01. ITR TIME PLUS® es un sistema de control asistencia y puntualidad diseñado para relojes marcadores distribuidos por ITR de Centroamérica de la marca AMANO, modelos AM, AMX, MTX y HandPunch. En general, su función es reportar todas las inconsistencias inconsistenc ias y horas trabajadas de los empleados. El ambiente de trabajo puede ser para un único usuario o multiusuario. La infraestructura que utiliza para acceder a la Base de datos es tipo Cliente-Servidor, ya que cada estación de trabajo o PC debe tener instalada la aplicación y la base de datos en un servidor central, aunque una misma PC puede albergar ambos componentes.
PC cliente con ITR Time Plus
Base de Datos ITR Time Plus
PC cliente con ITR Time Plus
Servidor con SQL Server
PC cliente con ITR Time Plus
Estación de trabajo con versión de escritorio de SQL Server Base de Datos ITR Time Plus
ITR Time Plus
Para instalar TIME PLUS ® en su computadora debe tener en cuenta los siguientes requisitos mínimos: • Procesador Pentium / Celeron 500 Mhz. Memoria RAM 64 • Unidad de CD-ROM • • Disco duro con 2 GB de espacio libre.
• • •
Windows 95 / 98 / NT4(SP5) / 2000 / XP Microsoft Access 2000 o Microsoft Access 2000 RunTime. Microsoft Data Access Components 2.7
La base de datos de ITR TIME PLUS ® es compatible con Microsoft SQL Server 7 y 2000, por lo que se recomienda sea instalada en un servidor SQL ya existente. Si Ud. no posee dicho motor de base de datos, en el CD de instalación que le fue entregado por ITR, se encuentre el “Microsoft Data Engine” o MSDE que equivale a una instalación de SQL Server, la cual es una versión de escritorio de dicho servidor. El MSDE, además de ser de libre distribución por parte de Microsoft (www.microsoft.com) (www.microsoft.com) se diferencia de la versión completa de SQL Server en que su capacidad de almacenamiento está limitada a 2GB por base de datos y además no trae todas las herramientas clientes de administración. administración. Para poder instalar MSDE e ITR Time Plus, es necesario cumplir con ciertos requerimientos mínimos de software y equipo, que se detallan a continuación: • Procesador Pentium 1.2 Ghz. • Memoria RAM 128 • Unidad de CD-ROM • Disco duro con 2 GB de espacio libre. Windows NT (SP5 o posterior) con NTFS • Windows 2000/XP con NTFS • Microsoft Extension Service o Microsoft Access 2000 Runtime • Las recomendaciones de hardware descritas anteriormente son requerimientos mínimos. Sí desea un rendimiento optimo debe considerar hardware con mayor capacidad. Para ver en forma detallada los pasos de instalación de MSDE y de ITR Time Plus® puede abrir el documento “ITR Time Plus – Instalación.pdf” que se encuentra en el CD de instalación. 02. Una vez que el sistema de Control de Asistencia y puntualidad ha sido instalado, encontrará el acceso directo en INICIO > PROGRAMAS > ITR DE EL SALVADOR > ITR TIME PLUS. La pantalla de bienvenida es:
El Nombre de Usuario y contraseña que vienen por defecto son: • Usuarios: Administrador • Contraseña: ABC Los demás datos, como el mes, año, fechas de inicio y fin son valores que sirven de referencia dentro del sistema como valores “por defecto” de manera que el usuario no tenga que estarlos digitando cada vez que el sistema los requiera, aunque pueden ser cambiados a voluntad. Una vez que los datos de inicio son completados, puede presionar Clic en “Aceptar” para ingresar al sistema o “Cancelar” para salir.
Cuando ingresa al sistema, se inicia un proceso de configuración de acuerdo a los parámetros de cada usuario. Estos son: •
• • •
Se comprueban todos los accesos a cada menú, formularios y reportes del usuario. Si un usuario no tiene acceso a un menú, éste aparece deshabilitado. Se bloquean todos aquellos empleados a los que el usuario actual no tendrá acceso. Se bloquean las agendas sobre las que el usuario no tendrá derechos. Se verifica la existencia del archivo de marcas descargadas del o los relojes. Sí existe, el sistema se encarga de importar las nuevas marcas y almacenarlas en la Base de Datos; pero si no existe aparece la siguiente ventana:
Este no es un mensaje de error, es simplemente una notificación de que en ese momento no existen marcas. Al finalizar el proceso de inicio aparece la barra del menú principal:
ITR Time Plus® presenta una interfaz MDI (Interfaz de documentos múltiples) en los que cada ventana es abierta dentro de una ventana principal.
03. En éste menú el usuario administrara todos los datos con que se alimenta el sistema y es el punto de partida para comenzar a utilizarlo. Es importante que los datos que se introduzcan sean correctos, en caso contrario, la información que arroje el sistema será errónea. Las opciones de éste menú son las siguientes:
En todos los formularios de mantenimiento aparece una barra de herramientas en la parte inferior. Estos botones tendrán siempre la misma función:
Presenta en pantalla el primer registro. Retrocede un registro. Avanza al siguiente registro. Presenta en pantalla el último registro. Adiciona un nuevo registro ubicándose en el primer campo de un registro en blanco y pasando al modo de edición.
Deshace el último cambio realizado sobre el registro. Almacena en la base de datos los cambios realizados sobre el registro.
