
5.
Haga clic en Cr ear .
6.
Espere unos instantes mientras se descarga la plantilla.
Usando su panel de Navegación El Panel de Navegación es el área donde podrá organizar sus objetos creados para la base de datos. Observe que el Panel de Navegación de su base de dato Northwind Traders 2007 presenta las categorías personalizadas de los objetos. 1. En el panel de navegación de Northwind traders, haga clic en el botón de Opciones.
2.
Haga clic en Tipo de objeto.
Ahora puede ver los diversos objetos que posee una base de datos.
3.
Haga clic en la sección Tablas.
Aparecen todas las tablas de la base de datos Northwind Traders. 4. Haga doble clic en la tabla Clientes.
Aparece en una ficha la vista Hoja de datos de la tabla Clientes.
5. 6. 7.
Pulse clic en la sección Tablas. La lista de objetos (Tabla) se contrae. Haga clic en la sección For mular ios. Haga doble clic en el formulario Inventar io. Observe que el formulario aparece en una ficha independiente a la tabla Clientes.
8. 9.
Pulse clic en la ficha Clientes. Se activa nuevamente la tabla Clientes. Haga clic en la ficha Cr ear .
Puede ver los siguiente grupos: Plantillas Tablas Consultas
Formularios Informes Macros y código
10. Haga clic en la ficha Datos exter nos. Encontrará los siguientes grupos: Importar y vincular Ex portar Recopilar datos
11. Haga clic en la ficha Her r amientas de base de datos. Encontrará los grupos: Herramientas Macro Relaciones Analizar Mover datos Complementos
12. Haga clic en la ficha Inicio. Encontrará los siguientes grupos:
Vistas Portapapeles Ordenar y filtrar Registros Buscar Formato de tex to
Capítulo 24: Trabajar con las Tablas de Access
Las Tablas de Access Una base de datos como su nombre lo dice, permite almacenar datos de diversos tipos, tex tos, vínculos, imágenes, etc. Todos los datos guardados en una base de datos se albergan en un objeto llamado Tabla. Un objeto Tabla es el medio donde los datos se almacenan y se ordenan. Una base de datos no ex istiría si no posee Tablas, y todos los demás objetos pueden trabajar utilizando como medio principal a los datos en las Tablas. Cuando se diseña una tabla es necesario utilizar Campos y Registros. Los campos son un tipo determinado de información sobre algo, por ejemplo de un Empleado, entre los campos comunes de un empleado podrían estar: D, Apellido, Nombre, Puesto, Fecha de Contratación. Podemos decir que los Campos son los equivalentes a las columnas en Ex cel. Un registro permite albergar toda la información disponible sobre algo, por ejemplo de un Empleado; cada fila representa un registro.
Crear una Tabla Las Tablas creadas en Access permiten que todos los demás objetos puedan interactuar, si las tablas no ex istiesen, entonces no se podría crear formularios, informes o consultas. Cuando se crea una nueva base de datos en Access 2016, automáticamente se crea una tabla en la vista hoja de datos (más adelante ex plicaré sobre la vistas) donde puede comenzar a llenar sus datos. Para crear una Tabla en Access 2016 siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Cr ear . 2. En el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Guardar una tabla Cada objeto funciona en forma independiente, cuando creas la base de datos este posee un nombre propio, generalmente el nombre de la empresa; cuando creas tablas también le debes asignar un nombre para cada una de ellas. Para guardar una tabla, siga estos pasos: 1. En la Bar r a de her r amientas de acceso r ápido, haga clic en Guar dar .
2. 3.
En el cuadro de diálogo Guar dar como, en el cuadro Nombre de la tabla escribe un nombre especial para tu tabla, por ejemplo Empleados, Categorías o Productos. Haga clic en Aceptar .
Cuando haces clic en Aceptar, la ficha del objeto Tabla que decía Tabla1 cambia por el nuevo nombre.
Renombrar una tabla Es posible que necesite cambiar de nombre a alguna tabla. Cuando necesite hacerlo, tenga en cuenta que es mejor simplificar los nombres de las tablas antes de aumentar caracteres o cambiar el nombre totalmente, pues evitará confusión. Muchos usuarios utilizan un prefijo de tres caracteres para identificar el tipo de objeto al que pertenece, por ejemplo a la tabla Empleados podemos agregarle el prefijo tbl, así tenemos tblEmpleados. Antes de renombrar la tabla u otro objeto, este debe ser cerrado primero. Para renombrar una tabla, siga estos pasos: 1. Haga clic derecho en la tabla del Panel de navegación a la que desea cambiar de nombre. 2. Haga clic en Cambiar nombr e.
3. 4.
Escriba el nuevo nombre para la tabla. Pulse Enter para aceptar el nombre.
Eliminar una tabla Para eliminar una tabla basta con seleccionarla desde el Panel de navegación y pulsar la tecla Supr (Delete). También puede seguir estos pasos: 1. Pulse clic derecho en la tabla desde el panel de navegación. 2. Haga clic en Eliminar .
Cuando selecciones la opción de eliminar o Supr, aparece un mensaje indicando si está seguro de eliminar la tabla, si lo está, haga clic en Sí.
Tablas en la Vista Hoja de datos Cuando se crea una base de datos o se crea una nueva tabla desde el comando Tabla, el objeto se abre en la vista Hoja de datos. La vista Hoja de datos es la manera más sencilla de comenzar a llenar sus datos, simplemente escriba, escriba y escriba. Podríamos decir que la vista Hoja de datos es como si estuviésemos utilizando Ex cel 2016 para el llenado de datos. Aunque la vista Hoja de datos es ex celente para comenzar a llenar sus datos de manera rápida este tiene unos pequeños inconvenientes. Los usuarios que diseñan base de datos corporativos no pueden o no deben utilizar esta vista a primera mano. Los usuarios deben diseñar su tabla desde la vista Diseño de tabla, aplicarle reglas a los campos y luego al final utilizar la vista Hoja de datos simplemente para rellenar los datos. Una tabla en la vista Hoja de datos presenta dos campos, el primero ya está definido con el nombre D (Identificación) y el segundo llamado Haga clic par a agr egar te permite simplemente agregar un nuevo campo.
