James Hall 5-10,12

CHAPTER 5 SYSTEMS DEVELOPMENT AND PROGRAM CHANGE ACTIVITIES PARTICIPANTS IN SYSTEMS DEVELOPMENT 1. Sistem profesional : sistem analis, systems engineers, dan programer 2. User : untuk siapa sistem itu dibuat 3. Stakeholder: internal dan eksternal 4. Akuntan 5. Auditor: Internal dan IT auditor, tidak termasuk eksternal auditor karena tidak dibolehkan secara aturan. Why Are Accountants and Auditors Involved with SDLC? 1. SD dianalogikan sebagai proses manufaktur yang menghasilkan produk kompleks. Akuntan concern pada integritas proses tersebut, terutama pada proses yang berimplikasi pada sumber daya keuangan perusahaan. 2. SDLC menghasilkan SIA. Kualitas informasi akuntansi yang diproduksi haruslah terjamin>>perlu kontrol oleh akuntan dan auditor supaya tepat dan sesuai aturan. How Are Accountants Involved with the SDLC? 1. Sebagai user SID 2. Sebagai pengembang SID 3. Sebagai auditor SID INFORMATION SYSTEMS ACQUISITION 1. In-House Development >> sistem dikembangkan sendiri 2. Commercial Systems >>sistem dibeli dari pihak ketiga Jenis Commercial Systems: - Turnkey System: sistem sudah jadi dan siap implementasi - General Accounting System: sistem akuntansi secara umum - Special purpose System: sistem yang dibuat untuk segmen pasar tertentu, seperti: industri perbankan, bidang medis - Backbone System - Office automation System - Vendor supported System: Sistem hibrid antara custom dan comercial system. Keuntungan Commercial Systems a. Waktu implementasi cepat b. Cost rendah c. Reliabilitas (sudah dites dulu sebelum dirilis) Kerugian Commercial Systems: a. Ketergantungan pada vendor dalam pengoperasian. b. Sulit dikustomisasi. Commercial Systems biasanya terlalu umum dan kaku c. Pemeliharaan. Jika kebutuhan user berubah, sulit memodifikasi sistem THE SYSTEMS DEVELOPMENT LIFE CYCLE Systems Development Life Cycle (SDLC): planning sistem, analisis sistem, desain konseptual sistem, seleksi sistem, desain rinci, implementasi sistem, pemeliharaan sistem. Sistem Planing Tujuan >> is to link individual system projects or applications to the strategic objectives of the firm Pelaku >> Steering comitee (CEO, CFO, senior manager, internal auditor)

Resume James Hall Chapter 5-10 & 12_Tim Resume 9BKhusus_2014

Dibagi menjadi 2: 1. Strategic Systems Planning: alokasi sumber daya sistem di tingkat makro. Biasanya berkaitan dengan kerangka waktu 3 - 5 tahun 2. Project Planning: alokasi sumber daya di tingkat proyek individual Peran auditor di tahap ini >> memastikan bahwa perencanaan sistem memadai >> mengurangi risiko operasi tidak 3E Systems Analysis Terdiri 2 tahap proses : 1. Survei atas current system - Keuntungan melakukan survei: identifikasi aspek old sistem yang ingin dipertahankan, sistem analis memahami betul sistemnya, sistem analis dapat mengisolasi akar masalah karena paham sistem. - Dilakukan dengan mengumpulkan fakta: data source, user, data store, proses, data flow, control, dll - Teknik pengumpulan data: Observasi, personal interview, reviu dokumen, 2. Analisis >> analisis berdasarkan data yang terkumpul Peran auditor di tahap ini >> mendapatkan gambaran sistem terbaik yang diinginkan dan memastikan semua kebutuhan user atas sistem baru terakomodasi Conceptual Systems Design Tujuan >> untuk menghasilkan beberapa alternatif konseptual sistem yang memenuhi persyaratan sistem yang diidentifikasi selama analisis sistem. Ada 2 Pendekatan: 1. The Structured Design Approach >> merancang sistem dari atas ke bawah. Biasanya memakai DFD untuk menggambarkan bisnis proses dan Struktur diagram untuk menggambarkan dekomposisi topdown. 2. The Object-Oriented Approach >> membangun sistem informasi dari reusable komponen standar atau benda. Peran auditor di tahap ini >> Merancang fitur audit selagi desain konseptual dibuat System Evaluation and Selection Tujuan >> mengidentifikasi sistem yang terbaik Dilakukan dengan 2 proses: 1. Detailed Feasibility Studies, meliputi TELOS: Technical feasibility: mengidentifikasi apakah sistem bisa dikembangkan dengan existing technologi atau butuh teknologi baru Economic feasibility: mengidentifikasi kecukupan dana untuk menyelesaikan proyek Legal feasibility: mengidentifikasi konflik antara sistem konseptual dan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan tanggung jawab hukumnya Operational feasibility: tingkat kesesuaian antara prosedur yang dipunya perusahaan dan keterampilan personil dan operasional yang diminta oleh sistem baru Schedul feasibility : kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan proyek pada waktunya. 2.

Analisis cost and benefit a. Identifikasi 1) one time cost: perolehan hardware dan software, persiapan tempat, sistem design, programing dan testing, data konversi, training. 2) recurring cost: H/S maintenance, insurance, supplies, personel cost


b.

3) tangible benefit: increase revenue (sales naik di existing market, market expansion) dan reduce cost (labor, operating, inventory turun, equipment mahal berkurang, maintenance cost turun) 4) intangible benefit (kepuasan customer naik, kepuasan pekerja naik, decision making semakin baik, operasi lebih efisien) Compare Cost n Benefit Menggunakan analisis: 1) NPV : PV total benefit dikurangi PV total cost (initial+recurring) yang terjadi selama masa hidup sistem 2) Payback method (break even analysis): Mencari titik waktu kapan jumlah PV total benefit setara dengan jumlah PV total cost. Periode setelah titik BEP = periode profit.

Peran auditor di tahap ini >> Memastikan kelayakan ekonomis atas proposed system diukur seakurat mungkin Detailed Design Tujuan >> untuk menghasilkan penjelasan rinci proposed system yang baik memenuhi persyaratan sistem yang diidentifikasi selama analisis sistem dan sesuai dengan desain konseptual. Application Programming and Testing 1. Program the Application Software Tujuan >> to select a programming language from among the various languages available and suitable to the application. These include procedural languages like COBOL, event-driven languages like Visual Basic, or objectoriented programming (OOP) languages like Java or C++. 2. Test the Application Software >> melakukan test untuk setiap program modules Metodologi testing: a. Testing Offline Before Deploying Online b. Test Data System Implementation Ciri: Database structures are created and populated with data, equipment is purchased and installed, employees are trained, the system is documented, and the new system is installed. Kegiatan yang dilakukan: 1. Testing the Entire System : melakukan test semua modules sebagai satu kesatuan. 2. Documenting the System : Designer and Programmer Documentation, Operator Documentation (dokumennya disebut run manual), User Documentation, User handbook, Tutorial, dll 3. Converting the Database Yaitu transfer data dari bentuk yang sekarang ke format atau media yang diperlukan oleh sistem baru. Konversi data sangat berisiko sehingga perlu tindakan pencegahan: Validation, Reconciliation, Backup. 4. Converting to the New System Proses konversi dari old system ke new system disebut Cutover. Ada 3 pendekatan system cutover: Cold Turkey Cutover (Big Bang) Ciri: - perpindahan dilakukan secara simultan (sekaligus) - pendekatan paling mudah dan murah untuk sistem sederhana - pendekatan paling berisiko untuk sistem kompleks Phased Cutover (Bertahap) Ciri: - Membagi entire system dalam beberapa modul - Menjalankan sistem baru secara bertahap - Bisa menimbulkan incompatibilities between new subsystems and yet-to-be-replaced old subsystems


Parallel Operation Cutover Ciri: - menjalankan old sistem dan new sistem secara bersamaan untuk jangka waktu tertentu paling banyak menghabiskan waktu dan biaya - Tidak efisien karena mengelola dua kali dokumen sumber, dua kali waktu pemrosesan, dua kali database, dan dua kali output produksi. - Keuntungan: memungkinkan melakukan rekonsiliasi antar sistem sebelum menjalankan sistem baru secara independen. Peran auditor dalam system implementation: a. Provide Technical Expertise b. Specify Documentation Standards c. Verify Control Adequacy and Compliance with SOX. 5.

Post-Implementation Review Meliputi reviu: a. Systems Design Adequacy b. Accuracy of Time, Cost, and Benefit Estimates.

Systems Maintenance Setelah sistem diimplementasikan, memasuki tahap akhir dalam siklus hidupnya. Pemeliharaan sistem adalah proses formal di mana program aplikasi mengalami perubahan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan pengguna. Selama masa hidup sistem, sebanyak 80 sampai 90 persen dari total biaya yang mungkin akan terjadi dalam tahap pemeliharaan. CONTROLLING AND AUDITING THE SDLC 1. Controlling New Systems Development Tujuan Audit terkait New Systems Development: a. Memastikan SDLC diterapkan sesuai kebijakan manajemen b. Memastikan sistem yang diimplementasikan bebas dari material eror dan fraud c. Memverifikasi bahwa dokumentasi sistem dilakukan secara lengkap dan memadai untuk memfasilitasi audit dan aktivitas pemeliharaan. Controllable activities-nya: a. Systems Authorization Activities >> All systems must be properly authorized to ensure their economic justification and feasibility. b. User Specification Activities >> Users must be actively involved in the systems development process c. Technical Design Activities d. Internal Audit Participation e. User Test and Acceptance Procedures 2.

The Controlling Systems Maintenance Tujuan audit: Mendeteksi pemeliharaan program yang dilakukan tanpa otorisasi. Dilakukan dengan cara menentukan apakah maintenance procedures protect applications from unauthorized changes, applications are free from material errors, and program libraries are protected from unauthorized access. Prosedur auditnya: a. Identify Unauthorized Changes: Reconcile program version numbers, Confirm maintenance authorization b. Identify Application Errors: Reconcile the source code, Review test results, Retest the program


c.