Borra el registro actual Pasa al modo de edición permitiendo modificar los datos del registro actual.
Deshace los cambios realizados y vuelve al modo de vista de registros.
Visualizar el reporte del mantenimiento en pantalla. Abre la tabla del mantenimiento. En éste modo el usuario puede adicionar, editar y eliminar registros.
Busca el primer registro que cumpla con un criterio. Busca el siguiente registro que coincide con el criterio. Es posible que aparezcan otros botones dependiendo del mantenimiento en que nos encontremos.
En este menú el usuario define los valores generales que afectarán a todo el sistema: Por lo general no es necesario modificar la información que éste presenta ya que éstas son configuradas por el técnico de ITR cuando instala el sistema por primera vez. Si por algún motivo debe reinstalar el sistema no es necesario que tome nota de los valores, ya que cuando se conecte a la base de datos los volverá a retomar nuevamente. El primer valor que presenta el sistema es el nombre de la empresa, que aparecerá como encabezado en cada uno de los reportes del sistema. Debajo de éste se encuentran 5 botones: Archivos, Parámetros, Archivo de Datos, Carnets, Gobierno. Define cuales son los archivos de marcas que el sistema importará cada • vez que este se inicie. Si su sistema será alimentado por diferentes relojes que depositan sus marcas en diferentes ubicaciones, creara varios registros donde especificará la ruta del archivo de marcas, el tipo de terminal o reloj y sí no desea borrar el archivo después de ser importado. •
Presenta los valores utilizados en diferentes procesos realizados por el sistema:
: Cuantos minutos de diferencia debe considerar el sistema cuando encuentra marcas repetidas de un empleado de manera que si dos o mas marcas se encuentran dentro de los minutos especificados en este parámetro el sistema validará la última de ellas y eliminará el resto. Por ejemplo: Si un empleado ha realizado las siguientes marcas:
08:00 08:03 08:05 5 minutos
El sistema presentará únicamente la marca de las 08:05 y las anteriores serán eliminadas. Este valor varía de acuerdo a las leyes laborales de los diferentes países. Este valor varía de acuerdo a las leyes laborales de los diferentes países. •
Determina el directorio por defecto donde el sistema buscará los archivos de imágenes (*.JPG o *.BMP) con las fotografías de los empleados.
•
El usuario puede escribir el mensaje que aparecerá en la parte posterior del carnet, el número de caracteres que tendrá el código de barras y el número que servirá de prefijo:
•
Opción para instituciones gubernamentales donde se define el número de minutos acumulados de llegadas tardes permitidos en un mes y el tipo de mes
(comercial o calendario). Estos parámetros son utilizados por el reporte de llagadas tardes simples y dobles:
Este mantenimiento permite organizar la estructura de departamentos de la empresa o institución. Su codificación puede ser alfanumérica (hasta 10 caracteres), Sin embargo se recomienda que se utilice el formato de catalogo de cuentas para que los registros puedan almacenarse en forma jerárquica, aunque esto dependerá de la empresa o institución. Ejemplo: 01 0101 0102 0103 0104 ... 02 0201 0202 0203 ...
OFICINAS ADMINISTRATIVAS GERENCIA GENERAL GERENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS GERENCIA DE VENTAS PRODUCCION ESTRUDER CONTROL DE CALIDAD BODEGA
Lugar donde se almacena la información de cada empleado:
Sólo los cuatro primeros campos son “obligatorios”: •
Es de tipo alfanumérico, almacena hasta un máximo de 10 caracteres relleno de ceros a la izquierda, siendo éste el que determina el código con el que el empleado marca en el reloj (conocido como número de tarjeta, carnet o mano). Tanto el código como el número de marcación debe coincidir, en caso contrario no podrán verse las marcas realizadas por el empleado.
•
Nombre del empleado, puede utilizar el formato que desee.
•
Presenta la lista de departamentos alimentada en el “Maestro de Departamentos”. Es importante especificar el departamento al que pertenece al empleado si la intención es presentar reportes clasificados por departamentos.
•
Determina si el empleado marca o no en el reloj. Sí este “cuadro de chequeo” se encuentra deshabilitado, el empleado no aparecerá en los reportes o cualquier otro proceso.
Dentro del mantenimiento de empleados se encuentran 6 botones o fichas clasificadas de acuerdo al tipo de datos que almacenan: •
Se utiliza para datos básicos sobre el empleado como el sueldo, cargo, código alterno, fecha de ingreso. El “Código Alterno” puede ser utilizado como el código interno (de planilla) cuando no coincide con el código de marcación. El sistema puede emitir reportes de acuerdo al código que elija.
•
Toda la información solicitada en ésta ficha es opcional, no es usada para ningún proceso del sistema con excepción de los nombres de documentos y números que son impresos en los carnets.
De acuerdo al país, las siglas de los documentos pueden ser cambiadas por el usuario, los números de documentos pueden tener hasta un máximo de 20 caracteres. •
Presenta el historial de agendas asignadas al empleado en orden descendente con el fin de presentar la última agenda asignada como primer registro:
Más adelante hablaremos sobre las agendas y cual es su función.