Agregar campos Los campos que se agregan a una base de datos necesitan de un tipo de datos para que se sepa que datos deben ser llenados en ese campo. En la columna Haga clic par a agr egar , al hacer clic aparece una lista de opciones del tipo de dato a elegir.
Cuando seleccione un tipo de dato, aparece un nuevo campo con el nombre Campo1 y con la opción de poder cambiar de nombre rápidamente.
También puede agregar un nuevo campo desde la ficha campo desde la ficha contex tual Herramientas de tabla. Para hacerlo siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Campos. 2. En el grupo Agregar o Eliminar, haga clic en algún tipo de dato.
Llenar datos en la vista Hoja de datos Llenar datos en la vista hoja de datos es muy sencillo como llenar datos en una hoja de cálculo de Ex cel 2016. Basta con escribir lo que necesites en base al tipo de dato elegido. Por ejemplo, si ha elegido un tipo de dato Tex to podrá escribir tanto números como tex to, lógicamente los números introducidos como tex to se comportaran como simples caracteres. Si ingresas datos en un campo del tipo Moneda, no podrá ingresar tex to. En el campo ID encontrará el tipo de dato autonumérico. El tipo de dato autonumérico se autorrellena solo, así que deberá ingresar datos en los demás campos. Cuando comienza a llenar valores en un campo distinto al de D, automáticamente D se rellena con el número 1, si sigue llenando datos en el siguiente campo, entonces D cambiará el valor por el número 2, y si sigues llenando campos en un solo registro entonces el ID seguirá cambiando. Esto es un error de Access que apareció desde la versión 2007, y por lo que veo, aun no lo solucionan.
Para evitar este tipo de error, que puede ocasionarle muchos problemas y un gran dolor de cabeza, podemos utilizar varios métodos. Uno de los primeros métodos para evitar errores en el campo ID es llenar el nombre de los campos primero y luego introducir los valores del primer registro.
Otra manera de evitar el error es introduciendo el valor en el primer campo, y hacer clic en el Selector de registro, al hacerlo, ID se rellena automáticamente con el número 1 y puede continuar llenando datos sin ningún problema.
La otra opción es ingresar un valor en el primer registro y luego hacer clic en Guardar, entonces evitaras el error de Access 2016.
Agregar un nuevo registro Después de haber aplicado un nombre descriptivo a sus campos, puede comenzar a llenar datos, basta con Pulsar la tecla Tab para que puedas pasar a la siguiente celda y seguir llenando. Cuando se encuentre en la última celda del último campo, cuando pulsa Tab, automáticamente la primera celda del siguiente registro se activa. Prácticamente un nuevo registro se crea a partir del ingreso de un carácter en una celda vacía.
Manejar la barra de exploración de registros Al ver una tabla en la vista Hoja de datos, al final se encuentra la Barra de ex ploración de registros. En la Barra de ex ploración de registros encontrará diversos botones con la cual podrá trabajar y navegar por los registros de la tabla activa.
En la Barra de ex ploración de registros puede utilizar los comandos Registr o anter ior y Siguiente r egistr o para desplazarse por cada registro que posee la tabla. Nota: Para saber el nombre de los comandos, basta con señalar algún comando y automáticamente aparece su respectivo nombre. Cuando necesite dirigirse al principio o al final de los registros, utilice los comandos Pr imer r egistr o y Ultimo r egistr o respectivamente. También puede observar cuantos registros tiene la tabla activa y además te indica en que registro se encuentra actualmente, por ejemplo si la tabla posee 120 registros y está actualmente en el registro 7, entonces aparecerá 7 de 120. Una manera de dirigirse rápidamente a un determinado registro es escribiendo el número del registro a donde deseas dirigirte y pulsar Enter. Incluso puedes activar o desactivar un filtro que anteriormente fue aplicado, y buscar coincidencias en la tabla.
Aplicar propiedades a los campos Con Access 2016 puedes ahorrar tiempo con las Propiedades de campos que se pueden aplicar desde la Cinta de opciones, esto es nuevo en Access 2016. Las Propiedades de un campo incluyen las propiedades especiales de los campos, los formatos e incluso la Validación de los mismos.
En el grupo Propiedades encontrará comandos para agregar Nombre y título a los campos, contiene un Generador de ex presiones para los valores predeterminados, y también puedes cambiar el tamaño del campo, entre otras opciones. En el grupo Formato podrás encontrar los comandos necesarios para aplicar formato a los diversos tipos de campos. Algunos comandos solo se muestran con un tipo determinado de campo, por ejemplo, mientras este activo un campo del tipo Tex to, los comandos de porcentaje, decimales y moneda se desactivan. En el grupo Validación de campo podrá establecer los requisitos necesarios para introducir un valor en un campo.
Crear una Tabla en la vista Diseño Aunque Access 2016 ha mejorado mucho en su nueva interfaz y en la ayuda de agregar propiedades a los campos desde la vista Hoja de datos, aún preferimos la vista Diseño. La Vista Hoja de datos está bien para comenzar a crear tablas de manera rápida, pero cuando nos centramos en crear todo un diseño de base de datos, lo mejor es pasar un tiempo en la vista Diseño. Para crear una tabla en la vista Diseño, siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Cr ear . 2. En el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
Cuando crea una tabla en la vista Diseño automáticamente ingresa a una nueva interfaz de tabla y debajo encontrará las propiedades de cada campo. Si posee una tabla creada en la vista Hoja de datos, pero necesita realizar cambios en sus Propiedades que no encuentra en la cinta de opciones, puede activar la vista Diseño. Siga estos pasos para activar la vista Diseño en una tabla creada en la vista Hoja de datos. 1. Haga clic en la ficha Inicio. Nota: También puede encontrar el mismo comando de la vista Diseño en el grupo Campos de la ficha contex tual Herramientas de tabla. 2. Haga clic en el comando Ver. Nota: El comando Diseño está representado por la figura de una escuadra, una
regla vertical y un lápiz.