Test Access to Libraries: Review programmer authority tables, Test authority table

Controllable activities-nya: a. Maintenance Authorization, Testing, and Documentation b. Source Program Library Controls


CHAPTER 6 TRANSACTION PROCESSING AND FINANCIAL REPORTING SYSTEMS OVERVIEW Transaction Cycles 1. The expenditure cycle a. Purchases/accounts payable system >> beli inventory dari vendor b. Cashdisbursements system >> bayar utang ke vendor c. Payroll system >> bayar gaji d. Fixed asset system >> beli, pelihara, dan jual AT 2. The conversion cycle a. The production system >> planning, scheduling, and control of the physical product through the manufacturing process b. The cost accounting system >> monitors the flow of cost information related to production 3. The revenue cycle a. Sales order processing >> preparing sales orders, granting credit, shipping products (or rendering of a service) to the customer, billing customers, and recording the transaction in the accounts (accounts receivable [AR], inventory, expenses, and sales). b. Cash receipts >> collecting cash, depositing cash in the bank, and recording these events in the accounts (AR and cash) ACCOUNTING RECORDS Manual Systems 1. Dokumen >> Lihat Figur 6.2,6.3,6.4 (hal 227-228) - source dokumen - product dokumen - turnaround dokumen 2. Jurnal >> (hal. 229) dan liat Figure 6.5- 6.8 - Spesial jurnal >> mencatat transaksi rutin - General Jurnal >> mencatat transaksi non rutin 3. Ledger >> (hal. 231) dan liat Figure 6.9A-B, 6.10 - General Ledger - Subsidary Ledger The Audit Trail The accounting records described previously provide an audit trail for tracing transactions from source documents to the financial statements Computer-Based Systems Tipe file yang ada di CBS berupa magnetic file bukan file fisik. Jenisnya yaitu sbb: (rincian definisi ada di hal 234) 1. Master File >> generally contains account data. Contoh: GL dan Subsidary Ledger 2. Transaction File >> a temporary file of transaction records used to change or update data in a master file. Contoh: Sales orders, inventory receipts, and cash receipts 3. Reference File >> stores data that are used as standards for processing transactions. 4. Archive File >> contains records of past transactions that are retained for future reference DOCUMENTATION TECHNIQUES Data Flow Diagrams and Entity Relationship Diagrams 1. DFD : menggunakan simbol untuk merepresentasikan entities, processes, data flows, and data stores dalam sebuah sistem. Lihat Figure 6.12 hal 237 dan 6.13 hal 238 2. ERD : sebuah teknik dokumentasi yang merepresentasikan relationship antar entitas. Misal: One to One, One to Many, Many to Many. Lihat Figure 6.14 hal 238.


Hubungan antara DFD dan ERD DFD dan ERD sama-sama dapat menggambarkan sebuah sistem, namun dalam sudut pandang yang berbeda. DFD merupakan model dari proses suatu sistem, sedangkan ERD merupakan model data yang digunakan dalam suatu sistem. Hubungannya dapat dilihat dalam Figure 6.15 hal 2.39 System Flowcharts Merupakan grafis yang menggambarkan hubungan fisik (physical relationships) antara elemen-element kunci dari suatu sistem. Elemen yang dimaksud meliputi organizational departments, manual activities, computer programs, hard-copy accounting records (documents, journals, ledgers, and files), and digital records (reference files, transaction files, archive files, and master files). Simbol-simbol penyusun System Flowcharts terdiri dari 2 jenis: 1. Simbol Manual Prosedur, dapat dilihat di Figure 6.17 (Hal 242) 2. Simbol Computer Processes, dapat dilihat di Figure 6.21 (Hal 246) Program Flowcharts Adalah sebuah teknik dokumentasi yang menggambarkan program logic. Simbol penyusun program flowchart ada di Figure 6.24 hal 249. Record Layout Diagrams Digunakan untuk mengungkapkan struktur internal suatu record dari file atau tabel database. COMPUTER-BASED ACCOUNTING SYSTEMS Computer-based accounting systems fall into two broad classes: batch systems and realtime systems. Differences Between Batch and Real-Time Systems Pembeda Batch Real Time Information Time Frame Ada jeda antara kapan economic Proses pencatatan dilakukan even terjadi dan kapan hal tsb saat economic even terjadi dicatat Sumber Daya Umumnya, membutuhkan Membutuhkan sumber daya sumber daya yang lebih sedikit yang lebih banyak dari Batch (hardware, programming, processing training) Efisiensi operasional Akan mendorong efisiensi hanya Sejalan dengan efisiensi karena jika pencatatan tertentu pencatata dilakukan seketika, dilakukan setelah terjadinya kecuali atas pencatatan yang untuk menghindari penundaan melibatkan beberapa akun operasional berbeda yang mana akan lebih baik jika diproses secara batch Alternative Data Processing Approaches Legacy Systems versus Modern Systems Legacy Systems (sistem warisan): - Aplikasi berbasis mainframe -

Menggunakan flat file untuk penyimpanan data Cenderung menggunakan batch prosecessing

-

Modern Systems Menggunakan basis clent-server (network) Menggunakan database

-

Cenderung menggunakan realtime processing.

DATA CODING SCHEMES Menggunakan data coding di SIA bertujuan untuk: 1. Mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang seharusnya dapat diatur 2. Menyediakan sarana akuntabilitas atas kelengkapan transaksi yang diproses.


3. 4.

Mengidentifikasi transaksi dan rekening unik dalam file. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

Teknik Coding Nama Teknik Coding Sequential Codes represent items in some sequential order (ascending or descending) Block Codes This approach can be used to represent whole classes of items by restricting each class to a specific range within the coding scheme. Contoh: COA Group Codes are used to represent complex items or events involving two or more pieces of related data

Alphabetic Codes are used for many of the same purposes as numeric codes.

Mnemonic Codes are alphabetic characters in the form of acronyms and other combinations that convey meaning.

Keuntungan supports the reconciliation of a batch of transactions, such as sales orders, at the end of processing. Dapat menginsert kode baru tanpa harus mengatur ulang keseluruhan coding structure.

Kerugian Sequential codes carry no information content beyond their order in the sequence.

1.

dapat meningkatkan biaya penyimpanan, mempromosikan kesalahan administrasi, dan meningkatkan waktu proses dan usaha.

memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam. 2. memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam bentuk hirarki yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia. 3. mengizinkan analisis rinci dan pelaporan baik di dalam kelas barang dan seluruh kelas yang berbeda dari item. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode abjad murni atau karakter abjad tertanam dalam kode numerik (kode alfanumerik)

Memudahkan pengguna untuk memahami informasi tentang item yang diwakili

Sama seperti sequential codes, tidak memberikan informasi mengenai item yang diwakili oleh kode.

1.

seperti kode numerik, ada kesulitan rasionalisasi makna kode yang telah ditetapkan secara berurutan;

2.

pengguna cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan yang dikodekan abjad. Although mnemonic codes are useful for representing classes of items, they have limited ability to represent items within a class

THE GENERAL LEDGER SYSTEM (lihat figure 6.34 hal 265) The Journal Voucher Journal voucher merupakan input bagi general ledger. Routine transactions, adjusting entries, and closing entries dimasukkan ke dalam GL melalui journal vouchers. The GLS Database. The GLS database includes a variety of files: 1. The general ledger master file is the principle file in the GLS database 2. The general ledger history file has the same format as the GL master. Its primary purpose is to provide historical financial data for comparative financial reports. 3. The journal voucher file is the total collection of the journal vouchers processed in the current period.


4. 5. 6.

The journal voucher history file contains journal vouchers for past periods. The responsibility center file contains the revenues, expenditures, and other resource utilization data for each responsibility center in the organization. the budget master file contains budgeted amounts for revenues, expenditures, and other resources for responsibility centers.

THE FINANCIAL REPORTING SYSTEM Financial Reporting Procedures Financial reporting is the final step in the overall accounting process that begins in the transaction cycles. Prosedurnya: 1. Capture the transaction 2. Record in special journal 3. Post to subsidiary ledger 4. Post to general ledger 5. Prepare the unadjusted trial balance 6. Make adjusting entries 7. Journalize and post adjusting entries. 8. Prepare the adjusted trial balance 9. Prepare the financial statements 10. Journalize and post the closing entries 11. Prepare the post-closing trial balance XBRL—REENGINEERING FINANCIAL REPORTING eXtensible business reporting language (XBRL) merupakan standar Internet yang dirancang khusus untuk pelaporan bisnis dan pertukaran informasi. Tujuan XBRL adalah untuk memfasilitasi publikasi, pertukaran, dan pemrosesan informasi keuangan dan bisnis. XBRL merupakan turunan dari standar Internet lain yang disebut XML (eXtensible Markup Language). XML (eXtensible Markup Language) XML adalah metalanguage untuk menggambarkan markup language. Istilah extensible berarti bahwa setiap markuplanguage dapat dibuat dengan menggunakan XML. Dengan demikian, XML dapat digunakan untuk memodelkan struktur data database internal organisasi. CONTROLLING THE FRS The potential risks to the FRS include: 1. A defective audit trail. 2. Unauthorized access to the general ledger. 3. GL accounts that are out of balance with subsidiary accounts. 4. Incorrect GL account balances because of unauthorized or incorrect journal vouchers. COSO Internal Control Issues Internal control menurut COSO untuk memitigasi potential risk to the FRS: 1. Transaction Authorization 2. Segregation of Duties 3. Access Controls 4. Accounting Records 5. Independent Verification Internal Control Implications of XBRL 1. Taxonomy Creation 2. Taxonomy Mapping Error 3. Validation of Instance Documents


CHAPTER 7 COMPUTER-ASSISTED AUDIT TOOLS AND TECHNIQUES (CAATTs) APPLICATION CONTROLS  prosedur terprogram yang didesain untuk aplikasi tertentu seperti payroll, purchases, cash disbursement system. Input Control Untuk meyakinkan bahwa transaksi valid, akurat, dan lengkap. Source document input : ada campur tangan manusia, banyak clerical errors, beberapa error tidak bisa terdeteksi dan dikoreksi dalam tahap input data. Sehingga harus dikonfirmasi ke pihak ketiga. Direct input : menggunakan teknik editing real-time untuk mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan sesegera mungkin, shg mengurangi kesalahan yang masuk system. Classes of Input Control

Source document controls

Keterangan Dokumen fisik harus dikontrol dengan benar karena bisa menyebabkan organisasi kehilangan asset. Ex: pembelian ke supplier fiktif, A/P akan dicatat dan cek diterbitkan

Data Coding Controls

Untuk cek integritas data codes yang diproses. Data codes: customer’s account number,inventory item number,COA Error yang terjadi: Transcription errors, yaitu: 1. Penambahan digit 2. Digit belakang terhapus 3. Penggantian digit code

Batch controls

Metode yang efektif untuk mengelola data yang sangat besar dalam system. Tujuan: rekonsiliasi output yang diproduksi dengan input yang dimasukkan dalam system. Untuk meyakinkan:

Prosedur Pengendalian o Pre-numbered Source Documents o Source Documents in Sequence (keamanan fisik dokumen harus diperhatikan) o Periodically Audit Source Documents. (auditor harus membandingkan jumlah dokumen yang telah digunakan dengan yang tersisa di persediaan dan yang dibatalkan karena error) o Check digitis a control digit (or digits) added to the code when it is originally assigned that allows the integrity of the code to be established during subsequent processing o Jangan digunakan di essential data (primary and secondary keys)

Hash Totals : simple control technique that uses nonfinancial data to keep track of the records in a batch

1. Semua record sudah diproses 2. Tidak ada record yang diproses lebih dari 1 kali

3. Audit trail atas transaksi dibuat dari input, proses, output.

Validation controls

Untuk mendeteksi error dalam data transaksi sebelum diproses. Prosedur validasi paling efektif ketika dilakukan sedekat mungkin dengan sumber transaksi.