•
Presentan la cantidad límite en horas que un empleado podrá gozar de una autorización determinada. El límite estándar es especificado en los tipos de autorizaciones, una vez realizado esto, puede cambiarlos en la ficha de cada empleado para indicar un límite personalizado:
Para indicar un límite específico para un empleado, sólo de clic en el botón cambiar e indique el nuevo tiempo. •
Esta ficha es usada exclusivamente por instituciones gubernamentales. La ficha presenta las siguientes opciones:
o
o
o
•
: Actívela para indicar si un empleado tiene demasiadas rotaciones en horarios y será controlado a través de cuadro de planes mensuales en Excel (más adelante se dará una explicación más amplia) Es usada para poder controlar el número de horas trabajadas por mes y compararla con las horas esperadas. Indica cuantas horas ha sido contratado un empleado. Este número se toma como base para el cálculo de descuento de tardías simples y dobles, y calcular el límite de autorizaciones del empleado.
En ésta ficha se indica el lugar donde se encuentra almacenado el archivo de fotografía del empleado. Este archivo puede encontrarse en formato JPG o BMP.
En este mantenimiento crearemos un catalogo de autorizaciones para el sistema:
Podemos indicar sí una autorización es “Sin Goce” y su límite en horas. Cuando una autorización tiene límite, automáticamente se almacena un registro en cada empleado y el límite para éste se determina de acuerdo all número de horas contratado. Si cambia el límite de la autorización a 00:00, se eliminan los registro de esa autorización en los empleados.
En este calendario le indicaremos al sistema que días del año serán festivos. De manera que estos días al no encontrar marcas de empleados, el sistema no reportara “ausencias” y si encuentra marcas de empleados, las horas trabajadas en esto días se reportan como horas trabajadas en día “Festivo” (FE) o como “Festivos Descanso” (FD) según sea el caso.
Los botones que aparecen en la parte inferior derecha tienen las siguientes funciones: •
Permite guardar o eliminar un rango de fechas festivas:
Indique el rango de fechas festivas y una descripción. El botón guardar almacena los datos y sobrescribe cualquier otro dato existente, eliminar borra los datos existentes en el rango y cerrar, cierra la ventana. Los últimos dos iconos desempeñan la misma función que en los mantenimientos vistos con anterioridad.
Los horarios son una parte muy importante del sistema ya que son el punto de partida para la creación de las agendas. La finalidad de éste opción del menú es que el usuario pueda crear un catalogo con el listado de todos los horarios existentes en la empresa o institución sin indicar a quien le pertenece o que días de la semana será efectivo. La ventana y los campos son los siguientes:
•
Indica el código alfanumérico del horario (10 caracteres)
•
Texto descriptivo del horario.
•
Indica la hora de entrada en formato internacional hh:mm (24 horas)
•
Especifica la tolerancia antes de la hora de entrada para reportar “Sobre Tiempo”, por ejemplo: Entrada
Salida
Sí la hora de entrada es las 08:00 y la tolerancia “Antes” es de 01:00 h., indica que cualquier empleado que marque su entrada entre las 7:00 y las 8:00 el sistema la tomara como una entrada “Normal”, cualquier marca que se haga antes de las 07:00 se reportará como “Sobre Tiempo”. •
Esta Tolerancia en la hora de entrada, indica cuando tiempo después puede marcar un empleado sin que el sistema lo reporte como “Entrada Tarde”. Por ejemplo: Si la tolerancia es de 00:05 y un empleado marca a las 08:04, para el sistema es una entrada normal, por el contrario, si el empleado marca a 08:07 se reportará como una “Entrada Tarde” de 00:07 minutos.
•
Determina la hora de fin de Jornada, recuerde que el formato debe ser tipo “Internacional” (24 horas), Ejemplo: Las 5 de la tarde es 17:00.
•
Esta tolerancia se utiliza para indicar al sistema cuanto tiempo después de la hora de salida el sistema debe reportar una marca como salida normal, si la marca sobrepasa este tiempo, el sistema la reportará como “Sobre tiempo”.
•
En ésta ficha se encuentran parámetros que afectan los cálculos de horas del horario. Las opciones que aparecen son las siguiente: o
Esta opción convierte todas las horas de la jornada en horas extras. Puede utilizar esta opción para un grupo de empleados que trabajará en un día feriado y Ud. quiere que además de reportar el tiempo trabajado como extras, los empleados cumplan un horario y que el sistema reporte si alguien llegó tarde o se retiró antes.
o
o
o
Cuando se encuentra activa, el sistema duplicará la cantidad de horas regulares de la jornada, por ejemplo: Un Sábado el horario puede ser de 4:00 hs., sin embargo la planilla le va a pagar el día completo, entonces es necesario que reporte las 8:00hs. Le indica al sistema que todas las horas trabajadas en ese horario se reportarán como nocturnas.
Esta opción le permite indicarle al sistema que el horario actual incluye “Horas Extras” y que debe autorizarlas en forma automática. Las opciones son las siguientes:
Nombre de la autorización que será utilizada. Máximo de tiempo diurno a ser autorizado.
Máximo de horas nocturnas a ser autorizadas.
Ejemplo: Un horario que inicia a las 22:00 y finaliza a las 6:00 del día siguiente, a las 5:00 se cumplen las 7 horas que indica la ley para un horario nocturno, por lo que la ultima hora puede ser pre-autorizada para que automáticamente el sistema la reporte como una hora extra nocturna a todos los empleados que tengan asignado este horario. •
Permite indicarle al sistema la hora máxima a la que puede prolongarse la jornada, con el fin de poder controlar aquellas marcas que pasen de las 00:00 horas. El usuario puede elegir una de las dos opciones disponibles. La ficha es la siguiente:
Estas opciones funcionan de la siguiente manera: o
Indicaremos hasta que hora puede extenderse una Jornada. Por ejemplo: En un horario de 08:00 a 16:00 donde exista la posibilidad que los empleados marquen la salida hasta el siguiente día, podríamos indicarle al sistema que la jornada puede extenderse a las del día 2.