El Diseñador de tablas La ventana del diseñador de tablas es bastante fácil de aprender y de acostumbrarse. El Diseñador de tablas muestra dos partes, la primera el Área de campos y la segunda el Área de propiedades del campo. Ár ea de campos (par te super ior ): Utilice esta área para introducir el nombre de los campos y su tipo de datos, además puede agregar una descripción sobre el campo, este último es opcional. Ár ea de pr opiedades (par te infer ior ): Utilice esta área para aplicar propiedades a cada campo. Estos campos son dinámicos pues aumentan o disminuyen sus opciones si eliges un campo con un tipo de datos diferente.
Agregar campos En el Área de campos puede comenzar a agregar sus campos para su tabla. Estos campos pueden contener el nombre que usted quiera, pero lo mejor es agregar un nombre descriptivo y fácil de leer. Puede utilizar mayúsculas o minúsculas o ambas, a Access no le afectará, pues todo depende de cuan descriptivo sea el nombre del campo, por ejemplo, no hay problema si escribimos FechaNacimiento o fechanacimiento. El hecho de que pueda escribir cualquier nombre a sus campos, no ex cluye a algunas pequeñas reglas, como por ejemplo el no utilizar espacios en blanco al principio, o comillas, o caracteres especiales como puntos (.), ex clamaciones (¡!) o corchetes ([ ]).
Cuando agregues un campo, también tendrás que elegir el tipo de dato a ingresar. Por defecto, el tipo de dato Tex to es el más común, pero puedes elegir toda una lista de tipos de datos, todo en base al campo que queremos agregar, por ejemplo, si tenemos un campo Sueldo, lo mejor es usar el tipo de dato Moneda, así como un tipo de dato Fecha y hora para un campo Fecha de contratación. Ex plicaré con un poco más de detalle los tipos de campo en el siguiente tema. También, si es necesario, puede agregar una Descripción del campo. La columna Descripción es opcional, y ayuda mucho a los usuarios a verificar que es lo que se está agregando en ese campo, sobre todo cuando la base de datos pasa de una persona a otra.
Especificar el tipo de datos Después de agregar un nombre de campo, lo siguiente es utilizar un tipo de datos. Los tipo de datos permite especificar ex actamente qué valores ingresar en las celdas. Cuando hace clic en Tipo de datos se despliega una lista de opciones con los diversos tipos de datos a elegir.
A continuación ex plicaré brevemente cada tipo de datos.
Tipo de dato Texto corto Un dato de tex to es prácticamente cualquier carácter (tex to, números y caracteres especiales). Este tipo de dato es el más común, y no es para menos, es utilizado casi para todo. En ocasiones puedes tener dudas a la hora de crear campos como el DNI, código postal o número de teléfono, muchos usuarios creen que un tipo de dato numérico es lo más lógico, pero en realidad, el tipo de dato Tex to es ideal para este tipo de campos, pues un código postal no se calcula para obtener un resultado. Así que cada vez que tenga un campo que incluya números que no deben ser calculados, lo mejor es Tex to. El tipo de datos Tex to está limitado a 255 caracteres, es decir que no puede escribir más que esa cantidad en sus campos, y es lógico, un Nombre o Apellidos no contendrá más de 50 caracteres, ni aun teniendo un nombre Hindú.
Tipo de datos Texto largo Los tipos de datos Memo permiten almacenar una cantidad de 0 a 65536. En los tipos de datos Memo, no puede ajustar la longitud del campo, este se ajusta a la cantidad de datos escritos en el campo. Este campo Memo es muy utilizado cuando se necesita agregar campos de descripciones o comentarios en una Tabla.
Tipo de datos Número Como su nombre lo dice, este tipo de datos almacena valores numéricos, y lógicamente los que se utilizan para cálculos matemáticos. A este tipo de dato si se le aplica un tamaño de campo. Muchas veces el aplicar tamaño de campo a un dato numérico es un poco complicado para los usuarios, pues posiblemente puedan cometer errores. Los tamaños de campo que posee un tipo de dato numérico son los siguientes: Tamaño de campo
Límites
Posiciones decimales
Espacio de almacenamiento
Byte
0 a 255
Ninguno
1 byte
Enter o
-32768 a 32767
Ninguno
2 bytes
Enter o lar go
-2147483648 a 2147483647
Ninguno
4 bytes
Doble
-1797X10308 a
15
8 bytes
7
4 bytes
1797X10308 Simple
-3,4X1038 a 38
3,4X10 Id. De r eplica
N/A
N/A
16 bytes
Decimal
Precisión 1-28
15
8 bytes
Muchas veces los usuarios se equivocan aplicando como tamaño de campo un Entero, y cuando realice operaciones como Pedidos con números demasiado grandes, entonces se provocará un error de desbordamiento, lo mejor es cambiar a Entero largo donde no importe los decimales o a Simple para cálculos de coma flotante.
Tipo de datos Fecha/Hora Cuando necesite agregar fechas de nacimiento o fechas de contratación, como la hora de ingreso de algún empleado, utilizar un tipo de dato Fecha/Hora es la mejor elección. Con un campo Fecha/hora podrá incluso calcular los días entre dos fechas, ya que en realidad un formato de Fecha/Hora se almacena como un número, el cual permite realizar las operaciones de manera rápida.
Tipo de datos Moneda Cuando maneje campos como Sueldos, o Precio unitario, lo mejor es utilizar un campo Moneda y no un campo Número. Un campo Moneda también es un tipo especial de número pero que si maneja decimales y además no se redondea. Con un campo Moneda podrá realizar sus cálculos de manera aún más rápida.
Tipo de dato Si/No Este tipo de dato solo admite dos valores Si o No, Activado o Desactivado, Verdadero o Falso. Este campo es del tipo binario y tiene valores 1 y 0 y ocupa un bit.