3 level input validation controls: 1. Field interrogation  Melibatkan prosedur yang mengecek karakteristik data dalam field. o Missing data checks : cek isi field yang kosong


o Numeric-alphabetic data checks : format yang benar dalam field o Zero-value checks : verifikasi field tertentu diisi dengan nol o Limit checks : menentukan jika isi field melebihi batasan yang diotorisasi o Range checks : ada batas atas dan bawah nilai data yang dapat diterima o Validity checks : membandingkan nilai yang dientry dalam field dengan nilai valid. o Check digit : identifikasi keystroke errors dengan tes internal validity of the code 2. Record interrogation  Validasi keseluruhan record dengan memeriksa hubungan antar field. o Reasonableness checks : nilai dalam satu field dibandingkan dengan data field lainnya. o Sign checks : tanda dalam field (+/-) harus benar untuk msg2 tipe record o Sequence checks : menentukan jika record out of order, sebelum diproses diverifikasi dulu record sebelumnya yang diproses

Input error correction

Ketika error terdeteksi pada batch, data harus dibenarkan dan dimasukkan kembali untuk diproses ulang. hal tersebut harus dikontrol untuk meyakinkan error telah diatasi dengan lengkap dan benar.

3. File interrogation  Untuk meyakinkan bahwa file yang benar yang diproses. o Internal label checks : verifikasi bahwa file yang diproses adalah yang labelnya benar o Version checks : verifikasi versi file yang diproses adalah benar o expiration date check : mencegah file dihapus sebelum expired Three common error handling techniques: Correct Immediately Ketika system menggunakan pendekatan validasi data langsung, deteksi dan koreksi error juga dilakukan pada data entry. Untuk mendeteksi keystroke error atau illogical relationship, system harus menghentikan prosedur entry data sampai user mengoreksi error. Create an Error File Pada delayed validation, error harus ditandai untuk mencegah data tsb diproses. Di akhir prosedur validasi, record yang ditandai dihapus dari batch dan dipindah ke temporary error holding file hingga error diperiksa. Reject the Batch Dilakukan ketika error terkait dengan keseluruhan batch, dan tidak dikaitkan dengan record yang mana.


Generalized data input systems

Prosedur tersentralisasi untuk mengelola data input untuk semua system. Keuntungan: o Meningkatkan control dengan 1 sistem yang melakukan semua validasi data. o Meyakinkan bahwa aplikasi AIS menggunakan standar yang konsisten untuk validasi data. o Meningkatkan efisiensi system development.

5 komponen utama: 1. Generalized validation module (GVM): melakukan validasi standar yang umumnya dilakukan, harus fleksibel sesuai kebutuhan user untuk aplikasi yang unik. 2. Validated data file: input data yang divalidasi GVM disimpan disini. 3. Error file: error record yang terdeteksi disimpan dalam file, dikoreksi dan dimasukkan kembali ke GVM. 4. Error reports: didistribusikan ke user untuk koreksi error. 5. Transaction log: permanen record dari transaksi yang sudah divalidasi.

Processing Controls 1. Run-to-Run Controls Untuk meyakinkan bahwa perpindahan batch dari satu program ke program lainnya dilakukan dengan benar dan lengkap. Kegunaan: Recalculate Control Totals, Transaction Codes, Sequence Checks 2. Operator Intervention Controls 3. Audit Trail Controls Dalam system akuntansi, setiap transaksi harus bias ditelusuri dari sumber hingga laporan keuangan. Contoh teknik yang digunakan: o Transaction Logs: setiap transaksi yang diproses disimpan dalam transaction log yang disajikan dalam JURNAL. Alasan dibuat: transc log adalah permanent record dari transaksi, dan tidak semua record yang divalidasi berhasil diproses. o Log of Automatic Transactions: beberapa transaksi diproses secara internal oleh system (Ex: ketika inventory menyentuh titik bawah, system akan otomatis membuat purchase order) o Listing of Automatic Transactions: untuk pengendalian atas transaksi otomatis oleh system, user harus menerima daftarnya. o Unique Transaction Identifiers: setiap transaksi yang diproses harus diidentifikasi secara unik dengan nomor transaksi. o Error Listing: daftar record yang salah harus diserahkan kepada user yang berhak untuk koreksi error. Output Controls Untuk meyakinkan bahwa output dari system tidak hilang, misdirected, rusak, atau privasi terganggu. Jika hal tsb terjadi, akan mengakibatkan gangguan dalam operasi dan kerugian finansial bagi perusahaan. 1. Controlling Batch Systems Output Tahapan Proses Output Keterangan Output Spooling Output ditransfer ke magnetic dis file, tidak langsung ke printer. Print Programs

Ketika printer tersedia, output yang diprint.

Bursting

Setelah diprint, beberapa halaman dari output dipisahkan dan disusun.

Control Access and backup procedures yang memadai Penggunaan paper Supervision

special


multipart

Waste

Data Control

Report Distribution

End User Controls

2.

Laporan yang tidak terpakai dan kertas karbon dari multipart paper dibuang. Data di dalamnya dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak berhak. Verifikasi akurasi output dari computer sebelum didistribusikan ke users.

Paper shredder

The data control clerk will review the batch control figures for balance, examine the report body for garbled, illegible, and missing data, and record the receipt of the report in data control’s batch control log Laporan hilang, dicuri, atau diberikan ke Untuk laporan yang sensitive: user yang salah. o Laporan disimpan di lemari yang aman dan hanya user yang punya kuncinya. o User menandatangani pengambilan laporan secara langsung di distribution center. o Petugas keamanan atau special kurir mengirim ke user. Output diperiksa kembali oleh user ketika diterima.

Controlling Real-Time Systems Output Real-time system: output langsung dikirimkan ke layar computer/terminal/printer dari user. Metode ini mengeliminasi kekurangan dari metode sebelumnya. Primary threat: interception, disruption, destruc-tion, or corruption of the output message as it passes along the communications link (dari equipment failure atau subversive acts)

TESTING COMPUTER APPLICATION CONTROLS 1. Black-Box Approach Keuntungan: the application need not be removed from service and tested directly, cocok untuk mengetes aplikasi sederhana. 2. White-Box Approach Test of control: o Authenticity tests: verifikasi bahwa individual, prosedur, dan pesan yang masuk system itu valid. o Accuracy tests: meyakinkan bahwa system hanya memproses data dengan format yang benar (range tests, field tests, and limit tests) o Completeness tests: identifikasi data atau record yang hilang (field tests, record o sequence tests, hash totals, and control totals) o Redundancy tests: aplikasi hanya memproses record sekali (batch totals, record counts, o hash totals, and financial control totals) o Access tests: application prevents authorized users fromun-authorized access to data (passwords, authority tables, user-defined procedures, data encryption, and inference controls) o Audit trail tests: meyakinkan bahwa aplikasi membuat audit trail yang cukup o Rounding error tests: verify the correctness of rounding procedures COMPUTER-AIDED AUDIT TOOLS AND TECHNIQUES FOR TESTING CONTROLS 1. Test Data Method  Untuk membangun application integrity dengan memproses input data melalui aplikasi yang dibawah review.


Keuntungan: 1. through-the-computer testing, untuk menyediakan auditor bukti eksplisit terkait fungsi aplikasi. 2. Dapat digunakan dengan minimal disruption thd operasi organisasi. 3. Hanya membutuhkan keahlian computer yang kecil sebagai auditor. Kelemahan: 1. Auditor harus mengandalkan computer service personnel untuk mendapatkan copy dari aplikasi. 2. Menghasilkan static picture pada waktu tertentu. 3. High cost 2.

The Integrated Test Facility  Teknik terotomatisasi yang memungkinkan auditor untuk melakukan tes thd application logic and control selama operasi normal. Keuntungan: 1. Mendukung monitoring of controls sesuai SAS 78 2. Dapat dites tanpa mengganggu operasi user dan tanpa intervensi computer service personnel Kelemahan: Merusak data

3.

Parallel Simulation  Auditor membuat program untuk dapat memproses data dan hasilnya dibandingkan dengan hasil yang didapat dari aplikasi user. (Simulation output vs Production output)


CHAPTER 8 DATA STRUCTURES AND CAATTs FOR DATA EXTRACTION Data extraction software -> Substantive test Dalam CAATTs, data extraction software terdapat 2 kategori yaitu: 1. embedded audit modules 2. general audit software DATA STRUCTURES Komponen: 1. Organization  Bgmn record disusun secara fisik dalam secondary storage (sequential or random) 2. Access method  Teknik untuk meletakkan record dan mencarinya (direct access or sequential access) Struktur Data: 1. Flat-file Structures  Individual data files tidak terintegrasi dengan file lainnya. End user memiliki data file sendiri dan tidak dishare a. Sequential Structure: berurutan, sederhana, dan mudah diproses. b. Indexed Structure: file diberi index tersendiri o Indexed random file o Virtual Storage access method (VSAM): untuk file yang sangat besar dan membutuhkan batch processing rutin dan tingkatan dari individual record processing. (kekurangan: does not perform re-cord insertion operations efficiently) c. Hashing Structure: menggunakan algoritma dalam mengkonversi primary key secara langsung ke storage address. (keuntungan: kecepatan, kekurangan: penggunaan storage space tidak efisien, record key yang berbeda dapat dikonversi sama. d. Pointer Structures: satu record dijadikan pointer untuk menghubungkan dengan record lainnya. Tipe2 pointer: physical address pointer (contains the actual disk storage location), relative address pointer (contains the relative position of a record in the file), logical key pointer (contains the primary key of the related record). 2. Hierarchical and Network Database Structures Perbedaan dengan flat-file: integrasi proses dan data sharing. Relational Database Structure, Concepts, and Terminology Entity, Occurrence, and Attributes o Entity: segala sesuatu yang organisasi ingin datanya dicapture. o Occurrence: jumlah record dari entitas tertentu. Ex: Organisasi mpy 100 pegawai -> Employee Entity terdiri dari 100 occurences o Attributes: elemen data yang menentukan sebuah entity. Ex: attributes di employee entity -> Name, Adress, Job Skill, Masa Kerja, Tarif. Associations and Cardinality o Association: hubungan antara dua entity o Cardinality: tingkat asosiasi antara dua entity The Physical Database Tables 1. Satu attribute harus unik sbg primary key. 2. Nilai attribute dalam 1 kolom harus dalam kelas yang sama. 3. Masing2 kolom dalam table diberi nama yang unik. Namun, table yang berbeda dapat mengandung kolom dengan nama yang sama.