Por lo tanto, la jornada del siguiente día (martes) iniciara a las y cualquier marca que el sistema encuentre en adelante, la considerará como entrada de esta jornada. o
Al igual que la opción anterior indica hasta que horas puede extenderse un horario, con la diferencia que éste valor trabaja en función de la hora de entrada del siguiente día. Por ejemplo: Sí el valor indicado es horas
Significa que la Jornada del día 1 puede extenderse hasta 03:00 horas antes de las (entrada programada del día 2), dando como resultado que
cualquier marca que sea menor o igual a las del día 2 se considerará parte de la jornada del día 1. Pero, si no existe horario el día 2, se tomará como referencia el valor introducido en la tercera casilla. •
Una vez que Ud. haya terminado el horario y sus parámetros, guárdelo y luego podrá definir los horarios para los recesos programados o recesos alimenticios:
Las funciones de las columnas son las siguientes: Indica que se llevarán a cabo las marcas de los recesos o programados. Es posible que solamente quiera descontar el tiempo del receso a las horas de la Jornada Regular y no marcar. Los recesos, “por tiempo” se utilizan cuando el empleado no tiene o una hora fija de salida a su receso alimenticio, solamente tiene definido cuanto tiempo puede salir. Si el valor es 01:00, le estamos programando que el tiempo de receso es de 1 hora y las marcas se llevarán a cabo entre un rango de horas que serán indicadas en la columna de “Salida y Entrada”, este rango podría ser por ejemplo entre las 11:00 y las 14:00. Si en la columna “Tiempo” dejamos el valor 00:00, indica que las marcas de receso se llevarán a cabo en un horario especifico de salida y de entrada, por ejemplo, Sale a comer a las 12:00 y regresa a las 13:00. Indica en que día se iniciará la salida del receso. o Indica la hora de salida al receso programado. o Indica el día en que finalizará el receso alimenticio. o Indica la hora de entrada del receso alimenticio. o (Se incluye en la jornada). Cuando lo habilitamos, le indicamos o al sistema que el tiempo del receso programado es parte de la jornada regular de trabajo. Presenta el total del tiempo del receso programado. o El sistema tiene la capacidad de controlar cualquier cantidad de recesos programados siempre y cuando no haya conflicto entre ellos. No se pueden programar recesos fuera de la jornada regular de trabajo.
Este mantenimiento es uno de los más importantes del sistema, ya que es el punto en el cual se define el comportamiento laboral de los empleados en un periodo determinado de tiempo, lo cual se denomina como . Esta es la ventana del formulario:
Las agendas se dividen en dos: “Agendas Grupales” y “Agendas Individuales”. •
El concepto de una “Agenda de Grupo” es el de crear una programación de horarios y asignarla un grupo de empleados que tienen el mismo comportamiento laboral. Para crear una nueva agenda es necesario dar clic en el botón , luego se abrirá la siguiente ventana:
Úselo éste formulario como cualquier otro mantenimiento. Al adicionar, editar o eliminar agendas verá que los cambios se reflejarán en el administrador de agendas laborales tan pronto como cierre el formulario. Una vez creada la agenda de grupo se debe rellenar con los horarios que se definieron en el mantenimiento de “Horarios”. Para este proceso seleccione la agenda de grupo a rellenar, de clic al botón “ ” que se encuentra en la parte inferior del calendario. La ventana es la siguiente:
El formulario está diseñado para ser llenado en 4 pasos: Aparece un cuadro de lista donde aparece toda la o lista de horario disponibles. Seleccione un horario y de clic en “Agregar” para adicionar el horario a la lista. Puede programar “N” horarios por día, esto no deben crear conflicto entre sí y debe de existir un espacio de tiempo entre los horarios. Si agregó un horario equivocadamente, selecciónelo y de clic en el botón eliminar que se encuentra en la parte inferior del horario. Como en el mantenimiento de Horarios, o aparecerán los parámetros de “Cálculo de Jornada” y de “Marca Salida” que puede modificar de acuerdo a sus necesidades sin alterar los valores originales del horario. La “Casilla de chequeo” de “Descanso” le permite indicar que la jornada se está desarrollando en un día de descanso. Seleccione los días de la semana donde programará o los horarios que seleccionó. Indique el rango de fechas que serán afectados con o los horarios que seleccionó. Una vez que haya llevado a cabo los 4 pasos de clic en “Rellenar” para programar los horarios sobre la agenda seleccionada. Para eliminar un periodo de horarios de la agenda de grupo seleccionada, solo seleccione los días, el rango de fechas y de clic en el botón “Borrar”. De clic en “Cerrar” para ver los cambios realizados sobre la agenda.