Tipo de dato Objeto OLE Este tipo de dato almacena objetos como imágenes, Documentos, clip de sonidos o videos. A diferencia de Datos adjuntos, este tipo de dato solo puede almacenar un archivo, pero puede vincularse al archivo original, de esta manera todo cambio que haya en un archivo original será actualizado en la Tabla de Access.
Tipo de dato Datos adjunto Este aún nuevo tipo de dato es una de las razones por la cual Access tuvo que cambiar su ex tensión de MDB a ACCDB. Con este campo fácilmente puedes almacenar todo tipo de archivos como Documentos, archivos ZIP o RAR, Imágenes, etc. Por ejemplo, si trabajas con una Tabla Empleados, es posible tener un campo que almacene la fotografía del empleado y además su currículo.
Tipo de datos Hipervínculo Con este tipo de datos puedes almacenar Páginas web o direcciones de correo electrónico que es lo más común en una tabla de Access 2016. También puedes agregar combinaciones de tex tos y números que puedan enlazarse hacía otros archivos, como documentos PDF, videos, audio y otros.
Tipo de datos Calculado Este tipo de datos está recién agregado a las opciones de los tipos de datos de Access 2016. Este tipo de dato Calculado permite realizar operaciones entre dos o más campos, ahorrando el trabajo de realizar consultas calculadas.
Asistente para búsquedas Este no es en realidad un tipo de datos, pero permite insertar valores que están almacenados en otras tablas o consultas o simplemente puede crear su propia lista de valores. Cuando el usuario final utilice este campo, encontrará un cuadro desplegable con la lista de valores que fueron cargados de otras tablas o de la lista que creó en la vista Diseño. Cuando seleccione la opción Asistente para búsquedas, aparece el cuadro de diálogo Asistente para búsquedas donde podrá elegir dos opciones, la primera donde puedes buscar valores desde alguna tabla o consulta y la segunda opción que permite escribir sus propios valores. Haga clic en Siguiente al elegir una opción.
Al seleccionar la opción Deseo que campo de búsqueda busque los valor es en otr a tabla o consulta podrá elegir entre buscar sus valores de Tablas, Consultas o Ambas. Cuan do seleccione cualquier de las tres opciones, será tiempo de elegir el objeto que se necesita y hacer clic en Siguiente.
Es hora de seleccionar cuál de los campos de la tabla serán incluidos en el Asistente para búsquedas. Al hacer clic en el botón Agregar campo, se agrega el campo seleccionado o también puede hacer clic en el botón Agregar todos. Haga clic en Siguiente para continuar.
Al pasar al siguiente paso puedes ordenar de forma Ascendente o Descendente algún campo y luego hacer clic en Siguiente.
La siguiente ventana del Asistente para búsqueda permite ajustar el ancho de la columna que se acaba de agregar. Haga clic en Siguiente.
El último paso permite agregarle un nombre al campo de búsqueda, incluso puedes activar la integridad de los datos entre sus tablas o permitir varios valores. Haga clic en Finalizar.
Al concluir con estos pasos deberá guardar la tabla y luego activarla en la vista Hoja de datos para que pueda dar un vistazo a su campo y saber cómo este
trabaja. Note en la siguiente imagen como los datos de un campo fueron agregados a este nuevo campo pero en forma de lista.
Problemas de la conversión de datos Cuando se crean base de datos con carácter profesional e incluso en base de datos sencillas para pequeños negocios, en ocasiones sentirá una duda que le diga que debe cambiar el tipo de datos en un campo que ya contiene datos, si ha decidido cambiar el tipo de datos de un campo ya rellenado, tenga en cuenta los siguientes aspectos: Cambiar a Autonumér ico desde cualquier tipo de dato: Si ha pensado en cambiar a Autonumérico, lamentablemente esto no podrá ser. Los tipos de datos autonuméricos solo están disponibles desde un nuevo campo. Nota: Los tipo de datos Autonumérico solo se utilizan una vez en una tabla. Cambiar Texto a Númer o, Moneda, Fecha/Hor a o Si/No: En gran parte de los casos, cambiar de tex to a los tipos de datos mencionados no produce perdidas de datos. Si ex isten valores que no son apropiados estos se borraran automáticamente. Por ejemplo, si el campo tex to posee valores como “ 08 Enero 1987” al cambiar al dato Fecha/Hora, automáticamente se convierte en 08/01/1987, pero si cambiamos ese mismo dato a un tipo de datos Sí/No, entonces el dato se borraría. Cambiar de Texto Lar go a Texto Cor to: Con este cambio no se pierden datos, ya que ambos manejan tex to, el único problema es que si Memo traía más de 255 caracteres, estos serán cortados para ajustarse al campo tex to. Cambiar de Númer o a texto: Con este cambio no se pierden datos, los números se convierten a tex to utilizando el formato Número general. Cambiar de Númer o a Moneda: En este cambio se debe tener un poco de cuidado pues el tipo Moneda trabaja con números fijos de posiciones decimales, así que puede perderse algo de precisión si los valores se cortan. Cambiar de Fecha/Hor a a Texto cor to: No se pierde información con este cambio. Las fechas y horas se convierten a tex to con el formato Fecha general. Cambiar de Moneda a Texto cor to Lo único que se pierde es el símbolo de moneda. Cambiar de Moneda a Númer o
Moneda y Número no tienen tantas diferencias así que el cambio es sencillo y directo. Tenga en cuenta que Moneda maneja decimales y si cambia a Número con tamaño de campo Entero largo, la parte decimal se cortará. Cambiar de Autonumér ico a Texto cor to Este tipo de cambio no produce perdida de datos, a menos que el tamaño de campo no sea lo suficiente para almacenar los datos autonuméricos. Cambiar de Autonumér ico a Númer o Aquí tampoco se producen perdida de datos a menos que el autonumérico posee es mayor a 32767 y ha elegido un tamaño de campo Entero. Cambiar de Sí/No a texto cor to No se pierden datos con este cambio, si ha activado o desactivado alguna casilla del campo Sí/No, la conversión tratará el tex to Sí para el activado y No para el desactivado. Tipo de datos OLE Con este tipo de datos no podemos convertir a otro tipo de datos.