4.

Table harus sesuai dengan aturan normalisasi, yaitu bebas dari structural dependencies termasuk repeating groups, partial dependencies, and transitive dependencies. Linkages between Relational Tables  Dengan foreign key User Views: data tertentu yang dilihat oleh users. Anomalies, Structural Dependencies, and Data Normalization Database Anomalies  tables exhibit negative operational symptoms Normalizing Tables  identifikasi dan menghilangkan structural dependencies dalam tabel Hasil : 1. All nonkey (data) attributes in the table are dependent on (defined by) the primary key. 2. 2. All nonkey attributes are independent of the other nonkey attributes. Linking Normalized Tables 1:1 Associations 1:M Associations M:M Associations Auditors and Data Normalization  Auditor sebaiknya memahami proses bisnis organisasi dan dapat menentukan table mana yang sebaiknya dinormalisasi. DESIGNING RELATIONAL DATABASES 6 tahap desain database: 1. 2. 3.

Identify entities. Construct a data model showing entity associations. Add primary keys and attributes to the model.

4. 5. 6.

Normalize the data model and add foreign keys. Construct the physical database. Prepare the user views.

EMBEDDED AUDIT MODULE (EAM) o Disebut juga continuous auditing. o Tujuan: untuk mengidentifikasi transaksi penting ketika diproses dan menghasilkan copies yang realtime. o Kekurangan: 1. Operational efficiency: EAMs decrease operational performance.The presence of an audit module within the host application may create significant overhead, especially when the amount of testing is extensive. 2. Verifying EAM Integrity: The EAM approach may not be a viable audit technique in environments with a high level of program maintenance. GENERALIZED AUDIT SOFTWARE (GAS) o Pada umumnya digunakan CAATT untuk IS auditing. o Kegunaan:    

Footing and balancing entire files or selected data items Selecting and reporting detailed data contained in files Selecting stratified statistical samples from data files Formatting results of tests into reports

 Printing confirmations in either standardized or special wording  Screening data and selectively including or excluding items  Comparing multiple files and identifying any differences

 Recalculating data fields ACL SOFTWARE


ACL (audit command language) was designed as a meta-language for auditors to access data stored in various digital formats and to test them comprehensively

CHAPTER 9 AUDITING THE REVENUE CYCLE Aktivitas dan teknologi dalam siklus pendapatan  Batch processing using sequential files – manual procedures  Batch processing using sequential files – automated procedures  Real time sales order entry and cash receipts  Point of sales (POS) system  Daily procedures  End of day procedures Batch processing using sequential files – manual procedures a) Memperoleh dan mencatat pesanan pelanggan  Diawali pada departemen penjualan dengan menerima customer order yang mengindikasi tipe – tipe kuantitas barang yang diminta, customer order tidak dalam format yang terstandarisasi dan mungkin bukan berupa dokumen fisik. Jika pelanggan merupakan entitas bisnis juga, customer order dapat berupa copy dari purchase order mereka.  Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk memastikan bahwa data yang relevan terkait transaksi dicatatkan pada format standar yang dapat diproses oleh sistem penjualan. Dokumen yang dipersiapkan pada tahap ini adalah sales order.  Salah satu copy atas sales order dimasukan ke dalam customer open order file untuk referensi di masa yang akan datang. b) Penyetujuan kredit  Credit authorization copy dari sales order dikirim ke bagian/divisi kredit untuk persetujuan.  Credit copy disimpan dalam customer open order file hingga transaksi selesai.  Kegiatan – kegiatan dalam hal penyetujuan kredit ini adalah termasuk verifikasi kelayakan kredit (credit worthiness), investigasi keuangan pada pelanggan baru, serta penetapan limit kredit yang dicek setiap ada transaksi. c) Proses pengiriman pesanan Departemen penjualan mengirim stock release/picking ticket copy atas sales order ke gudang untuk otorisasi pengambilan barang pesanan di gudang.  Karyawan gudang menyesuaikan catatan gudang karena pengambilan barang (bukan catatan akuntansi formal atas aset)  Sebelum barang dari gudang dan stock release copy diterima oleh departemen pengiriman, departemen ini menerima packing slip (dikirim bersama barang ke pelanggan) dan shipping notice (informasi untuk departemen penagihan bahwa pesanan telah dikirim) dari departemen penjualan.  Ketika menerima barang dari gudang, karyawan pengiriman merekonsiliasi barang dengan stock release document, packing slip, dan shipping notice, dan menyiapkan bill of lading (bukti pertanggung jawaban barang dalam perjalanan).  Barang + packing slip + dua copy bill of lading diserahkan kepada carrier, kemudian karyawan pengiriman:  Mencatat pengiriman pada shipping log  Mengirimkan stock release document dan shipping notice ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.  Menyimpan copy atas bill of lading dan shipping document


Batch Processing Unit using sequential files – Automated procedures Batch processing using seguential files: penerimaan pesan, cek kredit, pergudangan, pengiriman (manual), pemrosesan data (automated) Sequential file dapat disimpan dalam:  Tapes (inefisien, saat ini lebih untuk alat back up dan penyimpanan data arsip)  Disk (yang digunakan saat ini biasanya yang terhubung permanen (online) dengan sistem dan tidak perlu intervensi manusia)  Keypunch/data entry  Menerima kumpulan shipping notices dari departemen pengiriman.  (Shipping notices: copy dari sales order yang berisi informasi akurat mengenai jumlah unit yang dikirim dan informasi tentang carrier)  Data Processing (DP) clerk mengkonversi shipping notice ke media magnetik untuk menghasilkan file transaksi atas sales order.  Batch control total dikalkulasi untuk setiap batch (kumpulan) dalam file.  Edit Run  Secara periodik, batch sales order system akan dieksekusi.  Tahap pertama adalah dengan menggunakan edit program untuk validasi transaksi dengan menguji setiap catatan dar adanya clerical/logical errors.  Error yang ada dikoreksi oleh orang yang memiliki otorisasi.  Edit program menghitung ulang batch control totals untuk menggambarkan perubahan karena penghapusan catatan – catatan error.  File transaksi yang sudah dibersihkan dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya.  Sort Run  Sales order transaction file diurutkan berdasar Account Number karena menyesuaikan master file yang pertama di update yaitu Accounts Receivable.  Accounts Receivable Update & Billing Run  Sort & Inventory Update Run  General Ledger Update Run Pada akhir hari, general ledger system mengakses jurnal voucher file yang berisi voucher – voucher jurnal yang menggambarkan transaksi sepanjang hari, voucher tersebut diurutkan sesuai nomor akun – akun diposting ke general ledger. Batch Cash Receipt System with Direct Acces Files Prosedur penerimaan kas pada dasarnya merupakan batch systems, berbeda dengan transaksi penjualan yang terjadi sepanjang hari, penerimaan kas adalah kejadian yang berbeda. Poin utama dari sistem ini:  Mailroom: Memisahkan checks (ke dep. Cash receipt + copy) dan remittance advices (ke dep. Accounts receivable + copy) serta menyiapkan remittance list.  Cash Receipt Dept: Rekonsiliasi checks dengan remittance list dan menyiapkan deposit slips.  Acc Receivable Dept: Menerima dan merekonsiliasi remittance advices & remittance list  Data Processing Dept: Pada akhir hari, batch program merekonsiliasi journal voucher dengan file transaksi penerimaan kas, dan meng-update AR-SUB dan general ledger control account. Real – Time Sales Order Entry & Cash Receipts Interactive computer terminals saat ini menggambarkan banyak prosedur manual dan dokumen fisik, sistem ini memungkinkan input dan output real – time dengan batch updating atas beberapa master file.


 Order Entry Procedures  Prosedur penjualan  Pegawai penjualan menerima pesanan untuk tiap transaksi secara terpisah  Dengan komputer yang tersambung dengan edit/inquiry program, pegawai penjualan melakukan kegiatan sebagai berikut secara real – time: a) Melakukan cek kredit secara online dengan mengakses file kredit pelanggan b) Apabila kredit diterima, pegawai kemudian mengakses master file persediaan & memeriksa ketersediaan barang c) Sistem secara otomatis mengirimkan stock release record elektronik ke gudang, dan shipping notice ke departemen pengiriman, dan mencatat penjualan di open sales order file.  Prosedur gudang  Print stock release document  Mengambil barang – barang mengirimnya ke dep. Pengiriman bersama dengan copy dari stock release document.  Pengiriman dan penagihan  Shipping clerk merekonsiliasi barang, stock release document & hard copy packing slip  Menentukan carrier & menyiapkan barang untuk dikirim  Mengirimkan shipping notice (invoice, date, carrier information)  Catatan transaksi dihapus dari open sales order file dan ditambahkan ke sales invoice file  Sistem otomatis menyiapkan tagihan  Cash Receipt Procedures Pada open invoice systems, tiap invoice ditagih dan dibayar secara individu, cash dari pelanggan diterima dan diproses seperti pada sistem atau dapat dikirim langsung ke lock-box. Pada keadaan lain, remittance advices (dan credit memos untuk menggambarkan pengembalian dan penyisihan) dikirim ke departemen AR dimana pegawai akan memasukan ke sistem.  Features of Real – Time Processing Feature utama dari sistem ini adalah adanya events database, invoice dapat menjadi pengganti jurnal, AR-Sub ledger, hingga general ledger karena telah memuat penjualan, pengembalian, AR Control, dan COGS, database berdasarkan event (dengan bukti Invoice), sehingga general ledgers dapat diolah secara terpisah untuk efisiensi dan cross check Reenginered sales order processes dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi secara signifikan. Kelebihan dari pendekatan ini: a. Proses Real Time memperpendek siklus kas b. Proses Real Time memberi competitive advantage bagi perusahaan c. Prosedur manual lebih mungkin memunculkan clerical errors d. Proses Real – Time mengurangi jumlah dokumen fisik dalam sistem Point of Sale (POS) Systems Bagi perusahaan yang tidak menjual dengan kredit, seperti grocery stores hanya cash, checks, dan credit card yang digunakan, tidak mengelola AR pelanggan dan inventory di rak toko (tidak di gudang terpisah) sehingga pelanggan mengambil sendiri pesananya. Daily Procedures Check Out Clerks melakukan scan atas Universal Product Code (UPC) label pada barang yang dibeli -> menjadi input utama pada POS System -> POS System terhubung online dengan file persediaan -> Kuantitas persediaan berkurang secara otomatis -> saat persediaan mencapai batas minimal, otomatis dilakukan pemesanan kembali. Saat seluruh Universal Product Code (UPC) discan, sistem otomatis menghitung pajak, diskon dan total transaksi