Una vez finalizada la creación y programación de los horarios sobre la agenda de grupo, debe indicarle al sistema los empleados que serán distribuidos en cada agenda. Para esto, de clic en el botón asignar con el cual aparecerá la siguiente ventana:
Los pasos que debe seguir para asignar agendas de grupos a los empleados son los siguientes: o Seleccione la agenda (1) a la cual asignará a los empleados. Seleccione la fecha (2) a partir de la cual será válida la agenda seleccionada. o Seleccione los empleados en la lista izquierda (3) que asignará a la agenda o seleccionar. o Arrastre los empleados seleccionado a la lista derecha (4). o Si equivocadamente traslado a un empleado podrá seleccionarlo de la lista derecha (4) y arrastrarlo nuevamente a la lista izquierda (3). Con esto el sistema sabrá que empleados pertenecen a una agenda de grupo determinada y a partir de que fecha será válida. Puede limitar el número de empleados que aparecen en la lista izquierda usando los “Filtros de Empleados” (5) de acuerdo a su conveniencia. Presionando la tecla “Ctrl.” puede marcar varios empleados, uno a uno con el cursor del mouse. •
Esta tienen como finalidad poder realizar programaciones de horarios a empleados específicos sin que afecte a todo el grupo. El proceso de creación de las Agendas Individuales es bastante parecido al de las Agendas de Grupo, siendo los pasos los siguientes: o Seleccione el empleado. o De clic al botón “ ” o En pantalla podrá visualizar el formulario para “Rellenar/Borrar Horarios” donde volverá a seguir los 4 pasos para rellenar la agenda individual. De clic en “Rellenar” para asignar la nueva programación de horarios al o empleado o en “Borrar” para eliminar los horarios ya existentes. o De clic en “Cerrar” para volver al “Administrador de Agendas Laborales” Cuando un empleado tiene una combinación de Agenda de Grupo y Agenda Individual, en pantalla tendría un aspecto parecido al siguiente:
Las etiquetas de color amarillo indican los días en que el empleado posee una agenda individual y las demás pertenecen a la agenda de grupo asignada.
Existe diversas formar en que el usuario puede programar horarios en las agendas de grupos e individuales: Puede dar un clic sobre el calendario en un día especifico, o lo que presentará una ventana donde puede eliminar o seleccionar el nuevo horario a programar sobre ese día. o
La lista de horario es un método rápido que el usuario puede utilizar para programar o eliminar horarios con el uso del “Ratón”. De un clic sobre el “Cuadro de Chequeo” de la lista de horarios para activarla.
El comportamiento de clic del ratón lo determinan los botones “Copiar” y “Borrar” que aparecen en la parte inferior de la lista de horarios. Para copiar un horario sobre la agenda, seleccione el horario de la lista y asegúrese que el botón copiar esté activado, luego simplemente de clic sobre los días.
Para borrar horarios, sólo active el botón “Borrar” y de clic sobre el calendario y verá como los horarios se irá borrando. o
Permite programar agendas individuales digitando los códigos de los horarios sobre una tabla. Para entrar a este formulario de clic en el botón “Planificador” que se encuentra en la parte inferior de la lista de empleados. El aspecto de éste es el siguiente:
En “Filtro de Empleados” podrá limitar la lista que aparece en la parte inferior. Por defecto aparecen todos los empleados aunque puede filtrarlos por departamento y a la vez indicarle que presente los empleados que estén marcados para ser exportados a los planes mensuales de Excel. En “Rango de Fecha” seleccione la fecha de inicio y fin del periodo que programará. En la lista que aparece en la parte inferior, el usuario podrá digitar por cada día los horarios del empleado seleccionado y los cambio se irán almacenando en línea. Cuando haya finalizado cierre la ventana. o
Este es una hoja electrónica con formato de Microsoft Excel donde el usuario exporta las agendas individuales para que una tercera persona pueda programar los horarios en dicha hoja y cuando haya finalizado, se importen nuevamente al sistema. El proceso para esto es sencillo: De un clic en el botón “ ”. o o Aparecerá la siguiente ventana:
o o
o
La ficha de “Exportar” está activada. Seleccione los departamentos a exportar, el mes, año, directorio donde se almacenarán los archivos y luego de clic en “Exportar Ahora” para comenzar a generar los archivos con los planes mensuales. El sistema nombrará en forma automática los archivos de hojas electrónicas con el año, mes y código del departamento, por ejemplo: 200304_1.xls Para importar un archivo en el cual ya se han realizado los cambios de horarios debe seleccionar la ficha “Importar”, luego el mes, año y el directorio donde se encuentran los archivos y comenzarán a aparecer en forma automática en la lista. Seleccione el archivo que quiere importar y luego de un clic en “Importar ahora”.
En general, estas son las formas alternativas en que se pueden programar las agendas de grupo e individuales. El botón “ ” realiza una eliminación de los horarios que se encuentran en un día festivo de todas las agendas. 04. Una vez que haya finalizado la programación de las agendas y asignarlas a los empleados, estará listo para analizar las marcas y obtener los resultados para su posterior proceso. Las opciones del menú de análisis son:
El análisis de marcas es el proceso de comparación de las marcas provenientes del reloj marcador con la programación de horarios realizadas en las agendas. Es obligatorio realizar este proceso para que sistema pueda generar los resultados necesarios para imprimir los reportes. La ventana de ésta opción es la siguiente:
Para analizar marcas ejecute los siguientes pasos: • Seleccione el rango de fechas a procesar (1). • Escoja los empleados que analizará (2). • De clic en “Analizar Marcas” (3). El resultado final del análisis es la “ ”. Puede analizar los mismos periodos de fechas las veces que quiera ya que el sistema al encontrar un periodo analizado con anterioridad realiza un proceso de actualización tomando como base de comparación el código del empleado, fecha y horario programado. Para eliminar un análisis existente con todos los cambios realizado de un clic en “ ”, el cual no puede ser revertido una vez ejecutado.