Eliminar e Insertar filas Es posible que necesite eliminar campos o insertar nuevos campos en la vista Diseño de una tabla. Para eliminar una fila siga estos pasos: 1. Haga clic en el campo que desea eliminar. 2. En la ficha Diseño de la ficha contex tual Her r amientas de tabla, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar filas.
3.
En el mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
Para insertar una nueva fila, siga estos pasos: 1. Haga clic en el campo donde desea insertar una nueva fila superior. 2. En la ficha Diseño de la ficha contex tual Herramientas de tabla, en el grupo Herramientas, haga clic en Insertar filas.
Aplicar una Clave principal Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que proporciona un identificador único para cada registro. En una base de datos, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access usa campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.
Una clave principal correcta debe tener varias características: Identifica inequívocamente cada fila. Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor).
Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).
Saber si una clave principal es incorrecta Cualquier campo al que le falten una o más de características para ser considerado una clave correcta es una elección poco adecuada para la clave principal. A continuación se incluyen ejemplos junto con los motivos por los que las claves son incorrectas. Nombr e: No es una opción adecuada, ya que no suele ser único. Muchos nos llamamos Juan, o Alberto. Númer o de teléfono: No es una opción adecuada porque es probable que cambie. Más aún con tantos delincuentes. Dir ección de cor r eo electr ónico: No es una opción adecuada porque es probable que cambie. Generalmente si son hackeados. Combinaciones de palabr as y númer os: No es una opción adecuada si la parte de palabras está sujeta a cambios. Además, puede ser difícil de mantener y podría causar confusión si se repite la parte de las palabras como un campo independiente. Por ejemplo, un identificador de cuenta que incluye la ciudad y un número incrementado (por ejemplo, L MA0579) sería una opción incorrecta si la ciudad también se almacena como un campo.
Asignar Propiedades de campos Cuando se aplica un tipo de datos a un campo, este muestra una serie de Propiedades el cual permite personalizar aún más sus campos. Estas propiedades de los campos se muestran mejor en la vista Diseño. Las Propiedades de los campos son dinámicas, pues cambian en base al campo elegido. Puede aplicar tantas propiedades como necesite, ajustando mejor sus datos en las tablas de Access 2016.
Entre las propiedades más comunes tenemos los siguientes.
Tamaño del campo La propiedad Tamaño del campo permite establecer ex actamente cuántos caracteres ingresar en ese campo, esto se aplica al tipo de datos Tex to. Tex to puede albergar hasta 255 caracteres, pero puede reducir a menos, como por ejemplo, para el campo DNI puede aplicar un tamaño de campo de 8, pues no ex iste DNI con 9 dígitos, al menos no en Perú. Cuando se trabaja con el campo Número, puede aplicar diversos tamaños de campo, entre los más comunes Entero largo o Entero.
Nuevos valores Este tipo de datos se aplica a los campos Autonuméricos. Con esta propiedad puede elegir para que el campo se incremente o pueda crear un número aleatorio.
Formato Mediante esta propiedad puede cambiar la forma en como se muestra un dato después de introducirlo (mayúsculas, fechas y otros).
Máscara de entrada Esta propiedad es utilizada para introducir datos que ayuden a trabajar mejor con los datos ya predefinidos, por ejemplo, puede crear máscaras de entrada para los números de teléfono, números de seguridad social, fechas, etc.). Esto se aplica a campos numéricos y tex to.
Lugares decimales Mediante esta propiedad podrá especificar el número de lugares decimales para los campos Número y Moneda.
Título Esta propiedad es opcional y se utiliza mejor en Formularios e Informes. Se utiliza la propiedad Título para cambiar el nombre del campo por un nombre más común o sencillo.
Valor Predeterminado Esta propiedad proporciona un valor automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro. Este valor puede ser cualquier valor adecuado para ese tipo de campo. El valor predeterminado no es más que un valor inicial, que podemos modificar durante la introducción de datos. Para especificar un valor predeterminado, simplemente escriba el valor deseado en la propiedad Valor predeterminado. Un Valor predeterminado puede ser una ex presión, así como un número o una cadena.
Regla de validación Esta propiedad permite aplicar reglas a algún campo, por ejemplo, una regla puede ser “ mayor o igual a 10” .
Texto de validación Esta propiedad permite mostrarle al usuario un mensaje indicando el error que ha cometido por no seguir las reglas de validación.
Requerido Esta propiedad permite establecer si un campo es necesario ser rellenado o no. Por ejemplo, un campo Apellido siempre debe ser llenado, no podemos dejarlo en blanco.
Permitir longitud cero Determina si podemos introducir una cadena vacía (“ “ ) en un campo de tex to para diferenciarlo de un valor nulo.
Indexado Esta propiedad acelera el acceso a los datos y si se desea, limita los datos a valores únicos.
La Propiedad Formato Access incluye varias opciones para mostrar e imprimir los datos de las tablas. El formato elegido afecta únicamente a la apariencia de los datos y no al modo en que Access los almacena. Por ejemplo, si un determinado producto sólo está disponible por cajones, puede aplicar un formato para controlar la forma en que se muestra el campo de modo que se agregue la palabra & cajones a la cantidad especificada en el campo. Mostrar un tipo de cantidad, como cajones, puede ayudar a evitar confusiones sobre la cantidad especificada en los pedidos.
Cuando se muestre la tabla en la vista Hoja de datos, este formato afecta al modo en cómo se ven los datos. Observe la siguiente imagen.
Formatos personalizados para Texto Los formatos personalizados para los tipos de datos Tex to sólo permiten dos secciones de formato en una cadena. La primera sección de una cadena de formato controla la apariencia del tex to y la segunda sección muestra valores en blanco o cadenas de longitud cero. Si no especifica ningún formato, Access alinea a la izquierda todo el tex to de las hojas de datos. En la siguiente tabla se representan y se ex plican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos de tipo Tex to. Car ácter
Descr ipción
@
Con este carácter podrá dejar espacios disponibles en la cadena de tex to. Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el tex to subyacente es ABC, el tex to se alinea a la izquierda con dos espacios en blanco iniciales.