End of day Procedures Cash receipt clerk menyiapkan 3 bagian deposit slip untuk total kas yang diterima satu copy disimpan dan 2 copy dilampirkan pada kas yang disetor bank. Revenue Cycle Audit Objectives 1. Keberadaan/Keterjadian Memverikasi AR balance menggambarkan jumlah yang memang terutang pada tanggal neraca. Memastikan bahwa pendapatan dari sales sesuai dengan barang yang dikirim 2 jasa yang diberikan dalam periode LK. 2. Kelengkapan Menentukan total terutang pada tanggal neraca tergambar pada akun AR. Verifikasi seluruh penjualan atas barang yang dikirim jasa yang diberikan, dan seluruh pengembalian dan penyisihan dalam periode tergambar dalam LK 3. Keakuratan Memverifikasi bahwa transaksi pendapatan dikomputerisasi secara akurat dan berdasarkan harga terkini dan jumlah yang tepat. Memastikan bahwa AR subsidiary ledger, file invoice penjualan, dan file remittance benar secara matematis dan cocok dengan general ledger 4. Hak dan Kewajiban Memastikan organisasi punya hak legal untuk mencatat AR, akun pelanggan yang telah menyelesaikan transaksi dihapus dari AR balance 5. Penilaian dan Alokasi Memastikan AR balance menggambarkan NRV, menetapkan bahwa alokasi piutang tidak tertagih sudah sesuai 6. Penyajian dan Pengungkapan Memverifikasi AR dan pendapatan yang dilaporkan telah diuraikan dan diklasifikasikan dengan benar Revenue Cycle Controls  Input Controls Didesain untuk memastikan bahwa transaksi valid, akurat dan lengkap input controls terkait rev.cycle:  Prosedur otorisasi kredit Menetapkan creditworthiness, pada POS system berupa validasi kredit, saat transaksi melebihi limit kredit akan tertolak oleh program dan berlanjut ke exception file yang direview oleh manajemen dan akan diambil keputusan  Prosedur pengujian kredit Untuk mencari bukti atas tercapainya tujuan penilaian dan alokasi, auditor harus memastikan adanya prosedur yang efektif untuk: menetapkan limit kredit, mengomunikasikan informasi pada pembuat keputusan kebijakan kredit, review kebijakan kredit, monitoring ketaatan.  Pengendalian validasi data Mendeteksi transcription error, Validasi yang relevan: missing data checks, numeric – alphabetic data checks, limit checks, range checks, validity checks, check digit  Pengendalian pengujian validitas Bukti untuk tujuan keakuratan, central audit issue nya apakah program validasi pada editing system berfungsi dengan baik.  Batch Controls Digunakan untuk mengelola data transaksi dalam jumlah tinggi dalam sistem, bertujuan untuk mencocokan output yang dimasukan ke dlam sistem, pengujian batch controls dilakukan untuk memenuhi tujuan kelengkapan dan keakuratan  Process Controls a. File update controls


b. Access controls c. Physical controls  Output Controls Memastikan informasi tidak hilang, salah, atau corrupted dan bahwa sistem berfungsi dengan baik Contoh audit trailnya:  AR change report  Transaction logs  Transaction listings  Log of automatic transaction  Unique transaction identifier  Error listings Pengujianya untuk tujuan kelengkapan dan keakuratan

 







Substantive Test of Revenue Cycle Accounts Revenue cycle risks & audit concerns Audit concern secara umum, potensi overstatement atas pendapatan & AR Understatementnya Understanding data Customer file -> alamat & informasi kredit Sales invoice file & cash receipt file Line item file -> catatan tiap produk yang terjual Inventory file Shipping log file Testing the accuracy & Completeness assertions Auditor biasanya mendahului substantive test dengan analitical review Tidak efektif dengan teknik manual -> menggunakan ACL Yang dilakukan:  Review sales invoices for usual trends & exception  Review sales invoices & shipping log files for missing & duplicates items  Review line item & inventory files for sales price accuracy  Testing for unmatched records Testing the existence assertion Yang paling umum adalah konfirmasi atas AR Situasi yang menjadi pengecualian untuk konfirmasi Testing the valuation and alocation Assertion Menguatkan atau membuktikan bahwa AR disajikan dalam NRV nya, dilakukan dengan review AR aging process untuk menentukan penyisihan atas PTT telah memadai.


CHAPTER 10 AUDITING THE EXPENDITURE CYCLE EXPENDITURE CYCLE ACT& TECHNOLOGIES -

1.

Pembelian & pengeluaran kas dengan Batch Processing Reengineering sistem pembelian dan pengeluaran kas Overview Sistem Penggajian

Prosedur pembelian&pengeluaran kas dengan Batch Processing a. Data Processing Dept: Step 1 Fungsi kendali persediaan dilakukan – aktivitas yg diawali oleh revenue cycle atau conversion cycle- terkait apakah persediaan sudah mencapai reorder points pada inventory subsidiary file – dicatat pada open req file (pemesanan) Pada akhir hari sistem mengurutkan open req file berdasar nomor vendor – file dg vendor yg dijadikan 1 file- membuat purchase requisition docs berdasarkan informasi vendor pada file vendor yang valid – kopian purchase requisition docs dikirim utk prosedur manual di dept. pembelian dan dept. AP Purchasing Dept: -menyiapkan 5 rangkap Purchase Order (PO): 1. Vendors 2. AP 3. Receiving 4. Data processing 5. File dept pembelian -computer control utk mencegah dan mendeteksi error akan lebih efisien daripada manual -alternatif persetujuan pemesanan 1. sistem menyiapkan dokumen PO ke dept pembelian review&ttd agen pembeliankirim PO ke vendor dan distribusi ke pihak intern 2. Kirim dokumen PO lansung ke vendor&pihak internsistem hasilkan transaction list 3. Gunakan EDIotomatis Dari 3 opsi tersebut catatan pesanan ada dalam magnetic disk/tape sbg audit trail b.

c.

d.

Data Processing Dept: Step 2 PO untuk buat Open Purchase Req File & mengirim catatan sejenis di open Purchase Req file ke closed Purchase Req File. Receiving Dept. Barang datangreceiving report disiapkankopian dikirim ke dept pembelian, AP, dan data processing Data Processing Dept: Step 3 Jalankan batch job yg mengupdate inventry subsidiary filereceiving reportsistem hitung batch total utk update GLmenutup catatan2 terkait di purchase req file AP: Saat terima invoice dari supplierrekonsiliasi dok pendukung AP pending filesiapkan vouchersimpan di open voucher file kirim copy voucher ke data processing dept.

e.

Data processing dept: step 4 Batch program mencocokkan cat voucher dengan file vendor validtambahkan ke voucher register siapkan batch total utk posting akun AP di GL.


f.

2.

Cash disbursement: Cash disbursement dept Cash disbursement clerk rekon check dengan transaction listing& ajukan ke manajemen utk ttd  cek kirim ke suppliers  setiap copy check dikirim ke AP dept copy lain + transaction listing disimpan di cash disbursement dept—AP clerk cocokkan copy check dengan open voucher filepindahkan ke closed voucher file

Reengineering the Purchase/ Cash Disbursement System a. Data processing Otomatisasi tugas yang dilakukan: 1. Inventory file mencari item2 yang ada di reorder point 2. Catatan dimasukkan ke Purchase Req File utk setiap item yg perlu 3. Daftar permintaan konsolidasi dgn nomor vendor 4. Pengambilan vendor mailing information dr file vendor valid 5. PO disiapkan&dikirim ke vendor/dengan EDI 6. Catatan setiap transaksi ditambahkan ke open PO File 7. Transaction listing atas PO dikirim ke purchase Dept utk review b.

Receiving Dept Barang tibareceiving clerk mangakse open PO file secara real time dgn memasukkan nomor PO dari packing slip

c.

Data Processing Tugas yang diotomatisasi 1. Jumlah barang yg diterima dicocokkan dgn open PO record dan nilai Y diisikan pada logical field utk menunjukkan penerimaan persediaan 2. Catatan ditambahkan pada receiving report file 3. Inventory subsidiary record di update 4. Akun inventory control pada GL diupdate 5. Catatan dihapus dari open PO file dan ditambahakan ke open AP file dan tgl jatuh tempo ditetapkan Setiap hari, due date field pada catatan AP dicek, dan pada item yang jatuh tempo dilakukan: a. b. c. d. e.

Cetak check, ttd dan distribusikan ke mailroom utk dikirim ke vendor EDI vendor, scra elektronik pembayaran dicatat pada check register file Item yg telah lunas dipindahkan di open ke closed AP file Akun AP&cash pada GL diupdate Laporan rinci atas transaksi dikirim via terminal ke AP dept&cash disbursement det utk review&filling.

Perbedaan implikasi pengendalian pada automated system dan reengineered system: 1.

Automated system (batch system) a. meningkatkan pengendalian persediaan b. manajemen kas yg lebih baikpembayaran AP tepat waktu c. mengurangi jeda waktukedatangan barang di receiving dept dengan pencatatan inventory di inventory file d. manajemen waktu pembelian yang lebih baikpurchasing dept terlibat langsung dalam seuruh keputuan pembelian  kegiatan rutin diotomatisasi purchasing agents fokus pada masalah dalam perencanaan


2.

e. berkurangnya penggunaan kertas Reengineered System a. Sistem ini menunjukkan banyak kelemahan operasional yg ditemukan pada basic batch system b. Perbaikan spesifik dalam sistem ini: menggunakan prosedur real time&direct access file utk mengurangi time lag dalam record keeping mengeliminasi prosedur manual rutin menjadi terotomatisasi mencapai pengurangan yg signifikan atas kertas dokumen dgn menggunakan komunikasi elektronik antar departemen dan menyimpan catatan2 pada direct access media Segregation of dutiesmenghapus pemisahan dasar antara otorisasi dgn pemroresan transaksisemua dilakukan oleh komputer sebagai kompensasinya, sistem harus menyediakan transaction listing detail dan summary reports bagi manajemen. Accounting records&access control catatan akuntansi tersimpan dalam magnetic disksakses thd magnetic harus dibatasimanajemen dapat menggunakan berbagai teknik fisik&software utk access control dengan mempertimbangkan cost benefit.

3.