Como se mencionó con anterioridad, la tarjeta de marcaciones es el resultado final del análisis de marcas. El aspecto de la tarjeta es la siguiente:
El usuario podrá seleccione el rango de fechas a visualizar en el detalle de marcas. La tarjeta de Marcaciones se compone de las siguientes columnas: Día de la semana en que se realizó la marca. • • Fecha de programación de la jornada. • Presenta el tipo de día. Estos pueden ser: Laboral. o Descanso. o Feriado. o Feriado-Descanso. o Código de Agenda Asignado. • Presenta el tipo de agenda programado. (G)=Grupo, (I)=Individual. • Tipo de marcas presentadas, las cuales pueden ser: • La marca de inicio del movimiento es “Entrada” o y la marca de fin es “Salida”. En éste movimiento se presenta las marcas principales de la jornada. - La marca de inicio es “Salida de o Receso” y la marca de fin es “Entrada de Receso”. Se presenta las marcas que ocurrieron dentro de la jornada en forma programada, por ejemplo, un receso programado para tomar los alimentos. - La marca de inicio o es “Pausa Salida” y la marca de fin es “Pausa Entrada”. En éste movimiento se presentan las marcas que se dieron dentro de la marca jornada regular y que se encontraban programadas. - La marca o de inicio es “Pausa Salida” y la marca de fin es “Pausa Entrada”. A diferencia del movimiento anterior, éste sucedió fuera de la jornada regular de trabajo. • Código del Horario programado para ese día. • Presenta la fecha y hora en que ocurrió el inicio del movimiento. Presenta la fecha y hora en que finalizó el fin del movimiento. • Indica si toda la jornada es extra. • Aparece el tipo de inconsistencia que fue • generado en la marca de inicio. Estas pueden ser: Entrada Tarde. o Salida Antes. o Incompleta. o Ausencia. o Sobretiempo. o Extra. o Pausa. o Total en tiempo de Inconsistencia en formato hh:mm. • Tiempo Diurno de Inconsistencia. • • Tiempo Parcial Diurno de Inconsistencia Autorizado. Tiempo Nocturno de Inconsistencia. • Tiempo Parcial Nocturno de inconsistencia Autorizado. • Código de Autorización de la inconsistencia. El usuario podrá dar • doble clic sobre ésta columna para autorizar la inconsistencia. Aparece el tipo de inconsistencia que fue generado • en la marca de Fin. • A continuación aparecen las columnas “Total”, “Diurno”, “P.Diurno”, “Nocturno”, “P.Nocturno”, “Autorización” correspondiente a la marca de fin.
• • •
Total de horas diurnas y nocturnas realizadas. Horas Diurnas realizadas en la jornada. Horas Nocturnas realizadas en la jornada.
Para autorizar una inconsistencia sólo necesita dar doble clic sobre la columna de “Autorización” de la marca de inicio o de fin y aparecerá la siguiente ventana:
Primero seleccione el tipo de Autorización. Sí la autorización es con goce podrá indicar el tiempo a ser autorizado, el cual no puede ser mayor al tiempo generado por la inconsistencia; sí la autorización es sin goce no podrá cambiar los valores a ser autorizados. Sí la autorización tiene limite de tiempo, éste aparecerá en la parte inferior como “Acumulado de autorizaciones”. Cuando haya finalizado de clic en “Guardar” o “Eliminar” y los cambios serán almacenados de inmediato.
Como se mencionó anteriormente, la “Tarjeta de Marcaciones” muestra las marcas, inconsistencias y puede ingresar la autorización respectiva. El problema en la Tarjera es que aparecen todas las marcas, incluyendo las que no tienen inconsistencias, lo que resulta un poco tedioso para ingresar las autorizaciones. Esta opción del menú de análisis se especializa en buscar a los empleados inconsistencias y presentarlas en pantalla para que el usuario pueda autorizarlas. Para buscar las inconsistencias y autorizarlas realice los siguientes pasos: • Seleccione las inconsistencias que autorizará (1). • Seleccione los empleados (2). • Especifique el rango de fechas y de un clic en filtrar (3). • Inmediatamente aparecerán 2 listas en el formulario, la primera de ellas (4) muestra la lista de empleados que tienen la(s) inconsistencia(s) seleccionada(s) y la segunda (5) las inconsistencias del empleado seleccionado. • Busque el registro del empleado en la primera lista y de un clic, luego busque la inconsistencia en la segunda lista y de doble clic en la columna “Autorización” con lo cual aparecerá la ventana para que pueda seleccionar la autorización y el tiempo a ser autorizado o simplemente borrar una autorización ya existente. Sí la lista de empleado es demasiado grande puede hacer uso del filtro (6) digitando una cadena a ser buscada, luego seleccione el campo, y el lugar donde se encuentra la cadena, de clic en buscar y la lista presentará solamente aquellos registros que cumplan con el criterio. En ocasiones es necesario realizar autorizaciones masivas de una inconsistencias en días específicos. Para esto seleccione la inconsistencia, el rango de fechas, los empleados, filtre los registros y luego de un clic en “ ” (7). La ventana es la siguiente: El proceso es el siguiente: • Seleccione la autorización. • Opcionalmente podrá autorizar todo el tiempo que haya generado la inconsistencia o indicar el tiempo máximo a ser autorizado. • Indique que marcas serán las afectadas: inicio, fin o ambas. • De un clic en guardar. Sí desea eliminar en forma masiva una autorización de un clic en eliminar. Este proceso, una vez ejecutado, no puede ser revertido.