&
Aunque tiene una finalidad diferente parecido al @, es muy utilizado para poder agregar formatos a los campos, por ejemplo, puede usar &[Rojo] para aplicar un color rojo al tex to.
!
Utilice este carácter para que los marcadores de posición se rellenen de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato.
<
Utilice este carácter para convertir todo el tex to a minúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una
cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de ex clamación (¡). >
Utilice este carácter para convertir todo el tex to a mayúsculas. Debe utilizar este carácter al principio de una cadena de formato, pero puede ir precedido de un signo de ex clamación (!).
*
Cuando se utiliza, el carácter que aparece inmediatamente detrás del asterisco se convierte en un carácter de relleno, es decir, un carácter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de tex to alineados a la izquierda y rellena con espacios en blanco el área situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de formato. En ese caso, Access rellenará todos los espacios en blanco con el carácter especificado.
“Texto liter al”
Coloque entre comillas dobles todo el tex to que desee que vean los usuarios.
\
Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que
aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles. [Color ]
Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.
Formato personalizado para Número En la tabla siguiente se representan y se describen los marcadores de posición y caracteres que se pueden usar al crear formatos personalizados para los datos numéricos. car ácter
Descr ipción
#
Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor en una posición, Access muestra un espacio en blanco. Además, el uso de marcadores de posición no impide escribir datos. Por ejemplo, si aplica el formato #.### y escribe el valor 45 en el campo, se muestra 45. Si escribe 12.145 en un campo, Access muestra 12.145, aunque haya definido un único marcador de posición a la izquierda del separador de miles.
0
Utilice este carácter para mostrar un dígito. Cada instancia del carácter representa una posición de un número. Si no hay ningún valor en una posición, Access muestra un cero (0).
“Texto liter al”
Coloque entre comillas dobles todo el tex to que desee que vean los usuarios.
\
Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás. Es lo mismo que colocar un carácter entre comillas dobles.
%
Se utiliza como último carácter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje al final.
[Color ]
Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una sección del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.
Capítulo 25: Creación Básica de Consultas
Relaciones entre tablas Una relación constituye una forma de reunir datos de dos tablas diferentes. Consta de dos campos, uno en cada tabla. Cuando se usan las tablas en una consulta, la relación permite que Access determine qué registros de una tabla se relacionan con qué registros de otra. Por ejemplo, el usuario tiene un campo Id_Producto en una tabla Productos y en una tabla Detalles de pedido. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos tienen un Id_Producto que corresponde a un registro de la tabla Productos con el mismo Id_Producto. Una relación también puede impedir que se pierdan datos evitando que los datos eliminados dejen de estar sincronizados. Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumeración, el campo de clave ex terna también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumeración y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Para poder crear una relación deberá acceder a la ventana Relaciones, para ello siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos. 2. En el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
Cuando ingrese a la ventana de relaciones deberá agregar las tablas correspondientes para crear las relaciones, para ello siga estos pasos: 1. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en el comando Mostrar tablas. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas a agregar. 3. Haga clic en el botón Agregar para que las tablas se muestren en sus respectivas entidades. 4. Haga clic en Cerrar cuando no necesite agregar más tablas y pueda comenzar a realizar las relaciones.
Cuando trabajemos con las relaciones de tablas en Access, generalmente nos referimos a tres tipos importantes, las relaciones Uno a uno, Uno a varios y Varios a varios.
Uno a uno Este tipo de relación no es muy común dentro de una base de datos, prácticamente porque rompen las reglas de normalización (que en realidad no se ven en este libro). Una relación Uno a uno indica que cada registro en la primera tabla tiene un único registro en la segunda tabla. Ex isten ocasiones en donde es necesario utilizar relaciones Uno a uno dentro de una base de datos. Puede haber casos en una tabla de empleados, donde los usuarios de la base de datos no necesiten ver algún dato en especial, por ejemplo el código de segur idad social; o suponga usted que tiene una lista de clientes por la cual la empresa acaba de crear un número de tarjeta de crédito (personal) por la cual ese número solo lo puede tener la empresa de manera confidencial y ningún empleado que utilice la base de datos podrá acceder a ella. En este tipo de casos lo mejor es utilizar una relación Uno a uno. También es posible ver relaciones uno a uno cuando ex isten demasiados campos en una sola tabla y necesita otra tabla para continuar. Para comprender mejor, puedes tener una tabla con los siguientes campos: IDCliente, Nombres, Apellido Paterno, Apellido Materno, Fecha de Afiliación. Si trabajamos en una tabla común, es posible que en esa misma tabla podamos agregar también el campo TarjetaCrédito. Observe la siguiente imagen.
Nota: Los números de tarjeta de crédito que aparecen en la imagen son ficticios, al igual que los nombres, y otros datos importantes. Aunque confiemos fielmente en los empleados que trabajan en una empresa, ex iste cierta información que no deberá estar a la luz tan fácilmente, por ello, se puede agregar el campo TarjetaCrédito en una tabla diferente y luego crear una
relación. Como ex iste un único registro en la primera tabla y un único registro en la segunda, entonces se creará una relación de Uno a uno.