Overview of Payroll Procedures Merupakan expenditure system khusus Dapat diproses dengan sistem AP&Cash disbursement reguler. Dalam prakte ada kekurangan: a. Prosedur umum expenditure yg diterapkan pada vendors tak dapat diterapkan pada penggajian pegawai b. dibutuhkan pengendalian khusus dalam membuat cek pegawai c. Prosedur expenditure lebih smooth daripada payroll yang sifatnya konstan (mingguan bulanan) Kelebihan dan kelemahan pada sistem ini mirip dgn yg ada pada sistem expenditure dgn batch->meningkatkan keakuratan akuntansi&mengurangi kesalahan penulisan checknamun tdk meningkatkan efisiensi operasional scra signifikan. Reengineering the payroll system 1. 2.

3.

Organisasi menengah&besar biasanya mengintegrasikan proses penggajian dgn HRD systemmemproses personel-related data dalam jangkauan yg luas Sistem ini berbeda dgn automated system ederhana dalam hal: a. operations dept. mengirim transaksi ke data processing dept via terminal b. direct access file digunakan utk penyimpanan data c. banyak proces yg dijalankan real time Key operating features pada sistem ini: a. Personel—merubah employee file scra real time via terminals b. Cost acc.—cost acc dept masukkan data biaya kerja (real time) untuk membuat labor usage file c. Timekeeping—setelah menerima timecard yg telah disetujui di supervisor pada akhir minggu, timekeeping dept membuat current attedance files d. Data processing—pada akhir periode kerja, tuas2 berikut dilaksanakan dalam proses batch: Labor costs didistribusikan ke WIP, OH, & akun expense Summary file atas distribusi labor dibuat scra online copy file dikirim ke cost acc&GL dept Online payroll register dibuat dari attedance file & employee file. Copy file dikirim ke AP&cash dibursement dept Employee record file diupdate Check gaji disiapkan & ditandatangani—dikirim ke bendahar utk review n rekon dgn payroll register—distribusikan ke pegawai


-

Disbursement voucher file diupdate dan check disiapkan utk transfer dan ke payroll imprest account sistem terima kembali labor distribution summary

EXPENDITURE CYCLE AUDIT OBJECTIVES, CONTROLS, AND TEST OF CONTROLS Manajemen asersi dan audit objectives 1.

Keberadaan atau Keterjadian -memastikan bahwa AP balance menggambarkan jumlah yg terutang oleh perusahaan pada tanggal neraca -membuktikan bahwa transaksi pembelian menunjukkan barang/jasa yg diterima selama periode lapkeu -menetapkan bahwa transaksi penggajian mewakili upah utk jada yg memang dilaksanakan selama periode lapkeu

2.

Kelengkapan -membuktikan bahwa AP mewakili seluruh jumlah terutang oleh perusahaan utk pembelian barang&jasa pada tanggal neraca -pastikan bahwa lapkeu mencerminkan seluruh barang jasa yg diterima perusahaan, dikurangi pengembalian -memverifikasi bahwa lapkeu mencerminkan seluruh jasa/pekerjaan yg dillaksanakan selama peridoe

3.

Keakuratan -tetapkan apakah transaski pembelian tercatat secara akurat sesuai -pastikan AP di subsidiary ledger dan cocok dengan GL -memverifikasi jumlah gaji sesuai tarif dan jam kerja yg benar

4.

Hak-Kewajiban -menetapkan apakah AP dan accrued payroll dicatat pada tanggal neraca adalah kewajiban legal perusahaan

5.

Penilaian&alokasi -memverifikasi bahwa AP dinyatakanpada jumlah terutang yg benar

6.

Penyajian dan pengungkapan -Pastikan AP, accrued payroll dan expenses dilaporkan telah disajikan secara benar

Input controls Didesain utk memastikan transaksi valid, akurat dan lengkap DATA VALIDATION CONTROLS  Untuk mendeteksi kesalahan penulisan pada data transaksi sebelum data tersebut diproses Tes validasi untuk siklus belanja adalah:      

Missing data checks – memeriksa isi field untuk melihat ada tidaknya space kosong Numeric-alphabetic data checks – menentukan apakah bentuk data dalam field telah tepat Limit checks – menentukan apakah nilai dalam field melebihi batas yang diperbolehkan Range checks – menetapkan batas atas dan bawah nilai data yang diperbolehkan Validity checks – membandingkan nilai aktual pada field dengan nilai yang ditetapkan Check digit – mengidentifikasi kesalahan pada key field dengan menguji otorisasi internalnya


Testing Validation Controls  Terkait bukti untuk asersi keakuratan  Central audit issue : apakah program validasi pada data editing system berfungsi dengan benar dan sesuai tujuan selama periode laporan.  Apabila pengendalian atas pengembangan dan pemeliharaan sistem lemah, pengujian data editing controls akan lebih efisisen dibanding daripada uji substantif rinci  Auditor perlu membuat seperangkat pengujian transaksi yang komprehensif termasuk dengan data valid ataupun data error yang termasuk atau diluar parameter pengujian. Analisis atas hasil pengujian akan menunjukkan jenis error yang tidak terdeteksi oleh program validasi. Hal ini akan membantu auditor menentukan sifat, waktu, dan luas tes substantif berikutnya.  Sebagai tambahan, auditor dapat mencapai keyakinan pada tingkat tertentu dengan mereview error listings dan error logs. BATCH CONTROLS  Digunakan untuk mengelola data transaksi dalam volume yang tinggi dalam sistem  Tujuannya untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan oleh sistem dengan input yang sebenarnya dimasukkan ke dalam sistem  Dilakukan pada tahap input data dan berlanjut ke semua fase pemrosesan data  Informasi pada transmittal sheet dimasukkan sebagai catatan kendali terpisah yang digunakan oleh sistem untuk memverifikasi integritas batch. Kemudian dilakukan rekonsiliasi periodik antara data di transmittal sheet dengan hasil proses aktual untuk menjamin: a. Semua invoice yang dimasukkan ke sistem telah diproses b. Tidak ada invoice yang diproses atau dibayar lebih dari sekali c. Semua invoice yang dimasukkan ke dalam sistem tercatat sebagai berhasil diproses atau ditolak karena error. Testing Batch Controls  Terkait kelengkapan dan keakuratan  Mencakup review transmittal records atas batch yang diproses selama periode dan merekonsiliasi dengan batch control log  Auditor perlu melakukan investigasi atas kondisi out-of-balance untuk menemukan penyebabnya PURCHASE AUTHORIZATION CONTROLS Otorisasi pembelian muncul pada revenue cycle saat barang dijual ke pelanggan. Kemudian sistem akan mencocokkan persediaan dengan reorder point untuk menentukan apakah perlu dilakukan reorder. Apabila perlu dilakukan reorder, purchase requisition untuk jumlah standar pemesanan disiapkan. Pada lingkup expenditure cycle, purchases requisition diurutkan berdasarkan nomor vendor dan purchase order dibuat. Testing Purchase Authorization Controls  Terkait keakuratan dan penilaian  Karena purchase requisition dibuat secara internal, maka akan bebas dari salah tulis dan tidak perlu divalidasi. Namun, kesalahan logika komputer dapat menyebabkan konsekuensi negatif terhadap operasional dan finansial yang tidak terdeteksi.  Dua hal penting yang harus diperhatikan:  Auditor perlu memverifikasi bahwa jumlah pesanan yang benar telah digunakan saat purchase requition dibuat  Auditor harus memverifikasi bahwa catatan persediaan ditandai dengan “on order” saat requisition disiapkan sehingga tidak terdapat pemesanan lebih dari sekali pada waktu yang sama untuk item yang sama


EMPLOYEE AUTHORIZATION  Digunakan untuk mencegah kesalahan dan kecurangan dalam penggajian Testing Employee Authorization Procedures  Terkait keberadaan, keakuratan, penilaian, serta hak & kewajiban  Auditor perlu menentukan apakah prosedur yang efektif telah dijalankan di personnel department untuk mengidentifikasi pegawai saat ini, mengkomunikasikan status pegawai secara lengkap dan tepat ke fungsi penggajian, dan mengawasi bahwa otorisasi pegawai dilakukan dengan taat. PROCESS CONTROLS Terdiri atas : file update controls, access controls dan physical controls. 1. File Update Controls Terdiri atas : sequence checke controls, liability validation controls, dan valid vendor controls Testing File Update Controls  Kegagalan file update controls untuk berfungsi dengan baik akan menyebabkan transaksi:  Tidak terproses (liability tidak tercatat)  Terproses dengan tidak benar  Terposting pada akun supplier yang salah  Pengujian ini terkait asersi keberadaan, kelengkapan, hak&kewajiban, dan keakuratan  Dapat dilakukan dengan pendekatan ITF atau test data  Auditor harus membuat test data yang berisi catatan di luar sequence pada batch dan memverifikasi bahwa setiap data diproses dengan benar  Pengujian liability validation logic mengharuskan auditor memahami aturan pengambilan keputusan berdasarkan dokumen-dokumen pendukung. Dengan membuat pengujian atas PO, receiving reports, dan supplier invoice, auditor dapat memverifikasi apakah decision rule diterapkan dengan benar. 2. Access Controls  Untuk mencegah dan mendeteksi akses ilegal dan tidak terotorisasi atas aset perusahaan  Teknik tradisional untuk pengendalian akses antara lain:  Pengamanan gudang – pagar, alarm, penjaga  Pemindahan aset dengan segera dari dock penerimaan ke gudang  Membayar pekerja dengan check daripada cash  Contoh-contoh risiko spesifik terkait expenditure cycle:  Orang dengan akses ke AP subsidiary ledger dapat menambahkan namanya ke file agar tercatat perusahaan memiliki liabilitas padahal tidak terdapat transaksi pembelian  Akses ke employee attendance card dapat disalahgunakan untuk membuat paycheck yang tidak dapat terotorisasi  Orang dengan hak akses ke cash dan AP dapat menghapus cash dari perusahaan dan mencatat disbursement  Orang dengan akses ke inventory dan catatannya dapat melakukan pencurian dan menyesuaikan catatannya Testing Access Controls  Terkait dengan keberadaan, kelengkapan, keakuratan, penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban, serta penyajian dan pengungkapan  Auditor harus memperhatikan kevalidan file vendor untuk menilai kelayakan access control atas file 3. Physical Controls  Purchase system controls