En éste formulario podrá ver las marcas que fueron efectuadas por cada empleado sin ningún tipo de análisis. No es posible modificar marcas que provengan del reloj.
Opcionalmente puede ingresar marcas con formato “dd/mm/aaaa hh:mm”, las cuales aparecerán como tipo “51”. La ventana es la siguiente:
Los campo que aparecen en el listado son: Día de la semana. • Fecha y hora en que se realizó la marca. • Determina el origen de la marca. • Reloj Marcador. o Marca digitada desde la PC. o Código de turno digitado desde el teclado del reloj. • Movimiento digitado desde el teclado del reloj. • Código de autorización de la marca. • Número de reloj donde se originó la marca. • Los últimos 4 campos no son utilizados por el Time Plus. 05. . Todos los reportes del sistemas se encuentran concentrados en éste lugar. Existen tres grupos de reportes de acuerdo a la información que imprimen: • Generales: Se refiere a todos los reportes de los mantenimientos. • Marcas: Presenta todo el listado de reportes resultado del análisis de marcas. • Otros: Posee un listado de reportes que no tienen relación con los dos anteriores. La ventana tiene el siguiente aspecto:
El formulario se divide en las siguientes partes: 1. : Debe seleccionar uno de los tres grupos de informes: Generales, marcas y varios. Al dar clic sobre ello, la lista de reportes (2) cambiará. 2. : En ella podrá seleccionar el informe que desea imprimir. Es posible que cuando seleccione un reporte se habiliten o deshabiliten otras opciones dentro del formulario. 3. : Seleccione los empleados que serán impresos. 4. : En los reportes generales de inconsistencias será necesario que seleccione las inconsistencias que imprimirá en el reporte. 5. : En este lugar puede establecer diferentes criterios para la impresión de los reportes de detalles de marcas, como por ejemplo: Imprimir los empleados que están ausentes y la hora de entrada sea menor a las 12:00. 6. : Filtra los informes de detalle de inconsistencias por la autorización. 7. : Especifica el rango de fechas que será tomado en cuenta para la impresión de los reportes. 8. : Permite especificar diversas opciones de impresión en los reportes: a. Divide por departamentos los reportes. b. Realiza un salto de página al finalizar la impresión de un departamento para imprimir el siguiente en una nueva. c. Realiza un salto de página al finalizar la impresión de los registros de un empleado. d. Imprime el código de planilla o alterno en sustitución del código o número de marcación. e. Imprime la fecha y hora en la que debió haber marcado el empleado. f. Envía el reporte a un archivo de texto, Microsoft Excel o DBF. Cuando habilita ésta opción el botón de “Vista Previa” cambia a “Guardar” 9. Visualiza en pantalla el reporte para luego ser impreso.
A continuación se dará una explicación más detallada de los reportes de marcas ya que estos son los que estará usando con mucha frecuencia:
01. : Para imprimir éste reportes es necesario seleccionar las inconsistencias que desea ver. El propósito de éste es poder visualizar en forma detallada las inconsistencias cometidas por los empleados seleccionados.
En el ejemplo anterior podemos ver las inconsistencias del empleado código 0000000001 perteneciente del departamento 01 de Oficinas Centrales. Al final de cada detalle se totalizan los resultados por inconsistencias. Las columnas de éste reporte son las siguientes: • Fecha: Día y fecha correspondiente a la jornada programada. • Movimiento: Movimiento en que se cometió la inconsistencia. • Fecha/Hora Inconsistencia: Imprime la fecha y hora en que se cometió la inconsistencia. • Tipo Inconsistencia: Como su nombre lo dice, imprime el tipo de inconsistencia. • Total No Autorizado: Presenta el total de tiempo que no ha sido autorizado. Esta columna se subdivide en tres columnas que contienen el total de inconsistencia, el tipo diurno y nocturno. Total Autorizado: Presenta el total de tiempo autorizado. Al igual que la • anterior, se subdivide en tres columnas. Autorización: Imprime el nombre de la autorización asignada a la • inconsistencia. • Sin Goce: Indica si la autorización asignada es sin goce de sueldo. 02. Este reporte es el consolidado del Detalle de Inconsistencias. Imprime las Entradas Tardes, Salidas Antes, Ausencias, Pausas entre la jornada, Marcas Incompletas que no fueron autorizadas y por otro lado el tiempo Extra o Sobre Tiempo autorizados. En el reporte se pueden ver el número de veces que el empleado cometió la inconsistencia y el tiempo diurno y nocturno.
A diferencia de los dos reportes anteriores, éstos agrupan los registros por día y se especializan en una inconsistencia en particular. Los reportes disponibles son: 03. Llegadas Tardes. • • 04. Salidas Antes. • 05. Incompletas. • 06. Pausas Entre la Jornada. • 07. Ausencias. • 08. Sobre tiempos / Extras. • 09. Asistencia. Un ejemplo de estos reportes es el siguiente:
Estos reportes imprimen el total neto de horas regulares y extras trabajadas en un periodo de tiempo. 10. Presenta un detalle por días de las horas regulares diurnas y nocturnas trabajadas, así como las horas extras diurnas y nocturnas autorizadas. Podrá ver otras columnas, como por ejemplo, la fecha, código de horas programado, fecha y horas de entrada y salida, el tipo de día, código de autorización de ausencia, número de marcas incompletas y hora de entrada y salida programada.