Uno a varios Este tipo de relación es la más común en una base de datos. Cuando usted trabaje con base de datos, notará que este tipo de relación se encuentra en casi todas las tablas. Una relación Uno a varios indica que cada registro de una tabla (tabla principal) está relacionada con uno o más registros de la segunda tabla (tabla secundaria) y cada registro de la segunda tabla está relacionada a un solo registro en la primera tabla, también se le conoce como una relación Padre e hijo. ¿Le pareció confuso? Bueno vamos a resolverlo de la mejor manera. Por ejemplo, en una tabla Clientes y Pedidos, cada Cliente (Uno) puede realizar muchos Pedidos (Varios), el Cliente puede pedir algo hoy, luego otro pedido mañana y otro más pasado mañana. Además, cada Pedido es enviado a un solo Cliente, es decir, el Pedido que se haga hoy, solo será entregado al Cliente quien lo solicitó y a nadie más. ¿Aún confundido? Vamos a otro ejemplo. Un Empleado (Uno) puede recibir muchos Sueldos (Varios) por año (12 meses), pero solo un Sueldo por mes, será pagado a un único Empleado. Si hablamos de una tabla Profesores y Alumnos, podemos decir que un Profesor (Uno) tiene muchos Alumnos (Varios), y un Alumno tiene un único profesor (en la misma clase, claro está). Por último, sabemos que esta relación se le conoce como Padre e Hijo, un Padre puede tener varios hijos y cada hijo tiene un único padre (Ojo, hablamos de tablas y no de casos de la vida real)
Varios a varios Este tipo de relación es más compleja y un poco confusa. Un diseño de relación Varios a varios indica que cada registro de cualquiera de las dos tablas está relacionado con cero, uno o varios registros de la otra tabla. Por ejemplo, cada estudiante de la tabla Estudiantes puede estar subscrito a varias redes sociales (Facebook, Hi5, Sónico, etc.) mientras que cada una de las redes sociales tiene más de un estudiante subscrito. Lamentablemente lo confuso está en que una relación varios a varios no puede ser creado directamente en un sistema de base de datos relacional como Access 2016. Para poder crear una relación Varios a varios, deberá descomponer estas dos tablas y crear una tercera tabla relacionado de Uno a varios con las otras dos tablas. Si ya está confundido (y no lo culpo), observe la siguiente imagen y tómese un tiempo para ex aminarla.
En la imagen se puede observar dos tablas principales, la primera Redes sociales con los campos IDSocial y Nombre y la otra tabla llamada Estudiantes con los campos DEstudiante, Nombre y Apellidos. En este ejemplo, se debe crear una tabla más que depende de las dos tablas principales, y la llamaremos DetalleSubscripción, dentro de esta tabla encontrará los campos DEstudiante (de la tabla Estudiantes) y además IDSocial (de la tabla Redes sociales), al
relacionarse se crea el tipo Uno a varios de las dos tablas principales. De esta manera es más sencillo cambiar o actualizar los datos, ya que la tabla unión (DetalleSubscripción) contiene los dos Ds principales de cada tabla. Afortunadamente, este tipo de relaciones no son tan frecuentes como las relaciones sencillas Uno a varios. Un ejemplo especial puede ser la tabla Productos y la tabla Pedidos, cada Producto puede estar en varios pedidos, y cada pedido puede contener muchos productos. Para poder realizar una relación de varios a varios, deberá crear una tabla unión como por ejemplo Detalle de Pedidos. Observe la siguiente imagen.
Espero que con estos dos ejemplos pueda aclarar un poco más la idea de las relaciones varios a varios.
Crear consultas Ordenar y filtrar son dos herramientas sencillas que nos pueden ayudar mucho a la hora de mostrar datos. Pero cuando necesitemos solicitar algo de nuestros datos, las Consultas en Access 2016 es la mejor opción. Aunque un filtro se parece a una consulta, esta última es mucho más poderosa por varias razones. Una consulta ejecutada es muy parecido a una Hoja de datos (como las tablas) que muestra los datos resultantes de una serie de criterios agregados en el modo diseño de consulta. Las consultas son llamadas Dynaset, pues son conjuntos dinámicos de datos, ya que al actualizar la tabla de origen, Access 2016 actualiza también el resultado de la consulta. Una consulta puede ser guardad y ejecutada nuevamente cuando lo necesite, en cambio un filtro simplemente es algo volátil pues desaparecerá cuando cierre la tabla. Además ex isten una serie de tipos de consultas, entre ellas: Consultas de selección: Este tipo de consulta es lo más común que se encuentra en una base de datos de Access 2016. Como su nombre lo dice, esta consulta selecciona los datos de una o más tablas y los une en una sola Hoja de datos. Muchos usuarios las utilizan para crear Informes y Formularios. Consultas de Totales: Este tipo de consultas realizan diversos cálculos que son formados a partir de una consulta de selección. Cuando trabaja con Totales, Access 2016 agrega una fila llamada Total en la cuadrícula QBE (Query by ex ample) Consultas de Acción: Este tipo de consultas permiten crear nuevas tablas o modificar los datos, como Eliminar, Actualizar y Anex ar en las tablas ex istentes. Este tipo de consultas afectan a muchos registros en una sola operación. Consultas de tabla de r efer encias cr uzadas: Con este tipo de consultas se podrán mostrar tablas de resúmenes de datos en forma de referencias cruzadas como si fuese una hoja de cálculo (como Ex cel), con filas y columnas basadas a los campos de la tabla. Consultas SQL: Para los que tienen su corazoncito programador, este tipo de consultas los hará palpitar, pues tendrán que escribir instrucciones para crear las consultas. Puede crear tres tipos de consultas, las de unión, de paso a través y de definición de datos.
Consultas Top(n): Con estas consultas podemos especificar el número o porcentaje de registros que queremos que Access 2016 nos devuelva para cualquier otro tipo de consulta.
Primeros pasos para crear una consulta Después de conocer algunos conceptos básicos sobre las consultas y los conjuntos de registros, vamos a aprender los primeros pasos para la creación de consultas. Ex isten dos modos de crear una consulta, utilizando el modo Diseño y estructurar usted mismo la consulta, o simplemente utilizando un asistente para crear consultas donde podrá elegir el tipo de consulta que quiera crear. En esta primera parte, utilizaremos el modo Diseño de consulta para crear la estructura de lo que será una consulta, para ello siga estos pasos: 1. Haga clic en la ficha Cr ear . 2. En el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.
3. 4. 5.
En la ventana de Diseño de Consulta, en el cuadro de diálogo Mostr ar tabla, seleccione las tablas que necesitará para su consulta. Haga clic en Agr egar . Cuando no necesite más tablas, haga clic en Cer r ar .
Conocer la cuadrícula QBE (Query by example) La ventana de Diseño de consulta contiene dos partes, la primera el área de Tablas/Consultas y el área de la cuadrícula QBE en la parte inferior.