 Pemisahan fungsi antara pengendalian inventory dan gudang  Pemisahan fungsi antara general ledger dan AP dengan cash disbursement  Supervisi pada receiving department untuk meminimalkan peluang tidak berhasilnya inspeksi aset dengan baik dan juga pencurian aset  Rekonsiliasi dokumen-dokumen pendukung seperti PO, receiving reports, invoice pemasok  Payrol system controls  Verifikasi timecards  Supervisi  Paymaster  Payroll imprest account Testing Physical Controls  Terkait seluruh asersi  Pemisahan fungsi yang tidak memadai dan lemahnya supervisi menjadi penyebab utama kecurangan dan kesalahan  Auditor dapat melakukan review atas struktur organisasi dan pembagian tugas, dan integritas program komputer yang digunakan perusahaan OUTPUT CONTROLS  Untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, misdirected, atau corrupted, dan sistem berfungsi sesuai harapan  Contoh-contoh audit trail pada output control:  AP change report  Transaction logs – pencatat transaksi yang berhasil diproses  Transaction listings – dibuat untuk setiap transaksi yang berhasil diproses dan digunakan untuk rekonsiliasi dengan input  Log of automatic transactions – audit trail untuk transaksi-transaksi yang dipicu secara internal oleh sistem  Unique transaction identifiers – nomor transaksi  Error listings – untuk catatan-catatan error Testing Output Controls  Terkait kelengkapan dan keakuratan  Mencakup review summary report dalam hal keakuratan, kelengkapan, timeliness, dan relevansi bagi keputusan  Sebagai tambahan, auditor perlu mencari transaksi sampel dari laporan-laporan yang menjadi audit trail. SUBSTANTIVE TESTS OF EXPENDITURE CYCLE ACCOUNTS  Strategi dalam menentukan sifat, waktu, dan luas pengujian substantif berasal dari penilaian auditor atas IR, unmitigated CR, pertimbangan materialitas, dan keperluan untuk menjalankan audit dengan efisien.  Perhatian utama auditor adalah potensi understatement atas liabilitas dan beban terkait  Dalam hal auditor menggunakan ACL, auditor harus memastikan bahwa ia menggunakan versi yang tepat untuk file yang akan dianalisis. Kemudian perlu diperhatikan bahwa esoteric dan/atau complex file mungkin memerlukan “flattening” sebelum dapat dianalisis  File-file yang perlu dipahami:  Inventory file – jumlah, harga, supplier, dan gudang untuk persediaan  PO file – catatan atas pesanan ke supplier


 PO line item file – catatan atas setiap item yang dipesan  Receiving report file  Disbursement voucher file dan check register file, dimana disbursement voucher file menyediakan 2 informasi penting bagi auditor, yakni: Catatan atas waktu dan jumlah vendor invoice yang diterima Open items (unpaid invoice) menunjukkan AP balance  Pengujian atas keakuratan dan kelengkapan  Auditor dapat menggunakan analytical review untuk mendapat perspektif keseluruhan atas tren pada AP dan bahan terkait  Di satu sisi, analytical review dapat mengarahkan auditor untuk melakukan pegujian substantif mendalam. Namun di sisi lain, dapat memberikan keyakinan bahwa transaksi dan akun disajikan dengan akurat dan lengkap sehingga dapat mengurangi pengujian substantif.  Prosedur audit yang berguna untuk mengidentifikasi risiko audit potensial mencakup scanning file data untuk melihat adanya transaksi yang tidak biasa – auditor dapat menggunakan “stratify” dan classify” pada ACL  Pengujian atas kelengkapan, keberadaan, hak & kewajiban  Mencari liabilitas yang tidak dicatat – dengan disbursement voucher dan reciving report file  Mencari disbursement voucher yang tidak terotorisasi  Review check berganda untuk vendor


CHAPTER 12 BUSINESS ETHICS, FRAUD, AND FRAUD DETECTION ETHICAL ISSUES IN BUSINESS Standar etika berasal dari norma sosial dan kepercayaan/keyakinan pribadi seseorang mengenai yang benar atau salah yang tidak disetujui secara unversal. Business Ethics Etika berkaitan dengan aturan dasar yang digunakan individual dalam membuat pilihan dan menuntun tingkah laku mereka dalam situasi yang melibatkan konsep benar dan salah. Etika bisnis berkaitan dengan menemukan jawaban dari pertanyaan: 1) bagaimana para manajer memutuskan apa yang benar dalam memimpin bisnis mereka? 2) apabila sudah diketahui apa yang benar, bagaimana para manajer mencapainya? Masalh etika dalam bisnis dapat dibagi dalam empat area, yaitu: equity rights honesty exercise of corporate power dalam tabel 12.1 disajikan beberapa praktek dan keputusan bisnis dalam area tersebut yang mempunyai implikasi etis

Mencari keseimbangan antara dampak yang menguntungkan dan dampak yang melukai/merugikan atas suatu keputusan/kebijakan terhadap konstituen organisasi merupakan tanggung jawab etis dari para manajer. Sebagai cintoh: keputusan pengimplementasian sistem informasi baru dalam organisasi yang dapat mengakibatkan beberapa pegawai keghilangan pekerjaan, di samping meberikan dapat meningkatkan kondisi kerja bagi pegawai yang ada (yang tidak dipecat).


Prinsip-prnsip dasar etis berikut ini akan memberikan beberapa acuan dalam melaksanakan tanggung jawab etis: Proportionality. Keuntungan dari suatu keputusan harus melebihi risikonya. Jangan sampai ada alternatif keputusan lain yang memiliki keuntungan yang sama atau bahkan lebih besar dengan risiko lebih kecil. Justice Keuntungan keputusan tersebut harus merata sesuai dengan risiko yang diterima. Yang ga menerima risiko ga dapat keuntungan. Minimize risk Meminimalkan risiko bahkan menghndari risiko yang ada Computer ethics Computer ethics is “the analysis of the nature and social impact of computer technology and the corresponding formulation and justification of policies for the ethical use of such technology…. [This includes] concerns about software as well as hardware and concerns about networks connecting computers as well as computers themselves” Tiga tingkatan/level dari computer ethcs: Pop computer ethics is simply the exposure to stories and reports found in the popular media regarding the good or bad ramifications of computer technology. Society at large needs to be aware of such things as computer viruses and computer systems designed to aid handicapped persons. Para computer ethics involves taking a real interest in computer ethics cases and acquiring some level of skill and knowledge in the field. All systems professionals need to reach this level of competency so they can do their jobs. Students of accounting information systems should also achieve this level of ethical understanding effectively. Theoretical computer ethics is of interest to multidisciplinary researchers who apply the theories of philosophy, sociology, and psychology to computer science with the goal of bringing some new understanding to the field. A New Problem or Just a New Twist on an Old Problem Apakah merupakan masalah etis yang baru atau merupakan bagian/simpul dari masalah lama. Apabila merupakan bagian dari masalah yang lama, yang diperlukan hanyalah memahami nilai umum yang riskan (generic values that are at stake) dan kemudian prinsip yang harus diterapkan. Privacy Infromasi mengenai diri sendiri yang dapat diakses oleh orang lain dan siapa yang dapat mengakses. Should the privacy of individuals be protected through policies and systems? What information about oneself does the individual own? Should firms that are unrelated to individuals buy and sell information about these individuals without their permission? Security (Accuracy and Confidentiality) Computer security merupakan suatu bentuk usaha untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan sebagai akibat hilangnya confidentiality dan data integrity. Which is the more important goal? Automated monitoring can be used to detect intruders or other misuse, yet it can also be used to spy on legitimate users, thus diminishing their privacy. Where is the line to be drawn? What is an appropriate use and level of security? Which is most important: security, accuracy, or confidentiality? Ownership of Property Bagaimana kepemilikan atas intellectual property seperti software.


Copyright => melidungi pengembang software atas pengkopian software oleh org lain. the purpose of copyrights is to promote the progress of science and the useful arts, allowing a user interface the protection of copyright may do just the opposite. The best interest of computer users is served when industry standards emerge; copyright laws work against this. Part of the problem lies in the uniqueness of software, its ease of dissemination, and the possibility of exact replication. Does software fit with the current categories and conventions regarding ownership? Equity in Access Beberapa pembatasan akses merupakan bagian intrinsik dari teknologi IS, but some are avoidable through careful system design. How can hardware and software be designed with consideration for differences in physical and cognitive skills? What is the cost of providing equity in access? For what groups of society should equity in access become a priority? Enviromental Issues Should organizations limit nonessential hard copies? Can nonessential be defined? Who can and should define it? Should proper recycling be required? How can it be enforced? Artificial Intelligence Who is responsible for the completeness and appropriateness of the knowledge base? Who is responsible for a decision made by an expert system that causes harm when implemented? Who owns the expertise once it is coded into aknowledge base? Unemployment and Displacement Should employers be responsible for retraining workers who are displaced as a result of the computerization of their functions? Misuseof Computer contohnya Copying proprietary software, using a company’s computer for personal benefit, and snooping through other people’s files.

Sarbanes-Oxley and Ethical Issues Section 406—Code of Ethics for Senior Financial Officers Mengharuskan perusahaan publik untuk mengungkapkan ke SEC apakah mereka telah mengadopsi sebuah kode etik yang diterapkan pada CEO, CFO, pengendali, ataupun orang dengan fungsi yang sama, pada organisasi tersebut. jika tidak diadopsi, harus dijelaskan mengapa. Tiga cara pengungkapan ke SEC: Dimasukkan dalam Laporan keuangan Di posting di website Dengan menyetujui untuk menyediakan kopi dari kode etik atas permintaan. Meskipun section406 menerapkan kode etik khusus kepada para eksekutif dan petugas keuangan, namun kode etik harus diterapkan sama terhadap semua pegawai. Conflict of Interest The company’s code of ethics should outline procedures for dealing with actual or apparent conflicts of interest between personal and professional relationships. Dealing with conflict of interest not prohibiting. Full and Fair Disclosure the organization should provide full, fair, accurate, timely, and understandable disclosures in the documents, reports, and financial statements that it submits to the SEC and to the public. The objective of this rule is to ensure that future disclosures are candid, open, truthful, and void of such deceptions.