11. Este informe es el consolidado del reporte anterior y su formato es el siguiente:
Este apartado presente un sólo reporte, “Tarjeta de Marcaciones”, el cual refleja una impresión equivalente a la tarjeta de marcaciones del menú de análisis.
Los informes reflejados en éste grupo son los utilizados por las instituciones gubernamentales. 12. En éste reporte se reflejan las entradas tarde en el inicio de la mañana, las inasistencias, los tiempos autorizados sin goce y el descuento que tendrá el empleados por la suma de todos los saldos.
El sistema realiza los cálculos de acuerdo a los siguientes criterios: • Las tardías son aquellas que sobrepasan la hora de entrada de la jornada regular de trabajo. Las primeras tres llegadas tardes se calculan simples y de la cuarta en adelante se duplican. • Las entradas tardes y salidas antes del receso alimenticio, ausencias, pausas entre la jornada, y salidas antes de la jornada regular será catalogas como inasistencias. Cada inasistencia será calculada por separada de acuerdo al siguiente criterio: Las primeras dos inasistencias serán duplicadas y de la tercera en adelante se cuadriplicarán. • Toda inasistencia que haya sido autorizada sin goce de sueldo se descontará con un valor en horas simples. El reporte tiene el siguiente aspecto:
13. Imprime un acumulado de autorizaciones solicitas por los empleados dentro de un periodo de tiempo. El reporte es el siguiente:
14. A diferencia del reporte anterior, éste imprime el acumulado de autorizaciones por departamentos. Si el usuario no seleccione el reporte agrupado por departamento se imprimirá el total de autorizaciones de toda la institución. 15. Presenta el reporte del plan de trabajo mensual de los empleados seleccionados. Este es el equivalente al que el sistema genera como archivo para Microsoft Excel. Existen algunas limitantes en éste reportes en
cuanto al espacio de la columnas de los días, ya que un código de horario es demasiado grande, no podrá verse completamente. 16. Imprime un listado de las marcas realizadas por los empleados seleccionados en un rango de fechas. El informe es el siguiente:
En estos reportes podrá imprimir carnets de identificación para los empleados en una página de papel para luego ser laminados. El carnet contiene información básica del empleado y un código de barras, lo que permite que éste pueda ser utilizado por relojes marcadores con lector de código de barras. El formato de uno de los reportes es el siguiente:
06. . Al entrar a ésta opción del menú principal aparecerá la siguiente ventana:
Las opciones son las siguientes: 01. Con ésta opción el usuario puede cargar los registros de los departamentos y empleados a través de un archivo de texto. Cuando selecciona ésta opción aparece la siguiente ventana:
Habilite la casilla del archivo a ser importado. Seleccione la ruta y luego de clic en “Importar”. Es necesario cumplir con una estructura en el archivo para que Time Plus pueda interpretar los datos, de clic en “Ver Estructura” y vera la lista de campos de cada archivo. Las opciones de importación que aparece en cada archivo, desempeñan las siguientes funciones: Elimina los registros existentes en la tabla. • Adiciona sólo los registros que no existan en la • tabla. •
Elimina sólo aquellos registros de la tabla que no existan en el archivo que se está cargando.
02. Esta utilidad elimina los registros de las agendas que ya no serán utilizados liberando espacio en la base de datos. Al eliminar los horarios de las agendas no se eliminan los registro que hayan sido analizados, solo tome en cuenta que no podrá volver a analizarlos ya que al no haber agendas el sistema no tendrá horarios con que comparar las marcas. Al abrir ésta opción verá la siguiente ventana:
03. Al igual que la opción anterior, elimina registros de la tabla de marcas liberando el espacio ocupado por éstas. Es importante que mantenga la base de datos libre de registros que ya no vaya a utilizar ya que las agendas y marcas hacen que el sistema trabaje más lento debido a la cantidad de registros que se van acumulando. 04. Con ésta utilidad el usuario puede cambiar la contraseña de inicio de sesión. Indique la contraseña actual y luego ingrese dos veces la nueva contraseña. La ventana es la siguiente:
07. En este lugar puede crear los usuarios que tendrán acceso al sistema y limitar los empleados, agendas, opciones del menú y las acciones que podrá realizar en cada formulario. El formulario es el siguiente:
En la ficha de empleados podrá seleccionar los empleados que el usuario administrará. Sí habilita el cuadro de chequeo de “Administración Total de Empleados” el usuario podrá ver todos los empleados. Para seleccionar un grupo de empleado específicos de un clic al botón de “Adicionar Empleados” que se encuentra al lado derecho de la lista de empleados. Al hace esto verá la siguiente ventana:
Seleccione los empleados y de clic en aceptar, éstos podrán visualizarse en el formulario principal. Para eliminar empleados asignados a un usuario de clic en el botón “Borrar Empleados” que se encuentra al lado derecho de la lista de empleados. Ejecute el mismo proceso con la ficha “Agendas” para asignar o eliminar las agendas de grupo que el usuario administrará.