Dentro de la cuadrícula QBE encontrará las siguientes secciones: Campo: Donde podrá añadir el nombre de los campos que necesitará para el conjunto de registros que devolverá la consulta. Tabla: Muestra el nombre de la tabla al que pertenece un campo elegido en la fila Campo. Generalmente este se activa al elegir un campo desde el Área de Tablas/Consultas. Or den: Establece la ordenación de los campos en una consulta. Mostr ar : Permite activar o desactivar un campo para que se muestre en el conjunto de registros de una Consulta. Esta opción es muy útil cuando necesita crear consultas en un campo pero no desea que este se muestre en el conjunto de registros. Cr iter ios: Permite agregar criterios o ex presiones que permitirán filtrar los datos en una Consulta. O: Es una fila especial para agregar otro criterio. Además es la primera de muchas otras filas de criterios.
Crear una consulta con un criterio de texto sencillo Este será un primer ejercicio para que comprenda a trabajar con consultas, en este ejemplo, se utilizará un criterio de tex to que hará el filtrado y nos mostrará solo los datos que queremos. Si usted al terminar este pequeño ejercicio ya se siente con ánimos de practicar con más, no se desespere, al final de este capítulo encontrará los ejercicios paso a paso. En primer lugar, deberá ingresar a la ventana Diseño de consulta y agregar las tablas correspondientes, en este ejemplo, utilizaré la tabla Productos.
Cuando agregue la tabla Productos, esta aparecerá como una entidad en el Área de Tablas/Consultas. Desde esa entidad (la tabla), podemos hacer doble clic sobre los campos a agregar, en este ejemplo agregaré los campos Código de producto, Nombre del producto, Categoría y Precio listado. Observe en la siguiente imagen de la cuadrícula QBE.
Puede notar que los campos agregados en la cuadrícula QBE están ordenados en base a como los agregó en el diseño de consulta. Observe que en la fila Tabla se muestra el nombre de la tabla a la que corresponde cada campo, en este ejemplo todos muestran Productos. También note la sección Mostr ar , todas están activadas.
En la sección Criterios, del campo Categoría, vamos a agregar un criterio de tex to para que se puedan filtrar datos. En el campo Categoría encontraremos Bebidas, Condimentos, Aceite, Salsas, Frutos secos, etc. Sabiendo estas categorías, podemos crear un criterio para el filtrado. En Criterios, escribe por ejemplo: Bebidas Al pulsar Enter, notará que la palabra es colocado en comillas, ya que Access 2016 es el único sistema de base de datos (que conozco) que se basa en suposiciones de lo que queremos hacer.
En la ficha Diseño en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Observe ahora su conjunto de registros.
Aunque está ex celente la consulta que se acaba de hacer, podemos mejorar un poco más en cómo se muestran los datos. Por ejemplo, en el campo Categoría se repite la palabra Bebidas, podemos desactivar la sección Mostrar en la ventana Diseño de consulta. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, hacemos clic en Diseño y volvemos a la ventana Diseño de consulta.
Si desactivamos la casilla del campo Categoría, la estructura de la consulta no será afectada, solo el campo Categoría no aparecerá en el resultado, de esa manera podemos ver mejor los datos y podemos imprimirlo o crear un informe.
Haga clic en Ejecutar y vuelva a observar sus datos. Prácticamente es el mismo resultado, el criterio no fue afectado, pero ya no tendremos la palabra Cars repitiéndose por todo el campo Categoría.
Ahora vamos a manejar otro criterio para Categorías, pero esta vez pediremos que nos muestre todas las categorías que no coincidan con Bebidas. Regresemos a la vista diseño y agregamos el siguiente criterio: NoEs Bebidas. Al pulsar Enter, observe como la palabra Bebidas se encuentra en comillas pero no la palabra NoEs, esto es porque NoEs es una ex presión estándar de Access
2016. Access 2016 rápidamente ha supuesto que No es una ex presión y cars es un tex to del criterio, así que al ejecutar puede ver el resultado.
Si activa la casilla de Categorías, recuerde que este campo está oculto en la consulta, podrá ver mejor sus datos en el conjunto de registros.
Agregar otros criterios sencillos Vamos a seguir trabajando un poco con los criterios sencillos, pero esta vez también se agregará un criterio para fechas. Observe la siguiente imagen que muestra una consulta de selección de la tabla tblContacts. Se ha creado una consulta de selección que muestre los campos Contact D, ContactType, FirstName, LastName, State y OrigCustDate para que usted vea que tipo de datos posee. Observe bien los campos ContactType y OrigCustDate. En ContactType, vemos datos de Buyer (comprador), Seller (vendedor) y además Both (Ambos, es decir comprador y vendedor a la vez). OrgiCustDate presenta fechas de afiliación de los clientes.
Perfecto, sabiendo esto vamos a pensar en una solicitud. Debemos obtener aquellos contactos que sean Compradores y Vendedores a la vez, eso lo podemos encontrar en el campo ContactType, pero además, que ellos se hayan afiliado a partir del 1 de enero de 2007. Esta vez, utilizaremos dos criterios para dos campos distintos en una misma tabla. Ingresamos a la ventana Diseño de consulta desde la ficha Crear, grupo Consultas y clic en Diseño de consultas. Agregamos la tabla tblContacs y luego los campos Contact D, ContactType, FirstName, LastName, State y OrigCustDate.
Como primer criterio agregaremos el tex to “ both” en la columna del campo ContactType, ya que “ both” en español es “ Ambos” . Ahora en la columna OrigCustDate, en la fila de criterios, agregaremos lo siguiente: >=01/01/07. Como la solicitud que queremos es que se muestren los clientes afiliados desde el primero de enero, debemos agregar >=. Al pulsar Enter, observe como se muestran unas almohadillas que delimitan los valores de fecha. Estos delimitadores aparecen para diferenciar la fecha de los datos de tex to.
Ejecute la consulta y observe su conjunto de registros.