Legal Compliance Codes of ethics should require employees to follow applicable governmental laws, rules, and regulations. Memberikan pelatihan dan pengarahan mengenai kode etik. Internal Reporting of Code Violations The code of ethics must provide a mechanism to permit prompt internal reporting of ethics violations. Accountability An effective ethics program must take appropriate action when code violations occur. Section 301 => komite audit

FRAUD ANG ACCOUNTANTS The current authoritative guidelines on fraud detection are presented in Statement on Auditing Standards (SAS) No. 99, “Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit.” The objective of SAS 99 is to seamlessly blend the auditor’s consideration of fraud into all phases of the audit process. In addition, SAS 99 requires the auditor to perform new steps such as a brainstorming during audit planning to assess the potential risk of material misstatement of the financial statements from fraud schemes. Definitions of Fraud Fraud denotes a false representation of a material fact made by one party to another party with the intent to deceive and induce the other party to justifiably rely on the fact to his or her detriment. According to common law, a fraudulent act must meet the following five conditions: 1. False representation. There must be a false statement or a nondisclosure. 2. Material fact. A fact must be a substantial factor in inducing someone to act. 3. Intent. There must be the intent to deceive or the knowledge that one’s statement is false. 4. Justifiable reliance. The misrepresentation must have been a substantial factor on which the injured party relied. 5. Injury or loss. The deception must have caused injury or loss to the victim of the fraud. Employee Fraud/fraud by nonmanagement employees. Designed to directly convert cash or other assets to the employee’s personal benefit. Involves three steps:  Stealing something of value (an asset)  Converting the asset to a usable form (cash)  Concealing the crime to avoid detection => the most difficult Management Fraud more insidious than employee fraud because it often escapes detection until the organzation has suffered irreparable damage or loss. Does not involves direct theft of assets. Top management may engage in fraudulent actvities to drive up the market price of the company’s stock => to meet investors expectations or to take advantage of stock options. Typically contains three special characteristics:  The fraud is perpetrated at levels of management above the one to which internal control structures generally relate.  The fraud frequently involves using the financial statements to create an illusion that an entity is healthier and more prosperous than, in fact, it is.  If the fraud involves misappropriation of assets, it frequently is shrouded in a maze of complex business transactions, often involving related third parties.


The Fraud Triangle consists of three factors that contribute to or are associated with management and employee fraud. These are: (1) situational pressure, which includes personal or job-related stresses that could coerce an individual to act dishonestly; (2) opportunity, which involves direct access to assets and/or access to information that controls assets, and; (3) ethics, which pertains to one’s character and degree of moral opposition to acts of dishonesty. Research by forensic experts and academics has shown that the auditor’s evaluation of fraud is enhanced when the fraud triangle factors are considered.

Financial Losses from Fraud A research study published by the Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) in 2008 estimates losses from fraud and abuse to be 7 percent of annual revenues. The actual cost of fraud is, however, difficult to quantify for a number of reasons: not all fraud is detected; of that detected, not all is reported; in many fraud cases, incomplete information is gathered; information is not properly distributed to management or law enforcement authorities; and too often, business organizations decide to take no civil orcriminal action against the perpetrator(s) of fraud.


The Perpetrators of Frauds The ACFE study examined a number of factors that profile the perpetrators of the frauds, including position within the organization, collusion with others, gender, age, and education. The median financial loss was calculated for each factor. Position. Individuals in the highest positions within an organization are beyond the internal control structure and have the greatest access to company funds and assets. Gender. Women are not fundamentally more honest than men, but men occupy high corporate positions in greater numbers than women. This affords men greater access to assets. • Age. Older employees tend to occupy higher-ranking positions and therefore generally have greater access to company assets. • Education. Generally, those with more education occupy higher positions in their organizations and therefore have greater access to company funds and other assets. • Collusion. One reason for segregating occupational duties is to deny potential perpetrators the opportunity they need to commit fraud. When individuals in critical positions collude, they create opportunities to control or gain access to assets that otherwise would not exist. Fraud Scheme ACFE classify three broad categories of fraud schemes are defined: fraudulent statements, corruption, and asset misappropriation. Fraudulent statements are associated with management fraud. Whereas all fraud involves some form of financial misstatement, to meet the definition under this class of fraud scheme, the statement itself must bring direct or indirect financial benefit to the perpetrator. Corruption involves an executive, manager, or employee of the organization in collusion with an outsider. Bribery involves giving, offering, soliciting, or receiving things of value to influence an official in the performance of his or her lawful duties. An illegal gratuity involves giving, receiving, offering, or soliciting something of value because of an official act that has been taken. This is similar to a bribe, but the transaction occurs after the fact. A conflict of interest occurs when an employee acts on behalf of a third party during the discharge of his or her duties or has self-interest in the activity being performed. Economic extortion is the use (or threat) of force (including economic sanctions) by an individual or organization to obtain something of value. Asset Misappropriation The most common fraud schemes involve some form of asset misappropriation in which assets are either directly or indirectly diverted to the perpetrator’s benefit.


Skimming involves stealing cash from an organization before it is recorded on the organization’s books and records. One example of skimming is an employee who accepts payment from a customer but does not record the sale. Another example is mailroom fraud, where an employee opening the mail steals a customer’s check and destroys the associated remittance advice. Cash larceny involves schemes where cash receipts are stolen from an organization after they have been recorded in the organization’s books and records. An example of this is lapping. Billing schemes, also known as vendor fraud, are perpetrated by employees who cause their employer to issue a payment to a false supplier or vendor by submitting invoices for fictitious goods or services, inflated invoices, or invoices for personal purchases. Three examples of billing scheme are a shell company fraud, a pass-through fraud, a pay-and-return. Check tampering involves forging or changing in some material way a check that the organization has written to a legitimate payee. One example of this is an employee who steals an outgoing check to a vendor, forges the payee’s signature and cashes the check. Payroll fraud is the distribution of fraudulent paychecks to existent and/or nonexistent employees. For example, a supervisor keeps an employee on the payroll who has left the organization. Expense reimbursement frauds are schemes in which an employee makes a claim for reimbursement of fictitious or inflated business expenses. For example a company salesman files false expense reports, claiming meals, lodging, and travel that never occurred. Thefts of cash are schemes that involve the direct theft of cash on hand in the organization. An example of this is an employee who makes false entries on a cash register, such as voiding a sale, to conceal the fraudulent removal of cash. Another example is a bank employee who steals cash from the vault. Non cash fraud schemes involve the theft or misuse of the victim organization’s non cash assets. One example of this is a warehouse clerk who steals inventory from a warehouse or storeroom. Computer Fraud computer fraud includes the following: The theft, misuse, or misappropriation of assets by altering computer-readable records and files. The theft, misuse, or misappropriation of assets by altering the logic of computer software. The theft or illegal use of computer-readable information. The theft, corruption, illegal copying, or intentional destruction of computer software. The theft, misuse, or misappropriation of computer hardware.

Data collection


is the first operational stage in the information system. The objective is to ensure that transaction data entering the system are valid, complete, and free from material errors. In many respects, this is the most important stage in the system. Should transaction errors pass through data collection undetected, the organization runs the risk that the system will process the erroneous data and that they will impact the financial statements. Masquerading involves a perpetrator gaining access to the system from a remote site bypretending to be an authorized user. This usually requires first gaining authorized access to a password. Piggybacking is a technique in which the perpetrator at a remote site taps into the telecommunications lines and latches onto an authorized user who is logging into the system. Once in the system, the perpetrator can masquerade as the authorized user. Hacking may involve piggybacking or masquerading techniques. Hackers are distinguished from other computer criminals because their motives are not usually to defraud for financial gain. They are motivated primarily by the challenge of breaking into the system rather than the theft of assets. Nevertheless, hackers have caused extensive damage and loss to organizations. Many believe that the line between hackers and the more classic computer criminals is thin. Data Processing. Once collected, data usually require processing to produce information. Tasks in the data processing stage range from simple to complex. Examples include mathematical algorithms (such as linear programming models) used for production scheduling applications, statistical techniques for sales forecasting, and posting and summarizing procedures used for accounting applications. Program fraud includes the following techniques: (1) creating illegal programs that can access data files to alter, delete, or insert values into accounting records; (2) destroying or corrupting a program’s logic using a computer virus; or (3) altering program logic to cause the application to process data incorrectly. Operations fraud is the misuse or theft of the firm’s computer resources. This often involves using the computer to conduct personal business. For example, a programmer may use the firm’s computer time to write software that he sells commercially. A CPA in the controller’s office may use the company’s computer to prepare tax returns and financial statements for her private clients. Database Management. The organization’s database is its physical repository for financial and nonfinancial data. Database management fraud includes altering, deleting, corrupting, destroying, or stealing an organization’s data. Information Generation. Information generation is the process of compiling, arranging, formatting, and presenting information to users. Information may be an operational document such as a sales order, a structured report, or a message on a computer screen. Regardless of physical form, useful information has the following characteristics: relevance, timeliness, accuracy, completeness, and summarization. A common form of fraud at the information generation stage is to steal, misdirect, or misuse computer output. Scavenging involves searching through the trash cans of the computer center for discarded output. eavesdropping involves listening to output transmissions over telecommunications lines. AUDITOR’S RESPONSIBILITY FOR DETECTING FRAUD The current authoritative guidelines on fraud detection are presented in SAS No. 99, Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit, which pertains to the following areas of a financial audit: 1. Description and characteristics of fraud 2. Professional skepticism 3. Engagement personnel discussion 4. Obtaining audit evidence and information 5. Identifying risks 6. Assessing the identified risks 7. Responding to the assessment


8. Evaluating audit evidence and information 9. Communicating possible fraud 10. Documenting consideration of fraud The auditor is also required to assess the risk factors related to both fraudulent financial reporting and the misappropriation of assets. Fraudulent Financal Reporting Risk factors: 1. Management’s characteristics and influence over the control environment 2. Industry conditions 3. Operating characteristics and financial stability In the case of financial fraud (management fraud), external auditors should look for the following kinds of common schemes: 1. Improper revenue recognition 2. Improper treatment of sales 3. Improper asset valuation 4. Improper deferral of costs and expenses 5. Improper recording of liabilities 6. Inadequate disclosures Misappropriation of Assets Risk factors: 1. Susceptibility of assets to misappropriation 2. Controls Common schemes: 3. Personal purchases 4. Ghost employees 5. Fictitious expenses 6. Altered payee 7. Pass-through vendors 8. Theft of cash (or inventory) 9. Lapping Auditor’s Response to Risk Assessment  Engagement staffing and extent of supervision  Professional skepticism  Nature, timing, extent of procedures performed Response to Detected Misstatements Due to Fraud If no material effect:  Refer matter to appropriate level of management  Ensure implications to other aspects of the audit have been adequately addressed If effect is material or undeterminable:  Consider implications for other aspects of the audit  Discuss the matter with senior management and audit committee  Attempt to determine if material effect  Suggest client consult with legal counsel Documentation Requirements  Document in the working papers criteria used for assessing fraud risk factors: 1. Those risk factors identified 2. Auditor’s response to them


FRAUD DETECTION TECHNIQUES WITH ACL Payments to fictitious vendors  Sequential invoice numbers  Vendors with P.O. boxes  Vendors with employee address  Multiple company with same address  Invoice amounts slightly below review threshold Payroll fraud  Test for excessive hours worked  Test for duplicate payments  Tests for non-existent employee Lapping A.R.  Balance forward method  Open invoice method


James Hall 5-10,12

Recommend Documents